Tài liệu Nghiên cứu và đề xuất hệ thống đánh giá kết quả thực hiện kpis cho trường đại học bách khoa hà nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI ------------------------------- NGUYỄN HƯƠNG THẢO NGHIÊN CỨU VÀ ĐỀ XUẤT HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN KPIS CHO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH Hà Nội – 2018 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI ------------------------------- NGUYỄN HƯƠNG THẢO NGHIÊN CỨU VÀ ĐỀ XUẤT HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN KPIS CHO TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ CHUYÊN NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. LÊ HIẾU HỌC Hà Nội – 2018 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn này là của riêng tôi, được nghiên cứu một cách độc lập. Các trích dẫn, số liệu trong luận văn đều có nguồn gốc rõ ràng. Nội dung của bản luận văn này chưa được nộp cho bất kỳ một chương trình cấp bằng cao học nào cũng như bất kỳ một chương trình cấp bằng nào khác. Tôi cũng xin cam kết thêm rằng tôi đã nỗ lực hết mình để vận dụng những kiến thức mà tôi đã được học từ chương trình đào tạo thạc sĩ Quản trị kinh doanh của Trường Đại học Bách khoa Hà Nội để hoàn thành bản luận văn này. i LỜI CẢM ƠN Xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu, Viện Sau Đại học – Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong suốt khóa học và trong quá trình hoàn thành luận văn. Xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo Viện Kinh tế và Quản lý đã tận tình giảng dạy chỉ dẫn, cung cấp tài liệu và mang lại cho tôi những tri thức rất cần thiết và quý báu. Đặc biệt, xin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Lê Hiếu Học đã quan tâm hướng dẫn giúp đỡ tôi trong suốt quá trình làm luận văn. Xin chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và cán bộ các phòng ban chức năng Trường Đại học Bách khoa Hà Nội đã giúp tôi hoàn thành luận văn này. Sau cùng xin gửi lời cảm ơn đến tất cả người thân trong gia đình và bạn bè, đồng nghiệp đã luôn động viên, giúp đỡ tôi trong quá trình học tập cũng như trong quá trình nghiên cứu thực hiện luận văn. ii MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................................. i LỜI CẢM ƠN ................................................................................................................. ii MỤC LỤC ……………………………………………………………………………….iii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT........................................................................................... v DANH MỤC HÌNH VẼ ................................................................................................ vii DANH MỤC BẢNG BIỂU ........................................................................................... vii MỞ ĐẦU......................................................................................................................... 1 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC VÀ CHỈ SỐ HIỆU SUẤT CỐT YẾU (KPIs) ................................................................................. 5 1.1. Cơ sở lý luận về đánh giá thực hiện công việc ....................................................... 5 1.1.1. Khái niệm đánh giá thực hiện công việc .......................................................... 5 1.1.2. Mục đích đánh giá thực hiện công việc ............................................................ 5 1.1.3. Hệ thống đánh giá thực hiện công việc và các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá .................................................................................................................... 6 1.1.4. Các chỉ số đánh giá thực hiện công việc ........................................................ 10 1.2. Chỉ số hiệu suất cốt yếu (KPI) ............................................................................. 13 1.2.1. Định nghĩa Chỉ số KPI .................................................................................. 13 1.2.2. Các đặc điểm của chỉ số KPI ......................................................................... 13 1.2.3 Phân loại các chỉ số KPI ................................................................................. 