LUẬN VĂN:
Kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong
kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty
Kiểm toán và Kế toán thực hiện
Lời nói đầu
Hoạt động trong nền kinh tế thị trường điều quan trọng đối với nhà đầu tư, chủ doanh
nghiệp và cơ quan nhà nước về kinh tế tài chính là có được các thông tin đáng tin cậy để
đưa ra quyết định đầu tư, quyết định kinh doanh hoặc quyết định điều tiết. Với những tác
dụng thực tiễn của mình, tư vấn tài chính và kiểm toán đã trở thành một nhu cầu không thể
thiếu trong nền kinh tế thị trường. Tư vấn tài chính và kiểm toán là một điều kiện tích cực
đảm bảo cho luật lệ và chuẩn mực kế toán được chấp hành nghiêm chỉnh, các số liệu, tài
liệu kế toán được trình bày trung thực hợp lý. Nhìn chung nhu cầu kiểm toán Việt Nam
đang ngày càng mở rộng đồng thời sự đòi hỏi tất yếu của chất lượng đối với dịch vụ kiểm
toán ngày càng cao. Sự phát triển nhanh chóng của các Công ty kiểm toán độc lập trong
những năm qua ở nước ta đã chứng minh cho sự cần thiết của hoạt động này. Một trong
những hoạt động nghiệp vụ chủ yếu mà công ty kiểm toán độc lập cung cấp cho khách
hàng đó là hoạt động kiểm toán Báo cáo tài chính, đó là sự kiểm tra và trình bày ý kiến
nhận xét về báo cáo tài chính của doanh nghiệp.
Báo cáo tài chính là tấm gương phản ánh kết quả hoạt động của doanh nghiệp nói
chung trên mọi khía cạnh của quá trình kinh doanh. Một tập hợp các thông tin có được từ
việc xử lý các giao dịch cuối cùng sẽ được phản ánh thành các bộ phận, các khoản mục
trên Báo cáo tài chính. Vì vậy, để đạt được mục đích kiểm toán toàn diện các Báo cáo tài
chính nói chung và kiểm tra riêng biệt các bộ phận của chúng.
Chu trình Hàng tồn kho là chu trình có số dư các khoản mục hàng tồn kho trên báo cáo
tài chính luôn trọng yếu và liên quan tới rất nhiều chỉ tiêu quan trọng trên báo cáo tài
chính. Mặt khác các chỉ tiêu về hàng tồn kho trên báo cáo là một trong những tiêu thức
đánh giá tình hình tài chính và tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó,
kiểm toán chu trình hàng tồn kho là một phần quan trọng trong kiểm toán Báo cáo tài
chính. Nhận thức được điều này nên trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty Kiểm
toán và Kế toán Hà Nội em đã chọn đề tài "Kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong
kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty Kiểm toán và Kế toán thực hiện"
Mục đích nghiên cứu của đề tài là vận dụng lý thuyết về kiểm toán, đặc biệt là kiểm
toán chu trình Hàng tồn kho trong kiểm toán Boá cáo tài chính và việc xem xét thực tiễn
công tác kiểm toán của công ty, từ đó rút ra bài học kinh nghiệm và đưa ra một số biện
pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình Hàng tồn kho do công ty Kiểm toán và
kế toán Hà nội thực hiện.
Nội dung chuyên đề thực tập tốt nghiệp bao gồm:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình Hàng tồn kho trong báo cáo tài chính.
Chương 2: Thực trạng kiểm toán chu trình Hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính
do công ty Kiểm toán và Kế toán Hà Nội thực hiện tại công ty A.
Chương 3: Bài học kinh nghiệm và việc hoàn thiện công tác kiểm toán chu trình hàng tồn
kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính do công ty Kiểm toán và Kế toán Hà Nội thực hiện.
Tuy nhiên kiểm toán là một lĩnh vực còn mới mẻ ở Việt Nam cả về lý luận cũng
như thực tế, đồng thời do hạn chế về kinh nghiệm và chuyên môn nên bài viết không tránh
khỏi thiêu sót em rất mong nhận được sự góp ý chỉ bảo của thầy cô giáo.
Mục lục
Trang
Lời nói đầu
1
Mục lục
3
Chương 1 Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình Hàng tồn kho trong báo cáo
