Tài liệu Thực trang công tác kế toán nguyên vật liệu tại xí nghiệp xây lắp 1

Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh CHƯƠNG I: NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1.Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp 1.1.1.Khái niệm nguyên vật liệu NVL là đối tượng lao động và là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, nó được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định 1.1.2.Đặc điểm và Vai trò của NVL trong các doanh nghiệp xây lắp Đối với các doanh nghiệp xây lắp NVL là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào hoạt động sản xuất, dưới tác động của lao động, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. 1.2.Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu 1.2.1. Yêu cầu của công tác quản lý NVL trong các doanh nghiệp Đối với bất kỳ DN nào, NVL cũng là một yếu tố không thể thiếu được trong quá trình sản xuất kinh doanh, NVL cũng là một trong những TSLĐ của doanh nghiệp đồng thời là một yếu tố chi phí. Giá trị NVL thường chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng chi phí sản xuất. Do đó, yêu cầu quản lý NVL cần được xác định một cách rõ ràng và cụ thể từ khâu thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho DN. Yêu cầu quan trọng đầu tiên là các DN phải có đầy đủ kho tàng để bảo quản NVL. Kho phải được trang bị các phương tiện cân, đo, đong, đếm cần thiết, phải Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh bố trí thủ kho và nhân viên bảo quản có nghiệp vụ thích hợp và có khả năng nắm vững và thực hiện việc ghi chép ban đầu cũng như sổ sách hạch toán kho. Việc bố trí sắp xếp vật liệu trong kho phải theo đúng yêu cầu và kỹ thuật bảo quản, thuận tiện cho việc nhập xuất cũng như theo dõi kiểm tra. Để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán NVL, các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống danh điểm và sổ danh điểm cho NVL. Hệ thống danh điểm và sổ danh điểm phải rõ ràng, chính xác tương ứng với quy các chủng loại của NVL. Đối với mỗi loại vật liệu phải xây dựng định mức dự trữ, xác định rõ giới hạn dự trữ tối thiểu, tối đa để có căn cứ phòng ngừa các trường hợp thiếu vật tư phục vụ sản xuất hoặc dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn. Cùng với việc xây dựng định mức tiêu hao vật liệu là yêu cầu cần thiết để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu. Hệ thống các định mức tiêu hao vật tư không những phải có từng chi tiết, từng bộ sản phẩm mà còn phải không ngừng được cải tiến và hoàn thiện để đạt tới các định mức tiên tiến. Kế toán nguyên vật liệu giúp cho lãnh đạo của doanh nghiệp, đơn vị biết được tổng chi phí và về NVL là bao nhiêu làm cơ sở để doanh nghiệp biết được tình hình sử dụng vốn lưu động, tỷ trọng chi phí trong giá thành sản phẩm, từ đó tìm ra biện pháp tiết kiệm chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm. Biết được cơ cấu tỷ trọng các loại NVL sử dụng cho hoạt động SXKD từ đó tìm ra trọng điểm cần tiết kiệm NVL, tìm vật liệu thay thế đặc biệt là những NVL quý hiếm, góp phần bảo vệ nguồn tài nguyên thiên nhiên và môi trường. 1.2.2.Vai trò của kế toán nguyên vật liệu Kế toán nguyên vật liệu giúp cho lãnh đạo của doanh nghiệp, đơn vị biết được tổng chi phí và về NVL là bao nhiêu làm cơ sở để doanh nghiệp biết được tình hình sử dụng vốn lưu động, tỷ trọng chi phí trong giá thành sản phẩm, từ đó tìm ra biện pháp tiết kiệm chi phí nhàm hạ giá thành sản phẩm. Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh Biết được cơ cấu tỷ trọng các loại NVL sử dụng cho hoạt động SXKD từ đó tìm ra trọng điểm cần tiết kiệm NVL, tìm vật liệu thay thế đặc biệt là những NVL quý hiếm, góp phần bảo vệ nguồn tài nguyên thiên nhiên và môi trường. 1.2.3.