15 1.2.4. Tiêu chí xây dựng KPI .................................................................................. 17 1.2.5. Những nền tảng cơ bản cho việc ứng dụng các chỉ số KPI ............................. 18 1.2.6. Mô hình 12 bước xây dựng và áp dụng các chỉ số KPI .................................. 22 1.3 Thẻ điểm cân bằng (Balanced Score Card – BSC) ................................................ 31 1.3.1 Định nghĩa thẻ điểm cân bằng ........................................................................ 31 1.3.2 Đặc điểm của thẻ điểm cân bằng .................................................................... 31 1.3.3. Vai trò của Thẻ điểm cân bằng ...................................................................... 35 CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH CÁC CĂN CỨ XÂY DỰNG HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC KPIs TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI ............................................................................................................................... 40 2.1. Giới thiệu chung về Trường Đại học Bách khoa Hà Nội ...................................... 40 2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ....................................................................................... 40 iii 2.3. Cơ cấu tổ chức và quản lý.................................................................................... 42 2.3.1. Chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng Trường .................................................. 43 2.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của Ban Giám Hiệu ..................................................... 44 2.3.3. Chức năng, nhiệm của các Phòng – Ban – Trung tâm .................................... 46 2.3.4. Chức năng, nhiệm vụ của các Khoa – Viện trong Trường .............................. 47 2.3.4. Chức năng, nhiệm vụ của các Viện – Trung tâm nghiên cứu ......................... 49 2.4. Mô hình và chương trình đào tạo ......................................................................... 50 2.4.1. Mô hình đào tạo ............................................................................................ 50 2.4.2. Chương trình đào tạo ..................................................................................... 51 2.5. Thực trạng công tác đánh giá kết quả thực hiện công việc tại trường Đại học Bách Khoa Hà Nội giai đoạn 2015 - 2017 ........................................................................... 52 2.5.1. Kết quả hoạt động của nhà trường ................................................................. 52 2.5.2. Kết quả hoạt động của Khoa – Viện .............................................................. 66 2.5.3. Kết quả Hoạt động của Cán bộ ...................................................................... 66 2.5.4. Ưu điểm và hạn chế trong các kết quả hoạt động của Trường Đại học Bách khoa Hà Nội ............................................................................................................ 68 2.6. Những ưu điểm và hạn chế trong cách thức đánh giá kết quả thực hiện công việc hiện tại tại Trường Đại học Bách khoa Hà Nội ........................................................... 72 2.6.1. Thực tiễn công tác bình xét thi đua tại Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội ... 72 2.6.2. Những ưu điểm và hạn chế trong cách thức đánh giá kết quả thực hiện công việc hiện tại tại Trường Đại học Bách khoa Hà Nội ................................................ 73 CHƯƠNG III: ĐỀ XUẤT HỆ THỐNG KPIs VÀ CÁC GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI ÁP DỤNG HỆ THỐNG KPIs TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI ........ 76 3.1. Chiến lược và định hướng phát triển của Trường Đại học Bách khoa Hà Nội ...... 76 3.1.1. Mục tiêu chiến lược ....................................................................................... 76 3.1.2. Giá trị cốt lõi ................................................................................................. 76 3.1.3. Định hướng phát triển.................................................................................... 77 3.2. Đề xuất hệ thống KPIs chung cho Trường Đại học Bách khoa Hà Nội ................ 