B¸o c¸o chuyªn ®Ò
1
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
LỜI NÓI ĐẦU
Hàng tồn kho là một bộ phận tài sản không thể thiếu trong bất kỳ chu
trình sản xuất nào của doanh nghiệp cũng như nền kinh tế quốc dân. Hàng tồn
kho không những phản ánh năng lực sản xuất, cơ sở vật chất và ứng dụng tiến
bộ khoa học công nghệ vào sản xuất mà còn phản ánh quy mô và trình độ
quản lý vốn kinh doanh của doanh nghiệp.
Đối với Việt Nam, khi tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế đã trở thành
vấn đề thời sự như hiện nay, thì cùng với tài sản cố định, hàng tồn kho dần trở
thành yếu tố quan trọng để tạo ra sức cạnh tranh của các doanh nghiệp.
Để tăng năng lực sản xuất và khả năng cạnh tranh trên thị trường, các
doanh nghiệp không chỉ đơn giản là quan tâm đến vấn đề có hay không một
loại hàng tồn kho nào đó mà là sử dụng hàng tồn kho như thế nào và thông
qua đó, điều quan trọng hơn là phải tìm ra các biện pháp hữu hiệu để bảo
toàn, phát triển và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, tạo điều kiện hạ
giá thành sản phẩm, dịch vụ, quay vòng nhanh vốn lưu động để tái sản xuất và
gia tăng giá trị doanh nghiệp. Hạch toán kế toán hàng tồn kho với chức năng
và nhiệm vụ cung cấp các thông tin chính xác, kịp thời về hàng tồn kho cho
nhà quản lý là một công cụ đắc lực góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và sử
dụng vốn lưu động trong doanh nghiệp.
Công ty Thông tin viễn thông điện lực - Tập đoàn điện lực Việt Nam là
một đơn vị có khoản mục hàng tồn kho rất lớn xét cả về mặt số lượng và giá
trị. Với chiến lược kinh doanh đa ngành của Tập đoàn điện lực Việt Nam,
công ty được giao nhiệm vụ là đơn vị đầu mối phối kết các điện lực toàn quốc
tham gia kinh doanh viễn thông. Vì vậy công ty luôn phải đảm bảo nguồn
hàng cung ứng cho nhu cầu kinh doanh của các điện lực. Cùng với tốc độ phát
triển chung của ngành viễn thông Việt Nam, công ty đang đạt được những
bước tiến đáng kể trong những năm gần đây. Dịch vụ của công ty đang được
thị trường biết đến một cách rộng rãi. Để đạt được kết quả như vậy, một phần
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
2
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
không nhỏ là nhờ sự đóng góp của công tác hạch toán kế toán tại doanh
nghiệp, trong đó có công tác kế toán hàng tồn kho.
Qua quá trình thực tập tại Công ty Thông tin viễn thông điện lực, nhận
thấy tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho, với sự
hướng dẫn của Thầy giáo Nguyễn Ngọc Tỉnh và sự giúp đỡ của các anh, chị
phòng kế toán Công ty Thông tin viễn thông điện lực, em đã đi sâu nghiên
cứu đề tài: “Hoàn thiện phương pháp kế toán hàng tồn kho tại Công ty
thông tin viễn thông điện lực trong điều kiện vận dụng chuân mực kế toán
số 02 – “Hàng tồn kho”
Kết cấu của chuyên đề:
Ngoài phần Mở đầu và Kết luận, kết cấu của chuyên đề gồm 3 phần:
Phần 1: Những vấn đề cơ bản về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp;
Phần 2: Tình hình thực tế về công tác kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại
Công ty Thông tin viễn thông điện lực;
Phần 3: Phương hướng hoàn thiện kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho tại Công ty
Thông tin viễn thông điện lực.
Phạm vi nghiên cứu:
Do thời gian thực tập không dài, cơ hội quan sát các đơn vị trực thuộc
công ty tương đối khó khăn, thêm vào đó giới hạn hình thức chuyên đề có
hạn, báo cáo chuyên đề không đi sâu vào tìm hiểu thực trạng tổ chức công tác
kế toán hàng tồn kho ở tất cả các đơn vị thành viên (10 đơn vị thành viên)
trực thuộc công ty mà chỉ chọn các nghiệp vụ phát sinh tại cơ quan công ty.
Công ty thông tin viễn thông điện lực không kinh doanh lĩnh vực sản
xuất công nghiệp mà chỉ hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ viễn
thông và thương mại, các nghiệp vụ đối với nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ
phát sinh không nhiều, do đó trong báo cáo chuyên đề em chỉ tập trung
nghiên cứu các nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho đối với hàng hoá tại công ty
qua đó đánh giá được thực tế triển khai hạch toán kế toán hàng tồn kho tại
doanh nghiệp.
