Tài liệu Nghiên cứu lập kế hoạch triển khai dự án hệ thống rfid cho kho medicine của công ty cổ phần dược phẩm pharmacity

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP. HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA -------------------- VÕ MINH THÁI NGHIÊN CỨU LẬP KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DƯ ÁN HỆ THỐNG RFID CHO KHO MEDICINE CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM PHARMACITY Chuyên ngành: Kỹ thuật công nghiệp Mã số: 8520117 LUẬN VĂN THẠC SĨ TP. HỒ CHÍ MINH, tháng 01 năm 2022 1 CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI: TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA –ĐHQG -HCM Cán bộ hướng dẫn khoa học : PGS.TS Đỗ Ngọc Hiền PGS.TS Lê Ngọc Quỳnh Lam Cán bộ chấm nhận xét 1 : TS. Nguyễn Vạng Phúc Nguyên Cán bộ chấm nhận xét 2 : TS. Dương Quốc Bửu Luận văn thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG Tp. HCM ngày 09 tháng 01 năm 2022 Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm: 1. 2. 3. 4. 5. TS. Lê Song Thanh Quỳnh TS. Nguyễn Hữu Thọ TS. Nguyễn Vạng Phúc Nguyên TS. Dương Quốc Bửu PGS.TS Đỗ Ngọc Hiền – Chủ tịch hội đồng – Thư ký hội đồng – Phản biện 1 – Phản biện 2 – Ủy viên Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV và Trưởng Khoa quản lý chuyên ngành sau khi luận văn đã được sửa chữa (nếu có). CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG TRƯỞNG KHOA CƠ KHÍ TS. LÊ SONG THANH QUỲNH i ĐẠI HỌC QUỐC GIA TPHCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA _____________________ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập-Tự do-Hạnh phúc ___________________ NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ Họ và tên học viên: Võ Minh Thái Ngày, tháng, năm sinh: 10/11/1993 Chuyên ngành: Kỹ thuật công nghiệp MSHV: 2070132 Nơi sinh: Tây Ninh Mã số: 8520117 I. TÊN ĐỀ TÀI: “Nghiên cứu lập kế hoạch triển khai dự án hệ thống RFID cho Kho Dược phẩm của công ty cổ phần dược phẩm Pharmacity” - TOPIC: Research and plan for implementation of RFID system at pharmaceutical warehouse for Pharmacity Pharmacy Joint Stock company. NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG: - Vận dụng những lý thuyết QLDA để xây dựng kế hoạch triển khai. - Tìm hiểu lý thuyết liên quan đến quản lý dự án: - Quản lý triển khai dự án. - Quản lý rủi ro dự án. - Hoạch định nguồn lực dự án. - Cách lập kế hoạch triển khai dự án - Sử dụng phần mềm MS Project để tổ chức, điều độ, và kiểm soát dự án. II. NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 17/04/2021 III. NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 12/12/2021 IV. CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: GV PGS. TS Đỗ Ngọc Hiền, PGS.TS Lê Ngọc Quỳnh Lam Tp. HCM, ngày….tháng…năm 20… CÁN BỘ HƯỚNG DẪN CHỦ NHIỆM BỘ MÔN ĐÀO TẠO TRƯỞNG KHOA CƠ KHÍ ii LỜI CẢM ƠN Khoảng thời gian này không phải là ít để nghiên cứu một đề tài nhưng cũng không phải nhiều để cho ra một đề tài hoàn chỉnh. Để hoàn thành luận văn tốt nghiệp này, điều đầu tiên em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến với gia đình đã tạo mọi điều kiện thuận lợi cho em trong suốt quá trình học tập. Và trong khoảng thời gian tiến hành thực hiện đề tài luận văn tốt nghiệp này, em xin chân thành cảm ơn đến : Quý thầy cô đã tận tình giảng dạy em trong những tháng qua, đặc biệt là thầy Đỗ Ngọc Hiền – người đã tận tình hướng dẫn, góp ý, động viên em trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Với phương pháp làm việc kinh nghiệm, thực tiễn thầy đã cho em những lời khuyên quý báu để luận văn tốt nghiệp hoàn thành kịp tiến độ. BGĐ, tập thể nhân viên, công nhân công ty cổ phần dược phẩm Pharmacity đã tạo điều kiện cho em tiếp xúc thực tế và cung cấp những thông tin, tài liệu hết sức hữa ích góp phần cho luận văn được hoàn chỉnh hơn. Em chân thành cảm ơn các bạn, cũng là học viên cao học ngành Kỹ thuật Hệ thống Công nghiệp, những người đã sát cánh cùng em trong quá trình làm luận văn này. Các bạn đã cùng em vượt qua những khó khăn, đã chia sẻ những vui buồn. Tham vọng thực hiện đề tài là nhiều nhưng vì thời gian và tài liệu nghiên cứu có hạn nên không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, em rất mong quí thầy cô góp ý để hoàn thành luận văn tốt nghiệp tốt hơn. Những kinh nghiệm tích lũy quý báu này sẽ là hành trang giúp em phát huy và sáng tạo hơn nữa trên con đường sự nghiệp trong tương lai. TPHCM, Ngày 29 tháng 12 năm 2021 Học viên thực hiện Võ Minh Thái iii TÓM TẮT Đề tài “Nghiên cứu lập kế hoạch triển khai dự án hệ thống RFID cho Kho Dược phẩm của công ty cổ phần dược phẩm Pharmacity” được thực hiện với mục tiêu giải quyết các vấn đề đang gặp phải của hê thống vận hành kho dược phẩm. Các lỗi thường xuyên xảy ở hê thống scan hàng bằng máy quét barcode làm chậm tiến độ giao hàng đến các nhà thuốc dẫn đến mất khách hàng. Chính vì thế, ban quản lý quyết tâm triển thành lập dự án triển khai hệ thống scan hàng mới bằng RFID để khắc phục những vấn đề trên. Với mục tiêu là ngân sách 3 tỷ rưỡi và thời gian hoàn thành dự án là 12 tháng, Em cùng nhóm dự án đã tiến hành xây dựng kế hoạch chi tiết triển khai dự án, phân tích nhu cầu các bên liên quan, ước lượng nguồn lực dự