1
Luận văn
Hoàn thiên công tác hạch toán
nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ tại Công ty Máy và Thiết bị
Kim Sơn
2
Lời nói đầu
Trong cơ chế đổi mới của đất nước nói riêng và sự phát triển không ngừng
của nền kinh tế thế giới nói chung, các doanh nghiệp phải thật sự chủ động trong
phương thức làm ăn của chính mình. Cơ hội nhiều va thử thách cũng rất lớn, để
có thể tồn tại và phát triển trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị
trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải năng động, sáng tạo trong kinh doanh.
Đồng thời phải quan tâm và quản lý chặt chẽ tất cả các khâu của quá trình sản
xuất nhằm phát huy nguồn nội lực vừa tận dụng nguồn ngoại lực có thể giảm chi
phí đến mức thấp nhất và đạt lợi nhuận cao nhất.
Hạch toán kế toán là một công cụ đắc lực giúp cho các nhà quản trị doanh
nghiệp đưa ra quyết định nhanh chóng và hợp lý nhất và đảm bảo cho sản xuất
kinh doanh ổn định và phát triển bền vững. Hạch toán nguyên vật liệu được coi
là bộ phận quan trọng trong công tác hạch toán, là cơ sở vật chất để cấu thành
nên thực thể sản phẩm. Đặc biệt đối với doanh nghiệp sản xuất thì chi phí
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ chiếm tỷ trọng lớn nhất trong tổng chi phí sản
xuất. Chỉ một sự biến động nhỏ của chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
cũng làm ảnh hưởng đến giá bán của sản phẩm từ đó ảnh hưởng đến lợi nhuận
của doanh nghiệp. Do vậy để quản lý và sử dụng nguyên vật liệu, công cụ dụng
cụ một cách có hiệu quả thì doanh nghiệp phải tổ chức tốt công tác hạch toán
nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ một cách khoa học. Hạch toán đầy đủ, chính
xác, kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tạo điều
kiện thuận lợi cho công tác kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm.
Đồng thời hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ là điều kiện quan trọng để
quản lý, thúc đẩy việc cung cấp đầy đủ, kịp thời, tránh tình trạng thiếu hụt, dư
thừa, mất mát, lãng phí trong toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ nói
trên. Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn luôn chú trọng đến công tác hạch toán và
coi đó là một công cụ quản lý không thể thiếu được. Trong đó, hạch toán nguyên
vật liệu, công cụ dụng cụ là một vấn đề luôn được Công ty xem xét, quan tâm.
Để có thể hạ giá thành, sử dụng nó một cách hiệu quả nhất, Công ty cố gắng hạ
chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ bằng một loạt các biện pháp: xây dựng
định mức dự trữ, định mức hao hụt ... Tuy nhiên, công tác hạch toán nguyên vật
liệu, ông cụ dụng cụ tại Công ty còn một số điểm chưa hợp lý. Do vậy, cải tiến
và hoàn thiện công tác hạch toán nói chung và hạch toán nguyên vật liệu, công
cụ dụng cụ nói riêng được coi là một yêu cầu tất yếu.
Qua một thời gian thực tập tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn, em đã
thấy được tầm quan trọng của công tác hạch toán kế toán, nhất la công tác hạch
toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Em đã đi sâu vào tìm hiểu và mạnh dạn
chọn đề tài: "Hoàn thiên công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
3
tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn" làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của
mình.
Nội dung của chuyên đề gồm 3 phần:
Phần I: Những vấn đề lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu, công cụ
dụng cụ trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.
Phần II: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn.
Phần III: Một số nhận xét đánh giá về công tác hạch toán nguyên vật liệu,
công cụ dụng cụ và phương hướng hoàn thiện công tác hạch toán nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ tại Công ty Máy và Thiết bị Kim Sơn.
4
Phần I:
Những vấn đề lý luận chung về hạch toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ
trong các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh
I. đặc điểm nguyên vật liệu và nhiệm vụ hạch toán:
1. Những khái niệm chung về nguyên vật liệu:
Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh
doanh, tham gia thường xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh
hưởng trực tiếp đến chất lượng của sản phẩm được sản xuất.
Vật liệu là đối tượng lao động nên có các đặc điểm: tham gia vào một chu kỳ sản
xuất, thay đổi hình dạng ban đầu sau quá trình sử dụng và chuyển toàn bộ giá trị
vao giá trị của sản phẩn được sản xuất ra.
Thông thường trong cấu tạo của giá thành sản phẩm thì chi phí về vật liệu
chiếm tỷ trọng khá lớn, nên việc sử dụng tiết kiệm vật liệu và sử dụng đúng mục
đích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm và
thực hiện tốt kế hoạch SXKD.
2.Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu:
Quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu
là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý hoạt động SXKD
ở doanh nghiệp. Để góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả quản lý vật liệu,
kế toán vật liêu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:
- Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp vật
liệu trên các mặt: Số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thời gian cung cấp.
- Tính toán và phân bổ chính xác kịp thời trị giá vật liệu xuất dùng cho các
đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao vật liệu,
phát hiên và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụng vật liệu sai mục đích,
lãng phí.
- Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, phát
hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùng và có biện
pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại.
- Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập các báo cáo về
vật liệu, tham gia công tác phân tích việc thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ, sử
dụng vật liệu.
