Tài liệu Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại cục lưu trữ quốc gia lào

  • Số trang: 120 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 627 |
  • Lượt tải: 2
dangvantuan

Tham gia: 02/08/2015

Mô tả:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------------------------- SOULISOUK THOW NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI CỤC LƯU TRỮ QUỐC GIA LÀO LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ Hà Nội – 2013 1 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN --------------------------------------- SOULISOUK THOW NGHIÊN CỨU TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI CỤC LƯU TRỮ QUỐC GIA LÀO LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ MÃ SỐ: 60 32 24 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN LỆ NHUNG Hà Nội – 2013 2 MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU ........................................................................................ 3 1 Lý do chọn đề tài ............................................................................ 3 2 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu ................................................ 5 3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu .................................................. 6 4 Lịch sử nghiên cứu.......................................................................... 7 5 Phương pháp nghiên cứu ................................................................ 10 6 Nguồn tài liệu tham khảo ................................................................ 11 7 Đóng góp của đề tài ........................................................................ 13 8 Bố cục của đề tài ............................................................................. 13 CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ.. 15 1.1 Một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa tài liệu lưu trữ ....... 15 1.2 Mục tiêu áp dụng kỹ thuật số hóa đối với tài liệu lưu trữ .............. 24 1.3 Những ưu điểm và hạn chế của kỹ thuật số hóa tài liệu lưu trữ ........ 31 1.3.1 Ưu điểm ........................................................................................... 31 1.3.2 Hạn chế ........................................................................................... 32 1.4 Tổng quan về kỹ thuật số hóa ......................................................... 33 1.4.1 Một số loại máy quét và máy chụp ảnh số ...................................... 34 1.4.2 Thuộc tính của tài liệu .................................................................... 36 1.4.3 Kỹ thuật quét tài liệu ....................................................................... 37 1.4.4 Những yếu tố tác động đến chất lượng ảnh số ............................... 38 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO ................................... 47 2.1 Tổng quan về sự hình thành và phát triển của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào ............................................................................................ 47 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển ................................................. 47 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ .................................................................. 49 5 2.1.3 Cơ cấu tổ chức ................................................................................ 49 2.1.4 Tình hình tổ chức cán bộ ................................................................ 50 2.2 Tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào ............................................................................................ 50 2.2.1 Tổng quan về lịch sử tài liệu lưu trữ .............................................. 51 2.2.2 Tình hình chung của tài liệu lưu trữ ............................................... 53 2.2.3 Tình hình tổ chức tài liệu lưu trữ.................................................... 56 2.2.4 Tình trạng vật lý và mức độ hư hỏng nội dung thông tin trong tài liệu lưu trữ ................................................................................. 64 2.2.5 Tình hình cơ sở vật chất, trang thiết bị. ......................................... 66 2.2.6 Tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ...................... 69 2.3 Nhận xét chung ............................................................................... 