Tài liệu Tìm hiểu công nghệ và xây dựng cổng thông tin điện tử của ubnd xãphường (ubnd xã xuân phương

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƢỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI –––––––––––––––––––––––––– PHẠM VĂN CHIẾN TÌM HIỂU CÔNG NGHỆ VÀ XÂY DỰNG CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA UBND XÃ/PHƢỜNG Chuyên ngành : CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Mã số : 60.48.01.03 LUẬN VĂN THẠC SĨ KỸ THUẬT Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN THANH HÙNG HÀ NỘI, NĂM 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ................................................................................................... 5 LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................. 6 DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .................................................................. 7 PHỤ LỤC HÌNH ẢNH ..................................................................................... 8 DANH MỤC CÁC BẢNG................................................................................ 9 PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................... 1 1. Bối cảnh hiện nay .................................................................................. 1 2. Mục tiêu của đề tài ................................................................................ 1 3. Bố cục của luận văn .............................................................................. 1 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ................................................................. 3 1.1. Công tác quản lý hồ sơ hành chính .................................................... 3 1.1.1. Quản lý hồ sơ hành chính và sự cần thiết phải đẩy mạnh công tác quản lý hồ sơ hành chính cấp xã. ...................................................................... 3 1.1.1.1. Một số khái niệm.......................................................................... 3 1.1.1.2. Nguyên tắc xây dựng và thực hiện việc quản lý hồ sơ hành chính ........................................................................................................................... 4 1.1.1.3. Sự cần thiết phải tiếp tục đẩy mạnh việc quản lý hồ sơ hành chính .................................................................................................................. 4 1.1.2. Công tác quản lý hồ sơ hành chính trên địa bàn. ............................ 4 1.2. Portal - cổng thông tin điện tử ........................................................... 6 1.2.1. Một số khái niệm............................................................................. 6 1.2.2. Các đặc trƣng cơ bản của Portal ..................................................... 7 1.2.2.1. Khả năng tìm kiếm của Portal ...................................................... 7 1.2.2.2. Khả năng cá nhân hóa của Portal ................................................. 7 1.2.2.3. Khả năng tích hợp ........................................................................ 8 1.2.2.4. Khả năng hỗ trợ đa ngữ................................................................ 8 1.2.2.5. Hỗ trợ nhiều thiết bị hiển thị thông tin ........................................ 8 1.2.2.6. Khả năng đăng nhập một lần ....................................................... 8 1.2.2.7. Quản trị Portal .............................................................................. 8 1.2.3. Lợi ích của hệ thống Portal ............................................................. 9 1.2.4. Phân loại Portal ............................................................................... 9 1.3. Ngôn ngữ lập trình Web PHP .......................................................... 10 1.3.1. Khái niệm PHP.............................................................................. 10 1.3.2. Tại sao nên dùng PHP ................................................................... 