PHÂN TÍCH TẦM NHÌN LÃNH ĐẠO TẠI CTY TNHH MỘT THÀNH
VIÊN QUẢN LÝ VÀ KHAI THÁC TÀI SẢN DẦU KHÍ
Công Ty chúng tôi là Cty TNHH một Thành viên quản lý và khai thác
tài sản Dầu Khí (PVA). Công việc cụ thể của chúng tôi là quản lý, vận hành
và cung cấp các dịch vụ nhưng không giới hạn cho 03 tòa nhà như : dịch vụ
an ninh, dịch vụ chăm sóc cây cảnh, dịch bảo trì, bảo dưởng các thiết bị của
tòa nhà, dịch vụ suất ăn, dịch vụ làm sạch….v.vv, cho tất cả các khách hàng
đang làm việc trong tòa nhà hay các khách đến giao dịch tòa nhà.
Tất cả các dịch vụ được phân chia thành nhóm làm việc có mụch đích
và các nhóm này liên kết với nhau tạo thành dạng chuỗi cung ứng cho tất cả
các khách hàng trong tòa nhà với tiêu chí là dịch vụ được duy trì ở chất lượng
cao và liên tục. Mỗi nhóm có từ 8 đến 10 người, trong tòa nhà có 4 đến 5
nhóm hoạt động đồng thời nhưng độc lập. Cho nên các cá nhân trong nhóm
làm việc theo kiểu tự quản, họ tự phân công trách nhiệm với nhau một cách
hài hòa, nhịp nhàng, đồng bộ và ăn ý.
Mặc khác, trên thực tế do tình hình kinh tế thay đổi, do những yếu tố
ngoại vi tác động cho nên có sự thay đổi liên tục về nhân sự đã tác động lên
việc quản lý các nhóm làm việc. Chúng ta biết rằng, khi trong nhóm có sự
thay đổi tăng hoặc giãm về số lượng người làm việc trong nhóm thì sẽ có sự
thay đổi về hành vi cá nhân, thay đổi cách bố trí công việc, thay đổi về trách
nhiệm…. , cho nên khi có sự thay đổi về nhân viên làm viêc thì nhóm làm
việc tự quản của tòa nhà sẽ bị thay đổi ít/ nhiều theo. Và đó chính là mối
quan tâm của Ban Giám đốc CTy chúng tôi, cũng chính là quan tâm đến chất
lượng dịch vụ của tòa nhà.
Cho nên hành vi cá nhân, xây dựng nhóm làm việc tự quản, lãnh đạo
trong môi trường tổ chức, văn hóa tổ chức …. Là những vấn đề Cty chúng tôi
luôn theo dõi và quan tâm hay cụ thể hơn nó sẽ tác động trực tiếp đến chất
lượng dịch vụ của Cty chúng tôi.
Như chúng ta đã biết, người lãnh đạo phải có phong cách lãnh đạo.
Phong cách lãnh đạo là kiểu hoạt động đặc thù của người lãnh đạo hình thành
trên cơ sở kết hợp chặt chẻ và tác động qua lại biện chứng giữa yếu tố tâm lý
chủ quan của người lãnh đạo và yếu tố môi trường xã hội trong hệ thống quản
lý. Phong cách lãnh đạo không chỉ thể hiện về mặt khoa học tổ chức lãnh đạo.
quản lý mà còn thể hiện tài năng, chí hướng, nghệ thuật điều khiển, tác động
người khác của người lãnh đạo.