78 3.2.1. Xây dựng bản đồ chiến lược cho Trường Đại học Bách khoa Hà Nội ............ 78 3.2.2. Xây dựng hệ thống chỉ tiêu đánh giá KPIs ..................................................... 82 3.2.3. Xây dựng các chương trình hành động KPAs ................................................ 91 iv 3.3. Một vài kiến nghị trong việc xây dựng và áp dụng hệ thống KPI cho Trường Đại học Bách khoa Hà Nội.............................................................................................. 112 KẾT LUẬN ................................................................................................................. 115 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................................... 116 PHỤ LỤC 01: Bản đồ chiến lược của Trường ĐHBK Hà Nội ..................................... 117 PHỤ LỤC 02: Bảng tổng hợp thi đua khen thưởng cấp Công Đoàn Trường và cấp Khoa/Viện trong Trường Nhiệm kỳ 2012 – 2017 ......................................................... 119 PHỤ LỤC 03: Bảng tổng hợp thi đua khen thưởng cấp Khoa/Viện/Phòng ban/Trung tâm chuyên môn nhiệm kỳ 2012 – 2017 ............................................................................. 120 PHỤ LỤC 04: Tiêu chuẩn thi đua đối với cá nhân và tập thể ....................................... 121 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BGH Ban Giám Hiệu Bộ GD & ĐT Bộ Giáo dục & Đào tạo BSC Balanced Score Card (Thẻ điểm cân bằng) CB Cán bộ CBGD Cán bộ giảng dạy CBHC Cán bộ hành chính CBNC Cán bộ nghiên cứu CBVC - NLĐ Cán bộ viên chức – Người lao động CĐ Cao đẳng CH Cao học CLC Chất lượng cao CNTT & TT Công nghệ Thông tin Truyền thông CSV Cựu sinh viên CSVC Cơ sở vật chất CTĐT Chương trình đào tạo ĐHBK Đại học Bách khoa v ĐHCQ Đại học chính quy ĐHVHVL Đại học vừa học vừa làm ĐTQT Đào tạo quốc tế GDQPAN Giáo dục Quốc phòng An ninh GDTC Giáo dục thể chất GS Giáo sư HNCNVC Hội nghị công nhân viên chức HTQT Hợp tác quốc tế HV Học viên KHCN Khoa học công nghệ KTX Ký túc xá KTX Ký túc xá NCKH Nghiên cứu khoa học NCS Nghiên cứu sinh NSNN Ngân sách Nhà nước PGS Phó Giáo sư PVGD Phục vụ giảng dạy SV Sinh viên TBT Trang thiết bị TCCB Tổ chức Cán bộ TĐ - KT Thi đua – khen thưởng ThS Thạc sĩ TS Tiến sĩ TT Trung tâm vi DANH MỤC HÌNH VẼ Hình 1.1. Mối quan hệ giữa ba yếu tố của hệ thống đánh giá và các mục tiêu của Đánh giá thực hiện công việc. ................................................................................................... 8 Hình 1.2. Mối quan hệ giữa KPI, KRI và PI .................................................................. 11 Hình 1.3. Bốn yếu tố nền tảng để xây dựng các chỉ số hiệu suất cốt yếu ........................ 19 Hình 1.4. Thẻ điểm cân bằng cung cấp một khung mẫu giúp biến chiến lược ................ 32 thành các tiêu chí hoạt động........................................................................................... 32 Hình 1.5. Thẻ điểm cân bằng như là khung chiến lược cho hành động. .......................... 36 Hình 2.1. Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức và hành chính tại Trường ĐHBK Hà Nội. ........ 43 Hình 2.2. Tỷ lệ cơ cấu lao động của Trường ĐHBK Hà Nội phân theo vị trí công tác.... 54 năm 2017 (Nguồn: Phòng TCCB) .................................................................................. 54 Hình 2.3. Cơ cấu lao động của Trường ĐHBK Hà Nội phân theo giới tính .................... 55 giai đoạn 2015 – 2017 (Nguồn: Phòng TCCB) .............................................................. 55 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 1.1. Quy tắc 10/80/10 ……………………………………………………………..13 Bảng 1.2. Sự khác biệt giữa KRI và KPI ........................................................................ 14 Bảng 1.3. Thẻ điểm cân bằng với 6 cách tiếp cận/quan điểm ......................................... 21 Bảng 1.4. Các nhiệm vụ nhóm thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu phải hoàn thành ở Bước 1 trong mô hình 12 bước xây dựng và áp dụng các chỉ số đo lường hiệu suất ................... 22 Bảng 1.5. Các nhiệm vụ nhóm thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu phải hoàn thành ở Bước 2 trong mô hình 12 bước xây dựng và áp dụng các chỉ số đo lường hiệu suất. .................. 23 Bảng 1.6. Các nhiệm vụ nhóm thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu phải hoàn thành ở Bước 3 trong mô hình 12 bước xây dựng và áp dụng các chỉ số đo lường hiệu suất. .................. 24 Bảng 1.7. Các nhiệm vụ nhóm thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu phải hoàn thành ở Bước 4 trong mô hình 12 bước xây dựng và áp dụng các chỉ số đo lường hiệu suất. .................. 24 Bảng 1.8. Các nhiệm vụ nhóm thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu phải hoàn thành ở Bước 5 trong mô hình 12 bước xây dựng và áp dụng các chỉ số đo lường hiệu suất. .................. 25 vii Bảng 1.9. Các nhiệm vụ nhóm thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu phải hoàn thành ở Bước 6 trong mô hình 12 bước xây dựng và áp dụng các chỉ số đo lường hiệu suất. .................. 26 Bảng 1.10. Các nhiệm vụ nhóm thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu phải hoàn thành ở Bước 7 trong mô hình 12 bước xây dựng và áp dụng các chỉ số đo lường hiệu suất. ............... 27 Bảng 1.11. Các nhiệm vụ nhóm thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu phải hoàn thành ở Bước 8 trong mô hình 12 bước xây dựng và áp dụng các chỉ số đo lường hiệu suất. ............... 27 Bảng 1.12. Các nhiệm vụ nhóm thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu phải hoàn thành ở Bước 9 trong mô hình 12 bước xây dựng và áp dụng các chỉ số đo lường hiệu suất. ............... 28 Bảng 1.13. Các nhiệm vụ nhóm thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu phải hoàn thành ở Bước 10 trong mô hình 12 bước xây dựng và áp dụng các chỉ số đo lường hiệu suất. ............. 29 Bảng 1.14. Các nhiệm vụ nhóm thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu phải hoàn thành ở Bước 11 trong mô hình 12 bước xây dựng và áp dụng các chỉ số đo lường hiệu suất. ............. 29 Bảng 1.15. Các nhiệm vụ nhóm thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu phải hoàn thành ở Bước 12 trong mô hình 12 bước xây dựng và áp dụng các chỉ số đo lường hiệu suất. ............. 30 Bảng 2.1. Danh sách các Phòng – Ban – Trung tâm của Trường ĐHBK Hà Nội ............ 47 Bảng 2.2. Danh sách các Khoa – Viện chuyên môn của Trường ĐHBK Hà Nội ............ 48 Bảng 2.3. Danh sách các Viện – Trung tâm nghiên cứu của Trường ĐHBK Hà Nội. ..... 49 Bảng 2.4. Các chương trình đào tạo cấp bằng chính quy tại Trường ĐHBK Hà Nội ...... 51 Bảng 2.5. Số lượng cán bộ nhân viên của Trường Đại học Bách khoa Hà Nội ............... 53 giai đoạn 2015 – 2017.................................................................................................... 53 Bảng 2.6. Cơ cấu đội ngũ cán bộ Trường ĐHBK Hà Nội phân bố theo trình độ, chức danh cán bộ giai đoạn 2015 - 2017 ................................................................................ 55 Bảng 2.7. Cơ cấu đội ngũ cán bộ Trường ĐHBK Hà Nội theo độ tuổi trung bình .......... 56 Bảng 2.8. Quy mô đào tạo đại học và sau đại học .......................................................... 57 Bảng 2.9. Tình hình việc làm của sinh viên tốt nghiệp đại học chính quy ...................... 58 (sau 3 tháng) .................................................................................................................. 58 Bảng 2.10. Số lượng và kinh phí các Đề tài NCKH giai đoạn 2015 – 2017 .................... 59 tại Trường ĐHBK Hà Nội ............................................................................................. 59 Bảng 2.11. Số lượng các công trình công bố của Trường ĐHBK Hà Nội giai đoạn 2015 2017 .............................................................................................................................. 61 Bảng 2.12. Các hoạt động Hợp tác Quốc tế của Trường ĐHBK Hà Nội ........................ 62 từ năm 2012 đến 2016 ................................................................................................... 62 Bảng 2.13. Các nguồn thu ngân sách của Trường ĐHBK Hà Nội giai đoạn 2012 - 2017 64 viii (đơn vị tính: triệu đồng) ................................................................................................. 64 Bảng 2.14. Các khoản chi thường xuyên của Trường ĐHBK Hà Nội giai đoạn ............. 65 2015 – 2017 (rút gọn) .................................................................................................... 