Tài liệu Nghiên cứu đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ tại bộ tư pháp

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HOÀNG HẢI YẾN NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁP LUẬN VĂN THẠC SỸ LƯU TRỮ Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN HOÀNG HẢI YẾN NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁP Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60 32 24 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Nguyễn Liên Hương Hà Nội - 2014 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung thực và chưa từng được công bố trong bất cứ đề tài, công trình nghiên cứu nào khác. Những tư liệu tham khảo từ các tài liệu và công trình nghiên cứu trước đều đã được chú thích rõ ràng. Tác giả Hoàng Hải Yến MỤC LỤC MỞ ĐẦU .........................................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài........................................................................................................1 2. Mục tiêu của đề tài ....................................................................................................2 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài...........................................................2 3.1. Đối tượng nghiên cứu........................................................................................... 2 3.2. Phạm vi nghiên cứu .............................................................................................. 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ...............................................................................3 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................................4 6. Tài liệu tham khảo .....................................................................................................5 7. Phƣơng pháp nghiên cứu ..........................................................................................6 8. Đóng góp của đề tài ...................................................................................................7 9. Kết cấu của luận văn .................................................................................................7 CHƢƠNG 1 ..................................................................................................................10 KHÁI QUÁT VỀ BỘ TƢ PHÁP VÀ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TƢ PHÁP ........................................................................................10 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tƣ pháp 10 1.1.1. Lịch sử hình thành ........................................................................................... 10 1.1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp................................ 13 1.2. Thành phần, nội dung tài liệu của Bộ Tƣ pháp .................................................18 1.2.1. Thành phần tài liệu của Bộ Tư pháp ............................................................... 18 1.2.2. Nội dung tài liệu của Bộ Tư pháp ................................................................... 24 1.2.3. Giá trị tài liệu của Bộ Tư pháp ........................................................................ 26 1.2.4. Đặc điểm tài liệu của Bộ Tư pháp ................................................................... 26 CHƢƠNG 2 ..................................................................................................................30 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁP ................................ 30 2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lƣu trữ tại Bộ Tƣ pháp ..................30 2.1.1. Tổ chức bộ phận làm công tác lưu trữ ............................................................ 30 2.1.2. Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ ................................................................. 31 2.2. Hệ thống các quy định, hƣớng dẫn về công tác văn thƣ lƣu trữ.....................34 2.2.1. Quy chế làm việc của Văn phòng Bộ .............................................................. 34 2.2.2. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan............................................... 37 2.2.3. Một số văn bản khác ....................................................................................... 39 2.3. Kết quả thực hiện các nghiệp vụ lƣu trữ tại Bộ Tƣ pháp .................................40 i 2.3.1. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu .................................................................. 