Tài liệu Thực trạng về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ở công ty cơ khí hà nội.

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Lêi nãi ®Çu Trong nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng , thùc hiÖn chÝnh s¸ch cña §¶ng – Nhµ n-íc -Quèc héi ®Ò ra trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y .NhÊt lµ ®¹I héi lÇn thø 9 ®· nªu “§Õn n¨m 2010 n­íc ta c¬ b°n ho¯n th¯nh CNH_H§H ®Ó ph¸t triÓn héi nhËp vµo nÒn kinh tÕ thÕ giíi , tiÕp thu nh÷ng khoa häc tiÕn bé thÕ giíi .§Ó n¨ng cao vÞ thÕ n-íc CNXHCN ViÖt Nam d-íi vai trß l·nh ®¹o toµn diÖn vÒ mäi mÆt cña §¶ng .X©y dùng mét nÒn kinh tÕ XHCN : NÒn kinh tÕ hµnh ho¸ nhiÒu thµnh phÇn vËn ®éng theo xu thÕ thÞ tr-êng cã sù ®iÌu tiÕt vµ qu¶n lý vÜ m« cña nhµ n-íc XHCN ViÖt Nam “ Võa qua n-íc ta ®· ký kÕt song hiÖp ®Þnh th-¬ng m¹i song ph-¬ng víi hoa kú , trong nh÷ng n¨m tíi n-íc ta më cöa hµng rµo thuÕ quan trong khu vùc n¨m 2003 vµ héi nhËp WTO vµo n¨m 2005 . §©y lµ mét trong nh÷ng yÕu tè nhÊt thiÕt ph¶i ®Èy nhanh , ®Èy m¹nh , cã tÝnh chÊt toµn diÖn CNH_H§H . TÊt c¶ c¸c doanh nghiÖp dï lín hay nhá, khi ®· b-íc vµo th-¬ng tr-êng ®Òu ph¶i chÞu mét sù c¹nh tranh khèc liÖt kh«ng nh÷ng cña c¸c doanh nghiÖp trong n-íc mµ c¶ c¸c doanh nghiÖp mµ c¶ c¸c doanh nghiÖp n-íc ngoµi víi bÒ dµy vµ kinh ngiÖm h¬n h¼n chóng ta. §Ó h¹n chÕ nhøng rñi ro trong kinh doanh vµ ®em l¹i cho doanh ngiÖp cña m×nh nh÷ng thµnh c«ng th× ®iÒu quan träng nhÊt lµ ph¶i cã mét c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp phï hîp, ho¹t ®éng linh ho¹t, hiÖu qu¶ ®ñ m¹nh ®Ó cã thÓ ®-¬ng ®Çu víi nh÷ng khã kh¨n do nÒn kinh tÕ thÞ tr-êng ®em ®Õn. ChÝnh v× tÇm quan träng ®ã cña bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp, sau mét thêi gian nghiªn cøu vµ ®i thùc tÕ ë C«ng ty C¬ khÝ Hµ Néi. Em ®· quyÕt ®Þnh chän ®Ò t¯i : “ Mét sè ý kiÒn nh»m hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp , ph©n x-ëng , tæ s¶n xuÊt” ®Ó l¯m chuyªn ®Ò tèt nghiÖp KÕt cÊu ®Ò tµi bao gåm ba phÇn. + PhÇn I : Mét sè vÊn ®Ò lý luËn vÒ qu¶n lý vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý trong doanh nghiÖp. + PhÇn II : Thùc tr¹ng vÒ c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ë C«ng Ty C¬ KhÝ Hµ Néi. 1 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 + PhÇn III : Mét vµi kiÕn nghÞ nh»m x©y dùng vµ hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý ë C«ng Ty C¬ KhÝ Hµ Néi. PhÇn I: Mét sè lý luËn chung vÒ qu¶n lý vµ hoµn thiÖn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. I. kh¸i niÖm vÒ qu¶n lý vµ bé m¸y qu¶n lý. 1. Kh¸i niÖm. Qu¶n lý lµ mét ho¹t ®éng cÇn thiÕt trong t¾t c¶ c¸c lÜnh vùc cña ®åi sèng con ng-êi , bÊt kÓ lµ nhãm chÝnh thøc hay nhãm kh«ng chÝnh thøc ,nhãm nhá hay nhãm lín , gia ®×nh hay c¸c ®oµn thÓ tæ chøc x· héi, bÊt kÓ néi dung , môc ®Ých cña nhãm ®ã lµ g× . VÒ néi dung, thuËt ng÷ qu¶n lý cã nhiÒu c¸ch hiÓu kh«ng h¼n nh- nhau. Theo Mary Follet: “ qu°n lý l¯ng nghÖ thuËt khiÕn c«ng viÖc ®­îc thùc hiÖn th«ng qua ng­êi kh²c ”. mét sè nghiªn cøu kh²c l³i cho r´ng, qu°n lý l¯ mét qu¸ tr×nh kü thuËt vµ x· héi nh»m sö dông c¸c nguån t¸c ®éng cña con ng-êi nh»m ®¹t ®-îc môc tiªu cña tæ chøc . C.m¸c cho r»ng qu¶n lý lµ chøc n¨ng ®Æc biÖt ®-îc nÈy sinh tõ tinh chÊt x· héi lao ®éng .¤ng viÕt : “ BÊt kú mét lao ®éng x± héi hay céng ®ång n¯o ®-îc tiÕn hµnh trªn quy m« t-¬ng ®èi lín còng ®Òu cã sù qu¶n lý, nã x¸c lËp mèi quan hÖ hµi hoµ gi÷a c¸c c«ng viÖc riªng rÏ vµ thùc hiÖn nh÷ng chøc n¨ng chung nhÊt, xuÊt ph¸t tõ viÖc vËn ®éng cña toµn bé c¬ cÊu s¶n xuÊt (kh¸c víi sù vËn ®éng cña tõng bé phËn riªng rÏ trong nÒn s¶n xuÊt Êy). Mét nghÖ sü ch¬i ®µn chØ cÇn ph¶i cã chÝnh m×nh , nh-ng mét giµn nh¹c hay th× cÇn ph°i cã nh³c tr­ëng”. Tõ ®ã ta cã thÓ hiÓu : “ qu¶n lý lµ sù t¸c ®éng liªn tôc , cã tæ chøc, cã môc ®Ých cña chñ thÓ qu¶n lý lªn ®èi t-îng qu¶n lý nh»m duy tr× tÝnh tréi cña hÖ thèng, sö dông mét c¸ch tèt nhÊt c¸c tiÒm n¨ng, c¸c c¬ héi cña hÖ thèng nh»m ®-a hÖ thèng ®Õn môc tiªu trong ®iÒu kiÖn m«i tr-êng lu«n biÕn ®éng “. Qua c¸c kh¸i niÖm trªn cho ta thÊy: - Qu¶n lý ®-îc tiÕn hµnh trong mét tæ chøc hay mét nhãm x· héi, tøc lµ ho¹t ®éng qu¶n lý chØ cÇn thiÕt vµ tån t¹i ®èi víi mét nhãm ng-êi.Cßn ®èi víi mét c¸ nh©n, ho¹t ®éng qu¶n lý lµ kh«ng cÇn thiÕt, anh ta tù ®iÒu khiÓn mäi ho¹t ®éng cña chÝnh m×nh. - Qu¶n lý gåm viÖc chØ huy vµ t¹o ®iÒu kiÖn cho ng-êi kh¸c thùc hiÖn c«ng viÖc vµ ®¹t ®-îc môc ®Ých cña nhãm. 2 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 ë bÊt kú ®¬n vÞ kinh tÕ nµo ®Òu cã thÓ coi lµ mét hÖ thèng qu¶n lý, gåm chñ thÓ qu¶n lý vµ ®èi t-îng qu¶n lý hay cßn gäi lµ bé phËn qu¶n lý vµ bé phËn bÞ qu¶n lý . Bé phËn bÞ qu¶n lý bao gåm c¸c hÖ thèng ph©n x-ëng, c¸c bé phËn s¶n xuÊt, hÖ thèng m¸y mãc thiÕt bÞ , c¸c ph-¬ng ph¸p c«ng nghÖ . Nãi tãm l¹i , ë ®©u cã sù hîp t¸c ph©n c«ng lao ®éng, cã sù tham gia lao ®éng cña con ng-êi th× cho dï quy m« lín hay nhá còng ®Òu cã sù qu¶n lý nh»m cã ®-îc n¨ng suÊt lao ®éng chung cao h¬n, ®¹t ®-îc môc tiªu ®· ®Ò ra víi chi phÝ thÊp nhÊt. Nh- vËy, thùc chÊt cña qu¶n lý lµ qu¶n lý con ng-êi vµ tËp thÓ con ng-êi trong cïng mét hÖ thèng. 