Tài liệu Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn song quang

LỜI CAM ĐOAN Tác giả xin cam đoan luận văn với đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang” là công trình nghiên cứu độc lập của riêng tác giả. Các số liệu sử dụng được trích dẫn có nguồn gốc rõ ràng, kết quả nghiên cứu trong luận văn hoàn toàn trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào trước đây. Hà Nội, ngày …... tháng ….. năm 2017 Tác giả Vi Quang Hiếu i LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài luận văn này, ngoài sự nỗ lực của bản thân tác giả đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ quý báu, nhiệt tình từ phía các thầy giáo, cô giáo, đồng nghiệp, người thân, bạn bè và các nhà khoa học. Trước hết, tác giả xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Thủy lợi đã tạo mọi điều kiện thuận lợi đối với tác giả trong suốt thời gian học tập và làm luận văn cao học. Tác giả xin bày tỏ sự biết ơn sâu sắc đến thầy giáo TS. Nguyễn Thế Hòa, người đã tận tình giúp đỡ, hướng dẫn và động viên tôi trong suốt thời gian hoàn thành luận văn này. Xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo đã quan tâm, góp ý và nhận xét cho bản luận văn. Tác giả cũng xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo đã giảng dạy trong suốt thời gian qua. Cảm ơn tập thể lãnh đạo cùng cán bộ, công nhân viên Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang đã tạo điều kiện giúp đỡ tác giả trong quá trình thu thập tài liệu phục vụ cho bài luận văn. Xin kính chúc các thầy giáo, cô giáo cùng toàn thể gia định mạnh khỏe hạnh phúc, thành công trong sự nghiệp đào tạo cho các thế hệ học sinh, sinh viên đạt được nhiều thành công hơn nữa trên con đường học tập và nghiên cứu khoa học. Xin trân trọng cảm ơn! Tác giả Vi Quang Hiếu ii MỤC LỤC DANH MỤC CÁC HÌNH ..............................................................................................vi DANH MỤC CÁC BẢNG ........................................................................................... vii PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................................1 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP ..5 1.1 Một số khái niệm cơ bản ................................................................................ 5 1.1.1 Khái niệm về quản lý .....................................................................................5 1.1.2 Khái niệm về tổ chức.....................................................................................7 1.1.3 Khái niệm về cơ cấu tổ chức..........................................................................8 1.1.4 Khái niệm về bộ máy quản lý ........................................................................8 1.1.5 Khái niệm về Tổ chức bộ máy quản lý..........................................................8 1.1.6 Khái niệm về Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý...............................................9 1.1.7 Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý ...........................................9 1.2 Vai trò và Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý, các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp ............................................................ 12 1.2.1 Vai trò của bộ máy quản lý ..........................................................................12 1.2.2 Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý ...............................................13 1.3 Các mô hình và phương pháp tổ chức bộ máy quản lý ................................... 14 1.3.1 Các mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ...............................................14 1.3.2. Những phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản lý doanh nghiệp .....22 1.4 Quản lý cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp................................................ 25 1.4.1 Cơ cấu tổ chức ............................................................................................25 1.4.2 Thiết kế tổ chức ...........................................................................................25 1.4.3 Môi trường của tổ chức ................................................................................26 1.4.4 Chiến lược ....................................................................................................26 1.4.5 Công nghệ ....................................................................................................32 1.4.6 Nguồn nhân lực ............................................................................................33 1.4.7 Chế độ lương thưởng ...................................................................................36 1.5 Các nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp ................. 