Tài liệu Nghiên cứu xây dựng hệ thống thông tin tổng thể cho học viện khoa học xã hội việt nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGUYỄN ĐÌNH CHÍNH NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔNG THỂ CHO HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI, VIỆT NAM LUẬN VĂN THẠC SĨ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Hà Nội – 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGUYỄN ĐÌNH CHÍNH NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN TỔNG THỂ CHO HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI, VIỆT NAM Ngành: Công nghệ thông tin Chuyên ngành: Quản lý hệ thống thông tin Mã số: Chuyên ngành đào tạo thí điểm LUẬN VĂN THẠC SĨ CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS.TS. Nguyễn Ái Việt Hà Nội – 2016 2 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành luận văn này, trước tiên, tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến thầy giáo, nguyên Viện trưởng Viện CNTT- Đại học Quốc Gia Hà Nội, PGS.TS. Nguyễn Ái Việt, người đã định hướng chuyên môn, cũng như trực tiếp hướng dẫn và tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất cho tôi trong quá trình thực hiện luận văn. Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô trong Viện CNTT – ĐH Quốc Gia Hà Nội đã đóng góp ý kiến, nhận xét và quan tâm chỉ bảo, giúp đỡ tận tình trong quá trình tôi thực hiện đề tài. Tôi cũng xin cảm ơn các thành viên trong nhóm nghiên cứu ITI-EA về Cyber Security đã luôn sát cánh bên tôi, nhiệt tình quan tâm, động viên và hướng dẫn tôi trong suốt thời gian vừa qua. Nhân đây, tôi xin gửi lời cảm ơn đến các cán bộ, giảng viên của Học Viện Khoa học Xã Hội đã tạo điều kiện cho tôi trong việc tìm hiểu và tiếp cận các thông tin liên quan đến quy trình quản lý và vận hành của Học Viện. Cuối cùng, tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và sự biết ơn sâu sắc đến gia đình đã tạo động lực và mọi điều kiện tốt nhất để tôi có thể hoàn thành tốt mọi công việc trong quá trình thực hiện luận văn. Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình thực hiện nhưng luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Tôi rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô và bạn bè để tiếp tục hoàn thiện thêm về đề tài và có thể mở rộng phạm vi ứng dụng cho nhiều đơn vị đào tạo đại học và sau đại học tại Việt Nam trong tương lai. Tác giả luận văn Nguyễn Đình Chính 3 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của tôi, có sự hỗ trợ từ Thầy hướng dẫn và những người tôi đã cảm ơn. Các nội dung nghiên cứu và kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất cứ công trình nào. Hà Nội, ngày 20 tháng 07 năm 2016 Tác giả Nguyễn Đình Chính 4 TÓM TẮT Mục tiêu của luận văn này là tìm hiểu phương pháp xây dựng Hệ thống thông tin tổng thể theo mô hình Kiến trúc tổng thể, từ đó đưa ra đề xuất phương pháp luận xây dựng Hệ thống thông tin tổng thể cho các đơn vị đào tạo đại học và áp dụng thực tiễn tại Học Viện Khoa học Xã Hội. Chương đầu của luận văn trình bầy tổng quan về các nghiệp vụ chính tại các đơn vị đào tạo sau đại học tại Việt Nam. Chương tiếp theo nghiên cứu và đề xuất giải pháp xây dựng Hệ thống thông tin tổng thể cho các đơn vị đào tạo sau đại học theo cách tiếp cận Kiến trúc tổng thể. Chương cuối tập trung vào đánh giá thực trạng về nghiệp vụ và các Hệ thống thông tin quản lý tại Học Viện Khoa học Xã Hội, đề xuất xây dựng Hệ thống thông tin tổng thể cho Học Viện Khoa học Xã Hội dựa trên giải pháp đã đề xuất. 5 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN ........................................................................................................... 3 LỜI CAM ĐOAN .................................................................................................... 4 DANH MỤC THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT ................................................. 