Tài liệu Phân tích thực trạng quản trị nguồn nhân lực của công ty cổ phần liên hiệp kim xuân

TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ & QTKD  VÕ TẤN PHÁT TÊN ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN HIỆP KIM XUÂN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành Quản trị kinh doanh Thƣơng mại Cần Thơ, 12/2013 TRƢỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ & QTKD  VÕ TẤN PHÁT MSSV: 5075136 TÊN ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN LIÊN HIỆP KIM XUÂN LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành Quản trị kinh doanh Thƣơng mại CÁN BỘ HƢỚNG DẪN THẦY LÊ QUANG VIẾT Cần Thơ, 12/2013 LỜI CẢM TẠ Qua hơn hai tháng thực tập tại Công ty Cổ phần liên hiệp Kim Xuân, ngƣời viết đã nhận đƣợc sự hƣớng dẫn và giúp đỡ rất hữu ích của các cô, chú, anh, chị ở đây. Chính nhờ sự giúp đỡ này mà ngƣời viết có thể dễ dàng hoàn thành đƣợc cuốn luận văn tốt nghiệp của mình. Họ không chỉ hƣớng dẫn, giúp đỡ và cung cấp các số liệu liên quan đến đề tài mà còn chỉ dạy cho ngƣời viết những kinh nghiệm làm việc thực tế, kinh nghiệm giao tiếp và ứng xử trong công việc rất bổ ích. Vì vậy, ngƣời viết xin đƣợc trân trọng cảm ơn Ban Giám đốc Công ty Cổ phần liên hiệp Kim Xuân và các cô, chú, anh, chị ở đây đã tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho ngƣời viết hoàn thành đƣợc quyển luận văn tốt nghiệp của mình. Ngƣời viết xin kính gởi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô đã truyền dạy kiến thức cho mình trong suốt những năm học đại học, xin đƣợc bài tỏ lòng biết ơn sâu sắc đối với sự hƣớng dẫn làm luận văn tận tình của thầy Lê Quang Viết. Chính nhờ những kiến thức đƣợc thầy cô truyền dạy và sự hƣớng dẫn của thầy Viết mà ngƣời viết có thể hoàn thành đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp ở bậc cử nhân ngành quản trị kinh doanh của mình. Với trình độ hiểu biết và kiến thức còn hạn hẹp nên quá trình nghiên cứu và thực hiện đề tài có thể sẽ không tránh khỏi những thiếu sót không mong muốn. Vì vậy ngƣời viết rất mong nhận đƣợc những ý kiến đóng góp, phản hồi về nội dung cũng nhƣ hình thức của luận văn từ thầy cô. Từ đó, ngƣời viết sẽ rút ra đƣợc những bài học để bổ sung vào vốn kiến thức của mình. Cuối cùng, xin kính chúc quý thầy cô, Ban Giám đốc cùng các cô, chú, anh chị ở Công ty Cổ phần liên hiệp Kim Xuân nhiều sức khỏe, đạt nhiều thành công trong sự nghiệp cũng nhƣ trong cuộc sống. Xin chân thành cảm ơn. Ngày … tháng … năm 2013 Sinh viên thực hiện Võ Tấn Phát i LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan rằng đề tài này là do chính tôi thực hiện, các số liệu thu thập và kết quả phân tích trong đề tài là trung thực, đề tài không trùng với bất kỳ đề tài nghiên cứu khoa học nào. Ngày … tháng … năm 2013 Sinh viên thực hiện Võ Tấn Phát ii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP -------------------oOo-------------------.................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... Cần Thơ, ngày ….. tháng ….. năm 2013 Thủ trƣởng đơn vị (Ký tên và đóng dấu) iii NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN -------------------oOo-------------------.................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... Cần Thơ, ngày … tháng … năm 2013 Giáo viên hƣớng dẫn Lê Quang Viết iv NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN -------------------oOo-----------------.................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... .................................................................................................................................... Cần Thơ, ngày … tháng … năm 2013 Giáo viên phản biện (Ký tên) v MỤC LỤC Trang Chƣơng 1: GIỚI THIỆU .......................................................................................... 1 1.1 Lý do chọn đề tài ................................................................................................ 1 1.2 Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................... 2 1.2.1 Mục tiêu chung .............................................................................................. 2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể .............................................................................................. 