2 . Vai trß qu¶n lý. Qu¶n lý nãi chung vµ qu¶n lý kinh tÕ nãi riªng cã nh÷ng vai trß hÕt søc quan träng . - Qu¶n lý lµ mét trong nh÷ng yÕu tè c¬ b¶n quyÕt ®Þnh hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña mét hÖ thèng ( mét tæ chøc, mét doanh nghiÖp hoÆc cña c¶ mét nÒn kinh tÕ ...). ViÖc tæ chøc c«ng t¸c qu¶n lý mét c¸ch cã khoa häc sÏ t¹o ®iÒu kiÖn cho viÖc gi¶m chi phÝ qu¶n lý vµ n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng. §iÒu ®ã ®ång thêi lµ còng lµ mong muèn cña bÊt kú tæ chøc, hÖ thèng nµo. - §¶ng ta còng ®· nhËn thøc ®-îc râ vai trß cña c«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ vµ §°ng ®± ®± x²c ®Þnh :” viÖc t¨ng c­êng sù l±nh ®³o cña §°ng ®èi víi c«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ tõ trung -¬ng ®Õn c¬ së, viÖc t¨ng c-êng c«ng t¸c qu¶n lý kinh tÕ Nhµ N-íc lµ ®iÒu kiÖn quyÕt ®Þnh th¾ng lîi cña c«ng cuéc kh«i phôc v¯ ph²t triÓn nÒn kinh tÕ cña ®Êt n­íc ta “. -ViÖc lµm tèt c«ng t¸c qu¶n lý cßn t¹o ®iÒu kiÖn cho ng-êi lao ®éng ph¸t huy ®-îc kh¶ n¨ng s¸ng t¹o cña m×nh. Trong m«i tr-êng lµm viÖc víi mét c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý chÆt chÏ, ®¶m b¶o sù c«ng b»ng gi÷a quyÒn lîi vµ tr¸ch nhiÖm cho ng-êi lao ®éng , th× ng-êi lao ®éng sÏ ý thøc ®-îc râ h¬n nh÷ng quyÒn lîi vµ tr¸ch nhiÖm cña hä, gióp cho ng-êi lao ®éng yªn t©m c«ng t¸c vµ tËn t©m cèng hiÕn hÕt kh¶ n¨ng cña m×nh cho c«ng viÖc, qua ®ã t¹o nªn mét hÖ thèng m¹nh, ph¸t huy ®-îc nh÷ng -u ®iÓm cña hÖ thèng, ®-a hÖ thèng ®¹t ®Õn nh÷ng môc tiªu ®· ®Ò ra víi hiÖu qu¶ cao nhÊt vµ chi phÝ thÊp nhÊt . Trong ®iÒu kiÖn cña n-íc ta hiÖn nay, cïng víi viÖc tiÕn hµnh c«ng cuéc c«ng nghiÖp ho¸, hiÖn ®¹i ho¸ th× viÖc n©ng cao tr×nh ®é qu¶n lý tõ trung -¬ng ®Õn ®Þa ph-¬ng lµ ®iÒu rÊt cÇn thiÕt, kh«ng thÓ duy tr× m·i kiÓu qu¶n lý cò theo c¬ chÕ cò l¹c hËu, k×m h·m sù ph¸t triÓn cña c¸c thµnh phÇn kinh tÕ . Sù thay ®æi vÒ l-îng cña nÒn kinh tÕ tÊt yÕu ®ßi hái sù thay ®æi vÒ chÊt t-¬ng øng, mét trong nh÷ng yÕu tè ®ã lµ tr×nh ®é qu¶n lý ph¶i ®-îc hiÖn ®¹i ho¸ vµ mang tÝnh khoa häc cao h¬n n÷a. Kinh nghiÖm ë tÊt c¶ c¸c n-íc ®· vµ ®ang ph¸t triÓn trªn thÕ giíi cho thÊy, c«ng t¸c qu¶n lý ®ãng mét vai trß quyÕt ®Þnh ®èi víi tõng thµnh tùu ®¹t ®-îc cña mçi quèc gia trong qu¸ tr×nh ph¸t 3 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 triÓn kinh tÕ. Sù ph¸t triÓn, t¨ng tr-ëng cña nÒn kinh tÕ ®Òu ph¶i lu«n ®i ®«i víi sù hoµn thiÖn vµ ph¸t triÓn cña c«ng t¸c qu¶n lý, ®ã lµ mét ®iÒu kiÖn tiªn quyÕt dÉn ®Õn thµnh c«ng trªn con ®-êng ph¸t triÓn kinh tÕ cña mçi quèc gia trªn thÕ giíi . II . C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp . 1 . Kh¸i niÖm vµ môc ®Ých tæ chøc bé m¸y qu¶n lý . NÕu hiÓu mét c¸ch kh¸i qu¸t nhÊt th× c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp ph¶n ¸nh h×nh thøc vµ sù cÊu t¹o bªn trong cña mét hÖ thèng. Kh¸i niÖm nµy cho thÊy muèn nghiªn cøu vµ x©y dùng bé m¸y qu¶n trÞ nµo ®ã kh«ng thÓ kh«ng xuÊt ph¸t tõ viÖc nghiªn cøu c¬ cÊu tæ chøc cña hÖ thèng ®ã. VËy thùc chÊt c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ g×? C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý lµ tæng hîp c¸c bé phËn, c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n kh¸c nhau cã mèi liªn hÖ vµ quan hÖ phô thuéc lÉn nhau ®-îc chuyªn m«n ho¸ vµ cã nh÷ng cÊp, nh÷ng kh©u kh¸c nhau nh»m ®¶m b¶o nh÷ng chøc n¨ng qu¶n trÞ vµ môc ®Ých chung ®· ®-îc x¸c ®Þnh cña doanh nghiÖp . C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ tæng hîp c¸c bé phËn, c¸c ®¬n vÞ, c¸ nh©n kh¸c nhau cã mèi quan hÖ vµ quan hÖ phô thuéc lÉn nhau ®-îc chuyªn m«n ho¸ vµ cã nh÷ng cÊp, nh÷ng kh©u kh¸c nhau nh»m ®¶m b¶o nh÷ng chøc n¨ng qu¶n trÞ vµ môc ®Ých chung ®· x¸c ®Þnh cña doanh nghiÖp. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp cho phÐp chóng ta tæ chøc vµ sö dông hîp lý nhÊt c¸c nguån lùc. Nã còng cho phÐp chóng ta x¸c ®Þnh râ mèi t-¬ng quan gi÷a c¸c ho¹t ®éng cô thÓ vµ nh÷ng tr¸ch nhiÖm quyÒn h¹n g¾n liÒn víi c¸c c¸ nh©n, víi c¸c ph©n hÖ cña c¬ cÊu. Nã trî gióp cho viÖc ra quyÕt ®Þnh bëi c¸c th«ng tin râ rµng, chÝnh x¸c. Nã gióp ta x¸c ®Þnh c¬ cÊu quyÒn lùc cña tæ chøc. C¸c bé phËn cÊu thµnh nªn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y ph¶i lµ c¸c bé phËn chuyªn m«n cã tr×nh ®é ®-îc s¾p xÕp theo mét thø tù cÊp bËc nhÊt ®Þnh. Nãi tãm l¹i, tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp chÝnh lµ nh»m ®¶m b¶o sù vËn hµnh cña bé m¸y qu¶n lý vµ kh«ng t¸ch rêi môc tiªu nhiÖm vô cña s¶n xuÊt kinh doanh. Thùc chÊt cña qu¶n lý doanh nghiÖp lµ qu¶n lý con ng-êi, yÕu tè c¬ b¶n cña lùc l-îng s¶n xuÊt, th«ng qua ®ã sö dông hîp lý c¸c tiÒm n¨ng, c¬ héi cña doanh nghiÖp vµ nã lµ nh©n tè hÕt søc quan träng ®Ó n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng, t¨ng hiÖu qu¶ kinh tÕ cña s¶n xuÊt kinh doanh. Môc ®Ých cña c¬ cÊu tæ chøc lµ nh»m lËp ra mét hÖ thèng chÝnh thøc gåm c¸c vai trß, nhiÖm vô mµ con ng-êi cã thÓ thùc hiÖn sao cho hä