Tài liệu Phân tích và quản lý hệ thống thông tin đề tài quản lý học sinh cấp 3

ĐỀ TÀI QUẢN LÍ HỌC SINH CẤP 3 TRƢỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP. HCM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN  ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÍ HỌC SINH CẤP 3 Lớp 13CĐ – TM1 Sinh viên thực hiện: Nguyễn Hiếu Nghĩa (NT) Nguyễn Quang Đức Trần Long An Bùi Thành Nam 20/09/2014 Nhóm 4_Lớp 13CĐ – TM1 Page 1 ĐỀ TÀI QUẢN LÍ HỌC SINH CẤP 3 Phần A: Khảo sát hiện trạng Bảng kế hoạch tổng quan: Xây dựng hệ thống quản lý học sinh cấp 3 Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Quản lý học sinh Nắm được quá trình tiếp nhận hồ sơ học sinh 23/09/2014 23/09/2014 2 Quản lý môn học Nắm được số lượng môn học,số tiết thực hành ,lý thuyết của từng môn 23/09/2014 23/09/2014 3 Tra cứu học sinh Hiểu được quá trình tra cứu thông tin, tìm hiểu về học sinh. 23/09/2014 23/09/2014 4 Quản lý điểm Hiểu quá trình cập nhật điểm,lưu trữ và quản lí điểm cho mỗi học sinh 23/09/2014 23/09/2014 STT 1 Chủ đề Nhóm 4_Lớp 13CĐ – TM1 Page 2 ĐỀ TÀI QUẢN LÍ HỌC SINH CẤP 3 Ngƣời thực hiện: Nguyễn Quang Đức Phiếu phỏng vấn Dự án: Quản lý học sinh cấp 3 Tiểu dự án: Quản lý điểm học sinh Địa chỉ:THPT Hoàng Hoa Thám, 06 Hoàng Hoa Thám, Phường 7, Quận Bình Thạnh Ngày: 23/09/2014 Ngƣời đƣợc hỏi: Bùi Chí Hải Ngƣời hỏi: Nguyễn Quang Đức Thời gian hẹn: 14h Đối tƣợng: Nhân viên văn phòng Thời điểm bắt đầu: 14h15 Thời điểm kết thúc: 15h15 Chương trình:    Ƣớc lƣợng thời gian: Giới thiệu Tổng quan về dự án Tổng quan về cuộc phỏng vấn Chủ đề 1:    Câu hỏi 1 Thưa anh? Quá trình quản lí điểm học sinh của trường diễn ra như thế nào?  10 phút Câu hỏi 2 :Với quá trình quản lí điểm bằng một cơ sở dữ liệu như vậy có hiệu quả ra sao so với cách lưu trữ điểm vào một cuốn sổ như trước kia?Thưa anh?  10 phút Câu 3: Thưa anh việc quản lí điểm như vậy có đảm bảo được tính khách quan và chính xác hay không? Nhóm 4_Lớp 13CĐ – TM1 1 phút 2 phút 2 phút  10phút Page 3 ĐỀ TÀI QUẢN LÍ HỌC SINH CẤP 3 Câu 4: Với một hệ thống phổ biến như vậy thì có đảm bảo việc bảo mật điểm tránh bị học sinh sửa trộm điểm hay không? Câu 5: Việc cập nhật điểm cho học sinh diễn ra như thế nao? Thưa anh! Câu hỏi 6: Thưa anh, điểm tổng kết mỗi môn học và điểm tổng kết học kì được tính như thế nào và do ai đảm nhiệm.?  10 phút  10 phút  10 phút Kết thúc cuộc phỏng vấn. Đánh giá chung: Dự kiến tổng cộng thời gian phỏng vấn: 60 phút. Bảng phỏng vấn: Ngƣời thực hiện: Nguyễn Quang Đức Phiếu phỏng vấn Nhóm 4_Lớp 13CĐ – TM1 Page 4 ĐỀ TÀI QUẢN LÍ HỌC SINH CẤP 3 Tiểu dự án: Quản lý điểm học sinh Dự án: Quản lý học sinh cấp 3 Địa chỉ: THPT Hoàng Hoa Thám,06 Hoàng Hoa Thám, Phường 7, Quận Bình Thạnh Ngày: 16/09/2014 Ngƣời đƣợc hỏi: Bùi Chí Hải Ngƣời hỏi: Nguyễn Quang Đức Thời gian hẹn: 14h Đối tƣợng: Quản lý hồ sơ học sinh Thời điểm bắt đầu: 14h15 Thời điểm kết thúc: 15h15 Chương trình:    Giới thiệu Tổng quan về dự