41 2.3.2. Công tác chỉnh lý tài liệu ................................................................................ 43 2.3.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ........................................................................ 45 2.3.4. Tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ .................................................................... 46 2.3.5. Xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu.................................................... 48 2.3.6. Tình hình khai thác, sử dụng tài liệu ............................................................... 49 2.3.7. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin ........................................................ 50 2.4. Hoạt động kiểm tra và đánh giá công tác nghiệp vụ lƣu trữ tại Bộ Tƣ pháp .52 2.4.1. Hoạt động kiểm tra .......................................................................................... 52 2.4.2. Tiêu chí đánh giá chất lượng công tác lưu trữ ................................................ 53 2.4.3. Kiểm tra và đánh giá công tác nghiệp vụ lưu trữ tại Bộ Tư pháp. .................. 54 CHƢƠNG 3 ..................................................................................................................58 CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁP .....................................................................................................................58 3.1. Nâng cao nhận thức về công tác lƣu trữ tại Bộ .................................................58 3.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về công tác lƣu trữ ..........59 3.3. Kiện toàn tổ chức, bộ máy làm công tác lƣu trữ tại Bộ Tƣ pháp ....................62 3.4. Tổ chức nghiên cứu khoa học trong công tác lƣu trữ .......................................64 3.5. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lƣu trữ......................................65 3.6. Tổ chức áp dụng quy trình quản lý chất lƣợng theo TCVN ISO 9001:2008 ..67 3.7. Các giải pháp khác ...............................................................................................70 KẾT LUẬN ..................................................................................................................74 TÀI LIỆU THAM KHẢO...........................................................................................76 PHỤ LỤC .....................................................................................................................83 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Giải nghĩa 1. CNTT Công nghệ thông tin 2. TAND Tòa án nhân dân 3. TANDTC Tòa án nhân dân tối cao 4. UBND Ủy ban nhân dân 5. VBQPPL Văn bản quy phạm pháp luật MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ quốc gia. Tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu quan trọng, quý giá phản ánh toàn bộ quá trình lịch sử vận động và phát triển ở mỗi cơ quan Nhà nước. Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng bảo tồn và truyền bá cho thế hệ mai sau những tấm gương, những bài học kinh nghiệm đã được đúc kết qua nhiều thế hệ, từ đó, giúp cho thế hệ đương thời kế thừa và phát huy những thành quả quý giá mà cha ông đã đạt được. Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, công tác lưu trữ góp phần tạo ra một nền công vụ có hiệu quả, xây dựng một nền hành chính hiện đại. Không nằm ngoài xu thế đó, Bộ Tư pháp cũng luôn quan tâm đến công tác lưu trữ của ngành. Điều này được thể hiện qua việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, các quy chế, quy định và văn bản hướng dẫn cụ thể… để không ngừng cải tiến, hoàn thiện công tác lưu trữ. Có thể kể đến các văn bản đã được ban hành như: Quy chế Văn thư Lưu trữ, hướng dẫn lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các quy trình về giải quyết công việc theo tiêu chuẩn ISO 9001- 2000, trong đó có quy trình về công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ và các cơ quan trực thuộc. Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, Văn phòng Bộ, cùng với sự nỗ lực, cố gắng của cán bộ, chuyên viên phòng Lưu trữ Văn phòng Bộ, công tác lưu trữ ở Bộ Tư pháp đã có những phát triển vượt bậc cả về chất cũng như về lượng. Qua đó, góp phần không nhỏ vào những thành công chung của ngành. Trong việc thực hiện cải cách thủ tục hành chính, cải cách tư pháp theo chủ trương của Đảng và Nhà nước không thể không kể đến sự đóng góp tích cực của công tác lưu trữ. Tuy nhiên bên cạnh những mặt mạnh, mặt tích cực vẫn còn có những hạn chế, tồn tại cả trong công tác tổ chức, quản lý cũng như trong thực thi chuyên môn, nghiệp vụ cần phải nhanh chóng có giải pháp khắc phục. 1 Xuất phát từ đòi hỏi khách quan của thực tế công việc, tôi xin mạnh dạn lựa chọn đề tài về: “NGHIÊN CỨU ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI BỘ TƢ PHÁP” cho Luận văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học của mình. 2. Mục tiêu của đề tài Đề tài được thực hiện nhằm hướng tới hai mục tiêu cơ bản: Thứ nhất là, khảo sát và đánh giá thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan Bộ Tư pháp; Thứ hai là, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao c hất lượng công tác lưu trữ ở cơ quan Bộ Tư pháp. 3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 3.1. Đối tượng nghiên cứu Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan đối với mỗi ngành, lĩnh vực, đồng thời là một mắt xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý, điều hành của từng cơ quan. Hiện nay, Đảng và Nhà nước đã đã ban hành nhiều văn bản xác định rõ vai trò của công tác lưu trữ trong cơ quan nhà nước đối với hoạt động quản lý hành chính. Bởi vậy, đề tài được thực hiện với việc tập trung nghiên cứu 2 đối tượng cơ bản: Thứ nhất là, thực trạng tổ chức và hoạt động lưu trữ của cơ quan Bộ Tư pháp. Tác giả tập trung nghiên cứu phương pháp tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ; tình hình ban hành các quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ; kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và kết quả công tác tại cơ quan. Thứ hai là, dựa trên kết quả nghiên cứu thực trạng, tác giả đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác lưu trữ ở cơ quan Bộ Tư pháp. 3.2. Phạm vi nghiên cứu Kể từ khi Ủy Ban thường vụ Quốc hội ban hành Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04/04/2001 [46], đến Nghị định 111/2004/NĐ – CP ngày 08/4/2004 2 [15] của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia và gần đây văn bản có giá trị pháp lý cao nhất là Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 [37] đã được Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11/11/2011. Luật cũng quy định cụ thể: Cán bộ, người làm lưu trữ có chức năng, nhiệm vụ và giúp Chánh Văn phòng thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ; trực tiếp quản lý kho lưu trữ của cơ quan và tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan. Bởi vậy, đề tài tập trung chủ yếu nghiên cứu thực trạng công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp. Do những hạn chế chủ quan và khách quan, trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả tập trung nghiên cứu công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp, nhằm làm rõ sự khác biệt của lưu trữ tại Bộ Tư pháp so với các lưu trữ hiện hành của các bộ, ngành khác. Qua đó nhận thức được những ưu thế, những bất cập, khiếm khuyết, từ đó có thể xác định, đề xuất các giải pháp phù hợp nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ trong hoạt động của cơ quan và đơn vị, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của nền hành chính nhà nước. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài Để thực hiện được mục tiêu mà đề tài đặt ra, chúng tôi đã thực hiện một số nhiệm vụ: - Nghiên cứu, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Bộ Tư pháp, chức năng, nhiệm vụ Bộ Tư pháp theo luật định; - Nghiên cứu, tìm hiểu hình thức tổ chức bộ máy và nhân sự làm công tác lưu trữ; tình hình ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác lưu trữ; kết quả thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ; - Nghiên cứu và đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp, trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ của cơ quan. 3 5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Có thể khẳng định, hướng nghiên cứu về công tác lưu trữ ở một cơ quan cấp bộ không phải là hướng đi hoàn toàn mới và đã có mô ̣t số công trình, đề tài nghiên cứu về vấn đề này, có thể xếp theo các nhóm cụ thể như sau: * Nhóm các công trình là đề tài nghiên cứu cấp ngành, cấp nhà nƣớc + Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ” (Mã số 99-98-030) [34] do tác giả Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm đề tài. Nội dung đề tài gồm 2 phần cơ bản, phần I trình bày sự phát triển tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam và tham khảo quốc tế, phần II trình bày mô hình tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam, + Đề tài “Nghiên cứu xác định thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc diện nộp vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III của các cơ quan quản lý nhà nước Trung ương” [38] do tác giả Nguyễn Thị Tâm làm chủ nhiệm đề tài, + Đề tài “Nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu quản lý nhà nước chủ yếu ở các cơ quan nhà nước” [33] do tác giả Hà Văn Huề làm chủ nhiệm đề tài… * Nhóm các công trình là luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp chuyên ngành Lƣu trữ học và Tƣ liệu học + Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước” [45] của tác giả Trần Thanh Tùng (năm 2003). * Nhóm các công trình là bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành, hội thảo khoa học, sách chuyên khảo + Cuốn “Quá trình phát triển và trưởng thành” [24] của Cục Lưu trữ Nhà nước do Nxb Chính trị Quốc gia ấn hành năm 2002. + Cuốn “Lưu trữ Việt Nam – Những chặng đường phát triển” [39] của hai tác giả GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm và TS. Nghiêm Kỳ Hồng năm 2001. 4 + Cuốn “Lịch sử lưu trữ Việt Nam” [40] tác giả Nguyễn Văn Thâm – Vương Đình Quyền – Đào Thị Diến – Nghiêm Kỳ Hồng do Nxb Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh phát hành năm 2010. + Các bài viết đã được đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam… Các công trình, đề tài, bài viết nêu trên chủ yếu đề cập đến các hướng nghiên cứu cơ bản như: nghiên cứu cơ sở khoa học và thực tiễn; đánh giá tổng quan về quá trình hình thành, phát triển và thực trạng hoạt động của hệ thống lưu trữ các cấp; nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức lưu trữ các cơ quan trung ương… Tuy nhiên, cho đến nay, tác giả chưa thấy một công trình khoa học hay đề tài luận văn, luận án nào đề cập đến vấn đề hoàn thiện công tác lưu trữ ở cơ quan Bộ Tư pháp. Do vậy, đề tài của Luận văn này hoàn toàn không bị trùng lặp, mặc dù tác giả có tham khảo, kế thừa một số kết quả nghiên cứu của các tác giả đi trước. 6. Tài liệu tham khảo Trong quá trình thực hiện đề tài luận văn này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tư liệu sau: - Các văn bản của Nhà nước quy định chung về công tác văn thư, lưu trữ. - Các văn bản của Nhà nước có những quy định liên quan đến tổ chức và thực hiện công tác lưu trữ cấp trung ương. - Hệ thống các sách giáo trình, sách chuyên khảo, bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành về công tác lưu trữ. - Hệ thống các đề tài nghiên cứu khoa học , luận văn thạc si ,̃ khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học có liên quan đến công tác lưu trữ trong Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. - Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua khảo sát thực tế tại Bộ Tư pháp như: các Quyết định của Bộ trưởng Bộ Tư pháp về việc ban hành 5 quy chế làm việc của cơ quan, quy chế công tác văn thư - lưu trữ; Báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ hàng năm, Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu, Mục lục hồ sơ lưu trong kho lưu trữ ... 7. Phƣơng pháp nghiên cứu Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lê nin, cụ thể là vận dụng các phương pháp của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử. Những phương pháp này xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài. Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể khác như: - Phương pháp luận của lưu trữ học: là cơ sở để tổng hợp toàn bộ lý luận về công tác lưu trữ trên cơ sở các quy định có tính quy phạm pháp luật về hoạt động của ngành lưu trữ nói chung và của Bộ Tư pháp nói riêng; - Phương pháp khảo sát thực tế: để khảo sát, thu thập dữ liệu thực tế hoạt động của công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp; - Phương pháp phân tích chức năng: để phân loại và đánh giá kết quả hoạt động của công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc, trên cơ sở kết quả thu nhận đã phân tích, xác định những hoạt động đạt kết quả và những hạn chế cần khắc phục; - Phương pháp tổng hợp, hệ thống hoá: đây là phương pháp giúp kết nối những kết quả nghiên cứu từ những hoạt động cụ thể trong công tác lưu trữ của ngành tư pháp, kết quả hoạt động của công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ và các đơn vị trực thuộc nhằm dựng được toàn cảnh về thực trạng và từ đó tìm ra và xây dựng giải pháp chung cho sự phát triển cho công tác lưu trữ của toàn ngành tư pháp. - Ngoài ra, trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi cũng sử dụng phương pháp phỏng vấn: trao đổi, xin ý kiến, đề xuất kinh nghiệm của