Tài liệu Nghiên cứu công tác đại lý tàu biển của vosco và đề xuất các giải pháp tiếp tục cải cách thủ tục hành chính cảng biển

Luận văn tốt nghiệp MỞ ĐẦU Việt Nam là một trong những nước có tiềm năng lớn về kinh tế biển. Với đường bờ biển dài 3.260 km, có nhiều vũng, vịnh và cửa sông nối liền với Thái Bình Dương rất thuận tiện cho việc phát triển đội tàu, hệ thống cảng biển, các cơ sở công nghiệp đóng - sửa chữa tàu biển và thực hiện các loại hình dịch vụ hàng hải - thương mại khác. Có thể nói hệ thống cảng biển Việt Nam có vị trí là đầu mối, nhưng vừa giữ vai trò là cầu nối về phát triển và hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước. Để đáp ứng được vai trò và vị trí nói trên, hoạt động quản lý khai thác cảng biển cần phải đặc biệt chú trọng và quan tâm . Thực tế cho thấy, hoạt động quản lý nhà nước chuyên ngành tại cảng biển có tác động trực tiếp tới tiến trình phát triển, hội nhập của nền kinh tế quốc dân nói chung và hoạt động của từng ngành, lĩnh vực kinh tế liên quan nói riêng, trong đó có lưu thông hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu và thủ tục xuất cảnh, nhập cảnh đối với thuyền viên, hành khách du lịch quốc tế. Thủ tục hành chính trong quản lý nhà nước chuyên ngành tại cảng biển càng thông thoáng, thuận tiện thì hoạt động kinh doanh của các thành phần kinh tế liên quan càng phát triển hiệu quả. Đây chính là mục tiêu đã, đang được chính phủ, các bộ, ngành và các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hết sức quan tâm giải quyết đồng bộ cả về cải cách thể chế cũng như giải pháp áp dụng. Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 1 Luận văn tốt nghiệp Việc đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính cảng biển không những thúc đẩy tiến trình phát triển, hội nhập kinh tế quốc tế của đất nước và nâng cao uy tín quốc gia mà còn đáp ứng mục tiêu của chương trình cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2006 - 2010 đã được chính phủ thông qua. 1. Tính thời sự và cấp thiết của đề tài. Với lợi thế của một quốc gia ven biển, ngành hàng hải nước ta còn nhiều tiềm năng vẫn chưa được phát huy hết. Sự phát triển ngành hàng hải nói chung, và hệ thống cảng biển quốc gia nói riêng đều phụ thuộc nhiều vào khả năng tự thích ứng và hoà nhập của chúng ta, nhất là trong xu thế hội nhập quốc tế, tự do cạnh tranh như hiện nay. Vì vậy nếu không có chính sách phát triển phù hợp thì hoạt động kinh doanh khai thác cảng biển cũng như hoạt động kinh doanh vận tải biển sẽ không tránh khỏi sự tụt hậu. Nếu như không thiết lập được một mô hình quản lý - khai thác cảng biển thích hợp, chúng ta sẽ bị cạnh tranh quyết liệt trên thị trường hàng hải khu vực và trên thế giới. Vấn đề này đặc biệt có ý nghĩa khi nguồn hàng thông qua các cảng biển Việt Nam ngày càng tăng, và yêu cầu về chuyên dụng hoá, hiện đại hóa của hệ thống cảng biển nước ta đang trở nên cấp thiết. Nước ta chưa có cảng trung chuyển quốc tế. Vì vậy, phần lớn hàng hoá xuất, nhập khẩu đều phải trung chuyển qua Hongkong, Singapore làm tăng đáng kể chi phí vận tải, đây Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 2 Luận văn tốt nghiệp là một hạn chế lớn làm giảm sức cạnh tranh cũng như hấp dẫn của các cảng biển Việt Nam trên trường quốc tế. Để khắc phục vấn đề nêu trên, những năm gần đây việc giảm chi phí tại các cảng biển Việt Nam đã được Chính phủ, các Bộ, Ngành quan tâm thích đáng. Góp phần không nhỏ vào việc kinh doanh của các chủ tàu là các dịch vụ đại lý tàu biển. Hiện nay, hầu hết công tác làm thủ tục cho tàu ra vào cảng là do đại lý đảm nhiệm. Từ khi triển khai công tác cải cách thủ tục hành