Tài liệu Skkn phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học

Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học PHỤ LỤC Trang PHẦN MỞ ĐẦU..............................................................................................2 1. Lý do chọn đề tài...........................................................................................2 2. Mục đích nghiên cứu.....................................................................................2 3. Đối tượng nghiên cứu....................................................................................2 4. Phạm vi nghiên cứu......................................................................................3 5. Phương pháp nghiên cứu..............................................................................3 NỘI DUNG ĐỀ TÀI........................................................................................3 I. Cơ sở lý luận……………………………………………………………….3. II. Thực trạng vấn đề…………………………………………………………4. III. Khái quát đặc điểm tình hình chung...........................................................4. 1. Những thuận lợi.............................................................................................3 2. Những khó khăn..........................................................................................5. II. Phân tích tập hợp số liệu..............................................................................5. 1. Phân tích số liệu đề tài.................................................................................5. 2. Tổng hợp dẫn cứ số liệu..............................................................................6. III. Những biện pháp thực hiên........................................................................6. 1. Việc lưu trữ hồ sơ theo công nghệ thông tin...............................................6. 2. Công tác báo cáo đánh giá...........................................................................8. KẾT LUẬN.....................................................................................................8. Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng 1 Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học PHẦN MỞ ĐẦU I. Lý do chọn đề tài Công tác văn phòng nhà trường phổ thông, là một bộ phận công việc mang tính tổng hợp, thường xuyên và liên tục trong suốt năm học. Đòi hỏi người phụ trách công tác văn phòng phải theo dõi, nắm bắt, điều tra phân tích, thống kê, tổng hợp một cách logic và khoa học, công tác văn phòng đòi hỏi tính chính xác, kịp thời, gắn liền với thực tiễn của đơn vị. Mặt khác phải hoàn chỉnh về thủ tục văn bản, số liệu, câu chữ phải rõ ràng, dễ tiếp nhận, bên cạnh đó cần đảm bảo thể thức trình bày văn bản báo cáo và lưu trữ dài hạn. Công tác văn phòng có ý nghĩa góp phần thành bại vào việc thực hiện nhiệm vụ giáo dục của đơn vị, bên cạnh đó người làm công tác văn phòng cần phải biết tổ chức, quản lý và tham mưu cho cấp lãnh đạo về các hoạt động. Quản lý một cách bao quát từ hoạt động của giáo viên và học sinh, theo dõi tập hợp thông tin báo cáo cho cấp lãnh đạo và cơ quan quản lý cấp trên. Công tác văn phòng là nhằm cụ thể hoá quá trình hoạt động của đơn vị bằng văn bản có số liệu cụ thể và được lưu trữ lâu dài làm tư liệu cho việc lập kế hoạch phát triển quy mô trường lớp và phát triển giáo dục trên địa bàn đơn vị quản lý. II. Mục đích nghiên cứu Nhằm nghiên cứu công tác văn phòng trong nhà trường phổ thông để đúc rút kinh nghiệm mang tính khoa học và khả thi cao nhằm từng bước hoàn thiện công tác lưu trữ hồ sơ, cập nhật số liệu liên quan công tác văn phòng trong nhà trường phổ thông,để nâng cao hiệu quả công tác quản lý và làm tư liệu tham khảo. III. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng của đề tài nghiên cứu phân tích, tổng hợp có dẫn chứng khoa học về công tác văn phòng trong trường phổ thông trên địa bàn huyện Hướng Hoá. Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng 2 Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học Đối tượng là những công việc cụ thể thuộc phạm vi văn phòng nhà trường đã được thực hiện và áp dụng rộng rãi. IV. Phạm vi nghiên cứu Nội dung đề tài chỉ đề cập đến những công việc đã nảy sinh và thực hiện tại Trường tiểu học xã Hướng Phùng huyện Hướng Hoá tỉnh Quảng Trị. Phạm vi nghiên cứu chỉ dừng lại các phần công việc thuộc văn phòng trường. V. Phương pháp nghiên cứu Căn cứ và tình hình thực tiễn của đơn vị. Trên cơ sở những công việc đã được thực hiện, từ đó phân tích, tổng hợp số liệu và dùng phương pháp luận để diễn giải. NỘI DUNG ĐỀ TÀI I. Cơ sở lí luận Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại. Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo tính khoa học, tính cơ mật. Đối với người làm công tác văn thư lưu trữ nếu biết xây dựng kế hoạch làm việc khoa Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng 3 Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học học, dành thời gian nghiên cứu, ứng dụng tốt công nghệ thông tin sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ văn thư lưu trữ. II. Thực trạng vấn đề Trong những năm trước đây, công tác văn thư lưu trữ chưa được các trường học quan tâm, phần lớn chưa bố trí nhân viên làm công tác này mà chỉ phân công kiêm nhiệm. Nhìn chung nhân viên làm công tác văn thư chưa nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư nên một số nơi vẫn còn bề bộn, chưa ngăn lắp gọn gàng, chưa khoa học. Trong những năm gần đây công tác văn thư lưu trữ trong các trường học đã được các cấp lãnh đạo cấp trên quan tâm chỉ đạo sâu sát và triển khai thực hiện đúng theo các văn bản hướng dẫn: Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. - Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ công tác văn thư…nên công tác văn thư củng dần dần được cải thiện. III. Khái quát đặc điểm tình hình chung 1. Những thuận lợi Hướng Phùng là trường Tiểu học vùng sâu biên giới, song quy mô trường lớp khá lớn. Điều kiện chính trị, kinh tế và văn hoá xã hội ở địa phương phát triển khá mạnh, tầm nhận thức của quần chúng nhân dân được cải thiện. Công tác xã hội hoá giáo dục từng bước được các cấp uỷ Đảng, chính quyền, đoàn thể và quần chúng nhân dân địa phương quan tâm. Đội ngũ cán bộ giáo viên và nhân viên trẻ, khoẻ đủ về số lượng mạnh về chất lượng. Tập thể sư phạm có tinh thần đoàn kết, thống nhất, nhiệt huyết với nghề nghiệp. Ban giám hiệu nhà trường, các tổ chức Công đoàn, Chi đoàn, Đội, Sao đã phối hợp chặt chẽ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ giáo dục. Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng 4 Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học Tỷ lệ học sinh đến trường ngày càng đông,thông qua công tác giáo dục hằng ngày của đội ngũ cán bộ, giáo viên tạo cho các em ham thích học tập và rèn luyện, có lối sống lành mạnh, phẩm chất đạo đức trong sáng hồn nhiên. 2. Những khó khăn Một bộ phận nhân dân đang sinh sống trên địa bàn đời sống còn thấp, điều kiện giao thông đi lại khó khăn, nhận thức còn nhiều hạn chế, thông tin còn thiếu, phong tục tập quán của một số người dân còn mang nặng, chưa có sự đổi thay nhiều trong cuộc sống. Trường đóng xa trung tâm huyện lỵ điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị còn thiếu, đời sống hằng ngày tại các điểm trường của cán bộ giáo viên còn gặp khó khăn trong sinh hoạt. Một số học sinh đi học chưa chuyên cần và ý thức rèn luyện, tu dưỡngvề phẩm chất đạo đức của học sinh còn hạn chế ở một số lĩnh vực. II. Phân tích tập hợp số liệu 1. Phân tích số liệu đề tài Trường tiểu học Hướng Phùng mới được thành lập từ tháng 3 năm 2006 trên cơ sở là Trường PTCS Hướng Phùng. Tính tới thời điểm hiện nay toàn trường có: -Tổng số: 32 lớp. -Tổng số học sinh toàn trường: 637 em. -Tổng số người Vân kiều chiếm hơn 85%. -Toàn trường có 19 phòng học trong đó: - Phòng kiên cố : 05. - Phòng cấp 4 :13. - Phòng tạm thời : 01. Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng 5 Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học + Phòng ở giáo viên có: 04 phòng ; trong đó: cấp 4 : 04. *Đội ngũ cán bộ GV-NV: Tổng số CB-GV-NV: 43 đ/c; nữ: 27;Dân tộc: 05; Đảng viên: 20 Trong đó: Tổng số CB-GV-NV biên chế: 43 đ/c; nữ: 27; Dân tộc: 05. Trình độ chuyên môn : Đại học 19, cao đẳng: 20, TC: 04. 2. Tổng hợp dẫn cứ số liệu Qua phân tích số liệu trên cho thấy Trường tiểu học Hướng Phùng là trường có quy mô lớn và đạt tiêu chuẩn trường hạng I. Về quy mô trường lớp: Số lớp nhiều, số học sinh lớn song không tập trung. Công tác theo dõi quản lý khó khăn hơn. Vấn đề tổ chức xây dựng mặt bằng chất lượng không đồng đều. Việc duy trì và xây dựng nề nếp khó khăn. Công tác sinh hoạt tập thể trở ngại. Do học 2 ca nên việc tổ chức các hoạt động chuyên môn còn vướng mắc. Về CSVC: Phòng học còn tạm bợ, xuống cấp. Về đội ngũ: Hội đồng sư phạm đủ về số lượng, mạnh về chất lượng. Đa phần cán bộ giáo viên và nhân viên trẻ, khoẻ và nhiệt huyết với nghề nghiệp an tâm công tác, có ý thức vươn lên trong cuộc sống. III. Những biện pháp thực hiện 1. Việc lưu trữ hồ sơ theo công nghệ thông tin Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa của đất nước và cũng là một việc làm cần thiết đối với việc lưu trữ hồ sơ trên máy vi tính. Văn phòng phải am hiểu sâu sát hơn về cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý các ổ đĩa, biết sáng tạo và luôn không ngừng học tập để nâng cao tay nghề. Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng 6 Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học * Các bước thực hiện lưu trữ và quản lý - Cài đặt riêng một ổ đĩa, sau đó tạo một New folder mới theo năm học để thuận tiện trong việc quản lý và tra cứu thông tin. - Diệt virus hàng ngày để tránh tình trạng mất thông tin trên máy tính. Luôn luôn truy cập Internet để nắm bắt được các thông tin, tự nghiên cứu những gì mình chưa rõ. - Cách trình bày văn bản ngoài áp dụng theo Thông tư liên tịch 01/2011/TT-BNV; còn phải biết sáng tạo. Ví dụ: nếu một văn bản mà nội dung quá ít sẽ không cân đối trên khổ giấy A4 thì phải dùng Format  Pargraph  Spacing - Before - After để chọn khoảng cách sau cho phù hợp để văn bản được hoàn mỉ hơn. Ngoài ra để công tác văn phòng được thực hiện có hiệu quả trong một năm học cần thiết phải đảm bảo các vấn đề sau: Ngay từ đầu năm học văn phòng cần nắm rõ và chặt chẽ về công tác tuyển sinh trẻ có ngoài xã hội vào trường nhập học, rà soát số lượng trẻ ở từng khu vực thôn nhằm huy động tối đa số lượng trẻ có trong xã hội đảm bảo phổ cập đúng độ tuổi đạt tỷ lệ cao. Số liệu điều tra được phân tích theo dõi vào các hồ sơ liên quan, nhằm lưu trữ để đối chiếu và làm căn cứ so sánh kết quả thực hiện kế hoạch nhiệm vụ của năm học. - Căn cứ vào kế hoạch, thiết lập hồ sơ quản lý và thực hiện bằng kế hoạch cụ thể. - Thường xuyên đôn đốc theo dõi, ghi chép tổng hợp để tiến hành đánh giá kịp thời những tổ chức cá nhân thực hiện kế hoạch. - Qua quá trình thực hiện cần rút ra kinh nghiệm và tiến hành đánh giá để bổ sung kế hoạch cho sát thực tế hơn. Thường xuyên tham mưu cho cấp lãnh đạo để tìm phương hướng giải quyết những công việc tồn động. Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng 7 Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học - Tiến hành trực báo, hội ý báo cáo để rút kinh nghiệm đánh giá hiệu quả công việc. Đồng thời thông tin hai chiều để kịp thời thực hiện kế hoạch đồng bộ có hiệu quả. -Trong quá trình thực hiện phải tiến hành ghi chép cụ thể rõ ràng những thông tin, số liệu nảy sinh, tập hợp có hệ thống vào hồ sơ sổ sách, chuyên môn để đánh giá và làm căn cứ báo cáo lên cấp quản lý. -Hồ sơ phải được phân loại theo đúng yêu cầu chuyên môn. Trình bày sạch đẹp, khoa học, rõ ràng dễ hiểu. Số liệu phải tin cậy phải là căn cứ để sử dụng lâu dài. - Bảo quản hồ sơ phải cẩn thận, sắp xếp khoa học, phân loại, sắp xếp ngăn nắp để tiện cho việc tra cứu để sao lục trong việc sử dụng hồ sơ. - Phải thường xuyên bổ sung kế hoạch chi tiết để thực hiện công việc có hiệu quả. Công việc văn phòng phải được tiến hành thường xuyên và liên tục. 2. Công tác báo cáo đánh giá Báo cáo kết quả công việc phải chính xác và đúng với thực tế. Các nội dung báo cáo phải ngắn gọn, dễ hiểu và logic. Thời gian nộp kịp thời đúng tiến độ, thủ tục văn bản phải đúng quy định của chuyên môn. Báo cáo là căn cứ xác minh kết quả công việc với cấp trên trong việc kiểm tra đánh giá thành tích của nhà trường. Nên khi lập báo cáo phải căn cứ vào hồ sơ lưu trữ, số liệu, thông tin phải khớp đúng, chính xác. KẾT LUẬN Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ và lưu trữ trong trường học là một công việc đòi hỏi sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp. Ngoài những hồ sơ văn thư lưu trữ và bảo quản còn có nhiều loại khác nữa. Mặc dù công tác văn phòng rất phức tạp và khó khăn. Song khi được xác định mục tiêu và yêu cầu cụ thể thì việc tiến hành thuận lợi và có hiệu quả. Điều Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng 8 Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học này cho thấy vấn đề tổ chức, thực hiện, đánh giá phải tiến hành có kế hoạch, quy mô, thường xuyên và khoa học thì quá trình thực hiện sẽ dễ dàng hơn nhiều. Với sáng kiến kinh nghiệm của mình, tuy không được hoàn hảo lắm, nhưng đã giúp cho tôi hoàn thành tốt mọi công việc được giao. Rất mong được sự đóng góp của các đồng nghiệp để công việc của chúng ta ngày càng hoàn thiện hơn. Theo kịp với công nghệ kỹ thuật tiên tiến trong xã hội hiện nay. Tôi xin chân thành cảm ơn! Hướng Phùng, ngày 10 tháng 4 năm 2015 XÁC NHẬN CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ Tôi xin cam đoan đây là SKKN của mình không sao chép của ai. Người thực hiện Đinh Thị Oanh Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng 9 Phát huy kĩ năng nghiệp vụ văn phòng trường học Người thực hiện: Đinh Thị Oanh Trường Tiểu học Hướng Phùng 10