Tài liệu Làm việc theo nhóm khó khăn và giải pháp

BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu MỤC LỤC MỤC LỤC ........................................................................................................................................ 1 LỜI NÓI ĐẦU.................................................................................................................................. 2 PHẦN 1: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN .............................................................................................. 4 1. Làm việc nhóm là gì?..................................................................................................................... 4 2. Các khái niệm liên quan:................................................................................................................ 4 3. Vai trò của làm việc nhóm ............................................................................................................. 5 4. Mục đích của làm việc nhóm:......................................................................................................... 6 5. Các giai đoạn phát triển nhóm làm việc .......................................................................................... 7 5.1. Hình thành ......................................................................................................................... 7 5.2. Xung đột............................................................................................................................ 7 5.3. Bình thường hoá. ............................................................................................................... 7 5.4. Hoạt động trôi chảy............................................................................................................ 7 PHẦN 2: LÀM VIỆC NHÓM –CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ........................................................... 9 1. Ưu và nhược điểm của làm việc nhóm............................................................................................ 9 1.1. Ưu điểm............................................................................................................................. 9 1.2. Nhược điểm ...................................................................................................................... 9 2. Một số thuận lợi và khó khăn trong quá trình làm việc nhóm.......................................................... 9 2.1. Thuận lợi ........................................................................................................................... 9 2.1.1. Thuận lợi đối với cá nhân:............................................................................................... 9 2.1.2. Thuận lợi đối với nhà quản trị ...................................................................................... 11 2.1.3. Thuận lợi đối với doanh nghiệp .................................................................................... 12 2.2. Khó khăn ......................................................................................................................... 12 2.2.1. Thiếu tin cậy ................................................................................................................. 12 2.2.2. Không quan tâm đến kết quả công việc.......................................................................... 13 2.2.3. Lẩn tránh trách nhiệm ................................................................................................... 13 2.2.4. Thiếu trách nhiệm ......................................................................................................... 14 2.2.5. Sợ xung đột................................................................................................................... 14 2.2.6. Bất đồng trong làm việc nhóm....................................................................................... 15 3. Các giải pháp xây dựng nhóm làm việc hiệu quả .......................................................................... 15 3.1. Đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả: ............................................................................ 15 3.2. Các giải pháp xây dựng nhóm làm việc hiệu quả .............................................................. 17 3.2.1. Xây dựng mục tiêu ........................................................................................................ 17 3.2.2. Ra quyết định................................................................................................................ 18 3.2.3. Sự cam kết thực hiện..................................................................................................... 18 3.2.4. Tầm nhìn....................................................................................................................... 19 3.2.5. Thông tin ...................................................................................................................... 