2 1.3 Câu hỏi nghiên cứu ............................................................................................. 2 1.4. Phạm vi nghiên cứu ............................................................................................ 2 1.4.1. Không gian nghiên cứu ................................................................................. 2 1.4.2. Thời gian nghiên cứu .................................................................................... 2 1.4.3. Đối tƣợng nghiên cứu ................................................................................... 3 1.5. Lƣợc khảo tài liệu............................................................................................... 3 Chƣơng 2: PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ...... 4 2.1. Phƣơng pháp luận .............................................................................................. 4 2.1.1. Khái niệm, mục tiêu và ý nghĩa của quản trị nguồn nhân lực ...................... 4 2.1.2. Những chức năng chính của quản trị nguồn nhân lực .................................. 5 2.1.3. Đánh giá trình độ quản trị nguồn nhân lực ................................................. 19 2.2. Phƣơng pháp nghiên cứu................................................................................. 21 2.2.1. Phƣơng pháp thu thập số liệu ..................................................................... 21 2.2.2. Phƣơng pháp phân tích ............................................................................... 21 Chƣơng 3: KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY .............................................................. 22 3.1. Lịch sử hình thành và lĩnh vực kinh doanh ................................................... 22 3.2. Cơ cấu tổ chức .................................................................................................. 26 3.3. Tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh ..................................................... 28 3.4. Thuận lợi, khó khăn và định hƣớng phát triển ............................................. 33 Chƣơng 4: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC CỦA CTY CP LIÊN HIỆP KIM XUÂN ........................................ 36 4.1. Tình hình nguồn nhân lực của công ty ........................................................... 36 4.1.1. Cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính ......................................................... 38 vi 4.1.2. Cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ .......................................................... 39 4.1.3. Cơ cấu nguồn nhân lực theo độ tuổi ........................................................... 40 4.1.4. Cơ cấu nguồn nhân lực theo từng bộ phận ................................................. 42 4.2. Phân tích và đánh giá hoạt động quản trị nguồn nhân lực của công ty...... 45 4.2.1. Phân tích và đánh giá nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực ................ 45 4.2.2. Phân tích và đánh giá nhóm chức năng đào tạo và phát triển..................... 53 4.2.3. Phân tích và đánh giá nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực ................. 55 4.3. Mức độ chuyên nghiệp trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực ở công ty Kim Xuân ................................................................................................................. 61 4.3.1. Trình độ năng lực và vai trò của phòng tổ chức, nhân sự .......................... 61 4.3.2. Phân tích và đánh giá cách thức thực hiện các chức năng quản trị con ngƣời trong doanh nghiệp ......................................................................................... 62 4.3.3. Phân tích lợi ích kinh tế trong sử dụng nguồn nhân lực ............................. 63 Chƣơng 5: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC Ở CTY CP LIÊN HIỆP KIM XUÂN .......................................................... 66 5.1. Những tồn tại, vƣớng mắc trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực của công ty Kim Xuân.................................................................................................... 66 5.