cã thÓ céng t¸c víi nhau mét c¸ch thèng nhÊt ®Ó ®¹t c¸c môc tiªu cña doanh nghiÖp 4 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 2 . Mét sè yªu cÇu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp . C¬ chÕ thÞ tr-êng t¸c ®éng trùc tiÕp ®Õn sù h×nh thµnh cña c¶ hÖ thèng tæ chøc qu¶n lý doanh nghiÖp. Nã ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i thay ®æi c¨n b¶n vÒ ph-¬ng th-¬ng thøc s¶n xuÊt kinh doanh theo kiÓu tù x©y dùng môc tiªu, chiÕn l-îc vµ nhiÖm vô, th-êng xuyªn thÝch øng víi sù thay ®æi cña thÞ tr-êng. Nh÷ng yªu cÇu ®èi víi sù thay ®æi c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp lµ : - §¶m b¶o tÝnh tèi -u cña c¬ cÊu bé m¸y qu¶n trÞ . - Ph¶i thiÕt kÕ hÖ thèng chøc n¨ng phï hîp víi yªu cÇu cña c¬ chÕ thÞ tr-êng. Trªn c¬ së ®ã x¸c ®Þnh nh÷ng nhiÖm vô linh ho¹t thay ®æi theo sù biÕn ®éng cña trÞ tr-êng - X©y dùng m« h×nh tæ chøc ®¶m b¶o sù thÝch øng linh ho¹t, th«ng tin th«ng suèt vµ nh÷ng quyÕt ®Þnh qu¶n lý cã hiÖu lùc cao nhÊt. §ång thêi c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i cã kh¶ n¨ng thÝch øng linh ho¹t víi bÊt kú t×nh huèng nµo x¶y ra trong doanh nghiÖp còng nh- ngoµi trÞ tr-êng. - Tæ chøc qu¶n lý ph¶i huy ®éng ®-îc søc m¹nh tiÒm tµng cña lao ®éng qu¶n lý còng nh- nh÷ng trang thiÕt bÞ kü thuËt cÇn thiÕt ®Ó bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng tèt, ®Æt ra nh÷ng th¸ch thøc kÝch thÝch kh¶ n¨ng s¸ng t¹o vµ tÝnh n¨ng ®éng cña c¸n bé qu¶n lý. - Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i t¹o ®iÒu kiÖn ®-a kü thuËt vµ c«ng nghÖ míi ¸p dông vµo c«ng t¸c qu¶n lý cña doanh nghiÖp nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng, gi¶m chi phÝ, lµm cho bé m¸y qu¶n lý theo kÞp tr×nh ®é ph¸t triÓn cña thÕ giíi. - §¶m b¶o nghiªm tóc chÕ ®é mét thñ tr-ëng. Thùc chÊt cña chÕ ®é méi thñ tr-ëng lµ quyÒn quyÕt dÞnh mét vÊn ®Ò thuéc vÒ kinh tÕ, kü thuËt, tæ chøc hµnh chÝnh, ®êi sèng ... trong ph¹m vi doanh nghiÖp vµ tõng bé phËn ®-îc trao cho mét ng-êi. Mäi ng-êi trong doanh nghiÖp vµ tõng bé phËn ph¶i nghiªm chØnh phôc tïng mÖnh lÖnh cña thñ tr-ëng. ViÖc tiÕn hµnh chÕ ®é mét thñ tr-ëng lµ tÊt yÕu bëi v× xuÊt ph¸t tõ tÝnh biÖn chøng gi÷a tËp trung vµ d©n chñ trªn c¬ së ph¸t huy d©n chñ víi mäi ng-êi. XuÊt ph¸t tõ yªu cÇu cña nÒn s¶n xuÊt c«ng nghiÖp chÝnh x¸c lµ tõ nh÷ng quyÕt ®Þnh, nh÷ng mèi quan hÖ x· héi trong ph©n c«ng x· héi, ph©n c«ng lao ®éng chuyªn m«n ho¸ ngµy cµng s©u s¾c, tÊt yÕu dÉn ®Õn hîp t¸c ho¸ lao ®éng vµ bÊt kú mét sù trôc trÆc nµo trong hîp t¸c s¶n xuÊt còng dÉn ®Õn ®×nh trÖ s¶n xuÊt gi¶m hiÖu qu¶. V× vËy bÊt kú mét sù hîp t¸c qu¶n lý cã c¸c chøc danh thñ tr-ëng, vÞ trÝ, mèi quan hÖ trong c¸c chøc danh nµy B¶ng 1 : Chøc n¨ng , vÞ chÝ thñ tr-ëng vµ mèi quan hÖ gi÷a chóng . STT Chøc danh VÞ trÝ tõng chøc Ph¹m vi Ng-êi ph¸t Ng-êi thñ tr-ëng danh ph¸t huy t¸c huy t¸c quyÒn 5 d-íi Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 1 Gi¸m ®èc 2 3 4 5 Qu¶n ®èc dông Thñ tr-ëng cao Toµn nhÊt trong doanh doanh nghiÖp nghiÖp dông bé C¸c phã Mäi ng-êi gi¸m ®èc trong doanh nghiÖp Thñ tr-ëng cao nhÊt trong ph©n x-íng Thñ tr-ëng cao nhÊt trong ca lµm viÖc Thñ tr-ëng cao nhÊt trong tæ Toµn bé C¸c phã Mäi ng-êi ph©n x-ëng qu¶n ®èc trong ph©n x-ëng §èc c«ng Tßan ca lµm Kh«ng Mäi ng-êi viÖc lµm viÖc trong ca Tæ tr-ëng Toµn tæ Tæ phã Mäi ng-êi lµm viÖc rong tæ Thñ tr-ëng Thñ tr-ëng cao Toµn phßng Phã phßng Mäi ng-êi c¸c phßng nhÊt trong c¸c ban lµm viÖc chøc n¨ng phßng ban trong phßng 3. C¸c kiÓu c¬ cÊu tæ chøc c¬ b¶n. Cïng víi sù ph¸t triÓn cña s¶n xuÊt ®· h×nh thµnh nh÷ng kiÓu c¬ cÊu tæ chøc qu¶n lý kh¸c nhau. Mçi kiÓu chøa ®ùng nh÷ng -u ®iÓm, nh-îc ®iÓm vµ ®-îc ¸p dông trong nh÷ng ®iÒu kiÖn cô thÓ nhÊt ®Þnh. 3.1. C¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn. C¬ cÊu trùc tuyÕn cã ®Æc ®iÓm c¬ b¶n lµ mèi quan hÖ gi÷a c¸c thµnh viªn trong tæ chøc thùc hiÖn theo mét ®-êng th¼ng. Ng-êi thõa hµnh chØ nhËn vµ thi hµnh mÖnh lÖnh cña ng-êi phô tr¸ch cÊp trªn trùc tiÕp. Ng-êi phô tr¸ch chÞu tr¸ch nhiÖm hoµn toµn vµ kÕt qu¶ c«ng viÖc cña nh÷ng ng-êi d-íi quyÒn m×nh. *¦u ®iÓm : - DÔ thùc hiÖn chÕ ®é mét thñ tr-ëng . - Mçi cÊp d-íi chØ chÞu thùc hiÖn mÖnh lÖnh cña mét cÊp trªn do ®ã t¨ng c-êng ®-îc tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n. - MÖnh lÖnh ®-îc thi hµnh nhanh . *Nh-îc ®iÓm : - T×nh tr¹ng qu¸ t¶i ®èi víi cÊp qu¶n lý . - Dùa qu¸ nhiÒu vµo c¸c nhµ qu¶n lý, dÔ gÆp khñng ho¶ng khi nhµ qu¶n lý kh«ng lµm ®-îc viÖc . -Kh«ng chuyªn m«n ho¸, mçi nhµ qu¶n lý lµm rÊt nhiÒu c«ng viÖc kh¸c nhau nh- tµi vô, tæ chøc, kÕ to¸n. - Ch-a tËn dông ®-îc tµi n¨ng cña nh÷ng ng-êi d-íi quyÒn. 