Tài liệu Kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại công ty tnhh sản xuất và thương mại thiết bị công nghiệp việt nhật

HỌC VIỆN NÔNG NGHIỆP VIỆT NAM MAI DANH NGỌC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT VÀ THƯƠNG MẠI THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP VIỆT NHẬT Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60 34 01 02 Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Bùi Bằng Đoàn NHÀ XUẤT BẢN ĐẠI HỌC NÔNG NGHIỆP - 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn là trung thực, khách quan và chưa từng dùng để bảo vệ lấy bất kỳ học vị nào. Tôi xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn đã được cám ơn, các thông tin trích dẫn trong luận văn này đều được chỉ rõ nguồn gốc. Hà Nội, ngày… tháng… năm 2016 Tác giả luận văn Mai Danh Ngọc i LỜI CẢM ƠN Trong suốt thời gian học tập hệ sau đại học tại Khoa Kế Toán và Quản trị kinh doanh, Học viện Nông nghiệp Việt Nam và thực tập tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật, tôi đã nhận được sự hướng dẫn, chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo, sự giúp đỡ, động viên của bạn bè, đồng nghiệp và gia đình. Nhân dịp hoàn thành luận văn, cho phép tôi được bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn sâu sắc tới thầy giáo PGS.TS. Bùi Bằng Đoàn đã tận tình hướng dẫn, dành nhiều công sức, thời gian và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình học tập và thực hiện đề tài. Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Ban Giám đốc, Ban Quản lý đào tạo, bộ môn Kế toán quản trị và Kiểm toán, Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh - Học viện Nông nghiệp Việt Nam đã tận tình giúp đỡ tôi trong quá trình học tập, thực hiện đề tài và hoàn thành luận văn này. Tôi xin chân thành cảm ơn tập thể lãnh đạo, cán bộ viên chức Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật đã giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài. Cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, người thân, bạn bè đã tạo mọi điều kiện thuận lợi và giúp đỡ tôi về mọi mặt, động viên khuyến khích tôi hoàn thành luận văn này. Hà Nội, ngày… tháng… năm 2016 Tác giả luận văn Mai Danh Ngọc ii MỤC LỤC Lời cam đoan ..................................................................................................................... i Lời cảm ơn ........................................................................................................................ ii Mục lục ............................................................................................................................ iii Danh mục viết tắt .............................................................................................................. v Danh mục bảng ................................................................................................................ vi Danh mục hình và sơ đồ ................................................................................................. vii Trích yếu luận văn ......................................................................................................... viii Thesis Abstract ................................................................................................................ xi Phần 1. Mở đầu ............................................................................................................... 1 1.1. Tính cấp thiết của đề tài....................................................................................... 1 1.2. Mục tiêu nghiên cứu ............................................................................................ 2 1.2.1. Mục tiêu chung .................................................................................................... 2 1.2.2. Mục tiêu cụ thể .................................................................................................... 2 1.3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ....................................................................... 3 1.3.1. Đối tượng nghiên cứu .......................................................................................... 3 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu ............................................................................................. 3 1.4. Câu hỏi nghiên cứu .............................................................................................. 3 Phần 2. Cơ sở lý luận và thực tiễn ................................................................................. 4 2.1. Cơ sở lý luận ........................................................................................................ 4 2.1.1. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ ....................................................... 4 2.1.2. Kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự ............................................................ 15 2.1.