10 1.3.3. Hoạt động của PHP ....................................................................... 11 1.3.4. Các loại thẻ PHP ........................................................................... 11 1.3.5. Các kiểu dữ liệu: ........................................................................... 12 1.3.6. Biến giá trị ..................................................................................... 12 1.3.7. Biểu thức ....................................................................................... 12 1.3.8. Các cấu trúc lệnh ........................................................................... 12 1.3.9. Hàm: .............................................................................................. 13 1.3.10. Các toán tử: ................................................................................. 13 1.3.11. Lớp và đối tƣợng ......................................................................... 13 1.3.12. Tham chiếu:................................................................................. 14 1.3.13. MySQL và PHP: ......................................................................... 14 1.4. Cơ sở dữ liệu MYSQL ..................................................................... 15 1.4.1. Giới thiệu cơ sở dữ liệu:................................................................ 15 1.4.2. Mục đích sử dụng cơ sở dữ liệu: ................................................... 15 1.4.3. Các kiểu dữ liệu trong cơ sở dữ liệu MySQL ............................... 16 1.4.4. Các thao tác cập nhật dữ liệu: ....................................................... 18 1.4.5. Các hàm thông dụng trong MySQL .............................................. 19 CHƢƠNG 2: XÂY DỰNG CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ PHỤC VỤ QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH MỘT CỬA CỦA UBND XÃ/PHƢỜNG ......................................................................................................................... 21 2.1. Khảo sát hiện trạng thực tế .............................................................. 21 2.2. Các yêu cầu hệ thống ....................................................................... 21 2.2.1. Quản lý hồ sơ hành chính ............................................................. 21 2.2.2. Quản lý cán bộ công chức ............................................................. 22 2.3. Sơ đồ Use –case cổng thông tin quản lý HSHC một cửa cấp xã ..... 23 2.4. Danh sách Actor ............................................................................... 23 2.5. Danh sách các Use-case ................................................................... 24 2.6. Đặc tả các Use-case.......................................................................... 24 2.6.1. Use-Case đăng nhập ...................................................................... 24 2.6.2. Use-case quản lý hồ sơ.................................................................. 24 2.6.3. Use-case lĩnh vực .......................................................................... 25 2.6.4. Use-case thủ tục ............................................................................ 25 2.6.5. Use-case tài liệu ............................................................................ 25 2.6.6. Use-case phòng ban ...................................................................... 26 2.6.7. Use-case vị trí................................................................................ 26 2.6.8. Use-case hình thức ........................................................................ 26 2.6.9. Use-case đơn vị ............................................................................. 27 2.6.10. Use-case trạng thái ...................................................................... 27 2.6.11. Use-case ngƣời dùng ................................................................... 28 2.7. Biểu đồ trình tự ................................................................................ 