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
3
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
Phương pháp nghiên cứu:
Ngoài các phương pháp chung được áp dụng trong lĩnh vực nghiên cứu
khoa học xã hội như phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng,
phương pháp trừu tượng hoá khoa học, trong quá trình thực hiện, báo cáo còn
sử dụng các phương pháp quan sát, thống kê, phân tích - tổng hợp, ... căn cứ
trên các dữ liệu và thông tin thu thập được từ thực tế tại công ty.
Do thời gian thực tập có hạn, cùng với trình độ bản thân còn có những
hạn chế nhất định nên trong quá trình thực hiện, bài báo cáo chuyên đề không
tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong nhận được sự chỉ bảo của các Thầy Cô
giáo.
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
4
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
Phần 1
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1 Những vấn đề lý luận chung về kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho trong các
doanh nghiệp
1.1.1 Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp
a. Khái niệm hàng tồn kho
Bất cứ doanh nghiệp nào khi bắt đầu quá trình hoạt động và sản xuất kinh
doanh của mình đều cần có các yếu tố đầu vào cho quá trình sản xuất. Những yếu
tố đầu vào đó bao gồm: tài sản cố định, hàng tồn kho, các dịch vụ mua ngoài, ….
Một trong số đó có hàng tồn kho- bộ phận tài sản lưu động, thường xuyên chiếm
tỷ trọng tương đối lớn trong tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp.
Theo Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 – Hàng tồn kho ban hành ngày
31/12/2001 quy định hàng tồn kho là những tài sản:
- Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kỳ kinh doanh bình thường
- Đang trong quá trình sản xuất kinh doanh dở dang
- Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản
xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ
b. Đặc điểm hàng tồn kho trong doanh nghiệp:
Hàng tồn kho là tài sản tồn tại dưới hình thái vật chất và có mặt ở hầu
hết các khâu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Với doanh nghiệp sản
xuất, ngay khi bắt đầu hoạt động đã cần có hàng tồn kho là các nguyên liệu,
công cụ, dụng cụ… để phục vụ cho sản xuất; Cuối kỳ sản xuất thì những sản
phẩm hoàn thành hay chưa hoàn thành cũng đều được gọi là hàng tồn kho;
Đến khâu lưu thông, phân phối thì những sản phẩm chưa thuộc quyền sở hữu
của khách hàng cũng vẫn là hàng tồn kho của doanh nghiệp. Với doanh
nghiệp thương mại cũng vậy, hàng tồn kho có mặt ở ngay khâu đầu tiên- mua
hàng, sau đó là khâu dự trữ và tiêu thụ.
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
5
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
Hàng tồn kho của doanh nghiệp rất đa dạng không những về chủng loại, chất
lượng, giá trị mà còn cả về điều kiện bảo quản, cất trữ. Thêm vào đó thường xuyên
có các nghiệp vụ nhập xuất hàng tồn kho xảy ra nên luôn có sự biến đổi về hình
thái hiện vật.
Chính vì những đặc điểm trên của hàng tồn kho mà mỗi doanh nghiệp cần
phải tự xây dựng những biện pháp quản lý hàng tồn kho thật hiệu quả và phù hợp
với lĩnh vực hoạt động kinh doanh riêng của doanh nghiệp mình.
1.1.2 Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán hàng tồn kho:
a. Yêu cầu quản lý nghiệp vụ hàng tồn kho:
Hàng tồn kho phải được theo dõi từng khâu, từng kho, từng nơi sử dụng,
từng người phụ trách vật chất; Với từng loại hàng tồn kho cần theo dõi về cả số
lượng và giá trị, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan
hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật.
b. Nhiệm vụ kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho:
- Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết hàng tồn kho, kết hợp chặt chẽ giữa hạch
toán nghiệp vụ tại nơi bảo quản vật tư, hàng hoá với kế toán chi tiết vật tư, hàng
hoá tại phòng kế toán.
-Xác định đúng, đủ trị giá hàng tồn kho làm cơ sở cho việc xác định kết
quả kinh doanh của doanh nghiệp.
- Kế toán phối hợp với các bộ phận khác trong đơn vị thực hiện nghiêm túc
chế độ kiểm kê định kỳ đối với hàng tồn kho nhằm đảm bảo sự phù hợp giữa số
liệu trên sổ sách kế toán với số vật tư, hàng hoá thực tế trong kho.
1.2 Nội dung chuẩn mực kế toán hàng tồn kho:
1.2.1 Nội dung chuẩn mực kế toán hàng tồn kho:
1.2.1.1 Xác định giá trị hàng tồn kho (Giá trị nhập):
Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02- Hàng tồn kho, việc xác định giá trị
hàng tồn kho là việc dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của hàng tồn kho theo
những nguyên tắc nhất định. Giá trị hàng tồn kho luôn được tính theo giá gốc.
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
6
Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi
phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và
trạng thái hiện tại.