65 Bảng 3.1. Tóm tắt các mục tiêu chiến lược của trường Đại học Bách khoa Hà Nội ........ 78 Bảng 3.2. Đề xuất các chỉ tiêu KPI về khía cạnh tài chính ............................................. 82 Bảng 3.3. Đề xuất các KPI về khía cạnh khách hàng...................................................... 83 Bảng 3.4. Đề xuất các KPI về khía cạnh quy trình nội bộ .............................................. 85 Bảng 3.5. Đề xuất các KPI về khía cạnh Học hỏi và Phát triển ...................................... 87 Bảng 3.6. Đề xuất các KPI về khía cạnh Môi trường và Cộng đồng ............................... 89 Bảng 3.7. Đề xuất các KPI về khía cạnh Sự hài lòng của cán bộ, giảng viên .................. 90 Bảng 3.8. Đề xuất xây dựng các kế hoạch hành động ở khía cạnh tài chính ................... 92 Bảng 3.9. Đề xuất xây dựng các kế hoạch hành động ở khía cạnh Khách hàng .............. 94 Bảng 3.10. Đề xuất xây dựng các kế hoạch hành động ở khía cạnh quy trình nội bộ ...... 97 Bảng 3.11. Đề xuất các kế hoạch hành động ở khía cạnh Học hỏi và Phát triển ........... 102 Bảng 3.12. Đề xuất xây dựng các kế hoạch hành động ở khía cạnh .............................. 104 môi trường và cộng đồng ............................................................................................. 104 Bảng 3.13. Đề xuất xây dựng các kế hoạch hành động ở khía cạnh .............................. 107 Sự hài lòng của cán bộ, giảng viên ............................................................................... 107 ix MỞ ĐẦU I. Lý do thực hiện đề tài Đánh giá kết quả hoạt động là một trong những nhiệm vụ quan trọng đối với mỗi tổ chức, doanh nghiệp. Việc đánh giá kết quả hoạt động phải gắn với quản trị chiến lược của tổ chức đó. Ở Việt Nam nói riêng và trên thế giới nói chung, giáo dục mà tâm điểm là giáo dục đại học luôn là vấn đề quan tâm đặc biệt của toàn thể xã hội. Hơn thế nữa, do tính chất vô biên của tri thức và vai trò là động lực chính thúc đẩy sự phát triển của mọi quốc gia, giáo dục đại học luôn luôn là lĩnh vực nhạy cảm đối với sự hội nhập quốc tế ngày càng mạnh mẽ. Cũng như trong các doanh nghiệp, các trường đại học hiện nay đang bị tác động dưới nhiều áp lực về yêu cầu mở rộng phạm vi hoạt động, mở rộng quy mô đào tạo, mở rộng các mối quan hệ hợp tác nhưng vẫn phải nâng cao chất lượng nhằm thích ứng với tình hình mới, xây dựng và phát triển trường đại học trở thành một có sở đào tạo có uy tín hơn. Tuy nhiên, thực hiện chiến lược phát triển như thế nào, quản lý chiến lược đó theo lý thuyết nào với những tiêu chí cụ thể ra sao để có thể theo kịp xu thế phát triển của các trường Đại học trong khu vực và trên thế giới hiện nay vẫn đang là vấn đề trăn trở của không ít các nhà quản lý giáo dục Đại học Việt Nam. Từ tháng 10/2016, Trường Đại học Bách khoa Hà Nội được giao quyết định tự chủ toàn diện. Trong giai đoạn này, Trường nhất thiết phải thay đổi tư duy và cách thức quản lý nhằm mục đích sử dụng hiệu quả nguồn lực con người, tạo động lực cho sự phát triển. Tại Trường Đại học Bách khoa Hà Nội hiện nay, việc thực thi chiến lược phát triển chưa có hệ thống xây dựng nhiệm vụ chuẩn hóa cũng như các tiêu chuẩn đánh giá cụ thể mà mới chỉ dừng lại ở việc xây dựng kế hoạch theo chỉ tiêu và đánh giá theo số lượng với phương pháp tổng hợp số liệu là chủ yếu. Tuy nhiên, với tầm nhìn “Trở thành trường đại học hàng đầu Việt Nam và khu vực” đã được nêu lên trong chiến lược phát triển đến năm 2025 của nhà trường, nhu cầu có một công cụ hỗ trợ công tác quản trị trường đại học trong môi trường hiện nay đã trở thành nhu cầu cấp thiết. Trước thực trạng trên, học viên đã lựa chọn đề tài: “Nghiên cứu và đề xuất Hệ thống đánh giá kết quả thực hiện KPIs cho Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” để làm đề tài 1 luận văn thạc sĩ của mình. Kết quả nghiên cứu của luận văn vừa có ý nghĩa khoa học khi bổ sung một minh chứng về việc ứng dụng KPIs cho một cơ sở giáo dục đại học, vừa có ý nghĩa thực tiễn đối với Trường Đại học Bách khoa Hà Nội. II. Tình hình nghiên cứu liên quan tới đề tài Dưới đây là tổng hợp các tài liệu tham khảo trong và ngoài nước liên quan mật thiết đến đề tài nghiên cứu KPIs đã có từ trước đến nay: 1) Bài viết khoa học: TS. Nguyễn Quốc Khánh (2013), “Ứng