Tài liệu Quản lý hồ sơ công chức thuộc bộ nội vụ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TẠ THỊ TUYẾT NHUNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – NĂM 2017 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA TẠ THỊ TUYẾT NHUNG QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 06 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. LẠI ĐỨC VƯỢNG HÀ NỘI – NĂM 2017 LỜI CẢM ƠN Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành, sâu sắc tới Ban Giám đốc, các thầy, cô giáo của Học viện Hành chính Quốc gia đã giảng dạy, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu. Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn TS Lại Đức Vượng, Phó Chánh Văn phòng Bộ Nội vụ đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ, tạo điều kiện tôi hoàn thành luận văn này. Xin cảm ơn các cán bộ, công chức của Bộ Nội vụ đã nhiệt tình cung cấp thông tin, số liệu trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn và giúp tôi hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu. Luận văn được hoàn thành qua tìm hiểu tài liệu và nghiên cứu thực tế. Mặc dù bản thân tôi đã cố gắng nỗ lực nhưng do còn hạn chế về lý luận và kinh nghiệm thực tế, nên không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Tôi rất mong nhận được sự góp ý của thầy, cô giáo và những cá nhân quan tâm đến vấn đề nghiên cứu này. Xin chân thành cảm ơn ! Tác giả luận văn Tạ Thị Tuyết Nhung LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, trích dẫn trong luận văn đảm bảo độ tin cậy, chính xác và trung thực. Những kết luận khoa học của luận văn chưa được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào khác. TÁC GIẢ Tạ Thị Tuyết Nhung MỤC LỤC Trang LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn…………………………………………….1 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn………………….. 3 3. Mục đích, nhiệm vụ của luận văn…………………………………………... 6 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn…………………………. 6 5. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu của luận văn…………. 7 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn………………………………… 8 7. Kết cấu của luận văn…………………………………………………………... 9 CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN…………………………………………….. 10 1.1. Tổng quan về hồ sơ công chức………………………………………... 10 1.1.1. Một số khái niệm……………………………………………………... 10 1.1.1.1 Khái niệm tài liệu và hồ sơ…………………………………………….. 10 1.1.1.2. Khái niệm công chức…………………………………………………... 13 1.1.1.3. Khái niệm hồ sơ công chức…………………………………………… 14 1.1.2. Thành phần hồ sơ công chức………………………………………… 14 1.1.3. Đặc điểm hồ sơ công chức…………………………………………... 18 1.1.4. Hình thức hồ sơ công chức………………………………………………. 19 1.2. Tổng quan về công tác quản lý hồ sơ công chức………………….... 20 1.2.1. Một số khái niệm.…………………………………………………………. 20 1.2.2. Thẩm quyền quản lý hồ sơ công chức.………………………………... 21 1.2.3. Nguyên tắc quản lý hồ sơ công chức …………………………………..22 1.2.4. Quy trình quản lý hồ sơ công chức ……………………………………. 23 1.2.4.1. Công tác lập hồ sơ công chức ………………………………………... 23 1.2.4.2. Công tác bổ sung, sửa chữa hồ sơ công chức ……………………... 24 1.2.4.3. Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công chức ……………….. 25 1.2.4.4. Công tác nghiên cứu, khai thác hồ sơ công chức ………………… 26 1.2.4.5. Công tác lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ công chức ………….. 27 1.2.4.6. Báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức ………………………... 29 1.2.5. Số hóa hồ sơ công chức …………………………………………………. 30 TIỂU KẾT CHƢƠNG 1 ……………………………………………….32 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ ………………………………... 34 2.1. Khái quát đặc điểm tình hình của Bộ Nội vụ ………………………….. 34 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Bộ Nội vụ …………………….. 34 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ ……………………………………………………. 