II. Phân loại và tính giá nguyên vật liệu:
1. phân loại nguyên vật liệu:
Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại có công dụng
khác nhau, được sử dụng ở nhiều bộ phận khác nhau, có thể được bảo quản, dự
trữ trên nhiều địa bàn khác nhau. Do vậy để thống nhất công tác quản lý vật liệu
5
giũa các bộ phận có liên quan, phụp vụ cho yêu cầu phân tích, đánh giá tình hình
cung cấp, sử dụng vật liệu cần phải có các cách phân loại thích ứng.
- Nếu căn cứ vào công dụng chủ yếu của vật liệu thì vật liệu được chia
thành các loại:
+ Nguyên vật liệu chính: bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia
trực tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể bản thân của sản phẩm.
+ Vật liệu phụ: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng kết hợp với vật
liệu chính để nâng cao chất lượng cũng như tính năng, tác dụng của sản phẩm và
các loại vật liệu phụp vụ cho quá trình hoat động và bảo quản các loại tư liệu lao
động, phục vụ cho công việc lao động của công nhân.
+ Nhiên liệu: bao gồm các loại vật liệu được dùng để tạo ra năng lượng
phụp vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho
sản xuất (nấu luyện, sấy ủi, hấp…)
+ Phụ tùng thay thế: bao gồm các loại vật liệu được sử dụng cho việc thay
thế, sửa chữa các loại tài sản cố định là máy móc, thiết bị, phương tiện vận tải,
truyền dẫn.
+ Các loại vật liệu khác: bao gồm các loại vật liệu không thuộc những
loại vật liệu đã nêu trên như bao bì đóng gói sản phẩm, phế liệu thu hồi được
trong quá trình sản xuất và thanh lý tài sản.
Một điểm cần lưu ý ở cách phân loại này là có những trường hợp loại vật liệu
nào đó có thể là vật liệu phụ ở hoạt động này hoặc ở doanh nghiệp này nhưng lại
là vật liệu chính ở hoạt động khác hoặc ở doanh nghiệp khác.
Nếu căn cứ vào nguồn cung cấp vật liệu thì vật liêu được chia thành:
+ Vật liệu mua ngoài
+ Vật liệu tự sản xuất
+ Vật liệu có từ nguồn khác (được cấp, nhận vốn góp…)
Tuy nhiên việc phân loại vật liệu như nêu trên vẫn mang tính tổng quát mà
chưa đi vào từng loại, từng thứ vật liệu cụ thể để phụp vụ cho việc quản lý chặt
chẽ và thống nhất trong toàn doan nghiệp.
Để bảo đảm thuận tiện, tránh nhàm lẫn cho công tác quản lý và hạch toán
về số lượng và giá trị đối với từng thứ NVL, trên cơ sở phân loại theo vai trò và
công dụng của NVL, các doanh nghiệp phải tiếp tục chi tiết và hình thành nên
"Sổ danh điểm vật liệu". Sổ này xác định t6hống nhất tên gọi, ký mã hiệu, quy
cách, số hiệu, đơn vị tính, giá hạch toán của từng danh điểm NVL (theo mẫu
dưới đây
Ký hiệu
Tên, nhãn
Đơn giá
hiệu, quy cách Đơn vị tính
hạch toán
Ghi chú
Nhóm Danh
NVL
điểm NVL
6
2. Tính giá nguyên vật liệu:
Tính giá vật liệu là một công tác quan trọng trong việc tổ chức hạch toán
NVL. Tính giá NVL là dùng tiền để biểu hiện giá trị của chúng. Trong công tác
hạch toán NVL ở các doanh nghiệp, NVL được tinh giá theo giá thực tế.
Giá thực tế của NVL là loại giá được hình thành trên cơ sở các chứng từ
hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp đẻ tạo ra NVL. Giá
thực tế của NVL nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập.
* Đối với NVL mua ngoài thì các yếu tố để hình thành nên giá thực tế là:
- Giá hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có):
+ Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu
trừ thì thuế GTGT không được tính vào giá thực tế của NVL.
+ Đối với những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực
tiếp thì thuế GTGT được tính vào giá thực tế của NVL.
- Chi phí thu mua: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức
...(cũng được xác định trên cơ sở phương pháp tính thuế GTGT mà doanh nghiệp
lựa chọn).
* Đối với NVL gia công chế biến xong nhập kho thì giá thực tế bao gồm
giá xuất nguyên vật liệu đưa đi gia công và chi phí gia công chế biến, chi phí vận
chuyển, bốc dỡ...
* Đối với NVL nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần thì giá thực tế của
NVL là giá trị NVL được các bên tham gia góp vốn thừa nhận trên nguyên tắc
tương đương tiền mặt.
* Đối với NVL vay, mượn tạm thời của đơn vị khác, thì giá thực tế nhập
kho được tính theo giá thị trường hiện tại của số NVL đó.
* Đối với phế liệu thu hồi từ quá trình sản xuất - kinh doanh của doanh
nghiệp thì giá thực tế được tính theo đánh giá thực tế hoặc theo giá bán trên thị
trường.
Việc lựa chọn phương pháp tính giá thực tế NVL xuất kho phải căn cứ vào
đặc điểm của từng doanh nghiệp về số lượng danh điểm, số lần nhập - xuất NVL
xuất kho thường dùng là:
* Già thực tế đích danh (tính trực tiếp): Phương pháp này thích hợp với
những doanh nghiệp có điều kiện bảo quản riêng từng lô NVL nhập kho, vì vậy
khi xuất kho lô nào thì tính theo giá thực tế nhập kho đích danh của lô đó.
