Tài liệu Quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện

Trường đại học kinh tế thành phố Hồ Chí Minh Khoa Thương mại-Du lịch-Marketing Bộ môn: Quản trị rủi ro QUẢN TRỊ RỦI RO TRONG TỔ CHỨC SỰ KIỆN Giảng viên: GS.TS Đoàn Thị Hồng Vân Danh sách nhóm: 1-Phạm Việt Anh 2-Phạm Minh Tuấn 3-Phan Thục Quế Trâm 4-Nguyễn Minh Đức 5-Nguyễn Công Giang 6-Đặng Thị Kiều Oanh 7-Trịnh Anh Thạch 8-Mai Hoàng Sơn 9-Lê Xuân Đôn mar1 mar1 mar1 mar2 mar2 mar2 mar2 mar2 mar3 Lời mở đầu 1-Ý nghĩa: Tổ chức sự kiện là một hoạt động ngày càng phổ biến đối với các doanh nghiệp, tổ chức Việt Nam trong việc quảng bá hình ảnh của mình. Trong những năm gần đây, tổ chức sự kiện ngày càng chuyên nghiệp hơn nhằm đáp ứng cao hơn nhu cầu của khách hàng. Chính vì vậy mà việc quản trị rủi ro trong việc tổ chức sự kiện càng trở nên cấp thiết hơn. 2-Mục đích: Thông qua việc phân tích các rủi ro trong hoạt động tổ chức sự kiện nhằm mục đích tìm hiểu sâu hơn về môn quản trị rủi ro trong thực tế hoạt động tổ chức sự kiện; đồng thời cũng đề xuất các giải pháp phòng chống và hạn chế các rủi ro có thể gặp phải trong quá trình thực hiện tổ chức các sự kiện, giúp cho việc tổ chức sự kiện ngày càng chuyên nghiệp và hiệu quả hơn. 3-Đối tượng và phạm vi: Các hoạt động, sự kiện được tổ chức ở Việt Nam trong những năm gần đây, đặc biệt là các sự kiện mang tính chính phủ, nhà nước. 4-Phương pháp nghiên cứu: Đề tài được thực hiện theo phương pháp thu thập và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn, và phương pháp chuyên gia. 5-Bố cục: Đề tài chia làm 3 phần chính Chương I- Những vấn đề cơ bản về tổ chức sự kiện và rủi ro I-Tổ chức sự kiện II-Rủi ro Chương II-Nghiên cứu các rủi ro trong hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam I-Các rủi ro thường gặp II-Case study về các rủi ro trong tổ chức sự kiện tại Việt Nam Chương III-Các phương pháp phòng ngừa rủi ro và hạn chế thiệt hại trong lĩnh vực tổ chức sự kiện Chương 1-Những vấn đề cơ bản về tổ chức sự kiện và rủi ro I-Tổ chức sự kiện: 1-Khái niệm: Event là các hoạt động, sự kiện có chủ đích, xảy ra tại một địa điểm và một thời gian nhất định, nhằm truyền tải thông điệp và nội dung của chương trình đó đến với các đối tượng tham gia. Trong Marketing, Event (hay Event Marketing) được định nghĩa là những hoạt động Marketing liên quan đến những sự kiện mang tính giáo dục, quảng bá sản phẩm hay định vị ưu thế của sản phẩm – thương hiệu trên thị trường. 2-Vị trí và tầm quan trọng: Tổ chức sự kiện (Event Planning) là công việc góp phần "đánh bóng" cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty thông qua những sự kiện. Là cơ hội để doanh nghiệp gặp gỡ, trao đổi và giao lưu với bạn hàng, đối tác, các cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin hai chiều và tăng cường quan hệ có lợi cho doanh nghiệp. Trong các hoạt động Below The Line, Event được xếp vào trong PR hoặc Brand Activation tùy theo mục đích của chiến lược Marketing. Event nằm trong các hoạt động PR khi các sự kiện này nhằm mục đích tạo ra và tăng cường mối quan hệ với khách hàng hoặc giới truyền thông, hay thu hút sự chú ý của lực lượng truyền thông báo chí,... Còn thuộc vào các hoạt động Brand Activation khi mục đích Event là tăng độ nhận biết, kích thích sự sôi nổi hoặc đánh dấu một thời điểm quan trọng, giới thiệu sản phẩm mới, kích hoạt thương hiệu,… Event thường đi đôi với các hoạt động truyền thông trong một chiến dịch Marketing tổng thể. Sức mạnh của công cụ Event sẽ đem lại hiệu quả hơn khi kết hợp chặt chẽ với truyền thông tập trung và tổng lực hơn là chỉ sử dụng những công cụ rời rạc. Bên cạnh đó, bản thân Event cũng có những công cụ truyền thông cho riêng mình, vì đôi khi chính Event lại là một “sản phẩm – thương hiệu” của công ty làm ra nó. Những công cụ truyền thông cho Event có thể thấy như: các kênh báo chí (báo giấy và báo điện tử), tạp chí, ấn phẩm; POSM (Point Of Sales Materials) như banderole, poster, tờ rơi, banner; thư mời, email, mạng xã hội, website, diễn đàn… Đồng thời, xu hướng sử dụng những giải pháp mới cho Marketing nói chung và Event nói riêng như Digital Marketing đang ngày càng phổ biến. Sử dụng Digital Marketing như một phương tiện tổ chức Event online là một phương thức mới có triển vọng, giảm thiểu chi phí và cũng có hiệu quả hơn khi thâm nhập vào cộng đồng mạng 3-Phân loại: Hiện nay với sự đa dạng và tầm quan trọng của Event, chúng ta không khó để có thể bắt