Tài liệu Luận án tiến sĩ quản lý giáo dục quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục (emis) trong các cơ sở giáo dục đại học nghiên cứu trường hợp tại trường đại học dược hà nội (la00019)

MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hệ thống thông tin quản lý giáo dục (Education Manegement Information System - EMIS) là một công cụ quan trọng giúp nâng cao năng lực điều hành cho các nhà quản lý giáo dục. Hệ thống thông tin quản lý giáo dục đã, đang và sẽ hỗ trợ, tham gia vào mọi hoạt động của giáo dục và đào tạo. Đối với một trường đại học trong đó có Trường đại học Dược Hà Nội, nếu có một hệ thống thông tin quản lý giáo dục theo đúng nghĩa của nó thì sẽ vô cùng thuận lợi cho nhà trường trong việc thu thập và cung cấp thông tin đầy đủ, kịp thời và chính xác phục vụ cho công tác quản lý. Xuất phát từ những lý do trên, đề tài “Quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) trong các cơ sở giáo dục đại học - Nghiên cứu trường hợp tại trường Đại học Dược Hà Nội” được chọn làm đề tài luận án. 2. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục trong các cơ sở giáo dục đại học nói chung và Trường đại học Dược Hà Nội nói riêng, đề xuất các biện pháp quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục trong các trường đại học nhằm nâng cao hiệu quả quản lý điều hành hoạt động quản lý của nhà trường. 3. Khách thể và đối tượng nghiên cứu 3.1. Khách thể nghiên cứu Hệ thống thông tin quản lý giáo dục trong các cơ sở giáo dục đại học. 3.2. Đối tượng nghiên cứu Quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục trong trường đại học Dược Hà Nội. 4. Câu hỏi nghiên cứu (1) Hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) là gì; bao gồm những thành phần nào và những yếu tố nào sẽ tác động tới sự hoạt động của hệ thống này? Quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục như thế nào trong một cơ sở giáo dục đại học? (2) EMIS trong các cơ sở giáo dục đại học ở Hà Nội đang vận hành và quản lý như thế nào? (3) Những biện pháp quản lý nào có thể nâng cao được hiệu quả hoạt động của EMIS tại các cơ sở giáo dục đại học. 5. Giả thuyết khoa học Đề xuất được các biện pháp quản lý hệ thống EMIS có cơ sở khoa học, phù hợp với thực tiễn và thực hiện chúng một cách đồng bộ ở trường Đại học Dược Hà Nội sẽ góp phần làm thay đổi hiện trạng của các quá trình lưu trữ, cập nhật, xử lý, khai thác các thông tin phục vụ tốt hơn việc quản lý, điều hành các hoạt động của một cơ sở giáo dục nói chung và của trường đại học Dược Hà Nội nói riêng, góp phần nâng cao chất lượng quản lý, hiệu quả đào tạo của trường đại học Dược Hà Nội. Chất lượng và hiệu quả đào tạo của các cơ sở giáo dục đại học nói chung 1 và của trường đại học Dược Hà Nội nói riêng phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó yếu tố Hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) và quản lý hệ thống này của cơ sở giáo dục đóng vai trò hết sức quan trọng. Hiện nay việc quản lý hệ thống thông tin quản lý ở trường Đại học Dược Hà Nội còn khá nhiều bất cập, hạn chế về việc phát triển, quản lý hệ thống thông tin quản lý: quản lý thiết lập các nguồn dữ liệu; quản lý tổ chức cơ sở dữ liệu; quản lý quy trình thu tập dữ liệu cho hệ thống; quản lý việc khai thác, chia sẽ nguồn dữ liệu… 6. Nhiệm vụ nghiên cứu 6.1. Nghiên cứu xây dựng cơ sở lý luận của đề tài luận án, bao gồm: Các khái niệm cơ bản; Lý luận về hệ thống thông tin quản lý giáo dục trong các cơ sở giáo dục đại học và quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục trong các cơ sở giáo dục đại học; Yếu tố ảnh hưởng đến quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục trong các cơ sở giáo dục đại học. 6.2. Nghiên cứu, đánh giá thực trạng về hệ thống thông tin quản lý giáo dục và quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục trong trường đại học Dược Hà Nội để rút ra những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân dẫn đến thực trạng đó. 6.3. Đề xuất các biện pháp quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục trong trường đại học Dược Hà Nội và thử nghiệm sư phạm nhằm khẳng định kết quả nghiên cứu của đề tài. 7. Giới hạn phạm vi nghiên cứu - Đề tài tập trung nghiên cứu quản lý EMIS trong các cơ sở giáo dục đại học và đề xuất các biện pháp quản lý EMIS trong trường đại học Dược Hà Nội. - Cơ sở thực tiễn của Đề tài được giới hạn nghiên cứu dựa trên việc nghiên cứu trường hợp tại trường Đại học Dược Hà Nội. - Đối tượng khảo sát: Cán bộ quản lý, giảng viên, nhân viên và Sinh viên trường Đại học Dược Hà Nội. - Thử nghiệm biện pháp: Đề tài chỉ thử nghiệm biện pháp tăng cường cơ sở vật chất và ứng dụng khoa học công nghệ hiện đại trong hệ thống thông tin quản lý giáo dục của trường Đại học Dược Hà Nội. 8. Phương pháp luận và phương pháp nghiên cứu 8.1. Phương pháp luận 8.1.1. Phương pháp duy vật biện chứng Luận án vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng, trong phân tích mối quan hệ biện chứng giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý, giữa các biện pháp quản lý và chất lượng quản lý. 8.1.2. Phương pháp tiếp cận tổng thể Mục tiêu quản lý, nội dung quản lý và các biện pháp quản lý đều dựa trên cơ sở những quy định chung của hệ thống giáo dục phổ thông cũng như tuân thủ các quy định của Luật giáo dục đại học, những Chiến lược phát triển giáo dục, các yêu cầu cũng như nội dung của việc đổi mới giáo dục đại học của đất nước. 8.1.3. Tiếp cận quản lý sự thay đổi 2 Tất cả mọi quá trình đổi mới giáo dục đại học đều phải được triển khai một cách chủ động. Sự thay đổi trong cách tiếp cận quản lý giúp loại bỏ những hạn chế, bất cập trong quản lý vẫn tồn tại lâu nay, đây chính là lúc nhà lãnh đạo và quản lý cần phải hành động làm cho quá trình thay đổi được diễn ra thuận lợi, hiệu quả và không gây ra tác động tiêu cực làm ảnh hưởng hay gián đoạn hoạt động giáo dục. Từ đó, phát huy những mặt mạnh của quản lý đã được chứng minh qua thực tiễn và bổ sung những chương trình mới, cách thức quản lý mới phù hợp với xu thế chung, đáp ứng được yêu cầu của xã hội. 8.1.4. Tiếp cận quản lý theo quá trình vận hành Để nghiên cứu vấn đề này cách tiếp cận làm rõ hơn bản chất về vấn đề quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục trong trường đại học Dược Hà Nội theo tiếp cận quản lý EMIS theo quá trình vận hành Hệ thống thông tin trong một cơ sở giáo dục đại học. 8.2. Phương pháp nghiên cứu 8.2.