Tài liệu Luận văn hoàn thiện kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty cp dược phẩm viêt hà

DANH SÁCH SƠ ĐỒ, BẢNG, BIỂU Sơ đồ 1: Sơ đồ hạch toán bán buôn qua kho theo hình thức gửi bán Sơ đồ 2: Sơ đồ hạch toán nghiê êp vụ bán buôn trực tiếp qua kho Sơ đồ 3: Sơ đồ hạch toán bán buôn chuyển thẳng có tham gia thanh toán Sơ đồ 4: Sơ đồ hạch toán bán buôn chuyển thẳng không thanh toán Sơ đồ 5: Sơ đồ hạch toán nghiê êp vụ bán lẻ hàng hoá Sơ đồ 7: Sơ đồ hạch toán nghiê êp vụ bán hàng trả góp Sơ đồ 8: Sơ đồ hạch toán nghiê êp vụ giảm trừ doanh thu Sơ đồ 9: Sơ đồ hạch toán chi phí bán hàng Sơ đồ 10: Sơ đồ hạch toán chi phí quản ly Sơ đồ 11: Sơ đồ hạch toán xác định kết quả tiêu thụ Sơ đồ 12: Sơ đồ khái quát kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ: Sơ đồ 13 : Sơ đồ bô ê máy tổ chức của Công ty Cổ phần DP Viê êt Hà Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bô ê máy kế toán của Công ty Cổ phần DP Viê êt Hà Sơ đồ 15: Sơ đồ tổ chức ghi sổ của công ty Biểu số1: Các sản phẩm của công ty phân phối trong năm 2006 Biểu số 2: Mô êt số chỉ tiêu tài chính của Công ty năm 2004-2005 Biểu số 3 Hoá đơn ( GTGT ) Biểu số4 Sổ chi tiết tài khoản Biểu số 5 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 632 -" Giá vốn hàng bán" Biểu số 6 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 641 - Chi phí bán hàng Biểu số 7 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 642 - Chi phí quản ky doanh nghiê êp Biểu số 8 Sổ cái tài khoản Tài khoản: 911 - "Xác định kết quả kinh doanh" Biểu số 9 Sổ đăng ky chứng từ ghi sổ 1 DANH MỤC NHỮNG TỪ VIẾT TẮT DP: Dược phẩm TK: Tài khoản QLDN: Quản ly doanh nghiê êp 2 LỜI NÓI ĐẦU Cùng với sự phát triển chung của các thành phần kinh tế khác, thành phần kinh tế tư nhân ngày càng khẳng định vị trí quan trọng của mình trong nền kinh tế của đất nước. Mục tiêu của viê êc kinh doanh là lợi nhuâ nê , bên cạnh đó cũng không ít rủi ro, để có được thành công đòi hỏi các nhà doanh nghiê êp phải tìm tòi nghiên cứu thị trường, trên cơ sở đó ra quyết định đưa ra mă êt hàng gì. Để phản ánh và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác cho Giám đốc nhằm đưa ra quyết định đúng đắn, kịp thời, phù hợp với tình hình thực tế đòi hỏi phải tổ chức tốt công tác hạch toán kế toán nói chung và công tác kế toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ nói riêng mô êt cách khoa học, hợp ly. Qua quá trình thực tâ pê tổng hợp và đi sâu tìm hiểu ở Công ty Cổ phần DP Viê êt Hà em đã lựa chọn đề tài nghiên cứu: "HOÀN THIÊÊN KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DP VIÊÊT HÀ” Mục tiêu của chuyên đề này vâ ên dụng ly luâ nê hạch toán kế toán và kiến thức đã học ở trường vào nhu cầu thực tiễn về kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ tại Công ty, từ đó phân tích những điều còn tồn tại, nhằm góp mô êt phần nhỏ vào công viê êc hoàn thiê ên công tác kế toán ở đơn vị . Trong chuyên đề này tâ pê trung đánh giá tình hình chung ở đơn vị về quản ly và kế toán, phân tích quy trình kế toán tiêu thụ và xác định kết quả tiêu thụ ở đơn vị và phương hướng, biê ên pháp giải quyết các vấn đề thực tế còn tồn tại. Chuyên đề ngoài phần mở đầu và phần kết luâ ên được chia làm 3 phần chính: Phần I : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM VIỆT HÀ Phần II : KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ 3 Phần III: MỘT SỐ NHẬN XÉT KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM VIỆT HÀ Do những hạn chế về trình đô ê và thời gian nên chuyên đề không tránh khỏi những khiếm khuyết nhất định, nên em mong được các thầy cô cùng các cán bô ê của Công ty nơi em thực tâ êp thông cảm. Cuối cùng em xin chân thành cảm ơn Cô giáo: Bùi Thị Minh Hải cùng các anh chị trong Công ty Cổ phần DP Viê êt Hà đã giúp đỡ chỉ bảo em trong suốt quá trình thực hiê ên chuyên đề này. 4 PHẦN I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM VIỆT HÀ I - TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY I.