án, xây dựng mô hình giao tiếp, quản lý rủi ro của dự án. Hệ thống RFID mới được áp dụng vào 4 qui trình chính của kho là nhập hàng, xuất hàng, kiểm kê và kiểm soát chất lượng. RFID khác phục được những hạn chế của hệ thống scan hàng barcode cũ. Các lỗi barcode bị rách, để sai vị trí, vị trí bị hết hàng không còn xảy ra nữa, rủi ro thuốc giả trên thị trường được cực tiểu mức thấp nhất Tổng thời gian hoàn thành dự án là 215 ngày tương đương gần 9 tháng và tổng ngân sách phải dùng là 2,693,201,910.00 VND nằm trong kế hoạch. Tương lai đề tài này có thể mở rộng ra để triển khai cho các kho còn lại, hoặc áp dụng mô hình này vào triển khai dự án công nghệ tương tự. iv ABSTRACT The thesis "Research, planning and implementation of the RFID system project for Pharmaceutical Warehouses of Pharmacity Pharmaceutical Joint Stock Company" was carried out with the goal of solving the problems encountered by the pharmaceutical warehouse operating system. Errors often occur in the barcode scanning system, delaying delivery to pharmacies, leading to customer loss. Therefore, the Board or director are determined to establish a project to deploy a new RFID scanning system to overcome the above problems. With the goal of a budget of 3 and a half billion and a project completion time of 12 months, I and the project team developed a detailed project implementation plan, analyzed stakeholder needs, estimated project resources, building communication models, managing project risks. The new RFID system is applied to the 4 main processes of the warehouse: Receipt, packing, counting and quality control. Other RFID overcomes the limitations of the old barcode scanning system. Barcode errors are torn, left in the wrong position, out of stock positions no longer occur, the risk of counterfeit drugs on the market is minimized to the lowest level. The total time to complete the project is 215 days, equivalent to nearly 9 months and the total budget to be used is 2,693,201,910.00 VND in the plan. In the future, this topic can be expanded to deploy to the remaining repositories, or apply this model to deploying similar technology projects. v LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đề tài “Nghiên cứu lập kế hoạch triển khai dự án hệ thống RFID cho Kho Dược phẩm của công ty cổ phần dược phẩm Pharmacity” là công trình nghiên cứu của riêng tôi và không có sự sao chép của người khác. Các nội dung nghiên cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kì hình thức nào. Những số liệu trong trong các bảng biểu phục vụ cho phân tích, nhận xét, đánh giá, được chính tôi thu thập từ các nguồn khác nhau, được ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo. Nếu phát hiện có bất kì gian lận nào tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung luận văn của mình. TPHCM, Ngày 29 tháng 12 năm 2021 Học viên thực hiện Võ Minh Thái vi MỤC LỤC NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ ...................................................................................................... ii LỜI CẢM ƠN....................................................................................................................................... iii TÓM TẮT............................................................................................................................................. iv ABSTRACT ........................................................................................................................................... v LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................................................. vi DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT ............................................................................................................. xiii CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU................................................................................................................... 1 1.1 Đặt vấn đề .................................................................................................................................... 1 1.2 Mục tiêu nghiên cứu .................................................................................................................... 2 1.3 Nội dung thực hiện....................................................................................................................... 2 1.4 Phạm vi và giới hạn...................................................................................................................... 2 1.5 Cấu trúc luận văn ........................................................................................................................ 3 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN ...................................................... 4 2.1 Tổng quan lý thuyết ..................................................................................................................... 4 2.1.1 RFID ...................................................................................................................................... 4 2.1.2 Xác định và phân tích bên liên quan ................................................................................... 