Tài liệu Luận văn hoàn thiện tổ chức kế toán vật liệu tại công ty cơ khí may gia lâm

Lêi nãi ®Çu Mäi doanh nghiÖp ho¹t ®éng trong c¬ chÕ thÞ trêng hiÖn nay ®Òu cã chung mét môc tiªu lµ tèi ®a ho¸ lîi nhuËn vµ ngµy cµng n©ng cao lîi Ých kinh tÕ x· héi. §Ó ®¹t ®îc môc tiªu ®ã cã rÊt nhiÒu biÖn ph¸p nhng mét trong c¸c biÖn ph¸p hiÖu qu¶ h¬n c¶ lµ doanh nghiÖp ph¶i tiÕt kiÖm chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh s¶n phÈm. Muèn vËy doanh nghiÖp ph¶i tæ chøc mua s¾m c¸c yÕu tè ®Çu vµo víi gi¸ c¶ hîp lý, chÊt lîng tèt vµ sö dông tiÕt kiÖm cã hiÖu qu¶. §iÒu nµy sÏ gãp phÇn n©ng cao chÊt lîng s¶n phÈm, h¹ thÊp gi¸ thµnh vµ t¨ng kh¶ n¨ng c¹nh tranh cña doanh nghiÖp trªn thÞ trêng. VËt liÖu lµ mét trong nh÷ng yÕu tè ®Çu vµo kh«ng thÓ thiÕu cña qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh vµ ¶nh hëng tíi chÊt lîng s¶n phÈm ®Çu ra. Trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt, gi¸ trÞ vËt liÖu chuyÓn toµn bé vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm, dÞch vô hoµn thµnh vµ mét phÇn díi d¹ng s¶n phÈm dë dang do ®ã chi phÝ vËt liÖu chiÕm tû träng lín trong gi¸ thµnh s¶n phÈm. V× vËy viÖc h¹ch to¸n vËt liÖu mét c¸ch chÝnh x¸c kÞp thêi, ®Çy ®ñ lµ mét yªu cÇu tÊt yÕu ®èi víi mçi doanh nghiÖp. C«ng ty c¬ khÝ may Gia L©m lµ mét doanh nghiÖp nhµ níc h¹ch to¸n ®éc lËp trùc thuéc Tæng C«ng ty DÖt - May ViÖt Nam. S¶n phÈm cña c«ng ty bao gåm c¸c lo¹i m¸y mãc thiÕt bÞ, phô tïng trong ngµnh May, Da giÇy vµ mét sè s¶n phÈm d©n dông kh¸c víi chÊt lîng tèt, ®îc thÞ trêng chÊp nhËn. §Ó cã ®îc c¸c s¶n phÈm ®ã c«ng ty ®· sö dung rÊt nhiÒu lo¹i vËt liÖu kh¸c nhau do vËy c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt liÖu ë c«ng ty kh¸ phøc t¹p. Qua thêi gian thùc tËp t¹i c«ng ty c¬ khÝ may Gia L©m , nhËn thÊy ®îc tÇm quan träng cña c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu , trªn c¬ së nh÷ng kiÕn thøc ®· tÝch luü ®îc, víi sù híng dÉn tËn t×nh cña c« gi¸o - PGS.TS Ph¹m ThÞ G¸i, em ®· ®i s©u nghiªn cøu chuyªn ®Ò : " Hoµn thiÖn tæ chøc kÕ to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty c¬ khÝ may Gia L©m" víi mong muèn gãp mét phÇn nhá bÐ vµo viÖc hoµn thiÖn c«ngt¸c kÕ to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty còng nh c«ng t¸c kÕ to¸n vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt. KÕt cÊu chuyªn ®Ò gåm 3 phÇn: PhÇn I: Nh÷ng vÊn ®Ò lÝ luËn c¬ b¶n vÒ h¹ch to¸n vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt. PhÇn II: Thùc tr¹ng tæ chøc kÕ to¸n vËt liÖu tai c«ng ty c¬ khÝ may Gia L©m. PhÇn III: Mét sè kiÕn nghÞ nh»m hoµn thiÖn c«ng t¸c tæ chøc kÕ to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty c¬ khÝ may Gia L©m. 1 PhÇn I nh÷ng vÊn ®Ò lý luËn c¬ b¶n vÒ h¹ch to¸n vËt liÖu trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt I. NH÷ng vÊn ®Ò chung vÒ vËt liÖu 1. Kh¸i niÖm, ®Æc ®iÓm, vai trß cña vËt liÖu vµ yªu cÇu qu¶n lý vËt liÖu trong s¶n xuÊt * Kh¸i niÖm: Qu¸ tr×nh lao ®«ng lµ qu¸ tr×nh con ngêi sö dông t liÖu lao ®éng t¸c ®éng lªn ®èi tîng lao ®éng lµm thay ®æi h×nh d¸ng, kÝch thíc, tÝnh chÊt lý ho¸ cña ®èi tîng lao ®éng ®Ó t¹o ra s¶n phÈm víi chÊt lîng ngµy cµng cao. Theo M¸c, ®Ó mét qu¸ tr×nh s¶n xuÊt diÔn ra th× ph¶i cã ®ñ ba yÕu tè: t liÖu lao ®éng,®èi tîng lao ®éng, søc lao ®éng. §èi tîng lao ®éng lµ mét trong nh÷ng ®iÒu kiÖn kh«ng thÓ thiÕu ®èi víi qua tr×nh s¶n xuÊt . BiÓu hiÖn cô thÓ cña ®èi tîng lao ®éng chÝnh lµ c¸c lo¹i nguyªn vËt liÖu. Trong ®ã nguyªn liÖu lµ nh÷ng ®èi tîng lao ®éng cha qua chÕ biÕn, vËt liÖu lµ nh÷ng ®èi tîng lao ®éng ®· qua chÕ biÕn hay vËt liÖu lµ ®èi tîng lao ®éng ®· ®îc thay ®æi do lao ®éng cã Ých cña con ngêi t¸c ®éng. * §Æc ®iÓm cña vËt liÖu : - VËt liÖu thuéc tµi s¶n lu ®éng, lµ tµi s¶n dù tr÷ quan träng nhÊt cña s¶n xuÊt. - VËt liÖu chØ tham gia vµo mét chu kú s¶n xuÊt nhÊt ®Þnh. Díi t¸c ®éng cña lao ®éng, vËt liÖu sÏ bÞ tiªu hao hoµn toµn hoÆc thay ®æi h×nh th¸i vËt chÊt ban ®Çu ®Ó t¹o ra h×nh th¸i vËt chÊt cña s¶n phÈm. - VÒ mÆt gi¸ trÞ, khi tham gia vµo s¶n xuÊt, vËt liÖu chuyÓn dÞch mét lÇn toµn bé gi¸ trÞ cña chóng vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh trong kú. §iÒu nµy ®îc thÓ hiÖn ë chç chi phÝ vËt liÖu lµ chi phÝ ph©n bæ mét lÇn. * Vai trß cña vËt liÖu trong s¶n xuÊt : Doanh nghiÖp s¶n xuÊt cÇn ph¶i cã nguyªn vËt liÖu míi t¹o ra s¶n phÈm. V× vËy, ®¶m b¶o cung øng, dù tr÷ ®ång bé, kÞp thêi, chÝnh x¸c nguyªn vËt liÖu lµ ®iÒu kiÖn cã tÝnh chÊt tiÒn ®Ò ®Ó qu¸ tr×nh s¶n xuÊt diÔn ra liªn tôc. H¬n n÷a, ®¶m b¶o cung øng vËt liÖu cã chÊt lîng tèt cßn lµ ®iÒu kiÖn n©ng cao chÊt lîng s¶n phÈm, gãp phÇn sö dông vËt liÖu tiÕt kiÖm vËt liÖu, t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng. MÆt kh¸c, do gi¸ trÞ vËt liÖu chuyÓn dÞch toµn bé mét lÇn vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm nªn chi phÝ vËt liÖu chiÕm tû träng lín trong tæng chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm. V× vËy, chØ cÇn mét sù biÕn ®éng nhá cña vËt liÖu còng ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn nh÷ng chØ tiªu quan träng cña doanh nghiÖp nh doanh thu, gi¸ thµnh, lîi nhuËn. VÒ vèn, vËt liÖu lµ thµnh phÇn quan träng cña vèn lu ®éng ®Æc biÖt lµ vèn dù tr÷. §Ó n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn cÇn ph¶i t¨ng tèc ®é lu©n chuyÓn cña vèn lu ®éng vµ ®iÒu ®ã kh«ng thÓ t¸ch rêi viÖc dù tr÷ vµ sö dông vËt liÖu hîp lý, tiÕt kiÖm. TiÕt kiÖm vËt liÖu nghÜa lµ ®· gi¶m ®îc chi phÝ, h¹ 2 gi¸ thµnh, t¨ng lîi nhuËn doanh nghiÖp. ViÖc gi¶m chi phÝ vËt liÖu hîp lý cã ý nghÜa lín nhng yªu cÇu lµ kh«ng lµm ¶nh hëng ®Õn chÊt lîng s¶n phÈm. * Yªu cÇu qu¶n lý vËt liÖu: XuÊt ph¸t tõ ®Æc ®iÓm quan träng cña vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh, ®ßi hái c«ng t¸c qu¶n lý ph¶i chÆt chÏ ë mäi kh©u tõ thu mua, b¶o qu¶n, sö dông vµ dù tr÷. - ë kh©u thu mua: Mçi lo¹i nguyªn vËt liÖu cã tÝnh chÊt lý ho¸ kh¸c nhau, c«ng dông kh¸c nhau, møc ®é vµ tû lÖ tiªu hao kh¸c nhau, do ®ã thu mua ph¶i lµm sao cho ®ñ sè lîng, ®óng chñng lo¹i, phÈm chÊt tèt, gi¸ c¶ hîp lý, chØ cho phÐp hao hôt trong ®Þnh møc, ®Æc biÖt quan t©m ®Õn chi phÝ thu mua nh»m h¹ thÊp chi phÝ vËt liÖu mét c¸ch tèi ®a vµ ph¶i ®¶m b¶o ®óng tiÕn ®é thêi gian, phï hîp víi kÕ ho¹ch s¶n xuÊt kinh doanh cña doanh nghiÖp. - ë kh©u b¶o qu¶n: Ph¶i tæ chøc tèt kho tµng, bÕn b·i, trang bÞ ®Çy ®ñ c¸c