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp NVL thuộc nhóm TSLĐ, nó thường chiếm một tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm ở các DN. Chính vì vậy, quản lý quá trình thu mua bảo quản dự trữ và sử dụng NVL sẽ tác động trực tiếp tới hiệu quả sản xuất của DN từ chất lượng, số lượng sản phẩm cho đến các chỉ tiêu giá thành và lợi nhuận. Với vai trò quan trọng như vậy, tổ chức tốt hạch toán NVL là yêu cầu thiết yếu để quản lý NVL, thúc đẩy việc cung cấp NVL một cách đầy đủ, kịp thời, đồng bộ, dự trữ và sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm ngăn ngừa các hiện tượng hao hụt, mất mát, lãng phí NVL trong các khâu của quá trình SXKD. Hạch toán NVL bao gồm các nhiệm vụ sau: - Ghi chép, tính toán, Phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ số lượng, chất lượng và giá thành thực tế của NVL. - Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác kịp thời số lượng và giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành các định mức tiêu hao NVL. - Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng các đối tượng tập hợp chi phí SXKD. -Tính toán và phản ánh chính xác số lượng NVL tồn kho, phát hiện kịp thời NVL thiếu, thừa, ứ đọng, kém phẩm chất để DN có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại có thể xảy ra. 1.3.Phân loại và tính giá nguyên vật liệu 1.3.1.Phân loại nguyên vật liệu. Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh Trong quá trình sản xuất sản phẩm, các DN phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau nên để thuận tiện cho việc quản lý và hạch toán, cần thiết phải phân loại vật liệu. Phân loại NVL là sắp xếp các thứ vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định nào đó thành từng nhóm để thuận lợi cho việc quản lý và hạch toán. Có rất nhiều tiêu thức để phân loại vật liệu như theo nguồn hình thành, theo quyền sở hữu... Trong thực tế, tiêu thức dùng để phân loại vật liệu thông dụng nhất là vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất. Theo cách này, vật liệu được phân thành các loại sau: 1.3.1.1.Phân loại nguyên vật liệu theo tính chất và công dụng - Nguyên liệu, vật liệu chính: Là những nguyên vật liệu sau quá trình gia công, chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất chủ yếu của sản phẩm. VD như sắt, thép, xi măng, gạch… - Vật liệu phụ: là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện, nâng cao tính năng chất lượng của sản phẩm như làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý... - Nhiên liệu: là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, khí đốt, xăng, dầu v.v… - Phụ tùng thay thế: là các chi tiết, dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải. Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu...) mà DN mua vào nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động xây lắp, xây dựng cơ bản. - Phế liệu: là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài (phôi, bào, gạch, sắt...) - Vật liệu khác: là các loại vật liệu đặc chủng của từng DN, nó bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các loại chưa kể trên. Ngoài cách phân loại trên, còn có một số cách phân loại NVL như sau: 1.3.1.2.Phân loại theo nguồn cung cấp: +NVL mua ngoài. +NVL của các thành viên góp vốn liên doanh, liên kết, góp vốn bộ phận. +NVL được quyên tặng, tài trợ, viện trợ. +NVL tự sản xuất. 1.3.1.3.Phân loại theo quan hệ với các đối tượng tập hợp chi phí: +NVL trực tiếp là các NVL sử dụng cho việc sản xuất sản phẩm và dễ dàng xác định được mức tiêu hao cụ thể cho từng loại sản phẩm. +NVL gián tiếp là NVL khi sử dụng thường liên quan đến nhiều đối tượng tập hợp chi phí khác nhau. Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, từng loại một cách chi tiết hơn và hình thành nên “sổ danh điểm vật liệu”. Sổ này xác định thống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL (theo mẫu dưới đây) Mẫu Sổ danh điểm vật liệu Ký hiệu Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 Ghi chú Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh Nhóm Danh điểm NVL Tên, nhãn hiệu, Đơn vị quy cách NVL tính Đơn giá hạch toán 1.3.2.Tính giá nguyên vật liệu Tính giá NVL là một vấn đề quan trọng trong việc tổ chức hạch toán NVL. Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Việc tính giá NVL Nhập – Xuất – Tồn kho rất cần thiết vì nó phục vụ cho việc tính đúng, tính đủ chi phí vào giá thành sản phẩm. 1.3.2.1.Tính giá NVL Nhập kho * Đối với NVL mua ngoài Giá thực tế gồm giá mua ghi trên hoá đơn của người bán cộng thuế nhập khẩu (nếu có) cộng các chi phí thu mua thực tế (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu bãi...) trừ các khoản chiết khấu, giảm giá hàng mua được hưởng. +Đối với những DN tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của NVL. + Đối với những DN tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì thuế GTGT được tính vào giá thực tế của NVL. * Với vật liệu tự sản xuất: tính theo giá thành sản xuất thực tế * Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến: giá thực tế gồm giá trị xuất NVL dưa di gia công chế biến cùng các chi phí liên quan (tiền thuê gia công, chế biến, hao hụt trong định mức...) và chi phí vận chuyển, bốc dỡ * Với vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế của NVL là trị giá NVL được các bên tham gia góp vốn thoả thuận va thừa nhận do các bên xác định cộng chi phí tiếp nhận (nếu có). Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh * Với NVL vay, mượn tạm thời của đơn vị khác: thì giá thực tế nhập kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó. * Với vật liệu được tặng, thưởng: giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. *Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất kinh doanh của DN thì giá thực tế được tính theo giá bán trên thị trường. Trong thực tế, việc hạch toán NVL biến động hàng ngày theo giá thực tế hết sức khó khăn, phức tạp. Vì thế, để đơn giản hoá cho công tác hạch toán hàng ngày, kế toán có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép về mặt giá trị. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch do DN xây dựng hoặc một giá ổn định trong từng thời kỳ hạch toán. Sau đó, vào cuối kỳ kế toán tính ra giá thực tế của NVL rồi điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế. 1.3.2.2.Tính giá NVL Xuất kho theo giá thực tế Để lựa chọn được phương pháp tính giá thực tế NVL Xuất kho các DN phải căn cứ vào đặc điểm của DN mình để từ đó lựa chọn được phương pháp tính giá thích hợp. Về nguyên tắc giá thực tế NVL Xuất kho được tính trên cơ sổ giá thức tế của NVL Nhập kho. Trị giá thực tếế NVL tồồn đấồu kỳ Trị giá thực + tếế NVL Nhập trong kỳ Trị giá thực = Trị giá thực tếế NVL Xuấết + tếế NVL tồồn đấồu kỳ trong kỳ DN có thể lựa chọn một trong các phương pháp tính giá NVL Xuất sau đây: *Phương pháp giá thực tế đích danh (tính trực tiếp) Theo phương pháp này, NVL được xác định giá trị theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trường hợp điều Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh chỉnh). Khi xuất NVL nào sẽ tính theo giá thực tế của NVL đó. Do vậy, phương pháp này còn có gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp giá thực tế đích danh và thường sử dụng với các loại NVL có giá trị cao và có tính tách biệt. Phương pháp này thích hợp với những DN có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho, vì vậy khi xuất kho lô nào thì tính giá thức tế nhập kho đích danh của lô đó. Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn bảo quả của từng lô NVL. Tuy nhiên để áp dụng được phương pháp này, thì điều kiện cốt yếu là hệ thống kho tàng của DN cho phép bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho. *Phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO) Theo phương pháp này, giả thiết rằng số NVL nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của NVL mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế NVL xuất trước và do vậy giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số NVL mua vào sau cùng. Ưu điểm: Kế toán có thể tính giá NVL Xuất kho kịp thời Nhược điểm: Phải tính giá cho từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra phương pháp này còn làm cho chi phí kinh doanh của DN không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. Phương pháp này thích hợp trong trường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm và với những DN có ít danh điểm NVL, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều. *Phương pháp Nhập sau – Xuất trước (LIFO) Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả định lô NVL nào nhập vào sau kho sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp nhập trước – Xuất trước. Ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng: giống phương pháp Nhập trước – Xuất trước nhưng sử đụng phương pháp Nhập sau – Xuất trước giúp cho chi phí kinh doanh của DN phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL. Khi giá cả vật tư có xu hướng tăng thì phương pháp Nhập sau – Xuất trước làm cho giá trị vật tư xuất tăng và giá trị tồn kho giảm. *Phương pháp tính giá bình quân Giá thực tếế của NVL Sồế lượng = Xuấết kho vật liệu xuấết kho Giá + bình quân Đơn giá bình quân 1 đơn vị NVL có thể xác định bằng nhiều cách: - Phương pháp giá bình quân cả kỳ dự trữ: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 = Trị giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Số lượng thực tế tồn đầu đầu kỳ và nhập trong kỳ Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. -Giá bình quân cuối kỳ trước Giá đơn vị bq = Trị giá thực tếế VL tồồn kho đấồu kỳ (hoặc cuồếi kỳ trước) cuồếi kỳ trước Sồế lượng thực tếế VL tồồn kho đấồu kỳ (hoặc cuồếi kỳ trước) Cách này mặc dầu khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. -Giá bình quân sau mỗi lần nhập Giá đơn vị bình quân = sau mỗi lần nhập Trị giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn sau mỗi lần nhập Cách tính theo giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập lại khắc phục được nhược điểm của cả hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần. *Phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế NVL xuất kho đòi hỏi kế toán phải xác định được lượng NVL xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên trong thực tế có những DN có nhiều chủng loại NVL với mẫu mã khác nhau, trị giá thấp, lại được xuất dùng thường xuyên thì sẽ không có điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó DN phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ này, sau đó mới xác định được giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ. Trị giá thực Trầần Thị Lam tếế NVL tồồn tập kho cuồếi kỳ Lớp KT11-K54 Sồế lượng = NVL tồồn kho cuồếi kỳ Đơn giá Chuyên NVL nhập Đếầ Thực kho lấồn cuồếi Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh x Trị giá Trị giá thực = thực tếế tếế NVL tồồn NVL xuấết Trị giá + kho đấồu kỳ thực tếế NVL nhập Trị giá thực - tếế NVL tồồn kho cuồếi kỳ Phương pháp này thích hợp với những DN quản lý NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ. 1.3.2.3.Đánh giá nguyên vật liệu theo giá hạch toán Trong thực tế, việc hạch toán NVL biến động hàng ngày theo giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và trong nhiều trường hợp không thể thực hiện được. Để khắc phục khó khăn đó và đơn giản việc hạch toán NVL nhưng vẫn đảm bảo tính chính xác các DN có thể sử dụng một loại giá ổn định gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán có thể lấy theo giá kế hoạch hoặc giá cuối kỳ trước và được quy định thống nhất tron.g một kỳ hạch toán. giá hạch toán không có nghĩa trong việc thanh toán và hạch toán tổng hợp NVL, khi sử dụng giá hạch toán, hàng ngày kế toán ghi sổ theo giá hạch toán. Giá hạch toán NVL Nhập (xuấết) = Sồế lượng NVL Nhập (xuấết) x Đơn giá hạch toán Đến cuối kỳ hạch toán, kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế theo các bước sau: -Xác định hệ số giá của từng loại NVL. Hệ sồế giá Giá thực tếế NVL tồồn ĐK + Giá thực tếế NVL nhập trong kỳ = Giá hạch toán NVL tồồn ĐK + Giá hạch toán NVL nhập trong kỳ Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh -Xác định giá thực tế NVL xuất kho trong kỳ: Trị giá thực tế NVL = Trị giá hạch toán NVL xuất trong kỳ xuất trong kỳ x Hệ số giá Phương pháp hệ số giá cho phép kế hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc hạch toán được tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít hay những điều kiện chi phối công việc tính giá khác. 1.4. Tổ chức kế toán NVL 1.4.