Tài liệu Luận văn thực trạng kế toán hàng hoá và tiêu thụ hàng hoá tại chi nhánh công ty cp xnk vật tư kỹ thuật rexco hà nội

1 Mở đầu Hiện nay nước ta đang trong thời kì đổi mới và hội nhập nền kinh tế thế giới thông qua các hoạt động Xuất nhập khẩu và các hoạt động Đầu tư trực tiếp (FDI), gián tiếp (ODA). Nền kinh tế nước ta kể từ khi mở cửa đã không ngừng xâm nhập vào thị trường thương mại thế giới với sự đóng góp rất lớn của các Công ty Xuất nhập khẩu trên nhiều lĩnh vực kinh doanh đa dạng. Cùng với xu thế hội nhập và phát triển chung của các doanh nghiệp kinh doanh trong nước, năm 1993 Doanh nghiệp nhà nước Công ty Xuất nhập khẩu vật tư kỹ thuật REXCO đã được thành lập theo Quyết định số 171/VKH _ QĐ tại Hà Nội đến năm 2005 thì theo Quyết định số 826/QĐ_ KHCNVN cổ phần hoá Doanh nghiệp và đổi tên thành Công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO. Năm 2006, Việt Nam gia nhập WTO, trước nhu cầu ngày càng cao của nền kinh tế, Công ty thành lập thêm Chi nhánh tại Hà Nội. Trong quá trình hoạt động của mình Công ty XNK vật tư kỹ thuật REXCO với phương châm “Giá rẻ nhất, chất lượng tốt nhất” đã đóng góp một phần rất lớn vào sự phát triển kinh tế và công cuộc hội nhập kinh tế thế giới của nước nhà. Với mong muốn hiểu biết về thị trường thương mại Xuất nhập khẩu cũng như công tác kế toán trong lĩnh vực ngoại thương nên tôi đã chọn chi nhánh Công ty XNK vật tư kỹ thuật REXCO tại Hà Nội là nơi thực tập của mình. Trong quá trình thực tập tại Chi nhánh Công ty tôi đã rất chăm chỉ thu thập thông tin và tìm hiểu về công tác kế toán của Công ty. Nhờ sự giúp đỡ và chỉ bảo tận tình của Cô Kế toán trưởng Chi nhánh và các Cô Kế toán viên trong phòng Kế toán mà tôi đã hoàn thành giai đoạn thực tập chuyên đề của mình. Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 2 Chương 1. Tổng quan về Chi nhánh Công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO tại Hà Nội 1.1.Lịch sử hình thành và phát triển của Chi nhánh Công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO tại Hà Nội Trong những năm gần đây với phương châm “làm bạn với tất cả các nước trên thế giới trên cở sở hai bên cùng có lợi”.Việt Nam đã thực hiện chính sách mở cửa các mối quan hệ hợp tác kinh tế, chính trị, khoa học kỹ thuật, thương mại với các nước trên thế giới ngày càng được tăng cường và mở rộng. Theo đó các đơn vị kinh doanh Xuất nhập khẩu ngày một phát triển đa dạng hơn. Hoạt động Xuất nhập khẩu là một hoạt động phức tạp, sôi động và có tính cạnh tranh cao trên trường quốc tế. Thực tế cho thấy hoạt động Xuất nhập khẩu đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển nền kinh tế xã hội. Chi nhánh Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu vật tư kỹ thuật REXCO tại Hà Nội được chuyển đổi từ Công ty Xuất nhập khẩu vật tư kỹ thuật REXCO _ Chi nhánh tại Hà Nội theo Quyết định số 06/RC_QĐ HĐQT ngày 11 tháng 12 năm 2006 của Chủ tịch Hội đồng quản trị Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu vật tư kỹ thuật REXCO trong thời gian hoạt động cũng đã góp một phần quan trọng trong tiến trình phát triển đó. Đây là thời kì đánh dấu những bước đột phá mới trong nền kinh tế nước nhà khi mà chúng ta sắp sửa bước vào Tổ chức thương mại thế giới (WTO). Do đó mà nhu cầu về kinh doanh Xuất nhập khẩu cũng tăng lên không ngừng, để theo kịp với xu thế phát triển của các doanh nghiệp kinh doanh Xuất nhập khẩu trong và ngoài nước, Hội đồng quản trị (HĐQT) Công ty đã quyết định thành lập thêm Chi nhánh tại Hà Nội. Hiện nay trụ sở chính của Công ty Cổ phần XNK vật tư kỹ thuật được đóng tại: 158/1 Xô Viết Nghệ Tĩnh _Q.Bình Thạnh _ Tp.Hồ Chí Minh. Tel: 083 8 995275 Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 3 Fax: 083 8 995278 Địa chỉ của Chi nhánh Công ty: 157 Láng Hạ, Phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, Tp Hà Nội. Tel: 043 5 620516 Fax: 043 8 532511 Ngày 22 tháng 12 năm 2006 Chi nhánh Công ty Cổ Phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO được Phòng đăng kí kinh doanh _ Sở Kế Hoạch và Đầu Tư TP Hà Nội cấp Giấy chứng nhận