Tài liệu Quản trị hàng tồn kho tại công ty cổ phần biovegi việt nam

i LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn cô Đàm Thanh Huyền đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành đề tài luận văn này. Em cũng xin được gửi lời cảm ơn tới các cán bộ công nhân viên, đặc biệt là nhân viên phòng Kế toán tại Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam đã nhiệt tình giúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập tại công ty. Trong quá trình nghiên cứu, thực tập tại công ty, em đã thu được nhiều kiến thức quý báu. Nhưng do thời gian không nhiều, và kinh nghiệm thực tế còn hạn chế, vì vậy khi thực hiện đề tài này không thể tránh khỏi những sai sót. Em mong nhận được những đóng góp của thầy, cô và những người quan tâm để bài luận văn của em được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ............................................................................................................. i MỤC LỤC ..................................................................................................................ii DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU ........................................................................ iv PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................ 1 1. Lý do lựa chọn đề tài ............................................................................................. 1 2. Mục đích nghiên cứu ............................................................................................. 2 3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu ............................................................................ 3 4. Phƣơng pháp nghiên cứu...................................................................................... 3 5. Kết cấu khóa luận.................................................................................................. 4 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVEGI VIỆT NAM .............. 5 1.1. Các khái niệm liên quan đến quản trị hàng tồn kho ...................................... 5 1.1.1. Khái niệm tài sản lưu động ............................................................................... 5 1.1.2. Khái niệm về hàng tồn kho ................................................................................ 5 1.1.3. Khái niệm quản trị hàng tồn kho ...................................................................... 6 1.2. Nội dung lý thuyết liên quan đến quản trị hàng tồn kho tại các doanh nghiệp ..... 6 1.2.1. Vai trò,chức năng của hàng tồn kho ................................................................. 6 1.2.2. Vai trò,chức năng của quản trị hàng tồn kho ................................................... 8 1.2.3. Nội dung quản trị hàng tồn kho ........................................................................ 9 1.2.4. Các chi phí liên quan đến tồn kho................................................................... 10 1.2.5. Phân loại hàng tồn kho ................................................................................... 11 1.2.6. Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị hàng tồn kho .............................. 13 1.3. Các nhân tố ảnh hƣởng đến quản trị hàng tồn kho ...................................... 19 1.3.1. Nhân tố môi trường kinh doanh bên ngoài ..................................................... 19 1.3.2. Nhân tố môi trường bên trong ........................................................................ 21 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVEGI VIỆT NAM ............................................. 23 2.1. Giới thiệu về Công ty Cổ phần Biovgi Việt Nam .......................................... 23 iii 2.1.1. Sơ lược về quá trình hình thành và phát triển của công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam .................................................................................................................... 23 2.2.2. Tình hình tài sản – vốn .................................................................................... 27 2.2.3. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh ....................................................... 29 2.2. Thực trạng về quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam .. 