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu 1.4.1.1. Chứng từ sử dụng Căn cứ vào nội dung các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến vật tư để xác định các chứng từ kế toán cần sử dụng ở DN. Thông thường các DN thường sử dụng các chứng từ bắt buộc sau : -Phiếu nhập kho - Mẫu số 01-VT. -Phiếu xuất kho - Mẫu số 02-VT. -Thẻ kho - Mẫu số 06-VT. -Biên bản kiểm kê vật tư - Mẫu số 08-VT. Ngoài ra, tuỳ theo từng doanh nghiệp có thể có các nghiệp vụ phát sinh riêng như điều chuyển vật tư nội bộ thì sử dụng thêm “Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ”- Mẫu số 03-VT. Nếu vật tư được sử dụng liên tục, nhiều lần theo định mức thì có thể dử dụng “Phiếu xuất vật tư theo hạn mức” –Mẫu số 04-VT. Doanh nghiệp có thể sử dụng các chứng từ khác như: “Biên bản kiểm nghiệm Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh vật tư” -Mẵu số 05-VT, “Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ” -Mẫu số 07-VT hay những chứng từ riêng của doanh nghiệp để có thêm những thông tin và chỉ tiêu cần thiết. Khi tổ chức hạch toán ban đầu ở các doanh nghiệp cần phân công trách nhiệm cụ thể cho từng người lập chứng từ đối với mỗi loại chứng từ. Sự thống nhất giữa các bộ phận liên quan như vật tư, kế hoạch, tài vụ…là rất quan trọng. Từ đó quy định từng chứng từ vật tư cụ thể được luân chuyển từ bộ phận phụ trách vật tư đến thủ kho, kế toán và bộ phận lưu trữ chứng từ như thế nào. Tổ chức tốt khâu hạch toán ban đầu về vật tư sẽ tạo thuận lợi cho công tác hạch toán tổng hợp và chi tiết vật tư. 1.4.1.2.Sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Để kế toán chi tiết NVL, tuỳ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong DN mà sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: -Sổ (thẻ) kho -Mẫu số 06-VT: được sử dụng để theo dõi số lượng nhập xuất - tồn kho của từng thứ NVL theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập ra sau đó giao cho thủ kho để hạch toán các nghiệp vụ ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp nào. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư Sổ (thẻ) kho được sử dụng để theo dõi số lượng nhập - xuất - tồn kho của từng thứ NVL theo từng kho. Thẻ kho do phòng kế toán lập ra sau đó giao cho thủ kho để hạch toán các nghiệp vụ ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp nào. Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh Còn sổ (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán tình hình nhập - xuất - tồn NVL về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị, phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập, xuất, các bảng luỹ kế tổng hợp nhập - xuất - tồn kho NVL phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản, nhanh chóng và kịp thời. 1.4.2. Các phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu, là một công việc có khối lượng lớn, đòi hỏi phản ánh tình hình biến động vật tư cả về số lượng và giá trị theo từng thứ vật tư (từng danh điểm) và theo từng kho. Trong thực tế, công tác kế toán hiện nay ở nước ta đang áp dụng 3 phương pháp hạch toán chi tiết vật tư là phương pháp thẻ song song, phương pháp đối chiếu luân chuyển và phương pháp sổ số dư. Tuỳ theo đặc điểm của từng doanh nghiệp cũng như trình độ kế toán và quản lý mà doanh nghiệp lựa chọn một trong 3 phương pháp này. 1.4.2.1. Phương pháp thẻ song song Theo phương pháp này, để hạch toán nghiệp vụ nhập - xuất - tồn kho NVL ở kho phải mở thẻ kho để ghi chép về mặt số lượng và ở phòng kế toán phải mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL để ghi chép về mặt số lượng và giá trị. +Tại kho: Hàng ngày, khi nhận chứng từ nhập, xuất NVL, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, xuất vào chứng từ và thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thẻ được mở cho từng danh điểm vật tư. Cuối ngày thủ kho tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho, định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập - xuất đã được phân loại theo từng danh điểm vật tư về phòng kế toán. Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh +Tại phòng kế toán: Kế toán sử dụng “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” (mở tương ứng với thẻ kho) để ghi chép tình hình Nhập - Xuất - Tồn kho theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Về cơ bản “Thẻ kế toán chi tiết vật liệu” có kết cấu giống như thẻ kho nhưng có thêm các cột để ghi chép theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Phương pháp này rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của từng danh điểm NVL kịp thời, chính xác. Tuy nhiên phương pháp này chỉ sử dụng được khi DN có ít danh điểm NVL. Mẫu sổ và sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song như sau: THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU Số thẻ…….Số tờ……... Tên vật tư:……………………………………….. Số danh điểm:…………………………………… Đơn vị tính:……………………………………... Chứng từ SH NT Trích Đơn yếu giá Nhập SL TT Xuất SL TT Tồn SL TT Ghi chú BẢNG TỔNG HỢP NHẬP – XUẤT – TỒN KHO VẬT LIỆU Tháng…..năm…… Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Số Tên vật liệu Tồn đầu Nhập trong Xuất trong Tồn cuối tháng tháng tháng tháng danh điểm Khoa Kinh SL TT SL TT SL TT SL TT Sơ đồ 1.1: Hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Thẻ kế toán chi tiết vật liệu Sổ kế toán tổng hợp Phiếu xuất kho Ghi chú: Bảng tổng hợp N- X – T Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.4.2.2.Phương pháp đối chiếu luân chuyển - Tại kho: Thực hiện giống phương pháp thẻ song song - Tại phòng kế toán: Kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng thứ (danh điểm) của vật liệu theo từng kho. Sổ nay ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh thứ chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật liệu trên số đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán xhi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển như sau: BẢNG KÊ NHẬP (XUẤT) VẬT LIỆU Danh Tên vật Đơn Giá Số điểm liệu vị hạch lượng tính toán chứng vật liệu Số lượng Số tiền Kho Kho … Cộng từ SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN Năm…. Kho….. Số danh Tên Đơn Đơn Số dư đầu vật vị điểm liệu tính Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 giá tháng 1 SL ST Luân chuyển tháng 1 Nhập SL ST Xuất SL ST Số dư đầu tháng 2 SL .... ST Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển Phiếếu nhập kho Thẻ kho Phiếếu xuấết kho Ghi chú: Bảng kê nhập vật liệu Sổ đồếi chiếếu luân chuyển Bảng kê xuấết vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuấết, tồồn kho vật liệu Sổ kếế toán tổng hợp vật liệu Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 1.4.2.3.Phương pháp sổ số dư - Tại kho: Giống các phương pháp trên. Định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh từng vật liệu quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu. Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Khoa Kinh Ngoài ra, thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. - Tại phòng kế toán: Định kỳ, nhân viên kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép thẻ kho của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ, kế toán kiểm tra và tính giá chứng từ (theo giá hạch toán), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm NVL (nhập riêng, xuất riêng) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất NVL. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm NVL. Số dư này được dùng để đối chiếu với số dư trên sổ số dư (trên sổ số dư tính bằng cách lấy số lượng tồn kho x giá hạch toán). Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lặp, và dàn đều công việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ, nhưng việc kiểm tra, đối chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn. Vì vậy phương pháp này đòi hỏi nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao. Mẫu sổ và sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp số dư như sau: PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP (XUẤT) Từ ngày..... đến ngày...... tháng ....... năm ....... Ngày …..tháng……năm…. Nhóm vật liệu Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 Số lượng Chứng từ Số hiệuchứng từ Số tiền Chuyên Đếầ Thực Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Tếế Người nhận Khoa Kinh Người giao SỔ SỐ DƯ Năm… Kho…. Tên Đơ Đơ ĐM Số dư Tồn cuối Tồn cuối danh vật n vị n dự đầu năm tháng 1 tháng 2 giá trữ SL SL SL Số điểm liệu tính ST ST … ST Tồn cuối tháng 12 SL ST BẢNG LUỸ KẾ NHẬP - XUẤT – TỒN VẬT LIỆU Tháng ...... năm ...... Kho…. Số Tên danh vật điểm liệu Tồn kho đầu tháng Trầần Thị Lam tập Lớp KT11-K54 Nhập Xuất Tồn Từ… Từ… Cộng Từ… Từ… Cộng đến.. đến.. nhập xuất đến.. đến.. kho cuối tháng Chuyên Đếầ Thực