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động quản trị nguồn nhân lực ở công ty Kim Xuân ................................................................................................................. 68 5.2.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả cho nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực... 68 5.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả cho nhóm chức năng đào tạo và phát triển .. 69 5.2.3. Giải pháp nâng cao hiệu quả cho nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực ... 70 Chƣơng 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ............................................................. 71 6.1. Kết luận ............................................................................................................. 71 6.2. Kiến nghị ........................................................................................................... 72 6.2.1. Đối với công ty ........................................................................................... 72 6.2.2. Đối với nhà nƣớc ........................................................................................ 72 Danh mục tài liệu tham khảo ................................................................................. 74 vii DANH SÁCH BẢNG Trang Bảng 2.1: Đánh giá nhân viên theo phƣơng pháp so sánh cặp ................................. 13 Bảng 2.2: Đánh giá nhân viên theo phƣơng pháp định lƣợng .................................. 14 Bảng 2.3: Bảng phân ngạch công việc ...................................................................... 17 Bảng 2.4: Bảng tóm tắt ngạch lƣơng......................................................................... 18 Bảng 3.1: kết quả hoạt động kinh doanh của công ty từ năm 2010 - 2013............... 29 Bảng 3.2: Doanh thu thuần và giá vốn hàng bán từ năm 2010 – 2013 ..................... 31 Bảng 3.3: Doanh thu thuần và các chi phí không liên quan đến sản xuất (2010-2013) ............................................................................................................... 32 Bảng 4.1: Khái quát số lƣợng và cơ cấu nguồn nhân lực trong công ty (2010-2013) ............................................................................................................... 36 Bảng 4.2: Tổng số lao động bình quân từ năm 2010 – 2013 .................................... 37 Bảng 4.3: Cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính từ năm 2010 – 2013 ..................... 38 Bảng 4.4: Cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ từ năm 2010 – 2013 ...................... 39 Bảng 4.5: Cơ cấu nguồn nhân lực theo độ tuổi từ năm 2010 – 2013........................ 40 Bảng 4.6: Cơ cấu nguồn nhân lực theo từng bộ phận từ năm 2010 – 2013 .............. 42 Bảng 4.7: Bảng nhận xét và đánh giá nhân viên mới đang đƣợc áp dụng ở công ty ....................................................................................................................... 52 Bảng 4.8: Bảng nhận xét cán bộ quản lý đang đƣợc áp dụng của công ty Kim Xuân .................................................................................................................. 57 Bảng 4.9: Bảng đánh giá nhân viên đang đƣợc áp dụng ở công ty........................... 58 Bảng 4.10: Doanh thu trên tổng số lao động từ năm 2010 – 2013 ........................... 63 Bảng 4.11: Lợi nhuận trƣớc thuế trên tổng số lao động từ năm 2010 – 2013 .......... 64 Bảng 4.12: Lợi nhuận trƣớc thuế trên tổng số lao động từ năm 2010 – 2013 .......... 65 viii DANH SÁCH HÌNH Trang Hình 3.1: Hình ảnh công ty ....................................................................................... 25 Hình 3.2: Hình xƣởng kéo sợi ................................................................................... 25 Hình 3.3: Xƣởng dập đinh......................................................................................... 25 Hình 3.4: Xƣởng hàn cuộn ........................................................................................ 25 Hình 3.5: Xƣởng răng đinh ....................................................................................... 