39 2.1.3. Cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ …………………………………………. 42 2.1.4. Khái quát đội ngũ công chức của Bộ Nội vụ ………………………... 44 2.1.5. Mô hình tổ chức, mô hình quản lý công chức và mô hình quản lý hồ sơ công chức tại Bộ Nội vụ ………………………………………………45 2.1.5.1. Mô hình tổ chức ………………………………………………………... 45 2.1.5.2. Mô hình quản lý công chức ………………………………………….. 46 2.1.5.3. Mô hình quản lý hồ sơ công chức…………………………………… 46 2.1.6. Phân cấp quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ ……………….. 46 2.2. Thực trạng quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ ……………….. 47 2.2.1. Công tác lập hồ sơ công chức ………………………………………….. 47 2.2.2. Công tác bổ sung, sửa chữa hồ sơ công chức ……………………….. 49 2.2.3. Công tác chuyển giao, tiếp nhận hồ sơ công chức ………………….. 50 2.2.4. Công tác nghiên cứu, khai thác hồ sơ công chức …………………… 52 2.2.5. Công tác lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ công chức …………….. 53 2.2.5.1. Số lượng hồ sơ hiện đang được lưu giữ, bảo quản tại các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nội vụ …………………………………………....... 53 2.2.5.2. Quy trình lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ công chức …………. 54 2.2.5.3. Cách thức lưu giữ, bảo quản, bảo mật hồ sơ ………………………. 55 2.2.6. Về việc báo cáo công tác quản lý hồ sơ công chức ………………... 57 2.2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin và hiện đại hóa việc quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ …………………………………………….. 58 2.2.8. Đánh giá ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ ……… 59 2.2.8.1. Ưu điểm …………………………………………………………………. 59 2.2.8.2. Hạn chế …………………………………………………………………... 62 2.2.8.3. Nguyên nhân của những hạn chế.…………………………………… 65 TIỂU KẾT CHƢƠNG 2 …………………………………………………………… 71 CHƢƠNG 3:GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ CÔNG CHỨC THUỘC BỘ NỘI VỤ ……………………………………. 73 3.1. Định hƣớng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ.… 73 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức….. 75 3.2.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác quản lý hồ sơ công chức………………………………………………………………………….. 75 3.2.2. Tăng cường sự quan tâm chỉ đạo và trách nhiệm của các cấp lãnh đạo, quản lý đối với công tác quản lý hồ sơ công chức ……………… 76 3.2.3. Nâng cao chất lượng và tăng cường trách nhiệm của đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức………………... 78 3.2.3.1. Nâng cao chất lượng đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức…………………………………………….... 78 3.2.3.2. Tăng cường trách nhiệm của đội ngũ công chức trực tiếp làm công tác quản lý hồ sơ công chức……………………………………….. 80 3.2.4. Tăng cường cơ sở vật chất phục vụ và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ công chức ……………... 82 3.2.4.1. Đầu tư trang thiết bị cho công tác quản lý hồ sơ………………….. 82 3.2.4.2. Đổi mới công nghệ lưu giữ và cập nhật các thông tin thay đổi về hồ sơ công chức…………………………………………………….. 84 3.2.5. Đẩy mạnh công tác phổ biến, giáo dục, tuyên truyền pháp luật về công chức nói chung, pháp luật về công tác quản lý hồ sơ công chức riêng…………………………………………………………………... 85 3.2.6. Tăng cường các hoạt động kiểm tra, hướng dẫn đối với công tác quản lý hồ sơ công chức………………………………………………… 87 TIỂU KẾT CHƢƠNG 3……………………………………………………….. 89 KẾT LUẬN……………………………………………………………………….. 90 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO…………………………………... 92 PHỤ LỤC…………………………………………………..................... 