19 3.2.6. Sự liên quan .................................................................................................................. 19 3.2.7. Tính sáng tạo ................................................................................................................ 20 3.2.8. Môi trường.................................................................................................................... 20 3.2.9. Cảm xúc........................................................................................................................ 21 3.2.10. Sự tin cậy .................................................................................................................... 21 4. Một số yêu cầu khi thành lập nhóm .............................................................................................. 23 4.1. Một tập hợp của những người có tâm huyết, kiến thức và kinh nghiệm về lĩnh vực liên quan .................................................................................................................................... 23 4.2. Phân công phù hợp với khả năng...................................................................................... 24 4..3. Đảm bảo sự công bằng .................................................................................................... 24 4..4. Xây dựng lòng tin giữa các thành viên............................................................................. 24 PHẦN 3: KẾT LUẬN ..................................................................................................................... 26 Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 1/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu LỜI NÓI ĐẦU "Một cây làm chẳng nên non, ba cây chụm lại nên hòn núi cao". Hẳn chúng ta ai cũng còn nhớ câu chuyện người cha và bó đũa đã từng được học ở những năm cấp 1. Mặc dù lúc đó với suy nghĩ của một đứa trẻ thì tinh thần đoàn kết là một cái gì đó có vẻ khó hiểu, nhưng chúng ta vẫn ý thức được rằng phải đoàn kết để tồn tại và sức mạnh của tập thể là cái mà không phải bất cứ ai cũng có thể “bẻ gãy”. Và phát biểu của một người Nhật trong một hội thảo, ông Giám đốc VJCC tại Hà nội khi tham dự đã nói rằng: "Người Việt Nam làm việc rất thông minh, cần cù, khi được các chuyên gia hướng dẫn thì họ biết phải làm gì và học hỏi rất nhanh, và thực tế là các bạn làm việc tốt hơn 3 lần so với người Nhật của chúng tôi, nhưng chỉ là khi các bạn làm một mình. Tuy nhiên, khi các bạn làm việc tập thể thì các bạn làm không tốt bằng người Nhật chúng tôi vì khả năng làm việc nhóm của các bạn không tốt bằng người Nhật và tôi có thể khẳng định rằng khi làm việc tập thể thì 3 người Việt Nam mới bằng 1 người Nhật”. Câu nói này thật sự khiến chúng ta phải suy nghĩ. Trong triết lý quản lý của người Nhật hay các nước tiên tiến trên thế giới, người ta luôn chú trọng vào phương thức làm việc nhóm (teamwork) ở tất cả các lĩnh vực: kinh doanh, tiếp thị, quan hệ khách hàng... và đặc biệt nhấn mạnh trong lĩnh vực sản xuất. Đơn giản vì sản xuất là nơi tập trung mọi nguồn lực hoạt động của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, làm việc nhóm cũng là phương thức được khuyến khích và cần có trong quá trình thực hiện Hệ thống sản xuất Lean. Tại Việt Nam, trước đây chúng ta vẫn chưa có ý thức và tinh thần hợp tác cao trong khi làm việc tập thể, theo nhóm. Xuất phát từ sự chênh lệch về trình độ tri thức, tâm lý ỷ lại, hoặc ghanh tị, thiếu trách nhiệm, thiếu tin tưởng lẫn nhau… đã dẫn đến cảnh "huynh đệ tương tàn". Điều này thể hiện rất rõ trong môi trường làm việc hoặc sản xuất theo lối cũ. Nhưng ngày nay, trong thời buổi kinh tế hội nhập, chúng ta phải nhìn nhận phương thức làm việc nhóm là rất quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công và hiệu quả trong công việc. Vậy làm thế nào để xây dựng nhóm làm Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 2/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu việc hiệu quả? Những tồn tại và khó khăn nào đã gây sự thiếu hiệu quả khi làm việc nhóm? Các giải pháp xây dựng nhóm như thế nào…v.v.? Những câu hỏi này sẽ phần nào được trả lời trong các chương sau. Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 3/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu PHẦN 1: MỘT SỐ CƠ SỞ LÝ LUẬN 1. Làm việc nhóm là gì? Nhóm là một tập thể người cùng làm việc vì một mục tiêu chung. Một nhóm không thể làm việc hiệu quả khi mỗi thành viên trong nhóm chỉ lo tập trung vào mục tiêu riêng của mỗi người. Nhóm làm việc không đơn thuần chỉ là tập hợp một nhóm người. Nó là một tổ chức có chức năng, đặc trưng riêng và quy tắc hoạt động. Nhóm làm việc hình thành nên một đơn vị hoạt động cơ bản thông qua một quá trình. Nếu nhóm đó được quản lý theo kiểu chuyên quyền độc đoán hoàn toàn, có lẽ sẽ không có nhiều cơ hội cho sự tác động qua lại liên quan đến công việc giữa các thành viên trong nhóm. Và hơn thế, nếu có bất kỳ tư tưởng bè phái nào trong nhóm, hoạt động của nhóm sẽ không bao giờ tiến triển được. Ngược lại, nhóm làm việc cũng là phương thức có thể được tận dụng dù với những cá nhân ở những cách xa về địa lý và làm việc ở những dự án khác nhau. Nói một cách đơn giản, khi được xem là làm việc nhóm thì nhóm đó phải tạo ra được một tinh thần hợp tác, một sự phối hợp, và đồng thời các qui tắc được hiểu và làm đúng bởi các thành viên. Nếu điều này diễn ra trong một nhóm người, hoạt động của họ sẽ được cải thiện bởi sự hỗ trợ chung cả về thực tế lẫn lý thuyết. 