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Công ty Cổ phần DP Viê êt Hà có trụ sở tại B3 Tổ 54A – P.Yên Hòa – Q. Cầu Giấy – Hà Nô êi, được thành lâ pê từ tháng 11 năm 2000 với số đăng ky kinh doanh …………. do Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nô iê cấp . Công ty có trách nhiê êm phân phối các loại dược phẩm phục vụ nhu cầu chăm sóc sức khoẻ, chữa bê ênh cho nhân dân. Với vốn điều lê ê là …. tỷ đồng, công ty có tư cách pháp nhân , có con dấu riêng và tài khoản Ngân hàng riêng tại Ngân hàng Đầu tư và phát triển. Công ty tự chịu trách nhiê êm về kết quả hoạt đô nê g kinh doanh cũng như chịu trách nhiê êm sđối với các khoản công nợ. Từ khi thành lâ êp đến nay, công ty đã trải qua nhiều khó khăn, đă êc biê êt là những ngày đầu, trong hoàn cảnh chính sách về dược phẩm của Nhà Nước còn chưa phù hợp với thực tế phát triển của dược phẩm trong cả nước và hiê ên nay là sự cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trường và chính sách mở cửa nền kinh tế, nhưng công ty cũng đã có không ít những thành công đáng khích lê ê. Hiê ên nay, công ty đã trở thành đơn vị kinh tế đô cê lâ êp tự tìm được cho mình hướng đi phù hợp với sự sôi đô nê g của thị trường. Tuy vâ êy, Công ty luôn hướng tới mô êt sự phát triển đa dạng về các sản phẩm có chất lượng từ các nước phát triển ( Pháp, Đức, Mỹ…) và có xu hướng xây dựng Nhà máy sản xuất thuốc và các sản phẩm dược trong nước để phục vụ tốt hơn cho phần lớn nhân dân Viê êt Nam. I.2: Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty I.2.1. Đă ăc điểm ngành nghề: Công ty Cổ phần DP Viê êt Hà nằm trong hê ê thống của nghành dược phẩm Viê êt Nam. Có thể nói dược phẩm là 1 ngành sản xuất đă êc thù, bởi sản phẩm của ngành này là các loại thuốc và các sản phẩm dược phẩm, phục vụ trực tiếp cho nhu cầu về đảm bảo sức khoẻ con người. Ngành dược 5 phẩm trong cơ cấu ngành kinh tế của đất nước là mô êt ngành công nghiê êp khá quan trọng, đã và đang phát triển tốt. Công ty hiê ên tại chưa tiến hành sản xuất nhưng hiê ên tại công ty đang góp phần lớn vào công cuô êc tìm đến những sản phẩm dược phẩm mà sự sản xuất trong nước chưa đủ khả năng đáp ứng. Hiê ên tại, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là phân phối các sản phẩm dược phẩm nhâ pê khẩu. I.2.2 Đă ăc điểm về sản phẩm hàng hoá: Sản phẩm của công ty là thuốc.Thuốc đảm bảo sức khỏe của con người, hơn thế nữa, ảnh hưởng tới tính mạng con người. Đây là đă cê trưng tạo ra nhiều điểm khác biê êt trong quá trình tìm kiếm sản phẩm và kinh doanh của công ty so với các công ty kinh doanh những mă tê hàng khác, như xuất sứ của sản phẩm, công nghê ê sản xuất sản phẩm, các tiêu chuẩn chất lượng quốc tế của sản phẩmv.v… Do đó, mă êc dù công ty nhâ ên thấy nhu cầu về thuốc là thường xuyên, cấp thiết, nhưng công ty không thể tuỳ tiê ên trong kinh doanh, không thể chỉ nghĩ đến lợi nhuâ ên đơn thuần, mà công ty vẫn luôn tính đến yếu tố đạo đức và lợi ích Xã hô êi. Hiê ên nay, công ty đã và đang phân phối tổng thể trên 10 mă êt hàng. Trong đó, mă êt hàng chiến lược của công ty là thuốc tiêm (Chiếm 80% tỉ trọng về giá trị) do mă êt hàng này có nhu cầu rất lớn. Các mă êt hàng chính của công ty được liê êt kê trong bảng dưới đây: 6 Biểu số1: Các sản phẩm của