30 2.2.1. Thực trạng tình hình hàng tồn kho của công ty ............................................ 30 2.2.2. Thực trạng hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam .................................................................................................................... 35 2.3. Kết luận và đánh giá ........................................................................................ 39 2.3.1. Những thành công và kết quả đạt được .......................................................... 39 2.3.2. Hạn chế và nguyên nhân ................................................................................. 40 CHƢƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM LÀM TĂNG HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVEGI VIỆT NAM.... 44 3.1. Định hƣớng hoạt động của công ty trong tƣơng lai ...................................... 44 3.2. Một số đề xuất nhằm làm tăng hiệu quả quản trị hàng tồn kho của Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam ..................................................................................... 45 3.2.1. Nâng cao chất lượng công tác lập kế hoạch hàng tồn kho ............................. 45 3.2.2. Nâng cao chất lượng công tác bảo quản hàng tồn kho .................................. 45 3.2.3. Tăng lượng tiêu thụ hàng hóa của công ty ..................................................... 46 3.2.4. Chú trọng phát huy nhân tố con người .......................................................... 47 KẾT LUẬN .............................................................................................................. 48 TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................... 49 iv DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU Hình 1.1: Mô hình đặt hàng hiệu quả EOQ ........................................................... 15 Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam .......................... 24 Bảng 2.1: Bảng cân đối kế toán của Công ty năm 2012 đến 2014 ........................ 27 Bảng 2.2: Bảng báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty giai đoạn 2012-2014 .. 29 Bảng 2.3: Giá vốn hàng bán của công ty năm 2012 – 2014 .................................. 30 Bảng 2.4: Bảng danh mục hàng tồn kho từ năm 2012 đến 2014 .......................... 31 Bảng 2.5: Bảng chỉ tiêu đánh giá hàng tồn kho của công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam từ 2012 – 2014 ................................................................................................. 32 Bảng 2.6: Bảng tốc độ chu chuyển hàng tồn kho của tổng các mặt hàng ........... 34 1 PHẦN MỞ ĐẦU Hiện nay ,trong bối cảnh Việt Nam đã gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO ,các doanh nghiệp Việt Nam đã bước vào một sân chơi bình đẳng,cạnh tranh bình đẳng.Như vậy trong nền kinh tế hiện nay thì sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp là một vấn đề mà các nhà quản lý doanh nghiệp luôn luôn quan tâm hàng đầu .Với sự cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường ,các doanh nghiệp phải làm như thế nào đứng vững trong nền kinh tế thị trường.Chính vì vậy .các doanh nghiệp cần phải giám sát từ khâu thu mua sản phẩm hàng hóa đến khâu tiêu thụ sản phẩm ra ngoài thị trường phải đảm bảo kiện toàn ,tăng tốc độ chu chuyển của vốn ,tìm kiếm lợi nhuận tạo điều kiện tích lũy mở rộng vốn sản xuất kinh doanh Trong các doanh nghiệp giá trị của Hàng tồn kho chiếm một phần lớn trong tỷ lệ tài sản kinh doanh của doanh nghiệp,có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,nó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu cũng như lợi nhuận của doanh nghiệpvì doanh thu của hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu và những khoản thu nhập sau này cho doanh nghiệp.Cho nên ,quản trị hàng tồn kho đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động kinh doan của doanh nghiệp .Vì nó đảm bảo cho việc duy trì hợp lý lượng hàng tồn kho nhằm cung ứng kịp thời cho hoạt động kinh doanh nâng cao hiệu quả và sức cạnh tranh cho doanh nghiệp.Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài “ Quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam” làm đề tài khóa luận của mình 1. Lý do lựa chọn đề tài Trong những năm vừa qua nền kinh tế nước ta đã và đang chuyển hóa sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa,nhiều cơ hội mở ra cho các doanh nghiệp trong nước nhưng trong đó cũng không ít những thách thức phía trước : cạnh tranh ngày càng gay gắt không chỉ với các doanh nghiệp trong nước mà còn đối với các doanh nghiệp nước ngoài .Nền kinh tế ngày càng khó khăn,kinh doanh không đạt hiệu quả đòi hỏi hoạt động quản trị trong doanh nghiệp càng cần phải được quan tâm và chú trọng một trong số hoạt động quản trị đó là quản trị hàng tồn kho vì hàng tồn kho chiếm một 2 phần lớn trong tỷ lệ tài sản kinh doanh của DN, doanh thu từ hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu và những khoản thu nhập thêm sau này cho doanh nghiệp nếu công tác quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp cho việc giảm chi phí tồn trữ nguyên vật liệu ,tránh được việc chiếm dụng vốn do tồn kho ,đảm bảo việc cung ứng đầy đủ nguyên vật liệu cho sản xuất cũng như cung ứng ra thị trường nhưng nếu công tác quản lý hàng tồn kho không tốt dẫn đến tăng chi phí bảo quản,chi phí thanh lý ,những chi phí khác và dẫn đến giảm lợi nhuận cũng như mất lòng tin của khách hàng.Tuy nhiên hiện nay công tác quản lý hàng tồn kho vẫn chưa được quan tâm đúng mức tại các doanh nghiệp nói chung cũng như Công ty Cổ phần Biovegi nói riêngvì vậy qua quá trình thực tập tại công ty em đã lựa chọn đề tài : “ Quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam “ đối với Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam thì hàng tồn kho có vai trò rất to lớn trong quá trình sản xuất kinh doanh .Với đặc điểm là công ty chuyên xuất nhập khẩu nên quá trình quản trị hàng tồn kho để chúng đảm bảo cho hoạt động sản xuất ,kinh doanh diễn ra đều đặn và thông suốt ,góp phần mang lại lợi nhuận ,cơ hội kinh doanh cho công ty là hết sức quan trọng 2.Mục đích nghiên cứu Thông qua việc nghiên cứu đề tài này em muốn - Tìm hiểu rõ thực trạng hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam - Phân tích các nhân tố môi trường kinh doanh tác động tới hoạt động quản trị hàng tồn kho tại công ty - Đánh giá những thành tựu mà công ty đã đạt được và những hạn chế mà công ty còn mắc phải - Nhằm đưa ra các đề xuất nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác quản trị tồn kho của Công ty Qua đề tài này là cơhội để em có thểvận dụng những lý thuyết mà mình đã học vào thực tếcông việc nhằm mục đích cải tiến hoặc khắc phục những vấn đềcòn tồn tại, đồng thời còn là dịp để em kiểm nghiệm lại kiến thức của mình .Bên cạnh đó, kết quảnghiên cứu hy vọng sẽlàm cho các nhà quản trị cao cấp tại công ty sẽcó 3 cái nhìn đúng đắn hơn vềtầm quan trọng của công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu. Từ đó, họ sẽ có kếhoạch khắc phục những điểm yếu còn tồn tại trong quá trình xây dựng chiến lược phát triển lâu dài của công ty 3.Đối tƣợng,phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu Thực trạng hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam Các yếu tố môi trường kinh doanh tác động tới hoạt động quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam - Phạm vi nghiên cứu: + Về mặt không gian : khóa luận được nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam + Về mặt thời gian : trong 3 năm từ năm 2012 đến 2014 4.Phƣơng pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau : - Phương pháp thống kê, so sánh tổng hợp các số liệu, dữ kiện nhằm xác định những phương án, giải pháp được lựa chọn - Phương pháp suy luận suy diễn : từ các mô hình ,các lý thuyết về hoạt động quản trị hàng tồn kho để luận giải các vấn đề đặt ra trong thực tiễn quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam - Các phương pháp sử dụng trong phân tích,tổng hợp : nghiên cứu sách báo,tạp trí chuyên ngành ,các báo cáo về thực trạng quản trị hàng tồn kho,phương pháp phân tích nhân tố ,các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị hàng tồn kho ,sử dụng mô hình EQD để đánh giá lượng hàng tồn kho tối ưu ,lượng đặt hàng tối ưu…….. - Các phương pháp xử lý thông tin : sử dụng phương pháp thống kê như : tổng hợp ,phân tích ( sử dụng các chỉ tiêu ,chỉ số như vòng quay hàng tồn kho ,số ngày một vòng quay hàng tồn kho …. 