1.2.1.2 Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho (giá trị xuất):
Điều 13 chuẩn mực số 02 nêu ra 4 phương pháp tính giá xuất hàng tồn kho :
a. Phương pháp tính theo giá đích danh:
Theo phương pháp này sản phẩm, hàng hoá xuất kho thuộc lô hàng nhập
nào thì đơn giá nhập kho của lô hàng đó được lấy làm căn cứ để tính trị giá hàng
xuất. Đây là phương án phản ánh chính xác nhất trị giá thực tế hàng xuất kho, đảm
bảo được nguyên tắc phù hợp của kế toán: giá trị của hàng xuất kho đem bán phù
hợp với doanh thu mà nó tạo ra.
Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe
về kho tàng, công tác quản lý, bảo quản và hạch toán phải chi tiết, tỉ mỉ. Trên thực
tế chỉ những doanh nghiệp kinh doanh ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị
lớn, mặt hàng ổn định và loại hàng tồn kho có khả năng nhận diện được thì mới có
thể áp dụng được phương pháp này.
b.
Phương pháp bình quân gia quyền:
Theo phương pháp này giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá
trị trung bình của từng loại hàng tồn kho đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho
được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Phương pháp bình quân có thể được tính theo
thời kỳ hoặc theo mỗi lần nhập lô hàng , phụ thuộc vào tình hình của doanh
nghiệp.
Phương pháp giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ
Với phương pháp này, đến cuối kỳ mới tính trị giá vốn của hàng xuất kho
trong kỳ. Tuỳ theo kỳ dự trữ của doanh nghiệp áp dụng mà kế toán hàng tồn kho
căn cứ vào giá mua, giá nhập, lượng hàng tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ để tính
giá đơn vị bình quân:
Giá đơn vị bình =
quân cả kỳ
Trị giá thực tế SP, hàng
hoá tồn kho đầu kỳ
+
Trị giá thực tế SP, hàng hoá
nhập kho trong kỳ
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
7
Số lượng SP,hàng hoá tồn
Dự trữ
đầu kỳ
+
Số lượng SP, hàng hoá nhập
kho trong kỳ
Phương pháp này có ưu điểm là khá đơn giản, dễ làm, chỉ cần tính toán một
lần vào cuối kỳ. Tuy nhiên, lại có nhược điểm lớn là công tác kế toán dồn vào cuối
kỳ ảnh hưởng đến tiến độ của các phần hành khác. Hơn nữa cũng chưa đáp ứng
yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán ngay tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.
Giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập:
Sau mỗi lần nhập sản phẩm, hàng hoá, kế toán phải xác định lại giá trị thực
của hàng tồn kho và giá đơn vị bình quân. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và
lượng xuất giữa 2 lần nhập kế tiếp để tính giá xuất theo công thức sau:
Giá đơn vị bình
quân sau mỗi lần
Trị giá thực tế SP, hàng hoá tồn kho sau mỗi lần nhập
=
nhập
Số lượng SP, hàng hoá thực tế tồn kho sau mỗi lần nhập
Như vậy phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập đã khắc phục
được những hạn chế của phương pháp giá bình quân gia quyền cả kỳ dự trữ. Xong
việc tính toán lại phức tạp tốn nhiều công sức do đó Phương pháp này chỉ được áp
dụng ở các doanh nghiệp có ít chủng loại hàng tồn kho, có lưu lượng nhập xuất ít.
Giá bình quân gia quyền cuối kỳ trước:
Dựa vào trị giá và số lượng hàng tồn kho cuối kỳ trước, kế toán tính giá
đơn vị bình quân cuối kỳ trước để tính giá xuất:
Giá đơn vị bình
quân cuối kỳ
Trị giá thực tế SP, hàng hoá tồn kho cuối kỳ trước
=
Số lượng SP, hàng hoá thực tế tồn kho cuối kỳ trước
trước
Ưu điểm: Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán vì
giá xuất hàng tồn kho tính khá đơn giản, cung cấp thông tin kịp thời về tình hình biến động
của hàng tồn kho trong kỳ.
Nhược điểm: Độ chính xác của việc tính giá phụ thuộc tình hình biến động giá cả
hàng tồn kho. Trường hợp giá cả thị trường hàng tồn kho có sự biến động lớn thì việc tính
giá hàng tồn kho xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác dẫn đến chỉ tiêu
trên báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp sẽ không sát với giá thực tế.
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
8
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
c. Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO):
Phương pháp này áp dụng dựa trên giả định là hàng được mua trước hoặc sản xuất
trước thì được xuất trước, và hàng còn lại cuối kỳ là hàng được mua hoặc sản xuất ở thời
điểm cuối kỳ. Giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho ở thời điểm
đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho
ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho.