gặp chúng trong các hoạt động xúc tiến của doanh nghiệp. Các hình thức của Event cũng ngày càng trở nên đa dạng. Một vài loại hình Event mà ta có thể dễ dàng thấy như: - Sự kiện nội bộ công ty (Bussiness and Corporate Events) Đối tượng của thể loại Event này được xác định dựa trên các mối quan hệ của công ty như nhân viên, đối tác, đại lý, cổ đông... như Họp mặt (Meeting), Hội nghị khách hàng (Customer Conference), Họp báo (Press Conference), Động thổ (Ground Breaking), Khánh thành (Grand Opening), Tiệc tối (Gala Dinner) cho nhân viên... Mục đích của các Event này có thể là tăng sự gắn kết của các thành viên công ty (nếu tổ chức cho nhân viên), củng cố hình ảnh của công ty trong mắt đối tác (nếu tổ chức cho đối tác) hay xây dựng hình ảnh của công ty trên các phương tiện truyền thông. - Sự kiện hướng đến khách hàng (Consumer Events) Đây là khái niệm dùng để chỉ những Event có mục đích quảng bá thương hiệu (branding), kích thích mua hàng (boost sales) và tương tác với khách hàng. Một số Consumer Events tiêu biểu: Tung sản phẩm (Product Launch), Thi đấu (Tournament, Contest), Giải trí văn nghệ (Entertaiment, Music show), Lễ hội (Festive Event), Hội chợ, triển lãm (Trade show, Exhibition), Biểu diễn thời trang (Fashion show)... - Sự kiện mang tính nhà nước, chính phủ (Government Events, Civic Events) Sự kiện dạng này thường do các cơ quan, đoàn thể tổ chức, mang mục đích chính trị như các buổi hội nghị lớn (Convention), các Festival tầm địa phương, quốc gia, các lễ tranh cử, tổng tuyển cử... - Sự kiện cộng đồng, sự kiện phi lợi nhuận (Community, Non-profit Events) Sự kiện cộng đồng thường do các tổ chức xã hội, các tổ chức phi chính phủ thực hiện, hoặc do các công ty thực hiện, mà mục đích nó hướng tới xã hội. Một số hình thức tiêu biểu là: Sự kiện gây quỹ (Fundraising), các ngày hội vì môi trường, ngày đi bộ... - Event của cá nhân (Personal Events) Từ lâu tại Việt Nam, người ta hay gọi đám cưới, đám tang là việc hiếu hỷ, và từ này cũng phản ánh tính chất của các Event dạng này: Dành cho cá nhân một người nào đó. Personal Event bao gồm đám cưới, đám tang (Funeral), sinh nhật, kỷ niệm một dịp nào đó (anniversary) hay ăn mừng điều gì đó (Ceremony). Personal Event ở các nước phương Tây đã được nâng tầm lên khá chuyên nghiệp, có những công ty chuyên lo đám cưới, có những công ty nhận tổ chức những buổi tang lễ hoành tráng. Ở Việt Nam, lãnh vực này còn khá sơ khai, có rất ít Agency chuyên nghiệp đứng ra đảm nhận, có chăng là một vài đám cưới lớn do những người nhiều tiền thực hiện. Trên thực tế, một Event có thể là tổng hòa của các sự phân loại trên. Ví dụ một Fashion show ngoài mang mục đích giải trí có thể mang mục đích gây quỹ từ thiện, hay một ngày hội Vì môi trường có thể là dịp để một công ty nào đó khuếch trương thương hiệu của mình. Với từng loại hình, các công ty có thể đóng vai trò là nhà tổ chức, hỗ trợ tổ chức hay nhà tài trợ tùy theo mục tiêu và vai trò của mỗi công ty trong từng Event cụ thể. Đứng ở vai trò của nhà tổ chức, tùy mục đích của chiến lược Marketing và Event đó mà công ty có thể tự thân tổ chức hoặc thuê các công ty Event thực hiện. Những điều này tạo nên một sự kết hợp độc đáo giữa công ty thuê và các Agency Event, đồng thời tạo nên môi trường làm việc chuyên nghiệp của cả hai bên. 4-Sơ đồ tổ chức của một event: Gồm hai bộ phần: bộ phận sáng tạo và bộ phận hoạt động triển khai. Người quản lý chung hai bộ phận này được gọi là Event Manager -Bộ phận sáng tạo gồm những người làm ý tưởng (Ideas), phụ trách lời thoại, khẩu hiệu, ngôn ngữ (Copywriter), phụ trách hình ảnh (Art Director), thiết kế (Graphic Designer) và điều phối chung là Giám đốc sáng tạo (Creative Director). -Bộ phận hoạt động triển khai gồm có: đứng đầu là người phụ trách điều hành hoạt động (Event Operation Manager), bên dưới là Event Executive và bên thứ ba (3rd Parties). Bên thứ ba ở đây có thể là giới truyền thông, nhà cung cấp POSM hoặc giới nghệ thuật, các tổ chức liên quan và cả chính phủ. Còn Event Executive sẽ phụ trách các vấn đề triển khai cụ thể của từng khâu trong Event. Theo sơ đồ bên, có thể thấy, có rất nhiều vị trí trong giai đoạn triền khai nhằm đảm bảo tính chuyên môn hóa rõ ràng trong từng công việc. Do đó, nhiệm vụ của một Event Manager là kiểm soát tất cả mọi hoạt động từ khâu chuẩn bị, lên ý tưởng, thiết kế đến quá trình thực hiện cũng như trong suốt quá trình Event diễn ra để đảm bảo mọi việc theo đúng kế hoạch, kịch bản và các mốc thời gian đã đề ra trước. 