Tài liệu Phân tích tổ chức và giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty tnhh nhật đức

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH -----   ----- LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP PHÂN TÍCH TỔ CHỨC VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT ĐỨC Giáo viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện: NGUYỄN THÚY AN LƯƠNG QUỲNH KHÔI Mã số SV: 4061066 Lớp: Kế toán - Kiểm toán 1 khóa 32 Cần Thơ - 2010 1 MỤC LỤC  CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU........................................................................ 1 1.1 Lý do chọn đề tài: ................................................................................... 1 1.2 Mục tiên nghiên cứu: .............................................................................. 1 1.2.1 Mục tiêu chung:............................................................................... 1 1.2.2 Mục tiêu cụ thể:............................................................................... 2 1.3 Câu hỏi nghiên cứu:................................................................................ 2 1.4 Phạm vi nghiên cứu: ............................................................................... 3 1.4.1 Không gian:..................................................................................... 3 1.4.2 Thời gian:........................................................................................ 3 1.4.3 Đối tượng nghiên cứu:..................................................................... 3 1.5 Lược khảo tài liệu có liên quan:.............................................................. 3 CHƯƠNG 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU............................................................................................ 5 2.1. Phương pháp luận:................................................................................. 5 2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin:.......................................................... 5 2.1.2 Chu trình doanh thu ......................................................................... 7 2.1.3 Chu trình chi phí:............................................................................. 10 2.1.4 Vai trò chu trình doanh thu đối với doanh nghiệp: ........................... 13 2.1.5 Vai trò chu trình chi phí đối với doanh nghiệp:................................ 14 2.1.6 Giới thiệu hệ thống kiểm soát nội bộ: .............................................. 14 2.1.7 Giới thiệu lưu đồ: ............................................................................ 15 2.2. Phương pháp nghiên cứu: ...................................................................... 15 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu:.......................................................... 15 2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu ......................................................... 15 CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH NHẬT ĐỨC ............ 16 3.1 Giới thiệu tổng quát:............................................................................... 16 3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển:................................................... 16 3.1.2 Ngành nghề kinh doanh:.................................................................. 16 3.1.3 Sơ đồ tổ chức, chức năng nhiệm vụ phòng ban:............................... 17 2 3.1.4 Công tác tổ chức kế toán: ................................................................ 19 3.2 Khái quát kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm qua: ... 21 3.3 Thuận lợi, khó khăn của công ty: ............................................................ 22 3.3.1 Thuận lợi:........................................................................................ 22 3.3.2 Khó khăn:........................................................................................ 23 3.4 Phương hướng hoạt động trong tương lai:............................................... 