8 DANH MỤC HÌNH ẢNH ...................................................................................... 9 DANH MỤC BẢNG BIỂU ................................................................................... 10 TỔNG QUAN .......................................................................................................... 11 Cơ sở khoa học và thực tiễn của đề tài ................................................................. 11 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................ 12 CHƢƠNG 1 .. TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ĐƠN VỊ ĐÀO TẠO SAU ĐẠI HỌC ........................................................................................................ 13 1.1 Các hoạt động nghiệp vụ chính của các đơn vị đào tạo sau Đại học ........... 13 1.2 Các HTTT dùng trong các đơn vị đào tạo sau đại học ................................. 13 1.3 Thực trạng ứng dụng CNTT trong một số đơn vị đào tạo sau Đại học Việt Nam ...................................................................................................................... 15 CHƢƠNG 2 ...... ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HTTT TỔNG THỂ CHO CÁC ĐƠN VỊ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC DỰA TRÊN CÁCH TIẾP CẬN KIẾN TRÚC TỔNG THỂ................................................................................................. 17 2.1 Tổng quan về kiến trúc tổng thể ................................................................... 17 2.1.1 Một số khái niệm .................................................................................. 17 2.1.2 Thành phần của Kiến trúc tổng thể: ..................................................... 19 2.1.3 Giá trị của Kiến trúc tổng thể .............................................................. 20 2.1.4 Quy trình xây dựng Kiến trúc Tổng thể ................................................ 21 2.1.5 Xây dựng HTTT tổng thể theo hướng tiếp cận kiến trúc tổng thể ........ 22 2.2 Áp dụng cách tiếp cận EA để xây dựng HTTT tổng thể .............................. 23 2.2.1 Kiến trúc nghiệp vụ .............................................................................. 23 2.2.2 Kiến trúc thông tin ................................................................................ 24 2.2.3 Kiến trúc ứng dụng ............................................................................... 26 2.2.4 Kiến trúc công nghệ.............................................................................. 29 CHƢƠNG 3 .. XÂY DỰNG HTTT TỔNG THỂ CHO HỌC VIỆN KHOA HỌC XÃ HỘI .............................................................................................................. 32 3.1 Thực trạng của Học viện KHXH .................................................................. 32 3.1.1 Mô hình tổ chức và hoạt động của Học Viện Khoa học Xã Hội .......... 32 3.1.2 Hiện trạng ứng dụng CNTT tại Học viện KHXH ................................. 33 3.1.3 Định hướng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ công tác chuyên môn.37 3.1.3.2 Các mục tiêu khi xây dựng HTTT tổng thể của Học viện KHXH ........... 38 3.2 Kiến trúc nghiệp vụ của Học viện KHXH ................................................... 39 6 3.2.1 Quy trình quản lý đào tạo..................................................................... 40 3.2.2 Quy trình Quản lý khoa học ............................................................... 46 3.2.3 Quy trình Quản lý Bổ sung kiến thức và Đào tạo ngắn hạn .............. 47 3.2.4 3.2.5 3.2.6 Quy trình quản lý hợp tác quốc tế ...................................................... 48 Quy trình quản lý tài chính ................................................................. 48 Quy trình Văn phòng .......................................................................... 