Tài liệu Luận văn quản trị nhân lực một số giải phấp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý ở công ty cổ phần thương mại và dịch vụ nhật lâm

Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay, nước ta đang từng bước phát triển và hoàn thiện một nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa. Điều này đặt ra cho các doanh nghiệp hàng loạt các vấn đề cần phải thay đổi và hoàn thiện. Trong các vấn đề được đặt ra đối với các doanh nghiệp thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp là một trong những vấn đề nổi cộm, hết sức phức tạp và quan trọng. Trong nền kinh tế thị trường thì hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp được xác định là hiệu quả kinh tế xã hội của các hoạt động đó. Nhìn chung, mục tiêu của một doanh nghiệp hoạt động trong nền kinh tế thị trường là lợi nhuận tối đa. Trong khi đó, hiệu quả kinh tế xã hội, việc tối đa hoá lợi nhuận của các hoạt động sản xuất kinh doanh có đạt được hay không là phụ thuộc rất nhiều yếu tố, trong đó yếu tố hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý doanh nghiệp là một yếu tố cơ bản và mang tính quyết định. Trong khi đó ở nước ta, ảnh hưởng của cơ chế kinh tế cũ vẫn còn tồn tại xét ở nhiều góc độ. Các ảnh hưởng này thường mang tính tiêu cực, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý và từ đó ảnh hưởng tới hiệu quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh. Trong thực tế, bộ máy quản lý doanh nghiệp ở nước ta được đánh giá thấp hơn so với bộ máy quản lý doanh nghiệp của các nước có nền kinh tế thị trường phát triển cao về hiệu quả hoạt động. Do đó, trong điều kiện nền kinh tế toàn cầu, cạnh tranh khốc liệt thì vấn đề nâng cao hiệu quả của bộ máy quản lý cụ thể hơn là hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một vấn đề hết sức cấp bách và quan trọng đối với các doanh nghiệp nước ta ngày nay. Hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp cú cỏc nội dung là: Page 1 sur 80 1 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp - Hoàn thiện cơ cấu bộ máy. - Hoàn thiện công tác cán bộ. - Hoàn thiện cơ chế quản lý. Ta thấy rằng hoàn thiện bộ máy quản lý doanh nghiệp là một công việc hết sức phức tạp đòi hỏi phải thực hiện từng bước và phải có một sự nghiên cứu tỷ mỉ, khoa học. Là mét sinh viên khoa quản trị kinh doanh, sau một thời gian học tập và nghiên cứu tại trường và thực tập tại Công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Nhật Lâm em lựa chọn đề tài thực tập chuyên đề của mình là: "Một số giảI phấp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý ở công ty cổ phần thương mại và dịch vụ Nhật Lõm” Do trình độ và tài liệu còn hạn chế nên báo cáo thực tập chuyên đề này của em không thể tránh khỏi sai sót và thiết sót, rất mong được các thầy cô giáo cho ý kiến nhận xét để em có thể hiểu vấn đề đầy đủ hơn nữa. Em xin chân thành cám ơn thầy giáo hướng dẫn Hoàng Văn Liêu và cỏc cụ chỳ trong công ty đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp. Hà Nội, ngày tháng năm 2009 Sinh viên thực hiện Page 2 sur 80 2 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP 1.1:Những vấn đề chung về quản lý doanh nghiệp 1.1.1:Quản trị và vai trò quản trị trong doanh nghiệp khái niệm: Hiện nay có nhiều cách giải thích thuật ngữ quản lý. Có quan niệm cho rằng quản lý là hành chính, là cai trị. Có quan niệm khác lại cho rằng quản lý là điều hành, điều khiển, chỉ huy. Các cách nói này không có gì khác nhau về nội dung mà chỉ khác nhau ở chỗ dùng thuật ngữ Quản lý được hiểu theo hai góc độ: Một là góc độ tổng hợp mang tính chính trị – xã hội; hai là góc độ mang tính thiết thực. Cả hai góc độ này đều có cơ sở khoa học và thực tế. Quản lý theo góc độ chính trị, xã hội là sự kết hợp giữa tri thức và lao động. Lịch sử xã hội loài người từ thời kỳ mông muội đến thời đại văn minh hiện đại ngày nay cho ta thấy rõ trong sự phát triển đú cú 3 yếu tố được nổi lên rõ nét là tri thức, lao động và quản lý. Trong ba yếu tố này, quản lý là sự kết hợp giữa tri thức và lao động. Nếu kết hợp tốt thì xã hội phát triển tốt đẹp. Nếu