công ty phân phối trong năm 2006 STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Tên hàng Trexofin Cefacyxim Ceftriaxone Intrazolin Hanmi Fontazon Intrataxim Exomuc Ery Hanmi Orofix Kupfloxan Etexcefetam ĐV lọ lọ lọ lọ lọ lọ gói gói Viên Viên lọ Số lượng 40 000 60 000 40 000 100 000 24 000 20 000 200 000 250 000 120 000 180 000 20 000 I.2.3 Đă ăc điểm thị trường kinh doanh: Thị trường kinh doanh của công ty chủ yếu là thị trường trong nước. Đối với thị trường trong nước, sản phẩm của công ty qua quá trình phát triển đã xác định được chỗ đứng khá vững chắc, được tiêu thụ rô nê g rãi trong các viên lớn và đem lại cho Công ty phần lớn tỷ trọng doanh thu. Trong những năm gần đây, trong nghành dược diễn ra cuô êc cạnh tranh vô cùng khốc liê êt giữa các sản phẩm dược đa dạng từ trung ương đến địa phương, rồi các xí nghiê êp sản suất dược quân đô êi, công an, trường đại học,... đă cê biê êt là tình trạng thuốc ngoại đang tràn ngâ pê trên thị trường Hà Nô êi và cả nước. Điều đáng chú y là trên khoảng 2/3 thị trường dược kinh doanh trong vài năm gần đây, các doanh nghiê pê tư nhân đang bung ra chiếm lĩnh, quảng cáo chào hàng rầm rô ê. Hơn nữa, mô êt khó khăn chung mà hầu hết các công ty gă êp phải trong vài năm gần đây là không được Nhà nước bảo hô ê đô cê quyền như trước nữa mà phải tự lực hoạt đô nê g, vươn lên tìm hướng đi riêng cho mình. Đối với Công ty Cổ phần DP Viê êt Hà, trong hoàn cảnh đó với sự năng đô nê g, sáng tạo của toàn thể anh chị em trong công ty, đã đưa công ty vượt qua những khó khăn. Vị thế của công ty trên thị trường thuốc hiê ên nay là khá chắc chắn. Công ty đã rất quan tâm đến hoạt đô nê g marketing và khâu tiêu thụ sản phẩm, nắm bắt những thông tin luôn chuyển biến không ngừng 7 của thị trường để điều chỉnh chiến lược kinh doanh và bổ sung những sản phẩm mới có công dụng và hiê êu quả cao được người tiêu dùng lựa chọn. Thương hiê êu của công ty theo thời gian sẽ in sâu vào tâm trí của người tiêu dùng bởi uy tín và chất lượng của các sản phẩm mới, hiê êu quả điều trị cao từ những nước có nền sản xuất dược phẩm phát triển. I.2.4.Đă ăc điểm về quy mô hoạt đô ăng: Công ty Cổ phần DP Viê êt Hà thuô êc loại công ty thương mại quy mô vừa thể hiê ên ở mô êt số chỉ tiêu sau: - Tổng nguồn vốn kinh doanh: 4,5 tỷ - Lao đô nê g: 48 nhân viên - Thu nhâ êp trung bình của nhân viên: 1,5 tr đồng/ tháng Tổng số lao đô nê g trong công ty là 48 người, quản ly là 5 người. Nhân viên của công ty được tuyển dụng với những tiêu chí rất cao, và chất lượng. ( Bằng cấp, tư cách đạo đức, làm viê êc, kinh nghiê êm…) I.2.5 Đă ăc điểm kết quả hoạt đô ăng kinh doanh: Trong sự cạnh tranh khốc liê êt của cơ chế mở cửa và sự non trẻ của công ty mới thành lâ pê , công ty gă êp không ít khó khăn, song do sự nỗ lực sáng tạo Ban giám đốc, quản ly và của tâ pê thể nhân viên, công ty đã vượt qua những khó khăn trước mắt để ổn định kinh doanh đẩy mạnh các hoạt dô êng marketing nâng cao chất lượng sản phẩm, nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng và nhu cầu thị trường. Doanh thu của công ty đã tăng nhanh từ 14 tỷ (2005) lên 24 tỷ đồng (2006). Hiê êu quả trong kinh doanh đã giúp công ty giải quyết những khó khăn, tạo được vốn để tái sản xuất kinh doanh, Sản phẩm nhâ êp khẩu về được tiêu thụ ở hầu hết các tỉnh thành trong cả nước, đă cê biê êt là các tỉnh thành phía Bắc. Biểu số 2: Chỉ tiêu MÔÊT SỐ CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY NĂM 2005-2006 Đơn vị Năm 2005 NĂM 2006 Năm 8 2005/2006 tính (lần) 1. Tổng GTHH Đồng 15.337.233 20.011.701 1,3 2. Doanh thu “ 12.851.086 19.653.259 1,5 3. Chi phí “ 12.781.000 18.537.286 1,45 4. Lợi nhuâ nê sau thuế “ 5. Ngân sách 70. 