Tài liệu Thực trạng công tác kế toán chi hoạt động ở văn phòng sở tài chính thanh hoá

Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp Lêi më ®Çu 1. Lý do chän ®Ò tµi Lµ níc cã nÒn kinh tÕ ®· vµ ®ang ph¸t triÓn ë tÇm cao. Nhµ níc ta kh«ng ngõng n©ng cao vµ chó träng ban hµnh c¸c chÝnh s¸ch, thiÕt lËp c¸c c«ng cô qu¶n lý nÒn kinh tÕ mét c¸ch cã hiÖu qu¶. KÕ to¸n lµ c«ng cô quan träng trong qu¶n lý nÒn kinh tÕ. Trong c¸c ®¬n vÞ HCSN kÕ to¸n chi ho¹t ®éng lµ mét trong nh÷ng néi dung chÝnh cña c«ng t¸c kÕ to¸n. §©y lµ mét kh©u rÊt quan träng trong hÖ thèng tµi chÝnh cña mçi ®¬n vÞ vµ ®îc ®Æc trng bëi quü tiÒn tÖ g¾n liÒn víi viÖc thùc hiÖn chøc n¨ng cña Nhµ níc, c¬ quan chÝnh quyÒn c¸c cÊp trong qu¶n lý Nhµ níc ®èi víi c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ x· héi. Trong ®iÒu kiÖn nÒn kinh tÕ thÞ trêng, Nhµ níc ta cÇn sö dông vµ qu¶n lý nguån ng©n s¸ch Nhµ níc cã hiÖu qu¶ ®Ó t¹o hµnh lang vµ m«i trêng thuËn lîi cho ph¸t triÓn kinh tÕ, x©y dùng kÕt cÊu h¹ tÇng cho kinh tÕ x· héi. §Ó phï hîp h¬n víi yªu cÇu ®æi míi vµ thÓ chÕ ho¸ nÒn kinh tÕ còng nh ®¸p øng ngµy mét tèt h¬n nhu cÇu chi ho¹t ®éng cña c¸c ®¬n vÞ HCSN trong thêi gian qua v¨n phßng Së Tµi ChÝnh Thanh Ho¸ ®· tiÕn hµnh tæ chøc, thùc hiÖn tèt c«ng t¸c qu¶n lý vµ ho¹ch to¸n chi ho¹t ®éng, gãp phÇn n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý kinh tÕ tµi chÝnh cña ®¬n vÞ. Tuy viÖc ho¹ch to¸n kÕ to¸n chi ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ lu«n ®¶m b¶o ®óng chÕ ®é, chÝnh s¸ch quy ®Þnh cña Nhµ níc hiÖn hµnh, nhng qua nghiªn cøu viÖc ho¹ch to¸n kÕ to¸n chi ho¹t ®éng ë v¨n phßng Së Tµi ChÝnh vÉn cßn mét sè tån t¹i nh: ViÖc ghi sæ cha khoa hoc, cßn trïng lÆp . ChÝnh v× vËy ®Ó hoµn thiÖn h¬n n÷a c«ng t¸c kÕ to¸n chi ho¹t ®éng ë ®¬n vÞ t«i ®i s©u vµo nghiªn cøu ®Ò tµi “ Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n chi ho¹t ®éng ë v¨n phßng Së Tµi ChÝnh Thanh Ho¸” 2. Môc ®Ých nghiªn cøu §a ra mét sè gi¶i ph¸p nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n chi ho¹t ®éng cña V¨n phßng së Tµi ChÝnh Thanh Ho¸ Sinh Viªn: Lª Anh §øc -1- GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp 3. §èi tîng nghiªn cøu Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n chi ho¹t ®éng 4. Ph¹m vi nghiªn cøu Tæ chøc c«ng t¸c kÕ to¸n chi ho¹t ®éng cña V¨n phßng së Tµi ChÝnh Thanh Ho¸ quý IV n¨m 2006 5. Ph¬ng ph¸p nghiªn cøu - Ph¬ng ph¸p nghiªn cøu lý luËn - Ph¬ng ph¸p thèng kª - Ph¬ng ph¸p ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ - Ph¬ng ph¸p kÕ to¸n 6. KÕt cÊu ®Ò tµi KÕt cÊu ®Ò tµi kho¸ luËn tèt nghiÖp ngoµi lêi më ®Çu, kÕt luËn ®îc chia thµnh 3 ch¬ng: Ch¬ng 1: Mét sè vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ kÕ to¸n chi ho¹t ®éng ë ®¬n vÞ HCSN thuÇn tuý. Ch¬ng 2: Thùc tr¹ng c«ng t¸c kÕ to¸n chi ho¹t ®éng t¹i v¨n phßng së Tµi ChÝnh Thanh Ho¸. Ch¬ng 3: Mét sè ý kiÕn gãp phÇn hoµn thiÖn c«ng t¸c kÕ to¸n chi ho¹t ®éng t¹i v¨n phßng Së Tµi ChÝnh Thanh Ho¸. Sinh Viªn: Lª Anh §øc -2- GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp Ch¬ng I: mét sè vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ kÕ to¸n chi ho¹t ®éng ë ®¬n vÞ HCSN thuÇn tuý. 1. Chi ho¹t ®éng ë ®¬n vÞ HCSN thuÇn tuý 1.1. Néi dung chi ho¹t ®éng: Chi ho¹t ®éng lµ chØ tiªu tæng hîp ph¶n ¸nh tæng sè chi ho¹t ®éng trong kú b¸o c¸o ®Ò nghÞ quyÕt to¸n, chØ tiªu nµy ®îc ph¶n ¸nh theo tõng néi dung chi cña môc lôc ng©n s¸ch Nhµ níc, lµ nh÷ng kho¶n chi mang tÝnh chÊt thêng xuyªn theo dù to¸n chi ng©n s¸ch Nhµ níc ®îc c¬ quan cã thÈm quyÒn phª duyÖt hµng n¨m cho c¸c ®¬n vÞ HCSN. Néi dung cña c¸c kho¶n chi ë ®¬n vÞ HCSN ®îc thùc hiÖn theo nguyªn t¾c kh«ng hoµn tr¶ trùc tiÕp vµ mang tÝnh chÊt tÝch luü ®Æc biÖt. Do tÝnh chÊt ®a d¹ng vµ phong phó cña c¸c ®¬n vÞ HCSN nªn ho¹t ®éng chi tiªu cña nh÷ng ®¬n vÞ nµy còng cã nh÷ng ®Æc thï riªng. Theo néi dung, tÝnh chÊt ho¹t ®éng cña c¸c ®¬n vÞ HCSN c¸c kho¶n chi bao gåm: - Chi sù nghiÖp kinh tÕ - Chi sù nghiÖp gi¸o dôc, ®µo t¹o vµ nghiªn cøu khoa häc. - Chi sù nghiÖp y tÕ, v¨n ho¸, x· héi, th«ng