29 2.7.1 Biểu đồ quản lý thành viên ............................................................ 29 2.7.2 Biểu đồ trình tự đăng nhập............................................................. 30 2.7.3 Biểu đồ trình tự xem thông tin liên hệ của tổ chức hoặc công dân 30 2.7.4 Biểu đồ trình tự xóa liên hệ (Xóa hồ sơ)........................................ 31 2.7.5. Quy trình quản lý .......................................................................... 31 CHƢƠNG 3: KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢỢC VÀ KẾT LUẬN ............................... 32 3.1. Giao diện đăng nhập ........................................................................ 32 3.2. Giao diện cửa sổ làm việc của ngƣời dùng ...................................... 32 3.2.1. Giao diện cửa sổ làm việc của Admin (Lãnh đạo xã)................... 32 3.2.2. Giao diện cửa sổ làm việc của cán bộ một cửa (Tiếp nhận hồ sơ) 33 3.2.3. Giao diện của sổ làm việc của cán bộ chuyên môn (Xử lý hồ sơ) 33 3.3. Các chức năng admin quản lý .......................................................... 34 3.3.1. Giao diện đăng ký (Thêm ngƣời dùng)......................................... 34 3.3.2. Giao diện chức năng danh sách hồ sơ ........................................... 35 3.3.3. Giao diện chức năng thêm hồ sơ (Nhập thông tin hồ sơ) ............. 36 3.3.4. Giao diện chức năng danh sách lĩnh vực ...................................... 37 3.3.5. Giao diện chức năng thêm lĩnh vực .............................................. 37 3.3.6. Giao diện chức năng danh sách thủ tục ........................................ 38 3.3.7. Giao diện chức năng thêm thủ tục ................................................ 38 3.3.8. Giao diện chức năng danh sách tài liệu ........................................ 39 3.3.9. Giao diện chức năng thêm tài liệu ................................................ 39 3.3.10. Giao diện chức năng danh sách phòng ban ................................. 40 3.3.11. Giao diện chức năng thêm phòng ban......................................... 40 3.3.12. Giao diện chức năng danh sách vị trí .......................................... 41 3.3.13. Giao diện chức năng thêm vị trí .................................................. 41 3.3.14. Giao diện chức năng danh sách hình thức .................................. 42 3.3.15. Giao diện chức năng thêm hình thức .......................................... 42 3.3.16. Giao diện chức năng danh sách đơn vị ....................................... 42 3.3.17. Giao diện chức năng thêm đơn vị ............................................... 43 3.3.18. Giao diện chức năng danh sách trạng thái .................................. 43 3.3.19. Giao diện chức năng thêm trạng thái .......................................... 43 3.4. Kết luận ............................................................................................ 44 3.4.1. Kết quả đạt đƣợc ........................................................................... 44 3.4.2. Phạm vi ứng dụng ......................................................................... 44 3.4.3. Hƣớng phát triển của đề tài ........................................................... 44 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................... 45 LỜI CẢM ƠN Tác giả xin gửi lời cảm ơn trân trọng đến các tổ chức, cá nhân đã tạo điều kiện về vật chất, tinh thần cũng nhƣ về mặt thời gian giúp đỡ tác giả trong quá trình học tập và thực hiện luận văn. Tác giả xin trân trọng cảm ơn: - Các thầy giáo, cô giáo Viện Công nghệ thông tin và Truyền thông. - Viện đào tạo sau đại học - Trƣờng Đại học Bách khoa Hà Nội. - Các bạn học viên lớp CNTT-2014B Đặc biệt, tác giả xin trân trọng cảm ơn thầy giáo, tiến sĩ Nguyễn Thanh Hùng đã trực tiếp hƣớng dẫn và cho tác giả những ý kiến quý báu để tác giả có đƣợc thành quả này. Trong một khoảng thời gian ngắn, những nội dung đƣợc trình bày trong luận văn chắc chắn còn nhiều hạn chế. Nội dung của luận văn sẽ còn đƣợc tiếp tục nghiên