Tài liệu Luận văn kế toán lưu chuyển hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh tại tổng công ty cp vật tư nông nghiệp nghệ an

Chuyên đề thực tập 1 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái LỜI NÓI ĐẦU Theo số liệu thống kê, hiện nay cả nước có trên 300 doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh và xuất nhập khẩu phân bón, vật tư nông nghiệp với trên 3.000 loại sản phẩm khác nhau. Sự cạnh tranh ngày càng gay gắt cộng với diễn biến phức tạp của thị trường là những thách thức không hề đơn giản đòi hỏi các doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực này phải hết sức nhạy bén và linh hoạt. Trong điều kiện đó việc tổ chức tốt công tác kế toán nói chung và kế toán lưu chuyển hàng hóa, xác định kết quả kinh doanh nói riêng luôn được xem là công cụ hữu hiệu để quản lý và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Có điều đó chính là vì vai trò xương sống huyết mạch của lưu chuyển hàng hóa trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại - là chuỗi vận động xuyên suốt kể từ khâu thu mua hàng hóa cho đến khi bán hàng, xác định kết quả kinh doanh cuối cùng. Do vậy việc tổ chức một cách khoa học công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh cũng đồng nghĩa với việc quản lý tốt tình hình tiêu thụ và quay vòng vốn, làm cơ sở vững chắc để ban lãnh đạo đưa ra các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến sự tồn tại và phương hướng phát triển trong tương lai của doanh nghiệp. Xuất phát từ những vấn đề lý luận nói trên và qua thời gian thực tập tại Tổng công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Nghệ An em nhận thấy công tác kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Tổng Công ty đã có những chuyển biến tích cực và đạt được những thành tựu nhất định. Tuy nhiên bên cạnh đó là những hạn chế cần được hoàn thiện trong thời gian tới. Chính vì vậy em đã quyết định lựa chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An” cho báo cáo chuyên đề. Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 2 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái Chuyên đề của em ngoài lời mở đầu và kết luận, kết cấu nội dung gồm có: Chương I: Tổng quan về Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An Chương II: Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hóa và xác định kết quả kinh doanh tại Tổng công ty Chương III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hóa và XĐKQKD tại Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An. Em xin chân thành cảm ơn các cô chú anh chị ở Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An và cô giáo PGS. TS Phạm Thị Gái đã hướng dẫn tận tình để em hoàn thành báo cáo này. Sinh viên Nguyễn Thị Tuyết Mai Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 3 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP NGHỆ AN 1.1. Quá trình hình thành và phát triển: Tổng công ty Cổ phần Vật tư Nông nghiệp Nghệ An với thương hiệu AGRIMEXHA là một tên tuổi lớn và lâu năm trong làng kinh doanh vật tư nông nghiệp của cả nước. Được thành lập ngày 06/06/1960 với tiền thân là Công ty Tư liệu sản xuất Nghệ Tĩnh, trải qua gần 50 năm hoạt động Tổng công ty đã có nhiều mốc phát triển lịch sử có ý nghĩa quan trọng. Cho dù thực hiện nhiệm vụ cấp phát, cung ứng hay kinh doanh vật tư nông nghiệp (VTNN) phục vụ cho bà con nông dân trong tỉnh hay cả nước thì Tổng công ty cũng luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình. Tháng 5/ 1990, Tổng công ty là một trong số các đơn vị được chọn tiến hành thí điểm tách Tỉnh Nghệ Tĩnh thành hai tỉnh Nghệ An và Hà Tĩnh, hoạt động theo mô hình Tổng công ty với tên gọi Tổng công ty Vật Tư Nông nghiệp Nghệ An. Năm 1995 đánh dấu cột