tin, thÓ thao vµ c¸c sù nghiÖp kh¸c do Nhµ níc qu¶n lý. - Chi qu¶n lý hµnh chÝnh Nhµ níc - Chi cho quèc phßng, an ninh vµ trËt tù x· héi. Theo néi dung tµi chÝnh cña c¸c kho¶n chi, chi HC- SN bao gåm mét sè néi dung chñ yÕu sau: - Chi tiÒn l¬ng chÝnh. - Chi phô cÊp l¬ng - Chi tr¶ tiÒn lµm ®ªm, lµm thªm giê. - Chi qu¶n lý hµnh chÝnh: C«ng t¸c phÝ, phô cÊp lu tró, vËt t v¨n phßng, th«ng tin, liªn l¹c, truyÒn tin,… Sinh Viªn: Lª Anh §øc -3- GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp - Chi s÷a ch÷a, mua s¾m tµi s¶n cè ®Þnh. - Chi thùc hiÖn c¸c ch¬ng tr×nh dù ¸n, ®Ò tµi. - Chi phÝ thanh lý, nhîng b¸n vËt t, TSC§,… 1.2. Vai trß cña chi ho¹t ®éng. Chi ho¹t ®éng lµ mét kho¶n chi mang tÝnh chÊt thêng xuyªn, lu«n g¾n liÒn víi c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ x· héi cña Nhµ níc, duy tr× vµ b¶o vÖ sù tån t¹i vµ ph¸t triÓn cña ®Êt níc. V× vËy chi ho¹t ®éng cã vai trß quan träng. Th«ng qua chi ho¹t ®éng sÏ t¸c ®éng trùc tiÕp hoÆc gi¸n tiÕp vµo c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ x· héi nh»m ®¹t ®îc nh÷ng môc tiªu ®Ò ra. Th«ng qua c¸c kho¶n chi ®Çu t cho y tÕ, khoa häc gi¸o dôc, cã thÓ n©ng cao chÊt lîng lao ®éng, t¹o søc bËt cho nÒn kinh tÕ ë giai ®o¹n tiÕp sau. Chi ho¹t ®éng gãp phÇn thiÕt lËp sù c«ng b»ng x· héi ë møc ®é nhÊt ®Þnh. 1.3. Yªu cÇu qu¶n lý c¸c kho¶n chi. Chi ho¹t ®éng ë ®¬n vÞ HCSN lµ nh÷ng kho¶n chi mang tÝnh chÊt thêng xuyªn vµ ®îc thùc hiÖn theo nguyªn t¾c kh«ng hoµn tr¶ trùc tiÕp vµ mang tÝnh chÊt tÝch lòy ®Æc biÖt. Do tÝnh chÊt ®a d¹ng vµ phong phó ë c¸c ®¬n vÞ HCSN nªn ho¹t ®éng chi tiªu cña c¸c ho¹t ®éng nµy còng cã nh÷ng nÐt ®Æc thï riªng. Song kinh phÝ ho¹t ®éng ph¶i ®îc sö dông ®óng môc ®Ých, néi dung ho¹t ®éng, ®óng ®èi tîng. §óng tiªu chuÈn ®Þnh møc cña Nhµ níc vµ trong ph¹m vi dù to¸n ®· ®îc duyÖt. Trong qu¶n lý chi ho¹t ®éng ph¶i tu©n thñ nh÷ng nguyªn t¾c sau: - Ph¶i h¹ch to¸n chi tiÕt tõng lo¹i chi phï hîp víi thêi gian cÊp kinh phÝ theo tõng nguån kinh phÝ ®îc cÊp vµ tõng néi dung chi theo môc lôc ng©n s¸ch Nhµ níc, theo tõng kho¶n môc chi ®èi víi c¸c ch¬ng tr×nh, dù ¸n, ®Ò tµi. - Ph¶i ®¶m b¶o thèng nhÊt gi÷a h¹ch to¸n víi viÖc lËp dù to¸n vÒ néi dung chi, ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n. - C¸c kho¶n chi ph¶i cã lÖnh chuÈn chi cña thñ trëng ®¬n vÞ, c¸c kho¶n chi nµy ph¶i ®óng víi chÝnh s¸ch chÕ ®é vµ ®îc theo dâi t¹i kho b¹c Nhµ níc. Sinh Viªn: Lª Anh §øc -4- GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp - C¸c ®¬n vÞ cÊp trªn ngoµi viÖc ph¶i theo dâi tæng hîp c¸c kho¶n chi ë ®¬n vÞ cÊp m×nh cßn ph¶i tæng hîp sè chi trªn toµn ngµnh. - C¸c c¬ quan tµi chÝnh thùc hiÖn kiÓm tra, kiÓm so¸t c¸c kho¶n chi ho¹t ®éng mét c¸ch chÆt chÏ, ®¶m b¶o ng©n s¸ch Nhµ níc ®îc sö dông ®óng môc ®Ých, ®óng ®èi tîng, t¨ng cêng kiÓm so¸t t×nh h×nh tiÒn mÆt, n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông ng©n s¸ch vµ ®¶m b¶o ®¬n vÞ ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ cao. 1.4. KÕ to¸n chi ho¹t ®éng 1.4.1. NhiÖm vô cña kÕ to¸n chi ho¹t ®éng XuÊt ph¸t tõ vai trß, vÞ trÝ cña kÕ to¸n c¸c kho¶n chi trong ®¬n vÞ hµnh chÝnh sù nghiÖp mµ kÕ to¸n chi ho¹t ®éng cÇn thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô sau: - Ghi chÐp, ph¶n ¸nh kÞp thêi, chÝnh x¸c, ®Çy ®ñ, râ rµng c¸c kho¶n chi ho¹t ®éng ë ®¬n vÞ. - KiÓm tra viÖc chÊp hµnh dù to¸n chi theo ®óng chÕ ®é, tiªu chuÈn, ®Þnh møc, kiÓm tra viÖc ghi sæ kÕ to¸n, lËp c¸c b¸o c¸o quyÕt to¸n c¸c kho¶n chi. - Cung cÊp sè liÖu, tµi liÖu vÒ t×nh h×nh chi ®Ó lµm c¬ së cho viÖc lËp dù to¸n chi sau nµy vµ phôc vô viÖc ®iÒu hµnh chi tiªu cho hîp lý, cã hiÖu qu¶. 