Tài liệu Khóa luận hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại công ty tnhh xây dựng và thương mại vitacom

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ HẢI PHÒNG ------------------------------- KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH : KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Sinh viên : Nguyễn Thị Trang HẢI PHÒNG – 2021 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ HẢI PHÒNG ----------------------------------- HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠI VITACOM KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC HỆ CHÍNH QUY NGÀNH : KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Sinh viên : Nguyễn Thị Trang Giảng viên hướng dẫn : ThS. Hòa Thị Thanh Hương HẢI PHÒNG – 2021 Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 2 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢN LÝ VÀ CÔNG NGHỆ HẢI PHÒNG -------------------------------------- NHIỆM VỤ ĐỀ TÀI TỐT NGHIỆP Sinh viên: Nguyễn Thị Trang Lớp : QT2101K Ngành : Kế toán – Kiểm toán Mã SV: 1712401014 Tên đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 3 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng LỜI MỞ ĐẦU Có thể nói rằng, các nghiệp vụ thanh toán có một ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó góp phần giúp cho doanh nghiệp nắm bắt được nhanh chóng, kịp thời tình hình thanh toán của doanh nghiệp tại từng thời điểm. Quan hệ thanh toán với người mua và người bán gắn liền với quá trình mua vào và bán ra hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Các nghiệp vụ liên quan đến quan hệ này diễn ra thường xuyên đồng thời các hình thức thanh toán và phương thức thanh toán cũng ảnh hưởng tới công tác ghi chép của kế toán trong doanh nghiệp. Công tác thanh toán liên quan trực tiếp tới một số khoản mục thuộc về vốn bằng tiền, các khoản phải thu, nợ phải trả,… nên có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Trước những thay đổi liên tục phát triển và mở rộng của quan hệ thanh toán với người mua và người bán, ảnh hưởng của nó tới tình hình tài chính của mỗi doanh nghiệp, yêu cầu nghiệp vụ đối với kế toán thanh toán cũng cao hơn. Kế toán thanh toán không chỉ có nhiệm vụ ghi chép mà còn phải chịu trách nhiệm thu hồi nhanh các khoản nợ phải thu, tìm nguồn vốn để trả nợ cho người bán, biết lường trước và hạn chế rủi ro trong thanh toán. Thông qua quá trình học tập tại trường cũng như tìm hiểu thực tế trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM cùng với sự giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của ThS. Hòa Thị Thanh Hương em đã nhìn nhận được tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác kế toán thanh toán nên đã mạnh dạn đi sâu, tìm hiểu và lựa chọn đề tài: “ Hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua và người bán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM” làm đề tài khóa luận. Nội dung của đề tài ngoài phần mở đầu và kết luận được trình bày trong 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận chung về kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 4 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng Chương 2: Thực trạng công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM. Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán tại Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM. Khóa luận được hoàn thành với sự giúp đỡ, quan tâm tận tình của giáo viên hướng dẫn – ThS. Hòa Thị Thanh Hương, cùng các cô chú, anh chị trong phòng kế toán của Công ty TNHH Xây dựng và Thương mại VITACOM. Mặc dù bản thân đã cố gắng rất nhiều, xong do hạn chế về mặt thời gian cũng như nhận thức và trình độ nên bài khóa luận của em không tránh khỏi những thiếu sót. Do vậy, em rất mong được tiếp thu những ý kiến đóng góp, chỉ bảo của các thầy cô để có thể bổ sung, nâng cao trình độ cũng như kiến thức của mình để phục vụ cho công tác kế toán sau này. Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 5 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA, NGƯỜI BÁN TRONG DOANH NGHIỆP NHỎ VÀ VỪA. 1.1. Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Với bất kỳ doanh nghiệp nào kể cả các doanh nghiệp nhỏ và vừa, trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình cũng đều bao gồm rất nhiều mối quan hệ kinh tế trong đó có các vấn đề liên quan tới quan hệ thanh toán như: thanh toán với Nhà nước, với nhân viên, thanh toán nội bộ, thanh toán với người mua, thanh toán với nhà cung cấp,… Tuy nhiên, chiếm tỷ trọng cao và thường xuyên nhất là vẫn là quan hệ thanh toán với người mua hàng và người bán. Các nghiệp vụ thanh toán với người mua, người bán có một ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, nó góp phần theo dõi tình hình thanh toán của doanh nghiệp, từ đó có phương án khắc phục kịp thời. Quan hệ thanh toán với người mua và người bán gắn liền với quá trình mua vào và bán ra trong doanh nghiệp. Các nghiệp vụ liên quan đến quan hệ này diễn ra thường xuyên đồng thời các hình thức sử dụng trong thanh toán và phương thức thanh toán sẽ có ảnh hưởng nhất định tới việc ghi chép của kế toán. Bên cạnh đó, việc thanh toán liên quan trực tiếp tới một số khoản mục thuộc về vốn bằng tiền, các khoản phải thu, nợ phải trả,… nên có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Thực hiện công tác kế toán thanh toán với người mua, người bán hiệu quả không những giúp doanh nghiệp nắm được đầy đủ kịp thời tình hình thu nợ với khách hàng và nghĩa vụ thanh toán với người bán mà còn giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định quản trị nhanh chóng, kịp thời trong việc quản lý vốn của đơn vị mình. 1.2. Các phương thức và hình thức thanh toán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Thanh toán là thuật ngữ ngắn gọn mô tả việc chuyển giao tài sản từ một bên sang cho một bên khác, thường được sử dụng khi trao đổi sản phẩm, dịch vụ trong một giao dịch có ràng buộc pháp lý. Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 6 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng ❖ Phương thức thanh toán: Là cách thức chi trả, thực hiện nghĩa vụ về tài sản trong giao dịch mua bán giữa các cá nhân, các đơn vị, các doanh nghiệp với nhau. Thông thường có 2 phương thức thanh toán là thanh toán ngay và thanh toán trả chậm. + Phương thức thanh toán trả ngay: Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán ngay sau khi quyền sở hữu hoặc quyển kiểm soát hàng hóa bị chuyển giao.Theo phương thức này sự vận động của hàng hóa gắn liền với sự vận động của tiền tệ. Như vậy, sau khi chuyển giao hàng hóa cho khách hàng, khách hàng sẽ thanh toán cho doanh nghiệp ngay sau khi hàng được giao, khách hàng sẽ thanh toán bằng hình thức thanh toán tiền mặt, thanh toán bằng chuyển khoản. + Phương thức thanh toán chậm trả: Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển giao sau một khoảng thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu hoặc quyền kiểm soát hàng hóa, do đó hình thành khoản công nợ phải thu khách hàng. Nợ phải thu cần được hạch toán quản lý chi tiết cho từng đối tượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán. Theo hình thức này, sự vận động của hàng hóa và tiền tệ có khoảng cách về không gian và thời gian. Như vậy, khách hàng ký hợp đồng công nợ với công ty, sau khi chuyển giao hàng hóa và đến kỳ thanh toán công nợ theo như hợp đồng kinh tế, khách hàng thanh toán cho công ty bằng hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản. ❖ Hình thức thanh toán: Hiện nay, có hai hình thức thanh toán cơ bản là: thanh toán bằng tiền mặt và thanh toán không dùng tiền mặt. + Hình thức thanh toán bằng tiền mặt Hình thức thanh toán bằng tiền mặt hiện nay không được các doanh nghiệp sử dụng nhiều. Thanh toán bằng tiền mặt chủ yếu dùng cho các nghiệp vụ phát sinh số tiền nhỏ (hiện nay áp dụng cho số tiền dưới 20 triệu), nghiệp vụ đơn giản và khoảng cách địa lý giữa hai bên gần nhau. + Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 7 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt là cách thức thanh toán trong đó không có sự xuất hiện của tiền mặt mà việc thanh toán được thực hiện bằng cách trích chuyển trên các tài khoản của các chủ thể liên quan đến số tiền phải thanh toán. Các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt bao gồm: Thanh toán bằng Séc, thanh toán bằng ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, thẻ thanh toán, thư tín dụng. - Thanh toán bằng Séc: Séc thanh toán là một lệnh vô điều kiện thể hiện dưới dạng chứng từ của người chủ tài khoản, ra lệnh cho Ngân hàng trích từ tài khoản của mình để trả cho người có tên trong séc hoặc trả theo lệnh của người ấy hoặc trả cho người cầm séc một số tiền nhất định bằng tiền mặt hay chuyển khoản. - Thanh toán bằng ủy nhiệm thu: Uỷ nhiệm thu là lệnh của người thụ hưởng, ra lệnh cho ngân hàng thu tiền của người mua hàng. - Thanh toán bằng ủy nhiệm chi: Uỷ nhiệm chi là lệnh của người trả tiền cho ngân hàng về việc trích chuyển tiền từ tài khoản của mình sang tài khoản chủ nợ. Đây là 1 hình thức thanh toán khá phổ biến trong nền kinh tế khi các nước bắt đầu chuyển sang nền kinh tế thị trường. - Thanh toán bằng thư tín dụng: Thư tín dụng (LC – Letter Credit) là thư do ngân hàng phát hành, theo yêu cầu của người nhập khẩu, cam kết với người bán về việc thanh toán một khoản tiền nhất định, trong một khoảng thời gian nhất định, nếu người bán xuất trình được một bộ chứng từ hợp lệ, đúng theo quy định trong LC. - Thanh toán bằng thẻ thanh toán: Hình thức này được sử dụng chủ yếu cho các khoản thanh toán nhỏ. 1.3. Nội dung kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. 1.3.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người mua kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Khoản phải thu khách hàng dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định,, các khoản đầu Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 8 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Khoản phải thu khách hàng còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. - Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm lập báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hóa, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. - Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường. - Trong hạch toán chi tiết khoản phải thu khách hàng, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. Khoản thiệt hại về nợ phải thu khó đòi sau khi trừ dự phòng đã trích lập được ghi nhận vào chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ báo cáo. Khoản nợ khó đòi đã xử lý khi đòi được, hạch toán vào thu nhập khác. - Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã nhận của người bán. 1.3.2. Chứng từ, tài khoản kế toán thanh toán với người mua trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. 1.3.2.1. Chứng từ sử dụng - Hợp đồng kinh tế. - Hóa đơn GTGT( hay hóa đơn bán hàng). Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 9 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng - Phiếu xuất kho. - Phiếu thu. - Giấy báo có Ngân hàng. - Biên bản bù trừ công nợ. - Giấy nộp tiền. - Biên bản thanh lý hợp đồng. - Các chứng từ khác có liên quan. 1.3.2.2. Tài khoản sử dụng Để theo dõi các khoản thanh toán với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ, tài khoản kế toán sử dụng tài khoản 131- Phải thu của khách hàng. Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, dịch vụ cung cấp. Tài khoản 131 có kết cấu như sau: Bên Nợ: - Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, bất động sản đầu tư, tài sản cố định, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính; - Số tiền thừa trả lại cho khách hàng; - Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán). Bên Có: - Số tiền khách hàng đã trả nợ; - Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng; - Khoản giảm giá hàng bán trừ vào nợ phải thu của khách hàng; - Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT); - Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua; Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 10 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng - Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán). + Số Dư Bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng. + Số Dư Bên Có (nếu có): Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. 1.3.3. Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến thanh toán với người mua trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng khoản phải thu với khác hàng, đồng thời cũng có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm khoản phải thu với khách hàng. Các nghiệp vụ này được khái quát thông qua Sơ đồ dưới 1.1 dưới đây: Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 11 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng Sơ đồ 1.1: Sơ đồ các nghiệp vụ hạch toán khoản phải thu khách hàng Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 12 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng 1.4. Nội dung kế toán thanh toán với người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. 1.4.1. Nguyên tắc kế toán thanh toán với người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Phải trả người bán phản ánh các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán bất động sản đầu tư, tài sản cố định, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Đồng thời cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Để theo dõi kịp thời, chính xác các nghiệp vụ thanh toán với người bán kế toán cần tuân thủ các nguyên tắc sau: - Phải theo dõi chi tiết từng khoản nợ phải trả nhà cung cấp theo từng đối tượng, thường xuyên đối chiếu, kiểm tra đôn đốc việc thu hồi nợ. - Đối với các nhà cung cấp giao dịch thường xuyên, có số dư nợ lớn thì định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu từng khoản nợ phát sinh, số đã thanh toán, số còn phải thanh toán, có xác nhận bằng văn bản. - Đối với các khoản phải trả có gốc ngoại tệ thì phải theo dõi cả nguyên tệ cả nguyên tệ và quy đổi theo đồng Việt Nam. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo thực tế. - Đối với các khoản phải trả phát sinh bằng vàng, bạc, đá quý cần chi tiết theo cả chỉ tiêu giá trị và hiện vật. Cuối kỳ phải điều chỉnh số dư theo tỷ giá thực tế. - Cần phải phân loại các khoản phải trả khách hàng theo thời gian thanh toán cũng như theo đối tượng để có kế hoạch thanh toán phù hợp. 1.4.2. Chứng từ, tài khoản kế toán thanh toán với người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. 1.4.2.1. Chứng từ sử dụng: - Hợp đồng kinh tế - Hóa đơn giá trị gia tăng - Biên bản kiểm nghiệm - Phiếu nhập kho - Biên bản đối chiếu công nợ - Các chứng từ liên quan khác 1.4.2.2. Tài khoản sử dụng Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 13 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng Để theo dõi các khoản nợ phải trả cho người cung cấp, người bán vật tư hàng hóa, dịch cụ... kế toán sử dụng tài khoản 331 - Phải trả cho người bán. Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả. Tài khoản 331 có kết cấu như sau: + Bên Nợ: - Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ; - Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hoá hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng; - Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào nợ phải trả cho người bán; - Giá trị vật tư, hàng hoá thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán. - Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hoá, dịch vụ; + Bên Có: - Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ ; - Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức. + Số dư bên Có: - Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp. - Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ, số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng. 1.4.3. Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm tăng khoản phải trả người bán, đồng thời cũng có những nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm giảm khoản phải trả người bán. Các nghiệp vụ này được khái quát thông qua Sơ đồ dưới 1.2 dưới đây: Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 14 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng Sơ đồ 1.2: Sơ đồ các nghiệp vụ hạch toán khoản phải trả người bán Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 15 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng 1.5. Đặc điểm ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán trong doanh nghiệp nhỏ và vừa. Theo quy định hiện hành, doanh nghiệp nhỏ và vừa được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ và phải đảm bảo dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu. Trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn tại phụ lục của TT 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ tài chính. Theo phụ lục doanh nghiệp nhỏ và vừa có thể áp dụng một trong 4 hình thức dưới đây: - Hình thức kế toán Nhật ký chung; - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái; - Hình thức kế toán trên máy vi tính. 1.5.1. Đặc điểm ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký chung Hình thức Sổ Nhật ký chung phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp.Theo hình thức sổ này tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian được phản ánh vào sổ Nhật kí chung, sau đó số liệu từ Nhật kí chung sẽ được dùng để vào số cái. Ngoài Nhật kí chung để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian người ta còn có thể mở thêm sổ nhật ký đặc biệt để phản ánh các đối tượng có số lượng nghiệp vụ phát sinh lớn, thường xuyên nhằm giảm bớt khối lượng Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ sách chủ yếu sau: – Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; – Sổ Cái; – Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký chung được thể hiện thông qua Sơ đồ 1.3 dưới đây: Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 16 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng Chứng từ gốc (Hóa đơn GTGT, Phiếu thu, Phiếu chi...) Sổ Nhật ký đặc biệt SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ CÁI TK 131,331 Bảng cân đối số phát sinh Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán Bảng tổng hợp Phải thu khách hàng, Bảng tổng hợp phải trả người bán BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.3: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký chung Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng để ghi sổ Nhật ký chung, sau đó dựa vào số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung ghi sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào sổ kế toán chi tiết có liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ (3, 5, 10,… ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, Cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp số liệu trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 17 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ. 1.5.2. Đặc điểm điểm ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Theo hình thức sổ này thì toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thời gian được phản ánh trên cùng một vài trang sổ Nhật ký - Sổ cái. Đây là sổ tổng hợp duy nhất. Toàn bộ các nghiệp tài khoản mà doanh nghiệp sử dụng sẽ được phản ánh trên Nhật kí số cái. Mỗi một chứng từ sẽ được phản ánh một dòng trên Nhật ký - sổ cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái gồm các loại sổ sách chủ yếu sau: - Nhật ký - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký sổ cái được thể hiện thông qua Sơ đồ 1.4 dưới đây: Chứng từ kế toán (hóa đơn bán hàng, phiếu thu,…) Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Nhật ký – Sổ cái (mở cho TK 131,331) Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán Bảng tổng hợp Phải thu khách hàng, Bảng tổng hợp phải trả người bán Báo cáo tài chính Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.4: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 18 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng Hàng ngày, kế toán ghi sổ Nhật ký – Sổ Cái. Để ghi sổ này kế toán cần xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có dựa vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán. Số liệu của mỗi chứng từ được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và Sổ Cái. Sau khi đã ghi Sổ Nhật ký – Sổ Cái, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. Cuối kỳ, kế toán tổng hợp số liệu để tính tổng số phát sinh đến cuối kỳ. Căn cứ để tổng hợp là cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, Có của từng tài khoản phần Sổ Cái. Sau đó tính số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên Nhật ký – Sổ Cái thông qua số dư đầu kỳ và số phát sinh trong kỳ. 1.5.3 Đặc điểm điểm ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ Căn cứ trực tiếp ghi sổ cái là các chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này căn cứ vào chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ, các chứng từ ghi sổ sau khi lập xong sẽ được xếp hàng vào sổ đăng kí chứng từ ghi sổ để lấy số hiệu ngày tháng. Các Chứng từ ghi sổ sau khi Đăng kí lấy số hiệu cùng các chứng từ gốc đính kèm được kế toán trưởng duyệt sẽ là căn cứ ghi sổ cái - Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. - Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm các loại sổ sách chủ yếu sau: Chứng từ ghi sổ; Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; Sổ Cái; Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ được thể hiện thông qua Sơ đồ 1.5 dưới đây: Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 19 Trường Đại học Quản lý và Công nghệ Hải Phòng Chứng từ kế toán (hóa đơn mua hàng, phiếu chi,…) Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ chi tiết thanh toán với người mua, người bán Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 131, 331… Bảng tổng hợp phải thu khách hàng, Bảng tổng hợp phải trả người bán Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Chú thích: Ghi hàng ngày Ghi định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán thanh toán với người mua, người bán theo hình thức Chứng từ ghi sổ - Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản Sinh viên: Nguyễn Thị Trang – QT2101K 20