chính tại các cảng biển Việt Nam, việc làm thủ tục cho tàu ra vào cảng có nhiều thuận tiện hơn. Tuy nhiên vẫn tồn tại một số bất cập mà nó ảnh hưởng không nhỏ đến việc kinh doanh của đại lý cũng như của các chủ tàu. Chính vì vậy, công tác cải cách thủ tục hành chính tại các cảng biển Việt Nam cần được triển khai một cách triệt để và đẩy mạnh hơn nữa với phương châm tạo thuận lợi cho giao thông hàng hải nói chung, hệ thống cảng biển nói riêng, nhằm tạo ra môi trường thông thoáng, thuận lợi cho hoạt động kinh doanh khai thác cảng biển, góp phần nâng cao sức cạnh tranh của hàng hóa, dịch vụ, doanh nghiệp Việt Nam với các nước trong khu vực và trên thế giới, thúc đẩy việc phát triển kinh tế cả nước lên một trình độ mới, đáp ứng yêu cầu đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hoá đất nước trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế, chuẩn bị cho việc Việt Nam gia nhập Công ước FAL 65. Vì vậy, đề tài "Nghiên cứu công tác đại lý tàu biển của VOSCO và đề xuất các giải pháp tiếp tục cải cách thủ tục hành chính cảng biển trong xu thế hội nhập " đã mang tính thời sự và vô cùng cấp thiết. 2. Mục đích nghiên cứu. Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 3 Luận văn tốt nghiệp Trên cơ sở những bất cập còn tồn tại trong công tác làm thủ tục cho tàu ra vào cảng của đại lý tàu biển cũng như thực trạng về thủ tục hành chính tại cảng biển Việt Nam nói riêng, đồng thời trên cơ sở thực tế của nền hành chính quốc gia nói chung, và quan điểm cải cách hành chính Nhà nước đến năm 2010 để tiếp tục cải cách hành chính tại các cảng biển Việt Nam, nhằm tạo thuận lợi trong giao thông hàng hải bằng việc đơn giản hoá quy trình và giảm thiểu các loại giấy tờ, tài liệu liên quan tới thủ tục khi đến, lưu lại và rời cảng của tàu biển hoạt động tuyến quốc tế. 3. Nội dung nghiên cứu của đề tài. Nội dung của đề tài nghiên cứu các vấn đề sau: Chương I : Tìm hiểu về công tác đại lý tàu biển tại VFFC (Vosco Freight Fowarding Company ) - Hải Phòng, phát hiện những bất cập còn tồn tại trong công tác làm thủ tục phục vụ tàu ra vào cảng biển Việt Nam. Chương II : Tổng quan về thủ tục hành chính, hệ thống hoá quy trình thủ tục hành chính cảng biển. Thực trạng về thủ tục hành chính tại các cảng biển Việt Nam. Chương III : Căn cứ vào những bất cập còn tồn tại nói trên, đưa ra các giải pháp tiếp tục cải cách thủ tục hành chính cảng biển. Kết luận và kiến nghị: Hệ thống các vấn đề đã giải quyết trong đề tài, từ đó đưa ra một số kiến nghị tiếp tục cải cách thủ tục hành chính cảng biển một cách triệt để và toàn diện hơn. Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 4 Luận văn tốt nghiệp 4. Phương pháp nghiên cứu của đề tài. Trên cơ sở lý luận thức tiễn, đề tài sử dụng phương pháp hệ thống, phân tích, so sánh, tổng hợp để nghiên cứu. Đó là phương pháp kết hợp lý luận với thực tiễn, đem lý luận phân tích thực tế nhằm rút ra những kết luận mới. Phần đầu của đề tài tìm hiểu và phát hiện những tồn tại trong công tác đại lý tại VFFC - HP liên quan tới thủ tục hành chính cảng biển.Kết hợp với việc nghiên cứu thủ tục hành chính cảng biển hiện tại theo quy định của Chính phủ, từ đó đề xuất biện pháp tiếp tục cải cách. 5. Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn của đề tài. Đề tài có ý nghĩa khoa học do đã đưa ra được những tồn tại trong công tác đại lý phục vụ tàu tại cảng biển Việt Nam cũng như văn bản pháp lý của Chính phủ liên quan đến cải cách thủ tục hành chính cảng biển nói riêng, cải cách hành chính Nhà nước nói chung cho đến thời điểm hoàn thành luận văn.