Tài liệu Nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh thái nguyên

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN THỊ HƯỜNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN SỞ, BAN, NGÀNH TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG LƯU TRỮ HỌC Hà Nội, tháng 11 năm 2019 BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI NGUYỄN THỊ HƯỜNG NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN SỞ, BAN, NGÀNH TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG Chuyên ngành: Lưu trữ học Mã số: 832 03 03 Người hướng dẫn: TS. Cam Anh Tuấn Hà Nội, tháng 11 năm 2019 Hà nội, LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi. Các kết quả được trình bày trong Luận văn do tôi tự tìm hiểu, phân tích trung thực và chưa được công bố trong bất cứ một công trình nghiên cứu khoa học nào. Nội dung trong Luận văn có sử dụng tài liệu tham khảo đều được trích dẫn nguồn đầy đủ, chính xác. Tác giả Nguyễn Thị Hường LỜI CẢM ƠN Sau thời gian học tập và rèn luyện tại trường, để hoàn thành đề tài Luận văn thạc sĩ, được sự tạo điều kiện của Ban Giám hiệu, các Phòng, Khoa: Khoa Văn thư Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo Sau đại học và các khoa chuyên môn khác thuộc Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; các thầy cô Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn; các Giáo sư, Phó Giáo sư, Tiến sĩ đã tận tình giảng dạy, giúp đỡ và tạo điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thiện đề tài Luận văn thạc sĩ. Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc nhất đến TS. Cam Anh Tuấn, người thầy tận tâm, dành nhiều thời gian định hướng và hướng dẫn cho tôi thực hiện Luận văn này. Bên cạnh đó, tôi đã nhận được nhiều động viên, giúp đỡ về thời gian, tinh thần cũng như vật chất của người thân trong gia đình, lãnh đạo cơ quan, đồng nghiệp, những người bạn. Hơn nữa, bản thân cũng nhận được sự cộng tác, phối hợp, giúp đỡ tận tình và tạo điều kiện tốt nhất của các đồng chí lãnh đạo Văn phòng, trưởng các đơn vị chuyên môn, chuyên viên và Văn thư của các sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên. Mặc dù, bản thân rất nỗ lực, cố gắng trong quá trình nghiên cứu thực hiện Luận văn, song do thời gian, kiến thức và năng lực bản thân còn hạn chế, chuyên đề nghiên cứu sẽ không trách khỏi những thiếu sót nhất định. Tôi kính mong nhận được sự thông cảm, chỉ dẫn, giúp đỡ và đóng góp ý kiến của các quý thầy, cô giáo, nhà khoa học, đồng nghiệp và bạn bè để Luận văn được hoàn thiện hơn./. Tôi xin trân trọng cảm ơn! Ngày tháng 11 năm 2019 Tác giả Nguyễn Thị Hường DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT VIẾT TẮT STT VIẾT ĐẦY ĐỦ 01 HĐND tỉnh Hội đồng nhân dân tỉnh 02 UBND tỉnh Uỷ ban nhân dân tỉnh 03 Các cơ quan Sở, ban, ngành 04 THBQ Thời hạn bảo quản 05 NXB Nhà Xuất bản 06 Trường ĐHKHXHNV 07 Sở NN và PTNT tỉnh Thái Nguyên 08 Chi cục Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn tỉnh Thái Nguyên Chi cục Văn thư - Lưu trữ MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU……………………………………………………………........................1 1.Lý do chọn đề tài……………………………………………………….…..1 2.Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài………………...........2 3.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu……………………………..……..........4 4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu …………………………………............5 5.Phương pháp nghiên cứu…………………………………...……………....5 6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài……………………………………..6 7.Kết cấu của Luận văn……………………………………............................6 Chương 1- CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN……………..........8 1.1.Cơ sở lý luận…………………………………………………………………....8 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản……………………………………………...8 1.1.1.1.Hồ sơ…………………………………………………………............8 1.1.1.2.Lập hồ sơ…………………………………………………………......8 1.1.1.3.Lưu trữ cơ quan……………………………………………………....9 1.1.1.4.Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan………………………………..10 1.1.2.Mục đích, yêu cầu, phương pháp và quy trình lập hồ sơ...................10 1.1.2.1.Mục đích của lập hồ sơ……………………………………………..10 1.1.2.2.Yêu cầu của lập hồ sơ……………………………………………....12 1.1.2.3.Phương pháp lập hồ sơ……………………………………………...14 1.1.3.Mục đích, yêu cầu, phương pháp giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan…………………………………….