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận Phân tích, tổng hợp, hệ thống hóa, khái quát hóa tài liệu, bao gồm: các tác phẩm nghiên cứu lý luận, tác phẩm kinh điển, văn kiện của Đảng và chính sách của Nhà nước, các chuyên khảo khoa học, công trình nghiên cứu trong và ngoài nước có liên quan đến đề tài để xây dựng cơ sở lý luận của vấn đề nghiên cứu. Các thông tin được thu thập từ các nghiên cứu trong và ngoài nước, các công trình khoa học, các bài viết trên tạp chí khoa học chuyên ngành, luận án tiến sĩ; tài liệu hội thảo; các công trình, dự án nghiên cứu,... có liên quan đến đề tài nghiên cứu; báo cáo, phân tích các tài liệu thống kê,… đã được công bố; nguồn tư liệu phục vụ đề tài còn bao gồm các tư liệu, tài liệu của các cơ quan chuyên môn, các cơ quan quản lý Nhà nước. 8.2.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn - Phương pháp điều tra (bằng phiếu hỏi): Thiết kế và sử dụng các mẫu phiếu điều tra để tìm hiểu nhận thức, quan điểm, nhận xét, đánh giá của các đối tượng được hỏi ý kiến về thực trạng vấn đề nghiên cứu, làm cơ sở thực tiễn cho việc đề xuất các biện pháp. - Phương pháp phỏng vấn sâu: Phỏng vấn một số nhà quản lý của cơ sở GDĐH, một số hiệu trưởng/phó hiệu trưởng trường đại học để thu thập các thông tin cần thiết. Đồng thời, bổ sung làm rõ thêm các thông tin, số liệu thu được của phiếu điều tra nghiên cứu thực trạng. - Phương pháp chuyên gia: Lấy ý kiến các chuyên gia (các nhà quản lý, các học giả, các nhà chuyên môn,… để trưng cầu ý kiến, đánh giá về các biện pháp đề xuất. 8.3. Các phương pháp bổ trợ - Phương pháp nghiên cứu hồ sơ: Nghiên cứu hồ sơ về hệ thống EMIS và quản lý EMIS; - Các phương pháp xử lý thống tin: Sử dụng phần mềm SPSS 3 9. Luận điểm bảo vệ (1) Khẳng định rõ vai trò của EMIS trong một cơ sở giáo dục đại học đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc quản lý, điều hành của cơ sở giáo dục. Để nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành cơ sở giáo dục đại học trong bối cảnh hiện nay cần đổi đổi mới quản lý EMIS. (2) Mô tả rõ thực trạng quản lý EMIS trong một cơ sở giáo dục đại học ở cơ sở giáo dục đại học còn có những bất cập, hạn chế cần được khắc phục để nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành. (3) Một số biện pháp quản lý EMIS trong một cơ sở giáo dục đại học sẽ nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của cơ sở giáo dục, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo của cơ sở giáo dục, cung cấp nguồn nhân lực đáp ứng yêu cầu xã hội. 10. Đóng góp mới của luận án 10.1. Về mặt lý luận Luận án đã xây dựng được cơ sở lý luận về quản lý EMIS trong cơ sở giáo dục đại học. Theo tiếp cận quá trình vận hành hệ thống thông tin, luận án làm sáng tỏ được nội dung quản lý EMIS trong cơ sở giáo dục đại học, góp phần làm sáng tỏ phong phú thêm lý luận về quản lý EMIS ở cơ sở giáo dục đại học trong bối cảnh hiện nay. 10.2. Về mặt thực tiễn - Nhận diện được thực trạng quản lý EMIS ở cơ sở giáo dục đại học theo tiếp cận quá trình vận hành hệ thống thông tin trong một cơ sở giáo dục đại học; chỉ ra được những hạn chế, nguyên nhân hạn chế của việc quản lý EMIS ở cơ sở giáo dục đại học thông qua nghiên cứu trường hợp ở Dược Hà Nội trong thời gian vừa qua; - Đề xuất được các biện pháp để khắc phục những hạn chế trong quản lý EMIS ở các cơ sở giáo dục đại học trong thời gian tới. 11. Cấu trúc của luận án Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ lục, Danh mục các công trình nghiên cứu đã công bố của tác giả, luận án được cấu trúc thành 3 chương: Chương 1. Cơ sở lý luận về Quản lý Hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) ở cơ sở giáo dục đại học. Chương 2. Thực trạng Quản lý Hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) trong các cơ sở giáo dục đại học - Nghiên cứu trường hợp tại Trường Đại học Dược Hà Nội. Chương 3. Biện pháp Quản lý Hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) trong các cơ sở giáo dục đại học - Nghiên cứu trường hợp tại trường Đại học Dược Hà Nội. 12. Kết luận và khuyến nghị 13. Tài liệu tham khảo 14. Phụ lục 4 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC (EMIS) Ở CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC 1.1. Tổng quan nghiên cứu vấn đề Các nghiên cứu về hệ thống thông tin quản lý giáo dục Hệ thống giáo dục hiện đại mang những đặc điểm khác biệt và cần đổi mới rất nhiều so với hệ thống giáo dục hiện tại. Nền giáo dục hiện đại mang tính mở và mềm dẻo, linh hoạt hơn so với hệ thống giáo dục hiện tại tạo điều kiện cho con người học tập suốt đời, học mọi lúc mọi nơi, trong đó các trường, các cấp học được liên thông, móc xích với nhau, giáo dục hiện đại tập trung xây dựng chất lượng con người theo những tiêu chí được quốc tế hóa [13]. Để đáp ứng những thay đổi đó, cần cấu trúc hóa lại cả hệ thống lẫn nội dung giáo dục và đào tạo, đưa ra những tiêu chuẩn chất lượng mới, hợp tác quốc tế và đặc biệt là phải thay đổi tư duy về giáo dục và quản lý giáo dục. Một trong những điểm cần đổi mới tư duy đó là đổi mới quản lý giáo dục dựa trên nền tảng của công nghệ thông tin và truyền thông. Thập niên 90, các nhà nghiên cứu đi sâu vào hoạt động thông tin và hiệu quả của nó trong các tổ chức, đặc biệt quan tâm tới EMIS, trọng tâm nghiên cứu sử dụng và phân phối thông tin, nghiên cứu những ứng dụng và ảnh hưởng tích cực của công nghệ thông tin tới chất lượng và hiệu quả của quản lý [33]. 