cứu, hoàn thiện; tác giả hy vọng tiếp tục nhận đƣợc những ý kiến đóng góp quý báu của các thầy giáo, cô giáo và bạn đọc. Cuối cùng, tác giả xin đƣợc gửi lời cảm ơn vô hạn tới gia đình và bạn bè, những ngƣời đã luôn bên cạnh, giúp đỡ và động viên tác giả trong suốt quá trình học tập cũng nhƣ trong suốt quá trình thực hiện luận văn này. Xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chƣa từng đƣợc ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Hà Nội, tháng 10 năm 2017 Tác giả luận văn Phạm Văn Chiến DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Giải thích 1. PHP Personal Home Page 2. HTML Hyper Text Markup Language 3. XML Extensible Markup Language 4. CSDL Cơ sở dữ liệu 5. SQL Structured Query Language 6. CSS Cascading Style Sheet 7. UBND Uỷ ban nhân dân 8. CB, CC Cán bộ, công chức 9. KQ Kết quả 10. HS Hồ sơ 11. QL Quản lý 12. CT Chủ tịch 13. QĐ Quyết định 14. HC Hành chính PHỤ LỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1: Mô hình tổ chức và quy trình QL hồ sơ một cửa tại UBND xã ....... 6 Hình 1.2: Mô hình cổng thông tin điện tử (Portal) ........................................... 7 Hình 1.3: Sơ đồ hoạt động của PHP ............................................................... 11 Hình 2.1: Sơ đồ Use - case .............................................................................. 23 Hình 2.2: Biểu đồ quản lý thành viên ............................................................. 29 Hình 2.3: Biểu đồ trình tự đăng nhập.............................................................. 30 Hình 2.4: Biểu đồ trình tự xem thông tin ........................................................ 30 Hình 2.5: Biểu đồ xoá liên hệ.......................................................................... 31 Hình 2.6: Quy trình quản lý trong phần mềm cấp xã...................................... 31 Hình 3.1: Giao diện đăng nhập hệ thống ........................................................ 32 Hình 3.2: Giao diện làm việc của Admin........................................................ 33 Hình 3.3: Giao diện cửa sổ làm việc của cán bộ một cửa ............................... 33 Hình 3.4: Giao diện cửa sổ làm việc của cán bộ chuyên môn xử lý............... 33 Hình 3.5: Giao diện thêm ngƣời dùng ............................................................ 34 Hình 3.6: Giao diện danh sách hồ sơ .............................................................. 35 Hình 3.7: Giao diện thêm hồ sơ mới ............................................................... 36 Hình 3.8: Giao diện danh sách lĩnh vực .......................................................... 37 Hình 3.9: Giao diện thêm lĩnh vực mới .......................................................... 37 Hình 3.10: Giao diện danh sách thủ tục .......................................................... 38 Hình 3.11: Giao diện thêm thủ tục mới........................................................... 38 Hình 3.12: Giao diện danh sách tài liệu .......................................................... 39 Hình 3.13: Giao diện thêm tài liệu mới........................................................... 39 Hình 3.14: Giao diện danh sách phòng ban .................................................... 40 Hình 3.15: Giao diện thêm phòng ban mới ..................................................... 40 Hình 3.16: Giao diện danh sách vị trí ............................................................. 41 Hình 3.17: Giao diện thêm vị trí mới .............................................................. 41 Hình 3.18: Giao diện danh sách các hình thức ............................................... 42 Hình 3.19: Giao diện thêm hình thức mới ...................................................... 42 Hình 3.20: Giao diện danh sách đơn vị ........................................................... 42 Hình 3.21: Giao diện thêm đơn vị ................................................................... 43 Hình 3.22: Giao diện danh sách trạng thái ...................................................... 