………………………………………….17 1.1.3.1.Mục đích giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan……………………..17 1.1.3.2.Yêu cầu giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan……………………....18 1.1.3.3.Phương pháp và quy trình giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan…....19 1.2.Cơ sở pháp lý………………………………………………………………….20 1.2.1.Văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước ở Trung ương………………………………………………………………………………..20 1.2.2.Văn bản quản lý, chỉ đạo của tỉnh…………………………………..21 1.3.Khái niệm và tiêu chí đánh giá “Chất lượng lập và giao nộp hồ sơ”……...22 Tiểu kết chương 1…………………………………………………………..23 Chương 2- THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN SỞ, BAN, NGÀNH TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN…………………………………………………………………………....24 2.1.Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên................................................................................................................24 2.2.Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của các sở, ban, ngành…………………………………………………………………………26 2.2.1.Ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn hoạt động lập và giao nộp hồ sơ…………………………………………………………………………………...26 2.2.2.Nhận thức của lãnh đạo, công chức đối với việc lập và giao nộp hồ sơ…………………………………………………………………………………...26 2.2.3.Tình hình ban hành và sử dụng Danh mục hồ sơ của các sở, ban, ngành……………………………………………………………………………………...28 2.2.4.Hoạt động lập hồ sơ tại các sở, ban, ngành…………………………29 2.2.4.1.Đối với các sở, ban, ngành đã ban hành Danh mục hồ sơ………….29 2.2.4.2.Đối với các sở, ban, ngành chưa ban hành Danh mục hồ sơ……….33 2.2.5.Hoạt động giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan các sở, ban, ngành……………………………………………………………………………...35 2.2.5.1.Quy trình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan các sở, ban, ngành………………………………………………………………………………35 2.2.5.2.Thành phần tài liệu được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan các sở, ban, ngành……………………………………………………………………………….37 2.3.Đánh giá chung………………………………………………………...38 2.3.1.Kết quả đạt được……………………………………………………...38 2.3.2.Hạn chế……………………………………………………………….39 2.3.3.Nguyên nhân………………………………………………………....40 Tiểu kết chương 2………………………………………………………….44 Chương 3- GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN SỞ, BAN, NGÀNH TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN…………………………………………...45 3.1.Trách nhiệm các sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên……………………..45 3.1.1.Hoàn thiện Danh mục hồ sơ………………………………………...45 3.1.2.Tổ chức thực hiện Danh mục hồ sơ………………………………....47 3.1.2.1.Thủ trưởng cơ quan………………………………………………....47 3.1.2.2.Trách nhiệm Chánh Văn phòng, Thủ trưởng đơn vị………………..52 3.1.2.3.Trách nhiệm của chuyên viên……………………………………....55 3.1.2.4. Trách nhiệm công chức Văn thư, Lưu trữ cơ quan………………...55 3.2.Trách nhiệm các cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ….56 3.2.1.Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước………………………………….56 3.2.2.Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên………………………………...57 3.2.3.Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên………..58 Tiểu kết chương 3………………………………………………………….59 KẾT LUẬN………………………………………………………………………..60 TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………..........................61 PHỤ LỤC………………………………………………………………………….01 1 MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là một trong những hoạt động quan trọng của công tác văn thư. Đối với cơ quan, tổ chức, công tác lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ minh chứng giải quyết công việc trong cơ quan một cách khoa học, chặt chẽ. Đối với từng công chức, viên chức công tác lập hồ sơ giúp cho mỗi cá nhân sắp xếp công văn, giấy tờ khoa học và thuận tiện cho việc nghiên cứu, tra tìm khi cần thiết; đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, quản lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ; nâng cao hiệu quả công tác và chuẩn bị tốt cho việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Trong những năm qua, hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư cơ bản được hoàn thiện, tạo cơ sở pháp lý để từng bước nâng cao chất lượng, hiệu lực, hiệu quả trong quản lý. Hoạt động lậpvà giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức đã có những chuyển biến mạnh mẽ. Văn bản, tài liệu sau khi giải quyết công việc xong được cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định. Tại một số các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên, hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện có hiệu quả. Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao công chức, viên chức đã chủ động lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc phục vụ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, giải quyết công việc hằng ngày. Sau khi giải quyết công việc xong hồ sơ công việc được lập và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu của cơ quan, đơn vị và cá nhân. Các cơ quan thực hiện tốt hoạt động này phải kể đến là Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Thanh tra tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Thái Nguyên. Tuy nhiên, hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại nhiều cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh vẫn còn một số bất cập như: Việc thực hiện quy định của pháp luật về lập hồ sơ công việc của công chức, viên chức chưa nghiêm; việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ còn tự phát; hồ sơ được lập chưa hoàn chỉnh, chưa đạt chất lượng; tại một số cơ quan, đơn vị và một số bộ phận công 2 chức,viên chức chưa hiểu đúng hoặc chưa quan tâm đúng mức đến hoạt động lập hồ sơ công việc, xem đây là nhiệm vụ của người làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; tài liệu lưu trữ còn phân tán nhiều nơi; tình trạng giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan chưa đúng thời gian quy định vẫn còn phổ biến. Do đó, gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ cơ quan cũng như lựa chọn những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh. Vì vậy, việc nghiên cứu thực trạng và đề ra các giải pháp để nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên là việc làm cần thiết. Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi quyết định chọn đề tài: “Nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên” làm đề tài Luận văn cao học của mình. 2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan không phải là hướng đề tài mới mà đã được nhiều tác giả, người nghiên cứu quan tâm, trong đó phải kể đến những sách lý luận, giáo trình, các Luận văn thạc sĩ, các bài viết trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam. Qua nghiên cứu sách lý luận, giáo trình, chúng tôi đưa ra khái quát về kết quả như sau: Về sách lý luận,trong các giáo trình: Giáo trình văn thư (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) - PGS.TS Triệu Văn Cường, NXB Lao động năm 2016; Lý luận và phương pháp công tác văn thư (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) PGS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2005; Nghiệp vụ công tác văn thư (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội), NXB Giao thông vận tải năm 2009. Các tác phẩm này đều dành một chương trình bày nội dung lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, trong đó đề cập đến những khái niệm, yêu cầu, phương pháp của lập hồ sơ và một số mẫu hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ, mẫu bìa hồ sơ, mẫu mục lục văn bản. Tuy nhiên, các tác phẩm mới nghiên cứu từ phương diện lý luận, chưa có những ví dụ thực tế sát thực, bài học thực hành từ hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức để tổng hợp, đúc rút kinh nghiệm từ thực tế đến lý luận. 3 Một số Luận văn Thạc sĩ của học viên cao học chuyên ngành Lưu trữ tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn cũng lấy vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan làm chủ đề nghiên cứu. Lập hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Chính phủ và các biện pháp chỉ đạo và hướng dẫn (Luận văn thạc sĩ của Vũ Văn Quỳnh, Hà Nội - 2012), Luận văn đưa ra thực trạng hoạt động lập hồ sơ hiện hành và các biện pháp về chỉ đạo, hướng dẫn hoạt động này tại một cơ quan ngang Bộ, là bộ máy giúp việc của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ; Vấn đề lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải pháp (Luận văn thạc sĩ Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội - 2005), Luận văn nghiên cứu thực trạng về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Bộ, chỉ ra những nguyên nhận cơ bản và đưa ra những giải pháp giải quyết tình trạng tài liệu không được lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định của pháp luật; Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ UBND cấp quận - thành phố Hà Nội (Luận văn thạc sĩ của Phạm Thị Hạnh, Hà Nội - 2013),Luậnvăn đã tìm hiểu việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của cơ quan quản lý Nhà nước ở Trung ương và cấp quận của thành phố Hà Nội, khảo sát thực trạng công tác lập hồ sơ, đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả lập và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội. Ngoài ra, cũng có nhiều bài viết trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam liên quan về trách nhiệm