4 5.Kết cấu khóa luận Ngoài lời cảm ơn ,mục lục ,danh mục bảng biểu ,danh mục sơ đồ ,danh mục từ viết tắt,kết luận ,danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục ,nội dung chính của khóa luận được kết cấu chia làm 3 chương Chương 1 : Cơ sở lý thuyết cơ bản về Quản trị hàng tồn kho Chương 2: Thực trạng công tác quản trị hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam Chương 3: Một số đề xuất nhằm làm tăng hiệu quả quản trị hàng tồn kho kho tại Công ty Cổ phần Biovegi Việt Nam 5 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT CƠ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BIOVEGI VIỆT NAM 1.1. Các khái niệm liên quan đến quản trị hàng tồn kho 1.1.1. Khái niệm tài sản lưu động Ở Việt Nam hiện nay ,theo hệ thống chuẩn mực kế toán ,chuẩn mực số 21 về trình bày báo cáo tài chính ,tài sản lưu động là những tài sản thỏa mãn những điều kiên sau: + Được dự tính để bán hoặc sử dụng trong chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp + Được nắm giữ nhằm mục đích thương mại hoặc trong mục đích ngắn hạn và dự kiến thu hồi hoặc thanh toán trong vòng 1 tháng kể từ ngày kết thúc liên độ kế toán + Là tiền hoặc tài sản tương đương tiền mà việc sử dụng không gặp một hạn chế nào Như vậy, tài sản lưu động của doanh nghiệp là toàn bộ những tài sản thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp có thời gian sử dụng ,thu hồi ,hoặc luân chuyển giá trị trong vòng 1 năm hoặc một chu kỳ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp 1.1.2. Khái niệm về hàng tồn kho Khái niệm về hàng tồn kho trong chuẩn mực kế toán Việt Nam có nội dung khá tương đồng so với chuẩn mực kế toán quốc tế .Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 2 về hàng tồn kho được ban hành theo quyết định số 194/2001/QĐ- BTC ngày 31/12/2001 của bộ trưởng bộ tài chính thì hàng tồn kho là những tài sản : + Được giữ để bán trong kỳ sản xuất kinh doanh bình thường + Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang + Nguyên liệu,vật liệu,công cụ,dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung cấp các dịch vụ Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai. Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có 6 tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu/linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất… 1.1.3. Khái niệm quản trị hàng tồn kho Quản trị hàng tồn kho là một công tác quản trị nhằm : + Đảm bảo cho hàng hóa có đủ số lượng và cơ cấu không làm cho quá trình bán ra bị gián đoạn ,góp phần nâng cao chất lượng kinh doanh và tránh bị ứ đọng hàng hóa + Đảm bảo giữ gìn hàng hóa về mặt giá trị và giá trị sử dụng ,góp phần làm giảm hư hỏng ,mất mát hàng hóa gây tổn thất về tài sản cho doanh nghiệp + Đảm bảo cho lượng vốn doanh nghiệp tồn tại dưới hình thái vật chất ở mức độ tối ưu nhằm tăng hiệu quả vốn hàng hóa và góp phần giảm chi phí bảo quản hàng hóa 1.2. Nội dung lý thuyết liên quan đến quản trị hàng tồn kho tại các doanh nghiệp 1.2.1. Vai trò,chức năng của hàng tồn kho 1.2.1.1. Vai trò của hàng tồn kho Tồn kho hàng hóa là một tất yếu .Tồn kho hàng hóa tồn tại do sự cách biệt về mặt không gian và thời gian ,giữa sản xuất và tiêu dùng,do điều kiện khí hậu tự nhiên hoặc do phải đề phòng do diễn biến khó lường của thị trường: dịch bệnh.thiên tai.mất mùa…. Hàng hóa tồn kho trong doanh nghiệp có vai trò quan trọng đối với sản xuất va tiêu dùng xã hội bởi hàng hóa tồn kho chiếm tỷ trọng lớn nhất và là bộ phận cấu thành chủ yếu của hàng hóa dự trữ trong lưu thông - Đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thường theo đúng kế hoạch dự kiến ,đo đặc điểm của sản xuất nên tiến độ và thời gian sản xuất sản phẩm không ăn khớp và đồng nhất với thời gian tiêu dùng sản phẩm vì thế cần phải có quá trình dự trữ hay tồn kho hàng hóa -Đảm bảo cho hoạt động sản xuât diễn ra liên tục khi có biến cố ngẫu nhiên ngoài dự kiến : do sự vận động khách quan của tự nhiên và của sản xuất mà có 7 nhiều vấn đề doanh nghiệp không thể dự báo từ trước như thiên tai,dịch họa,rủi ro……. Chính vì thế mà trong mỗi trường hợp để đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục phải có dự trữ an toàn ,hạn chế rối loạn sản xuất kinh doanh - Góp phần giảm chi phí nâng cao hiệu quả kinh doanh và ổn định thị trường hàng hóa - Việc quy định đúng đắn mức tồn kho có ý nghĩa vô cùng to lớn .Nó cho phép giảm lượng hàng hóa hao hụt,mất mát,bảo quản hàng hóa ,đảm bảo cho các doanh nghiệp có đủ vật tư ,hàng hóa cần thiết cho quá trình sản xuất kinh doanh để thực hiện nhiệm vụ đề ra .Dự trữ vừa đủ để cho quá trình sản xuất kinh doanh liên tục ,vừa hợp lý để nâng cao hiệu quả khâu dự trữ và tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp 1.2.1.2. Chức năng của hàng tồn kho - Chức năng liên kết : liên kết giữa quá trình sản xuất và quá trình cung ứng .Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích lũy cho thời kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết .Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục ,tránh sự thiếu hụt gây lãng phí trong sản xuất - Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát : Nếu doanh nghiệp biết trước được tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa ,họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí như vậy tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt - Chức năng khấu trừ theo số lượng: việc mua hàng với số lượng lớn có thể giảm phí tổn sản xuất do được nhà cung cấp chiết khấu cho đơn hàng với số lượng lớn .Tuy nhiên điều này lại dẫn đến chi phí tồn trữ cao do đó trong quản trị tồn kho người ta cần xác định một lượng đặt hàng tối ưu để được hưởng giá khấu trừ mà chi phí tồn trữ tăng không đáng kể Hàng tồn kho chiếm một phần lớn trong tỷ lệ tài sản kinh doanh của doanh nghiệp,có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,nó ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu cũng như lợi nhuận của doan nghiệpvì doanh thu của hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu và những 8 khoản thu nhập sau này cho doanh ngiệp .Nếu thiếu hụt hàng tồn kho sẽ dẫn đến rủi ro doanh nghiệp ,doanh nghiệp có thể mất những khoản doanh thu bán hàng tiềm năng hoặc thị phần, mất đi sự tín nghiệm của khách hàng .Không cung cấp được lượng hàng hóa khi cần thiết không chỉ làm mất những khách hàng ở thời điểm hiện tại mà cón có thể mất những đơn đặt hàng trong tương lai do doanh nghiệp không còn được tin cậy vào khả năng cung ứng mặt hàng đó .Trong môi trường cạnh tranh doanh nghiệp sẽ mau chóng mất khách hàng vào tay các đối thủ cạnh tranh cung ứng các sản phẩm cùng loại nếu không dự đoán được nhu cầu và khả năng tiêu thụ của thị trường để lập kế hoạch tồn kho phù hợp Ngược lại nếu dự trữ dư thừa hàng tồn kho thì đó lại là một mối quan ngại lớn đối với nhà đầu tư ,do tính chất tồn lâu ,chôn vốn ,chi phí phát sinh nếu để hàng tốn kho quá lâu thì doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian để xử lý hàng tồn kho ,có thể kéo theo sự ảnh hưởng của giá ,đặc biệt là những sản phẩm có vòng đời ngắn và khó bán rộng rãi.Dù kinh doanh trong bất cứ lĩn vực nào thì dự trữ quá nhiều hàng tồn kho cũng là một điều nên tránh .Nó làm doanh nghiệp tốn nhiều chi phí để bảo quản,mua bảo hiểm với giá cao hơn,chi phí lưu kho…… Vì vậy việc tính toán để cân bằng giữa chi phí và rủi ro trong việc dự trữ hàng tồn kho ít hay nhiều là rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của một doanh nghiệp 1.2.2 .Vai trò,chức năng của quản trị hàng tồn kho Nhiệm vụ của quản trị tồn kho là phải trả lời được 2 câu hỏi : Lượng tồn kho bao nhiêu là tối ưu? Khi nào tiến hành đặt hàng? Trong một doanh nghiệp, hàng tồn kho bao giờ cũng là một trong những tài sản có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó.Thông thường giá trị hàng tồn kho chiếm 40% – 50% tổng giá trị tài sản của một doanh nghiệp. Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị sản xuất tác nghiệp. Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ.Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng; nhân viên 9 phụ trách sản xuất và tác nghiệp cũng thích có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch sản xuất dễ dàng hơn.Tuy nhiên, đối với bộ phận tài vụ thì bao giờ cũng muốn hàng tồn kho được giữ ở mức thấp nhất, bởi vì tiền nằm ở hàng tồn kho sẽ không chi tiêu vào mục khác được. Do đó, kiểm tra tồn kho là việc làm không thể thiếu được, qua đó doanh nghiệp có thể giữ lượng tồn kho ở mức “vừa đủ”. Có nghĩa là không “quá nhiều” mà cũng đừng “quá ít”. Quản trị hàng tồn kho tốt có thể tránh mọi gián đoạn trong mọi quá trình sử dụng hàng,giảm đến mức thấp nhất các chi phí lưu kho và sẽ giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn khi thực hiện các kế hoạch mà doanh nghiệp đặt ra Vấn đề quản lý hàng tồn kho luôn có 2 mặt trái ngược nhau : muốn quá trình sản xuất kinh doanh được tiến hành liên tục ,doanh nghiệp sẽ tăng lượng dự trữ .Ngược lại ,dự trữ tăng ,doanh nghiệp lại phải tốn thêm những chi phí khác liên quan đến dự trữ .Vì vậy doanh nghiệp cần phải xác định mức tồn kho hợp lý nhất ,tùy thuộc vào loại hình và đặc điểm của doanh nghiệp để kiểm soát hàng tồn kho một cách hiệu quả nhất 1.2.3 .Nội dung quản trị hàng tồn kho Việc quản trị hàng tồn kho trong doanh nghiệp là rất quan trọng ,không phải chỉ vì trong doanh nghiệp tồn tại dự trữ chiếm một tỷ trọng đáng kể trong tổng tài sản của doanh nghiệp .