mốc Tổng công ty tham gia vào lĩnh vực nhập khẩu uỷ thác phân bón và xuất khẩu uỷ thác nông sản với Tổng Công ty Nông nghiệp Việt Nam. Năm 1992 Tổng công ty đầu tư xây dựng 1 phân xưởng sản xuất NPK ở Thành phố Vinh, năm 1996 thêm 1 cơ sở ở Đô Lương và năm 1997, một phân xưởng sản xuất ở Yên Thành. Năm 1999, Tổng công ty quyết định xây dựng dây chuyền thiết bị theo công nghệ mới với công suất là 5 vạn tấn/năm. Năm 2005, Tổng công ty là một trong các doanh nghiệp đầu tiên của tỉnh thực hiện cổ phần hóa doanh nghiệp theo QĐ số 816/QĐ/UB – ĐMDN ngày 18/03/2005 của UBND tỉnh Nghệ An với số vốn điều lệ ban đầu là 46 tỉ đồng. Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 4 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái Sau khi chuyển đổi Tổng công ty đã bổ sung thêm nhiều ngành nghề kinh doanh mới. Ngoài việc sản xuất, kinh doanh xuất nhập khẩu các mặt hàng truyền thống của Tổng công ty như phân bón, nông sản, giống cây trồng và thức ăn chăn nuôi, thuốc BVTV, thuốc thú y; Tổng công ty còn mở đại lý xăng dầu, kinh doanh trong lĩnh vực khách sạn nhà hàng, dịch vụ tổng hợp, kinh doanh vật liệu xây dựng và khai thác khoáng sản. Tháng 1 năm 2009, công ty chính thức đổi tên thành Tổng công ty cổ phần Vật tư Nông nghiệp Nghệ An. Tên giao dịch quốc tế: Agrimexna, Jstock Comppany Trụ sở văn phòng: 98 – Nguyễn Trường Tộ - TP Vinh – Nghệ An Điện thoại: 0383.853836 Số Fax: 0383.853836 MST: 2900326255 Những năm qua, Tổng Công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao và là lá cờ đầu trong mọi phong trào ở tỉnh Nghệ An Công ty đã được Chính phủ, các cấp, bộ, ngành TW và UBND tỉnh ghi nhận tặng thưởng nhiều danh hiệu thi đua cao quí cho tập thể và cá nhân như: - Huân chương Lao động hạng Nhất (1996) - Giải Bạc Chất lượng Việt Nam (1997) - Giải Vàng Chất lượng Việt Nam.(1998,1999,2000) - Anh hùng Lao động trong thời kỳ đổi mới (2000) - Giải thưởng Chất lượng Quốc tế Châu Á- Thái Bình Dương (2003) - Huân chương Độc lập hạng Ba (2004) - Cúp vàng ISO của Bộ Khoa học công nghệ (từ 2006 đến 2008) Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái 5 Chúng ta có thể thấy rõ vai trò của Tổng công ty trong nền kinh tế thông qua một số chỉ tiêu tài chính ở bảng 1 như sau: Biểu số 1: Một số chỉ tiêu tài chính của công ty giai đoạn 2006 – 2008 Đơn vị: VND Chỉ tiêu 2006 2007 2008 Tổng Doanh thu 808.559.266.713 1.005.721.517.774 2192.877.695.343 Tổng chi phí 790.222.927.668 966.183.093.809 2.141.568.482.131 Thuế TNDN 0 4.117.750.413 7.185.155.519 Tổng LNST 18.336.339.045 35.421.653.552 44.124.058.693 Tổng Tài sản 352.361.144.384 430.881.926.141 499.406.522.180 Vốn chủ sở hữu 55.601.189.462 89.486.070.789 142.413.670.217 TNBQ/người/tháng 2.600.000 3.700.000 4.800.000 Nguồn: Báo cáo tài chính công ty 3 năm 2006-2007-2008 Qua bảng trên, ta có thể thấy Tổng công ty nhiều năm liền kinh doanh hiệu quả, có điều kiện mở rộng quy mô tài sản cũng như nguồn vốn. Doanh thu liên tục tăng mạnh, đặc biệt là trong năm 2008 (tăng 218% so với năm 2007). Nguồn VCSH các năm tuy chiếm tỉ trọng chưa cao nhưng liên tục được bổ sung và lợi nhuận tăng trưởng tốt. 1.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và kinh doanh. Tổng công ty CP VTNN Nghệ An thực hiện việc tổ chức quản lý kinh doanh ở cả Tổng công ty và các trạm vật tư nông nghiệp trực thuộc. Việc tổ chức bộ máy quản lý hiện nay về căn bản vẫn dựa trên mô hình của Tổng công ty VTNN Nghệ An trước đây là theo mô hình trực tuyến chức năng, giữ nguyên các phòng ban chức năng chỉ thay đổi ban giám đốc công ty theo đúng mô hình công ty cổ phần với Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát. Có thể khái quát tổ chức bộ máy quản lý của Tổng công ty qua sơ đồ 1 sau đây: Sơ đồ 1 - Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Tổng CTY CPVTNN NA Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 6 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG BAN KIỂM HỘI ĐÔNG SOÁT QUẢN TRỊ BAN GIÁM ĐỐC P. Kế toán- Tài vụ Nhà máy sản xuất NPK Sao vàng Chú thích P. Tổ chức - HC Kho trung chuyển Trạm vật tư Nông nghiệp Huyện Phòng Kinh doanh Đội xe vận tải Quan hệ trực tuyến Quan hệ chức năng Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong tổ chức quản lý của công ty như sau: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có quyết định cao nhất tại Tổng công ty. Đại hội đồng cổ đông có quyền quyết định những công việc quan trọng liên quan đến định hướng phát triển của công ty. Đó là những quyết định liên quan đến cổ phần; bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Hội đồng quản trị, quyết định mức thù lao, thưởng cho Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và một số quyền hạn khác đã được pháp luật cho phép. Hội đồng quản trị là cơ quản lý cao nhất có quyền nhân danh Tổng công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi của Tổng công ty Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 7 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái giữa hai nhiệm kỳ Đại hội (trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng cổ đông). Nhiệm kỳ của Hội đồng quản trị là 5 năm và Hội đồng quản trị bao gồm 5 người. Ban kiểm soát gồm có 3 thành viên, là cổ đông của Tổng công ty. Ban kiểm soát do Đại hội đồng cổ đông bầu có trách nhiệm giám sát mọi hoạt động kinh doanh, quản trị điều hành công ty. Ban giám đốc là bộ phận đứng đầu Tổng công ty có trách nhiệm quản lý, giải quyết các vấn đề mang tính chiến lược, chiến thuật trong tất cả các hoạt động của Tổng công ty. Trong đó: Tổng giám đốc là người phụ trách chung, đứng đầu bộ máy quản lý của Tổng công ty. Tổng giám đốc là người chịu trách nhiệm cao nhất trong công tác quản lý của Tổng công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước cấp trên, Nhà nước và pháp luật về hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như về mọi mặt của Tổng công ty. Quyết định phương hướng sản xuất kinh doanh, quản lý toàn diện để công ty hoạt động kịp thời, hiệu quả. Hiện tại Tổng giám đốc cũng là Chủ tịch Hội đồng quản trị của Tổng công ty. Phó Tổng giám đốc phụ trách kinh doanh là người giúp việc cho Tổng giám đốc điều hành công tác kinh doanh của Tổng công ty. Phó Tổng Giám đốc kinh doanh kiêm Trưởng phòng kinh doanh nên phải trực tiếp điều hành công tác nghiệp vụ cụ thể của phòng Kinh doanh. Phó Tổng giám đốc phụ trách Tổ chức hành chính có trách nhiệm tham mưu cho Tổng Giám đốc về các lĩnh vực công tác tổ chức trong toàn công ty. Phó Tổng Giám đốc kiêm trưởng phòng tổ chức hành chính nên phải trực tiếp thực hiện chức năng của phòng tổ chức hành chính. Các sai sót của phòng do Phó Tổng giám đốc chịu trách nhiệm. Để tăng cường hơn nữa chất lượng phục vụ sản xuất Ban giám đốc sẽ cùng với các phòng chức năng đi cơ sở (chủ yếu là kho, quầy) của các kho, Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 8 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái các trạm để kiểm tra toàn diện các mặt hoạt động nhằm đưa chất lượng phục vụ ngày càng tốt lên. Phòng Kinh doanh hoạt động cụ thể trên các lĩnh vực tiếp nhận và cung ứng phân bón. Phòng còn có các đại diện ở ngoại tỉnh phải chịu trách nhiệm toàn bộ từ khâu nhận hàng, bán hàng, nộp thuế VAT nhập khẩu hoặc chuyển chứng từ nộp thuế VAT nhập khẩu về phòng tài vụ đúng hạn, thanh lý hợp đồng, thanh toán tiền hàng. Phòng cũng phụ trách mua nông sản để xuất khẩu, thực hiện cung cấp thông tin, báo cáo nhanh, viết hoá đơn bán hàng, ký hợp