tài chính
1 Đặc điểm của chu trình Hàng tồn kho với tổ chức kế toán Hàng tồn kho
1.1 Những đặc điểm chung về chu trình Hàng tồn kho
1.2 Tổ chức công tác kế toán Hàng tồn kho
2 Chu trình Hàng tồn kho với vấn đề kiểm toán
2.1 Chức năng cơ bản của chu trình Hàng tồn kho
2.2 Mục tiêu kiểm toán chu trình Hàng tồn kho
2.3 Chứng từ kiểm toán trong chu trình Hàng tồn kho
3 Quy trình kiểm toán Hàng tồn kho
3.1 Lập kế hoạch kiểm toán Hàng tồn kho
3.2 Thực hiện kiểm toán chu trình hàng tồn kho
3.3 Kết thúc kiểm toán chu trình hàng tồn kho
Chương 2 thực trạng kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán báo
cáo tài chính của công ty kiểm toán và kế toán hà nội thực hiện tại công ty a
1
khái quát chung tình hình hoạt động kinh doanh của công ty kiểm toán
và kế toán hà nội
1.1- Quá trình hình thành và phát triển của công ty
1.2. Lĩnh vực kinh doanh và thị trường
1.3- Khách hàng của CPA
1.4- Đội ngũ nhân viên
1.5. Kết quả kinh doanh của công ty trong một số năm.
1.6- Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
2
Tổ chức thực hiện kiểm toán chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán
Báo cáo tài chính của công ty kiểm toán và kế toán hà nội tại công ty A
2.1 Chương trình kiểm toán của công ty kiểm toán và kế toán Hà nội
2.2 Lập kế hoạch kiểm toán chu trình hàng tồn kho
2.3 Thực hiện Kế hoạch kiểm toán hàng tồn kho tại công ty A
2.4 Kết thúc kiểm toán chu trình hàng tồn kho
Chương 3 Bài học kinh nghiệm và việc hoàn thiện công tác kiểm toán chu
trình hàng tồn kho trong kiểm toán
Báo cáo tài chính do công ty Kiểm toán và
Kế toán Hà Nội thực hiện.
1.
Nhận xét chung và những bài học kinh nghiệm qua thực tiễn kiểm toán
chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính của công ty Kiểm
toán và Kế toán
2. Những đánh giá và ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kiểm toán
chu trình hàng tồn kho trong kiểm toán Báo cáo tài chính
2.1. Giai đoạn lập kế hoạch
2.2 Giai đoạn thực hiện kế hoạch kiểm toán
Kết luận
Tài liệu tham khảo
Chương 1 Cơ sở lý luận về kiểm toán chu trình Hàng tồn kho trong kiểm toán báo
cáo tài chính tại các doanh nghiệp
1 Đặc điểm của chu trình Hàng tồn kho với tổ chức kế toán Hàng tồn kho
1.1 Những đặc điểm chung về chu trình Hàng tồn kho
Hàng tồn kho là tài sản lưu động của doanh nghiệp biểu hiện dưới dạng vật chất cụ
thể dưới nhiều hình thức khác nhau, tuỳ thuộc vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của
doanh nghiệp, hàng tồn kho thường bao gồm: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm
dở dang, thành phẩm, hàng hoá. Ngoài ra còn có một số vật tư hàng hoá thuộc quyền sở
hữu của doanh nghiệp nhưng vì những lý do khác nhau nên không nằm trong kho như:
Hàng đang đi đường, hàng gửi bán…
Chu kỳ vận động của hàng tồn kho từ nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ sang sản
phẩm dở dang đến thành phẩm, hàng hoá. Quá trình vận động liên quan đến nhiều khoản
mục trên báo cáo tài chính. Đối với Bảng cân đối kế toán như: Các chỉ tiêu nguyên vật
liệu, công cụ dụng cụ, hàng đang đi đường, hàng gửi bán, chi phí sản phẩm dở dang, thành
phẩm hàng hoá, dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Đối với báo cáo kết quả kinh doanh như
các chỉ tiêu: Chi phí nguyên vật liệu, chi phí sản xuất chung, giá vốn hàng bán…Đây là
những chỉ tiêu cơ bản để phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp về hiểu quả sản
xuất kinh doanh, triển vọng cũng như những rủi ro trong sản xuất. Vì những lý do đó mà
các chỉ tiêu này thường bị phản ánh sai lệch. Để có được những hiểu biết sâu sắc về chu
trình Hàng tồn kho, trước hết phải nắm được các đặc điểm của chu trình:
- Hàng tồn kho thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp.
- Các khoản mục hàng tồn kho thường rất đa dạng và có thể chịu ảnh hưởng lớn bởi hao
mòn vô hình và hao mòn hữu hình thông qua các biểu hiện như bị hư hỏng trong thời gian
nhất định, dễ bị lỗi thời…
- Giá trị nhập kho của hàng tồn kho thường được cộng ( hoặc trừ) các chi phí thu mua,
khoản giảm giá bớt giá…
- Có nhiều phương pháp đánh giá và tính giá thực tế xuất hàng tồn kho, vì thế nên khác
nhau về trị giá hàng tồn kho thực tế và lợi nhuận của kỳ kinh doanh.
Những đặc điểm này của chu trình Hàng tồn kho có ảnh hưởng tới công tác kiểm
toán:
- Vì chiếm tỉ trọng lớn trong tổng tài sản của doanh nghiệp nên những sai sót trong các
khoản mục hàng tồn kho thường dẫn đến những sai sót trọng yếu về chi phí và kết quả
kinh doanh.
- Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường ở các địa điểm khác nhau và thậm chí còn do
nhiều người nhiều bộ phận quản lý. Do vậy việc quản lý, bảo quản và kiểm soát vật chất sẽ
gặp nhiều khó khăn, phức tạp, dễ nhầm lận, sai sót và có thể tồn tại gian lận.
- Quá trình đánh giá hàng tồn kho gặp nhiều khó khăn và phức tạp. Cụ thể trong đánh giá
sản phẩm dở dang, phân bổ chi phí sản xuất chung cho các loại sản phẩm có thể mang tính
chủ quan, không đúng kỳ… đã dẫn đến những sai phạm trọng yếu. Nhiều doanh nghiệp
còn không áp dụng nhất quán phương pháp tính giá trị hàng tồn kho giữa các niên độ kế
toán. Đối với doanh nghiệp áp dụng nhiều phương pháp tính giá trị thực tế cho nhiều loại
hàng tồn kho khác nhau làm tăng khối lượng công việc kiểm toán.