37 1.5.1 Quy mô và mức độ phức tạp của doanh nghiệp...........................................37 iii 1.5.2 Phân công chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của từng phòng ban ........... 37 1.5.3 Địa bàn hoạt động ........................................................................................ 37 1.5.4 Công nghệ .................................................................................................... 37 1.5.5 Môi trường kinh doanh ................................................................................ 38 1.5.6 Cơ sở kỹ thuật của hoạt động quản lý và trình độ của các cán bộ quản lý.. 38 1.5.7 Thái độ của đội ngũ cán bộ công nhân viên ................................................ 38 Kết luận chương 1 ......................................................................................................... 39 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN SONG QUANG ....................................................................................................................................... 40 2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thông Song Quang ............................................................................................................... 40 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Công ty ................................................. 40 2.1.2 Mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty .................................. 42 2.2 Thực trạng bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thông Song Quang ..................................................................................... 43 2.2.1 Tình hình tổ chức và nhiệm vụ, chức năng các bộ phận trong Công ty ...... 43 2.2.2 Những đặc điểm về Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thông Song Quang .......................................................................................................... 64 2.3 Đánh giá chung về tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ................................ 71 2.3.1 Công tác tổ chức bộ máy quản lý của Công ty ............................................ 71 2.3.2 Những kết quả đạt được của Công ty .......................................................... 75 2.3.3 Những mặt còn hạn chế ............................................................................... 77 2.3.4 Nguyên nhân ................................................................................................ 78 Kết luận Chương 2 ........................................................................................................ 79 CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN SONG QUANG ................................................................................................ 80 3.1. Định hướng phát triển của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang đến 2025 ................................................................................ 80 iv 3.2 Những mục tiêu, yêu cầu và những lưu ý khi hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang .................... 81 3.2.1 Mục tiêu cơ bản của việc hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty .............81 3.2.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện bộ máy quản lý ..............................................82 3.2.3 Một số điểm cần lưu ý khi hoàn thiện bộ máy quản lý của Công ty ...........83 3.3 Cơ sở để hoàn thiện bộ máy quản lý ............................................................. 84 3.4 Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện bộ máy quản lý tại Công ty .................... 84 3.4.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý ..................................................84 3.4.3 Hoàn thiện chức năng nhiệm vụ của bộ máy quản lý ..................................87 3.4.4 Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cán bộ quản lý .................................92 3.4.5 Hoàn thiện tổ chức nơi làm việc và điều kiện lao động ..............................95 3.4.6 Kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất ....................................................96 Kết luận chương 3 .........................................................................................................98 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .......................................................................................99 1. Kết luận......................................................................................................... 99 2. Kiến nghị đối với tỉnh Lạng Sơn ..................................................................... 