Tài liệu Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cơ cấu quản lý tổ chức công ty kinh doanh khí hoá lỏng miền bắc

  • Số trang: 83 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 69 |
  • Lượt tải: 0
nganguyen

Đã đăng 34345 tài liệu

Mô tả:

Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 Mục lục Nội dung Mục lục Lời nói đầu Chƣơng I: Lý luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.1. Thực Chất vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.1.1. Quản lý 1.1.2. Bộ máy cơ cấu tổ chức quản lý 1.2. Nguyên tắt đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.2.1. Những yêu cầu 1.2.2. Những nguyên tắc 1.2.3. Mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp 1.3. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.3.1. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.3.2. Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.4. Những phƣơng pháp hình thành cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 1.4.1. Phương pháp tương tự 1.4.2. Phương pháp phân tích theo yếu tố 1.4.3. Phương pháp dựa trên mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy Chƣơng II: Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty Kinh doanh khí hoá lỏng Miền Bắc 2.1. Một số đặc điểm của Công ty Kinh doanh khí hóa lỏng Miền Bắc ảnh hƣởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh 2.1.3. Đặc điểm công nghệ chế tạo sản phẩm 2.1.4. Đặc điểm về lao động 2.1.5. Kết quả SXKD của Công ty năm 2004, 2005, 2006 2.2. Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công Ty kinh doanh khí hoá lỏng Miền Bắc 2.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức 2.2.2. Chức năng và nhiệm vụ của Ban giám đốc 2.3. Mối quan hệ giữa các đơn vị trong Công ty Kinh doanh hoá lỏng Miền Bắc 2.4. Đánh giá chung về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công ty kinh Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---1--- Trang 1 3 6 6 6 6 9 9 10 11 12 12 30 31 31 32 35 36 36 36 39 41 42 49 50 51 52 70 72 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 doanh khí hoá lỏng Miền Bắc 2.4.1. Ưu điểm 2.4.2. Những nhược điểm cần khắc phục 2.4.3. Một số nguyên nhân dẫn đến các tồn tại Chƣơng III: Một số giải pháp góp phần xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty kinh doanh khí hoá lỏng Miền Bắc 3.1. Hoàn thiện cơ chế quản lý 3.2. Sắp xếp lại một số bộ phận phù hợp hơn với nhiệm vụ và đặc điểm sản xuất kinh doanh 3.3. Nâng cao trình độ của cán bộ nhân viên thông qua công tác đào tạo, tuyển dụng, tuyển chọn nhân viên 3.4. Xây dựng tiêu chuẩn cho cán bộ 3.5. Cải thiện điều kiện làm việc của lao động quản lý Lời Kết Tài liệu tham khảo Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---2--- 72 74 75 76 76 76 77 78 80 82 83 Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 LỜI NÓI ĐẦU 1. Tính cấp thiềt của đề tài Hiện nay, Việt Nam đã chính thức là thành viên của ASEAN, của tổ chức thương mại thế giới WTO và từ đầu năm 2005, Hiệp định thương mại Việt - Mỹ cũng được thực thi. Xu thế hội nhập và toàn cầu hoá kinh tế thế giới này đã và đang tạo ra nhiều cơ hội nhưng đồng thời cũng đặt ra nhiều thách thức cho kinh tế Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp Việt Nam nói riêng. Các doanh nghiệp nước ta hiện nay đang phải đối mặt với các khó khăn từ nhiều phía nhưng trở ngại lớn nhất là sự cạnh tranh gay gắt từ các doanh nghiệp khác trong và ngoài nước. Muốn tạo được chỗ đứng và khẳng định vị trí của mình trên thương trường, doanh nghiệp phải nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua việc khai thác tối đa tiềm năng từ các nguồn lực sẵn có. Nhưng để làm được điều đó trước tiên doanh nghiệp cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Đây