ph¬ng tiÖn c©n, ®o, ®ong, ®Õm, thùc hiÖn ®óng chÕ ®é b¶o qu¶n ®èi víi tõng lo¹i vËt liÖu, tr¸nh bÞ h háng, mÊt m¸t, hao hôt, ®¶m b¶o an toµn. - ë kh©u dù tr÷: §ßi hái doanh nghiÖp ph¶i x¸c ®Þnh ®îc møc dù tr÷ tèi thiÓu, tèi ®a ®Ó ®¶m b¶o qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh ®îc b×nh thêng, kh«ng bÞ ngõng trÖ, gi¸n ®o¹n do cung cÊp kh«ng kÞp thêi hoÆc g©y t×nh tr¹ng ø ®äng vèn do dù tr÷ qu¸ nhiÒu. - ë kh©u sö dông: CÇn ph¶i tæ chøc tèt viÖc ghi chÐp, ph¶n ¸nh t×nh h×nh xuÊt dïng vµ sö dông vËt liÖu trong s¶n xuÊt kinh doanh. CÇn sö dông vËt liÖu hîp lý, tiÕt kiÖm trªn c¬ së ®Þnh møc vµ dù to¸n chi phÝ. §iÒu nµy cã ý nghÜa quan träng trong viÖc h¹ thÊp chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm, t¨ng thu nhËp, lîi nhuËn tÝch luü cho doanh nghiÖp. * Vai trß cña vËt liÖu trong s¶n xuÊt : Doanh nghiÖp s¶n xuÊt cÇn ph¶i cã nguyªn vËt liÖu míi t¹o ra s¶n phÈm. V× vËy, ®¶m b¶o cung øng, dù tr÷ ®ång bé, kÞp thêi, chÝnh x¸c nguyªn vËt liÖu lµ ®iÒu kiÖn cã tÝnh chÊt tiÒn ®Ò ®Ó qu¸ tr×nh s¶n xuÊt diÔn ra liªn tôc. H¬n n÷a, ®¶m b¶o cung øng vËt liÖu cã chÊt lîng tèt cßn lµ ®iÒu kiÖn n©ng cao chÊt lîng s¶n phÈm, gãp phÇn sö dông vËt liÖu tiÕt kiÖm vËt liÖu, t¨ng n¨ng suÊt lao ®éng. MÆt kh¸c, do gi¸ trÞ vËt liÖu chuyÓn dÞch toµn bé mét lÇn vµo gi¸ trÞ s¶n phÈm nªn chi phÝ vËt liÖu chiÕm tû träng lín trong tæng chi phÝ s¶n xuÊt vµ gi¸ thµnh s¶n phÈm. V× vËy, chØ cÇn mét sù biÕn ®éng nhá cña vËt liÖu còng ¶nh hëng trùc tiÕp ®Õn nh÷ng chØ tiªu quan träng cña doanh nghiÖp nh doanh thu, gi¸ thµnh, lîi nhuËn. VÒ vèn, vËt liÖu lµ thµnh phÇn quan träng cña vèn lu ®éng ®Æc biÖt lµ vèn dù tr÷. §Ó n©ng cao hiÖu qu¶ sö dông vèn cÇn ph¶i t¨ng tèc ®é lu©n chuyÓn cña vèn lu ®éng vµ ®iÒu ®ã kh«ng thÓ t¸ch rêi viÖc dù tr÷ vµ sö dông vËt liÖu hîp lý, tiÕt kiÖm. TiÕt kiÖm vËt liÖu nghÜa lµ ®· gi¶m ®îc chi phÝ, h¹ gi¸ thµnh, t¨ng lîi nhuËn doanh nghiÖp . ViÖc gi¶m chi phÝ vËt liÖu hîp lý cã ý nghÜa lín nhng yªu cÇu lµ kh«ng lµm ¶nh hëng ®Õn chÊt lîng s¶n phÈm.. 3 Vai trß vµ nhiÖm vô cña kÕ to¸n vËt liÖu trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt: KÕ to¸n vËt liÖu lµ viÖc ghi chÐp, ph¶n ¸nh, tæng hîp sè liÖu vÒ t×nh h×nh thu mua, vËn chuyÓn, baá qu¶n, nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu. H¹ch to¸n vËt liÖu lµ c«ng cô ®¾c lùc gióp cho l·nh ®¹o doanh nghiÖp n¾m ®îc t×nh h×nh cô thÓ vÒ vËt liÖu ®Ó ®Ò ra híng chØ ®¹o s¶n xuÊt kinh doanh. H¹ch to¸n vËt liÖu chÝnh x¸c, kÞp thêi, ®Çy ®ñ th× l·nh ®¹o doanh nghiÖp míi n¾m ®îc chÝnh x¸c t×nh h×nh thu mua, dù tr÷, xuÊt dïng vËt liÖu tõ ®ã ®Ò ra biÖn ph¸p qu¶n lý vËt liÖu thÝch hîp. Còng th«ng qua sè liÖu kÕ to¸n, c¸c nhµ qu¶n lý biÕt ®îc sè lîng, gi¸ trÞ cña tõng lo¹i vËt liÖu ®Ó cã kÕ ho¹ch cung øng kÞp thêi phôc vô cho s¶n xuÊt, h¹n chÕ sù hao hôt l·ng phÝ, ®¶m b¶o sö dông vËt liÖu mét c¸ch tiÕt kiÖm nhÊt nhng vÉn ®¶m b¶o chÊt lîng s¶n phÈm vµ tiÕn ®é s¶n xuÊt. §Ó ph¸t huy hÕt vai trß cña m×nh ®èi víi viÖc qu¶n lý vËt liÖu th× kÕ to¸n vËt liÖu cÇn thùc hiÖn tèt c¸c nhiÖm vô sau: - Thùc hiÖn ®¸nh gi¸, ph©n lo¹i vËt liÖu phï hîp víi nguyªn t¾c, yªu cÇu qu¶n lý thèng nhÊt vµ yªu cÇu qu¶n trÞ cña doanh nghiÖp. - Tæ chøc chøng tõ, tµi kho¶n kÕ to¸n, sæ kÕ to¸n phï hîp víi ph¬ng ph¸p kÕ to¸n hµng tån kho ¸p dông trong doanh nghiÖp, ®Ó ghi chÐp, ph©n lo¹i, tæng hîp sè liÖu vÒ t×nh h×nh hiÖn cã vµ sù biÕn ®éng t¨ng gi¶m cña vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cung cÊp sè liÖu kÞp thêi ®Ó tËp hîp chi phÝ vµ tÝnh gi¸ thµnh s¶n phÈm. - Tham gia vµo viÖc ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ t×nh h×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch mua vËt liÖu, t×nh h×nh thanh to¸n víi ngêi b¸n vµ t×nh h×nh sö dông vËt liÖu trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. 2. Ph©n lo¹i vËt liÖu: VËt liÖu sö dông trong c¸c doanh nghiÖp cã nhiÒu lo¹i, nhiÒu thø, cã vai trß c«ng dông kh¸c nhau trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh. Trong ®iÒu kiÖn ®ã ®ßi hái c¸c doanh nghiÖp ph¶i ph©n lo¹i vËt liÖu th× míi tæ chøc tèt viÖc qu¶n lý vµ ph©n lo¹i vËt liÖu. Trong thùc tÕ qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vËt liÖu ë c¸c doanh nghiÖp , ®Æc tr ng th«ng dông nhÊt ®Ó ph©n lo¹i vËt liÖu lµ vai trß vµ t¸c dông cña vËt liÖu trong s¶n xuÊt. Theo ®Æc trng nµy, vËt liÖu ë c¸c doanh nghiÖp ®îc chia thµnh c¸c lo¹i: + Nguyªn, vËt liÖu chÝnh: Lµ nh÷ng nguyªn liÖu, vËt liÖu mµ sau qu¸ tr×nh gia c«ng, chÐ biÕn cÊu thµnh thùc thÓ vËt chÊt chñ yÕu cña s¶n phÈm (kÓ c¶ b¸n thµnh phÈm mua vµo) + VËt liÖu phô: Lµ nh÷ng vËt liÖu chØ cã t¸c dông phô trî trong s¶n xuÊt, ®îc sö dông kÕt hîp víi vËt liÖu chÝnh ®Ó lµm thay ®æi mµu s¾c, mïi vÞ, h×nh d¸ng bÒ ngoµi cña s¶n phÈm hoÆc ®îc sö dông ®Ó b¶o ®¶m cho c«ng cô lao ®éng ho¹t ®éng b×nh thêng hoÆc phôc vô cho nhu cÇu c«ng nghÖ, kü thuËt, phôc vô cho lao ®éng cña c«ng nh©n viªn chøc(dÇu nhên, hå keo, thuèc nhuém, thuèc nhuém, thuèc tÈy, thuèc chèng rØ , h¬ng liÖu, xµ phßng, rÎ lau,…). 4 + Nhiªn liÖu: VÌ thùc chÊt, nhiªn liÖu lµ mét lo¹i vËt liÖu phô nhng nã ®îc t¸ch ra thµnh mét lo¹i riªng v× viÖc s¶n xuÊt vµ tiªu dïng nhien liÖu chiÕm tû träng lín trong nÒn kinh tÕ quèc d©n, mÆt kh¸c nã cã yªu cÇu vµ kü thuËt qu¶n lý hoµn toµn kh¸c víi vËt liÖu phô th«ng thêng. Nhiªn liÖu cã t¸c dông cung cÊp nhiÖt lîng trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh t¹o ®iÒu kiÖn cho qu¸ tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh diÔn ra b×nh thêng. Nã cã thÓ tån t¹i ë thÓ r¾n, thÓ láng vµ thÓ khÝ nh than, cñi, x¨ng, dÇu, ga,... + Phô tïng thay thÕ: Lµ nh÷ng vËt t dïng ®Ó thay thÕ, b¶o dìng, söa ch÷a cho m¸y mãc, thiÕt bÞ, ph¬ng tiÖn vËt t¶i,... + VËt liÖu vµ thiÕt bÞ x©y dùng c¬ b¶n: Lµ c¸c vËt liÖu vµ thiÕt bi( cÇn l¾p vµ kh«ng cÇn l¾p, vËt kÕt cÊu, c«ng cô, khÝ cô,...) mµ doanh nghiÖp mua vµo ®Ó ®Çu t cho x©y dùng c¬ b¶n. + PhÕ liÖu: Lµ c¸c lo¹i vËt liÖu thu ®îc trong qu¸ tr×nh s¶n xuÊ hay thanh lý tµi s¶n, cã thÓ sö dông hay b¸n ra ngoµi( phoi bµo, v¶i vôn, g¹ch, s¾t,…) + VËt liÖu kh¸c: Bao gåm c¸c läai vËt liÖu cßn l¹i ngoµi c¸c thø kh¸c cha kÓ trªn nh bao b×, vËt ®ãng gãi, c¸c lo¹i vËt t ®Æc chñng,… H¹ch to¸n theo c¸ch ph©n lo¹i trªn ®¸p øng ®îc yªu cÇu ph¶n ¸nh tæng qu¸t vÒ mÆt gi¸ trÞ ®èi víi mçi lo¹i vËt liÖu . §Ó ®¶m b¶o thuËn tiÖn, tr¸nh nhÇm lÉn trong c«ng t¸c qu¶n lý vµ h¹ch to¸n vÒ sè lîng vµ gi¸ trÞ tõng läai vËt liÖu, trªn c¬ së ph©n lo¹i nµy c¸c doanh nghiÖp sÏ chi tiÕt mçi lo¹i vËt liÖu trªn thµnh tõng nhãm, tõng thø vËt liÖu c¨n cø vµo ®Æc ®iÓm s¶n xuÊt cña tõng doanh nghiÖp . 