Phương pháp này có ưu điểm là công tác tính giá NVL được thực hiện kịp thời
và thông qua việc tính giá NVL xuất kho, kế toán có thể theo dõi được thời hạn
bảo quản của từng lô NVL. Tuy nhiên, để áp dụng được phương pháp này, thì
điều kiện cốt yếu là hệ thống kho tàng của doanh nghiệp cho phép bảo quản
riêng từng lô NVL nhập kho.
* Phương pháp Nhập trước - Xuất trước:
7
Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả
định là lô NVL nào nhập kho trước sẽ được xuất dùng trước, vì vậy lượng NVL
xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế của lần nhập đó.
Phương pháp này có ưu điểm là cho phép kế toán có thể tinh giá NVL xuất
kho kịp thời.
Nhược điểm của phương pháp Nhập trước - Xuất trước là tính giá theo
từng danh điểm NVL và phải hạch toán chi tiết NVL tồn kho theo từng loại giá
nên tốn nhiều công sức. Ngoài ra, phương pháp này làm cho chi phí kinh doanh
của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL.
Phương pháp Nhập trước - Xuất trước chỉ thích hợp với những doanh
nghiệp có ít danh điểm, số lần nhập kho của mỗi danh điểm không nhiều.
* Phương pháp Nhập sau - Xuất trước:
Theo phương pháp này, NVL được tính giá thực tế xuất kho trên cơ sở giả
định là lô NVL nào nhập vào sau sẽ được xuất dùng trước, vì vậy việc tính giá
xuất của NVL được làm ngược lại với phương pháp Nhập trước - Xuất trước.
Về cơ bản ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp Nhập
sau - Xuất trước cũng giống như phương pháp Nhập trước - Xuất trước, nhưng
sử dụng phương pháp Nhập sau - Xuất trước giúp cho chi phí kinh doanh của
doanh nghiệp phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của NVL.
* Phương pháp giá thực tế bình quân cả kỳ dự trữ:
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có ít danh điểm NVL
nhưng số lần nhập, xuất của mỗi danh điểm nhiều. Theo phương pháp này, căn
cứ vào giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ, kế toán xác định được
giá bình quân của một đơn vị NVL. Căn cứ vào lượng NVL xuất trong kỳ và giá
đơn vị bình quân để xác định giá thực tế xuất trong kỳ.
Giá thực tế của
NVL xuất kho
=
Giá bình quân của
một đơn vị NVL
x
Lượng vật liệu
xuất kho
Phương pháp giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ có ưu điểm là giảm nhẹ
được việc hạch toán chi tiết NVL so với phương pháp Nhập trước - Xuất trước
và Nhập sau - Xuất trước, khong phụ thuộc vào số lần nhập, xuất của từng danh
điểm NVL. Nhược điểm của phương pháp này là dồn công viêc tính giá NVL
xuất kho vào cuối kỳ hạch toán nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán
khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng
danh điểm NVL.
* Phương pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập:
Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình
quân của từng danh điểm NVL. Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng NVL
xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để kế toán xác đinhj giá thực tế NVL xuất kho.
8
Phương pháp này cho phép kế toán tính giá NVL xuất kho kịp thời nhưng
khối lượng công việc tính tóan nhiều và phải tiến hành tính giá theo từng danh
điểm NVL.
Phương pháp này chỉ sử dụng được ở những doanh nghiệp có ít danh điểm
NVL và số lần nhập của mỗi loại không nhiều.
* Phương pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước:
Theo phương pháp này, kế toán xác định giá đơn vị bình quân dựa trên giá
thực tế và lượng NVL tồn kho cuối ký trước. Dựa vào giá đơn vị bình quân nói
trên và lượng NVL xuất kho trong kỳ để kế toán xác định giá thực tế NVL xuất
kho theo từng danh điểm.
Phương pháp này cho phép giảm nhẹ khối lượng tính toán của kế toán,
nhưng độ chính xác của công việc tính giá phụ thuộc vào tình hình biến đông giá
cả NVL. Trường hợp giá cả thị trương NVL có sự biến động lớn thì việc tính giá
NVL xuất kho theo phương pháp này trở nên thiếu chính xác và có trường hợp
gây ra bất hợp lý (tồn kho âm).
* phương pháp trị giá hàng tồn cuối kỳ:
Với các phương pháp trên, để tính được giá thực tế NVL xuất kho đòi hỏi
kế toán phải xác định được lượng NVL xuất kho căn cứ vào các chứng từ xuất.
Tuy nhiên, trong thực tế có những doanh nghiệp có nhiều chủng loại NVL với
mẫu mã khác nhau, giấ trị thấp, lại được xuất dùng thương xuyên thì sẽ không có
điều kiện để kiểm kê từng nghiệp vụ xuất kho. Trong điều kiện đó, doanh nghiệp
phải tính giá cho số lượng NVL tồn kho cuối kỳ trước, sau đó mới xác định được
giá thực tế của NVL xuất kho trong kỳ:
Giá thực tế (Gtt)
NVL tồn kho cuối kỳ
Gtt NVL
xuất kho
=
=
Gtt NVl
nhập kho
Số lượng tồn
kho cuối kỳ
+
x
Gtt NVL tồn
kho đầu kỳ
Đơn giá NVL nhập
kho lần cuối
-
Gtt NVL tồn
kho cuối kỳ
* Phương pháp hạch toán:
Đối với các doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu, giá cả thường xuyên biến
động, nghiệp vụ nhập - xuất vật liệu diễn ra thường xuyên thì việc hạch toán theo
giá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức và nhiều khi không thực hiện
được. Do đó việc hạch toán hàng ngày nên sử dụng giá hạch toán.
