Tài liệu Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần long thọ

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN ́ ̣c K in h tê ́H uê ---------- Đ ại ho KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Tr ươ ̀n g THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ NGÔ THỊ VUI Khóa học: 2015 - 2019 ́ in h tê ́H uê ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN ---------- ho ̣c K KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Tr ươ ̀n g Đ ại THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ Sinh viên thực hiện: Giáo viên hướng dẫn: Ngô Thị Vui Th.S Nguyễn Thị Thu Trang Lớp: K49B Kiểm toán Niên khóa: 2015-2019 Huế, tháng 01 năm 2019 Lời Cảm ơn Để hoàn thành được khóa luận tốt nghiệp này ngoài sự nỗi lực của bản thân, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo nhà trường, quý Thầy, Cô giáo trường Đại học Kinh Tế Huế trong suốt thời gian qua đã truyền đạt cho ́ uê em những kiến thức bổ ích để em có được hành trang vô cùng quý giá giúp em ́H vững bước trong tương lai. Lời đầu tiên em xin gửi lời cảm ơn đến Cô giáo trực tiếp hướng dẫn em là h in nghiên cứu và thực hiện đề tài khóa luận. tê Thạc Sĩ Nguyễn Thị Thu Trang đã tận tình giúp đỡ em trong suốt quá trình ̣c K Em cũng xin gửi lời cảm ơn đến ban lãnh đạo các cô chú, anh chị phòng kế toán công ty cổ phần Long Thọ đã nhiệt tình giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi ho để em có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Và cuối cùng em xin gửi lời cảm ơn đến những người thân trong gia đình, Đ ại bạn bè đã luôn quan tâm, giúp đỡ và hỗ trợ em trong suốt thời gian qua. Mặc dù bản thân đã nỗ lực, cố gắng để có thể hoàn thành khóa luận một ươ ̀n g cách tốt nhất, song do giới hạn về mặt thời gian cũng như kiến thức nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót mà bản thân chưa nhìn thấy được. Em rất Tr mong nhận được sự góp ý của quý Thầy, Cô; Ban lãnh đạo; Các anh chị, bạn bè để khóa luận được hoàn thiện hơn. Em Xin chân thành cảm ơn! Huế, tháng 01 năm 2019 Sinh viên thực hiện Ngô Thị Vui DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Bảng chấm công BBNTVT : Biên bản nghiệm thu vật tư ĐĐH : Đơn đặt hàng GTGT : Giá trị gia tăng KT- ĐHSX : Kỹ thuật – điều hành sản xuất KSNB : Kiểm soát nội bộ NCC : Nhà cung cấp PNK : Phiếu nhập kho PXK : Phiếu xuất kho PGH : Phiếu giao hàng PTNBNH : PTNLĐ : TSNH : Tài sản ngắn hạn TSDH : Tài sản dài hạn : Tổng giám đốc : Thanh toán lương xí nghiệp THTLXN : Tổng hợp lương xí nghiệp XN : Xí nghiệp YCVT : Yêu cầu vật tư ươ ̀n g TTLXN Tr tê h in ̣c K Phải trả người bán ngắn hạn Phải trả người lao động ho ại Đ TGĐ ́H ́ : uê BCC DANH MỤC BẢNG Bảng 2. 1 Tình hình lao động của công ty qua 3 năm 2015 -2017................................33 Bảng 2. 2: Tình hình tài sản của công ty qua 3 năm 2015 -2017 ..................................35 Bảng 2. 3: Tình hình nguồn vốn của công ty qua 3 năm 2015 -2017 ...........................38 Bảng 2. 4: Tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty qua 3 năm ́ Tr ươ ̀n g Đ ại ho ̣c K in h tê ́H uê 2015 -2017.....................................................................................................................40 DANH M ỤC BIỂU Biểu 2. 1 Hóa đơn giá trị gia tăng..................................................................................57 Biểu 2. 2 Biên bản nghiệm thu vật tư ............................................................................58 Biểu 2. 3 Phiếu Nhập Kho .............................................................................................59 Biểu 2. 4 Phiếu Xuất Kho.............................................................................................60 ́ uê Biểu 2. 5 Phiếu Xuất Kho..............................................................................................61 ́H Biểu 2. 6 Tổng hợp nhập - xuất - tồn.............................................................................62 tê Biểu 2. 7 Sổ cái Tài Khoản 621.....................................................................................63 Biểu 2. 8 Tờ Trình Sửa Chữa TSCĐ .............................................................................73 h Biểu 2. 9 Biên Bản Tháo Dỡ TSCĐ ..............................................................................74 Tr ươ ̀n g Đ ại ho ̣c K in Biểu 2. 