3. TÝnh gi¸ vËt liÖu: TÝnh gi¸ vËt liÖu lµ mét c«ng t¸c quan träng trong viÖc tæ chøc h¹ch to¸n vËt liÖu. TÝnh gi¸ vËt liÖu lµ dïng tiÒn ®Ó biÓu hiÖn gi¸ trÞ cña chóng theo nh÷ng nguyªn t¾c, ph¬ng ph¸p nhÊt ®Þnh. Lùa chän ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ trong kú hîp lý ®Ó ®¶m b¶o ph¶n ¸nh chÝnh x¸c chi phÝ vËt liÖu trong gi¸ thµnh s¶n phÈm míi vµ dù tr÷ vËt liÖu cuèi kú. V× vËy, tÝnh gi¸ vËt liÖu lµ nhiÑm vô kh«ng thÓ thiÕu cña tæ chøc h¹ch to¸n, lµ tiÒn ®Ò ®Ó h×nh thµnh hÖ thèng th«ng tin chÝnh x¸c vÒ vËt liÖu sö dông vµ dù tr÷. Trong c«ng t¸c h¹ch to¸n vËt liÖu ë c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, vËt liÖu ®îc tÝnh theo gi¸ thùc tÕ (gi¸ gèc). Gi¸ thùc tÕ lµ gi¸ ®îc h×nh thµnh trªn c¬ së c¸c chøng tõ hîp lÖ minh chøng c¸c kho¶n chi hîp ph¸p cña doanh nghiÖp ®Ó t¹o ra vËt liÖu. a) Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho: Gi¸ thùc tÕ sÏ cã thuÕ GTGT nÕu doanh nghiÖp tÝnh thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p trùc tiÕp vµ kh«ng cã thuÕ GTGT nÕu doanh nghiÖp tÝnh thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ. Trong c¸c doanh nghiÖp s¶n xuÊt, gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nh¹p kho ®îc x¸c ®Þnh theo tõng nguån nhËp: 5 + §èi víi vËt liÖu mua ngoµi: Gi¸ thùc tÕ nhËp kho gåm gi¸ mua ghi trªn hãa ®¬n ngêi b¸n céng (+) thuÕ nhËp khÈu(nÕu cã) vµ c¸c chi phÝ thu mua thùc tÕ(chi phÝ vËn chuyÓn, bèc dì, chi phÝ nhan viªn thu mua, chi phÝ cña bé phËn thu mua ®éc lËp, chi phÝ thuª kho , thuª b·i, b¶o hiÓm, hao hôt trong ®Þnh møc, tiÒn ph¹t lu kho, lu hµng, lu b·i,…) trõ (-) c¸c kho¶n gi¶m gi¸ hµng mua ®îc hëng. + §èi víi vËt liÖu tù s¶n xuÊt: TÝnh theo gi¸ thµnh s¶n xuÊt thùc tÕ + §èi víi vËt liÖu thuª ngoµi gia c«ng, chÕ biÕn: Gi¸ thùc tÕ gåm gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt chÕ biÕn cïng c¸c chi phÝ cã liªn quan nh tiÒn thuª gia c«ng, chÕ biÕn, chi phÝ vËn chuyÓn , bèc dì , hao hôt trong ®Þnh møc,…) + §èi víi vËt liÖu nhËn gãp vèn liªn doanh, cæ phÇn: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho lµ gi¸ do c¸c bªn tù tháa thuËn (+) c¸c chi phÝ tiÕp nhËn ( nÕu cã) + §èi víi vËt liÖu ®îc tÆng , thëng, viÖn trî: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho ®îc tÝnh theo gi¸ thÞ trêng t¬ng ®¬ng céng c¸c chi phÝ liªn quan ®Õn viÖc tiÕp nhËn. + §èi víi phÕ liÖu thu håi: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu nhËp kho lµ gÝa íc tÝnh cã thÓ sö dông ®îc hay gÝa trÞ thu håi tèi thiÎu. b) Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho: Tïy theo ®Æc ®iÎm ho¹t ®éng cña tõng doanh nghiÖp vµ yªu cÇu qu¶n lý, tr×nh ®é nghiÖp vô cña c¸n bé kÕ to¸n mµ doanh nghiÖp cã thÓ sö dông mét trong c¸c ph¬ng ph¸p tÝnh gi¸ xuÊt sau nhng ph¶i tu©n thñ nguyªn t¾c nhÊt qu¸n trong h¹ch to¸n, nÕu cã thay ®æi ph¶i gi¶i thÝch râ rµng. * Ph¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ ®Ých danh: Theo ph¬ng ph¸p nµy, hµng ®îc x¸c ®Þnh theo ®¬n chiÕc hay tõng l«vµ gi÷ nguyªn tõ lóc nhËp vµo cho ®Õn xuÊt dïng. Khi xuÊt dïng hµng nµo(l« hµng nµo)sÏ x¸c ®Þnh theo gi¸ thùc tÕ ®Ých danh cña hµng(l« hµng ®ã). Ph¬ng ph¸p nµy thÝch hîp víi nh÷ng doanh nghiÖp cã ®iÒu kiÖn b¶o qu¶n riªng tõng l« vËt liÖu nhËp kho. + ¦u ®iÓm: - TÝnh gÝa vËt liÖu xuÊt kho chÝnh x¸c. - ¸p dông cã hiÖu qu¶ trong c¸c doanh nghiÖp cã Ýt danh ®iÓm vËt liÖu nhng cã gi¸ trÞ lín vµ mang tÝnh ®Æc thï. + Nhîc ®iÓm : §ßi hái c«ng t¸c qu¶n lý ph¶i chÆt chÏ vµ h¹ch to¸n chi tiÕt, tØ mØ. * Ph¬ng ph¸p gi¸ h¹ch to¸n: Theo ph¬ng ph¸p nµy, toµn bé vËt liÖu biÕn ®éng trong kú ®îc ph¶n ¸nh theo gi¸ h¹ch to¸n( gi¸ kÕ ho¹ch hoÆc mét lo¹i gi¸ æn ®Þnh trong kú). Cuèi kú, kÕ to¸n sÏ tiÕn hµnh ®iÒu chØnh tõ gi¸ h¹ch to¸n sang gi¸ thùc tÕ theo c«ng thøc: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu = Gi¸ h¹ch to¸n x HÖ sè gi¸ vËt liÖu 6 vËt liÖu xuÊt dïng xuÊt dïng trong kú(hoÆc tån trong kú(hoÆc tån cuèi kú) cuèi kú) HÖ sè gi¸ cã thÓ tÝnh theo tõng lo¹i, tõng nhãm hoÆc tõng thø vËt liÖu chñ yÕu tïy thuéc vµo yªu cÇu vµ tr×nh ®é qu¶n lý cña ®¬n vÞ h¹ch to¸n. Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú HÖ sè gi¸ vËt liÖu = Gi¸ h¹ch to¸n vËt liÖu tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú Ph¬ng ph¸p nµy thÝch hîp víi c¸c doanh nghiÖp cã nhiÒu danh ®iÓm vËt liÖu vµ tr×nh ®é kÕ to¸n cao. + u ®iÓm: Ph¬ng ph¸p nµy kÕt hîp ®îc h¹ch to¸n chi tiÕt vµ h¹ch to¸n tæng hîp ®Ó tÝnh gi¸ vËt liÖu, kh«ng phô thuéc vµo c¬ cÊu vËt liÖu sö dông nhiÒu hay Ýt. + Nhîc ®iÓm: Yªu cÇu h¹ch to¸n ph¶i tØ mØ, khèi lîng c«ng viÖc dån vµo cuèi kú h¹ch to¸n ¶nh hëng ®Õn c«ng t¸c quyÕt to¸n. MÆt kh¸c ph¶i x©y dùng ®îc gi¸ h¹ch to¸n khoa häc. * Ph¬ng ph¸p gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n: Theo ph¬ng ph¸p nµy, gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng trong kú ®îc tÝnh theo gi¸ trÞ b×nh qu©n( b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷, b×nh qu©n cuèi kú tríc hoÆc b×nh qu©n sau mçi lÇn nhËp). Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt Sè lîng vËt liÖu Gi¸ ®¬n vÞ = x dïng xuÊt dïng b×nh qu©n Cã ba ph¬ng ph¸p x¸c ®Þnh gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n: . Gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n c¶ kú dù tr÷( b×nh qu©n gia quyÒn ) Gi¸ ®¬n vÞ b×nh Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú = Läng thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú vµ nhËp trong kú qu©n c¶ kú dù tr÷ + u ®iÓm: - ViÖc tÝnh gi¸ xuÊt vËt liÖu kh«ng phô thuéc vµo tÇn suÊt nhËp, xuÊt trong kú. - §¬n gi¶n, dÔ lµm phï hîp víi doanh nghiÖp cã Ýt danh ®iÓm vËt liÖu, sè lÇn nhËp, xuÊt nhiÒu. . Gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n cuèi kú tríc: Gi¸ ®¬n vÞ Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú (hoÆc cuèi kú trø¬c) b×nh qu©n = Lîng thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú (hoÆc cuèi kú trø¬c) cuèi kú tríc + u ®iÓm: §¬n gi¶n, ph¶n ¸nh kÞp thêi t×nh h×nh biÕn ®éng vËt liÖu trong kú. + Nhîc ®iÓm: §é chÝnh x¸c kh«ng cao v× kh«ng tÝnh ®Õn sù biÕn ®éng cña c¶ vËt liÖu kú nµy. Cã trêng hîp g©y ra bÊt hîp lý( tån