95 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn Quản lý hồ sơ công chức là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý công chức, được quy định tại Điều 69 Luật Cán bộ, công chức; tại Điều 47 Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức; tại Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức. Trong công tác quản lý công chức, việc sử dụng, khai thác thông tin liên quan đến cá nhân công chức, phục vụ cho các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ được diễn ra hàng ngày, với tần suất lớn. Các hoạt động nghiệp vụ như nâng lương, xem xét các tiêu chuẩn để bổ nhiệm, đề bạt vào các vị trí lãnh đạo, quản lý; cử đi dự thi nâng ngạch, cử đi đào tạo, bồi dưỡng, thực hiện chế độ bảo hiểm xã hội, xem xét kỷ luật, khen thưởng…. rất cần đến các tiêu chí thông tin về đội ngũ cán bộ, công chức. Để nắm bắt đầy đủ, chính xác các thông tin về công chức, ngoài việc tiếp xúc trực tiếp hoặc thông qua các kênh thông tin khác như: Nhận xét đánh giá của cấp quản lý trực tiếp, kết quả thực hiện công việc được giao, phản ánh của dư luận... thì nhất thiết phải tiến hành việc nghiên cứu hồ sơ công chức. Hồ sơ công chức là căn cứ pháp lý để cơ quan quản lý và sử dụng công chức theo dõi, thực hiện chế độ, chính sách đối với công chức được đầy đủ, chính xác. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ công chức thuộc thẩm quyền, trách nhiệm của cơ quan quản lý công chức. Công chức có trách nhiệm hoàn thiện các tài liệu phục vụ cho việc lập, quản lý hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan quản lý công chức. Hồ sơ công chức gắn liền với hoạt động của người công chức, từ khi được tuyển dụng cho đến khi rời khỏi cơ quan nhà nước. Vì vậy, ngay từ khi được tuyển dụng, cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm hướng dẫn người mới được tuyển dụng kê khai lý lịch, nộp văn bằng, chứng chỉ cùng các loại giấy tờ có liên quan khác để thẩm tra, xác minh và hoàn thiện thủ tục lập hồ sơ công chức ban đầu (hồ sơ gốc). Sau khi lập hồ sơ ban đầu, cơ quan quản lý công chức có trách nhiệm quản lý, giám sát và bổ sung thường xuyên để phục vụ cho công tác quản lý nhân sự của cơ quan, tổ chức, đơn vị của nhà nước. Làm tốt công tác quản lý hồ sơ công chức giúp cho công tác quy hoạch, bố trí, sử dụng, bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, đánh giá, phân loại, thống kê, tổng kết, đánh giá thực trạng đội ngũ công chức được đầy đủ, chính xác. Qua đó sẽ đánh giá được hiệu quả các chủ trương, đường lối công tác cán bộ của Đảng, hiệu quả quản lý, xây dựng đội ngũ công chức của Nhà nước; góp phần quan trọng vào việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, tuyển chọn, bố trí sử dụng, đào tạo bồi dưỡng đội ngũ công chức. Làm tốt công tác quản lý hồ sơ công chức cũng sẽ góp phần hỗ trợ tối đa cho công chức trong thực hiện các giao dịch hành chính thường ngày. Trong những năm qua, đặc biệt là từ khi ban hành Luật Cán bộ, công chức, Nhà nước ta đã ban hành một hệ thống quy đinh ̣ pháp lý tương đối cụ thể về quả n lý hồ sơ cán bô ̣, công chức. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để các cơ quan quản lý công chức thực hiện chế độ quản lý hồ sơ công chức theo những quy chuẩn chung. Với sự tiến bộ của khoa học - kỹ thuật, nhiều quốc gia trên thế gới đã tiến hành quản lý hồ sơ công chức theo phương pháp hiện đại (quản lý hồ sơ điện tử). Đối với nước ta hiện nay, công tác quản lý hồ sơ công chức tại các cơ quan nhà nước nói chung, tại Bộ Nội vụ nói riêng chủ yếu vẫn thực hiện theo cách truyền thống (quản lý hồ sơ giấy), cụ thể là chủ yếu lưu tất cả các loại tài liệu trong bì hồ sơ công chức, một số thông tin liên quan đến công chức khi cần phải mở, tra cứu từng hồ sơ. Thời gian gần đây, tại Bộ Nội vụ 2 cũng như một số cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước đã bước đầu áp dụng quản lý hồ sơ công chức theo phương pháp hiện đại, cụ thể quản lý hồ sơ công chức bằng hệ thống phần mềm, điện tử hóa các dữ liệu hồ sơ công chức. Tuy nhiên, do nhiều yếu tố chủ quan và khách quan, công tác quản lý hồ sơ công chức trên cả nước nói chung, công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ nói riêng vẫn còn gặp phải những khó khăn, bất cập nhất định, làm ảnh hưởng trực tiếp đến công tác quản lý đội ngũ công chức. Để góp phần khắc phục những khó khăn, bất cập, hạn chế nêu trên, chúng ta cần có cách tiếp cận từ góc độ khoa học và thực tiễn, nhằm góp phần đưa công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ đi vào nền nếp, nâng cao hiệu quả sử dụng, khai thác hồ sơ, đáp ứng yêu cầu của công tác quản lý cán bộ, công chức trong điều kiện đổi mới và hội nhập hiện nay. Chính vì vậy, tôi chọn đề tài “Quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ” làm Luận văn thạc sĩ của mình. 2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn Trong hệ thống các công trình nghiên cứu về quản lý công chức, về lưu trữ hồ sơ, vấn đề quản lý, khai thác, sử dụng, lưu giữ, bảo quản hồ sơ công chức vẫn còn là khoảng trống ít được nhắc đến và bàn luận. Ngay cả về phương diện luật học, phải mất một thời gian khá dài, nhà nước ta không ban hành văn bản quy định về công tác này. Các đề tài nghiên cứu, bài viết trao đổi liên quan đến công tác quản lý hồ sơ công chức còn rất ít, chủ yếu là đề cập đến công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu nói chung trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Trong mấy năm trở lại đây, công tác quản lý hồ sơ công chức mới bắt đầu được quan tâm nghiên cứu, xong vẫn chưa đầy đủ, trong đó có một số đề tài, bài viết đáng chú ý như: 3 Một là, nghiên cứu vấn đề về thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự: Đề tài “Nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự” do Thạc sĩ Lã Thị Hồng làm chủ nhiệm, nghiệm thu năm 2006 (Phòng Thông tin tư liệu, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước). Đề tài tập trung nghiên cứu về vấn đề thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự trong các cơ quan, tổ chức, chưa đi sâu nghiên cứu vào cách thức quản lý hồ sơ để khai thác, sử dụng, phục vụ trực tiếp cho công tác quản lý nhân sự của cơ quan, tổ chức. Hai là, nghiên cứu về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức ở một ngành cụ thể như: Đề tài “Nghiên cứu đổi mới công tác quản lý hồ sơ cán bộ ngành thống kê” của tác giả Trần Duy Phú, nghiệm thu năm 2006 (Thư viện Cục Thông tin khoa học và Công nghệ Quốc gia, thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ). Đề tài nghiên cứu trên phạm vi rộng, các giải pháp đưa ra mang tính chất phục vụ cho công tác quản lý hồ sơ công chức của hệ thống ngành dọc, cần tiếp tục nghiên cứu khi triển khai tại một cơ quan, đơn vị cụ thể. Ba là, nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin, ứng dụng tin học phục vụ công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức như: Luận văn thạc sĩ “Đảm bảo thông tin tư liệu của hệ thống quản lý tin học hóa hồ sơ cán bộ, công chức ở Văn phòng Quốc hội” của tác gia Đinh Thị Hạnh Mai năm 2003 (Tư liệu từ Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn). Luận văn thạc sĩ tập trung nghiên cứu công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hồ sơ công chức, chưa đề cập một cách toàn diện các vấn đề liên quan đến công tác quản lý hồ sơ công chức, như hệ thống thể chế, nhân lực thực hiện, cơ sở vật chất… Bốn là, các bài viết, trao đổi kinh nghiệm đăng trên các Báo, Tạp chí, Website như: “Bàn về việc lập và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức” của tác giả Hà Quảng - Mai Hương, đăng trên Tạp chí Văn thư, lưu trữ Việt Nam, số 6/2006; “Những loại hình tài liệu trong hồ sơ nhân sự” của tác giả Nguyễn 4 Thị Hiệp, đăng trên Tạp chí Văn thư, lưu trữ Việt Nam, số 6/2007; “Xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ, công chức” của tác giả Vũ Đăng Minh, đăng trên Tạp chí Tổ chức nhà nước số 7/2005; “Bàn về giải pháp xây dựng phần mềm quản lý cán bộ, công chức” của tác giả Vũ Đăng