án Tổng quan về cuộc phỏng vấn Chủ đề 1: Câu hỏi 1: Thưa anh? Quá trình quản lí điểm học sinh của trường diễn ra như thế nào? Câu hỏi 2: Với quá trình quản lí điểm bằng một cơ sở dữ liệu như vậy có hiệu quả ra sao so với cách lưu trữ điểm vào một cuốn sổ như trước kia?Thưa anh? Câu hỏi 3: Thưa anh, việc quản lí điểm như vậy có đảm bảo được tính khách quan và chính xác hay không? Nhóm 4_Lớp 13CĐ – TM1 Ước lượng thời gian:    1 phút 2 phút 2 phút  Tất cả điểm của học sinh mỗi kì sau khi được GVCN tổng kết ở sổ cá nhân mỗi lớp sẽ được nhập và lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu .  Từ khi áp dụng công nghệ thông tin vào trường mà điển hình là quản lí điểm bằng một cơ sở dữ liệu tôi thấy mọi công việc tra cứu đều được thực hiện nhanh chóng không mất nhiều thời gian như trước kia khi cần tra cứu điểm của một học sinh nào đó.  Vâng.Máy tính được dùng để thay thế tính toán điểm nên đảm bảo có độ chính xác cao.Các sai sót do nhầm điểm vào sai điểm có thể biết được nhờ học sinh phản ánh lên giáo viên đẻ sửa chữa Page 5 ĐỀ TÀI QUẢN LÍ HỌC SINH CẤP 3 Câu hỏi 4: Với một hệ thống phổ biến như vậy thì có đảm bảo việc bảo mật điểm tránh bị học sinh sửa trộm điểm hay không? Câu hỏi 5: Việc cập nhật điểm cho học sinh diễn ra như thế nao? Thưa anh! Câu hỏi 6: Thưa anh, điểm tổng kết mỗi môn học và điểm tổng kết học kì được tính như thế nào và do ai đảm nhiệm.?  Học sinh không thể sửa điểm mà chỉ được xem điểm của lớp mình .vì mỗi môn học của mỗi lớp học có một mã MH riêng,chỉ có giáo viên bộ môn được biết để khi cần có thể dung mã MH để nhập điểm mới vào hay sửa điểm sai.  Điểm số được giáo viên cập nhật thường xuyên mỗi tuần từ sổ điểm cá nhân của mỗi lớp vào máy tính vì vậy khi phụ huynh muốn theo dõi điểm có thể truy cập vào hệ thống và lấy ra những thông tin cần thiết.  Điểm tổng kết môn học do GVBM đảm nhận,cuối mỗi học kì khi các cột điểm đã đầy đủ GVGM sẽ tính điểm tổng kết môn học và cho học sinh đối chiếu với điểm thành phần,nếu có sai sót thì sửa chữa sau đó đưa vào sổ điểm chung . Điểm tổng kết học kì do GVCN đảm nhận, sau khi các GVBM cung cấp điểm TKMH ,GVCN tính toán điểm tổng kết theo quy chế do BGH đề ra.Sau đó chuyển cho học sinh đối chiếu để kiểm tra tính chính xác và sau đó gửi báo cáo đến BGH đồng thời ghi vào sổ học bạ và nhập vào máy tính để lưu trữ. Kết thúc cuộc phỏng vấn Đánh giá chung: Cảm ơn vì những thông tin mà anh đã cung cấp cho tôi qua cuộc phỏng vấn này. Nhận xét:Những câu hỏi tương đối dễ và sát với thực tế công việc nên viêc trả lời cởi mở và suông sẻ Tổng cộng thời gian phỏng vấn: 60 phút. Nhóm 4_Lớp 13CĐ – TM1 Page 6 ĐỀ TÀI QUẢN LÍ HỌC SINH CẤP 3 Ngƣời thực hiện: Nguyễn Hiếu Nghĩa Phiếu phỏng vấn Dự án: Quản lý học sinh cấp 3 Địa chỉ: 06 Hoàng Hoa Thám, Phường 7, Quận Bình Thạnh Ngƣời đƣợc hỏi: Phan Chí Huân Đối tƣợng: Giám thị Tiểu dự án: Quản lý học sinh Ngày: 16/09/2014 Ngƣời hỏi: Nguyễn Hiếu Nghĩa Thời gian hẹn: 