đồng vận tải theo từng năm đối với các xe đăng ký vận tải hàng Tổng công ty. Phòng Tài vụ có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, sử dụng kinh phí của Tổng công ty; kê khai nộp và kiểm tra kế hoạch nộp thuế hàng tháng, hàng quý, năm. Tổng công ty có các đơn vị trực thuộc hạch toán phụ thuộc đồng thời đóng vai trò là các đại lý tiêu thụ (các trạm huyện ) nên phòng còn chịu trách nhiệm kiểm tra toàn bộ các hoạt động tài chính, tình hình quản lý sử dụng các nguồn vốn, chi phí của các đơn vị trực thuộcTổng công ty . Phòng chịu trách nhiệm lập báo cáo quyết toán đảm bảo thời gian quy định của Nhà nước và in ấn biểu mẫu theo từng loại nghiệp vụ thanh toán, quyết toán để thực hiện thống nhất chung trong toàn công ty. Phòng Tổ chức hành chính có nhiệm vụ tham mưu cho Ban giám đốc về các khâu công việc thuộc phạm vị công tác tổ chức như: Tuyển dụng, đề bạt, bố trí và sắp xếp lao động trong toàn ngành. Lập quy hoạch cán bộ để có kế hoạch đào tạo, sử dụng nhằm từng bước thực hiện tiêu chuẩn hoá cán bộ theo yêu cầu công tác trong giai đoạn mới. Ngoài ra phòng còn lập kế Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 9 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái hoạch trang bị bảo hộ lao động cho toàn công ty. Kiểm tra việc thực hiện an toàn lao động để tránh rủi ro trong sản xuất. Các trạm vật tư nông nghiệp huyện thực hiện kế hoạch bán ra các mặt hàng do Tổng công ty giao. Mở đủ quầy ốt để phục vụ nhu cầu bán lẻ trên địa bàn, tăng cường kiểm tra việc bán hàng của các ốt do trạm quản lý. Trạm phân công một bộ phận nhân viên làm nhiệm vụ bán hàng tại trạm và đưa hàng đi nơi khác để bán. Các trạm có trách nhiệm nộp đủ các khoản nghĩa vụ như khấu hao, phân bổ, BHXH, thuế doanh thu phần hàng trạm tự kinh doanh; lập và gửi đầy đủ các báo cáo quyết toán về văn phòng tổng công ty đúng thời gian quy định. Nhà máy phân bón Sao vàng phụ trách sản xuất, đảm bảo đáp ứng đầy đủ, kịp thời loại sản phẩm chính do công ty giao kế hoạch quý, năm. Nhà máy được Tổng Giám đốc uỷ quyền ký hợp đồng lao động với số lao động ngoài cơ quan phục vụ sản xuất thời vụ và bốc dỡ hàng hoá tại nhà máy. Trạm tiếp nhận hàng hoá Cửa lò có nhiệm vụ tiếp nhận toàn bộ số hàng hoá nhập vào các cảng trong tỉnh theo kế hoạch công ty, chịu trách nhiệm từ khi tàu vào cảng cho đến khi dỡ hết hàng trên tàu. Nếu là hàng rời thì tổ chức đóng gói và xuất theo kế hoạch của công ty, xuất hàng theo lệnh điều chuyển hoặc hoá đơn xuất kho của công ty. 1.3. Đặc điểm tổ chức kế toán 1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán Bộ máy kế toán luôn là công cụ quan trọng phục vụ điều hành và quản lý trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Ý thức được điều này, Tổng công ty đã chú trọng tới việc tổ chức công tác kế toán một cách khoa học và hợp lý. Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 10 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái Tổng Công ty hoạt động trên địa bàn rộng, mỗi trạm trực thuộc đều có một bộ phận kế toán nên công ty áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung, vừa phân tán. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán của Tổng công ty như sau: Sơ đồ 2 - Cơ cấu tổ chức phòng kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán thuế Kế toán vật tư Kế toán công nợ Kế toán ngân hàng Thủ quỹ Kế toán trạm huyện Kế toán trưởng là người phụ trách chung, điều hành chỉ đạo tực tiếp kế toán tại Tổng công ty. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm với ban giám đốc về các nghiệp vụ tài chính và phải thường xuyên kiểm tra hoạt động kinh doanh, kịp thời phát hiện các sai sót và tham mưu cho Tổng giám đốc. Kế toán tổng hợp tại Tổng công ty được kế toán trưởng kiêm nhiệm, chỉ đạo hướng dẫn chung công tác nghiệp vụ. Kế toán tổng hợp có trách nhiệm theo dõi việc quản lý và sử dụng công cụ lao động, tài sản cố định (TSCĐ), tình hình tăng giảm TSCĐ, phân bổ công cụ lao động xuất dùng trong kỳ, theo dõi tài chính tại các đơn vị trực thuộc, kiểm tra và lên báo cáo định kỳ. Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 11 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái Kế toán ngân hàng phụ trách theo dõi thu chi tiền gửi, đối chiếu xác nhận với ngân hàng hàng tháng. Đồng thời theo dõi các khoản vay, lập kế hoạch vay và hoàn thành hồ sơ thủ tục vay ngân hàng, theo dõi và lập các phiếu thu, phiếu chi. Kế toán công nợ phụ trách mảng thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp, theo dõi phải thu, phải trả, công nợ nội bộ và các khoản phải thu, phải trả khác, theo dõi và thanh lý các hợp đồng kinh tế. Ngoài ra kết toán công nợ cũng chịu trách nhiệm lập và tính bảng lương hàng tháng, theo dõi thanh toán lương và các khoản trích theo lương. Kế toán vật tư theo dõi nhập xuất vật tư, thường xuyên so sánh đối chiếu số liệu với thủ kho của các kho để nắm được số liệu vật tư tồn kho, theo dõi và tổng hợp báo cáo vật tư của các trạm huyện. Kế toán vật tư cũng kiêm trách nhiệm tính giá thành sản phẩm phân hỗn hợp NPK do nhà máy tại trụ sở ở ngoại thành TP Vinh sản xuất. Kế toán thuế phụ trách theo dõi và lập các bảng quyết toán thuế hàng tháng phát sinh tại Tổng công ty, cập nhập thuế phát sinh tại các kho và trạm huyện. Thủ quỹ phụ trách quỹ tiền mặt tại Tổng công ty, thực hiện thu chi khi có chứng từ hợp lý, hợp lệ. Thủ quỹ thường xuyên đối chiếu với kế toán thanh toán và xác nhận số dư cuối ngày. Định kỳ (hàng quý) lập biên bản kiểm kê tiền mặt gửi kế toán trưởng. Kế toán tại các trạm huyện có trách nhiệm lập báo cáo tài chính, lập tờ khai, báo cáo vật tư, chuyển chứng từ về công ty theo thời gian quy định. Kế toán tại các trạm huyện cung phải thường xuyên liên hệ với kế toán công ty để nắm bắt những thông tin cần thiết trong lĩnh vực tài chính. 1.3.2. Hình thức sổ kế toán Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 12 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ và phương pháp ghi sổ bằng kế toán máy. Sau đây là sơ đồ ghi sổ tại Tổng công ty : Sơ đồ 3 - Trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ Chứng từ kế toán Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết CHỨNG TỪ GHI SỔ Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Tổng Công ty đi vào áp dụng kế toán máy kể từ năm 2004, phần mềm đang được sử dụng hiện nay là phần mềm kế toán của công ty cổ phần dầu khí Petrolimex. Việc ghi sổ trên máy tính được thực hiện theo quy trình như sau: Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 13 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái Sơ đồ 4 - Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN CÙNG LOẠI Sổ kế toán tổng hợp. Sổ kế toán chi tiết MÁY VI TÍNH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra 1.3.3. Một số đặc điểm kế toán - tài chính khác Chính sách kế toán áp dụng Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 hàng năm và kết thúc vào ngày 31/12 cùng năm. Tổng công ty CP Vật tư Nông nghiệp Nghệ An Hà Nội thực hiện kế toán và lập BCTC theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Phương pháp tính thuế giá trị gia tăng (GTGT) là phương pháp khấu trừ, thuế GTGT tăng đầu vào được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT. Phương pháp hạch toán hàng tồn kho là phương pháp kê khai thường xuyên và tính giá theo phương pháp bình quân gia quyền. Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 14 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái Dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập trên cơ sở chênh lệch kớn hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần của hàng tồn kho là giá bán ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. Công ty sử dụng đơn vị tiền tệ trong ghi chép là VNĐ, trong xuất nhập khẩu (XNK) có phát sinh ngoại tệ thì việc hạch toán ngoại tệ áp dụng theo tỉ giá mua và bán ngoại tệ của ngân hàng giao dịch. Phương pháp khấu hao TSCĐ là phương pháp khấu hao đường thẳng theo thời gian sử dụng ước tính theo quyết định 206/2003/AĐ – BTC ngày 12/12/03 của BTC Công ty được miễn thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) trong hai năm 2005 – 2006 và được giảm 50% thuế trong thời hạn hai năm kể từ năm 2007. Hệ thống chứng từ Chứng từ kế toán được xem là bước đầu tiên trong quy trình kế toán, chứng minh tính hợp lý, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, vừa là phương tiện thông tin về kết quả nghiệp vụ kinh tế đó. Chứng từ kế toán đang áp dụng tại Tổng công ty rất đa dạng. Bên cạnh việc tuân thủ hệ thống chứng từ bắt buộc theo mẫu có sẵn mà Nhà nước ban hành như: Hệ thống chứng từ tiền mặt, chứng từ tiền lương, chứng từ hàng tồn kho, chứng từ tài sản cố định... Kế toán Tổng công ty còn in thêm một số chứng từ cần thiết phù hợp đặc điểm sản xuất kinh doanh và nhu cầu trong hạch toán như: Nhật ký vận tải, hóa đơn thanh toán cước phí vận chuyển, phiếu kế toán kết chuyển chi phí... Hệ thống tài khoản Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 15 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái Nhờ đi vào áp dụng kế toán máy nên hệ thống tài khoản chi tiết của Tổng công ty khá gọn nhẹ nhưng hợp lý. Tổng công ty chỉ mã hóa TK chi tiết đến cấp 2 còn trên máy sẽ theo dõi theo từng đối tượng cụ thể. Ví dụ như TK 112 được chi tiết theo loại tiền:TK 1121 – VND và TK 1122 – USD. Khi nhập mã TK, màn hình máy tính sẽ tự động mở ra 3 ngân hàng giao dịch của công ty là Ngân hàng Quốc tế Vinh, ngân hàng Công Thương Vinh và Ngân hàng Techcombank Vinh. Tương tự, một số TK khác như TK 632 được chi tiết thành: TK 6321Giá vốn hàng hóa, TK 6322- Giá vốn cung cấp dịch vụ. TK 641 chi tiết thành: TK 6411- chi phí nhân viên, TK 6412 chi phí vật liệu bao bì, TK 6414 – chi phí khấu hao TSCĐ. TK 136 được chi tiết theo từng trạm vật tư huyện.... Báo cáo tài chính Tổng công ty tuân thủ hệ thống báo cáo tài chính (BCTC) mà nhà nước quy định tại quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính. Tuy nhiên do đặc điểm của công ty là có các đơn vị trực thuộc (các trạm vật tư nông nghiệp huyện) hạch toán phụ thuộc nên trong hệ thống báo cáo của công ty ngoài các BCTC của toàn công ty còn có các báo cáo lập theo văn phòng công ty, theo trạm huyện. Các báo cáo được lập theo từng quý và theo năm như: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, bảng cân đối số phát sinh, bảng kê TSCĐ... Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 16 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HÓA VÀ XĐKQKD TẠI TỔNG CTY CP VTNN NGHỆ AN 2.1. Đặc điểm hàng hóa và các phương thức tiêu thụ: Đặc điểm hàng hóa Vật tư nông nghiệp là một loại hàng hóa đặc biệt, giữ vai trò quan trọng trong việc nâng cao năng suất và chất lượng cây trồng, ảnh hưởng gián tiếp đến đời sống con người. Vì vậy, mỗi sản phẩm từ khi sản xuất đến khi tiêu thụ đều phải đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn hết sức chặt chẽ. Các sản phẩm kinh doanh của Tổng công ty CP VTNN Nghệ An rất đa dạng và phục vụ cho nhiều nhu cầu khác nhau nhưng nhìn chung có những đặc điểm sau: Phân bón là sản phẩm kinh doanh chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng lượng hàng hóa kinh doanh của Tổng công ty với hơn 20 loại phân bón khác nhau như phân Urea, Kalyclorua, DAP, phân lân, NPK... Trong đó sản phẩm phân bón NPK do Tổng công ty tự sản xuất nhưng doanh thu chủ yếu của Tổng công ty vẫn là từ các mặt hàng khác. Thuốc bảo vệ thực vật – thú y và thức ăn gia súc cũng là một lĩnh vực kinh doanh của Tổng công ty. Các mặt hàng gồm có: Thuốc và dụng cụ trừ sâu, thuốc trừ cỏ Forxone, cám ăn con cò, vắc xin thú y... Ngoài ra Tổng cty cũng tham gia nghiên cứu và kinh doanh giống cây trồng. Các giống lúa tám thơm, Q5, CR203, X23, C70, Nếp 352, Q.