Trước đây – khi Giám Đốc kỹ thuật cũ còn làm, thì tòa nhà chúng tôi
có rất nhiều vấn đề kỹ thuật xảy ra trong ngày, không ai quản lý, không ai
theo dỏi, có ghi chép nhưng chưa khoa học hay các nhân viên kỹ thuật của
các tòa nhà thông tin với nhau chủ yếu bằng điện thoại (dù việc lớn hay nhỏ)
điều này dẩn đến các nhân viên hay gây gổ nhau về thông tin (không có cơ sở
xác định là đã có giao việc hay chưa? Hay đã có bàn giao cụ thể như thế
nào?). Khi Giám Đốc mới về sau 2 hai tuần thì đã phát hiện ra là tất cả mọi
người chủ yếu làm việc qua miệng như vậy thì không thể kiểm soát tiến độ
hoàn thành, chất lượng .v.vv. Anh ta đã mạnh dạn đề xuất hình thành thông
tin qua hệ thống mạng (sử dụng mail giao tiếp). Tiếp theo là anh soạn một số
quy định gởi và nhận mail (văn hóa mail). Thoạt đầu thì mọi người rất ể oải
thực hiện, nhưng anh ta không nản, bền chí theo sát, hổ trợ hướng dẩn cụ thể
cùng với mọi người. Sau hai tháng thực hiện thì tất các các nhân viên đều
nhận thấy hiệu quả giao tiếp qua mail. Tất cả mọi thông tin liên quan đến
công việc mọi người đều biết và hiểu được tiến trình thực hiện các công việc
một cách chính xác và qua đó thì GĐ kỹ thuật cũng hiểu được tình trạng kỹ
thuật tòa nhà đang trong tình trạng nào! Và khi nào thì anh ta hổ trợ, khi nào
không?
Chúng ta thấy rằng Giám đốc này đã làm được một việc là hình thành
nên mạng lưới thông tin qua lại với nhau giữa các nhóm, giữa các tòa nhà với
nhau và như vậy thì mọi người sẽ thông tin giữa ca trước và ca sau, giữa
nhóm này với nhóm khác, kiểm soát thông tin về khách hàng phàn nàn, kiểm
soát thông tin tình trạng hệ thống, thiết bị của tòa nhà …, để từ đó anh ta có
giải pháp hợp lý. Như vậy là anh ta đã thành công nhất định ban đầu trong
việc lãnh đạo và quản lý mà kế bên đó anh ta còn thể hiện tài năng, chí
hướng, nghệ thuật điều khiển, tác động lên các nhân viên của mình bằng sự
khéo léo, bền bỉ để mọi người thực hiện theo kế hoạch của anh ta.
Tuy nhiên, giữa người lãnh đạo và người quản lý có sư khác biệt. Sự
khác biệt lớn nhất là nằm ở chổ cách thức họ khuyến khích người lao động, sự
khác biệt này cũng điều chỉnh những hành động của họ. Trên thực tế có rất
nhiều người có thể được coi là vừa là người lãnh đạo vừa là người quản lý.
Công việc của họ là quản lý, nhưng họ hiểu ra rằng họ có thể dùng tiền mua
nhiều thứ trừ “ trái tim” của những người lao động, càng khó hơn để tập hợp
những trái tim này vượt qua một chặng đường dài và nhiều gian khổ thì khi
đó họ lựa chọn cách làm của một nhà lãnh đạo.
Trong Cty chúng tôi thì Giám Đốc là nhà lãnh đạo, người cao nhất
quản lý mọi hoạt động của Cty bao gồm luôn các tòa nhà, còn Tổng quản lý là
người quản lý chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ các nhân viên làm việc trong
Tòa nhà. Cho nên xét vế mức độ hình thái thì lãnh đạo không có người đi theo
họ (không có cấp dưới – ít nhất là không có khi họ thực hiện công việc lãnh
đạo).
Bảng tóm tắt một số đặc trưng so sánh giữa một nhà lã nh đạo và một nhà quản lý.
Những têu chí chỉ ở mức độ tượng trưng và mô t ả hai thái c ực c ủa m ột vấấn đêề.