Giá hạch toán (Ght) là loại giá ổn định, doanh nghiệp có thể sử dụng trong
thời gian dài để hạch toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu trong khi chưa tính được
giá thực tế của nó. Doanh nghiệp có thể sử dụng giá kế hoạch hoặc giá mua vật
liệu ở một thời điểm nào đó hay giá vật liệu bình quân tháng trước để làm giá
hạch toán. Sử dụng giá hạch toán để giảm bớt khối lượng cho công tác kế toán
nhập, xuất vật liệu hàng ngày nhưng cuối tháng phải tính chuyển giá hạch toán
9
của vật liệu xuất, tồn kho theo giá thực tế. Việc tính chuyển dựa trên cơ sở hệ số
giữa giá thực tế và giá hạch toán.
Gtt NVL tồn kho đầu kỳ + Gtt NVL nhập kho trong kỳ
Hệ số giá
=
Ght NVL tồn kho đầu kỳ + Ght NVL nhập kho trong kỳ
Gtt NVL xuất kho
=
Hệ số giá NVL
x
Ght NVL vuất kho
Phương pháp hệ số giá cho phép kết hợp chặt chẽ hạch toán chi tiết và
hạch toán tổng hợp về NVL trong công tác tính giá, nên công việc tính giá được
tiến hành nhanh chóng và không bị phụ thuộc vào số lượng danh điểm NVL, số
lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều hay ít.
Phương pháp này thích hợp với những doanh nghiệp có nhiều chủng loại
NVL và đội ngũ kế toán có trình độ chuyên môn cao.
III. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
NVL trong các doanh nghiệp thường có nhiều chủng loại khác biệt nhau,
thiếu một loại nào đó có thể gây ra ngừng sản xuất, vì vậy, hạch toán NVL phải
bảo đảm theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm NVL. Trong
công tác kế toán hiện nay ở nước ta, các doanh nghiệp thường áp dụng 1 trong 3
phương pháp hạch toán chi tiết NVL là: Phương pháp thẻ song song; phương
pháp đối chiếu luân chuyển và phương pháp số dư.
1. Phương pháp thẻ song song:
Theo phương pháp này thủ kho căn cú vào chứng từ nhập, xuất NVL để
ghi "Thẻ kho" (mở theo từng danh điểm trong từng kho). Kế toán NVL cũng dựa
trên chứng từ nhập, xuất NVL để ghi số lượng và tính thành tiền NVL nhập, xuất
vào "Thẻ kế toán chi tiết vật liệu" với "Thẻ kho" tương ứng do thủ kho chuyển
đến, đồng thời từ "Sổ kế toán chi tiết vật liệu", kế toán lấy số liệu để ghi vào
"Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn vật liệu" theo từng danh điểm, từng loại NVL
để đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp nhập, xuất vật liệu.
Phương pháp này rát đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và
phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất và tồn kho của5 từng
danh điểm NVL kịp thời, chính xác. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ sử dụng
được khi doanh nghiệp có ít danh điểm NVL.
Mẫu sổ và sơ đồ kế toán chi tiết NVL theo phương pháp thẻ song song
như sau:
10
Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phương pháp thẻ song song
Phiếu nhập
kho, phiếu
xuất kho
Thẻ
kho
Thẻ kế toán chi
tiết vật liệu
Sổ kế toán tổng hợp
về chất liệu (Bảng
kê tính giá)
Bảng tổng hợp
nhập - xuất tồn kho vật
Ghi chú:
Ghi hàng ngày.
Ghi cuối tháng.
Đối chiếu.
2. Phương pháp đối chiếu luân chuyển:
Đối với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và số lượng chứng
từ nhập, xuất NVL không nhiều thì phương pháp thích hợp để hạch toán chi tiết
NVL là phương pháp đối chiêú luân chuyển.
Theo phương pháp này, kế tóan chỉ mở "Sổ đối chiếu luân chuyển NVL" theo
từng kho, cuối kỳ trên cơ sở phân loại chứng từ nhập, xuất theo từng danh điểm
NVL và theo từng kho, kế toán lập "Bảng kê nhập vật liệu", "bảng kê xuất vật
liệu" và dựa vào các bảng kê này để ghi vào "Sổ luân chuyển NVL". Khi nhận
được thẻ kho, kế toán tiến hành đối chiếu tổng lượng nhập, xuất của từng thẻ kho
với "Sổ luân chuyển NVL", đồng thời từ "Sổ đối chiếu luân chuyển NVL" để đối
chiếu với số liệu kế toán tổng hợp vật liệu. Như vậy, phương pháp này giảm nhẹ
khối lượng công việc ghi chép kế toán, nhưng vì dồn công việc ghi sổ, kiểm tra
đối chiếu vào cuối kỳ, nên trong trường hợp số lượng chứng từ nhập, xuất của
từng danh điểm NVL khá nhiều thì công việc kiểm tra, đối chiếu sẽ gặp nhiều
khó khăn và hơn nữa là ảnh hưởng đến tiến độ thực hiện các khâu kế toán khác.
11
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển
như sau:
Sơ đồ hạch toán chi tiết NVL theo phương pháp đối chiếu luân chuyển
Phiếu
nhập kho
Thẻ kho
Phiếu
xuất kho
Bảng kê
nhập vật
liệu
Sổ đối
chiếu
luân
Bảng
tổng
hợp
nhập
xuất,
tồn
kho
vật
liệu
Sổ
kế
toán
tổng
hợp
về
vật
liệu
Bảng kê
xuất vật
liệu
Ghi chú:
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
3. Phương pháp số dư:
Với những doanh nghiệp có nhiều danh điểm NVL và đồng thời số lượng
chứng từ nhập xuất của mỗi loại khá nhiều thì phương pháp hạch toán chi tiết
NVL thích hợp nhất là phương pháp số dư.