Minh, đăng trên Tạp chí Tổ chức nhà nước số 11/2008; “Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức thuộc trách nhiệm của Người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ, công chức, viên chức” của tác giả Phí Lâm Hùng, Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Phúc, đăng trên Website Sonoivu.vinhphuc.gov.vn; “Trao đổi ý kiến về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức” của tác giả Trần Hoàng Linh, đăng trên Website http//caicachhanhchinh.gov.vn. Các bài viết, trao đổi kinh nghiệm liên quan đến công tác quản lý hồ sơ công chức mới chỉ đề cập đến phạm vi hẹp của vấn đề, mang tính chất trao đổi kinh nghiệm từ thực tế quản lý của một cơ quan, đơn vị cụ thể, chưa đề cập đến tính hệ thống của công tác quản lý hồ sơ công chức. Qua lịch sử nghiên cứu vấn đề cho thấy, các nội dung nghiên cứu và trình bày trong xuất bản phẩm, các đề tài, luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, bài viết trao đổi trên các Báo, Tạp chí, Website đã tập trung nghiên cứu công tác quản lý hồ sơ công chức một cách tổng quát, hoặc mới chỉ nghiên cứu ở một khía cạnh cụ thể của vấn đề. Theo nghiên cứu của chúng tôi, cho đến nay có rất ít công trình tập trung nghiên cứu chuyên sâu về công tác quản lý hồ sơ công chức tại một cơ quan nhà nước cấp Bộ nói chung, tại Bộ Nội vụ nói riêng. Do đó, đề tài luận văn sẽ tập trung nghiên cứu, giải quyết các vấn đề thực tiễn đặt ra hiện nay đối với công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ, góp phần thực hiện cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý đội ngũ cán bộ, công chức của Bộ Nội vụ. 5 Đề tài luận văn của chúng tôi có tính kế thừa nhưng không trùng lặp với các công trình đã nghiên cứu, công bố trước đây. 3. Mục đích, nhiệm vụ của luận văn 3.1. Mục đích: Nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ trong giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo. 3.2. Nhiệm vụ: - Tổng hợp và phân tích một số vấn đề lý luận về hồ sơ và quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Nghiên cứu những quy định của Nhà nước về quản lý hồ sơ công chức, gắn với công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. - Nghiên cứu thực tiễn tình hình quản lý hồ sơ công chức tại một số cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ để phân tích, đánh giá thực trạng về công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. - Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ giai đoạn hiện nay và những năm tiếp theo. 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của luận văn 4.1. Đối tƣợng nghiên cứu: Hệ thống lý luận và thực tiễn về công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. 4.2. Phạm vi nghiên cứu: Nghiên cứu công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Thời gian: Từ năm 2010 (khi Luật Cán bộ, công chức có hiệu lực thi hành) đến nay. Địa điểm: Tại các cơ quan, đơn vị hành chính thuộc Bộ Nội vụ, gồm: Cơ quan Bộ Nội vụ (các Vụ thuộc Bộ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ), Ban 6 Tôn giáo Chính phủ, Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. 5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn 5.1. Phƣơng pháp luận: Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và quan điểm của Đảng, quy định của Nhà nước về công tác quản lý hồ sơ cán bộ, công chức. 5.2. Phƣơng pháp nghiên cứu: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đề tài luận văn tham khảo các tài liệu về quản lý nguồn nhân lực, nhân sự hành chính nhà nước; các công trình, bài viết được đăng tải trên các báo, tạp chí, Internet liên quan đến quản lý hồ sơ công chức; nghiên cứu các văn bản pháp luật hiện hành, các báo cáo của Bộ Nội vụ liên quan đến công tác quản lý hồ sơ công chức. Phương pháp này giúp tiếp cận vấn đề từ góc độ lý thuyết đến thực tiễn, kết hợp với các