23 CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT ĐỨC .............................. 24 4.1 Phân tích hoạt động trong chu trình doanh thu:....................................... 24 4.1.1 Quy trình hoạt động bán hàng:......................................................... 24 4.1.2 Quy trình cho thuê kho: .................................................................. 42 4.2 Phân tích hoạt động trong chu trình chi phí:............................................ 55 4.2.1 Các bộ phận tham gia chu trình: ...................................................... 55 4.2.2 Tổ chức quy trình xử lý: .................................................................. 55 4.2.3 Tập tin và mối quan hệ .................................................................... 57 4.2.4 Giới thiệu chứng từ, sổ sách, báo cáo: ............................................. 58 4.2.5 Đánh giá các thủ tục kiểm soát: ....................................................... 60 4.2.6 Đánh giá chung hoạt động chu trình chi phí:.................................... 61 4.3 Giới thiệu phần mềm kế toán .................................................................. 62 4.3.1 Các thủ tục kiểm soát khi sử dụng phần mềm: ................................. 64 4.3.2 Nhận xét:......................................................................................... 64 CHƯƠNG 5: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN.......................................................................................................... 65 5.1 Giải pháp chung:..................................................................................... 65 5.2 Giải pháp cụ thể:..................................................................................... 66 5.2.1 Thành lập và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ: .................... 66 5.2.2 Các giải pháp đối với chu trình doanh thu: .................................. 67 5.2.3 Các giải pháp đối với chu trình chi phí: ....................................... 67 CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ............................................. 69 6.1 KẾT LUẬN ............................................................................................ 69 6.2 KIẾN NGHỊ ........................................................................................... 69 3 TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................... 70 4 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Đối với doanh nghiệp, bộ phận kế toán là một bộ phận rất quan trọng. Bộ phận này giúp doanh nghiệp xử lý và lưu trữ các nghiệp vụ xảy ra hàng ngày. Các dữ liệu này là cơ sở để lập nên các báo cáo quản trị, báo cáo tài chính theo yêu cầu của pháp luật và nhà quản lý. Các nghiệp vụ kế toán ngày càng nhiều và đa dạng đòi hỏi việc xử lý các nghiệp vụ phải được thực hiện một cách nhanh chóng và đảm bảo độ chính xác của thông tin. Hệ thống thông tin kế toán phải hoạt động thực sự hiệu quả thì mới có thể xử lý kịp thời các nghiệp vụ. Do đó, các thông tin, số liệu này đòi hỏi phải cập nhật, đầy đủ, chính xác. Chính các yếu tố này yêu cầu hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp phải được hoàn thiện từng ngày. Trong thời kỳ hội nhập ngày nay, nhân lực trong ngành kế toán phải thường xuyên học hỏi, nâng cao trình độ chuyên môn để đáp ứng các yêu cầu ngày càng cao của các nhà quản lý. Nhân lực có trình độ, năng lực thì mới có thể hoàn thành tốt các yêu cầu của nhà quản lý, đồng thời có thể xử lý được các nghiệp vụ phức tạp, tiếp thu được những phương pháp kế toán nâng cao, sử dụng được những phần mềm mới. Vì vậy, việc nghiên cứu về cách tổ chức và đề ra các giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin là một việc hết sức cần thiết và mang tính thực tiễn cao. Đó cũng là lý do mà tôi chọn đề tài “PHÂN TÍCH TỔ CHỨC VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHẬT ĐỨC” làm luận văn tốt nghiệp của mình. 1.2 MỤC TIÊN NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là phân tích chu trình doanh thu, chi phí trong hệ thống thông