là một yêu cầu mang tính khách quan mang tính cấp thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Bởi bộ máy quản lý là cơ quan đầu não của doanh nghiệp, là nơi đưa các chủ trương, Nhưng để làm được điều đó, trước tiên doanh nghiệp cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Đaay là một yêu cầu khách quan mang tính cấp thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, là nơi đua ra các chính sách, đường nối hoạt động cho toàn doanh nghiệp. Xuất phát từ thực tế của bộ máy nói chung và Công Ty Kinh Doanh Khí Hoá Lỏng Miền Bắc nói riêng, được sự giúp đỡ tận tình của Cô Giáo TS Hồ Thị Bích Vân cùng cán bộ phòng tổ chức của Công Ty Kinh Doanh Khí Hoá Lỏng Miền Bắc em quyết định chọn đề tài “Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả cơ cấu quản lý tổ chức Công Ty Kinh Doanh Khí Hoá Lỏng Miền Bắc” cho bài chuyên đề thực tập của mình. 2.Mục đích nghiên cứu Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---3--- Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 - Tìm hiểu thực tế cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công Ty Kinh Doanh Khí Hoá Lỏng Miền Bắc. Qua đó thấy được những ưu, nhược điểm của cơ cấu cần rút ra bài học kinh nghiệm trong công tác này. - Đề xuất với lãnh đạo công ty Công Ty Kinh Doanh Khí Hoá Lỏng Miền Bắc một số ý kiến nhằm xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý một cách hợp lý hơn. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng quản lý: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công Ty Kinh Doanh Khí Hoá Lỏng Miền Bắc - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài chỉ nghiên cứu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý giới hạn trong phạm vi Công Ty Kinh Doanh Khí Hoá Lỏng Miền Bắc giới hạn từ năm 2001 trở lại đây. 4. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình nghiên cứu đã vận dụng các phương pháp phân tích, khảo sát, so sánh, tổng hợp dựa trên lý luận kinh tế học Mác – Lênin và đường nối chính sách của đảng, nhà nước. 5. kết quả nghiên cứu Ngoài phần mở đầu và kết luận, khoá luận gồm các phần sau: Phần 1: Lý luận chung về cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty. Phần 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Công Ty Kinh Doanh Khí Hoá Lỏng Miền Bắc. Phần 3: Một số giải pháp nhằm góp phần xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công Ty Kinh Doanh Khí Hoá Lỏng Miền Bắc. 6. Ý nghĩa - Về mặt lý luận: Đã hệ thống hoá về mặt lý luận cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp. Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---4--- Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 - Về mặt thực tiễn: Giúp công ty khí hoá lỏng Miền Bắc đề ra những giải pháp trong việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty, giúp công ty vượt qua những khó khăn trước mắt. Do thời gian thực tập và trình độ bản thân còn hạn chế, khoá luận không tránh khỏi những thiếu sót nhất định. Rất mong được sự góp ý, giúp đỡ của các thầy cô và cấp lãnh đạo công ty khí hoá lỏng Miền Bắc. Em xin chân thành cảm ơn cô TS Hồ Thị Bích Vân và ban lãnh đạo công ty khinh doanh khí hoá lỏng Miền Bắc đã nhiệt tình hướng dẫn em hoàn thành khóa luận này. Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---5--- Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 CHƢƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.Thực chất của cơ cấu tổ chức bộ máy trong doanh nghiệp 1.1.1. Quản lý Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết với hợp tác lao động. Mác cho rằng, quản lý xuất hiện như là một kết quả tất nhiên của sự chuyển nhiều lao động tản mạn, độc lập với nhau thành một quá trình lao động xã hội, có nghĩa là lao động chung nào mà tiến hành trên một quy mô lớn đều có sự chỉ đạo để điều hoà một vấn đề, các hoạt động cá nhân, các mục đích cá nhân. Sự chỉ đạo đó phải là chức năng chung, tức là chức năng phát sinh từ sự khác nhau giữa vận động của cơ chế sản xuất với những vận cá nhân hợp thành cơ chế sản xuất đó. Quản lý được hiểu theo nghĩa chung nhất là sự tác động có tổ chức, có mục đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trội của hệ thống, nhằm đưa hệ thống tới mục tiêu tốt nhất trong điều kiện môi trường biến động. Bất kỳ tổ chức, đơn vị kinh doanh nào, hệ thống quản lý bao gồm hai phân hệ: Chủ thể quản lý và đối tượng hay còn gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý. Trong hệ thống này, giữa hai bộ phận có mốí quan hệ gọi là mối quan hệ quản lý. 1.1.2. Bộ máy cơ cấu tổ chức quản lý Bộ máy quản lý là một hệ thống liên kết các bộ phận, phòng ban có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định trong doanh nghiệp nhằm hoàn thiện các mục tiêu, mục đích có hiệu quả, góp phần làm cho doanh nghiệp chủ động linh hoạt, thích ứng với sự biến động không ngừng của cơ chế thị trường. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận, các đơn vị, cá nhân khác nhau có mối liên hệ qua lại, phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá và có nhưng cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo các chức năng quản trị và mục đích chung đã được xác định của doanh nghiệp. ---6--Sinh viên: Lê Mạnh Hà Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 Việc tạo lập cơ cấu bộ máy quản lý doanh nghiệp cho phép chúng ta tổ chức sử dụng một cách hợp lý nhất các nguồn nhân lực. Nó cũng cho phép chúng ta xác định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể và những trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, các bộ phận của cơ cấu. Nó giúp cho việc ra quyết định hiệu quả thông qua các thông tin rõ ràng, chính xác. Đồng thời nó cũng giúp ta xác định quyền lực của cơ cấu tổ chức. Cấu thành lên cơ cấu tổ chức bộ máy phải là các bộ phận chuyên môn có trình độ, được sắp xếp theo một thứ tự cấp bậc nhất định. Nói tóm lại, tổ chức bộ máy doanh nghiệp là nhằm đảm bảo sự vận hành của bộ máy quản lý và không tách rời mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người, yếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất thông qua đó sử dụng hợp lý các tiềm năng, cơ hội của doanh nghiệp vì con người được xem là nguồn lực của mọi nguồn lực. Quản lý là nhân tố hết sức quan trọng để nâng cao năng suất lao động, tăng hiệu quả kinh tế của sản xuất kinh doanh. Mục đích của cơ cấu tổ chức là nhằm lập ra một hệ thống chính thức gồm các vai trò, nhiệm vụ mà con người có thể thực hiện sao cho có sự cộng tác thồng nhất để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp 1.1.3. Chức năng quản lý Chức năng quản lý là loại hoạt động riêng biệt của lao động quản lý, thể hiện những phương hướng tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý. Việc xác định đúng đắn chức năng quản lý là tiền đề cần thiết, khách quan để quản lý doanh nghiệp theo hướng chuyên, tinh, gọn, nhẹ và có hiệu lực. Có hai loại chức năng quản lý: Một là: phân loại theo nội dung và quá trình quản lý Theo chuyên gia nổi tiếng về quản trị doanh nghiệp H.Fayd, quản lý có thể bao gồm các chức năng chủ yếu sau: Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---7--- Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 - Chức năng dự báo: Nhằm lựa chọn chiến lược dài hạn, trả lời được ba câu hỏi cơ bản của doanh nghiệp: sản xuất cái gì? sản xuất cho ai? sản xuất như thế nào? - Chức năng tổ chức: Nhằm sắp xếp, bố trí tận dụng mọi nguồn lực trong nội bộ, thực hiện bổ nhiệm