48 3.2.7 3.2.8 Quy trình Quản lý tạp chí ..................................................................... 49 Quy trình quản lý thông tin tư liệu, thư viện ........................................ 50 3.3 Kiến trúc HTTT tổng thể cho Học viện KHXH ........................................... 50 3.3.1 Mô hình tương tác dữ liệu trong nghiệp vụ Quản lý đào tạo ............... 50 3.3.2 Mô hình kiến trúc ứng dụng cho HTTT tổng thể của Học viện ............ 51 3.3.3 Mô hình kiến trúc công nghệ cho HTTT tổng thể của Học viện .......... 55 3.4 Kết quả đạt được ........................................................................................... 57 3.4.1 Đánh giá chung .................................................................................... 57 3.4.2 Khả năng mở rộng trong tương lai ...................................................... 57 3.4.3 Kết quả thực tiễn .................................................................................. 57 KẾT LUẬN ............................................................................................................. 62 TÀI LIỆU THAM KHẢO...................................................................................... 63 7 DANH MỤC THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT Architecture Kiến trúc CNTT Công nghệ thông tin CNTT&TT Công nghệ thông tin và truyền thông EA - Enterprise Architecture Kiến trúc tổng thể Enterprise Xí nghiệp, Doanh nghiệp, Tổ chức, Cơ quan IT - Information Technology Công nghệ thông tin KHXH Khoa học xã hội CSDL Cơ sở dữ liệu HTTT Hệ thống thông tin Firewall Thiết bị bảo mật - bức tường lửa Server Máy chủ LAN Mạng cục bộ Portal Cổng Thông tin điện tử WAN Mạng diện rộng Học viện KHXH Học viện Khoa học xã hội 8 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Mô hình kiến trúc tổng thể ............................................................................ 20 Hình 2.2: Lợi ích của EA ............................................................................................ 21 Hình 2.3: Quy trình xây dựng Kiến trúc tổng thể ....................................................... 21 Hình 2.4: Tổng quan các nghiệp vụ chính tại đơn vị đào tạo đại học ....................... 24 Hình 2.5: Mô hình RESTful API .................................................................................. 28 Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức Học viện KHXH .................................................................... 33 Hình 3.2: Các nghiệp vụ chính tại Học viện KHXH .................................................... 40 Hình 3.3: Quy trình thiết lập chương trình và kế hoạch đào tạo .................................. 41 Hình 3.4: Quy trình tuyển sinh ..................................................................................... 41 Hình 3.5: Quy trình quản lý văn phòng ........................................................................ 49 Hình 3.6: Mô hình tương tác dữ liệu giữa các nghiệp vụ trong Quản lý đào tạo ......... 51 Hình 3.7: Sơ đồ kiến trúc ứng dụng hiện tại ................................................................ 52 Hình 3.8: Kiến trúc Công nghệ thông tin Học viện KHXH ......................................... 53 Hình 3.9: Kiến trúc hệ thống mạng hiện tại ................................................................. 55 Hình 3.10: Kiến trúc hệ thống mở rộng trong tương lai ............................................... 56 Hình 3.11: Bảng điều khiển hệ thống ........................................................................... 58 Hình 3.12: Màn hình danh sách phòng thi ................................................................... 58 Hình 3.13: Màn hình phân hệ quản lý đào tạo ............................................................. 59 Hình 3.14: Màn hình phân hệ Quản lý khoa học.......................................................... 59 Hình 3.15: Màn hình phân hệ Quản lý cán bộ giảng viên ............................................ 