kho ©m). . Gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n sau mçi lÇn nhËp (b×nh qu©n liªn hoµn) = Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån kho sau mçi lÇn nhËp 7 Gi¸ ®¬n vÞ b×nh qu©n Lîng thùc tÕ vËt liÖu tån kho sau mçi lÇn nhËp sau mçi lÇn nhËp + ¦u ®iÓm: Ph¬ng ph¸p nµy kh¾c phôc ®îc nhîc ®iÓm cña hai ph¬ng ph¸p trªn, võa ®¶m b¶o tÝnh kÞp thêi cña sè liÖu kÕ to¸n , võa chÝnh x¸c, võa ph¶n ¸nh ®îc t×nh biÕn ®éng cña gi¸ c¶. + Nhîc ®iÓm: ViÖc tÝnh to¸n phøc t¹p, tèn nhiÒu c«ng søc víi doanh nghiÖp ¸p dông kÕ to¸n thñ c«ng bëi v× sau mçi lÇn vËt liÖu nhËp kho, kÕ to¸n l¹i ph¶i tÝnh l¹i gi¸ b×nh qu©n do vËy chØ nªn ¸p dôngvíi nh÷ng doanh nghiÖp cã Ýt danh ®iÓm vËt liÖu, sè lÇn nhËp, xuÊt kh«ng nhiÒu, thùc hiÖn kÕ to¸n m¸y. * Ph¬ng ph¸p nhËp tríc, xuÊt tríc(FIFO): Ph¬ng ph¸p nµy gi¶ thiÕt r»ng sè vËt liÖu nµo nhËp tríc sÏ xuÊt tríc, xuÊt hÕt sè nhËp tríc th× míi xuÊt ®Õn sè nhËp sau theo gi¸ thùc tÕ cña tõng l« hµng xuÊt. Nãi c¸ch kh¸c, c¬ së cña ph¬ng ph¸p nµy lµ gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu mua tríc sÏ ®îc dïng lµm gi¸ ®Ó tÝnh gi¸thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt tríc vµ do vËy, gÝa trÞ vËt liÖu tån kho cuèi kú lµ gi¸ thùc tÕ cña sè vËt liÖu mua vµo sau cïng trong kú. + u ®iªm: GÇn ®óng víi luång nhËp, xuÊt vËt liÖu trong thùc tÕ. Ph¬ng ph¸p nµy gÇn víi ph¬ng ph¸p gi¸ thùc tÕ ®Ých danh do ®ã sÏ ph¶n ¸nh t¬ng ®èi chÝnh x¸c gi¸ trÞ vËt liÖu xuÊt kho vµ tån kho. H¬n n÷a, gi¸ trÞ vËt liÖu tån kho sÏ ®îc ph¶n ¸nh gÇn s¸t víi gi¸ thÞ trêng bëi v× gi¸ trÞ vËt liÖu tån kho bao gåm gi¸ trÞ cña vËt liÖu ®îc mua ë nh÷ng lÇn sau cïng. + Nhîc ®iÓm: - Lµm cho doanh thu hiÖn t¹i kh«ng phï hîp víi nh÷ng kho¶n chi phÝ hiÖn t¹iv× theo ph¬ng ph¸p nµy doanh thu hiÖn t¹i ®îc t¹o ra bëi gi¸ trÞ cña vËt liÖu ®îc mua vµo tõ c¸ch ®ã rÊt l©u. - Khèi lîng c«ng viÖc h¹ch to¸n lín. Ph¬ng ph¸p nµy chØ ¸p dông ë nh÷ng doanh nghiÖp cã Ýt vËt liÖu, sè lÇn nhËp kho cña mçi danh ®iÓm vËt liÖu kh«ng lín. * Ph¬ng ph¸p nhËp sau, xuÊt tríc( LIFO ): Ph¬ng ph¸p nµy gi¶ ®Þnh r»ng l« vËt liÖu nµo nhËp kho sau th× xuÊt tríc, xuÊt hÕt l« vËt liÖu nhËp sau m¬Ý ®Õn l« vËt liÖu nhËp tríc. Ph¬ng ph¸p nµy phï hîp khi gi¸ c¶ thÞ trêng cã xu híng t¨ng lªnv× khi ®ã doanh nghiÖp gi¶m ®îc sè thuÕ thu nhËp doanh nghiÖp ph¶i nép cho nhµ níc. + ¦u ®iÓm: Lµm cho doanh thu hiÖn t¹i phï hîp víi nh÷ng kho¶n chi phÝ hiÖn t¹i. + Nhîc ®iÓm: - Gi¸ trÞ vËt liÖu tån kho vµ vèn lu ®éngcña doanh nghiÖp ®îc ph¶n ¸nh thÊp h¬n so víi thùc tÕ. §iÒu nµy lµm cho kh¶ n¨ng thanh to¸n cña doanh nghiÖp bi nh×n nhËn kÐm h¬n so víi kh¶ n¨ng thùc tÕ. - Ph¬ng ph¸p nµy bá qua viÖc nhËp xuÊt vËt liÖu trong thùc tÕ. - Chi phÝ qu¶n lý vËt liÖu cña doanh nghiÖp cã thÓ cao v× ph¶i mua them vËt liÖu nh»m tÝnh vµo gi¸ vèn hµng hãa nh÷ng chi phÝ míi nhÊt víi gi¸ cao. 8 Ph¬ng ph¸p LIFO vµ ph¬ng ph¸p FIFO cã nh÷ng t¸c ®äng tr¸i ngîc nhau tíi kÕt qu¶ tµi chÝnh cña doanh nghiÖp . Ph¬ng ph¸p FIFO cung cÊp nh÷ng th«ng tin hîp lý, ®óng ®¾n vÒ gi¸ trÞ vËt liÖu trªn b¶ng c©n ®èi kÕ to¸n (BC§KT) nhng l¹i lµm doanh thu hiÖn t¹i kh«ng phï hîp víi chi phÝ trªn b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh(BCKQKD). Ngîc l¹i, ph¬ng ph¸p LIFO lµm cho doanh thu phï hîp víi chi phÝ trªn BCKQKD nhng l¹i ph¶n ¸nh gi¸ trÞ vËt liÖu ë møc l¹c hËu so víi gi¸ trÞ thÞ trêng cña nã trªn BC§KT. Trong khi ®ã ph¬ng ph¸p gi¸ b×nh qu©n lµ ph¬ng ph¸p trung hßa gi÷a hai ph¬ng ph¸p trªn. * Ph¬ng ph¸p gi¸ vËt liÖu tån cuèi kú: Víi c¸c ph¬ng ph¸p trªn, ®Ó tÝnh ®îc gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt kho ®ßi hái kÕ to¸n ph¶i x¸c ®Þnh lîng vËt liÖu xuÊt kho c¨n cø vµo c¸c chøng tõ xuÊt. Tuy nhiªn, trong thùc tÕ cã nh÷ng doanh nghiÖp cã nhiÒu chñng lo¹i vËt liÖu víi mÉu m· kh¸c nhau, gi¸ trÞ thÊp l¹i ®îc xuÊt dïng thêng xuyªn sÏ kh«ng cã ®iÒn kiÖn kiÓm kª tõng nghiÖp vô xuÊt kho. Trong ®iÒu kiÖn ®ã, doanh nghiÖp ph¶i tÝnh gi¸ cho sè lîng vËt liÖu tån kho cuèi kú,sau ®ã míi x¸c ®Þnh ®îc gi¸ thùc tÕ cña vËt liÖu xuÊt kho trong kú: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu Sè lîng vËt liÖu §¬n gi¸ vËt liÖu nhËp kho = x tån kho cuèi kú tån kho cuèi kú lÇn cuèi Gi¸ thùc tÕ vËt Gi¸ thùc tÕ vËt Gi¸ thùc tÕ vËt Gi¸ thùc tÕ vËt = + liÖu tån kho ®Çu - liÖu tån kho liÖu xuÊt kho liÖu nhËp kho kú cuèi kú +u ®iÓm: - §¬n gi¶n, nhanh chãng, viÖc tÝnh gi¸ vËt liÖu xuÊt kho kh«ng phô thuéc vµo tÇn suÊt nhËp, xuÊt vËt liÖu trong kú. + Nhîc ®iÓm: §é chÝnh x¸c kh«ng cao, kh«ng ph¶n ¸nh ®îc sù biÐn ®éng cña gi¸ c¶. II. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu: Trong doanh nghiÖp s¶n xuÊt , vËt liÖu bao gèm rÊt nhiÒu chñng lo¹i kh¸c nhau víi sè läng vµ gi¸ trÞ kh¸c nhau. §Ó qóa tr×nh s¶n xuÊt diÔn ra liªn tôc th× ph¶i thêng xuyªn ®¶m b¶o ®ñ lîng vËt liÖu cho tiªu dïng vµ dù tr÷. Do ®ã c¸c doanh nghiÖp ph¶i tiÕn hµnh h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®Ó theo dâi thêng xuyªn«ng th«n t×nh h×nh nhËp, xuÊt , tån vËt liÖu c¶ ë kho vµ phßng kÕ to¸n trªn c¬ së c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho ban ®Çu. H¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu lµ viÖc c¸c doanh nghiÖp tæ chøc hÖ thèng chøng tõ, më sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt vµ vËn dông mét ph¬ng ph¸p kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu cho phï hîp ®Ó t¨ng cêng cho c«ng t¸c qu¶n lý vËt liÖu nãi riªng, qu¶n lý tµi s¶n nãi chung. §Ó tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu, c¸c doanh nghiÖp sö dông mét sè chøng tõ ban ®Çu mang tÝnh b¾t buéc theo qui ®Þnh cña Bé tµi chÝnh bao gåm: + PhiÕu nhËp kho(MÉu 01-VT). + PhiÕu xuÊt kho(MÉu 02- VT). + PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé(MÉu 03-VT). + ThÎ kho(MÉu 06- Vt). + Biªn b¶n kiÓm kª VT, s¶n phÈm, hµng hãa(MÉu 08- VT). 9 Ngoµi c¸c chøng tõ trªn, tïy theo yªu cÇu qu¶n lý vµ ®iÒu kiÖn cô thÓ cña mçi doanh nghiÖp mµ vËn dông thªm c¸c chøng tõ kh¸c mang tÝnh híng dÉn nh: + Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t(MÉu sè 04-VT). + PhiÕu xuÊt vËt t theo h¹n møc(MÉu sè 04- VT). + PhiÕu b¸o vËt t cßn l¹i cuèi kú(MÉu sè 07-VT) C¸c ph¬ng ph¸p h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu bao gåm: + Ph¬ng ph¸p thÎ song song. + Ph¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. + Ph¬ng ph¸p sæ sè d. Mçi ph¬ng ph¸p nµy ®Òu cã nh÷ng u ®iÓm, nhîc ®iÓm vµ ph¹m vi ¸p dông riªng nhng ®Òu nh»m môc ®Ých theo dâit×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån vËt liÖu vÒ sè lîng vµ gi¸ trÞ c¶ ë kho vµ phßng kÕ to¸n . 