đăng kí hoạt động Chi nhánh số 0113015106, hoạt động theo uỷ quyền của doanh nghiệp: Công ty Cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO. Tiền thân của Công ty Cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO là doanh nghiệp nhà nước XNK vật tư kỹ thuật thành lập ngày 20/5/1993. Ngày 10 tháng 6 năm 2005 theo Quyết định số 826/QĐ KHCNVN đã Cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước Công ty XNK vật tư kỹ thuật REXCO. Do vậy, Công ty thuộc sở hữu của các Cổ đông, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, được mở tài khoản tại Ngân hàng. Công ty có vốn điều lệ và chịu trách nhiệm hữu hạn đối với các khoản nợ bằng số vốn đó của Công ty.Tổng vốn đầu tư của chủ sở hữư là 12.000.000.000 đ. Sự hoạt động của Chi nhánh Công ty là theo sự uỷ quyền của Hội đồng quản trị đóng tại Tp Hồ Chí Minh. Do đó Chi nhánh Công ty cũng thuộc sở hữu của các Cổ đông trong Công ty.Chi nhánh giao dịch với các Ngân hàng Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn, Ngân hàng Đông Á và Ngân hàng Dầu khí Việt Nam. Một số nét chính về Chi nhánh Công ty: Về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh trong năm 2008 vừa qua tại Chi nhánh Công ty: Tình hình tài chính của Công ty nói chung và Chi nhánh tại Hà Nội nói riêng những năm qua rất khả quan. Tình hình kinh doanh của Chi nhánh đã có những bước thay đổi phát triển tích cực hơn kể từ khi cổ phần hóa, đây là Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 4 sự nỗ lực hết mình của ban lãnh đạo cùng toàn thể nhân viên tại Chi nhánh công ty. Cụ thể được thể hiện trên một số chỉ tiêu tài chính như sau: Bảng 1.1 Các chỉ tiêu tài chính Các chỉ tiêu Đvị tính Năm 2008 Năm 2007 Chênh lệch 1. Doanh thu thuần 1000 đ 99.780.050,228 94.560.041,228 5.220.009,000 2. Lợi nhuận sau thuế 1000 đ 823.704,727 619.577,780 204.126,947 3.Thuế phải nộp NSNN 1000 đ 1.005.301,070 271.713,911 733.587,159 4. Vốn chủ sở hữu 1000 đ 91.672,389 91.672,389 0 5 Thu nhập bình quân 1000 đ 6.860,000 7.360,000 500,000 đầu người (Nguồn:Báo cáo tài chính tại Chi nhánh 2008) Từ các chỉ tiêu tài chính trên nhận thấy tình hình tài chính tại Chi nhánh là khả quan. Chỉ tiêu về doanh thu thuần giữa năm 2008 và năm 2007 tăng lên rõ rệt 5.220.009.000 đ chiếm 5,52 %. Chứng tỏ chính sách tiêu thụ hàng hóa của Chi nhánh trong năm 2008 vừa qua đạt hiệu quả, Chi nhánh ngày càng thu hút thêm được nhiều khách hàng nên doanh số bán tăng cao, góp phần tăng vòng quay của vốn, tránh ứ đọng hàng tồn kho. Chỉ tiêu lợi nhuận sau thuế cũng tăng cao tăng 204.126.947 đ tương đương 32,95 %. Đây là chỉ tiêu chất lượng tổng hợp biểu hiện kết quả của quá trình kinh doanh tại Công ty trong năm 2008, nó phản ánh đầy đủ các mặt số lượng và chất lượng hoạt động tại doanh nghiệp, phản ánh kết quả của việc sử dụng các yếu tố sinh lời cơ bản trong kinh doanh thương mại như lao động, hàng hóa mua vào, các chi phí thu mua, chi phí quản lí, chi phí bán hàng, marketing sản phẩm…Do đó lợi nhuận tăng cao chứng tỏ hiệu quả kinh doanh của Công ty trong năm qua là tốt, đạt hiệu quả, hoàn thành mục tiêu đề ra. Số thuế phải nộp Ngân sách năm 2008 tăng lên rất nhiều so với năm 2007, tăng 733.587.159 đ. Thuế mà doanh nghiệp phải nộp Ngân sách bao gồm thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế Giá trị gia tăng của hàng hóa dịch vụ Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 5 bán ra, thuế Hải quan. Điều này càng chứng tỏ trong năm qua khối lượng giao dịch với khách hàng của doanh nghiệp tăng cao, doanh nghiệp tiêu thụ được nhiều hàng hóa và lợi nhuận trước thuế cũng chiếm tỉ lệ lớn. Chỉ tiêu vốn chủ sở hữu trong năm qua không thay đổi do không có thêm sự đầu tư của chủ sở hữu vào nguồn vốn chủ. Chỉ tiêu thu nhập bình quân đầu người tăng hơn là 500.000 đ. Chứng tỏ tình hình kinh doanh của Công ty khả quan nên Công ty có chính sách tăng lương cho các cán bộ công nhân viên . Thu nhập bình quân đầu người tại Công ty đạt mức khá cao trên 6.500.000 đ, với tình hình lạm phát như hiện nay thì mức lương đó có thể đảm bảo cuộc sống ổn định