các chức vụ quản lý. - Chức năng phối hợp: Nhằm đảm bảo kết hợp các mặt hoạt động tạo sự hài hoà, cân đối tối ưu trong quá trình sản xuất kinh doanh. - Chức năng chỉ huy: Nhằm thúc đẩy bộ máy hoạt động nhịp nhàng, đúng hướng, giải quyết các khó khăn vướng mắc một cách dễ dàng - Chức năng kiểm tra: Nhằm xem xét lại các chỉ thị, mệnh lệnh mà ban lãnh đạo doanh nghiệp đã ban hành, phân tích sự ăn khớp giữa thực tiễn hoạt động với chương trình, mục tiêu đã đề ra. Hai là: Phân loại theo mối quan hệ trực tiếp giữa các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh( thường áp dụng cho các doanh nghiệp công nghiệp). Cách này gồm các chức năng sau: - Chức năng kỹ thuật - Chức năng thương mại - Chức năng kế hoạch hoá - Chức năng hạch toán - Chức năng tài chính - Chức năng kiểm tra và phân tích - Chức năng nhân sự - Chức năng an ninh, bảo vệ - Chức năng hành chính, pháp chế - Chức năng tổ chức đời sống tập thể và hoạt động xã hội. Trong thực tế hoạt động của các doanh nghiệp, cả hai cách phân loại trên đều được kết hợp thực hiện. 1.2. Nguyên Tắc đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---8--- Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là vấn đề vô cùng phức tạp, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải đạt được. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được hình thành từ những mục tiêu, mục đích mà doanh nghịêp đã chọn, nó góp phần quan trọng làm cho doanh nghiệp linh động, sáng tạo, chủ động thích ứng với sự biến đổi của cơ chế thị trường. Vì vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một công cụ chứ không phải là mục đích trong quản lý. Nền kinh tế hiên nay đòi hỏi việc hoàn thiện bộ máy quản lý phải hợp lý, phù hợp với từng doanh nghiệp. 1.2.1. Những yêu cầu Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hạt nhân trung tâm, ảnh hưởng trực tiếp tới sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo những yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Giữa các khâu và các cấp quản trị đều thiết lập những mối quan hệ hợp lý với số lượng cấp quản lý ít nhất không thừa, không thiếu, không chồng chéo chức năng nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng,đảm bảo thông suốt, không bị sai lệch trong việc ra quyết định để bộ máy quản trị luôn đi sát phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh được liên tục và phát triển - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phải có khả năng thích ứng với mọi tìm huống, mọi sự biến động, mọi hoàn cảnh nhằm đáp ứng một cách mau lẹ, kịp thời trong công tác quản lý của doanh nghiệp cũng như cơ cấu tổ chức bộ máy có khả năng sáng tạo, chủ động, linh hoạt, thích ứng với sự biến động của thị trường. - Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo các thông tin được doanh nghiệp sử dụng là chính xác, đạt hiệu quả. Nhờ đó mà sự phối hợp hoạt động nhiệm vụ Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---9--- Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 của các phòng ban bộ phận trong việc sản xuất kinh doanh được nâng cao. Muốn vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy phải được cấu thành bởi nhũng người có năng lực và phẩm chất tốt. - Tính kinh tế: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải sử dụng chi phí quản trị sao cho đạt hiệu quả cao nhất với chi phí bỏ ra thấp nhất có thể. Tiêu chuẩn để xem xét yêu cầu này là mối tương quan giữa chí phí dự định bỏ ra và kết quả thu về. - Phải đảm bảo chế độ một thủ trưởng: Yêu cầu này nhằm đảm bảo tính tập trung dân chủ trong doanh nghiệp. Thực chất chế độ một thủ trưởng là quyền quyết định thuộc về một người. Người đó có nhiệm vụ quản lý toàn diện các mặt hoạt động của doanh nghiệp mình, được