- Tính đa dạng về chủng loại và tính chất đặc thù của hàng tồn kho cũng gây khó khăn nhất
định trong quá trình quan sát, đánh giá và thực hiện những thủ tục khảo sát cần thiết, nhiều
trường hợp đòi hỏi phải cần đến chuyên gia (Ví dụ: Vàng, bạc, đá quý, hoá chất…).
1.2 Tổ chức công tác kế toán Hàng tồn kho
Chu trình Hàng tồn kho là một giai đoạn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh, cũnh giống như các giai đoạn khác tổ chức kế toán hàng tồn kho bao gồm các nội
dung sau:
1.2.1 Tổ chức chứng từ kế toán
Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức vận dụng phương pháp chứng từ trong ghi chép
kế toán, bao gồm công việc thiết kế khối lượng công tác hạch toán kế toán ban đầu trên hệ
thống chứng từ hợp lý, hợp pháp theo quy trình luân chuyển nhất định.
Bộ phận cung ứng
P. đề nghị mua
Người giao hàng
Đề nghị nhập kho
Ban kiểm nhận
Phiếu kiểm nhận
Cán bộ P. cung
Lập phiếu nhập
kho
Thủ kho
Kiểm tra và nhập
Kế toán
Ghi sổ và lưu
chứng từ
Quy trình luân chuyển chứng từ nhập mua:
Trong công tác tổ chức chứng từ hàng tồn kho tuỳ thuộc vào từng loại hình kinh doanh của
doanh nghiệp để xây dựng danh mục chứng từ hàng tồn kho cho phù hợp. Song chứng từ
được sử dụng trong chu trình Hàng tồn kho thường bao gồm các loại:
- Chứng từ nhập mua vật tư, hàng hoá bao gồm: Phiếu đề nghị mua hàng; hoá đơn nhà
cung cấp; phiếu kiểm nhận hàng mua; phiếu nhập kho và thẻ kho.
- Chứng từ xuất kho cho sản xuất gồm có: Phiếu yêu cầu lĩnh vật tư; phiếu xuất kho vật tư;
vận đơn (nếu có) và thẻ kho.
Quy trình luân chuyển chứng từ xuất kho cho sản xuất:
Bộ phận sản
Phiếu xin lĩnh
T. phòng vật tư
Phê duyệt
Nhân viên P.
Lập phiếu xuất
Thủ kho
Xuất kho
Kế toán
Ghi sổ và lưu
chứng từ
- Chứng từ xuất bán thành phẩm, hàng hoá: Đơn đặt mua hàng (của khách hàng); vận đơn;
phiếu xuất kho; hoá đơn bán hàng và thẻ kho.
Quy trình luân chuyển chứng từ xuất bán hàng hoá, thành phẩm:
Khách hàng
Đơn đặt hàng
Bộ phận bán hàng
HĐ bán hàng và P.
Gián đốc, Kế toán
Phê duyệt hoá đơn
Kế toán thanh toán
Thu tiền hoặc theo
Thủ kho
Xuất kho
Kế toán
Ghi sổ và lưu chứng
1.2.2 Tổ chức tài khoản kế toán
Tổ chức tài khoản kế toán là tổ chức vận dụng tài khoản trong phương pháp đối ứng
để xây dựng hệ thống tài khoản để hệ thống hoá các chứng từ kế toán theo thời gian và
theo đối tượng. Để phản ánh đầy đủ các thông tin liên quan đến hàng tồn kho đơn vị phải
xây dựng một bộ tài khoản sao cho bao quát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chu
trình Hàng tồn kho:
+ TK 151: Hàng đang đi đường
+ TK 152: Nguyên liệu, vật liệu.
+ TK 153: Công cụ, dụng cụ
+ TK 154: Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang
+ TK 155: Thành phẩm
+ TK 156: Hàng hoá
+ TK 157: Hàng gửi bán
+ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
+ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ
+ TK 331: Phải trả cho người bán
+ TK 611: Mua hàng (*)
+ TK 631: Giá thành sản xuất (*)
+ TK 632: Giá vốn hàng bán
+ TK 621: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
+ TK 627: Chi phí sản xuất chung
+ TK 641: Chi phí bán hàng
+ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
(*) Nếu hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ.
1.2.3 Tổ chức sổ kế toán
Tổ chức sổ kế toán là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tài khiản trên sổ
kế toán. Sổ kế toán là phương tiện vật chất để hệ thống hoá các số liệu kế toán trên cơ sở
các chứng từ gốc và tài liệu kế toán khác. Sổ kế toán bao gồm nhiều loại, tuỳ thuộc và yêu
cầu quản lý để tổ chức sổ kế toán cho phù hợp. Trong doanh nghiệp thường tổ chức 2 hệ
thống sổ: Sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. Theo chế độ kế toán Việt Nam đơn vị
có thể lựa chọn một hình thức kế toán trong số các hình thức sau:
+ Theo hình thức Nhật ký chung:
- Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký chung, sổ các các tài khoản.
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết nhập (xuất) vật tư, hàng hoá; Sổ chi tiết chi phí sản xuất; sổ
chi tiết bán hàng…
+ Theo hình thức Nhật ký chứng từ:
- Nhật ký chứng từ, bảng kê, sổ các các tài khoản.
- Một số sổ chi tiết khác.