phương pháp nghiên cứu khác, người viết sẽ tránh được những quan điểm đánh giá phiến diện để đưa ra những giải pháp phù hợp với thực tiễn và có tính khả thi hơn. - Phương pháp nghiên cứu hệ thống: Vấn đề nghiên cứu được xem xét, nghiên cứu toàn diện, nhiều mặt, từ đó tìm ra được mối quan hệ của các mặt và tính hệ thống của vấn đề. Phương pháp nghiên cứu hệ thống giúp người nghiên cứu có được sự hiểu biết đầy đủ, toàn diện, khách quan về vấn đề nghiên cứu, thấy được mối quan hệ của hệ thống với các sự vật, hiện tượng khác có liên quan. - Phương pháp phân tích, so sánh: Phân tích là nghiên cứu các tài liệu, lý luận khác nhau bằng cách phân tích chúng thành từng bộ phận để tìm hiểu sâu sắc về đối tượng. So sánh là việc xem xét từng mặt, từng bộ phận thông tin đã được phân tích nhằm tiếp cận vấn đề nghiên cứu trong mối tương quan tổng thể với nhau. 7 - Phương pháp tổng hợp, thống kê: Tổng hợp là liên kết từng mặt, từng bộ phận thông tin đã được phân tích tạo ra một hệ thông lý thuyết mới đầy đủ và sâu sắc về đối tượng. Thống kê dùng để hệ thống hóa các số liệu thu được trong quá trình nghiên cứu. - Phương pháp tổng kết kinh nghiệm: Là phương pháp nghiên cứu và xem xét lại những thành quả thực tiễn trong quá khứ để rút ra kết luận bổ ích cho thực tiễn và khoa học. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn 6.1. Ý nghĩa lý luận: Việc nghiên cứu đề tài mang tính lý luận bổ sung, làm phong phú thêm hệ thống lý luận về công tác quản lý hồ sơ công chức của cơ quan Bộ nói riêng và các cơ quan nhà nước nói chung. 6.2. Ý nghĩa thực tiễn: Đề tài luận văn giải quyết được các vấn đề sau: Một là, giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận thức sâu sắc về ý nghĩa, vai trò của công tác quản lý hồ sơ công chức, thấy được những ưu, nhược điểm, nguyên nhân của những ưu, nhược điểm trong quản lý và khai thác, sử dụng hồ sơ công chức hiện nay. Từ đó lựa chọn giải pháp phù hợp để phát huy ưu điểm, khắc phục hạn chế, nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý hồ sơ công chức trong thực tế. Hai là, giúp xây dựng đội ngũ công chức có đủ kiến thức, kỹ năng về quản lý hồ sơ công chức tại các cơ quan nhà nước nói chung, tại Bộ Nội vụ nói riêng. Ba là, giúp các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thêm tư liệu để so sánh, vận dụng linh hoạt các giải pháp vào tình hình cụ thể của cơ quan, tổ chức 8 nhằm không ngừng nâng cao chất lượng công tác quản lý hồ sơ công chức, hồ sơ nhân sự. Bốn là, giúp Bộ Nội vụ với vị trí, trách nhiệm, vai trò là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về hồ sơ cán bộ, công chức có thêm tư liệu để đánh giá, tổng kết, hoàn thiện các văn bản pháp luật quy định về công tác này. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, nội dung chính của luận văn gồm 3 chương: Chương I: Cơ sở lý luận. Chương II: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. Chương III: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý hồ sơ công chức thuộc Bộ Nội vụ. 9 CHƢƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1. Tổng quan về hồ sơ công chức 1.1.1. Một số khái niệm 1.1.1.1 Khái niệm tài liệu và hồ sơ: - Khái niệm tài liệu: Theo Luật Lưu trữ năm 2011, khái niệm tài liệu được đinh nghĩa và giải thích như sau: Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học; nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác. Giá trị của tài liệu là khả năng đáp ứng mọi nhu cầu sử dụng thông tin tài liệu của con người đối với các mặt hoạt động xã hội. Trong xã hội có rất nhiều lĩnh vực hoạt động, do vậy giá trị của tài liệu cũng đa dạng và được tổ hợp thành các nhóm khác nhau. Về mặt lý luận cũng như trong thực tiễn công tác lưu trữ, người ta chia giá trị tài liệu ra làm hai nhóm chính là: Giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử. Giá trị thực