60 Hình 3.16: Màn hình phân hệ Quản lý tạp chí ............................................................. 60 Hình 3.17: Hợp tác quốc tế ........................................................................................... 61 9 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1: Bảng điều tra ứng dụng CNTT tại một số trường Đại học ......................... 16 Bảng 3.1: Danh sách thiết bị phần cứng tại Học viện ................................................. 35 Bảng 3.2: Danh sách các HTTT hiện có tại Học viện ................................................. 37 10 TỔNG QUAN Cơ sở khoa học và thực tiễn của đề tài Học viện Khoa học xã hội thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là đơn vị đào tạo bậc sau đại học và Tiến sỹ về các ngành khoa học xã hội tại Việt Nam. Học viện KHXH hiện đang đào tạo 31 ngành trình độ tiến sĩ và 26 ngành đào tạo trình độ thạc sĩ [7]. Tổng số nghiên cứu sinh và học viên cao học đang học tập và nghiên cứu tại Học viện lên đến trên 3000 người, trong đó có trên 1300 nghiên cứu sinh và trên 2000 học viên cao học. Số lượng nghiên cứu sinh và học viên cao học đến Học viện để học tập và nghiên cứu sẽ còn tiếp tục tăng lên trong thời gian tới. Ngoài Hội đồng khoa học và đào tạo của Học viện, Ban Giám đốc Học viện, Học viện Khoa học xã hội có 7 đơn vị chức năng, 23 Khoa, Bộ môn chuyên ngành, 3 tổ chức Khoa học, tổ chức phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học, tổ chức dịch vụ và 2 Cơ sở Học viện Khoa học xã hội tại Thành phố Đà Nẵng và Thành phố Hồ Chí Minh. Hiện nay, Học viện Khoa học xã hội chưa ứng dụng Công nghệ thông tin một cách đồng bộ trong công tác quản lý đạo tạo cũng như các công tác liên quan đến hoạt động phục vụ đào tạo như quản lý khoa học; quản lý học viên; hợp tác quốc tế, quản lý cơ sở vật chất, quản lý thông tin tư liệu - thư viện, quản lý tạp chí... Điều đó ảnh hưởng đến độ chính xác của các thông tin, phân tán trong việc quản lý và vận hành, xử lý công việc thủ công và khó đáp ứng được nhu cầu mở rộng quy mô đào tạo trong tương lai. Thông qua việc nghiên cứu ứng dụng kiến trúc tổng thể, có thể đưa ra được giải pháp xây dựng các hệ thống thông tin quản lý đồng bộ và chuyên nghiệp, đáp ứng được nhu cầu vận hành và phát triển của các đơn vị đào tạo đại học nói chung và Học Viện Khoa học Xã Hội nói riêng. Hệ thống thông tin quản lý tổng thể cho Học viện sẽ là tập hợp của nhiều giải pháp được kết nối với nhau một cách đồng bộ, đáp ứng được nhu cầu quản lý tổng thể từ việc quản lý đào tạo, quản lý cán bộ, quản lý cơ sở vật chất, quản lý khoa học, quản lý thông tin tư liệu. Hệ thống cũng phải có khả năng mở rộng để đáp ứng các nghiệp vụ vận hành và quản lý trong tương lai Hệ thống sẽ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý đào tạo, hỗ trợ học viên học tập, tăng cường giao tiếp thông tin giữa các phòng ban, khoa đào tạo, tạo môi trường thông tin 11 thông suốt trong toàn Học viện. Từ đó sẽ giúp giảm bớt áp lực do sự tăng trưởng về quy mô và nâng cao chất lượng đào tạo. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng đƣợc nghiên cứu chủ yếu trong đề tài này bao gồm các phương pháp luận xây dựng khung kiến trúc gồm: - Nghiên cứu về hệ thống nghiệp vụ và các hệ thống thông tin quản lý tại các đơn vị đào tạo sau đại học. - Nghiên cứu thực trạng hoạt động của Học Viện Khoa học Xã Hội. Đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống thông tin tổng thể cho các đơn vị đào tạo đại học và ứng dụng cụ thể tại Học Viện Khoa học Xã Hội. Phạm vi nghiên cứu: Nhằm giới hạn phạm vi nghiên cứu theo như mục tiêu đã đề ra, luận văn tập trung xem xét, phân tích đánh giá các yếu tố nằm trong phạm vi sau: - Nghiên cứu các cấu phần nghiệp vụ và hệ thống thông tin trong các đơn vị đào tạo đại học và sau đại học tại Việt