+ Theo hình thức Chứng từ ghi sổ:
- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ cái, chứng từ ghi sổ, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
- Sổ kế toán chi tiết: Sổ chi tiết nhập (xuất) vật tư, hàng hoá; Sổ chi tiết chi phí sản xuất; sổ
chi tiết bán hàng…
1.2.4 Phương pháp tính giá và quy trình hạch toán hàng tồn kho
Các phương pháp tính giá:
Hàng ngày vật tư, hàng hoá nhập kho được kế toán ghi nhận theo giá thực tế nhưng
đơn giá các lần nhập khác nhau là khác nhau và thời điểm nhập là khác nhau. Do đó kế
toán có nhiệm vụ xác định giá thực tế vật tư, hàng hoá, thành phẩm mỗi lần xuất kho. Theo
chế độ kế toán Việt Nam hiện hành doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương
pháp tính giá sau để áp dụng cho việc tính giá thực tề xuất kho cho tất cả các loại hàng tồn
kho hoặc cho riêng từng loại:
- Phương pháp tính giá thực tế đích danh
- Phương pháp giá bình quân gia quyền
- Phương pháp giá nhập trước xuất trước (FIFO)
- Phương pháp giá nhập sau xuất trước (LIFO)
Mỗi phương pháp tính giá thực tế xuất kho của vật tư , hàng hoá, đều có những ưu
nhược điểm nhất định. Mức độ chính xác và độ tin cậy của mỗi phương pháp tuỳ thuộc
vào yêu cầu quản lý và năng lực nghiệp vụ của các kế toán viên và trang thiết bị xử lý
thông tin của doanh nghiệp.
Tổ chức hạch toán hàng tồn kho:
Tổ chức hạch toán hàng tồn kho là thiết kế khối lượng công tác hạch toán trên hệ
thống các loại chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp và báo cáo kế toán nhập - xuất - tồn cho
các loại vật tư, sản phẩm hàng hoá tăng giảm trong kỳ kế toán. Hạch toán hàng tồn kho
bao gồm hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp:
+ Hạch toán chi tiết hàng tồn kho: Doanh nghiệp có thể áp một trong ba phương pháp sau:
- Phương pháp thẻ song song.
- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
- Phương pháp sổ số dư.
+ Hạch toán tổng hợp hàng tồn kho: Để hạch toán hàng tồn kho kế toán có thể áp dụng
phương pháp kê khai thường xuyên hoặc phương pháp kiểm kê địng kỳ. Việc áp dụng
phương pháp nào tuỳ thuộc đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý
và trình độ nghiệp vụ của kế toán viên cũng như quy định của chế độ kế toán hiện hành.
- Phương pháp kê khai thường xuyên: Là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình biến
động của hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng
loại hàng tồn kho.
- Phương pháp kiểm kê định kỳ: Là phương pháp không theo dõi một cách thường xuyên
liên tục về tình hình biến động của vật tư, hàng hoá trên các tài khoản phản ánh từng loại
hàng tồn kho mà chỉ phản ánh giá trị tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ trên cơ sở kiểm kê cuối kỳ,
xác định lượng tồn thực tế và lượng xuất thực tế.
Quy trình hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thương xuyên và theo phương
pháp kiểm kê định kỳ được mô tả trên sơ đồ ở phần phụ lục chương 1.
2 Chu trình Hàng tồn kho với vấn đề kiểm toán
2.1 Chức năng cơ bản của chu trình Hàng tồn kho
Một doanh nghiệp có hệ thống kiểm soát nội bộ tốt đối với hàng tồn kho đòi hỏi
phải xây dựng các bộ phận (hoặc cá nhân) riêng biệt thực hiện những công việc cơ bản
như: Mua hàng, kiểm nhận hàng, nhập và lưu kho, xuất cho sản xuất và tiêu thụ. Tuỳ thuộc
vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị để tổ chức các phòng ban cho phù
hợp, tuy nhiên phải đảm bảo tính độc lập hoạt động của các bộ phận (hay cá nhân) nhằm
đảm bảo công tác kiểm tra, kiểm soát của các cấp quản lý đối với từng bộ phận, từng cá
nhân. Có nhiều cách thức tổ chức các phòng ban khác nhau song chung quy lại chu trình
hàng tồn kho bao gồm 3 chức năng sau.
2.1.1 Chức năng nhập mua vật tư, hàng hoá
Trong chức năng này gồm các công việc sau:
- Mua vật tư hàng hoá: Khi có nhu cầu mua hàng thì các bộ phận có liên quan sẽ lập phiếu
đề nghị mua hàng. Sau khi phiếu đề nghị mua hàng được phê chuẩn bộ phận cung ứng sẽ
lập đơn đặt hàng và gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn:
+ Phiếu yêu cầu mua hàng: Do bộ phận có trách nhiệm lập (như bộ phận vật tư). Phiếu
được lập theo kế hoạch sản xuất hoặc lập đột xuất.
+ Đơn đặt hàng: Căn cứ vào phiếu đề nghị mua hàng đã được phê chuẩn của Giám đốc
(hoặc người phụ trách) bộ phận mua hàng lập đơn đặt hàng để gửi cho nhà cung cấp. Mẫu
của đơn đặt hàng được thiết kế sẵn có đầy đủ các cột cần thiết nhằm hạn chế tối đa các sai
sót.
- Nhận hàng: Khi bên nhà cung cấp giao hàng bộ phận nhận hàng sẽ dựa trên đơn đặt hàng
để kiểm tra về mẫu mã, số lượng, chủng loại, quy cách, phẩm chất và thời gian giao hàng,
cuối cùng trưởng nhóm phải lập biên bản kiểm nhận hàng. Bộ phận nhận hàng phải độc lập
với bộ phận kho và bộ phận kế toán.