10 Biên Bản Nghiệm Thu Sửa Chữa TSCĐ ....................................................75 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2. 1: Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty ..............................................................28 Sơ đồ 2. 2: Sơ đồ bộ máy kế toán của công ty ..............................................................30 Sơ đồ 2. 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính.................32 ́ uê Sơ đồ 2. 4: Quá trình mua NVL ....................................................................................49 ́H Sơ đồ 2. 5: Quá trình nhập kho NVL ............................................................................51 Sơ đồ 2. 5: Quá trình nhập kho NVL ............................................................................52 tê Sơ đồ 2. 6: Quá trình Xuất NVL ...................................................................................54 h Sơ đồ 2. 7: Quá trình kiểm soát chi phí NCTT .............................................................67 Tr ươ ̀n g Đ ại ho ̣c K in Sơ đồ 2. 7: Quá trình kiểm soát chi phí NCTT .............................................................68 MỤC LỤC PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ ................................................................................................1 1.Lý do chọn đề tài ..........................................................................................................1 2.Mục tiêu nghiên cứu đề tài ...........................................................................................2 3. Đối tượng nghiên cứu đề tài ........................................................................................2 4. Phạm vi nghiên cứu đề tài ...........................................................................................2 ́ uê 5. Phương pháp nghiên cứu đề tài ...................................................................................2 ́H 6.Cấu trúc của đề tài ........................................................................................................3 7.Tính mới của đề tài .......................................................................................................3 tê PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU..............................................5 h CHƯƠNG 1: CƠ SƠ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG in DOANH NGHIỆP .........................................................................................................5 ̣c K 1.1 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp ................................5 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp................................................5 ho 1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ.............................................................6 1.1.3 Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ..........................................................6 ại 1.1.4 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội..................................................7 Đ 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát ..................................................................................7 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro.............................................................................................8 g 1.1.4.4 Thông tin và truyền thông .........................................................................11 ươ ̀n 1.1.4.5 Giám sát.....................................................................................................12 1.1.5 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ.................................12 Tr 1.2 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp ...............13 1.2.1 Khái niệm chi phí sản xuất ...............................................................................13 1.2.2 Phân loại chi phí sản xuất .................................................................................13 1.2.2.1 Phân loại theo nội dung kinh tế ban đầu ...................................................13 1.2.2.2 Phân loại theo công dụng kinh tế ..............................................................14 1.2.2.3 Phân loại theo phương pháp quy nạp ........................................................14 1.2.3 Kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp ...........................................15 1.2.3.1 Khái niệm kiểm soát chi phí sản xuất........................................................15 1.2.3.2 Các nguyên tắc kiểm soát chi phí sản xuất................................................15 1.3 Nội dung công tác kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp.........................16 1.3.