43 Hình 3.23: Giao diện thêm trạng thái hồ sơ .................................................... 43 DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1: Kiểu dữ liệu số nguyên ................................................................... 16 Bảng 1.2: Kiểu dữ liệu số chấm động ............................................................. 17 Bảng 1.3: Kiểu dữ liệu số nguyên ................................................................... 17 Bảng 1.4: Kiểu dữ liệu số string...................................................................... 18 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Bối cảnh hiện nay Trong sự phát triển mạnh mẽ của Internet, thì các Website giữ một vai trò đặc biệt quan trọng trong mọi lĩnh vực của đời sống nhân loại. Các thế hệ Website ra đời, cải tiến liên tục, cùng với Web Service, sự trợ giúp của công nghệ Mobile Agent - một chƣơng trình thay mặt ngƣời dùng thực hiện công việc tìm kiếm và xử lý thông tin trên Internet - khái niệm Website truyền thống đƣợc chuyển thành “Website thông minh” với sự trợ giúp của dịch vụ Search Engine, một công cụ cho phép tìm kiếm và lọc thông tin trên cơ sở các từ khoá đƣợc xác lập bởi ngƣời dùng và dịch vụ phân loại thông tin - Category. Từ đó, thuật ngữ “Website thông minh” hay “Cổng điện tử” - Portal đƣợc hình thành. Xuất phát từ thực tế đó, tôi hƣớng nghiên cứu của mình vào các vấn đề liên quan tới thiết kế, xây dựng các cổng điện tử, đặc biệt là chính phủ điện tử với các dịch vụ hành chính công phục vụ công dân, doanh nghiệp … nên tôi chọn đề tài: “TÌM HIỂU CÔNG NGHỆ VÀ XÂY DỰNG CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA UBND XÃ/PHƢỜNG” 2. Mục tiêu của đề tài Đề tài sẽ tập trung vào tìm hiểu các vấn đề sau: Một là, giới thiệu, phân tích những hƣớng cơ bản của công nghệ Cổng thông tin điện tử, lịch sử phát triển; khái niệm tổng quan và kiến trúc thiết kế Portal. Hai là, tìm hiểu các đặc trƣng cơ bản, lợi ích của hệ thống Portal; phân loại Portal, kỹ thuật xây dựng Portal và sự kết hợp giữa Portal và mô hình Client-Server. Ba là, phân tích các yêu cầu, các nền tảng công nghệ PHP, MySQL để xây dựng Cổng thông tin điện tử quản lý hồ sơ một cửa cấp xã/phƣờng. Bốn là, thiết kế, xây dựng Cổng thông tin điện tử phục vụ việc quản lý hồ sơ “hành chính một cửa” của UBND xã/phƣờng (UBND xã Xuân Phong). 3. Bố cục của luận văn Nội dung của luận văn đƣợc trình bày gồm: 1 - Phần mở đầu: nêu bối cảnh hiện nay của ngành công nghệ Web phân tích và đƣa ra lý do lựa chọn đề tài. - Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết và nghiên cứu - Chƣơng 2: Xây dựng cổng thông tin điện tử phục vụ quản lý hồ sơ hành chính một cửa của UBND xã/phƣờng (UBND xã Xuân Phong) - Chƣơng 3: Kết quả đạt đƣợc và kết luận 2 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Công tác quản lý hồ sơ hành chính 1.1.1. Quản lý hồ sơ hành chính và sự cần thiết phải đẩy mạnh công tác quản lý hồ sơ hành chính cấp xã. 1.1.1.1. Một số khái niệm Trong hoạt động quản lý nói chung và trong hoạt động quản lý hồ sơ hành chính trong các cơ quan hành chính nhà nƣớc nói riêng, để giải quyết đƣợc bất cứ công việc thì cần đến việc quản lý phù hợp. Phƣơng thức, cách thức quản lý công việc theo một trình tự nhất định, một thể lệ thống nhất. Cũng có thể hiểu quản lý là những quy tắc, chế độ, phép tắc hay quy định để giải quyết công việc. Hoạt động quản lý hồ sơ hành chính cần phải tuân theo những quy tắc pháp lý, quy định và trình tự, cách thức khi sử dụng thẩm quyền của từng cơ quan để giải quyết công việc. Quản lý hồ sơ hành chính gắn liền với hoạt động của cơ quan hành chính Nhà nƣớc, có rất nhiều quan cách thức quản lý hồ sơ hành chính khác nhau dựa trên những góc nhìn khác nhau, nhƣng có thể hiểu một cách chung nhất: “Quản lý hồ sơ hành chính là một loại quy phạm pháp luật quy định trình tự về thời gian, về không gian khi thực hiện một thẩm quyền nhất định của bộ máy nhà nước, là cách thức giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước trong mối quan hệ với các cơ quan, tổ chức và cá nhân công dân”. (Nguồn [B03] - Điều 27, Chương IV) Quản lý hồ sơ hành chính là bộ phận cơ bản của thể chế hành chính Nhà nƣớc, là công cụ của cơ quan hành chính Nhà nƣớc đƣợc sử dụng để giải quyết công việc cho công dân, tổ chức, là cơ sở để xác định tính hợp pháp của nền công vụ. Do vậy, quản lý hồ sơ hành chính sẽ giúp cho thủ tục hành chính đơn giản, thuận tiện, công khai và dân chủ sẽ góp phần tăng cƣờng hiệu lực, hiệu quả hoạt động của bộ máy hành chính Nhà nƣớc, rút ngắn khoảng cách giữa cơ quan hành chính Nhà nƣớc và nhân dân, củng cố sức mạnh Nhà nƣớc, lòng tin của nhân dân và góp phần phát triển kinh tế - xã hội. 3 1.1.1.2. Nguyên tắc xây dựng và thực hiện việc quản lý hồ sơ hành chính Nguyên tắc xây dựng và thực hiện việc quản lý hồ sơ hành chính là những nguyên lý, những tƣ tƣởng chỉ đạo cơ bản, có tính chất xuất phát điểm thể hiện tính toàn diện, tính linh hoạt và có ý nghĩa bao trùm quyết định nội dung và hiệu quả của việc xây dựng và thực hiện thủ tục hành chính. Qua nghiên cứu, các nhà nghiên cứu đã thừa nhận việc xây dựng và thực hiện thủ tục hành chính cần phải tuân thủ một số nguyên tắc sau: (Nguồn:[B03]- Điều 1, Chương I) - Nguyên tắc xây dựng quản lý hồ sơ hành chính. - Nguyên tắc thực hiện việc quản lý hồ sơ hành chính. 1.1.1.3. Sự cần thiết phải tiếp tục đẩy mạnh việc quản lý hồ sơ hành chính Trƣớc hết, xuất phát từ vai trò của việc quản lý hồ sơ hành chính đối với Nhà nƣớc và Nhân dân. Quản lý hồ sơ hành chính có một ý nghĩa to lớn trong việc thực hiện các lợi ích xã hội, nó đảm bảo kết hợp hài hòa lợi ích cá nhân, tập thể và Nhà nƣớc cũng nhƣ quyền ƣu tiên các lợi ích. Với vai trò là một bộ phận quan trọng của quản lý hồ sơ hành chính, là một trong những mục tiêu mà cải cách hành chính nhà nƣớc đặt ra trong chƣơng trình cải cách tổng thể hành chính Nhà nƣớc. Quản lý hồ sơ hành chính là công cụ để cơ quan hành chính nhà nƣớc thực hiện chức năng, thẩm quyền, trách nhiệm. Tùy vào sự phát triển kinh tế xã hội của từng thời kỳ mà thủ tục hành chính phải thích ứng kịp thời phục vụ hoạt động quản lý. Điều này có ý nghĩa đối với lý luận cải cách thủ tục hành chính trong thời kỳ hội nhập. 1.1.2. Công tác quản lý hồ sơ hành chính trên địa bàn. 1.1.2.1. Quản lý hồ sơ hành chính theo cơ chế “một cửa” tại UBND xã Xuân Phong – Xuân Trƣờng – Nam Định. UBND xã là một trong những đơn vị đi đầu về triển khai cơ chế “một cửa” trên địa bàn Huyện Xuân Trƣờng. Ngay từ đầu năm 2010 UBND xã Xuân Phong đã chính thức cho hoạt động mô hình “một cửa” và đến nay hiệu quả và kết quả của việc áp dụng giải quyết hồ sơ hành chính theo cơ chế “một cửa” tại UBND xã Xuân Phong là không thể phủ nhận. 4 Qua gần 7 năm (2010 - 2017) triển khai công tác quản lý hồ sơ hành chính theo cơ chế “một cửa” hoạt động của bộ phận một cửa đã đi vào nề nếp, bƣớc đầu đã giải quyết nhanh, gọn, thuận tiện với thủ tục hành chính ở một số lĩnh vực đã đảm bảo đơn giản, rõ ràng, đúng pháp luật cơ bản đáp ứng đƣợc yêu cầy đề ra. Từ khi hoạt động đến nay, trung bình mỗi ngày, lƣợng công dân, tổ chức và doanh nghiệp đến làm việc là 15-26 lƣợt/ngƣời/ngày. Thời gian giải quyết các thủ tục hành chính đối với yêu cầu của một lƣợt khách hàng đƣợc rút ngắn, trƣớc đây công dân phải đi lại nhiều lần thì đến nay chỉ còn đi lại 2 lƣợt, có những thủ tục nhanh thì khi công dân đến thì giải quyết luôn nên chỉ cần đi 1 lần; các kiến nghị, yêu cầu hƣớng dẫn trình tự thủ tục đƣợc giải quyết kịp thời, tại chỗ theo tinh thần công khai, bình đẳng góp phần giảm thiểu đƣợc thời gian và công sức đi lại của ngƣời dân. Thực hiện Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg của Thủ tƣớng Chính phủ, năm 2013 UBND xã Xuân Phong đã thực hiện việc chuyển công văn, giấy tờ qua mạng Internet giữa các cơ quan cấp trên và cấp dƣới tạo điều kiện thuận lợi và giảm bớt khó khăn cho cán bộ văn thƣ. Việc làm này góp phần tiết kiệm thời gian cũng nhƣ kinh phí in ấn văn bản, bởi chỉ cần trang