2. Các khái niệm liên quan: Khi con người làm việc theo nhóm luôn có hai vấn đề riêng lẻ tồn tại : Đầu tiên là trách nhiệm và những vấn đề liên quan đến hoàn thành công việc. Thông thường, đây là vấn đề duy nhất mà nhóm đó xem xét. Vấn đề thứ 2 lại nằm trong chính quá trình hoạt động của nhóm làm việc: tại đó, cơ chế mà nhóm vận hành như một đơn vị chứ không phải là một tập hợp người hỗn độn. Đây là vấn đề không thường xảy ra nhưng nếu không chú ý đúng mức đến quá trình này, giá trị của nhóm có thể giảm bớt hoặc thậm chí bị huỷ hoại. Với một cơ chế quản lý rõ ràng một chút, quá trình này có thể cải thiện giá trị của nhóm gấp nhiều lần giá trị tổng cộng của các cá nhân riêng lẻ. Chính sự Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 4/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu cộng hưởng này làm nhóm làm việc trở nên được ưa thích trong một tổ chức doanh nghiệp bất chấp những vấn đề có khả nǎng xảy ra khi hình thành nhóm. Bài viết này xem xét quá trình làm việc của nhóm và phương cách mà nó có thể được sử dụng một cách hữu dụng nhất. Điều cốt lõi là nhóm làm việc phải được xem như một nguồn lực quan trọng mà sự tồn tại của nó phải được quản lý giống như bất kỳ một nguồn lực nào khác, đồng thời, sự quản lý này nên được đảm nhiệm bởi chính nhóm đó, biến nó thành một phần hoạt động của nhóm. 3. Vai trò của làm việc nhóm Meredith Belbin cho rằng một nhóm có 9 vai trò. Chúng ta thường hay thực hiện một hoặc nhiều vai trò của nhóm. Là người đặt nền móng: Họ là những nhà tư tưởng đi tiên phong; họ đề ra ý tưởng mới; họ tìm ra giải pháp cho vấn đề khó khăn; họ có lối suy nghĩ cấp tiến, khác biệt, nhiều chiều và sáng tạo. Là người nghiên cứu tìm ra các phương sách: Họ là những người sáng tạo, thích đưa ra ý tưởng mới và thực hiện chúng; họ là người hướng ngoại và rất được người khác mến mộ. Là người hợp tác: Họ tuân thủ theo quy tắc và được quản lý chặt chẽ; họ có thể tập trung vào các mục tiêu và họ đoàn kết thành một nhóm thống nhất. Là người vạch kế hoạch: Họ luôn mong muốn đạt được kết quả, thành tích; họ ưa thích thách thức và khát khao thu được kết quả. Là người đánh giá và phân tích: Họ phân tích đánh giá và cân nhắc; họ là những người bình tĩnh và vô tư; họ luôn suy nghĩ một cách khách quan. Những người làm việc theo nhóm: Họ là những người luôn giúp đỡ lẫn nhau và có tinh thần hợp tác cao; họ luôn đối thoại với nhau nhằm mang lại những điều tốt đẹp nhất cho nhóm. Những người thực hiện công việc. Họ có kỹ năng làm việc tốt; họ làm việc hết mình; họ muốn công việc được hoàn thành. Là người hoàn tất công việc: Họ kiểm tra chi tiết công việc; họ là người gọn gàng và cẩn thận; họ làm việc hết sức tận tâm. Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 5/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu Là các chuyên gia: Họ mong muốn trang bị cho mình những kỹ năng chuyên môn; họ làm việc rất chuyên nghiệp; họ có nhiều nghị lực và nhiệt huyết. Khi bạn nghe thấy cách xưng hô “chúng tôi” nhiều hơn là kiểu xưng hô ‘tôi’ thì khi đó có nghĩa là bạn đã có một nhóm làm việc biết hợp tác với nhau. 4. Mục đích của làm việc nhóm: Các nhóm làm việc đặc biệt có ưu thế trong việc liên kết các tài nǎng và tạo ra những giải pháp sáng tạo đối với những vấn đề xa lạ; trong trường hợp không có những trình tự hay phương pháp thích hợp, những kỹ nǎng và kiến thức tổng hợp của cả nhóm tạo ra một lợi thế lớn hơn nhiều so với khả nǎng của một cá nhân. Tuy nhiên, nhìn chung có một lợi thế nổi trội trong một lực lượng lao động theo mô hình nhóm làm việc, khiến mô hình này được các nhà quản trị ưa thích. Đó là, có thể tận dụng đầy đủ hơn các khả nǎng của một nhóm làm việc. Một nhóm có thể được coi là một đơn vị tự quản. Phạm vi rộng các kỹ nǎng của các thành viên và sự tự theo dõi trong mỗi nhóm khiến nó dễ dàng nhận các trách nhiệm được phân cấp. Xa hơn nữa, nếu cấp thấp nhất của mô hình bậc thang của lực lượng lao động được rèn luyện, thông qua sự tham gia vào việc ra quyết định trong nhóm, họ sẽ hiểu rõ hơn những mục tiêu và ý nghĩa công việc, từ đó mỗi người sẽ có khả nǎng giải quyết tốt hơn những vấn đề liên quan đến công việc chung. Từ quan điểm cá nhân, bằng cách tham gia vào một nhóm, mỗi người có thể đóng góp những thành công cho nhóm, lớn hơn là tự họ có thể làm được việc khi phải thực hiện một cách đơn lẻ. Kém lý tưởng hơn, nhóm tạo ra một môi trường nơi mức độ tự nhận thức về trách nhiệm và quyền hạn của các cá nhân được nâng cao; do đó, tạo ra một động lực hoàn hảo bằng sự tự trọng cộng với môi trường ít sức ép. Cuối cùng, đó là "sự công nhận giá trị cá nhân". Tuy nhiên, đây không phải là một động lực chính - điều quan trọng là tài nǎng của mỗi cá nhân sẽ được tận dụng tốt hơn khi ở trong một nhóm. Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 6/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu 5. Các giai đoạn phát triển nhóm làm việc Thông thường, người ta coi sự phát triển của một nhóm có 4 giai đoạn: Hình thành, Xung đột, Bình thường hoá, Vận hành. 5.1. Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi người thường giữ khoảng cách và rụt rè. Sự xung đột chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu cực. Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ hạn chế những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín. Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và hay lo âu. 5.2. Xung đột là giai đoạn tiếp theo. Khi đó, các bè phái được hình thành, các tính cách va chạm nhau, không ai chịu lùi. Điều quan trọng nhất là rất ít sự giao tiếp diễn ra vì không có ai lắng nghe và một số người vẫn không sẵn sàng nói chuyện cởi mở. 5.3. Bình thường hoá. Ơ' giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột nội bộ. Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở với toàn bộ nhóm. Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng nghe nhau. Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm đều nhận biết được điều đó. 5.4. Hoạt động trôi chảy. Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong một hệ thống cho phép trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và với các quyết định của nhóm. Theo khía cạnh hoạt động, nhóm bắt đầu ở một mức độ hoạt động nhỏ hơn mức hoạt động của mọi cá nhân cộng lại và sau đó đột ngột giảm xuống điểm thấp nhất trước khi chuyển sang giai đoạn Bình thường hoá và sau đó là một mức độ hoạt động cao hơn nhiều so với lúc mới bắt đầu. Chính mức độ hoạt động được nâng lên này là lý do chính giải thích cho việc sử dụng nhóm làm việc chứ không phải đơn thuần là những tập hợp các nhân viên. Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 7/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu Một điều đặc biệt thú vị là nhóm 10 chúng tôi đã trải qua tất cả các giai đoạn trên và đến bây giờ đã hình thành một nhóm 10 đoàn kết và hoạt động khá hiệu quả. Xin lấy bản thân nhóm 10 của mình ra làm ví dụ về giai đoạn hình thành và phát triển. Đầu tiên là giai đoạn hình thành: Nhóm được hình thành dựa trên yêu cầu của giảng viên môn Phương Pháp Nghiên Cứu Khoa Học. Hầu như mọi người chưa từng quen biết nhau trước đó nên trong các buổi thảo luận nhóm đầu tiên gặp nhiều trở ngại vì mọi người chưa thật sự bày tỏ hết quan điểm của mình và còn ngại phát biểu. Tiếp đến là giai đoạn xung đột: Lúc này nhóm có thể nói là hình thành hai nhóm nhỏ trong một nhóm lớn. Hai nhóm ngồi ở hai vị trí khác nhau và thường có những quan điểm trái ngược nhau và chưa thật sự có sự thống nhất trong nhóm cũng như vẫn còn có sự e dè trong giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm. Giai đoạn thứ 3: Bình thường hoá: Sau khi cùng nhau thực hiện một số đề tài, bài tập nhóm các thành viên trong nhóm dần dần đã nhận ra sức mạnh của tập thể và đã bắt đầu biết lắng nghe và ghi nhận, cùng nhau tìm ra phương pháp làm việc hiệu quả hơn. Giai đoạn cuối cùng là hoạt động trôi chảy: Từ khi học môn Quản Trị Học, theo yêu cầu của giảng viên chúng tôi đã ngồi chung một chỗ, và khoảng cách trước đây giữa hai nhóm nhỏ dường như không còn nữa. Và phải giải bài tập tình huống với cả nhóm liên tục, cường độ làm việc cao nên nhóm hoạt động tiến bộ hẳn. Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 8/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu PHẦN 2: LÀM VIỆC NHÓM –CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN 1. Ưu và nhược điểm của làm việc nhóm 1.1. Ưu điểm  Gia tăng sự sáng tạo, khả năng giải quyết vấn đề  Ra quyết định có chất lượng cao hơn  Cải tiến qui trình  Gia tăng hiệu quả giao tiếp  Gia tăng tinh thần làm việc 1.2. Nhược điểm  Vài thành viên của nhóm có ưu thế hơn tác động đến tính khách quan trong các quyết định của nhóm  Những thành viên tích cực làm việc nhiều hơn những thành viên khác  Những thành viên giỏi có đủ khả năng để ra quyết định độc lập không cần đến nhóm  Ra quyết định trong nhóm có thể tốn thời gian nhiều hơn so với cá nhân ra quyết định  Sự khách biệt về kinh nghiệm, chuyên môn, văn hóa,.. có thể gây trở ngại cho nhóm làm việc hiệu quả 2. Một số thuận lợi và khó khăn trong quá trình làm việc nhóm 2.1. Thuận lợi 2.1.1. Thuận lợi đối với cá nhân: Ít áp lực hơn so với làm việc cá nhân. Khi làm việc nhóm, công việc được phân công cho các thành viên trong nhóm. Do đó, công việc được giàn trải nên mỗi thành viên chỉ thực hiện một khâu trong khối việc chung. Mỗi người đóng góp một tay nên cảm giác sẽ thoải mái hơn. Giảm sự hốt hoảng và tính vô dụng khi đương đầu với những mục tiêu lớn. Khi đứng trước một mục tiêu lớn, với lượng công việc khổng lồ, chắc hẳn mỗi người chúng ta đều bị ngợp và nhiều khi bối rối không biết bắt đầu từ Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 9/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu đâu. Nhưng khi làm việc nhóm, mọi người ngồi lại bàn bạc, mổ sẻ, phân nhỏ công việc. Do đó mỗi thành viên sẽ không còn hoảng hốt rồi tự tin mà làm việc. Đúc kết được nhiều kinh nghiệm khi làm việc chung với người khác. Khi các thành viên cùng góp sức giải quyết một vấn đề chung, họ học hỏi được cách xử lý mọi nhiệm vụ đơn giản hay khó khăn; họ học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo. Thúc đẩy quản lý theo nhóm là cách tốt nhất để phát huy năng lực của các nhân viên (một hình thức đào tạo tại chức). Thông qua việc quản lý theo nhóm, các thành viên có thể học hỏi và vận dụng phong cách lãnh đạo từ cấp trên của mình. Điều đó tạo sự thống nhất về cách quản lý trong tổ chức. Khơi dậy khả năng tiềm tàng, tính sáng tạo của các thành viên. Tham gia thảo luận, mỗi người sẽ có khả năng giải quyết những vấn đề liên quan đến công việc. Từ đó mỗi người có thể phát huy được khả năng tiềm tàng của mình. Vì nhóm có thể tạo môi trường làm việc tập thể - nơi mỗi cá nhân đều được giao trách nhiệm và có quyền hạn, nơi mà sự tin tưởng và sẻ chia được đặt lên hàng đầu - nên có thể khuyến khích mọi người làm việc nhiệt tình hơn. Mặt khác, nhóm có thể thu thập được nhiều thông tin và học hỏi nhiều kinh nghiệm, bí quyết hơn nhờ có nhiều thành viên. Mỗi người học hỏi từ những thành viên khác và cả người lãnh đạo và bổ sung những kỹ năng riêng biệt để tháo gỡ các vấn đề nan giải. Điều này giải thích cho thực tế khác biệt giữa các công ty quốc tế vốn quen với mô hình làm việc nhóm hiện đại và các công ty Việt Nam vẫn chưa thoát khỏi lối làm việc theo tổ sản xuất truyền thống. Tại các Công ty quốc tế, thành viên trong nhóm thường rất năng động, có cá tính mạnh mẽ và không ngại tranh luận với nhau để tìm ra giải pháp tối ưu nhằm hoàn thành mục tiêu của nhóm. Trong khi đó tại nhiều Công ty trong nước, các nhóm hoạt động thiếu đồng bộ, thành viên thiếu tin tường lẫn nhau, một số thành viên quá bị động, dựa dẫm vào trưởng nhóm hoặc các thành viên khác. Tăng cường tính hợp tác và xây dựng doanh nghiệp. Hoạt động theo nhóm giúp phát huy khả năng phối hợp những bộ óc sáng tạo để đưa các quyết định đúng đắn. Mọi thành viên trong tổ chức sẽ càng đồng lòng hướng tới mục Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 10/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu tiêu và dốc sức cho thành công chung của tập thể khi họ cùng nhau xác định và vạch ra phương pháp đạt được chúng. Quản lý theo nhóm giúp phá vỡ bức tường ngăn cách, tạo sự cởi mở và thân thiện giữa các thành viên và người lãnh đạo. Mô hình nhóm có thể tạo ra sự giao tiếp và hợp tác tốt hơn trong tổ chức, do đó nó có khả năng khơi dậy và duy trì tinh thần đồng đội, sự đoàn kết cao độ trong tập thể công ty. “Đồng đội” (TEAM) là một từ tượng trưng cho trạng thái làm việc lý tưởng thống nhất giữa lợi ích cá thể và lợi ích tập thể, từ đó thực hiện vận hành hiệu quả cao của tổ chức. Tinh thần đồng đội của nhân viên được biểu hiện bởi ý thức hợp tác, sự phối hợp hài hoà, lấy lợi ích của doanh nghiệp làm trọng, yêu nghề, đoàn kết với đồng nghiệp trong tổ chức doanh nghiệp. Hợp tác giữa các bộ phận trong doanh nghiệp giống như chơi bóng chuyền. Khi chơi bóng cần phân chia các vị trí, để thấy trách nhiệm của mỗi người. Nhưng trong quá trình thi đấu, mỗi người đều phải phịu trách nhiệm đối với kết quả của trận đấu. Khi vắng một ai trong vị trí nào đó, một mặt đòi hỏi người được bổ sung vào hiểu rõ vai trò của mình, mặt khác các thành viên còn lại cần phối hợp với nhau và với thành viên mới một cách nhịp nhàng. Cầu thủ không những phải trở thành chuyên gia trong lĩnh vực của mình, có trách nhiệm đối với lĩnh vực của mình, mà còn phải có ý thức toàn cục, chính là ý thức đồng đội. Đánh giá cao phần thưởng tinh thần khi hoàn thành công việc nhóm. Có nhiều động lực hơn để hoàn thành công việc. Khi làm việc nhóm, tinh thần làm việc sẽ được nâng cao. Mọi người hăng hái làm việc hơn. Năng suất công việc hiệu quả hơn so với làm việc nhóm. Đây là hệ quả tất yếu, khi người lao động có thể phát huy khả năng của mình, giúp đỡ cùng nhau làm việc, học hỏi lẫn nhau, cùng nhau tiến bộ. 2.1.2. Thuận lợi đối với nhà quản trị Ít căng thẳng và áp lực để hoàn thành mục tiêu vì làm việc theo nhóm giúp tăng năng suất, lãi suất, sự trung thành và xoa bỏ căng thẳng nội bộ. Công tác quản lí nhóm dễ dàng hơn quản lí từng cá nhân vì nhóm thường hoạt đông theo kiểu bán phân quyền (semi-autonomy) Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 11/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu 2.1.3. Thuận lợi đối với doanh nghiệp Đóng góp đáng