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp......................................................16 1.3.1.1 Phân chia trách nhiệm ...............................................................................17 1.3.1.2 Kiểm soát vật chất .....................................................................................17 1.3.1.3 Kiểm soát quá trình ghi chép.....................................................................20 1.3.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp..............................................................20 ́ uê 1.3.2.1 Phân chia trách nhiệm ...............................................................................21 1.3.2.2 Kiểm soát vật chất .....................................................................................21 ́H 1.3.2.3 Kiểm soát quá trình ghi chép.....................................................................22 tê 1.3.3 Kiểm soát chi phí sản xuất chung .....................................................................22 1.3.3.1 Kiểm soát vật chất .....................................................................................23 in h 1.3.3.2 Kiểm soát quá trình ghi chép.....................................................................24 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT ̣c K TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN LONG THỌ ..................................................................25 2.1 Giới thiệu về công ty cổ phần Long Thọ.................................................................25 ho 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty ................................................25 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty ................................................................26 ại 2.1.2.1 Chức năng..................................................................................................26 Đ 2.1.2.2 Nhiệm vụ ...................................................................................................26 g 2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty .....................................27 ươ ̀n 2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty................................................................28 2.1.3.1 Sơ đồ bộ máy quản lý ................................................................................28 Tr 2.1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban ..................................................28 2.1.4 Tổ chức công tác kế toán của công ty ..............................................................30 2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán ............................................................................30 2.1.4.2 Chế độ và chính sách kế toán ....................................................................32 2.1.5 Tình hình nguồn lực của công ty qua 3 năm 2015-2017..................................33 2.1.5.1 Tình hình lao động.....................................................................................33 2.1.5.2 Tình hình tài sản và nguồn vốn .................................................................34 2.1.5.3 Tình hình kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.....................................39 2.2 Thực trạng công tác kiểm soát chí phí sản xuất tại công ty CP Long Thọ..............42 2.2.1 Khái quát chung về môi trường Kiểm soát tại công ty CP Long Thọ.............42 2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán phục vụ công tác kiểm soát chi phí sản xuất ........45 2.2.2.1 Tổ chức hệ thống chứng từ........................................................................45 2.2.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán .........................................45 2.2.2.3 Hệ thống báo cáo trong công ty.................................................................45 2.2.3 Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty .............................46 ́ uê 2.2.3.