25 Hình 3.6: Xƣởng xi mạ ............................................................................................. 25 Hình 3.7: Kho thành phẩm ........................................................................................ 25 Hình 3.8: Sơ đồ tổ chức của công ty Kim Xuân ....................................................... 26 Hình 4.1: Biểu đồ tổng số lao động bình quân.......................................................... 37 Hình 4.2: Cơ cấu nguồn nhân lực theo giới tính ....................................................... 38 Hình 4.3: Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ ........................................... 39 Hình 4.4: Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo độ tuổi............................................. 41 Hình 4.5: Biểu đồ cơ cấu nguồn nhân lực theo từng bộ phận ................................... 43 ix CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Đứng ở góc độ một ngƣời chủ doanh nghiệp thì hầu nhƣ ai cũng muốn có đƣợc một đội ngũ nhân viên có năng lực, trung thành, tràn đầy nhiệt huyết, yêu thích công việc và luôn phấn đấu để đóng góp cho sự thành công của doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có thể tạo dựng đƣợc một đội ngũ nhân viên nhƣ vậy thì đòi hỏi phải hội đủ rất nhiều yếu tố và không phải doanh nghiệp nào cũng có thể thực hiện đƣợc, đặc biệt là ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Ở các doanh nghiệp này, bộ phận phụ trách nhân sự chủ yếu đảm nhiệm những công việc hành chính mà chƣa phát huy đƣợc vai trò và thực hiện đầy đủ các chức năng quản trị nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Vì vậy mà nhiều doanh nghiệp rơi vào hoàn cảnh biến động nhân sự thƣờng xuyên vì không đặt đƣợc đúng ngƣời vào đúng việc, không có các chính sách thu hút, đào tạo và phát triển cũng nhƣ duy trì nguồn nhân lực một cách hợp lý. Từ đó không có nền tảng xây dựng một bầu không khí hay còn gọi là văn hóa doanh nghiệp tốt để thu hút và giữ chân đƣợc một đội ngũ nhân viên mà doanh nghiệp mong muốn. Ngƣời viết nhận thức đƣợc ngƣời lao động không phải là chi phí mà ngƣợc lại còn là vốn quý của doanh nghiệp ngay từ những ngày đầu tiên tiếp cận với môn Quản trị nhân sự, trên ghế nhà trƣờng. Ngƣời viết nghĩ rằng để thành công thì không thể không nắm vững các kiến thức liên quan đến hoạt động quản trị nguồn nhân lực. Từ đó hình thành trong ngƣời viết sự yêu thích nghiên cứu môn quản trị nguồn nhân lực. Với mong muốn tƣơng lai sẽ trở thành một nhân viên nhân sự giỏi và tìm hiểu đƣợc thực trạng áp dụng các chức năng của quản trị nguồn nhân lực vào các doanh nghiệp vừa và nhỏ mà ngƣời viết đã chọn đề tài “Phân tích thực trạng quản trị nguồn nhận lực của Công ty cổ phần liên hiệp Kim Xuân” để làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị kinh doanh Thƣơng mại của mình. Hy vọng qua luận văn này, ngƣời viết sẽ hiểu sâu sắc hơn các hoạt động quản trị nguồn nhân lực đồng thời hiểu đƣợc thực tế hoạt động quản trị nguồn nhân lực ở một doanh nghiệp cụ thể thông qua quá trình thực tập. Ngƣời viết tin rằng những kiến thức nghiên cứu đƣợc trong suốt quá trình thực tập và làm luận văn với đề tài này sẽ là hành trang quý cho ngƣời viết trên con đƣờng trở thành một nhân viên nhân sự giỏi. 1 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1. Mục tiêu chung Phân tích thực trạng quản trị nguồn nhận lực của Công ty cổ phần liên hiệp Kim Xuân từ đó đƣa ra đƣợc những nhận xét, đáng giá và giải pháp để góp phần nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực của công ty. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể - Phân tích thực trạng quản trị nguồn nhận lực của Công ty cổ phần liên hiệp Kim Xuân - Đƣa ra những nhận xét, đánh giá về hoạt động quản trị nguồn nhân lực của công ty Kim Xuân. - Đề ra giải pháp để góp phần nâng cao hiệu quả quản trị nguồn nhân lực của công ty. 1.3. CÂU HỎI NGHIÊN CỨU - Quản trị nguồn nhân lực là gì? - Những chức năng chính của quản trị nguồn nhân lực là gì? - Vai trò của bộ phận quản trị nguồn nhân lực ở công ty nhƣ thế nào? - Cơ cấu lao động hiện tại của công ty nhƣ thế nào? - Công ty đang có những chính sách gì để tìm kiếm và thu hút nguồn nhân