tin kế toán, rút ra nhận xét về cách thức tổ chức của hệ thống. Từ đó đề ra những biện pháp để hoàn thiện và nâng cao chất lượng của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp. 5 1.2.2 Mục tiêu cụ thể Từ mục tiêu chung, tôi đã đề ra những mục tiêu cụ thể cần thực hiện: - Phân tích hoạt động trong chu trình doanh thu như nhận và xử lý đơn đặt hàng, giao hàng, ghi hóa đơn, theo dõi nợ phải thu, nhận thanh toán của khách hàng và các hoạt động trong chu trình chi phí như đặt hàng nhà cung cấp, nhận hàng, nhận hóa đơn, theo dõi nợ phải trả, thanh toán tiền cho nhà cung cấp. Từ đó rút ra nhận xét về những ưu, nhược điểm của từng hoạt động và cả chu trình. - Phân tích các tổ chức tập tin dữ liệu, chứng từ, báo cáo. Nhận xét về nội dụng, hình thức, tập tin, chứng từ, báo cáo trong từng chu trình. - Qua việc phân tích chu trình doanh thu, chi phí, phát hiện ra những điểm yếu, sai sót cần khắc phục trong hệ thống thông tin tại công ty. - Đánh giá về phần mềm kế toán trong chu trình doanh thu, chi phí đang sử dụng tại công ty. - Đề ra những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. 1.3 CÂU HỎI NGHIÊN CỨU Câu hỏi 1: Tại sao phải phân tích và hoàn thiện tổ chức hệ thống thông tin kế toán? Câu hỏi 2: Quy trình xử lý nghiệp vụ trong từng chu trình doanh thu, chi phí diễn ra như thế nào? Câu hỏi 3: Điểm mạnh, điểm yếu của từng quy trình xử lý? Câu hỏi 4: Điểm mạnh, điểm yếu đó ảnh hưởng đến quá trình hoạt động của doanh nghiệp như thế nào? Câu hỏi 5: Hệ thống kiểm soát nội bộ có thể hạn chế được những sai sót trong hệ thống thông tin kế toán không? Câu hỏi 6: Hệ thống thông tin có thể cung cấp các thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ cho bộ phận cần sử dụng không? Câu hỏi 7: Những giải pháp nào có thể áp dụng để hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán? 6 1.4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.4.1 Không gian - Nội dung nghiên cứu được thực hiện tại công ty TNHH Nhật Đức, địa chỉ số 234 Quốc Lộ 1A, xã Định Bình, thành phố Cà Mau, tỉnh Cà Mau. 1.4.2 Thời gian Thời gian thực hiện nghiên cứu từ ngày 1/2/2010 đến ngày 30/4/2010. 1.4.3 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài này là chu trình doanh thu và chi phí trong hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH Nhật Đức. Đây là hai chu trình quan trọng nhất trong một hệ thống thông tin kế toán, có ý nghĩa quyết định đối với hoạt động kinh doanh của công ty. 1.5 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU CÓ LIÊN QUAN - “Tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Mỹ Xuyên – An Giang” của Phạm Thị Kiều Nhi, trường Đại học Cần Thơ. Đề tài này mô tả về hệ thống thông tin kế toán, phân tích tính hữu hiệu, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với hệ thống thông tin kế toán xử lý bằng phần mềm máy tính. Còn đề tài của tôi nhấn mạnh vào cách tổ chức, luân chuyển chứng từ trong hệ thống kế toán của một công ty kết hợp xử lý bằng tay và bằng máy và đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán. - “Phân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty Cổ phần Dược Hậu Giang” của Lê Thị Thúy Vy, trường Đại học Cần Thơ. Đề tài này chỉ nghiên cứu về cách tổ chức các bộ phận trong chu trình doanh thu. Còn đề tài của tôi sẽ nghiên cứu cả hai chu trình: doanh thu và chi phí. Từ đó, giúp người đọc hình dung được toàn bộ hệ thống thông tin hoàn chỉnh trong công ty. - Bài tập nhóm môn hệ thống thông tin kế toán 2, được thực hiện vào học kỳ 1 năm học 2009 – 2010. Đây là bài tập nhóm nhằm thiết kế về tổ chức hệ thống thông tin kế toán, các quy trình, các thủ tục kiểm soát. Nhưng bài tập nhóm này chỉ là mô tả cơ bản về hệ thống thông tin kế toán, nghiệp vụ, quy trình xử lý đơn giản, mang nặng tính lý thuyết, điều kiện thực hiện hoàn hảo. Đề tài của tôi cũng vận dụng những kiến thức này áp dụng vào một công ty cụ thể, so sánh và rút ra những 7 khác biệt giữa thực tế và lý thuyết được học, phát hiện ra những điểm mạnh, điểm yếu cần phát huy và khắc phục. 8 CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. PHƯƠNG PHÁP LUẬN 2.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một hệ thống thu thập dữ liệu, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin kết xuất cho người sử dụng phục vụ viêc ra quyết định, kiểm soát. Trong một doanh nghiệp tồn tại ba hệ thống thông tin: hệ thống xử lý nghiệp vụ, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin hỗ trợ quyết định. DỮ LIỆU ĐẦU VÀO GHI NHẬN XỬ LÝ LẬP BÁO CÁO THÔNG TIN KẾT XUẤT Hình 2.1: Quá trình xử lý của một hệ thống thông tin Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận của hệ thống thông tin quản lý. Mục đích của nó là thu thập, xử lý và báo cáo thông tin có liên quan với những khía cạnh tài chính của các nghiệp vụ kinh doanh cung cấp cho người sử dụng trong và ngoài đơn vị. Hệ thống thông tin kế toán được xem là một thành phần quan trọng trong việc cung cấp các thông tin cho các cấp độ quyết định. Dữ liệu đầu vào của hệ thống thông tin kế toán là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như bán hàng, thu tiền, mua hàng…Hệ thống thông tin kế toán xử lý bằng cách ghi nhận, chuyển sổ cái, lập ra các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị. Trong hệ thống thông tin kế toán còn có hai hệ quản trị con là: hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. * Hệ thống thông tin kế toán tài chính: Hệ thống thông tin kế toán tài chính (còn được gọi là hệ thống xử lý nghiệp vụ) nhằm mục đích xử lý, cung cấp các thông tin cần thiết cho những đối tượng bên ngoài như: nhà đầu tư, ngân hàng, cơ quan thuế… Những thông tin đầu vào được ghi nhận, xử lý theo các quy định chuẩn mực kế toán hiện hành. Hệ thống này được tổ chức thành nhiều phân hệ nhỏ để xử lý các nghiệp vụ cùng loại, cùng tính chất và liên hoàn với nhau. Các nghiệp vụ này được tập hợp thành các chu trình nghiệp vụ kinh tế. có bốn chu trình chủ yếu trong doanh nghiệp: chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình tài chính, chu trình chuyển đổi. 9 Một hệ thống thông tin kế toán tài chính không chỉ tổ chức, xử lý nghiệp vụ dễ dàng mà còn hỗ trợ cho hoạt động kiểm soát. * Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Hệ thống thông tin kế toán quản trị cung cấp thông tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra cũng như các ảnh hưởng tài chính của nó đối với doanh nghiệp giúp các nhà quản trị thực hiện các mục tiêu tài chính của mình. Hai hệ thống thông tin kế toán này cung cấp thông tin cho các nhóm đối tượng khác nhau nhưng đều liên quan đến vấn đề tài chính của đơn vị như thông tin về tình hình sử dụng tài sản, quản lý nguồn vốn và các mặt hoạt động của doanh nghiệp. vì vậy, phần giao nhau giữa chúng sẽ cung cấp thông tin đáp ứng cả yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và các chính sách, chế độ chuẩn mực kế toán được Nhà nước ban hành. Hệ thống thông tin kế toán quản trị Hệ thống thông tin kế toán Chu trình doanh thu Chu trình chi phí Hệ thống thông tin kế toán tài chính Chu trình tài chính Chu trình chuyển đổi Hình 2.2: Các bộ phận trong một hệ thống thông tin kế toán Quá trình ghi nhận, xử lý, truyền đạt các thông tin nói chung đều được thực hiện qua các bước sau: - Lập chứng từ ghi nhận hoạt động: đây là bước thu thập ban đầu về hoạt động kinh tế xảy ra trong doanh nghiệp. 10 - Ghi nhật ký: từ các chứng từ gốc đã kiểm tra xong, kế toán tiến hành phân tích sự kiện để xác định các đối tượng kế toán bị ảnh hưởng. Kế toán sử dụng các sổ nhật ký để thực hiện công việc này. - Ghi sổ tài khoản: các nghiệp vụ kinh tế sau khi được phân tích ở giai đoạn ghi nhật ký, kế toán tiến hành chuyển số liệu này vào các tài khoản kế toán tổng hợp thích hợp trong hệ thống tài khoản của doanh nghiệp. Bước này người ta còn gọi là ghi sổ cái. - Thực hiện các bút toán điều chỉnh: cuối tháng, kế toán cần thực hiện các bút toán điều chỉnh như khấu hao tài sản cố định, phân bổ, trích trước, kết chuyển, tính toán kết quả kinh doanh. - Kiểm tra số liệu kế toán: do quá trình phân tích, ghi chép các nghiệp vụ kinh tế của kế toán có thể bị sai nên kế toán cần kiểm tra lại số liệu ghi chép trên sổ kế toán. Thông thường kế toán cần lập các bảng cân đối tài khoản, bảng kê chi tiết để kiểm tra số liệu kế toán. - Lập báo cáo kế toán: đây là công việc cuối cùng trong quy trình xử lý số liệu của kế toán. Ngoài các báo cáo tài chính theo quy định bắt buộc, các báo cáo quản trị có thể được lập tùy theo nhu cầu của người quản lý trong doanh nghiệp. 