5-Quy trình thực hiện: 5.1. Nhận thông tin từ khách hàng/cấp trên (Briefing) Thông qua bước nhận Brief hay RFP (Request for proposal) từ cấp trên (đối với những người làm Event cho chính công ty mình(In house Event) hay Khách hàng (đối với Event Agency), người làm Event có được những thông tin cơ bản: Mục đích, lý do tổ chức sự kiện, thời gian, số lượng tham gia, đối tượng tham dự, các yêu cầu đối với Event... từ đó sẽ xác định được hướng đi cho công việc tổ chức sự kiện của mình. 5.2. Hình thành Concept và Theme Concept là ý tưởng chủ đạo của một sự kiện, thường được người làm Event ví như "linh hồn của Event" cho nên bước hình thành Concept cho Event rất quan trọng. Sau khi đã có Concept, người ta sẽ phát triển được Theme (Chủ đề của Event), những hiệu ứng về phần nhìn như thiết kế sử dụng trong chương trình, việc trang trí, hoạt động của Event sao cho phù hợp với Concept đã định ra. Nói thêm về Theme, nếu Concept là "Linh hồn" thì Theme là "Diện mạo" của Event. Theme chi phối toàn bộ nội dung và các hoạt động ở Event. Ví dụ Event ra mắt một nhãn hiệu nước giải khát dành cho teen, Concept có thể là "Luôn tràn đầy năng lượng sống", còn Theme thì phải thể hiện được ý tứ "Tràn đầy năng lượng"đó, có thể qua các gam màu rực rỡ trẻ trung, qua hình ảnh các chàng trai cô gái căng tràn sức sống trên backdrop, poster..., qua các trò chơi trong Event thật trẻ khỏe, năng động. Để có được Concept và Theme, người ta phải dựa trên các thông tin về Đặc điểm sản phẩm, thông điệp của sản phẩm, văn hóa và hành vi tiêu dùng của khách hàng, và mục tiêu truyền thông của sự kiện. Quá trình cùng nhau ngồi phát triển các ý tưởng về Concept và Theme người ta gọi là Brainstorm. 5.3. Viết kế hoạch (Planning proposal) Từ Concept, người ta phát triển ra nhiều Ý tưởng (Idea), tuy nhiên các Ý tưởng này phải xoay quanh ý tưởng chủ đạo là Concept. Và sau khi phát triển được các ý tưởng rồi thì người ta phác thảo kế hoạch (proposal) dựa trên Ý tưởng đó.Một Proposal tốt phải vẽ ra cho khách hàng/cấp trên bức tranh mang tính khả thi về việc thực hiện Event đó: Ý tưởng, mục tiêu, nội dung chương trình, quá trình thực hiện, kế hoạch truyền thông, cách thức đo lường hiệu quả... Để cho người đọc kế hoạch mường tượng được "mặt mũi" chương trình, thông thường phải có các thiết kế đi kèm: Bandrol, vé mời, phông sân khấu (backdrop), tờ rơi, phối cảnh sân khấu... Càng đầu tư cho phần thiết kế, kế hoạch của bạn càng hấp dẫn, dễ hình dung, dễ đi vào lòng người và cơ hội thắng thầu cao hơn (nhưng dĩ nhiên là bạn sẽ phải mất công hơn). Một phần không thể thiếu nữa là lập Dự trù kinh phí (nếu làm cho công ty), hay Báo giá (làm cho khách hàng) 5.4. Thuyết trình kế hoạch (Proposal Presentation) Sau khi đã có trong tay kế hoạch, các thiết kế và dự toán ngân sách cho Sự kiện, bạn bắt đầu cho bước Gặp khách hàng/Cấp trên để Present (thuyết trình) kế hoạch của mình. Thông qua việc thuyết trình, bạn phải làm cho người nghe hình dung được tiến trình thực hiện kế hoạch sẽ như thế nào, mức độ khả thi ra sao, một số khách hàng/cấp trên sẽ đòi hỏi bạn cho họ thấy được cơ sở đánh giá, đo lường hiệu quả mà sự kiện mang lại cho họ. Nếu Sự kiện mà bạn thuyết trình đáp ứng được mong đợi của họ, về yêu cầu tổ chức, mức độ khả thi, chi phí, họ sẽ chấp thuận cho bạn tiến hành. 5.5. Tổ chức triển khai (Execution) Để tổ chức triển khai một kế hoạch, đầu tiên đòi hỏi bạn phải có nhân sự thực hiện. Nếu là người trong một công ty, bạn cần huy động Team/phòng ban của mình, nhờ sự hỗ trợ của phòng ban khác để thực hiện, đôi khi bạn còn phải thuê ngoài để có người hỗ trợ bạn thực hiện. Nếu ở một Agency, việc này hẳn đã có quy trình riêng và có những nhân sự được phân công phụ trách từng phần dựa trên chuyên môn của mình: Bộ phận Phụ trách khách hàng (Account), bộ phận Thiết kế (Design), Bộ phận Ý tưởng (Creative), Bộ phận Sản xuất (Production), Bộ phận Tài chánh (Finance), Bộ phận truyền thông đối ngoại (PR-Media)... Nhiệm vụ của bạn - một người quản lý dự án, cụ thể là quản lý chính Event này, là kết nối các bộ phận nhằm thực hiện thông suốt Sự kiện. Bạn sẽ phải lên các bảng mô tả, phân công công việc, (checklist), tiến độ (schedule) có các thời hạn (deadline) cụ thể... thật chi tiết và giám sát, đôn đốc công việc của từng bộ phận nhằm đảm bảo công tác chuẩn bị thật tốt. Trước sự kiện (Pre-Event) sẽ có rất nhiều