Tài liệu Khóa luận thực trạng hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty uni – global

Thành phố Hồ Chí Minh - 2017 ........................................................................................ KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP Ngành Kinh tế đối ngoại Đề tài THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY UNI – GLOBAL Giảng viên hướng dẫn Thạc Sĩ: NGUYỄN VĂN MỸ Sinh viên TRANG VÕ MINH TRANG MSSV: 64011300768 LỜI CẢM ƠN Trong suốt 3 tháng thực tập tốt nghiệp, em xin cảm ơn quý thầy cô của trường Đại Học Quốc Tế Sài Gòn và các anh chị trong công ty Cổ Phần Giao Nhận Thế Giới Toàn Cầu đã giúp đỡ em hoàn thành bài báo cáo về đề tài “THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY UNI – GLOBAL” Và có được những kinh nghiệm hửu ích để vận dụng trong công việc tương lai. Lời đầu tiên, em xin gửi lời cảm ơn đến Trường Đại Học Quốc Tế Sài Gòn nơi đã truyền đạt những kiến thức chuyên ngành vững chắc, giúp em có được cơ hội gặp gỡ và học tập từ những thầy cô giàu kinh nghiệm. Đặc biệt, em muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Nguyễn Văn Mỹ, người đã tận tình chỉ dạy và hướng dẫn cho em trong suốt thời gian hoàn thành bài báo cáo thực tập này. Tiếp đến, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến công ty Cổ Phần Giao Nhận Thế Giới Toàn Cầu đã cho em cơ hội trải nghiệm thực tế trong môi trường làm việc chuyên nghiệp tại công ty. Đặc biệt em xin cảm ơn các chị trong bộ phận chứng từ và chị Thảo – người hướng dẫn trực tiếp em, đã nhiệt tình giúp đỡ, hướng dẫn và cũng như tạo điều kiện tốt nhất cho em trong 3 tháng thực tập tại công ty. Cuối cùng, em xin kính chúc Thầy, Cô, Giám Đốc và toàn thể nhân viên trong công ty dồi dào sức khỏe, gặt hái được nhiều thành công trong cuộc sống. Em xin chân thành cảm ơn! TP.HCM, ngày 13 tháng 07 năm 2017. NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... SV: TRANG VÕ MINH TRANG NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... SV: TRANG VÕ MINH TRANG NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... ................................................................................................................................... SV: TRANG VÕ MINH TRANG MỤC LỤC Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG ........................................................................................... 1 1.1.Lý do chọn đề tài ................................................................................................................... 1 1.2.Mục đích nghiên cứu ............................................................................................................. 2 1.3.Đối tượng nghiên cứu ............................................................................................................ 3 1.4.Phương pháp nghiên cứu ....................................................................................................... 3 1.5.Phạm vi nghiên cứu ............................................................................................................... 3 1.6.Nội dung chính của đề tài ...................................................................................................... 3 1.7.Mục đích của đợt thực tập ..................................................................................................... 4 Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN ................................................................................................... 5 2.1. Các công việc cần làm để thực hiện hợp đồng xuất khẩu .................................................... 5 2.1.1. Nhắc khách hàng mở L/C 7 2.1.2. Kiểm tra L/C 7 2.2. Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu .......................................................................................... 