99 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................101 v DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1. Sơ đồ mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý ...................... 12 Hình 1.2. Sơ đồ Cơ cấu tổ chức theo kiểu trực tuyến..................................................... 14 Hình 1.3. Sơ đồ cơ cấu tổ chức theo kiểu chức năng ..................................................... 15 Hình 1.4. Sơ đồ Cơ cấu theo kiểu trực tuyến - chức năng.............................................. 17 Hình 1.5. Sơ đồ cơ cấu theo ma trận .............................................................................. 20 Hình 1.6. Sơ đồ Sơ đồ cơ cấu theo dự án hay nhóm sản phẩm ...................................... 21 Hình 2.1. Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức hiện nay của Công ty ..................................... 42 Hình 2.2. Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức hiện nay của các Ban ..................................... 61 Hình 2.3. Biểu đồ về trình độ cán bộ chuyên môn kỹ thuật công ty .............................. 68 Hình 2.4. Biểu đồ về năng lực đội ngũ công nhân sản xuất trực tiếp ............................. 69 Hình 3.1. Sơ đồ mô hình cơ cấu tổ chức mới của Công ty............................................. 85 vi DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1. Cơ cấu hiện tại của Ban Lãnh đạo Công ty ....................................................43 Bảng 2.2. Cơ cấu hiện tại của Phòng Tổ chức hành chính .............................................48 Bảng 2.3. Cơ cấu hiện tại của Phòng Tài chính kế toán .................................................49 Bảng 2.4. Cơ cấu hiện tại của Phòng Kế hoạch, kỹ thuật ...............................................51 Bảng 2.5. Cơ cấu hiện tại của Phòng Tư vấn giám sát ...................................................54 Bảng 2.6. Cơ cấu hiện tại của Phòng Tư vấn khảo sát, thiết kế .....................................56 Bảng 2.7. Cơ cấu hiện tại của Phòng Kinh doanh VLXD, Đầu tư dự án .......................58 Bảng 2.8. Cơ cấu hiện tại của Ban ..................................................................................61 Bảng 2.9. Danh sách thiết bị, máy móc phục vụ sản xuất của Công ty..........................66 Bảng 2.10. Nguồn nhân lực của Công ty (Đơn vị tính: Người) .....................................67 Bảng 2.11. Năng lực cán bộ chuyên môn kỹ thuật .........................................................67 Bảng 2.12. Năng lực đội ngũ công nhân sản xuất trực tiếp ............................................69 Bảng 2.13. Phân tích báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh ...........................................72 Bảng 2.14. Cơ cấu lao động quản lý của Công ty ..........................................................72 Bảng 3.1. Cơ cấu hiện tại của Ban Giám đốc Công ty ...................................................86 Bảng 3.2. Cơ cấu mới của Ban Giám đốc Công ty .........................................................87 Bảng 3.3. Cơ cấu mới của Phòng Tổ chức hành chính ...................................................87 vii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ BHXH Bảo hiểm xã hội BHYT Bảo hiểm y tế CBCNV Cán bộ công nhân viên HĐQT Hộ đồng quản trị KD VLXD Kinh doanh vậtt liệu xây dựng ĐTDA Đầu tư dự án KHKT Kế hoạch kỹ thuật NVL Nguyên vật liệu NXB Nhà xuất bản SXKD Sản xuất kinh doanh TCHC Tổ chức hành chính TCKT Tài chính kế toán TVGS Tư vấn giám sát TVKS,TK Tư vấn khảo sát, thiết kế VLXD Vật liệu xây dựng viii PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Đối với một doanh nghiệp ngay từ khi thành lập đến những giai đoạn phát triển, cơ cấu tổ chức luôn đóng một vai trò hết sức quan trọng, nó có ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức thật gọn nhẹ, linh hoạt, nhưng đảm bảo tính khoa học hợp lý, mang lại hiệu quả hoạt động kinh tế cao và phù hợp với điều kiện đặc trưng của doanh nghiệp trong điều kiện môi trường kinh doanh luôn biến động như hiện nay. Trong quá trình hình thành và phát triển Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang cũng đã rất chú trọng đến vấn đề này nhưng vẫn còn gặp nhiều điểm bất cập. Cụ thể Công ty có định hướng là sẽ trở thành Công ty hoạt động đa ngành và đa sở hữu. Công ty xác định chiến lược lấy ngành sản xuất cốt pha thép định hình, cột chống siêu trọng, … là chính, vì vậy sự chuyên môn hóa chức năng về kỹ thuật là rất cần thiết. Tuy nhiên nhược điểm nổi bật của cơ cấu tổ chức theo chức năng của Công ty là sự phối hợp