1.4.2. Chøng tõ sö dông. Chøng tõ kÕ to¸n lµ c¨n cø kh«ng thÓ thiÕu trong c«ng t¸c kÕ to¸n. Do ®ã lËp chøng tõ kÕ to¸n ®Çy ®ñ, kÞp thêi, chÝnh x¸c lµ kh©u quan träng trong viÖc h¹ch to¸n ban ®Çu, lµ c¨n cø ®Ó thùc hiÖn c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ ë ®¬n vÞ vµ chøng minh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ®· ®îc thùc hiÖn. Theo quyÕt ®Þnh sè 19/2006/Q§-BTC ngµy 30/03/2006 cña Bé Tµi chÝnh th× chøng tõ sö dông trong kÕ to¸n chi ho¹t ®éng gåm c¸c chøng tõ chñ yÕu sau: - B¶ng chÊm c«ng ( MÉu sè C01a - HD) - B¶ng chÊm c«ng lµm thªm giê (MÉu sè C01b - HD) - GiÊy b¸o lµm thªm giê (MÉu sè C01c - HD) - B¶ng thanh to¸n tiÒn l¬ng (MÉu sè C02a - HD) - B¶ng thanh to¸n tiÒn thëng (MÉu sè C04 - HD) - B¶ng thanh to¸n phô cÊp (MÉu sè C05 - HD) Sinh Viªn: Lª Anh §øc -5- GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp - GiÊy ®i ®êng(MÉu sè C06 - HD) - B¶ng thanh to¸n tiÒn lµm thªm giê (MÉu sè C07 - HD) - B¶ng kª trÝch nép c¸c kho¶n theo l¬ng (MÉu sè C11 - HD) - B¶ng kª c¸c kho¶n thanh to¸n c«ng t¸c phÝ (MÉu sè C12 - HD) - PhiÕu nhËp kho (MÉu sè C21 - HD) - PhiÕu xuÊt kho ( MÉu C21 - HD) - PhiÕu chi (MÉu 31-BB) - GiÊy ®Ò nghÞ t¹m øng (MÉu sè C32 - HD) - GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n (MÉu sè C37 - HD) - B¶ng kª chi tiÒn cho ngêi tham dù héi th¶o, tËp huÊn (MÉu sè C40a - HD) - Biªn b¶n giao nhËn tµi s¶n cè ®Þnh ( MÉu sè C50 - HD) …….. * B¶ng chÊm c«ng ( mÉu sè C01a - HD) a. Môc ®Ých: B¶ng chÊm c«ng dïng ®Ó theo dâi ngµy c«ng thùc tÕ lµm viÖc, nghØ viÖc, nghØ hëng BHXH,… cña c«ng chøc, viªn chøc vµ ng êi lao ®éng lµm c¨n cø tÝnh tr¶ l¬ng cho tõng c«ng chøc, viªn chøc, ngêi lao ®éng trong ®¬n vÞ. b. Ph¬ng ph¸p lËp vµ tr¸ch nhiÖm ghi. Gãc trªn, bªn tr¸i cña b¶ng chÊm c«ng ph¶i ghi râ: Tªn ®¬n vÞ, bé phËn sö dông lao ®éng, m· ®¬n vÞ sö dông ng©n s¸ch. Cét A, B: Ghi thø tù, hä tªn cña tõng c«ng chøc, viªn chøc, ngêi lao ®éng trong ®¬n vÞ. Cét C: Ghi ng¹ch bËc l¬ng hoÆc cÊp bËc, chøc vô cña tõng ngêi. Cét 1-31: Ghi c¸c ngµy trong th¸ng ( Tõ ngµy 01 ®Õn ngµy cuèi cïng cña th¸ng). Cét 32: Ghi tæng sè c«ng hëng l¬ng thêi gian cña tõng c«ng chøc, viªn chøc, ngêi lao ®éng trong th¸ng. Cét 33: Ghi tæng sè c«ng nghØ kh«ng l¬ng. Sinh Viªn: Lª Anh §øc -6- GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp Cét 34: Ghi tæng sè c«ng nghØ hëng BHXH cña tõng c«ng chøc, viªn chøc, ngêi lao ®éng trong th¸ng. Hµng ngµy tæ trëng ( Trëng ban, phßng, nhãm..) hoÆc ngêi ®îc uû quyÒn c¨n cø vµo sù cã mÆt thùc tÕ cña c«ng chøc, viªn chøc, ngêi lao ®éng thuéc bé phËn m×nh ®Ó chÊm c«ng cho tõng ngêi trong ngµy, ghi vµo ngµy t¬ng øng c¸c cét tõ 1-31 theo c¸c ký hiÖu quy ®Þnh trong chøng tõ. Cuèi th¸ng, ngêi chÊm c«ng, ngêi phô tr¸ch bé phËn ký vµo b¶ng chÊm c«ng vµ chuyÓn b¶ng chÊm c«ng vµ c¸c chøng tõ liªn quan nh giÊy chøng nhËn nghØ èm hëng BHXH, giÊy xin nghØ viÖc kh«ng hëng l¬ng…vÒ bé phËn kÕ to¸n kiÓm tra ®èi chiÕu. Sau khi kiÓm tra ®èi chiÕu xong kÕ to¸n tiÒn l¬ng c¨n cø vµo c¸c ký hiÖu chÊm c«ng cho tõng ngêi tÝnh ra sè c«ng theo tõng lo¹i t¬ng øng ®Ó ghi vµo c¸c cét 32,33,34. B¶ng chÊm c«ng ®îc lu t¹i phßng (ban, tæ) kÕ to¸n cïng c¸c chøng tõ cã liªn quan. c.Ph¬ng ph¸p chÊm c«ng: Tuú thuéc vµo c¸c ®iÒu kiÖn c«ng t¸c vµ tr×nh ®é kÕ to¸n t¹i ®¬n vÞ ®Ó sö dông 1 trong c¸c ph¬ng ph¸p chÊm c«ng sau: + ChÊm c«ng ngµy + ChÊm c«ng giê + ChÊm c«ng nghØ bï. * B¶ng thanh to¸n tiÒn l¬ng a. Môc ®Ých: B¶ng thanh to¸n tiÒn l¬ng lµ chøng tõ lµm c¨n cø ®Ó thanh to¸n tiÒn l¬ng, phô cÊp vµ thu nhËp t¨ng thªm cho c«ng nh©n viªn, ®ång thêi ®Ó kiÓm tra viÖc thanh to¸n tiÒn l¬ng cho c«ng nh©n viªn trong c¬ quan. b. Ph¬ng ph¸p lËp vµ tr¸ch nhiÖm ghi: B¶ng thanh to¸n tiÒn l¬ng ®îc lËp hµng th¸ng. C¬ së ®Ó lËp b¶ng thanh to¸n tiÒn l¬ng lµ c¸c chøng tõ liªn quan nh: b¶ng chÊm c«ng, b¶ng tÝnh phô cÊp, trî cÊp, phiÕu nghØ viÖc hëng b¶o hiÓm x· héi, chøng tõ chia thu nhËp t¨ng thªm do tiÕt kiÖm chi…. Sinh Viªn: Lª Anh §øc -7- GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp Gãc trªn, bªn tr¸i cña b¶ng thanh to¸n tiÒn l¬ng ghi râ tªn ®¬n vÞ, bé phËn vµ m· ®¬n vÞ sö dông ng©n s¸ch. Cét A, B, C ghi sè thø tù, m· sè c«ng chøc, viªn chøc, hä vµ tªn ngêi ®îc hëng l¬ng. Cét D, E: Ghi cÊp bËc chøc vô, m· sè ng¹ch l¬ng Cét 1: Ghi hÖ sè l¬ng tÝnh theo ng¹ch bËc Cét 2: Ghi hÖ sè phô cÊp chøc vô Cét 3, 4, 5: Ghi hÖ sè phô cÊp kh¸c nh: phô cÊp tr¸ch nhiÖm vît khung, phô cÊp kiªm nhiÖm chøc danh l·nh ®¹o, phô cÊp khu vùc, phô cÊp ®Æc biÖt….. Cét 6: Ghi tæng hÖ sè l¬ng vµ hÖ sè phô cÊp ( cét 6 = cét 1 + cét 2+ cét3 + cét4 + cét5) Cét 7: Ghi tæng møc l¬ng ®îc hëng b»ng møc l¬ng tèi thiÓu nh©n víi hÖ sè l¬ng vµ hÖ sè phô cÊp. Cét 8: Ghi sè tiÒn l¬ng cña nh÷ng ngµy nghØ viÖc kh«ng ®îc hëng l¬ng b»ng sè ngµy nghØ viÖc kh«ng ®îc hëng l¬ng ( c¨n cø vµo b¶ng chÊm c«ng ®Ó lÊy sè ngµy nghØ kh«ng ®îc tÝnh l¬ng) nh©n víi (x) tiÒn l¬ng b×nh qu©n ngµy. Cét 9: Ghi sè tiÒn BHXH tr¶ thay l¬ng b»ng sè ngµy nghØ hëng BHXH (c¨n cø vµo b¶ng chÊm c«ng ®Ó lÊy sè ngµy nghØ ®îc hëng BHXH) nh©n víi (x) tiÒn l¬ng b×nh qu©n ngµy nh©n víi (x) tû lÖ hëng BHXH. Cét 10: Ghi tæng tiÒn l¬ng vµ BHXH ®îc hëng cña mçi ngêi ( cét 10 = cét 7 – cét 8 + cét 9) Cét 11,12,13: Ghi c¸c kho¶n trõ vµo l¬ng nh : BHXH, BHYT ( phÇn thu nhËp ph¶i ®ãng gãp thªm), thuÕ thu nhËp c¸ nh©n ph¶i nép. Cét 14: Ghi tæng sè tiÒn ph¶i khÊu trõ vµo l¬ng Cét 15: Ghi tæng sè tiÒn l¬ng cßn lÜnh ( cét 15 = cét 10 – cét 14) Cét G: Ký x¸c nhËn cña ngêi ®îc hëng l¬ng hoÆc ngêi nhËn hé. §èi víi c¸c ®¬n vÞ thùc hiÖn thanh to¸n tiÒn l¬ng qua kho b¹c Nhµ níc th× ngêi nhËn l¬ng ký trùc tiÕp vµo tê sÐc cña m×nh vµ kh«ng ph¶i ký x¸c nhËn vµo b¶ng thanh to¸n tiÒn l¬ng. Sinh Viªn: Lª Anh §øc -8- GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp Cuèi mçi th¸ng c¨n cø vµo chøng tõ liªn quan, kÕ to¸n tiÒn l¬ng lËp b¶ng thanh to¸n tiÒn l¬ng chuyÓn cho kÕ to¸n trëng so¸t, sÐt vµ thñ trëng duyÖt, trªn c¬ së ®ã lËp phiÕu chi vµ ph¸t l¬ng cho c«ng chøc, viªn chøc, ngêi lao ®éng. B¶ng thanh to¸n tiÒn l¬ng ®îc lu t¹i phßng kÕ to¸n ®¬n vÞ. NÕu ®¬n vÞ thùc hiÖn viÖc tr¶ l¬ng t¹i kho b¹c th× b¶ng thanh to¸n tiÒn l¬ng ®îc lËp thµnh 2 liªn: - 1 liªn lu t¹i phßng kÕ to¸n ®¬n vÞ ®Ó lµm c¬ së ghi sæ. - 1 liªn chuyÓn cho kho b¹c ( n¬i chÞu tr¸ch nhiÖm tr¶ l¬ng cho ®¬n vÞ) ®Ó lµm c¬ së thanh to¸n tiÒn l¬ng cho tõng c¸ nh©n. * GiÊy ®i ®êng(C06 - HD): GiÊy ®i ®êng lµm c¨n cø ®Ó c¸n bé, viªn chøc vµ ngêi lao ®éng lµm thñ tôc cÇn thiÕt khi ®Õn n¬i c«ng t¸c vµ thanh to¸n c«ng t¸c phÝ, tµu xe khi vÒ ®Õn c¬ quan. * B¶ng thanh to¸n tiÒn lµm thªm giê (C07 - HD) B¶ng thanh to¸n tiÒn lµm thªm giê nh»m x¸c ®Þnh kho¶n tiÒn lµm thªm giê mµ ngêi lao ®éng ®îc hëng sau khi lµm viÖc ngoµi g׬ theo yªu cÇu c«ng viÖc * B¶ng kª trÝch nép c¸c kho¶n theo l¬ng (C11 - HD) B¶ng kª trÝch nép c¸c kho¶n theo l¬ng dïng ®Ó x¸c ®Þnh sè tiÒn BHXH, BHYT, KPC§ mµ ®¬n vÞ vµ ngêi lao ®éng ph¶i nép trong th¸ng ( hoÆc quý) cho c¬ quan b¶o hiÓm vµ c«ng ®oµn. Chøng tõ nµy lµ c¬ së ®Ó ghi sæ kÕ to¸n vÒ c¸c kho¶n trÝch nép theo l¬ng, tÝnh vµo chi cña ®¬n vÞ trõ vµo l¬ng cña c¸n bé c«ng chøc, viªn chøc. * B¶ng kª c¸c kho¶n thanh to¸n c«ng t¸c phÝ (C12 - HD) B¶ng kª thanh to¸n c«ng t¸c phÝ dïng ®Ó liÖt kª c¸c kho¶n thanh to¸n c«ng t¸c phÝ cho c¸n bé, c«ng nh©n viªn trong c¬ quan trong trêng hîp ph¶i thanh to¸n c«ng t¸c phÝ cho nhiÒu ngêi, cho nhiÒu giÊy ®i ®êng kh¸c nhau hoÆc nhiÒu giÊy cña 1 ngêi cïng thanh to¸n mét lÇn. * PhiÕu nhËp kho (MÉu C21 - HD) PhiÕu nhËp kho nh»m x¸c nhËn sè lîng vËt t, dông cô, s¶n phÈm, hµng ho¸ nhËp kho lµm c¨n cø ghi sæ kho, thanh to¸n tiÒn hµng, x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm víi ngêi cã liªn quan vµ ghi sæ kÕ to¸n. Sinh Viªn: Lª Anh §øc -9- GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp * PhiÕu xuÊt kho ( MÉu C21 - HD) PhiÕu xuÊt kho nh»m theo dâi chÆt chÏ sè lîng vËt t, dông cô, s¶n phÈm, hµng ho¸ xuÊt kho cho c¸c bé phËn sö dông trong c¸c ®¬n vÞ, lµm c¨n cø ®Ó ho¹ch to¸n chi ho¹t ®éng, chi dù ¸n, chi theo ®¬n ®Æt hµng cña Nhµ níc, chi phÝ ®Çu t x©y dùng c¬ b¶n, chi s¶n xuÊt, kinh doanh vµ kiÓm tra viÖc sö dông, thùc hiÖn ®Þnh møc tiªu hao vËt t, ®Þnh møc sö dông c«ng cô, dông cô. * PhiÕu chi (MÉu 31-BB) a. Môc ®Ých: x¸c ®Þnh sè tiÒn mÆt, ngo¹i tÖ, ®¸ quý, kim khÝ quý, thùc tÕ xuÊt quü lµm c¨n cø ®Ó xuÊt quü, ghi sæ quü vµ ghi sæ kÕ to¸n, ghi sæ c¸c kho¶n chi liªn quan. b. Ph¬ng ph¸p lËp vµ tr¸ch nhiÖm ghi: PhiÕu chi ph¶i ®ãng thµnh quyÓn, ghi sè quyÓn vµ sè cña tõng phiÕu chi. Sè phiÕu chi ph¶i ®¸nh liªn tôc trong