lực? - Hoạt động hoạch định nguồn nhân lực ở công ty đang diễn ra nhƣ thế nào? - Công ty đang đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ra sao? - Công ty đang làm gì để duy trì và quản lý nguồn nhân lực? - Các nhân viên trong công ty có hài lòng với công việc hiện tại hay không? Tại sao? - Công ty có thƣờng xuyên đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên không? Cách thức đánh giá nhƣ thế nào? - Chính sách lƣơng thƣởng ở công ty có công bằng và phù hợp? 1.4. PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.4.1. Không gian nghiên cứu Đề tài nghiên cứu tình hình quản trị nguồn nhân lực ở Công ty cổ phần liên hiệp Kim Xuân thuộc khu công nghiệp Trà Nóc, Thành phố Cần Thơ. 1.4.2. Thời gian nghiên cứu Đề tài đƣợc thực hiện từ ngày 12/08/2013 đến ngày 30/11/2013. 2 1.4.3. Đối tƣợng nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là các hoạt động quản trị nguồn nhân lực ở Công ty cô phần liên hiệp Kim Xuân. 1.5. LƢỢC KHẢO TÀI LIỆU - Luận văn tốt nghiệp: “Nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự tại công ty TNHH Quảng cáo Tài Phát”, Phạm Huỳnh Vân, 2012. Đề tài nghiên cứu thực trạng về nhân sự và công tác quản trị nhân sự tại công ty TNHH Quảng cáo Tài Phát từ năm 2010 đến năm 2012, từ đó nêu ra các giải pháp để nâng cao hiệu quả quản trị nhân sự cho công ty. - Luận văn tốt nghiệp: “Một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản trị nhân sự tại công ty TNHH Phi Bo”, Hồng Anh Tuấn, 2009. Đề trình bài và phân tích thực trạng quản trị nhân sự tại công ty TNHH Phi Bo từ năm 2007 đến năm 2009. Để tài đƣa ra đƣợc những nhận xét và đánh giá về cách thức quản lý và sử dụng nhân sự trong công ty từ đó dƣa ra những giải pháp hoàn thiện công tác quản trị của công ty. 3 CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1. PHƢƠNG PHÁP LUẬN 2.1.1. Khái niệm, mục tiêu và ý nghĩa của quản trị nguồn nhân lực 2.1.1.1. Khái niệm Trong môi trƣờng sản xuất kinh doanh cạnh tranh ngày càng khốc liệt nhƣ hiện nay thì các doanh nghiệp ngoài việc cạnh tranh trên thị trƣờng sản phẩm, dịch vụ còn phải cạnh tranh trên thị trƣờng lao động để thu hút đƣợc nguồn lao động có chất lƣợng cao. Tuy nhiên, khi đã thu hút đƣợc những lao động có năng lực rồi thì việc đặt đúng ngƣời vào đúng việc, đào tạo-phát triển, duy trì và quản lý đƣợc họ lại là cả một vấn đề, đòi hỏi nhà quản lý phải có kiến thức và kinh nghiệm về quản trị nguồn nhân lực nhƣ là một môn khoa học và nghệ thuật. Vậy quản trị nguồn nhân lực là gì? Theo Trần Kim Dung thì “quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo-phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên”.1 Theo Nguyễn Hữu Thân thì quản trị tài nguyên nhân sự hay còn gọi là quản trị nguồn nhân lực là “sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễn cảnh của tổ chức”.2 Qua hai khái niệm trên ta có thể hiểu quản trị nguồn nhân lực là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo-phát triển, duy trì và quản lý ngƣời lao động với mục đích thu hút và tuyển dụng đƣợc một đội ngũ lao động có chất lƣợng; đặt họ vào đúng công việc phù hợp để họ có thể phát huy tốt các năng lực cá nhân của mình; đào tạo và bồi dƣỡng nâng cao kỹ năng cho ngƣời lao động; tạo điều kiện thuận lợi để họ phát triển bản thân; đánh giá đƣợc hiệu quả công việc; tạo ra một bầu không khí văn hóa doanh nghiệp tốt đồng thời có những chính sách duy trì và quản lý ngƣời lao động sao cho họ muốn gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Tất cả những công việc trên nhằm đạt đƣợc một kết quả tối ƣu cho cả doanh nghiệp lẫn ngƣời lao động. 1 Trần Kim Dung, Quản trị nguồn nhân lực, tái bản lần thứ tƣ, Nxb Thống kê, 2005, tr.4. 2 Nguyễn Hữu Thân, Quản trị nhân sự, tái bản lần thƣ sáu, Nxb Thống kê, 2003, tr.15. 