giữa các phòng, ban chức năng trong Công ty chưa được chặt chẽ. Nhất là khi Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh, mở thêm các chi nhánh tại các tỉnh phía Bắc. Điều đó dẫn đến sự xa rời nhân viên của các nhà lãnh đạo cấp cao trong Công ty. Đây là khó khăn rất lớn khi Ban Lãnh đạo Công ty muốn tạo môi trường làm việc thân thiện để mọi thành viên trong Công ty phát huy hết trí lực của mình. Có thể nói hoàn thiện cơ cấu tổ chức có ý nghĩa quan trọng với sự tồn tại, phát triển hay diệt vong của doanh nghiệp. Với tình hình thực tiễn của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang, công tác tổ chức bộ máy quản lý còn có những bất cập chưa đáp ứng được mục tiêu, kế hoạch, chiến lược phát triển của Công ty. Do đó hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một yêu cầu cấp thiết của Công ty hiện nay. Xuất phát từ ý nghĩa, vai trò của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, từ bối cảnh chung của nền kinh tế và từ thực trạng vấn đề cần giải quyết tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng 1 phát triển nông thôn Song Quang cùng với sự giúp đỡ của thầy cô, tác giả lựa chọn đề tài tốt nghiệp là “Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang” 2. Mục đích, ý nhĩa, kết quả nghiên cứu của đề tài a. Mục đích: Đề tài tập trung phân tích thực trạng và đưa ra những đánh giá kết luận về cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang trên cơ sở thu thập, phân tích các cơ sở dữ liệu. Từ thực trạng đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty trong thời gian tới. b. Ý nghĩa: - Góp phần hệ thống hóa các cơ sở lý luận khoa học cơ bản nhất về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng trong nền kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế. - Đánh giá thực trạng, hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại doanh nghiệp là những nghiên cứu có giá trị tham khảo cho Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang thực hiện trong giai đoạn 2017 - 2022. c. Kết quả: - Khảo sát và phân tích, đánh giá có hệ thống thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của một số doanh nghiệp và Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang giai đoạn 2011 - 2016. - Nghiên cứu đề xuất giải pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang trong thời gian tới. 2 3. Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài đạt được các mục tiêu đề ra, luận văn đã sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính và định lượng, đồng thời sử dụng các phương pháp nghiên cứu cụ thể như: - Phương pháp quan sát: Được sử dụng để nắm bắt, nhận biết tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty và qua đó nắm vững được tình hình hoạt động cụ thể của bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang. - Phương pháp hệ thống hóa: Tác giả sử dụng phương pháp này với mục đích nhằm hệ thống lại những cơ sở lý luận và thực tiễn về bộ máy quản lý phục vụ cho định hướng nghiên cứu của đề tài; - Phương pháp khảo sát, thống kê: Để xử lý và phân tích số liệu đã thu thập được một cách có hệ thống. - Phương pháp phân tích, so sánh và tổng hợp: Để nghiên cứu và trình bày các nội dung của luận văn. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu a. Đối tương nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu trong đề tài đó là bộ máy tổ chức quản lý của Công ty. Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt, Công ty muốn tồn tại và phát triển thì ngoài các điều kiện cần thiết như: Vốn kinh doanh, chiến lược kinh doanh... Vì vậy đòi hỏi Công ty phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phù hợp với quy mô và tình hình sản xuất kinh doanh Công ty. Nó là điều kiện đủ quyết định sự thành công của Công ty trên thương trường b. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu là cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang. Do đó, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có 3 vai trò và ảnh hưởng lớn tới sự tồn tại của Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang. 5. Nội dung của luận văn Tên đề tài: “Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang” Kết cấu của Luận văn ngoài Phần mở đầu, kết luận và kiến nghị còn có 3 chương nội dung chính: Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về bộ máy quản lý doanh nghiệp xây dựng Chương 2: Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang giai đoạn 2014 – 2016 Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng phát triển nông thôn Song Quang. 