Đồng thời đề tài cũng đưa ra được những đánh giá chung về thực trạng cải cách thủ tục hành chính tại cảng biển Việt Nam.Từ đó đề xuất các biện pháp tiếp tục cải cách, nhằm đưa hệ thống cảng biển Việt Nam phát triển lên một tầm cao mới, đủ sức cạnh tranh với các nước trong khu vực và quốc tế. Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 5 Luận văn tốt nghiệp CHƯƠNG I - TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC ĐẠI LÝ TÀU BIỂN CỦA VFFC - HẢI PHÒNG 1.1. Qui trình đại lý tàu biển phục vụ tàu tại cảng: 1.1.1. Cơ sở pháp lý: Cơ sở pháp lý cho việc kinh doanh, hành nghề đại lý được qui định trong bộ luật hàng hải Việt Nam và nghị định10/2001/NĐ-CP của Chính phủ. Tại bộ luật hàng hải Việt Nam từ điều 143 đến điều 149 đưa ra những khái niệm và các qui định chung về quyền hạn và trách nhiệm của người đại lý tàu biển . Trên thực tế có thể có những trường hợp phát sinh ngoài những qui định chung của bộ luật hàng hải Việt Nam.Những trường hợp đó người đại lý nên tham khảo và thực hiện theo tập quán quốc tế. Người đại lý luôn phải ghi nhớ rằng đại lý sẽ phải tự gánh chịu hoàn toàn trách nhiệm và bồi thường thiệt hại cho chủ tàu nếu đại lý hành động vượt quá phạm vi uỷ thác hoặc không có ý kiến chấp thuận của chủ tàu trước khi hành động Ngoài ra trước khi thực hiện các uỷ thác của thân chủ thì đại lý phải tìm hiểu và xem xét xem những hành động uỷ thác của thân chủ có phù hợp và tuân thủ pháp luật hiện hành của Việt Nam hay tập quán quốc tế hay không. Trên thực tế đôi khi xảy ra trường hợp thân chủ uỷ thác cho đại lý thực hiện một hành động không phù hợp với pháp luật hiện hành Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 6 Luận văn tốt nghiệp của Việt Nam hoặc tập quán quốc tế, trong trường hợp đó người đại lý nên tìm cách khéo léo từ chối sao cho mình không phải thực hịên hành động mà thân chủ uỷ thác mà cũng không bị mất lòng thân chủ. 1.1.2. Công tác chuẩn bị trước khi tàu đến: 1.1.2.1. Thông tin về tàu: Xác định rõ các thông tin cần thiết về tàu bao gồm: + GRT: Cần thiết phải có thông tin chính xác về GRT của tàu vì đây là cơ sở để tính toán chi phí cảng phí và đại lý phí cho tàu. + LOA: Chiều dài tối đa của tàu là cơ sở để bố trí cầu bến, tàu lai cà điều động tàu của hoa tiêu. Hơn nữa đại lý cũng phải lưu ý đến giới hạn của cảng như luồng, cầu đối với chiều dài tối đa của tàu. + B: Chiều rộng lớn nhất của tàu: Đối với một số cảng chuyên dụng hoặc một số loại hàng hoá được dỡ xuống sà lan cập mạn mà phải dùng cẩu bờ chiều rộng lớn nhất của tàu liên quan mật thiết đến tầm với của cần cẩu và thiết bị xếp hàng. + Số lượng, sơ đồ hầm hàng, cần cẩu: Đây là các thông tin cần thiết để bố trí kế hoạch làm hàng cho tàu. Đại lý cần phải xem xét tương quan sức nâng của cần cẩu đối với loại hàng được xếp/ dỡ để xem cần cẩu của tàu có thể đáp ứng được không. Trong trường hợp cần cẩu tàu không đáp ứng được thì cần phải thu xếp cẩu bờ/ cẩu nổi để xếp/ dỡ hàng hóa. Khi xảy ra trường hợp này người đại lý phải làm rõ xem ai là người chịu chi phí thuê cần cẩu và phải có sự xác nhận của người trả tiền trước khi tiến Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 7 Luận văn tốt nghiệp hành thu xếp cần cẩu bờ/ nổi để phục vụ làm hàng. Với một số tàu có cần cẩu được bố trí ở một bên mạn thì đại lý phải liên lạc với thuyền trưởng và lưu ý trước với hoa tiêu cập cầu cho tàu ở bên mạn nào để thuận tiện cho vịêc làm hàng. Tránh trường hợp khi tàu cập cầu xong rồi mà không làm hàng được và phải ma-nơ cập cầu lại sẽ phát sinh chi phí hoa tiêu và tàu lai. + Dung tích hầm hàng là yếu tố rất quan trọng đối với tàu đến xếp hàng. Đối với những loại hàng xếp thường xuyên tại một cảng thì shipper và đại