trao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và chịu hoàn toàn trách nhiệm về quyết định của mình. 1.2.2. Những nguyên tắc. Trong những năm vừa qua, Nhà nước ta luôn coi trọng việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp và luôn coi đây là một trong những nội dung chủ yếu của đổi mới doanh nghiệp. - Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy phải xuất phát từ nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp theo hướng phát triển. Bởi vậy, việc tiến hành tợp hợp đầy đủ thông tin để xác định cơ cấu tổ chức là rất quan trọng. Một cơ cấu hình thành phải thoả mãn và đáp ứng được việc thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu đề ra, có khả năng biến nó thành hiện thực và yêu cầu có hiệu quả cao nhất. - Từ công việc, nhiệm vụ để biến thành tổ chức, hình thành bộ máy và lựa chọn con người. Sự xuất hiện của tổ chức bộ máy hay bố trí con người cụ thể trong hệ thống quản trị là do yêu cầu nhiệm vụ sản xuất đặt ra. Sự cần thiết của nó chính là ở chỗ phải đảm nhận những chức năng do quá trình sản kinh doanh quy định. Việc xây dựng tổ chức và hệ thống tổ chức phải đi liền với việc xây dựng trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ và lề nối phối hợp hoạt động đảm bảo cho sự chỉ Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---10--- Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 đạo thống nhất, thông suốt và mau lẹ. Muốn vậy, các hoạt động và mối quan hệ trong hoạt động của cả hệ thống tổ chức phải được quy định bằng văn bản dưới dạng điều lệ, nội quy, quy chế Trong phạm vi từng doanh nghiệp, việc tổ chức cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải thoả mãn việc đảm bảo nguyên tắc chế độ một thủ trưởng, trách nhiệm cá nhân, trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ, quyền quyết định toàn diện về các mặt liên quan đến doanh nghiệp và từng bộ phận phòng ban được giao cho một người. Ngoài việc phải đảm bảo những nguyên tắc trên cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải phù hợp với quy mô sản xuất thích ứng với đặc thù kỹ thuật của doanh nghiệp, phải chuyên sâu, tinh gọn và rõ ràng. Đồng thời hoàn thành đầy đủ mọi chức năng quản lý được đưa ra nhanh nhất, khoa học nhất, sát với thực tiễn,đáp ứng nhiệm vụ và mục tiêu của doanh nghiệp theo hướng phát triển. 1.2.3. Các mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp Một Vấn đề quan trọng trong xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là xác định một cách đúng đắn và rõ ràng các loại liên hệ giữa các bộ phận, các cấp, các nhân viên quản lý và doanh nghiệp. Nhìn chung trong thực tế, một tổ chức thường có ba loại liên hệ đó là: - Liên hệ trực thuộc: Là loại liên hệ giữa thủ trưởng và nhân viên trong bộ phận; Giữa cán bộ có vị trí chỉ huy trực tuyến cấp trên và cấp dưới. - Liên hệ chức năng: Là loại liên hệ giữa các bộ phận chức năng với nhau trong quá trình chuẩn bị quyết định cho thủ trưởng hoặc giữa các bộ chức năng cấp trên với cán bộ nhân viên chức năng cấp dưới nhằm hướng dẫn, giúp đỡ về chuyên môn nghiệp vụ. - Liên hệ tư vấn: Là loại liên hệ giữa cơ quan lãnh đạo chung, giữa cán bộ chỉ huy trực tuyến với các chuyên gia kinh tế, kỹ thuật, pháp chế với các hội đồng được tổ chức theo từng loại công việc. Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---11--- Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 Trên cơ sở xác định đúng đắn, hợp lý những loại liên hệ nói trên, mỗi bộ phận, cá nhân trong cơ cấu tổ chức quản lý nhận rõ nhiệm vụ, vị trí của mình. 1.3. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.3.1. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp - Cơ cấu tổ chức thể hiện hình thức cấu tạo của tổ chức, bao gồm các bộ phận mang tính độc lập tương đối thực hiện những hoạt động nhất định. Việc hình thành các bộ phận của cơ phản ánh quá trình chuyên môn hoá và hợp nhóm chức năng quản lý theo chiều ngang, nếu không biết cách phân chia tổ chức thành các bộ phận thì sự hạn chế về số thuộc cấp có thể quản lý trực tiếp sẽ hạn chế quy mô của tổ chức. Việc hợp nhóm các hoạt động và con người để tạo nên các bộ phận tạo điều kiện mở rộng tổ chức đến mức độ không hạn chế. - Trong thực tế, các bộ phận có thể được hình thành theo những tiêu chí khác nhau, làm xuất hiện các mô hình tổ chức bộ phận khác nhau: 1.3.1.1. Mô hình tổ chức theo chức năng - Tổ chức theo chức năng là hình thức tạo nên bộ phận trong đó các cá nhân hoạt động cùng lĩnh vực chức năng (như marketing, nghiên cứu và phát triển, sản xuất, tài chính, quản lý nguồn nhân lực…) được hợp nhóm trong cùng một đơn vị cơ cấu. - Các ưu điểm cụ thể của mô hình này là: + Hiệu quả tác nghiệp cao nếu nhiệm vụ có tính tác nghiệp lặp đi lặp lại hàng ngày + Phát huy đầy đủ những ưu thế của chuyên môn hoá ngành nghề + Giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng chủ yếu + Đơn giản hoá việc đào tạo + Chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên + Tạo điều kiện cho kiểm tra chặt chẽ của cấp cao nhất - Nhược điểm của mô hình này là: Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---12--- Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 + Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra các mục tiêu và chiến lược + Thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng + Chuyên môn hoá quá mức và tạo ra cách nhìn hạn hẹp ở các cán bộ quản lý + Hạn chế việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung + Đổ trách nhiệm về vấn đề thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất - Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng tương đối dễ hiểu và được hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ, hoạt động trong một lĩnh vực, đơn sản phẩm, đơn thị trường. Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---13--- Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 Giám Đốc Trợ lý giám đốc Phó giám đốc Marketing Trưởng phòng nhân sự Phó giám đốc kỹ Thuật Phó giám đốc Sản xuất Phó giám đốc Tài chính Ngiên cứu thị trường Quản lý kỹ thuật Lập kế hoạch sản xuất Lập kế hoạch Tài chính Lập kế hoạch Marketing Thiết kế Dụng cụ Ngân quỹ Quảng cáo Kỹ thuật điện Phân xưởng 1 Kế toán chung Quản lý bán hàng Kỹ thuật cơ khí Phân xưởng 2 Kế toán chi phí Bán hàng Kiểm tra chất lượng Phân xưởng 3 Thống kê và xử lý số liệu Sơ đồ1: Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng 1.3.1.2. Mô hình tổ chức theo bộ phận địa dƣ - Việc hình thành bộ phận dựa vào lãnh thổ là một phương thức khá phổ biến ở các tổ chức hoạt động trên phạm vi địa lý rộng. Trong trường hợp này, điều quan trọng là các hoạt động trong một khu vực hay địa dư nhất định được hợp nhóm và giao cho một người quản lý. Các doanh nghiệp thường sử dụng mô hình tổ chức bộ theo địa dư khi cần tiến hành các hoạt động giống nhau ở các khu vực địa lý khác nhau, chẳng hạn trong việc tổ chức dây chuyền láp ráp ô tô hay tổ Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---14--- Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 chức mạng lưới phân phối. Nhiều cơ quan Nhà nước như cơ quan thuế, toà án, bưu điện…áp dụng hình thức tổ chức này nhằm cung cấp những dịch vụ giống nhau, đồng thời ở mọi nơi trong cả nước. Tổng giám đốc Phó TGĐ Marketing Phó TGĐ nhân sự Giám đốc khu vực miền bắc kỹ thuật Phó TGĐ tài chính Giám đốc khu vực miền trung sản xuất Nhân sự Giám đốc khu Vực miền nam Kế toán Bán hàng Sơ đồ 2: Mô hình tổ chức bộ phận theo địa dƣ - Những