công vụ và thể chế hoá công tác lập hồ sơ trong hoạt động của các cơ quan công quyền (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 01/2011) của tác giả GS. TSKH Nguyễn Văn Thâm, Trách nhiệm công vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong việc lập hồ sơ công việc đã giải quyết xong (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 01/2011) của tác giả PGS Nguyễn Văn Hàm, Nâng cao nhận thức hoạt động quản lý nhà nước về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 03/2013) của tác giả Phan Minh Lý - Chi cục trưởng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bình Định. Các tác giả đưa ra những thực trạng việc lập hồ sơ của các cơ quan công quyền từ những nguyên nhân căn bản mà cả hệ thống chính trị đều phải suy ngẫm và có cách thức đổi mới cải cách về thể chế, thái độ trách nhiệm của cán bộ, công 4 chức, hình thức chuyển từ những văn bản có tính chất hướng dẫn sang hình thức văn bản mà bắt buộc mọi cán bộ, công chức, viên chức thực thi nhiệm vụ phải có trách nhiệm thực hiện. Có thể nói, sách lý luận, giáo trình, Luận văn thạc sĩ và các bài viết đăng trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam đã nghiên cứu hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Mỗi một đề tài nghiên cứu ở nhiều góc độ và phạm vi khác nhau, nhưng tựu trung lại thì các đề tài đã nghiên cứu được thực trạng, đưa ra các biện pháp hoạt động lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan tại một cơ quan cụ thể, tại cấp quận thành phố Hà Nội và cơ quan cấp Bộ. Tuy nhiên, chưa có đề tài nào nghiên cứu chi tiết, cụ thể và đưa ra các giải pháp đối với hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên (các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh). Do vậy, có thể nói đề tài “Nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên” là một đề tài nghiên cứu có mục tiêu rõ ràng, khác với các đề tài nghiên cứu trước đó. Tuy vậy, Luận văn có kế thừa những kiến thức lý luận và thực tiễn của các tác phẩm, đề tài nghiên cứu trước đó ở một mức độ nhất định. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Việc nghiên cứu đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt được hai mục đích cơ bản: Một là, khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của các sở, ban, ngành tỉnh Thái Nguyên, qua đó thấy được tính tất yếu và nhu cầu khách quan cần phải nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong giai đoạn hiện nay. Hai là, trên cơ sởthực trạng của hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, đề xuất những giải pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng hoạt động lậpvà giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên. - Nhiệm vụ nghiên cứu: Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định: Nghiên cứu những vấn đề cơ sở lý luận và pháp lý về hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan nói riêng; 5 Khảo sát thực tế, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan một số sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên; Trên cơ sở đánh giá thực trạng, chúng tôi đề xuất những giải pháp để thực hiện tốt hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu là hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên. - Phạm vi nghiên cứu: + Nghiên cứu hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của cơ quan 19 sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên thuộc Danh mục các cơ quan nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên. + Đề tài nghiên cứu loại hình tài liệu giấy; + Thời gian nghiên cứu hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên từ năm 2013 đến nay. Năm 2013 là năm bắt đầu tiến hành hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theoThông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 5. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài này, người nghiên cứu sử dụng, áp dụng các phương pháp nghiên cứu chính sau đây: - Phương pháp khảo sát thực tế được sử dụng khi khảo sát thực tế hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan một số sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên; phương pháp hệ thống và thống kê được vận dụng nhằm đánh giá tình hình, chất lượng hồ sơ được lãnh đạo đơn vị, công chức lập khi giải quyết công việc được giao và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; - Phương pháp phân tích, tổng hợp được vận dụng khi phân tích các nội dung về hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan, chỉ ra những ưu điểm, hạn chế trong hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác này tại các sở, ban, ngành tỉnh Thái Nguyên; 6 - Phương pháp phỏng vấn được thực hiện đối với một số lãnh đạo quản lý cấp phòng; công chức văn thư, lưu trữ; công chức chuyên môn giúp việc các sở, ban, ngành của tỉnh. 