hạng mục cần phải tiến hành: Từ khảo sát địa điểm, xin giấy phép, thiết kế, sản xuất cho đến thuê nhân sự, giải trí văn nghệ, dàn dựng lắp đặt (set up), truyền thông cho chương trình, sắp xếp việc mời khách, phương tiện đi lại, (nếu có), tổng duyệt (rehearsal)... và bạn sẽ phải thật chu đáo và nghiêm túc để hoàn thành. Ngoài ra còn phải dự phòng các rủi ro, sự cố có thể xảy ra để có biện pháp ứng biến phù hợp nữa. Trong sự kiện (At-Event), với vai trò Trưởng dự án, bạn sẽ là đầu não chỉ huy mọi hoạt động. Một người chỉ huy tốt sẽ biết cách vận hành guồng máy của mình suôn sẻ, đem lại một Event làm hài lòng người tham dự lẫn Công ty/Khách hàng. Mọi việc như vậy chưa phải đã kết thúc mà có cả núi công việc cần giải quyết ngay sau Event (Post-Event): Ngay tại hiện trường, chúng ta sẽ phải thu dọn, bàn giao địa điểm cho chủ địa điểm, trả lại các thiết bị, vật dụng thuê mua từ nhà cung cấp, rồi có thể phải cùng nhóm làm Event (Event team) ăn mừng sau khi tổ chức thành công (thậm chí là không thành công có thể vẫn phải đãi họ một chầu). 5.6. Đánh giá, tổng kết và báo cáo (Evaluation and Report) Một vài ngày sau đó chúng ta phải làm các việc sau để gởi báo cáo tổng kết cho khách hàng và tổng kết, quyết toán với công ty:  Quyết toán chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt, tính toán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình.  Tổng kết lại những gì đã làm được, chưa làm được, đo lường hiệu quả chương trình: bao nhiêu người tham dự, bao nhiêu người đăng ký mua hàng (nếu có), phản hồi của họ  Công tác quảng cáo, truyền thông: Bao nhiêu banner đã được treo, bao nhiêu tờ phơi đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã được đưa lên báo...  Các hình ảnh báo cáo, các link... đính kèm II-Rủi ro: 1-Khái niệm rủi ro: Rủi ro là sự bất trắc có thể đo lường được 2-Phân loại: -Theo phương pháp quản trị rủi ro truyền thống: +Rủi ro từ thảm họa: động đất, núi lửa, lũ lụt, hỏa hoạn, chiến tranh, khủng bố,... +Rủi ro tài chính: các khoản nợ xấu, tỷ giá hối đoái, giá cổ phiếu hay lãi suất biến động,… +Rủi ro tác nghiệp: trang thiết bị, hệ thống máy tính hư hỏng, chuỗi cung ứng hay quy trình hoạt động có lỗi, bị gián đoạn, nhân viên bị tai nạn,… +Rủi ro chiến lược: rủi ro dự án, rủi ro từ khách hàng, rủi ro từ chuyển đổi, rủi ro từ đối thủ cạnh tranh duy nhất, rủi ro thương hiệu, rủi ro ngành, rủi ro đình trệ,… -Theo nguồn gốc rủi ro: +Rủi ro do môi trường thiên nhiên: động đất, núi lửa, bão, lũ lụt,… +Rủi ro do môi trường văn hóa: do thiếu sự hiểu biết về phong tục, tập quán, tín ngưỡng, lối sống, đạo đức,…của các dân tộc khác, từ đó ứng xử không phù hợp, gây ra những thiệt hại, mất mát, mất cơ hội kinh doanh. +Rủi ro do môi trường xã hội: do sự thay đổi các chuẩn mực giá trị, hành vi của con người, cấu trúc xã hội, các định chế,… +Rủi ro do môi trường chính trị +Rủi ro do môi trường luật pháp +Rủi ro do môi trường kinh tế +Rủi ro do môi trường hoạt động của tổ chức +Rủi ro do nhận thức của con người -Theo môi trường tác động: +Môi trường bên trong: nội tại của tổ chức +Môi trường bên ngoài: môi trường vĩ mô, vi mô 3-Quản trị rủi ro: -Khái niệm quản trị rủi ro: Quản trị rủi ro là quá trình tiếp cận rủi ro một cách khoa học, toàn diện, liên tục và có hệ thống nhằm nhận dạng, kiểm soát, phòng ngừa và giảm thiểu những tổn thất, mất mát, những ảnh hưởng bất lợi của rủi ro, đồng thời tìm cách biến rủi ro thành những cơ hội thành công. -Nội dung quản trị rủi ro: +Nhận dạng-phân tích-đo lường rủi ro +Kiểm soát-phòng ngừa rủi ro +Tài trợ rủi ro 4-Quản trị rủi ro trong tổ chức sự kiện: Theo The Event Safety Guide (HSE, 1999) thiết kế nhằm cung cấp lời khuyên cho các nhà quản lý sự kiện, thì ta có thể chia các sự kiện thành năm giai đoạn rủi ro để đánh giá và quản trị: -Build-up: liên quan đến việc lên kế hoạch, thiết kế địa điểm, lựa chọn nhân sự, lựa chọn nhà thầu chính, nhà thầu phụ, xây dựng… -Load in: liên quan đến việc lập kế hoạch đảm bảo an toàn, lắp đặt các thiết bị và dịch vụ sẽ được sử dụng tại sự kiện… (ví dụ, thiết bị người biểu diễn sử dụng, hệ thống chiếu sáng và âm thanh trong các giai đoạn diễn ra sự kiện.) -Show: liên quan đến việc lập kế hoạch vận chuyển vận tải trang thiết bị, kế hoạch để đối phó với hỏa hoạn, cấp cứu, dự phòng rủi ro và các biến cố lớn. -Load out: lập kế hoạch đảm bảo sự kiện diễn biến suôn sẻ. -Breakdown: lập kế hoạch quản lý rủi ro trong quá trình hậu sự