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp...............................................46 2.2.3.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp.......................................................64 ́H 2.2.3.3 Kiểm soát chi phí sản xuất chung..............................................................69 tê 2.2.4 Thông tin và truyền thông ................................................................................76 2.2.5 Giám sát............................................................................................................76 in h CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ ̣c K PHẦN LONG THỌ .................................................................................................77 3.1 Đánh giá công tác kiểm soát chung tại công ty cổ phần Long Thọ ........................77 ho 3.1.1 Ưu điểm ............................................................................................................77 3.1.2 Nhược điểm ......................................................................................................78 ại 3.2 Đánh giá công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần Long Thọ .........79 Đ 3.2.1 Ưu điểm ............................................................................................................79 g 3.2.2 Nhược điểm ......................................................................................................80 ươ ̀n 3.3 Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty Cổ Phần Long Thọ.........................................................................................................81 Tr 3.3.1 Về công tác kiểm soát chung............................................................................81 3.3.2 Về công tác kiểm soát chi phí sản xuất ............................................................81 PHẦN III - KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ................................................................83 1.Kết luận.......................................................................................................................83 2.Kiến nghị ....................................................................................................................83 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu Trang PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1.Lý do chọn đề tài Trong thời buổi kinh tế thị trường phát triển như hiện nay đã tạo cho các doanh nghiệp nhiều cơ hội để phát triển nhưng kèm theo đó cũng có nhiều thách thức mà các doanh nghiệp phải đối mặt. Để có thể đứng vững và phát triển trên thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải không ngừng cố gắng, nỗi lực để có thể cạnh tranh với các ́ uê doanh nghiệp trong và ngoài nước . ́H Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất mối quan tâm hàng tê đầu là chi phí. Chi phí sản xuất là yếu tố quan trọng quyết định đến giá thành và chất lượng sản phẩm, chi phí sản xuất là thước đo trình độ công nghệ và trình độ quản lý in h của một doanh nghiệp. Vì vậy việc kiểm soát chi phí sản xuất là rất cần thiết, kiểm soát tốt được chi phí sản xuất sẽ giúp cho doanh nghiệp tránh được những chi phí ̣c K không cần thiết, tạo ra sản phẩm có chất lượng với giá cả phù hợp, có thể cạnh tranh với các doanh nghiệp khác cũng như tạo ra lợi nhuận cho doanh nhiệp. Công tác kiểm ho soát chi phí chặt chẽ, khoa học sẽ là công cụ hữu ích để nhà quản lý đánh giá được các ại chi phí trong doanh nghiệp, từ đó có thể đưa ra được các quyết định kinh tế đúng đắng Đ đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp. Công ty cổ phần Long Thọ là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản ươ ̀n g xuất, mà ngành nghề chính là sản xuất vật liệu xây dựng. Yếu tố chi phí là rất lớn và vô cùng quan trọng đối với công ty nên công tác kiểm soát chi phí sản xuất trong nội bộ công ty được các nhà quản lý rất quan tâm. Đặc biệt trong những năm gần đây hoạt Tr động sản xuất kinh doanh của công ty có phần khó khăn hơn trước do trên địa bàn có thêm nhiều đối thủ cạnh tranh mới khiến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp không còn thuật lợi như trước. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề kiểm soát chi phí sản xuất và mong muốn được tiếp cận với thực tế hoạt động kiểm soát chi phí của một doanh nghiệp cụ thể nên qua quá trình học tập tại trường Đại học kinh tế huế và tìm hiểu các kiến thức bên ngoài em đã quyết định chọn đề tài: “Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần Long Thọ”. SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm Toán 1 Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu Trang 2.Mục tiêu nghiên cứu đề tài Việc nghiên cứu đề tài này nhằm hướng tới các mục tiêu sau: Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí sản xuất. Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần Long Thọ. Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại ́ uê công ty cổ phần Long Thọ. ́H 3. Đối tượng nghiên cứu đề tài tê Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản h xuất tại công ty cổ phần Long Thọ. in 4. Phạm vi nghiên cứu đề tài ̣c K Phạm vi về không gian: Đề tài được nghiên cứu tại Công ty cổ phần Long Thọ ho Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu số liệu về tình hình nguồn lực tại công ty qua 3 năm từ 2015-2017, số liệu phục vụ cho công tác kiểm soát chi phí sản xuất là quý 3 ại năm 2018. Đ 5. Phương pháp nghiên cứu đề tài ươ ̀n g Để hoàn thiện đề tài có 3 phương pháp chính được sử dụng: Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu thông qua giáo trình, văn bản tài liệu, internet về công tác kiểm soát chi phí sản xuất để làm cơ sở hoàn thành phần cơ Tr sở lý luận và là nền tảng cho quá trình nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại đơn vị thực hiện đề tài nghiên cứu. Phương pháp phỏng vấn quan sát: Thực hiện phỏng vấn và quan sát các nhân viên kế toán và một số cán bộ, nhân viên ở các phòng ban khác để tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ và công việc cụ thể của từng phòng ban, cá nhân trong công ty . SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm Toán 2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu Trang Phương pháp thu thập và phân tích số liệu: Thu thập số liệu thực tế từ phòng kế toán và một số văn bản quy định của công ty. Trên cơ sở các tài liệu thu thập được tiến hành phân tích, so sánh để đánh giá công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty. 6.Cấu trúc của đề tài Đề tài có kết cấu gồm 3 phần: Phần I: Đặt vấn đề ́ uê Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu ́H Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát chi phí sản xuất trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty Cổ Phẩn tê Long Thọ. ho 7.Tính mới của đề tài ̣c K Phần III: Kết luận và kiến nghị in chi phí sản xuất tại công ty Cổ Phần Long Thọ. h Chương 3: Đánh giá và đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát Qua quá trình tìm hiểu về đề tài này ở thư viện trường đại học kinh tế huế và kết ại hợp với việc tìm hiểu trên internet, em nhận thấy đề tài về kiểm soát chi phí sản xuất Đ trong doanh nghiệp còn chưa phổ biến nhiều. Các đề tài mà các sinh viên khóa trước chọn đa phần là các đề tài về doanh thu và xác định kết quả kinh doanh, hay các đề tài ươ ̀n g về tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. Từ những kiến thức được học tập ở trường và kiến thức thực tế có được em nhận thấy đề tài liên quan đến hệ thống Tr kiểm soát chi phí sản xuất là một trong những đề tài hay cần tìm hiểu. Trước đây cũng có một vài đề tài làm về hệ thống kiểm soát nội bộ như “Hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Gạch Tuynel Số 2 Thừa Thiên Huế ’’của sinh viên Nguyễn Thị Phương Dung, Khóa K46- Kiểm toán Trường đại học kinh tế huế ; đề tài “Thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng Bình” của sinh viên Lê Thị Cẩm Giang, Khóa 44Kiểm toán, Trường đại học kinh tế huế hay đề tài “Thực trạng hoạt động KSNB chu trình bán hàng tại Công ty Cổ Phần Long Thọ Thừa Thiên Huế’’, của sinh viên Đặng Thị Ty Ty, Khóa K43- Kiểm toán, Trường đại học kinh tế huế. SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm Toán 3 Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu Trang Về cơ bản ba đề tài trên đã nghiên cứu và đánh giá khái quát được hệ thống kiểm soát nội bộ liên quan đến công tác nghiên cứu. Tuy nhiên các đề tài trên còn tồn tại một số vấn đề sau: Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Phương Dung và tác giả Lê Thị Cẩm Giang đã thực