4 2.1.1.2.Mục tiêu và ý nghĩa của quản trị nguồn nhân lực Quản trị nguồn nhân lực có hai mục tiêu cơ bản là: - Sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực nhằm tăng năng suất lao động và nâng cao tính hiệu quả của tổ chức. - Đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên đƣợc phát huy tối đa các năng lực cá nhân, đƣợc kích thích, động viên nhiều nhất tại nơi làm việc và trung thành, tận tâm với doanh nghiệp. Theo đó, quản trị nguồn nhân lực có ý nghĩa về mặt kinh tế và xã hội nhƣ sau: - Về mặt kinh tế, quản trị nguồn nhân lực giúp cho doanh nghiệp khai thác các khả năng tiềm tàng nâng cao năng suất lao động và lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp về nguồn nhân lực. - Về mặt xã hội, quản trị nguồn nhân lực thể hiện quan điểm rất nhân bản về quyền lợi của ngƣời lao động, đề cao vị thế và giá trị của ngƣời lao động, chú trọng giải quyết hài hòa mối quan hệ lợi ích giữa tổ chức, doanh nghiệp và ngƣời lao động, góp phần làm giảm bớt mâu thuẫn tƣ bản – lao động trong các doanh nghiệp. 2.1.2. Những chức năng chính của quản trị nguồn nhân lực Phần này ngƣời viết sẽ nghiên cứu để trả lời cho câu hỏi thứ hai ở phần câu hỏi nghiên cứu của Chƣơng 1. 2.1.2.1. Nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực Nhóm chức năng này đƣợc dùng để đảm bảo cho doanh nghiệp luôn có đủ số lƣợng nhân viên phù hợp với các công việc trong doanh nghiệp. Để có thể luôn đảm bảo có đủ số lƣợng nhân viên thì cần phải tiến hành hoạt động dự báo vá hoạch định nguồn nhân lực. Muốn dự báo và hoạt định chính xác thì phải dựa vào chiến lƣợc và kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời tiến hành hoạt động phân tích công việc. Nếu doanh nghiệp thực hiện tốt các công việc dự báo, hoạch định và phân tích công việc thì sẽ xác định đƣợc bộ phận nào cần tuyển thêm nhân viên và số lƣợng cần tuyển là bao nhiêu. Bên cạnh đó, việc phân tích công việc sẽ giúp doanh nghiệp lập đƣợc bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn và bản tiêu chuẩn kết quả công việc làm cơ sở cho việc tuyển dụng, phỏng vấn, trắc nghiệm tìm đƣợc đúng ngƣời sắp xếp vào đúng công việc thích hợp. Nhóm chức năng này gồm một số hoạt động đặc trƣng nhƣ: a) Dự báo và hoạch định Trong quá trình sản xuất kinh doanh, việc đảm bảo có đủ số lƣợng nhân viên phù hợp với công việc vào đúng thời điểm cần thiết là rất quan trọng. Vì nếu thừa nhân viên thì sẽ làm tăng chi phí, còn nếu thiếu nhân viên sẽ ảnh hƣởng đến chất 5 lƣợng công việc, chậm tiến độ hoặc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Chính vì vậy mà cần phải có hoạt động dự báo và hoạch định nguồn nhân lực để tiến hành nghiên cứu, xác định nhu cầu nhân lực trong tƣơng lai cho doanh nghiệp đồng thời vạch ra đƣợc các kế hoạch để đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực đã xác định đƣợc một cách hiệu quả. Quá trình dự báo và hoạch định thƣờng đƣợc thực hiện theo các bƣớc sau: Bƣớc 1: Phân tích môi trƣờng kinh doanh từ đó xác định đƣợc mục tiêu và chiến lƣợc kinh doanh của doanh nghiệp. Chiến lƣợc kinh doanh là nền tảng của hoạch định nguồn nhân lực vì khi có chiến lƣợc thì mới có thể lập ra đƣợc các mục tiêu và kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn, biết đƣợc trong tƣơng lai doanh nghiệp muốn mở rộng hay thu hẹp sản xuất kinh doanh… Từ đó có cơ sở để dự báo đƣợc bộ phận nào của doanh nghiệp trong tƣơng lai sẽ thừa hay thiếu nhân sự. Bƣớc 2: Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Đƣợc thực hiện với mục đích hiểu rõ những thuận lợi, khó khăn, điểm mạnh và điểm yếu của nguồn nhân lực của công ty và của cả công tác quản trị nguồn nhân lực; rà soát lại cơ cấu tổ chức, chất lƣợng và cơ cấu nguồn nhân lực trong công ty; các chính sách về nguồn nhân lực có còn phù hợp; các giá trị văn hóa doanh nghiệp, sự hài lòng của nhân viên… Từ đó có cơ sở để đề ra những giải pháp khắc phục yếu kém, khó khăn, tiếp tục phát huy những điệm mạnh và thuận lợi của doanh nghiệp về nguồn nhân lực. Bƣớc 3: Dự báo khối lƣợng công việc và nhu cầu nguồn nhân lực để đƣa ra quyết định tăng hoặc giảm nguồn nhân lực. Dựa vào các mục tiêu và kết hoạch kinh doanh đƣợc lập ra ở bƣớc 1 mà ta có thể dự báo đƣợc khối lƣợng công việc ở từng bộ phận cũng nhƣ nhu cầu nhân lực cần thiết đảm bảo hoàn thành khối lƣợng công việc đó. Cùng với việc phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực đã đƣợc thực hiện ở bƣớc 2, ta xác định đƣợc bộ phận nào đang thừa hay thiếu nhân viên? Nếu thiếu thì cần tuyển thêm bao nhiêu? Nếu thừa thì chuyển công tác hoặc tinh giản biên chế bao nhiêu ngƣời để đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực. Bƣớc 4: Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, đề ra các chính sách, kế hoạch và chƣơng trình thực hiện. Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực là việc tìm hiểu thị trƣờng lao động địa phƣơng, so sánh với nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp và nguồn nhân lực mà doanh nghiệp đang hiện có. Khi đó, doanh nghiệp sẽ biết đƣợc mình nên tuyển thêm lao động từ bên ngoài hoặc sử dụng, đào tạo nguồn lao động sẵn có trong doanh nghiệp hoặc chuyển công tác hay tinh giản biến chế. Từ đó đề ra kế hoạch, chính sách và chƣơng trình hành động. Các kế hoạch thực hiện có thể là các kế hoạch nhƣ: Kế hoạch tuyển dụng, kế hoạch bố trí lại cơ cấu tổ chức, kế hoạch đề bạt và thuyên chuyển nhân viên, kế hoạch tinh giản lao động dƣ thừa… 6 Bƣớc 5: Thực hiện các kế hoạch, chính sách quản trị nguồn nhân lực đã đề ra trong bƣớc 4 và thƣờng xuyên kiểm tra đánh giá việc thực hiện. b) Phân tích công việc Phân tích công việc là tiến hành thu thập các thông tin về công việc một cách có hệ thống nhằm xác định các mối quan hệ, nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện tiến hành và quyền hạn của một vị trí công việc cụ thể cùng với các kỹ năng, năng lực mà nhân viên cần phải có để có thể thực hiện tốt công việc. Để thu thập đƣợc đầy đủ thông tin ta có thể dựa vào sơ đồ tổ chức, các văn bản chỉ đạo công việc mà công ty đã ban hành, quy trình công nghệ hay các bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc cũ của công ty… Đồng thời tiến hành kết hợp một hoặc nhiều biện pháp thu thập thông tin khác nhƣ: phỏng vấn, bản câu hỏi, quan sát hay tham khảo ý kiến các chuyên gia… Ta có thể linh hoạt sử dụng nhiều biện pháp khác nhau sao cho phù hợp với từng điều kiện cụ thể ở công ty, để có thể thuận lợi thu thập đƣợc nhiều thông tin chính xác nhất nhƣng ít tốn chi phí và thời gian. Các thông tin thu thập và tổng hợp đƣợc trong quá trình phân tích công việc sẽ là cơ sở để chúng ta tiến hành lập bảng mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn và bản tiêu chuẩn kết quả công việc. Bên cạnh đó, các thông tin này còn là nguồn dữ liệu để chúng ta có thể tiến hành xây dựng đƣợc hệ thống thang lƣơng bảng lƣơng công bằng với công sức mà mà mỗi nhân viên ở từng vị trí công việc đã bỏ ra một cách rõ ràng và công khai. c) Lập bảng mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn và bản tiêu chuẩn kết quả công việc Đây là các công cụ rất quan trọng của hoạt động quản trị nguồn nhân lực vì dựa vào nó ta mới có thể biết đƣợc các công việc cụ thể ở từng vị trí, có cơ sở để kiểm tra đánh giá cũng nhƣ biết đƣợc các tiêu chuẩn để tuyển chọn đƣợc những nhân viên phù hợp, các công cụ này còn là cơ sở để ta có thể vạch ra kế hoạch đào tạo-phát triển cho nhân viên mới, cho những nhân viên đƣợc thuyên chuyển công tác hay đƣợc đề bạt lên vị trí cao hơn trong doanh nghiệp. Đồng thời còn là cơ sở để định ra bảng lƣơng trong doanh nghiệp. Vì vậy, để hoạt động quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp đƣợc hiệu quả thì nhất định phải hoàn thành các công cụ quan trọng này. * Bảng mô tả công việc nêu rõ các mối quan hệ, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn của từng vị trí công việc. Dựa vào đó, từng nhân viên cụ thể sẽ biết mình cần phải làm gì để hoàn thành công việc. Không có biểu mẫu thống nhất cho bảng mô tả công việc nhƣng thông thƣờng sẽ gồm các phần chính nhƣ sau: 7 - Nhận diện hay xác định công việc: Phần này sẽ giới thiệu về tên công việc, mã số công việc, phòng ban chức năng, cấp bậc công việc, cán bộ lãnh đạo… và có thể có thêm một vài thông tin khác nhƣ ngƣời giám sát, ngƣời thực hiện và phê duyệt bản mô tả công việc. - Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt nội dung và nhiệm vụ của công việc nhằm giúp phân biệt đƣợc công việc này với các công việc khác. Phần này cũng có thể trình bài thêm thời giờ làm việc và địa điểm làm việc. - Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: mô tả các mối quan hệ giữa ngƣời thực hiện công việc với những ngƣời trong hoặc ngoài doanh nghiệp mà trong quá trình thực hiện công việc cần có. - Các chức năng, trách nhiệm cụ thể trong công việc: liệt kê và giải thích rõ từng chức năng, nhiệm vụ chính