Tiêu chí
Lãnh Đạo
Quản Lý
Bản chất
Thay đổi
Ổn định
Tập trung
Lãnh đạo con người
Quản lý công việc
Có
Người làm theo
Cấp dưới/nhân viên
Tìm kiếm
Tầm nhìn
Mục tiêu
Mức độ cụ thể
Định hướng
Lên kế hoạch cụ thể
Quyền lực
Uy tín cá nhân
Quyền chuẩn tắc
Tác động đến
Trái tim
Trí óc
Năng lượng
Đam mê
Điều khiển
Mức độ năng Chủ động đi trước
Bị động, phòng vệ
động
"Bảo" người khác làm
Thuyết phục
"Bán" ý tưởng
theo
Phong cách
chuyển đổi tâm lý con người
Áp đặt tâm lý con người
Trao đổi
Niềm hăng say làm việc
Tiền - công việc
Rủi ro
Chấp nhận- tìm kiếm rủi ro
Tối thiểu hóa rủi ro
Nguyên tắc
Phá bỏ nguyên tắc
Lập ra nguyên tắc
Xung đột
Sử dụng xung đột
Tránh xung đột
(Trích www.tailieu.vn lãnh đạo và quản lý là gì?)
Văn hóa doanh nghiệp chính là tài sản vô hình của mỗi doanh nnghiệp.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế thị trường thì việc xây dựng nền văn
hóa doanh nghiệp là một việc làm hết sức cần thiết nhưng cũng không ít khó
khăn. (trích www.tailieu.vn văn hóa doanh nghiệp, yếu tố vàng của thành
công).
Văn hóa doanh nghiệp là một những động lưc chính thúc đây nhân viên
tận tâm và gắn bó với Cty. Nó cũng tạo ra một việc thu hút chất xám về cho
Cty khi văn hóa Cty đã đem cho các nhân viên sự quan tâm đến đời sống của
từng nhân viên, những giá trị tinh thần được tôn vinh cho các nhân viên qua
thưởng hằng quý, hằng năm. Qua đó nhân viên được thấy sự tôn trọng, sự
khẳng định, sự định hướng rõ ràng chiến lược phát triển của Cty. Quỹ đào tạo
của Cty luôn được chú trọng. Luôn ưu tiên cho lĩnh vực đào tạo và phát triển
nhân lực về trí thức. Ngoài ra, nhưng sáng kiến trong lao động luôn được
khích lệ và thưởng xứng đáng.
Tổ chức hằng năm ngày thành lập Cty, tạo điều kiện cho những nhân
viên xuất sắc đi xuất ngoại du lịch kết hợp bồi dưởng…., để mọi người trong
Cty hiểu, tôn trọng và ý thức phát huy những giá trị văn hóa của Cty, qua đó
thấy được tinh thần đoàn kết, trách nhiệm cao cả của họ đối với Cty của mình.
Các hoạt động vui chơi, thể thao, giải trí …. luôn được duy trì, điều này sẽ
góp phần giãm bớt căng thẳng cho nhân viên và tăng cường kết hợp làm viêc
các thành viên trong nhóm với nhau. Các hoạt động giao lưu ngoài trời giúp
người lao động và các bộ phận thấy gần gũi hơn với lãnh đạo Cty để từ đó
Cty sẽ nhận lại những phản hồi mang tính xây dựng, gắn bó cao.
Trong Cty có các cấp độ quản lý khác nhau cho nên sẽ có quyền lực
khác nhau và khi có quyền lực thì ắt sẽ có xung đột. Có khi Giám đốc cùng
một chức vụ nhưng ở hai tòa nhà khác nhau vẫn có quyền lực khác nhau.
Người lãnh đạo hiệu quả nên sử dụng 3 dạng quyền lực tích cực sau : Quyền
lực uy tín cá nhân, quyền lực từ năng lực chuyên môn và uyền lực từ sự khâm
phục, ngưỡng mộ của người khác.
Quyền lực từ năng lực chuyên môn rất quan trong đối với nhà lãnh đạo.
Kỹ sư trưởng tòa nhà chúng tôi đã không có đủ năng lưc chuyên môn cho nên
khi anh ta quản lý đội ngũ kỹ thuật của tòa nhà gây ra rất nhiều phức tạp cho
tòa nhà. Anh ta không thể dẩn dắt và định hướng cho các nhân viên kỹ thuật,
anh ta không thể chỉ đạo hợp lý và điều phối hiệu quả hoạt động của nhóm để
mang lại một kết quả tốt và điều này anh ta đã không tạo được niềm tin là kỹ
sư trưởng có khả năng định hướng chính xác, chỉ đạo hợp lý ……và từ đó
mọi người không đánh giá anh ta là một chuyên gia đích thực, thật sự có tài.