hiện nghiên cứu về công tác kiểm soát chi phí sản xuất nhưng hai đề này chưa đi sâu vào nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sản xuất một cách toàn diện. Công tác nghiên cứu của hai đề tài trên được thực hiện tại Công ty TNHH Gạch ́ uê Tuynel Số 2 Thừa Thiên Huế và Công ty cổ phần bia Hà Nội - Quảng Bình, chưa đề ́H cập đến công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại công ty cổ phần Long Thọ. tê Đề tài của tác giả Đặng Thị Ty Ty mặc dù được nghiên cứu tại công ty cổ phần Long Thọ nhưng tác giả cũng chỉ mới dùng lại ở việc nghiên cứu công tác kiểm soát in h nội bộ chu trình bán hàng, chưa đề cập đến công tác kiểm soát chi phí sản xuất. Vì vậy khóa luận này sẽ tập trung vào nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí sản ̣c K xuất tại công ty cổ phần Long Thọ một cách toàn diện và có hệ thống để đánh giá và đưa ra các giải pháp phù hợp giúp nâng cao công tác kiểm soát chi phí sản xuất tại Tr ươ ̀n g Đ ại ho công ty. SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm Toán 4 Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu Trang PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU CHƯƠNG 1: CƠ SƠ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ SẢN XUẤT TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp ́ uê Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đạt được bốn mục tiêu sau: bảo vệ tài ́H sản của đơn vị; đảm bảo độ tin cậy của thông tin; bảo đảm việc thực hiện các chế độ tê pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động”. h Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam hiện hành:“ Hệ thống kiểm soát nội bộ là in các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng ̣c K nhằm bảo đảm cho đợn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp ho lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị ại Theo Coso 2013(Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Đ Commission - Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính):“Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý, hội đồng quản trị ươ ̀n g và các nhân viên của đơn vị chi phối. Nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo và tuân thủ” Tr Để hiểu rõ hơn định nghĩa, ta cần lưu ý các vấn đề sau: Kiểm soát nội bộ là một quá trình: Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay một tình huống mà là chuỗi các hoạt động hiện diện trong các bộ phận, quyện chặt vào các hoạt động của đơn vị và là nội dụng cơ bản trong các hoạt động của đơn vị. Kiểm soát nội bộ hữu hiệu khi nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải một chức năng bổ sung cho các hoạt động của đơn vị. Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con người: Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, kiểm soát nội bộ là một công cụ được các nhà quản lý sử SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm Toán 5 Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu Trang dụng chứ không thay thế nhà quản lý. Nói cách khác, nó được thực hiện bởi những con người trong đơn vị, bởi suy nghĩ và hành động của họ. Kiểm soát nội bộ cung cấp sự đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của đơn vị chứ không thể mang đến sự đảm bảo tuyệt đối. Điều này xuất phát từ những hạn chế tiêm tàng trong quá trình xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ. ́ uê 1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ ́H Báo cáo của Coso cho thấy kiểm soát nội bộ giúp đạt được ba nhóm mục tiêu: tê Nhóm mục tiêu về hoạt động: Nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc h sử dụng các nguồn lực. in Nhóm mục tiêu về báo cáo (gồm báo cáo tài chính và báo cáo phi tài chính cho ̣c K người bên ngoài và bên trong): nhấn mạnh đến tính trung thực và tin cậy của báo cáo tài chính và phi tài chính mà đơn vị cung cấp cho cả bên trong và bên ngoài. ho Nhóm mục tiêu về tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ pháp luật và các quy định. ại Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ có thể tách biệt cũng có thể trùng lắp Đ nhau. Việc phân loại ra các mục tiêu là để cho đơn vị có thể kiểm soát được tốt mọi mặt của đối tượng. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ đảm bảo được các mục g tiêu trên và kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát, cách thức đánh giá ươ ̀n rủi ro, các hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông và vấn đề giám sát. Tr 1.1.3 Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị được tổ chức dựa trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị: Bảo vệ tài sản trong đơn vị: Kiểm soát nội bộ góp phần bảo vệ được các tài sản của đơn vị bao gồm tài sản hữu hình, vô hình, các tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán, tài liệu quan trọng tránh bị đánh cắp, lạm dụng vào các mục đích không đúng . SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm Toán 6 Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu Trang Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin: Các thông tin kinh tế, tài chính phải đảm bảo tính kịp thời, tính chính xác, tin cậy cũng như phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị là cơ sở quan trọng giúp nhà quản lý đưa ra được các quyết định kinh tế. Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý: Kiểm soát nội bộ được thiết lập trong doanh nghiệp giúp đảm bảo cho các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến ́ uê hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tuân thủ theo đúng quy định. Cụ thể ́H hệ thống kiểm soát nội bộ cần: Ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai phạm, gian lận trong doanh nghiệp để có tê biện pháp xử lý kịp thời; duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách mà doanh h nghiệp đã đề ra. Đảm bảo việc ghi chép chính xác, đầy đủ cũng như lập báo cáo tài in chính trung thực và khách quan. ̣c K 1.1.4 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội ho Theo báo cáo COSO 2013, hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm năm bộ phận: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin và truyền thông, ại Giám sát. Đ 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát g Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý ươ ̀n thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống KSNB. Môi trường kiểm soát được thiết lập bởi các nhà quản lý cấp cao trong đơn vị, Tr thiết lập tiếng nói chung và kỷ luật cho đơn vị. Các nhân tố hợp thành môi trường kiểm soát: Tính chính trực và các giá trị đạo đức: được thể hiện thông qua quan điểm của nhà lãnh đạo cấp cao trong việc điều hành đơn vị. Các tiêu chuẩn ứng xử được thiết lập trong đơn vị nhằm hướng dẫn các nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hàng ngày và khi đưa ra quyết định để đạt được mục tiêu của đơn vị. Và để có thể truyền tải được quan điểm này nhà quản trị cấp cao và các nhà quản lý cần phải làm gương cho nhân viên trong các nhân viên trong tổ chức noi theo. SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm Toán 7 Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu Trang Trách nhiệm giám sát tổng thể: Hội đồng quản trị cần độc lập với ban điều hành, có trách nhiệm kiểm tra giám sát hoạt động của hệ thống KSNB, giám sát các nhà lãnh đạo cấp cao trong việc xây dựng và vận hành HTKSNB. Thiết lập cơ cấu tổ chức, quyền hạn và trách nhiệm: sẽ giúp cho từng nhân viên trong đơn vị có thể hiểu được công việc,quyền hạn, trách nhiệm của mình đối với đơn vị, cung cấp cơ sở để nhà quản lý có thể lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát được các ́ uê hoạt động của tổ chức. ́H Cam kết về năng lực: Cần có chính sách nhân sự phù hợp trong hoạt động tuyển dụng, thông qua chính sách nhân sự có thể phản ánh được thông điệp của doanh tê nghiệp về những giá trị như tính trung thực, hành vi đạo đức, năng lực mà doanh h nghiệp mong đợi từ nhân viên. in Trách nhiệm giải trình: các nhân viên phải có trách nhiệm báo cáo về nghĩa vụ ̣c K của họ trong các công việc được giao. Đơn vị thiết lập ra các chính sách ưu đãi và phần thưởng cũng như các phương thức kỷ luật đối với từng trường hợp như nhân viên ho hoàn thành tốt công việc sẽ có hình thức khen thưởng để khuyến khích . ại 1.1.4.2 Đánh giá rủi ro Đ Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt g mục tiêu của đơn vị, từ đó có thể quản trị được rủi ro. Các bước đánh giá rủi ro gồm: ươ ̀n (1) Xác lập mục tiêu Các mục tiêu cần được xác lập phải phù hợp và phải hỗ trợ được cho việc thực Tr hiện các chiến lược của đơn vị. Có hai mức độ mục tiêu của đơn vị là mục tiêu chung cho từng đơn vị và mục tiêu ở mức độ từng bộ phận. Mục tiêu chung cho toàn đơn vị: Các mục tiêu cần phải được thiết lập một cách rõ ràng thông