71 CHƢƠNG 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ ĐANG BẢO QUẢN TẠI CỤC LƢU TRỮ QUỐC GIA LÀO.... 74 3.1 Tăng cường sự chỉ đạo của Đảng và quản lý của Nhà nước với công tác lưu trữ ............................................................................... 75 3.2 Xây dựng kế hoạch về số hóa tài liệu lưu trữ ................................. 77 3.3 Xây dựng và từng bước hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nhà nước về công tác lưu trữ .......................................................... 80 3.4 Củng cố, nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào ................................ 86 3.5 Xây dựng quy trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào ............................................................................. 87 3.6 Giải pháp cân bằng giữa chất lượng, chi phí, nguồn nhân lực, phương tiện thiết bị và thời gian ..................................................... 100 3.7 Một số đề xuất và định hướng nghiên cứu trong tương lai ............ 102 KẾT LUẬN .................................................................................... 105 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................... 108 PHỤ LỤC .................................................................................. 6 114 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Tài liệu lưu trữ là di sản văn hoá quý giá của dân tộc, là tài sản vô giá không có gì thay thế được. Cho nên, tài liệu lưu trữ cần phải được bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ lâu dài nhất có thể và tổ chức khai thác sử dụng giá trị thông tin của tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu chính đáng của toàn thể xã hội, góp phần xây dựng và bảo vệ tổ quốc. Nước Lào có lịch sử hình thành và phát triển lâu đời. Trong quá trình đó đã hình thành nhiều loại hình tài liệu, phong phú, đa dạng và có giá trị rất cao về các mặt. Đây là một trong những nguồn sử liệu quan trọng phản ánh quá trình hình thành và phát triển của nhân dân các bộ tộc Lào qua các thời kỳ lịch sử, đồng thời là nguồn thông tin rất quý giá phục vụ cho việc phát triển kinh tế – xã hội. Nhưng do hoàn cảnh lịch sử và bị ảnh hưởng bởi nhiều nguyên nhân khác nhau như: chiến tranh, điều kiện bảo quản không đảm bảo, ý thức bảo vệ, sự hiểu biết về giá trị của tài liệu lưu trữ vẫn còn hạn chế… đã và đang đe dọa đến số phận của tài liệu lưu trữ quý, hiếm, có giá trị cao về lịch sử Lào. Những tài liệu này một phần đang được tổ chức bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia trực thuộc Bộ Nội Vụ Lào, là đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ, đồng thời thực hiện chức năng sự nghiệp về lưu trữ. Mặt khác, trong thời gian vừa qua phần lớn tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục chưa thực sự phát huy được giá trị vốn có của nó. Nhiều tài liệu không được khai thác một cách rộng rãi. Điều đó cũng do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan. Một trong số đó là do sự hạn chế về thời gian (thời gian trong việc khai thác, tiếp cận tài liệu…), không gian (vị trí của nơi khai thác hạn chế, khó khăn với những độc giả ở xa…) và hình thức tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của Cục chưa thực sự đáp ứng với nhu cầu của độc giả trong việc tiếp cận, khai thác các nguồn thông tin đó. 7 Tình trạng tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, đòi hỏi cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần phải có biện pháp khẩn cấp và kịp thời để bảo quản tài liệu lưu trữ quý hiếm và những tài liệu có tần số sử dụng cao đang có nguy cơ bị hư hỏng bằng phương pháp phù hợp, đáp ứng hai yêu cầu cơ bản của công tác lưu trữ. Đó là vừa bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ gốc vừa tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho các nhu cầu của xã hội một cách hiệu quả nhất. Đây thực sự là một vấn đề rất khó giải quyết và nó tồn tại trong nhiều năm qua. Do sự phát triển, tiến bộ của khoa học – kỹ thuật, công nghệ – thông tin, chúng đã tạo ra các giải pháp mới để giải quyết những tồn tại trên. Một trong số đó là giải pháp số hoá tài liệu lưu trữ bằng phương pháp quét ảnh (Scan). Phương pháp này đã tạo cơ hội mới cho ngành lưu trữ trong việc bảo quản an toàn tài liệu quý hiếm nói riêng, tài liệu lưu trữ nói chung đang trong tình trạng bị xuống cấp nặng hoặc có tần số sử dụng cao với tính ưu việt như: tăng cường khả năng bảo quản tài liệu lưu trữ gốc bằng cách tạo ra bản sao số hóa chất lượng cao và sử dụng chúng trong việc tổ chức khai thác sử dụng; tăng cường khả năng quản lý, truy cập tài liệu lưu trữ của phía cơ quan lưu trữ lịch sử và độc giả vốn bị hạn chế về mặt không gian và thời gian được tổ chức một cách nhanh chóng, tiết kiệm… Do đó, theo chúng tôi đây là một trong những phương pháp đáp ứng được nguyện vọng mà tình hình thực tế đang đặt ra hiện nay. Cho nên, việc triển khai công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ đã trở nên một nhu cầu tất yếu, khách quan và cấp thiết mà nhiều cơ quan nhà nước nói chung, Cục Lưu trữ quốc gia Lào nói riêng đang hướng tới. Tuy nhiên, công nghệ số hóa tài liệu lưu trữ đối với ngành lưu trữ Lào còn đang là vấn đề rất mới mẻ, chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc triển khai thực hiện. Để triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào được tiến hành một cách hiệu quả, đảm bảo chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế, mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội... đòi hỏi phải nghiên cứu một cách kỹ càng, toàn diện về các vấn đề, 8 bối cảnh, quy trình công việc… liên quan tới việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ, nhằm tránh những rủi ro, lãng phí tiền của, thời gian, sức lực để đem lại lợi ích thiết thực cho xã hội. Vì vậy, để làm cơ sở khoa học và thực tiễn cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ dự kiến sẽ tiến hành trong thời gian sắp tới, chúng tôi đã chọn đề tài “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào” làm nội dung nghiên cứu luận văn thạc sĩ của mình. 2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu chính của đề tài là nghiên cứu đề xuất các giải pháp để triển khai số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào bằng máy quét phẳng (Flatbed Scanner). Ngoài ra, đề tài còn hướng tới mục tiêu lâu dài là làm cơ sở cho việc lập bản sao bảo hiểm cho khối tài liệu lưu trữ này trong tương lai. Để có thể thực hiện mục tiêu, chúng tôi đã xác định nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài bao gồm: - Nghiên cứu, tổng hợp cơ sở lý luận, kinh nghiệm về số hóa tài liệu lưu trữ với mục đích bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ của các nước có nền lưu trữ tiến bộ như: Mỹ, Nga, Úc... Trên cơ sở đó khái quát một cách hệ thống, lựa chọn hợp lý và vận dụng sáng tạo vào hoàn cảnh thực tế của Lào và làm nền tảng trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn. - Tiến hành khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào và việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan lưu trữ ở Việt Nam làm đối tượng so sánh, rút kinh nghiệm để áp dụng vào Lào. - Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm định hướng và tổ chức triển khai số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào đảm bảo theo mục tiêu đã đề ra. 9 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu + Đối tượng nghiên cứu của đề tài bao gồm: - Các phông tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Bộ Nội Vụ Lào. - Các tài liệu của nước ngoài liên quan đến việc thực hiện dự án số hóa trong ngành lưu trữ như: tài liệu về tiêu chuẩn, báo cáo thực hiện dự án, cẩm nang thực hiện và quản lý dự án số hóa... - Các phương pháp, công nghệ, quy trình số hóa tài liệu. - Khảo sát quá trình thực hiện nghiệp vụ số hóa tại một số cơ quan lưu trữ Việt Nam như: Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III. + Phạm vi nghiên cứu của đề tài: - Đối với tài liệu lưu trữ: Đề tài tập trung nghiên cứu việc số hóa khối tài liệu lưu trữ hành chính trên vật mang tin bằng giấy đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào (vì đây là tài liệu lưu trữ chiếm số lượng nhiều nhất trong các loại hình đang bảo quản tại Cục). Các loại hình tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác như: phim, ảnh, ghi âm, băng, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu khoa học-kỹ thuật… sẽ không thuộc phạm vi nghiên cứu của đề tài này. - Đối với phương pháp số hóa: chủ yếu tập trung nghiên cứu và sử dụng phương pháp số hóa bằng máy quét phẳng (Flabed Scanner) để triển khai số hóa (vì đây là loại máy có khả năng ứng dụng cao trong hoàn cảnh của Cục), còn các loại máy, thiết bị số hóa khác sẽ không được đề cập chi tiết tại đề tài này. - Ngoài ra, đề tài còn đề cập đến vấn đề lập bản sao bảo hiểm khối tài liệu lưu trữ này trong tương lai. 10 4. Lịch sử nghiên cứu Công nghệ kỹ thuật số hóa đã hình thành vào cuối thế kỷ XX và phát triển rất nhanh vào đầu thế kỷ XXI. Công nghệ kỹ thuật số nói chung, kỹ thuật số hóa nói riêng đã mở ra kỷ nguyên mới về sự tiến bộ của nhân loại, là thời đại kỹ thuật số. Với