lý thường khá quen thuộc với tính chất và hệ số chất xếp của hàng. Trong khi đó nhiều khi chủ tàu/ thuyền trưởng lần đầu tiên xếp loại hàng này. Trong trường hợp này với kinh nghiệm của đại lý và thông tin từ shipper, đại lý có thể giúp đỡ tàu rất nhiều. Tuy nhiên đại lý nên nhớ rằng việc công bố hệ số chất xếp là trách nhiệm của shipper. Đại lý chỉ nên là người chuyển tải thông tin hoặc đưa ra ý kiến tư vấn để thuyền trưởng tham khảo. Đại lý không nên đưa ra ý kiến khẳng định, nhất là khẳng định dưới dạng văn bản, việc này có thể gây khiếu nại cho đại lý nếu việc tàu thực hiện những hướng dẫn của đại lý có thể gây ra những thiệt hại hoặc tranh chấp. + Mớn nước của tàu: Đây là thông tin rất cần thiết và đặc biệt quan trọng đối với những cảng bị hạn chế bởi mớn nước. Đối với tàu đến xếp hàng thì đại lý cần phải xác địnhvới chủ tàu/ thuyền trưởng xem khi xếp xong hàng thì mớn của tàu là bao nhiêu, liệu có đáp ứng được mớn nước cho phép của luồng hay không. Nếu mớn nước của tàu khi xếp xong hàng vượt quá mớn nước cho phép của luồng thì tàu sẽ phải chuyển tải. Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 8 Luận văn tốt nghiệp Trong trường hợp đó đại lý phải phối hợp với thuyền trưởng lập sơ đồ xếp hàng cho khối lượng hàng xếp trong cầu và sơ đồ xếp hàng cho lượng hàng chuyển tải. Tương tự như vậy đối với tàu đến dỡ hàng đại lý cũng phải liên lạc trước với thuyền trưởng để lập sơ đồ chuyển tải nếu mớn nước của tàu không cho phép vào thẳng cầu. Trong trường hợp chuyển tải đại lý cần phải xác định rõ với thân chủ ai là người có trách nhiệm thu xếp và chịu chi phí chuyển tải theo qui định của hợp đồng để triển khai cho hợp lý. + Ngoài ra đại lý cũng phải nắm được các thông tin khác về tàu cần thiết cho việc quản lý của các cơ quan quản lý nhà nước đối với tàu như: quốc tịch, hô hiệu, chủ tàu, thuyền viên... và các thông tin cần thiết khác theo yêu cầu của các mẫu giấy tờ gửi các cơ quan hữu quan. + Thông tin về hợp đồng thuê tàu: Trước khi tàu đến đại lý cần phải nắm được các điều khoản cơ bản của hợp đồng thuê tàu để thu xếp phù hợp. Các thông tin cần phải nắm được bao gồm: khối lượng hàng hoá xếp/ dỡ, vị trí làm hàng của tàu ( tại cầu, phao hay khu neo, trường hợp chuyển tải thì ai phải chịu chi phí ), thời gian xếp hàng (laycan ) đối với tàu đến xếp hàng, điều kiện xếp/ dỡ, điều kiện trao thông báo sẵn sàng, điều kiện giao hàng, các điều kiện khác về kiểm đếm, giám định, chuyển tải, cẩu bờ, thuế cước nếu có. Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 9 Luận văn tốt nghiệp 1.1.2.2. Thông tin về hàng hoá: - Thông tin về chủ hàng: Xác định rõ ai là người xếp hàng ( đối với tàu đến xếp hàng / người nhận hàng ( đối với tàu dỡ hàng ), địa chỉ liên lạc cụ thể ( địa chỉ văn phòng, điện thoại, fax...). Người trực tiếp phụ trách và điều hành việc xếp/ dỡ hàng và địên thoại liên lạc 24/ 24 giờ để giải quyết các công việc phát sinh trong quá trình làm hàng. Trước khi tàu đến đại lý phải gặp gỡ , trao đổi với người gửi hàng hoặc người nhận hàng để trao đổi các thông tin cần thiết về hàng hoá và vị trí làm hàng của tàu cũng như kế hoạch làm hàng. Sau khi thống nhất kế hoạch với người gửi hàng / người nhận hàng đại lý cần diện báo kế hoạch đã thống nhất cho chủ tàu và thuyền trưởng và những yêu cầu chuẩn bị trước đối với tàu để phục vụ công việc làm hàng. - Thông tin về hàng: Xác định rõ tên, loại hàng, tính chất của hàng, hệ số chất xếp, phương thức bốc hàng. Các thông tin này sẽ có được từ shipper hoặc stevedore. Liên hệ với chủ tàu / thuyền trưởng để xác lập sơ đồ xếp hàng và công bố lượng hàng xếp phù hợp theo hợp đồng thuê