tiễn của tài liệu là khả năng phục vụ sử dụng thông tin của tài liệu cho các hoạt động hiện hành, đang diễn ra trong xã hội như: hoạt động về chính trị, hành chính, quân sự, kinh tế, văn hoá, giáo dục, y tế, khoa học, kỹ thuật… Giá trị lịch sử của tài liệu là khả năng đáp ứng yêu cầu sử dụng thông tin tài liệu cho việc nghiên cứu quá khứ, nghiên cứu lịch sử. 10 - Khái niệm hồ sơ: Theo Luật Lưu trữ năm 2011, hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức. Phân tích nội dung của định nghĩa về hồ sơ cho thấy: + Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Ý này khẳng định rằng hồ sơ là sản phẩm của toàn bộ quá trình giải quyết công việc chứ không phải sau khi công việc kết thúc, tài liệu tấp thành đống với các bó, gói chờ có đợt chỉnh lý mới được đưa ra để lập thành hồ sơ. + Hồ sơ được tạo nên từ những văn bản có giá trị pháp lý. Do đó, hồ sơ là các căn cứ pháp lý cơ bản để lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành và thực hiện các công việc theo qui định. + Công việc được lập hồ sơ phải thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan hoặc của một cá nhân. Như vậy, hồ sơ là sản phẩm của cả quá trình giải quyết công việc. Có nghĩa là hồ sơ được bắt đầu hình thành ngay từ thời điểm công việc được bắt đầu. Lập hồ sơ không phải là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu (có thể được hiểu là đã) hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ mà là quá trình tập hợp, sắp xếp công văn giấy tờ thành các hồ sơ (tài liệu được hình thành đến đâu thì phải lập ngay đến đó). Thống nhất được quan điểm này không chỉ có ý nghĩa về học thuật mà còn và rất quan trọng để chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cũng như tiến hành công tác kiểm tra, thanh tra đối với công tác lập hồ sơ ở nước ta hiện nay. Chỉ cơ quan hoặc cá nhân có thẩm quyền (có chức năng nhiện vụ thực thi công việc) mới được phép lập ra hồ sơ tương ứng, không được phép làm sai lệch hồ sơ trong quá trình lập hồ sơ. 11 - Phân loại hồ sơ: Thực tiễn trong động của cơ quan, tổ chức có rất nhiều hồ sơ được hình thành với nhiều nội dung, nhiều hình thức khác nhau. Phổ biến ở mọi cơ quan, tổ chức, hồ sơ hiện hành được chia thành có ba loại cơ bản, gồm: + Hồ sơ công việc: Là tập tài liệu theo dõi, xử lý một việc nào đó. Trong hồ sơ công việc thường có tài liệu khởi đầu công việc, cho đến tài liệu (văn bản) kết thúc công việc. Ví dụ: Hồ sơ giải quyết công việc (giải quyết khiếu nại, bình xét thi đua, khen thưởng, xét nâng lương cho cán bộ, công chức,…). + Hồ sơ nguyên tắc: Là tập văn bản quy phạm pháp luật về vấn đề, lĩnh vực nào đó. Mỗi cán bộ, công chức dựa vào chức năng, nhiệm vụ được giao, tuỳ theo từng mặt nghiệp vụ công tác của mình phụ trách mà thu thập những văn bản quy phạm pháp luật để lập thành hồ sơ nguyên tắc để phục vụ tra cứu, nghiên cứu giải quyết công việc hành ngày. Tài liệu trong hồ sơ nguyên tắc không nhất thiết là bản chính, có thể là bản sao, hoặc bản chính, nhưng còn hiệu lực pháp lý. Ví dụ : Tập tài liệu là các văn bản quy phạm pháp luật quy định về chế độ đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức. + Hồ sơ nhân sự: Là một tập tài liệu có liên quan, phản ánh các thông tin về một cá nhân cụ thể. Ví dụ hồ sơ đảng viên, hồ sơ cán bộ, hồ sơ công chức, hồ sơ sinh viên, hồ sơ học sinh. + Hồ sơ chuyên ngành: Hồ sơ các vụ án của ngành Tòa án nhân dân, hồ sơ của cơ quan Công an, Viện kiểm sát nhân dân… - Vị trí, vai trò của quản lý hồ sơ, tài liệu trong cơ quan: Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng có một lĩnh vực công tác vô cùng quan trọng, đó là công tác quản lý hồ sơ, tài liệu. Công tác này bao gồm toàn bộ công việc liên quan đến đăng ký, thu thập, bảo đảm vẹn toàn và phát huy giá trị các hồ sơ, tài liệu từ thời điểm hình thành trong quá trình hoạt 12