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự .................. 25 2.2. Cơ sở thực tiễn ................................................................................................... 26 2.2.1. Bài học kinh nghiệm về kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp ................... 26 2.2.3. Một số công trình nghiên cứu có liên quan ....................................................... 29 Phần 3. Đặc điểm địa bàn và phƣơng pháp nghiên cứu ............................................ 30 3.1. Khái quát về công ty tnhh SX & TM thiết bị công nghiệp Việt Nhật ............... 30 3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển ..................................................................... 30 3.1.2. Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý .................................................................... 32 3.1.3. Tình hình tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty....................... 34 iii 3.1.4. Cơ cấu lao động của công ty ............................................................................. 37 3.2. Phương pháp nghiên cứu ................................................................................... 40 3.2.1. Phương pháp thu thập số liệu ............................................................................ 40 3.2.2. Phương pháp xử lý số liệu ................................................................................. 40 3.2.3. Phương pháp phân tích số liệu........................................................................... 41 Phần 4. Kết quả nghiên cứu ......................................................................................... 42 4.1. Đặc điểm quản lý nhân sự tại công ty tnhh SX & TM thiết bị công nghiệp Việt Nhật ........................................................................................................... 42 4.2. Thực trạng kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại công ty ........................ 45 4.2.1. Quy định trong quy trình tuyển dụng nhân sự ................................................... 45 4.2.2. Các quy định trong quy trình sử dụng lao động ................................................ 53 4.2.3. Quy định trong hoạt động đãi ngộ nhân sự ....................................................... 69 4.2.4. Các rủi ro xảy ra trong quản lý nhân sự tại công ty........................................... 73 4.3. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại công ty ............ 74 4.3.1 Quy trình tuyển dụng nhân sự ........................................................................... 75 4.3.2. Quy trình sử dụng lao động ............................................................................... 75 4.3.3. Quy trình trong hoạt động đãi ngộ nhân sự ....................................................... 77 4.4. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại công ty ............................................................................................................... 77 4.4.1. Hoàn thiện cơ cấu tổ chức ................................................................................. 77 4.4.2. Hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro ................................................................. 78 4.4.3. Hoàn thiện hệ thống giám sát và kiểm soát ....................................................... 79 4.4.4. Bổ sung và nâng cao chất lượng nhân viên kiểm soát ....................................... 80 Phần 5. Kết luận ............................................................................................................ 81 5.1. Kết luận ............................................................................................................. 81 5.2. Kiến nghị ........................................................................................................... 82 Tài liệu tham khảo .......................................................................................................... 83 iv DANH MỤC VIẾT TẮT Chữ viết tắt Nghĩa tiếng Việt CBCNV Cán bộ công nhân viên DN Doanh nghiệp CNV Công nhân viên BCTC Báo cáo tài chính SXKD Sản xuất kinh doanh PGĐ Phó giám đốc KSNB Kiểm soát nội bộ VSA Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam COSO Committee of Sponsoring Organizations v DANH MỤC BẢNG Bảng 2.1 Các bước quy trình tuyển dụng nhân sự .......................................................... 17 Bảng 2.2 Các bước quy trình chấm công ........................................................................ 19 Bảng 2.3 Các bước đánh giá công việc ........................................................................... 20 Bảng 2.4 Các bước điều chỉnh nhân sự .......................................................................... 21 Bảng 2.5. Các bước đào tạo nhân sự............................................................................... 22 Bảng 2.6. Các bước tính lương ....................................................................................... 