Điều quan trọng hơn là nhờ có dự trữ đúng mức,hợp lý sẽ giúp doanh nghiệp không bị gián đoạn trong kinh doanh,không bị thiếu sản phẩm ,hàng hóa để bán đồng thời giúp doanh nghiệp sử dụng vốn tiết kiệm ,giảm chi phí tồn kho  Hoạch định quy mô,cơ cấu hàng tồn kho của doanh nghiệp.Quản trị hàng tồn kho phải trả lời được 3 câu hỏi - Lượng hàng tồn kho nhập vào là bao nhiêu là đủ để chi phí tồn kho là thấp nhất và đảm bào cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp - Vào thời điểm nào thì bắt đầu nhập hàng - Nhập hàng ở đâu và nhà cung cấp là ai  Tổ chức thực hiện công tác tác quản trị hàng tồn kho 10 Thực hiện đúng các nguyên tắc ,nhiệm vụ ,nội dung của các nghiệp vụ nhập,xuất hàng hóa ở kho và nhiệm vụ bảo quản hàng hóa ở kho Xây dựng và thực hiện đầy đủ chế độ sổ sách của kho ,hoạch toán cập nhật kịp thời nghiệp vụ xuất ,nhập hàng hóa vào kho Phân bổ hàng hóa trong kho theo sơ đồ quy hoạch chi tiết của kho ,tổ chức chất xếp hàng hóa khoa học ,thường xuyên kiểm tra ,chăm sóc hàng hóa trong kho nhằm phát hiện kịp thời những nguyên nhân gây hại đến hàng dự trữ  Kiểm tra ,kiểm soát quá trình thực hiện công tác thực hiện hàng tồn kho có đúng kế hoạch thực hiện hay không  Đánh giá kết quả thực hiện và đưa ra các biện pháp thích hợp để đưa ra các biện pháp xử lý các loại hàng tồn kho thừa thiếu,chậm tiêu thụ ,ứa đọng ,hàng tồn kho kém phẩm chất để tăng vòng quay của hàng hóa qua kho  Cần xây dựng và có chế độ đối với thủ kho .Thủ kho là người có trình độ kỹ thuật và nghiệp vụ cần phải được chuẩn hóa 1.2.4 .Các chi phí liên quan đến tồn kho Chi phí tồn kho có liên quan trực tiếp đến giá vốn của hàng bán .Bởi vậy các quyết định tốt liên quan đến khối lượng hàng hóa mua vào và quản lý hàng tồn kho dự trữ cho phép doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và tăng thu nhập .Các chi phí gắn liền với hàng tồn kho goi là chi phí tồn kho bao gồm : chi phí đặt hàng,chi phí lưu kho và chi phí khác…… - Chi phí đặt hàng : bao gồm các chi phí liên quan đến chuẩn bị và phát đơn đặt hàng như chi phí giao dịch,quản lý,kiểm tra,thanh toán.Chi phí đặt hàng cho mỗi lần đặt hàng thường tương đối ổn định không phụ thuộc vào số lượng hàng đặt mua .Trong mỗi kỳ kinh doanh chi phí đặt hàng thường tỷ lệ với số lần đặt hàng trong kỳ .Khi khối lượng đặt hàng của mỗi lần đặt hàng nhỏ thì số lần đặt hàng tăng lên và và chi phí đặt hàng do vậy cũng tăng lên và ngược lại - Chi phí lưu kho: chi phí này xuất hiện khi doanh nghhiệp phải giữ hàng để bán ,bao gồm chi phí đóng gói hàng ,chi phí bốc xếp hàng vào kho ,chi phí thuê kho,bảo hiểm ,chi phí hao hụt,chi phí lãi vay,……Các yếu tố chi phí này phụ thuộc 11 vào khối lượng hàng hóa mua vào .Nếu khối lượng hàng hóa đặt mua mỗi lần lớn thì chi phí lưu kho tăng và ngược lại - Các chi phí khác : +Chi phí giảm doanh thu do hết hàng : có thể xem đây là một loại chi phí cơ hội do doanh nghiệp hết một loại hàng nào đó mà khách hàng có nhu cầu .Doanh nghiệp có thể xử lý tình trạng bằng cách hối thúc một đơn đặt hàng từ người cung cấp loại hàng đó .Chi phí hối thúc cho lần đặt hàng sẽ bao gồm chi phí đặt hàng bổ sung cộng với chi phí vẩn chuyển .Nếu không doanh nghiệp sẽ mất một khoản doanh thu do hết hàng + Chi phí mất uy tín với khách hàng : đây cũng được xem là một chi phí cơ hội và cũng được xác định căn cứ vào khoản thu nhập dự báo sẽ thu được từ việc bán hàng trong tương lai bị mất đi do việc mất uy tín với khách hàng vì việc hết hàng gây ra + Chi phí gián đoạn sản xuất 1.2.5 .Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp có nhiều loại ,nhiều thứ có vai trò ,công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh .Việc xác định và ghi nhận hàng tồn kho đòi hỏi phải được quan tâm thường xuyên vì hàng trong kho chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản lưu động trong doanh nghiệp .