Nam. Nghiên cứu giải pháp xây dựng hệ thống thông tin tổng thể cho các đơn vị đào tạo đại học và sau đại học tại Việt Nam. Nghiên cứu về kiến trúc tổng thể (EA) nói chung và cách áp dụng để xây dựng hệ thống thông tin tổng thể. Khảo sát và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin tại Học Viện Khoa học Xã Hội Đề xuất giải pháp xây dựng các hệ thống thông tin tổng thể cho Học Viện Khoa học Xã hội theo cách tiếp cận kiến trúc tổng thể. Thời gian nghiên cứu từ tháng 11/2015 đến tháng 07/2016 12 CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ĐƠN VỊ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC 1.1 Các hoạt động nghiệp vụ chính của các đơn vị đào tạo Đại học Tại Việt Nam, hầu hết các trường đại học lớn đều có các khoa/viện đào tạo sau đại học. Cũng có một số trường hợp đơn vị đào tạo sau đại học hoạt động độc lập để đào tạo các học viên thuộc một số lĩnh vực. Ví dụ Học Viện Khoa học Xã Hội là đơn vị đào tạo sau đại học cho tất cả các ngành liên quan đến khoa học xã hội. Do vậy, các nghiệp vụ chính của các đơn vị đào tạo sau đại học về cơ bản cũng tương tự như các đơn vị đào tạo đại học thông thường. Trong luận văn này, khi đề cập đến các nghiệp vụ hoặc các thông tin liên quan đến cơ sở đào tạo đại học cũng đồng nghĩa với việc có thể áp dụng cho các cơ sở đào tạo sau đại học. Dưới đây là một số nghiệp vụ chính của các đơn vị đào tạo đại học [9] : - - - - Quản lý đào tạo: đây là một trong những nghiệp vụ chính và quan trọng nhất. Trong nghiệp vụ quản lý đào tạo thường gồm một số nghiệp vụ như: Quản lý chương trình và kế hoạch đào tạo, Quản lý tuyển sinh, Quản lý hồ sơ, Quản lý quá trình học tập. Quản lý khoa học: quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học của học viên, cán bộ giảng viên, quá trình thực hiện các đề tài, chi phí thực hiện. Quản lý cán bộ giảng viên: quản lý các thông tin liên quan đến cán bộ giảng viên trực thuộc đơn vị đào tạo hoặc các giảng viên cộng tác (cơ hữu), đánh giá chất lượng giảng viên, thanh toán chi phí giảng dạy … Quản lý tài chính: quản lý quá trình thu chi học phí của học viên Quản lý thông tin thư viện: quản lý thông tin về sách, giáo trình, luận văn, luận án, mượn trả sách, cập thẻ, xuất bản và phát hành sách. Quản lý tài sản, văn phòng: quản lý cơ sở vật chất (phòng học, trang thiết bị), công cụ dụng cụ, quá trình mua sắm, thanh lý tài sản, quản lý lịch đăng ký và sử dụng phòng học, phòng họp… Quản lý hợp tác quốc tế: quản lý các thông tin dự án hợp tác quốc tế, giảng viên và học viên nước ngoài, tổ chức các buổi hội thảo quốc tế, các hoạt động đối ngoại.. 1.2 Các HTTT dùng trong các đơn vị đào tạo đại học Các đơn vị đào tạo đại học là những đơn vị sự nghiệp có nhiều nghiệp vụ khác nhau nên để đáp ứng nhu cầu quản lý và vận hành một cách hiệu quả cũng cần có các hệ thống thông tin quản lý hỗ trợ. 13 Trên thế giới, ở các trường đại học lớn thường có những hệ thống thông tin tổng thể đáp ứng toàn bộ các nghiệp vụ liên quan [16] [17]. Tại Việt Nam, các đơn vị đào tạo đại học và sau đại học cũng đã bắt đầu triển khai và áp dụng các hệ thống thông tin quản lý vào thực tiễn. Tuy nhiên, mức độ đáp ứng thường đơn lẻ, mỗi nghiệp vụ quản lý thường có một hệ thống thông tin quản lý riêng. Dưới đây là một số hệ thống thông tin quản lý phổ biến: - Hệ thống quản lý đào tạo: đáp ứng các nghiệp vụ liên quan đến tổ chức và quản lý đào tạo. Một số chức năng chính mà hệ thống quản lý đào tạo cần được đáp ứng: o Quản lý kế hoạch và chương trình đào tạo o Quản lý học phần o Quản lý đối tượng chính sách, trợ cấp o Quản lý lịch học, đợt học - o Quản lý tuyển sinh o Quản lý hồ sơ học viên o Quản lý quá trình học tập Hệ thống quản lý khoa học: đáp ứng các nghiệp vụ liên quan đến các hoạt động khoa học trong đơn vị đào tạo. Một số chức năng chính cần được đáp ứng: o Quản lý kế hoạch nghiên cứu khoa học o Quản lý đề tài khoa học và quá trình