Tài liệu Kế toán vật liệu ở công ty đường bộ 230

1 LỜI MỞ ĐẦU Nền kinh tế Việt Nam mấy năm trở lại đây có sự tăng trưởng đáng khích lệ, đó là thành quả của công cuộc đổi mới nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước. Trong nền kinh tế thị trường, các Doanh nghiệp sản xuất muốn tông tại và phát triển nhất định phải có phương án sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả inh tế. Điều này đòi hỏi phải tăng cường quản lý mọi yếu tố liên quan tới sản xuất kinh doanh, hạch toán kế toán là công cụ quan trọng không thể thiếu được để tiến hành quản lý các hoạt động kinh tế, kiểm tra việc sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo tính năng động, sáng tạo, tự chủ trong sản xuất kinh doanh tính toán và xác định có hiệu quả của sản xuất kinh doanh. Vì vậy, tổ chức hạch toán vật liệu là không thể thiếu được và phải đảm bảo cả 3 yêu cầu cơ bản của công tác hạch toán đó là chính xác, kịp thời, toàn diện Hạch toán vạt liệucó đảm bảo được các yêu cầu trên thì sẽ đảm bảo cho viêcj cung cấp vật liệu kịp thời, đồng bộ cho nhu cầu sản xuất, kiểm tra và giám sát chặt chẽ việc chấp hành các định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu, ngăn chặn hiện tượng lãng phí trong sản xuất thi công, nhờ đó góp phần giảm bớt chi phí nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động hạ giá thành, nâng cao lợi nhuận tiết kiệm lao động cho Doanh nghiệp. Công ty đường bộ 230 là Doanh nghiệp xây dựng cơ bản chuyên xây dựng và sửa chữa lớn những cong trình giao thông nên chi phí nguyên vật liệu là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì lý do đó mà sau 1 thời gian nghiên cứu, tìm hiểu thực trạng hoạt động sản xuất ở công ty đường bộ 230 tôi đã chọn đề tài "Kế toán vật liệu ở công ty đường bộ 230" làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình Do những hạn chế về trính độ và thời gian, đề tài không tránh khỏi những khiếm khuyết cần được bổ sung. Tôi mong muốn được tiếp thu những ý kiến đóng góp của thầy cô giáo và cán bộ kế toán tại công ty đường bộ 230 nhằm giúp tôi hoàn thiện đề tài và nâng cao được kiến thức của mình để phục vụ tốt cho công tác thực tiễn sau này 2 PHẦN THỨ NHẤT LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG ĐƠN VỊ XÂY LẮP I. Sự cần thiết khách quan phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong ngành xây dựng cơ bản 1. Khái niệm : Vật liệu là đối tượng lao động là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất và là cơ sở vật chất cấu thành lên thực thể của sản phẩm 2. Những đặc điểm của ngành xây dựng cơ bản Ngành xây dựng đường bộ là một ngành giữ vai trò quan trọng trong viếcản xuất vật chất mang tính công nghiệp, tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật, cơ sở hạ tầng cho nền kinh tế Quôc dân. Ngành xây dựng giao thông mang tính đặc thù riêng khác với các ngành nghề khác từ đặcđiểm riêng này nó chi phối công tác kế toán, đòi hỏi kế toán xây dựng cơ bản những nét đặc trưng riêng phù hợp với ngành Phương thức tiêu thụ sản phẩm rất đặc biệt đó là sản phẩm không nhập kho, lãi của sản phẩm xác định trước, vì vậy khi tiến hành lập dự toán cầnphải thận trọng dự tính trước. Với những đặc điểm này kế toán vật liệu trong ngành xây dựng đường bộ trở nên rất quan trọng, vì giá thành sản phẩm được cấu thành bởi nhiều chi phí khác nhau, trong đó chi phí vật liệu thường chiếm từ 70% 80% trong giá thành sản phẩm xây lắp, do đó nó ảnh hưởng không nhỏ tới giá thành sản phẩm cũng như thu nhập của Doanh nghiệp nên đòi hỏi Doanh