1.1.2. Các nghiên cứu về quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục Bộ Giáo dục và Đào tạo đã thành lập một trung tâm công nghệ thông tin phục vụ công tác quản lý giáo dục và mang lại kết quả bước đầu trong xây dựng hệ thống EMIS. Một số địa phương và cơ sở giáo dục đào tạo đã xây dựng thành công hệ thống thông tin quản lý giáo dục và bước đầu phục vụ cho công tác quản lý [44]. Tại trường Đại học Dược Hà Nội, là đơn vị đầu tiên trong ngành Dược có EMIS hoàn chỉnh trên mạng Internet (e- EMIS). Việc quản lý hệ thống EMIS tại trường bước đầu đạt được kết quả mong muốn. Theo nhận định của một số cán bộ quản lý giáo dục các tỉnh, EMIS bước đầu thu được những kết quả khả quan và khẳng định sự ưu việt của nó trong vai trò phục vụ công tác quản lý giáo dục [12]. Bên cạnh những ưu điểm, các cơ sở này cũng nhận thấy một số tồn tại của EMIS. Cùng với các chương trình hành động cụ thể liên quan tới phát triển EMIS cũng đã có những đề tài đề cập tới vấn đề này nhưng chủ yếu mang tính lý luận, nặng về các tiêu chí bình xét và còn mang tính chủ quan, thiếu độ tin cậy về mặt khoa học, cách thực thực hiện còn quá đơn giản, mang tính cảm quan nặng về bình xét, nên còn hạn chế hiệu quả của việc nghiên cứu, đánh giá thực tiễn. 1.2. Một số khái niệm cơ bản được sử dụng trong Đề tài luận án 1.1.1. 5 1.2.1. Hệ thống thông tin quản lý (MIS) 1.2.1.1. Khái niệm về hệ thống (System) Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại một cách có qui luật để tạo thành một chính thể. Khi sự gắn kết của các phần tử đã là một chỉnh thể sẽ xuất hiện những thuộc tính mới gọi là tính trồi (emergence) của hệ thống, nghĩa là tạo ra cái mới để đảm bảo thực hiện được những chức năng nhất định mà từng phần tử riêng lẻ không có hoặc có nhưng chưa đáng kể. Mặt khác, các chỉnh thể sẽ tạo ra sự kiềm chế (Constraint), nghĩa là làm giảm bậc tự do của các phần tử và các yếu tố cấu thành hệ thống so với lúc chúng ở trạng thái chưa liên kết với nhau. Nói đến hệ thống, là nói đến sự vận động của các yếu tố đầu vào để có được các yếu tố đầu ra (thường là các kết quả mong đợi - mục tiêu của hệ thống); đồng thời cũng nói đến cấu trúc của hệ thống (nó được cấu trúc từ các phần tử nào). [21] 1.2.1.2. Hệ thống thông tin (Infomation Sysyem) Hệ thống thông tin là hệ thống tiếp nhận các nguồn dữ liệu (Thực chất là phần tử của đầu vào) và xử lý các nguồn dữ liệu đó thành các sản phẩm là thông tin (các phần tử của đầu ra [21]. 1.2.1.3. Khái niệm về hệ thống thông tin quản lý (MIS) P Process I Input TËp hî p sè liÖu § Çu vµo - Tæchøc - Thu thËp Xö lý sè liÖu - Ph©n lo¹i - S¾p xÕp - TÝnh to¸n - Tæng hî p O Outp ut § Çu ra - S¶n phÈm ®Çu ra - L- u tr÷ C¬ së d÷ liÖu Truy cËp th«ng tin Sơ đồ 1.1. Mô hình hệ thống thông tin được mô tả sau đây Nguồn:(Colombo Plan Staff College, 1993) [51] 1.2.1.4. Các bộ phận của một hệ thống thông tin quản lý (MIS) Sơ đồ 1.2. Sơ đồ khái quát một hệ thống thông tin quản lý (Nguồn Charles Parker và Thomas Case, 1993) 6 1.2.2. Hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) 1.2.2.1. Khái niệm EMIS Theo định nghĩa EMIS (Education Management Information System) là một nhóm có tổ chức dịch vụ thông tin và tài liệu thu thập, quá trình phân tích và phổ biến thông tin cho việc lập kế hoạch và quản lý giáo dục. Một EMIS là một tập hợp của các bộ phận thành phần bao gồm các yếu tố đầu vào xử lý đầu ra và nguồn thông tin được tích hợp để đạt được một mục tiêu cụ thể. Một EMIS là một hệ thống để quản lý một khối lượng dữ liệu lớn và thông tin có thể dễ dàng lấy ra, xử lý, phân tích sẵn sàng cho việc sử dụng và phổ biến. 1.2.2.2. Mục tiêu của EMIS Mục tiêu chính của một EMIS là tích hợp các thông tin liên quan đến việc quản lý hoạt động giáo dục và để làm cho nó được xác định sẵn đảm bảo thông tin thực sự toàn diện phục vụ cho người dùng 1.2.2.3. Các yếu tố của một EMIS Bé s- u tËp d÷ liÖ u ®Þ nh tÝ nh vµ ®Þ nh l- î ng Toµn bé qu¸ tr×nh xö lý trong mçi trung t©m EM IS Nguån d÷ liÖ u liªn quan tr- êng häc kinh tÕ- x· héi kh¶o s¸ t vµ ®iÒ u tra d©n sè EM IS C¸ c bé kh¸ c: Tµi chÝ nh , K Õho¹ ch, Lao ®éng , vv C¬ chÕthu håi d÷ liÖ u vµ ph- ¬ng ph¸ p ®Óthu håi ph©n tÝ ch nhanh C¶ hai nh· n hiÖu vµ vi tÝ nh, tÝ nh n¨ ng Ng- êi dï ng d÷ liÖ u kh¸ c vµ c¸ c nhµ s¶n xuÊt: t- nh©n, ngµnh, tæchøc t«n gi¸ o, phi chÝ nh phñ , vv M ¹ ng cho viÖ c chia sÎ vµ trao ®æ i th«ng tin tõ tr- êng häc ®Õ n cÊp trung - ¬ng Nhu cÇu cña ng- êi s¶n xuÊt vµ ng- êi sö dông Sơ đồ 1.6. Các yếu tố của một hệ thống EMIS Nguồn: Unesco, Education Management Information System (EMIS) [52] 7 1.2.2.4. Các giai đoạn thiết kế phát triển của EMIS 1 2 3 Chính sách, quyết định thực hiện và giám sát chiến lược và các yêu cầu tài nguyên Định nghĩa mục các mục tiêu, mục đích và yêu cầu Đánh giáư - Tính chính xác - Tính nhất quán - Sự đáng tin cậy Xác định nhu cầu dữ liệu và yêu cầu 9 5 7 Sản xuất, chế biến - Kiểm tra dữ liệu và kiểm soát - Ứng dụng phần mềm - Đào tạo các ứng dụng các nhà khai thác máy tính Thành lập cơ sở dữ liệu - Phát triển các mẫu và hình thức, nội dung, yêu cầu - Chuẩn bị hướng dẫn các cách thức triển khai - Định hướng đào tạo điều tra viên và giám sát 8 Báo cáo thế hệ - Bản thống kê - Danh sách các hoạt động - Danh bạ trường học - Bản đồ vị trí trường 4 6 - Thu thập dữ liệu và thông tin - Mẫu mã, bao bì (nhãn) của các hình thức - Phản hồi của các hình thức và hướng dẫn sử dụng Sơ đồ: 1.7. Sơ đồ Sơ đồ Hiển thị sự phát triển của EMIS [52] 1.3. Hệ thống thông tin quản lý giáo dục trong một cơ sở giáo dục đại học 1.3.1. EMIS trong một cơ sở giáo dục đại học EMIS trong nhà trường có thể hiểu là một tổ chức thông tin và cung cấp tư liệu. Nó tập hợp, xử lý, lưu trữ, phân tích và cung cấp thông tin cho việc thiết lập chương trình giáo dục, quản lý và ra quyết định chỉ đạo và phải được tổ chức sao cho phù hợp với các cấp quản lý trong các đơn vị. EMIS phải cung cấp số liệu trả lời cho các câu hỏi của hiệu trưởng cần đến hiện trạng của các đối tượng quản lý. Xa hơn nữa EMIS sẽ tiến tới hoạt động theo chế độ thông tin cố vấn giúp các hiệu trưởng và các nhà quản lý giáo dục xác định được phương hướng phát triển, kỳ vọng phát triển và xu thế hội nhập, lựa chọn được các phương án quyết định tối ưu. 1.3.2. Mục tiêu của EMIS đối với cơ sở giáo dục đại học Mục tiêu và tổ chức của EMIS của hệ thống nói chung và thông tin quản lý giáo dục trong nhà trường là xây dựng và phát triển một EMIS tích hợp. 1.3.3. Những đặc trưng của EMIS trong một cơ sở giáo dục đại học 1.3.3.1. Tổ chức của EMIS Việc phối hợp, liên kết thành một EMIS thống nhất trong nhà trường cần được giám sát theo các khía cạnh quan trọng. 