14h Thời điểm bắt đầu: 14h15 Thời điểm kết thúc: 15h55 Chương trình: Ước lượng thời gian:  Giới thiệu  1 phút  Tổng quan về dự án  2 phút  Tổng quan về cuộc  2 phút phỏng vấn Chủ đề 1: Câu hỏi 1: Quá trình tiếp nhận hồ sơ học sinh của trường gồm các bước nào? Câu hỏi 2: Hồ sơ học sinh được lưu trữ bằng cách nào? Chủ đề 2: Câu hỏi 1: Ngoài việc lưu trữ hồ sơ của học sinh thì nhà Nhóm 4_Lớp 13CĐ – TM1  20 phút  10 phút  5 phút Page 7 ĐỀ TÀI QUẢN LÍ HỌC SINH CẤP 3 trường còn có phương pháp nào khác để lưu trữ thông tin của học sinh nữa không? Câu hỏi 2: Khi có học sinh nào đó muốn rút hồ sơ thì thầy có thể cho em biết thủ tục và quy trình rút hồ sơ của trường mình gồm những bước nào không?  30 phút Câu hỏi 3: Đối với lớp 12, khi kết thúc năm học thì nhà trường sẽ thông báo đến học sinh thời gian rút hồ sơ với quy trình rút hồ sơ như thế nào để không gặp khó khăn trong việc rút hồ sơ của khối 12?  30 phút Tổng hợp, ghi lại những thông tin thu thập được qua cuộc phỏng vấn. Kết thúc cuộc phỏng vấn. Xin cảm ơn chị về những thông tin trên. Dự kiến tổng cộng thời gian phỏng vấn: 1 giờ 40 phút.  Kế hoạch phỏng vấn: Ngƣời thực hiện: Nguyễn Hiếu Nghĩa Nhóm 4_Lớp 13CĐ – TM1 Page 8 ĐỀ TÀI QUẢN LÍ HỌC SINH CẤP 3 Dự án: Quản lý học sinh cấp 3 Địa chỉ: 06 Hoàng Hoa Thám, Phường 7, Quận Bình Thạnh Ngƣời đƣợc hỏi: Phan Chí Huân Đối tƣợng: Giám thị Chương trình:  Giới thiệu  Tổng quan về dự án  Tổng quan về cuộc phỏng vấn Chủ đề 1: Câu hỏi 1: Quá trình tiếp nhận hồ sơ học sinh của trường gồm các bước nào? Câu hỏi 2: Hồ sơ học sinh được lưu trữ bằng cách nào? Chủ đề 2: Câu hỏi 1: Ngoài việc lưu trữ hồ sơ của học sinh thì nhà trường còn có phương pháp nào khác để lưu trữ thong tin của học sinh nữa không? Phiếu phỏng vấn Tiểu dự án: Lập danh sách lớp Ngày: 17/09/2014 Ngƣời hỏi: Nguyễn Hiếu Nghĩa Thời gian hẹn: 14h Thời điểm bắt đầu: 14h15 Thời điểm kết thúc: 15h55 Ước lượng thời gian:  1 phút  2 phút  2 phút o Gồm có các bước như:  Nhận hồ sơ  Kiểm tra hồ sơ học sinh.  Lưu trữ hồ sơ.  Trả hồ sơ (nếu có). o Hồ sơ học sinh sẽ được lưu trữ theo từng lớp và từng khối. Hồ sơ được chia làm 3 khối 10, 11, 12. Hồ sơ của học sinh sẽ được xếp theo từng lớp rồi để chung với khối lớp tương ứng. o Ngoài việc nhận và lưu giữ hồ sơ mà học sinh đã nộp thì nhà trường còn có một bộ phận nhập và lưu trữ hồ sơ học sinh vào máy tính của nhà trường để tiện việc tìm kiếm. Câu hỏi 2: Khi có học sinh nào đó muốn rút hồ sơ thì thầy có thể cho em biết thủ tục và quy trình rút hồ sơ của trường mình gồm những bước nào không? o Nếu có bất kỳ học sinh nào muốn rút hồ sơ thì nhà trường điều giải quyết theo trình tự các bước sau:  Nhận đơn xin rút hồ sơ.  Ghi nhận lại vào sổ.  Gửi trả hồ sơ.  