qua các chính sách hay hướng dẫn chung của đơn vị, phải truyền đạt đến từng nhân viên, từng bộ phận. Cần có sự nhất quán giữa kế hoạch kinh doanh và ngân sách với những mục tiêu chung toàn đơn vị. SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm Toán 8 Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu Trang Mục tiêu ở mức độ từng bộ phận: mục tiêu từng bộ phận phải xuất phát từ mục tiêu chung. Cần có sự nhất quán giữa mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận, để có thể thực hiện được thì cần có sự kết hợp giữa nhà quản lý ở các cấp trong việc xây dựng mục tiêu. (2) Nhận dạng rủi ro Đây là quá trình lặp đi, lặp lại và thường nằm trong quy trình lập kế hoạch của ́ uê đơn vị. Nhận dạng rủi ro cũng cần phải xem xét đến các cấp độ khác nhau trong tổ ́H chức bao gồm rủi ro ở mức độ toàn đơn vị và mức độ từng hoạt động. Rủi ro ở mức độ toàn đơn vị: các rủi ro có thể đến từ bên trong hay bên ngoài tê đơn vị như sự thay đổi của nền kinh tế, sự thay đổi môi trường tự nhiên, năng lực của h nhân viên, đặc điểm hoạt động của đơn vị hay một sự gián đoạn trong quá trình xử lý ̣c K in thông tin có thể ảnh hưởng bất lợi đến hoạt động của đơn vị. Rủi ro mức độ bộ phận: là rủi ro xảy ra ở cấp độ từng hoạt động, từng bộ phận, ho từng quy trình kinh doanh như bán hàng, mua hàng, sản xuất, marketing,... (3) Phân tích rủi ro ại Quá trình phân tích rủi ro nhìn chung thường bao gồm đánh giá khả năng rủi ro xảy Đ ra và ước tính tác động của chúng. Nếu rủi ro ảnh hưởng không đáng kể đến đơn vị và ít g có khả năng xảy ra thì nhìn chung không cần phải quan tâm nhiều, nhưng ngược lại rủi ro ươ ̀n có ảnh hưởng trọng yếu và có khả năng cao đơn vị cần phải tập trung chú ý. (4) Đánh giá rủi ro có gian lận tiềm tàng Tr Đơn vị cần nhận dạng các gian lận tiềm tàng có thể có và các nhân tố tác động đến việc gian lận như áp lực, cơ hội, thái độ của cá nhân khi thực hiện hành vi gian lận. (5) Quản trị sự thay đổi Cần thu thập, xử lý và báo cáo các thông tin về sự thay đổi, xây dựng hệ thống cảnh báo nhằm nhận dạng dấu hiệu của rủi ro có thể phát sinh. 1.1.4.3 Hoạt động kiểm soát SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm Toán 9 Khóa luận tốt nghiệp GVHD:Th.S Nguyễn Thị Thu Trang Hoạt động kiểm soát là tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện các chỉ thị của nhà quản lý để giảm thiểu rủi ro đe dọa đến việc đạt mục tiêu của đơn vị. Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi cấp độ trong đơn vị, ở các giai đoạn khác nhau của quy trình kinh doanh và bao gồm cả các kiểm soát đối với công nghệ. Các loại hoạt động kiểm soát phổ biến trên thực tế: (1) Xét duyệt ́ uê Là hoạt động kiểm soát nhằm ngăn ngừa các nghiệp vụ khống hay các nghiệp vụ ́H có diễn ra trong thực tế nhưng không tuân thủ theo quy định. Các hoạt động xét duyệt cấp, xét duyệt xóa sổ các khoản nợ phải thu khó đòi,... in h (2) Phân chia trách nhiệm hợp lý tê có thể là: xét duyệt bán chịu, xét duyệt mua hàng, xét duyệt thanh toán cho nhà cung ̣c K Nhà quản lý cần có sự phân chia công việc và trách nhiệm với từng phần hành công việc một cách hợp lý để có thể giảm thiểu các sai sót và gian lận có thể có trong ho quá trình làm việc của nhân viên. Tiêu biểu một vài chức năng cần được tách biệt như: Chức năng xét duyệt và chức năng bảo quản tài sản; chức năng kế toán và chức năng ại bảo vệ tài sản; chức năng xét duyệt và chức năng kế toán. Đ (3) Kiểm soát quá trình xử lý thông tin g Công nghệ thông tin được ứng dụng càng nhiều vào hoạt động kinh doanh của ươ ̀n doanh nghiệp đòi hỏi các nhà quản lý cần phải có các biện pháp phù hợp để có thể kiểm soát được lượng thông tin của doanh nghiệp. Kiểm soát này bao gồm kiểm soát Tr chung và kiểm soát ứng dụng: Kiểm soát chung: là hoạt động áp dụng cho toàn thể các ứng dụng trong đơn vị gồm kiểm soát việc truy cập hệ thống thông tin; lên kế hoạch, sắp xếp lịch trình, sao lưu, phục hồi dữ liệu nếu xảy ra các sự cố bất thường. Kiểm soát ứng dụng: là hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng chu trình cụ thể. Được biểu hiện thông qua các hoạt động như sự ủy quyền và xét duyệt ở các cấp trong đơn vị; kiểm soát hệ thống chứng từ, sổ sách mà đơn vị sử dụng bằng đánh số thứ tự lên các chứng từ trước khi sử dụng, chứng từ cần được lập ngay khi có nghiệp vụ phát sinh,.. SVTH: Ngô Thị Vui – K49B Kiểm Toán 10