8 1.3.3.2. Các mô hình dữ liệu của EMIS trong một cơ sở giáo dục đại học Các thành phần của EMIS trong một cơ sở giáo dục đại học Sơ đồ: 1.8. Các hệ thống con của một hệ EMIS trong một cơ sở giáo dục đại học 1.3.3.3. Khung thể chế liên quan trong một EMIS của một cơ sở giáo dục đại học Bản chất của hệ thống EMIS tích hợp được mô tả trong sơ đồ 1.9. Cơ sở giáo dục Ban Giám hiệu Phòng Tổ chức cán bộ Phòng Hành chính tổng hợp Phòng Tài chính kế toán Phòng Đào tạo Đại học Khu Nội trú Sinh viên Hệ thống EMIS Phòng Quản lý khoa học Phòng Khảo thí và kiểm định chất lượng GD Các phòng chức năng quản lý Phòng Đào tạo Sau Đại học Phòng Quản lý sinh viên Phòng Vật tư & Trang TB Phòng Quản trị Phòng CNTT Phụ huynh Cán bộ/ Giảng viên & các tổ chức đoàn thể Sơ đồ:1.9. Mối quan hệ của hệ thống EMIS trong nhà trường Nguồn: Trường Đại học Dược Hà Nội. 9 1.3.3.4. Các điều kiện của hệ EMIS ở một cơ sở giáo dục đại học. Với nhiệm vụ phục vụ cho các hoạt động tổ chức, chỉ đạo và điều hành hệ EMIS phải bao gồm các bộ phận sau: (1) Hệ thống máy vi tính; (2) Hệ điều hành và phần mềm ứng dụng; (3) Cơ sở dữ liệu; (4) Nhân lực; (5) Các thủ tục tiến hành - chuyên môn hóa cho sử dụng và điều hành hệ thống. 1.3.3.5. Các tiêu chí về một EMIS hiệu quả trong một cơ sở giáo dục đại học Tiêu chí 1: Thông tin kịp thời, tin cậy Tiêu chí 2: Cung cấp và chia sẻ thông tin hiệu quả giữa các đơn vị trong nhà trường. Tiêu chí 3: Sử dụng một cách hiệu quả các thông tin trong nhà trường và các cấp đơn vị liên quan. 1.4. Quản lý EMIS trong các cơ sở giáo dục đại học 1.4.1. Vai trò và ý nghĩa của Quản lý EMIS trong các cơ sở giáo dục đại học Có thể hiểu quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục EMIS trong một cơ sở giáo dục đại học là tập hợp các tác động có tổ chức, hướng đích của các nhà quản lý giáo dục trong một cơ sở giáo dục đại học đến hệ thống EMIS được vận hành hiệu quả để đạt được các mục tiêu cụ thể. 1.4.2. Nội dung quản lý EMIS trong một cơ sở giáo dục đại học Quản lý EMIS theo quá trình vận hành hệ thống thông tin trong một cơ sở giáo dục đại học gồm các nội dung cơ bản sau: (1) Quản lý thiết lập các nguồn dữ liệu và các loại thông tin cần thiết; (2) Quản lý xây dựng hệ cơ sở dữ liệu; (3) Quản lý quy trình thu thập số liệu; (4) Quản lý xử lý số liệu và đánh giá độ chính xác, tin cậy của các thông tin; (5) Quản lý chia sẻ thông tin giữa các bộ phận; (6) Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ sự vận hành của EMIS. Những phân tích dưới đây sẽ làm rõ thêm các nội dung quản lý này. 1.4.2.1. Quản lý việc thiết lập các nguồn dữ liệu và xác định các loại thông tin cần thiết - Vấn đề về hệ thống thông tin QLGD và các nhu cầu về thông tin; Phạm vi và hạn chế; Mục tiêu và ưu tiên; Giải pháp và tính khả thi. 1.4.2.2. Quản lý việc xây dựng cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu (database) tập hợp thông tin về một lĩnh vực, của một tổ chức, được tổ chức hợp lý dễ dàng quản lý và truy tìm. Bất kỳ thông tin nào đáp ứng được yêu cầu này đều có thể coi là một cơ sở dữ liệu (CSDL). 1.4.2.3. Quản lý quy trình thu thập số liệu Việc nâng cao chất lượng thông tin, số liệu phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố như: công cụ thu thập số liệu (mẫu, bảng, biểu, ...), tri thức và kỹ năng của cán bộ, công nghệ, các qui định, qui chế thu thập số liệu và nhiều yếu tố khác nữa. 10 1.4.2.4. Quản lý việc xử lý số liệu và đánh giá độ chính xác, tin cậy của các thông tin Quản lý xử lý số liệu và đánh giá độ chính xác, tin cậy của thông tin bao gồm các hoạt động: - Quản lý khảo sát, phương pháp thu thập dự liệu, thiết kế công cụ xử lý dữ liệu. - Xây dựng các báo cáo; Xây dựng chương trình phần mềm ứng dụng cho thu thập xử lý dữ liệu; Phân tích dữ liệu liên quan đến chính sách và trình bày; Đánh giá độ chính xác, tin cậy của các thông tin, … 1.5.2.5. Quản lý việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận Quản lý việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận được tiến hành thông qua mạng Internet. 1.4.2.6. Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ quản lý EMIS - Về tài nguyên mạng máy tính và hệ thống máy tính và công tác chuyên môn, kỹ thuật đáp ứng nhu cầu sử dụng. 1.5. Những yếu tố ảnh hưởng đến quản lý EMIS ở các cơ sở giáo dục đại học Trong bối cảnh đổi mới và hội nhập, do đặc thù của EMIS có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến công tác quản lý EMIS trong cơ sở giáo dục đại học. KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 Hệ thống thông tin quản lý giáo dục có vai trò cực kỳ quan trọng đối với nhà quản lý giáo dục. Do vậy Quản lý HTTTQLGD cần phải được đổi mới để đáp ứng được mục tiêu quản lý hệ thống đảm bảo chính xác, kịp thời và tin cậy. Luận án đã trình bình khái quát được các nội dung cơ bản bản về hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin quả lý giáo dục và hệ thống thông tin quản lý giáo dục trong các cơ sở giáo dục đại học là cơ sở để xây dựng khung lý thuyết về quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục trong trường đại học có đào tạo ngành dược. Khung lý thuyết quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục (EMIS) trong đại học có đào tạo ngành Dược được xây dựng với 6 nội dung cơ bản, cụ thể là: (1) Quản lý việc thiết lập các nguồn dữ liệu và việc xác định các loại thông tin cần thiết; (2) Quản lý việc xây dựng hệ cơ sở dữ liệu; (3) Quản lý quy trình thu thập số liệu; (4) Quản lý việc xử lý số liệu và đánh giá độ chính xác, tin cậy của các thông tin; (5) Quản lý việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận; (6) Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hoạt động quản lý HTTTQLGD. Những vấn đề trên đây là những cơ sở lý luận để luận án khảo sát thực trạng quản lý HTTTQLGD tại Trường đại học Dược Hà Nội trong chương 2 và đề xuất các giải pháp ở chương 3. Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC (EMIS) TRONG CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC - NGHIÊN CỨU TRƯỜNG HỢP TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI 2.1. Khái quát về Trường Đại học Dược Hà Nội 11 2.1.1. Sơ lược về sự phát triển giáo dục đào tạo của Trường Đại học Dược Hà Nội Trải qua hơn 50 năm xây dựng và phát triển Nhà trường phát triển bền vững, vì mục đích đào tạo nguồn nhân lực Dược và bồi dưỡng nhân tài cho ngành Y tế. 2.1.2. Cơ cấu tổ chức và đội ngũ cán bộ, giáo viên Cơ cấu tổ chức của trường đại học Dược Hà Nội gồm: Ban giám hiệu nhà trường: có 3 người, 01 Hiệu trưởng và 02 Phó Hiệu trưởng. Các đợn vị trong trường: có 21 bộ môn, 16 phòng ban, 3 Trung tâm, Viện. 2.1.3. Quy mô đào tạo Hàng năm chỉ tiêu tuyển dụng của nhà trường là 550 sinh viên hệ đại học chính quy. Hệ đào tạo liên thông có gần 120 sinh viên, hệ đào tạo cao đẳng có tới 100 sinh viên. Ngoài ra các hệ đào tạo Dược sĩ chuyên khoa 1, Dược sĩ chuyên khoa 2 và Cao học và nghiên cứu sinh chiếm tỷ lệ gần 400 học viên và nghiên cứu sinh. 2.1.4. Cơ sở vật chất và Công nghệ thông tin 2.1.4.1. Hạ tầng kỹ thuật Thiết bị máy chủ: 6 máy chủ X3560 với cấu hình cơ bản RAM 8G, CPU 2.6 GHz, các máy chủ có cài ảo hóa sử dụng hyperV có sẵn trên Windows Server 2008. Thiết bị lưu trữ: Không có thiết bị lưu trữ chuyên dụng, hiện nay việc lưu trữ bằng cách copy dữ liệu thủ công; Thiết bị bảo mật: Sử dụng Fortinet 310b; Về phần mềm bản quyền: Windows Server 2008R2 Enterprise, SQL Server 2008R2 Enterpirse, Share Point 2010; Hạ tầng mạng tất cả các đơn vị được kết nối LAN, kết nối Internet. 2.2.4.2. Ứng dụng CNTT trong nội bộ cơ quan Hiện nay trường đã được đầu tư và đưa vào sử dụng một số phần mềm như: Phần mềm Thư viện điện tử/ thư viện số; Phần mềm quản lý đào tạo; Phần mềm quản lý vật tư; Phần mềm quản lý nhân sự. 2.2. Những vấn đề chung về nghiên cứu thực trạng 2.2.1. Mục tiêu Đánh giá thực trạng quản lý EMIS trong trường Đại học Dược Hà Nội về các nội dung sau: (1). Quản lý việc thiết lập các nguồn dữ liệu và việc xác định các loại thông tin cần thiết; (2) Quản lý việc xây dựng hệ cơ sở dữ liệu; (3) Quản lý quy trình thu thập số liệu; (4) Quản lý việc xử lý số liệu và đánh giá độ chính xác, tin cậy của các thông tin; (5) Quản lý việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận; (6) Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hoạt động quản lý EMIS của trường Đại học Dược Hà Nội 2.2.2. Xây dựng công cụ khảo sát Bộ công cụ sử dụng để khảo sát thực trạng gồm 2 phần: 1/. Các biểu mẫu thống kê để thu thập số liệu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu; 2/. Các phiếu thăm dò ý kiến để tìm hiểu về nhận thức, ý kiến đánh giá và ý kiến đóng góp về các nội dung của vấn đề nghiên cứu. 12 2.2.3. Chọn mẫu khảo sát Mẫu khảo sát này được lựa chọn đảm bảo tính đại diện cho Ban Giám hiệu, các bộ môn, phòng ban, đơn vị, các viện, các lớp/ khóa sinh viên, cụ thể là: - Ban Giám hiệu: 03 người; Trưởng, phó Trưởng các Bộ môn 28, Phòng ban, đơn vị 22, 02 viện nghiên cứu; Các đối tượng là cán bộ quản lý, cán bộ giảng viên và sinh viên 2.2.4. Tổ chức khảo sát - Thu thập các số liệu thống kê; Thu thập các kết quả khảo sát trưng cầu ý kiến; Khảo sát bằng nghiên cứu sản phẩm hoạt động của các chủ thể quản lý, cán bộ giảng viên và sinh viên;Khảo sát thực trạng qua việc trao đổi thông tin trực tiếp với CBQL, CBGV và sinh viên. 2.2.5. Xử lý số liệu Xử lý các phiếu điều tra và thống kê các số liệu thu được; lựa chọn các số liệu để phân tích, so sánh, xây dựng các biểu đồ, sơ đồ, bảng phục vụ cho việc nghiên cứu. 2.2.6. Tiêu chí và thang đánh giá 2.2.6.1. Thang đánh giá: Khi có kết quả điều tra khảo sát, tác giả luận án sử dụng nhiều phương pháp xử lý số liệu để đánh giá thực trạng như phần mềm SPSS, xác xuất thống kê cụ thể với thang đánh giá. 2.2.6.2. Xử lý kết quả khảo sát Trên cơ sở kết quả các phiếu khảo sát hợp lệ mà tác giả đã điều tra, số liệu được nhập vào phần mềm SPSS để xử lý và trích xuất ra các mảng số liệu theo yêu cầu. 2.3. Thực trạng hệ thống thông tin quản lý giáo dục tại trường Đại học Dược Hà Nội 2.3.1. Thực trạng về việc thiết lập các nguồn dữ liệu và việc xác định các loại thông tin cần thiết Qua các hoạt động đối với CBQL, CBGV và SV tác giả luận án nhận thấy hoạt động thường xuyên được trang bị là thiết kế thiết bị phần mềm đạt trung bình cao nhất đối với CBQL. 2.3.2. Thực trạng về việc xây dựng hệ cơ sở dữ liệu của trường Đại học Dược Hà Nội Khi triển khai xây dựng hệ thống trên thực tế về hệ CSDL, nhà trường cần khai thác các yếu tố tâm lý của người sử dụng đã nêu trên để: (1) Xây dựng một hệ cơ sở dữ liệu phù hợp, với công nghệ hiện đại (có thể đánh giá qua các thiết bị điện thoại thông minh, máy tính bảng kết nối mạng chứ không chỉ sử dụng máy tính thông thường), nhằm tạo điều kiện tối đa cho giảng viên khi tham gia truy cập dữ liệu từ hệ thống này. (2) Các biện pháp xây dựng phải dựa trên tính hữu ích của hệ CSDL trên mạng để mọi người khai thác triệt để từ các nguồn dữ liệu này và các giao thức truy cập, kết nối. (3) Có chiến lược đặc 13 biệt với các nhóm cán bộ chuyên trách về HTTT có trình độ chuyên môn cao, có năng lực và kinh nghiệm tốt để xây dựng hệ CSDL ít phải cập nhật để thu hút người học, người sử dụng dịch vụ này. 2.3.3. Thực trạng về quy trình thu thập số liệu của trường Đại học Dược Hà Nội Về phương thức xây dựng quy trình thu thập số liệu các đối tượng được khảo sát cho rằng EMIS “dễ sử dụng”. Tuy nhiên, cũng có ý kiến cho rằng việc thu thập số liệu đôi khi phải tìm hiểu hệ thống khiến người ta ngại tham gia đánh giá, Vì vậy, như mọi HTTTQL khác yêu cầu đưa ra hướng dẫn tổng quát và hướng dẫn chi tiết trong sử dụng hệ thống thu thập để người ta có kinh nghiệm khai thác đánh giá quy trình thu thập số liệu tham gia HTTT đánh giá dễ dàng và hiệu quả như mong muốn. Đây là cơ sở để tác giả nghiên cứu lựa chọn giải pháp phát triển HTTTQLGD (EMIS) của nhà trường trong chương 3. 