Cập nhật lại thông tin hồ sơ lưu trong máy nhà trường. Câu hỏi 3: Đối với lớp 12, khi kết thúc năm học thì nhà trường sẽ thông báo đến học sinh thời gian rút hồ sơ với quy trình rút hồ sơ o Riêng đối với lớp 12, khi cuối năm học, nhà trường sẽ thông báo cho học sinh khoản thời gian được phép rút hồ sơ bằng cách dán thông báo trên trường, đồng thời cũng có thông báo trên trang web của trường. Học Nhóm 4_Lớp 13CĐ – TM1 Page 9 ĐỀ TÀI QUẢN LÍ HỌC SINH CẤP 3 như thế nào để không gặp khó khăn trong việc rút hồ sơ của khối 12? sinh lớp 12 đến rút hồ sơ cần đem theo thẻ học sinh hoặc chứng minh nhân dân để đối chiếu, sau khi trả hồ sơ thì mỗi học sinh sau khi nhận lại hồ sơ sẽ phải ghi tên, lớp, ngày rút hồ sơ và ký tên vào một quyển sổ riêng để nhà trường lưu lại. Tổng hợp, ghi lại những thông tin thu thập được qua cuộc phỏng vấn. Kết thúc cuộc phỏng vấn. Xin cảm ơn chị về những thông tin trên. Dự kiến tổng cộng thời gian phỏng vấn: 1 giờ 40 phút.  Kế hoạch phỏng vấn : Người thực hiện : Trần Long An Phiếu phỏng vấn Dự án: Quản lý học sinh cấp 3 Tiểu dự án: Tra cứu học sinh Địa chỉ: 06 Hoàng Hoa Thám,Phƣờng 7, Quận Ngày: 16/09/2014 Ngƣời hỏi: Trần Long An Bình Thạnh Ngƣời đƣợc hỏi: Nguyễn Thị Lan Đối tƣợng: Quản lý hồ sơ học sinh Chƣơng trình:  Giới thiệu  Tổng quan về dự án  Tổng quan về cuộc phỏng vấn Chủ đề 1: Câu hỏi 1 : Những thông tin về học sinh được lưu trữ bằng cách nào ? Câu hỏi 2 : Cách để tra cứu về một học sinh ra sao ? Chủ đề 2: Câu hỏi 1 : Tra cứu thông tin học sinh cho ta biết những gì ? Câu hỏi 2 : Sử dụng tra cứu học sinh như vậy có lợi ích gì ? Nhóm 4_Lớp 13CĐ – TM1 Thời gian hẹn: 14h Thời điểm bắt đầu: 14h15 Thời điểm kết thúc: 15h35 Ƣớc lƣợng thời gian:  1 phút  2 phút  2 phút  10 phút  10 phút  15 phút  20 phút Page 10 ĐỀ TÀI QUẢN LÍ HỌC SINH CẤP 3 Tổng hợp, ghi lại những thông tin thu thập được qua cuộc phỏng vấn. Kết thúc cuộc phỏng vấn. Xin cảm ơn chị về những thông tin trên. Dự kiến tổng cộng thời gian phỏng vấn: 55 phút.  Bảng phỏng vấn: Ngƣời thực hiện : Trần Long An Phiếu phỏng vấn Dự án : Quản lý học sinh cấp 3 Tiêu dự án : Tra cứu học sinh Địa chỉ: 06 Hoàng Hoa Thám,Phường 7, Quận Ngày: 16/09/2014 Bình Thạnh Người hỏi: Trần Long An Ngƣời đƣợc hỏi: Nguyễn Thị Lan Đối tƣợng: Quản lý hồ sơ học Thời gian hẹn: 14h sinh Thời điểm bắt đầu: 14h15 Thời điểm kết thúc: 15h35 Chƣơng trình: Ƣớc lƣợng thời gian:  Giới thiệu  1 phút  Tổng quan về dự án  2 phút  Tổng quan về cuộc phỏng vấn  2 phút Chủ đề 1: Câu hỏi 1 : Những thông tin về học sinh được  Thông tin của mỗi học sinh được lưu lưu trữ cách nào ? trữ và sắp xếp cẩn thận không để bị lẫn lộn Câu hỏi 2 : Cách để tra cứu về một học sinh ra sao ?  Có thể tra cứu thông tin của một học sinh thông qua mã học sinh, họ tên,… Chủ đề 2: Câu hỏi 1 : Tra cứu thông tin học sinh cho ta biết những gì ?  