văn bản gốc đƣợc đƣa lên mạng thì các cơ quan, tổ chức liên quan đều có thể tải về máy tính để xem hoặc thực hiện. Tại bộ phận Một cửa đã thực hiện việc niêm yết công khai thủ tục, các khoản phí, lệ phí, mẫu hoá các giấy tờ, quyền, nghĩa vụ của tổ chức, công dân, quy tắc ứng xử, trách nhiệm của CB, CC trong thực thi nhiệm vụ, qua đó tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức, cá nhân trong giải quyết công việc, đồng thời tạo cơ chế giám sát của tổ chức, công dân đối với hoạt động của cơ quan nhà nƣớc. Bên cạnh đó, quy chế phối hợp hoạt động với các phòng ban chuyên môn đƣợc chặt chẽ, phù hợp với điều kiện thực tế của UBND xã. 5 1.1.2.2. Sơ đồ trong công tác quản lý hồ sơ một cửa tại UBND xã Mô hình tổ chức và quy trình quản lý hồ sơ một cửa tại UBND xã Xuân Phong Hình 1.1: Mô hình tổ chức và quy trình QL hồ sơ một cửa tại UBND xã 1.2. Portal - cổng thông tin điện tử 1.2.1. Một số khái niệm Portal, tên đầy đủ là Web Portal, là một hệ thống hoạt động trên Web, định danh và xác thực ngƣời dùng đăng nhập, từ đó sẽ cung cấp một giao diện Web để ngƣời dùng dễ dàng truy cập, khai thác thông tin và dịch vụ cũng nhƣ thao tác, tuỳ biến các công việc tác nghiệp của mình một cách nhanh chóng và đơn giản. Portal có các tính năng giúp ngƣời quản trị thu thập, quản lý nhiều nguồn thông tin khác nhau, từ đó phân phối chúng dƣới dạng các dịch vụ cho từng ngƣời dùng khác nhau tuỳ thuộc vào nhóm quyền, vào nhu cầu cũng nhƣ mục đích của ngƣời dùng đó. 6 (Nguồn [B01] - Diễn đàn JavaVietNam ) Hình 1.2: Mô hình cổng thông tin điện tử (Portal) 1.2.2. Các đặc trƣng cơ bản của Portal Mỗi loại Portal có thể cung cấp loại dịch vụ và ứng dụng khác nhau, nhƣng tất cả các loại Portal đều có chung một số tính năng. (Nguồn [B02] – Cục ứng dụng CNTT, Bộ Thông tin và Truyền thông ) 1.2.2.1. Khả năng tìm kiếm của Portal Cơ chế tìm kiếm (search engine) trong Portal rất mạnh và có các tính năng đa dạng, bao gồm các đặc tính nhƣ sau: - Đánh chỉ mục toàn văn cho tất cả các văn bản trong CSDL của Portal. - Cho phép tìm kiếm đơn giản/nâng cao, tìm theo thuộc tính (metadata). - Xử lý các dạng văn bản thƣờng gặp. - Tìm kiếm với các nguồn dữ liệu bên ngoài (các CSDL, văn bản, emails…) - Tích hợp với các cơ chế tìm kiếm bên ngoài nhƣ Google. 1.2.2.2. Khả năng cá nhân hóa của Portal Một trong các tính năng mạnh của Portal là khả năng cung cấp các nội dung khác nhau với các ngƣời dùng khác nhau. Việc này đƣợc thực hiện thông qua cá nhân hóa và tùy biến hóa. Cá nhân hóa cho phép thiết đặt các thông tin khác nhau hiện lên màn hình cho các loại đối tƣợng sử dụng khác nhau theo yêu cầu. Các tính 7 năng này đƣợc điều chỉnh dựa trên hoạt động thu thập thông tin về ngƣời dùng và cộng đồng ngƣời dùng, từ đó cung cấp các thông tin chính xác tại thời điểm đƣợc yêu cầu. 1.2.2.3. Khả năng tích hợp Portal cho phép tích hợp nhiều loại thông tin (content aggregation) thông qua việc xây dựng nội dung thông tin từ nhiều nguồn khác nhau cho nhiều đối tƣợng sử dụng. Sự khác biệt giữa các nội dung thông tin sẽ đƣợc xác định qua các ngữ cảnh hoạt động của ngƣời dùng (user-specific context). Từng đối tƣợng sử dụng, sau khi thông qua quá trình xác thực, sẽ đƣợc cung cấp các thông tin khác nhau, hoặc nội dung thông tin sẽ đƣợc cung cấp khác nhau trong quá trình cá nhân hóa thông tin. Tích hợp với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu phổ dụng, các Website hiện có, các ứng dụng, các Webservices, hệ quản trị nội dung (CMS), các cơ chế tìm kiếm… 1.2.2.4. Khả năng hỗ trợ đa ngữ Portal còn có khả năng hỗ trợ Unicode nhằm hiển thị thông tin một cách tốt nhất cho ngƣời sử dụng: 1.2.2.5. Hỗ trợ nhiều thiết bị hiển thị thông tin Portal cho phép hiển thị cùng một nội dung thông tin trên nhiều loại thiết bị nhƣ màn hình máy tính (PC), thiết bị di động… 1.2.2.6. Khả năng đăng nhập một lần Portal cho phép ngƣời dùng khi sử dụng các dịch vụ không cần đăng nhập lại mỗi khi chuyển sang dịch vụ mới. Vì các ứng dụng và dịch vụ trong Portal có thể đƣợc phát triển