7 2.1.3 Yêu cầu và cách lấy yêu cầu.................................................................................................. 8 2.1.4 Kỹ thuật điều độ CPM/PDM [9] ........................................................................................... 9 2.1.5 Ước lượng nguồn lực cho dự án [10]..................................................................................... 9 2.5 Phương pháp luận...................................................................................................................... 10 2.6 Các giai đoạn của dự án............................................................................................................. 12 2.6.1 Giai đoạn 1: Khởi tạo dự án................................................................................................ 12 2.6.2 Giai đoạn 2: Lập kế hoạch triển khai ................................................................................. 13 2.6.3 Giai đoạn 3: Thực thi .......................................................................................................... 15 2.6.4 Giai đoan 4: Vận hành và hỗ trợ người dùng..................................................................... 16 2.6.5 Giai đoạn 5: Giám sát và kiểm soát .................................................................................... 17 2.6.6 Giai đoạn 6: Kết thúc .......................................................................................................... 17 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG KHO DƯỢC PHẨM ..................................................... 19 3.1 Tổng quan về dự án ................................................................................................................... 19 3.2 Cơ cấu tổ chức............................................................................................................................ 19 3.3 Hiện trạng kho dược phẩm Dược phẩm.................................................................................... 19 3.4 Các vấn đề gặp phải trong quá trình sử dụng hệ thống cũ....................................................... 20 3.4.1 Kho hàng lớn, lưu trữ nhiều mặt hàng ............................................................................... 20 vii 3.4.2 Barcode bị rách ................................................................................................................... 20 3.4.3 Barcode không còn an toàn, có thể làm giả ........................................................................ 21 CHƯƠNG 4: MÔ HÌNH LẬP KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI DỰ ÁN ................................................. 23 4.1 Giai đoạn 1: Khởi tạo dự án ...................................................................................................... 23 4.1.1 Thành lập bảng câu hỏi xác định bên liên quan ................................................................. 23 4.1.2 Vai trò .................................................................................................................................. 24 4.1.3 Thành lập điều lệ dự án ...................................................................................................... 25 4.1.4 Sản phẩm bàn giao .............................................................................................................. 25 4.2 Giai đoạn 2: Lập kế hoạch triển khai ........................................................................................ 26 4.2.1 Chuẩn bị họp đồng nhóm.................................................................................................... 26 4.2.2 Xây dựng bảng câu hỏi........................................................................................................ 27 4.2.3 Tổ chức họp Brainstoming xác định yêu cầu các bên liên quan ........................................ 28 4.2.4 Tuyên bố phạm vi dự án ..................................................................................................... 30 4.2.5 Kế hoạch truyền thông ........................................................................................................ 30 4.2.6 Chuẩn bị WBS..................................................................................................................... 33 4.2.7 Chuẩn bị lịch trình .............................................................................................................. 38 4.3 Giai đoạn 3: Thực thi ................................................................................................................. 54 4.3.1 Mô phỏng và cấu hình quy trình hoạt động kho vận ......................................................... 54 4.3.2 Dán Tag RFID lên sản phẩm .............................................................................................. 58 4.3.4 Lắp đặt đầu đọc................................................................................................................... 63 4.3.5 Qui trình hoạt động sau khi lắp hệ thống RFID................................................................. 64 4.3.6 Kiểm thử hệ thống – User acceptant test ............................................................................ 