6 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 S¬ ®å 1 : S¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc trùc tuyÕn L·nh ®¹o doanh nghiÖp nghiªÖpnghiÖp L·nh ®¹o tuyÕn s¶n xuÊt I 1 2 L·nh ®¹o tuyÕn s¶n xuÊt II n 1 7 2 n Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 3.2. C¬ cÊu trùc tuyÕn, chøc n¨ng. KiÓu c¬ cÊu nµy cho phÐp c¸n bé phô tr¸ch c¸c phßng chøc n¨ng cã quyÒn ra c¸c mÖnh lÖnh vÒ c¸c vÊn ®Ò cã liªn quan ®Õn chuyªn m«n cña hä cho c¸c ph©n x-ëng, c¸c bé phËn s¶n xuÊt. *¦u ®iÓm: - T¹o ®iÒu kiÖn ®µo t¹o chuyªn gia trÎ - T¹o ®iÒu kiÖn cho c¸c chuyªn gia ®ãng gãp nh÷ng c«ng viÖc cÇn thiÕt cho sù ph¸t triÓn cña doanh nghiÖp. - Gi¶i phãng cho c¸c cÊp qu¶n lý. *Nh-îc ®iÓm : - NÕu kh«ng cã quyÒn h¹n th× g©y nªn hçn ®én nh- m« h×nh chøc n¨ng. - H¹n chÕ møc ®é sö dông kiÕn thøc cña chuyªn viªn. - T¹o ra xu h-íng tËp trung ®èi víi nhµ qu¶n lý cÊp cao, c¬ chÕ nµy trong thùc tÕ kh«ng bao giê tån t¹i mµ th-êng xuyªn bÞ vi ph¹m v×: + Xu h-íng cã sù t¨ng tr-ëng cña c¸c ®¬n vÞ chøc n¨ng víi c¸c ®¬n vÞ trùc tuyÕn. + Trªn thùc tÕ c¸c quyÕt ®Þnh trªn ®Òu cã tham m-u S¬ ®å 2: S¬ ®å c¬ cÊu thùc tuyÕn, chøc n¨ng ng-êi l·nh ®¹o Ng-êi l·nh ®¹o tuyÕn 1 1 Tham m-u Ng-êi l·nh ®¹o chøc n¨ng B Ng-êi l·nh ®¹o chøc n¨ng A 2 Ng-êi l·nh ®¹o tuyÕn 2 1 2 3.3.C¬ cÊu tæ chøc chÝnh thøc vµ kh«ng chÝnh thøc. *C¬ cÊu chÝnh thøc. C¬ cÊu nµy g¾n liÒn víi vai trß, nhiÖm vô, h-íng ®Ých trong s¶n xuÊt kinh doanh ®-îc tæ chøc mét c¸ch chÝnh thøc. 8 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 NÕu mét ng-êi qu¶n lý cã ý ®Þnh tæ chøc thËt tèt, c¬ c¸u ®ã ®ã ph¶i t¹o ra mét m«i tr-êng mµ ë ®ã viÖc thùc hiÖn cña tõng c¸ nh©n, c¶ trong hiÖn t¹i vµ t-¬ng lai ph¶i ®ãng gãp kÕt qu¶ nhÊt ®Þnh vµo môc tiªu tËp thÓ. *C¬ cÊu kh«ng chÝnh thøc. Lµ toµn bé nh÷ng cuéc tiÕp xóc c¸ nh©n, sù t¸c ®éng qua l¹i c¸ nh©n còng nh- sù t¸c ®éng qua l¹i theo nhãm c¸n bé, c«ng nh©n ngoµi ph¹m vi c¬ cÊu ®· ®-îc phª chuÈn cña doanh nghiÖp. C¬ cÊu kh«ng chÝnh thcs cã vai trß to lín trong viÖc thùc tiÔn qu¶n trÞ, nã kh«ng ®Þnh h×nh mµ thay ®æi, lu«n lu«n tån t¹i song song víi c¬ cÊu chÝnh thøc cã t¸c ®éng nhÊt ®Þnh vµ ®«i khi rÊt ®¸ng kÓ ®Õn ho¹t déng cña doanh nghiÖp. Sau ®©y lµ mét vµi m« h×nh c¬ cÊu tæ chøc kh«ng chÝnh thøc: S¬ ®å 3: M« h×nh ho¸ bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp quy m« nhá Gi¸m ®èc Phã gi¸m ®èc Phßng kinh doanh Phßng tµi vô Phßng ®iÒu hµnh s¶n xuÊt Phßng néi chÝnh S¬ ®å 4: M« h×nh qu¶n lý doanh nghiÖp quy m« võa Gi¸m ®èc Phßng tµi vô Phßng néi chÝnh chinhs Phßng tæng hîp Phßng gi¸m ®èc KD Kkinhdoanh Phßng gi¸m ®èc SX Phßng kinh doanh Phßng ®iÒu hµnh SX Phßng hµnh chinh Phßng kü thuËt 9 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 S¬ ®å 5: M« h×nh bé m¸y doanh nghiÖp n«ng nghiÖp Nhµ n-íc. Gi¸m ®èc P. Gi¸m ®èc KÕ to¸n tr-ëng C¸c trî lý II. Nh÷ng nh©n tè ¶nh h-ëng ®Õn c¬ cÊu tæ chøc qu¶n trÞ. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp ®-îc thiÕt lËp ra kh«ng ph¶i v× môc ®Ých tù th©n mµ lµ ®Ó thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý doanh nghiÖp. Bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp ®-îc x©y dùng trªn c¬ cÊu tæ chøc doanh nghiÖp nªn tr-íc hÕt nã ph¶i phï hîp víi c¬ cÊu tæ chøc ®ã. §Ó t¹o ra mét tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp hîp lý vµ lÊy ®ã lµm tiÒn ®Ò ®Ó bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶, chóng ta kh«ng thÓ bá qua c¸c nh©n tè ¶nh h-ëng ®Õn nã. D-íi ®©y lµ c¸c nh©n tè quan träng cã t¸c ®éng ®Õn viÖc h×nh thµnh c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp. 1. M«i tr-êng kinh doanh. Doanh nghiÖp ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh g¾n liÒn víi m«i tr-êng kinh doanh x¸c ®Þnh. Nh- vËy lµ m«i tr-êng kinh doanh bao hµm c¶ yÕu tè t¸c ®éng trøc tiÕp ( nh- m«i tr-êng néi bé, hÖ thèng luËt ph¸p quy ®Þnh h×nh thøc ph¸p lý cña doanh nghiÖp ...) vµ c¸c nh©n tè t¸c ®éng gi¸n tiÕp ®Õn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp. Khi thµnh lËp vµ x¸c ®Þnh môc ®Ých, chøc n¨ng ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, kh«ng thÓ kh«ng nghiªn cøu vµ dù tÝnh kh¶ n¨ng tån t¹i cña doanh nghiÖp trong m«i tr-êng kinh doanh. Víi xu thÕ quèc tÕ ho¸ nÒn kinh tÕ hiÖn nay, nh©n tè m«i tr-êng kh«ng chØ dõng l¹i trong mét n-íc mµ cßn më réng trong khu vùc còng nh- trªn toµn cÇu. TÝnh æn ®Þnh hay kh«ng æn ®Þnh cña m«i tr-êng t¸c ®éng rÊt lín ®Õn viÖc h×nh thµnh c¬ cÊu tæ chøc theo kiÓu truyÒn thèng thÝch øng víi c¬ chÕ 10 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 kÕ ho¹ch ho¸ tËp trung æn ®Þnh. ChuyÓn sang c¬ chÕ thÞ tr-êng, m«i tr-êng kinh doanh cña c¸c doanh nghiÖp hoµn toµn thay ®æi. Trong c¬ chÕ thÞ tr-êng tÝnh kh«ng æn ®Þnh cña s¶n xuÊt kinh doanh lµ rÊt cao. Mét c¬ cÊu tæ thÝch øng víi ®iÒu kiÖn nµy ph¶i lµ mét c¬ cÊu kh«ng cøng nh¾c, b¶o d¶m tÝnh linh ho¹t cao, dÔ thÝch øng víi ®iÒu kiÖn thay ®æi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp . 2. Môc ®Ých, chøc n¨ng ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. C¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ doanh nghiÖp chÞu ¶nh h-ëng ë møc kh¸i qu¸t nhÊt tíi nh©n tè môc ®Ých, chøc n¨ng ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. Tr-íc hÕt sù ph©n biÖt nµy lµ ë môc ®Ých kinh doanh cña doanh nghiÖp thuéc lÜnh vùc nµo? Th«ng th-êng trong mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt, chøc n¨ng s¶n xuÊt ®ãng vai trß quan träng. Trong c¬ cÊu tæ chøc cña doanh nghiÖp s¶n xuÊt th× c¸c bé phËn s¶n xuÊt chiÕm tû träng chñ yÕu, bé m¸y qu¶n lý cña doanh nghiÖp ®-îc thiÕt lËp h-íng vµo viÖc phôc vô tèt nhÊt cho c¸c ho¹t ®éng s¶n xuÊt. Cßn trong doanh nghiÖp cung cÊp dÞch vô th× c¸c bé phËn cïng cÊp ®ãng vai trß quan träng, bé m¸y qu¶n trÞ h-íng vµo phôc vô tèt cho c¸c ho¹t ®éng nµy. Cã thÓ nãi r»ng c¸c doanh nghiÖp cã môc ®Ých, chøc n¨ng ho¹t ®éng kh¸c nhau th× kh«ng thÓ cã c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp gièng nhau. 3. Quy m« cña doanh nghiÖp. Quy m« cña doanh nghiÖp ¶nh h-ëng trùc tiÕp ®Õn c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý cña doanh nghiÖp. Doanh nghiÖp cã quy m« cµng lín th× c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. Doanh nghiÖp cã quy m« cµng lín th× c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ cµng phøc t¹p. trong c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y qu¶n trÞ cã quy m« lín, ph¶i h×nh thµnh nhiÒu cÊp qu¶n trÞ h¬n, ë mçi cÊp còng bao gåm nhiÒu n¬i lµm viÖc h¬n rÊt nhiÒu so víi doanh nghiªp cã quy m« nhá . Trong nhiÒu tr-êng hîp th× quy m« doanh nghiÖp cßn ¶nh huëng trùc tiÕp vµ cã tÝnh chÊt quyÕt ®Þnh ®Õn kiÓu c¬ cÊu tæ chøc cô thÓ. 4. C¬ cÊu s¶n xuÊt . C¬ cÊu s¶n xuÊt cã tÝnh chÊt quyÕt ®Þnh ®Õn c¬ cÊu tæ chøc. §iÒu nµy biÓu hiÖn ë chç khi tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp, ng-êi ta ph¶i xuÊt ph¸t tõ nhiÖm vô, sau ®ã míi h×nh thµnh bé m¸y vµ bè trÝ c¸n bé, nhiÖm vô chÝnh 11 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 lµ c¸c c«ng cuéc thuéc c¬ cÊu s¶n xuÊt . ë ®ã c¸c vÊn ®Ò vÒ ngµnh nghÒ kinh doanh, vËt liÖu ®Çu vµo, s¶n phÈm ®Çu ra, tæ chøc ph©n x-ëng s¶n xuÊt,...®-îc ®Æt ra. Ng-êi ta c¨n cø vµo ®ã ®Ó quyÕt ®Þnh bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp cÇn cã nh÷ng phßng ban chøc n¨ng nµo. C¬ cÊu s¶n xuÊt quy ®Þnh nh÷ng nhiÖm vô ph¶i lµm. Do vËy tæ chøc bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp kh«ng thÓ bá qua viÖc nghiªn cøu c¬ cÊu s¶n xuÊt. 5. Tr×nh ®é qu¶n trÞ viªn vµ trang thiÕt bÞ qu¶n trÞ. Khi thÕ giíi b-íc vµo nÒn kinh tÕ tri thøc th× tr×nh ®é con ng-êi ®-îc ®-a lªn hµng ®Çu ®Ó tæ chøc mét bé m¸y qu¶n lý. Nguyªn t¾c hiÖu qu¶ cña doanh nghiÖp c«ng t¸c qu¶n trÞ nh©n sù ph¶i ®-îc lµm bëi nh÷ng bµn tay nhanh nhÑn, trÝ ãc linh ho¹t ®Çy s¸ng t¹o. Víi ®éi ngò qu¶n trÞ viªn cã tr×nh ®é vµ kinh nghiÖm, doanh nghiÖp cã thÓ h¹n chÕ ®-îc yÕu tè vÒ l-îng, tr¸nh ®-îc nhiÒu mèi quan hÖ r-êm rµ mµ vÉn ®¶m b¶o hoµn thµnh c«ng viÖc víi hiÖu qu¶ cao. Con ng-êi ®-îc ®µo t¹o mét c¸ch khoa häc, ®-îc sö dông mét c¸ch kh«n khÐo sÏ trë thµnh mét yÕu tè quyÕt ®Þnh ®Õn sù ®i lªn cña doanh nghiÖp. Bªn c¹nh ®ã trang thiÕt bÞ qu¶n trÞ hay chÝnh lµ yÕu tè ®iÒu kiÖn lµm viÖc cã t¸c ®éng lín ®Õn bé m¸y tæ chøc, sù t-¬ng øng bé m¸y con ng-êi víi tr×nh ®é m¸y mãc thiÕt bÞ sÏ t¹o nªn mét sù kÕt hîp hµi hoµ , ph¸t huy tèi ®a søc s¸ng t¹o cña con ng-êi còng nh- mäi tÝnh n¨ng cña m¸y mãc. Sù trang bÞ ®Çy ®ñ c¸c trang thiÕt bÞ lµm viÖc sÏ thóc ®Èy c«ng viÖc nhanh h¬n, gi¶m bít c¸c ho¹t ®éng kh«ng cÇn thiÕt. 6. H×nh thøc ph¸p lý cña doanh nghiÖp. Ngoµi c¸c nh©n tè trªn, h×nh thøc ph¸p lý cña doanh nghiÖp còng cã ¶nh h-ëng trùc tiÕp ®Õn viÖc h×nh thµnh c¬ cÊu tæ chøc cña bé m¸y qu¶n trÞ. Th«ng th-êng, nh©n tè nµy t¸c ®éng cã tÝnh chÊt b¾t buéc ph¶i thiÕt kÕ bé m¸y qu¶n trÞ theo c¸c tiªu thøc nhÊt ®Þnh, Nã do tõng n-íc quy ®Þnh. III. Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý – mét biÖn ph¸p quan träng ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh. 12 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 1. Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp theo h-íng chuyªn, tinh, gän nhÑ cã hiÖu lùc. Mét yªu cÇu kh¸ch quan ®èi víi doanh nghiÖp Nhµ n-íc trong c¬ chÕ thÞ tr-êng ngµy nay. Bé m¸y qu¶n lý lµ nh÷ng kh©u, nh÷ng cÊp ®-îc tæ chøc ra phï hîp víi ®Æc ®iÓm kinh tÕ, kü thuËt cña tõng doanh nghiÖp, ®Ó gióp thñ tr-ëng thùc hiÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý, b¶o ®¶m cho s¶n xuÊt kinh doanh ®¹t hiÖu qu¶ kinh tÕ cao nhÊt. Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý theo h-íng chuyªn, tinh gon nhÑ cã hiÖu lùc bao gåm: - Chuyªn, tinh: Lµ th-êng xuyªn, chuyªn s©u vµ cã chän läc. - Gän nhÑ : ThÓ hiÖn sù võa ®ñ, chi tiÕt, thµnh phÇn kh«ng r-êm rµ, cång kÒnh vµ cã tû träng nhá. - Cã hiÖu lùc: ThÓ hiÖn kh¶ n¨ng ®i ®Õn kÕt qu¶, ®-îc mäi ng-êi chÊp hµnh nghiªm chØnh. §Ó ®¸p øng ®-îc nh÷ng yªu c©ï s¶n xuÊt kinh doanh trong c¬ chÕ thÞ tr-êng kh¾c nghiÖt hiÖn nay, ®Ó ph¸t huy ®-îc hÕt vai trß, n¨g lùc l·nh ®¹o vµ qu¶n lý cña bé m¸y qu¶n lý ®èi víi mäi ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. Hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp theo h-íng chuyªn, tinh, gän nhÑ, cã hiÖu lùc lµ mét ®ßi hái tÊt yÕu. ý nghÜa cña viÖc hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý ®èi víi viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña mçi doanh nghiÖp. Lùc l-îng ®iÒu hµnh toµn bé qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh lµ lùc l-îng qu¶n lý mµ lùc l-îng nµy h×nh thµnh nªn bé m¸y qu¶n lý doanh nghiÖp. Do ®ã kh«ng cã c¸n bé m¸y qu¶n lý th× kh«ng cã lùc l-îng nµo cã thÓ tiÕn hµnh nhiÖm vô qu¶n lý. Bé m¸y qu¶n lý t¹o ra søc m¹nh khi nã phèi hîp víi nhu cÇu thùc tiÔn. Cßn khi kh«ng phï hîp nã l¹i trë thµnh nh©n tè k×m h·m. §Ó cã søc m¹nh ®ã cÇn hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý nh»m sö dông hîp lý, cã kÕ ho¹ch lao ®éng cña c¸n bé, nh©n viªn qu¶n lý. Mét mÆt hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý, lµm chi bé m¸y qu¶n lý cã hiÖu lùc h¬n hoµn thµnh nhiÖm vô s¶n xuÊt, nhiÖm vô qu¶n lý, phï hîp víi quy m« s¶n xuÊt, thÝch øng víi ®Æc ®iÓm kinh tÕ ký thuËt cña doanh nghiÖp, nh»m ph¸t huy nh÷ng ®iÓm m¹nh vµ n©ng cao hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp . MÆt kh¸c, hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý theo h-íng tinh, gi¶m. gän nhÑ vµ vÉn cã hiÖu lôc qu¶n lý cao. ViÖc lµm cho bé m¸y gän nhÑ sÏ tiÕt kiÖm ®-îc chi 13 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 phÝ qu¶n lý, gãp phÇn h¹ gi¸ thµnh, t¨ng lîi nhuËn cho doanh nghiÖp. §©y lµ ®iÓm râ nhÊt cña viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. 2.Nh÷ng yªu cÇu khi x©y dùng hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý. Trong ph¹m vi tõng doanh nghiÖp viÖc tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ph¶i ®¸p øng ®-îc nh÷ng yªu cÇu chñ yÕu sau ®©y: - Ph¶i ®¶m b¶o hoµn thµnh nh÷ng nhiÖm vô cña doanh nghiÖp, ph¶i thùc hiÖn ®Çy ®ñ, toµn diÖn c¸c chøc n¨ng qu¶n lý doanh nghiÖp. - Ph¶i ®¶m b¶o thùc hiÖn nghiªm tóc chÕ ®é mét thñ tr-ëng, chÕ ®é tr¸ch nhiÖm c¸ nh©n trªn c¬ së ®¶m b¶o vµ ph¸t huy quyÒn lµm chñ tËp thÓ lao ®éng trong doanh nghiÖp. - Ph¶i phï hîp víi quy m« nÒn s¶n xuÊt, thÝch øng víi nh÷ng ®Æc ®iÓm kinh tÕ kü thuËt cña doanh nghiÖp. Trong c¸c doanh nghiÖp quy m« s¶n xuÊt lín, c«ng t¸c c¸c phßng chøc n¨ng ®-îc chuyªn m«n ho¸ s©u h¬n. Do ®ã, cÇn thiÕt vµ cã thÓ tæ chøc nhiÒu phßng chøc n¨ng h¬n doanh nghiÖp võa vµ nhá. - Ph¶i ®¶m b¶o yªu cÇu võa tinh gi¶m, võa v÷ng m¹nh trong bé m¸y qu¶n lý. Mét bé m¸y ®-îc coi lµ tinh gi¶m khi c¸c cÊp , sè bé phËn Ýt nhÊt , tû lÖ sè nh©n viªn qu¶n lý so víi tæng sè c«ng nh©n viªn chøc nhá nhÊt mµ vÉn hoµn thµnh ®Çy dñ c¸c chøc n¨ng qu¶n lý. Nã ®-îc coi lµ v÷ng m¹nh khi nh÷ng quyÕt ®Þnh cña nã ®-îc chuÈn bÞ mét c¸ch chu ®¸o,cã c¬ së khoa häc - kü thuËt, s¸t víi thùc tiÔn s¶n xuÊt, khi nh÷ng quyÕt ®Þnh ®óng ®-îc mäi bé phËn, mäi ng-êi chÊp hµnh víi tinh thÇn kû luËt nghiªm kh¾c vµ ý thøc tù gi¸c ®Çy ®ñ. 3.Quy tr×nh hoµn thiÖn c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý. Tr-íc hÕt ph¶i nghiªn cøu sù ph©n chia c¸c chøc n¨ng qu¶n lý hiÖn nay cña doanh nghiÖp, xem xÐt c¸c doanh nghiÖp cã bao nhieu chøc n¨ng qu¶n lý, c¸c chøc n¨ng qu¶n lý ®ã ®-îc ph©n chia nh- thÕ nµo? Cã tr-êng hîp bá sãt nµo kh«ng? Sau ®ã tiÕn hµnh x©y dùng bé m¸y qu¶n lý cho phï hîp víi chøc n¨ng qu¶n lý theo h-íng hoµn thiÖn cô thÓ tiÕn hµnh nh- sau: 14 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 3.1 Hoµn thiÖn theo sù ph©n c«ng bé m¸y qu¶n lý ®iÒu hµnh doanh nghiÖp. - Doanh nghiÖp hiÖn ®¹i ®ßi hái sù chØ huy s¶n xuÊt kinh doanh theo mét ý chÝ thèng nhÊt tuyÖt ®èi, ®ßi hái sù phôc tïng kû luËt hÕt søc nghiªm ngÆt, sù ®iÒu khiÓn bé m¸y qu¶n lý theo nh÷ng quy t¾c thèng nhÊt tõ trªn xuèng d-íi. - Tuú theo quy m« vµ ®Æc ®iÓm cô thÓ cña doanh nghiÖp mµ bè trÝ nhiÒu, Ýt phã gi¸m ®èc nh-ng kh«ng thÓ thiÕu ng-êi chuyªn tr¸ch ®Ó gióp gi¸m ®èc trong chØ huy vµ ®iÒu hµnh doanh nghiÖp. Mét vÊn ®Ò võa cã ý nghÜa c¶ vÒ mÆt lý luËn vµ thùc tiÔn lµ trong viÖc ph©n c«ng phô tr¸ch, cÇn quy ®Þnh giíi h¹n tèi ®a sè l-îng c¸c phßng chøc n¨ng , bé phËn s¶n xuÊt trùc thuéc mét chøc danh qu¶n lý. Khi sè l-îng bé phËn( hoÆc nh©n viªn) trùc thuéc mét c¸n bé qu¶n lý nµo ®ã t¨ng lªn th× nh÷ng mèi quan hÖ còng t¨ng lªn kh«ng ph¶i theo cÊp sè céng mµ theo cÊp sè nh©n. 3.2. Hoµn thiÖn viÖc tæ chøc c¸c phßng chøc n¨ng. Quy tr×nh x©y dùng phßng chøc n¨ng lµ tæ chøc bao gåm, c¸n bé , nh©n viªn kü thuËt, hµnh chÝnh ®-îc ph©n c«ng chuyªn m«n ho¸ theo chøc n¨ng qu¶n lý cã nhiÖm vô l·nh ®¹o( ban gi¸m ®èc) chuÈn bÞ c¸c quyÕt ®Þnh theo dâi h-íng dÉn c¸c ph©n x-ëng, c¸c bé phËn s¶n xuÊt còng nh- c¸c c¸n bé, nh©n viªn cÊp d-íi thùc hiÖn ®óng ®¾n, kÞp thêi nh÷ng quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Tr¸ch nhiÖm chung cña c¸c phßng chøc n¨ng lµ võa ph¶i hoµn thµnh tèt nhiÖm vô ®-îc giao, võa phèi hîp chÆt chÏ víi c¸c phßng kh¸c nh»m b¶o d¶m cho tÊt c¶ c¸c lÜnh vùc c«ng t¸c cña doanh nghiÖp ®-îc tÕn hµnh ¨n khíp, ®ång bé , nhÞp nhµng. Trong t×nh h×nh hiÖn nay, khi mµ quyÒn tù chñ s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp ®· ®-îc më réng, c¬ chÕ qu¶n lý kinh tÕ nãi chung, c¬ chÕ qu¶n lý doanh nghiÖp nãi riªng ®· ®æi míi, doanh nghiÖp cã toµn quyÒn quyÕt ®Þnh viÖc tæ chøc c¸c phßng chøc n¨ng theo h-íng chuyªn tinh, gän nhÑ ®ång thêi ph¶i hÕt søc coi träng nh÷ng bé phËn chøc n¨ng cã quan hÖ trùc tiÕp ®Õn ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh. ViÖc