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài - Ý nghĩa lý luận: Đề tài góp phần chứng minh tính đúng đắn của lý thuyết công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, cũng như tính tất yếu về trách nhiệm đối với cá nhân, đơn vị thực hiện nhiệm vụ liên quan đến công văn giấy tờ. Cùng với các bài viết, đề tài về hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của các tác giả đã nghiên cứu trước đây, việc nghiên cứu này đóng góp thêm tiếng nói để khẳng định sự cần thiết của hoạt động này đối với sự hình thành và phát triển của mỗi cơ quan. - Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần khắc phục những tồn tại về hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, để từ đó mỗi cá nhân, đơn vị chủ động, trách nhiệm trong việc nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên. Qua nghiên cứu đề tài này nhằm nâng cao nhận thức của lãnh đạo, công chức, viên chức các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh nói chung, các sở, ban, ngành nói riêng về vị trí, ý nghĩa, vai trò của văn bản, tài liệu lưu trữ; trách nhiệm lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định của pháp luật; đưa hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đi vào nề nếp, là nhiệm vụ thường xuyên, xuyên suốt quá trình giải quyết và thực hiện nhiệm vụ được giao đối với mỗi công chức, viên chức. 7. Kết cấu của Luận văn Ngoài Phần mở đầu, Phần kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, phần nội dung của Luận văn có kết cấu gồm 3 chương sau đây: Chương 1- Cơ sở lý luận và pháp lý của hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Nội dung của chương này chúng tôi tìm hiểu cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý của hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Một số khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, Lưu trữ cơ quan, giao nộp hồ sơ; mục đích, yêu cầu, phương pháp lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. 7 Chương 2- Thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên: Chương này chúng tôi trình bày khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên; khảo sát, điều tratại một số sở ban ngành về việc ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn hoạt động lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; nhận thức của lãnh đạo, công chức đối với việc tổ chức thực hiện các văn bản quy định về công tác văn thư nói chung, hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan nói riêng; thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ công việc của công chức các sở, ban, ngành; chất lượng hồ sơ được lập. Chương 3- Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên: Từ hạn chế đã đề cập tại Chương 2, trong Chương 3, chúng tôi đề xuất một số giải pháp đối với các sở, ban, ngành tỉnh Thái Nguyên - đối tượng chính thực hiện hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Bên cạnh đó, nội dung chương này cũng đề xuất một số giải pháp chính liên quan đến trách nhiệm của các cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư như Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, UBND tỉnh Thái Nguyên, Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên. 8 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1. Cơ sở lý luận 1.1.1. Một số khái niệm cơ bản 1.1.1.1. Hồ sơ Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức hình thành nên một khối lượng tài liệu khá phong phú, đa dạng, khối tài liệu đó được tập hợp theo vấn đề, sự việc, thời gian, địa điểm hoặc một số đặc trưng khác thành những hồ sơ phản ánh chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan. Trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyền (NXB Đại học quốc gia Hà Nội, năm 2005) nêu khái niệm hồ sơ như sau “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng tác giả, cùng thời gian ban hành” [14, tr.333]. Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội, năm 2009) khái niệm hồ sơ được định nghĩa “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một) văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan tổ chức hoặc một cá nhân”[7, tr.111]. Trong khuôn khổ luận văn này, chúng tôi sử dụng khái niệm hồ sơ của Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội, năm 2009), bởi vì từ lý luận đến thực tiễn và pháp lý đã quy định lập hồ sơ phải đảm bảo các yêu cầu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan và nhiệm vụ, vị trí việc làm của cá nhân được phân công giải quyết. Do vậy, hồ sơ muốn tồn tại được cũng phải được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phản ánh diễn biến của một sự việc, vấn đề hoặc con người cụ thể. 1.1.1.2. Lập hồ sơ 9 Tại cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình Quyền (NXB Đại học quốc gia Hà Nội, năm 2005) định nghĩa về “Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học” [10, tr.337]. Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội, năm 2009) khái niệm lập hồ sơ được định nghĩa “Là quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định” [11, tr.112]. Từ hai khái niệm lập hồ sơ trên cho thấy đều cụ thể, chi tiết, tuy nhiên theo chúng tôi sử dụng khái niệm lập hồ sơ của Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội, năm 2009) bởi lẽ, lập hồ sơ phải là một quá trình tập hợp vì rằng từ khi bắt đầu giải quyết công việc đến khi giải quyết xong là cả một quá trình vừa thực hiện nhiệm vụ, vừa phải cập nhật, thu thập các văn bản liên quan đến một vấn đề, một sự việc hoặc một con người cụ thể. Bởi việc lập hồ sơ đòi hỏi người trực tiếp giải quyết công việc mới hiểu được tường tận một sự việc, vấn đề diễn ra như thế nào mà phải xác định nó dựa trên những nguyên tắc, phương pháp cụ thể theo một logic nhất định. 1.1.1.3. Lưu trữ cơ quan Tại cuốn Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức của PGS. TS Nguyễn Minh Phương, PGS. TS Triệu Văn Cường (NXB Chính trị quốc gia - Sự thật, Hà Nội, năm 2016), thực tế hoạt động của các lưu trữ cơ quan rất đa dạng về quy mô tổ chức, về đặc điểm tài liệu lưu trữ, về hình thức sở hữu tài liệu lưu trữ. Vì vậy, việc phân chia các loại tài liệu lưu trữ cơ quan để giúp cho việc tổ chức lưu trữ và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ cho phù hợp với đặc điểm của từng loại hình cơ quan. - Các loại lưu trữ cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam; - Các loại lưu trữ cơ quan Nhà nước Việt Nam gồm: + Lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước cấp Trung ương; Lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện; Lưu trữ cơ quan của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường; 10 + Lưu trữ các đơn vị sự nghiệp công lập gồm Lưu trữ bệnh viện; Lưu trữ trường học; Lưu trữ các tổ chức khoa học và công nghệ; Lưu trữ các đơn vị sự nghiệp văn hoá, thông tin và truyền thông; Lưu trữ doanh nghiệp; + Lưu trữ chuyên ngành: Là các Lưu trữ cơ quan quản lý những loại tài liệu lưu trữ sản sinh của các ngành Quốc phòng, Công an, Ngoại giao. Ngoài ra, một số lưu trữ cơ quan của ngành tài nguyên và môi trường thực tế được tổ chức như lưu trữ chuyên ngành. Đó là tài liệu đất đai, lưu trữ tài liệu địa chất khoáng sản, lưu trữ tài liệu khí tượng thuỷ văn, lưu trữ tài liệu đo đạc và bản đồ; - Lưu trữ của các tổ chức xã hội gồm lưu trữ của những tổ chức phi chính phủ, tổ chức tôn giáo, hội nghề nghiệp. Đây là các lưu trữ tư nhân hoạt động theo pháp luật [tr.31-38]. 1.1.1.4. Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan là việc làm bắt buộc đối với các cá nhân, đơn vị trong cơ quan. Sau khi công việc kết thúc hồ sơ được cập nhật, lựa chọn những văn bản có giá trị đảm bảo về giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử, những hồ sơ đó được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, cơ quan phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ. 1.1.2. Mục đích, yêu cầu, phương pháp và quy trình lập hồ sơ 1.1.2.1. Mục đích của lập hồ sơ - Vị trí của việc lập hồ sơ: Đối với mỗi công chức, viên chức khi được giao giải quyết công việc sau khi thực hiện nhiệm vụ xong kết quả, sản phẩm chính của công việc là những hồ sơ hoàn chỉnh. Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc có nghĩa việc lập hồ sơ phải được tiến hành đồng thời từ thời điểm công việc được bắt đầu, văn bản, tài liệu hình thành đến đâu thì phải cập nhật văn bản đến đó; chỉ có cá nhân, đơn vị có trách nhiệm giải quyết công việc mới thực hiện việc lập hồ sơ. Việc lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu trong giai đoạn văn thư là tiền đề của công tác lưu trữ, góp phần tổ chức khoa học tài liệu tại các Lưu trữ cơ quan, lựa chọn hồ sơ có giá trị vĩnh viễn giao nộp vào Lưu 11 trữ lịch sử để tiếp tục bảo quản an toàn và phát huy tối đa giá trị của tài liệu phục vụ các nhu cầu của xã hội. - Mục đích của lập hồ sơ: Đối với công chức, viên chức: Lập hồ sơ công việc là trách nhiệm, công việc thường xuyên của công chức, viên chức chuyên môn và Văn thư cơ quan. Cá nhân được giao