8 2.2.1. Kiểm tra 8 2.2.2. Giám định 9 2.3. Thuê phương tiện vận tải...................................................................................................... 10 2.4. Mua bảo hiểm cho hàng hóa xuất khẩu ................................................................................ 11 2.5. Thực hiện thủ tục hải quan ................................................................................................... 12 2.5.1. Khai báo và nộp tờ khai hải quan 12 2.5.2. Đưa hàng đến địa điểm quy định để kiểm tra 12 2.5.3. Làm nghĩa vụ nộp thuế nhập khẩu 12 2.6. Giao hàng cho người vận tải ................................................................................................ 12 2.7. Lập bộ chứng từ thanh toán .................................................................................................. 14 2.8. Khiếu nại và thanh lý hợp đồng ........................................................................................... 15 2.8.1. Khiếu nại 15 2.8.2. Thanh lý hợp đồng SV: TRANG VÕ MINH TRANG 15 Chương 3: GIỚI THIỆU CÔNG TY ...................................................................................... 16 3.1. Giới thiệu công ty thực tập ................................................................................................... 16 3.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển 16 3.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự 19 3.1.3. Sản phẩm/dịch vụ 22 3.1.3. Công nghệ 23 3.1.4. Thị trường 24 3.1.5. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong 5 năm gần nhất 25 Chương 4: TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY UNI – GLOBAL ............................................................................................ 27 4.1. Các công việc cần làm để thực hiện hợp đồng xuất khẩu .................................................... 27 4.2. Chuẩn bị hàng hóa xuất khẩu ............................................................................................... 31 4.3. Thuê phương tiện vận tải...................................................................................................... 31 4.4. Mua bảo hiểm cho hàng hóa XK .......................................................................................... 34 4.5. Thực hiện thủ tục hải quan ................................................................................................... 35 4.6. Giao hàng cho người vận tải ................................................................................................ 44 4.7Lập bộ chứng từ thanh toán .................................................................................................... 48 4.8. Khiếu nại và thanh lý hợp đồng ........................................................................................... 49 4.9. phân tích tình hình tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty UNI – GLOBAL 50 4.9.1.Phân tích doanh thu dịch vụ giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển của công ty 50 4.9.2. Phân tích doanh thu theo loại hình giao nhận 53 4.9.3. Phân tích doanh thu theo mặt hàng giao nhận 56 4.9.4. Phân tích doanh thu theo thị trường 59 4.9.5. Phân tích doanh thu theo nhóm khách hàng 61 4.10. Đánh giá chung................................................................................................................... 62 4.10.1. Điểm mạnh 62 4.10.2. Điểm yếu SV: TRANG VÕ MINH TRANG 64 Chương 5: GIẢI PHÁP VÀ KẾT LUẬN ............................................................................... 65 5.1. Giải pháp 1: .......................................................................................................................... 65 a. Khắc phục những chậm trễ trong việc tiếp nhận bộ chứng .................................................... 65 5.1.1. Nguyên nhân của những sự chậm trễ 65 b.Khắc phục những chậm trễ sai sót............................................................................................ 66 5.2. Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác vận chuyển hàng nhập khẩu cho chủ hàng ..................... 67 5.2.1. Nghiên cứu tìm hiểu những đặc tính riêng biệt của hàng hoá cần vận chuyển 67 5.2.2 .Chuẩn bị nhân công, kho bãi, phương tiện để phục vụ tốt quá trình vận chuyển 68 5.2.3.Tổ chức quá trình vận chuyển 68 4.2.4. Giao hàng cho chủ hàng nhập khẩu 69 5.3. Giải pháp 3: Hoàn thiện khai báo hải quan .......................................................................... 70 5.4. Giải pháp 4: Tối thiểu hóa các chi phí ................................................................................. 71 5.5. Giải pháp 5: Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng ....................................................... 71 5.6. Kết luận ............................................................................................................................... 71 Chương 6: TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 74 Tài liệu kham khảo qua sách ....................................................................................................... 74 Tài liệu kham thảo qua online ..................................................................................................... 74 Tài liệu kham thảo qua nguồn cập nhật công ty ......................................................................... 74 Tài liệu kham thảo qua giao tiếp trực tiếp .................................................................................. 75 SV: TRANG VÕ MINH TRANG PHỤ LỤC 1 Hợp đồng thương mại 2 Hóa đơn/ Phiếu đóng gói 3 Vận đơn đường biển 4 Lệnh giao container rỗng 5 Tờ khai hàng hóa xuất khẩu 6 Phiếu giám sát hàng hóa hàng xuất 7 Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật 8 Phiếu xác nhận đăng kí tàu xuất 9 Giấy chứng nhận xuất xứ SV: TRANG VÕ MINH TRANG DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt Tiếng Anh Tiếng Việt C/O Certificate of Origin Giấy chứng nhận xuất xứ Dịch vụ khách hàng DVKH ETA Estimated time of arrival Thời gian dự kiến tàu đến ETD Estimated time of departure Thời gian dự kiến tàu chạy FOB Free on board Miễn trách nhiệm trên boong tàu nơi đi. HBL House Bill of lading Vận đơn gom hàng MBL Master Bill of lading Vận đơn chủ OCF Ocean freight Cước phí tàu biển SI Shipping Instruction Chi tiết lô hàng THC Terminal Handling Charge Phụ phí xếp dỡ hàng hóa L/C Letter of Credit Thư tín dụng T/T Telegraphic Transfer Remittance Điện chuyển tiền B/L Bill of Lading Vận đơn P/L Packing List Phiếu đóng gói D/O Delivery Order Lệnh giao hàng Invoice SV: TRANG VÕ MINH TRANG Hóa đơn thương mại DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, MÔ HÌNH Tên bảng biểu, sơ đồ STT Trang 1 Hình 3.1: Logo công ty Uni – Global 18 2 Sơ đồ 3.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự của công ty cổ phần Giao nhận Thế giới Toàn cầu 19 3 Biểu đồ 3.1. Thị trường dịch vụ logistics của công ty Uni-Global năm 2016 24 4 Bảng 3.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty giai đoạn 2012-2016 25 5 biểu đồ 3.2: kết quả hoạt động kinh doanh của công từ 2014 đến 2016 26 6 Hình 4.1. Thủ tục xuất khẩu của Công ty 35 7 Hình 4.2. Quy trình khai báo hải quan theo phương pháp thủ công 8 Bảng 4.1: Doanh thu giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển của Công ty qua các năm 50 9 Bảng 4.2: Doanh thu giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển theo loại hình giao nhận từ năm 2012 – 2016 53 10 Bảng 4.3: Doanh thu giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển theo loại hàng giao nhận 56 11 Bảng 4.4: Doanh thu giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển theo thị trường của công ty qua các năm 59 12 Bảng 4.5: Cơ cấu doanh thu giao nhận hàng xuất khẩu bằng đường biển theo nhóm khách hàng năm 2012-2016 