cho nhân viên trong công ty. Như vậy qua phân tích một số chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính tại công ty trong năm vừa qua ta thấy năm qua Chi nhánh đã hoạt động có hiệu quả, tình hình kinh doanh khả quan. Lợi nhuận tăng cao là yếu tố thúc đẩy doanh nghiệp tiếp tục phát triển và duy trì thị phần trên thị trường. Về năng lực kỹ thuật: Công ty có mối quan hệ thương mại với các nhà sản xuất có uy tín trên thế giới trong lĩnh vực trang thiết bị giảng dạy và nghiên cứu khoa học, là đại lí phân phối tại Việt Nam cho các hãng chế tạo và cung cấp thiết bị hàng đầu thế giới như: BRUKER(Germany);ZETAALTAMIRA(USA);AVEVA(UK);GENOMICS OLUTIIONS(USA);PRECISA(Switzerland);ANGELATONI(Italy);....và nhiều nhà sản xuất có uy tín khác. Vì vậy công ty có thể lựa chọn và cung cấp cho khách hàng những thiết bị tốt nhất với giá cả hợp lí nhất. Về nguồn nhân lực: Nguồn nhân lực công ty bao gồm đội ngũ các bộ công nhân viên có trình độ và tay nghề cao. Số lượng người tốt nghiệp đại học và trên đại học là 48 nguời, tốt nghiệp trung cấp cao đẳng chỉ có 5 người. Công ty rất chú Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 6 trọng về nguồn nhân lực. Yêu cầu tuyển dụng là rất cao. Bên cạnh đó Công ty còn có chính sách nâng cao bồi dưỡng chuyên môn cho những nhân viên trình độ còn yếu kém. Theo nguồn báo cáo tổng quan về Chi nhánh Công ty như sau: Bảng 1.2 Nguồn nhân lực tại công ty. Đơn vị tính: Người. STT 1. Trình độ cán bộ chuyên môn và kỹ thuật Đại học và trên Đại học Số lượng 48 2. Trung cấp + cao đẳng Tổng cộng Nguồn: Báo cáo tổng quan về công ty. 5 53 Về đội ngũ lắp đặt và bảo hành: Đội ngũ lắp đặt và bảo hành của chi nhánh bao gồm những Tiến sĩ và Kỹ sư được đào tạo rất bài bản, là các chuyên gia về các lĩnh vực Vật lý, Hoá học. Tổng số 18 người, trong đó có sự tham gia của: Tiến sĩ Phạm Nguyên Hải_Trưởng phòng kỹ thuật, được đào tạo tại Hà Lan chuyên ngành Vật lý. Tiến sĩ Nguyễn Tiến Hiển_ Giám đốc phụ trách bán hàng và trung tâm bảo hành. Được đào tạo chuyên ngành hoá dầu, phân tích. Thạc sĩ Vũ Văn Thanh chuyên nghành về Vật lý. Kỹ sư Trần Lê Trực chuyên nghành về các thiết bị phân tích, hoá học Kỹ sư Trịnh Hùng Quang chuyên nghành Điện tử Kỹ sư Vũ Đức Hoàng chuyên nghành Hoá học và thực phẩm. ………. Mạng lưới bảo hành tại 157 Láng Hạ _ Quận Đống Đa. Khi có yêu cầu, cán bộ kỹ thuật của công ty sẽ có mặt tại hiện trường trong vòng 8 giờ (trong phạm vi Hà Nội),24 giờ đối với khu vực lân cận và 48 giờ đối với các tỉnh xa kể từ khi khách hàng thông báo. Về kinh nghiệm triển khai dự án: Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 7 Là một trong những doanh nghiệp tham gia triển khai các dự án lớn đầu tiên thuộc nhiều nguồn vốn: ngân sách,ODA, đầu tư trực tiếp, vốn vay từ WORLD BANK, OPEC, ADB…bằng nhiều hình thức đấu thầu trong nước, đấu thầu quốc tế, chào giá cạnh tranh, cung cấp thiết bị, giải pháp kỹ thuật… trong đó có các dự án lớn như: + Dự án phục hồi và nâng cấp Đại học Quốc gia HN_2,345,000.0 USD + Dự án mở rộng và phục hồi nông nghiệp_BNN_1,800,000.0 USD + Dự án dân số_Uỷ ban dân số_800,000.0USD + Dự án sốt rét _ Bộ Y tế _ 300,000 USD + Dự án EC _ 990,000 EURO. ……….. Ngoài ra còn rất nhiều các dự án cung cấp các sản phẩm công nghệ, các dây chuyền sản xuất, các dự án đầu tư chiều sâu tại các Viện nghiên cứu, các trường Đại học, các cơ quan quốc phòng, các cơ quan xí nghiệp khắp trên cả nước. Đặc biệt Công ty quan tâm đến các Viện trực thuộc Viện Khoa học và Công nghệ Việt Nam như Viện Hải dương học, Viện Công nghệ sinh học, Viện Khoa học vật liệu, Viện Vật lý, Viện hóa học, Viện sinh học nhiệt đới, Viện kỹ thuật nhiệt đới, Viện Vật lý Địa cầu........ 1.2. Khái quát về tổ chức bộ máy hoạt động Chi nhánh Công ty cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO tại Hà Nội. Tổ chức bộ máy hoạt động Chi nhánh Công ty được mô tả cụ thể theo sơ đồ như sau: Bảng1.3 SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY HOẠT ĐỘNG CHI NHÁNH Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 8 Ban Giám Đốc Khối kinh doanh Phòng Kinh