mét kú kÕ to¸n. Tõng phiÕu chi ph¶i ghi râ ngµy th¸ng n¨m lËp phiÕu, ngµy th¸ng n¨m chi tiÒn. Ghi râ tªn ®Þa chØ ngêi nhËn tiÒn, lý do chi, sè tiÒn ghi b»ng sè vµ b»ng ch÷, sè lîng, chøng tõ gèc kÌm theo. PhiÕu chi do kÕ to¸n lËp lµm hai liªn ( ®Æt giÊy than viÕt mét lÇn) vµ chØ sau khi cã ®ñ ch÷ ký cña ngêi lËp phiÕu, kÕ to¸n trëng, thñ trëng ®¬n vÞ, thñ quü míi ®îc xuÊt quü. Sau khi nhËn ®ñ sè tiÒn ngêi nhËn tiÒn ph¶i ghi sè tiÒn ®· nhËn b»ng ch÷, ký tªn vµ ghi râ hä tªn vµo phiÕu chi. Liªn 1 lu n¬i lËp phiÕu. Liªn 2 thñ quü dïng ®Ó ghi sæ sau ®ã chuyÓn cho kÕ to¸n cïng chøng tõ gèc ®Ó ghi sæ kÕ to¸n. * GiÊy ®Ò nghÞ t¹m øng ( C32 - HD) GiÊy ®Ò nghÞ t¹m øng lµ c¨n cø ®Ó xÐt duyÖt t¹m øng, lµm thñ tôc lËp phiÕu chi vµ xuÊt quü cho t¹m øng. * GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n ( C37 - HD) Sinh Viªn: Lª Anh §øc - 10 - GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp a.Môc ®Ých: GiÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n dïng trong trêng hîp ®· chi nhng cha ®îc thanh to¸n hoÆc cha nhËn t¹m øng ®Ó tæng hîp c¸c kho¶n ®· chi kÌm theo chøng tõ ( nÕu cã) ®Ó lµm thñ tôc thanh to¸n. b. Ph¬ng ph¸p lËp vµ tr¸ch nhiÖm ghi. Gãc trªn, bªn tr¸i cña giÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n ghi râ tªn ®¬n vÞ, bé phËn ( hoÆc ®ãng dÊu ®¬n vÞ) vµ m· ®¬n vÞ ®¨ng ký sö dông ng©n s¸ch. Ghi râ bé phËn ( hoÆc ®Þa chØ) cña ngêi ®Ò nghÞ thanh to¸n Néi dung thanh to¸n : Ghi tãm t¾t néi dung thanh to¸n Ghi râ sè tiÒn b»ng sè vµ b»ng ch÷. Sau khi mua hµng hoÆc sau khi chi tiªu cho nh÷ng nhiÖm vô ®îc giao, ngêi mua hµng hoÆc chi tiªu lËp giÊy ®Ò nghÞ thanh to¸n chuyÓn cho kÕ to¸n trëng hoÆc ngêi phô tr¸ch kÕ to¸n kiÓm so¸t vµ chuyÓn cho ngêi cã thÈm quyÒn phª duyÖt. Sau khi ®· ®îc duyÖt chuyÓn cho kÕ to¸n ®Ó lµm thñ tôc thanh to¸n vµ ghi sæ kÕ to¸n. * B¶ng kª chi tiÒn cho ngêi tham dù héi th¶o, tËp huÊn ( C40a - HD) B¶ng kª chi tiÒn cho ngêi tham dù héi th¶o, tËp huÊn lµ c¨n cø ®Ó quyÕt to¸n kinh phÝ chi cho ®¹i biÓu tham dù héi th¶o, tËp huÊn. MÉu b¶ng kª chi tiÒn nµy chØ sö dông cho nh÷ng ®¬n vÞ tæ chøc héi th¶o ng¾n ngµy ( 1 buæi, 1 ngµy) *Biªn b¶n giao nhËn tµi s¶n cè ®Þnh ( MÉu sè C50 - HD) Biªn b¶n giao nhËn TSC§ nh»m x¸c nhËn viÖc giao nhËn TSC§ sau khi hoµn thµnh x©y dùng, mua s¾m, ®îc cÊp trªn cÊp ph¸t, ®îc tÆng biÕu, viÖn trî, nhËn vèn gãp, TSC§ thuª ngoµi…®a vµo sö dông t¹i ®¬n vÞ hoÆc tµi s¶n cña ®¬n vÞ bµn giao cho ®¬n vÞ kh¸c theo lÖnh cña cÊp trªn, theo hîp ®ång vèn gãp…. Biªn b¶n giao nhËn TSC§ lµ c¨n cø giao nhËn TSC§ vµ kÕ to¸n ghi sæ TSC§, sæ kÕ to¸n cã liªn quan. Ngoµi c¸c chøng tõ mang tÝnh chÊt b¾t buéc theo quy ®Þnh cña Nhµ níc, ®¬n vÞ cßn sö dông mét sè chøng tõ kÕ to¸n ban hµnh ë c¸c v¨n b¶n ph¸p quy kh¸c nh: Sinh Viªn: Lª Anh §øc - 11 - GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp Ho¸ ®¬n mua hµng ho¸ dÞch vô ( ®iÖn tho¹i. v¨n phßng phÈm, vËt t, mua biªn lai, Ên chØ..), ho¸ ®¬n GTGT … C¸c chøng tõ kÕ to¸n ph¶n ¸nh vµ chøng minh c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ë c¸c ®¬n vÞ ®· ®îc thùc hiÖn. Do ®ã, c¸c chøng tõ kÕ to¸n ph¶i ®îc lËp kÞp thêi, ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, theo ®óng quy ®Þnh cña Nhµ níc vµ ®îc tæ chøc lu©n chuyÓn cho tõng lo¹i chøng tõ mét c¸ch khoa häc, hîp lý, phôc vô cho viÖc ghi sæ kÕ to¸n, tæng hîp sè liÖu th«ng tin kinh tÕ, ®¸p øng yªu cÇu qu¶n lý cña ®¬n vÞ. 1.5. Tµi kho¶n sö dông vµ ph¬ng ph¸p ho¹ch to¸n: 1.5.1. Tµi kho¶n sö dông chñ yÕu KÕ to¸n chi ho¹t ®éng sö dông TK 661. Ngoµi ra cßn sö dông c¸c tµi kho¶n liªn quan nh TK 461, 111,112 311, 461, 466, 337, 334, 332… * TK 661- Chi ho¹t ®éng Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi mang tÝnh chÊt ho¹t ®éng thêng xuyªn theo dù to¸n chi ng©n s¸ch ®· ®îc duyÖt nh chi dïng cho c«ng t¸c chuyªn m«n nghiÖp vô vµ bé m¸y ho¹t ®éng cña c¬ quan Nhµ níc, c¸c ®¬n vÞ sù nghiÖp , c¸c tæ chøc x· héi, c¬ quan ®oµn thÓ, lùc lîng vò trang, c¸c héi quÇn chóng do NSNN cÊp hoÆc do c¸c nguån tµi trî, viÖn trî, thu héi phÝ ®¶m b¶o. KÕt cÊu vµ néi dung