Phương pháp FIFO giúp cho chúng ta có thể tính được ngay trị giá vốn hàng xuất
kho từng lần xuất hàng, do vậy đảm bảo cung cấp số liệu kịp thời cho kế toán ghi chép các
khâu tiếp theo cũng như cho quản lý. Trị giá vốn của hàng tồn kho sẽ tương đối sát với giá
thị trường của mặt hàng đó. Vì vậy chỉ tiêu hàng tồn kho trên báo cáo kế toán có ý nghĩa
thực tế hơn. Mặt khác phương pháp FIFO rất thuận tiện trong việc triển khai kế toán máy,
giảm bớt các công đoạn thủ công trong công tác kế toán tại doanh nghiệp.
Tuy nhiên, phương pháp này có nhược điểm là làm cho doanh thu hiện tại không
phù hợp với những khoản chi phí hiện tại: doanh thu hiện tại được tạo ra bởi giá trị sản
phẩm, hàng hoá đã có được từ cách đó rất lâu; đồng thời nếu số lượng chủng loại mặt hàng
nhiều, phát sinh nhập xuất liên tục dẫn đến những chi phí cho việc hạch toán cũng như
khối lượng công việc sẽ tăng lên rất nhiều.
d. Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO):
Phương pháp này giả định là hàng được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất
trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là những hàng được mua hoặc sản xuất trước đó.
Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau
hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ
hoặc gần đầu kỳ. Như vậy, chi phí của lần mua gần nhất sẽ tương đối sát với trị giá vốn của
hàng thay thế. Việc thực hiện phương pháp này sẽ đảm bảo được yêu cầu của nguyên tắc
phù hợp trong kế toán. Tuy nhiên, trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ có thể không sát với
giá thị trường của hàng thay thế.
Ngoài 4 phương pháp tính giá hàng tồn kho nêu trên, trên thực tế, công tác kế
toán của một số doanh nghiệp còn sử dụng một phương pháp nữa đó là Phương pháp giá
hạch toán. Giá hạch toán là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong thời gian
dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho hàng trong khi chưa tính được giá thực tế của nó.
Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua hàng hoá ở một thời điểm nào đó
hay giá hàng bình quân tháng trước để làm giá hạch toán. Đến cuối tháng, tính chuyển giá
hạch toán của hàng xuất, tồn kho theo giá thực tế. Tuy nhiên, trong điều kiện hiện nay, giá
thực tế của hàng nhập kho luôn biến động phụ thuộc vào các yếu tố thị trường, các chính
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
9
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
sách điều tiết vi mô và vĩ mô của Nhà nước, do đó việc sử dụng giá hạch toán cố định
trong suốt kỳ kế toán làm gia tăng rất lớn khối lượng công việc kế toán cuối kỳ với nhiều
doanh nghiệp.
1.2.1.3 Giá trị thuần có thể thực hiện được và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Trong công tác hạch toán kế toán hàng tồn kho, việc xác định giá trị thuần có thể
thực hiện được và lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho là hai nội dung rất cần thiết góp
phần phản ánh giá trị thực tế của tài sản cũng như đảm bảo sự ổn định cho hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp.
- Giá trị hàng tồn kho không thu hồi đủ khi hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi
thời, giá bán bị giảm, hoặc chi phí hoàn thiện, chi phí để bán hàng tăng lên. Việc
ghi giảm giá gốc hàng tồn kho cho bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được là
phù hợp với nguyên tắc tài sản không được phản ánh lớn hơn giá trị thực hiện ước
tính từ việc bán hay sử dụng chúng.
- Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn
kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng
giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho
lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. Việc lập dự phòng giảm giá
hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho. Đối với dịch vụ
cung cấp dở dang, việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được tính theo từng
loại dịch vụ có mức giá riêng biệt.
1.2.2 Phương pháp kế toán nghiệp vụ hàng tồn kho trong doanh nghiệp:
1.2.2.1 Kế toán chi tiết hàng tồn kho:
1.2.2.1.1 Tổ chức chứng từ kế toán hàng tồn kho:
Theo chế độ chứng từ kế toán quy định, ban hành theo Quyết định số
15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính, các chứng từ về
kế toán hàng tồn kho bao gồm:
STT
1
2
3
4
Tên chứng từ
Phiếu nhập kho
Phiếu xuất kho
Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ
Mã số
01-VT
02-VT
03-VT
04-VT
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
5
6
7
8
9
10
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
Bảng kê mua hàng
Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ
Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
05-VT
06-VT
07-VT
04 HDL-3LL
03 PXK-3LL
1.2.2.1.2 Sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho:
Tuỳ thuộc và phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp mà kế
toán sử dụng các sổ (thẻ) chi tiết sau:
- Sổ (thẻ) chi tiết hàng tồn kho
- Sổ (thẻ) kho
- Sổ đối chiếu luân chuyển
- Sổ số dư
1.2.2.1.3 Các phương pháp hạch toán chi tiết hàng tồn kho:
a. Phương pháp thẻ song song:
Tại kho:
Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho, thủ kho tiến hành
kiểm tra tính hợp lý và hợp lệ của chứng từ rồi ghi số lượng thực nhập, thực xuất
vào thẻ kho. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất hoặc cuối ngày tính ra số tồn kho trên
thẻ kho. Mỗi chứng từ được ghi một dòng trên thẻ kho.