2.1.2 Chu trình doanh thu Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc tạo ra doanh thu, theo dõi nợ phải thu và nhận tiền thanh toán. 2.1.2.1 Các sự kiện kinh tế trong chu trình doanh thu - Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: đây là bước xử lý đầu tiên của chu trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ bán hàng nhận yêu cầu từ khách hàng, kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp thuận bán chịu và cuối cùng bộ phận này trả lời đặt hàng mua của khách hàng. - Giao hàng cho khách hàng: tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo như lệnh bán hàng. Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gởi hàng này cho khách hàng theo địa điểm chỉ định. Trước khi tiến hành đóng gói gởi hàng, bộ phận gởi hàng lập giấy gởi hàng. 11 - Ghi hóa đơn, theo dõi nợ phải thu của khách hàng: sau khi hàng được gởi cho khách hàng, giấy gởi hàng được chuyển cho bộ phận lập hóa đơn. Lúc này, bộ phận lập hóa đơn tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành. - Nhận thanh toán của khách hàng: khi khách hàng gửi séc thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thư tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận séc thanh toán và chuyển séc cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu. Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục gửi tiền vào ngân hàng. Kế toán phải thu ghi sổ cái phải thu khoản tiền khách thanh toán. 2.1.2.2 Các bộ phận tham gia quy trình - Bộ phận bán hàng: đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách hàng về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán… Nhận các đặt hàng của khách hàng, lập “Lệnh bán hàng”. - Bộ phận tín dụng: trong hoạt động bán chịu, bộ phận tín dụng kiểm tra và chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho khách hàng. Trong xử lý xóa nợ phải thu, bộ phận bán chịu xem xét “Bảng phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng khách hàng. - Bộ phận tài vụ: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán, bộ phận tài vụ phải là người chấp thuận cuối cùng các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ trên trước khi ủy quyền cho bộ phận lập hóa đơn lập các chứng từ điều chỉnh giảm doanh thu. Loại nghiệp vụ này đòi hỏi cả hai bộ phận chức năng riêng biệt cùng tham gia xét duyệt vì chúng là loại nghiệp vụ đòi hỏi phải được kiểm soát cẩn thận. - Bộ phận kho hàng: đây là bộ phận quản lý hàng trong kho. - Bộ phận gởi hàng: bộ phận này có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp hoặc thuê các đơn vị vận tải vận chuyển hàng cho khách hàng. Thông thường bộ phận này được phân chia độc lập với bộ phận kho hàng để tăng cường tính kiểm soát nội bộ với hàng tồn kho. - Bộ phận nhận hàng: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại, bộ phận nhận hàng sẽ nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lượng nhận trên phiếu nhập kho. 12 - Bộ phận lập hóa đơn: đây là bộ phận được ủy quyền lập hóa đơn bán hàng hoặc các chứng từ điều chỉnh giảm doanh thu. - Bộ phận kế toán phải thu: đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập các “Báo cáo khách hàng” và báo cáo “Phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ”. - Bộ phận ghi sổ cái: đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ cái và thực hiện các hoạt động lập báo cáo tổng hợp. - Bộ phận thư tín: đây là bộ phận nhận và mở séc thanh toán, lập bảng kê “Tiền thanh toán”. Bộ phận này cần độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả hai cùng tham gia bảo quản tài sản là séc thanh toán. - Bộ phận thủ quỹ: đây là bộ phận nhận tiền thu, thực hiện các thủ tục gởi vào ngân hàng. 2.1.2.3 Kiểm soát ứng dụng trong chu trình doanh thu a. Kiểm soát nguồn dữ liệ: Kiểm soát nguồn dữ liệu đảm bảo rằng nguồn dữ liệu là hợp lệ. Các thủ tục kiểm soát cụ thể gồm: - Kiểm tra việc đánh số trước và liên tục các chứng từ. - Kiểm tra việc phê duyệt chứng từ. - Đánh dấu chứng từ đã sử dụng để tránh nhập liệu lần hai vào hệ thống. - Sử dụng các thiết bị kiểm tra nguồn hợp pháp của chứng từ. - Sử dụng các chứng từ luân chuyển hoặc các thiết bị ghi nhận dữ liệu ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ để tránh tối đa việc nhập liệu lại bằng tay. b. Kiểm soát quá trình nhập liệu BẢNG 2.1: CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Hệ thống Thủ tục kiểm soát Nhận và xử lý đơn đặt Kiểm tra sự hợp lý: tính “Số kiểm tra” cho vùng “Mã hàng khách hàng” Kiểm tra sự đầy đủ: kiểm tra nội dung nhập có nội dung các vùng “Mã nghiệp vụ”, “Ngày nghiệp vụ”, “Ngày nghiệp vụ”, “Số lệnh bán hàng”, “Mặt hàng bán”, “Đơn 13 giá”, “Số lượng”, “Số tiền” Gửi hàng Kiểm tra sự hợp lý: kiểm tra chắc chắn rằng ngày giao hàng nằm trong phạm vi ngày tháng hợp lý của lịch Lập hóa đơn Kiểm tra sự hợp lý: tính “Số kiểm tra” cho vùng “mã khách hàng” Kiểm tra sự đầy đủ: kiểm tra nhập liệu có đủ nội dung các vùng: “Mã nghiệp vụ”, “Ngày nghiệp vụ”, “Số lệnh bán hàng”, “Mã hàng”, “Đơn giá”, “Số lượng”, “Số tiền” Nhận tiền Kiểm tra sự hợp lý: tính “Số kiểm tra” cho vùng “Mã khách hàng” Kiểm tra sự đầy đủ: đảm bảo tất cả các vùng trong tập tin đều có dữ liệu c. Kiểm soát xử lý BẢNG 2.2: CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT, XỬ LÝ TRONG CHU TRÌNH DOANH THU Hệ thống Ghi đặt hang Thủ tục kiểm soát Kiểm tra giới hạn bán chịu: kiểm tra chắc chắn số tiền bán chịu nằm trong giới hạn nợ của khách hàng. Gửi hang Kiểm tra sự đầy đủ: kiểm tra chắc chắn rằng mỗi mầu tin đều có dữ liệu “Số phiếu gửi hàng” Đếm mẫu tin Lập hóa đơn Kiểm tra sự đầy đủ: kiểm tra chắc chắn rằng mỗi mầu tin đều có dữ liệu “Số hóa đơn” Kiểm tra sự hợp lý: kiểm tra chắc chắn số tiền của một hóa đơn nằm trong mức giá trị hợp lý. Kiểm soát số tổng Nhận tiền Kiểm soát số tổng 2.1.3 Chu trình chi phí Chu trình chi phí bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những nghiệp vụ phát sinh chi phí và thanh toán tiền. 14 2.1.3.1 Các sự kiện kinh tế trong chu trình chi phí - Đặt hàng nhà cung cấp: sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp nhằm đạt 3 yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng đàm phán và lập đặt hàng mua gới cho nhà cung cấp đã lựa chọn. - Nhận hàng và nhập kho: khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm được chỉ định, bộ phận nhận hàng kiểm tra số lượng, chất lượng, đối chiếu với giấy gửi hàng của nhà cung cấp, đối chiếu với đơn đặt hàng để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của nhà cung cấp. Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận..Sau đó, hàng được làm thủ tục nhập kho. Thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý được chuyển cho bộ phận kho. - Nhận hóa đơn, theo dõi nợ phải trả: khi nhà cung cấp gửi hóa đơn bán hàng, kế toán phải trả tiến hành đối chiếu hóa đơn bán hàng với các chứng từ gốc liên quan như đặt hàng, phiếu nhập kho và tổ chức theo dõi khoản phải trả nhà cung cấp. - Thanh toán tiền cho nhà cung cấp: tới ngày cần thanh toán, kế toán phải trả tiến hành lập các thủ tục để chuyển bộ phận quỹ chi tiền cho người bán. Sau khi thanh toán tiền, căn cứ các chứng từ liên quan như phiếu chi hoặc séc thanh toán, kế toán phải trả ghi nhận khoản thanh toán cho người bán. 2.1.3.2 Các bộ phận tham gia chu trình - Bộ phận yêu cầu: đây là bộ phận phát hành các “Yêu cầu mua hàng” làm căn cứ cho bộ phận mua hàng tiếp tục các xử lý. Bộ phận yêu cầu này có thể là kế toán hàng tồn kho hoặc bất kỳ bộ phận nào trong doanh nghiệp có nhu cầu mua hàng. - Bộ phận mua hàng: đây là bộ phận có chức năng lựa chọn người cung cấp, xác định các điều kiện liên quan tới việc mua hàng. Sau khi lựa chọn nhà cung cấp, bộ phận mua hàng lập “Đặt hàng mua” gửi cho người cung cấp, kế toán phải trả, bộ phận yêu cầu hàng và bộ phận nhận hàng nhằm xác định, kiểm tra hoặc ủy quyền thực hiện tiếp tục các nội