ph¶n ¸nh cña tµi kho¶n 661 - Chi ho¹t ®éng TK 661” Chi ho¹t ®éng” Bªn Nî: + C¸c kho¶n chi ho¹t ®éng ph¸t sinh ë ®¬n vÞ Bªn Cã: + C¸c kho¶n chi ®îc phÐp ghi gi¶m chi vµ nh÷ng kho¶n ®· chi sai kh«ng ®îc phª duyÖt ph¶i thu håi. + KÕt chuyÓn sè chi ho¹t ®éng víi nguån kinh phÝ khi b¸o c¸o quyÕt to¸n ®îc duyÖt. Sè d bªn Nî: Sinh Viªn: Lª Anh §øc - 12 - GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp C¸c kho¶n chi ho¹t ®éng cha ®îc duyÖt quyÕt to¸n hoÆc quyÕt to¸n cha ®îc duyÖt. Tµi kho¶n 661 – chi ho¹t ®éng, cã 3 tµi kho¶n cÊp 2: - TK 6611 - n¨m tríc - TK 6612 - n¨m nay - TK 6613 - n¨m sau - Tµi kho¶n 6611- n¨m tríc: Dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi ho¹t ®éng thuéc kinh phÝ n¨m tríc cha ®îc quyÕt to¸n. Tµi kho¶n 6611 cã 2 tµi kho¶n cÊp 3: + Tµi kho¶n 66111- chi thêng xuyªn: Dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi thêng xuyªn b»ng nguån kinh phÝ thêng xuyªn thuéc n¨m tríc cha ®îc quyÕt to¸n; + Tµi kho¶n 66112- Chi kh«ng thêng xuyªn: Dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi kh«ng thêng xuyªn nh chi thùc hiÖn nhiÖm vô ®ét xuÊt nhµ níc giao, chi thùc hiÖn tinh gi¶m biªn chÕ, chi s÷a ch÷a mua s¾m TSC§…. b»ng nguån kinh phÝ kh«ng thêng xuyªn thuéc n¨m tríc cha ®îc quyÕt to¸n. - Tµi kho¶n 6612 - n¨m nay: Ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi ho¹t ®éng thuéc kinh phÝ ng©n s¸ch n¨m nay. Tµi kho¶n 6612 cã 2 tµi kho¶n cÊp 3: + Tµi kho¶n 66121- chi thêng xuyªn: Dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi thêng xuyªn b»ng nguån kinh phÝ thêng xuyªn thuéc n¨m nay. Cuèi ngµy 31/12, nÕu quyÕt to¸n cha ®îc duyÖt, sè chi tËp hîp trªn tµi kho¶n nµy sÏ ®îc kÕt chuyÓn sang tµi kho¶n 66111 “ chi thêng xuyªn” (thuéc n¨m tríc) vµ ®îc ph¶n ¸nh qua bót to¸n sau: Nî TK 66111 Cã TK 66121 + Tµi kho¶n 66122 - chi kh«ng thêng xuyªn: Sinh Viªn: Lª Anh §øc - 13 - GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp Dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi kh«ng thêng xuyªn b»ng nguån kinh phÝ kh«ng thêng xuyªn thuéc n¨m nay. Cuèi ngµy 31/12, nÕu quyÕt to¸n cha ®îc duyÖt, sè chi tËp hîp trªn tµi kho¶n nµy sÏ ®îc kÕt chuyÓn sang tµi kho¶n 66112 “ chi kh«ng thêng xuyªn” (thuéc n¨m tríc) vµ ®îc ph¶n ¸nh qua bót to¸n sau: Nî TK 66112 Cã TK 66122 - Tµi kho¶n 6613 - n¨m sau: Tµi kho¶n nµy chØ sö dông ë nh÷ng ®¬n vÞ ®îc cÊp ph¸t kinh phÝ n¨m tríc cho n¨m sau ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi tríc cho n¨m sau ®Õn cuèi ngµy 31/12, sè chi tµi kho¶n nµy ®îc chuyÓn sang TK 6612 “n¨m nay”. Tµi kho¶n 6613 cã 2 tµi kho¶n cÊp 3: + Tµi kho¶n 66131 - chi thêng xuyªn: Dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi ho¹t ®éng thêng xuyªn b»ng nguån kinh phÝ thêng xuyªn n¨m sau. + Tµi kho¶n 66132 - chi kh«ng thêng xuyªn: Dïng ®Ó ph¶n ¸nh c¸c kho¶n chi ho¹t ®éng kh«ng thêng xuyªn b»ng nguån kinh phÝ kh«ng thêng xuyªn n¨m sau. 1.5.2. Ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n mét sè nghiÖp vô kinh tÕ chñ yÕu vÒ chi ho¹t ®éng. §îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å c¸c tµi kho¶n sau: KÕ to¸n chi thêng xuyªn 661 334,335 111,112... TiÒn l¬ng, phô cÊp tr¶ viªn chøc Sinh Viªn: Lª Anh §øc C¸c kho¶n thu gi¶m chi - 14 - GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp C¸c kho¶n ph¶i tr¶ c¸c ®èi tîng kh¸c 332 TrÝch BHXH, BHYT, KPC§ Trªn l¬ng ph¶i tr¶ viªn chøc 311(3118) 241 Sè chi thêng xuyªn sai Qto¸n K/c chi söa ch÷a TSC§ hoµn thµnh Kh«ng ®îc duyÖt y, ph¶i thu håi 211,213 461(46121) §Çu t XDCB mua s¾m K/c sè chi thêng xuyªn ®Ó ghi TSC§ hoµn thµnh bµn giao gi¶m KP chi thêng xuyªn khi ®a vµo sö dông quyÕt to¸n ®îc phª duyÖt 111,461… Mua TSC§ ®a vµo SD ngay §ång thêi ghi: 466 111, 112, 152, 153, 312, 331,.. Chi nghiÖp vô chuyªn m«n, chi thêng xuyªn kh¸c ph¸t sinh 0081 337 rót dù to¸n chi thêng QT gi¸ trÞ vt, dông cô tån kho, XDCB vµ xuyªn ®Ó sö dông Söa ch÷a lín hoµn thµnh n¨m B/C tÝnh CH§ 643 §Þnh kú ®¬n vÞ sù nghiÖp ph©n bæ dÇn chi phÝ tr¶ tríc 461 Rót dù to¸n chi thêng xuyªn ®Ó chi trùc tiÕp 413 336 T/¦ KP cña kho