24 Bảng 3.1: Tình hình tài sản – nguồn vốn của công ty .................................................... 34 Bảng 3.2: Kết quả kinh doanh của công ty ..................................................................... 35 Bảng 3.3: Cơ cấu lao động của công ty .......................................................................... 37 Bảng 3.4: Độ tuổi của người lao động tại công ty năm 2015 ......................................... 38 Bảng 3.5: Cơ cấu lao động của công ty năm 2015 theo giới tính ................................... 39 Bảng 4.1. Nhân sự của công ty TNHH SX & TM thiết bị công nghiệp Việt Nhật............... 42 Bảng 4.2. Trình độ chuyên môn của lao động tại công ty năm 2015 ............................. 43 Bảng 4.3 Tình hình tuyển dụng lao động của công ty, 2015 .......................................... 44 Bảng 4.4. Quy trình tuyển dụng nhân viên tại công ty ................................................... 46 Bảng 4.5. Quy trình chấm công ...................................................................................... 55 Bảng 4.6. Hạn chế trong quy trình chấm công ............................................................... 56 Bảng 4.7. Bảng đánh giá nhân viên cuối năm của công ty ............................................. 58 Bảng 4.8. Tiêu chuẩn đánh giá nhân viên của công ty ................................................... 60 Bảng 4.9. Hạn chế trong quy trình đánh giá ................................................................... 63 Bảng 4.10. Ý kiến của cán bộ công nhân viên về việc sắp xếp nhân sự ......................... 64 Bảng 4.11. Hạn chế trong quy trình điều chỉnh nhân sự ................................................ 66 Bảng 4.12. Tình hình đào tạo nhân sự cho công ty......................................................... 68 Bảng 4.13. Hạn chế trong quy trình hoạt động đào tạo nhân sự ..................................... 69 Bảng 4.14. Tổng hợp hạn chế trong quy trình tính lương .............................................. 72 Bảng 4.15. Khả năng xảy ra rủi ro .................................................................................. 79 vi DANH MỤC HÌNH VÀ SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1. Các yếu tố cấu thành môi trường kiểm soát .................................................... 8 Sơ đồ 3.1: Bộ máy quản lý của Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật .................................................................................. 32 Hình 3.1. Cơ cấu lao động theo độ tuổi của công ty năm 2015 ...................................... 38 Hình 3.2. Cơ cấu lao động theo giới tính của công ty năm 2015 ................................... 39 vii TRÍCH YẾU LUẬN VĂN THẠC SỸ 1. Tên tác giả: Mai Danh Ngọc 2. Tên luận văn: :“Kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại công ty TNHH sản xuất và thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật” 3. Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60.34.01.02 4. Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: PGS. TS. Bùi Bằng Đoàn 5. Cơ sở đào tạo: Học viện Nông nghiệp Việt Nam 6. Mục tiêu và đối tƣợng nghiên cứu 6.1. Mục tiêu nghiên cứu Trên cơ sở đánh giá thực trạng và các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật, từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Công ty trong thời gian tới.Với một số mục tiêu cụ thể sau: - Góp phần hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp. - Nghiên cứu, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong trong quản lý nhân sự tại Công ty, đáp ứng yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong điều kiện cạnh tranh hiện nay. 6.2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự trong doanh nghiệp - Phạm vi nghiên cứu Phạm vi về không gian: nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật. Phạm vi về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu cho nghiên cứu từ năm 2013 – 2015; số liệu sơ cấp được tiến hành điều tra trong năm 2015, 2016; Thời gian nghiên cứu được thực hiện từ tháng 8/2015 đến tháng 6/2016. viii 7. Các phƣơng pháp nghiên cứu đã sử dụng 7.1. Phương pháp thu thập số liệu gồm có: Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp. Phương pháp thập số liệu sơ cấp. 7.2. Phương pháp xử lý số liệu: Thu thập, tập hợp, sắp xếp, phân loại số liệu thành dạng bảng, sơ đồ, phân tổ tài liệu tổng hợp thống kê.. Số liệu được xử lý bằng máy vi tính với sự hỗ trợ của chương trình Excel. 