ưu điểm nổi bật của nó đã làm cho kỹ thuật mới này nhanh chóng phổ biến trên toàn thế giới, nhiều nước đã và đang nghiên cứu và tiến hành dự án số hóa tài liệu với quy mô khác nhau. Trong số đó phải kể đến một số nước tiêu biểu với quy mô lớn như: Mỹ, Nga, Đức, Trung Quốc, Úc… Lĩnh vực tiêu biểu đi đầu trong việc áp dụng công nghệ này là thư viện, bảo tàng và lưu trữ với mục tiêu bảo quản, bảo hiểm tài liệu nguyên bản gốc, sách, phim, ảnh, ghi âm… đang trong tình trạng bị xuống cấp, có yêu cầu sử dụng cao… và tăng cường, tạo điều kiện cho việc khai thác sử dụng, chia sẻ nguồn thông tin một cách nhanh chóng, hiệu quả. Ví dụ: - Cục Lưu trữ Quốc gia Liên bang Nga đã triển khai dự án số hóa “Tài liệu trong kỷ nguyên Xô Viết”, nhân kỷ niệm ngày Nước Nga 12/6/2013 với số lượng khoảng 300.000 bản điện tử các tài liệu của Bộ Chính trị Liên Xô từ năm 1919-1932 và những tư liệu về Stalin được sử dụng rộng rãi qua mạng internet1. - Cuốn sách chuyên khảo: “Phục hồi văn bản mờ dần và phục chế tài liệu lưu trữ của A.G Kharitonov”2 năm 2006 đã dành 1 chương giới thiệu về “Sử dụng công nghệ kỹ thuật số trong phục chế tài liệu hư tổn” và 1 chương hướng dẫn kỹ thuật hiệu chỉnh hình ảnh của tài liệu nhập vào máy. - Báo cáo kỹ thuật “Resolution as it Relates to Photographic and Electronic Imaging (AIIM TR26-1993)” do Uỷ ban tiêu chuẩn về quản lý chất lượng ảnh và thông tin của Mỹ đưa ra năm 1993 - C10 Standards Committee of the Association of image and Information Management 1 Nguồn http://vtv.vn/Thoi-su-quoc-te/Nga-so-hoa-Tai-lieu-trong-ky-nguyen-Xo-Viet/71336.vtv, ngày cập nhật [25/8/2013 3:00 PM] 2 Nguồn http://vanthuluutru.com/index.php?option=com_ccboard&view=postlist&forum=9&topic=108&Itemid=41 ngày cập nhật [10/7/2013 7:18 PM], (TS.Nguyễn Lệ Nhung dịch tháng 11/2011) 11 (AIIM). Đây được coi là nền tảng quan trọng trong việc xác định chuẩn chất lượng của tài liệu số hóa cho đến nay. Tại Việt Nam, nhiều dự án số hóa đã được tiến hành tiêu biểu là trong ngành lưu trữ, thư viện và phim điện ảnh. Về lĩnh vực lưu trữ, một số dự án cấp quốc gia đã được tiến hành như: dự án số hóa tài liệu châu bản và mộc bản Triều Nguyễn năm 1993-2003, Đề án bảo hiểm tài liệu lưu trữ Quốc gia, các Trung tâm lưu trữ Quốc gia I, II, III đều có dự án số hóa tài liệu lưu trữ nhằm mục đích bảo hiểm, tăng cường việc tổ chức khai thác sử dụng, tại một số lưu trữ tỉnh, huyện cũng đã bắt đầu thực hiện dự án số hóa tài liệu lưu trữ. Nhiều văn bản quy phạm pháp luật và hướng dẫn nghiệp vụ đã được ban hành như: Luật lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ… Trong lĩnh vực nghiên cứu có một số luận văn nghiên cứu liên quan đến vấn đề số hóa tài liệu lưu trữ. Ví dụ: - Luận văn thạc sĩ do tác giả Nguyễn Thị Tâm, tên đề tài “Các giải pháp bảo hiểm tài liệu giấy tại các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia” thực hiện năm 2003, nội dung đề tài này đã đề cập, phân tích đến các giải pháp có khả năng áp dụng trong bảo hiểm tài liệu giấy như: giải pháp công nghệ microfilm, số hóa, microfilm-số hóa và một số giải pháp khác. Đề tài cũng có đề cập đến việc áp dụng công nghệ số hóa nhưng chỉ mang tính chất giới thiệu, không đi sâu trong việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ. - Gần đây có đề tài khoa học cấp Bộ: “Nghiên cứu các giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý, hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao bảo hiểm” do Ths. Nguyễn Thị Hà làm chủ nhiệm đề tài, được nghiệm thu vào cuối tháng 7/2013. Đề tài này chủ yếu tập trung trong việc nghiên cứu cơ sở lý luận và đề xuất các giải pháp lựa chọn công nghệ để số hóa phù hợp đối với tài liệu lưu trữ giấy quý, hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao bảo hiểm. Ngoài ra còn có nhiều bài viết trên tạp chí chuyên ngành cũng đề 12 cập đến vấn đề số hóa nhưng phần lớn chỉ mang tính chất giới thiệu, chưa đi sâu về vấn đề triển khai cụ thể. Trong lĩnh vực thư viện, hiện nay các cơ quan quản lý, cơ quan sự nghiệp… đang có xu hướng triển khai xây dựng thư viện điện tử, trong đó việc số hóa nguồn tài liệu, sách, ấn phẩm… là một trong những nội dung quan trọng để chuyển đổi từ hình thức thư viện truyền thống sang thư viện điện tử. Do đó, việc nghiên cứu để xây dựng mô hình và tổ chức triển khai các dự án số hóa các nguồn tài nguyên thông tin này ngày càng được quan tâm và diễn ra một cách rộng rãi. Ví dụ: - Dự án “Số hóa kho tàng thư tịch cổ Hán - Nôm” do Hội Bảo tồn di sản chữ Nôm và Thư viện Quốc gia Việt Nam phối hợp thực hiện từ năm 2007-2009, kết quả của dự án: lập biên mục sách chọn số hóa; chụp và xử lý 1158 cuốn sách Hán-Nôm với 78536 file ảnh; tạo lập cơ sở dữ liệu các cuốn sách đã được số hóa và đưa lên mạng internet.3 - Đề tài nghiên cứu cấp Bộ “Nghiên cứu xây dựng mô hình thư viện điện tử về khoa học công nghệ tại cơ quan thông tin khoa học công nghệ địa phương” do Thạc sĩ Nguyễn Tiến Đức làm chủ nhiệm đề tài năm 2005. Đề tài đề cập về vấn đề xây dựng mô hình thư viện điện tử bằng cách áp dụng phương pháp số hóa tài liệu đối với các tài liệu thuộc lĩnh vực khoa học công nghệ hình thành trong hoạt động của các cơ quan thông tin khoa học công nghệ ở cấp địa phương của Việt Nam. Đối với nước Lào, việc ứng dụng công nghệ số hóa vào công tác lưu trữ vẫn đang là vấn đề rất mới. Trong thời gian vừa qua tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào đã bắt đầu thử nghiệm số hóa một số phông tài liệu lưu trữ giai đoạn trước năm 1975. Tuy nhiên, do không có sự nghiên cứu về lý luận và thực tiễn công nghệ số hóa vào trong lĩnh vực lưu trữ, cho nên hiện nay công việc này đang tạm dừng. Sau khi tìm hiểu và khảo sát lịch sử nghiên cứu vấn đề số hóa tài liệu lưu trữ ở nước ngoài nói chung và ở Việt 3 Nguồn: http://www.cinet.gov.vn/ArticleDetail.aspx?articleid=46214&sitepageid=52, ngày cập nhật [23/8/2013 2:00 PM] 13 Nam, Lào nói riêng, chúng tôi thấy rằng từ trước đến này chưa có công trình nghiên cứu nào nghiên cứu về đề tài “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào” Vì vậy, đây là một đề tài nghiên cứu hoàn toàn mới và chưa có công trình nào đề cập đến. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi đã vận dụng phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm kim chỉ nam cho quá trình thực hiện đề tài, có thể khái quát như sau : + Phương pháp phân tích và tổng hợp: trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi đã thu thập được nhiều nguồn tài liệu của các tác giả khác nhau trong và ngoài nước. Phương pháp này được vận dụng để vạch ra nội dung cốt lõi của vấn đề từ các nguồn tài liệu đó và tổng hợp chúng một cách hệ thống, khách quan. + Phương pháp khảo sát: chúng tôi đã áp dụng phương pháp này để khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào, quá trình thực hiện nghiệp vụ số hóa của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I và Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III ở Việt Nam để thu thập dữ liệu thực tế. + Phương pháp so sánh: do nội dung liên quan đến quy trình thực hiện số hóa tài liệu tương đối đa dạng, cho nên chúng tôi đã vận dụng phương pháp này để so sánh sự tương đồng và sự khác nhau của các quy trình số hóa tài liệu. Trên cơ sở đó chúng tôi rút ra được những ưu điểm và hạn chế để lựa chọn quy trình số hóa tài liệu hợp lý nhất phù hợp với điều kiện của Cục Lưu trữ quốc gia Lào. + Phương pháp phỏng vấn: Trong quá trình khảo sát thực tế, chúng tôi đã áp dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp với một số lãnh đạo, cán bộ chủ chốt đang đảm nhiệm nhiệm vụ triển khai số hóa tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia I, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III và một số nơi khác. Đây là nguồn thông tin rất quý giúp chúng tôi hiểu sâu hơn về tình 14 hình, kết quả trong việc triển khai số hóa của họ, đồng thời rút ra bài học kinh nghiệm khi vận dụng vào quá trình nghiên cứu luận văn của mình. Ngoài ra, các phương pháp thống kê, phương pháp lô gíc… cũng được chúng tôi kết hợp sử dụng trong quá trình nghiên cứu. Chúng đã giúp chúng tôi nhìn nhận các vấn đề trong quá trình triển khai số hóa tài liệu lưu trữ một cách toàn diện, đầy đủ và khách quan về mọi khía cạnh của vấn đề. 6. Nguồn tài liệu tham khảo Việc ứng dụng công nghệ số hóa vào công tác lưu trữ là vấn đề mới đối với ngành lưu trữ Lào. Còn các nước có nền lưu trữ phát triển, họ đã đi trước và có rất nhiều bài học kinh nghiệm trong quá trình triển khai các dự án số hóa tài liệu lưu trữ. Cho nên trong quá trình nghiên cứu chúng tôi đã sử dụng các nguồn tài liệu chủ yếu viết bằng tiếng Anh, Việt và Lào về các vấn đề như : + Tài liệu về lý luận: - Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm – Vương Định Quyền – Nguyễn Văn Thâm (1990), Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, Hà Nội. - Cornell University Library (2003), Moving Theory into Practice Digital Imaging Tutorial. Tài liệu tiếng Anh, có thể tìm đọc tại địa chỉ: http://www.library.cornell.edu/preservation/tutorial/contents.html + Tài liệu quy phạm pháp luật: - Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 ban hành ngày 11/11/2011. - Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ. + Tài liệu hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ : - Tài liệu hướng dẫn do tác giả: Sitts, Maxine K. (2000), Handbook for Digital Projects: A Management Tool for Preservation and Access, Andover, Northeast Document Conservation Center, Massachusetts. Tài liệu tiếng Anh, có thể tìm đọc tại địa chỉ: www.nedcc.org/assets/media/documents/dman.pdf 15 + Tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa: - Tiêu chuẩn kỹ thuật số hóa do nhóm tác giả Anne R. Kenney and Stephen Chapman, Department of Preservation and Conservation Cornell University (1995), Digital Resolution Requirements for Replacing TextBased Material: Methods for Benchmarking Image Quality, Washington, DC. Tài liệu tiếng Anh, có thể tìm đọc tại địa chỉ: http://www.clir.org/pubs/reports/pub53. - Nhóm tác giả Steven Puglia, Jeffrey Reed, and Erin Rhodes, (2004), Technical Guidelines for Digitizing Archival Materials for Electronic Access: Creation of Production Master files – Raster Images, National Archives and Records Administration of US (NARA). Tài liệu tiếng Anh, có thể tìm đọc tại địa chỉ: http://www.digitizationguidelines.gov/guidelines/digitize-technical.html + Các sách chuyên khảo: - Viện nghiên cứu toàn Nga về văn bản học và công tác lưu trữ (2006), Phục hồi văn bản mờ dần và phục chế tài liệu lưu trữ, Matxcơva, (TS.Nguyễn Lệ Nhung dịch tháng 11/2011), có thế tìm đọc tại địa chỉ: http://vanthuluutru.com/index.php?option=com_ccboard&view=postlist&f orum=9&topic=108&Itemid=41 + Luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, đề tài nghiên cứu khoa học, các bài viết đăng trên tạp chí khoa học : - PGS.TS Dương Văn Khảm (2013), Số hóa tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn, bài đăng trên trang tin điện tử. Có thể tìm đọc tại địa chỉ: http://my.opera.com/duongvankham/blog/show.dml/59069102 + Các trang thông tin điện tử… có nội dung liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ : - www.archives.gov; www.archives.gov.vn; www.vanthuluutru.com ... Ngoài ra, còn sử dụng các nguồn tài liệu khác như: ảnh chụp, các thông tin thông qua phỏng vấn trực tiếp với cán bộ lưu trữ trong quá trình khảo sát thực tế tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào và một số cơ quan lưu trữ của Việt Nam. 16 7. Đóng góp của đề tài - Trước tiên, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là cơ sở để áp dụng vào việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào trong thời gian tới. Ngoài ra, kết quả nghiên cứu còn làm cơ sở cho việc nghiên cứu, triển khai bảo hiểm tài liệu lưu trữ sau này. - Thứ hai, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo hữu ích cho việc triển khai các dự án số hóa không chỉ tài liệu lưu trữ mà còn các loại tài liệu khác sẽ được triển khai trong tương lai trên phạm vi cả nước Lào. - Thứ ba, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên muốn tìm hiểu, đi sâu trong lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ hiện đang là vấn đề rất mới đối với sinh viên. Đặc biệt được biết thêm nguồn thông tin về tình trạng tài liệu lưu trữ và các giải pháp, cách thức triển khai số hóa tài liệu lưu trữ trong bối cảnh của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. 8. Bố cục của đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, phần nội dung của đề tài được trình bày trong 3 chương: Chƣơng 1: Tổng quan về số hóa tài liệu lƣu trữ Nội dung chương 1, tác giả tập trung làm rõ những khái niệm, quan điểm liên quan đến một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa tài liệu lưu trữ, các từ ngữ chuyên môn; mục đích sử dụng kỹ thuật số hóa đối với tài liệu lưu trữ ; trình bày khái quát, tổng quan về kỹ thuật số hóa, những ưu điểm, hạn chế của nó. Đây là nền tảng về lý thuyết cơ bản của luận văn, đồng thời là cơ sở để áp dụng cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào được đề cập tại chương III. Chƣơng 2 : Thực trạng tài liệu lƣu trữ đang bảo quản tại Cục Lƣu trữ Quốc gia Lào. Nội dung chương 2 như tên gọi của chương, chúng tôi tập trung trình bày khái quát về lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức 17 của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào ; kết quả khảo sát thực tế về tình hình tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào từ khi thành lập cho đến thời điểm thực hiện đề tài. Đây là số liệu thực tế rất quan trọng làm cơ sở cho việc đề ra các giải pháp, xây dựng cách thức triển khai số hóa tài liệu lưu trữ phù hợp và hiệu quả. Chƣơng 3: Giải pháp triển khai số hóa tài liệu lƣu trữ đang bảo quản tại Cục Lƣu trữ Quốc gia Lào Nội dung chương 3 là phần trọng tâm của luận văn, chúng tôi tập trung trình bày và đề xuất các giải pháp để làm cơ sở cho việc triển khai số hóa tài liệu lưu trữ của Cục Lưu trữ Quốc gia Lào dự kiến sẽ được tiến hành trong tương lai gần. Các giải pháp này nhằm triển khai số hóa tài liệu lưu trữ đảm bảo tính hiệu quả cao, mang lại lợi ích thiết thực cho Cục và xã hội. Đồng thời đảm bảo sự cân bằng giữa chất lượng, chi phí, nguồn nhân lực, thời gian, nhu cầu của người sử dụng và khả năng kỹ thuật phù hợp theo tiêu chuẩn quốc tế tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào. Đề tài mang tính kỹ thuật, thực tiễn cao. Do trình độ nghiên cứu, kinh nghiệm thực tế còn hạn chế cho nên nội dung được trình bày trong luận văn sẽ không tránh khỏi khiếm khuyết, sai sót. Vì vậy, chúng tôi rất hy vọng sẽ nhận được những góp ý của các thầy cô giáo và bạn đọc, để tiếp tục nghiên cứu cho hoàn thiện hơn. 18 CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ 1.1 Một số khái niệm, thuật ngữ cơ bản về số hóa tài liệu lƣu trữ Để nghiên cứu quá trình số hóa tài liệu lưu trữ một cách đầy đủ về các khía cạnh, một trong những công việc rất quan trọng đầu tiên là chúng ta cần tìm hiểu, tham khảo và đưa ra quan điểm của mình về các khái niệm liên quan đến nội dung nghiên cứu. Việc số hóa tài liệu lưu trữ là một lĩnh vực liên quan tới việc áp dụng kỹ thuật – công nghệ. Do đó, nó sẽ có những khái niệm, thuật ngữ mang tính chất chuyên môn riêng. Vì vậy, việc làm rõ những khái niệm, thuật ngữ cơ bản trong lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ là một việc cần thiết trước khi đi vào nội dung cụ thể, đồng thời đây là nền tảng được chúng tôi áp dụng trong suốt quá trình nghiên cứu luận văn. Trên cơ sở nghiên cứu, tham khảo một số định nghĩa có liên quan đến lĩnh vực số hóa tài liệu lưu trữ trong và ngoài nước, chúng tôi đã khái quát một số định nghĩa tiêu biểu và đưa ra quan điểm của mình cụ thể như sau: + Một số khái niệm cơ bản (thông tin, tài liệu, tài liệu lưu trữ, số hóa, số hóa tài liệu lưu trữ): Mục đích của phần này nhằm làm rõ khái niệm số hóa tài liệu lưu trữ. Nhưng để hiểu được một cách đầy đủ, chúng ta cần làm rõ một số khái niệm liên quan như: thông tin, tài liệu, tài liệu lưu trữ, số hóa, đồng thời đây thể hiện quan điểm của chúng tôi với các thuật ngữ này, cụ thể như sau: * “Thông tin” (Information): Theo nghĩa thông thường: thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người. Trên quan điểm triết học: “Thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh… hay nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người” [25;tr14]. 19 Tóm lại, chúng ta có thể hiểu thuật ngữ thông tin là tri thức mà con người nhận biết được thông qua giác quan của con người. Nó không thể sờ thấy được, là một thứ gì đó rất trừu tượng, chỉ khi nó được biểu diễn trong một hình thức nhất định (ngôn ngữ, ký hiệu, hình ảnh…) được phản ánh vào giác quan của con người thì chúng ta mới nhận thấy được nó. Khi nó được thể hiện bằng dữ liệu trong một tài liệu, thông tin mới có thể được lưu giữ, truyền đạt và sử dụng. Do đó, thông tin là tri thức được truyền đạt (Information: Knowledge that is communicated) [49; page 5] * “Tài liệu” (Records): Nghiên cứu các định nghĩa về tài liệu của các nước từ trước đến nay thấy rằng thuật ngữ tài liệu được định nghĩa sớm hơn nhấn mạnh về sự chú ý vào đối tượng vật chất – vật mang thông tin như tiêu chuẩn quốc gia đầu tiên ở nước Nga về thuật ngữ GOST 16487-70 “Văn thư và công tác lưu trữ, các thuật ngữ và định nghĩa”, “Tài liệu là phương tiện để giữ lại các tin tức về những sự việc, sự kiện, hiện tượng của thực tiễn khách quan và hoạt động tư duy của con người”.4 Còn những định nghĩa muộn hơn lại dành sự chú ý nhiều hơn tới thành tố thông tin của tài liệu như định nghĩa của tiêu chuẩn quốc tế ISO 15489 “Tài liệu là thông tin được tạo ra, nhận được và lưu trữ như là các bằng chứng và thông tin được tạo ra bởi một tổ chức hoặc cá nhân trong quá trình thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc giải quyết công việc5”[46;9] Dù định nghĩa khác nhau nhưng tài liệu có hai đặc trưng nổi bật. Đặc trưng thứ nhất là thông tin được cố định trong tài liệu có sự tham gia có ý thức của con người. Cho nên tài liệu phản ánh quá trình quản lý hoặc hoạt động của cá nhân; tài liệu không chỉ là một tập hợp đơn giản các dữ liệu mà là kết quả hoặc sản phẩm của một sự kiện nào đó. Đặc trưng thứ hai có 4 TS. Nguyễn Lệ Nhung, Vài nét về khái niệm “tài liệu”, “tài liệu điện tử”, địa chỉ: http://www.archives.gov.vn/content/Lists/Tin%20nghin%20cu%20trao%20i/DispForm.aspx?ID=17 ngày đăng 24/3/2009 [8.00 AM] 5 “Records: Information created, received, and maintained as evidence and information by an organization or person, in pursuance of legal obligations or in the transaction of business”, ISO 15489, page 9. 