Ưu1, Q.Ưu 6 ngô lai... của Tổng cty hiện rất được bà con ưa chuộng. Như vậy, xuất phát từ đặc điểm hàng hóa kinh doanh và qua nhu cầu thị trường vật tư nông nghiệp nước ta hiện nay, ta có thể thấy các sản phẩm kinh doanh của công ty đều mang tính ổn định, có tính liên tục cao, thiết thực đối với đời sống và nhu cầu về sản phẩm của Tổng Công ty là khá lớn. Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 17 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái Các phương thức tiêu thụ Hiện tại, Tổng công ty đang áp dụng các hình thức tiêu thụ chính là bán buôn qua kho trực tiếp, bán hàng qua đại lý VTNN huyện và bán qua các văn phòng đại diện ngoại tỉnh. Để thu hút khách hàng, Tổng công ty còn xây dựng những chính sách giá cả khác nhau tùy theo khu vực, tùy theo khách hàng... Về sự phân quyền trong hoạt động bán hàng, Tổng Công ty đảm nhiệm việc bán buôn qua kho (gồm có bán buôn trực tiếp và gửi bán đại lý), dưới đại lý quản lý việc bán lẻ. Đối với các văn phòng đại diện ngoại tỉnh thì bán theo chỉ đạo trực tiếp của phòng kinh doanh. Với hình thức bán buôn qua kho, Tổng công ty bán buôn qua hợp đồng theo giá trị lớn, hàng được chia ra để nhận nhiều lần. Giá bán là giá đã thỏa thuận trong hợp đồng hoặc giá thị trường tại thời điểm nhận hàng. Theo hợp đồng kinh tế đã ký, đến ngày giao hàng khách hàng có thể đến kho của Tổng công ty để nhận hàng hoặc Tổng Công ty sẽ vận chuyển hàng đến địa điểm đã nhất trí trong hợp đồng, phí vận chuyển do hai bên thỏa thuận. Với hình thức gửi hàng đại lý, Tổng công ty cho đại lý hưởng chiết khấu thương mại với giá thấp hơn thị trường từ 200 – 300 đồng/Kg để đại lý giảm giá cho bà con nông dân và bán đúng giá quy định để hưởng hoa hồng đại lý. Tỷ lệ hoa hồng này chỉ được thực hiện khi các đại lý thanh toán tiền mua hàng cho Công ty đúng hạn và được tính vào chi phí bán hàng của Tổng Công ty. Hình thức thanh toán Tổng công ty áp dụng là trả ngay bằng tiền mặt, trả bằng tiền gửi ngân hàng, thanh toán chậm và thanh toán qua L/C đối với trường hợp xuất khẩu. Để khuyến khích khách hàng thanh toán nhanh và tăng độ mật thiết, Tổng công ty luôn có các chính sách như chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại cho khách hàng. Thời điểm cho khách hàng hưởng chiết khấu thanh toán là khi đã thanh quyết toán toàn bộ hợp đồng. Thông thường Tổng công ty Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 18 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái áp dụng chiết khấu thanh toán 1,5 % trên hóa đơn bán hàng cho những khách hàng mua hàng trả tiền ngay trong vòng 30 ngày. Như vậy với khối lượng khách hàng rất lớn của Tổng công ty đòi hỏi kế toán tiêu thụ phải quản lý được chính xác tình hình thanh toán của khách hàng để đôn đốc việc thanh toán nợ, tránh bị chiếm dụng vốn. Ngoài ra, số lượng nghiệp vụ nhập, xuất diễn ra thường xuyên, liên tục và trải ra trên nhiều địa điểm trong cả nước đòi hỏi hệ thống chứng từ, sổ sách của Tổng công ty cũng được thiết kế cho phù hợp với khối lượng giao dịch lớn. Trình tự hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng:  Hệ thống TK sử dụng: TK 156, TK 157, TK 632, TK 5111, TK 641, TK 642. Các TK này được chi tiết theo từng mặt hàng và nội dung.Ví dụ TK 156 được chi tiết thành: TK 1561 – Giá mua hàng bán TK 1562 – Chi phí thu mua. TK 1561 lại được chi tiết theo từng mặt hàng: Urê, DAP.... Chính vì vậy, tổng công ty cũng sử dụng TK 1561 để phản ánh giá vốn của mặt hàng NPK do Tổng công ty sản xuất mà không sử dụng TK 155 – Thành phẩm.  