2.3.4. Thực trạng về việc xử lý số liệu và đánh giá độ chính xác, tin cậy của các thông tin chung về HTTTQLGD của Trường Đại học Dược Hà Nội hiện nay Mức độ đánh giá về việc xử lý số liệu và đánh giá độ chính xác, tin cậy của các thông tin về EMIS của trường hiện nay đối tượng là CBGV. Qua khảo sát đối với cán bộ giảng viên cho thấy mức độ đánh giá của giảng viên quan tâm đánh giá EMIS của nhà trường hiện nay nội dung đánh giá là chưa có cán bộ chuyên trách về thông tin QLGD. Điều này mức độ quan tâm đánh giá về EMIS của nhà trường hiện nay đối tượng là CBGV và CBQL hầu như tương đồng về quan điểm đánh giá. Kết quả khảo sát đối tượng là sinh viên tác giả luận án nhận thấy tiêu chí đánh giá chưa có cán bộ chuyên trách về thông tin QLGD và số liệu thống kê. 2.3.5. Thực trạng về việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận về HTTTQLGD của Trường Đại học Dược Hà Nội Trung bình với 10 tiêu chí và 3 mức độ đánh giá nội dung được đánh giá cao nhất là thống nhất hệ thống tiêu chí và bảng biểu trong EMIS. 2.3.6. Thực trạng về cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hoạt động HTTTQLGD của Trường Đại học Dược Hà Nội Qua khảo sát đối tượng là sinh viên tác giả luận án nhận thấy tiêu chí Đội ngũ QLGD, CBGV, chuyên viên và người lao động (Nhân sự), cơ sở hạ tầng đầu tư cho CNTT chưa được tin học hóa, dụng cụ hóa chất, dung môi, labo phòng thí nghiệm, kinh phí duy trì để phát triển EMIS. Cơ sở vật chất, trang thiết bị đồ dùng dạy học, kỹ thuật thông tin hiện tại của nhà trường có đủ các điều kiện đảm bảo cho hoạt động dạy và học. - Hệ thống các thiết bị văn phòng phục vụ công tác văn thư, lưu trữ của trường được kết nối, kết xuất và chia sẻ thông tin với các đơn vị trong và ngoài nhà trường. - Các trung tâm, phòng thí nghiệm, dung môi, hóa chất dụng vụ phục vụ cho việc giảng dạy, nghiên cứu khoa học của CBGV và thực tập cho các đối tượng người học 14 - Trụ sở (phòng, ốc) trong nhà trường được sử dụng để lắp đặt các thiết bị nói trên. 2.4. Thực trạng quản lý hệ thống thông tin quản lý giáo dục tại trường Đại học Dược Hà Nội 2.4.1. Thực trạng về quản lý việc thiết lập các nguồn dữ liệu và việc xác định các loại thông tin cần thiết. Thông qua các hoạt động thường xuyên được trang bị để quản lý EMIS với CBQL, CBGV và SV tác giả luận án nhận thấy hoạt động thường xuyên được trang bị là thiết kế thiết bị phần mềm đạt trung bình cao nhất đối với CBQL là 2.81 đối với CBGV là 2.86 còn đối với SV là 2.89 đều xếp thứ 1, còn thấp nhất là hoạt động mua sách/tài liệu học tập đối với CBQL là 2.41; CBGV là 2.39; SV là 2.37 xếp thứ 5. 2.4.2. Thực trạng về quản lý việc xây dựng hệ cơ sở dữ liệu của trường Đại học Dược Hà Nội Tiêu chí đánh giá mức độ truy cập các nguồn thông tin tác giả luận án nhận thấy rằng mức độ quan tâm truy cập của CBQL, CBGV và SV quan tâm nhất là thông tin phục vụ quản lý sinh viên, quản lý cán bộ số phiếu 29; 6; 54; 3 tương ứng các tỷ lệ là 31.5%; 6.5%; 58.7%; 3.3% trung bình 2.33 xếp thứ 1. Còn thông tin được truy cập qua văn bản pháp quy, pháp luật là thấp nhất số phiếu 59; 1; 32 phiếu tỷ lệ là 64.1%; 1.1%; 34.8% trung bình 1.70 xếp thứ 8. 2.4.3. Thực trạng về quản lý quy trình thu thập số liệu của trường Đại học Dược Hà Nội Thực trạng về những khó khăn trở ngại thường gặp trong quá trình sử dụng thông tin cho hoạt động QLGD mức độ quan tâm cao nhất của CBQL là 79 phiếu tỷ lệ 85.9% đối với công tác truy cập các chủ trương, chỉ thị của cấp trên gửi xuống chưa kịp thời và kinh phí còn hạn chế, thấp nhất là 69 phiếu tỷ lệ là 75.0% đối với danh mục thông tin chậm, lạc hậu, không kịp thời và thông tin về chưa chú trọng công tác đào tạo chuyên môn. Mức độ không quan tâm là 13 phiếu tỷ lệ 11.0%. Đối với CBGV chế danh mục chủ trương, chỉ thị của cấp trên gửi xuống chưa kịp thời và kinh phí còn hạn số phiếu cao nhất là 225; tỷ lệ 86.9%, thấp nhất là 191 phiếu chiếm tỷ lệ là 73.7%. Thông tin phản hồi từ sinh viên số phiếu cao nhất là 210 phiếu chiếm tỷ lệ là 86.8 %, thấp nhất là danh mục chủ trương, chỉ thị của cấp trên gửi xuống chưa kịp thời và kinh phí còn hạn chế số phiếu là 32; tỷ lệ là 13.2%. Đây là cơ sở để tác giả nghiên cứu lựa chọn giải pháp phát triển HTTTQLGD của nhà trường trong chương 3. 2.4.4. Thực trạng về việc quản lý việc xử lý số liệu và đánh giá độ chính xác, tin cậy của các thông tin chung về HTTTQLGD của Trường Đại học Dược Hà Nội hiện nay Qua khảo sát đối với cán bộ giảng viên cho thấy mức độ đánh giá của giảng viên quan tâm đánh giá HTTTQL của nhà trường hiện nay nội dung đánh giá là chưa có cán bộ chuyên trách về thông tin QLGD và số liệu thống kê trung 15 bình 1.71% xếp thứ 1. Thấp nhất là nội dung về chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị, tổ chức thông tin trong và ngoài trường trung bình 1.75% xếp thứ 7. Điều này mức độ quan tâm Đánh giá về EMIS của nhà trường hiện nay đối tượng là CBGV và CBQL hầu như tương đồng về quan điểm đánh giá. Qua khảo sát đối tượng là sinh viên tác giả luận án nhận thấy tiêu chí đánh giá chưa có cán bộ chuyên trách về thông tin QLGD và số liệu thống kê mức độ đánh giá đồng ý điểm trung bình 1.71 xếp thứ 1; với tiêu chí chưa cung cấp thông tin kịp thời phục vụ các nhà QLGD mức độ Rất đồng ý cao nhất trung bình 1.51 xếp thứ 1; tiêu chí đánh giá chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị, tổ chức thông tin trong và ngoài trường mức độ đánh giá không đồng ý trung bình 1.45; xếp thứ 1. 