thực hiện đề tài o Quản lý giáo trình khoa học - - o Quản lý các hoạt động khoa học Hệ thống quản lý cán bộ: đáp ứng các nghiệp vụ liên quan đến quản lý cán bộ giảng viên liên quan đến đơn vị đào tạo. Một số chức năng chính của hệ thống: o Quản lý thông tin hồ sơ cán bộ o Quản lý đánh giá chất lượng cán bộ o Quản lý xét duyệt, bổ nhiệm chức danh o Quản lý phân công giảng dạy, chi phí giảng dạy Hệ thống quản lý thƣ viện: đáp ứng các nghiệp vụ liên quan đến thông tin tư liệu, thư viện của đơn vị đào tạo. Một số chức năng chính của hệ thống: o o o o o o Quản lý luận văn, luận án Quản lý sách Quản lý giáo trình Quản lý phát hành tài liệu Quản lý xuất, nhập sách Quản lý mượn, trả sách 14 o Quản lý người đọc, thẻ thư viện - Hệ thống quản lý tài sản: đáp ứng các nghiệp vụ liên quan đến quá trình mua bán, vận hành và sử dụng tài sản trong đơn vị đào tạo. Một số chức năng của hệ thống: o Quản lý tài sản, công cụ, dụng cụ: quá trình mua bán, sử dụng, thanh lý tài sản. o Quản lý tòa nhà, phòng học: sắp xếp địa điểm theo lịch học, đăng ký và theo dõi sử dụng phòng họp, phòng hội thảo.. - Cổng thông tin học viên: là nơi để các học viên có thể theo dõi các thông tin liên quan đến quá trình học và tương tác với đơn vị đào tạo. Một số chức năng chính: o Đăng ký thông tin về lịch học o Tra cứu thời khóa biểu o Tra cứu điểm o Cập nhật thông tin về lịch thi, các quy định, biểu mẫu… Ngoài các hệ thống trên, tùy từng nhu cầu và khả năng của từng đơn vị đào tạo đại học khác nhau mà có những hệ thống thông tin quản lý khác như: Hệ thống quản lý khoa học; Hệ thống quản lý hành chính, điều hành tác nghiệp ... 1.3 Thực trạng ứng dụng CNTT trong một số đơn vị đào tạo Đại học tại Việt Nam Qua khảo sát thực tế tại một số cơ sở đào tạo đại học và sau đại học tại Việt Nam như Đại Học Bách Khoa Hà Nội, Đại học kinh tế quốc dân, Học viện Khoa học xã hội... phần lớn các đơn vị này cũng đã đang từng bước đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong các hoạt động điều hành tác nghiệp. Tuy nhiên, hầu hết mới chỉ dừng lại ở việc xây dựng và triển khai hệ thống thông tin đáp ứng nghiệp vụ chính như quản lý đào tạo hoặc hệ thống quản lý thư viện. Ngoài ra, các hệ thống này thường hoạt động độc lập và không có sự gắn kết với nhau, thường gặp phải một số vấn đề chung như dưới đây: - - Thiếu tính hệ thống: Các hệ thống không xây dựng theo hướng tổng thể, mỗi hệ thống thường do một đơn vị phát triển khác nhau đảm nhiệm, mỗi hệ thống chỉ giải quyết các vấn đề liên quan đến một nghiệp vụ cụ thể, không có khả năng tương tác, kết nối và chia sẻ dữ liệu hoặc rất hạn chế, thiếu tính thống nhất trong sử dụng và vận hành, gây khó khăn/trở ngại cho người dùng. Công nghệ phát triển cũ kỹ, lạc hậu: nhiều hệ thống được xây dựng từ cách đây khá lâu, không có khả năng đáp ứng nhiều người dùng đồng thời, không có khả năng đa nhiệm hoặc chạy trong mạng nội bộ, mạng internet. Khả năng bảo mật của các hệ thống thường chưa được chú ý dẫn đến độ an toàn dữ liệu thường thấp. 15 Chính vì vậy, nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin tổng thể đáp ứng được tất cả các nghiệp vụ trong các đơn vị đào tạo đại học và sau đại học ngày càng cấp thiết. Hệ thống phải được thiết kế đồng bộ, có khả năng mở rộng, phát triển thêm các tính năng mới, đáp ứng các nghiệp vụ mới một cách dễ dàng và linh hoạt, tương tác và chia sẻ dữ liệu với các hệ thống khác. Để xây dựng được hệ thống đáp ứng được các tiêu chuẩn này cũng cần phải xem xét đến các phương pháp luận phù hợp, trong đó cách tiếp cận theo hướng kiến trúc tổng thể để xây dựng giải pháp là tương đối phù hợp và đã được chứng minh tính hiệu quả trong thực tiễn. Bảng khảo sát việc triển khai và ứng dụng các hệ thống thông tin quản lý tại một số trường đại học tại Việt Nam: Hệ thống thông tin Đại học Bách Khoa Đại học kinh tế Học Viện quản lý Hà Nội quốc dân học Xã Hội Hệ thống quản lý