20 vai trò không kém phần quan trọng trong hoạt động quản lý và hoạt động của cá nhân là một phần nội dung tạo nên tài liệu có tính chất pháp lý. Đó là khả năng làm bằng chứng của tài liệu. Tài liệu phải đảm bảo 3 yếu tố thông tin như: nội dung (Content), cấu trúc (Structure) và bối cảnh (Context). Điều này giúp chúng ta phân biệt với thuật ngữ Bản ghi (Document) 6 mà đặc trưng cơ bản của bản ghi là tính năng động của nó. Các bản ghi có thể được thành lập bởi tổ hợp nhiều người lập, có thể tồn tại ở nhiều phiên bản khác nhau trên các bước soạn thảo trong các thời kỳ khác nhau. Đặc trưng then chốt của tài liệu là tính không thay đổi. Cho nên, tài liệu khác với bản ghi ở chỗ nó là chứng cứ hoạt động của cơ quan hoặc cá nhân trong xã hội, nó có hiệu lực pháp lý. Chính sự khác biệt này sẽ giúp chúng ta phân biệt rõ ràng về ranh giới của tài liệu lưu trữ (bản gốc trên vật mang tin bằng giấy) với bản sao tài liệu lưu trữ đó bằng kỹ thuật khác nhau như: bản sao bằng kỹ thuật số, bản sao bằng kỹ thuật in, bản sao microfilm... những bản sao này có được coi như là tài liệu theo nghĩa này hay không? câu trả lời nó phụ thuộc ở yếu tố thể hiện tính pháp lý làm bằng chứng của tài liệu đó. Nếu bản sao đó được sao y nguyên bằng các kỹ thuật sao chụp nhưng không có yếu tố pháp lý làm bằng chứng cho bản sao này thì nó cũng chỉ là một bản sao, không có giá trị về mặt pháp lý. Vì vậy, tài liệu khác với thông tin và các dữ liệu ở chỗ nó là bằng chứng hoạt động của một tổ chức hoặc một cá nhân trong xã hội. Bằng chứng của tài liệu thể hiện thông qua các yếu tố đảm bảo về tính pháp lý như: chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan... * “Tài liệu lưu trữ” (Archives, historical value record, enduring record): Hiện nay, do sự xuất hiện của nhiều loại hình tài liệu lưu trữ khác nhau đặc biệt là tài liệu lưu trữ điện tử. Điều này dẫn đến các nhà lưu trữ 6 “Document: Recorded information or object which can be treated as a unit”, ISO 15489, page 9. 21 hiện nay quan niệm và nhìn nhận về khái niệm tài liệu lưu trữ có phần khác nhau, chưa thống nhất. Trong đó tồn tại hai quan điểm chủ yếu: Một, quan điểm tài liệu lưu trữ mang tính chất nhấn mạnh về yếu tố vật lý, cố định thống nhất với nhau giữa vật mang tin và nội dung thông tin. Coi tài liệu lưu trữ chỉ có duy nhất bản gốc, bản chính hoặc trường hợp không có bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Đối với quan niệm này các phiên bản sao bảo hiểm mọi hình thức (sao bằng kỹ thuật số, chụp microfilm…) từ tài liệu lưu trữ trên vật mang tin bằng giấy… không được coi là tài liệu lưu trữ, chỉ được coi như là bản sao. Ví dụ: bản sao tài liệu lưu trữ bằng kỹ thuật số hóa từ tài liệu trên vật mang tin bằng giấy không được coi là tài liệu lưu trữ điện tử. Hai, quan điểm tài liệu lưu trữ không nhấn mạnh về yếu tố vật lý của tài liệu nhưng nhấn mạnh yếu tố thông tin chứa trong tài liệu. Đây là quan niệm mới về tài liệu lưu trữ. Điều này xuất phát từ sự xuất hiện và đặc điểm của tài liệu điện tử. Vì vật mang tin và nội dung thông tin không cố định với nhau. Do đó, việc quan niệm tài liệu lưu trữ nhấn mạnh về yếu tố vật mang tin sẽ không còn phù hợp với trường hợp của tài liệu điện tử. Mặt khác, sự xuất hiện của công nghệ hiện đại đã tạo điều kiện, sự lựa chọn mới đối với công tác bảo hiểm tài liệu lưu trữ. Những phiên bản bảo hiểm này được sao từ tài liệu lưu trữ gốc trên vật mang tin bằng giấy… bằng kỹ thuật số, microfilm… vẫn được coi là tài liệu lưu trữ khi nội dung thông tin đã đáp ứng đầy đủ các yếu tố pháp lý, chứng cứ, độ tin cậy, độ xác thực của tài liệu đó. Tuy nhiên, xét về giá trị của các bản gốc, bản chính và bản sao đó thì bản gốc, bản chính vẫn là bản có giá trị cao nhất về mọi khía cạnh. Do đó, các bản sao không có giá trị thay thế hoàn toàn bản gốc, bản chính. Chỉ có giá trị như tài liệu gốc trong các quan hệ, giao dịch khi được cơ quan có thẩm quyền chứng thực, cho phép theo luật định hoặc trong trường hợp tài liệu gốc đã bị mất đi, phá hủy hoàn toàn 22
- Xem thêm -