Theo phương pháp này, thủ kho ngoài việc ghi "Thẻ kho" như các phương
pháp trên thì cuối kỳ còn phải ghi lượng NVL tồn kho từ "Thẻ kho" vào "Sổ số
dư".
Kế toán dựa vào số lượng nhập, xuất của từng danh điểm NVL được tổng
hợp từ các chứng từ nhập, xuất mà kế toán nhận được khi kiểm tra các kho theo
định kỳ 3, 5 hoặc 10 này một lần (kèm theo "Phiếu giao nhận chứng từ") và giá
hạch toán để tính trị giá thành tiền NVL nhập, xuất theo từng danh điểm, từ đó
ghi vào "Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn" (bảng này được mở theo từng kho). Cuối
kỳ tiến hành tính tiền trên "Số số dư" do thủ kho chuyển đến và đối chiếu tồn
kho từng danh điểm NVL trên "Sổ số dư" với tồn kho trên "Bảng luỹ kế nhập,
xuất, tồn" kế toán lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu để đối chiếu với sổ
kế toán tổng hợp về vật liệu.
12
Phương pháp này tránh được việc ghi chép trùng lắp và dàn đều công
việc ghi sổ trong kỳ, nên không bị dồn việc vào cuối kỳ, nhưng việc kiểm tra, đối
chiếu và phát hiện sai sót gặp nhiều khó khăn, vì vậy, phương pháp này đòi hỏi
nhân viên kế toán và thủ kho phải có trình độ chuyên môn cao. Sơ đồ hạch toán
chi tiết theo phương pháp số dư như sau:
Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp số dư
Phiếu
nhập
kho
Thẻ
kho
Phiếu giao
nhận chứng
từ nhập
Sổ số
dư
Phioêú
xuất
kho
Bảng luỹ kế
nhập, xuất, tồn
kho vật liệu
Phiếu giao
nhận chứng
từ xuất
Sổ
kế
toán
tổng
hợp
về
vật
liệu
Ghi chú:
Ghi trong tháng
Ghi cuối tháng
Đối chiếu
IV. Hạch toán tổng hợp tình hình tăng, giảm nguyên vật liệu:
1. Các phương pháp hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu:
NVL là tài sản lưu động của doanh nghiệp và được nhập, xuất kho thường
xuyên, tuy nhiên tuỳ theo đặc điểm NVL của từng doanh nghiệp mà các doanh
nghiệp có các phương thức kiểm kê khác nhau. Có doanh nghiệp thực hiện kiểm
kê theo từng nghiệp vụ nhập, xuất kho (mỗi lần nhập, xuất kho đều có cân, đo,
đong, đếm) nhưng cũng có những doanh nghiệp chỉ kiểm kê một lần vào thời
điểm cuối kỳ bằng cách cân, đo, đong, đếm, ước lượng NVL tồn cuối kỳ. Tương
ứng với 2 phương thức kiểm kê trên, trong kế toán NVL nói riêng và kế toán các
loại hàng tồn kho nói chung có 2 phương pháp hạch toán tổng hợp là kê khai
thường xuyên và kiểm kê định kỳ.
1.1 Phương pháp kê khai thường xuyên:
Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX) là phương pháp theo dõi,
phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn kho vật
tư, hàng hoá trên sổ kế toán.
13
Trong tường hợp áp dụng phương pháp KKTX thì các tài khoản hàng tồn
kho nói chung và tài khoản NVL nói riêng được dùng để phản ánh số hiện có,
tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hoá. Vì vạy, giá trị vật tư, hàng
hoá trên sổ kế toán có thẻ xác định ở bất cứ thời điểm nào trong kỳ hạch toán.
Cuối kỳ hạch toán, căn cú vào số liệu kiểm kê thực tế vật tư, hàng hoá tồn
kho, so sánh đối chiếu với số liệu tồn trên sổ kế toán để xác định số lượng vật tư
thừa, thiếu truy tìm nguyên nhân để có giải pháp xử lý kịp thời.
Phương pháp KKTX áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất
và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh mặt hàng có giá trị lớn.
1.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ:
Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK) là phương pháp hạch toán căn cứ
vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế
toán tổng hợp và từ đó tìm ra giá trị vật tư, hàng hoá đã xuất trong kỳ theo công
thức:
Trị giá vật
tư, hàng hoá
xuất kho
=
Tổng trị giá vật
tư, hàng hoá mua
vào trong kỳ
+
Trị giá vật
tư, hàng hoá
tồn đầu kỳ
-
Trị giá vật
tư, hàng hoá
tồn cuối kỳ
Theo phương pháp KKĐK, mọi biến động vật tư, hàng hoá không theo
dõi, phản ánh trên các tài khoản hàng tồn kho. Giá trị vật tư, hàng hoá mua và
nhập kho được phản ánh trên một tài khoản riêng (Tài khoản "Mua hàng").
Công tác kiểm kê vật tư, hàng hoá được tiến hành cuối mỗi kỳ hạch toán
để xác định giá trị vật tư, hàng hoá tồn kho thực tế, trên cơ sở đó kế toán phản
ánh vào các tài khoản hàng tồn kho. Như vậy, khi áp dụng phương pháp KKĐK,
các tài khoản hàng tồn kho chỉ sử dụng đầu kỳ hạch toán (để chuyển số dư đầu
kỳ) và cuối kỳ hạch toán (để kết chuyển số dư cuối kỳ).