Có đào tạo Có Không Hệ thống quản lý Có khoa học Không Không Hệ thống thông tin Có thư viện Có Có Hệ thống quản lý Có cán bộ Không Có Hệ thống quản lý Có tài sản Có Không Hệ thống quản lý Có tài chính Có Có Hệ thống quản lý Không hợp tác quốc tế Không Không Các hệ thống có Không liên kết với nhau Không Không Khoa Bảng 1.1: Bảng điều tra ứng dụng CNTT tại một số trường Đại học Từ việc phân tích các nghiệp vụ chính tại các đơn vị đào tạo Đại học [9] cũng như các thực trạng ứng dụng các Hệ thống thông tin trong quản lý tại các đơn vị này, ta thấy rằng nhu cầu xây dựng một hệ thống thông tin tổng thể là một nhu cầu tất yếu và thiết thực. Nó giúp giải quyết được các vấn đề quản lý thông tin đào tạo một cách đồng bộ, tối ưu các quy trình nghiệm vụ cũng như chi phí đầu tư vận hành. 16 CHƢƠNG 2 ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP XÂY DỰNG HTTT TỔNG THỂ CHO CÁC ĐƠN VỊ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC DỰA TRÊN CÁCH TIẾP CẬN KIẾN TRÚC TỔNG THỂ 2.1 Tổng quan về kiến trúc tổng thể Bài toàn xây dựng HTTT tổng thể là một bài toán phức tạp, liên quan đến nhiều đối tượng và thành phần cách nhau, từ con người, cơ sở vật chất, quy trình, thể chế, nguồn lực, chi phí ... Nếu không xây dựng một HTTT tổng thể đúng phương pháp sẽ dẫn đến đầu tư chồng chéo, các hệ thống không có tương tác, chia sẻ dữ liệu với nhau, khó tích hợp và mở rộng trong tương lai [8]. Hướng tiếp cận xây dựng HTTT tổng thể theo cách tiếp cận kiến trúc tổng thể sẽ giải quyết một cách triệt để bài toán trên. Dưới đây ta sẽ từng bước tiếp cận những khái niệm liên quan đến Kiến trúc tổng thể cũng như Quy trình xây dựng kiến trục tổng thể. 2.1.1 Một số khái niệm Kể từ khi ra đời vào năm 1987 với khung kiến trúc tổng thể Zachman [12], thì EA – Kiến trúc tổng thể đã được nhiều tổ chức đầu tư nghiên cứu, phát triển, và trong mỗi nghiên cứu ấy, khái niệm Enterprise Architecture (EA) cũng được định nghĩa khá khác nhau. Để nắm được bản chất đích thực của EA, chúng ta cùng tìm hiểu về ý nghĩa của 2 từ thành phần tạo nên từ EA, cũng như một số khái niệm EA phổ biến nhất. Enterprise hay doanh nghiệp, xí nghiệp: theo từ điển Merriam – Webster được định nghĩa là: “Một khái niệm trừu tượng mô tả một đơn vị của tổ chức kinh tế hay hoạt động kinh tế; đặc biệt là tổ chức kinh doanh có hoạt động với một mục đích mang tính hệ thống”. Tuy nhiên, trong việc nghiên cứu về Kiến trúc tổng thể, chúng ta cần hiểu Enterprise theo nghĩa rộng: là mọi tổ chức (cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp, xí nghiệp…), tập hợp các tổ chức (tập đoàn, hiệp hội…) có cùng mục tiêu, hoặc các ngành dọc trong cùng một tổ chức (như hệ thống tài chính kế toán trong một tập đoàn…) Architecture hay kiến trúc: theo từ điển Merriam – Webster được định nghĩa là: “Nghệ thuật thiết kế và xây dựng các cấu trúc phức tạp với các thành phần có nhiều chủng loại khác nhau cũng như cách thức chúng được tổ chức và tích hợp làm một thống nhất hoặc một hình thức chặt chẽ”. 17 Enterprise Architecture hay Kiến trúc Tổng thể được hiểu theo một số khái niệm sau: - EA là quá trình dịch chuyển tầm nhìn và chiến lược kinh doanh làm thay đổi doanh nghiệp một cách hiệu quả bằng cách tạo ra, truyền tải, và cải thiện các nguyên tắc và các mô hình mô tả trạng thái cơ bản của doanh nghiệp trong - tương lai và cho phép nó hoạt động (Theo Gartner Group) EA là sự quản lý một cách tối đa sự đóng góp của các nguồn lực, đầu tư IT và các hoạt động phát triển hệ thống để đạt được một mục đích chung. Kiến trúc mô tả rõ ràng mối quan hệ giữa mục tiêu chiến lược và các mục tiêu cụ thể thông qua việc đầu tư cải thiện đo lường hiệu suất cho toàn bộ doanh nghiệp - - - - hay một phần doanh nghiệp (Theo US Federal EA) [19] Thiết kế nghiệp vụ và sự gắn kết hệ thống CNTT là một phần của EA. Các nhà kiến trúc tìm kiếm sự gắn kết giữa quy trình và cấu trúc doanh nghiệp để CNTT