086 “ 233.874 112.973 1,6 1.868.562 I.3 Bô Ê máy quản lý hoạt đô Êng kinh doanh: Bô ê máy quản ly của Công ty Cổ phần DP Viê êt Hà được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng. Toàn bô ê 48 nhân viên (kể cả lao đô nê g hợp đồng) được tổ chức thành 4 đơn vị trực thuô êc dưới sự điều hành chung của ban Giám đốc.Mô hình này giúp công ty phát huy được năng lực chuyên môn của các bô ê phâ nê chức năng nhưng vẫn bảo đảm quyền chỉ huy của hê ê thống trực tuyến. Chức năng và nhiê êm vụ của từng phòng ban được phân như sau Sơ đồ 2 : Sơ đồ bô Ê máy tổ chức của Công ty Cổ phần DP Viê Êt Hà Hô êi đồng quản trị Giám đốc Phòng Kế toán Phòng Kinh Doanh Phòng Nhân sự I.3.1 Hội đồng quản trị: Chủ tịch hô êi đồng quản trị : có toàn quyền nhân danh công ty , quyết định những vấn đề có liên quan đến mục đích quyền lợi của công ty phù hợp với pháp luâ êt . Chủ tịch hô êi đồng quản trị là người có cổ phần cao nhất trong công ty. 9 I.3.2 Giám Đốc Giám đốc : là ngưòi chịu trách nhiê êm phụ trách chung , giám đốc là người điều hành mọi hoạt đô nê g kinh doanh của công ty , có quyền tuyển dụng lao đô nê g ,và cũng là ngưòi có quyền quyết định thôi viê êc đối với các nhân viên dưói quyền .Đưa ra chiến lược phát triển chung của công ty trong mô êt giai đoạn nhất định. I.3.3 Phòng Kinh doanh: Chịu sự điều hành trực tiếp của giám đốc Phòng Kinh doanh gồm 18 cán bô ê trong đó có 16 dược sĩ đại học và trung cấp chuyên ngành. Những cán bô ê này có các nhiê êm vụ và chức năng sau đây: - Cùng Giám đốc lâ pê kế hoạch kinh doanh cho từng nhóm trong phòng kinh doanh. -Nhóm Marketing: Gồm những cán bô ê có nhiê êm vụ khai thác nguồn hàng, tìm bạn hàng để ky hợp đồng với các khách hàng lớn của công ty. -Nhóm cửa hàng: Có nhiê êm vụ giới thiê êu và bán sản phẩm của công ty tới các đại ly và hiê êu thuốc. I.3.4 Phòng Nhân sự: Phòng gồm 3 người . Trưởng phòng quản ly nhân sự, điều hành toàn bô ê công viê êc chung của phòng. Phòng Nhân sự có nhiê êm vụ tuyển dụng, tuyển mô ê, lâ êp kế hoạch đào tạo cho nhân viên toàn công ty. Giải quyết chế đô ê theo quy định của Nhà nước, cũng như chế đô ê riêng do công ty đề ra cho nhân viên ky hợp đồng dài hạn. Quản ly thời gian làm viê êc của các nhân viên trong công ty. Là nơi để nhân viên có thể bày tỏ y kiến của minh về chính sách của Công ty. I.3.5 Phòng kế toán Làm nhiê êm vụ trực tiếp quản ly tình hình tài chính của công ty. Phòng gồm 4 nhân viên chịu sự giám sát điều chỉnh của Giám đốc. 10 Trưởng phòng phụ trách hoạt đô nê g chung của các kế toán: Tiền mă êt, tiền gửi ngân hàng, kế toán kho, kế toán TSCĐ, phương pháp hạch toán của phòng kế toán gồm I.4 Phương thức tiêu thụ hàng ở Công ty Cổ phần DP Viê Êt Hà Công ty Cổ phần DP Viê êt Hà là mô tê Công ty kinh doanh thương mại với nhiều mă êt hàng đă êc thù của ngành dược đó là thuốc.Công ty nhâ pê khẩu thuốc từ nhiều nước có ngành sản xuất dược phẩm phát triển như : Hàn Quốc, Ấn Đô ê, Pháp, …với khối lượng nhâ pê lớn. Nhằm đạt mục tiêu tối đa hoá lợi nhuâ nê Công ty đã áp dụng mô tê số hình thức tiêu thu như sau: Bán buôn, bán lẻ, bán gửi qua đường bưu điê ên I.4.1. Bán buôn Đă êc trưng của bán buôn là bán với số lượng lớn, nhưng hàng hoá được bán buôn vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông: Khi nghiê êp vụ bán buôn phát sinh là tức là khi hợp đồng kinh tế đã được ky kết, khi hợp đồng kinh tế đã được ky kết phòng kế toán của Công ty lâ êp hoá đơn( GTGT) , MS 01GTKT - 3LL. Hoá đơn được lâ pê thành ba liên, liên 1 lưu tại gốc, liên 2 giao người mua, liên 3 dùng để