kiện (tháo dỡ trang thiết bị, cơ sở hạ tầng sự kiện… Quy trình quản trị rủi ro trong một sự kiện Bước 1 Tìm hiểu về bối cảnh: Hãy xem xét loại hình của sự kiện, quản lý, các bên liên quan và môi trường xung quanh Bước 2 Xác định rủi ro: liệt kê tất cả các mối nguy hiểm có thể xảy ra Bước 3 Quyết định: xem xét và xác định những rủi ro theo mức độ có thể xảy ra. Bước 4: Đánh giá rủi ro: Đánh giá rủi ro và xem xét biện pháp phòng ngừa hiện tại đã đầy đủ chưa Bước 5 điều khiển: kiểm soát những vấn đề có thể phát sinh Bước 6 hành động giảm nhẹ: Hãy xem xét những biện pháp giảm thiểu rủi ro Bước 7 rủi ro sự kiện cụ thể: Xem xét các rủi ro sự kiện cụ thể đã Bước 8: Ghi chú: Ghi lại phát hiện của bạn Bước 9 Review: Xem lại các đánh giá và sửa lại nếu cần thiết Chương 2-Nghiên cứu các rủi ro trong hoạt động tổ chức sự kiện tại Việt Nam I-Các rủi ro thường gặp: Những rủi ro khi tổ chức một sự kiện có thể chia theo quy trình tổ chức một Event: 1. Rủi ro trong lập kế hoạch - Xác định sai về đối tượng khách hàng mục tiêu của buổi Event. + Rủi ro này sẽ làm mọi ý tưởng cho buổi Event không phù hợp với thực tế Vd: Một buổi Event về tung ra một Loại Rượu mạnh mới sẽ khác với việc tung ra một loại điện thoại thời trang mới. Bởi vì đối tượng khách hàng khác nhau sẽ có những ý tưởng khác nhau + Thiết kế, bài trí không gian trong sự kiện sẽ bị lệch, không phù hợp với phong cách và không khí của buổi Event. Vd : một buổi lễ Khánh thành công ty sẽ khác với Event tung ra một sản phẩm mới. trong khi Lễ khánh thành cần một không khí trang nghiệm thì Buổi Tung sản phẩm mới cần một không tươi vui sống động. - Rủi ro trong việc tìm công ty dịch vụ hỗ trợ Tổ chức Event: + Nếu không tìm được công ty phù hợp với loại hình của Event sẽ dễ làm cho buổi Event thất bại + Nếu chọn công ty không có khả năng cũng dễ làm thất bại buổi Event + Rủi ro khi thiết kế cơ cấu nhân sự cần thiết cho việc tổ chức sự kiện. Nếu thiếu nhân lực hay không đủ khả năng đảm đương nhiệm vụ thì sẽ gây khó khăn cho việc hoàn thành buổi Event. Khả năng đạt thành công như mong đợi là không cáo nếu khôn có một đội làm việc thật sự hiệu quả 2. Rủi ro trong hoạch định ngân sách. - Nếu hoạch định Ngân sách thấp hơn thực tế thì khi chay Event sẽ không có khoản Ngân sách bù vào gây khó khăn khi chạy chương trình. - Nếu hoạch định Ngân sách quá lớn so với thực tế thì sẽ gây tổn thất. Tăng chi phí làm giảm lợi nhuận cho công ty 3. Rủi ro trong dịch vụ chăm sóc khách hàng - không Thông báo cho khách hàng mục tiêu đúng kênh truyền thông. Gây hậu quả là có nhiều khách hàng mục tiêu không biết đến sự kiện này. - Không liên lạc thường xuyên với khách hàng. Không tạo mối quan hệ tốt sẽ làm cho khách hàng mau chóng quên buổi Event. Không cung cấp ngày giờ, địa điểm chính xác rõ ràng gây nhầm lẫn bối rối cho khách mời.+ - Rủi ro khi khách hàng không cảm thấy ấn tượng với buổi Event vì nội dung không hay, cách phục vụ tiếp tân không chu đáo, chất lượng của sự kiện thì kém…làm mất hình ảnh đẹp của cộng ty đối với khách hàng 4. Rủi ro trong quyết định vị trí, địa điểm không gian tổ chức sự kiện. - Rủi ro khi lực chọn không gian tổ chức sự kiện không phù hợp với lượng người tham dự. Rủi ro khi chọn không gian quá hẹp trong khi mời quá nhiều khách tham dự. điều này sẽ làm cảm giác chật chội gây khó chịu cho khách mời. hoặc rủi ro khi chọn một khán phòng quá rộng trong khi chỉ ít người tham dự sẽ làm cho không gian loãng ra, không tạo được cảm giác sôi động của buổi Event và gây tổn thất một số tiền lớn khi lực chọn không gian không phù hợp - Rủi ro khi tìm nơi tổ chức sự kiện khó khăn trong việc di chuyển: khách hàng khó khăn khi tìm đến nơi sự kiện diễn ra. - Rủi ro khi đoàn khách VIP không được chu đáo trong việc chuyên chở và bảo vệ khi di chuyển - Rủi ro nơi vị trí tổ chức sự kiện gặp những khó khăn: gần nơi kẹt xe, nơi đám đông, nơi ô nhiễm am thanh… - Vấn đề nơi bãi đậu xe, gửi xe cũng cần giải quyết ổn thỏa vì nếu không các vị khách mời sẽ bỏ đi vì không có nơi đậu xe hoặc tình trạng quá đông vì không đủ chỗ đậu xe, gửi xe. 5. Rủi ro trong việc an toàn trong thời gian sự kiện diễn ra - Rủi ro đối với vấn đề y tế và các trường hợp khẩn cấp có thể xảy ra. Ví dụ: Ngộ độc thực phẩm khi ăn uống. Một số vị khách khó thở, đau tim, bệnh tái phát khi tham dự Event - Các tình huống cháy, hỏa hoạn… dễ xảy ra nguy hiểm cho những người tham dự sự kiện. Đặc biệt là những sự kiện liên quan