61 SV: TRANG VÕ MINH TRANG 37 Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG 1.1. Lý do chọn đề tài Từ sau khi gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, kinh tế Việt Nam đã có những bước chuyển mình mạnh mẽ trên tất cả các lĩnh vực. Nền kinh tế đã đạt được những thành tựu đáng kể nhờ vào các chính sách mở cửa kinh tế. Đặc biệc là trong lĩnh vực xuất nhập khẩu. Kim ngạch xuất khẩu tăng nhanh qua các năm cùng với sự gia tăng thị trường xuất khẩu không chỉ riêng khu vực ASEAN mà còn trên khắp các châu. Điều đó chứng tỏ chúng ta đã tận dụng tốt những ưu thế, phát huy hết năng lực xuất khẩu hàng hóa trong nước, đưa hàng hóa mang nhãn hiệu “Made in Vietnam” tiến xa hơn, sâu hơn vào thị trường các nước bạn. Một phần không thể thiếu trong xuất nhập khẩu đó chính là hoạt động logistics. Nó đóng vai trò quan trọng trong nền kinh tế của mỗi quốc gia và cả thế giới. Trong cơ cấu giá thành của mỗi thành phẩm khi đến tay người tiêu dùng đều có một tỷ trọng nhất định chí phí cho hoạt động logistics. Các phi phí này bao gồm hoạt động vận tải nội địa, lưu kho, xếp dỡ, vận tải đường biển, đường không và các chi phí quản lý. Ngoài ra, hoạt động đảm nhận vai trò kết nối toàn diện chuỗi cung ứng hàng hóa từ nguyên vật liệu sản xuất cho đến khâu cung ứng thành phẩm đến tay người tiêu dùng. Thiết kế, khai thác tối ưu các hệ thống cơ sở hạ tầng và máy móc trang thiết bị hướng đến mục tiêu thỏa mãn các tiêu chí: cung cấp hàng hóa đúng loại, đúng số lượng đến đúng vị trí xác định trong khoảng thời gian yêu cầu. Tuy nhiên, trong quá trình hoạt động kinh doanh logistics, các doanh nghiệp sẽ gặp rất nhiều khó khăn để khẳng định vị thế, mở rộng quy mô, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp của SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 1 mình. Hoạt động điều phối logistics tại Việt Nam hiện tại chỉ phát triển đến mức độ làm đại lý trung gian giao nhận hàng hóa giữa chủ hàng và hãng vận tải, thực hiện các nghiệp vụ kiểm kê, lưu kho quản lý hàng hóa. Một số ít các công ty trên thị trường đang đi đầu mở rộng mô hình trung tâm phân phối, mức độ phát triển công nghệ cao hơn các kho hàng truyền thống, đáp ứng nhu cầu quản lý chuỗi cung ứng cho doanh nghiệp. Theo thống kê từ hiệp hội logistics Việt Nam, tổng cộng có hơn 1,200 doanh nghiệp hoạt động tron lĩnh vực điều phối logistics, bao gồm cả doanh nghiệp có vốn nước ngoài. Trong đó, các công ty điều phối logistics nước ngoài chiếm khoảng 80% thị phần, các công ty trong nước phần lớn chỉ hoạt động trong một phân khúc nhỏ của ngành như dịch vụ giao nhận hàng hóa, cho thuê kho bãi, làm thủ tục hải quan, gom hàng lẻ,... Kết hợp hai thực trạng tình hình xuất nhập khẩu và các doanh nghiệp logistic Việt Nam, em quyết định nghiên cứu và chọn đề tài:‟THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY UNI – GLOBAL” làm khóa luận tốt nghiệp của mình. 1.2. Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu hoạt động xuất khẩu hàng hóa tại công ty, phân tích thực trạng và đưa ra các phương pháp khắc phục thúc đẩy hiệu quả hoạt động. Nghiên cứu nhằm tìm ra sự gắn kết mang lại nhiều lợi ích hơn giữa các doanh nghiệp xuất nhập khẩu và logistics trong hoạt động thương mại và phát triển kinh tế. Hệ thống hóa những kiến thức lý luận liên quan đến hoạt động xuất khẩu hàng hóa, tìm hiểu những vấn đề thực tiễn để rút ra những kết luận về cơ hội, thách thức, những thành công, hạn chế và nguyên nhân về hoạt động xuất khẩu của công ty. SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 2 1.3. Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là tổ chức hoạt động xuất nhập khẩu của công ty Uni – Global. Chức năng và nhiệm vụ xuất nhập khẩu trong công ty như: phòng chứng từ, phòng sale, phòng thủ tục hải quan,… 1.4. Phương pháp nghiên cứu Phương pháp quan sát thực tế: trực tiếp hỗ trợ các hoạt động giao nhận, lập chứng từ tại công ty, quan sát quá trình và thủ tục làm việc, phỏng vấn trực tiếp nhân viên để thu thập thông tin sơ cấp. Phương pháp thống kê: thu thập và xử lý các thông tin trong nội bộ công ty và các thông tin qua sách, tài liệu, báo chí, internet … Phương pháp phân tích chỉ số: phân tích, so sánh các số liệu, tỉ lệ, … 1.5. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi nghiên cứu của đề tài là trong công ty Uni - Global. Thời gian nghiên cứu thực tiễn chủ yếu trong khoảng thời gian thực tập tại công ty. 1.6. Nội dung chính của đề tài Chương 1: GIỚI THIỆU CHUNG Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN Chương 3: GIỚI THIỆU CÔNG TY Chương 4: TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY UNI – GLOBAL SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 3 Chương 5: GIẢI PHÁP VÀ KẾT LUẬN 1.7. Mục đích của đợt thực tập Có cơ hội khảo sát, tìm hiểu thực tế về hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Uni –Global. Tìm hiểu thực trạng tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty Uni – Global. Đưa ra một số giải pháp kiến nghị phát triển dịch vụ xuất khẩu bằng đường biển của công ty. SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 4 Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN 2.1. Các công việc cần làm để thực hiện hợp đồng xuất khẩu Sau khi hợp đồng mua bán ngoại thương được ký kết, đơn vị kinh doanh xuất khẩu với tư cách là một bên ký kết phải tổ chức thực hiện hợp đồng đó. Đây là một công việc rất phức tạp. Nó đòi hỏi phải tuân thủ luật quốc gia và quốc tế, đồng thời bảo đảm được quyền lợi quốc gia và đảm bảo uy tín kinh doanh của đơn vị. Giấy phép xuất khẩu là vấn đề quan trọng đầu tiên về mặt pháp lý để tiến hành các khâu trong quá trình xuất khẩu hàng hoá. Với xu hướng mở rộng quan hệ hợp tác quốc tế, Nhà Nước tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị sản xuất kinh doanh làm hàng xuất khẩu và xuất khẩu những mặt hàng Nhà Nước không hạn chế. Nhà nước quản lý xuất nhập khẩu bằng hạn ngạch và bằng luật pháp, hàng hoá là đối tượng quản lý có 3 mức: • Những danh mục hàng hoá cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu Việc điều chỉnh danh mục hàng hoá cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu do thủ tướng Chính Phủ quyết định trên cơ sở đề nghị của bộ trưởng Bộ Thương Mại. Trong trường hợp đặc biệt, việc xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá trong danh mục cấm xuất khẩu, cấm nhập khẩu phải được thủ tướng Chính Phủ xem xét, quyết định từng trường hợp cụ thể. • Hàng hoá xuất nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Thương Mại Bộ Thương Mại chủ trì phối hợp với các bộ, ngành có liên quan cụ thể hoá danh mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Thương Mại theo mã số của danh mục biểu thuế xuất, biểu thuế nhập khẩu (nếu có). Việc điều chỉnh danh mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu theo giấy phép của Bộ Thương Mại, bao gồm cả lộ trình bãi bỏ loại giấy phép này, do thủ tướng SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 5 chính phủ quyết định trên cơ sở đề nghị của bộ trưởng bộ thương mại. Việc ký hợp đồng xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá trong danh mục này chỉ được thực hiện sau khi đã có giấy phép của Bộ thương mại. • Hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện quản lý chuyên ngành Việc điều chỉnh bổ sung danh mục hàng hoá xuất khẩu, nhập khẩu thuộc diện quản lý chuyên ngành và nguyên tắc áp dụng do thủ tướng chính phủ quyết định trên cơ sở đề nghị của thủ trưởng cơ quan quản lý chuyên ngành và bộ trưởng bộ thương mại, các bộ ngành quản lý chuyên ngành hướng dẫn thực hiện việc xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá trong danh mục này. Thủ tục cấp giấy phép: Khi đối tượng hợp đồng trong phạm vi phải xin giấy phép xuất nhập khẩu, doanh nghiệp phải xuất