kể trong việc tăng năng suất, lãi suất và giúp doanh nghiệp phát triển. Mỗi nhóm là một tế bào của công ty. Khi các nhóm hoạt động hiệu quả thì công việc sẽ trôi chảy. Năng suất của toàn công ty sẽ tăng. Các nhóm làm việc càng hiệu quả thì công ty sẽ lớn mạnh hơn. Góp phần tạo nên văn hóa doanh nghiệp. Một doanh nghiệp duy trì được mô hình nhóm hiệu quả đồng nghĩa với việc hình thành một nét văn hóa đẹp cho tổ chức: văn hóa chia sẻ và hợp tác trên cơ sở các mối quan hệ bình đẳng. Tạo dựng hình ảnh tích cực đối với khách hàng bên ngoài và những nhân viên tiềm năng. Khi khách hàng nhìn thấy doanh nghiệp có trong tay một đội nhân viên năng động sáng tạo, phát huy khả năng làm việc nhóm, họ sẽ tin tưởng và muốn hợp tác với doanh nghiệp. Đội ngũ nhân viên này không những đem lại năng suất cao cho công ty mà còn ấn tượng tốt đẹp cho khách hàng. Bên cạnh đó, họ còn tạo ra môi trường làm việc hấp dẫn, hiệu quả cao. Vì thế, họ tạo sự hấp dẫn cho các thành viên tiềm năng. Những người đã gắn bó với doanh nghiệp thì sẽ không muốn ra đi và những người ở ngoài sẽ bị cuốn hút vào. 2.2. Khó khăn 2.2.1. Thiếu tin cậy - Tin cậy là sự tin tưởng giữa các thành viên, không đề phòng, luôn tin rằng ý định của đồng đội là tốt và có thể thoải mái chia sẻ điểm yếu và những vấn đề riêng tư. - Biểu hiện của sự thiếu tin cậy là:  Làm một mình, miễn cưỡng yêu cầu hỗ trợ, giúp đỡ  Thiếu sự khai thác, học hỏi, chia sẻ  Sợ chê khi thất bại  Lãng phí thời gian để gây dựng ấn tượng cá nhân  Ngại những công việc và hoạt động tập thể  Thiếu xung đột, ngại tranh cãi, tâm lý đề phòng  Khi tranh luận không tập trung vào vấn đề chính Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 12/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu  Giành nhiều thời gian giải quyết các mối quan hệ với các thành viên khác trong đội do luôn nghi ngờ và đề phòng - Nguyên nhân  Từ phía cá nhân: + Mục đích cá nhân chưa gắn với mục đích tập thể + Sợ bộc lộ yếu điểm, sợ mất hình ảnh và các mối quan hệ  Môi trường Tập Thể: + Thiếu lắng nghe, chia sẻ + Biến cố trước đó: Thất bại hoặc scandal gây tâm lý hoang mang, lo lắng + Sự phá hoại: cố tình gây chia rẽ, nói xấu… 2.2.2. Không quan tâm đến kết quả công việc - Biểu hiện  Làm việc không có kết quả  Trì trệ, thường xuyên thất bại  Hướng đến mục tiêu cá nhân  Những người hướng đến mục đích chung lần lượt ra đi - Nguyên nhân  Mục đích tầm nhìn không rõ ràng  Tính cá nhân quá cao  Các thành viên lẩn tránh trách nhiệm 2.2.3. Lẩn tránh trách nhiệm - Biểu hiện  Tránh việc khó  Luôn cho rằng đó không phải là việc của mình  Không làm hết mình, tư tưởng làm lấy được, làm cho xong  Khuyến khích người khác làm những cái bình thường  Thói quen đổ lỗi  Bỏ lỡ những hạn chót: Không hoàn thành công việc đúng kỳ hạn đã đặt ra hoặc đã cam kết, thường xuyên gia hạn thời gian.  Dồn việc cho lãnh đạo Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 13/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu - Nguyên nhân  Sợ thất bại, sợ mất quan hệ, sợ mất hình ảnh bản thân.  Chuẩn mực xói mòn, cá nhân rời rạc, nhiệt huyết giảm, tinh thần đi xuống  Sự mơ hồ trong vai trò, nhiệm vụ của thành viên trong đội  Thiếu tính cam kết  Thiếu sự tin tưởng, sợ sai  Trách nhiệm cá nhân chưa gắn liền với trách nhiêm tập thể  Quản lý chưa tốt, phân công công việc không rõ ràng 2.2.4. Thiếu trách nhiệm - Biểu hiện  Không nhận việc đồng thời phân tích lý do một cách thái quá  Trì hoãn kéo dài và không cần thiết  Đối với mỗi công việc, phải thảo luận và quyết định nhiều lần  Hay đàm tiếu  Đánh giá cao phân tích nghiên cứu hơn là thực hiện  Đưa ra khó khăn mà không có giải pháp  Hay bàn lùi  Thường không chú ý và làm người khác mất tập trung - Nguyên nhân  Thiếu tự tin, sợ thất bại, không dám làm, tìm cách trốn tránh ngay khi có thể.  Sợ ảnh hưởng đến quyền lợi cá nhân, không thấy quyền lợi cá nhân trong công việc tập thể  Thiếu tích cực trong phân tích thông tin  Nghi ngờ và thiếu tin tưởng vào tập thể  Mong muốn đồng thuận 2.2.5. Sợ xung đột - Biểu hiện  Thiếu tranh cãi  Xuất hiện thông tin ngoài luồng và công kích cá nhân  Bỏ qua những vấn đề cần được tranh luận Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 14/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu  Mất thời gian cho sự giả tạo để tránh mâu thuẫn xung đột  Các cuộc họp nhàm chán, chủ yếu là ý kiến một chiều, tâm lý bầy đàn, hưởng ứng theo số đông, luôn ủng hộ ý kiến lãnh đạo.  