tæ chøc c¸c phßng chøc n¨ng ®-îc tiÕn hµnh theo c¸c b-íc sau: Mét lµ: ph©n tÝch sù phï hîp gi÷a chøc n¨ng vµ bé phËn qu¶n trÞ. 15 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Tr-êng hîp tèt nhÊt lµ mçi chøc n¨ng qu¶n trÞ nªn do mét phßng phô tr¸ch trän vÑn. Song do c¸c phßng chøc n¨ng phô thuéc vµo quy m, ®Æc ®iÓm kinh tÕ kü thuËt cña tõng doanh nghiÖp nªn cã tr-êng hîp ph¶i ghÐp vµi ba chøc n¨ng cã liªn hÖ mËt thiÕt víi nhau, thuéc cïng lÜnh vùc vµo mét phßng. NhvËy sÏ thuËn lîi cho viÖc bè trÝ c¸n bé phô tr¸ch. Hai lµ: TiÕn hµnh lËp s¬ ®å tæ chøc nh»m m« h×nh ho¸ mèi quan hÖ gi÷a c¸c phßng chøc n¨ng víi gi¸m dèc vµ phã gi¸m ®èc. §ång thêi, ph¶i ghi râ chøc n¨ng mçi phßng phô tr¸ch nh»m kh¾c phôc t×nh tr¹ng giÉm ®¹p, chång chÐo lªn nhau hoÆc ng-îc l¹i, cã chøc n¨ng kh«ng bé phËn nµo chÞu tr¸ch nhiÖm. C¨n cø vµo hå s¬ nãi trªn, tõng phßng chøc n¨ng x©y dùng néi quy c«ng t¸c cña phßng m×nh nh»m x¸c ®Þnh tû mØ tr¸ch nhiÖm, quyÒn h¹n chung c¶ phßng còng nh- riªng tõng ng-êi trong phßng. Ba lµ: TÝnh to¸n x¸c ®Þnh sè l-îng c¸n bé nh©n viªn cho mçi phßng chøc n¨ng mét c¸ch chÝnh x¸c, cã c¨n cø khoa häc nh»m võa ®¶m b¶o hoµn thµnh nhiÖm vô, gi¶m bít tû lÖ nh©n viªn qu¶n trÞ, gi¶m chi phÝ qu¶n lý. §©y lµ mét c«ng viÖc hÕt søc phøc t¹p, ®Æc biÖt lµ trong ®iÒu kiÖn c¸n bé ch-a ®-îc tiªu chuÈn ho¸, viÖc s¾p xÕp bè trÝ c¸n bé , nh©n viªn qu¶n lý trong nhiÒu n¨m qua cã nhiÒu bÊt hîp lý ®Ó l¹i nh÷ng hÊu qu¶ ch-a ®-îc gi¶i quyÕt ®-îc mét sím mét chiÒu. Ngoµi ra ®Ó hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n lý cßn ph¶i tæ chøc khoa häc l·nh ®¹o qu¶n lý, ®ã lµ qu¸ tr×nh hoµn thiÖn tæ chøc thùc hiÖn b»ng c¸ch ¸p dông nh÷ng thµnh tùu khoa hoc kü thuËt nh»m thóc ®Èy qu¸ tr×nh qu¶n lý ®¹t kÕt qu¶ cµng cao víi chi phÝ cµng gi¶m, ®ång thêi gi¶m bít sù mªt nhäc, ph¸t huy tÝnh chñ ®éng s¸ng t¹o cña c¸n bé, nh©n viªn qu¶n lý, nhiÖm vô tæ chøc khoa häc l·nh d¹o qu¶n lý lµ ®¶m b¶o sö dông cã kÕ ho¹ch hîp lý thêi gian lao ®éng cña tõng c¸n bé, nh©n viªn qu¶n lý, b¶o ®¶m sù phèi hîp ¨n khíp, nhÞp nhµng gi÷a c¸c thµnh viªn, khai th¸c n¨ng lùc chuyªn m«n, trÝ s¸ng t¹o cña mäi ng-êi. Nhê ®ã mµ t¸c ®éng vµo hÖ thèng qu¶n lý lµm cho nã ho¹t ®éng tèt h¬n, ®¹t hiÖu qu¶ cao h¬n. 16 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 PhÇn II: Thùc tr¹ng c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y doanh nghiÖp ë c«ng ty c¬ khÝ Hµ Néi. I. Mét sè ®Æc ®iÓm kinh tÕ kü thuËt chñ yÕu cña c«ng ty ¶nh h-ëng ®Õn viÖc cñng cè vµ hoµn thiÖn bé m¸y qu¶n trÞ . 1.Qu¸ tr×nh h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty c¬ khÝ Hµ Néi. C«ng ty C¬ KhÝ Hµ Néi tªn giao dÞch quèc tÕ lµ HAMECO (Hµ Néi Machanical Company) lµ C«ng ty chÕ t¹o m¸y lín nhÊt ë ViÖt Nam, lµ doanh nghiÖp lín nhÊt c¶ n-íc thuéc tæng c«ng ty m¸y vµ thiÕt bÞ c«ng nghiÖp, bé c«ng nghiÖp. C«ng ty ra ®êi trong kh«ng khÝ s«i sôc cña c¶ n-íc quyÕt t©m x©y dùng miÒn B¾c theo chñ nghÜa x· héi, biÕn miÒn B¾c thµnh mét hËu ph-¬ng v÷ng ch¾c cho tiÒn tuyÕn lín ë miÒn Nam. Ngµy 26-1-1955, quyÕt ®Þnh x©y dùng c«ng ty®-îc ký duyÖt vµ ®Õn ngµy 1512-1955, víi sù gióp ®ì vµ viÖn trî cña chÝnh phñ cïng nh©n d©n Liªn X«(cò), nhµ m¸y C¬ khÝ Hµ Néi chÝnh thøc ®-îc khëi c«ng x©y dùng. Ngµy 12-4-1958, nhµ m¸y chÝnh thøc ®i vµo ho¹t ®éng víi tªn lµ nhµ m¸y chung quy m«. Bao gåm 600 c¸n bé c«ng nh©n viªn vµ mét hÖ thèng c¬ së vËt chÊt kh¸ hiÖn ®¹i(so víi n¨m 1958). Qu¸ tr×nh ph¸t triÓn cña C«ng ty cã thÓ chia thµnh c¸c giai ®o¹n sau: */ Giai ®o¹n 1858-1965: Trong giai ®o¹n míi thµnh lËp nhiÖm vô chÝnh cña nhµ m¸y lµ s¶n xuÊt vµ chÕ t¹o mý c¾t gät kim lo¹i nh- m¸y tiÖn, maý khoan, m¸y bµo... Víi s¶n l-îng s¶n xuÊt lµ 900-1000 m¸y c¸c lo¹i. Lóc nµy chuyen gia Liªn X« rót vÒ n-íc, nhµ m¸y ®øng tr-íc mét hÖ thèng m¸y mãc ®å sé víi quy tr×nh c«ng nghÖ s¶n xuÊt phøc t¹p. trong khi ®ã, ®éi ngò c¸n bé c«ng nh©n viªn cña nhµ m¸y hÇu hÕt l¹i lµ c¸n bé chuyªn ngµnh, tr×nh ®é tay nghÒ cßn non kÐm. Do vËy, viÖc tæ chøc s¶n xuÊt cßn gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n. nh-ng víi lßng nhiÖt t×nh lao ®éng, toµn nhµ m¸y ®· ®i vµo thùc hiÖn kÕ hoach 3 n¨m vµ hoµn thµnh kÕ ho¹c 5 n¨m lÇn thø nhÊt. Nhµ m¸y ®· ®¹t ®-îc nh÷n thµnh tùu v-ît bËc so víi n¨m 1958. Gi¸ trÞ tæng s¶n l-îng t¨ng lªn 8 lÇn, nhê ®ã mµ nhµ m¸y d-îc Nhµ n-íc quan t©m vµ vinh dù ®-îc B¸c vÒ th¨m nhiÒu lÇn. N¨m 1960 Nhµ m¸y C¬ khÝ Hµ Néi */ Giai ®o¹n 1966-1974. 