Tại phòng kế toán:
Kế toán thực hiện ghi chép tình hình nhập, xuất vật liệu vào sổ kế toán chi
tiết cho từng danh điểm hàng hoá, vật tư tương ứng với thẻ kho cho cả 2 chỉ tiêu:
số lượng và giá trị.
Cuối tháng, kế toán cộng sổ (thẻ) chi tiết các danh mục hàng tồn kho
và kiểm tra đối chiếu với thẻ kho, đồng thời kế toán theo dõi hàng tồn kho
phải tập hợp chung số liệu tổng cộng của các sổ (thẻ) kế toán chi tiết bao
gồm các chỉ tiêu nhập, xuất, tồn vào Bảng tổng hợp chi tiết nhập - xuất - tồn
cả về số lượng và giá trị.
b. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
11
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
Tại kho: thủ kho sử dụng “thẻ kho” để ghi chép giống như phương pháp
ghi thẻ song song.
Tại phòng kế toán: kế toán căn cứ vào bảng kê nhập, bảng kê xuất để ghi
“sổ đối chiếu luân chuyển” theo số lượng, số tiền cho từng mặt hàng, từng quy
cách và theo từng kho rồi so sánh, đối chiếu với thẻ kho về mặt số lượng và đối
chiếu với kế toán tổng hợp.
c. Phương pháp sổ số dư:
Thủ kho vẫn sử dụng thẻ kho để ghi chép số lượng hàng hoá, vật tư nhập,
xuất, tồn trên cơ sở các chứng từ nhập, xuất. Hàng ngày hoặc định kỳ 3, 5 ngày
(theo quy định thống nhất của doanh nghiệp) các chứng từ nhập, xuất sau khi đã
ghi vào thẻ kho phải được thủ kho phân loại theo chứng từ nhập, chứng từ xuất
của từng loại hàng tồn kho để lập phiếu giao nhận chứng từ và chuyển giao cho
phòng kế toán kèm theo các chứng từ nhập, xuất. Trong phiếu giao nhận chứng từ,
thẻ kho phải ghi rõ số lượng, số hiệu các chứng từ của từng loại hàng tồn kho: lập
riêng cho phiếu nhập kho và phiếu xuất kho.
Ở phòng kế toán:
Hàng ngày hoặc định kỳ 3,5 ngày nhân viên kế toán có trách nhiệm xuống
kho để kiểm tra, hướng dẫn việc ghi chép của thủ kho và xem xét các chứng từ đã
được thủ kho phân loại. Sau đó kế toán phải ký nhận vào phiếu giao nhận chứng
từ, thu nhận phiếu này kèm các chứng từ nhập, xuất có liên quan.
Cuối tháng cộng số liệu trên các Bảng luỹ kế nhập, xuất để ghi các
phần nhập, xuất trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho hàng tồn kho và tính ra
số tồn kho cuối tháng của từng nhóm, loại hàng hoá, vật tư rồi ghi vào cột
“tồn kho cuối tháng” của Bảng kê này. Đồng thời, cuối tháng nhận được Sổ số
dư từ thủ kho chuyển lên, kế toán tính giá hạch toán cử hàng tồn kho để ghi
vào sổ số dư cột “thành tiền”. Sau đó kế toán theo dõi hàng tồn kho đối chiếu
giữa số liệu cột “tồn kho cuối tháng” của nhóm, loại hàng hoá, vật tư tương
ứng trên Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho cùng kỳ với Sổ số dư và đối chiếu
với kế toán tổng hợp về mặt giá trị.
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
12
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
1.2.2.2 Kế toán tổng hợp hàng tồn kho:
1.2.2.2.1 Phương pháp kê khai thường xuyên:
- Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi một cách
thường xuyên tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho trên các tài
khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Điều này có nghĩa tất cả các nghiệp vụ
mua, bán, nhập, xuất hàng tồn kho đều được ghi chép trực tiếp lên các tài khoản
hàng tồn kho ngay khi nghiệp vụ này phát sinh.
- Ưu điểm cuả phương pháp này là có độ chính xác cao, theo dõi, phản
ánh một cách liên tục thường xuyên các thông tin về hàng tồn kho. Nó cho phép
bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập, xuất, tồn cho
từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này thích hợp với các doanh nghiệp sản xuất
và kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn.
- Tuy nhiên với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị
thấp, thường xuyên xuất dùng cho sản xuất, kinh doanh hay các mục đích khác thì
việc áp dụng phương pháp này sẽ tốn nhiều công sức.
1.2.2.2.1.1
Tài khoản sử dụng:
Để hạch toán hàng tồn kho kế toán sử dụng các tài khoản:
TK 151: Hàng đang đi đường.
TK 156: Hàng hoá.