trực tiếp đến những sản phẩm dễ cháy, nổ. - Tình trạng bảo quản các tài sản cá nhân của những người tham gia và tài sản chung. Đây là rủ ro dễ xảy ra đối với những Sự kiện mang tính cộng động cao. Tình huống xấu nhất có thể là khách hàng bị mất những tài sản có giá trị khi tham dự buổi event. - Rủi ro từ những cuộc tranh chấp, cãi vả trong các khách mời gây lộn xộn, mất trật tự cho buổi Event. - Rủi ro trong việc ngộ độc, thực phẩm có màu độc hại hay quá hạn sử dụng đối với các Thức ăn và nước uống trong buổi Event. Sẽ gây ra việc ngộ độc hàng loạt hay bị các khách mời nhận xét không tốt về buổi Event. Làm mất hình ảnh đẹp trong mất người tiêu dùng. 6. Rủi ro trong chuẩn bị các thiết bị, dụng cụ trong sự kiện - Rủi ro trong tình huống mất điện, mất đường cable Internet…gây rối loạn hay cho thấy sự thiếu chu đáo trong giai đoạn chuẩn bị. - Rủi ro trong việc không thiết kế, tính toán đủ số lượng bàn ghế cần thiết cho khách mời gây tình trạng thiếu hụt sẽ làm cho những người bị thiếu cảm giác bực bội, khó chịu. -Rủi ro đối với những dụng cụ cho sân khấu bị thiếu hoặc hỏng hóc như thiếu ánh sáng cần thiết, thiếu Micro, thiếu loa, thiếu sự trang trí cho sân khấu bắt mắt và hoành tráng cũng sẽ gây cho khách mời có ý nghĩ không tốt khi Ban tổ chức không chuẩn bị chu đáo. - Rủi ro khi không chuẩn bị chu đáo những hình ảnh cần thiết như Banner, standee, flyers, Bruchures… để khách mời có thể hình dung rõ hơn về toàn cảnh của buổi tổ chức sự kiện này. Nếu không khác mời sẽ không hiểu trọn vẹn và có thể hiểu sai về ý nghĩa của buổi event. 7-Rủi ro do các yếu tố môi trường: -Môi trường tự nhiên: mưa, gió, bão, động đất, … -Môi trường văn hóa-xã hội: thói quen, cách ứng xử của người tham gia sự kiện -Môi trường chính trị-pháp luật: thủ tục, giấy tờ cần thiết, quy định về thuần phong mỹ tục,… II-Case study về rủi ro trong tổ chức sự kiện tại Việt Nam Nghiên cứu về các rủi ro trong phần này được thực hiện dựa trên tổng kết về chương trình Hội nghị Quốc gia về Chính phủ Điện tử 2011 (E-Gov 2011)do Tập đoàn dữ liệu quốc tế (IDG) phối hợp Sở Thông tin & Truyền thông HCM và Ban Chỉ đạo Quốc gia về Công nghệ thông tin tổ chức trong hai ngày: 14-15/7/2011. Phần thứ hai là Dự kiến rủi ro của Hội nghị và Giải thưởng Lãnh đạo An ninh thông tin Đông Nam Á (CSO 2011)dự kiến ngày 6-7/12/2011. Những rủi ro thống kê được trong E-Gov 2011 và dự trù rủi ro trong CSO 2011 được thực hiện từ phỏng vấn nội bộ công ty IDG. Xin lưu ý rằng mọi thông tin trong phần này chỉ mang tính chất tham khảo. Người đọc không nên chất vấn bất cứ thông tin nào liệt kê ở đây trong thực tế. Nhóm thực hiện không chịu bất kỳ trách nhiệm nào với sự lạm dụng những thông tin này vào mục đích khai thác, đe dọa, kiện cáo với tập đoàn dữ liệu quốc tế IDG. Đây là tài liệu chỉ mang tính chất lưu hành nội bộ và tính chất tham khảo trong môn học Quản trị Rủi ro tại lớp Marketing, khóa 34, ĐH Kinh tế TPHCM. Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định nào bằng việc sử dụng nội dung tiểu luận này, người đọc nên tham khảo ý kiến từ các chuyên gia. Tập đoàn IDG và nhóm thực hiện có quyền phủ định tính xác thực của bất kỳ thông tin nào liệt kê ở đây trong trường hợp cần thiết. 1-Sự kiện: HỘI THẢO QUỐC GIA VỀ CHÍNH PHỦ ĐIỆN TỬ 2011 Chương trình hội nghị E-Gov 2011 và danh sách diễn giả được ghi ở phần dưới đây. E-Gov 2011 là sự kiện của chính phủ hợp tác với IDG, do vậy, nhiều phần chương trình được xây dựng bởi sở TT&TT : nội dung trình bày và các diễn giả Việt Nam, đoàn các VIP đến từ các cơ quan nhà nước. Nội dung hội thảo: Hội thảo chính phủ điện tử 2011 với chủ đề “chính phủ điện tử gắn với cải cách hành chính”. Đây là một chủ đề phù hợp với hiện trạng phát triển của Việt Nam hiện tại. Khi mà nền hành chính tại Việt Nam còn nhiều bất cập và rườm rà, chưa tinh gọn. Dịch vụ công cung cấp cho người dân còn cồng kềnh, gây phiền hà cho cả người dân và doanh nghiệp, tổ chức. Chính vì vậy, chính phủ điện tử là công cụ cải cách hành chính, đồng thời cải cách hành chính ngược lại làm cốt lõi nhằm xây dựng chính phủ điện tử trong điều kiện hiện tại của Việt Nam. Hội thảo chính phủ điện tử năm nay được chia làm ba phiên, một phiên trình bày chính và hai phiên trình bày chuyên đề xoay quanh hiện trạng và giải pháp xây dựng chính phủ điện tử gắn với cải cách hành chính ở trung ương và cấp cơ sở. Phiên trình bày chính của hội thảo trình bày về hiện trạng ứng dụng