dung trong xử lý nghiệp vụ mua hàng. 15 - Bộ phận nhận hàng: chức năng nhận hàng được tách biệt khỏi chức năng kho hàng nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát nội bộ. Bộ phận nhận hàng có chức năng nhận, đếm, kiểm tra chất lượng hàng và lập “ Phiếu nhập kho” cho số hàng được nhận. Người giám sát của bộ phận sẽ đối chiếu số lượng giữa “Phiếu nhập kho” và số lượng trên “Đặt hàng mua” để có thể xử lý tiếp tục nghiệp vụ mua hàng. - Bộ phận kho hàng: đây là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại hàng tồn kho của doanh nghiệp. khi bộ phận nhận hàng giao hàng để bảo quản, thủ kho phải ký nhận vào “Phiếu nhập kho” và gửi “Phiếu nhập kho” cho kế toán phải trả. - Bộ phận kế toán phải trả: bộ phận này có chức năng theo dõi việc thanh toán với người bán. Tùy theo hình thức tổ chức hệ thống kế toán thanh toán với người bán, kế toán phải trả sử dụng các loại sổ sách tương ứng. Dù được tổ chức theo dõi theo hình thức nào thì yêu cầu bắt buộc là kế toán phải đối chiếu bốn loại chứng từ “Yêu cầu mua hàng”, “Đặt hàng mua”, “Phiếu nhập kho”, “Hóa đơn bán hàng” trước khi ghi sổ hoặc làm các thủ tục thanh toán. - Bộ phận tài vụ: bộ phận này có chức năng kiểm tra các chứng từ thanh toán hoặc phiếu chi do kế toán phải trả lập bằng cách đối chiếu với các chứng từ liên quan, chấp thuận các chứng từ thanh toán và lập séc thanh toán khi tới hạn thanh toán. 2.1.3.3 Kiểm soát ứng dụng trong chu trình chi phí a. Kiểm soát nguồn dữ liệu Kiểm soát nguồn dữ liệu đảm bảo rằng nguồn dữ liệu là hợp lệ. Các thủ tục kiểm soát cụ thể gồm: - Kiểm tra việc đánh số trước và liên tục các chứng từ. - Kiểm tra việc phê duyệt chứng từ. - Đánh dấu chứng từ đã sử dụng để tránh nhập liệu lần hai vào hệ thống. - Sử dụng các thiết bị kiểm tra nguồn hợp pháp của chứng từ. - Sử dụng các chứng từ luân chuyển hoặc các thiết bị ghi nhận dữ liệu ngay thời điểm phát sinh nghiệp vụ để tránh tối đa việc nhập liệu lại bằng tay. 16 b. Kiểm soát quá trình nhập liệu BẢNG 2.3: CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH NHẬP LIỆU TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ Hệ thống Mua hàng Thủ tục kiểm soát Kiểm tra sự đầy đủ: kiểm tra sự tồn tại dữ liệu ở tập tin liên quan “Số yêu cầu”, “Mã hàng tồn kho”, “Số lượng”, “Ngày giao hàng”. Kiểm tra dữ liệu có nhập đầy đủ không. Kiểm tra sự hợp lệ: kiểm tra của vùng “Mã người bán” Nhận hàng Kiểm tra sự đầy đủ: kiểm tra sự tồn tại của các dữ liệu “Số đặt hàng”, “Mã hàng”, “Số lượng”, “tên người bán” Thanh toán Kiểm tra sự đầy đủ: kiểm tra sự tồn tại dữ liệu: “Số đặt hàng”, “Số hóa đơn”, “Ngày hóa đơn”, “Tổng tiền thanh toán”, “Ngày chiết khấu”, “Số tiền sau khi trừ chiết khấu”, “Ngày thanh toán” Kiểm tra sự hợp lệ: kiểm tra ngày được thể hiện thoe hình thức và nội dung hợp lệ c. Kiểm soát xử lý BẢNG 2.4: CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT, XỬ LÝ TRONG CHU TRÌNH CHI PHÍ Hệ thống Thủ tục kiểm soát Mua hàng Đếm mẫu tin Nhận hàng Đếm mẫu tin Theo dõi thanh toán Đếm mẫu tin Chi tiền Đếm mẫu tin 2.1.4 Vai trò chu trình doanh thu đối với doanh nghiệp - Chu trình doanh thu giúp doanh nghiệp ghi nhận, xử lý hoạt động bán hàng một cách đơn giản và hiệu quả. Tất cả các nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp đều được ghi nhận, xử lý, sắp xếp, lưu trữ một cách hợp lý, có thể tổng hợp được một cách dễ dàng khi cần thiết. - Chu trình doanh thu được thực hiện theo trình tự thống nhất được quy định trước giúp doanh nghiệp hạn chế các sai sót, rủi ro có thể xảy ra trong quá trình xử 17 lý. Đồng thời, chu trình doanh thu được thực hiện theo từng hoạt động nhỏ liên tiếp nên nhà quản lý có thể kiểm soát từng hoạt động cũng như đánh giá chung cả chu trình. - Chu trình doanh thu hoạt động liên tục giúp cung cấp thông tin cần thiết, kịp thời cho các nhà quản lý, các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. - Hoạt động hiệu quả của chu trình doanh thu giúp các nhà quản lý dự báo tương lai gần cho hoạt động bán hàng để đề ra các kế hoạch phát triển. - Chu trình doanh thu kết hợp với các chu trình khác để