phụ trách, thực hiện nhiệm vụ sau khi giải quyết công việc xong, văn bản trong hồ sơ được xác định giá trị, sắp xếp một cách khoa học, đầy đủ, có hệ thống, hiểu và nắm rõ trình tự trong giải quyết công việc được giao đây chính là nhiệm vụ, trách nhiệm và cũng là minh chứng thể hiện tính hiệu quả, chất lượng trong thực hiện công tác của người được giao giải quyết công việc. Lập hồ sơ công việc kịp thời tạo thói quen làm việc khoa học cho công chức, viên chức tránh được tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu giúp cho cá nhân nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản hình thành khi giải quyết công việc, xác định được giá trị của mỗi văn bản trong hồ sơ và thời hạn bảo quản của hồ sơ cần lưu giữ bảo quản bằng thời gian cụ thể, đảm bảo thời gian tra cứu, tiếp cận nhanh nhất đối với hồ sơ khi cần, tạo điều kiện cho việc tham mưu, đề xuất, căn cứ chính xác khi giải quyết công việc hằng ngày có cơ sở đạt năng suất và chất lượng. Đối với cơ quan: + Trong hoạt động của đơn vị, cơ quan công việc thuộc trách nhiệm được giao của công chức, viên chức sau khi giải quyết xong văn bản, tài liệu được lập hồ sơ theo từng vấn đề, sự việc phản ánh nhiệm vụ được phân công và chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị, cơ quan. Điều này thực hiện tốt sẽ giúp cho thủ trưởng cơ quan có những chủ trương, đường hướng vĩ mô, hoạch định chính sách sát với tình hình phát triển thực tế của cơ quan, đút rút được những kinh nghiệm trong công tác điều hành, lãnh đạo cơ quan; giúp thủ trưởng đơn vị quản lý được kết quả và chất lượng công việc của mỗi công chức, viên chức nói riêng của đơn vị nói chung; giúp công chức, viên chức tham mưu, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng, cơ sở pháp lý, tiết kiệm được thời gian; là chứng cứ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra được công khai, minh bạch. Do đó, nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của công chức, viên chức trong thực hiện nhiệm vụ được giao, đề cao tinh thần trách nhiệm, làm việc khoa học và nhận thức đầy đủ hơn về ý nghĩa, vai trò của công văn giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của 12 đơn vị cũng như của cơ quan. Ngoài ra, hồ sơ được lập giúp người quản lý hồ sơ cũng như lãnh đạo đơn vị, cơ quan xác định được hồ sơ có được công khai rộng rãi hoặc phải được giữ gìn bí mật Nhà nước hoặc bí mật của cơ quan theo quy định. + Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ là yêu cầu bắt buộc đối với trưởng các đơn vị, công chức, viên chức thuộc cơ quan sau khi đã kết thúc công việc. Điều này tạo điều kiện cho Lưu trữ cơ quan sẽ thuận lợi việc phân loại, hệ thống hoá tài liệu, đăng ký và sắp xếp trong kho đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu, dễ tra tìm tiết kiệm được thời gian, công sức và tiện lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu tìm kiếm tài liệu lưu trữ. Nếu hoạt động lập hồ sơ được lập ở văn thư tốt sẽ tạo thuận lợi cho Lưu trữ cơ quan dễ dàng chọn ra những hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử để giao nộp đầy đủ, đúng hạn vào Lưu trữ lịch sử. Do đó, sẽ nâng cao được chất lượng tài liệu lưu trữ, đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của lãnh đạo, công chức, viên chức cơ quan và phục vụ các mục đích khác của toàn xã hội. 1.1.2.2. Yêu cầu của lập hồ sơ Hồ sơ là phản ánh mọi hoạt động, thành quả lao động và sáng tạo của mỗi cá nhân, đơn vị thuộc cơ quan trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan đó, nên hồ sơ được lập phải đảm bảo các yêu cầu: - Hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cá nhân, đơn vị được giao giải quyết công việc. Trong một cơ quan có nhiều đơn vị thực hiện các chức năng, nhiệm vụ khác nhau do cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao. Do đó, trong quá trình giải quyết công việc hồ sơ được lập của cá nhân, đơn vị nào phải được phản ánh đầy đủ trong hồ sơ đúng với vị trí, nhiệm vụ của cá nhân, đơn vị đó. Nếu người được giao giải quyết công việc sau khi kết thúc mà không phân định được văn bản phản ánh nhiệm vụ của cá nhân được giao cũng như chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc cơ quan mình mà vẫn lập hồ sơ sẽ dẫn đến hồ sơ đó không đảm bảo quy định, không phản ánh nhiệm vụ của người được giao sẽ tốn thời gian, văn phòng phẩm và diện tích để lưu giữ những hồ sơ đó, khi cần tra tìm phục vụ hoạt động lãnh đạo, điều hành, hoặc tham mưu, đề xuất, thanh tra, kiểm tra thì kết quả là những hồ sơ đó không phản ánh và mang lại hiệu quả, giá trị gì cho cá nhân, đơn vị và cơ quan.