dụng bộ chỉ số hoạt động KPI với các khoa chuyên ngành phục vụ triển khai hệ thống đảm bảo chất lượng giáo dục của các cơ sở giáo dục đại học”, Tạp chí Khoa học & Đào tạo ngân hàng, Học viên Ngân hàng. Trong nghiên cứu này, tác giả trình bày xu thế phát triển hệ thống đảm bảo chất lượng Giáo dục đại học (GDĐH) Việt Nam; Hệ thống đảm bảo chất lượng bên trong của các cơ sở GDĐH Việt Nam; Đề xuất ứng dụng bộ chỉ số số KPI trong hoạt động đảm bào chất lượng giáo dục cho các khoa chuyên ngành ở các cơ sở GDĐH Việt Nam, trong đó có Học viện Ngân hàng. 2) Luận văn thạc sĩ quản trị kinh doanh (chương trình định hướng thực hành): Phạm Hồng Tâm (2015), “Ứng dụng lý thuyết thẻ điểm cân bằng trong quản trị học tại Trường Đại học Kinh tế – Đại học Quốc gia Hà Nội”,. Mục tiêu của đề tài là giới thiệu Thẻ điểm cân bằng với tư cách là một phương pháp đo lường thành quả hoạt động của tổ chức để định hướng cho việc ứng dụng lý thuyết này vào thực tiễn. Đề tài tập trung nghiên cứu việc áp dụng Thẻ điểm cân bằng nhằm hỗ trợ công tác quản trị tại Trường Đại học Kinh tế – Đại học Quốc gia Hà Nội, trên phương diện triển khai thực hiện chiến lược. 3) Bài viết khoa học nước ngoài: Philippos Pouyioutas (2014), University of Nicosia, “Key Performance Indiators For The Teaching In Higher Education Quality Model”, EDULEARN Conference, Spain. 2 Trong nghiên cứu này, tác giả trình bày mô hình chất lượng trong giáo dục đại học (THEQM) và phân loại các chỉ số KPIs có thể sử dụng để theo dõi sự kết nối của trường đại học đó với mô hình và quá trình đạt được chất lượng giáo dục. Tác giả, trong bài viết của mình, đưa ra 11 đề xuất cải thiện chất lượng giảng dạy và học tập ở các cơ sở giáo dục đại học ở Châu Âu và ở mỗi đề xuất, tác giả cũng đưa ra các gợi ý về chỉ tiêu chất lượng dùng để đo lường sự tham gia của trường đại học với từng đề xuất cụ thể đó. Tác giả cũng giới thiệu bộ chỉ số KPI liên quan đến 4 khía cạnh: (1) Học tập/giảng dạy, (2) Học tập trực tuyến, (3) Sự tham gia của sinh viên và cán bộ nhân viên/sự tham gia của các đối tác xã hội, (4) Các chương trình nghiên cứu học thuật. III. Mục tiêu nghiên cứu + Tổng hợp cơ sở lý thuyết về Đánh giá kết quả thực hiện công việc và Hệ thống KPIs. + Phân tích các căn cứ đánh giá kết quả thực hiện công việc tại Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội. + Đề xuất hệ thống KPIs và các giải pháp triển khai áp dụng hệ thống KPIs tại Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội. IV. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: các căn cứ để xây dựng hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc KPIs tại Trường Đại học Bách khoa Hà Nội - Phạm vi nghiên cứu: Do điều kiện thời gian thực hiện luận văn là 06 tháng, nên học viên chỉ dừng lại ở việc đề xuất hệ thống KPIs cấp Trường. Việc xây dựng hệ thống KPIs cấp Khoa, Viện, Phòng ban và cá nhân cán bộ, giảng viên đòi hỏi nhiều thời gian và liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của phòng ban… nên học viên chưa đủ điều kiện để thực hiện. V. Phương pháp nghiên cứu Kết quả nghiên cứu và phân tích dựa trên nguồn thông tin chủ yếu là thông tin thứ cấp được thu thập từ các tài liệu lý thuyết về quản trị nhân sự trong doanh nghiệp và về các chỉ 3 số đo lường hiệu suất, thẻ điểm cân bằng; số liệu về tình hình hoạt động của Nhà trường, Khoa – Viện, cán bộ giảng viên được thu thập từ các phòng ban trong Trường làm căn cứ để xây dựng hệ thống KPIs. Sau khi thu thập thông tin đầy đủ, luận văn tiến hành sử dụng phương pháp phân tích định tính nhằm đánh giá các kết quả thu thập được. VI. Kết cấu của luận văn Bên cạnh phần Mở đầu và Kết luận, nội dung chính của luận văn được kết cấu thành 3 chương: - Chương I: Cơ sở lý luận về Đánh giá thực hiện công việc và chi số hiệu suất cốt yếu (KPIs). - Chương II: Phân tích các căn cứ xây dựng hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc KPIs tại Trường Đại học Bách khoa Hà Nôi. - Chương III: Đề xuất hệ thống KPIs và các giải pháp triển khai áp dụng hệ thống KPIs tại Trường Đại học Bách khoa Hà Nội. 4 CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC VÀ CHỈ SỐ HIỆU SUẤT CỐT YẾU (KPIs) 1.1. Cơ sở lý luận về đánh giá thực hiện công việc 1.1.1. Khái niệm đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động