hình thành một hệ thống thông tin kế toán hoạt động hiệu quả. 2.1.5 Vai trò chu trình chi phí đối với doanh nghiệp - Chu trình chi phí giúp doanh nghiệp ghi nhận, xử lý các hoạt động phát sinh chi phí một cách đơn giản và hiệu quả. Tất cả các nghiệp vụ của doanh nghiệp đều được ghi nhận, xử lý, phân loại, lưu trữ một cách hợp lý, có thể tổng hợp được một cách dễ dàng khi cần thiết. - Chu trình chi phí giúp doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất liên tục, đảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất. - Chu trình chi phí hoạt động liên tục giúp cung cấp thông tin cần thiết, kịp thời cho các nhà quản lý, các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. - Chu trình chi phí giúp doanh nghiệp kiểm soát các loại chi phí trong doanh nghiệp, phát hiện ra những khoản chi bất thường. - Hoạt động hiệu quả của chu trình chi phí giúp các nhà quản lý dự báo tương lai gần cho hoạt động mua hàng để đề ra các kế hoạch phát triển. - Chu trình chi phí kết hợp với các chu trình khác để hình thành một hệ thống thông tin kế toán hoạt động hiệu quả. 2.1.6 Giới thiệu hệ thống kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu: hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, thông tin đáng tin cậy, sự tuân thủ các luật lệ và quy định. Hệ thống kiểm soát nội bộ được cấu thành do 5 bộ phận: - Môi trường kiểm soát. 18 - Đánh giá rủi ro. - Các hoạt động kiểm soát. - Thông tin và truyền thông. - Giám sát. 2.1.7 Giới thiệu lưu đồ Lưu đồ là một biểu diễn đồ họa các quy trình thông tin (bao gồm các hoạt động, các luồng dữ liệu nhập xuất và trữ liệu) cũng như quy trình tác nghiệp (bao gồm chủ thể, luồng dữ liệu vật lý, tác nghiệp). Lưu đồ hệ thống chứa những hóa đơn bằng tay hoặc trên máy tính và trình bày vẽ logic và vật lý các quy trình tác nghiệp và thông tin xảy ra tại đâu, ai thực hiện, làm thế nào, làm cái gì. 2.2. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.2.1 Phương pháp thu thập số liệu - Số liệu thứ cấp: là những số liệu được lấy từ báo, đài, nội bộ công ty. - Số liệu sơ cấp: là những số liệu lấy thông qua quá trình trao đổi, phỏng vấn, quan sát với nhân viên và nhà quản lý. 2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu - Phương pháp mô tả: mô tả lại chu trình doanh thu và chi phí thông qua hình thức lưu đồ. - Phương pháp so sánh: so sánh chu trình doanh thu, chi phí đó với chu trình doanh thu, chi phí được giới thiệu trong môn hệ thống thông tin kế toán, rút ra nhận xét. - Phương pháp phân tích: phân tích cách tổ chức chu trình doanh thu, chi phí tại công ty, phân tích tính hữu hiêu, hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình doanh thu, chi phí. 19 CHƯƠNG 3 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH NHẬT ĐỨC 3.1 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT - Tên doanh nghiệp trong nước : CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN NHẬT ĐỨC. - Tên doanh nghiệp quốc tế : NHAT DUC CO.,LTD. - Tên giao dịch : CÔNG TY TNHH NHẬT ĐỨC. - Trụ sở chính : số 234 Quốc Lộ 1A Xã Định Bình, TP Cà Mau. - Điện thoại : (0780) 684342 – 684345 - Fax : (0780) 815419 - Email : [email protected] 3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Cà Mau là tỉnh hai bề giáp biển có tiềm năng thủy sản rất lớn. Do điều kiện đặc thù của Cà Mau luôn được thiên nhiên ưu đãi, nuôi tôm tự nhiên, nguồn tôm hầu như có quanh năm, mùa vụ tôm thông thường từ tháng 8 đến tháng 5. Tuy nhiên vì tôm tự nhiên nên mùa vụ có thể lệch đi do ảnh hưởng thời tiết. Để tận dụng nguồn tài nguyên sẵn có của địa phương, đồng thời đáp ứng nhu cầu ngày càng nhiều của thị trường tôm, cung cấp nhiều mặt hàng phong phú, đa dạng, công ty TNHH Nhật Đức đã được thành lập ngày 20 tháng 10 năm 2000 theo quyết định số 446/QĐUB của Uỷ Ban Nhân Dân tỉnh Cà Mau. 3.1.2 Ngành nghề kinh doanh Công ty Nhật Đức chuyên kinh doanh chế biến các mặt hàng tôm động lạnh các loại. Các mặt hàng chính: tôm sú tươi, hấp, đông block, IQF, sơmi block. Chế biến theo các dạng: HOSO, HLSO, EASY PEELED, PTO, PD cung ứng cho thị trường trong và ngoài nước. 20