1. Ph¬ng ph¸p thÎ song song: Theo ph¬ng ph¸p nµy, ®Ó h¹ch to¸n nghiÖp vô nhËp, xuÊt vµ tån kho vËt liÖu , ë kho ph¶i më thÎ kho ®Ó ghi chÐp vÒ mÆt sè lîng vµ phßng kÕ to¸n ph¶i më thÎ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®Ó ghi chÐp vÒ mÆt sè lîng vµ gi¸ trÞ. ThÎ kho ®îc më cho tõng danh ®iÓm vËt liÖu vµ ph¸t cho thñ kho sau khi ®· ®¨ng ký vµo sæ ®¨ng ký thÎ kho. * T¹i kho: Hµng ngµy, khi nhËn c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt vËt liÖu , thñ kho ph¶i kiÓm tra tÝnh hîp ph¸p, hîp lý cña chøng tõ råi tiÕn hµnh ghi sè lîng thùc nhËp, thùc xuÊt vµo chøng tõ vµ thÎ kho, cuèi ngµy thñ kho tiÕn hµnh tæng céng sè nhËp, xuÊt tÝnh ra sè tån kho trªn thÎ kho. Mçi chøng tõ ghi mét dßng vµo thÎ kho. §èi víi phiÕu xuÊt vËt t theo h¹n møc, sau mçi lÇn xuÊt thñ kho ph¶i ghi sè thùc xuÊt vµo thÎ kho mµ kh«ng ®îi ®Õn khi kÕt thóc chøng tõ míi ghi mét lÇn. Thñ kho ph¶i thêng xuyªn ®èi chiÕu sè tån kho trªn thÎ kho víi sè liÖu thùc tÕ cßn l¹i ë kho ®Ó ®¶m b¶o sæ s¸ch vµ hiÖn vËt lu«n khíp nhau. Hµng ngµy hoÆc ®Þnh kú 3, 5 ngµy mét lÇn thñ kho chuyÓn toµn bé chøng tõ nhËp, xuÊt ®· ®îc ph©n lo¹i cho tõng thø vËt liÖu cho phßng kÕ to¸n. *T¹i phßng kÕ to¸n: KÕ to¸n ph¶i më sæ(thÎ) kÕ to¸n chi tiÕt cho tõng danh ®iÓm vËt liÖu t¬ng øng víi thñ kho më ë kho. KÕ to¸n sö dông thÎ(sæ) thÎ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp, xuÊt tån kho theo chØ tiªu hiÖn vËt vµ gi¸ trÞ. ThÎ(sæ) kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu cã néi dung gièng nh thÎ kho, nhng chØ kh¸c lµ theo dâi c¶ vÒ sè lîng vµ gi¸ trÞ cña vËt liÖu . Hµng ngµy hoÆc ®Þnh kú 3, 5 ngµy mét lÇn khi nhËn ®îc c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho do thñ kho chuyÓn lªn, nh©n viªn kÕ to¸n vËt liÖu ph¶i kiÓm tra chøng tõ , ®èi chiÕu c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho víi c¸c chøng tõ liªn quan nh ho¸ ®¬n mua hµng, phiÕu mua hµng, hîp ®ång vËn chuyÓn,... ghi ®¬n gi¸ vµ tÝnh thµnh tiÒn trªn tõng chøng tõ nhËp, xuÊt. C¨n cø vµo c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho ®· kiÓm tra vµ tÝnh thµnh tiÒn, kÕ to¸n lÇn lît ghi c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt kho vµo c¸c thÎ kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu liªn quan gièng nh tr×nh tù ghi thÎ kho cña thñ kho. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n céng sæ chi tiÕt vËt liÖu vµ kiÓm tra, ®èi chiÕu víi thÎ kho. 10 Ngoµi ra, ®Ó cã sè liÖu ®èi chiÕu, kiÓm tra víi kÕ to¸n tæng hîp cÇn ph¶i tæng hîp sè liÖu kÕ to¸n chi tiÕt tõ c¸c sæ kÕ to¸n chi tiÕt vµo b¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu c¶ vÒ sè lîng vµ gi¸ trÞ theo tõng nhãm, lo¹i vËt liÖu. S¬ ®å 1: h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p thÎ song song Chøng tõ nhËp ThÎ kho Sæ chi tiÕt B¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt, tån Chøng tõ xuÊt Ghi chó Ghi hµng ngµy + u ®iÓm: Ghi cuèi th¸ng Ph¬ng ph¸p nµy ®¬n gi¶n, dÔ lµm, dÔ kiÓm tra, ®èi chiÕu sè liÖu, ®¶m chiÕu, kiÓm tra cung cÊp th«ng tin nhanh cho b¶o sù chÝnh x¸c cña th«ng §èi tin vµ cã kh¶ n¨ng kÕ to¸n qu¶n trÞ hµng tån kho. + Nhîc ®iÓm: ViÖc ghi chÐp gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n cßn trïng lÆp vÒ chØ tiªu sè lîng.Ngoµi ra,viÖc kiÓm tra, ®èi chiÕu chñ yÕu tiÕn hµnh vµo cuèi th¸ng do vËy h¹n chÕ chøc n¨ng kiÓm tra kÞp thêi cña kÕ to¸n. Ph¬ng ph¸p nµy thÝch hîp víi c¸c doanh nghiÖp cã Ýt chñng lo¹i vËt liÖu, khèi lîng c¸c nghiÖp vô nhËp, xuÊt Ýt, ph¸t sinh kh«ng thêng xuyªn vµ tr×nh ®é nghiÖp vô cña nh©n viªn kÕ to¸n cha cao. 2. Ph¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn Ph¬ng ph¸p nµy ®îc h×nh thµnh trªn c¬ së c¶i tiÕn mét bíc ph¬ng ph¸p thÎ song song. * T¹i kho: Theo ph¬ng ph¸p nµy, ®Ó h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu , t¹i kho vÉn më thÎ kho ®Ó theo dâi vÒ mÆt sè lîng ®èi víi tõng danh ®iÓm vËt liÖu nh ph¬ng ph¸p thÎ song song. *T¹i phßng kÕ to¸n : §Þnh kú, sau khi nhËn ®îc c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho tõ thñ kho ,kÕ to¸n thùc hiÖn kiÓm tra vµ më sæ ®èi chiªó lu©n chuyÓn ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån kho vÒ sè lîng vµ gi¸ trÞ cña tõng thø vËt liÖu ë tõng kho. Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn kh«ng ghi theo tõng chøng tõ nhËp, xuÊt kho mµ chØ ghi mét lÇn vµo cuèi th¸ng trªn c¬ së tæng hîp nhËp, xuÊt kho ph¸t sinh trong th¸ng cña tõng danh ®iÓm vËt liÖu . Mçi danh ®iÓm vËt liÖu chØ ®îc ghi mét dßng trªn sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn. §Ó cã sè liÖu ghi vµo sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn, kÕ to¸n ph¶i lËp b¶ng kª nhËp, b¶ng kª xuÊt trªn c¬ së c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt ®Þnh kú do thñ kho chuyÓn tíi.Cuèi th¸ng tiÕn hµnh kiÓm tra, ®èi chiÕu sè lîng vËt liÖu trªn sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn víi sè lîng trªn thÎ kho cña thñ kho vµ ®èi chiÕu sè tiÒn 11 cña tõng lo¹i vËt liÖu trªn sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn víi sè liÖu kÕ to¸n tæng hîp. S¬ ®å 2: h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn Chøng tõ nhËp B¶ng kª nhËp ThÎ kho Sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn Chøng tõ xuÊt Ghi chó B¶ng kª xuÊt Ghi hµng ngµy + u ®iÓm: Ghi cuèi th¸ng Ph¬ng ph¸p nµy ®¬n gi¶n, dÔ §èi lµm,chiÕu, khèi lîng kiÓmghi tra chÐp gi¶m bít so víi ph¬ng ph¸p thÎ song song . + Nhîc ®iÓm: - ViÖc ghi chÐp trïng l¾p gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n vÒ chØ tiªu sè lîng . - ViÖc kiÓm tra, ®èi chiªó sè liÖu gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n chØ ®îc tiÕn hµnh vµo cuèi th¸ng, v× vËy h¹n chÕ chøc n¨ng kiÓm tra cña kÕ to¸n . - NÕu kh«ng lËp b¶ng kª nhËp, xuÊt vËt liÖu th× viÖc s¾p xÕp chøng tõ nhËp, xuÊt trong c¶ th¸ng ®Ó ghi sæ ®èi chiÕu lu©n chuyÓn dÔ ph¸t sinh nhÇm lÉn, sai sãt. NÕu lËp b¶ng kª nhËp, xuÊt th× khèi lîng ghi chÐp vÉn lín. - Theo yªu c©ï cung cÊp th«ng tin nhanh phôc vô qu¶n trÞ hµng tån kho th× c¸c doanh nghiÖp kh«ng nªn sö dông ph¬ng ph¸p nµy, v× muèn lËp b¸o c¸o nhanh hµng tån kho cÇn ph¶i dùa vµo sè liÖu trªn thÎ kho. Ph¬ng ph¸p nµy thÝch hîp víi c¸c doanh nghiÖp kh«ng cã nhiÒu nghiÖp vô nhËp, xuÊt, kh«ng bè trÝ riªng nh©n viªn kÕ to¸n chi tiÕt vËt liÖu do vËy kh«ng cã ®iÒu kiÖn ghi chÐp, theo dâi t×nh h×nh nhËp, xuÊt hµng ngµy. 2. Ph¬ng ph¸p sæ sè d Ph¬ng ph¸p naú lµ mét bíc c¶i tiÕn c¨n b¶n trong viÖc tæ chøc h¹ch to¸n chi tiÕt vËt liÖu . §Æc ®iÓm næi bËt cña ph¬ng ph¸p nµy lµ kÕt hîp chÆt chÏ viÖc h¹ch to¸n nghiÖp vô cña thñ kho víi viÖc ghi chÐp cña phßng kÕ to¸n vµ trªn c¬ së kÕt hîp ®ã, ë kho chØ h¹ch to¸n vÒ sè lîng vµ ë phßng kÕ to¸n chØ h¹ch to¸n vÒ gi¸ trÞ cu¶ vËt liÖu , xo¸ bá ®îc ghi chÐp trïng l¾p gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n , t¹o ®iÒu kiÖn kiÓm tra thêng xuyªn vµ cã hÖ thèng cña kÕ to¸n ®èi víi thñ kho , ®¶m b¶o sè liÖu kÕ to¸n chÝnh x¸c, kÞp thêi. 12 * T¹i kho: H¹ch to¸n vËt liÖu t¹i kho do thñ kho thùc hiÖn trªn c¸c thÎ kho nh c¸c ph¬ng ph¸p trªn. Hµng ngµy hoÆc ®Þnh kú 3, 5 ngµy theo qui ®Þnh cña doanh nghiÖp , sau khi ghi thÎ kho xong, thñ kho ph¶i tËp hîp toµn bé chøng tõ nhËp, xuÊt kho vËt liÖu ph¸t sinh trong ngµy hoÆc trong kú theo tõng nhãm vËt liÖu qui ®Þnh. C¨n cø vµo kÕt qu¶ ph©n lo¹i chøng tõ lËp phiÕu giao nhËn chøng tõ kª râ sè lîng , sè hiÖu c¸c chøng tõ cña tõng lo¹i vËt liÖu , lËp riªng cho phiÕu nhËp kho vµ phiªó xuÊt kho. PhiÕu nµy sau khi nhËp xong ®îc ®Ýnh kÌm víi c¸c tËp phiÕu nhËp kho hoÆc phiÕu xuÊt kho ®Ó giao cho kÕ to¸n. Ngoµi c«ng viÖc hµng ngµy nh trªn thñ kho cßn ph¶i ghi sè lîng vËt liÖu tån kho cuèi th¸ng cña tõng thø vËt liÖu vµo sæ sè d. Sæ sè d do kÕ to¸n më cho tõng kho v µ dïng cho c¶ n¨m. Cuèi th¸ng, kÕ to¸n giao sæ sè d cho thñ kho ghi sè lîng vËt liÖu tån kho c¨n cø vµo c¸c thÎ kho. Ghi xong, thñ kho ph¶i chuyÓn sæ vÒ phßng kÕ to¸n ®Ó kiÓm tra vµ tÝnh thµnh tiÒn. * T¹i phßng kÕ to¸n : §Þnh kú nh©n viªn kÕ to¸n xuèng kho ®Ó kiÓm tra viÖc ghi chÐp trªn thÎ kho cña thñ kho vµ thu nhËn c¸c chøng tõ nhËp, xuÊt kho. T¹i phßng kÕ to¸n , nh©n viªn kÕ to¸n kiÓm tra l¹i chøng tõ vµ hoµn chØnh chøng tõ , sau ®ã tæng hîp gi¸ trÞ vËt liÖu theo tõng nhãm, lo¹i vËt liÖu nhËp, xuÊt ®Ó ghi vµo cét thµnh tiÒn cña phiÕu giao nhËn chøng tõ . Sè liÖu" Thµnh tiÒn" trªn phiÕu giao nhËn chøng tõ nhËp, xuÊt theo tõng nhãm, lo¹i vËt liÖu ®îc ghi vµo b¶ng luü kÕ nhËp vµ b¶ng luü kÕ xuÊt vËt liÖu. Cuèi th¸ng, céng sè liÖu trªn c¸c b¶ng luü kÕ nhËp vµ b¶ng luü kÕ xuÊt ®Ó ghi c¸c phÇn nhËp, xuÊt trªn b¶ng luü kÕ nhËp, xuÊt, tån kho vËt liÖu, tÝnh ra sè tån kho cuèi th¸ng cña tõng nhãm, lo¹i vËt liÖu, råi ghi vµo cét "Tån kho cuèi th¸ng" cña b¶ng kª nµy.§ång thêi cuèi th¸ng nhËn ®îc sæ sè d do thñ kho chuyÓn lªn, kÕ to¸n tÝnh gi¸ h¹ch to¸n cña hµng tån kho ®Ó ghi vaß sæ sè d cét " thµnh tiÒn". Sau ®ã céng theo nhãm, lo¹i vËt liÖu trªn sæ sè d, sè liÖu nµy ph¶i khíp víi sè liªô cét "tån kho cuèi th¸ng" cña nhãm, lo¹i hµng tån kho t¬ng øng trªn b¶ng luü kÕ nhËp, xuÊt, tån kho cïng kú. S¬ ®å 3: PhiÕu giao nhËn Chøng tõ nhËp B¶ng luüsæ kÕ sè xuÊt h¹ch to¸n chi tiÕt vËt theo ph¬ng ph¸p d chøngliÖu tõ nhËp ThÎ kho Sæ sè d B¶ng tæng hîp nhËp, xuÊt tån Chøng tõ xuÊt PhiÕu giao nhËn chøng tõ xuÊt B¶ng luü kÕ xuÊt Ghi chó Ghi hµng ngµy Ghi cuèi13th¸ng §èi chiÕu, kiÓm tra + u ®iÓm: Tr¸nh ®îc ghi chÐp trïng l¾p gi÷a kho vµ phßng kÕ to¸n , gi¶m bít khèi lîng ghi chÐp kÕ to¸n , c«ng viÖc ®îc tiÕn hµnh ®Òu trong th¸ng. KÕ to¸n thùc hiÖn kiÓm tra thêng xuyªn ®èi viÖc ghi chÐp cña thñ kho trªn thÎ kho còng nh viÖc b¶o qu¶n hµng trong kho cña thñ kho . +Nhîc ®iÓm: Khã kiÓm tra sai sãt v× phßng kÕ to¸n chØ theo dâi vÒ mÆt gÝa trÞ cña tõng nhãm vËt liÖu . Ph¬ng ph¸p nµy phï hîp víi c¸c doanh nghiÖp cã nhiÒu danh ®iÓm vËt liÖu, nghiÖp vô nhËp, xuÊt nhiÒu dïng gi¸ h¹ch to¸n ®Ó ghi chÐp t×nh h×nh nhËp, xuÊt, tån vËt liÖu vµ yªu cÇu tr×nh ®é kÕ to¸n cao. III. H¹ch to¸n tæng hîp vËt liÖu §Ó h¹ch to¸n vËt liÖu, kÕ to¸n cã thÓ ¸p dông ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn hoÆc ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú. ViÖc sö dông ph¬ng ph¸p nµo lµ tuú thuéc vµo ®Æc ®iÓm kinh doanh cu¶ doanh nghiÖp, vµo yªu cÇu cña c«ng t¸c qu¶n lý, vµo tr×nh ®é c¸n bé kÕ to¸n, còng nh vµo quy ®Þnh cña chÕ ®é kÕ to¸n hiÖn hµnh. C¨n cø vµo giÊy b¸o nhËn hµng, khi hµng vÒ ®Õn n¬i, doanh nghiÖp cã tr¸ch nhiÖm lËp ban kiÓm nghiÖm ®Ó kiÓm nghiÖm vËt t thu mua c¶ vÒ sè lîng, chÊt lîng, qui c¸ch, mÉu m·. Ban kiÓm nghiÖm sÏ c¨n cø vµo kÕt qu¶ kiÓm nghiÖm thùc tÕ ®Ó ghi vµo "Biªn b¶n kiÓm nghiÖm vËt t ", sau ®ã, bé phËn cung øng sÏ lËp "PhiÕu nhËp kho vËt liÖu "trªn c¬ së ho¸ ®¬n, giÊy b¸o nhËn hµng vµ biªn b¶n kiÓm nghiÖm råi giao cho thñ kho. Thñ kho sÏ ghi sæ sè thùc tÕ nhËp kho vµo phiÕu råi chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n lµm c¨n cø ghi sæ. Trong trêng hîp ph¸t hiÖn thõa thiÕu, sai qui c¸ch th× thñ kho ph¶i b¸o ngay cho bé phËn cung øng biÕt vµ cïng ngêi giao hµng lËp biªn b¶n. Khi xuÊt kho vËt liÖu víi c¸c môc ®Ých kh¸c nhau, kÕ to¸n sö dông c¸c chøng tõ kh¸c nhau. Trong trêng hîp xuÊt kho vËt liÖu kh«ng thêng xuyªn víi sè lîng Ýt th× sö dông " PhiÕu xuÊt vËt t ". PhiÕu nµy ®îc lËp thµnh 3 liªn, 1 liªn giao cho bé phËn lÜnh vËt t, 1 liªn giao cho bé phËn cung øng vËt t vµ 1 liªn giao cho thñ kho ®Ó ghi vµo thÎ kho sau ®ã chuyÓn lªn phßng kÕ to¸n. Trong trêng hîp vËt t xuÊt thêng xuyªn trong th¸ng vµ doanh nghiÖp ®· lËp ®îc ®Þnh møc tiªu hao vËt t cho s¶n phÈm th× sö dông" PhiÕu xuÊt vËt t theo h¹n møc". PhiÕu nµy ®îc lËp thµnh 2 liªn,1liªn giao cho thñ kho, 1liªn giao cho ®¬n vÞ lÜnh, sau mçi lÇn xuÊt kho, thñ kho ghi sè thùc xuÊt vµo thÎ kho. Cuèi th¸ng hoÆc sau khi ®· xuÊt hÕt h¹n møc, thñ kho ph¶i thu l¹i phiÕu cña ®¬n vÞ lÜnh, kiÓm tra ®èi chiÕu víi thÎ kho, ký vµ chuyÓn 1 liªn cho bé phËn cung øng, liªn cßn l¹i chuyÓn cho phßng kÕ to¸n. §èi víi trêng hîp xuÊt b¸n vËt liÖu, bé phËn cung øng sÏ lËp " Ho¸ ®¬n kiªm phiÕu xuÊt kho" lËp thµnh 3 liªn: 1 liªn lu ë phßng cung øng, 1 liªn giao cho kh¸ch hµng vµ 1 liªn thñ kho ghi vµo thÎ kho vµ chuyÓn lªn cho phßng kÕ to¸n. Trêng hîp xuÊt kho vËt liÖu ®Ó gia c«ng chÕ biÕn, di chuyÓn néi bé, doanh nghiÖp sö dông "PhiÕu xuÊt kho kiªm vËn chuyÓn néi bé". 