thanh toán. Phòng kế toán cũng lâ êp phiếu xuất kho, phiếu xuất kho cũng được lâ pê thành ba liên. Nếu viê êc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn( GTGT) được dùng làm căn cứ để thu tiền hàng, kế toán và thủ quỹ dựa vào đó để viết phiếu thu và cũng dựa vào đó thủ quỹ nhâ nê đủ số tiền hàng. Khi kiểm tra số tiền đủ theo hoá đơn GTGT mà người mua thanh toán kế toán thu chi TM và thủ quỹ sẽ ky tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu cho mô tê liên phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán thu tiền mă êt sẽ viết ba liên phiếu thu sau đó xé mô êt liên đóng dấu và giao cho khách hàng thể hiê ên viê êc thanh toán hàng hoá đã hoàn tất . Cân đối với phiếu xuất kho kế toán cũng ghi ba liên . Liên mô êt lưu tại cuống , liên hai giao cho thủ kho giữ , liên ba dùng để lưu hành nô êi bô ê không có giá trị thanh toán và đi đường . Trong phương thức bán buôn có hai hình thức: 11 Bán buôn qua kho : theo hình thức này, Công ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho người mua. Người mua cầm hoá đơn GTGT và phiếu xuất do phòng kế toán lâ pê đến kho để nhâ ên hàng. Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua đã nhâ nê và ky xác nhâ ên trên hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Viê êc thanh toán hàng có thể bằng tiền mă êt, ngân phiếu, séc. Bán buôn vâ ên chuyển thẳng: Theo phương thức này Công ty cử người ở phòng kinh doanh đi đến cảng hoă êc sân bay để nhâ ên hàng sau đó làm thủ tục nhâ nê hàng, khi thủ tục nhâ nê hàng đã xong phòng kế toán lâ êp hoá đơn GTGT gồm ba liên sau đó xé liên hai và ba giao cho phòng kinh doanh. Phòng kinh doanh cử người mang hoá đơn tới người mua hàng đồng thời vâ ên chuyển thẳng số hàng hoá đã có HĐ GTGT cho người mua ( không qua kho ). Hàng hoá được coi là tiêu thụ khi người mua nhâ nê đủ hàng ky xác nhâ ên trên chứng từ bán hàng của Công ty, viê êc thanh toán tiền hàng có thể bằng séc, TM, ngân phiếu hoă êc chuyển khoản. I.4. 2. Bán le Hình thức bán lẻ được áp dụng tại văn phòng Công ty và tại kho . Công ty thực hiê ên bán lẻ theo phương thức thu tiền tâ pê trung tức là khi phát sinh nghiê êp vụ bán lẻ hàng hoá thì kế toán hàng hoá lâ êp hoá đơn GTGT. Trường hợp nếu bán lẻ tại Công ty thì kế toán hàng hoá lâ êp hoá đơn GTGT lấy đầy đủ chữ ky của người mua, thủ trưởng đơn vị, kế toán trưởng sau đó dựa vào HĐ GTGT kế toán thu chi sẽ viết phiếu thu chi với số tiền đủ theo hoá đơn ( nếu KH trả hết mô êt lần ). Trường hợp bán lẻ nhưng khách yêu cầu mang hàng tới tâ ên nhà thì kế toán hàng hoá cũng lâ pê hoá đơn GTGT sau đó giao cho người mang hàng 2 liên: Liên 2( liên đỏ) giao cho khách hàng, liên 3 (liên xanh ) có giá trị để thanh toán. Sau khi đã giao hàng và thu tiền song, người được phân công đi giao hàng có trách nhiê êm nô pê số tiền đó cho phòng kế toán kèm hoá đơn GTGT ( liên 3 - liên xanh). I.4.3. Phương thức bán buôn qua đường bưu điên. ă Theo phương thức này sau khi nhâ êp khẩu mô êt số lô hàng nào đó về Công ty gửi các thư chào hàng, có thể bằng điê nê thoại, Fax tới các tỉnh, TP nơi có các Nhà thuốc mua buôn. Khi mô êt Công ty, Nhà thuốc nào đó có nhu cầu về mô êt mă êt hàng nào đó có thể gọi điê ên cho Công ty để cùng thoả 12 thuâ nê về mă êt hàng hoá, chất lượng và giá cả. Nếu những thương lượng đó được thoả thuâ nê giữa hai bên (có thể 3 bên ) tiến hành lâ êp các hợp đồng mua bán. Dựa vào hợp dồng mua bán, kế toán hàng hoá lâ pê hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho sau đó, phòng kinh doanh mang hàng đi gửi (có thể gửi qua đường tàu, đường hàng không…) tới địa chỉ của khách hàng mua