công nghệ thông tin vào trong cơ quan nhà nước và định hướng triển khai trong các giai đoạn sắp tới. Đưa ra những giải pháp và ứng dụng công cụ phục vụ xây dựng thành công chính phủ điện tử tại Việt Nam. Bên cạnh đó, phiên trình bày chính còn đề cập tới kinh nghiệm triển khai thành công chính phủ điện tử của một số nước trên thế giới, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm nhằm ứng dụng vào hoàn cảnh của Việt Nam. Phiên trình bày thứ hai trình bày những vấn đề triển khai chính phủ điện tử tại các ban ngành, cơ quan nhà nước. Những rủi ro thống kê được trong quá trình tổ chức Hội nghị bao gồm: 1.1.Rủi ro trong xây dựng nội dung Những nội dung xây dựng trong chương trình Hội nghị phụ thuộc vào tính chất của Luật Công nghệ Thông tin hiện hành và những thay đổi trong quá trình triển khai quyết định 1755 “Đưa Việt Nam sớm trở thành nước mạnh về Công nghệ thông tin” do Chính phủ ban hành. Ngoài ra, rủi ro về mảng nội dung cũng đến từ các diễn giả nước ngoài tham gia hội nghị. Một số nội dung do các diễn giả đến từ nước ngoài (Hàn Quốc, Singapore…) đề cập đến vai trò Dân chủ điện tử có thể vô tình đi ngược lại với chủ trương của Đảng và Chính phủ. Một số diễn giả nước ngoài khác, đặc biệt là các diễn giả của NTT (Nhật), Double Trace (Thụy Điển), HP (Singapore) chưa nói sâu về vấn đề cần thiết của chính phủ điện tử tại Việt Nam, còn quá tập trung vào quảng bá cho sản phẩm của các công ty này. Những rủi ro này khó có khả năng kiểm soát chặt chẽ, do quá trình xây dựng nội dung trong bài nói của từng diễn giả không được công khai đến đơn vị tổ chức là IDG. Hoặc nếu công khai, do tính chất ngoại giao mà đơn vị tổ chức IDG không có quyền can thiệp quá sâu để thay đổi nội dung. Nhưng nhìn chung, rủi ro chỉ đến từ buổi hội nghị song song thứ 3: giới thiệu về các giải pháp chính phủ điện tử từ các doanh nghiệp, tổ chức nước ngoài. Rủi ro nội dung còn được xét như là rủi ro trong vấn đề xây dựng nội dung sao cho khít với thời lượng chương trình. 1.2.Rủi ro về thời gian thực hiện Rủi ro dạng này được chia thành 2 giai đoạn: rủi ro trước khi sự kiện diễn ra và rủi ro trong khi thực hiện. Rủi ro thời gian trước khi sự kiện diễn ra phụ thuộc vào nhiều bên: đơn vị tổ chức (IDG, Sở TT&TT) hoặc các diễn giả và các khách mời. Rủi ro thời gian trong khi sự kiện diễn ra chủ yếu là do diễn giả và những trục trặc khách quan về kỹ thuật (phiên dịch không làm tốt công việc, hệ thống máy móc có vấn đề). Những vấn đề rủi ro về thời gian sự kiện sẽ được đề cập chi tiết hơn trong các phần dưới. 1.3.Rủi ro về con người: Đơn vị tổ chức Các bộ phận tham gia thực hiện sự kiện này bao gồm: bộ phận Hậu cần, bộ phận nội dung và truyền thông, bộ phận Kế toán thuộc IDG và những nhân sự do Sở TT&TT phối hợp tổ chức. Rủi ro của bộ phận hậu cần là do những thiếu sót trong quá trình chuẩn bị cũng như những rủi ro về khách quan. Trong sự kiện Hội nghị chính phủ điện tử 2011, rủi ro hậu cần là những rủi ro khách quan. Trong đó, là rủi ro trong quá trình vận chuyển, rủi ro về yếu tố kỹ thuật hậu cần, chất lượng hàng hóa hậu cần. Ngoài ra, không thể phủ nhận rủi ro còn đến từ chính con người: khi chuẩn bị một sự kiện lớn cần lượng nhân lực đầy đủ, phân thành nhiều ca làm việc rõ ràng, nhân lực bộ phận hậu cần phải phối hợp tốt với các bộ phận khác để lên timeline làm việc và dự trữ thời gian cho các rủi ro. Đặc biệt quan trọng là vấn đề timeline có nguồn dự trữ thời gian rõ ràng. Rủi ro đến từ bộ phận nội dung và truyền thông bao gồm: rủi ro trong xây dựng nội dung (đã đề cập ở trên), rủi ro trong xây dựng kế hoạch truyền thông, rủi ro trong kế hoạch mời diễn giả, rủi ro trong quản lý thông tin truyền thông & xây dựng mối quan hệ với các kênh truyền thông. Rủi ro của bộ phận nội dung và truyền thông thường là rủi ro trước sự kiện và hậu sự kiện. Rủi ro từ đội ngũ nhân viên thời vụ (chủ yếu là sinh viên) là sự chưa chuyên nghiệp trong quá trình làm việc. Những rủi ro này là khó tránh khỏi, do đa số đội ngũ thời vụ còn chưa có kinh nghiệm nhiều khi tiếp xúc với công việc hội nghị. Rủi ro đến từ nhân sự của các đơn vị phối hợp IDG là rủi ro từ chủ quan. Nhiệm vụ của các đơn vị phối hợp là chào mời các diễn giả từ khối Chính phủ và Doanh nghiệp nhà nước. Do tính chất quan hệ phức tạp giữa các cơ quan thuộc Bộ TT&TT và các cơ quan nhà nước khác, các diễn giả thuộc khối nhà nuớc chưa thể đảm bảo được vấn đề nội dung, timeline thực hiện hoặc rủi