- TK 1561: Giá mua hàng hoá.
- TK 1562: Chi phí thu mua hàng hoá.
- TK 1567: Hàng hoá bất động sản.
1.2.2.2.1.2
TK 157: Hàng gửi đi bán.
Hạch toán hàng tồn kho tại các doanh nghiệp thương mại:
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
13
Đối với các doanh nghiệp thương mại hạch toán hàng tồn kho theo phương
pháp kê khai thường xuyên, trị giá hàng mua và chi phí thu mua được hạch toán
riêng. Do đó TK 156 “Hàng mua” được chi tiết thành:
1561: Giá mua hàng hoá
1562: Chi phí thu mua hàng hoá
Các nghiệp vụ tăng, giảm hàng hoá được biểu thị trong sơ đồ sau:
Sơ đồ tăng, giảm hàng hoá :
TK157, 632
TK1561
TK 157
Hàng hoá gửi đi bán, hàng bán
Xuất kho hàng hoá gửi cho các đại lý đơn vị
bị trả lại nhập kho
nhận hàng ký gửi hoặc gửi hàng cho khách
TK 154
hàng theo hợp đồng hoặc gửi cho các đơn vị
Hàng hoá thuê ngoài gia công,
trực thuộc hạch toán phụ thuộc
chế biến xong nhập kho
TK 223, 222
Thu hồi vốn góp vào công ty liên kết,
cơ sở kinh doanh đồng kiểm soát
bằng hàng hoá nhập kho.
TK 333 (3333, 3332)
TK 223,222
Xuất kho hàng hoá để đầu tư hoặc góp vốn
vào công ty liên kết, cơ sở KD đồng kiểm soát
TK 811
TK 711
Giá đánh giá lại nhỏ
Giá đánh giá lại lớn
hơn giá trị ghi sổ
hơn giá trị ghi sổ
Thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt
Hàng hoá phải nộp NSNN
TK 154
Xuất kho hàng hoá
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
TK 111,112,1,
TK 133
141 ,331,…
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
14
thuê ngoài gia công, chế biến
Thuế GTGT
TK 632
(nếu có)
Xuất kho hàng hoá để bán, trao đổi
Nhập kho hàng hoá mua ngoài
biếu tặng, tiêu dùng nội bộ
(Giá mua+ chi phí mua hàng)
TK 151
TK 331,111,112
Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua,
Hàng hoá đang đi đường
hàng mua trả lại cho người bán
về nhập kho
TK 133
(Nếu có)
TK 338 (3381)
TK 138 (1381)
Hàng hoá phát hiện thừa
Khi kiểm kê chờ xử lý
TK 111,112,331
Hàng hoá phát hiện thiếu khi kiểm kê chờ xử lý
TK 1562
Chi phí thu mua hàng hóa
TK 632
Phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ
1.2.2.2.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ:
Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không theo dõi một cách
thường xuyên, liên tục về tình hình biến động của các vật tư, hàng hoá, sản phẩm
trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho
đầu kỳ và cuối kỳ cuả chúng trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ.
1.2.2.2.2.1
Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 611 “mua hàng”: dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng, giảm
của hàng tồn kho theo giá thực tế.
Bên Nợ:
- Phản ánh giá thực tế hàng tồn kho đầu kỳ được kết chuyển sang.
- Phản ánh giá thực tế hàng tăng thêm trong kỳ.
Bên Có:
Phản ánh giá trị thực tế của hàng xuất dùng, xuất bán… trong kỳ.
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
15
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
- Kết chuyển giá thực tế hàng tồn cuối kỳ.
Tài khoản 611 chi tiết thành hai tiểu khoản :
+ TK 6111 “Mua nguyên vật liệu”
+ TK 6112 “Mua hàng hoá”
TK 611 không có số dư cuối kỳ.
1.2.2.2.2.2
Hạch toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mai:
- Đầu kỳ kế toán, kết chuyển giá trị hàng hoá tồn kho đầu kỳ, ghi:
Nợ TK 611- Mua hàng (6112)
Có TK 156 - Hàng hoá
Có TK 157 - Hàng gửi đi bán
- Trong kỳ kế toán, căn cứ vào hoá đơn và các chứng từ mua hàng:
+ Trị giá thực tế hàng hoá mua vào, ghi:
Nợ TK 611 - Mua hàng (6112)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có các TK 111,112,141; hoặc
Có TK 331 - Phải trả cho người bán (tổng giá trị thanh toán).
+ Chi phí mua hàng thực tế phát sinh, ghi:
Nợ TK 611 - Mua hàng (6112)
Nợ TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu có)
Có các TK 111,112,141;331,…
+ Khi thanh toán trước hạn, nếu doanh nghiệp được nhận khoản chiết khấu
thanh toán trên lô hàng đã mua, ghi:
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Khấu trừ vào nợ phải trả người bán)
Có các TK 111,112,…
Có TK 515 - Doanh thu hoạt động tài chính
(chiết khấu thanh toán được hưởng)
+ Trị giá hàng hoá trả lại cho người bán, ghi:
Nợ các TK 111,112 (Nếu thu ngay bằng tiền)
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Khấu trừ vào nợ phải trả người bán)
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
16
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
Có TK 611 - Mua hàng (6112) (Trị giá hàng hoá trả lại người bán)
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Nếu có).