2.4.5. Thực trạng về quản lý việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận về HTTTQLGD của Trường Đại học Dược Hà Nội Thực trạng về việc chia sẻ thông tin giữa các bộ phận về quản lý HTTTQLGD của Trường Đại học Dược Hà Nội mà đối tượng là CBQL, CBGV và SV được tiến hành thông qua mạng Internet. Hệ thống quản lý về quản trị CSDL và chia sẻ tài nguyên thông tin giữa các bộ phận cũng được yêu cầu hỗ trợ triển khai đồng bộ hóa trong việc thiết lập những số liệu cần thiết, thích hợp và kịp thời, chính xác. 2.4.6. Thực trạng về quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ hoạt động quản lý HTTTQLGD của Trường Đại học Dược Hà Nội Về hệ thống máy tính hầu như Viện, Trung tâm, bộ môn và phòng ban đều được trang bị 3-5 chiếc máy vi tính PC đủ cho mỗi giảng viên, kỹ thuật viên và chuyên viên cũng như cán bộ chủ chốt được cấp 01 máy tính và 1-2 máy in mỗi đơn vị, bộ môn còn được trang bị trang bị các thiết bị hỗ trợ thiết bị để giảng dạy chủ động hiện đại như: projecter, máy chiếu vật thể, ghi âm, màn hình tivi, đầu đĩa… Toàn trường có 3 phòng Thực tập tin học và phòng tiếng để giảng dạy tiếng Anh cho đối tượng người học, với tổng số khoảng 300 máy vi tính dùng cho giảng dạy và tra cứu tài liệu, tra cứu thuốc. Về cơ sở hạ tầng, nhà trường mạnh dạn đầu tư vào mua sắm máy móc, trang thiết bị và mạng viễn thông, tạo ra một cơ sở khá tốt cho thực hiện tin học hóa quản lý công tác quản lý trong nhà trường. * Đánh giá chung về quản lý HTTTQLGD của Trường Đại học Dược Hà Nội hiện nay Qua khảo sát đối với cán bộ giảng viên cho thấy mức độ đánh giá của giảng viên quan tâm đánh giá quản lý EMIS của nhà trường hiện nay nội dung đánh giá là chưa có cán bộ chuyên trách về thông tin QLGD và số liệu thống kê trung bình 1.71% xếp thứ 1. Thấp nhất là nội dung về chưa có sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị, tổ chức thông tin trong và ngoài trường trung bình 1.75% xếp thứ 7. Điều này mức độ quan tâm Đánh giá về quản lý EMIS của nhà trường hiện nay đối tượng là CBGV, CBQL và SV hầu như tương đồng về quan điểm đánh giá. 16 2.5. Thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến quản lý EMIS ở trường Đại học Dược Hà Nội Từ các số liệu ở trên cho thấy nhận thức về tầm quan trọng của EMIS đối với CBQL đánh giá về thuận lợi là 24 người tỷ lệ 26% và khó khăn rất lớn 68 người tỷ lệ 74%. Đối với CBGV đánh giá về nhận thức về tầm quan trọng của EMIS thuận lợi là 64 người tỷ lệ 22.6%, khó khăn 195 người tỷ lệ 77.4%, ảnh hưởng về sự phát triển của KHCN thuận lợi là 44 người chiếm tỷ lệ 17%, khó khăn 215 người tỷ lệ 83%. Đối với SV đánh giá yếu tố về nhận thức về tầm quan trọng của EMIS thuận lơi 47 người tỷ lệ 20.6%, khó khăn 195 người tỷ lệ 79.4%. Yếu tố về Sự phát triển của khoa học công nghệ thuận lợi là 42 người tỷ lệ 17.4%, khó khăn 200 người tỷ lệ 82.6%. KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 Từ các kết quả nghiên cứu thực tiễn trong chương 2, qua những phân tích về EMIS và quản lý EMIS mang tính chất bối cảnh kết hợp với những kết quả nghiên cứu lý luận đã đạt được của chương 1 tác giả đi sâu nghiên cứu thực tiễn về thực trạng quản lý EMIS trong các cơ sở giáo dục đại học - Nghiên cứu trường hợp tại Trường Đại học Dược Hà Nội. Nhằm đánh giá thực trạng hoạt động quản lý để nghiên cứu vai trò của EMIS làm tăng năng suất lao động và hiệu lực quản lý trong nguồn thông tin quốc gia nói chung và trong một cơ sở giáo dục đại học nói riêng đáp ứng cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và phù hợp cho các nhà hoạch định chính sách, nhà quản lý giáo dục và các hệ thống hỗ trợ ra quyết định. Nghiên cứu này, mới đánh giá được một phần nào mức độ sử dụng và đáp ứng của hệ thống EMIS. Quy trình khảo sát và đánh giá được tác giả đề xuất ở phần cuối chương 2 gồm các bước được mô tả dưới dạng diễn giải và sơ đồ hóa. Từ những đề xuất của tác giả ở phần này cũng được hình thành trên cơ sở nghiên cứu tổng quan ở chương 1 và những nhận định rút ra từ chương 2 về các hoạt động cải thiện việc xây dựng EMIS cho nhà trường. Các kết quả khảo sát và đề xuất từ những nghiên cứu thực tiễn đã đạt được là cơ sở dữ liệu cho tác giả đưa ra đề xuất về quản lý EMIS hỗ trợ cho việc đề xuất các biện pháp trong chương 3 trên các phương diện xây dựng bảng biểu và thiết kế các sơ đồ chức năng và CSDL để thực hiện các biện pháp. Chương 3 BIỆN PHÁP QUẢN LÝ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ GIÁO DỤC (EMIS) TRONG CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC - NGHIÊN CỨU TRƯỜNG HỢP TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC DƯỢC HÀ NỘI 3.1. Các nguyên tắc xây dựng biện pháp 3.1.1. Nguyên tắc đảm bảo mục tiêu giáo dục trong trường đại học 17 Quản lý EMIS là một điều kiện cơ bản tất yếu đảm bảo đến nội dung giáo dục, chất lượng giáo dục của nhà trường. Các biện pháp quản lý EMIS góp phần thực hiện đồng bộ có hiệu quả các mục đích quản lý của nhà trường góp phần thực hiện tốt nhiệm vụ giáo dục của nhà trường do đó ứng dụng CNTT trong công tác quản lý giáo dục là việc làm tất yếu mang tính thời đại của cách mạng khoa học công nghệ 4.0. Điều đó đòi hỏi khi xây dựng kế hoạch, chỉ đạo công tác quản lý các nhà quản lý giáo dục phải quán triệt sâu sắc mục tiêu và sứ mạng của nhà trường. 