quản lý nguồn nhân lực quan trọng và luôn luôn tồn tại trong tất cả các tổ chức. Quản trị nguồn nhân lực thành công hay không phần lớn là do tổ chức có biết đánh giá đúng mức thành tích công tác của nhân viên hay không. Trước hết, cần tìm hiểu “Đánh giá thực hiện công việc” là gì. Theo Nguyễn Vân Điềm & Nguyễn Ngọc Quân (2012): “Đánh giá thực hiện công việc thường được hiểu là sự đánh giá có hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trong quan hệ so sánh với các tiêu chuẩn đã được xây dựng và thảo luận về sự đánh giá đó với người lao động”. Đánh giá thực hiện công việc là một hoạt động rất quan trọng bởi vì nó là cơ sở để khen thưởng, động viên, hoặc kỷ luật, cũng như giúp nhà quản trị áp dụng việc trả lương một cách công bằng. 1.1.2. Mục đích đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc chính thức được sử dụng trong nhiều mục đích khác nhau như:  Cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực hiện công việc của họ so với các tiêu chuẩn mẫu và so với các nhân viên khác, từ đó, giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa các sai lầm nếu có trong quá trình làm việc.  Kích thích, động viên nhân viên có những ý tưởng sáng tạo, phát triển nhận thức về trách nhiệm, và thúc đẩy nỗ lực thực hiện công việc tốt hơn thông qua những điều khoản về đánh giá, ghi nhận, hỗ trợ.  Lập các kế hoạch nguồn nhân lực. Cung cấp thông tin làm cơ sở cho việc lập các kế hoạch nguồn nhân lực như đào tạo, trả lương, khen thưởng, thuyên chuyển nhân viên, cải tiến cơ cấu tổ chức v..v… 5  Phát triển nhân viên thông qua việc giúp tổ chức xác định người lao động nào cần đào tạo, đào tạo ở lĩnh vực nào để phát huy tối đa tiềm năng của cá nhân và đóng góp nhiều nhất cho doanh nghiệp.  Truyền thông, giao tiếp làm cơ sở cho những cuộc thảo luận giữa cấp trên và cấp dưới về vấn đề liên quan đến công việc. Thông qua sự tương tác và quá trình phản hồi hiệu quả, hai bên hiểu nhau tốt hơn, quan hệ tốt đẹp hơn. Đồng thời, phát triển sự hiểu biết về công ty thông qua đàm thoại về các cơ hội và hoạch định nghề nghiệp.  Tuân thủ quy định pháp luật là cơ sở khách quan, công bằng cho việc thăng cấp, khen thưởng và kỷ luật.  Hoàn thiện hệ thống quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp. Các thông tin đánh giá năng lực và kết quả thực hiện công việc của nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp kiểm tra lại chất lượng của các hoạt động quản trị nguồn nhân lực khác như tuyển chọn, định hướng và hướng dẫn công việc, đào tạo, trả công, v..v…. Đánh giá thực hiện công việc sẽ có tác động lên cả tổ chức lẫn các cá nhân. Nhân viên, đặc biệt là những người có xu hướng tự đánh giá họ thấp; những người có kết quả thực hiện công việc không cao hoặc những người không tin tưởng là việc đánh giá là công bằng, hợp lý sẽ cảm thấy lo lắng, sợ hãi, thậm chí không an tâm khi làm việc trong doanh nghiệp. Ngược lại, những nhân viên thực hiện công việc ở mức độ xuất sắc, có nhiều tham vọng, cầu tiến sẽ coi việc đánh giá thực hiện công việc như những cơ hội giúp họ khẳng định vị trí của họ trong doanh nghiệp và thêm cơ hội thăng tiến trong nghề nghiệp. 1.1.3. Hệ thống đánh giá thực hiện công việc và các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá 1.1.3.1. Hệ thống đánh giá thực hiện công việc Đánh giá thực hiện công việc là một quá trình phức tạp và chịu nhiều ảnh hưởng bởi tình cảm của con người, vì nó dựa trên sự đánh giá chủ quan của người đánh giá kể cả khi tổ chức đã xây dựng và sử dụng một hệ thông các tiêu chuẩn khách quan của thực hiện công việc. Bản chất chủ quan của Đánh giá thực hiện công việc chính là nguyên nhân của rất nhiều loại lỗi thường phạm phải trong quá trình đánh giá dẫn đến tình trạng làm sai lệch 6 các ý kiến đánh giá về tình hình làm việc của người lao động, giảm động lực làm việc và dẫn đến các vấn đề khác trong quản lý nhân sự. Do đó, vấn đề đặt ra đối với mọi tổ chức là xây dựng và quản lý một hệ thống đánh giá có tác dụng hoàn thiện sự thực hiện công việc của người lao động và phát triển người lao động. Để đánh giá thực hiện công việc, cần phải thiết lập một hệ thống đánh giá với ba yếu tố cơ bản sau: - Các tiêu chuẩn thực hiện công việc - Đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn - Thông tin phản hồi