Các thành viên ít đóng góp ý kiến - Nguyên nhân  Thiếu tin tưởng lẫn nhau và tin tưởng vào đội  Không chia sẻ và đồng thời không hiểu nhau  Tâm lý cầu an, sợ công kích  Sợ mất quyền lợi, mất hình ảnh, sợ bị tẩy chay 2.2.6. Bất đồng trong làm việc nhóm Nhóm là một tập hợp các cá thể, mỗi người một quan điểm, một ý tưởng, một phương pháp sẽ dễ dẫn tới cãi nhau, giận hờn. Người trưởng nhóm phải biết khéo léo kết hợp để thống nhất đưa ra ý kiến chung, các thành viên trong nhóm phải tích cực trao đổi thông tin, lắng nghe và phản hồi tích cưc. Chỉ khi thông tin thông suốt chúng ta mới tìm được sự thấu hiểu cùng nghĩ và hành động vì mục tiêu chung từ đó sẽ gạt bỏ được cái tôi. Bên cạnh đó tạo điều kiện cho nhóm thấu hiểu nhau thông qua những cuộc họp mặt thân mật như cà phê hay tổ chức những chuyến đi chơi ngắn, tổ chức trò chơi tập thể. Mỗi người được nuôi dạy trong một nền văn hóa dân tộc và văn hóa gia đình khác nhau, họ được giáo dục theo những kiểu mẫu và ở những trình độ khác nhau, làm những công việc khác nhau trong các công ty khác nhau với văn hóa tổ chức cũng rất khác nhau. Nếu không có sự hiểu biết về bản thân, về hoàn cảnh mới và những con người mới xung quanh họ, sẽ có rất nhiều khả năng xảy ra những hiểu lầm, thậm chí là những xung đột. 3. Các giải pháp xây dựng nhóm làm việc hiệu quả 3.1. Đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả: Trong bất kỳ lĩnh vực nào của thực tế cuộc sống, thì một nhóm làm việc hiệu quả luôn có thể sản sinh ra kết quả đặc biệt hơn. Tuy nhiên, để có được sự hiệu quả của nhóm, cần có các nhân tố đóng vai trò quan trọng cho việc xây dựng nhóm hoạt động thành công: Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 15/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu - Một nhóm hiệu quả là nhóm có sự lãnh đạo tốt: Một trong những mặt quan trọng nhất để có nhóm hoạt động hiệu quả là phải có sự lãnh đạo hiệu quả. Điều này cũng đồng nghĩa với những kỹ năng của nhóm trưởng phải xây dựng và duy trì được văn hóa làm việc tích cực. Bên cạnh đó nó giúp hoạt hóa và thậm chí tạo cảm hứng cho các thành viên tham gia và tiếp cận tích cực vào công việc nhóm đi cùng với sự tận tụy cao. Một nhóm trưởng cũng là người không chỉ một mình tập trung vào mục đích và hướng đi của nhóm, mà còn đảm bảo rằng những thành viên khác cùng tập trung vào mục tiêu này. Ngoài ra, một người lãnh đạo nhóm hiệu quả còn phải thúc đẩy tinh thần của các thành viên để họ cảm thấy được ủng hộ và mang đến giá trị. - Một nhóm hiệu quả phải có thông tin hiệu quả: Thông tin là yếu tố sống còn của kỹ năng tương tác giữa các cá nhân, và thuật ngữ “làm việc nhóm” phần nào nói lên được mối tương tác này. Do đó, một trong những khía cạnh của nhóm hiệu quả là thông tin mở, trong đó nó giúp các thành viên kết nối rõ ràng cảm giác lẫn nhau, thể hiện những dự định/kế hoạch, chia sẻ ý tưởng, và hiểu được quan điểm của nhau. Nắm bắt và phân loại được thông tin là một trong những thách thức lớn để phát triển và duy trì bền vững sự hiệu quả của làm việc nhóm - Một nhóm hiệu quả phải định nghĩa được các vai trò một cách rõ ràng: thật sự rất cần thiết để nhóm hiểu biết được rõ ràng: mục đích chung là gì? Vai trò của từng thành viên cần thể hiện? Trách nhiệm của từng cá nhân, phạm vi thực hiện, và nguồn lực cần có để đạt đến mục tiêu. Nhóm trưởng cần phải định nghĩa mục tiêu rõ ràng. Đồng thời, cả nhóm, cũng phải hỗ trợ xây dựng vai trò và phạm vi của từng thành viên nhằm giúp nhóm luôn luôn tập trung cũng như tránh được những yếu tố làm giảm đi hiệu quả làm việc nhóm. - Một nhóm hiệu quả phải thiết lập được qui trình giải quyết mâu thuẫn: Dù nhóm có hoạt động thật sự hiệu quả, thì mâu thuẫn xuất hiện là điều chắc chắn. Do đó, cách tốt nhất để giải quyết là xây dựng phương pháp giải Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 16/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu quyết chúng. Những thành viên nhóm cần có phương pháp thể hiện quan điểm và đừng sợ làm mất lòng cá nhân nào đó. Sự đối chất trực tiếp cần thực hiện ở dạng ôn hòa nhằm giúp cho các vấn đề đang nóng bỏng có thể nguội dần và được giải quyết. Thay vì lẫn trách và trì hoãn các vấn đề thì các thành viên nên đối diện và giải quyết. Cuối cùng, mâu thuẫn có thể được sử dụng như là một công cụ nhằm bộc lộ các vấn đề đang tồn tại trong nhóm. - Một nhóm hiệu quả phải xây dựng được hình mẫu tốt: Để giữ cho nhóm luôn tận tâm, tích cực, năng động thì nhóm trưởng trước hết phải có được những đặc tính này và phải thế hiện được nó ra bên ngoài. Sau cùng, nhà lãnh đạo nhóm phải là nơi để các thành viên có thể tìm kiếm sự hỗ trợ, hướng dẫn mỗi khi có các vấn đề phát sinh. - Đam mê công việc: Một khi nhóm bao gồm các thành viên đam mê công việc sẽ giúp thúc đẩy quá trình làm việc dễ dàng hơn. Một nhóm năng động sản sinh ra kết quả tích cực. Một sự tiếp cận lạc quan giúp cho toàn nhóm cảm thấy hưng phấn. 3.2. Các giải pháp xây dựng nhóm làm việc hiệu quả 3.2.1. Xây dựng mục tiêu - Đây là yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động của nhóm. Thực tế trong quá trình làm việc, các thành viên ít quan tâm đến vấn đề này, mà chỉ làm theo cảm tính cá nhân. Điều này dẫn đến kết quả của từng thành viên có thể giẫm chân nhau trong khi mục tiêu chung lại không hoàn thành. - Giải pháp: + Mục tiêu chung và mục tiêu riêng phải được hiểu và được cam kết thực hiện bởi các thành viên + Cả nhóm phải thường xuyên xem xét và so sánh quá trình thực hiện với mục tiêu đề ra + Mục tiêu phải mang các tính chất: rõ ràng, có thể đo lường, có thể đạt được, thực tiễn, và giới hạn thời gian Nên đặt ra các câu hỏi và trả lời: Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 17/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu a. Mục tiêu của nhóm là gì? Công việc thực hiện có phục vụ mục tiêu đề ra? Chúng có bị lỗi thời không? Chúng có thịnh hành không? 