Chứng từ sử dụng: Trong hạch toán lưu chuyển hàng hóa, các chứng từ Tổng công ty thường sử dụng là: Hợp đồng kinh tế, lệnh điều động nội bộ, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, biên bản giao nhận hàng hóa, bảng thanh toán hàng đại lý....  Sổ sách sử dụng: Tổng công ty mở đầy đủ các sổ chi tiết và sổ cái cho tất cả các tài khoản như: sổ chi tiết TK 1561, sổ cái TK 1561, sổ chi tiết TK 5111, sổ cái TK 5111... Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 19 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái  Quy trình hạch toán: Căn cứ vào hóa đơn GTGT, kế toán Tổng Công ty vào phần hành “hàng hóa” để nhập nội dung các chứng từ. Sau đó, phần hành kế toán sẽ tự động nhập các số liệu vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Có thể khái quát trình tự hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng theo sơ đồ 5 sau đây: Sơ đồ 5 - Hạch toán và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng Hóa đơn GTGT Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ … Kế toán viên cập nhập các chứng từ gốc Sổ chi tiết, TK131, 33311, 5111, 157, 1561,157 Sổ cái TK 131,136. 33311, 5111, 157, 136, 112.... Sổ tổng hợp chi tiết TK131, 157,136 Bảng cân đối SPS các TK 131, 3331, 5111, 157, 136, 112, 1561 Báo cáo tài chính Ghi chú: ghi hàng ngày Ghi cuối kỳ Kế toán viên thực hiện S Máy tính tự động K/c 2.2. Thu mua và nhập kho hàng hóa Các phương thức mua hàng Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C Chuyên đề thực tập 20 GVHD: PGS.TS. Phạm Thị Gái Hiện nay, ngoài sản phẩm phân bón NPK với thương hiệu Sao Vàng do Tổng công ty tự sản xuất và cung ứng, Tổng công ty phải thu mua các mặt hàng phân bón còn lại như phân Urê, phân DAP các loại, phân lân, Kali... Tổng Công ty CP VTNN NA có hai nguồn mua hàng là mua hàng nội địa và hàng nhập khẩu. Các đối tác cung cấp hàng nội địa cho Tổng công ty chủ yếu là là các công ty sản xuất phân bón trong ngành như Tổng Công ty Phân bón và Hóa chất Dầu khí, Công ty Phốt phát Lâm Thao, Công ty Phân bón Bình Điền,.... Trong điều kiện sản xuất phân bón trong nước mới chỉ đáp ứng được khoảng hơn 55% nhu cầu, còn lại vẫn phải nhập khoảng 40 %. Tổng công ty cũng là một trong số các doanh nghiệp nhập khẩu phân bón lớn trên thị trường VTNN cả nước. Tuy nhiên, trong khuôn khổ của báo cáo này, em xin không đề cập đến phương thức mua hàng và phương thức thanh toán với nhà cung cấp cũng như hóa đơn chứng từ liên quan đến việc nhập khẩu hàng hóa mà chỉ chú trọng đến hoạt động thu mua trong nước của Tổng công ty CP VTNN NA. Phương thức thanh toán với nhà cung cấp đang áp dụng tại Tổng công ty là một trong những phương pháp sau: trả bằng chuyển khoản, trả chậm đối với một số nhà cung cấp quen, đặt trước tiền đối với các nhà cung cấp mới và hình thức thư tín dụng (L/C) đối với nhà nhập khẩu. Tổ chức thu mua hàng hóa: Tổng công ty kinh doanh mặt hàng phân bón, cây giống phục vụ cho sản xuất nông nghiệp nên doanh thu phụ thuộc rất nhiều vào yếu tố thời vụ. Mặt khác, thị trường phân bón nước ta đang diễn biến rất phức tạp chịu ảnh hưởng của thị trường phân bón thế giới nên với mỗi giai đoạn khác nhau thì nhu cầu và môi trường kinh doanh cũng khác nhau. Phòng kinh doanh là bộ phận có trách nhiệm theo dõi chung tốc độ lưu chuyển hàng hóa của Tổng công ty, theo dõi nhu cầu thị trường trong nước và Nguyễn Thị Tuyết Mai Lớp: Kế toán 47C