đối với người lao động và bộ phận quản lý nguồn nhân lực Hình 1.1 cho thấy mối quan hệ giữa ba yếu tố của hệ thống đánh giá và các mục tiêu của Đánh giá thực hiện công việc. Hình này cũng cho thấy quá trình đánh giá thực hiện công việc trong một tổ chức thường được diễn ra theo trình tự như sau: - Xem xét hoặc xây dựng các tiêu chuẩn thực hiện công việc - Người đánh giá sử dụng các phương pháp đánh giá để tiến hành đo lường sự thực hiện công việc của người lao động thông qua việc so sánh thực tế thực hiện công việc với các tiêu chuẩn. - Các kết quả đánh giá được thảo luận với người lao động để nhằm hoàn thiện sự thực hiện công việc của họ. Đồng thời, các kết quả đánh giá được cung cấp tới bộ phận quản lý nguồn nhân lực, được lưu giữ trong hồ sơ nhân viên, làm cơ sở để ra các quyết định về nguồn nhân lực có liên quan đến công việc của người lao động mà mục tiêu cuối cùng cũng là nhằm hoàn thiện sự thực hiện công việc của người lao động. 7 Hình 1.1. Mối quan hệ giữa ba yếu tố của hệ thống đánh giá và các mục tiêu của Đánh giá thực hiện công việc. (Nguồn: Nguyễn Vân Điềm – Nguyễn Ngọc Quân, “Giáo trình quản trị nhân lực”, tái bản lần thứ hai, tr. 136). Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một hệ thống các chỉ tiêu/tiêu chí để thể hiện các yêu cầu của việc hoàn thành một công việc cả về mặt số lượng và chất lượng. Đó chính là các mốc chuẩn cho việc đo lường thực tế thực hiện công việc của người lao động. Đo lường sự thực hiện công việc là yếu tố trung tâm của đánh giá. Đó chính là việc đưa ra các đánh giá có tính quản lý về mức độ “tốt” hay “kém” của thực hiện công việc của người lao động. Hay nói một cách cụ thể hơn, đó chính là việc ấn định một con số hay một thứ hạng để phản ánh mức độ thực hiện công việc của người lao động theo các đặc trưng hoặc các khía cạnh đã được xác định trước của công việc. Trong toàn bộ tổ chức, cần xây dựng được một công cụ đo lường tốt và nhất quán sao cho tất cả mọi quản lý đều duy trì 8 được những tiêu chuẩn đánh giá có thể so sánh được. Như vậy, để đo lường cần phải xác định cái gì cần được đo lường trong công việc của người lao động và đo bằng những tiêu thức nào. Đồng thời, cần quyết định hệ thống đo lường nên hướng vào việc sử dụng các kết quả của công việc hay hành vi thực hiện công việc hay các phẩm chất của người lao động khi thực hiện công việc. Xác định các khía cạnh cần đánh giá của thực hiện công việc và các tiêu thức đánh giá là vấn đề của việc thiết kế các phiếu đánh giá trong từng phương pháp được lựa chọn, tùy thuộc vào bản chất của công việc và mục đích của đánh giá. Trong thực tế có rất nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc khác nhau và không có phương pháp nào được cho là tốt nhất cho tất cả mọi tổ chức. Ngay trong nội bộ doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các phương pháp khác nhau đối với các bộ phận, đơn vị khác nhau hoặc đối với các nhóm nhân viên thuộc các chức năng khác nhau. Thông tin phản hồi về kết quả đánh giá thường được thực hiện thông qua một cuộc thảo luận chính giữa người lãnh đạo bộ phận và người lao động vào cuối chu kỳ đánh giá. Cuộc thảo luận đó được gọi là phỏng vấn đánh giá. Đó là khâu xem xét lại toàn bộ tình hình thực hiện công việc của người lao động, qua đó cung cấp cho họ các thông tin về tình hình thực hiện công việc đã qua và các tiềm năng trong tương lai của họ, cũng như các biện pháp để hoàn thiện sự thực hiện công việc của họ. Phỏng vấn đánh giá có ý nghĩa quan trọng trong việc cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động khi thực hiện các quyết định đối với họ về thù lao, vị trí việc làm, về kỷ luật hay về các nhu cầu đào tạo và phát triển. 1.1.3.2. Các yêu cầu đối với một hệ thống đánh giá Để đánh giá có hiệu quả, hệ thống đánh giá thực hiện công việc phải đáp ứng các yêu cầu sau: Tính phù hợp: Yêu cầu này đòi hỏi phải có sự liên quan rõ ràng giữa các tiêu chuẩn thực hiện công việc, các tiêu thức đánh giá với các mục tiêu của tổ chức. Nói cách khác, hệ thống đánh giá phải phù hợp với mục tiêu quản lý, phục vụ được mục tiêu quản lý. Đồng thời, phải có sự liên quan rõ ràng giữa các yếu tố chủ yếu của công việc đã được xác định thông qua phân tích công việc với các chỉ tiêu đánh giá được thiết kế trong phiếu đánh giá. 9