4 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1.1 Một số khái niệm cơ bản 1.1.1 Khái niệm về quản lý - Quản lý là một khái niệm rất rộng bao gồm nhiều dạng. Chúng ta có thể gộp thành 3 dạng chính: + Quản lý các quá trình của thế giới vô sinh (nhà xưởng, ruộng đất, tài nguyên, hầm mỏ, thiết bị máy móc, nguyên vật liệu, sản phẩm...). + Quản lý các quá trình diễn ra trong cơ thể sống (cây trồng, vật nuôi). + Quản lý các quá trình diễn ra trong xã hội loài người (quản lý xã hội: Đảng, Nhà nước, đoàn thể quần chúng, kinh tế, các tổ chức...). - Tuy nhiên trong phạm vi đề tài luận văn này, tác giả chỉ nghiên cứu ở dạng thứ ba đó là quản lý xã hội. Quản lý xã hội là dạng quản lý phức tạp nhất, bao gồm nhiều lĩnh vực như: quản lý Nhà nước, quản lý hành chính công, quản lý kinh tế, quản lý xã hội, quản lý ngành. - Quản lý nói chung theo nghĩa tiếng Anh là Administration vừa có nghĩa quản lý (hành chính, chính quyền), vừa có nghĩa quản trị (kinh doanh). Ngoài ra trong tiếng Anh còn có một thuật ngữ khác là Management vừa có nghĩa quản lý, vừa có nghĩa quản trị, nhưng hiện nay được dùng chủ yếu với nghĩa là quản trị. - Trong thực tế, thuật ngữ "quản lý" và "quản trị" vẫn được dùng trong những hoàn cảnh khác nhau để nói lên những nội dung khác nhau, nhưng về cơ bản hai từ này đều có bản chất giống nhau. Khi dùng theo thói quen, chúng ta coi thuật ngữ "quản lý" gắn liền với quản lý Nhà nước, quản lý xã hội, quản lý ở khu vực công cộng, tức là quản lý ở tầm vĩ mô, còn thuật ngữ "quản trị" được dùng ở phạm vi nhỏ hơn đối với một tổ chức, một doanh nghiệp (kinh tế). 5 - Xét về từ ngữ, thuật ngữ “quản lý" (tiếng Việt gốc Hán) có thể hiểu là hai quá trình tích hợp vào nhau; quá trình "quản" là sự coi sóc, giữ gìn, duy trì ở trạng thái "ổn định"; quá trình “ lý" là sửa sang, sắp xếp, đổi mới để đưa tổ chức vào thế “phát triển”. - Có nhiều quan niệm khác nhau về quản lý, ví dụ: + Mary Parker Follet: "Quản lý là nghệ thuật khiến cho công việc được thực hiện thông qua người khác". + Robert Albanese: "Quản lý là một quá trình kỹ thuật và xã hội nhằm sử dụng các nguồn, tác động tới hoạt động của con người và tạo điều kiện thay đổi để đạt được mục tiêu của tổ chức". + Harolk Kootz & Cyryl O'Donell: "Quản lý là việc thiết lập và duy trì môi trường nơi mà cá nhân làm việc với nhau trong từng nhóm có thể hoạt động hữu hiệu và có kết quả, nhằm đạt được các mục tiêu của nhóm". + Robert Kreitner: "Quản lý là tiến trình làm việc với và thông qua người khác để đạt các mục tiêu của tổ chức trong một môi trường thay đổi. Trong tâm của tiến trình này là kết quả và hiệu quả của việc của việc sử dụng các nguồn lực giới hạn". + Harol Koontz: "Quản lý là một nghệ thuật nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra thông qua việc điều khiển, chỉ huy, phối hợp, hướng dẫn hoạt động của những người khác". [1] + Nguyễn Minh Đạo: "Quản lý là sự tác động chỉ huy, điều khiển, hướng dẫn các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con người nhằm đạt tới mục tiêu đã đề ra". [2] + "Quản lý là việc đạt tới mục đích của tổ chức một cách có kết quả và hiệu quả thông qua quá trình lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra các nguồn lực của tổ chức". [3] - Từ những quan niệm này cho thấy, quản lý là một hoạt động liên tục và cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong tổ chức. Đó là quá trình tạo nên sức mạnh gắn liền các hoạt động của các cá nhân với nhau trong một tổ chức nhằm đạt được mục tiêu chung. - Quản lý bao gồm các yếu tố sau: 6 + Chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động và đối tượng bị quản lý tiếp nhận trực tiếp các tác động của chủ thể quản lý và các khách thể khác chịu các tác động gián tiếp từ chủ thể quản lý. Tác động có thể liên tục nhiều lần. + Muốn quản lý thành công, trước tiên cần phải xác định rõ chủ thể, đối tượng và khách thể quản lý. Điều này đòi hỏi phải biết định hướng đúng. + Chủ thể quản lý phải thực hành việc tác động và phải biết tác động. Vì thế chủ thể phải hiểu đối tượng và điều khiển đối tượng một cách có hiệu quả. + Chủ thể có thể là một người, một nhóm người; còn đối tượng có thể là con người (một hoặc nhiều người), giới vô sinh hoặc giới sinh vật. - Tóm lại: Quản lý là một quá trình tác động, gây ảnh hưởng của chủ thể quản lý lên đối tượng và nhằm sử dụng có hiệu quả nhất các tiềm năng, cơ hội của hệ thống để đạt được mục tiêu trong điều kiện biến động của môi trường. [4] 1.1.2 Khái niệm về tổ chức Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung. Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng. Có thể có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêu thức phân loại, nhưng chung quy lại một tổ chức thường có những đặc điểm sau: - Mọi tổ chức đều mang tính mục đích. Tổ chức hiếm khi mang trong mình một mục đích tự thân mà là công cụ để thực hiện những mục đích nhất định. Đây là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào. Mặc dù mục đích của các tổ chức khác nhau có thể khác nhau, nhưng không có mục đích thì tổ chức sẽ không có lý do để tồn tại. - Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt được mục đích – các kế hoạch. Thiếu kế hoạch nhằm xác định những điều cần phải làm để thực hiện mục đích, không tổ chức nào có thể tồn tại và phát triển hiệu quả. - Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức khác. Một doanh nghiệp sẽ cần vốn, nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc, thông tin...... từ các 7 nhà cung cấp, cần hoạt động trong khuôn khổ quản trị vĩ mô của Nhà Nước, cần hợp tác hoặc cạnh tranh với doanh nghiệp khác, cần các hộ gia đình và tổ chức mua sản phẩm của họ. - Cuối cùng, mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị, chịu trách nhiệm liên kết, phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu quả cao. Vai trò của những nhà quản trị có thể rõ nét ở tổ chức này hơn tổ chức khác nhưng thiếu họ tổ chức sẽ gặp lúng túng. 1.1.3 Khái niệm về cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị sự xắp đặt theo một trật tự nào đó của các bộ phận trong tổ chức cùng các mối quan hệ giữa chúng . 1.1.4 Khái niệm về bộ máy quản lý Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ, phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các phương thức quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp thành hiệu quả sản xuất kinh doanh. Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau: + Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý. + Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. + Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của bộ máy. Trong đó lực lượng lao động quản lý có vai trò quyết định. 1.1.5 Khái niệm về Tổ chức bộ máy quản lý Tổ chức bộ máy quản lý là quá trình dựa trên các chức năng, nhiệm vụ đã được xác định của bộ máy quản lý để xắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ cấu, xây dựng về mô 8 hình và giúp cho toàn bộ hệ thống quản lý hoạt động như một chỉnh thể có hiệu quả nhất. 1.1.6 Khái niệm về Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là một tổng thể các bộ phận hợp thành, các bộ phận này có mối liên hệ mật hữu cơ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá, thực hiện các phần việc quản trị nhất định với những trách nhiệm và quyền hạn nhất định nhằm thực hiện có hiệu quả chức năng quản trị và mục tiêu chung của tổ chức . 1.1.7 Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý 1.1.7.1 Lao động quản lý - Lao động quản lý bao gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc thực hiện các chức năng quản lý. Trong bộ máy thì hoạt động của lao động quản lý rất phong phú và đa dạng, cho nên để thực hiện được các chức năng quản lý thì trong bộ máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác nhau. - Lao động quản lý là những cán bộ quản lý đang làm việc trong các đơn vị sản xuất kinh doanh, có nhiệm vụ điều hành sản xuất, trao đổi, mua bán một số loại sản phẩm hay dịch vụ nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, đồng thời tạo công ăn việc làm và thu nhập cho cả tập thể đơn vị mình. - Tất cả những người lao động hoạt động trong bộ máy quản lý được hiểu là lao động quản lý. Bộ máy quản lý hoạt động tốt hay xấu phụ thuộc vào lao động quản lý có thực hiện tốt các chức năng quản lý hay không. 1.1.7.2. Phân loại lao động quản lý Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản lý, người ta chia lao động quản lý thành ba loại sau: + Một là: Cán bộ quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, các vị phó giám đốc, kế toán trưởng. Các cán bộ này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công việc, chịu trách nhiệm về đường lối chiến lược, các công tác tổ chức hành chính tổng hợp của doanh nghiệp. 9 + Hai là: Cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp gồm trưởng và phó quản đốc phân xưởng (còn gọi là lãnh đạo tác nghiệp), trưởng, phó phòng ban chức năng. Đội ngũ lãnh đạo này có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phương hướng, đường lối của lãnh đạo cấp cao đã phê duyệt cho bộ phận chuyên môn của mình. + Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, bao gồm những người thực hiện những công việc rất cụ thể và có tính chất thường xuyên lặp đi lặp lại. Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì ba loại lao động quản lý nói trên đều cần thiết và phải có, tuy nhiên tuỳ theo từng quy mô hoạt động và tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ thích hợp. Trong đó cán bộ lãnh đạo cấp cao và cán bộ lãnh đạo cấp trung gian có vai trò và vị trí hết sức quan trọng, là nhân tố cơ bản quyết định sự thành bại của bộ máy quản lý và đây là linh hồn của tổ chức và nó được ví như người nhạc trưởng của một giàn nhạc giao hưởng. 