Khi tra cứu thông tin của một học sinh ta có thể biết được điểm HKI , HKII và những thông tin về học sinh đó  Sử dụng tra cứu giúp chúng ta tiết kiệm được thời gian và hiệu quả trong công việc tìm kiếm Câu hỏi 2 : Sử dụng tra cứu học sinh như vậy có lợi ích gì ? Kết thúc cuộc phỏng vấn Nhóm 4_Lớp 13CĐ – TM1 Cảm ơn vì những thông tin mà anh(chị) đã cung cấp cho tôi qua cuộc phỏng vấn này. Tổng cộng thời gian phỏng vấn: 80 phút. Page 11 ĐỀ TÀI QUẢN LÍ HỌC SINH CẤP 3  Kế hoạch phỏng vấn : Người thực hiện : Bùi Thành Nam Phiếu phỏng vấn Dự án: Quản lý học sinh cấp 3 Địa chỉ: 06 Hoàng Hoa Thám,Phường 7, Quận Bình Thạnh Người được hỏi: Trần Minh Hải Tiểu dự án: Tra cứu học sinh Ngày: 16/09/2014 Ngƣời hỏi: Bùi Thành Nam Đối tƣợng: Quản lý hồ sơ học sinh Thời gian hẹn: 14h Thời điểm bắt đầu: 14h15 Thời điểm kết thúc: 15h Ƣớc lƣợng thời gian:  1 phút  2 phút  2 phút Chƣơng trình:  Giới thiệu  Tổng quan về dự án  Tổng quan về cuộc phỏng vấn Chủ đề 1: Câu hỏi 1 : Mỗi khối lớp có bao nhiêu môn học ? Câu hỏi 2 : Tên môn học của từng khối là gì ?  10 phút  10 phút Chủ đề 2: Câu hỏi 1 :  10 phút Câu hỏi 2 : Các môn học nào có thực hành và lý thuyết ?  15 phút Tổng hợp, ghi lại những thông tin thu thập được qua cuộc phỏng vấn. Kết thúc cuộc phỏng vấn. Xin cảm ơn chị về những thông tin trên. Dự kiến tổng cộng thời gian phỏng vấn: 45 phút.  Bảng phỏng vấn: Ngƣời thực hiện : Bùi Thành Nam Dự án : Quản lý học sinh cấp 3 Nhóm 4_Lớp 13CĐ – TM1 Phiếu phỏng vấn Tiêu dự án : Tra cứu học sinh Page 12 ĐỀ TÀI QUẢN LÍ HỌC SINH CẤP 3 Địa chỉ: 06 Hoàng Hoa Thám,Phường 7, Quận Bình Thạnh Ngƣời đƣợc hỏi: Trần Minh Hải Đối tƣợng: Quản lý hồ sơ học sinh Chƣơng trình:  Giới thiệu  Tổng quan về dự án  Tổng quan về cuộc phỏng vấn Chủ đề 1: Câu hỏi 1 : Mỗi khối lớp có bao nhiêu môn học ? Câu hỏi 2 : Tên môn học của từng khối là gì ? Ngày: 16/09/2014 Người hỏi: Bùi Thành Nam Thời gian hẹn: 14h Thời điểm bắt đầu: 14h15 Thời điểm kết thúc: 15h Ƣớc lƣợng thời gian:  1 phút  2 phút  2 phút  Mỗi khối lớp có tất cả 11 môn học  Toán, Anh Văn, Vật Lý, Hóa Học, Sử, Địa, Sinh học,…….. Chủ đề 2: Câu hỏi 1 : Câu hỏi 2 : Các môn học nào có thực hành và lý thuyết ? Kết thúc cuộc phỏng vấn  Tin học, Hóa Học, Sinh học,… Cảm ơn vì những thông tin mà anh(chị) đã cung cấp cho tôi qua cuộc phỏng vấn này. Tổng cộng thời gian phỏng vấn: 45 phút. B.Mô tả hệ thống. Hệ thống lưu trữ những thông tin: 1.Quản lí học sinh gồm có :Mã số học sinh,mã lớp, họ tên ,giới tính,địa chỉ nơi cư trú,số điện thoại phụ huynh,giáo viên chủ nhiệm. 2.Quản lí môn học gồm có mã môn học ,tên môn học, giáo viên giảng dạy,số tiết lý thuyết,số tiết thực hành. 3.Quản lí điểm gồm các thông tin về mã học sinh,mã môn học ,các cột điểm của từng môn và kết quả trung bình tất cả các môn. 4.Tra cứu thông tin gồm tra cứu hoc sinh theo mã học sinh,tra cứu theo tên học sinh,tra cứu theo lớp. Nhóm 4_Lớp 13CĐ – TM1 Page 13 ĐỀ TÀI QUẢN LÍ HỌC SINH CẤP 3 Sơ đồ BFD QUẢN LÍ HỌC SINH CẤP 3 Quản lí học sinh Quản lí môn học Nhận hồ sơ Nhập tên môn học Lưu trữ hồ sơ Tra cứu học sinh Tra cứu môn học Cập nhật chỉnh sửa hồ sơ Quản lí điểm Số tiết từng môn Nhóm 4_Lớp 13CĐ – TM1 Nhập điểm Tra cứu theo mã hoc sinh Cập nhật điểm Tra cứu theo tên học sinh Tra cứu theo lớp Page 14