68 4.3.7 Đào tạo nhân viên................................................................................................................ 70 4.4 Giai đoạn 4. Vận hành và hỗ trợ người dùng............................................................................ 70 CHƯƠNG 5: KIỂM SOÁT VÀ ĐÁNH GIÁ KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI ........................................ 71 5.1 Báo cáo hiệu quả dự án.............................................................................................................. 71 5.2 Các mốc kiểm soát dự án ........................................................................................................... 72 5.2.1 Các mốc kiểm soát............................................................................................................... 72 5.2.2 Các giai đoạn giải ngân ....................................................................................................... 74 5.3 Kiểm soát rủi ro dự án............................................................................................................... 76 5.3.1 Phân tích rủi ro sơ bộ .......................................................................................................... 76 5.3.2 Phân tích SWOT, cập nhật rủi ro kết hợp W-O: ............................................................... 78 5.3.3 Ứng phó rủi ro ..................................................................................................................... 79 CHƯƠNG 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ....................................................................................... 81 viii TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................................................................82 PHỤ LỤC ............................................................................................................................................83 PHỤ LỤC A: CHI PHÍ NHÂN BÊN TRONG CHO DỰ ÁN.........................................................83 PHỤ LỤC B: GIÁ TRỊ EV CỦA DỰ ÁN ...................................................................................... 93 LÝ LỊCH TRÍCH NGANG.............................................................................................................. 103 ix Danh mục hình: Hình 2.1 Đầu đọc thẻ RFID cố định........................................................................................................... 4 Hình 2.2 Đầu đọc thẻ RFID cầm tay .......................................................................................................... 5 Hình 2.3 Các bước thực hiện nghiên cứu ............................................................................................... 11 Hình 2.4 Ví dụ về Work Breakdown structure ........................................................................................ 15 Hình 2.5 Qui trình để báo cáo hiệu quả dự án........................................................................................ 17 Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức của công ty Pharmacity .................................................................................... 19 Hình 3.2 Một góc của kho thuốc ............................................................................................................ 20 Hình 3.3 Barcode bị rách móp méo, khó khăn trong scan hàng .............................................................. 21 Hình 3.4 Trang web tạo barcode online phổ biến trên mạng .................................................................. 22 Hình 4.1 Các bên liên quan dự án .......................................................................................................... 24 Hình 4.2 Kết quả Brainstorming yêu cầu triển khai RFID......................................................................... 29 Hình 4.3 WBS cấp 1 ............................................................................................................................... 33 Hình 4.4 WBS cấp 2 Giai đoạn 1 ............................................................................................................. 33 Hình 4.5 WBS cấp 2 Giai đoạn 2 ............................................................................................................. 34 Hình 4.6 WBS cấp 2 Giai đoạn 3 ............................................................................................................. 35 Hình 4.7 WBS cấp 2 Giai đoạn 4 ............................................................................................................. 35 Hình 4.8 WBS cấp 2 Giai đoạn 5 ............................................................................................................. 36 Hình 4.9 WBS cấp 2 Giai đoạn 6 ............................................................................................................. 36 Hình 4.10 Hình thái tổ chức dự án ......................................................................................................... 