14 1. H¹ch to¸n nhËp xuÊt vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn: Ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn lµ ph¬ng ph¸p theo dâi vµ ph¶n ¸nh t×nh hiÖn cã, biÕn ®éng t¨ng, gi¶m hµng tån kho mét c¸ch thêng xuyªn, liªn tôc trªn c¸c tµi kho¶n ph¶n ¸nh tõng lo¹i hµng tån kho. Ph¬ng ph¸p nµy ®îc sö dông phæ biÕn hiÖn nay ë níc ta v× nh÷ng tiÖn Ých cña nã. Tuy nhiªn, víi nh÷ng doanh nghiÖp cã nhiÒu chñng lo¹i vËt t, hµng ho¸ cã gi¸ trÞ thÊp, thêng xuyªn xuÊt dïng, xuÊt b¸n mµ ¸p dông ph¬ng ph¸p nµy sÏ tèn rÊt nhiÒu c«ng søc. Tuy vËy, ph¬ng ph¸p nµy cã ®é chÝnh x¸c cao vµ cung cÊp th«ng tin vÒ hµng tån kho mét c¸ch kÞp thêi, cËp nhËt. Theo ph¬ng ph¸p nµy, t¹i bÊt kú thêi ®iÓm nµo, kÕ to¸n còng cã thÓ x¸c ®Þnh ®îc lîng nhËp, xuÊt, kho tõng lo¹i hµng tån kho nãi chung vµ vËt liÖu nãi riªng. §Ó h¹ch to¸n vËt liÖu kÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n: TK 151" Hµng mua ®ang ®i ®êng" Tµi kho¶n nµy ®îc sö dông ®Ó theo dâi c¸c lo¹i nguyªn, vËt liÖu, hµng ho¸ mµ doanh nghiÖp ®· mua, ®· chÊp nhËn mua, ®· thuéc quyÒn së h÷u cña doanh nghiÖp nhng cuèi th¸ng cha vÒ nhËp kho. TK 331, 111, 141... TK®êng 152 cuèi kú. TK 621 Bªn 112, Nî: Gi¸ trÞ hµng ho¸, vËt t ®ang ®i Bªn Cã: Gi¸ trÞ vËt t, hµng ho¸ mua ë c¸c kú tríc nhËp kho hoÆc chuyÓn giao th¼ng cho kh¸ch hµng. T¨ng do mua ngoµi XuÊt ®Ó chÕ t¹okú. s¶n phÈm D Nî: Gi¸ trÞ vËt t, hµng ho¸ ®ang ®i dêng cuèi TK 152" Nguyªn liÖu, vËtTK liÖu " 1331 Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó theo dâi gi¸ trÞ hiÖn cã, t×nh h×nh t¨ng, gi¶m cña TKtheo 627,tõng 641, lo¹i, 642, 241 c¸c lo¹i nguyªn, vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ, cã thÓ më chi tiÕt ThuÕ nhãm, thø,...tuú theo yªu cÇu qu¶n lý vµ ph¬ng tiÖn tÝnh to¸n. GTGT Bªn Nî: - Gi¸ thùc®îc tÕ khÊu nguyªn, vËt liÖu nhËp kho. XuÊt dïng cho - Gi¸ trÞ nguyªn, vËt liÖu thõa ph¸t hiÖn khi kiÓm kª. ph©n xëng b¸n trõ Bªn Cã: - TrÞ gi¸ thùc tÕ nguyªn, vËt liÖu xuÊthµng, kho. qu¶n lý, XDCB - Gi¶m gi¸ ®îc hëng. TK 621 - TrÞ gi¸ thùc tÕ nguyªn, vËt liÖu thiÕu hôt, h háng ph¸t hiÖn khi kiÓm kª. Hµng ®i tÕ ®êng kú tríc D Nî: TrÞ gi¸ thùc nguyªn, vËt liÖu tån kho. TKmét 128,sè222 nhËp kho kú nµy Ngoµi ra trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n, kÕ to¸n cßn sö dông tµi kho¶n liªn quan kh¸c nh TK 133, TK 331, TK 111, TK 621, 627, 641, 642,... XuÊt gãp vèn liªn doanh TK 411 S¬ ®å 4: NhËn cÊpto¸n ph¸t, tÆng thëng h¹ch nhËp, xuÊt vËt liÖu theo vèn gãp liªn doanh ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn TK 154 TK 336, 338 XuÊt ngoµi gia c«ng chÕ biÕn C¸c trêng hîp t¨ng vËt liÖu kh¸c TK 412 §¸nh gi¸ gi¶m TK 128, 222 NhËn l¹i vèn gãp liªn doanh 15 §¸nh gi¸ t¨ng 2. H¹ch to¸n nhËp, xuÊt vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú Ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú lµ ph¬ng ph¸p kh«ng theo dâi thêng xuyªn, liªn tôc vÒ t×nh h×nh biÕn ®éng cña c¸c lo¹i vËt t, hµng ho¸, s¶n phÈm trªn c¸c tµi kho¶n ph¶n ¸nh tõng lo¹i hµng ho¸ tån kho mµ chØ ph¶n ¸nh gi¸ trÞ tån kho ®Çu kú vµ cuèi kú cña chóng trªn c¬ së kiÓm kª cuèi kú, x¸c ®Þnh lîng tån kho thùc tÕ vµ lîng xuÊt dïng cho s¶n xuÊt kinh doanh vµ c¸c môc ®Ých kh¸c. §é chÝnh x¸c cña ph¬ng ph¸p nµy kh«ng cao mÆc dï tiÕt kiÖm ®îc c«ng søc ghi chÐp vµ nã chØ thÝch hîp víi c¸c ®¬n vÞ kinh doanh nh÷ng lo¹i hµng ho¸, vËt t kh¸c nhau, gi¸ trÞ thÊp, thêng xuyªn xuÊt dïng, xuÊt b¸n. Theo ph¬ng ph¸p nµy kÕ to¸n sö dông c¸c tµi kho¶n sau: - TK 611" Mua hµng"(TiÓu kho¶n 6111 - Mua nguyªn, vËt liÖu " Tµi kho¶n nµy dïng ®Ó theo dâi t×nh h×nh thu mua, t¨ng, gi¶m nguyªn, vËt liÖu theo gi¸ thùc tÕ ( gi¸ mua vµ chi phÝ thu mua). Bªn Nî: Ph¶n ¸nh gi¸ thùc tÕ nguyªn, vËt liÖu tån kho ®Çu kú vµ t¨ng thªm trong kú. Bªn Cã: Ph¶n ¸nh gi¸ thùc tÕ vËt liÖu xuÊt dïng, xuÊt b¸n, thiÕu hôt trong kú vµ tån kho cuèi kú. TK 611 cuèi kú kh«ng cã sè d vµ thêng ®îc më chi tiÕt theo tõng lo¹i vËt t . - TK 152 " Nguyªn vËt liÖu " Dïng ®Ó ph¶n ¸nh gi¸ thùc tÕ nguyªn, vËt liÖu tån kho, chi tiÕt theo tõng lo¹i. Bªn Nî: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån kho cuèi kú. Bªn Cã: KÕt chuyÓn gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån ®Çu kú. 16 D Nî: Gi¸ thùc tÕ vËt liÖu tån kho cuèi kú. - TK 151" Hµng mua ®ang ®i trªn ®êng" Dïng ®Ó ph¶n ¸nh trÞ gi¸ sè hµng mua(®· thuéc së høu cña doanh nghiÖp ) nhng ®ang ®i trªn ®êng hay ®ang göi t¹i kho ngêi b¸n, chi tiÕt theo tõng lo¹i hµng, tõng ngêi b¸n. Bªn Nî: Gi¸ thùc tÕ hµng ®ang ®i ®êng cuèi kú. Bªn Cã: KÕt chuyÓn gi¸ thùc tÕ hµng ®ang ®i ®êng ®Çu kú. D Nî : Gi¸ thùc tÕ hµng ®ang ®i ®êng cuèi kú. Ngoµi ra, trong qu¸ tr×nh h¹ch to¸n, kÕ to¸n cßn sö dông c¸c tµi kho¶n liªn quan nh: TK 133, 331, 111, 112,... S¬ ®å 5: H¹ch to¸n nhËp, xuÊt vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú TK 152 TK 151, 152, 153 D: xxx KÕt chuyÓn gi¸ trÞ vËt liÖu tån ®Çu kú TK 151, 152 Gi¸ trÞ vËt liÖu tån cuèi kú TK 627, 641, 642, 241 TK 111, 112, 331 Gi¸ trÞ vËt liÖu mua vµo trong kú TK 1331 ThuÕ GTGT ®îc khÊu trõ XuÊt dïng cho s¶n xuÊt kinh doanh TK 111, 112, 331 Gi¶m gi¸ ®îc hëng vµ gi¸ trÞ hµng mua tr¶ l¹i TK 411 NhËn l¹i vèn gãp liªn doanh, cÊp ph¸t, tÆng thëng TK 241, 154... VËt liÖu xuÊt dïng cho môc ®Ých kh¸c TK 336, 338, 412,... trêng hîp t¨ng C¶ trêng hîp C¸c h¹ch vËtto¸n liÖutæng kh¸chîp nhËp, xuÊt vËt liÖu theo ph¬ng ph¸p kª khai thêng xuyªn vµ ph¬ng ph¸p kiÓm kª ®Þnh kú, doanh nghiÖp tÝnh thuÕ 17 GTGT theo ph¬ng ph¸p khÊu trõ vµ ph¬ng ph¸p trùc tiÕp h¹ch to¸n kh¸c nhau ë trêng hîp t¨ng vËt liÖu do mua ngoµi nhËp kho, cßn c¸c trêng hîp t¨ng vËt liÖu kh¸c th× h¹ch to¸n lµ gièng nhau. Cô thÓ trêng hîp t¨ng vËt liÖu do mua ngoµi nhËp kho ®èi víi doanh nghiÖp tÝnh thuÕ GTGT theo ph¬ng ph¸p trùc tiÕp kÕ to¸n ghi theo gi¸ nhËp lµ gi¸ cã thuÕ GTGT. IV. H¹ch to¸n vËt liÖu thõa thiÕu sau kiÓm kª KiÓm kª vËt liÖu lµ mét biÖn ph¸p nh»m bæ sung vµ kiÓm tra hiÖn tr¹ng cña vËt liÖu mµ c¸c ph¬ng ph¸p kÕ to¸n cha ph¶n ¸nh ®îc. Th«ng qua kiÓm kª, doanh nghiÖp n¾m ®îc thùc tr¹ng cña vËt liÖu c¶ vÒ sè lîng vµ chÊt lîng, ng¨n ngõa hiÖn tîng l·ng phÝ, tham « vËt liÖu, cã biÖn ph¸p xö lý kÞp thêi nh÷ng hiÖn tîng tiªu cùc nh»m qu¶n lý tèt vËt liÖu. Tuú theo yªu cÇu qu¶n lý, kiÓm kª cã thÓ ®îc thùc hiÖn theo ph¹m vi toµn doanh nghiÖp hay tõng bé phËn, ®¬n vÞ; kiÓm kª ®Þnh kú hay kiÓm kª bÊt thêng...Khi kiÓm kª doanh nghiÖp ph¶i thµnh lËp héi ®ång hoÆc ban kiÓm kª, héi ®ång hoÆc ban kiÓm kª ph¶i cã thµnh phÇn ®¹i diÖn l·nh ®¹o, nh÷ng ngêi cã tr¸ch nhiÖm vËt chÊt vÒ b¶o qu¶n vËt