nghiệp phải chú trọng tới việc tiết kiệm nguyên vật liệu. Trong điều kiện hiện nay sử dụng vật liệu 1 cách hợp lý, tiết kiệm nhất tức là đã nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động 3 3. Vai trò và tác dụng của kế toán nguyên vật liệu Hạch toán kế toán vạt liệu có chính xác kịp thời đầy đủ thì lãnh đạo mới nắm được chính xác tình hình thu mua, dự trữ, xuất dùng nguyên vật liệu cả về kế hoạch và thực hiện. Từ đó có những biện pháp quản lý thích hợp, chất lượng của công tác hạch toán vật liệu có ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng của công tác hạch toán giá thành cho nên để đảm bảo hạch toán giá thành chính xác thì khâu đầu tiên cũng phải hạch toán vật liệu chín xác và khoa học Nhờ có công tác hạch toán vật liệu doanh nghiệp mới biết được tình hình sử dụng vốn lưu dộng, từ đó có biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, tăng nhanh vòng quay vốn lưu động, hạch toán vật liệu cung cấp những thông tin giúp doanh nghiệp có kế ho thu mua dự trữ nguyên vật liệu tránh tính trạng gián đoạn qui trình sản xuất 4. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu Phải hạch toán tình hình tăng giảm và hiện có của vật liểutong đơn vị, phải phản ánh giá trị vật liệu vào chi phí sản xuất kinh doanh của từng bộ phận sử dụng. Phải phát hiện kịp thời vật liệu thừa, thiếu và tìm biện pháp xử lý . II. Phân loại và tính giá vật liệu 1. Phân loại vật liệu Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau với khối lượng lớn. Mỗi loạivật liệu có công dụng kinh tế và tính năng lý hoá khác nhau, chính vì vậy để quản lý vật liệu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải nhận biết được từng loại vật liệu. Bởi vậy phải tiến hành phân loại vật liệu, phân loại vật liệu là việc sắp xếpvật liệu có cùng một loại tiêu thức nào đó vào 1 loại. Căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của chúng trong quá trình sản xuất kinh doanh thì vật liệu được chia thành các loại sau: - Nguyên vật liệu chính: ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài) là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm như : đá, 4 nhựa đường, trong các doanh nghiệp xây dựng giao thông, sắt, thép trong doanh nghiệp chế tạo máy cơ khí - Vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dạng để tạo ra sản phẩm - Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sẩn xuất kinh doanh như than, củi, xăng dầu, hơi đốt - Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết,phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc thiết bị, phương tiện vận tải… - Vật liệu xây dựng: Là những vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư xây dựng cơ bản - Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản có thể sử dụng lại, hay có thể bán ra ngoài (phôi bào, vải vụn, gạch, sắt ) - Vật liệu khác: Là các loại vật liệu bao bì đóng gói hoặc các loại vật liệu đặc biệt riêng của từng ngành 2. Tính giá vật liệu Đánh giá vật liệu là thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu trung thựcvà chính xác, có như vậy mới đảm bảo quản lý vật liệu chặt chẽ và có hiệu quả a.