- Sau khi hàng được kiểm nhận bộ phận cung ứng viết phiếu nhập kho dựa trên biên bản
kiểm nhận hàng. Hàng được giao xuống kho và lưu kho. Phiếu nhập kho được lập nhiều
liên để lưu cuống, nhập kho và kế toán ghi chép sổ sách.
2.1.2 Chức năng xuất kho
Đối với một đơn vị sản xuất thì xuất kho có 2 lý do cơ bản là xuất cho nội bộ (cho
sản xuất, cho bán hàng, cho quản lý doanh nghiệp) và xuất bán.
- Xuất vật tư, hàng hoá cho nội bộ: Khi có hợp đồng sản xuất mới hoặc theo kế hoạch sản
xuất hoặc các nhu cầu vật tư trong nội bộ doanh nghiệp các bộ phận sẽ lập phiếu xin lĩnh
vật tư, bộ phận vật tư lập phiếu xuất kho (khi phiếu xin lĩnh vật tư được phê chuẩn).
+ Phiếu xin lĩnh vật tư: Do bộ phận sản xuất (hoặc các bộ phận khác) căn cứ nhu cầu sản
xuất (hoặc nhu cầu bán hàng hoặc quản lý doanh nghiệp), người phụ trách bộ phận đó lập
phiếu xin lĩnh vật tư trong đó phải ghi rõ loại vật tư, mã số, chủng loại, quy cách, phẩm
chất, số lượng và thời gian giao vật tư.
- Xuất kho để bán: Căn cứ vào đơn đặt mua bộ phận tiêu thụ lập hoá đơn bán hàng và lập
phiếu xuất kho, ngoài ra bộ phận vận chuyển phải lập chứng từ vận chuyển.
+ Hoá đơn bán hàng: Được bộ phận tiêu thụ lập thành nhiều liên để lưu ở cuống và giao
cho khách, giao cho bộ phận kế toán để thanh toán và ghi sổ. Trong hoá đơn ghi rõ các nội
dung như ngày thàng giao hàng, loại hàng giao, mã số, chủng loại quy cách, phẩm chất, số
lượng, đơn giá và thành tiền thanh toán.
+ Phiếu xuất kho: Được bộ phận vật tư hoặc bộ phận bán hàng lập thành nhiều liên để lưu
cuống, xuất kho và ghi sổ kế toán. Phiếu xuất kho ghi rõ các nội dung như loại vật tư, hàng
hoá chủng loại quy cách, phẩm chất, số lượng và ngày xuất.
+ Chứng từ vận chuyển (vận đơn): Do bộ phận vận chuyển lập hoặc công ty cung cấp dịch
vụ vận chuyển lập (nếu thuê dịch vụ vận chuyển). Đây là tài liệu minh chứng cho việc
hàng đã được xuất kho giao cho khách, chứng từ vận chuyển được đính kèm với phiếu
xuất kho hoặc hoá đơn bán hàng làm minh chứng cho nghiệp vụ bán hàng.
2.1.3 Chức năng lưu kho
Đây là chức năng nhằm bảo quản và quản lý tài sản của doanh nghiệp khi vật tư,
hàng hoá, thành phẩm được nhập kho. Công việc này doanh nghiệp phải tổ chức canh
phòng bảo vệ tránh mất mát, tránh bị lạm dụng tài sản, đồng thời sử dụng các trang thiết bị
bảo quản nhằm đảm bảo điều kiện bảo quản vật chất. Khi nhập kho hay xuất kho các bên
phải có đầy đủ các giấy tờ hợp lệ thủ kho mới được nhập, xuất kho. Mặt khác thủ kho là
người chịu trách nhiệm về tài sản mình trông coi và phải ghi chép để theo dõi về số lượng
vật tư, hàng hoá, thành phẩm nhập- xuất- tồn kho.
2.2 Mục tiêu kiểm toán chu trình Hàng tồn kho
2.2.1 Mục tiêu hợp lý chung
Mục tiêu hợp lý chung bao hàm việc xem xét, đánh giá tổng thể số tiền ghi trên các
khoản mục trên cơ sở cam kết chung về trách nhiệm của nhà quản lý và thông tin thu được
qua khảo sát thực tế ở khách thể kiểm toán. Do đó đánh giá sự hợp lý chung hướng tới khả
năng sai sót củ thể của các số tiền trên khoản mục (Theo giáo trình Kiểm toán tài chính).
Đối với chu trình hàng tồn kho có thể củ thể hoá mực tiêu hợp lý chung như sau: Tất cả
hàng tồn kho đều biểu hiện hợp lý trên thẻ kho và bảng cân đối kế toán; hay có thể nói:
Các số dư hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán và bảng liệt kê hàng tồn kho là hợp lý.
2.2.2 Mục tiêu chung khác
Trong mục tiêu chung khác bao gồm: Mục tiêu hiệu lực, mục tiêu trọn vẹn, mục
tiêu quyền và nghĩa vụ, mục tiêu định giá và phân bổ, mục tiêu chính xác cơ học và mục
tiêu phân loại và trình bày. Các mục tiêu này được củ thể hoá cho chu trình Hàng tồn kho:
- Tất cả hàng tồn kho ghi trên sổ đều tồn tại thực tế vào ngày lập Bảng cân đối kế toán
(Hiệu lực).