Phương pháp KKĐK thường được ạp dụng ở những doanh nghiệp cs
nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị thấp và
được xuất thường xuyên.
Phương pháp KKĐk hàng tồn kho có ưu điểm là giảm nhẹ khối lượng
công việc hạch toán, nhưng độ chính xác về vật tư, hàng hoá xuất dùng cho các
mục đích khác nhau phụ thuộc vào chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy,
bến, bãi.
2. Hạch toán tổng hợp về nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai
thường xuyên:
2.1. Tài khoản sử dụng:
- TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu
Tài khoản này dùng để ghi chép số hiệu có và tình hình tăng giảm nguyên
vật liệu theo giá thực tế. Kết cấu của TK 152:
Bên nợ:
14
+ Giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho do mua ngoài, tự chế, thuê ngoài
gia công, nhận vồn góp liên doanh, được cấp hoặc nhập từ các nguồn khác.
+ Trị giá nguyên vạt liệu thừa phát hiện khi kiểm kê.
Bên có:
+ Giá trị thực tế nguyên vật liệu xuất kho để sản xuất, để bán, thuê ngoài
gia công chế biến, hoặc góp vốn liên doanh.
+ Trị giá nguyên vật liệu được giảm giá hoặc trả lại người bán.
+ Trị giá nguyên vật liệu thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê.
Dư nợ: Giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho.
TK 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng
loại, nhóm thứ vật liệu tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, thông
thường các doanh nghiệp ghi chi tiết TK này theo vai trò và công dụng của NVL
như:
TK 1521 - Nguyên vật liệu chính
TK 1522 - Vật liệu phụ
TK 1523 - Nhiên liệu
...
- TK 151 - Hàng mua đang đi dường:
Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị các loại vật tư, hàng hoá mà doanh
gnhiệp đã mua,đã chấp nhận thanh toán với người bán nhưng chưa về nhập kho
doanh nghiệp và tình hình hàng về.
TK 151 có kết cấu như sau:
Bên nợ:
- Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường.
Bên có:
- Giá trị hàng hoá, vật tư đang đi đường đã về nhập kho hoặc chuyển giao
cho các đối tượng sử dụng hay khách hàng.
Dư nợ: Giá trị hàng đi đường chưa về nhập kho.
2.2. Hạch toán nghiệp vụ nhập kho NVL:
* NVL thu mua nhập kho:
Trong nghiệp vụ thu mua, nhâph kho nguyên vật liệu thì doanh nghiệp
phải có 2 loại chứng từ bắt buộc đó là "Hoá đơn bán hàng" (do người bán gửi
cho doanh nghiệp) và "Phiếu nhập kho" (do cán bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp
lập) . Trường hợp NVL là nông, lâm, thuỷ, hải sản mua trực tiếp của người sản
xuất thì doanh nghiệp lập "Phiếu mua hàng" thay cho hoá đơn. Ngoài ra, trong
cfác trường hợp đặc biệt, doanh nghiệp còn phải lập một số loại chứng từ khác
như "Biên bản kiểm nghiệm vật tư", "Biên bản xử lý vật tư thiếu" ...
Việc ghi chép nghiệp vụ thu mua và nhập kho NVL của kế toán phụ thuộc
vào tình hình thu nhận các chứng từ trên. Hạch toán tổng hợp quá trình luân
chuyển NVL được thể hiện qua sơ đồ sau:
15
Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kê khai thường xuyên:
TK111, 112, 141...
(1)
TK 152
Giá mua và chi phí mua NVL
Nhập kho
TK 151
(2a) Hàng mua đang (2a)Hàng đi đường
đi đường
nhập kho
TK 133
(3) Thuế GTGT đầu vào
TK 411
(4) Nhận vốn góp liên doanh
TK 128, 222
(5) Nhận vốn góp liên doanh
TK 154
(6)
Nguyên vật liệu tự chế
Nhập kho
TK 338, 711
(7) Trị giá NVL thừa khi
kiểm kê kho
TK 133
TK 621, 627, 641..
(9) Giá trị NVL xuất kho sử
dụng trong doanh nghiệp
TK 154
(10) Nguyên, vật liệu xuất
thuê ngoài gia công
TK 128, 222
(11a) Xuất NVL để góp
Vốn liên doanh
TK 412
(11b)
(11c) TK 411
(12) Xuất NVL trả lại vốn
góp liên doanh
TK 138, 642
(13) Nguyên vật liệu thiếu
khi kiểm kê
TK 111, 112, 331
(14) Giảm giá hàng mua hoặc
trả lại NVL cho người bán
(8)
* Giải thích:
(1) Mua NVL bvề nhập kho.
(2a) Phản ánh giá trị hàng mua đang đi đường chưa về nhập kho.
(2b) Phản ánh giá trị hàng mua đi đường đã về nhập kho.
(3) Phản ánh số thuế GTGT đầu vào.
(4) Nhận vốn góp liên doanh bằng NVL.
(5) Nhận lại vốn góp liên doanh bằng NVL.
(6) Phản ánh giá trị NVL tự chế nhập kho.
(7) Phản ánh giá trị NVL thừa khi kiểm kê.
16
(8) Thuể GTGT được khấu trừ.
(9) Phản ánh giá trị NVL xuất kho sử dụng trong Doanh nghiệp.