lãnh đạo Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thuộc Bộ Nội vụ, cán bộ phụ trách quản lý công tác 6 lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc, và một số cán bộ, công chức công tác cùng cơ quan với tác giả. 8. Đóng góp của đề tài Đề tài luận văn nếu được thực hiện tốt sẽ có những đóng góp quan trọng về mặt thực tiễn, cụ thể như sau: Thứ nhất, đối với cơ quan Bộ Tư pháp: nắm được thực trạng công tác lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc cơ quan để từ đó có những biện pháp cụ thể hơn trong việc ban hành các văn bản hướng dẫn chi tiết, tăng cường công tác kiểm tra và hướng dẫn trong công tác lưu trữ. Thứ hai, đối với Lưu trữ Bộ Tư pháp: từ kết quả nghiên cứu, khảo sát thực tiễn công tác lưu trữ ở Bộ Tư pháp, rút ra những kết quả và những hạn chế, từ đó đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp. Thứ ba, đối với bản thân tác giả: củng cố trau dồi thêm những kiến thức lý luận, thực tiễn về lưu trữ, phục vụ cho công tác chuyên môn của mình. 9. Kết cấu của luận văn Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Phụ lục, Luận văn gồm 03 chương: Chương 1. Khái quát về Bộ Tư pháp và tài liệu hình thành từ hoạt động của Bộ Tư pháp. Trong chương này, chúng tôi trình bày khái quát lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp; Thành phần, nội dung, giá trị và đặc điểm tài liệu của khối tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý của Lưu trữ Bộ Tư pháp. Đây là chương mang tính dẫn luận, mục đích là làm rõ đối tượng và phạm vi nghiên cứu. Chương 2. Thực trạng công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp. Chương này thể hiện kết quả nghiên cứu, khảo sát thực tế về công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp. Nội dung chủ yếu trình bày về tổ chức bộ máy, nhân sự, hệ 7 thống văn bản và tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại Bộ Tư pháp, về hoạt động và kết quả hoạt động kiểm tra nghiệp vụ lưu trữ của Bộ Tư pháp cũng như thực trạng các nguồn lực đảm bảo cho hoạt động của công tác lưu trữ... Trên cơ sở đó phân tích sự cần thiết phải xây dựng các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Bộ Tư pháp. Chương 3. Các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Bộ Tư pháp. Xuất phát từ thực trạng công tác lưu trữ tại Bộ Tư pháp đã được trình bày và phân tích ở Chương 2, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác lưu trữ tại cơ quan Bộ. Gồm các giải pháp chủ yếu, như: Nâng cao nhận thức về vai trò của công tác lưu trữ trong đội ngũ công chức ngành Tư pháp; Hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý và hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ chuyên ngành; Kiện toàn tổ chức bộ máy; Tổ chức nghiên cứu khoa học về lưu trữ; Tổ chức áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng theo ISO, ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hồ sơ tài liệu từ khâu văn thư khi tài liệu được giao nộp vào Lưu trữ Bộ. Hoàn thành được Luận văn này, trước hết tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến tất cả các Thầy, các Cô Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), những người đã truyền đạt cho tôi kiến thức, kinh nghiệm và sự tự tin, giúp cho tôi hoàn thành nhiệm vụ của mình. Tôi xin chân thành cảm ơn Tiến sĩ Nguyễn Liên Hương đã tận tình hướng dẫn cho tôi trong thời gian thực hiện Luận văn. Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến lãnh đạo Văn phòng Bộ Tư pháp, các bạn đồng nghiệp đang công tác ở Văn phòng Bộ Tư pháp cùng toàn thể các cán bộ làm công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc Bộ đã nhiệt tình giúp đỡ, tạo điều kiện, chia sẻ với tôi trong quá trình thực hiện luận văn. 8 Sau cùng, tôi xin gửi lời biết ơn sâu sắc đến gia đình và bạn bè, những người đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong suốt quá trình học cũng như thực hiện Luận văn. Mặc dù đã hết sức cố gắng nhưng do thời gian nghiên cứu có hạn và kinh nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên Luận văn của tôi không tránh khỏi những khiếm khuyết. Rất mong nhận được sự góp ý của các thầy, cô và bạn bè đồng nghiệp nhằm hoàn thiện kết quả nghiên cứu của mình. Tôi xin chân thành cảm ơn. 9 CHƢƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ BỘ TƢ PHÁP VÀ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TỪ HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ TƢ PHÁP 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tƣ pháp 1.1.1. Lịch sử hình thành 1.1.1.1. Giai đoạn từ năm 1945 đến năm 