buôn. Viê êc thanh toán cũng phụ thuô êc vào sự thoả thuâ nê của hai bên có thể bằng tiền mă êt cũng có thể bằng chuyển khoản. Thông thường số tiền mà bên mua thanh toán đợt mô êt bằng 95% giá trị của hợp đồng mua bán, số còn lại sẽ trả sau. - Phương hướng và kế hoạch trong thời gian tới . +Mở rô nê g nhâ pê khẩu nhiều loại thuốc cung cấp cho các đơn vị có nhu cầu . + Nhâ pê dây chuyền công nghê ê sản xuất thuốc viên và tiêm để tiến hành sản xuất trong nước nhằm giảm giá thành của thuốc, giải quyết vấn đề về sự leo thang của giá thuốc trên thị trường hiê ên nay. +Nhâ êp khẩu các loại thiết bị y tế I.5. Tổ chức bô Ê máy kế toán và công tác kế toán Công ty Cổ phần DP Viê Êt Hà I.5.1.Bô ă máy kế toán: Phòng kế toán của công ty gồm 4 người, được phân công nhiê êm vụ cụ thể , tạo thành mô êt bô ê máy kế toán hoàn chỉnh, hoạt đô nê g trên nguyên tắc tâ pê trung, có nhiê êm vụ tổ chức thực hiê ên và kiểm tra viê êc thực hiê ên các công tác kế toán trong phạm vi công ty, giúp lãnh đạo công ty tổ chức công KẾ TOÁN tác quản ly và phân tích hoạt đô nê TRƯỞNG g kinh tế, hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra các bô ê phâ nê trong công ty, thực hiê ên đầy đủ chế đô ê ghi chép, hạch toán theo chế đô ê và chuẩn mực. Sơ đồ 14: Sơ đồ tổ chức bô Ê máy kế toán của Công ty Cổ phần DP Viê tÊ Hà Kế toán hàng hoá Kế toán kiêm Thủ qui Kế toán công nợ Kế toán13 tổng hợp Đứng đầu bô ê máy kế toán là Kế toán trưởng. Kế toán trưởng có nhiê êm vụ quản ly điều hành phòng kế toán, chỉ đạo thực hiê ên triển khai công tác tài chính kế toán của Công ty, tổ chức thiết lâ êp các văn bản, biểu mẫu báo cáo tài chính, tham mưu cho Giám đốc xây dựng các kế hoạch tài chính, chiến lược kinh doanh, lâ pê kế hoạch tài chính tín dụng, kế hoạch chi phí kinh doanh, giải quyết quan hê ê về tài chính, tín dụng với các đơn vị liên quan, chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc. - Kế toán hàng hoá Có nhiê êm vụ theo dõi tình hình nhâ êp xuất tồn nguyên vâ êt liê êu, hàng hoá, thành phẩm, tình hình bán hàng, tiêu thụ hàng hoá của doanh nghiê êp. - Kế toán tổng hợp: Có nhiê êm vụ theo dõi phần thanh toán tiền lương, bảo hiểm xã hô êi, tài sản cố định, tâ pê hợp chi phí toàn doanh nghiê êp và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán kiêm thủ quĩ: Có nhiê êm vụ giữ tiền mă êt, căn cứ vào chứng từ gốc hợp lê ê để thu hoạch chi tiền mă êt. Thủ quĩ ghi phần thu, chi tiền mă êt vào cuối ngày và đối chiếu với số liê uê của kế toán thanh toán tiền mă êt. Ngoài ra còn làm công viê êc kế toán. - Kế toán công nợ: Có nhiê êm vụ theo dõi công nợ và cung cấp thông tin về tình hình công nợ của Công ty mô êt cách nhanh chóng và chính xác. Toàn nhân viên của phòng kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Kế toán trưởng. 14 I.5.2 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty Cổ phần DP Viêtă Hà I.5.2.1. Chứng từ áp dụng. Chứng từ ở Công ty sử dụng là bô ê chứng từ do bô ê tài chính phát hành như phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho, phiếu nhâ êp kho, hoá đơn bán hàng , hoá đơn GTGT… I.5.2.2 Hê ê thống tài khoản kế toán của Công ty áp dụng : Hê ê thống tài khoản kế toán của Công ty áp dụng thống nhất hê ê thống tài khoản kế toán doanh nghiê êp ban hành theo quyết định 1141 TCQĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bô ê tài chính I.5.2.3 Hê ê thống sổ sách, báo cáo kế toán. * Sổ đăng ky chứng từ ghi sổ: + Nô êi dung Sổ Đăng ky chứng từ ghi sổ là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiê êp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian (nhâ êt ky). Sổ này