(10) Phản ánh giá trị NVL xuất thuê ngoài gia công.
(11a) Phản ánh giá trị NVL xuất để góp vốn liên doanh.
(11b) Phần chênh lệch giá trị vốn góp < giá thực tế.
(11c) Phần chênh lệch giá trị vốn góp > giá thực tế.
(12) Xuất NVL trả lại vốn góp liên doanh.
(13) Phản ánh giá trị NVL thiếu khi kiểm kê.
(14) Phản ánh giá trị giảm giá hàng mua hoặc trả lại NVL cho người
bán.
3. Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kiểm kê
định kỳ:
Trường hợp doanh nghiệp sử dụng phương pháp KKĐK để hạch toán tổng
hợp NVL, kế toán phải sử dụng TK 611 "Mua hàng". TK này dùng để phản ánh
giá thực tế của vật tư, hàng hoá mua vào, xuất trong kỳ. Kết cấu của TK như sau:
Bên nợ:
+ Trị giá thực tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ tồn kho
đầu kỳ.
+ Trị giá thự tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ mua vào
trong kỳ, hàng hoá đà bán bị trả lại...
Bên có:
+ Trị giá thự tế hàng hoá, nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ xuất
trong kỳ.
+Trị giá thự tế hàng hoá đã gửi đi bán nhưng chưa xác định là tiêu thụ
trong kỳ.
+ Trị giá vật tư, hàng hoá trả lại cho người bán hoặc được giảm giá.
+ Trị giá thực tế hàng hoá, NVL, công cụ dụng cụ tồn cuối kỳ.
TK 611 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành các TK cấp 2:
TK 6111: Mua nguyên liệu, vật liệu
TK 6112: Mua hàng hoá
Hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp KKĐK được thể hiện theo sơ
đồ sau:
17
Sơ đồ hạch toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ
TK 151, 152
(1) Kết chuyển NVL
tồn đầu kỳ
TK 611
(3) Kết chuyển NVL
tồn cuối kỳ
TK 111, 112,
311, 331 ...
(2a) Trị giá NVL mua vào
trong kỳ
TK 133
(2b)
TK 151, 152
TK 111. 112, 331 ...
(4a) Giảm giá hàng mua hoặc trả
lại NVL cho người bán
TK 133
(4b)
TK 621, 641, 642...
(5)
Trị giá NVL
sử dụng trong kỳ
* Giải thích:
(1) Kết chuyển NVL tồn kho đầu kỳ.
(2a) Trị giá NVL mua vào trong kỳ.
(2b) Thuế GTGT đầu vào.
(3) Kết chuyển NVL tồn kho cuối kỳ.
(4a) Giảm giá hàng mua hoằc trả lại NVL cho người bán.
(5) Trị giá NVL sử dụng trong kỳ.
V. hạch toán công cụ, dụng cụ (cc,dc):
1. Đặc điểm công cụ, dụng cụ:
Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy định
để xếp vào TSCĐ. Mặc dù CC, DC được quản lý và hạch toán giống như NVL
nhưng thực tế CC, DC lại có đặc điểm giống với TSCĐ, đó là:
- CC, DC thường tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất - kinh doanh, trong
quá trình sử dụng, chúng giữ nguyen hình thái hiện vật ban đầu.
- Về mặt giá trị, CC, DC cũng bị hao mòn dần trong quá trình sử dụng, bởi
vậy khi phân bổ giá trị của CC, DC vào chi phí sản xuất - kinh doanh, kế toán
phải sử dụng phương phàp phân bổ thích hợp sao cho vừa đơn giản cho công tác
kế toán vừa đảm bảo tính chính xác của thông tin kế toán ở mức có thể tin cậy
được.
18
Xét về phương thức sử dụng, CC, DC được chia làm 3 loại:
CC, DC sử dụng thường xuyên cho quá trình sản xuất kinh doanh tại
doanh nghiệp (gọi tắt là CC, DC).
Bao bì luân chuyển là bao bì sử dụng được nhiều lần để bao gói NVL mua
vào hoặc sản phẩm, hàng hoá bán ra. Sau mỗi lần sử dụng bao bì luân chuyển sẽ
thu hồi lại.
Đồ dùng cho thuê: là những CC, DC chỉ sử dụng cho hoạt độmh cho thuê.
2. Các phương pháp phân bổ giá trị CC, DC:
- Phương pháp phân bổ 1 lần:
Theo phương pháp này khi xuất dùng CC, DC, kế toàn phân bổ toàn bộ
giá trị của nó vào chi phí sản xuất - kinh doanh của kỳ xuất dùng. Phương pháp
này chỉ nên sử dụng trong trường hợp giá trị CC, DC xuất dùng nhỏ hoặc thời
gian sử dụng của CC, DC rất ngắn.
- Phương pháp phân bổ 50%:
Theo phương pháp này, khi xuất dùng CC, DC, kế toán tiến hành phân bổ
50% giá trị CC, DC vào chi phí của kỳ xuất dùng. Khi các bộ phận sử dụng báo
hỏng CC, DC, kế toán tiến hành phân bổ phần giá trị còn lại của CC, DC báo
hỏng vào chi phí sản xuất - kinh doanh của kỳ báo hỏng.
Giá trị còn lại
(GTCL) của CC, =
Dc báo hỏng
Gtt CC, DC hỏng
2
Giá trị phế
liệu thu
hồi
-
Tiền bồi
thường
vật chất
- Phương pháp phân bổ dần (nhiều lần)
Theo phương pháp này, căn cứ vào giá trị của CCDC và thời gian sử dụng
hoặc số lần sử dụng dự kiến để kế toán tính ra mức phân bổ cho một kỳ hoặc một
lần sử dụng.