1.1.7.3 Chức năng của lao động quản lý Chức năng quản lý là những hoạt động riêng biệt của quản lý, thể hiện những phương pháp tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm thực hiện những mục tiêu quản lý. - Nhân viên quản lý kỹ thuật: là những người được đào tạo ở các trường kỹ thuật hoặc đã được rèn luyện trong thực tế sản xuất, có trình độ tương đương được cấp trên thừa nhận bằng văn bản, đồng thời là người trực tiếp làm công tác kỹ thuật, trực tiếp chỉ đạo hướng dẫn kỹ thuật trong doanh nghiệp. Loại này bao gồm: + Giám đốc hoặc phó giám đốc kỹ thuật, quản đốc hoặc phó quản đốc phụ trách kỹ thuật, trưởng phòng và phó phòng, ban kỹ thuật. + Các kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên làm ở phòng kỹ thuật. - Nhân viên quản lý kinh tế: là những người làm công tác tổ chức, lãnh đạo, quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như: + Giám đốc hoặc phó giám đốc phụ trách về kinh doanh, kế toán trưởng. 10 + Các cán bộ, công nhân viên công tác ở các phòng, ban, bộ phận như: kế toán, tài vụ, kế hoạch, thống kê, lao động – tiền lương,… Ngoài ra, nếu phân theo vai trò thực hiện chức năng quản lý, lao dộng quản lý được chia thành: - Cán bộ lãnh đạo: là những người lao động quản lý trực tiếp thực hiện chức năng lãnh đạo. Bao gồm: Giám đốc, Phó Giám đốc, Quản đốc, Phó quản đốc, các Trưởng ngành, Đốc công, trưởng và các phó phòng ban trong bộ máy quản lý tại doanh nghiệp. - Các chuyên gia: là những lao động thực hiện công việc chuyên môn, không thực hiện chức năng lãnh đạo trực tiếp. Bao gồm: các cán bộ kinh tế, kỹ thuật viên, cán bộ thiết kế và các cộng tác viên khoa học (nếu có) hoạt động của họ mang tính chuyên môn, nghiệp vụ, thực hiện các chức năng riêng, trong công tác quản lý tham mưu giúp các cấp lãnh đạo thực hiện các mục đích quản lý chung. 1.1.7.4 Mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý - Theo quan điểm điều khiển học, nền kinh tế quốc dân cũng như bất kỳ một đơn vị kinh tế nào đều có thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai phân hệ: chủ thể quản lý và đối tượng bị quản lý (hay còn gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị quản lý). - Bộ phận quản lý bao gồm các chức năng quản lý, đội ngũ cán bộ, nhân viên quản lý, các phương tiện quản lý và hệ thống các phương tiện quản lý. - Bộ phận bị quản lý bao gồm hệ thống các phân xưởng, các bộ phận sản xuất, các hệ thống máy móc thiết bị, các phương tiện công nghệ, nhà máy,… - Hai bộ phận này có mối quan hệ mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn nhau tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Có thể minh họa mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý qua sơ đồ sau: 11 Chủ thể quản lý Mối quan hệ ngược Các mục tiêu Đối tượng quản lý Hình 1.1. Sơ đồ mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý (Nguồn: Giáo trình Kỹ Năng quản lý doanh nghiệp, NXB Phụ nữ) Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu đã xác định, tác động lên đối tượng quản lý bằng những quyết định quản lý của mình và thông qua hành vi quản lý và mối quan hệ ngược mà chủ thể quản lý có thể điều chỉnh quyết định đưa ra. Trong mỗi một tổ chức, một doanh nghiệp khi được thành lập đều có bộ phận chịu trách nhiệm điều hành những công việc thuộc phạm vi chuyên môn của bộ phận đó và tổng thể các bộ phận chuyên trách. Như vậy đã tạo nên bộ máy quản lý doanh nghiệp. 1.2 Vai trò và Sự cần thiết phải hoàn thiện bộ máy quản lý, các nhân tố ảnh hưởng tới tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp 1.2.1 Vai trò của bộ máy quản lý - Quá trình sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp đều thực hiện những mục tiêu nhất định, đòi hỏi phải có lực lượng điều hành toàn bộ quá trình tổ chức thực hiện. Đó chính là lực lượng quản lý doanh nghiệp và hình thành nên bộ máy quản lý doanh nghiệp. Để đảm bảo sự thống nhất, ăn khớp trong điều hành tổ chức kinh doanh thì mỗi doanh nghiệp ít nhất phải có một thủ trưởng trực tiếp chỉ đạo lực lượng quản lý, thực hiện nhiệm vụ bố trí, sắp xếp nhân viên quản lý cho phù hợp vào từng nhiệm vụ cụ thể, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong cơ cấu, nhằm khai thác khả năng sáng tạo của mỗi thành viên trong việc thực hiện các mục tiêu đã đề ra như năng suất, chất lượng, hạ giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp… Như vậy, trong mỗi doanh nghiệp nếu không có bộ máy quản lý thì không có một lực lượng nào có thể tiến hành nhiệm vụ quản lý, ngược lại không có quá trình tổ chức nào được thực hiện nếu không có bộ máy quản lý. 12