trình hồ sơ xin phép gồm: o Bản sao hợp đồng xuất/nhập o Phải có bản giải trình với mặt hàng cấm xuất/nhập o Đơn xin cấp giấy phép o Đối với hàng hoá xuất nhập khẩu có điều kiện ngoài bản sao giấy tờ, đơn xin phép phải có bản sao hạn ngạch. Sau khi hoàn tất thủ tục gửi đến cơ quan cấp giấy phép (Bộ Thương Mại), sau đó Bộ Thương Mại gửi hồ sơ đến các bộ quản lý chuyên ngành. Thời gian cấp giấy phép: o Riêng mặt hàng cấm xuất/nhập thì không quy định thời gian o Với mặt hàng xuất nhập khẩu có điều kiện thì giao cho nhân viên quản lý thụ lý hồ sơ, sau 3 ngày phải trả lời với những hồ sơ xin phép cần bổ sung, cần sửa đổi hoặc những hồ sơ không cấp giấy phép. o Đối với những hồ sơ hợp lệ cấp giấy phép sau 7 ngày (kể cả ngày nghỉ). SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 6 2.1.1. Nhắc khách hàng mở L/C Phần lớn hàng hóa xuất khẩu được thanh toán theo phương thức tín dụng chứng từ (Documentary L/C). Nếu trong điều khoản thanh toán của hợp đồng ngoại thương quy định sử dụng phương thức tín dụng chứng từ thì bước đầu tiên đơn vị kinh doanh xuất khẩu cần phải làm đó là đôn đốc người nhập khẩu ở nước ngoài mở L/C đúng hạn và nội dung như hợp đồng quy định. 2.1.2. Kiểm tra L/C Sau khi nhận được L/C, người xuất khẩu phải kiểm tra so sánh với nội dung và điều kiện ghi trong hợp đồng, nếu phù hợp người xuất khẩu mới tiến hành làm những công việc thực hiện hợp đồng còn chưa phù hợp phải yêu cầu bên nhập khẩu sửa đổi bổ sung bằng văn bản. Nhằm đảm bảo an toàn trong việc thu tiền bán hàng. Thư tín dụng cần phải làm đúng các thủ tục, nhất thiết phải đúng và phù hợp với nội dung hợp đồng. Thời hạn thanh toán cũng như nội dung thư tín dụng nếu có chỗ sai mà không sửa sẽ gây nên những tranh chấp, ảnh hưởng đến kinh doanh. Trường hợp L/C sai với hợp đồng, phải yêu cầu người mua và ngân hàng sửa đúng với hợp đồng. Do nhiều nguyên nhân, nội dung thư tín dụng có thể viết không thống nhất với hợp đồng. ❖ Nội dung kiểm tra L/C: • Kiểm tra tính chất của thư tín dụng • Kiểm tra số tiền và đơn vị tiền tệ thanh toán • Kiểm tra các điều khoản về chất lượng, số lượng, quy cách phẩm chất, bao bì của hàng • Kiểm tra thời gian bốc xếp, địa điểm thanh toán và thời hạn hiệu lực của L/C • Kiểm tra chứng từ hóa SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 7 • Sửa chữa thư tín dụng • Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu • Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu, chủ hàng xuất khẩu phải tiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu. Căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợp đồng đã ký với đối tác nước ngoài và/hoặc L/C (nếu hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C) • Kiểm tra chất lượng hàng xuất khẩu (kiểm nghiệm và kiểm dịch hàng xuất khẩu) ❖ Note: Khi lập bộ chứng từ thanh toán, những điểm quan trọng cần được chú ý là: nhanh chóng, chính xác, phù hợp với những yêu cầu của L/C về cả nội dung lẫn hình thức, các chứng từ liên quan phải khớp nhau, đúng loại, đúng số bản L/C quy định. Nếu thanh toán bằng CAD, người bán cần nhắc nhở người mua mở tài khoản tín thác theo đúng yêu cầu. Khi tài khoản được mở cần liên hệ với ngân hàng để kiểm tra điều kiện thanh toán, cần đặc biệt chú ý: tên các chứng từ xuất trình, số bản, người cấp… Kiểm tra xong, nếu thấy phù hợp thì tiến hành giao hàng. Nếu thanh toán bằng TT trả trước, người bán nhắc nhở người mua chuyển tiền đủ và đúng hạn. Chờ ngân hàng báo “CÓ”, rồi mới tiến hành giao hàng. Còn các phương thức thanh toán khác như: TT trả sau, Clean Collection, D/A, D/P … thì người bán phải giao hàng rồi mới thực hiện các công việc của khâu thanh toán. 2.2. Chuẩn bị hàng hóa để xuất khẩu 2.2.1. Kiểm tra Một nguyên tắc cơ bản trong mọi khâu, mọi công việc đều cần có kiểm tra, kiểm nghiệm để có thể hạn chế và loại trừ những lỗi sai trong quá trình thực hiện. SV: TRANG VÕ MINH TRANG Trang 8