sự kết hợp không tốt thì sự phát triển sẽ chậm lại hoặc rối ren. Sự kết hợp đó được biểu hiện trước hết ở cơ chế quản lý, ở chế độ, chính sách, biện pháp quản lý và ở nhiều khía cạnh tâm lý xã hội, nhưng tựu trung lại là quản lý phải biết tác động bằng cách nào đó để người bị quản lý luôn luôn hồ hởi, phấn khởi, đem hết năng lực và trí tuệ của mình để sáng tạo ra lợi Ých cho mình, cho Nhà nước và cho xã hội. Theo góc độ hành động, góc độ quy trình công nghệ của tác động thì quản lý là điều khiển. Theo khái niệm này quản lý có ba loại hình. Các loại hình này đều có xuất phát điểm giống nhau là do con người điều khiển nhưng khác nhau về đối tượng. Page 3 sur 80 3 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp - Loại hình thứ nhất là việc con người điều khiển các vật hữu sinh không phải con người để bắt chúng phải thực hiện theo ý chí của người điều khiển. Loại hình này được gọi là quản lý sinh học, thiên nhiên, môi trường, … Ví dụ như các nhà khoa học làm công tác lai tạo giống vật nuôi, cây trồng; các nhà sản xuất nông sản thực phẩm, … - Loại hình thứ hai là việc con người điều khiển vật vô tri, vụ giỏc để bắt chúng phát triển và thực hiện theo ý chí của người điều khiển. Loại hình này được gọi là quản lý kỹ thuật. Ví dụ việc điều khiển máy tính, vận hành các loại máy móc thiết bị, … - Loại hình thứ ba là việc con người điều khiển con người (quản lý nhà nước, Đảng, đoàn thể, tổ chức chính trị, kinh tế, văn hoá, …). Đó là quản lý xã hội. Quản lý xã hội được Cỏc Mỏc coi là chức năng đặc biệt được sinh ra từ tính chất xã hội hoá của lao động. Từ những vấn đề trên, ta có thể hiểu: “Quản lý là sự tác động, chỉ huy, điều khiển của chủ thể quản lý lên đối tượng và khách thể quản lý nhằm đạt được mục tiêu đặt ra trong điều kiện biến động của môi trường”. Với định nghĩa này, quản lý phải bao gồm các yếu tố sau: - Phải có một chủ thể quản lý là tác nhân tạo ra các tác động và phải có một đối tượng quản lý tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý tạo ra. Tác động có thể chỉ là một lần mà cũng có thể là nhiều lần liên tục. - Phải có mục tiêu và một quỹ đạo đặt ra cho cả đối tượng và chủ thể. Mục tiêu này là căn cứ để chủ thể tạo ra các tác động. - Chủ thể phải thực hành việc tác động lên đối tượng quản lý và khách thể quản lý. Chủ thể có thể là một người hay nhiều người, còn đối tượng quản lý có thể là người (một hay nhiều người) hoặc giới vô sinh (máy móc, thiết bị, đất đai, thông tin, …) hoặc giới sinh vật (vật nuôi, cây trồng, …). Page 4 sur 80 4 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp Khi nói đến quản lý là nói đến sự tác động hướng đích. Tác động này nhằm vào một đối tượng nhất định để đạt được mục tiêu đề ra. Hoạt động quản lý là một hoạt động chủ quan có ý thức, có tính năng động sáng tạo, linh hoạt của một con người, một tập thể người quản lý. Từ định nghĩa về quản lý, có thể dễ dàng suy ra được khái niệm về quản lý doanh nghiệp: “Quản lý doanh nghiệp là quá trình tác động một cách có hệ thống, có tổ chức, có hướng đích của người đại diện doanh nghiệp lên tập thể những người lao động trong doanh nghiệp, nhằm sử dụng mọi tiềm năng và cơ hội để thực hiện một cách tốt nhất mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhằm đạt được mục tiêu đề ra theo đúng luật định và thụng lờ xó hội”. . 1.1.2 :Sự cần thiết phải có hoạt động quản lý doanh nghiệp. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động thực tiễn của con người được biểu hiện thành hai mặt tự nhiên và xã hội. Trong quá trình tác động vào tự nhiên, từng hành động đơn lẻ của con người thường chỉ mang lại những kết quả hạn chế. Để cải tạo và chinh phục tự nhiên, tất yếu đòi hỏi con người phải liên kết lại với nhau cùng hành động. Những tác động tương hợp của nhiều người vào cùng đối tượng tự nhiên thường mang lại những kết quả cộng hưởng và có tính tổng hợp. Cỏc Mỏc đó từng phân tích, mỗi con người riêng lẻ chỉ đơn độc tác động vào tự nhiên. Không thể có huy vọng thoát khỏi sự ràng buộc và lệ thuộc vào tự nhiên. Chỉ có thể chế ngự được tự nhiên khi người ta biết kết hợp