dùng để đăng ky các nghiê pê vụ kinh tế phát sinh, qiản ly chứng từ ghi sổ, vừa để kiểm tra, đối chiếu số liê êu với Bảng Cân Đối số phát sinh. + Kết cấu và phương pháp ghi chép: Cô êt 1: Ghi số liê êu của chứng từ ghi sổ Cô êt 2: Ghi ngày tháng lâ pê chứng từ ghi sổ Cô êt 3: Ghi số tiền của chứng từ ghi sổ Cuối trang sổ cô êng luỹ kế để chuyển sang trang sau. Đầu trang sổ phải ghi số cô êng trang trước chuyển sang. Cuối tháng, cuối năm, kế toán cồng tổng số tiền phát sinh trên Sổ Đăng ky chứng từ ghi sổ, lấy số liê êu đối chiếu với Bảng cân đối phát sinh. * Sổ cái + Nô iê dung Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi các nghiê êp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kế toán được quy định trong chế đô ê tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiê êp 15 Số liê êu ghi trên sổ Cái dùng để kiểm tra, đối chiếu với số liê êu ghi trên sổ Đăng ky chứng từ ghi sổ, các sổ hoă êc thẻ kế toán chi tiết dùng để lâ pê các Báo cáo Tài chính Công ty Cổ phần DP Viê êt Hà dùng những sổ cái sau phục vụ cho quá trình hạch toán kế toán tiêu thụ, và xác định kết quả tiêu thụ: Sổ Cái TK 111, 112, 156, 632, 511,… * Sổ, thẻ kế toán chi tiết + Nô êi dung: Sổ thẻ kế toán chi tiết là sổ dùng để phản ánh chi tiết các nghiê êp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biê êt mà trên sổ kế toán tổng hợp chưa phản ánh được. Số liê uê trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các chi tiêu chi tiết về tình hình tài sản, vâ êt tư, tiền vốn, tình hình hoạt đô nê g và kết quả kinh doanh của doanh nghiê êp, và làm căn cứ để lâ pê Báo cáo Tài Chính. Trong Công ty mở những sổ chi tiết sau: - Sổ chi tiết hàng hoá - Thẻ kho hàng hoá - Sổ chi tiết chi phí trả trước, chi phí phải trả - Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua … - Sổ chi tiết tiêu thụ - ……………….. Hình thức sổ sách kế toán của Công ty áp dụng là hình thức “chứng từ ghi sổ” và được thực hiê ên ghi chép trên máy vi tính. Hàng ngày từ các chứng từ gốc kế toán sẽ nhâ êp số liê êu vào chứng từ tương ứng có trong máy vi tính, máy sẽ tự đô nê g sử ly số liê êu và đưa vào sổ kế toán có liên quan như bảng kê, sổ thẻ chi tiết … Từ các chứng từ đó máy sẽ ghi vào sổ cái, bảng tổng hợp chi tiết, sau đó máy sẽ lâ êp bảng cân đối phát sinh và lên báo cáo kế toán. Để đề phòng sự cố máy tính, kết hợp kế toán thủ công, sau khi tâ pê hợp chứng từ vào máy, hàng ngày cho in số liê êu, 16 tâ pê hợp bảng kê, sổ chi tiết, từ đó đưa vào sổ cái, sổ tổng hợp chi tiết, lên bảng cân đối phát sinh, cuối quy lên báo cáo Tài Chính. Sơ đồ 15: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC GHI SỔ CỦA CÔNG TY Chứng từ gốc Sổ quỹ Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo tài chính : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra Nhìn vào sơ đồ ta thấy kế toán Công ty có mô êt số thiếu sót khi sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ và những thiếu sót này em xin đưa ra mô êt số nhâ ên xét và kiến nghị ở phần III của chuyên đề này. 17 PHẦN II KẾ TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HÓA VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦ N DƯỢC PHẨM VIỆT HÀ II.1. Đặc điểm của quá trình tiêu thụ Việc bán hàng của Công ty chủ yếu được tổ chức thực hiê ên trên 3 phương thức: Bán buôn, bán lẻ, bán qua đường bưu điê nê . Tuỳ vào từng phương thức giao hàng, hình thức thanh toán mà kế toán bán hàng( tiêu thụ) cũng khác nhau. Mă êt khác, hàng tháng quá trình tiêu thụ cũng không giống nhau viê êc tiêu thụ diễn ra không được đều đă nê , doanh thu bán hàng có tháng nhiều tháng ít. Đó là điều tất