hỗ trợ hiệu quả. (Wegmann et al. 2005). Mục đích chính của EA là thông báo, hướng dẫn và hạn chế các quyết định của doanh nghiệp đặc biệt là các đầu tư cho IT (US Chief Information Officer Council). EA là sự hiểu biết về tất cả các thành phần khác nhau mà tạo nên doanh nghiệp và cách các thành phần này tương tác với nhau. (Institute For Enterprise Architecture Developments). EA bao gồm tầm nhìn, nguyên tắc, các chuẩn và các quy trình nhằm hướng dẫn việc mua, thiết kế và triển khai công nghệ trong doanh nghiệp (Forrester Research). Theo ISO/IEC 42010: 2007: EA là tổ chức cơ bản của một hệ thống bao gồm: - Các bộ phận cấu thành nên hệ thống đó Quan hệ giữa các bộ phận với nhau và với môi trường ngoài Các nguyên tắc chỉ đạo việc thiết kế và phát triển các bộ phận đó Hiểu một cách tổng quát nhất: EA của một tổ chức là bản thiết kế, quy hoạch tổng thể thống nhất từ đầu cho toàn bộ quá trình xây dựng, phát triển của tổ chức đó. Hiện nay, thế giới có rất nhiều phương pháp xây dựng kiến trúc tổng thể. Mỗi phương pháp này khác nhau về hướng tiếp cận, cách thức triển khai và đối tượng áp dụng. Theo báo cáo của Roger Sessions [11] hiện có tới 90% Kiến trúc tổng thể được xây dựng từ một trong 4 khung kiến trúc sau: 18 Khung kiến trúc Zachman (The Zachman Framework for Enterprise Architectures) [12], Khung kiến trúc TOGAF (The Open Group Architectural Framework - TOGAF) [13], Kiến trúc Chính phủ liên bang Mỹ FEA (The Federal Enterprise Architecture) [17], Phƣơng pháp luận Gartner (The Gartner Methodology) Ở Việt Nam: Mô hình ITI-GAF [4] được các chuyên gia tại Viện CNTT - ĐH Quốc gia Hà Nội đề xuất và sử dụng để xây dựng kiến trúc hay nói cách khác là xây dựng quy hoạch CNTT cho cơ quan, tổ chức. 2.1.2 Thành phần của Kiến trúc tổng thể: Trên thế giới hiện nay, mặc dù có nhiều loại Kiến trúc Tổng thể, do các tổ chức khác nhau phát triển, nhưng hầu hết các Kiến trúc tổng thể - EA đều bao gồm 4 kiến trúc chính [18]: - Kiến trúc Nghiệp vụ (Bussiness Architecture): bao gồm chiến lược phát triển, hệ thống quản lý, cơ cấu tổ chức và các quy trình nghiệp vụ chủ yếu của một hệ thống. - Kiến trúc thông tin (Information Architecture): cấu trúc các dữ liệu vật lý (văn bản, sách…) và logic (dữ liệu số hóa) của hệ thống và công cụ để quản lý các dữ liệu đó. - Kiến trúc Ứng dụng (Application Architecture): các Hệ thống ứng dụng phải - được sử dụng, tương tác giữa chúng với nhau và quan hệ của chúng với các quy trình nghiệp vụ chủ yếu của hệ thống. Kiến trúc Công nghệ (Technology Architecture): mô tả hạ tầng phần cứng và phần mềm cần thiết để triển khai ba lớp kiến trúc nói trên, bao gồm: hạ tầng CNTT, các phần mềm lớp giữa, mạng truyền thông và các chuẩn. 19 Hình 2.1 Mô hình kiến trúc tổng thể 2.1.3 Giá trị của Kiến trúc tổng thể Cũng giống như vai trò của Kiến trúc trong xây dựng, Kiến trúc Tổng thể - EA đóng một vai trò vô cùng to lớn trong việc xây dựng, cải tổ, phát triển của mỗi tổ chức, cơ quan, doanh nghiệp [6]. Khi quy mô tổ chức còn nhỏ, ta có thể không thấy rõ vai trò của Kiến trúc tổng thể, bởi tất cả các nguồn lực cũng như các vấn đề phát sinh đều với số lượng không đáng kể, và trực quan, không quá khó để kiểm soát. Tuy nhiên, tình hình sẽ khác đi rất nhiều khi tổ chức phát triển, mở rộng quy mô. Lúc này, số lượng nguồn lực tăng cao, các vấn đề phát sinh trong nghiệp vụ nhiều và dễ dàng gây ra sự quá tải, mất kiểm soát; hệ thống thông tin ngày càng trở nên phức tạp, tốn kém, khó điều hành, khả năng đáp ứng kém [3]. Đây chính là lúc thấy rõ nhất vai trò của Kiến trúc tổng thể. Một trong những xu hướng tất yếu hiện nay là áp dụng cách tiếp cận và ứng dụng Kiến trúc tổng thể trong các bộ, ngành, chính phủ [4] [5]. Nó giúp cho tổ chức: - Đồng bộ hóa CNTT với nghiệp vụ, mang lại sức mạnh tổng hợp từ các nguồn khác nhau, các bộ phận khác nhau của một tổ chức. Tránh được việc đầu tư trùng chéo, lặp lại 20