- Mọi hàng hoá, tài sản tồn kho đều bao hàm trong Bảng cân đối kế toán (Trọn vẹn).
- Các tài sản ghi trong mục hàng tồn kho thuộc sử hữu của đơn vị và không thuộc tài sản
thế chấp, cầm cố hoặc tạm vay (Quyền và nghĩa vụ).
- Thứ nhất: Giá trị hàng tồn kho phù hợp với hiện vật. Thứ hai: Giá cả hàng hoá được tính
theo giá thực tế. Các lần điều chỉnh giá được phản ánh đúng và hàng hoá mất giá được
điều chỉnh (Định giá và phân bổ)
- Số tổng cộng các khoản mục hàng tồn kho (Tính chính xác cơ học)
- Thứ nhất: Phân loại đúng hàng tồn kho theo các nhóm: Nguyên vật liệu, công trình dở
dang, thành phẩm và chi tiết theo quy định. Thứ hai: Thuyết trình rõ các hàng hoá cầm cố,
chuyển nhượng, tạm gửi hoặc giữ hộ (Phân loại và trình bày).
Các mục tiêu được củ thể hoá cho chu trtình kiểm toán Hàng tồn kho ở trên được
gọi là các mục tiêu kiểm toán đặc thù. Đối với mỗi chu trình kiểm toán có các mục tiêu đặc
thù riêng, tuy nhiên với mỗi cuộc kiểm toán cụ thể thì mục tiêu riêng của chu trình Hàng
tồn kho có thể là khác nhau. Vì vậy, căn cứ vào từng trường hợp củ thể mà kiểm toán viên
định ra các mục tiêu kiểm toán cụ thể.
2.3 Chứng từ kiểm toán trong chu trình Hàng tồn kho
Chứng từ kiểm toán là nguồn tư liệu sãn có cung cấp cho kiểm toán viên. Chứng từ
kiểm toán có thể là các tài liệu kế toán hoặc cũng có thể là tài liệu khác. Trong chu trình
Hàng tồn kho các loại chứng từ kiểm toán thường bao gồm:
- Tài liệu kế toán:
+ Chứng từ: Phiếu nhập xuất kho vật tư, hàng hoá, sản phẩm dở dang, thành phẩm.
+ Các bảng kê chứng từ gốc
+ Sổ kế toán chi tiết hàng tồn kho, sổ kế toán tổng hợp hàng tồn kho.
+ Các báo cáo tài chính.
- Tài liệu khác: Đơn đặt mua hàng của khách hàng, quy chế bảo quản tài sản, quy chế về
kiểm kê tài sản, các văn bản liên quan tới việc lập dự phòng và xử lý thừa thiếu hàng tồn
kho, các hợp đồng, các cam kết kinh tế…
3 Quy trình kiểm toán Hàng tồn kho
Trong kiểm toán Báo cáo tài chính, để thu thập bằng chứng kiểm toán đầy đủ và có
giá trị làm căn cứ cho kết luận của kiểm toán viên về tính trung thực hợp lý của thông tin
trên báo cáo tài chính đồng thời đạt được hiểu quả kinh tế cho công ty, kiểm toán viên phải
xây dựng quy trình kiểm toán cho cuộc kiểm toán đó. Thông thường quy trình kiểm toán
được thực hiện qua 3 giai đoạn: Lập kế hoạch và thiết kế phương pháp kiểm toán; Thực
hiện kế hoạch kiểm toán; Hoàn thành cuộc kiểm toán và công bố báo cáo kiểm toán. Trong
quy trình kiểm toán chung bao gồm quy trình kiểm toán 1 chu trình củ thể vì các chu trình
kiểm toán như là tế bào cấu thành nên cuộc kiểm toán. Sau đây là cá giai đoạn trong quy
trình kiểm toán Hàng tồn kho:
3.1 Lập kế hoạch kiểm toán Hàng tồn kho
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt nam số 300 quy định: "Kế hoạch kiểm toán phải
được lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh trọng yếu của cuộc
kiểm toán, đảm bảo phát hiện những vấn đề tiềm ẩn và cuộc kiểm toán được hoàn thành
đúng hạn". Do đó việc lập kế hoạch kiểm toán được triển khai qua các bước:
(1) Chuẩn bị cho kế hoạch kiểm toán
Trong quá trình chuẩn bị cho 1 cuộc kiểm toán báo cáo tài chính công ty kiểm toán
tiến hành các công việc cần thiết như: Đánh giá khả năng chấp nhận kiểm toán, nhận diện
các lý do kiểm toán, lựa chọn đội ngụ nhân viên kiểm toán và ký hợp đồng kiểm toán.
(2) Thu thập thông tin cơ sở
Sau khi đánh giá khả năng kiểm toán của khách hàng và thực hiện các công việc
chuẩn bị, kiểm toán viên bắt đầu lập kế hoạch tổng quát. Theo chuẩn mực kiểm toán Việt
nam chuẩn mực số 300 quy định kiểm toán viên cần hiểu biết về nghành nghề, công việc
kinh doanh của khách hàng, tìm hiểu hệ thống kế toán, kiểm soát nội bộ và các bên liên
quan để đánh giá rủi ro và lên kế hoạch kiểm toán. Trong giai đoạn này kiểm toán viên
thực hiện các công việc sau:
- Tìm hiểu ngành nghề và hoạt động kinh doanh của khách hàng.
- Xem xét lại kết quả kiểm toán của lần kiểm toán trước
- Tham quan nhà xưởng.
- Nhận diện các bên có liên quan.
- Dự kiến nhu cầu chuyên gia.
(3) Thu thập thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách hàng như xem xét: Giấy phép
kinh doanh, điều lệ công ty, biên bản các cuộc họp hội đồng quản trị và ban Giám đốc,
xem xét các hợp đồng, các cam kết quan trọng…
(4) Sử dụng các thủ tục phân tích
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt nam chuẩn mực số 520 quy định: "Kiểm toán viên
phải thực hiện các thủ tục phân tích khi lập kế hoạch kiểm toán và giai đoạn soát xét tổng
thể báo cáo tài chính". Sau khi có các bằng chứng về tình hình hoạt động kinh doanh của
khách hàng thông qua thu thập thông tin cơ sở và thông tin về nghĩa vụ pháp lý của khách
hàng, kiểm toán viên sử dụng các thủ tục phân tích để hộ trợ cho việc lập kế hoạch. Qua
việc sử dụng thủ tục phân tích có thể cho phép kiểm toán viên nắm bắt tình hình hoạt động
kinh doanh của năm nay so với năm trước và xu hướng biến động của các thông tin tài
chính. Trong kiểm toán chu trình hàng tồn kho, việc sử dụng các thủ tục phân tích là rất
cần thiết. Sự biến động của các số liệu Hàng tồn kho có thể dễ dàng phát hiện thông qua sử
dụng thủ tục phân tích. Một số thủ tục phân tích được sử dụng trong kiểm toán Hàng tồn
kho như:
- Phân tích ngang (phân tích xu hướng):
+ So sánh số dư hàng tồn kho năm nay so với năm trước, so sánh số dư hàng tồn kho thực
tế với định mức.
+ So sánh số dư của các khoản mục trong chu trình Hàng tồn kho (số dư thành phẩm,
nguyên vật liệu, hàng hoá…) giữa các quý.
+ So sánh giá thành đơn vị của kỳ này với kỳ trước hoặc đối chiếu giá thành đơn vị thực tế
với giá thành kế hoạch. Thủ tục này cho phép kiểm toán viên phát hiện sự tăng hay giảm
đột ngột của giá thành đơn vị sản phẩm sau khi đã loại bỏ ảnh hưởng của thay đổi giá cả.
Trong trường hợp này kiểm toán viên phải thiết kế các thủ tục kiểm toán chi tiết các khoản
mục chi phí sản xuất nhằm tìm ra nguyên nhân của sự biến động đó.
+ So sánh tổng chi phí sản xuất thực tế kỳ này với các kỳ trước. Thông qua việc so sánh
chi phí sản xuất thực tế kỳ này với kỳ trước để có thể thấy được sự biến động của tổng chi
phí sản xuất, nếu sự biến động đó là quá lớn và bất thường thì kiểm toán viên cần phải xem
xét những khoản mục chi phí chủ yếu và dễ có nhiều sai sót như: Chi phí lao động trực
tiếp; chi phí sản xuất chung.
+ Xem xét về hàng ế đọng, lỗi thời, thay đổi định mức dữ trữ…giữ kỳ này với các kỳ
trước.
+ Xem xét sức cạnh tranh của sản phẩm, hàng hoá của đơn vị với kỳ trước và với toàn
ngành…
+ So sánh số dư hàng tồn kho với kỳ trước: Mục đích của việc so sánh này để phát hiện sai
số về hàng tồn kho thừa hoặc thiếu. Kiểm toán viên tiến hành bằng cách tính tổng số dư
trên các khoản mục hàng tồn kho kỳ này như: nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành
phẩm (hàng hoá), hàng mua đang đi đường, hàng gửi bán so với số dư kỳ trước, để tìm
hiểu những biến động bất thường và tìm ra sai phạm trong tài khoản đó. Giả sử trị giá hàng
tồn kho cuối kỳ này tăng đáng kể so với những kỳ trước đó thì kiểm toán viên phải xem
xét đến những khoản mục chi tiết để tìm ra nguyên nhân của sự bất thường đó.
Tuy nhiên khi so sánh số dư hàng tồn kho giữa các kỳ thì cần phải loại trừ ảnh hưởng của
biến động giá. Nếu sau khi đã loại trừ sự biến động của giá mà số dư hàng tồn kho kỳ này
vẫn thay đổi bất thường so với kỳ trước thì phải xem xét lại nguyên nhân cụ thể.
- Phân tích dọc (phân tích tỉ suất):
+ So sánh số dư hàng tồn kho trên doanh thu hoặc số dư hàng tồn kho trên giá vốn hàng
bán của năm nay so với năm trước.
+ Xác định tỷ trọng của sản phẩm dở dang trên tổng số hàng tồn kho để so sánh năm nay
với năm trước.
+ Kiểm toán viên có thể so sánh tỷ trọng của hàng tồn kho trên tổng tài sản lưu động giữa
kỳ này và các kỳ trước để xem có sự biến động lớn nào không.
Tỷ trọng hàng
tồn kho trong
Trị giá hàng tồn kho
=
tài sản lưu động
Tổng tài sản lưu động
+ So sánh hệ số quay vòng hàng tồn kho với các kỳ trước: Thủ tục này được áp dụng đối
với khoản mục hàng hoá và thành phẩm tồn kho. Nếu được áp dụng nhằm mục đích phát
hiện những hàng tồn kho cũ kỹ và lạc hậu hoặc phát hiện những bất thường trong kinh
doanh liên quan đến hàng tồn kho.