Doanh Phòng Market ting Phòng Kinh Doanh Thang Máy Khối quản lí Phòng Xuất Nhập Khẩu Phòng Dự Án Phòng Kế Toán Tài Chính Phòng Tổ Chức Hành Chính Chi nhánh Công ty XNK vật tư kỹ thuật REXCO tại Hà Nội được tổ chức quản lí theo cơ cấu trực tuyến _ chức năng, chỉ đạo thống nhất từ trên xuống. Thực chất của phương thức này là chuyên môn hoá hoạt động quản trị, đảm bảo thông tin quản lí của cấp trên được thông suốt, nhanh chóng, các phòng ban hoạt động độc lập,thực hiện đúng trách nhiệm, quyền hạn được giao. Cơ cấu tổ chức này của Chi nhánh Công ty là phù hợp, vừa phát huy được năng lực của các phòng ban chức năng, vừa đảm bảo quyền chỉ huy của cấp trên tới các phòng ban. Đứng đầu là Ban Giám đốc Chi nhánh, bao gồm một Giám đốc và một Phó Giám đốc do Chủ tịch HĐQT tổng Công ty đề cử. Ban Giám đốc Chi nhánh có trách nhiệm và quyền hạn điều hành mọi hoạt động trong Chi nhánh, hàng năm tồng hợp và báo cáo với HĐQT tổng Công ty tình hình hoạt động của Chi nhánh. Dưới Ban Giám đốc là Khối kinh doanh và Khối quản lí hoạt động vừa độc lập vừa phụ thuộc, hỗ trợ lẫn nhau. Khối kinh doanh bao gồm năm phòng có chức năng như sau: Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 9 Phòng kinh doanh: Có nhiệm vụ lập ra các kế hoạch kinh doanh dựa trên những hoạt động nghiên cứu thị trường do Phòng Marketing cung cấp về tiêu thụ sản phẩm, giá cả, các đối thủ cạnh tranh từ đó đề ra các phương án tối ưu nhất để đạt được các kế hoạch đề ra. Phòng Marketing: Chuyên đảm nhiệm vấn đề nghiên cứu, tìm kiếm thị trường tiềm năng, phân tích đối thủ cạnh tranh và đề ra các chiến lược quảng bá sản phẩm thích hơp để nâng cao doanh số bán. Phòng Xuất nhập khẩu: Có nhiệm vụ phụ trách khâu XNK vật tư, hàng hoá. Tổ chức lập kế hoạch XNK, xây dựng hồ sơ đấu thầu, hợp đồng kinh tế ngoại thương, tổ chức tiêu thụ hàng hoá, uỷ thác mua bán hàng hoá và phối hợp với các phòng ban khác để tổ chức kinh doanh, thu tiền hàng và dịch vụ sau bán hàng. Phòng dự án: Chuyên trách đảm nhiệm vấn đề tham gia triển khai các dự án thuộc nhiều nguồn vốn: ngân sách, ODA, FDI, vốn vay từ WORLD BANK, OPEC, ADB…bằng nhiều hình thức đấu thầu trong nước, đấu thầu quốc tế, chào giá cạnh tranh, cung cấp thiết bị, giải pháp kĩ thuật… Phòng kinh doanh thang máy: Đây là phòng hoạt động gần như là độc lập với phòng kinh doanh, chuyên phụ trách lĩnh vực kinh doanh thang máy, bảo trì và cung cấp thiết bị vật tư cho các hợp đồng về lắp đặt thang máy. Khối quản lí gồm hai phòng với chức năng như sau: Phòng Kế toán_tài chính: Có chức năng lập kế hoạch tài chính, tổ chức quản lí, sử dụng vốn, tài sản; thực hiện nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán tại chi nhánh, tổ chức phân tích, đánh giá hiệu quả hoạt động sản xuất KD Phòng Tổ chức hành chính: Chuyên phụ trách về vấn đề tổ chức hành chính, bộ phận nhân sự trong chi nhánh, làm nhiệm vụ kê khai thuế hải quan… Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 10 1.3. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Công ty Cổ phần XNK vật tư kỹ thuật tại Hà Nội. Trong xu thế phát triển và hội nhập, cũng như những doanh nghiệp kinh doanh khác trong cả nước, Công ty chủ động phát triển đa dạng hóa các lĩnh vực kinh doanh để phục vụ một cách tốt nhất cho nhu cầu tiêu dùng và sản xuất trong nước. Tăng cường đẩy mạnh các mối quan hệ, kí kết nhiều hợp đồng thương mại lớn và mở rộng thị trường thu mua cũng như tiêu thụ hàng hóa, thực hiện đúng bản chất kinh doanh của một doanh nghiệp thương mại Xuất nhập khẩu. Cụ thể được kể ra như sau: Lĩnh vực kinh doanh: Theo giấy phép kinh doanh số 0113015106 đăng ký lần đầu vào ngày 22/12/2006 thì ngành nghề kinh doanh chính của Chi nhánh là: Xuất nhập khẩu và kinh doanh vật tư thiết bị, phương tiện kỹ thuật; Xuất nhập khẩu và kinh doanh tổng hợp các mặt hàng trang thiết bị khoa học kỹ thuật, điện tử, kim khí, điện máy, bách hoá, phương tiện kỹ thuật, dây chuyền công nghệ, vật tư nông nghiệp, hoá chất, nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, phụ tùng thay thế đáp ứng nhu cầu tiêu dùng và phục vụ phát triển