39 Hình 4.11 Biểu đồ tải trọng nhân sự dự án............................................................................................. 49 Hình 4.12 Biểu đồ tải trọng nhân sự dự án (tt) ....................................................................................... 49 Hình 4.13 Biến động nhân sự của dự án................................................................................................. 49 Hình 4.14 Sơ đồ AON của dự án............................................................................................................. 50 Hình 4.15 Sơ đồ Gantt của dự án (2 mảnh) ............................................................................................ 52 Hình 4.16 Qui trình nhập hàng của kho chưa có RFID............................................................................. 55 Hình 4.17 Qui trình Xuất hàng của kho chưa có RFID ............................................................................. 56 Hình 4.18 Qui trình QC hàng của kho chưa có RFID ................................................................................ 57 Hình 4.19 Qui trình Kiểm kê hàng của kho chưa có RFID ........................................................................ 58 Hình 4.20 Mẫu dán tag lên thuốc........................................................................................................... 59 Hình 4.21 Sơ bồ bố trí cổng RFID tại kho ................................................................................................ 60 Hình 4.22 Dán tag lên Location .............................................................................................................. 60 Hình 4.23 Dán tag lên Pallet................................................................................................................... 61 Hình 4.24 Thùng carton đã dược dán Tag .............................................................................................. 62 Hình 4.25 Thùng carton đã dược dán Tag .............................................................................................. 62 Hình 4.26 Cổng RFID .............................................................................................................................. 63 Hình 4.27 Đầu đọc thẻ RFID cố định gắn tại trạm QC (quick count) ........................................................ 64 Hình 4.28 Adroid reader tích hợp RFID .................................................................................................. 64 Hình 4.29 Qui trình nhập hàng sau khi triển khai RFID............................................................................ 65 Hình 4.30 Qui trình xuất hàng sau khi triển khai RFID............................................................................. 66 Hình 4.31 Qui trình QC sau khi triển khai RFID ....................................................................................... 67 Hình 4.32 Qui trình kiểm kê sau khi triển khai RFID ................................................................................ 68 Hình 4.33 Qui trình thực hiện User Acceptant Test (UAT)....................................................................... 69 x Hình 5.1 Qui trình để báo cáo hiệu quả dự án........................................................................................ 71 Hình 5.2 Mốc Milestone 1 của dự án ..................................................................................................... 73 Hình 5.3 Mốc Milestone 2 của dự án ..................................................................................................... 73 Hình 5.4 Mốc Milestone 3 của dự án ..................................................................................................... 73 Hình 5.5 Mốc Milestone 4 của dự án ..................................................................................................... 74 Hình 5.6 Mốc Milestone 5 của dự án ..................................................................................................... 74 Hình 5.7 Mốc Milestone 6 của dự án ..................................................................................................... 74 Hình 5.8 Đường kế hoạch ngân sách BCWS dự án .................................................................................. 76 Hình 5.9 Sơ đồ thể hiện rủi ro trong dự án............................................................................................. 76 xi Danh mục bảng: Bảng 2.1 So sánh đặt điểm của hệ thống RFID và Barcode ....................................................................... 6 Bảng 2.2 Băng tần được phép sử dụng cho thiết bị vô tuyến cự ly ngắn băng tần 1 GHz đến 40 GHz........ 7 Bảng 2.3 Template ví dụ về Ma trận giao tiếp theo Hernández và công sự 2019 ...................................... 8 Bảng 2.4 Biểu mẫu đăng kí các bên liên quan......................................................................................... 13 Bảng 2.5 Biểu mẫu điều lệ dự án ........................................................................................................... 13 Bảng 2.6 Bảng mẫu ghi nhận kết quả kiểm tra ....................................................................................... 16 Bảng 2.7 Mẫu ghi nhận vấn đề trong quá trình vận hành ....................................................................... 