các hành động đơn lẻ lại với nhau để cùng hướng theo mét ý đồ thống nhất. Người quan hệ với tự nhiên, con người thường xuyên tác động lẫn nhau, sự tác động này diễn ra theo nhiều chiều và rất đa dạng. Quá trình tác Page 5 sur 80 5 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp động lẫn nhau buộc người ta phải liên kết với nhau cùng hành động vì một mục tiêu chung và bảo đảm lợi Ých chung của mỗi người. Sự thoả hiệp lợi Ých cả theo nghĩa tích cực và nghĩa tiêu cực là động cơ gắn kết hành động của con người lại với nhau. Đây là một trong những tính quy định khi xem xét bản chất hoạt động thực tiễn của con người trong xã hội. Chính vì vậy, Cỏc Mỏc đã nói “Xột về bản chất, con người là tổng hoà các mối quan hệ”. Hành động của mỗi con người không chỉ là kết quả chủ quan của mỗi người mà nó còn là kết quả tổng hợp của các quan hệ xã hội. Như vậy, xét cả về mặt tự nhiên cũng như xã hội của hoạt động sản xuất, sự liên kết phụ thuộc và ràng buộc lẫn nhau trong quá trình hoạt động của con người là một đòi hỏi cần thiết để hoạt động có hiệu quả. Quá trình liên kết hoạt động thực tiễn của con nguời làm cho hoạt động của họ mang tính tổ chức. Có thể hiểu tổ chức là một tập hợp mà trong đó mỗi hành động của con người phải tuân thủ theo những nguyên tắc nhất định, chịu sự chi phối ràng buộc có tính quy ước nhất định. Do đó sự xuất hiện của các tổ chức như là một đòi hỏi tất yếu trong đời sống xã hội loài người. Đặc biệt trong hoạt động sản xuất, do tính chất phức tạp và đa dạng trong các quan hệ con người với tự nhiên, giữa người với người, tính tổ chức và sự xuất hiện tổ chức trong hoạt động này càng đặc biệt quan trọng. Sù ra đời của các hình thức tổ chức trong hoạt động sản xuất là một đòi hỏi tất yếu khách quan. Song sự xuất hiện các hình thức tổ chức bao giờ cũng gắn với một chức năng nhất định, nhằm vào một mục tiêu nhất định. Tất nhiên, thực tế tổ chức chỉ có thể phát huy thực tế sức mạnh của nó trên cơ sở có sự quản lý điều hành thống nhất. Vì vậy, sự Page 6 sur 80 6 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp hợp tác của những lao động có ý thức tất yếu đòi hỏi phải có sự điều khiển, giống như “một giàn nhạc phải có nhạc trưởng”. Tính tất yếu của quản lý được bắt nguồn từ chính ý nghĩa đó. Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người – yếu tố cơ bản của lực lượng sản xuất – trong quá trình sử dụng tư liệu lao động tác động lên đối tượng lao động để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Quản lý chỉ có thể đạt hiệu quả cao khi con người giỏi nghề nào được làm nghề đó, được tạo điều kiện để phát huy đầy đủ tính chủ động sáng tạo trong quá trình sản xuất kinh doanh. Khi quy mô sản xuất càng mở rộng, trình độ khoa học kỹ thuật phát triển ngày càng cao, thì công tác quản lý càng phức tạp, đòi hỏi các nhà quản lý phải không ngừng được nâng cao cả về năng lực và trình độ. 1.2 :Nội dung tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp Quản lý là hoạt động phức tạp nhiều mặt của con người. Quản lý chỉ được thực hiện trong một hệ thống quản lý cụ thể. Hệ thống quản lý, đú chớnh là bộ máy quản lý. Bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị, cá nhân) khác nhau có mối quan hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau, nhằm đảm bảo thực hiện các chức năng quản lý và phục vụ mục đích chung xác định của hệ thống. Bộ máy quản lý là hình thức phân công nhiệm vụ trong lĩnh vực quản lý, có tác động trực tiếp đến quá trình hoạt động của hệ thống. Bộ máy quản lý, một mặt phản ánh cơ cấu trách nhiệm của mỗi bộ phận, mỗi người trong hệ thống quản lý, mặt khác nó có tác động tích cực trở lại đến việc phát triển của toàn hệ thống quản lý. Page 7 sur 80 7 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp Hệ thống bị quản lý là đối tượng mà sự tác độngcủa bộ máy quản lý hướng vào nhằm mục đích tăng thêm cho nó những hình thức cụ thể, chỉ đạo hoạt động của nó để đạt được kết quả định trước. Giữa hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý có mối quan hệ qua lại rất chặt chẽ. Hệ thống bị quản lý không chịu sự tác