ưu điểm của mô hình này là: + Chú ý đến nhu cầu của thị trường và những vấn đề địa phương + Có thể phối hợp hành động của các bộ phận chức năng và hướng các hoạt động này vào các thị trường cụ thể + tận dụng được hiệu quả của các nguồn lực và hoạt động tại địa phương + có được thông tin tốt hơn về thị trường + tạo điều kiện thuận lợi để đào tạo các cán bộ quản lý chung - Những nhược điểm của mô hình này là: + Khó duy trì hoạt động thực tế trên diện rộng của tổ chức một cách nhất quán + Đòi hỏi phải có nhiều cán bộ quản lý + Công việc có thể bị trùng lặp Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---15--- Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 + Khó duy trì việc ra quyết định và kiểm tra một cách tập trung 1.3.1.3. Một cách hợp nhóm bộ phận theo sản phẩm Việc hợp nhóm các hoạt động và đội ngũ nhân sự theo sản phẩm hoặc tuyến sản phẩm đã từ lâu có vai trò nagỳ càng tănng trong lòng các tổ chức quy mô lớn với nhiều dây truyền công nghệ ví dụ: hãng Procter và Gamble đã từng sử dụng mô hình này một cách có hiệu quả trong nhiều năm. Tổng giám đốc Phó TGĐ Marketing Phó TGĐ sản xuất Phó TGĐ nhân sự Giám đốc khu vực phương tiện vận tải Giám đốc khu vực đèn chỉ thị Phó TGĐ tài chính Giám đốc khu vực dụng cụ công nghiệp Giám đốc khu vực đo lường điện tủ kỹ thuật Kế toán kỹ thuật Kế toán Sản xuất Bán hàng sản xuất Bán hàng Sơ đồ 3: Mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm - Những ưu điểm của mô hình này là: + Việc quy định trách nhiệm đối với các mục tiêu cuối cùng tương đối dế dàng + việc phối hợp hành động giũa các phòng ban chức năng vì mục tiêu cuối cùng có hiệu quả hơn Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---16--- Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 + Tạo khả năng tốt hơn cho việc phát triển đội ngũ cán bộ quản lý chung + Các đề xuất đổi mới công nghệ dế được quan tâm + có khả năng lớn hơn là khách hàng sẽ được tính tới khi đề ra quyết định - Những nhược điểm tiềm ẩn của mô hình này là: + Sự tranh giành ngồn lực giữa các tuyến sản phẩm có thể dẫn đến phản hiệu quả + Cần nhiều người có năng lực quản lý chung + Có su thế làm cho việc thực hiện các dịch vụ hỗ chợ tập chung chở nên khó khăn + làm nảy sinh khó khăn đối với việc kiểm soát của cấp quản lý cao nhất 1.3.1.4. Mô hình tổ chức bộ phận theo khách hàng ở một công ty thƣơng mại - Những nhu cầu mang đặc trưng riêng của khách hàng đối với các sản phẩm và dịch vụ đã dẫn nhiều nhà cung ứng đến với việc hình thành bộ phận duạe trên cơ sở khách hàng. Ví dụ một trường đại học có các lớp học buổi tối để thu hút những người có nhu cầu học tập nhưng không thể đến trường vào ban ngày. Các hoạt động quyên góp cứu tế được sắp sếp trên cơ sở phân loại những nhóm người cần giúp đỡ. Một doanh nghiệp có thể có một chi nhánh bán hàng công nghiệp và một chi nhánh bán hàng tiêu dùng. Minh hoạ một cách tổ chức phân chia bộ phận điển hình theo khách hàng ở một công ty thương mại - Tuy mô hình tổ chức bộ phận theo khách hàng ít được sử dụng như một mô hình duy nhất hoặc như một dạng cơ cấu tổ chức chính, song nó thường sử dụng cho một tổ chức tổng thể. Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---17--- Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 Tổng giám đốc Phó TGĐ tài chính Phó TGĐ kinh doanh Giám đốc phân phối sản phẩm Quản lý bán buôn Phó TGĐ nhân sự Giám đốc nghiên cứu thị trường Quản lý bán lẻ Quản lý giao dịch với cơ quan nhà nước Sơ đồ 4: Mô hình tổ chức bộ phận theo khách hàng ở một công ty thƣơng mại - Mô hình theo chức năng khách hàng có ưu điểm: + Tạo ra sự hiểu biết khách hàng tốt hơn + Đảm bảo khả năng chắc chắn hơn là khi soạn thảo các quyết định, khách hàng sẽ được dành vị trí nổi bật