tàu. Đại lý phải đặc biệt lưu ý việc công bố khối lượng hàng xếp với shipper, phải làm theo chỉ dẫn của chủ tàu hoặc thuyền trưởng. Tuy nhiên trong một số trường hợp shipper thường yêu cầu đại lý là đại diện cho tàu phải công bố khối lượng hàng xếp trước khi tàu đến để họ chuẩn bị hàng và thu xếp thủ tục. Trường hợp này nhất thiết đại lý phải có được ý kiến xác nhận bằng văn bản của chủ tàu hoặc thuyền trưởng thì mới công bố khối lượng hàng xếp theo như được hướng dẫn. Trường hợp tàu xếp nhiều lô hàng với nhiều chủ thì đại lý cần phải tập hợp Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 10 Luận văn tốt nghiệp cargolist, lên sơ đồ xếp hàng, họp các chủ hàng để thống nhất kế hoạch làm hàng cụ thể của mỗi chủ hàng để đảm bảo tàu có thể làm hàng liên tục với số máng tối đa. - Đối với tàu dỡ hàng: với tàu dỡ hàng thì thường người nhận hàng hoặc stevedore không nắm vững về hàng hoá như đối với tàu xếp hàng do vậy đại lý phải tìm hiểu càng nhiều thông tin càng tốt về hàng hoá sẽ dỡ. Với những tàu chở hàng đồng nhất thì đơn giản hơn, nhưng với tàu chở nhiều loại hàng và nhiều chủ hàng thì yêu cầu đại lý phải có chuẩn bị thật kỹ trước khi tàu đến. Trước khi tàu đến đại lý cần phải có được sơ đồ xếp hàng rõ ràng, nắm được có bao nhiêu lô hàng và chúng được xếp như thế nào dưới hầm hàng. Trường hợp có nhiều chủ hàng thì hàng nào sẽ làm trước, hàng nào làm sau. Sau đó sẽ họp bàn thống nhất với các chủ hàng để phân định thời gian và số máng làm hàng của mỗi chủ hàng đảm bảo việc làm hàng liên tục của tàu với số máng làm hàng tối đa. Việc này rất quan trọng vì nếu không thực hiện công việc này một cách cụ thể, chi tiết sẽ dẫn đến việc tranh chấp hoặc đùn đẩy giữa các chủ hàng với nhau gây nên nhiều khoảng thời gian ngắt quãng trong quá trình làm hàng của tàu. Trường hợp tàu đến xếp/ dỡ có hàng nặng với những yêu cầu xếp/ dỡ đặc biệt thì đại lý phải chuẩn bị kế hoạch kỹ lưỡng, phối hợp nhịp nhàng để tránh gây lãng phí thời gian cho tàu phải chờ đợi thiết bị, phương tiện... Những trường hợp tàu đến xếp / dỡ hàng mà có hàng quá cảnh, nguy hiểm thì đại lý phải lưu ý tập hợp đầy đủ giấy tờ, thông tin về hàng hoá Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 11 Luận văn tốt nghiệp để làm các khai báo cần thiết, tránh bị phạt hải quan do không khai báo hoặc khai báo thiếu chính xác. Giao hàng: Đây là công việc quan trọng đối với tàu đến dỡ hàng. Trước khi tàu đến đại lý cần phải hỏi xem điều kiện giao hàng bằng hình thức gì ( vận đơn gốc, bảo lãnh ngân hàng, thư bảo lãnh... ). Đại lý phải luôn nhớ rằng việc giao hàng phải luôn tuân thủ chỉ thị bằng văn bản của chủ tàu. Trong khi giao hàng đại lý cũng cần phải kiểm tra kỹ lưỡng các giấy tờ liên quan cần xuất trình để đảm bảo tính pháp lý theo luật pháp hiện hành cũng như việc hàng được giao đúng chủ. 1.1.2.3. Các công việc và giấy tờ cần chuẩn bị trước khi tàu đến: - Gửi thông báo 10/7/5/3/2/1 days ETA Notice cho người gửi hàng hoặc người nhận hàng thông báo về dự kiến kế hoạch tàu / hàng về đến cảng và yêu cầu người gửi hàng / người nhận hàng chuẩn bị thủ tục, kế hoạch xếp / dỡ hàng. - Thống nhất kế hoạch cầu bến, làm hàng với người gửi hàng / người nhận hàng và thông báo với chủ tàu / thuyền trưởng. - Chuẩn bị thông báo sẵn sàng ( NOR ) và yêu cầu chủ hàng ký khi tàu đến - Gửi giấy xin phép tàu đến cảng cho cảng vụ theo các qui định trong nghị định 160/2003/NĐ-CP - Gửi các orders thuê cầu bến, hoa tiêu, tàu lai ( nếu có ) để phục vụ cho việc đưa tàu vào vị trí làm hàng Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 12 Luận văn tốt nghiệp - Tập hợp các thông tin từ chủ tàu/ thuyền trưởng để tiến hành ký các hợp đồng với các bên hữu quan nếu có như: Thuê xếp / dỡ hàng, thuê tally, cung ứng... - Các giấy tờ về hàng hoá: Đối với tàu xếp hàng cần phải liên hệ với shiper và chuẩn bị cargo list, thông báo cho thuyền trưởng để lập sơ đồ xếp hàng để lên kế hoạch làm hàng trước khi tàu đến. Với tàu đến dỡ hàng đại lý phải liên hệ với chủ tàu / thuyền trưởng để có các giấy tờ như vận đơn, cargo manifest, sơ đồ xếp hàng, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật... Ngoài ra với những tàu có chở hàng nguy hiểm, quá cảnh thì phải lập tờ khai danh mục hàng nguy hiểm, quá cảnh. Với mỗi loại tàu đặc thù hoặc chở hàng đặc thù thì sẽ có những đòi hỏi thêm một số loại giấy tờ khác về hàng hoá. - Trước khi tàu đến một ngày đại lý phải rà soát lại tất cả các công việc và giấy tờ đã chuẩn bị để đảm bảo chắc chắn sự phối hợp, triển khai đồng bộ giữa các cơ quan có liên quan phục vụ cho tàu đến cảng, vào bến và tiến hành làm hàng một cách trơn tru. - Khi tàu đến trạm hoa tiêu đại lý phải liên lạc với tàu bằng điện thoại hoặc VHF để thông báo các thông tin cần thiết cho thuyền trưởng, đồng thời cũng để kiểm tra xem việc liên lạc của tàu cới cảng vụ, hoa tiêu, cảng có gặp trục trặc gì không. Việc đại lý liên lạc ngay với tàu khi dến trạm hoa tiêu rất quan trọng vì nó tạo tâm lý an tâm cho thuyền trưởng, đặc biệt là với những thuyền trưởng mới đến cảng lần đầu và thuyền trưởng luôn đánh giá cao sự mẫn cán của đại lý với những hành động như vậy. Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 13 Luận văn tốt nghiệp 1.1.3. Khi tàu nằm tại cảng: - Làm thủ tục nhập cảnh cho tàu: Sau khi tàu cập cầu đại lý sẽ lên tàu giúp thuyền trưởng hoàn thành các bản khai của tàu và thu thập các giấy tờ để trình các cơ quan hữu quan để làm thủ tục nhập cảnh theo như qui định của nghị định 160/2003/NĐ-CP. Trình tự làm thủ tục và các yêu cầu về giấy tờ cần xuất trình hoặc nộp được qui định rõ trong nghị định 160/2003/NĐ-CP. Khi giải quyết các vấn đề giấy tờ xong với thuyền trưởng, đại lý phải thông báo cho thuyền trưởng biết dự kiến kế hoạch làm hàng, thông báo cho thuyền trưởng các thông tin cần thiết khác như: kế hoạch ung ứng ( nếu có ), tình hình diễn biến thời tiết của địa phương, tình hình an ninh, tập quán làm hàng, các qui định và tập quán địa phương... Sau khi hoàn thành thủ tục nhập cảnh cho tàu việc đại lý cần phải làm ngay là đôn đốc, chắp mối cho việc làm hàng tiến hành một cách sớm nhất. Đại lý cần đặc biệt lưu ý là phải luôn có mặt trên tàu trong thời gian tàu chuẩn bị làm hàng để giải quyết các sự việc trục trặc có thể xảy ra làm chạm quá trình bắt đầu làm hàng của tàu. Trong thời gian này rất nhiều công việc được triển khai cùng lúc như giám định hàng, hầm hàng, mớn nước, triển khai công nhân, kiểm kiện... rất dễ xảy ra trục trặc do vậy rất cần sự có mặt của đại lý để hỗ trợ giải quyết. Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 14 Luận văn tốt nghiệp Đồng thời với quá trình triển khai làm hàng thì đại lý cũng phải làm báo cáo tình hình cho thân chủ. Báo cáo khi đến của tàu tối thiểu phải bao gồm các thông tin sau: - Hoạt động của tàu cùng với các mốc thời gian. - Dự kiến kế hoạch làm hàng, thời gian bắt đầu, kết thúc làm hàng. - Arrival conditions: Arrival draft, Remaining on board. Trong quá trình làm hàng đại lý phải luôn luôn sát sao, đôn đốc các bên liên quan để đảm bảo quá trình làm hàng liên tục với tốc độ nhanh nhất. Đại lý phải phối hợp với tàu và công nhân xếp dỡ để điều chỉnh kế hoạch làm hàng, việc phân bổ số máng làm hàng tương quan với khối lượng hàng của từng hầm sao cho hợp lý