động có hướng đích của hệ thống quản lý mà nú cũn phát triển theo quy luật vốn có của nó. Do đó hệ thống quản lý phải được tổ chức cho phù hợp với đối tượng quản lý mà nó phụ trách, điều hành. Tổ chức bộ máy quản lý là quá trình xác định các chức năng, các bộ phận tạo thành một bộ máy quản lý nhằm thực hiện được các chức năng quản lý. 1.2.1 :Các chức năng và lĩnh vực trong quản lý doanh nghiệp. Quản lý doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung và nhiều cách tiếp cận khác nhau, do vậy phải phân chia, quy nạp vấn đề quản lý thành những khái niệm nhất định để có được tiếng nói chung. Căn cứ vào quá trình quản lý, người ta phân chia vấn đề quản lý doanh nghiệp thành các chức năng quản lý. Căn cứ vào các nội dung quản lý, người ta phân chia vấn đề quản lý doanh nghiệp thành các lĩnh vực quản lý. Chức năng quản lý (phân loại chức năng quản lý theo quá trình quản lý): Chức năng quản lý là những hoạt động riêng biệt của quản trị, thể hiện những phương hướng tác động của quản trị gia đến các lĩnh vực quản trị doanh nghiệp. Lĩnh vực quản lý (phân loại chức năng quản lý theo nội dung quản lý): Lĩnh vực quản lý được hiểu như các hoạt động quản trị khi nó được thiết lập và sắp xếp theo nội dung quản lý gắn liền với các bộ phận của doanh nghiệp, có người chỉ huy và được phân cấp phân quyền trong việc ra các quyết định quản lý. Page 8 sur 80 8 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp Nếu các chức năng quản lý là các hoạt động trong một quá trình quản lý thỡ cỏc lĩnh vực quản lý là các tổ chức để thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể – gắn với quá trình kinh doanh của từng doanh nghiệp. 1.2.1.1 :Các chức năng quản lý. Khái niệm “chức năng quản lý” gắn liền với sự xuất hiện và tiến bộ của phân công – hợp tác lao động trong một quá trình sản xuất của một tập thể người lao động. Hoạt động quản trị đã ra đời từ khi nền sản xuất là thủ công cá thể. Nhưng ngay cả đến khi con người đã tổ chức các nhà máy khổng lồ, đạt được các tiến bộ to lớn về kỹ thuật như chế tạo đầu máy xe lửa, sử dụng điện năng … thì khoa học quản lý vẫn chưa được quan tâm. Phải đến đầu thế kỷ 20, những nghiên cứu về khoa học quản lý mới đưa ra được một cách có hệ thống cách phân loại các chức năng quản trị. Bản thân cỏc cỏch phân loại của các nhà khoa học hàng đầu theo thời gian cũng khác nhau và họ đưa ra nhiều đề xuất về nội dung và phân loại các chức năng quản lý. Người đầu tiên cũng như thành công nhất trong lĩnh vực này là Henry Fayol. Trong cuốn sách quản trị công nghiệp và tổng quát viết năm 1916, Fayol chia quá trình quản trị của doanh nghiệp thành 5 chức năng và được mệnh danh là “những yếu tố Fayol”. Đó là: Chức năng dự kiến (hoạch định): Thường được coi là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị. Đó là việc dự đoán trước có cơ sở khoa học, sự phát triển có thể xảy ra của các quá trình, các hiện tượng, xây dựng thành chương trình hành động (một kế hoạch nhất định) nhằm xác định rõ: sản xuất cái gì? sản xuất bằng cách nào? bán cho ai? với nguồn tài chính nào? Như vậy hoạch định là việc xác định các mục tiêu và mục đích mà tổ chức phải hoàn thành trong tương lai và quyết định cách thức để đạt được mục tiêu đó. Page 9 sur 80 9 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp Chức năng tổ chức: Tổ chức là quá trình tạo ra một cơ cấu các mối quan hệ giữa các thành viên, thông qua đó cho phép họ thực hiện các kế hoạch và hoàn thành các mục tiêu của tổ chức. Chức năng này bao gồm việc thiết lập một cấu trúc của tổ chức, trang bị tất cả những gì cần cho hoạt động của doanh nghiệp như vốn, máy móc, thiết bị, lao động, nguyên vật liệu, … kết hợp, liên kết các yếu tố sản xuất, các bộ phận riêng rẽ trong doanh nghiệp với nhau thành một hệ thống. Bằng cách thiết lập một tổ chức hoạt động hữu hiệu, các nhà quản trị có thể phối hợp tốt hơn các nguồn lực. Chức năng phối hợp: Chức năng này giúp cho tất cả các hoạt động của doanh nghiệp được nhịp nhàng, ăn khớp, đồng điệu với nhau nhằm tạo ra sự thuận tiện và hiệu quả. Chức năng chỉ huy: Sau khi đã hoạch định, tạo ra một tổ chức và phối hợp các hoạt động, các nhà quản trị phải chỉ huy lãnh đạo tổ chức. Đó là việc đưa ra và truyền đạt các chỉ thị, truyền đạt thông tin đến cho mọi người để họ hoàn thành những nhiệm vụ cần thiết, biến khả năng thành hiện thực. Chức năng kiểm tra: Kiểm tra là một chức năng có liên quan đến mọi cấp quản lý để đánh giá đúng kết quả hoạt động của hệ thống, đo lường các sai lệch nảy sinh trong quá trình hoạt động so với các mục tiêu và kế hoạch đã định. Hoạch định hướng dẫn việc sử dụng các nguồn lực để hoàn thành các mục tiêu, còn kiểm tra xác định xem chúng hoạt động có phù hợp với mục tiêu và kế hoạch hay không. Mục đích của kiểm tra nhằm bảo dảm các kế hoạch thành công, phát hiện kịp thời những sai sót, tìm ra những nguyên nhân và biện pháp sửa chữa kịp thời những sai sót đó, bảo đảm cho quá trình sản xuất kinh doanh diễn ta nhịp nhàng, liên tục và hiệu quả. Page 10 sur 80 10 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp Kiểm tra là tai mắt của quản lý. Vì vậy cần tiến hành thường xuyên và kết hợp linh hoạt nhiều hình thức kiểm tra. Ngoài Henry Fayol cũn cú cỏc chuyên gia khác nhau đưa ra những hệ thống các chức năng khác nhau. Theo các tác giả tại trường Đảng cao cấp Liờn Xụ (cũ) thỡ cú 6 chức năng: soạn thảo mục tiêu, kế hoạch hoá, tổ chức, phối hợp, động viên, kiểm tra. Theo tài liệu huấn luyện cán bộ quản lý của UNESCO người ta nêu lên 8 chức năng: xác định nhu cầu, thẩm định và phân tích dữ liệu, xác định mục tiêu, kế hoạch hoá , triển khai công việc, điều chỉnh, đánh giá, sử dụng liên hệ ngược và tái xác định các vấn đề cho quá trình quản lý tiếp theo. Ở nước ta, trong các quá trình quản lý, người ta đã sử dụng các hệ thống phân loại các chức năng quản lý nêu trên. Có thể khái quát lại thành một số chức năng cơ bản sau: kế hoạch hoá, tổ chức, chỉ đạo, kiểm tra, đánh giá. Tất cả các chức năng quản lý trên tác động qua lại với nhau và quy định lẫn nhau. Sự phân loại một cách khoa học các chức năng quản lý cho phép thực hiện được ở phạm vi rộng, sự phân công lao động một cách hợp lý dựa vào việc chia nhỏ quá trình quản lý thành những hành động, thao tác quản lý. Sự phân loại như thế cũn giỳp cho việc tiêu chuẩn hoá và thống nhất hoỏ cỏc quá trình quản lý, tạo điều kiện áp dụng những kinh nghiệm tiên tiến trong lao động quản lý, tạo điều kiện để đưa các phương tiện kỹ thuật hiện đại vào thực tiễn quản lý. Ngoài ra,giỏo trỡnh quản trị học còn đưa ra cách phân loại khỏc,theo đú thỡ cú 4 chức năng chủ yếu : _Chức năng lập kế hoạch _Chức năng tổ chức. _Chức năng lãnh đạo. Page 11 sur 80 11 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp _Chức năng kiểm tra. 1.2.1.2 : Lĩnh vực quản lý. Đây là sự phân loại chức năng quản lý theo nội dung quản lý. Lĩnh vực quản lý trong doanh nghiệp được hiểu như các hoạt động quản lý khi được sắp xếp trong một bộ phận nào đó. ở các bộ phận này có người chỉ huy và liên quan đến việc ra các quyết định quản trị. Lĩnh vực quản lý được phân định phụ thuộc vào nhiều yếu tố: truyền thống quản trị, các yếu tố xã hội và cơ chế kinh tế, quy mô cũng như đặc điểm kinh tế – kỹ thuật của doanh nghiệp. Nó gắn liền với mỗi quốc gia, mỗi vùng cụ thể và sự tiến bộ về nhận thức khoa học quản lý. Cã thể nói lĩnh vực quản lý chính là sự phân chia chức năng quản lý theo nội dung tác động. Về cơ bản, các lĩnh vực quản lý trong doanh nghiệp gồm: * Lĩnh vực vật tư: Nhiệm vụ của cung ứng vật tư là bảo đảm cung cấp đầy đủ và đồng bộ về số lượng, chủng loại, đúng chất lượng, đúng kỳ hạn, đúng địa điểm với chi phí Ýt nhất. Nội dung công việc cung ứng vật tư bao gồm: Phát hiện nhu cầu vật tư, tổ chức mua sắm vật tư, tổ chức cung cấp vật tư, tổ chức dự trữ và bảo quan vật tư. ….. Người ta thường sử dụng phương pháp quy hoạch tuyến tính, phương pháp dựa trên lý thuyết về dự trữ, phương pháp PERT, hay kiểu cung ứng đúng kỳ hạn của Nhật để điều khiển cụngviệc cung ứng vật tư. * Lĩnh vực sản xuất: Sản xuất là việc sử dụng con người lao động để tác động lên yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất (vật chất, tài chính, thông tin) để làm ra các sản phẩm hay dịch vụ phù hợp với nhu cầu của thị trường. Bao gồm toàn bộ các hoạt động có tính chất công nghiệp trên cơ sở phối hợp các yếu tố lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động đã có thể chế Page 12 sur 80 12 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp biến các sản phẩm hàng hoá và thực hiện các dịch vụ. Cụ thể như: Nghiên cứu thiết kế loại sản phẩm định sản xuất (căn cứ vào nhu cầu của thị trường) về các mặt nguyên lý cấu tạo, giải pháp cấu tạo, tính năng kỹ thuật, chất lượng sử dụng. Để nghiên cứu ở bước này, cần nắm vững khái niệm chu kỳ sống (vòng đời) của sản phẩm; Lựa chọn công nghệ sáng tạo sản phẩm; Lựa chọn loại hình sản xuất bao gồm các loại sau: sản xuất đơn chiếc (theo đơn đặt hàng), sản xuất hàng loạt, sản xuất theo dây chuyền liên tục; Tổ chức lao động và bộ máy quản lý: Tổ chức kiểm tra sản xuất và kiểm tra chất lượng, tổ chức cung ứng và dự trữ cho dây chuyền sản xuất, điều hành quá trình sản xuất theo thiết kế và quy trình đã định. Nhiệm vụ: hoạch định chương trình; xây dựng kế hoạch sản xuất; điều khiển quá trình chế biến; kiểm tra chất lượng; giữ gìn bản quyền, bí quyết, kiểu dáng … và phát huy sáng chế phát minh của mọi thành viên. * Lĩnh vực marketing: gồm các nhiệm vụ như : Thu thập các thông tin về thị trường, hoạch định chính sách sản phẩm, hoạch định chính sách giá cả, hoạch định chính sách phân phối, hoạch định chính sách hỗ trợ tiêu thụ. * Lĩnh vực nhân sự: bao gồm các nhiệm vụ sau: Lập kế hoạch nhân sự, tuyển dụng nhân sự, bố trí nhân sự, đánh giá nhân sự, phát triển nhân viên (đào tạo, bồi dưỡng, đề bạt), thù lao, quản lý nhân sự thông qua hồ sơ dữ liệu nhân sự, qua thống kê hoạt động của nhân viên, và hỗ trợ đời sống. * Lĩnh vực kỹ thuật: bao gồm tất cả những công việc liên quan đến chuẩn bị kỹ thuật cho sản xuất, chuyển giao công nghệ, quản lý quy phạm, quy trình kỹ thuật, tham gia và trực tiếp xây dựng tiêu chuẩn kỹ thuật, quản lý máy móc, thiết bị, nghiên cứu phát triển kỹ thuật, ứng dụng phương pháp công nghệ mới, thiết kế sản phẩm mới, đề ra chiến lược công nghệ, xây dựng các định mức tiêu hao thiết bị, năng lượng, vật tư, .. * Lĩnh vực tài chính – kế toán: Page 13 sur 80 13 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp Lĩnh vực tài chính gồm các nội dung sau: tạo vốn, sử dụng vốn, quản lý vốn (chủ yếu là quản lý sự lưu thông, thanh toán và các quan hệ tín dụng). Lính vực kế toán gồm các nội dung: kế toán sổ sách, tính toán chi phí – kết quả, xây dựng các bảng cân đối, tính toán lỗ lãi, thẩm định kế hoạch, thống kê, kiểm tra việc tính toán, bảo hiểm, thuế. Page 14 sur 80 14 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp * Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển: Lĩnh vực nghiên cứu và phát triển gồm các nhiệm vụ sau: thực hiện các nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu ứng dụng, đưa các tiến bộ khoa học kỹ thuật vào ứng dụng và thẩm định hiệu quả các tiến bộ kỹ thuật được áp dụng. * Lĩnh vực tổ chức và thông tin: Gồm các nhiệm vụ sau: - Lĩnh vực tổ chức: Tổ chức các dự án, phát triển và cải tiến bộ máy tổ chức cho doanh nghiệp, tổ chức tiến trình hoạt động toàn bộ doanh nghiệp. - Lĩnh vực thông tin: Xây dựng kế hoạch về các thông tin liên quan cho doanh nghệp, chọn lọc và xử lý các thông tin, kiểm tra thông tin và giám sát thông tin. * Lĩnh vực hành chính pháp chế và các dịch vô chung: Bao gồm: thực hiện các mối quan hệ pháp lý trong và ngoài doanh nghiệp, tổ chức các hoạt động quần chúng trong doanh nghiệp, các hoạt động hành chính và phúc lợi doanh nghiệp. Sự phân chia trên đây chỉ mang tính khái quát, trên thực tế quản trị, các lĩnh vực được tiếp tục chia nhỏ nữa cho đến các công việc, nhiệm vụ quản trị cụ thể; mặt khác có bao nhiêu lĩnh vực quản trị còn phụ thuộc vào đặc điểm kinh tế – kỹ thuật của từng doanh nghiệp. 