để xem xét + Tạo cho khách hàng cảm giác họ có những nhà cung ứng đáng tin cậy + Tạo ra hiệu năng lớn hơn trong việc định hướng các nỗ lực phân phối - Các nhược điểm có thể là: + Tranh giành nguồn lực một cách phản hiệu quả + Thiếu sự chuyen môn hoá + Đôi khi không thích ứng với hoạt động nào khác ngoài marketing + Các nhóm khách hàng có thể không phải luôn xác định rõ ràng Những nhược điểm này có thể được khắc phục một cách đáng kể nếu mô hình tổ chức theo khách hàng được sử dụng để bổ trợ cho các mô hình khác chứ không dùng như một mô hình tổ chức chính Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---18--- Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 1.3.1.5. Mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lƣợc ở một ngân hàng lớn - Khi mối quan hệ giữa các bộ phận trong tổ chức đã trở nên quá phức tạp, ngăn cản sự phối hợp, các nhà lãnh đạo cấp cao sẽ tìm cách tạo nên các đơn vị chiến lược mang tính độc lập cao, có thể tự tiến hành các hoạt động thiết kế, sản xuất và phân phối sản phẩm của mình. Về thực chất, mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lược là biến thể của các mô hình tổ chức bộ phận theo sản phẩm, địa dư hoặc khách hàng. Các đơn vị chiến lược là những phân hệ độc lập, đảm nhận một hay một số nghành nghề khác nhau, với những nhà quản lý quan tâm trước hết tới sự vận hành của đơn vị mình và rất có thể còn được cạnh tranh với các đơn vị khác trong tổ chức. Tuy nhiên, có một đặc trưng cơ bản để phân biệt đơn vị chiến lược với các tổ chức độc lập, đó là người lãnh đạo đơn vị chiến lược phải báo cáo với cấp lãnh đạo cao nhất của tổ chức - Cơ cấu tập đoàn là một dạng của mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược, với hình thức đặc biệt nhất là các công ty mẹ nắm giữ cổ phần (Holding Company), quy tụ những hoạt động không liên kết. Tổng giám đốc Ngân hàng phát triển đô thị Ngân hàng cho vay bất động sản và thừa kế Ngân hàng hợp tác xã Ngân hàng nông nghiệp Ngân hàng sự nghiệp Sơ đồ 5: Mô hình tổ chức bộ phận theo đơn vị chiến lƣợc ở một ngân hàng lớn - Ưu điểm của mô hình là: + Xây dựng trên cơ sở phân đoạn chiến lược nên giúp đánh giá được vị trí của tổ chức trên thị trường Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---19--- Chuyên đề thực tập tốt nghiệp Khoa Quản Lý Kinh Tế. K: 35 + Hoạt động dựa vào những trung tâm chiến lược, cho phép tiến hành kiểm soát trên một cơ sở chung thống nhất + Có những đơn vị đủ độc lập với mục tiêu rõ ràng, và điều này cho phép tăng cường phối hợp bằng phương thức giảm thiểu nhu cầu phối hợp - Nhược điểm: + Có khả năng xuất hiện tình trạng cục bộ, khi lợi ích của đơn vị chiến lược lấn át lợi ích của toàn tổ chức + Chi phí cho cơ cấu tăng do tính trùng lắp của công việc + Những kỹ năng kỹ thuật không được chuyển giao dễ dàng vì các kỹ thuật gia và chuyên viên đã bị phân tán trong các đơn vị chiến lược + Công tác kiểm soát của cấp quản lý cao nhất có thể gặp nhiều khó khăn - Mô hình tổ chức theo đơn vị chiến lược hiện đang được các công ty như General Electric, General Foods và Armco Steel áp dụng. Nhiều người cho rằng đây là hình thái cơ cấu chủ yếu của các cơ cấu tổ chức rát lớn trong những năm cuối thế kỷ XX 1.3.1.6. Mô hình tổ chức theo quá trình - Tổ chức theo quá trình là phương thức hình thành bộ phận trong đó các hoạt động được hợp nhóm trên cơ sở giai các giai đoạn của dây chuyền công nghệ. Cho ví dụ về cách theo quá trình taị một công ty dệt. - Việc hình thành bộ phận theo quá trình là phương thức khá phổ biến đối với các tổ chức có dây chuyền hoạt động chặt chẽ, có thể phân chia thành cung đoạn mang tính độc lập tương đối rất thích hợp với phân hệ sản xuất. Sinh viên: Lê Mạnh Hà ---20---
- Xem thêm -