17 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 §©y lµ giai ®o¹n ®Õ quèc Mü tiÕn hµnh chiÕn tranh ph¸ ho¹i miÒn B¾c. §¶ng vµ Nhµ n-íc ta chñ tr-¬ng chuyÓn h-íng qu¶n lý kinh tÕ: S¬ t¸n, ph©n t¸n c¸c xÝ nghiÖp ra c¸c tØnh ®Ó tiÕp tôc s¶n xuÊt. Trong ®iÒu kiÖn ®ã, nhµ m¸y còng ph¶i s¬ t¸n trªn 30 ®Þa ®iÓm kh¸c nhau vµ chuyÓn h-íng nhiÑm vô sang võa s¶n xuÊt võa chiÕn ®Êu. Tuy vËy, Nhµ m¸y kh«ng ngõng hoµn thµnh kÕ ho¹ch s¶n xuÊt m¸y c«ng cô mµ cßn s¶n xuÊt c¸c mÆt hµng phôc vô cho quèc phßng nh- c¸c lo¹i ph¸o kÝch, xÝch xe t¨ng , m¸y b¬m x¨ng ... */ Giai ®o¹n 1975-1985. ChiÕn tranh kÕt thóc, ®Êt n-íc ®-îc thèng nhÊt, nhiÖm vô cña nhµ m¸y lóc n»y lµ kh«i phôc s¶n xuÊt vµ cïng nhµ m¸y x©y dùng Chñ nghÜa x· héi. B¨ng viÖc thùc hiÖn c¸c kÕ ho¹ch 5 n¨m, ho¹t ®éng s¶n xuÊt cña nhµ m¸y trë nªn s«i ®éng. ®Æc biÖt lµ vµo n¨m 1979 s¶n l-îng m¸y c«ng cô vµ phô tïng m¸y c«ng cô c¸c läai chiÕm 90% gi¸ trÞ tæng s¶n l-îng. Thêi kú nµy, sè l-îng c¸n bé c«ng nh©n viªn cña nhµ m¸y lªn ®Õn gÇn 3000 ng-êi trong ®ã gåm: 277 kü s- vµ c¸n bé cã tr×nh ®é ®¹i häc, 282 c¸n bé kü thuËt cã tr×nh ®é trung cÊp, 787 c«ng nh©n tr×nh ®é kü thuËt 4/7 trë lªn. n¨m 1980, nhµ m¸y ®æi tªn mét lÇn n÷a lµ nhµ m¸y chÕ t¹o c«ng cô sè 1. */ Giai ®o¹n 1986-1992. Sù chuyÓn ®æi sang c¬ chÕ thÞ tr-êng buéc nhµ m¸y ph¶i tù c©n ®èi ®Çu vµo vµ tù t×m thÞ tr-êng tiªu thô s¶n phÈm. §iÒu nµy t¹o nªn sù thay ®æi lín vÒ tæ chøc vµ nhµ m¸y gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n. sè l-îng lao ®éng cña nhµ m¸y gi¶m xuèng cßn 1300 ng-êi. C«ng t¸c tiªu thô v« cïng tr× trÖ vµ liªn tôc gi¶m. N¨m 1988 tiªu thô 498 m¸y, 1989 lµ 253 m¸y vµ 1990 lµ 92 m¸y. §· kh«ng Ýt ý kiÕn cho r»ng, Víi mét giµn thiÕt bÞ cò kÜ vµ c«ng nghÖ l¹c hËu cïng víi nh÷ng s¶n phÈm®¬n chiÕc vµ bao khã kh¨n kh¸c, nhµ m¸y khã cã thÓ trô v÷ng trong c¬ chÕ thÞ tr-êng. */ Giai ®o¹n 1993 ®Õn nay. Víi sù quan t©m chØ ®¹o cña Bé c«ng nghiÖp, vµ tæng c«ng ty thiÕt bÞ c«ng nghiÖp, viÖc s¶n xuÊt cña nhµ m¸y dÇn ®i vµo æn ®Þnh. §Ó ®¸p øng yªu cÇu cña thÞ tr-êng nhµ m¸y ®· tõng b-íc ®i vµo chuyÓn ®æi c¬ cÊu s¶n xuÊt, ®a d¹ng ho¸ s¶n phÈm ®Ó tån t¹i vµ ph¸t triÓn. N¨m 1955 nhµ m¸y ®-îc ®æi tªn thµnh C«ng ty C¬ khÝ Hµ Néi víi ngµnh nghÒ kinh doanh chñ yÕu lµ: S¶n xuÊt m¸y c«ng cô , thiÕt bÞ c«ng nghiÖp, thÐp c¸n, xuÊt nhËp kinh doanh vËt t- thiÕt bÞ, c¸c dÞch vô kü thuËt trong c«ng nghiÖp. Nh÷ng n¨m gÇn ®©y C«ng ty ®· ®¹t ®-îc nh÷ng kÕt qu¶ kinh doanh ®¸ng kÓ: 18 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 B¶ng 2: KÕt qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty trong vµi n¨m gÇn ®©y. S ChØ tiªu tt N¨m 2002 KÕ Thùc ho¹ch hiÖn 1 2 3 4 5 6 46494 55600 3250 180 808 - GTSX(tr®) D.thu (tr®) Nép NS L·i ThunhËp bq(n®) Tæng sè lao ®éng 47423 63413 4664 183 940.5 929 %thùc hiÖn N¨m 2003 KÕ Thùc ho¹ch hiÖn 102 131.98 143.5 102 130.44 63755 76250 3752 70 1000 51003 74625 4667 156 1060 953 % thùc hiÖn 80 97.8 124 223 106 N¨m 2004 KÕ ho¹ch 74380 80410 quy ®Þnh N2 1170 977 ChÊm døt møc ®é suy gi¶m, t¨ng c-êng tiÕt kiÖm toµn diÖn, gi¶m chi phÝ s¶n xuÊt t¨ng c-êng biÖn ph¸p qu¶n lý ®Þnh møc vµ vËt t- n¨ng l-îng. + n¨m qua c«ng t¸c s¶n xuÊt kinh doanh ®· chÊm døt h¼n ®-îc møc ®é suy gi¶m, ®iÒu ®ã ®-îc chøng minh th«ng qua c¸c chØ tiªu tæng hîp c¬ b¶n sau: B¶ng 3. ChØ tiªu tæng hîp vÒ hiÖu qu¶ s¶n xuÊt kinh doanh §¬n vÞ tÝnh: tû ®ång ChØ tiªu Thùc hiÖn n¨m 2002 1 Gi¸ trÞ s¶n l-îng tæng Doanh thu b¸n hµng Doanh thu s¶n xuÊt c«ng nghiÖp Kinh doanh th-¬ng m¹i Thu nhËp b×nh qu©n ®/ng/th C¸c kho¶n trÝch, nép ng. S¸ch KÕ ho¹ch n¨m 2003 Thùc hiÖn n¨m 2003 % So s¸nh 2 51,003 3 74,38 4 67.843 5=4/3 91,21 6=4/2 133,02 74,625 65,597 104,10 94,10 105,926 71.044 101,75 75,50 141,94 109,07 9,027 1,060 10,00 1,170 34.822 1,171 348,22 100,08 385,75 110,47 4,667 6,40 7,44 116,25 159,42 - 130,568 58,145 Gi¸ trÞ hîp ®ång ®· ký 51,437 Hîp ®ång gèi ®Çu n¨m 26,841 sau 19 253,84 263,80 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 L·i(lç)- sè dù kiÕn 0,075 0,20 0,30 150,00 400,00 Qua b¶ng tæng hîp trªn, hÇu hÕt c¸c chØ tiªu thùc hiÖn ®Òu t¨ng so víi n¨m 2002. Riªng doanh thu thÐp c¸n, kÕ ho¹ch ®Çu n¨m ®Æt lµ 12 tû, thùc hiÖn kh«ng ®¹t yªu cÇu do thÞ tr-êng ph«i nhiÒu biÕn ®éng, gi¸ thÐp thµnh phÈm kÐm æn ®Þnh do ®ã c¸c ph-¬ng ¸n nhËp ph«i c¸n ®· ®-îc gi¸m ®èc xem xÐt thËn träng, tr¸nh rñi ro. Gi¸ trÞ tæng s¶n l-îng theo gi¸ thÊp h¬n kÕ ho¹ch chñ yÕu lµ do khu vùc c¸n thÐp. Ngoµi ra c¸c hîp ®ång ngµnh mÝa ®-êng n¨m qua chØ ®-îc ký kho¶ng 3 tû, do víi dù kiÕn kho¶ng 14 tû, do c«ng t¸c Marketting thiÕu n¨ng ®éng, ph¸n ®o¸n vµ ®iÒu chØnh theo thÞ tr-êng chËm. 2.TÝnh chÊt vµ nhiÖm vô s¶n xuÊt kinh doanh. C«ng ty C¬ khÝ Hµ Néi ®¬n vÞ kinh tÕ chuyªn s¶n xuÊt mÆt hµng lu«n phôc vô cho nÒn c«ng nghiÖp, môc tiªu cña C«ng ty lµ hoµn thiÖn vµ ph¸t triÓn s¶n xuÊt s¶n phÈm cña m×nh phôc vô nhu cÇu thÞ tr-êng. Do chøc n¨ng ®ã C«ng ty C¬ khÝ Hµ Néi cã nh÷ng nhiÖm vô chÝnh sau: - B¶o toµn vµ ph¸t triÓn nguån vèn ®-îc giao. - Thùc hiÖn ph©n phèi theo lao ®éng, ch¨m lo ®êi sèng vËt chÊt cho nh©n viªn, båi d-ìng n©ng cao tr×nh ®é v¨n ho¸ , khoa häc kü thuËt chuyªn m«n nghiÖp vô cho c¸n bé c«ng nh©n viªn. - B¶o vÖ c«ng viÖc s¶n xuÊt cña C«ng ty, b¶o vÖ m«i tr-êng, gi÷ g×n trËt tù an toµn C«ng ty, gi÷ g×n an ninh chÝnh trÞ, lµm trßn nghÜa vô quèc phßng ®èi víi ®Êt n-íc. - §Èy m¹nh ®Çu t-, më réng s¶n xuÊt, ®æi míi thiÕt bÞ, ¸p dông nÒn khoa häc tiªn tiÕn, c«ng nghÖ míi nh»m môc ®Ých n©ng cao n¨ng suÊt lao ®éng, chÊt l-îng lao ®éng nh»m n©ng cao hiÖu qu¶. Víi nh÷ng nhiÖm vô quan träng ®ã, ®ß hái c«ng ty ph¶i cã nhiÒu ph-¬ng h-íng vµ biÖn ph¸p nh»m hoµn thiÖn bé m¸y tæ chøc qu¶n lý v÷ng m¹nh ®Ó ¸p dông nh÷ng nhiÖm vô trªn. 20