khoa học_kỹ thuật, sản xuất và xây dựng; Dịch vụ thông tin kinh tế, khoa học kỹ thuật, triển lãm, quảng cáo, dịch vụ sản xuất thương mại và chuyển ciao công nghệ; Xuất nhập khẩu trang thiết bị y tế; Mua bán máy móc, thiết bị, hàng điện lạnh, phương tiện vận chuyển, hoá mỹ phẩm, vải sợi (trừ mỹ phẩm có hại cho sức khỏe con người); Tư vấn, xây dựng, lắp đặt và bảo trì các công trình: hệ thống khí y tế, hệ thống điện lạnh, điều hoà không khí, xử lí chất thải, khí thải, nước thải, nước sinh hoạt trong công nghiệp, y tế và dân dụng; Kinh doanh lắp đặt và bảo trì thang máy; Kinh doanh dịch vụ tư vấn: Các thiết bị điện tử công nghiệp và dân dụng, thiết bị tin học, viễn thông và các phần mềm ứng dụng. Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 11 Thị trường thu mua hàng hóa: Là một doanh nghiệp thương mại kinh doanh xuất nhập khẩu nhưng thị trường thu mua hàng hóa của doanh nghiệp bao gồm cả thị trường trong nước và thị trường quốc tế. Doanh nghiệp có quan hệ với rất nhiều các nhà sản xuất trong nước có uy tín như Cty TNHH Thiết bị KH Việt Anh, Cty CP Thiết bị Thắng Lợi, Cty TNHH B.C.E Việt Nam… Đối với thị trường quốc tế thì có giao dịch với các nhà cung cấp thiết bị hàng đầu thế giới tại các quốc gia như Nhật Bản, Hoa kì, Anh, Italia, Pháp, Đức… Thị trường tiêu thụ hàng hóa: Công ty chỉ thu mua hàng hóa và tiêu thụ hàng mua ở thị trường trong nước, không có hình thức xuất khẩu hàng hóa. Những khách hàng chính của công ty chủ yếu là các trường Đại học như ĐH Bách Khoa, ĐH Y, ĐH Dược …các viện nghiên cứu… 1.4. Tổ chức công tác kế toán tại Chi nhánh Công ty Cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO tại Hà Nội. 1.4.1. Tổ chức Bộ máy kế toán tại Chi nhánh Công ty. Phòng kế toán là một bộ phận rất quan trọng và không thể thiếu trong bộ máy hoạt động của một công ty. Do vậy việc tổ chức Bộ máy hoạt động trong Phòng kế toán là một công việc rất quan trọng và đòi hỏi trình độ hiểu biết cũng như năng lực tổ chức tốt của người đứng đầu Chi nhánh và Kế toán trưởng Chi nhánh. Phòng kế toán của Chi nhánh Công ty Cổ phần Xuất nhập khẩu vật tư kỹ thuật REXCO được thành lập cùng lúc với sự ra đời của Chi nhánh làm nhiệm vụ thu thập, ghi chép và phản ánh thông tin về sự biến động của tài sản, nguồn vốn đồng thời cung cấp những thông tin thiết yếu cho nhà quản trị công ty và các cơ quan có quan tâm thông qua các Báo cáo tài chính tổng hợp. Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 12 Để hoạt động một cách hữu hiệu phục vụ tốt cho bộ máy quản trị Chi nhánh nói riêng và Tổng công ty nói chung, phản ánh đúng,đủ, hợp lí thông tin mà nhà quản trị cần để nắm rõ tình hình tài chính của Chi nhánh từ đó đưa ra các chiến lược kinh doanh trong ngắn hạn cũng như trung và dài hạn thì Phòng kế toán cần có người đứng đầu và tổ chức nhân sự phù hợp với quy mô hoạt động của Chi nhánh. Hiện nay bộ máy kế toán của Chi nhánh rất gọn nhẹ, được phân công phân nhiệm rõ ràng, phù hợp với năng lực trình độ từng người. Trong đó: Kế toán trưởng là người tốt nghiệp Đại học hệ chính quy loại ưu, có bằng Thạc sĩ, có kinh nghiệm làm việc lâu năm và được đào tạo về chuyên môn kế toán trưởng một cách bài bản. Các kế toán viên là những người tốt nghiệp Đại học hệ chính quy được đào tạo chuyên sâu về kế toán tài chính, có kinh nghiệm làm việc, nhiệt tình trong công việc. Bộ máy tổ chức kế toán tại Chi nhánh được thể hiện cụ thể qua mô hình ở trang sau: Bảng 1.4.1 MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH Kế Toán Trưởng (Trưởng phòng) Kế toán tiền Kế toán Vật tư Kế toán tiền lương Kế toán Thanh toán Hoạt động của Chi nhánh là dưới sự uỷ quyền của Tổng Công ty nên Chi nhánh hoạt động ở quy mô vừa, do đó bộ máy kế toán được tổ chức theo Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 13 hình thức tập trung. Phòng Kế toán của Chi nhánh gồm có một Kế toán trưởng và bốn Kế toán viên. Cụ thể: + Kế toán trưởng là người đứng đầu bộ phận, chịu trách nhiệm điều hành chung công tác tổ chức kế toán của Chi nhánh. Là người trực tiếp tổng hợp và cung cấp thông tin tài