Mức phân bổ giá trị CC,
DC trong một kỳ (1 lần)
sử dụng
Giá trị CC, DC xuất dùng
=
Số kỳ hoặc số lần sử dụng
Căn cứ vào mức phân bổ nói trên, định kỳ kế toán phân bổ giá trị của CC,
Dc vào chi phí sản xuất - kinh doanh.
3. Hạch toán tổng hợp về công cụ, dụng cụ:
3.1. Tài khoản sử dụng:
Tài khoản sử dụng để hạch toán CC, Dc là TK 153 "Công cụ, dụng cụ".
Nội dung của tài khoản này như sau:
Bên Nợ:
+ Giá thực tế của CC, DC tăng trong kỳ (KKTX)
+ Giá thực tế CC, DC tồn cuối kỳ (KKĐK)
19
Bên Có:
+ Giá thực tế của CC, DC giảm trong kỳ (KKTX)
+ Giá thực tế của CC, DC tồn đầu kỳ (KKĐK)
Số dư bên Nợ:
+ Giá thực tế của CC, DC tồn kho.
TK này được chi tiết thành 3 TK cấp 2:
TK 1531 "CC, DC": Phản ánh giá trị CC, DC dự trữ để sử dụng trong
doanh nghiệp.
TK 1532 - Bao bì luân chuyển
TK 1533 - Đồ dùng cho thuê
Ngoài ra, khi doanh nghiệp hạch toán CC, DC theo phương pháp KKĐK
thì kế toán còn phải sử dụng TK 611- Mua hàng.
3.2. Hạch toán CC, DC sử dụng thường xuyên tại doanh nghiệp:
Hạch toán tổng hợp CC, DC theo phương pháp KKTX thì chỉ khác với
hạch toán tổng hợp NVL ở các nghiệp vụ xuất dùng CC, DC cho sản xuất - kinh
danh.
* Khi xuất dùng CC, DC theo phương pháp phân bổ một lần, căn cứ vào
giá thực tế của CC, DC, kế toán ghi:
Nợ TK 627: Xuất cho các bộ phận sản xuất.
Nợ TK 641: Xuất phụp vụ cho bán hàng.
Nợ TK 642: Xuất phụp vụ cho quản lý DN.
...
Có TK 153: Giá thực tế CC, DC xuất kho.
Sơ đồ hạch toán xuất dùng cc, dc theo phương pháp kiểm kê thường xuyên
TK 153
TK 627, 641
Giá thực tế CC, DC xuất dùng theo phương thức phân bổ 100%
TK 142
50% phân bổ vào chi phí xuát dùng
Giá thực tế CCDC
(100% giá trị theo
phương pháp phân
50% Gtt CC, DC hỏng
GTcl
TK 152, 153
Phế liệu thu hồi
và tiền bồi thường
bổ 50% và phương
Phân bổ vào chi phí của
pháp phân bổ dần)
từng kỳ hạch toán
20
3.3. Hạch toán bao bì luân chuyển:
- Khi xuất kho bao bì luân chuyển để sử dụng, căn cứ vào giá thực tế của
bao bì, kế toán ghi:
Nợ TK 142
Có TK 153 (1532).
- Khi nhập lại bao bì luân chuyển, kế toán xác định giá trị hao mòn của
bao bì để phân bổ vào chi phí, giá trị của số bao bì bị hư hỏng, mất mát, từ đó
tính ra giá trị còn lại của bao bì nhập kho và ghi:
Nợ TK 641: Phân bổ giá trị hao mòn của bao bì vào chi phí bán
hàng (bao gói sản phẩm, hàng hoá).
Nợ TK 152: Phân bổ vào giá trị NVL nhập kho (bao gói NVL mua
vào)
Nợ TK 138, 811... Giá trị của bao bì bị hư hỏng, mất mát
Có TK 142: Giá thực tế của bao bì phân bổ mỗi lần.
- Nhận lại bao bì theo giá trị còn lại:
Nợ TK 153 (1532).
Có TK 142.
3.4. Hạch toán đồ dùng cho thuê:
Khi xuất đồ dùng cho thuê để giao cho bên thuê, căn cứ vào giá thực té
xuất kho, kế toán ghi:
Nợ TK 142
Có TK 153 (1533): Xuất đồ dùng chuyên sử dụng để cho thuê.
- Phản ánh giá trị hao mòn của CC, DC cho thuê và các chi phí khác phát
sinh cho quá trình cho thuê, kế toán ghi:
Nợ TK 627: Nếu doanh nghiệp chuyên kinh doanh cho thuê.
Nợ TK 811: Nếu doanh nghiệp không chuyên kinh doanh về cho
thuê.
Có TK 142: Giá trị hao mòn của đồ dùng cho thuê = Mức phân
bổ cho một lần cho thuê.
Có TK 111, 112... Các chi phí khác liên quan đến hoạt động cho
thuê.
- Phản ánh thu nhập từ hoạt động cho thuê:
Nợ TK 111, 112. 131: Theo thanh toán.
Có TK 511: Nếu doanh nghiệp chuyên về cho thuê.
Có TK 711: Nếu doanh nghiệp không chuyên về cho thuê.
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp.
Khi nhận lại đồ dùng cho thuê, kế toán xác định giá trị còn lại và ghi:
Nợ TK 1533
Có TK 142.
- Xem thêm -