ro lớn hơn: không xuất hiện tại Hội nghị. 1.4.Rủi ro về nhân sự: Đơn vị truyền thông Rủi ro từ đơn vị báo chí – truyền hình hầu như không có, nếu có, chỉ là những lỗi kỹ thuật trong quá trình đăng tải nội dung. Do nội dung Hội nghị chủ đạo là báo cáo của các đơn vị quốc doanh và cơ quan nhà nước, vì vậy, đơn vị báo chí và các kênh truyền thông chỉ đóng vai trò tổng hợp lại nội dung sự kiện. 1.5.Rủi ro về tài chính Rủi ro này đến từ hoạt động của IDG. Do Hội nghị E-Gov được tiến hành đồng thời với Triển lãm Quốc tế Kỷ nguyên Công nghệ số (VCW 2011), vì vậy, dự trù kinh phí sẽ có sự chênh lệnh nhất định, chủ yêú là những phát sinh đến từ triển lãm có quy mô lớn như VCW 2011. Rủi ro tài chính trước Hội nghị ít diễn ra, do những dự trù kinh phí để mời diễn giả (tiền ăn uống, khách sạn…) đã được đảm bảo từ trước 3 tuần trước khi Hội nghị bắt đầu và kinh phí tài trợ đã được cung cấp. Rủi ro tài chính hậu Hội nghị là những rủi ro tài chính do sự chậm trễ thanh toán từ các đơn vị tham gia VCW – sở dĩ có sự ảnh hưởng là do ảnh hưởng tài chính qua lại giữa 2 sự kiện VCW và E-Gov, trong đó chi phí thanh toán nhân công là chủ yếu. 1.6.Rủi ro về truyền thông sự kiện Rủi ro về truyền thông Hội nghị E-Gov 2011 có một phần lớn đến từ rủi ro của bộ phận nội dung và truyền thông. Thứ nhất, rủi ro truyền thông đầu tiên là do nhân sự: nhân sự phân bố chưa đều cho truyền thông của cả 2 sự kiện song song là VCW và EGov – nội dung truyền thông chưa sâu sát với nội dung sự kiện. Thứ hai, rủi ro truyền thông do số lượng kênh phủ chưa cao, chỉ tập trung vào một số kênh chính thống và kênh truyền hình Trung ương VTV. Báo chí cũng chỉ chắt lọc một số báo mang tính chất chính thống, chuyên nghiệp. Rủi ro truyền thông sau sự kiện: do nội dung sự kiện thuộc về cơ quan chính phủ chủ trì (Bộ TT&TT) do đó, mảng nội dung truyền thông không cho phép phóng viên các báo có quyền nhận xét trực tiếp. Vì vậy, đa số nội dung truyền thông sau sự kiện được báo giới đăng tải lại từ các thông cáo báo chí, hoặc tổng kết sau sự kiện của đơn vị tổ chức. Những rủi ro này là rủi ro không thể tránh được, vì tính chất Hội nghị là phục vụ cho các cơ quan nhà nước, tỉnh thành, Trung ương cùng một số doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực Business-to-Business có quy mô lớn. 1.7.Rủi ro về khách mời và diễn giả Đây là những rủi ro khó tránh được, chủ yếu đến từ ý thức của khách mời. Các biểu hiện của khách như đi trễ, không tập trung…có thể làm giảm chất lượng của hội nghị. Với các yếu nhân quan trọng, chương trình hội nghị đôi khi phải chỉnh sửa sao cho phù hợp với lịch làm việc của yếu nhân. Rủi ro về diễn giả: cũng là rủi ro khó tránh được. Chủ yếu là vấn đề về thời gian thuyết trình và khả năng trình diễn của mỗi diễn giả. Về nội dung, diễn giả ít để xảy ra rủi ro về nội dung không phù hợp, do thành phần diễn giả là những giám đốc, lãnh đạo của các cơ quan chính phủ và doanh nghiệp. 1.8.Rủi ro về An ninh Việt Nam là quốc gia có an ninh tốt. Nhưng trong hoàn cảnh hội nghị E-Gov 2011 kết hợp với triển lãm CNTT với gần 30 ngàn tham dự thì an toàn của các yếu nhân là khách mời sẽ trở thành rủi ro rất lớn. Rủi ro lớn nhất trong sự kiện lần này là lượng bảo vệ còn chưa đủ, đặc biệt là bảo vệ trong các gian phòng hội thảo. Hầu như chỉ có người thuộc các bộ phận PR/Content hoạt động trong vai trò “chủ nhà”. 2-Sự kiện: HỘI NGHỊ VÀ LỄ TRAO GIẢI THƯỞNG LÃNH ĐẠO AN NINH THÔNG TIN ĐÔNG NAM Á 2011 Hội nghị & Lễ trao giải Lãnh đạo ANTT Đông Nam Á tiêu biểu 2011 (CSO ASEAN Conference and Awards) là sự kiện chính thức dành cho giới lãnh đạo an toàn – an ninh thuộc các tổ chức, công ty, cơ quan chính phủ trong khu vực Đông Nam Á. Hội nghị CSO ASEAN 2011 được tổ chức bởi tập đoàn dữ liệu quốc tế IDG kết hợp trung tâm ứng cứu khẩn cấp máy tính Việt Nam và Sở thông tin truyền thông TPHCM phối hợp thực hiện. Hội nghị được tổ chức vào ngày 6-7/12/2011 tại TPHCM. Chương trình hội nghị bao gồm: CHƯƠNG TRÌNH HỘI NGHỊ AN NINH THÔNG TIN – ĐỐI MẶT VỚI HIỂM HỌA INFORMATION SECURITY – FACING THE THREATS Thứ 3, ngày 6/12/2011 ĐĂNG KÍ Diễn văn khai mạc: Lãnh đạo, UBND Tp.HCM Lãnh đạo, Bộ TT&TT Lãnh đạo, IDG ASEAN BÁO CÁO CHÍNH Tổng quan tình hình An ninh Thông tin trên thế giới và khu vực 2011 – Các hiểm họa mới - Tổng kết các cuộc tấn công trên mạng diễn ra trên thế giới - Các mối đe dọa mới có thể diễn ra trong tương lai - Thực trạng ANTT Việt Nam và các cảnh báo