3.2.2. Ra quyết định Thực tế, ra quyết định là một quá trình khó khăn. Khi làm việc nhóm, điều này càng khó thực hiện hơn. Quyết định dựa trên cơ sở nào? Tinh thần thực hiện của các thành viên? Là các câu hỏi thường xuất hiện mỗi khi làm việc nhóm. Nếu việc ra quyết định không nhận sự đồng thuận cao của tất cả các thành viên thì vấn đề sẽ khó giải quyết do thiếu sự đồng tâm khi thực hiện. Một lưu ý trong quá trình ra quyết định trong hoạt động nhóm là tính khách quan và những luận cứ rõ ràng của mỗi cá nhân để từ đó tăng tính thuyết phục của việc ra quyết định. - Giải pháp: + Tất cả các thành viên cần được tham khảo ý kiến và tham gia quá trình ra quyết định + Sự đồng thuận phải đạt được trên mọi vấn đề + Sự khác biệt về suy nghĩ được dùng để cải tiến/phát triển chất lượng của quyết định - Câu hỏi: Quyết định được ra như thế nào? Ra quyết định hiệu quả với sự cam kết và đồng thuận của các thành viên là khi nào? Điều gì sẽ làm cho kết quả thành công? Các quyết định kém hiệu quả được thực hiện khi nào? 3.2.3. Sự cam kết thực hiện - “Cha chung không ai khóc” là điều có thể dễ dàng nhận thấy trong quá trình làm việc nhóm. Khi trong nhóm có một số thành viên không thực hiện đúng cam kết ban đầu sẽ làm cho mục tiêu chung chậm hoặc khó hoàn thành. - Giải pháp: + Mỗi cá nhân cần ý thức cam kết thực hiện nhằm giúp nhóm thành công + Tính trách nhiệm phải được quán triệt trong toàn nhóm + Các vấn đề thuộc sở hữu tập thể của nhóm Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 18/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu - Câu hỏi: Sự cam kết thực hiện của chúng ta đối với nhóm được thực hiện như thế nào trên phương diện cá nhân và tập thể? Chúng ta có thể thể hiện nó xa hơn như thế nào? Tôi cần xem xét điều gì để bản thân có trách nhiệm hơn với toàn nhóm? 3.2.4. Tầm nhìn - Thông thường với mỗi cá nhân khi thực hiện mục tiêu của mình thì việc có tầm nhìn và xác định hướng đi là điều rất quan trọng. Tuy nhiên với nhóm người thì vấn đề thường gặp là “Chín người mười ý” nên tầm nhìn chung của cả nhóm khó được xác định. - Giải pháp: + Từng thành viên cần biết được nhóm đang hướng đến đâu. + Cần ý thức rõ ràng về mục đích và phương hướng. + Nhóm cần có tầm nhìn mang tính thách thức và lý thú. - Câu hỏi: Chúng ta đang cố gắng đạt được điều gì? Toàn đội đạt được điều này bằng cách nào? Tôi đóng góp như thế nào cho việc nhận thức tầm nhìn của nhóm? 3.2.5. Thông tin Khi các thành viên không có thông tin rõ ràng thì công việc khó hoàn thành tốt. Đối với nhóm, thông tin thường mang tính một chiều và thiếu sự tương tác giữa các thành viên. Do đó tính chính xác và đúng thời điểm ít khi đạt - Giải pháp: + Giao lưu mọi chiều + Cùng chia sẻ với tất cả mọi người + Công khai và trung thực 3.2.6. Sự liên quan - Thực tế có nhiều thành viên tham gia nhóm rất bị động, mang tính đối phó hoặc khi bị bắt buộc. Điều này ảnh hưởng không nhỏ đến tính chất kết quả của toàn nhóm. Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 19/27 BTTH: Làm Việc Theo Nhóm – Khó khăn và giải pháp GVHD: TS. Phan Thị Minh Châu - Giải pháp: Mọi thành viên đều phải nhận thức rằng có liên quan đến kết quả, lợi ích của cá nhân và cả nhóm. Do đó, sự tham gia mang tính chủ động, từng cá nhân phải quan tâm và liên quan đến mọi vấn đề của nhóm. - Câu hỏi: Chúng ta làm việc gì để được xem là một nhóm? Nhóm biểu hiện tính hiệp lực như thế nào và ở đâu? 3.2.7. Tính sáng tạo - Sự tham gia thụ động của các thành viên sẽ làm tính sáng tạo của nhóm bị giảm đi. Nguyên nhân sâu xa là do tâm lý bầy đàn, e ngại va chạm khi ý kiến của mình trái ngược với những người khác. - Giải pháp: + Cả nhóm cần thúc đẩy tính sáng tạo và cải tiến của từng thành viên, điều này đồng nghĩa với sự lĩnh hội của nhóm đối với những ý tường và đề nghị của thành viên. + Sự tập trung của nhóm chính là sự cải tiến. Và thay đổi luôn luôn được chào đón + Thay đổi hoàn cảnh, môi trường làm việc. - Câu hỏi Nhóm chúng ta sáng tạo nhất là khi nào? Làm thế nào để kích thích tính sáng tạo trong nhóm? Làm thế nào để nhóm có được lợi ích từ những sáng kiến này? Và ở đâu? 3.2.8. Môi trường - Nhóm là một sự tập hợp nhiều thành phần với những đặc tính khác nhau như giới tính, tuổi tác, phong cách, chuyên môn, quan điểm…vì vậy mâu thuẫn đôi khi là điều không thể tránh. Nếu không giải quyết ổn thỏa sẽ ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của toàn nhóm - Giải pháp: + Khuyến khích tinh thần đồng đội, mình vì mọi người. + Xây dựng môi trường làm việc cởi mở, cộng tác. Cá nhân cần xây dựng ý thức quan tâm và tận tụy với công việc của nhóm. Nhóm 10 - Đ1 – K19 T r a n g 20/27