Và như vậy rất khó khăn cho anh ta khi anh ta thuyết phục nhân viên trong
nhóm làm một việc gì đó và càng khó hơn khi muốn truyền cảm hứng cho
nhân viên.
Chúng ta biết rằng xung đột là hiện tượng xảy ra tự nhiên hằng ngày
giữa các cá nhân khi làm việc với nhau, xung đột xuất phát từ : bất đồng về
quan điểm, hiểu nhầm, giá trị bản thân bị kiểm chứng, cạnh tranh nguồn lực,
thiếu hợp tác, khác biệt về giá trị mục tiêu, khác biệt về dân tôc, màu da…
v.vv. Xung đột là điều không thể hoàn toàn tránh khỏi, thậm chí là cần thiết vì
nó đóng vai trò là động lực của cạnh tranh và tiến bộ. Xung đột không hoàn
toàn tiêu cực, ngược lại nó mang đến những ý nghĩa. Xung đột có những khía
cạnh tích cự hay tiêu cực. Khi đó cái cần quan tâm hơn là nhận diện xung đột,
xác định những nguyên nhân trực tiếp làm phát sinh ra nó để từ đó có thể chủ
động điều chỉnh nó.
Trong Cty chúng tôi, nhất là công ty làm về dịch vụ thì hành vi cá nhân
rất quan trọng. khi đã có xung đột (chưa biết tích cực hay tiêu cực) thì điều
đầu tiên là chất lượng dịch vụ của ngày hôm đó bị kém. Vì chưa giải quyết
vấn đề dứt điểm cho nên điều tệ hại này sẽ xảy ra trong một thời gian dài.
Cho nên trách nhiệm của nhà lãnh dạo là phải nhận diện xung đột và phải giải
quyết dứt điểm bằng những kỹ năng mềm (đối với xung đột tiêu cực) như :
phân tích đúng nguyên nhân xung đột, xác định đúng bản chất của xung đột là
tiêu cực, tìm hiểu hoàn cảnh tạo ra xung đột, tìm hiểu thêm một số thông tin
ngoài để khách quan và làm rõ thêm vấn đề. Lúc đó lãnh đạo chủ động tiếp
xúc riêng, tìm hiều hoàn cảnh, lý do xung đột, sau đó phân tích cho họ hiểu là
họ đúng phần nào, sai phần nào, hiểu nhầm phần nào (tương tự người kia
cũng vậy).
Động viên, khuyến khích nhân viên làm việc là một việc làm rất quan
trọng của Cty chúng tôi. Động viên khuyến khích chính là liều thuốc kích
thích họ về mặt tinh thần. Và “tiền” cũng không phải là phương tiện duy nhất
để động viên nhân viên làm việc hăng say và hiệu quả hơn.
Khi chúng tôi muốn động viên khuyến khích một cá nhân thì thì phải
xác định chính xác đối tượng, khuyến khích họ cái gì? Dành thời gian nói
chuyện với các nhân viên và cho họ biết Cty đang mong muốn điều gì ở họ,
lãnh đạo tỏ ra sẳn sàng gặp gở, giúp đở nhân viên nào đó cãm thấy khó khăn
trong công việc.
Thông tin mà Cty chúng tôi phản ánh phải đảm bảo rõ ràng và chính
xác, nếu không sẽ gây ra tư tưởng ỉ lại, ganh tỵ giữa các nhân viên. Chúng tôi
luôn khuyến khích tinh thần trách nhiệm của nhân viên, thể hiện cho nhân
viên thấy tầm quan trọng của họ trong Cty, từ đó khẳng định trách nhiệm và
nghĩa vụ của họ. Chúng tôi luôn chứng tỏ cho họ thấy Cty là một tập thể đồng
nhất và đoàn kết mà mỗi thành viên trong đó đều sẳn sàng gánh chịu hậu quả
mình gây ra. Thành công của Cty hôm nay chính là nhờ vào sự thành công
của từng cá nhân và ngược lại. Vì đặc thù của nghành cung cấp dịch vụ cho
nên mỗi một nhân viên làm việc được liên kết theo dạng chuỗi, cho nên khi
các cá nhân làm việc tốt, thành công thì kết quả cuối cùng là chất lượng dịch
vụ được duy trì và mức độ hài lòng của khách ở thang điểm cao.