7.3. Phương pháp phân tích số liệu gồm có: Phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh, phương pháp lưu đồ kiểm soát, phương pháp mô tả kiểm soát nội bộ, phương pháp đối chiếu và phương pháp chuyên gia. 8. Ý nghĩa khoa học và thực tiễn Luận văn đã hệ thống hóa được một số lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp Luận văn đã đưa ra nội dung phân tích đánh giá về thực trạng và các nhân tố ảnh hưởng đến đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật. Từ đó chỉ ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong trong quản lý nhân sự tại Công ty, đáp ứng yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong điều kiện cạnh tranh hiện nay. 9. Luận văn đã đƣa ra đƣợc các kết quả nhƣ sau: Đặc điểm, thực trạng, đánh giá, định hướng và giải pháp hoàn hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại công ty TNHH sản xuất và thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật. 10. Kết luận Hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh là rất cần thiết đối với tất cả các doanh nghiệp. Về cơ bản, hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hiệu quả thì cần 5 yếu tố: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hệ thống thông tin, hoạt động kiểm soát và giám sát.Kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tiến hành kiểm soát nội bộ trong tất cả các hoạt động quản lý nhân sự, bao gồm: tuyển dụng nhân sự, sử dụng nhân sự, đãi ngộ nhân sự. Hoạt động kiểm soát nội bộ về quản lý nhân sự tại công ty TNHH Sản xuất và Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật trong những năm qua đã thể hiện được khá rõ vai trò của mình trong quá trình tuyển dụng, sử dụng và đãi ngộ nhân sự. Công ty đã có các nội quy, quy chế cụ thể, khá đầy đủ trong quá trình quản lý nhân sự. Những nội quy, quy chế trên đều được thể hiện bằng văn bản và được phổ biến đến toàn bộ cán bộ ix công nhân viên trong công ty. Trong quá trình làm việc, CBCNV luôn chấp hành đúng theo nội quy, quy chế của công ty. Tuy nhiên, hiện nay công ty vẫn còn tồn đọng những hạn chế nhất định trong quá trình quản lý nhân sự. Quá trình kiểm tra, rà soát hồ sơ thi tuyển vẫn còn lỏng lẻo, nhiều kẽ hở. Công ty chưa chú trọng việc thành lập bộ phận kiểm soát nội bộ riêng biệt; do vậy việc dự đoán, đánh giá các rủi ro trong quá trình quản lý nhân sự cũng như biện pháp khắc phục các rủi ro xảy ra đang còn rất hạn chế, yếu kém. Để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại công ty TNHH sản xuất và thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật cần thực hiện một số giải pháp đồng bộ sau: hoàn thiện và phát triển môi trường kiểm soát; hoàn thiện quy trình đánh giá rủi ro trong quản lý nhân sự; hoàn thiện các thủ tục, cơ chế và hệ thống giám sát, kiểm soát quản lý nhân sự; bổ sung và nâng cao chất lượng kiểm soát viên. x THESIS ABSTRACT 1. Author's name: Mai Danh Ngoc 2. Name of the thesis: "Internal control of personnel management at Vietnamese Japanese production and trading industrial equipment company limited” 3. Major: Business Administration Code: 60.34.01.02 4. Proposed supervisor: Assoc. Prof, PhD. Bùi Bằng Đoàn 5. Educational institutions: Vietnam National University of Agriculture 6. Target and object research 6.1. Research objectives Based on the assessment of situation and factors that affect to the internal control of personnel management at Vietnamese Japanese production and trading industrial equipment company limited, this thesis launched some solutions to complete the internal control of personnel management system at Vietnamese Japanese production and trading industrial equipment company limited in the future with detail objectives below: - Contributing codified theoretical basis and practical to internal control of personnel management system in enterprises. - Study and assessing the circumstances of personnel management internal control system at Vietnamese Japanese production and trading industrial equipment company limited” - Proposing solutions to complete the internal control of personnel management system, to meet the requirements of management and to improve production effectively in the current competitive conditions. 6.2 Object and scope of the study - Research subjects: General problems of personnel management internal control system in enterprises. -Scope of Research The scope of space: Research projects is on circumstances of personnel management internal control system at Vietnamese Japanese production and trading industrial equipment company limited. The scope of time: This study used data from 2013 to 2015; The primary data is investigated in 2015 and 2016. This study was conducted from August in 2015 to June in 2016. xi 7. The method of research was used 7.1. Methods of collecting information include: methods of collecting secondary data. Method of collecting primary information. 7.2. Data processing methods: Collect, aggregate, arrangement, classification of data into tables, charts, The data is processed by calculator and computer with the aid of the Excel program. 7.4. Data analysis methods include: Descriptive statistics method, comparative statistics flowchart control method, described internal control method, benchmarking methods and expert method. 