1960 Năm 1945, ngay sau khi Cách mạng tháng Tám thành công, ngày 28/8/1945, Chính phủ lâm thời Việt Nam Dân chủ Cộng hoà ra Tuyên cáo thành lập Nội các Thống nhất Quốc gia gồm 12 Bộ, trong đó có Bộ Tư pháp do ông Vũ Trọng Khánh làm Bộ trưởng. Đến nay, ngày 28 tháng 8 trở thành “Ngày Truyền thống của Ngành Tư pháp Việt Nam” (Theo Quyết định số 715/TTg ngày 7/11/1995 của Thủ tướng Chính phủ [50]). Sau cuộc Tổng tuyển cử đầu tiên tháng 01/1946, Nghị viện (Quốc hội) đã bầu ra Bộ trưởng Bộ Tư pháp là Ông Vũ Đình Hoè. Chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của Bộ Tư pháp thời kỳ này được quy định tại Nghị định số 37 ngày 01/12/1945 về tổ chức Bộ Tư pháp [11], theo đó, Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm soạn thảo và tổ chức thi hành các đạo luật về quyền tự do, dân chủ của cá nhân, về dân sự, thương sự, hình sự và thủ tục tố tụng, tổ chức và quản trị các toà án, việc truy tố tội phạm, tư pháp công an, thi hành các án phạt, quản trị các nhà lao và giáo dục tù nhân, quản lý các viên chức toà án, viên chức ngạch tư pháp, luật sư, đại tụng viên, thừa phát lại, hỗ giá viên, phụ trách công việc quốc tịch, thực hiện các hiệp định tương trợ tư pháp và uỷ thác tư pháp với nước ngoài. Năm 1958, theo Nghị quyết của kỳ họp thứ 8 của Quốc hội khoá I, Toà án nhân dân tối cao và Viện Công tố Trung ương trực thuộc Chính phủ được thành lập, tách khỏi Bộ Tư pháp. Sau đó, trên cơ sở Hiến pháp 1959, hệ thống Toà án nhân dân và hệ thống Viện kiểm sát nhân dân độc lập với Chính phủ đã được hình thành. Từ năm 1960, theo Luật Tổ chức Chính phủ, trong thành phần Chính 10 phủ không có Bộ Tư pháp. Các nhiệm vụ của Bộ Tư pháp về quản lý tổ chức và hoạt động của các cơ quan điều tra (tư pháp công an), truy tố (viện công tố), xét xử (toà án), thi hành án được chuyển giao cho Bộ Công an, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Toà án nhân dân tối cao và một phần cho chính quyền địa phương. 1.1.1.2. Giai đoạn từ năm 1960 đến năm 1981 Kể từ sau khi Vụ Pháp chế Thủ tướng Phủ (Văn phòng Chính phủ sau này) được thành lập theo Nghị định số 504-TTg ngày 26/10/1957 [42], công tác pháp chế do đơn vị này đảm nhận có chức năng giúp Chính phủ xây dựng hệ thống pháp luật về kinh tế và hành chính. Năm 1972, Uỷ ban Thường vụ Quốc hội phê chuẩn việc thành lập Uỷ ban Pháp chế của Hội đồng Chính phủ. Uỷ ban Pháp chế là cơ quan chủ quản về mặt pháp chế của Hội đồng Chính phủ, được phân công phụ trách công tác pháp chế do Hội đồng Chính phủ đảm nhiệm trong việc quản lý nhà nước. Uỷ ban Pháp chế được tổ chức và hoạt động theo Nghị định số 190/CP ngày 09/10/1972 của Hội đồng Chính phủ với chức năng quản lý thống nhất công tác pháp chế của Hội đồng Chính phủ [34]. Hoạt động của Uỷ ban Pháp chế từ khi thành lập cho tới khi tái lập Bộ Tư pháp chủ yếu tập trung vào: - Xây dựng pháp luật, tuyên truyền, giáo dục pháp luật; - Xây dựng hệ thống tổ chức pháp chế ở các Bộ, Tổng cục, ở các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, quản lý một số tổ chức bổ trợ tư pháp và đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ pháp luật. Tổ chức và hoạt động của cơ quan pháp chế ở các Bộ và Tổng cục, ở các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được thực hiện theo hướng dẫn của Uỷ ban Pháp chế. Hai chức năng chủ yếu của các cơ quan pháp chế là: Thứ nhất, quản lý thống nhất công tác xây dựng và ban hành pháp luật, hướng dẫn và theo dõi thi hành pháp luật, xây dựng cơ quan pháp chế cấp dưới, bồi dưỡng cán bộ pháp chế, quản lý hành chính tư pháp; Thứ hai, làm tư vấn pháp luật cho cơ 11 quan lãnh đạo (Bộ, Tổng cục, ủy ban hành chính) về các vấn đề có liên quan đến pháp chế. 1.1.1.3. Giai đoạn từ năm 1981 đến nay Bộ Tư pháp được tái thành lập theo Nghị định số 143/HĐBT ngày 22/11/1981 của Hội đồng Bộ trưởng [35] với chức năng giúp Hội đồng Bộ trưởng thực hiện quản lý thống nhất các việc về tư pháp trong cả nước, bao gồm xây dựng pháp luật, tuyên truyền, giáo dục pháp luật, quản lý về mặt tổ chức các toà án nhân dân địa phương và quản lý nhà nước các công tác tư pháp khác (luật sư, công chứng, giám định ...), đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ pháp luật trong cả nước (Bộ trưởng Bộ Tư pháp thời kỳ này là ông Phan Hiền. Trụ sở của Bộ Tư pháp đặt tại số 5 Ông Ích Khiêm). Năm 1992, Hiến pháp của thời kỳ đổi mới được Quốc hội thông qua. Năm 1993, Chính phủ ban hành Nghị định số 38/CP ngày 4/6/1993 [15] quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Bộ Tư pháp trong thời kỳ đổi mới, trong giai