+ Khoản giảm giá hàng mua được người bán chấp thuận do hàng hoá không
đúng phẩm chất, quy cách theo hợp đồng, ghi:
Nợ các TK 111,112 (Nếu thu ngay bằng tiền)
Nợ TK 331 - Phải trả cho người bán (Khấu trừ vào nợ phải trả người bán)
Có TK 611 - Mua hàng (6112) (Khoản được giảm giá)
Có TK 133 - Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (Nếu có).
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế tính, xác định trị giá
hàng tồn kho, trị giá hàng hoá đã gửi bán nhưng chưa xác định là đã bán, trị giá
hàng hoá xác định là đã bán:
+ Kết chuyển trị giá hàng hoá tồn kho và hàng gửi đi bán cuối kỳ, ghi:
Nợ TK 156 - Hàng hoá
Nợ TK 157 - Hàng gửi đi bán
Có TK 611 - Mua hàng
+ Kết chuyển giá vồn hàng bán, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán
Có TK 611 - Mua hàng (6112)
1.2.2.3 Kế toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
1.2.2.3.1 Mức lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Sè dù phßng cÇn
Sè lîng hµng
§¬n gi¸ gèc
trÝch lËp cho
=
tån kho ngµy
hµng tån kho
n¨m N+1
31/12/N
x
§¬n gi¸ thuÇn
cã thÓ thùc hiÖn
®îc
1.2.2.3.2 Phương pháp hạch toán:
a. Chứng từ sử dụng:
- Hoá đơn chứng từ phản ánh giá gốc của hàng tồn kho được lập dự phòng.
- Biên bản kiểm kê số lượng hàng tồn kho tại thời điểm lập dự phòng.
- Bảng tổng hợp mức lập dự phòng.
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
17
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
- Bằng chứng tin cậy về giá bán ước tính hàng tồn kho được lập dự phòng.
b. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản 159- “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”: Tài khoản này phản ánh
việc trích lập và hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Bên Nợ ghi: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập
ghi giảm giá vốn hàng bán trong kỳ.
- Bên Có ghi: Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập tính vào
giá vốn hàng bán trong kỳ.
- Số dư bên Có: Phản ánh trị giá dự phòng giảm giá hàng tồn kho hiện
có cuối kỳ.
c. Phương pháp kế toán:
- Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý), khi lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
lần đầu tiên, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán
Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Cuối kỳ kế toán năm (hoặc quý) tiếp theo:
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán
năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế
toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch lớn hơn, ghi:
Nợ TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
Có TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Nếu khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán
năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế
toán trước chưa sử dụng hết thì số chênh lệch nhỏ hơn, ghi:
Nợ TK 159 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632 - Giá vốn hàng bán (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
1.2.2.4
Hệ thống sổ sách và tổ chức thông tin kế toán hàng tồn kho trên báo
cáo tài chính:
1.2.2.4.1. Hệ thống sổ sách kế toán hàng tồn kho:
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
18
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
a. Hình thức nhật ký sổ cái:
Đặc điểm hình thức này là sử dụng một quyển sổ kế toán tổng hợp là Nhật
ký sổ cái để kết hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian
(Phần nhật ký) với ghi theo hệ thống vào từng tài khoản kế toán (Phần sổ cái).
b. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ:
Đặc điểm hình thức này là căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng
hợp chứng từ gốc cùng loại, cùng kỳ để lập chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ
đăng kí chứng từ ghi sổ trước khi vào sổ cái. Hình thức này có ưu điểm là dễ làm,
dễ kiểm tra, đối chiếu, công việc kế toán phân đều trong tháng , phù hợp với mọi
loại hình kinh doanh và cũng thuận tiện cho việc áp dụng máy tính. Tuy nhiên vẫn
có sự ghi chép trùng lắp, làm tăng khối lượng công việc chung, dễ nhầm lẫn.
c. Hình thức kế toán Nhật ký chung:
Hình thức này có các sổ chủ yếu: Sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt
(nhật ký chi tiết tiền mặt, nhật ký thu tiền mặt, nhật ký chi tiền gửi ngân hàng, nhật
ký thu tiền gửi ngân hàng, nhật ký bán hàng, nhật ký mua hàng), sổ cái tài khoản
và các sổ (thẻ) chi tiết cho từng đối tượng tập hợp chi phí. Hàng ngày căn cứ vào
các chứng từ dùng làm căn cứ ghi sổ (như hoá đơn, phiếu nhập kho…) kế toán ghi
vào Nhật ký chung hoặc Nhật ký mua hàng, hoặc Nhật ký bán hàng. Sau đó ghi
bào sổ cái từng tài khoản, đồng thời ghi vào các sổ chi tiết liên quan.