Để bảo quản cũng như quản lý hàng tồn kho cần phải được sắp xếp hàng tồn kho theo những nhóm và chỉ tiêu nhất định 1.2.5.1 .Phân loại hàng tồn kho theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho. Theo tiêu thức phân loại này, những hàng tồn kho có cùng mục đích sử dụng và công dụng được xếp vào một nhóm, không phân biệt chúng được hình thành từ nguồn nào, quy cách, phẩm chất ra sao,... Theo đó, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được chia thành: - Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho hoạt động sản xuất như NVL, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ, gồm cả giá trị sản phẩm dở dang. 12 - Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp như hàng hoá, thành phẩm,... Cách phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quả trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu mua, bảo quản và dự trữ hàng tồn kho, đảm bảo hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.2.5.2 .Phân loại kho theo yêu cầu sử dụng Theo tiêu thức phân loại này, hàng tồn kho được chia thành: - Hàng tồn kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh: phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ hợp lý đảm bảo cho hoạt động sản xuất kinh doanh được tiến hành bình thường. - Hàng tồn kho chưa cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho được dự trữ cao hơn mức dự trữ hợp lý. - Hàng tồn kho không cần sử dụng: Phản ánh giá trị hàng tồn kho kém hoặc mất phẩm chất không được doanh nghiệp sử dụng cho mục đích sản xuất. 1.2.5.3. Theo chuẩn mực 02 -hàng tồn kho được phân thành: - Hàng hoá mua để bán: Hàng hoá tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hoá gửi đi gia công chế biến... - Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán - Sản phẩm dở dang và chi phí dịch vụ chưa hoàn thành: Là những sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm đã hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm. - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ: Gồm tồn kho, gửi đi gia công chế biến đã mua đang đi trên đường Việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp ảnh hưởng tới việc tính chính xác của hàng tồn kho phản ánh trên bảng cân đối kế toán và ảnh hưởng tới các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Vì vây việc phân loại hàng tồn kho là cần thiết trong mỗi doanh nghiệp. 13 1.2.6 .Một số chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản trị hàng tồn kho Hàng tồn kho chiếm một phần lớn trong tỷ lệ tài sản kinh doanh của doanh nghiệp bởi doanh thu từ hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu và những khoản thu nhập sau này cho doanh nghiệp. Bởi vì doanh thu từ hàng tồn kho là một trong những nguồn cơ bản tạo ra doanh thu và những khoản thu nhập thêm sau này cho DN. Đó là những tài sản đã sẵn sàng để đem ra bán hoặc sẽ được đem ra bán. Thông thường, tỷ trọng hàng tồn kho lớn luôn là mối quan ngại ít nhiều với NĐT, do tính chất tồn lâu, chôn vốn, chi phí phát sinh thêm của nó hay nói cách khác, nếu để tồn hàng tồn kho quá lâu thì sẽ làm ảnh hưởng không tốt tới quá trình kinh doanh do DN sẽ phải tốn chi phí dự trữ, chi phí thanh lý hay cải tiến hàng bị lỗi thời và thanh lý hàng hư hỏng. Tuy nhiên, việc không dự trữ đủ hàng tồn kho cũng là một rủi ro vì DN có thể đánh mất những khoản doanh thu bán hàng tiềm năng hoặc thị phần nếu giá tăng cao trong khi doanh nghiệp không còn hàng để bán Doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất ,thương mại thường duy trì hàng tồn kho ở một mức nhất định trong chiến lược dự trữ hàng hóa của mình ,nhằm đảm bảo nguyên vật liệu cho sản xuất,đảm bảo nguồn hàng trong lưu thông.Khi doanh nghiệp ký được một hợp đông cung ứng hàng hóa lớn thì phải dự trữ trong kho để thực hiện hợp đồng ,đảm bảo an toàn trong việc cung ứng sản phẩm ,có những trường hợp doanh nghiệp đón đầu tình trạng khan hiếm hay tăng giá của sản phẩm ,hàng hóa mà mình đang nắm quyền chi phối để “ găm hàng” và sẽ tung ra sản phẩm ở thời điểm cần thiết .Khi đó,hàng tồn kho sẽ đem lại lợi nhuận lớn cho doanh nghiệp 1.2.6.1 .Chỉ tiêu hệ số vòng quay hàng tồn kho Để đánh giá tốc độ luân chuyển hàng tồn kho ,người ta thường sử dụng hệ số