b¹c chi trùc tiÕp L·i tû gi¸ hèi ®o¸i Cña ho¹t ®éng HCSN 1.6. Sæ kÕ to¸n sö dông 1.6.1. Sæ kÕ to¸n chi tiÕt. Sinh Viªn: Lª Anh §øc - 15 - GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp §Ó theo dâi chi tiÕt chi ho¹t ®éng theo tõng nguån kinh phÝ, theo niªn ®é kÕ to¸n, niªn kho¸ ng©n s¸ch vµ theo môc lôc ng©n s¸ch Nhµ níc, kÕ to¸n chi ho¹t ®éng sö dông c¸c sæ chi tiÕt “ sæ chi tiÕt chi ho¹t ®éng”. Sæ chi tiÕt chi ho¹t ®éng ( MÉu sè S61- H) a. Môc ®Ých §îc dïng ®Ó tËp hîp c¸c kho¶n chi ®· sö dông cho c«ng t¸c nghiÖp vô, chuyªn m«n vµ bé m¸y ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ theo nguån kinh phÝ ®¶m b¶o theo tõng lo¹i, kho¶n, nhãm, môc, tiÓu môc cña môc lôc ng©n s¸ch Nhµ níc nh»m qu¶n lý, kiÓm tra t×nh h×nh sö dông kinh phÝ vµ cung cÊp sè liÖu cho viÖc lËp b¸o c¸o sè chi ®Ò nghÞ quyÕt to¸n. b. C¨n cø ph¬ng ph¸p ghi sæ: - C¨n cø ghi sæ lµ chøng tõ kÕ to¸n hoÆc b¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i liªn quan ®Õn chi ho¹t ®éng hµnh chÝnh, sù nghiÖp cña ®¬n vÞ - Sæ ®îc ®ãng thµnh quyÓn, mçi nguån kinh phÝ theo dâi riªng mét quyÓn hoÆc mét sè trang. - Mçi nhãm môc ghi mét trang hoÆc mét sè trang; Cét A: Ghi ngµy th¸ng ghi sæ Cét B,C: Ghi sè hiÖu, ngµy th¸ng cña chøng tõ kÕ to¸n dïng ®Ó ghi sæ. Cét D: Ghi tãm t¾t néi dung cña nghiÖp vô ph¸t sinh theo tõng chøng tõ kÕ to¸n Cét 1: Ghi tæng sè tiÒn ph¸t sinh bªn nî TK 661 “chi ho¹t ®éng” trªn chøng tõ Tõ cét 2 ®Õn cét 7 : ghi sè chi thuéc c¸c tiÓu môc t¬ng øng Cét 8: Ghi tæng sè tiÒn ph¸t sinh bªn cã TK 661 “chi ho¹t ®éng” (c¸c kho¶n ®îc phÐp ghi gi¶m chi). Cuèi th¸ng: Céng tæng sè ph¸t sinh trong kú kÕ to¸n, sè luü kÕ tõ ®Çu quý, ®Çu n¨m. 1.6.2. Sæ kÕ to¸n tæng hîp. Sinh Viªn: Lª Anh §øc - 16 - GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp Tuú thuéc vµo quy m«, ®Æc ®iÓm ho¹t ®éng, yªu cÇu vµ tr×nh ®é qu¶n lý, ®iÒu kiÖn trang thiÕt bÞ, kü thuËt tÝnh to¸n, mçi ®¬n vÞ kÕ to¸n ®îc phÐp lùa chän mét h×nh thøc kÕ to¸n phï hîp víi ®¬n vÞ m×nh nh»m ®¶m b¶o cho kÕ to¸n cã thÓ thùc hiÖn tèt nhiÖm vô thu nhËn, xö lý vµ cung cÊp ®Çy ®ñ, kÞp thêi, chÝnh x¸c, c¸c tµi liÖu, th«ng tin kinh tÕ phôc vô cho c«ng t¸c l·nh ®¹o ®iÒu hµnh vµ qu¶n lý c¸c ho¹t ®éng kinh tÕ tµi chÝnh trong ®¬n vÞ. Theo quyÕt ®Þnh sè 19/2006/Q§-BTC ngµy 30/03/2006 cña bé trëng Bé Tµi chÝnh, c¸c h×nh thøc kÕ to¸n ®îc ¸p dông cho c¸c ®¬n vÞ HC-SN gåm: - H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký - Sæ c¸i - H×nh thøc kÕ to¸n Chøng tõ ghi sæ - H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký chung - H×nh thøc kÕ to¸n trªn m¸y vi tÝnh - H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký - Sæ c¸i: a. §Æc trng c¬ b¶n cña h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký - Sæ c¸i §Æc trng c¬ b¶n cña h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký - Sæ c¸i lµ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh ph¸t sinh ®îc ghi chÐp kÕt hîp theo tr×nh tù thêi gian vµ ®îc ph©n lo¹i, hÖ thèng ho¸ theo néi dung kinh tÕ ( theo tµi kho¶n kÕ to¸n) Trªn cïng mét quyÓn sæ kÕ to¸n tæng hîp lµ sæ NhËt ký - Sæ c¸i vµ trong cïng mét qu¸ tr×nh ghi chÐp. C¨n cø ®Ó ghi vµo sæ NhËt ký - Sæ c¸i lµ c¸c chøng tõ kÕ to¸n hoÆc b¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i. * §Æc ®iÓm KÕt hîp tr×nh tù ghi sæ theo thø tù thêi gian víi tr×nh tù ghi sæ ph©n lo¹i theo toµn bé hÖ thèng c¸c nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh ph¸t sinh ghi vµo mét sæ kÕ to¸n tæng hîp duy nhÊt lµ NhËt ký- Sæ c¸i. T¸ch rêi viÖc ghi sæ kÕ to¸n tæng hîp víi viÖc ghi sæ kÕ to¸n chi tiÕt b. C¸c lo¹i sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc NhËt ký - Sæ c¸i. H×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký - Sæ c¸i bao gåm c¸c lo¹i sæ kÕ to¸n chñ yÕu sau: - Sæ nhËt ký - sæ c¸i Sinh Viªn: Lª Anh §øc - 17 - GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp - C¸c sæ, c¸c thÎ kÕ to¸n chi tiÕt. - Sæ kÕ to¸n chi tiÕt: §îc më cho c¸c tµi kho¶n cÊp I cÇn theo dâi chi tiÕt. Sè lîng sæ kÕ to¸n chi tiÕt tuú thuéc vµo yªu cÇu th«ng tin