d. Hình thức Nhật ký - Chứng từ:
Đây là hình thức tổ chức sổ theo nguyên tắc tập hợp và hệ thống hoá các nghiệp
vụ kế toán phát sinh theo một vế của tài khoản kết hợp với việc phân tích nghiệp vụ kế
toán đó theo các tài khoản đối ứng. Trong điều kiện kế toán thủ công hình thức này
có ưu điểm: Giảm được đáng kể công việc ghi chép hàng ngày do đó tránh được
sự trùng lặp và nâng cao năng suất lao động của nhân viên kế toán, thuận tiện cho
việc lập báo cáo tài chính, rút ngắn thời gian hoàn thành quyết toán và cung cấp số
liệu cho quản lý, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán, nâng cao trình độ.
Tuy nhiên hình thức này không tiện cho việc sử dụng kế toán máy,
không phù hợp với đơn vị có quy mô nhỏ, ít nghiệp vụ kế toán, trình độ kế
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
19
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
toán yếu và không đều. Trình tự ghi sổ được biểu hiện trong Sơ đồ 1.08.
e. Hình thức kế toán trên máy vi tính:
Đặc trưng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc
kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi
tính. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng
phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
1.2.2.4.2. Tổ chức thông tin kế toán hàng tồn kho trên các báo cáo tài chính:
Báo cáo tài chính: Là những báo cáo phản ánh tình hình tài chính của
doanh nghiệp bằng cách tổng hợp các nghiệp vụ kế toán, tài chính có cùng tính
chất kế toán thành các yếu tố của báo cáo tài chính. Các yếu tố liên quan trực tiếp
đến đánh giá tình hình và kết quả kinh doanh trong báo cáo kết quả hoạt động
kinh doanh là doanh thu, thu nhập khác, chi phí, và kết quả kinh doanh.
Đối với hàng tồn kho, báo cáo tài chính phải trình bày các chỉ tiêu liên quan
đến hàng tồn kho, bao gồm: Các chính sách kế toán áp dụng trong việc đánh giá
hàng tồn kho, gồm cả phương pháp tính giá trị hàng tồn kho, giá gốc của tổng số
hàng tồn kho và giá gốc của từng loại hàng tồn kho được phân loại phù hợp với
doanh nghiệp, tổng giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho, giá trị hoàn nhập dự
phòng giảm giá hàng tồn kho.
Theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ban hành ngày 20/03/2006, thông
tin về hàng tồn kho được thể hiện trên báo cáo tài chính tại Bảng cân đối kế toán
(mẫu số B01-DN) và Thuyết minh báo cáo tài chính (Mẫu số 09-DN). Cụ thể:
- Trên Bảng cân đối kế toán: thông tin về hàng tồn kho được thể hiện tại
khoản mục: IV-Hàng tồn kho (mã số 140). Khoản mục này thể hiện toàn bộ trị giá
hàng tồn kho của doanh nghiệp và giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích
lập tại thời điểm khoá sổ lập báo cáo kế toán.
- Thuyết minh báo cáo tài chính (mẫu số B09 –DN) cung cấp thêm các
thông tin bổ sung về hàng tồn kho tại doanh nghiệp đối với các nội dung:
Nguyên tắc và phương pháp ghi nhận hàng tồn kho và chi tiết giá trị của từng
khoản mục hàng tồn kho.
B¸o c¸o chuyªn ®Ò
20
Trêng ®¹i häc Ph¬ng §«ng
Ngoài 2 báo cáo trên, tuỳ từng điều kiện quản lý đặc thù, trình độ nhân viên
kế toán và trình độ áp dụng kế toán mày mà doanh nghiệp có thể lập thêm một số
báo cáo đặc thù về hàng tồn kho kèm theo báo cáo tài chính.
Phần 2
TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ HÀNG
TỒN KHO TẠI CÔNG TY THÔNG TIN VIỄN THÔNG ĐIỆN LỰC
2.1 Những đặc trưng cơ bản về tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh và
ảnh hưởng của nó đến công tác kế toán tại Công ty thông tin điện lực
2.1.1 Đặc điểm, tổ chức quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty thông
tin viễn thông điện lực
2.1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty thông tin viễn thông
điện lực.
2.1.1.1.1 Khái quát quá trình hình thành và phát triển của công ty:
- Từ năm 1985, theo luận chứng kinh tế - kỹ thuật được Bộ Năng lượng
(nay là Bộ Công nghiệp) phê duyệt cho phép khởi công xây dựng công trình
Trung tâm điều độ hệ thống điện miền Bắc, trọng tâm là xây dựng các tuyến
- Xem thêm -
.DOC 
64 
91 
139 