vòng quay hàng tồn kho Hệ số vòng quay hàng tồn kho = Hệ số này thường được so sánh qua các năm để đánh giá năng lực quản trị hàng tồn kho là tốt hay xấu qua từng năm .Hệ số này lớn cho thấy tốc độ quay vòng của hàng hóa trong kho là nhanh và ngược lại ,nếu hệ số này nhỏ thì tốc độ quay vòng tồn kho thấp.Tuy nhiên không phải cứ mức tồn kho thấp là tốt ,mức tồn kho cao là xấu mà còn phụ thuộc vào từng ngành nghề,từng lĩnh vực sản xuất kinh doanh 14 Hệ số vòng quay hàng tồn kho càng cao cho thấy doanh nghiệp bán hàng nhanh và hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều .Có nghĩa là doanh nghiệp sẽ ít rủi ro hơn nếu khoản mục hàng tồn kho trong báo cáo tài chính có giá trị giảm qua các năm .Tuy nhiên hệ số này cao quá cũng không tốt vì như vậy có nghĩa là lượng hàng dự trữ trong kho không nhiều ,nếu nhu cầu thị trường tăng đột ngột thì rất có khả năng doanh nghiệp bị mất khách hàng và bị đối thủ cạnh tranh giành thị phần .Hơn nữa,dự trữ nguyên vật liệu đầu vào cho các khâu sản xuất không đủ có thể khiến dây chuyền sản xuất bị ngưng trệ .Vì vậy hệ số vòng quay hàng tồn kho phải đủ lớn để đảm bảo mức độ sản xuất và đáp ứng được nhu cầu khách hàng Để có thể đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp,việc xem xét chỉ tiêu hàng tồn kho cần được đánh giá bên cạnh các chỉ tiêu khác như lợi nhuận,doanh thu,vòng quay của dòng tiền,……….cũng như nên được đặt trong điều kiện kinh tế vĩ mô ,điều kiên thực tế của từng doanh nghiệp 1.2.6.2 .Số ngày của một vòng quay hàng tồn kho Số ngày của một vòng quay hàng tồn kho = Số ngày của một vòng quay hàng tồn kho phản ánh số ngày bình quân tính từ lúc nắm giữ hàng tồn kho đến lúc tiêu thụ hàng tồn kho.Nói cách khác ,nó cho biết hàng tồn kho tồn tại bao nhiêu ngày trước khi tiêu thụ .Khoảng thời gian này sẽ phụ thuộc vào đặc điểm kinh tế kỹ thuật của ngành kinh doanh ,trình độ tổ chức quản lý kinh doanh và các yếu tố khác .Nếu kết quả tính toán cho thấy số ngày của một vòng quay hàng tồn kho giảm đi qua các kỳ thì điều này có nghĩa là doanh nghiệp đã tổ chức dự trữ ,sản xuất hàng tồn kho tiêu thụ tốt hơn.Chỉ tiêu này càng nhỏ thì càng được đánh giá cao.Số ngày tồn kho lớn là một dấu hiệu của việc doanh nghiệp đầu tư quá nhiều cho hàng tồn kho 15 1.2.6.3 .Mô hình đặt hàng hiệu quả EOQ Chiphí Tổng phí tồn kho Tổng phí tồn trữ Tổng chi phí đặt hàng EOQ Quy mô đặt hàng Hình 1.1: Mô hình đặt hàng hiệu quả EOQ Mô hình EOQ là mô hình quản trị tồn kho mang tính định lượng ,có thể sử dụng nó để tìm mức tồn kho tối ưu cho doanh nghiệp Giả thiết: - Lượng hàng mua trong mỗi lần đặt hàng là như nhau - Nhu cầu ,chi phí đặt hàng và chi phí bảo quản là xác định.Thời gian mua hàng – thời gian từ khi đặt hàng tới khi nhận được hàng cúng là xác định - Chi phí mua của mỗi đơn vị không bị ảnh hưởng bởi số lượng hàng được đặt - Không xảy ra hiện tượng hết hàng  Mô hình đặt hàng hiệu quả ∑ CF tồn kho = ∑CF đặt hàng + ∑ CF bảo quản =( ⁄ )*P +( ⁄ )*C 16 Trong đó: EOQ: Số lượng đặt hàng có hiệu quả D: Tổng nhu cầu 1 loại sản phẩm cho một khoảng thời gian nhất định P: Chi phí cho mỗi lần đặt hàng C: Chi phí bảo quản trên một đơn vị hàng tồn kho EOQ = √  Xác định thời điểm tái đặt hàng Điểm tái đặt hàng là chỉ tiêu phản ánh mức hàng tối thiểu còn lại trong kho để khởi phát một yêu cầu đặt hàng mới .Điểm tái đặt hàng được tính toán đơn giản nhất khi cả nhu cầu và thời gian đặt hàng là xác định Điểm tái đặt hàng = số lượng hàng bán trong một đơn vị thời gian * thời gian mua hàng  Lượng dự trữ an toàn - Dự báo về biến động nhu cầu với phân phối xác xuất tương ứng - Xác định mức dự trữ an toàn ( mức đệm) tối đa cần xem xét - Phân tích tác động của các trạng thái của mức dự trữ an toàn tới tổng CF tồn kho - Lựa chọn mức dự trữ an toàn tối ưu ( mức đệm hứa hẹn tổng CF tồn kho là tối thiểu) 1.2.6.4 .Mô hình sản xuất đặt hàng POQ Mô hình này áp dụng với giả thiết: - Nhu cầu hàng năm, chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng của một loại vật liệu có thể ước lượng được… - Không sử dụng tồn kho an toàn, vật liệu được cung cấp theo mức đồng nhất, vật liệu được sử dụng ở mức đồng nhất và tất cả vật liệu được dùng hết toàn bộ khi đơn hàng kế tiếp về đến. - Nếu hết tồn kho thì sự đáp ứng khách hàng và các chi phí khác không đáng kể. - Không có chiết khấu theo số lượng.