thêm khi xuất hiện nhu cầu, phần lớn trong số đó có các nhu cầu về xác thực hoặc truy xuất thông tin ngƣời dùng, tính năng đăng nhập một lần rất quan trọng, làm giảm thao tác cho ngƣời sử dụng. 1.2.2.7. Quản trị Portal Portal cung cấp khả năng xác định cách thức hiển thị thông tin cho ngƣời dùng cuối. Tính năng này không chỉ đơn giản là thiết lập các giao diện ngƣời dùng với các chi tiết đồ họa (look-and-feel). Với tính năng quản trị, ngƣời quản trị phải định nghĩa đƣợc các thành phần thông tin, các kênh tƣơng tác với ngƣời sử dụng cuối, 8 định nghĩa nhóm ngƣời dùng cùng với các quyền truy cập và sử dụng thông tin khác nhau. Portal cũng có chức năng Quản trị ngƣời dùng cuối (user management) cung cấp các khả năng quản trị ngƣời dùng cuối, tuỳ thuộc vào đối tƣợng sử dụng của Portal. 1.2.3. Lợi ích của hệ thống Portal Hệ thống Portal hỗ trợ cộng đồng ngƣời dùng trực tuyến, các cán bộ, nhân viên, các đối tác và các nhà cung cấp... dƣới nhiều hình thức kết hợp khác nhau. Cơ sở hạ tầng Portal giúp việc khởi tạo, tích hợp, quản lí và cá nhân hóa toàn diện các thông tin và ứng dụng cho mỗi ngƣời dùng riêng biệt phục vụ các nhu cầu và sở thích của một cộng đồng riêng biệt. Các lợi ích thực sự của hệ thống Portal này đem lại nhìn từ khía cạnh hiệu quả ứng dụng thực tế đó là: - Nâng cao hiệu quả làm việc cho các cá nhân và tổ chức, đối tác... nhờ truy cập bảo mật, tích hợp tới các thông tin và ứng dụng liên quan, cũng nhƣ truy cập tổng thể tới tất cả các cá nhân, thông tin, tổ chức và các nhà cung cấp từ bất kì đâu, bất kì khi nào. - Cải thiện các tiến trình hợp tác nhờ luồng thông tin tốt hơn giữa con ngƣời và các ứng dụng, và nhờ các môi trƣờng cộng tác giúp giảm thời gian để chuyển đổi thông tin thô thành tri thức. - Giảm gánh nặng của việc triển khai và quản lí thông tin và các dịch vụ ứng dụng trong một tổ chức. - Duy trì, quản lý, mở rộng, nâng cấp, tái sử dụng dễ dàng, tiết kiệm chi phí đầu tƣ để xây dựng lại hệ thống. - Cho phép các hãng thứ 3 tham gia vào việc cung cấp ứng dụng hệ thống, các dịch vụ trung gian... Khả năng này làm phong phú, đa dạng khả năng úng dụng và triển khai của hệ thống Portal. 1.2.4. Phân loại Portal Portal có thể đƣợc phân thành 6 loại portal theo chức năng sau: - Portal thông tin 9 - Portal cộng đồng (Community). - Portal của một công ty (Enterprise Portal) - Portal thƣơng mại (Commercial). - Portal chính phủ (Government): - Cổng thông tin ứng dụng chuyên biệt (Specialized Portals). 1.3. Ngôn ngữ lập trình Web PHP 1.3.1. Khái niệm PHP PHP là chữ viết tắt của “Personal Home Page” do Ramus Lerdorf tạo ra năm 1994. Vì tính hữu dụng của nó và khả năng phát triển, PHP bắt đầu đƣợc sử dụng trong môi trƣờng chuyên nghiệp và nó trở thành “PHP: Hypertext Preprocessor” Thực chất PHP là ngôn ngữ kịch bản nhúng trong HTML, nói một cách đơn giản đó là một trang HTML có nhúng mã PHP, PHP có thể đƣợc đặt rải rác trong HTML. PHP là một ngôn ngữ lập trình đƣợc kết nối chặt chẽ với máy chủ, là một công nghệ phía máy chủ (Server-Side) và không phụ thuộc vào môi trƣờng (crossplatform). Đây là hai yếu tố rất quan trọng, thứ nhất khi nói công nghệ phía máy chủ tức là nói đến mọi thứ trong PHP đều xảy ra trên máy chủ, thứ hai, chính vì tính chất không phụ thuộc môi trƣờng cho phép PHP chạy trên hầu hết trên các hệ điều hành nhƣ Windows, Unix và nhiều biến thể của nó... Đặc biệt các mã kịch bản PHP viết trên máy chủ này sẽ làm việc bình thƣờng trên máy chủ khác mà không cần phải chỉnh sửa hoặc chỉnh sửa rất ít. Khi một trang Web muốn đƣợc dùng ngôn ngữ PHP thì phải đáp ứng đƣợc tất cả các quá trình xử lý thông tin trong trang Web đó, sau đó đƣa ra kết quả ngôn ngữ HTML. 1.3.2. Tại sao nên dùng PHP Để thiết kế Web động có rất nhiều ngôn ngữ lập trình khác nhau để lựa chọn, mặc dù cấu hình và tính năng khác nhau nhƣng chúng vẫn đƣa ra những kết quả giống nhau. Chúng ta có thể lựa chọn cho mình một ngôn ngữ: ASP, PHP, Java,... và một số loại khác nữa. Vậy tại sao chúng ta lại nên chọn PHP. Rất đơn giản, có 10