chi tiÕt phôc vô cho yªu cÇu qu¶n lý kinh tÕ, tµi chÝnh néi bé cña ®¬n vÞ nh sæ tµi s¶n cè ®Þnh, sæ chi tiÕt vËt liÖu, thÎ kho…. - Sæ kÕ to¸n tæng hîp: chØ cã mét sæ kÕ to¸n tæng hîp duy nhÊt lµ NhËt Ký -Sæ c¸i. sæ nµy dïng ®Ó ghi c¸c nghiÖp vô kinh tÕ tµi chÝnh ph¸t sinh võa theo thø tù thêi gian, võa theo hÖ thèng. Sæ nµy më cho tõng niªn ®é kÕ to¸n vµ kho¸ sæ hµng th¸ng. c. Néi dung vµ tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc kÕ to¸n NhËt ký - Sæ c¸i Hµng ngµy kÕ to¸n c¨n cø vµo c¸c chøng tõ kÕ to¸n( hoÆc b¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i) ®· ®îc kiÓm tra, x¸c ®Þnh tµi kho¶n ghi nî, tµi kho¶n ghi cã ®Ó ghi vµo sæ NhËt ký - Sæ c¸i. Sè liÖu cña mçi chøng tõ kÕ to¸n (hoÆc b¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i) ®îc ghi trªn mét dßng ®îc ghi trªn c¶ hai phÇn, phÇn nhËt ký vµ phÇn sæ c¸i. B¶ng tæng hîp chøng tõ kÕ to¸n cïng lo¹i ®îc lËp cho nh÷ng chøng tõ cïng lo¹i ( PhiÕu thu, phiÕu chi, phiÕu xuÊt kho, phiÕu nhËp kho) ph¸t sinh nhiÒu lÇn trong mét ngµy. Chøng tõ kÕ to¸n vµ b¶ng tæng hîp chøng tõ gèc cïng lo¹i sau khi ®· ® îc dïng ®Ó ghi sæ NhËt ký - sæ c¸i, ®îc dïng ®Ó ghi vµo sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt cã liªn quan. Cuèi th¸ng, sau khi ®· ph¶n ¸nh toµn bé chøng tõ kÕ to¸n ph¸t sinh trong th¸ng vµo sæ NhËt ký - sæ c¸i vµ c¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt, kÕ to¸n tiÕn hµnh céng sè liÖu cña cét ph¸t sinh ë phÇn nhËt ký vµ c¸c cét nî, cét cã cña tõng tµi kho¶n ë phÇn sæ c¸i ®Ó ghi vµo dßng céng ph¸t sinh trong th¸ng. C¨n cø vµo sè ph¸t sinh c¸c th¸ng tríc vµ sè ph¸t sinh th¸ng nµy tÝnh ra sè ph¸t sinh luü kÕ tõ ®Çu quý ®Õn cuèi th¸ng nµy. C¨n cø vµo sè d ®Çu th¸ng vµ sè ph¸t sinh trong th¸ng kÕ to¸n tÝnh ra sè d cuèi th¸ng cña tõng tµi kho¶n trªn sæ NhËt ký - sæ c¸i. Sinh Viªn: Lª Anh §øc - 18 - GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp Khi kiÓm tra ®èi chiÕu sè céng cuèi th¸ng trong sæ NhËt ký - Sæ c¸i ph¶i ®¶m b¶o c¸c yªu cÇu sau: Tæng sè tiÒn cña cét “ sè tiÒn ph¸t sinh” Tæng sè tiÒn ph¸t = ë phÇn nhËt ký sinh nî cña tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n Tæng sè tiÒn ph¸t = sinh cã cña tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n Tæng sè d Nî c¸c tµi kho¶n = Tæng sè d Cã c¸c tµi kho¶n - C¸c sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt còng ph¶i ®îc kho¸ sæ ®Ó céng sè ph¸t sinh nî, sè ph¸t sinh cã vµ tÝnh ra sè d cuèi th¸ng cña tõng ®èi tîng. C¨n cø vµo sè liÖu kho¸ sæ cña c¸c ®èi tîng chi tiÕt lËp “ b¶ng tæng hîp chi tiÕt” cho tõng tµi kho¶n. Sè liÖu trªn “b¶ng tæng hîp chi tiÕt” ®îc ®èi chiÕu víi sè ph¸t sinh nî , sè ph¸t sinh cã vµ sè d cuèi th¸ng cña tõng tµi kho¶n trªn sæ NhËt ký - sæ c¸i. - Sè liÖu trªn sæ NhËt ký - Sæ c¸i, trªn sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt vµ “ b¶ng tæng hîp chi tiÕt” sau khi kho¸ sæ ®îc kiÓm tra, ®èi chiÕu nÕu khíp ®óng sÏ ®îc sö dông ®Ó lËp b¶ng c©n ®èi tµi kho¶n vµ c¸c b¸o c¸o tµi chÝnh kh¸c. * Tr×nh tù ghi sæ ®îc thÓ hiÖn qua s¬ ®å sau: ( BiÓu 1.1) Sinh Viªn: Lª Anh §øc - 19 - GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo Trêng §¹i Häc Hång §øc Kho¸ luËn tèt nghiÖp Tr×nh tù ghi sæ kÕ to¸n theo h×nh thøc kÕ to¸n NhËt Ký - Sæ C¸i Chøng tõ kÕ to¸n Sæ quü B¶ng tæng hîp CTkÕ to¸n Sæ thÎ, kÕ to¸n chi tiÕt NhËt ký-sæ c¸i B¶ng tæng hîp chi tiÕt B¸o c¸o tµi chÝnh Ghi hµng ngµy §èi chiÕu Ghi cuèi th¸ng * ¦u ®iÓm: H×nh thøc kÕ to¸n nµy cã mÉu sæ ®¬n gi¶n, c¸ch ghi chÐp vµo mÉu sæ ®¬n gi¶n, dÔ lµm, dÔ ®èi chiÕu, kiÓm tra. * Nhîc ®iÓm: H×nh thøc kÕ to¸n nµy khã ph©n c«ng lao ®éng kÕ to¸n tæng hîp ®èi víi ®¬n vÞ cã quy m« võa vµ lín, sö dông nhiÒu tµi kho¶n, cã nhiÒu nghiÖp vô kinh tÕ, tµi chÝnh. Theo h×nh thøc nµy th× mÉu sæ kÕ to¸n tæng hîp sÏ cång kÒnh kh«ng thuËn tiÖn cho viÖc ghi sæ. * Ph¹m vi ¸p dông: Thêng ®îc ¸p dông ë ®¬n vÞ cã quy m« nhá, sö dông Ýt tµi kho¶n kÕ to¸n tæng hîp nh: C¸c ®¬n vÞ trêng häc, ng©n s¸ch x·… - H×nh thøc kÕ to¸n chøng tõ ghi sæ: Sinh Viªn: Lª Anh §øc - 20 - GVHD: NguyÔn Xu©n Hµo