chính kế toán lên Ban Giám đốc Chi nhánh Công ty, chịu trách nhiệm về các số liệu báo cáo, hướng dẫn nhân viên trong việc ghi chép sổ sách và lập báo cáo. + Kế toán tiền: Là nhân viên kế toán chịu trách nhiệm về ghi chép các nghiệp vụ về thu chi tiền mặt bao gồm Việt nam đồng, ngoại tệ và tiền gửi tại ngân hàng. + Kế toán vật tư: Là nhân viên kế toán ghi chép về sự biến động vật tư hàng hóa thu mua nhập khẩu và xuất kho hàng bán, chịu trách nhiệm tính giá hàng nhập kho và giá vốn hàng bán của hàng xuất kho. + Kế toán tiền lương: Là nhân viên kế toán chịu trách nhiệm về khâu tính và chi trả lương cho các nhân viên, cán bộ công nhân viên trong Chi nhánh. + Kế toán thanh toán: Là nhân viên kế toán ghi chép tất cả các khoản công nợ phải thu cũng như phải trả của Chi nhánh. Bao gồm các khoản phải thu, phải trả khách hàng; phải thu, phải trả nhà cung cấp; các khoản thanh toán với nhà nước về thuế XNK, thuế GTGT và các khoản phải thu, phải trả nội bộ (không bao gồm tiền lương nhân viên). 1.4.2. Khái quát về chế độ kế toán tại Chi nhánh Công ty. Hiện nay Chi nhánh Công ty áp dụng Chế độ chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống sổ Kế toán theo chế độ và chuẩn mực kế toán mới, theo Quyết định số 48/2006/QĐ_BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Cụ thể như sau: Về Chế độ chứng từ: Hệ thống chứng từ liên quan đến hoạt động kinh doanh được Công ty sử dụng đồng bộ với Tổng Công ty và tuân theo mẫu quy định của Bộ tài Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 14 chính cũng như thông lệ quốc tế. Căn cứ vào quy mô tổ chức sản xuất kinh doanh Kế toán trưởng phân loại chứng từ theo nội dung kinh tế và sử dụng các loại chứng từ bao gồm chứng từ về hàng tồn kho như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu báo vật tư còn lại cuối kì, biên bản kiểm nghiệm vật tư; chứng từ liên quan đến mua bán hàng hoá như Hợp đồng kinh tế, hoá đơn GTGT; chứng từ liên quan đến tiền mặt: Phiếu thu, phiếu chi,biên lai thu tiền; chứng từ liên quan đến thanh toán: giấy thanh toán tạm ứng, các chứng từ về tiền lương; chứng từ liên quan đến tài sản cố định như Biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản sữa chữa… phù hợp với quy mô và năng suất hoạt động của Chi nhánh để phục vụ cho công tác quản lí tài sản và ghi sổ kế toán đồng thời đảm bảo về mặt pháp lí cho các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các chứng từ được kiểm tra chặt chẽ, thu thập lưu trữ và bảo quản tốt nên việc sử dụng chứng từ được nhất quán, đảm bảo đầy đủ cơ sở pháp lí, tránh được những sai sót và tranh chấp với bạn hàng trong và ngoài nước của Công ty. Về chế độ tài khoản sử dụng: Kế toán trưởng căn cứ vào Quyết định số 48/2006 QĐ_BTC cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, dựa vào quy mô kinh doanh của Chi nhánh là quy mô vừa, đặc điểm loại hình doanh nghiệp là doanh nghiệp thương mại, yêu cầu quản lí tại Chi nhánh, trình độ nhân viên kế toán và phương tiện kỹ thuật áp dụng trong kế toán để xây dựng nên hệ thống tài khoản phù hợp sử dụng trong doanh nghiệp mình. Hệ thống tài khoản được sử dụng trong Chi nhánh được kế toán trưởng xây dựng dựa trên hệ thống tài khoản theo quyết định số 48 và chi tiết đến từng đối tượng hạch toán. Trong mỗi phần hành cụ thể kế toán trưởng xây dựng hệ thống tài khoản thích hợp để hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong phần hành đó. Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 15 Tài khoản chính sử dụng trong hạch toán quá trình thu mua hàng hóa là tài khoản 1561 – hàng hóa, tài khoản 1562 – chi phí thu mua hàng hóa, tài khoản phản ánh công nợ với nhà cung cấp tài khoản 3311 – phải trả nhà cung cấp nước ngoài; tài khoản 3312 – phải trả nhà cung cấp trong nước, các tài khoản phản ánh vốn bằng tiền tài khoản 111- tiền mặt VN đồng ,ngoại tệ ;112 – tiền gửi VN đồng, ngoại tệ, bên cạnh đó có các tài khoản phản ánh thuế 33312- thuế GTGT hàng nhập khẩu, 3333- thuế nhập khẩu, 133- thuế GTGT được khấu trừ của hàng mua vào, các tài khoản phản ánh doanh thu, chi phí tài chính phát