nhiên. II.1.1 Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo phương thức bán buôn. Khi Công ty nhâ êp khẩu mô êt lô hàng nào đó khi hàng đã về tới kho hoă êc hàng đang đi đường về bô ê phâ nê bán hàng của Công ty sẽ gửi thư chào hàng (có thể trực tiếp gọi điê ên thoại) tới các khách mua buôn của Công ty. Qua viê êc trao đổi về nhu cầu mua bán của hai bên và trên cơ sở đơn hỏi hàng và thư chào hàng của Công ty đưa ra, hai bên sẽ đàm phán và ky kết hợp đồng( hợp đồng mua bán) , căn cứ vào hợp đồng đã ky kết hay đơn đă êt hàng đã được phê duyê êt bởi Giám đốc, phòng kế toán lâ pê hoá đơn giá trị gia tăng. Hoá đơn giá trị gia tăng (Biểu số 2) vừa là hoá đơn bán hàng, vừa là căn cứ để xuất kho, vừa là căn cứ để hạch toán doanh thu. Đối với người mua hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán.Hoá đơn gía trị gia tăng được lâ pê làm 3 liên (kê giấy than viết 1 lần) : Liên 1: Lưu tại quyển hoá đơn gốc do phòng kế toán giữ để theo dõi hàng ngày. Liên 2: Giao cho khách hàng làm chứng từ đi đường và ghi sổ kế toán đơn vị mua. Liên 3 : Giao cho thủ kho dùng để ghi sổ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ và làm thủ tục thanh toán. 18 Trên mỗi hoá đơn bán hàng có đầy đủ họ tên khách hàng, địa chỉ, hình thức thanh toán, khối lượng đơn giá của từng loại hàng hoá bán ra, tổng tiền hàng, thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán. Sau khi lâ pê hoá đơn giá trị gia tăng nhân viên phòng kinh doanh sẽ cầm hoá đơn này xuống kho làm thủ tục xuất hàng. Ở kho, khi nhâ ên được hoá đơn, thủ kho sẽ ghi vào sổ kho theo số lượng hàng được bán. Sổ kho do thủ kho mở hàng quy và mở chi tiết cho từng loại hàng hoá. Thủ kho có nhiê êm vụ theo dõi chi tiết hàng hoá nhâ êp, xuất, tồn và sau ghi vào sổ kho, thủ kho mang hoá đơn GTGT đến cho phòng kế toán. Đến cuối tháng, thủ kho tính số tồn kho từng loại hàng hoá để đối chiếu với phòng kế toán. Ở phòng Kế toán: Sau khi nhâ ên được chứng từ về tiêu thụ hàng hoá do thủ kho mang tới, kế toán kiểm tra tính pháp ly rồi ky duyê êt. Mỗi loại thuốc đều được kế toán cho mô êt mã riêng nên khi nhâ nê được hoá đơn giá trị gia tăng kế toán phải tra mã của mă êt hàng được bán để nhâ êp vào máy vi tính. Kế toán tiêu thụ sủ dụng sổ chi tiết hàng hoá, bảng tổng hợp nhâ êp xuất tồn, sổ chi tiết doanh thu bán hàng (Biểu số 3, 4, 5) để theo dõi hàng hoá về số lương và giá trị. Ví dụ: Cụ thể: Ngày 5 Tháng 12 Năm 2006. Giữa Công ty Cổ phần DP Viê êt Hà và Bê nê h viê ên 103 có hợp đồng mua bán thuốc 400 lọ thuốc Trexofin 1g giá bán 20 953 380 đ chưa bao gồm thuế (thuế VAT 5 %) . Theo như hợp đồng ky kết giữa hai bên, Bê nê h viê nê 103 sẽ thanh toán cho Công ty Cổ phần DP Viê êt Hà theo hình thức trả bằng tiền mă êt .Do vâ êy căn cứ vào hợp đồng và hoá đơn GTGT kế toán hàng hoá hạch toán như sau: Nợ TK 632: Có Tk 156: 17 460 317đ 17 460 317đ Đồng thời ghi: Nợ TK 131: 22 000 000đ 19 Có TK 511: Có TK 33311: 20 952 400đ 1 047 600đ Do hàng ngày phát sinh nhiều các nghiê êp vụ thu chi tiền hàng nên để tiê ên theo dõi cô êng nợ phaỉ thu, phải trả kế toán Công ty sử dụng TK131 – “Phải thu của khách hàng” và TK 331 – “ Phải trả cho người bán”. Do đó tất cả các nghiê êp vụ có liên quan đến thu tiền hàng kế toán đều phản ánh qua Nợ TK 131, khi sự phát sinh nghiê êp vụ thu tiền thì kế toán mới phản ánh bên có TK131. Theo ví dụ trên. Cũng trong ngày 5/12/2006 Công ty nhâ ên được tiền do Bê ênh viê ên 103 trả tiền hàng. Khi đó kế toán công nợ lâ êp phiếu thu tiền hàng. Căn cứ vào phiếu thu ngày 5/12/2006, kế toán công nợ ghi định khoản: Nợ TK 1111: Có TK 131: 22 000 000đ 22 000 000đ 20