17 Bảng 4.1 Bảng câu hỏi và câu trả lời khi xác định và phân tích các bên liên quan theo Eskerod & Huemann (2014) ................................................................................................................................... 23 Bảng 4.2 Mẫu đăng kí các bên liên quan: ............................................................................................... 24 Bảng 4.3 Bảng đăng kí các bên liên quan................................................................................................ 26 Bảng 4.4 Một ví dụ về câu hỏi của bộ phận Kho ..................................................................................... 28 Bảng 4.5 Nhu cầu của các bên liên quan ................................................................................................ 30 Bảng 4.6 Các bên liên quan của dự án.................................................................................................... 31 Bảng 4.7 Kế hoạch truyền thông ............................................................................................................ 32 Bảng 4.8 Gán mã công việc vào công việc tương ứng ............................................................................. 36 Bảng 4.9 Trade off hình thái tổ chức ...................................................................................................... 38 Bảng 4.10 Đơn giá tiền lương các thành viên dự án ............................................................................... 39 Bảng 4.11 Ma trận nhiệm vụ RAM ......................................................................................................... 40 Bảng 4.12 Ước lượng thời gian hoàn thành công việc ............................................................................ 41 Bảng 4.13 Thời gian hoàn thành dự án .................................................................................................. 44 Bảng 4.14 Chi phí bên ngoài dự án......................................................................................................... 52 Bảng 4.15 Tính toán thời gian dán tag sản phẩm.................................................................................... 58 Bảng 4.16 Kết quả test hệ thống ............................................................................................................ 69 Bảng 5.1 Danh sách lỗi ghi nhận trong quá trình triển khai .................................................................... 71 Bảng 5.2 Ghi nhận giá trị EV của dự án .................................................................................................. 74 Bảng 5.3 Tổng hợp kết quả giải ngân ..................................................................................................... 75 Bảng 5.4 Danh mục rủi ro ban đầu......................................................................................................... 76 Bảng 5.5 Phân tích SWOT rủi ro dự án ................................................................................................... 77 Bảng 5.6 Danh mục rủi ro cập nhật ........................................................................................................ 78 Bảng 5.7 Ước tính khả năng xảy ra và tác động ...................................................................................... 78 Bảng 5.8 Bảng mức độ nghiêm trọng của các rủi ro ............................................................................... 78 xii DANH SÁCH TỪ VIẾT TẮT RFID Radio Frequency Identification (Xác định bằng tầng số vô tuyến) QLDA Quản lý dự án IC CPM Integrated Circuit (Vi mạch điện tử) Critical Path Method (Phương pháp đường Găng) Precedence Diagram Method( Phương Pháp sơ đồ mạng) Project Management Institute (Viện quản lý dự án) Work Breakdown Structure (Cấu trúc phân chia công việc) Enterprise Resource Planning(Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) Quality Control (Quản lý chất lượng) Budget Cost for Work Scheduled (Budget Cost for Work Scheduled) Project Management Body of Knowledge (Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án) PDM PMI WBS ERP QC BCWS PMBOK xiii CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1 Đặt vấn đề Trong quản lý và điều hành doanh nghiệp, quản lý kho luôn là một vấn đề nan giải khiến không ít những nhà quản lý, các chủ doanh nghiệp cảm thấy đau đầu. Đặc biệt là đối với những kho hàng hóa có diện tích lớn, lưu trữ nhiều loại mặt hàng khác nhau. Với loại kho này, việc kiểm soát bằng phương pháp thủ công là không khả thi bởi sẽ gặp không ít những trở ngại từ việc tốn thời gian, công sức, chi phí và cả nguy cơ gặp phải những sai sót không đáng có làm ảnh hưởng đến hoạt động nhập kho, tồn trữ hàng hóa, vật liệu,... hay tệ hơn là tác động xấu đến cả chiến lược, kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp. Công ty Cổ phần dược phẩm Pharmacity là doanh nghiệp đứng đầu cả nước về chuỗi nhà thuốc bán lẻ hiện đại, có hệ thống phân phối trải dài cả nước. Việc quản lý kho không đạt hiệu quả và đang vấn đề lớn của tổ chức. Kho thuốc Pharmacity có diện tích 8500m2, chứa hơn 2000 loại thuốc, mỗi ngày đều