3.1.2. Nguyên tắc đảm bảo chất lượng quản lý Quản lý EMIS không chỉ là vấn đề xây dựng EMIS mà quan trọng là điều khiển vận hành hệ thống này như thế nào khi chiến lược phát triển CNTT cần phải đào tạo chất lượng đội ngũ có đủ sức để thực hiện trọng trách nhiệm vụ giao phó đồng thời sử dụng có hiệu quả đội ngũ phát triển hệ thống. Vì vậy các biện pháp được đề xuất phải đảm bảo tính đồn bộ hướng đến nâng cao chất lượng ở tất cả các khâu và các nội dung quản lý. 3.1.3. Nguyên tắc đảm bảo tính thống nhất và đồng bộ Phát triển EMIS là một quá trình với nhiều khâu nhiều bước có liên quan chặt chẽ với nhau: quy hoạch - đào tạo - bồi dưỡng - sử dụng - đánh giá. Công tác phát triển EMIS gồm nhiều khâu, nhiều chức năng có quan hệ hữu cơ với công tác quản lý các hoạt động khác trong nhà trường, vì vậy các biện pháp bao gồm các tác động vào tất cả các khâu của quá trình quản lý, vào các thành tố của quá trình xây dựng và phát triển EMIS vào các chủ thể tham gia của quá trình này. Các biện pháp phải có mối liên hệ chặt chẽ, thống nhất với nhau để tạo ra tác động tổng hợp, đồng bộ đến quá trình quản lý. 3.2. Biện pháp quản lý hệ thống quản lý giáo dục tại trường Đại học Dược Hà Nội 3.2.1. Biện pháp 1: Tổ chức nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của hệ thống thông tin quản lý giáo dục cho toàn thể cán bộ nhân viên trường Đại học Dược Hà Nội 3.2.1.1. Mục đích và ý nghĩa Nâng cao nhận thức về vai trò và ý nghĩa của EMIS có tác dụng mở đường cho việc đổi mới công tác quản lý đào tạo của nhà trường theo hướng áp dụng CNTT & TT. 3.2.1.2. Nội dung biện pháp Tuyên truyền rộng rãi thông qua mở các lớp tập huấn, tổ chức hội thảo,… Xây dựng nội qui, qui chế về sử dụng EMIS áp dụng trong toàn trường. 3.2.1.3. Cách thức thực hiện Ban giám hiệu phối hợp với CBQL, các phòng ban, Bộ môn và phòng CNTT cùng triển khai thực hiện theo 3 bước. 3.2.1.4. Điều kiện thực hiện 18 Phát triển EMIS thành một “ Tổ chức biết họ hỏi”, là một cách tiếp cận mới đối với thực tiễn xây dựng và quản lý EMIS. 3.2.2. Biện pháp 2: Chỉ đạo hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ liệu cho hệ thống thông tin quản lý giáo dục 3.2.2.1. Mục đích và ý nghĩa Hệ thống CSDL tập hợp những thông tin thu thập được xung quanh một mảng nhất định của công tác quản lý. Các nhà quản lý muốn có thông tin đầy đủ về một đối tượng quản lý cần dựa trên hệ thống CSDL đó. 3.2.2.2. Nội dung biện pháp Giám sát việc thực hiện viết và triển khai các phần mềm về CSDL tổ chức thi trắc nghiệm khách quan, phần mềm quản lý sinh viên, phần mềm về quản lý đào tạo, CSDL về tài chính kế toán, CSDL về tổ chức nhân sự, CSDL về tra cứu thư viện, các phần mềm đã được triển khai rất hiệu quả dưới sự điều hành và quản lý của phòng CNTT trong nhà trường. 3.2.2.3. Cách thức thực hiện Bước 1: Căn cứ vào mục tiêu đào tạo của Nhà trường trong thời gian tới và những thay đổi về tổ chức EMIS, xác định những hệ thống CSDL cần xây dựng cho từng phân hệ chức năng quản lý có tiêu chí kèm theo. Bước 2: Tổ chức hệ thống CSDL tại các đơn vị chức năng. 3.2.2.4. Điều kiện thực hiện (1) Xác định được hệ giá trị EMIS về việc thông tin của nhà trường được công khai và phân phối đến từng thành viên. (2) Tổ chức các hoạt động thúc đẩy phát triển EMIS trong nhà trường (3) Tổ chức đánh giá, nhận xét, khích lệ việc chia sẻ và trao đổi CSDL 3.2.3. Biện pháp 3: Tổ chức hoàn thiện hệ thống tiêu chuẩn, tiêu chí, bảng biểu cho hệ thống thông tin quản lý giáo dục của trường Đại học Dược Hà Nội 3.2.3.1. Mục đích và ý nghĩa Hệ thống tiêu chí bảng biểu khoa học và thống nhất là cơ sở để hoàn thiện hệ thống CSDL. Sau khi tổ chức cơ sở dữ liệu những dữ liệu đó được kết nối và chuyển về một trung tâm đầu mối và sẽ được hình thành một “kho dữ liệu”. 3.2.3.2. Nội dung biện pháp Trên cơ sở khai thác tạo lập các tiêu chí bình xét, các bảng biểu phân công, xếp loại lao động, bình xét các danh hiệu thi đua để thực hiện quy trình cập nhật và đưa nội dung các công việc cần thực hiện. 3.2.3.3. Các bước thực hiện Bước 1: Thực hiện kế hoạch và mục tiêu đào tạo của Trường xác định đúng các mục tiêu quản lý để trên cơ sở đó xây dựng các tiêu chí cụ thể. Bước 2: Chỉ đạo các phòng ban nghiên cứu xây dựng tiêu chí quản lý cụ thể, từ đó thiết kế hệ thống bảng biểu phù hợp cho từng tổ chức CSDL đồng thời thống nhất giữa các tổ chức CSDL với nhau. 19 Bước 3: Lãnh đạo các đơn vị sẽ thẩm định lại kết quả cuối cùng, duyệt các bảng biểu thống nhất trước khi đưa vào thực hiện. 3.2.3.4. Điều kiện thực hiện (1) Bố trí sử dụng đội ngũ cán bộ chuyên trách đúng chuyên ngành đã được đào tạo kết hợp phát hiện những kỹ năng quản lý về chuyên môn trong ứng dụng CNTT và TT. (2) Chú trọng gắn việc giảng dạy tin học với nhu cầu đào tạo, đào tạo lại, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ. (3) Chú trọng kiến tạo môi trường cho phát triển EMIS từ những điều kiện về CSVC. (4) Chú trọng việc xem xét đánh giá các hệ thống thông tin, hệ thống tiêu chí bảng biểu hàng năm để có cơ sở nâng cấp tạo nguồn thông tin cho việc xậy dựng CSDL. 3.2.4. Biện pháp 4: Đưa vấn đề phát triển năng lực đội ngũ cán bộ chuyên trách quản lý EMIS của trường Đại học Dược Hà Nội thành vấn đề ưu tiên trong chiến lược phát triển cán bộ của trường đại học Dược Hà Nội. 3.2.4.1. Mục đích và ý nghĩa Phát triển EMIS là một bước đổi mới công tác quản lý qua việc áp dụng khoa học công nghệ, vì vậy điều kiện tiên quyết để phát triển thành công một EMIS là phải phát triển đội ngũ chuyên trách quản lý EMIS. 3.2.4.2. Nội dung biện pháp Tổ chức các khoá bồi dưỡng nâng cao năng lực cho đội ngũ cán bộ chuyên trách quản lý EMIS hiện tại của nhà trường. 3.2.4.3. Cách thức thực hiện Xây dựng bản mô tả năng lực của từn vị trí công việc theo 6 bước 3.2.4.4. Điều kiện thực hiện Cung cấp nhân lực, tài lực và vật lực, cung cấp các thông tin xác lập kế hoạch dài - trung - ngắn hạn, cung cấp các báo cáo định kỳ, cung trong tổ chức trên cơ sở phần mềm quản lý nhân sự. Căn cứ vào tiêu chuẩn năng lực cán bộ chuyên trách để: Tuyển dụng; sử dụng; Phát triển đội ngũ CBQL 3.2.5. Biện pháp 5: Tăng cường chỉ đạo việc bổ sung và hoàn thiện cơ sở vật chất và ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến hiện đại vào hệ thống thông tin quản lý giáo dục của trường Đại học Dược Hà Nội 3.2.5.1. Mục đích ý nghĩa Mục đích của biện pháp này nhằm bổ sung, hoàn thiện cơ sở vật chất và ứng dụng hiệu quả thành tựu khoa học, công nghệ tiên tiến, hiện đại vào EMIS của trường Đại học Dược Hà Nội. 3.2.5.2. Nội dung biện pháp Tăng cường chỉ đạo việc bổ sung và hoàn thiện cơ sở vật chất và ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến, hiện đại vào EMIS của trường Đại học Dược Hà Nội. 3.2.5.3. Các bước thực hiện Được tiến hành thực hiện theo 3 bước 20