t, phßng kÕ to¸n vµ c¸n bé nh©n viªn doanh nghiÖp. Khi kiÓm kª doanh nghiÖp ph¶i thùc hiÖn viÖc c©n, ®o, ®ong, ®Õm vµ ph¶i lËp biªn b¶n kiÓm kª(mÉu 08 - VT ), x¸c ®Þnh sè chªnh lÖch gi÷a sè liÖu thùc kiÓm kª víi sè liÖu trong sæ kÕ to¸n. tr×nh bµy ý kiÕn ®Ò xuÊt xö lý c¸c chªnh lÖch.ViÖc xö lý kÕt qu¶ kiÓm kª ®îc thùc hiÖn bëi héi ®ång xö lý tµi s¶n. Doanh nghiÖp ph¶i lËp héi ®ång hoÆc ban xö lý tµi s¶n ®¶m b¶o ®Çy ®ñ thµnh phÇn cÇn thiÕt ®Ó gi¶i quyÕt c¸c trêng hîp thõa, thiÕu vËt liÖu nãi riªng vµ c¸c tµi s¶n trong kiÓm kª nãi chung. Héi ®ång xö lý tµi s¶n cã tr¸ch nhiÖm ph©n tÝch, ®¸nh gi¸ c¸c nguyªn nh©n cô thÓ ®Ó ®i ®Õn kÕt luËn kh¸ch quan. S¬ ®å 6 : H¹ch to¸n vËt liÖu thõa thiÕu sau kiÓm kª TK 721 TK 721 TK 621, 627, 641, 642 (1) (4) TK 721 TK 338 (3381) (5) (2) TK 111, 334, 138(1388) TK 002 (6) TK 138 (1381) Ghi chó: (7) (1): VËt liÖu thõa x¸c ®Þnh lµ cña doanh nghiÖp . (2): vËt liÖu thõa cha râ nguyªn nh©n chê xö lý. 18 (3): vËt liÖu thõa lµ cña ®¬n vÞ kh¸c. (4): vËt liÖu thiÕu do c©n, ®ong, ®o ®Õm sai. (5): VËt liÖu thiÕu trong ®Þnh møc hay ngoµi ®Þnh møc nhng ®îc cÊp cã thÈm quyÒn cho phÐp tÝnh vµo chi phÝ kinh doanh. (6): Yªu cÇu ngêi ph¹m lçi båi thêng sè vËt liÖu thiÕu. (7): VËt liÖu thiÕu cha râ nguyªn nh©n chê xö lý. V. H¹ch to¸n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho: Trong ®iÒu kiÖn kinh doanh theo c¬ chÕ thÞ trêng, ®Ó h¹n chÕ rñi ro trong qu¸ trÜnh s¶n xuÊt kinh doanh vµ t«n träng nguyªn t¾c thËn träng cña kÕ to¸n, c¸c doanh nghiÖp cÇn thùc hiÖn viÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho lµ viÖc tÝnh tríc vµo chi phÝ s¶n xuÊt kinh doanh phÇn gi¸ trÞ bÞ gi¶m xuèng thÊp h¬n so víi gi¸ trÞ ghi sæ kÕ to¸n hµng tån kho. ViÖc lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho nh»m bï ®¾p thiÖt h¹i x¶y ra do vËt t, s¶n phÈm, hµng ho¸ tån kho bÞ gi¶m gi¸, ®ång thêi còng ph¶n ¸nh ®óng trÞ gi¸ thùc tÕ cña hµng tån kho cña doanh nghiÖp nh»m ®a ra mét th«ng tin trung thùc vÒ tµi s¶n cña doanh nghiÖp khi lËp b¸o c¸o tµi chÝnh. Theo qui ®Þnh hiÖn hµnh cña chÕ ®é kÕ to¸n tµi chÝnh th× viÖc trÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho ®îc thùc hiÖn vµo thêi ®iÓm kho¸ sæ kÕ to¸n ®Ó lËp b¸o c¸o tµi chÝnh n¨m. Sè dù phßng ®· trÝch lËp tÝnh vµo chi phÝ qu¶n lý doanh nghiÖp ë cuèi niªn ®é kÕ to¸n tríc, ®Õn cuèi niªn ®é sau ph¶i ®îc hoµn nhËp toµn bé vµo thu nhËp bÊt thêng. Ph¬ng ph¸p x¸c ®Þnh dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho: Møc dù phßng cÇn lËp n¨m = Sè lîng hµng tån kho i x Møc gi¶m gi¸ hµng tíi cho hµng tån kho i cuèi niªn ®é tån kho i KÕ to¸n sö dông TK 159 " Dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho" ®Ó theo dâi t×nh h×nh trÝch lËp, hoµn nhËp kho¶n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho. S¬ ®å 7: h¹ch to¸n dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho TK 721 TK 159 TK 642(6426) (1) (2) Ghi chó: (1): Hoµn nhËp dù phßng vµo cuèi niªn ®é kÕ to¸n. (2): TrÝch lËp dù phßng gi¶m gi¸ hµng tån kho cho n¨m sau. PhÇn II Thùc tr¹ng tæ chøc kÕ to¸n vËt liÖu t¹i c«ng ty c¬ khÝ may gia l©m I. §Æc ®iÓm kinh tÕ kü thuËt vµ tæ chøc bé m¸y qu¶n lý ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh t¹i c«ng ty c¬ khÝ may gia l©m cã ¶nh hëng ®Õn h¹ch to¸n vËt liÖu 1.LÞch sö h×nh thµnh vµ ph¸t triÓn cña c«ng ty C«ng ty c¬ khÝ may Gia L©m lµ mét trong nh÷ng c«ng ty m¹nh cña ngµnh DÖt may ViÖt Nam trùc thuéc Tæng C«ng ty DÖt may ViÖt Nam. 19 ¬ng. Tªn gäi chÝnh thøc: C«ng ty c¬ khÝ may Gia L©m. Tªn giao dÞch ®èi ngo¹i: Gia Lam Sewing Machine Company Trô së chÝnh: ThÞ trÊn Sµi §ång - Gia L©m - Hµ Néi. §iÖn tho¹i: 048276564-048276934 Fax: 8448276565. Tµi kho¶n giao dÞch: 710A.00012 t¹i ng©n hµng c«ng th¬ng Ch¬ng D- C«ng ty ®· tr¶i qua nh÷ng bíc x©y dùng vµ trëng thµnh tÝnh ®Õn nay lµ 25 n¨mvíi nhiÒu thay ®æi vÒ nhiÖm vô trong s¶n xuÊt còng nh sù thay ®æi tªn gäi cña c«ng ty . Ngµy 22/9/1977 theo quyÕt ®Þnh sè 731/CNN- TCL§ cña Bé C«ng nghiÖp nhÑ , xÝ nghiÖp c¬ khÝ söa ch÷a m¸y kh©u ra ®êi tõ mét ph©n x ëng söa ch÷a cña xÝ nghiÖp May 10(nay lµ c«ng ty May 10) - tiÒn th©n cña C«ng ty c¬ khÝ may Gia L©m ngµy nay. Cuèi nh÷ng n¨m 80, cïng víi sù ph¸t triÓn chung cña ngµnh c«ng nghiÖp nhÑ trong ®ã cã sù ph¸t triÓn m¹nh mÏ cña ngµnh may c«ng nghiÖp - chuyÓn sang may hµng xuÊt khÈu, xÝ nghiÖp c¬ khÝ söa ch÷a m¸y kh©u ®æi tªn thµnh XÝ nghiÖp C¬ khÝ may Gia L©m theo quyÕt ®Þnh sè 462/CNN - TCL§ ngµy 7/5/1983 cña Bé C«ng nghiÖp nhÑ vµ ®îc x©y dùng trªn ®Þa ®iÓm míi riªng biÖt cïng víi sù gióp ®ì cña Céng hoµ d©n chñ §øc cò. Nh÷ng n¨m trong thêi kú bao cÊp, c«ng ty cha ph¸t huy ®îc hÕt tiÒm n¨ng cña m×nh : mäi kÕ ho¹ch s¶n xuÊt vµ tiªu thô cña c«ng ty ®Òu ®îc thùc hiÖn theo chØ tiªu ph¸p lÖnh cña nhµ níc. NhiÖm vô mµ nhµ níc giao cho c«ng ty giai ®o¹n nµy lµ s¶n xuÊt c¸c phô tïng thay thÕ vµ söa ch÷a c¸c m¸y kh©u c«ng nghiÖp, c¸c lo¹i m¸y chuyªn dïng trong ngµnh may c«ng nghiÖp cho c¸c xÝ nghiÖp may thuéc Liªn hiÖp s¶n xuÊt xuÊt nhËp khÈu May - Bé C«ng nghiÑp nhÑ hoÆc c¸c xÝ nghiÖp may thuéc c¸c Së C«ng nghiÖp trªn toµn quèc. Ngµy 29/4/1993, ®Ó ®¸p øng yªu cÇu chung cña x· héi, theo quyÕt ®Þnh sè 445/Q§ - TCL§ cña Bé C«ng nghiÖp nhÑ, xÝ nghiÖp ®îc chuyªn thµnh C«ng ty c¬ khÝ may Gia L©m - mét trong nh÷ng ®¬n vÞ h¹ch to¸n ®éc lËp trùc thuéc Tæng c«ng ty DÖt May ViÖt Nam. Víi c«ng nghÖ s¶n xuÊt tiªn tiÕn, thiÕt bÞ hiÖn ®¹i ®îc nhËp cña C«ng hoÇ Liªn bang §øc, Italia, víi ®éi ngò c¸n bé qu¶n lý cã n¨ng lùc, c¸n bé chuyªn s©u nhiÕu kinh nghiÖm vµ ®éi ngò c«ng nh©n lµnh nghÒ, ®Õn nay c«ng ty kh«ng nh÷ng s¶n xuÊt ®¬c phô tïng thay thÕ mµ cßn v¬n lªn chÕ t¹o ®ùoc c¸c thiÕt bÞ chuyªn dïng cña ngµnh may nh: m¸y c¾t v¶i cè dÞnh, m¸y ®Èy tay, m¸y khoan dÊu, c¸c lo¹i ch©n bµn c¾t v¶i , traØ v¶i,…§Æc biÖt cã mét sè m¸y mãc thiÕt bÞ ®¹t yªu cÇu vµ chÊt lîng cao nh: bôc lµ h¬i, m¸y xÐn v¶i ®Çu bµn, m¸y dËp cóc, m¸y kiÓm tra v¶i, hÖ thèng sÊy giµy, m¸y Ðp thuû lùc,…thay thÕ ®îc hµng nhËp khÈu víi gi¸ chØ b»ng 60% ®Õn 70% gi¸ nhËp khÈu . Ngoµi viÖc s¶n xuÊt c¸c s¶n phÈm trong ngµnh may - da giÇy, c«ng tycßn s¶n xuÊt c¸c s¶n phÈm c¬ khÝ kh¸c nh : bµn ghÕ lµm viÖc, tñ hå s¬, cét ®Ìn tÝn hiÖu vµ mét sè s¶n phÈm d©n dông kh¸c. Trong t×nh h×nh hiÖn nay, ®Ó phï hîp víi nÒn s¶n xuÊt hµng ho¸, mét mÆt c«ng ty tiÕn hµnh s¶n xuÊt theo yªu cÇu cña kh¸ch hµng (theo ®¬n ®Æt 20