Tài liệu Thực hiện xây dựng và áp dụng chính sách hệ thống quản lý chất lượng iso vào công ty cp máy tính viscom

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HCM VIỆN ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC TIỂU LUẬN THỰC HIỆN XÂY DỰNG VÀ ÁP DỤNG CHÍNH SÁCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG ISO VÀO CÔNG TY CP MÁY TÍNH VISCOM GVHD: PGS.TS. TRẦN THỊ KIM DUNG NHÓM: 3 LỚP: QTKD ĐÊM 4 - K22 TP.HCM, tháng 03 năm 2014 Nhóm 3 – Đêm 4 – K22 2 Nhóm 3 – Đêm 4 – K22 3 MỤC LỤC Phần A: Tổng quan về Công ty Cổ Phần máy tính VISCOM...................................5 1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty:...........................................................5 2. Nhân sự.............................................................................................................. 6 3. Sơ đồ tổ chức......................................................................................................6 Phần B. Phân tích đề cương dự án xây dựng chính sách HTQLCL ISO của Công ty CP VISCOM..............................................................................................................8 1. Mục đích:............................................................................................................8 2. Mục tiêu:............................................................................................................ 8 3. Vị trí hiện tại:..................................................................................................... 9 4. Xây dựng HTQLCL mới:...................................................................................9 5. Thời gian:........................................................................................................... 9 6. Các bước tiếp theo..............................................................................................9 Phần C: Thực trạng hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty VISCOM................11 1. Hệ thống tài liệu:..............................................................................................11 1.1. Quản lý tài liệu:..........................................................................................11 1.2. Kiểm soát hồ sơ..........................................................................................11 2. Trách nhiệm lãnh đạo.......................................................................................12 3. Quản lý nguồn nhân lực................................................................................... 14 3.1. Cung cấp nguồn lực................................................................................... 14 3.2. Nguồn nhân lực..........................................................................................14 3.3. Cơ sở hạ tầng:............................................................................................ 15 3.4. Môi trường làm việc...................................................................................15 4. Thực hiện sản phẩm......................................................................................... 15 4.1. Hoạch định các dịch vụ..............................................................................15 4.2. Các quá trình liên quan đến khách hàng:...................................................16 Phần D: Kết quả chuẩn đoán theo mô hình 6 box tại Công ty VISCOM...............17 1. Phân tích:..........................................................................................................17 2. Báo cáo kết quả................................................................................................18 Phần E: Phân tích động lực và nguyên nhân kháng cự sự thay đổi khi áp dụng ISO tại Công ty VISCOM...............................................................................................19 1. Từ cá nhân........................................................................................................19 2. Từ phía tổ chức.................................................................................................19 3. Từ môi trường bên ngoài..................................................................................20 Phần F: Giải pháp và thực hiện thay đổi.................................................................21 1. Phân định rõ trách nhiệm và quyền hạn của từng phòng ban:.........................21 2. Xây dựng hệ thống tài liệu cho công ty:..........................................................21 3. Chuẩn hóa quy trình làm việc..........................................................................21 4. Kiểm tra, giám sát, đáng giá thường xuyên:....................................................22 Phần A: Tổng quan về Công ty Cổ Phần máy tính VISCOM 1. Lịch sử hình thành và phát triển công ty: TÊN CÔNG TY: CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH VISCOM Được thành lập vào ngày 27/05/2013 Với mục tiêu đem lại cho người tiêu dùng những sản phẩm Công nghệ mới, chất lượng ổn định và giá thành cạnh tranh. Mỗi năm Viscom đang cung cấp (phân phối) cho thị trường Việt Nam hơn 500 nghìn sản phẩm về máy tính và thiết bị viễn thông. Hiện nay Viscom đã có hơn 1.000 Đại lý bán lẻ, các siêu thị điện máy, máy tính, các Cty máy tính thương hiệu, các Cty dự án, các Cty Viễn thông. Hệ thống Đại lý có mặt ở 58/63 tỉnh thành tại Việt Nam. Sản phẩm mà Viscom đang phân phối đều là các hãng nổi tiếng và đã khẳng định được vị thế trên thị trường thế giới - một yêu cầu đầu tiên trong việc chọn sản phẩm phù hợp để cung cấp cho thị trường Việt Nam.  Các sản phẩm nổi bật do Viscom phân phối:  Western Digital: Số 1 thế giới về ổ cứng gắn trong và gắn ngoài.  HP: HP là hãng máy tính số 1 thế giới trong nhiều năm.  D-Link: Thiết bị mạng  BenQ: Số 2 thế giới về máy chiếu.  A4Tech: Thiết bị ngoại vi  LiteOn: Ổ đĩa quang  APC: Bộ lưu điện.  Chặng đường phát triển - 05/2003: Chính thức thành lập vào ngày 27/05/2003. Khởi đầu với thương hiệu ổ đĩa cứng Seagate - 04/2005: Nhận giải Top10 các Cty phân phối sản phẩm Seagate SATA nhiều nhất trong khu vực Châu Á Thái Bình Dương Quý II 2005. - 2005: Trở thành Nhà phân phối chính thức của D-Link tại VN. - 01/2006: Thành lập Chi nhánh tại Hà Nội - 11/2006: Phân phối sản phẩm ổ cứng WD gắn trong - 07/2007: Thành lập chi nhánh Đà Nẵng. - 01/2008: Mở rộng phân phối sản phẩm LCD BenQ. - 04/2008: Phân phối ổ cứng WD gắn ngoài (ổ cứng di động) - 2010: Trở thành Nhà phân phối chính thức sản phẩm Thiết bị ngoại vi A4Tech - 11/2012: Phân phối sản phẩm LCD HP. - 04/2013: Phân phối sản phẩm ổ đĩa quang LiteOn. - 05/2013: Phân phối Bộ lưu điện APC 2. Nhân sự: Chi nhánh TP HCM: 102 nhân viên Chi nhánh Đà Nẵng: 34 nhân viên Chi nhánh Hà Nội: 78 nhân viên 3. Sơ đồ tổ chức: Nhóm 3 – Đêm 4 – K22 6 Nhóm 3 – Đêm 4 – K22 7 Nhóm 3 – Đêm 4 – K22 7 Nhóm 3 – Đêm 4 – K22 8 Thực hiện hành động cần thiết để đạt các kết quả hoạt động đã hoạch định và sự cải tiến thường xuyên các quá trình. 3. Vị trí hiện tại: Công ty chưa áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nào, mọi hoạt động trong hệ thống đều làm theo cách làm từ trước tới nay. Mặc dù tạo sự thoải mái cho nhân viên vì không phải làm việc một cách áp đặt, nhưng sẽ gây ra nhiều rủi ro vì không có quy trình cụ thể, không có trách nhiệm cụ thể… Chủ tịch hội đồng quản trị hiện tại là giám đốc của một công ty khác cùng ngành đã áp dụng ISO thành công cho công ty đó nhận thấy Viscom nên xây dựng 1 HTQLCL để tiêu chuẩn hóa công việc, giảm thiểu rủi ro… 4. Xây dựng HTQLCL mới: Xây dựng sổ tay chất lượng:  Kiểm soát tài liệu  Kiểm soát hồ sơ Quy định trách nhiệm và quyền hạn của lãnh đạo. Quản lý ngồn lực. Thiết Lập quy trình mua bán. Đo lường, phân tích cải tiến. 5. Thời gian: Việc áp dụng những thay đổi trong tổ chức sẽ được thực hiện ngay sau khi xây dựng xong HTQLCL ISO. Những thay đổi có liên quan tới khách hàng sẽ thực hiện trong vòng 2 tháng. 6. Các bước tiếp theo: Chủ Tịch HĐQT viết sổ tay chất lượng Tổng Giám Đốc quy định trách nhiệm và quyền hạn, chính sách cho từng bộ phận Tham khảo thêm với các chuyên gia tư vấn Phần C: Thực trạng hệ thống quản lý chất lượng tại Công ty VISCOM 1. Hệ thống tài liệu: 1.1. Quản lý tài liệu: Công ty thiết lập, ban hành và duy trì tài liệu dạng văn bản để kiểm soát trong hệ thống quản lý chất lượng: sổ tay chất lượng, các thủ tục quy trình, quy định, biểu mẫu, danh mục,hướng dẫn, danh sách các tài liệu tham khảo từ bên ngoài, các phần mềm sử dụng trong hệ thống. - Tài liệu trong hệ thống chất lượng được người có thẩm quyền xem xét và phê duyệt trước khi ban hành. - Việc phát hành và quản lý tài liệu chất lượng theo nguyên tắc:  Cán bộ Ban QTCL có trách nhiệm phân bổ bảng danh sách các tài liệu được kiểm soát đến tất cả phòng ban có liên quan để thực hiện trong quy trình đảm bảo HT QLCL hoạt động có hiệu quả  Các tài liệu sai sót hay lỗi thời phải được sửa đổi hoặc hủy bỏ kịp thời tránh việc sử dụng sai  Các tài liệu bên ngoài được quản lý theo bộ phận sử dụng và có danh mục. - Mọi thay đổi trong tài liệu phải được xem xét và phê duyệt bởi cùng một bộ phận chức năng hoặc tổ chức đã xem xét và phê duyệt tài liệu trước đó. Khi có yêu cầu sửa đổi tài liệu, các đơn vị trình văn bản sửa đổi phải kèm các tài liệu gốc để có cơ sở xem xét và phê duyệt. 1.2. Kiểm soát hồ sơ: - Công ty có nhiệm vụ thiết lập, ban hành và duy trì thủ tục dạng văn bản để kiểm soát các hồ sơ nhằm cung cấp bằng chứng về sự phù hợp với các yêu cầu và hoạt động tác nghiệp của hệ thống quản lý chất lượng dịch vụ. - Hồ sơ chất lượng phải được ghi đầy đủ nội dung, được nhận biết, bảo quản, sử dụng lưu giữ và hủy bỏ theo đúng quy định và phải được phê duyệt trước khi hủy bỏ.