sinh trong quá trình nhập khẩu hàng hóa có sự chênh lệch về tỉ giá ngoại tệ giao dịch tài khoản 515, 635 và các tài khoản có liên quan khác như tài khoản 144 – kí quỹ Ngân hàng, tài khoản ngoại bảng 007 theo dõi nguyên tệ, tài khoản 311- vay Ngân hàng. Trong phần hành tiêu thụ hàng mua tài khoản chính là tài khoản 5111doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, tài khoản 131- phải thu khách hàng, tài khoản phản ánh giá vốn 632, tài khoản phản ánh thuế đầu ra phải nộp 33311 và các tài khoản có liên quan khác như tài khoản phản ánh tiền 111,112, tài khoản phản ánh chi phí bán hàng 6421, chi phí quản lí 6422, các khoản giảm trừ doanh thu 5211,5212,5213. Đối với phần hành xác định kết quả tiêu thụ tài khoản chính sử dụng là tài khoản 911- xác định kết quả Hệ thống báo cáo tài chính được sử dụng: Kế toán Chi nhánh chỉ sử dụng ba loại báo cáo tài chính là Bảng cân đối kế toán để phản ánh tình hình biến động tài sản nguồn vốn, Báo cáo kết quả kinh doanh phản ánh tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và Thuyết minh báo cáo tài chính để giải trình về những sai sót trong các Báo cáo tài chính kia. Ngoài ra khi doanh nghiệp lập Báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế còn có thêm Bảng cân đối tài khoản gửi kèm theo. Kế toán Chi nhánh không sử dụng Báo cáo lưu chuyển tiền tệ và Báo cáo tài chính giữa niên độ trong hệ thống Báo cáo tài chính của Công ty. Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 16 Do Công ty sử dụng kế toán máy nên các Báo cáo tài chính được lập bởi máy tính một cách nhanh chóng và chính xác. Điều này góp phần làm tiết kiệm thời gian và công sức cho kế toán viên, nâng cao hiệu quả trong công tác kế toán đồng thời cung cấp thông tin kịp thời cho quá trình ra quyết định của nhà quản trị. Về Hệ thống sổ kế toán sử dụng trong Chi nhánh: Hệ thống sổ mà Phòng kế toán Chi nhánh lựa chọn sử sụng là hình thức chứng từ ghi sổ phù hợp với quy mô vừa của Chi nhánh, đặc điểm loại hình doanh nghiệp thương mại, các nghiệp vụ tuy phát sinh nhiều nhưng có tính chất lặp lại nhiều và thuận lợi cho việc sử dụng kế toán máy. Hệ thống sổ bao gồm Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết: + Sổ kế toán tổng hợp gồm: _ Chứng từ ghi sổ _ Bảng tổng hợp chứng từ ghi sổ _ Sổ cái các tài khoản. + Sổ kế toán chi tiết bao gồm: _ Sổ quỹ tiền mặt _ Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt _ Sổ tiền gửi Ngân hàng _ Thẻ Kho _ Sổ chi tiết Vật liệu, hàng hoá _ Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán. _ Sổ chi tiết tiền vay Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 17 Trình tự ghi sổ được mô tả như sau: Bảng 1.4.2: HÌNH THỨC SỔ _ CHỨNG TỪ GHI SỔ. Sổ quỹ Chứng từ gốc Bàng tổng hợp ctừ Bảng tổng hợp Sổ thẻ chi tiết Chứng từ ghi sổ chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng CĐ số PS Báo cáo Kế toán Ghi chú: Ghi hàng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng Cuối mỗi tháng kế toán tiến hành đối chiếu giữa Sổ cái các tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết, đối chiếu giữa Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ với bảng cân đối số phát sinh, nếu có chênh lệch phải tìm nguyên nhân xử lí. Về các phương pháp kế toán được áp dụng: Các phương pháp kế toán áp dụng trong doanh nghiệp được lựa chọn phù hợp với quy mô sản xuất, loại hình kinh doanh và các chế độ chứng từ, hệ thống tài khoàn, hệ thống sổ sử dụng trong doanh nghiệp. Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 18 Cụ thể: Phương pháp kế toán hàng tồn kho: Doanh nghiệp sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho Phương pháp tính giá vốn hàng Nhập kho và Xuất kho: Kế toán áp dụng phương pháp giá thực tế đích danh đối với cả hàng Nhập kho và Xuất kho. Phương pháp tính thuế: Sử dụng phương pháp tính thuế khấu trừ. Phương pháp tính khấu hao: Doanh nghiệp sử dụng phương pháp tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng. Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 19 Chương 2. Thực trạng kế toán hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại Chi nhánh Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật REXCO Hà Nội 2.1. Đặc điểm hàng hóa và hình thức tiêu thụ hàng hóa của Chi nhánh Công ty Cổ phần XNK vật tư kỹ thuật Công ty Cổ phần XNK vật tư kỹ thuật REXCO là một doanh nghiệp thương mại hoạt động trong lĩnh vực ngoại thương, chuyên nhập khẩu và kinh doanh tổng hợp các loại mặt hàng mà pháp luật không cấm và phù hợp với tiêu chuẩn quy định trong luật doanh nghiệp 2005 bao gồm các mặt hàng như trang thiết bị khoa học kỹ thuật, điện tử, kim khí, dây chuyền công nghệ, hóa mỹ phẩm, các thiết bị điện tử công nghiệp và dân dụng…(đã được nêu cụ thể ở phần 1.3 chương 1) từ thị trường quốc tế và cả thị trường trong nước để cung cấp cho các khách hàng có nhu cầu với phương châm “ giá rẻ nhất, chất lượng tốt nhất”. Như vậy có thể nói mặt hàng kinh doanh và thị trường thu mua của công ty là hết sức đa dạng. Là một đơn vị thuộc Tổng Công ty CP XNK vật tư kỹ thuật cho nên các mặt hàng kinh doanh của Chi nhánh cũng như Tổng công ty chủ yếu phục vụ cho các tổ chức kinh doanh trong ngành sản xuất và nghiên cứu kỹ thuật. Hàng hóa nhập khẩu của Công ty thường là các mặt hàng chuyên dụng nhằm phục vụ cho các dự án nghiên cứu triển khai và phục vụ sản xuất kinh doanh. Các mặt hàng nhập khẩu chủ yếu là các thiết bị vật tư khoa học kỹ thuật trong các lĩnh vực an ninh, quốc phòng, khoa học kỹ thuật… Đối với một doanh nghiệp thương mại, lợi nhuận tính trên cơ sở công thức kinh doanh T - H - T’, nên ngoài vấn đề giá cả thu mua cũng như giá bán ra, Chi nhánh Công ty XNK vật tư kỹ thuật REXCO còn hết sức chú ý đến vấn đề chi phí, bao gồm chi phí bảo quản, chi phí thu mua, chi phí bán và các chi phí liên quan đến marketing sản phẩm. Đặc điểm chung của hàng hóa công ty thu mua là những vật tư kỹ thuật chứa đựng yếu tố vật lí, hóa học và sinh học cao nên dễ bị hao mòn vô Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: 20 hình như các phương tiện kỹ thuật, dây chuyền công nghệ, phần mềm ứng dụng…ví dụ Cân phân tích vi lượng, Thiết bị phân tích độ ẩm, Hệ thống lọc nước siêu sạch, Thiết bị sắc ký khí HPLC 1200, Thiết bị thử độ rung vật liệu; dễ hư hỏng trong quá trình bảo quản như vật tư nông nghiệp, hóa chất, nguyên liệu, nhiên liệu… ví dụ hóa chất tinh khiết dùng trong PTN và dễ xảy ra mất mát nên việc vận chuyển và bảo quản để tránh xảy ra va đập hư hỏng thiết bị, tránh tình trạng nguyên vật liệu hao mòn phẩm chất là rất khó. Do đó vấn đề về chất lượng sản phẩm thu mua và bảo quản được doanh nghiệp đặc biệt chú trọng. Cụ thể đó là doanh nghiệp có đội ngũ cán bộ kỹ thuật với trình độ chuyên môn cao, được đào tạo từ nước ngoài nên trong vấn đề kiểm định chất lượng sản phẩm được thực hiện rất tốt. Hàng hóa không những được kiểm định ngay khi mua hàng tại nhà cung cấp mà còn trải qua một số lần kiểm định trước khi về nhập kho công ty hay bán cho khách hàng. Có thể nói trong khâu kiểm soát hàng hóa, nhân viên công ty thực hiện rất nghiêm túc và chuyên nghiệp, nhằm đảm bảo tốt nhất về chất lượng hàng hóa. Bên cạnh đó vấn đề bảo quản hàng mua cũng được cán bộ và nhân viên công ty quán triệt thực hiện một cách tốt nhất. Như đã đề cập ở trên, công ty có cả thị trường thu mua trong nước và quốc tế, đối với thị trường thu mua trong nước được thực hiện như những doanh nghiệp thương mại khác đó là thu mua hàng hóa từ các nhà sản xuất kinh doanh trong nước theo phương thức mua trực tiếp và theo đơn đặt hàng thông qua các hợp đồng kinh tế đã được kí kết, đối với thị trường thu mua quốc tế được thực hiện theo phương thức nhập khẩu trực tiếp ngoài nghị định thư theo hợp đồng thương mại kí kết giữa công ty và nhà cung cấp. Công ty có mối quan hệ thương mại với các nhà sản xuất có uy tín trên thế giới ở các quốc gia đứng hàng đầu trong lĩnh vực khoa học kỹ thuật, chuyên cung cấp các vật tư kỹ thuật hiện đại nhất như Đức, Nhật Bản, Hoa kì, Anh, Pháp, Italy, Australia, Hà Lan, Canada. Đây là những thị trường nhập khẩu chủ yếu của công ty.Vì vậy Công ty có thể lựa chọn và cung cấp Nguyễn Thị Thúy Hằng Kế toán 47D Lớp: