Tài liệu Luận văn kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại nhà xuất bản thống kê

MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ........................................................................................ LỜI MỞ ĐẦU........................................................................................................................1 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ......................1 1.1. Lịch sử hình thành phát triển...............................................................................................................1 1.1.1. Giới thiệu chung...........................................................................................................................1 1.1.2. Các giai đoạn phát triển............................................................................................................1 1.1.3. Một số chỉ tiêu về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong thời gian gần đây................................................................................................................................4 1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh.............................................................................................................5 1.2.1. Lĩnh vực xuất bản........................................................................................................................5 1.2.2. Đặc điểm hàng hoá, sản phẩm................................................................................................6 1.2.3. Quá trình sản xuất.......................................................................................................................7 1.2.3.1. Chuẩn bị xuất bản.............................................................................................7 1.2.3.2. Biên tập..............................................................................................................8 1.2.3.3. Nhân bản............................................................................................................8 1.2.3.1. Kết thúc..............................................................................................................1 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý.......................................................................................................2 1.3.1. Chức năng và nhiệm vụ của Nhà xuất bản Thống kê..........................................................2 1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận cụ thể.................................................................2 1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán........................................................................................................................3 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán............................................................................................................3 1.4.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán....................................................................................................4 CHƯƠNG II. THỰC TẾ KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ...................................................................................7 2.1. Đặc điểm thành phẩm và quá trình tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê 7 2.1.1. Đặc điểm thành phẩm của Nhà xuất bản Thống kê......................................................7 2.1.2. Đặc điểm quá trình tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê..................8 2.2. Kế toán thành phẩm Nhà xuất bản Thống kê................................................................................9 2.2.1. Nguyên tắc hạch toán thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê...............................9 1 2.2.2. Phương pháp tính giá thành sản xuất của thành phẩm...............................................9 2.2.3. Kế toán chi tiết thành phẩm..................................................................................................10 2.2.4. Kế toán tổng hợp thành phẩm................................................................................................1 2.3. Kế toán tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê........................................................3 2.3.1. Hạch toán giá vốn hàng bán....................................................................................................3 2.3.2. Hạch toán doanh thu bán hàng..............................................................................................5 2.3.3. Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu.......................................................................18 2.3.4. Hạch toán chi phí bán hàng...................................................................................................18 CHƯƠNG III MỘT SỐ Ý KIẾN ĐÓNG GÓP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN THÀNH PHẨM VÀ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ ...............................................................................................................................................25 3.1. Nhận xét về kế toán thành phẩm về tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê 25 3.1.1. Ưu điểm..........................................................................................................................................25 3.1.2. Nhược điểm..................................................................................................................................27 3.2. Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê..............................................................................................................30 KẾT LUẬN..........................................................................................................................33 PHỤ LỤC.............................................................................................................................34 2 DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ Sơ đồồ Sơ đồ 1.: Quá trình sản xuất sách, xuất bản phẩm 7 Sơ đồ 2.: Sơ đồ quy trình nhân bản khi sử dụng công nghệ in offset 1 Sơ đồ 3.: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 2 Sơ đồ 4.: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại NXB Thống kê 3 Sơ đồ 5.: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại NXB Thông kê 5 Sơ đồ 6.: Luân chuyển chứng từ: Nhập kho thành phẩm khi cơ sở in giao hàng 11 Sơ đồ 7.: Trình tự hạch toán vào tài khoản để khi tiêu thụ thành phẩm (PP KKĐK) 3 Sơ đồ 8.: Luân chuyển chứng từ:trường hợp tiêu thụ trực tiếp 6 Sơ đồ 9.: Luân chuyển chứng từ: tiêu thụ theo hợp đồng 10 Sơ đồ 10.: Luân chuyển chứng từ: tiêu thụ qua đại lý 11 Bảng biểu Biểu số 1.:Một số chỉ tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh Biểu số 2.:Giấy đề nghị tạm nhập 5 Error! Bookmark not defined. Biểu số 3.:Phiếu tính giá 13 Biểu số 4.:Hoá đơn GTGT (Cơ sở in xuất) 14 Biểu số 5.:Bảng kê sách biếu, nộp, lưu chiểu15 Biểu số 6.:Phiếu kiểm kê 17 Biểu số 7.:Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 16 Biểu số 8.:Tổng hợp bảng kê thành phẩm, dịch vụ nhập-xuất-tồn 1 Biểu số 9.:Chứng từ ghi sổ 12/5 2 Biểu số 10.:Sổ cái tài khoản 155 2 Biểu số 11.:Chứng từ ghi sổ 19/5 (hạch toán giá vốn hàng bán) 4 Biểu số 12.:Sổ cái tài khoản 632 5 Biểu số 13.:Hoá đơn GTGT bán lẻ (NXB xuất) 7 Biểu số 14.:Phiếu thu (PS thanh toán tiền khách mua lẻ với phòng kế toán) ) 8 Biểu số 15.:Phiếu thu (Khách mua số lượng lớn thanh toán với thủ quỹ) 8 Biểu số 16.:Giấy biên nhận (Khách lẻ phát hành sách) 9 Biểu số 17.:Bảng kê hoá đơn, chứng từ bán ra Error! Bookmark not defined. Biểu số 18.:Số chi tiết tài khoản 511 (mở cho phòng sách tin học và giáo trình) 12 Biểu số 19.:Chứng từ ghi sổ 5/5 14 Biểu số 20.:Chứng từ ghi sổ 20/5 15 3 Biểu số 21.:Sổ cái tài khoản 511 15 Biểu số 22.:Bảng tổng hợp thanh toán với CNV – Trích BHXH-BHYT-KPCĐ 20 Biểu số 23.:Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương 21 Biểu số 24.:Chứng từ ghi sổ 13/5 21 Biểu số 25.:Chứng từ ghi sổ 14/5 22 Biểu số 26.:Bảng kê trích khấu hao TSCĐ 23 Biểu số 27.:Chứng từ ghi sổ 15/5 23 Biểu số 28.:Phiếu chi thanh toán cước vận chuyển 24 Biểu số 29.:Sổ cái tài khoản 641 24 Biểu số 30.:Tờ trình (Phòng sách lập) 34 Biểu số 31.:Hợp đồng kinh tế với cơ sở in (Cơ sở in lập) 1 Biểu số 32.:Biên bản thanh lý hợp đồng in (Cơ sở in lập) 1 Biểu số 33.:Biên bản thanh lý hợp đồng (Sohaco group) 3 Biểu số 34.:Hợp đồng kinh tế (giao dịch phát hành sách) 1 4 5 LỜI MỞ ĐẦU Kế toán là một bộ phận không thể thiếu tổ chức hoạt động của một doanh nghiệp. Từ những đặc điểm chung nhất về hoạt động kinh doanh, về tổ chức quản lý của doanh nghiệp đến những quy định cụ thể trong công tác hành chính, công tác chuyên môn của các bộ phận khác đều có tác động tới công tác kế toán tại đơn vị. Vì vậy, công tác tổ chức, quản lý và việc thực hiện từng phần hành, từng bút toán ghi chép cũng đòi hỏi thực hiện một cách khoa học và thống nhất, có sự giám sát và điều chỉnh kịp thời trong các tình huống. Nhà xuất bản Thống kê là một doanh nghiệp nhà nước độc lập, hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực có tính chất đặc thù: xuất bản tài liệu phục vụ nhu cầu vật chất và tinh thần của con người. Đồng thời một đặc thù khác nữa là đơn vị phục vụ hoạt động chuyên ngành thống kê, không xuất bản sách giáo khoa, sách báo chính trị, sách báo cho thiếu nhi, sách tiếng dân tộc, được xếp vào doanh nghiệp hoạt động đặc thù. Kế toán tại đơn vị phải thực hiện các chức năng của nó trong điều kiện vừa quan tâm tới hiệu quả kinh tế vừa chú trọng yếu tố phục vụ đời sống tinh thần. Tìm hiếu với tinh thần đó, em đã cố gắng hết sức hoàn thiện chuyên đề thực tập mong thể hiện đúng chức năng kế toán tại đơn vị : theo dõi, phản anh, kiểm tra và từ vấn. Chuyên đề thực tập gồm 3 phần chính: Chương I : Khái quát chung về Nhà xuất bản Thống kê Chương II : Thực trạng kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê Chương III : Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Thị Thuỷ, cô kế toán trưỏng Hoàng Minh Phượng và các anh chi trong phòng kế toán Nhà xuất bản Thống kê đã giúp em hoàn thành chuyên đề thực tập tốt nghiệp này. 5 6 1.1. CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHÀ XUẤT BẢN THỐNG KÊ Lịch sử hình thành phát triển 1.1.1. Giới thiệu chung Nhà xuất bản Thống kê là doanh nghiệp nhà nước thuộc Bộ Kế hoạch và Đầu tư, trực thuộc Tổng cục thống kê, có trụ sở chính tại 98 Thụy Khê – Tây Hồ - Hà Nội. Đơn vị được thành lập ngày 20 tháng 1 năm 1981, theo các văn bản pháp lý: - Thông báo số 346/THXB ngày 20 tháng 10 năm 1980 của Ban tuyên huấn Trung ương (nay là Ban Tư tưởng văn hoá Trung Ương) - Quyết định số 165/VHTT ngày 20 tháng 12 năm 1980 của Bộ Văn hoá thông tin (nay là Bộ Văn hoá và Truyền thông) - Quyết định số 51/TCTK ngày 20 tháng 1 năm 1981 của Tổng cục thống kê. Là một nhà xuất bản chuyên ngành, hoạt động NXB đã và đang tiếp tục có đóng góp quan trọng trong cả hai lĩnh vực: Thống kê và xuất bản. 1.1.2.  Các giai đoạn phát triển Từ 1981 đến 1986 Thời gian này, các cơ sở hoạt động sản xuất kinh doanh trên mọi lĩnh vực đều hoạt động theo cơ chế quản lý tập trung, bao cấp. Sản xuất và lưu thông không xuất phát từ nhu cầu của thị trường mà theo định mức, kế hoạch. Đối với các đơn vị sản xuất kinh doanh xuất bản phẩm cũng vậy, việc sản xuất kinh doanh xuất bản phẩm như thế nào và bao nhiêu do nhà nước quyết định, quy trình sản xuất như thế nào (về lao động, nguyên liệu, công nghệ in ấn, vốn) do nhà nước quy định, vấn đề phân phối xuất bản phẩm theo phương thức bình quân cũng theo lệnh. Công tác sản xuất và tiêu thụ sản phẩm tại Nhà xuất bản Thống kê cũng thực hiện theo chỉ đạo của Trung ương. Nhà nước cấp chỉ tiêu giấy theo bao cấp, định số lượng đầu sách, số lượng bản, định giá bán, việc tiêu thụ sách đã có ngành phát hành sách bao tiêu.  Từ 1986 đến 1993 Đại hội Đảng toàn quốc VI là một mốc lịch sử quan trọng trong lịch sử kinh tế nước ta: định hướng đổi mới cơ chế quản lý kinh tế đất nước. Từ đây xoá bỏ cơ chế 6 7 kinh tế tập trung, bao cấp, chuyển sang xây dựng nền kinh thế thị trường nhiều thành phần theo định hướng Xã hội chủ nghĩa có sự quản lý của Nhà nước. Khi cơ chế quản lý kinh tế có sự thay đổi, ngành xuất bản ở trong tình trạng khó khăn chung trên nhiều mặt: tài chính-vốn, công nghệ sản xuất, kinh nghiệm quản lý và kinh doanh, thị trường,…Những đợt “loạn sách” được biết đến với các hiện tượng: xuất bản ồ ạt không chọn lọc, xuất bản chồng chéo- một tác phẩm được nhiều nhà xuất bản cùng sản xuất, và đã được nhận định “công tác xuất bản ở nước ta những năm 1986-1990 có lúc thuần tuý đi vào thương mại hoá” 1986-1990 là thời kỳ Nhà xuất bản Thống kê học tập, tìm tòi, mở lối đi. Từ năm 1986, Nhà xuất bản được các cơ quan quản lý xuất bản cho phép mở rộng các đề tài về kinh tế (từ vi mô đền vĩ mô), các lĩnh vực kinh tế tổng hợp như kế hoạch, tài chính, ngân hàng, thương mại, giá cả... Nhưng nhà xuất bản chưa thể nắm bắt thị hiếu bạn đọc ngay lập tức, lại phải kiên định, bám sát mục đích, chức năng và nhiệm vụ, và vượt qua xu hướng thương mại hoá trên thị trường sách, nên nhà xuất bản rơi vào tình trạng lúng túng với đề tài mới. Về kinh tế tài chính, nhà xuất bản không còn được bao giá, không được bao tín dụng, phải tự vay ngân hàng hoặc huy động vốn để kinh doanh, không còn xuất bản theo chỉ tiêu nhà nước giao, nguồn cung cấp giấy bị cắt và phải tự tìm đầu ra cho xuất bản phẩm nên lợi ích kinh tế được đặt lên hàng đầu. Vừa tìm đường trong chuyên môn, vừa thử nghiệm trong kinh tế, những năm 1986-1990 nhà xuất bản không có được kết quả sản xuất kinh doanh tốt đẹp: thua lỗ, nợ nần. Từ năm 1990, Đảng và Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản và chính sách giúp ngành xuất bản ổn định trong sản xuất và thị trường, như ban hành Nghị định 388-HĐBT ngày 20 tháng 11 năm 1991 về Quy chế thành lập và giải thể doanh nghiệp Nhà nước. Được giúp đỡ về kinh tế, đầu năm 1992, nhà xuất bản được Nhà nước cấp vốn lần đầu là 117 trđ, kết hợp với thành quả của quá trình thử nghiệm trước đó, nhà xuất bản đã bắt đầu quá trình đa dạng hoá ấn phẩm và thực hiện liên doanh, liên kết trong tiêu thụ, chủ động mở rộng xuất bản sang hầu hết các ngành kinh tế, đặc biệt đến với sách quản trị kinh doanh trong nền kinh tế thị trường của 7 8 nước ngoài. Việc Tổng cục thống kế ra Quyết định số 27/TCTK-TCCB ngày 01 tháng 7 năm 1993, theo Nghị đinh 388/HĐBT, quyết định thành lập lại Nhà xuất bản của Thống kê và Trọng tài kinh tế Hà Nội cấp Giấy chứng nhận kinh doanh số 108/797 ngày 18 tháng 7 năm 1993, là một mốc quan trọng đối với quá trình sản xuất kinh doanh của Nhà xuất bản  Từ 1994 đến nay Nhà xuất bản Thống kê trong giai đoạn này hoạt động trong môi trường có nhiều thuận lợi, từ lĩnh vực thống kê tới lĩnh vực xuất bản, vừa được sự quan tâm của đơn vị chủ quản vừa có các cơ quan quản lý cấp trên khác tạo điều kiện giúp đỡ. Cùng với quá trình đổi mới công tác thống kê, giai đoạn trước năm 2000, công tác xuất bản có nhiều tiến bộ rõ rệt: số lượng đầu sách xuất bản ngày một tăng, cùng với việc xuất bản niên giám, các đơn vị thuộc Tổng cục và nhiều cục Thống kê còn xuất bản các tập số liệu chuyên ngành, sổ tay điều tra viên, sách phân tích chuyên đề, phân tích kết quả điều tra với nội dung thiết thực và hình thức phong phú. Thời gian mà cả nước hồi hộp theo dõi kết quả đàm phán vào WTO cũng là lúc cả nền kinh tế nhộn nhịp tiến hành chuẩn bị hội nhập sâu hơn với thế giới. Hoà mình vào không khí hội nhập quốc tế diễn ra ở khắp nơi, Nhà xuât bản không chỉ phấn đấu nâng cao trình độ với sự giúp đỡ của Cục Xuất bản (tham gia các lớp tập huấn, truyền đạt và hướng dẫn cho cán bộ các nhà xuất bản về Luật xuất bản mới) mà còn hào hứng với những hội chợ triển lãm: Triển lãm - Hội chợ sách 2002 tại Thủ đô Hà Nội; Triển lãm - Hội chợ Sách quốc tế - Việt Nam 2005. Gần đây, nhà xuất bản góp mặt với gian hàng ấn tượng trong Hội chợ Sách quốc tế 2007 (55 năm ngành Xuất bản - In và Phát hành sách Việt Nam); Hội chợ triển lãm sách lớn nhất Việt Nam (tại thành phố Hồ Chí Minh 2008); theo đoàn tham gia tham gia hầu hết các hội chợ triển lãm sách quốc tế lớn tại Cu-ba, Hoa Kỳ, Trung Quốc, Nga, Đức. Nhà xuất bản cũng xây dựng trang web, là một trong những phương thức thích ứng với môi trường kinh doanh yêu cầu trách nhiệm. Tại điều 25 Luật xuất bản mới sửa đổi quy định rõ: chỉ có các NXB mới được công bố xuất bản phẩm lần đầu trên mạng với mục đích giới thiệu và kinh doanh và thực hiện đầy đủ trách nhiệm về bản quyền. 8 9 Bên cạnh đó, NXB cũng đau đầu với các vấn đề: vi phạm bản quyền tác giả, sách bị in lậu, xuât bản lịch blốc theo cơ chế mới, xuất bản trên mạng. Ngoài sách lậu nổi cộm, vần đề hiện nay mà mỗi đơn vị ngành xuất bản cũng đồng thời phải đối mặt không chỉ là là số lượng sách nhập lớn (2007: gấp 5 lân số lượng tên sách xuất bản trong nước) mà cả doanh nghiệp nước ngoài, họ được nhập khẩu xuất bản phẩm vào Việt Nam. Các vấn đề trước mắt cũng khiến đơn vị căng thẳng: xu hướng chạy theo thị trường lo miếng cơm manh áo; giá giấy in tăng và lạm phát ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành xuất bản, doanh thu, vốn; hiện tượng NXB chỉ là cái mũ để tư nhân làm xuất bản hoặc phụ thuộc vào đối tác liên kết – đối tượng luôn coi yếu tố lợi nhuận là mối quan tâm đầu tiên. Vượt qua cuộc kiểm tra, rà soát về 4 điểm chính (cơ sở vật chất, trang thiết bị hoạt động; biên chế tổ chức; cơ chế chính sách và chế tài xử phạt) trong hoạt động của các nhà xuất bản do Cục Xuất bản thực hiện trên phạm vi cả nước cuối năm 2008, nhà xuất bản đã khẳng định năng lực tài chính; năng lực tổ chức bản thảo và xây dựng kế hoạch đề tài, xuất bản; năng lực thực thi pháp luật và thực hiện các quy định về xuất bản; chất lượng nguồn lực khả năng ứng dụng công nghệ của mình. Để hội nhập quốc tế, NXB xác định phương hướng phát triển là phải nâng cao tính chuyên nghiệp bằng cách xây dựng thương hiệu thông qua những tựa sách có tính chuyên môn hoá cao. 1.1.3. Một sồố chỉ têu vêồ hoạt động sản xuấốt kinh doanh c ủa đ ơn v ị trong th ời gian gấồn đấy STT 1 2 3 4 5 Chỉ tiêu Nguồn vốn kinh doanh Lao động Doanh thu Lợi nhuận trước thuế Số đầu sách xuất bản Bản Trang Biểu số 1.: Đơn vị Tr.đ Người Tr.đ Tr.đ Cuốn Ng.bản Tr.trang 2005 2139,360 48 22 902,719 251,735 258 516 204,047 2006 2139,360 54 23480,740 277,693 243 510 237,541 2007 2139,360 54 25833,113 297,020 220 550 548,415 2008 2139,360 54 27659,864 278,033 230 552 467,145 Một số chỉ tiêu hoạt động sản xuất kinh doanh Với tình hình khó khăn chung, số đầu sách xuất bản của đơn vị cũng bị giảm đi: từ 258 (2005) xuống 243 (2006), giảm 15 đầu sách; từ 243 (2006) xuống 220 9 10 (2007), giảm 23 đầu sách. Nhưng số bản và số trang có xu hướng tăng lên: từ 516.000(2005) xuống 510.000(2006), giảm 6000 bản, từ 510.000(2006) lên 550.000(2007), tăng 40000 bản; từ 204,047 tr.trang (2005) lên 237,541 tr.trang (2006), tăng 33,494 tr.trang, từ 237,541 tr.trang (2006) lên 548,415 tr.trang (2007), tăng 310,874 tr.trang. Đồng thời doanh thu có hướng tăng lên qua từng năm: từ 22902,719 tr.đ (2005) lên 23480,740 tr.đ (2006), tăng 578,021 tr.đ; từ 23480,740 tr.đ (2006) lên 25833,113 tr.đ (2007), tăng 2352,373 tr.đ. Như vậy, tuy số đầu sách bị giảm nhưng nhà xuất bản đã có những biện pháp linh hoạt trong hoạt động sản xuất kinh doanh, đứng vững trên thị trường và vẫn đảm bảo thực hiện chức năng nhiệm vụ của một đơn vị doanh nghiệp nhà nước, một đơn vị hoạt động trong lĩnh vực thông tin. 1.2. Đặc điểm sản xuất kinh doanh 1.2.1. Lĩnh vực xuất bản Nhà xuất bản Thống kê là một doanh nghiệp nhà nước độc lập, hoạt động kinh doanh có tính chất đặc thù (nhà xuất bản không xuất bản sách giáo khoa, sách báo chính trị, sách báo cho thiếu nhi, sách tiếng dân tộc). Nhiệm vụ chủ yếu của đơn vị là -Tổ chức biên soạn, biên tập và xuất bản các loại sách số liệu về thông tin kinh tế-xã hội, sách hướng dẫn công tác và nghiên cứu khoa học về thống kê, kế toán, tài chính, giáo trình đại học và trung học khối kinh tế tổng hợp. -Xuất bản các loại chứng từ hạch toán, các biểu mẫu báo cáo thống kê, kế toán, giấy tờ quản lý theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền thông. -Xuất bản các loại lịch. Ngoài ra, nhà xuất bản Thống kê có nhiệm vụ: -Giúp đỡ các đơn vị trong ngành làm các thủ tục xuất bản. -Tổng hợp số lượng xuất bản phẩm của Tổng cục và các Cục thống kê có đăng ký với nhà xuất bản Thống kê -Lập kế hoạch xuất bản các xuất bản phẩm thống kê hàng năm. 10 11 -Phối hợp với các đơn vị có trách nhiệm kiểm tra tính thống nhất, tính logic của nội dung xuất bản phẩm, giữa xuất bản phẩm này với các tài liệu khác đã xuất bản và trao đổi với đơn vị có bản thảo nếu có vấn đề sai sót, để sửa đổi cho chính xác và thống nhất trước khi in, phát hành. 1.2.2. Đặc điểm hàng hoá, sản phẩm Nhà xuất bản Thống kê là nhà xuất bản chuyên ngành vì vậy tập trung vào Sách số liệu thống kê kinh tế- xã hội, sách hướng dẫn công tác và nghiên cứu khoa học về thống kê, kế toán, tài chính…giáo trình đại học và trung học khối kinh tế tổng hợp. Sách thuộc lĩnh vực thống kê là những sản phẩm chủ yếu của đơn vị, có thể kể tới các loại sách quen thuộc như: niên giám thống kê; số liệu và phân tích thống kê; chê độ, nghiệp vụ, nghiên cứu thống kê; niên giám các tỉnh; niên giám danh mục. Ngoài ra, nhà xuất bản cũng có nhiều đóng góp trong công tác xuất bản sách kinh tế (từ vi mô đến vĩ mô), đặc biệt là những xuất bản phẩm có liên quan tới thống kê: kinh tế dự báo, thị trường chứng khoán, kinh tế đầu tư, quản lý kinh tế, tài chính ngân hàng, nghiệp vụ kế toán thuế. Đồng thời, sách tin học từ kiến thức nhập môn đến chuyên sâu, tin học ứng dụng trong kinh tế cũng là một mảng sách đáp ứng được nhu cầu bạn đọc hiện nay. Sách là hàng hoá có tính chất đặc biệt: là vật mang tin, được mua bán, trao đổi nhằm phục vụ nhu cầu tinh thần. Sách số liệu thống kê kinh tế-xã hội là sản phẩm ghi lại những tổng kết thông tin biểu hiện bằng số, có ý nghĩa thiết thực. Đó là sản phẩm không chỉ phục vụ thời điểm, đòi hỏi chuẩn xác, mà còn là tài liệu sử dụng trong nghiên cứu, dự báo, tìm hiểu, khám phá quy luật. Nó đòi hỏi công tác chuẩn bị và biên tập phải chuyên và sâu trong nghiệp vụ. Trong khi đó, với vị trí là hàng hoá được buôn bán trên thị trường, sản phẩm sách có nội dung lành mạnh, mang tính khoa học và thực tiễn, phục vụ cho ngành, cho xã hội, vẫn cần có điểm nhấn về hình thức, gây ấn tượng ngay từ hình dạng, mẫu mã để đảm bảo khả năng tiêu thụ, không bị tồn đọng. Biểu mẫu, chứng từ, giấy tờ quản lý không nhiều, chủ yếu do Bộ tài chính phát hành. 1.2.3. Quá trình sản xuất 11 12 1.2.3.1. Chuẩn bị xuất bản Kế hoạch đề tài: Lập kế hoạch đề tài là công việc đầu tiên trong công tác chuẩn bị xuất bản. Một kế hoạch đề tài tốt phải đảm bảo 2 điểm chính: đề xuất được những đề tài đáp ứng nhu cầu bạn đọc, phù hợp với tôn chỉ, mục đích của nhà xuất bản; xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện công việc biên soạn các đề tài đó một cách chi tiết. Mọi hoạt động của nhà xuất bản liên quan đền nội dung biên tập, xuất bản đều căn cứ vào kế hoạch đề tài vì đây là cơ sở để tổ chức phân công lực lượng biên tập, tổ chức mạng lưới cộng tác viên, căn cứ dự kiến vật tư tài chính cho việc sản xuất xuất bản phẩm. Sơ đồ 1.: Quá trình sản xuất sách, xuất bản phẩm Xét duyệt: Sau khi có kế hoạch đề tài, Nhà xuất bản Thống kê trình Tổng cục Thống kê và Cục xuất bản xem xét. Hợp đồng bản thảo: Nếu đề tài được duyệt, nhà xuất bản sẽ ký hợp đồng bản thảo với tác giả, trong đó quy định những vấn đề chính về nội dung của sách và nhuận bút. Các yêu cầu về giấy phép, khả năng tăng số lượng phát hành, tái bản có thể sửa chữa hoặc tái bản với bìa mới hay khuôn khổ khác nhau cũng có thể được đề cập. 1.2.3.2. Biên tập 12 13 Công tác biên tập đặc biệt quan trọng trong lĩnh vực xuất bản sách. Tất cả các sách đều phải có người chịu trách nhiệm xuất bản và phải qua biên tập. Mục đích của biên tập là đảm bảo sách có nội dung đúng đắn về lập trường quan điểm chính trị tư tưởng, khắc phục sai sót về nội dung khoa học và văn phong, góp phần tạo nên một cuốn sách có giá trị nhận thức cao, thống nhất hài hoà giữa nội dung và hình thức, tôn vinh lao động sáng tạo của tác giả. Biên tập nội dung: sửa chữa, hoàn thiện bản thảo về nội dung khoa học, về phương diện chính trị, về phong cách thể hiện, giúp văn bản đạt được chất lương cao về nội dung và hiệu quả thông tin tối ưu. Biên tập hình thức: đảm bảo các yêu cầu về hình thức trinh bày maket, trình bày trang sách, các hình minh hoạ,bảng biểu. Bản thảo hoàn thiện ngoài đảm bảo các yêu cầu trên còn phải hoàn thiện các tiểu tiết khác: tên sách chính thức, lời đầu sách (lời tựa, lời nhà xuất bản, lời giới thiệu), các chú thích, chú giải, bảng biểu, phụ lục, hoàn thiện mục lục và danh mục tài liệu tham khảo. 1.2.3.3. Nhân bản Nhà xuất bản Thống kê thực hiện tạo ra ấn phẩm theo 2 cách: in trực tiếp thực hiện tại bộ phận in thuộc Phòng sách Kinh tế và in, hoặc thuê cơ sở khác. Khi không tự sản xuất ấn phẩm, toàn bộ công việc in ấn và hoàn thiện sản phẩm do cơ sở được thuê thực hiện. Sản phẩm cuối cùng Nhà xuất bản nhận về là sách đã hoàn thiện theo đúng yêu cầu kỹ thuật và đảm bảo số lượng. In ấn: Để nhân bản phải thực hiện theo quy trình công nghệ chặt chẽ của ngành In. Hoàn thiện sản phẩm: gấp, khâu, ghim, vào bìa. Sau khi có được các tờ in khổ lớn, phải cắt chúng theo đúng khổ sách mà khách hàng yêu cầu, gấp các tờ in đã cắt thành các tay sách, rồi bắt các tay sách thành cuốn. Cuối cùng ép ruột sách, bẻ gáy, dán vải màn, băng chỉ màu và đóng bìa. Đơn vị sử dụng các máy dao, máy gấp, máy bắt tay sách, máy gia công ruột sách hoặc một số công đoạn có thể làm thủ công tuỳ thuộc vào số lượng ấn phẩm. Sau đây là sơ đồ quy trình nhân bản khi sử dụng công nghệ in offset: 13 14 14 15 Sơ đồ 2.: Sơ đồ quy trình nhân bản khi sử dụng công nghệ in offset 1.2.3.1. Kết thúc Nộp lưu chiểu: thực hiện quy định về thời hạn, số lượng nộp miễn phí đối với mỗi ấn phẩm trong một quốc gia. Lưu phòng: đối với một số xuất bản phẩm đặc biệt, nhà xuất bản có thể thực hiện lưu phòng phục vụ công tác nghiên cứu, làm mẫu hoặc phục vụ mục đích quảng cáo, giới thiệu sản phẩm Lưu kho: trường hợp sản xuất xong nhưng chưa chuyển tới khách hàng ngay, thành phẩm được nhập kho để bảo quản có hiệu quả. Phát hành: là khâu tiêu thụ sản phẩm của hoạt động xuất bản. Nhà xuất bản, tổ chức sản xuất ra các xuất bản phẩm, hướng tới hai nhóm đối tượng tiêu thụ chính: giới kinh doanh sách và người sử dụng cuối cùng 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 1.3.1. Chức năng và nhiệm vụ của Nhà xuất bản Thống kê 15 16 Nhà xuất bản Thống kê là đơn vị kinh tế hoạt động đặc thù. Chức năng chính của nhà xuất bản là tổ chức xuất bản sách và ấn phẩm trong lĩnh vực thống kê, kinh tế tổng hợp và giáo trình thuộc khối kinh tế. Nhiệm vụ của nhà xuất bản là phải đảm bảo kinh tế, hoạt động sao cho doanh thu bù đắp được chi phí và có lãi. Sơ đồ 3.: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 1.3.2. Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận cụ thể Giám đốc: Là người đứng đầu nhà xuất bản, quản lý chung toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Không chỉ trực tiếp chỉ đạo Phó giám đốc và các phòng hành chính, kế toán tài vụ và chi nhánh xuất bản tại TP HCM, mà giám đốc đồng thời chịu trách nhiệm tạo điều kiện xây dựng đời sống tinh thần cho cán bộ công nhân viên nhà xuất bản. Phó giám đốc: Là người chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác chi tiết tại các phòng sách: phòng sách thống kê, phòng sách kinh tế và in, phòng sách tin học và giáo trình. Các phòng sách: Phòng sách thống kê, Phòng sách kinh tế và in, Phòng sách tin học và giáo trinh đều có chức năng, nhiệm vụ biên tập và kinh doanh sách thuộc lĩnh vực nhất định, mà cụ thể là chịu trách nhiệm về nội dung, hình thức sản phẩm và công tác kinh doanh xuất bản phẩm theo lĩnh vực. Phòng hành chính: là nơi tiếp nhận, soạn thảo, xử lý và lưu trữ công văn, giấy tờ thuộc công tác hành chính-tổ chức chung toàn nhà xuất bản 16 17 Phòng kế toán tài vụ: là nơi thực hiện việc theo dõi, ghi chép các nghiệp vụ trong hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà xuất bản về mặt tài chính kế toán, đảm bảo tuân thủ theo đúng chế độ Nhà nước quy định. Từ đó cung cấp các thông tin tài chính kế toán, kịp thời phục vụ quá trình ra quyết định của lãnh đạo nhà xuất bản. Chi nhánh tại TPHCM: xuất bản sách, biểu mẫu chứng từ tại TP HCM, tiếp nhận sách từ Hà Nội để phục vụ phát hành tại các tỉnh phía nam. 1.4. Đặc điểm tổ chức kế toán 1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán Sơ đồ 4.: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại NXB Thống kê Chức năng, nhiệm vụ của từng nhân viên kế toán Nhà xuất bản Thống kê tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung. Mọi công việc kế toán đều được thực hiện tại phòng kế toán tài vụ. Tại các phòng tổ chức biên tập và kinh doanh sách cũng như chi nhánh tai TP HCM có các nhân viên thực hiện công tác thu thập chứng từ, hoá đơn và theo dõi chi tiết số lượng rồi gửi về phòng kế toán tài vụ. Kế toán trưởng: Là người đứng đầu phòng kế toán, chịu trách nhiệm trước giám đốc về công tác tài chính kế toán của nhà xuất bản. Kế toán trưởng trực tiếp lập kế hoạch tài chính, báo cáo sản xuất, báo cáo thuế, đồng thời là người hướng dẫn thực hiện công tác kế toán và thực hiện chức năng giám sát. Kê toán tổng hợp: theo dõi chi phí và tính giá thành, xác định kết quả kinh doanh, từ đó lên bảng cân đối số phát sinh, lập báo cáo tài chính có liên quan. Kế toán hàng hoá: thực hiện theo dõi tình hình nhập xuất tồn của hàng hoá, thành phẩm, đồng thời thực hiện công tác kế toán phần hành thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng. Thủ quỹ: là người giữ tiền mặt của đơn vị, ghi sổ quỹ, kết hợp thực hiện nhiệm vụ của kế toán tiền lương và BHXH. 1.4.2. Tổ chức hệ thống sổ kế toán 17 18 Hình thức sổ kế toán áp dụng tại Nhà xuất bản là chứng từ ghi sổ (CTGS). Hệ thống sổ gồm 2 loại: sổ tổng hợp và sổ chi tiết, ngoài ra có sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Một số sổ chi phí không được mở chi tiết. Để thực theo dõi tình hình thu chi tiền mặt tại đơn vị, kế toán trưởng phân công thủ quỹ lập Sổ Quỹ và một kế toán viên thực hiện ghi chép sổ chi tiết tài khoản 111, 112. Đối với theo dõi thành phẩm xuất nhập kho, tại phòng sách có nhân viên phụ trách theo dõi và ghi chép về mặt số lượng vào Sổ theo dõi tại phòng sách. Đồng thời 1 kế toán viên được phân công theo dõi cuối tháng để lên Bảng kê thành phẩm dịch vụ nhập-xuất-tồn, không ghi chép sổ chi tiết tài khoản 155 vì đơn vị áp dụng phương pháp hạch toán tổng hợp về hàng tồn kho là phương pháp kiểm kê định kỳ. Đơn vị không mở các sổ chi tiết phí sản xuất: sổ chi tiết tài khoản 621, sổ chi tiết tài khoản 622, sổ chi tiết tài khoản 627. Đối với các tài khoản này, đơn vị chỉ theo dõi thông qua hệ thống bảng kê và sổ tổng hợp. Trình tự ghi sổ theo hinh thức chứng từ ghi sổ tại NXB Thống kê như sau: Sơ đồ 5.: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ tại NXB Thông kê 18 19 CHỨNG TỪ GỐC SỔ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG KÊ (theo phòng ban) SỔ QUỸ / SỔ THEO DÕI TẠI PHÒNG SÁCH TỔNG HỢP BẢNG KÊ SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ GHI SỔ SỔ CÁI BẢNG CÂN ĐỐI SỔ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH - Hằng ngày, khi phát sinh các chứng từ gốc, nhân viên theo dõi tại phòng sách, thủ quỹ và kế toán viên phụ trách phần hành liên quan thực hiện theo dõi chi tiết: ghi sổ theo dõi tại phòng sách, sổ quỹ và sổ chi tiết có liên quan. Chứng từ sau khi dùng để ghi chép phải lưu tại phòng Kế toán – Tài vụ. - Cuối tháng, các chứng từ gốc được tập hợp để đối chiếu với Bảng kê (thường được lập theo phòng ban), như Bảng kê thành phẩm dịch vụ nhập-xuất-tồn, Bảng kê hoá đơn chứng từ bán ra, Bảng kê trích khấu hao TSCĐ; và từ đó lập các Tổng hợp bảng kê (phạm vi toàn NXB). - Như vậy, tại thời điểm cuối tháng, sau khi hoàn thành các Tổng hợp bảng kê, Bảng kê, kế toán lập chứng từ ghi sổ, đăng ký vào Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. 19 20 - Từ sổ liệu trên chứng từ ghi sổ, kế toán lên sổ cái, khoá sổ cuối tháng và lập Bảng cân đối phát sinh. Vào thời điểm cuối quý, kế toán lập các báo cáo tài chính và gửi tới các cơ quan theo quy định: Cục thuế Hà Nội, Cục quản lý doanh nghiệp, Cục xuất bản, Tổng cục thống kê, Cục thống kê Hà Nội. 20