nhận hàng từ nhà cung cấp, đóng gói vận chuyển đến các cửa hàng. Trong những năm qua, kho đang vận hàng với khoảng 65 nhân viên hàng ngày (3 ca), phương pháp scan hàng qua mã barcode truyền thống không còn hiệu quả, tốn thời gian không cần thiết vào các công việc scan hàng và kiểm hàng. Tình trạng mất hàng tại công ty cũng là vấn đề đang đau đầu của các quản lý hơn nữa khi các loại thuốc này đến tay người tiêu dùng có thể bị giả qua làm giả mã barcode này gây thiệt hại nặng nề cho doanh nghiệp. Sử dụng giải pháp công nghệ RFID vào việc quản lý kho hàng khắc phục được tất cả các khuyết điểm của những giải pháp cũ. Mỗi sản phẩm, hàng hóa sẽ được gắn thẻ RFID cùng với các đầu đọc được lắp đặt ở những lối đi cho phép xác định chính xác vị trí hàng hóa cùng các thông tin khác. Dữ liệu thông tin trên thẻ RFID sẽ được thu thập tự động qua đầu đọc RFID. Điều này đảm bảo tính chính xác cao hơn nhiều lần so với việc nhập liệu hoặc ghi chép. Thời gian nhập, xuất hàng hóa cũng được quản lý chặt chẽ giúp nhân viên giảm bớt thời gian rà soát lại. Vị trí của từng loại sản phẩm có thể biết được dù ở bất kỳ nơi đâu trong kho. Có rất nhiều công trình nghiên cứu triển khai hệ thống RFID thành công trước đây, điển hình là Wal-Mart and Metro Group (Omar Ali et Al, 2018) [1]. RFID được áp dụng trong hai tập đoàn lớn này đã hiện đại hóa chuỗi cung ứng. Nhân viên có thể phát hiện và bổ sung tồn kho ngay lập tức. RFID hỗ trợ giảm sai sót trong quá trình kiểm kê. Sau khi triển khai hiệu suất của kho tăng lên 15-20%. Trong một nghiên cứu khác về Amazon (Likhitha et al, 2018) [2] chỉ ra rằng với việc triển khai thành công hệ thống RFID cho nhà kho của mình, hiệu suất của hệ thống phân phối, bao gồm cả sản phẩm được gửi đi và hàng tồn kho đang vận chuyển được cải thiện 33.8 % và tình trạng còn hàng cải thiện 45.6 %. Khi thực hiện một dự án triển khai đặt biệt là các dự án vệ công nghệ, cần làm theo một qui trình để đảm bảo khoa học và đạt hiệu quả cao nhất. Dự án cần lên kế hoạch chi tiết để đảm bảo phù 1 hợp mới phạm vi và mục tiêu đề ra. Vì vậy nếu không có một kế hoạch tốt, thì có thể hiệu quả mang lại không cao và nặng hơn là dự án bị thất bại. Qua tìm hiểu các lý thuyết về triển khai dự án và qui trình triển khai RFID vào doanh nghiệp cũng như thành công mà dự án có thể mang lại, ban lãnh đạo công ty quyết định triển khai dự án RFID để nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho cũng là lý do tôi thực hiện đề tài: “ Nghiên cứu lập kế hoạch triển khai hệ thống RFID cho bộ phận Kho Dược phẩm của công ty cổ phần dược phẩm Pharmacity”. 1.2 Mục tiêu nghiên cứu - Xây dựng kế hoạch chi tiết việc triển khai dự án RFID đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của các bên liên quan trong ngân sách và thời gian cho phép, cụ thể: o Ngân sách: 3 500 000 000 VND o Hoàn thành và bàn giao dự án đúng thời hạn 12 tháng 1.3 Nội dung thực hiện - Xác định nhu cầu của các bên liên quan - Xác định mục tiêu của dự án - Phân rã các công việc của dự án - Xây dựng kế hoạch chi tiết cho việc thực hiện các công việc của dự án với sự hỗ trợ của lý thuyết quản lý dự án và phần mềm Microsoft Project 2016 - Ước lượng nguồn lực của dự án phù hợp cho công ty Pharmacity: thời gian, chi phí, nhân lực… - Điều độ dự án phù hợp với thời gian cam kết. - Đề suất các rủi ro có thể gặp phải trước, trong và sau khi triển khai dự án và phương pháp hạn chế. 1.4 Phạm vi và giới hạn 1.4.1 Phạm vi a. Hệ thống - Xây dựng kế hoạch triển khai hệ thống RFID cho kho Dược phẩm - Qui định gắn thẻ Tag RFID: tất cả các sản phẩm, Pallet, hộp đựng, thùng carton. - Tổng thời gian hoàn thành dự án là 12 tháng b. Chi phí thực hiện dự án - - Tổng kinh phí thực hiện dự án là 3 500 000 000 VND 1.4.2 Giới hạn Chỉ khảo sát triển khai tại kho Dược phẩm công ty cổ phẩn dược phẩm Pharmacity Phù hợp với qui định pháp luật hiện hành (2.1.1.5 Tiêu chuẩn và cơ sở pháp lý của RFID) Luận văn chỉ tập trung vào qui trình quản lý dự án, không tập trung vào qui trình quản lý sản phẩm Giả định ảnh hưởng kết quả dự án: + Lượng hàng hóa trong kho dao động không đáng kể + Không xem xét tính biến động về kinh tế 2 + Được sự hỗ trợ của ban lãnh đạo công ty • • • 1.5 Cấu trúc luận văn Luận văn bao gồm các chương sau: Chương 1 : Giới thiệu Nêu lý do chọn đề tài, mục tiêu chọn đề tài, đối tượng mà đề tài sẽ nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài là gì. Chương 2 : Cơ sở lý thuyết và Phương pháp luận Các khái niệm và cách xác định nhu cầu của khách hàng và nhà cung cấp. Khái niệm cũng như các xác định mục tiêu dự án. Khái niệm về phân rã công việc trong dự án (WBS). Cách xây dựng kế hoạch chi tiết việc thực hiện dự án, cách ước lượng nguồn lực và điều độ dự án. Quy trình triển khai dự án RFID. Các khái niệm về rủ ro có thể gặp phải khi triển khai dự án. Chương 3 : Phân tích hiện trạng Hiện trạng tại kho Dược phẩm: Các vấn đề mà Hệ thống scan barcode gặp phải: Kho hàng lớn, lưu trư nhiều mặt hàng, scan barcode công đáp ứng được nhu cầu - Bacode bị rách - Bacode không còn an toàn, có thể bị làm giả Chương 4. Mô hình lập kế hoạch triển khai - Giai đoạn và công việc trong này cần làm - Ước lượng và phân bổ nguồn lực - Chi phí dành