1.2.1.3 Mối quan hệ giữa phân loại theo chức năng và theo các lĩnh vực quản trị. - Mục đích của sự phân loại theo chức năng là bảo đảm quán triệt các yêu cầu của khoa học quản trị, nó đảm bảo cho bất kỳ một hoạt động quản trị nào cũngđều được tiến hành theo một trình tự chặt chẽ. Đó là cơ sở để phân tích, đánh giá tình hình quản trị tại một doanh nghiệp để từ đó tìm cách tháo gỡ. Thực chất của việc phân loại theo chức năng là sự quán triệt những nguyên lý của khoa học quản lý vào quản lý doanh nghiệp. Page 15 sur 80 15 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp - Mục đích của sự phân loại theo lĩnh vực quản lý là: Trước hết nó chỉ ra tất cả các lĩnh vực cần phải được tổ chức thực hiện quản trị trong mét doanh nghiệp, đây là một căn cứ quan trọng để thiết lập bộ máy quản lý doanh nghiệp. Phân loại các lĩnh vực quản lý phù hợp với tình hình kinh doanh còn là căn cứ quan trọng để tuyển dụng, bố trí và sử dụng các quản trị viên. Phân loại theo lĩnh vực quản lý còn là cơ sở để đánh giá, phân tích hoạt động trong toàn bộ bộ máy quản lý, thực hiện chế độ cá nhân, đồng thời là cơ sở để điều hành hoạt động quản trị trên phạm vi toàn doanh nghiệp. Nếu các chức năng quản lý là các hoạt động trong một quá trình quản trị, thỡ cỏc lĩnh vực quản lý là các tổ chức để thực hiện các hoạt động kinh doanh cụ thể – gắn với quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Mặt khác, các chức năng quản lý được xác định có tính chất nguyên lý. Trong khi các lĩnh vực quản lý thì gắn chặt với các điều kiện hoạt động kinh doanh cụ thể của từng doanh nghiệp. Có thể nói phân loại theo chức năng là sự quán triệt các nguyên lý của khoa học quản trị; phân loại theo lĩnh vực là sự tiếp cận đúng đắn vào hoàn cảnh kinh doanh thực tiễn của một doanh nghiệp.. Hai cách phân loại này không gạt bỏ nhau mà ngược lại, có mối quan hệ trực tiếp, hữu cơ với nhau. Có thể biểu diễn mối quan hệ giữa 2 cách phân loại này theo ma trận quản trị A(ij)sau: Page 16 sur 80 16 Trường Đại học Công Đoàn Chức nang Chuyên đề tốt nghiệp Dự kiến Tổ chức Phối hợp Chỉ huy Kiểm tra (DK) (TC) (PH) (CH) (KT) Lĩnh vực Vật tư DK vật tư TC vật tư PH vật tư .CH vật KT vật tư Sản xuất DK sản TC sản … … Marketing xuất xuất tư … PH … H.chíhh, p. chế DK …. TC …. KT … CH … Các doanh nghiệp càng lớn, kinh doanh càng đa dạng thì càng có nhiều lĩnh vực quản lý, và do vậy càng có nhiều A (ij). Phải nghiên cứu kỹ mối quan hệ này để: - Tổ chức bộ máy quản lý sao cho bao quát hết các công tác (phủ hết các Aij) - Biết việc, tiên lượng hết các hoạt động cần làm (xác định được các Aij) - Phân công nhiệm vụ mạch lạc, không trùng lặp, bỏ sót. 1.2.2Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp. 1.2.2.1:Khái niệm: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoỏ, cú những trách nhiệm và quyền hạn nhất định, được bố trí theo những cấp, những khâu khác nhau nhằm bảo đảm thực hiện Page 17 sur 80 17 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp các chức năng quản trị và phục vụ mục đích chung đã xác định của doanh nghiệp. Như vậy, cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp được hiểu là các bộ phận cấu thành của doanh nghiệp, nói cách khác doanh nghiệp đó bao gồm những bộ phận, những đơn vị nào, nhiệm vụ của từng bộ phận và các quan hệ giữa các bộ phận của doanh nghiệp, cơ chế điều hành phối hợp trong doanh nghiệp. Giữa cơ cấu tổ chức quản trị và cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp có mối quan hệ chặt chẽ, hữu cơ với nhau. Cơ sở của cơ cấu tổ chức quản trị trước hết là bản thân cơ cấu sản xuất của doanh nghiệp. Đây cũng là mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng quản lý. Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức quản trị có tính độc lập tương đối vỡ nú phải phản ánh được lao động quản lý rất đa dạng. Phải bảo đảm thực hiện những chức năng quản lý phức tạp nhằm thực hiện mục tiêu quản trị đã quy định. Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp hình thành bởi các bộ phận quản trị và các cấp quản trị. Bộ phận quản trị là một đơn vị riêng biệt, có những chức năng quản lý nhất định, ví dụ phòng Kế hoạch, phòng Kiểm tra kỹ thuật, phòng Marketing, … Cấp quản trị là sự thống nhất tất cả các bộ phận quản trị ở một trình độ nhất định như cấp doanh nghiệp, cấp phân xưởng, … Nh vậy, rõ ràng là số bộ phận quản trị phản ánh sự phân chia chức năng quản trị theo chiều ngang, còn số cấp quản trị thể hiện sự phân chia chức năng quản trị theo chiều dọc. Sự phân chia theo chiều ngang là biểu hiện của trình độ chuyên môn hoá trong phân công lao động quản trị. Còn sự phân chia chức năng theo Page 18 sur 80 18 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp chiều dọc tuỳ thuộc vào trình độ tập trung quản trị và có liên quan đến vấn đề chỉ huy trực tuyến và hệ thống cấp bậc. Lý luận và thực tiễn chứng minh sự cần thiết phải bảo đảm sự ăn khớp giữa các bộ phận quản trị, giữa cấp quản trị với bộ phận quản trị và cấp sản xuất. 1.2.2.2Những nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý. Khi hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị, không những phải xuất phát từ các yêu cầu đã trình bày ở trên, mà điều quan trọng và khó khăn nhất là phải quán triệt những yêu cầu đó vào những điều kiện, hoàn cảnh, tình huống cụ thể nhất định. Nói cách khác, cần tính đến những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp và gián tiếp của việc hình thành, phát triển và hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị. Dưới đây là những nhân tố quan trọng có tác động đến việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. - Môi trường kinh doanh. Doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh luôn gắn liền với môi trường kinh doanh xác định. Môi trường kinh doanh là tổng hợp các yếu tố, các điều kiện có tính chất khách quan và chủ quan, có ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh thường xuyên vận động biến đổi, bởi vậy, các doanh nghiệp phải thường xuyên phân tích môi trường kinh doanh để có khả năng thích ứng. Với xu thế quốc tế hoá hoạt động kinh tế hiện nay, môi trường kinh doanh không chỉ gói gọn trong 1 nước mà còn được mở rộng ra môi trường khu vực cũng nh môi trường toàn cầu. Tính ổn định hay không ổn định của môi trường kinh doanh tác động rất lớn đến việc hình thành và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp. Phần lớn các doanh nghiệp nước ta hình thành cơ cấu tổ chức theo Page 19 sur 80 19 Trường Đại học Công Đoàn Chuyên đề tốt nghiệp kiểu truyền thống, thích ứng với cơ chế kế hoạch hoá tập trung, bao cấp. Chuyển sang cơ chế thị trường, môi trường kinh doanh của các doanh nghiệp đã thay đổi. Trong cơ chế thị trường, tính không ổn định của sản xuất kinh doanh là rất cao, một cơ cấu tổ chức thích ứng với điều kiện này phải là một cơ cấu tổ chức không cứng nhắc, đảm bảo tính linh hoạt cao, dễ thích ứng với những thay đổi của môi trường kinh doanh. - Mục đích, chức năng hoạt động của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp chịu ảnh hưởng ở mức khái quát nhất bởi nhân tố mục đích, mục tiêu, chức năng hoạt động của doanh nghiệp. Cơ cấu tổ chức bao giờ cũng phải phù hợp với mục tiêu, từ mục tiêu mà đặt ra cấu trúc bộ máy. Mục đích thay đổi hoặc mở rộng mục tiêu thường dẫn đến thay đổi cơ cấu tổ chức. Ví dụ: một doanh nghiệp tham gia thị trường sản xuất xe đạp. Sau một thời gian thấy việc sản xuất bàn ghế cao cấp rất có lãi, doanh nghiệp bắt tay vào việc sản xuất bàn ghế. Nh vậy từ chỗ có 1, nay doanh nghiệp có 2 mục tiêu phải theo đuổi. Do đó, cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp phải thay đổi theo, bao gồm thêm bộ phận nghiên cứu thị trường bàn ghế, bộ phận kỹ thuật và các phân xưởng sản xuất bàn ghế. Trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sản xuất thỡ cỏc bộ phận sản xuất chiếm tỷ trọng chủ yếu, bộ máy quản trị doanh nghiệp được thiết lập hướng vào việc phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất. Còn trong doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, các bộ phận cung cấp đóng vai trò quan trọng, các hoạt động của bộ máy quản trị hoạt động hướng vào phục vụ tốt cho các hoạt động này. Có thể nói rằng các doanh nghiệp có mục đích, chức năng hoạt động không giống nhau thì không thể có cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp giống nhau được. - Quy mô của doanh nghiệp. Page 20 sur 80 20