Ngoài ra khi động viên khuyến khích đối với tập thể thì Cty phải thực
hiện đơn giản, rõ ràng, chính xác, mang tính thực tế, hợp lý so với tại thời
điểm.
Cty chúng tôi là công ty chuyên về quản lý và cung cấp các dịch vụ cho
tòa nhà, nên chất lượng công việc được theo sát và nó thể hiện kết quả hằng
ngày. Cho nên tất cả các nhân viên làm việc trong tòa nhà phải luôn làm việc
liên tục và đầy trách nhiệm. Việc quản lý nhân viên, quản trị hành vi cá nhân,
quản lý các nhóm làm việc tự quản, nhịp nhàng là trách nhiệm của lãnh đạo
Cty. Người lãnh đạo phải biết tận tâm, luôn theo sát công việc, biết tạo ra một
môi trường văn hóa doanh nghiệp sao cho mỗi một nhân viên phải biết cách
làm việc độc lập, chủ động và luôn làm việc bằng “trái tim” hơn là làm theo
“quán tính”.
Cty phải luôn chú trọng đến việc xây dựng nhóm làm việc tự quản, trên
thực tế các nhóm này chỉ ổn định và làm việc với hiệu suất cao nhất trong
khoảng 6 tháng, sau đó sẽ có sự thay đổi về nhân sự, mà khi có sự thay đổi về
nhân sự thì nhóm làm việc với hiệu quả sẽ thấp đi so với lúc trước, vì có
người mới thay vào thì nhóm lại phải xắp xếp lại, phân công lại, nhưng điều
đầu tiên nhóm sẽ có mâu thuẩn giữa người mới và củ, nhóm bị phân chia …..
và phải qua một khoảng thời gian nhất định thì nhóm mới hiểu nhau, chia sẽ
công việc …. Sau đó nhóm mới làm việc hiệu quả tăng dần. Cho nên cứ theo
chu trình như vậy thì việc duy trì dịch vụ cho tòa nhà là điều không dể dàng
và nó cứ thay đổi thường xuyên. Mặc khác trong tòa nhà có rất nhiều nhóm
cho nên có lúc tòa nhà có hơn 10 nhân viên nghĩ việc (do yếu tố khách quan)
thì sự ổn định và duy trì dịch vụ cho tòa nhà càng trở nên khó khăn hơn.
Nhóm làm việc tự quản rất quan trọng trong tòa nhà, vì trên thực tế thì
tòa nhà có rất nhiều tầng, rất rộng cho nên khi một nhóm làm việc thì rất khó
xác định hay quản lý chính xác các công việc họ đã làm và đang làm. Hơn
nửa họ luôn di chuyển từ tầng này đến tầng khác, từ chổ này sang chổ khác
cho quản lý họ rất khó khăn và mất rất nhiều thời gian. Cho nên tôi sẽ phát
triển nhóm tự quản làm việc hiệu quả bằng cách là xây dựng nên những bộ
quy trình, quy định cho từng các vị trí, cho các tầng, cho các nhân viên trưởng
nhóm, hình thành nên các biểu mẫu để kiễm soát các công việc, giao quyền tự
quản cho họ để họ tự xắp xếp, phân công các thành viên trong nhóm sao cho
hiệu suất lao động cao nhất và chất lượng nhất.
Như vậy, thì khi có sự thay đổi nhân sự trong nhóm thì người cũ sẽ
hướng dẩn người mới thực hiện thông qua bộ quy trình, quy định, biểu mẫu
thì lúc đó tòa nhà mới duy trì được các dịch vụ trong trong tòa nhà.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1/ Griss – MBA – Quản Trị Hành Vi Tổ Chức.
2/ Tài liệu dịch – www.tailieu.vn – lãnh đạo và quản lý là gì?
3/ www.tailieu.vn – động viên khuyến khích .
- Xem thêm -