cho dự án Chương 5 : Kiểm soát và đánh giá kế hoạch - Qui trình kiểm soát và đánh giá kế hoạch triển khai - Các tiêu chuẩn đánh giá - Mốc thời gian kiểm soát - Các rủi ro và cách ứng phó Chương 6 : Kết luận và kiến nghị Nêu lên các mục tiêu đã đạt và chưa đạt, rút kinh nghiệm cho việc triển khai các dự án sau này. - • • • 3 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN 2.1 Tổng quan lý thuyết 2.1.1 RFID 2.1.1.1 Giới thiệu chung RFID (viết tắt thuật ngữ tiếng Anh: Radio Frequency Identification), hay Nhận dạng qua tần số vô tuyến, là một công nghệ dùng kết nối sóng vô tuyến để tự động xác định và theo dõi các thẻ nhận dạng gắn vào vật thể. RFID là một kỹ thuật nhận dạng sóng vô tuyến từ xa, cho phép lưu và truyền dữ liệu trên một con chíp được đọc một cách “không tiếp xúc” qua đường dẫn sóng vô tuyến ở khoảng cách từ 50 cm tới 10 mét, sử dụng thiết bị thẻ RFID và một đầu đọc RFID [3] 2.1.1.2 Đầu đọc a. Cổng Các cánh cổng từ RFID hay còn gọi là Anten có nhiệm vụ phát và nhận sóng cho phép chúng ta phát hiện ra các chip RFID. Khi một chip RFID đi qua trường của cổng từ thì nó sẽ được kích hoạt và phát ra tín hiệu. Các cánh cổng từ tạo ra các trường sóng khác nhau và bao phủ các khoảng cách khác nhau b. Đầu đọc RFID Có 2 loại đầu đọc RFID tùy vào vị trí, công dụng mà ta bố trí di động hay cố định : - Cố định: Hình 2.1 Đầu đọc thẻ RFID cố định - Đầu đọc cầm tay 4 Hình 2.2 Đầu đọc thẻ RFID cầm tay 2.1.1.3 Tag [1] i. Avtive tag Thẻ chủ động RFID (được biết đến như là beacons) có nguồn năng lượng trong chính bản thân nó được sử dụng cung cấp nguồn cho tất cả các IC và phát ra tín hiệu. Chúng thường được gọi là đèn hiệu bởi vì chúng phát các tín hiệu mà chúng nhận được. Thẻ chủ động có vùng hoạt động rộng hơn, có thể lên tới vài chục met, trong khi bộ nhớ của nó cũng lớn hơn cho phép nhận và truyền nhiều dữ liệu hơn và thời gian hoạt động của nó thường khoảng 3 đến 5 năm. ii. Passive tag Thẻ thụ động hay nhãn dán thụ động là thẻ không có nguồn năng lượng. Ngay khi mà dòng điện được gây ra bởi những tín hiệu sóng radio đi vào trong anten cung cấp đủ năng lượng cho mạch tích hợp CMOS (IC) trong thẻ, mạch bắt đầu hoạt động và thẻ truyền tín hiệu phản hồi trả lại. Điều này có nghĩa là khi thẻ thụ động đi qua máy đọc, năng lượng của sóng radio phát từ máy đọc sẽ cung cấp năng lượng cho chip và “đánh thức” nó để thu nhận thông tin mà nó lưu giữ. Điều này có nghĩa là anten phải thiết kế để thu được năng lượng từ cả hai tín hiệu đến và tín hiệu phản lại truyền ra. Chính vì nó không có nguồn nuôi bên trong thẻ nên những thẻ thụ động và nhãn dán thụ động có kích thước khá nhỏ và vì thế nó cũng không thể có khoảng cách đọc quá xa. iii. Semi active tag Thẻ bán chủ động RFID là tương đối giống với thẻ thụ động trừ phần thêm một pin nhỏ. Pin này cho phép IC của thẻ được cấp nguồn liên tục, giảm bớt sự cần thiết trong thiết kế anten thu năng lượng từ tín hiệu quay lại. Các thẻ bán thụ động không chủ động truyền tín hiệu vô tuyến về đầu đọc, mà nó nằm im bảo tồn năng lương cho tới khi nó nhận được tín hiệu vô tuyến từ đầu đọc nó sẽ kích hoạt hệ thống hoạt động. Thẻ bán chủ động RFID nhanh hơn trong sự phản hồi lại và có lợi thế trong việc đọc số truyền so với thẻ thụ động. Do đó khoảng cách đọc của nó cũng xa hơn so với thẻ thụ động. 5 2.1.1.4 So sánh RFID vs Barcode Tiêu chí Tốc độ đọc Hạn chế RFID Có thể đọc với tốc độ nhanh và nhiều thẻ cùng 1 lúc Không yêu cầu, chỉ cần đặt trong vùng tần số của máy quét là có thể đọc được Tốn ít nguồn lực hơn, hệ thống tự động quét ở nơi đặt máy Có khả năng đọc, ghi, chỉnh sửa thông tin Có thể bị các công nghệ cao hack, gây nhiễu sóng Có thể bị gây nhiễu sóng Chi phí Công nghệ Cao Vô tuyến Đường ngắm Nguồn lực Khả năng đọc/ghi Bảo mật Barcode Đọc chậm và mỗi lần đọc được 1 mã Các mã vạch phải đặt trong đường ngắm của máy quét mới đọc được Đòi hỏi nhân sự phải dùng tay scan mã vạch Không có khả năng thay đổi thông tin, chỉ lưu thông tin Dể dàng sao chép làm giả barcode Dễ hư, không đọc được nếu ẩm ướt, rách Thấp Quang (laser) Bảng 2.1 So sánh đặt điểm của hệ thống RFID và Barcode Dựa vào bảng trên cho thấy việc triển khai RFID có thể khắc phục các hạn chế tồn tại trong kho hiện tại tuy nhiên chi phí cao là một vấn đề cần đưa vào xem xét. 2.1.1.5 Tiêu chuẩn và cơ sở pháp lý của RFID a. Tiêu chuẩn Tiêu chuẩn về mã hóa thông tin và truyền thông tin của thẻ RFID UHF: [4] • Electronic Product Code™ (EPC) do Tổ chức phi lợi nhuận EPCglobal ban hành: Bộ mã sản phẩm điện tử, quy định cách đặt mã duy nhất cho sản phẩm, giúp việc lưu thông hàng hóa gắn thẻ RFID ở phạm vi toàn cầu được dễ dàng. Quy định bao gồm định dạng dữ liệu thẻ, mã nhà sản xuất thẻ, thông tin của User Memory, … • Tiêu chuẩn EPC Gen2 hay EPC C1G2 (viết tắt của EPCglobal UHF Class 1 Generation 2) : Quy định giao thức truyền thông tin giữa đầu đọc và thẻ nhận dạng RFID do EPCglobal ban hành. • ISO 18000: Bộ tiêu chuẩn về RFID của Tổ chức ISO. • ISO 18000-6C: Tiêu chuẩn RFID UHF của ISO tương đương với EPC Gen2. b. Cơ sở pháp lý Theo THÔNG TƯ 34/2020/TT-BTTTT - Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về thiết bị vô tuyến cự ly ngắn băng tần 1 GHz đến 40 GHz [5]: 6