8. The significance of scientific and practical - Thesis has codified some basic theory about personnel management internal control system in enterprises - Thesis has launched content analysis and assessment of reality and factors which affect to personnel management internal control system at Vietnamese Japanese production and trading industrial equipment company limited. Besides, this thesis showed solution to complete the internal control of personnel management system and to improve production effectively in the current competitive conditions. 9. The thesis has given the following results Characteristics, status and evaluation, solution-oriented to improve personnel management internal control system at Vietnamese Japanese production and trading industrial equipment company limited. 10. Conclusion Internal control system robustness is essential for all enterprises. Internal control includes 5 factors: control environment, risk assessment, control activities, communication and information system and monitoring of controls. Internal control of personnel is implemented all personnel management activities. It included: recruitment, using and remuneration personnel. In recent years, the internal personnel management control activities at Vietnamese Japanese production and trading industrial equipment company limited has demonstrated quite clearly its role in the recruitment processing, using and remuneration personnel. The company has full rules and specific regulations of human resource management. These rules and regulations are expressed in writing and be disseminated to employees in the company. The employees always abide by the rules and regulations. xii Nevertheless, Vietnamese Japanese production and trading industrial equipment company limited still unsettled certain limitations in human resources management process. Inspection process and review the application profile is still loose. The company did not focused on the establishment of a separate internal control; therefore, to predict and to assess the risks in the human resource management process as well as to give solutions are very limited, weak. To improve personnel management internal control system at Vietnamese Japanese production and trading industrial equipment company limited. It is necessary for company to implement some solutions, such as developing the control environment; improving the process of risk assessment in human resource management; completing the procedures, mechanisms and monitoring systems, personnel management control; supplementing and improving the inspectors quality. xiii PHẦN 1. MỞ ĐẦU 1.1. TÍNH CẤP THIẾT CỦA ĐỀ TÀI Nhân lực là yếu tố quan trọng trong sự phát triển kinh tế xã hội của bất kỳ quốc gia nào. Sự thành công hay thất bại của một chương trình phát triển kinh tế xã hội của một đất nước đều xuất phát từ các yếu tố: tài nguyên thiên nhiên, vốn, công nghệ và lao động. Trong đó lao động chiếm giữ vai trò quan trọng nhất vì con người là chủ thể của mọi hoạt động, không có con người thì tài nguyên, vốn, công nghệ sẽ không được khai thác và sử dụng. Trong cơ chế thị trường cạnh tranh hiện nay, nhân lực đóng vai trò quan trọng đến sự phát triển và tồn tại bền vững của doanh nghiệp. Tại đại hội lần thứ IX của Đảng Cộng sản Việt Nam đã khẳng định “Con người và nguồn nhân lực là nhân tố quyết định sự phát triển của đất nước trong thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa”. Như vậy, Đảng ta đã khẳng định nhân lực đóng vai trò quyết định đến sự phát triển và tồn tại bền vững của đất nước chứ không riêng gì doanh nghiệp, muốn phát triển nhanh và bền vững, chúng ta phải có chính sách quản trị nhân lực hợp lý để phát huy tối đa nguồn nhân lực đó. Tuy nhiên, một thực trạng khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay là công tác quản trị nhân lực còn lỏng lẻo, kém hiệu quả, các công ty nhỏ quản lý theo kiểu gia đình, các công ty lớn lại phân quyền điều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân mà thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra kiểm soát giữa các bộ phận. Để hạn chế những sai sót và đạt được thành công trong hoạt động, các tổ chức nói chung, doanh nghiệp nói riêng cần phải có các chính sách, quy định quản trị nhân lực phù hợp với điều kiện hoạt động của mình, nói khác đi là thiết lập cơ chế kiểm soát đối với nội dung này và coi đây là một cách thức quan lý có vị trí hết sức coi trọng. Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự đối với một doanh nghiệp, tổ chức là việc ban hành các quy chế, nội quy liên quan đến quản lý nhân sự, nhằm có được đội ngũ nhân sự có năng lực chuyên môn, thực hiện công việc một cách hiệu quả và hạn chế các rủi ro có thể xảy ra. Việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản trị nhân lực sẽ đem lại nhiều lợi ích trong doanh nghiệp, tạo sự công bằng giữa người lao động, có tác dụng 1 kích thích người lao động tích cực làm việc, cống hiến cho doanh nghiệp. Với các nội dung trên, việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác nhân sự có ý nghĩa cấp thiết đối với tất cả các doanh nghiệp hiện nay. Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật hoạt động đa lĩnh vực nên nhu cầu về đội ngũ lao động rất đa dạng. Cũng như nhiều doanh nghiệp khác, Công ty cũng đang gặp phải những vấn đề trong quản lý nhân sự nên chưa thu hút được những lao động có tay nghề, chưa khai thác hết năng lực của nhân viên. Để hoạt động sản xuất và thương mại có hiệu quả, Công ty cần phải có các biện pháp quản lý nhân sự một cách đúng đắn, hợp lý từ khâu tuyển dụng cho đến khâu sử dụng lao động. Nói khác đi, công ty cần hoàn thiện các quy định, nội quy trong công tác quản lý nhân sự, nhằm hạn chế thấp nhất các rủi ro có thể xảy ra. Ý thức được tầm quan trọng của hệ thống kiếm soát nội bộ trong quá trình hoạt động cũng như quản lý nhân sự tại doanh nghiệp, chúng tôi chọn đề tài:“Kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật” để nghiên cứu và tìm ra những mặt hạn chế của Công ty trong công tác kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự; từ đó đưa ra các giải pháp giúp Công ty tháo gỡ những khó khăn trong quản lý, sử dụng nhân lực, đồng thời xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự một cách có hiệu quả. 1.2. MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1. Mục tiêu chung Trên cơ sở đánh giá thực trạng và các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật, từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Công ty trong thời gian tới. 1.2.2. Mục tiêu cụ thể - Góp phần hệ thống hoá cơ sở lý luận và thực tiễn về hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại các doanh nghiệp. - Nghiên cứu, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật. 2 - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong trong quản lý nhân sự tại Công ty, đáp ứng yêu cầu quản lý, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh trong điều kiện cạnh tranh hiện nay. 1.3. ĐỐI TƢỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1. Đối tƣợng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự trong Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật và đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện nội dung này tại Công ty. 1.3.2. Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi về không gian Đề tài nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật. - Phạm vi về thời gian Đề tài sử dụng số liệu cho nghiên cứu từ năm 2013 – 2015; số liệu sơ cấp được tiến hành điều tra trong năm 2015, 2016; Thời gian nghiên cứu được thực hiện từ tháng 8/2015 đến tháng 6/2016. - Phạm vi về nội dung Đề tài tập trung nghiên cứu các nội dung liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật và đề xuất những giải pháp hoàn thiện hệ thống này tại Công ty. 1.4. CÂU HỎI NGHIÊN CỨU 1. Thực trạng kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Công ty TNHH sản xuất và thương mại thiết bị công nghiệp Việt Nhật? 2. Cần có giải pháp gì để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong quản lý nhân sự tại Công ty, đáp ứng yêu cầu nâng cao kết quả hoạt động của Công ty trong thời gian tới? 3 PHẦN 2. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 2.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1.1. Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 2.1.1.1. Khái niệm về Kiểm soát Quản lý trong kinh doanh hay quản lý trong các tổ chức nói chung là hành động giữa các cá nhân trong tổ chức làm việc cùng nhau để thực hiện, hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức. Quá trình quản lý có thể chia thành các giai đoạn khác nhau và được cụ thể hóa qua các giai đoạn: hoạch định, tổ chức thực hiện, điều khiển và phân tích đánh giá. Để đảm bảo hiệu quả hoạt động, mỗi đơn vị thường xuyên phải rà soát tất cả các khâu của quá trình quản lý và tất cả các hoạt động để kịp thời điều chỉnh nằm đạt được mục tiêu cuối cùng, việc rà soát này được gọi là kiểm soát ( Nguyễn Minh Đạo, 1997). Kiểm soát được chia thành kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát. - Kiểm soát trực tiếp: Là các thủ tục, các quy chế kiểm soát được xây dựng trên cơ sở đánh giá lại các yếu tố, bộ phận cấu thành hệ thống kiểm quản lý. Kiểm soát trực tiếp bao gồm 3 loại hình cơ bản là: kiểm soát hành vi, kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ. - Kiểm soát tổng quát: Là sự kiểm soát tổng thể đối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau. Trong môi trường tin học hóa quản lý ở mức độ cao thì kiểm soát tổng quát thuộc chức năng của phòng kinh doanh. Muốn đánh giá kiểm soát trong trường hợp này phải dùng các chuyên gia am hiểu về máy tính. Có thể nói kiểm soát là tổng hợp các phương sách để nắm lấy và điều hành đối tượng hoặc khách thể để quản lý. Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm rằng mọi hoạt động được hoàn tất theo những cách thức đưa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức. Qua nghiên cứu lý luận về kiểm soát trong quản lý, có thể thấy kiểm soát gắn liền với quản lý, ở đâu có quản lý ở đó có kiểm soát. Nếu phân theo nội dung có kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán. - Kiểm soát quản lý: Là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà ban giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức thiết lập nhằm để kiểm soát tất cả các hoạt động quản lý trong đơn vị. Căn cứ để kiểm soát là các quy định, chuẩn mực 4 của từng hoạt động, như hoạt động nhân sự, bảo vệ tài sản, thực hiện tuân thủ quy định trong quy trình sản xuất… Mục tiêu của hệ thống kiểm soát quản lý bao gồm đảm bảo chắc chắn rằng nhà quản lý và nhân viên hiểu rõ các công việc cần thiết mà họ phải thực hiện để đạt được mục tiêu đó; thông qua kết quả công việc đến từng bộ phận trong tổ chức. Hệ thống kiểm soát quản lý chú trọng vào việc ra quyết định quản trị nội bộ và xúc tiến việc thực hiện theo sát với mục tiêu của tổ chức. - Kiểm soát kế toán: Là hệ thống các chế độ, thủ tục và các quy định mà ban giám đốc chịu trách nhiệm tổ chức, thiết lập nhằm tập chung vào các hệ thống cung cấp số liệu cho việc đưa ra quyết định như hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài chính cùng các phương tiện sử dụng để xác định, định lượng phân loại thông tin. Mục tiêu của kiểm soát nội bộ về kế toán là đảm bảo tin cậy, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ nhằm đưa ra các biện pháp bảo vệ tài sản và thẩm tra sự tồn tại của tài sản đó. Kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý có vai trò như nhau và luôn hỗ trợ cho nhau. Tuy nhiên, kiểm soát kế toán có ảnh hưởng trực tiếp đến tính chính xác của thông tin kế toán hơn là kiểm soát quản lý. Kiểm soát quản lý gắn liền với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là điểm xuất phát để thành lập kiểm soát kế toán. Nếu căn cứ vào nguồn gốc phát sinh hoạt động kiểm soát có kiểm soát từ bên ngoài và kiểm soát từ bên trong. - Kiểm soát từ bên ngoài là hoạt động kiểm soát từ các chủ thể từ bên ngoài đơn vị theo chức năng, quyền hạn nhất định. Đây là sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước (cơ quan thuế, tài chính, thanh tra, kiểm toán…), đơn vị cấp trên đối với đơn vị cho một hoạt động nào đó. - Kiểm soát từ bên trong đơn vị, doanh nghiệp được hình thành do nhu cầu quản lý của đơn vị. Đó là các công cụ, cách thức mà đơn vị ban hành ra để kiểm soát các bộ phận, cá nhân trong nội bộ đơn vị, với mục đích là điều chỉnh hành vi của mỗi bộ phận, cá nhân phải hoạt động hướng tới mục đích chung. Đây là hoạt động kiểm soát do đơn vị tự thiết lập, phù hợp với điều kiện cụ thể trong nội bộ đơn vị, nên còn được gọi là kiểm soát nội bộ (Trần Thị Giang Tân và cộng sự, 2012). 5 2.1.1.2. Khái niệm về Kiểm soát nội bộ Kiểm soát nội bộ (KSNB) là hệ thống các quy định, quy chế do tổ chức ban hành ra được áp dụng trong tổ chức, nhằm mục đích giảm thiểu những rủi ro mà tổ chức có thể gặp phải để đạt được mục tiêu đã đề ra. Theo COSO (Committee of Sponsoring Organizations ) đưa ra năm 1992 (được trích dẫn bởi Trần Thị Giang Tân và cộng sự, 2012) KSNB được định nghĩa như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do con người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện mục tiêu: Báo cáo tài chính tin cậy, các luật lệ và quy định được tuân thủ, hoạt động hữu hiệu và hiệu quả”. Với khái niệm này, COSO đã nhìn nhận kiểm soát nội bộ một cách toàn diện và nhấn mạnh vào bốn nội dung chính đó là: quá trình, con người, đảm bảo tính hợp lý và đảm bảo mục tiêu. Cụ thể: - Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách nhất định mà nó bao gồm một chuỗi các hoạt động kiểm soát liên tiếp được thực hiện ở mọi bộ phận trong đơn vị và kết hợp với nhau thành một thể thống nhất. - Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB là hệ thống những chính sách, thủ tục, quy chế... do chính con người tạo ra nhằm kiểm soát các hoạt động của các thành viên trong tổ chức. Cụ thể: Hội đồng quản trị và các nhà quản trị cấp cao sẽ tiến hành thiết lập một hệ thống các quy định, cơ chế hợp lý; đồng thời giám sát việc thực hiện, tính hiệu quả của hệ thống này một cách liên tục. Tất cả các thành viên của tổ chức đều tham gia vào quy trình này. - Kiểm soát nội bộ đảm bảo tính hợp lý cho nhà quản lý: Chúng ta không thể yêu cầu tuyệt đối việc thực hiện các mục tiêu đối với KSNB mà chỉ có thể yêu cầu cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện mục tiêu. Nguyên nhân là do khi vận hành hệ thống kiểm soát luôn có khả năng tồn tại những yếu kém xuất phát từ sai lầm của con người dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu. KSNB có thể ngăn chặn và phát hiện sai phạm nhưng không thể đảm bảo chắc chắn sai phạm sẽ không xảy ra. Vì vậy, KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không đảm bảo tuyệt đối. - Kiểm soát nội bộ đảm bảo các mục tiêu: Đối với báo cáo tài chính (BCTC), KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính 6