nhất. Đối với các phát sinh, trục trặc trong quá trình làm hàng đại lý phải nắm được đầy đủ thông tin để báo cáo chủ tàu, đồng thời cũng nêu ra phương án giải quyết theo kinh nghiệm của đại lý để chủ tàu xem xét. Việc báo cáo trong khi tàu nằm tại cảng nên thực hịên ít nhất 1 lần / ngày vào buổi sáng. Báo cáo hàng ngày phải phản ánh đầy đủ các thông tin về quá trình làm hàng trong ngày hôm trước như: số máng làm hàng, sản lượng từng ca, trong ngày, thời gian dừng làm hàng và lý do, tình hình thời tiết. Trong quá trình tàu làm hàng đại lý phải theo dõi sát sao và lập ra bản SOF ghi lại đầy đủ các hoạt động thực tế cảu tàu từ khi đến trạm hoa tiêu cho đến khi tàu chạy khỏi cảng. Đây là tài liệu rất quan trọng liên quan trực tiếp đến quyền lợi kinh tế của các bên liên quan trong hợp đồng thuê tàu do vậy đại lý phải lưu ý ghi chép các sự kiện một cách chính xác, khách quan. Các ghi chép về quá trình làm hàng Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 15 Luận văn tốt nghiệp phải phản ánh đầy đủ các sự kiện xảy ra trong quá trình làm hàng như: các ca làm hàng, số máng làm hàng, thời gian ngừng làm hàng và lý do tại sao ngừng làm hàng. Khi tàu nằm tại cảng đại lý sẽ thực hiện một số công việc uỷ thác của chủ tàu như cung cấp nước ngọt, nhu yếu phẩm, vật tư hoặc chuyển giao tài liệu... Khi thực hiện các công việc này đại lý phải lưu ý lấy xác nhận của tàu khi đã xong việc để làm bằng chứng cho việc thanh toán cũng như minh chứng cho việc đại lý đã thực hiện xong nghĩa vụ của mình. Đối với các cảng mà việc ra vào cầu của tàu phụ thuộc vào thuỷ triều hoặc thời gian thì đại lý phải theo dõi sát sao quá trình làm hàng để đôn đốc kịp thời giờ kết thúc làm hàng và điều chỉnh giờ chạy của tàu hợp lý nhất, tránh việc tàu phải chờ đợi sau khi làm hàng xong. Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 16 Luận văn tốt nghiệp 1.1.4. Chuẩn bị cho tàu rời cảng: Khi tàu chuẩn bị kết thúc làm hàng, căn cứ vào tình hình thực tế làm hàng, căn cứ vào kế hoạch sửa chữa của tàu, kế hoạch cung cấp vật tư thiết bị lương thực của tàu, đại lý bàn bạc cùng với thuyền trưởng quyết định giờ khởi hành cho tàu. Căn cứ vào thời gian đã thống nhất với thuyền trưởng đại lý dự tính cảng phí của tàu nếu vượt quá số lượng tiền cảng phí chủ tàu đã chuyển phải báo cáo lãnh đạo cho hướng giải quyết có làm thủ tục cho tàu chạy hay không. Sau khi thống nhất kế hoạch khởi hành với thuyền trưởng đại lý tiến hành thu xếp cho tàu chạy với các công việc cụ thể như: - Gửi các order thuê hoa tiêu, tàu lai, buộc cởi dây... phục vụ cho việc đưa tàu từ nơi neo đậu ra trạm hoa tiêu. - Làm thủ tục xuất cảnh với các cơ quan và xin phép cảng vụ cho tàu chạy. Qui trình làm thủ tục xuất cảnh và các yêu cầu về giấy tờ cần nộp, xuất trình được qui định rõ trong nghị định 160/2003/NĐ-CP. Sau khi hoàn thành thủ tục xuất cảnh tàu sẽ được cảng vụ cấp cho giấy phép rời cảng, đây là giấy tờ cuối cùng cấp cho tàu ở cảng chứng minh rằng tàu không còn vướng mắc, nợ nần gì với các bên liên quan ở cảng mà tàu neo đậu nữa và tàu được phép rời cảng. - Trước khi tàu chạy đại lý cần hỗ trợ thuyền trưởng trong việc ký các giấy tờ như SOF, các giấy tờ về hàng hoá... Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 17 Luận văn tốt nghiệp - Giấy tờ về hàng hoá: + Với tàu xếp hàng: Biên lai thuyền phó, vận tải đơn hoặc phiếu gửi hàng, sơ đồ xếp hàng, bản lược khai hàng xuất, biên bản giám định mớn nước nếu là chở hàng rời, với một số loại hàng đặc biệt thì có một số giấy tờ khác như hàng nông sản thì cần giấy chứng nhận hun trùng, giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật... Đối với tàu xếp hàng đại lý cần đặc biệt lưu ý khi đại phó ký mate's receipt, nếu có ghi chú trên mate's receipt thì cần phải thông báo với chủ tàu ngay và bàn bạc cùng với người xếp hàng để tìm phương án giải quyết. Tránh để tàu phải chờ do tranh chấp về giấy tờ. + Với tàu dỡ hàng: Biên bản quyết toán nhận hàng với tàu R.O.R.O.C, biên bản hàng hoá hư hỏng C.O.R, báo cáo quyết toán hàng hoá, hoặc biên bản giám định mớn nước. Ký xác nhận của thuyền trưởng các hoá đơn chứng từ: Để làm cơ sở cho việc quyết toán cảng phí với chủ tàu sau này đại lý cố gắng lấy toàn bộ hoá đơn cảng phí từ cảng vụ, hoa tiêu, kiểm dịch, cầu bến, tàu lai, công nhân bốc xếp ( nếu có ) và lập các hoá đơn phí của đại lý yêu cầu thuyền trưởng ký xác nhận trước khi tàu chạy. Một đại lý mẫn cán bao giờ cũng có mặt tại cảng cho đến khi tàu rời cầu an toàn vừa là để giám sát xem mọi việc được tiến hành suôn sẻ cho đến khi tàu rời đồng thời cũng như là nói lời chào tạm biệt với tàu. Thuyền trưởng luôn luôn đánh giá cao nếu thấy đại lý sẵn sàng đón tàu khi đến cũng như việc đại lý có mặt chia tay tàu khi rời bến. Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 18 Luận văn tốt nghiệp 1.1.5. Các công việc sau khi tàu chạy Sau khi tàu chạy việc trước tiên đại lý cần phải làm: - Gửi báo cáo cho chủ tàu ( Departure report ) trong vòng 2 giờ sau khi tàu rời cảng, nội dung báo cáo phải có một số thông tin cơ bản sau: + Thời gian kết thúc xếp / dỡ hàng, thời gian kết thúc ký kết các giấy tờ. + Số lượng hàng xếp / dỡ hoặc lượng hàng thiếu hụt hư hỏng ( nếu có ). + Departure condition: Mớn nước, nhiên liệu nước ngọt khi tàu rời bến, dự kiến thời gian tàu đến cảng tiếp theo ( nếu có thể ). - Tập hợp hồ sơ giấy tờ hàng hoá / tài chính để gửi chủ tàu trong vòng 3 ngày, nội dung cụ thể như sau: + Hồ sơ hàng hoá bao gồm những giấy tờ chính như sau: Đối với hàng nhập khẩu: R.O.R.O.C, C.O.R, B/L ( Gốc ), SOF, NOR, cargomanifest, cargo plan, draft survey ( nếu có ), letter protest ( nếu có ). Đối với hàng xuất: Ký và phát hành B/L, tuân thủ chặt chẽ sự chỉ dẫn bằng văn bản của chủ tàu. Trước khi ký B/L phải thu hồi bản Mate's receipt. Phát hành bộ vận đơn cho chủ hàng, thường 01 bộ gồm 3 bản chính trừ trường hợp có chỉ thị khác bằng văn bản của chủ tàu. Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 19 Luận văn tốt nghiệp Các giấy tờ gửi chủ tàu: B/L ( coppy ), SOF, cargo manifest, cargo plan, copy mate's receipt (nếu cần ), draft survey ( đối với hàng rời ) và các giấy tờ đặc biệt liên quan đến từng loại hàng như hàng chở trên boong, bản khai hàng nguy hiểm... + Hồ sơ tài chính: Tập hợp toàn bộ các hoá đơn cảng phí cũng như dịch vụ của đại lý lập Trip account trình lãnh đạo ký trước khi gửi cho chủ tàu. + Hồ sơ lưu của tàu phải lưu trong vòng 2 năm. Cần ghi những lưu ý rút kinh nghiệm trong chuyến để phục vụ những chuyến tàu sau ( xếp / dỡ hàng cùng loại, cùng chủ hàng hoặc cùng hãng tàu). 1.2. Thực trạng về công tác đại lý của VFFC - Hải Phòng. 1.2.1. Những thuận lợi. Từ khi thực hiện cải cách thủ tục hành chính tại các cảng biển Việt Nam theo Nghị định 160/2003/NĐ-CP của Chính phủ ban hành ngày 18 tháng 12 năm 2003 và có hiệu lực từ ngày 6 tháng 1 năm 2004, công tác đại lý của VFFC - Hải Phòng có nhiều thuận lợi. Cụ thể: - Trước đây, việc làm thủ tục cho tàu xuất, nhập cảnh được làm tại tàu gây mất thời gian và nhiều chi phí. Nay địa điểm làm thủ tục được thực hiện tại cảng vụ Hải Phòng theo chế độ một cửa, giúp đại lý khắc phục được nhược điểm trên, rút ngắn được thời gian làm thủ tục cho tàu, tiết kiệm chi phí. Sinh viên : Nguyễn Thị Thu Hằng Lớp : KTB 42 - ĐH 20