- Tính giá nguyên vật liệu nhập kho Tuỳ theo từng nguồn nhậpmà giá thực tế của vậ liệu đuợc xác định như sau: - Với vật liệu mua ngoài thì giá thực tế là giá mua ghi trên hoá đơn (chưa có thuế VAT) cộng (+) các chi phí thu mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển bốc rỡ bảo quản vật liệu,chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi thường…) trừ (-)đi các khoản chiết khấu giảm giá (nếu có) đối với doanh nghiệp áp dụng thuế VAT theo phương pháp khấu trừ Giá thực tế là giá muaghi trên hoá đơn(bao gồm cả thuế VAT) cộng (+) với các chi phí thu mua thực tế đối với doanh nghiệp không áp dụng thuế VAT theo phương pháp khầu trừ mà theo phương pháp trực tiếp 5 - Với vật liệu tự sản xuất: tính theo giá thành sản xuất thực tế - Với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: giá thực tế gồm giá trị vật liệu xuất chế biến cùng các chi phí liên quan - Vật liệu nhận đóng góp từ các đơn vị, tổ chức, cá nhân tham gia liên doanh: giá thực tế là giá thoả thuận do các bên xác định cộng (+) với các chi phí tiếp nhận (nếu có) - Với phế liệu: giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng lại được hay giá trị thu hồi tối thiểu - Với vật liệu được tặng thưởng: giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng (+) chi phí liên quan đến việc tiếp nhận b.- Tính giá nguyên vật liệu xuất kho Đối với vật liệu xuất dùng trong kỳ tuỳ theo đặc điểm hoạt độngcủa từng doanh nghiệp vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán:  Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này giá trị thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức: Giá thực tế = Số lượng vật liệu x Giá đơn vị vật liệu xuất dùng xuất dùng bình quân Trong đó: Giá đơn vị bìn quân có thể tính theo 1 trong 3 cách sau: Cách 1 Giá thực tế vật liệu tồn dầu kỳ và nhập trong kỳ Giá đơn vị bình = ──────────────────────────── quân cả kỳ dự trữ Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung Cách 2 Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) Giá đơn vị bình = ──────────────────────────── quân cuối kỳ trứơc Lượng thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ (cuối kỳ trước) 6 Cách này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá vật liệu kỳ này. Cách 3 Giá đơn vị bình Giá thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập quân sau mỗi lần = ──────────────────────────── nhập Lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Cách tính này khắc phục được nhược điểm của cả hai phương pháp trên vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của cách này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều lần.  Phương pháp nhập trước xuất trước (Fi Fo) Vật liệu nhập vào với giá nào trước tiên thì giá đó sẽ được xuất ra đầu tiên, xuất hết theo giá của lô nhập trước mới xuất đến giá của lô nhập sau. Vật liệu tồn kho là những vật liệu nhập kho sau cùng. Như vậy, nếu giá cả có xu hướng tăngthì giá trị vật liệu tồn kho lớn, giá trị vật liệu xuất sử dụng nhỏ dẫn đến giá thành thấp lợi nhuận cao và ngược lại  Phương pháp nhập sau xuất trước ( Li Fo) Tính giá vật liệu xuất kho trong điều kiện lô vật liệu nào được nhập kho sau thì sẽ được xuất kho trước, lượng vật liệu xuất kho thuộc lần nhập nào thì tính theo giá thực tế lần nhập đó. Phương pháp này ngược với phương pháp nhập trước xuất trước  Phương pháp thực tế đích danh Vật liêu nhập kho theo giá nào thì xuất kho theo giá đó không tính đến thời gian nhập và xuất kho. Áp dụng với các doanh nghiệp có ít loại mật hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được 7 III. Chứng từ thủ tục - phương pháp hạch toán nguyên vật liêu 1. Chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán qui định ban hành số 114/ TC /QĐ /TCKT ngày 01/01/ 1995 của bộ trưởng bộ tài chính các chứng từ kế toán vật liệu bao gồm - Phiếu nhập kho ( mẫu 01 - VT) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 -VT) - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 -VT) - Hoá đơn kiêm vận chuyển xuất kho (mẫu 02 - BH) - Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá (mẫu 08 - VT) - Hoá đơn cước phí vận chuyển (mẫu 03- BH) Ngoài các chứng từ mang tính chất bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của nhà nước, doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: - Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 - VT ) - Biên bẩn kiểm nghiệm vật tư, sản phẩm, hàng hoá ( mẫu 05- VT) - Phiếu xuất kho vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu 07 - VT) 2. Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Tuỳ theo điều kiện kinh doanh cụ thể, yêu cầu và trình độ quản lý mà việc ghi chép, phản ánh của thủ kho và kế toán cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu, hạch toán số liệu giữa kho và phòng kế toán được tiến hành theo 1 trong các phương pháp sau a.- Phương pháp thẻ song song: - Ở kho: Thủ kho là người thực hiện và phản ánh số lượng vật liêụ nhập, xuất, tồn trên thẻ kho - Ở phòng kế toán: Nhân viên kế toán vật liệu mở sổ chi tiết vật liệu tương ứng với thẻ kho, kế toán theo dõi, ghi chép cả về mặt lượng và mặt giá trị - Trình tự ghi sổ: 8 Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật tư Kê toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng b.- Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Ở kho: Cũng mở thẻ kho theo dõi số lượng từng loại vật liệu - Ở phòng kế toán: Mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tổng hợp vật liệu nhập, xuất, tồn cả về mặt số lượng và giá trị - Trình tự ghi sổ: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Bảng kê nhập 9 Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng c. Phương pháp sổ số dư - Ở kho: Thủ kho mở thẻ kho, căn cứ vào phiếu nhập kho, phiếu xuất kho ghi vào mặt số lượng - Ở phòng kế toán: Khi nhận được phiếu nhập, xuất kế toán tiến hành kiểm tra và phân loại chứng từ rồi ghi đơn giá theo dõi về mặt giá trị để ghi vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn - Trình tự ghi sổ: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất 10 Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối tháng IV. Kế toán tổng hợp vật liệu 1. Phương pháp hạch toán Hiện nay doanh nghiệp đang sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên - Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm nguyên vật liệu một cách thường xuyên, liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho Để hạch toán nguyên vật liệu kế toán sử dụng các tài khoản sau: - Tài khoản 152: " Nguyên vật liệu" tài khoản này được dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm của các nguyên vật liệu theo giá thực tế, có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ…., tuỳ theo yêu cầu quản lý và phương tiện tính toán Bên nợ: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm tăng giá thực tế của nguyên vật liệu trong kỳ ( mua ngoại, tự sản xuất, phát hiện thừa…) Bên có: Phản ánh các nghiệp vụ phát sinh làm giảm các nguyên vật liệu trong kỳ theo giá thực tế ( xuất dùg, xuất bán, thiếu hụt…) Dư nợ: Giá thực tế của nguyên vật liệu tồn kho - Tài khoản 151: " Hàng mua đi đường" Bên nợ: Phản ánh giá trị hàng đi đường tăng Bên có: Phản ánh giá trị hàng đi đường kỳ trước đã nhập kho hay chuyển giao cho các bộ phận sử dụng hoặc giao cho khách hàng Dư nợ: Giá trị hàng đi đường (đầu và cuối kỳ) Ngoài ra trong quá trình hạch toán kế toán còn sử dụng một số tài khoản liên quan khác như: TK133, TK331, TK111, TK113 11 2. Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Sơ đồ hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên Nợ 151 Có Nợ 152 Có Nợ 338 Có Nhập kho VL đi đường Nguyên vật liệu thừa khi kỳ trước kiểm kê Nợ 333 Có Nợ 154 Có Thuế nhập khẩu tính vào NVL xuất thuê ngoài giá thành VL nhập kho chế biến Nợ 411 Có Nhận cấp phát, nhận Góp vốn liên doanh Nợ 331 Giảm giá, hàng bán trả lại người bán Nợ 338 Có NVL thừa khi kiểm kê Nợ 138, 334 NVL thiếu khi kiểm kê Có Có 12 Nợ Có Nợ 154 Có Nợ 128, 222, 228 NVL chế biến nhậpkho Xuất kho NVL góp vốn NVL chế biến nhập kho Xuất kho NVL góp vốn liên doanh Nợ 412 Có 412 Có Đánh giá tăng vật liệu Đánh giá giảm vật liệu Nợ 111, 112, 141 Có VL mua ngoài nhập kho Nợ 1331 Có Thuế VAT đầu vào PHẦN THỨ HAI THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY ĐƯỜNG BỘ 230 I. TÌNH HÌNH VÀ ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY Công ty đường bộ 230 là một doanh nghiệp nhà nước thuộc ngành đường bộ Việt Nam hoạt động trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân đầy đủ, được mở tài khoản tại ngân hàng, được sử dụng con dấu riêng 1- Quá trình hình thành và phát triển của công ty Là một trong những doanh nghiệp thành viên thuộc khu quản lý đường bộ II cục đường bộ VIệt Nam. Trụ sở của công ty đặt tại Km 10 Quốc lộ 5 thuộc xã Dương Xá - Gia Lâm - Hà Nội Nhiệm vụ chính của công ty là XD& SC đường bộ phục vụ cho nhu cầu giao thông vận tải của xã hội góp phần đáng kể vào việc tham gia, cải tạo, nâmg 13 cấp cơ sở hạ tầng như làm mới đường vào sân bay, bến cảng, mở rộng và nâng cấp các tuyến quốc lộ 1, 2, 3, 5 …. Công ty ngày càng có uy tín trên thị trường và đã đóng góp 1 phần không nhỏ cho ngân sách nhà nước, tạo điều kiện chăm lo đời sống việc làm cho người lao động. Trải qua quá trình xây dựng phấn đấu và trưởng thành tới nay công ty đã không ngừng lớn mạnh vế mọi mặt Doanh thu năm 2005 : 70.000.000.000 2- Tổ chức bộ máy quản lý Việc tổ chức quản lý trong bất kỳ doanh nghiệp nào cũng rất cần thiết và không thể thiếu được. Nó đảm bảo giám sát chặt chẽ tình hình sản xuất của doanh nghiệp, nâng cao chất lượng công trình thi công ở công ty đường bộ 230, công tác tổ chức quản lý khá hợp lý, toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty đều chịu sự chỉ đạo của Ban giám đốc - Trong đó: Giám đốc chịu trách nhiệm chung mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh - Một phó giám đốc phụ trách công tác nội chính phụ trách đới sống công nhân viên trong đơn vị - Một phó giám đốc phụ trách kỹ thuật thi công, Một phó giám đốc chịu trách nhiệm vế vật tư thiết bị máy móc công trình, trạm sản xuất bê tông, phụ trách nội chi - Các phòng ban chức năng: + Phòng tổ chức lao động hành chính + Phòng kế hoạch kỹ thuật + Phòng vật tư thiết bị + Phòng tài chính kế toán Hiện nay biên chế của phòng kế toán có 6 CBCNV trong đó chức năng của từng người như sau:  Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chung hướng dẫn chỉ đạo kiểm tra các công việc do nhân viên kế toán thực hiện, phân công trách nhiệm cho từng người và đông thời chịu trách nhiệm trước giám đốc và nhà nước về các thông tin kế toán cung cấp 14 Kế toán tổng hợp: Hàng tháng căn cứ vào các bảng kê và các chứng từ có liên quan đến chứng từ ghi sổ sau đó vào sổ cái để lập cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh  Kế toán vật tư: Có nhiệm vụ theo dõi chi tiết tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn kho từng loại vật tư đồng thời cũng là kế toán tổng hợp hàng tháng, quí có nhiệm vụ lên báo cáo kế toán  Thủ quĩ: Có nhiệm vụ thu - chi và bảo quản tiền mặt ở công ty  Kế toán ngân hàng: " Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán " có chức năng lập các phiếu thu - chi tiền mặt của công ty đồng thời cũng là kế toán theo dõi tình hình tăng, giảm, khấu hao TSCĐ tính toán phân bổ khấu hao hàng quí  Kế toán tập hợp chi phí: Có nhiệm vụ tập hợp chi phí sản xuất phát sinh, tính giát thành cho từng hạng mục, công trình xây dựng, thanh toán công nợ với các đơn vị thi công, với khách hàng, với cá nhân theo dõi các khoản bảo hiểm, cuối tháng tổng hợp quyết toán với đơn vị cấp trên  SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ PHÒNG KẾ TOÁN Kế toán vật tư Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng Kế toán tập hợp chi phí Thủ qũi 15 CƠ CẤU BỘ MÁY QUẢN LÝ CÔNG TY ĐƯỜNG BỘ 230 Đội CT 4 Ban giám đốc Phòng KTKH Phòng TCLĐ - HC Phòng TCKT Phòng VTTB Phòng KTTT Đội CT 5 Đội cơ giới 1 Xưởng sửa chữa Đội CT 2 Đội CT 3 3- Hệ thống tài khoản kế toán Là một bộ phận cấu thành quan trọng trong toàn bộ hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Công ty đường bộ 230 đã sử dụng hầu hết các tài khoản kế toán theo quyết định số 1141TC /CĐKT của BTC đối với các doanh nghiệp nhà nước từ loại 1 đến loại 9 và cả tài khoản ngoài bảng loại 0. Ngoài ra do đặc 16 điểm của ngành xây dựng cơ bản Công ty còn sử dụng thêm TK 623 "chi phí sử dụng máy thi công " theo qui định của BTC đối với các công ty xây lắp, tài khoản 623 được mở chi tiết theo từng đối tượng và nội dung - TK 6231: Chi phí nhân công - TK 6232: Nguyên vật liệu - TK 6234: Khấu hao máy - TK 6238: Chi phí khác bằng tiền • Một số tài khoản mà công ty không sử dụng đến vì những lý do sau đây: Loại 1: TK 1113, TK1123, vì vàng bạc, kim khí quí, đá quí luân chuyển chậm không thông dụng cho việc thanh toán - TK 1532, 156, 157 , không có nghiệp vụ liên quan - TK 121, công ty không phát sinh đầu tư tài chính nên không có cổ phiếu, trái phiếu Loại 2: TK 2116, 221 Loại 4: TK 451, 461, là công ty kinh doanh nên không có nguồn kinh phí sự nghiệp Loại 5: TK 5122, 521, 532, 531, vì công ty kinh doanh trong lĩnh vực XDCB nên không có hàng hoá bán ra, và cũng không có chiết khấu hay giảm giá hàng bán Loại 6: Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nên không sử dụng TK 611, 631 Loại 0: TK 008 Công ty là đơn vị sản xuất kinh doanh nên không được cấp hạn mức kinh phí 4- Hình thức ghi sổ - Hệ thống sổ kế toán Công ty đang áp dụng hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ và kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính thuế GTGT theo phương 17 pháp khầu trừ, kỳ kế toán ở công ty thường là trình tự kế toán chứng từ ghi sổ tại công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Sổ quĩ Sổ đăng ký CTGS Chứng từ gốc Sổ ( thẻ ) hạch toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối tài khoản Báo cáo kế toán Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu : Ghi cuối tháng 18 II. THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY ĐƯỜNG BỘ 230 1- Chứng từ sử dụng nhập và xuất vật liệu tại công ty - Khi nhập kho vật liệu: Theo chế độ kế toán qui định: Tất cả các loại vật liệu từ khi mua về đến công ty phải tiến hành thủ tục nhập kho Thực tế ở công ty đường bộ 230 khi vật liệu về đến kho công ty sẽ được nhân viên phòng vật tư kiểm tra chất lượng, qui cách phẩm chất vật liệu. Sau đó cán bộ cung ứng vật tư sẽ căn cứ vào hoá đơn mua hàng và số lượng vật liệu thực nhập để lập phiếu nhập vật tư và được lập thành 3 bản có đầy đủ chữ ký của thủ kho, ngươì nhập, cán bộ cung ứng, người kiểm tra kỹ thuật một bản, lưu tại phòng vật tư, một bản thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, hàng ngày thủ kho tập hợp số lượng phiếu nhập cho từng loại vật liệu, giao cho kế toán vật liệu cùng với thẻ kho để kế toán kiểm tra, một bản cuối cùng giao cho kế toán thanh toán với người bán hàng cùng với hợp đồng cung ứng vật tư - Khi xuất kho vật liệu: Khi có yêu cầu về nhu cầu vật tư cho thi công từng công trình, kỹ thuật công trình mang phiếu xuất vật tư có chữ ký của thủ trưởng đơn vị đến kho, phiếu xuất do phòng vật tư thiết bị căn cứ vào kế hoạch vật tư. Phiếu xuất lập thành 3 bản, 1 bản phòng vật tư thiết bị giữ, 1 bản thủ kho giữ sử dụng để vào thẻ khovà chuyển cho kế toán vật liệu, 1 bản giao cho người nhận vật tư chuyển về đơn vị sử dụng 2- Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho và phòng kế toán nhằm theo dõi chặt chẽ tình hình nhập, xuất, tồn kho từng thứ, từng loại vật liệu cả về số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị. 19 Để có thể tố chức thực hiện được toàn bộ công tác kế toán vật liệu nói chung và kế toán chi tiết vật liệu nói riêng thì trước hết phải bằng phương pháp chứng từ kế toán. Những chứng từ này là cơ sở pháp lý để ghi sổ kế toán, thực tế tại công ty, chứng từ kế toán được sử dụng trong phần hành kế toán vật liệu, bao gồm: - Phiếu nhập kho ( mẫu 01 - VT ) - Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm hàng hoá (mẫu 08- VT ) - Hoá đơn giá trị gia tăng (mẫu 01- GTGT - LL ) Kế toán chi tiết vật liệu ở công ty áp dụng phương pháp thẻ song song. Sử dụng phương pháp này hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán vì kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng. - Ở kho: Hàng tháng căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho sau khi đã đối chiếu với số lượng hàng thực nhập, thực xuất thủ kho tiến hành ghi vào thẻ kho của từng thứ vật liệu. Định kỳ thủ kho gửi các chứng từ nhập, xuất cho kế toán vật liệu tại phòng kế toán. Thẻ kho được kế toán vật liệu giao cho thủ kho lập hàng ngày, sau đó kiểm tra lại và kế toán trưởng ký, thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu mỗi thứ có một hoặc một số tờ căn cứ vào khối lượng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế pháp sinh. - Tại phòng kế toán: Hàng ngày khi nhận được chứng từ của thủ kho giao,kế toán vật liệu kiểm tra lại và sắp xếp từng loại chứng từ, phiếu xuất riêng, phiếu nhập riêng theo từng loại vật liệu đã được phân loại. Kế toán theo rõi từng loại vật liệu căn cứ vào chứng từ nhập, xuất để lập sổ chi tiết nhập, xuất vật liệu, ghi theo trình tự thời gian. 20 Kế toán chi tiết vật liệu được thực hiện trên bảng tổng hợp nhập, xuất vật liệu và sổ chi tiết vật liệu. Sổ tổng hợp nhập xuất vật tư phản ánh giá trị vật liệu nhập kho theo giá thực tế, sổ mở cho cả năm, mỗi nhóm được theo dõi trên một trang nhất định. Cuối tháng kế toán vật liệu cộng sổ chi tiết và đối chiếu với thẻ kho, nếu khớp kế toán sẽ ký xác nhận vào thẻ kho. PHIẾU NHẬP VẬT TƯ SỐ: 20 Ngày 10/03/2005 Nhập của: Công ty nhựa Hải Phòng Nhập tại kho: Công ty Nợ TK 152 Có TK 331 Tên nhãn hiệu quy cách vật tư ĐVT Nhập nhựa đường ESSO 60/70 Phuy Tấn Mã VT Số lượng Theo CT nhập Thực nhập Đơn giá 15 15 9.600.000 Thành tiền 144.000.000 Cộng thành tiền ( bằng chữ): Một trăm bốn bốn triệu đồng Ngày 10 tháng 3 năm 2005 Người nhập Thủ kho Phòng vật tư Thủ trưởng ----------------------------------------------------------------------------------------