Số vòng
luân chuyển
Giá vốn hàng bán trong kỳ
=
hàng tồn kho
Số dư hàng tồn kho bình quân
Trong đó:
Số dư
hàng tồn kho
Số dư hàng tồn kho đầu kỳ + Số dư hàng tồn kho cuối kỳ
=
bình quân
2
Sau đó so sánh số vòng luân chuyển hàng tồn kho của kỳ này với các kỳ trước, nếu
hệ số đó quá nhỏ so với 1 thì chỉ tiêu đó có sự bất thường. Nhưng cũng có trường hợp hệ
số so sánh đó ≈ 1 và ổn định nhiều kỳ thì cũng không hẳn là tốt, trường hợp này kiểm toán
viên phải so sánh số quay vòng hàng tồn kho của doanh nghiệp với hệ số quay vòng hàng
tồn kho bình quân của nghành để có thể kết luận.
(5) Đánh giá tính trọng yếu và rủi ro
Trọng yếu là khái niệm về quy mô và bản chất của các sai phạm (kể cả bỏ sót) của
các thông tin tài chính hoặc là đơn lẻ, hoặc là từng nhóm mà trong bối cảnh cụ thể nếu dựa
vào các thông tin này để xét đoán thì không thể chính xác hoặc sẽ rút ra những kết luận sai
lầm. (Theo Giáo trình Kiểm toán tài chính)
Căn cứ vào các thông tin thu thập được ở trên kiểm toán viên ước lượng mức sai
phạm cho phép (mức trọng yếu) cho các khoản mục. Việc phân bổ sẽ được thực hiện theo
2 chiều hướng mà các sai phạm có thể xẩy ra là khai tăng hoặc khai giảm số dư khoản
mục. Việc phân bổ này phụ thuộc phần lớn vào kinh nghiệm của kiểm toán viên nên mang
tính chất chủ quan.
Theo chuẩn mực kiểm toán số 320 tính trọng yếu cần được xem xét qua các bước:
- Ước lượng ban đầu về tính trọng yếu: kiểm toán viên ước tính một mức sai phạm
có thể chấp nhận trên toàn bộ phạm vi Báo cáo tài chính. Ví dụ Một bảng cân đối kế toán
được ước lượng quy mô sai phạm cho phép là 100.000 $ trên quy mô tổng thể là tổng tài
sản là 5.000.000 $
- Phân bổ ước lượng ban đầu về tính trọng yếu ở trên cho các khoản mục trong đó
có các khoản mục thuộc chu trình hàng tồn kho, đối với khoản mục số dư nguyên vật liệu
mức trọng yếu được phân bổ là 5.000 $ và tổng số dư nguyên vật liệu trên bảng cân đối kế
toán là 161.290 $.
- Ước tính sai số và so sánh với quy mô về tính trọng yếu đã được phân bổ cho từng
khoản mục. Cũng với ví dụ trên, trong quá trình kiểm toán chu trình Hàng tồn kho kiểm
toán viên tìm thấy 320 $ sai số thừa trong tổng thể kiểm tra là 11.430 $ và từ đây ta có thể
ước tính sai số là = (320$ /11.430) x 161.290$ = 4.515,56 $. Với quy mô sai số ước tính là
4.515,56 $ so với quy mô sai sót cho phép được phân bổ ở trên là 5.000 $ thì có thể thấy
đây không phải là khoản mục sai phạm trọng yếu.
- Khi tổng hợp các bằng chứng để kết thúc kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán tiến
hành so sánh sai số tổng hợp ước tính với ước ượng ban đầu hoặc xem xét lại ưóc lượng
ban đầu về tính trọng yếu.
Trong giai đoạn lập kế hoạch này thì bước 1 và bước 2 được tiến hành còn 2 bước
sau thì được tiến hành trong khi kiểm toán các chu trình và khi kết thúc kiểm toán.
Xuất phát từ những nguyên nhân khác nhau, khả năng kiểm toán viên đưa ra nhận
xét không xác đáng về báo cáo tài chính của doanh nghiệp là điều luôn có thể xảy ra, khả
năng đó được gọi là rủi ro kiểm toán. Rủi ro cũng được đề cập tới rất nhiều lĩnh vực khác
liên quan đến rủi ro kiểm toán như: rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm soát, rủi ro phát hiện.
Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam quy định trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán,
kiểm toán viên phải xác định rủi ro kiểm toán. Chuẩn mực kiểm toán số 320 cho thấy mức
độ trọng yếu và rủi ro kiểm toán có mối quan hệ ngược chiều nhau: Nếu mức trọng yếu
càng cao thì rủi ro kiểm toán càng thầp và ngược lại. Xác định mức trọng yếu và rủi ro là
công việc phức tạp đòi hỏi trình độ và kinh nghiệm của kiểm toán viên.
(6) Nghiên cứu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng trong chu trình
hàng tồn kho
Chuẩn mực kiểm toán Quốc tế IAS 400 quy định: "Kiểm toán viên cần phải có sự
hiểu biết phù hợp về hệ thống kiểm soát nội bộ để lập kế hoạch kiểm toán và đề ra một số
biện pháp kiểm toán có hiểu quả. Kiểm toán viên cần phán đoán về mặt nghề nghiệp để
đánh giá các rủi ro kiểm toán và đề ra các quy trình kiểm toán nhằm hạn chế rủi ro một
- Xem thêm -