của công việc sao cho dễ hiểu và biết cách thực hiện. Phần này cũng có thể trình bài luôn cả quyền hành của ngƣời thực hiện công việc đƣợc quyền quyết định các vấn đề gì liên quan đến công việc. - Điều kiện làm việc: Trình bài rõ đặc điểm của môi trƣờng làm việc nhƣ mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, những rủi ro có thể gặp phải trong công việc, có thể tăng ca hay làm thêm giờ, công việc đòi hỏi phải di chuyển thƣờng xuyên… * Bản yêu cầu chuyên môn: trình bài những yêu cầu về kỹ năng, năng lực, sức khỏe, kiến thức, kinh nghiệm, trình độ học vấn…mà một nhân viên ở một vị trí công việc cụ thể nào đó cần phải có để có thể hoàn thành tốt công việc. Các nhóm yêu cầu đó có thể là: - Yêu cầu về trình độ văn hóa, trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học hoặc các kỹ năng cần thiết khác phục vụ cho công việc. - Yêu cầu về đặc điểm cá nhân nhƣ: tuổi tác, giới tính, ngoại hình, giọng nói, sức khỏe, hoàn cảnh gia đình, trung thực, hòa đồng, giao tiếp tốt… - Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc, giấy phép hành nghề. Khi đƣa ra các yêu cầu đối với ngƣời lao động không nên đƣa ra những yêu cầu vƣợt quá mức cần thiết cho công việc, vì nhƣ vậy có thể ta sẽ vô tình bỏ qua những ứng viên thật sự phù hợp với công việc nhƣng do không đáp ứng đƣợc những yêu cầu tuyển dụng cao quá mức cần thiết. Từ hai bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn, ta sẽ biết đƣợc cần phải tuyển những nhân viên nhƣ thế nào cho vị trí công việc nào. Và có cơ sở để lập kế hoạch đào tạo nhân viên cho từng vị trí công việc. * Bản tiêu chuẩn kết quả công việc là thƣớc đo để đánh giá mức độ hoàn thành công việc của từng vị trí. Mức độ hoàn thành công việc có thể đƣợc đánh giá về chất lƣợng, thời hạn, số lƣợng hoặc năng suất. Bản tiêu chuẩn kết quả công việc là 8 cơ sở để doanh nghiệp đƣa ra các chính sách lƣơng thƣởng, phụ cấp, động viên, kích thích hoặc chế tài đối với các nhân viên hoàn thành hoặc không hoàn thành tốt công việc một cách công bằng và minh bạch. Tóm lại, ba công cụ nêu trên là rất quan trọng đối với doanh nghiệp vì rất nhiều hoạt động quản trị nguồn nhân lực có đƣợc thự hiện tốt hay không thì cần phải dựa vào ba công cụ này. d) Lập kế hoạch tuyển dụng và tuyển dụng, phỏng vấn, trắc nghiệm Sau khi hoàn thành tất cả các công việc ở trên thì doanh nghiệp đã xác định đƣợc khi nào cần tuyển thêm nguồn nhân lực. Từ đó doanh nghiệp có thể lập ra kế hoạch tuyển dụng để đảm bảo tuyển đƣợc đúng ngƣời, đúng lúc, cho đúng công việc đáp ứng đƣợc nhu cầu nhân lực. Tùy tình hình cụ thể ở doanh nghiệp mà kế hoạch tuyển dụng có thể đƣợc thực hiện theo các bƣớc sau: Bƣớc 1: chuẩn bị tuyển dụng. Trong bƣớc này cần thực hiện các công việc sau: - Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ số lƣợng, trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên. - Xác định các tiêu chuẩn tuyển chọn, tiêu chuẩn tuyển chọn đƣợc đƣa ra dựa trên bản yêu cầu chuyên môn đã đƣợc lập cho vị trí công việc cần tuyển Bƣớc 2: Thông báo tuyển dụng. Thông báo tuyển dụng có thể đƣợc soạn ra dựa trên bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn của vị trí công việc cần tuyển bao gồm một số nội dung sau: chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ chính của công việc, tiêu chuẩn đối với ứng viên, quyền lợi đƣợc hƣởng nếu trúng tuyển, các thủ tục và hồ sơ cần thiết… Bƣớc 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ. Ở bƣớc này ta sẽ thu nhận và phân loại hồ sơ, với những hồ sơ không đạt tiêu chuẩn ta có thể loại ra ở bƣớc này để tiết kiệm chi phí tuyển dụng. Ta cũng nên tiến hành lƣu trữ hồ sơ ở bƣớc này để có thể sử dụng về sau khi cần. Bƣớc 4: Phỏng vấn sơ bộ. Đƣợc sử dụng để loại bỏ bớt những nhân viên không đạt tiêu chuẩn mà quá trình sàn lọc hồ sơ không phát hiện đƣợc. Bƣớc 5: Kiểm tra, trắc nghiệm. Bƣớc này đƣợc dùng để kiểm tra và đánh giá trình độ, năng lực thực tế của nhân viên nhằm chọn ra những ứng viên xuất sắc tiếp tục phỏng vấn lần hai. Bƣớc 6: Phỏng vấn lần hai. Đây là bƣớc phỏng vấn sâu nhằm tìm hiểu và đánh giá ứng viên về nhiều mặt nhƣ kinh nghiệm, khả năng xử lý tình huống hoặc các đặc điểm cá nhân nhƣ tính cách, bản lĩnh, khả năng hòa đồng… 9