đoạn này, Bộ Tư pháp được tiếp tục giao thêm nhiều trọng trách mới: quản lý công tác thi hành án dân sự; thẩm định các dự án luật, pháp lệnh, các dự thảo nghị quyết, nghị định của Chính phủ; đào tạo, bồi dưỡng thẩm phán và các chức danh tư pháp khác; quản lý nhà nước công tác trợ giúp pháp lý cho người nghèo và đối tượng chính sách; công tác hoà giải; hoạt động bán đấu giá tài sản; hoạt động đăng ký giao dịch bảo đảm; hoạt động hành nghề tư vấn pháp luật của Tổ chức luật sư nước ngoài tại Việt Nam; tổ chức và hoạt động của các Trung tâm Trọng tài kinh tế... (Bộ trưởng Bộ Tư pháp giai đoạn này là ông Nguyễn Đình Lộc. Trụ sở của Bộ Tư pháp đặt tại số 25A phố Cát Linh – Hà Nội, sau đó chuyển sang số 56-58-60 phố Trần Phú – Ba Đình – Hà Nội). Năm 2003, Chính phủ ban hành Nghị định số 62/2003/NĐ-CP ngày 06/6/2003 [16] quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp để phù hợp với vị trí của Bộ trong tiến trình cải cách hành chính, cải cách tư pháp, xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và hội nhập quốc tế. Bộ Tư pháp là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước 12 về công tác xây dựng pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật, thi hành án dân sự, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp và công tác tư pháp khác trong phạm vi cả nước; thực hiện quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý của Bộ theo quy định của pháp luật. Năm 2008, Chính phủ ban hành Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 [20] quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp thay thế Nghị định số 62/2003/NĐ-CP. Năm 2013, Chính phủ ban hành Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/3/2013 [25] quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp thay thế Nghị định số: 93/2008/NĐ-CP, ngày 22/8/2008. Như vậy, tính từ năm 1981 đến nay, Chính phủ đã ban hành 05 nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tư pháp nhằm phù hợp với sự phát triển của đất nước qua từng thời kỳ tương ứng. Tuy nhiên, dù có những thay đổi về phạm vi nhiệm vụ song đều có liên quan mật thiết đến cả ba nhóm chức năng của bộ máy nhà nước (lập pháp, hành pháp và tư pháp). Mọi sự thay đổi, cải cách trên từng lĩnh vực đều có ảnh hưởng và tác động trực tiếp đến chức năng, nhiệm vụ của Bộ Tư pháp. 1.1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp 1.1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ Quy định về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tư pháp có các văn bản:  Nghị định số 143/HĐBT ngày 22/11/1981 [37],  Nghị định số 38/CP ngày 4/6/1993 [15],  Nghị định số 62/2003/NĐ-CP ngày 6/6/2003 [16],  Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008 [20], và 13  Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/3/2013 thay thế Nghị định số 93/2008/NĐ-CP ngày 22/8/2008, quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Bộ Tư pháp [25]. Việc ban hành các Nghị định nói trên đã dẫn đến sự thay đổi lớn về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp. Cụ thể như sau: - Về chức năng, nhiệm vụ: từ năm 2013, Bộ Tư pháp được tăng cường nhiệm vụ, từ 28 hoạt động (theo Điều 2, Nghị định số 93/2008/NĐ-CP [20]) lên 33 hoạt động (theo Điều 2, Nghị định số 22/2013/NĐ-CP [25]) - các hoạt động mới là pháp điển hệ thống quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật và hòa giải ở cơ sở… - Về cơ cấu tổ chức: bộ máy của Bộ tăng từ 24 đơn vị lên 27 đơn vị trực thuộc, trong đó có những điều chỉnh cụ thể: bỏ 01 vụ (Vụ Hành chính tư pháp) và cơ quan đại diện; Tăng thêm 05 Cục (Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Cục Hộ tịch - Quốc tịch - Chứng thực, Cục Con nuôi, Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm, Cục bồi thường nhà nước, Cục Bổ trợ tư pháp, Cục Công tác phía Nam). Nghị định số 22/2013/NĐ-CP ngày 13/3/2013 [25] quy định nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp kể từ ngày 01/5/2013, theo đó: Bộ Tư pháp là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác xây dựng và thi hành pháp luật, kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, kiểm soát thủ tục hành chính, phổ biến, giáo dục pháp luật; quản lý nhà nước về thi hành án dân sự, thi hành án hành chính, hành chính tư pháp, bổ trợ tư pháp, bồi thường nhà nước trong hoạt động quản lý hành chính và thi hành án và các công tác tư pháp khác trong phạm vi cả nước; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính; quản lý nhà nước các dịch vụ công trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ. 14