Tài liệu Kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty tnhh thương mại và xây dựng tốt đẹp

LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường sự cạnh tranh gay gắt, nhiều doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển luôn phải đề cao tính hiệu quả kinh doanh của hoạt động sản xuất nhằm tới mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận. Là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, nguyên vật liệu là tư liệu lao động chủ yếu cấu thành lên thực thể sản phẩm đồng thời còn ảnh hưởng trực tiếp tới giá thành và chất lượng sản phẩm. Thực hiện tốt công tác kế toán, đặc biệt là công tác kế toán nguyên vật liệu sẽ hạn chế được những thất thoát loãng phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, hạ giá thành sản phẩm, nâng cao lợi nhuận tiết kiện lao động cho doanh nghiệp. Nếu thiếu nguyên vật liệu thì quá trình sản xuất không thể tiến hành được hoặc gián đoạn, nên việc hoạch toán phải đảm bảo các yêu cầu chính xác, kịp thời, toàn diện. Từ đó sẽ tạo cho việc cung cấp nguyên vật liệu kịp thời đồng bộ cho nhu cầu sản xuất, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ và tiêu hao vật liệu. Xuất phát từ tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất, qua thời gian thực tập tại công ty TNHH Thương Mại và Xây Dựng Tốt Đẹp, được sự quan tâm giúp đỡ của các anh chị trong phòng kế toán Công ty, các thầy cô trong khoa kế toán và đặc biệt là sự hướng dẫn của cô giáo CN.Trần Thị Cúc, em đã đi sâu vào nghiên cứu và chọn đề tài "Kế toán nguyên liệu, vật liệu tại công ty TNHH Thương mại và xây dựng Tốt đẹp" làm chủ đề cho luận văn tốt nghiệp của mình. Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương: Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất Chương II: Thực trạng tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại và xây dựng Tốt Đẹp Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại và xây dựng Tốt Đẹp SV: Vũ Thị Lan 1 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1. Khái niệm, đặc điểm nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất 1.1.1.Khái niệm Nguyên liệu, vật liệu Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động đã được thay đổi do lao động có ích tác động vào nó. Nguyên liệu, vật liệu là đối tượng lao động nhưng không bất cứ một đối tượng lao động nào cũng là NL,VL mà chỉ trong điều kiện đối tượng lao động mà do lao động làm ra thì mới hình thành NL,VL. Nguyên liệu, vật liệu là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh giá trị NL,VL tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh tạo nên giá trị của sản phẩm dịch vụ tùy thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp. Đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị NL,VL chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm. 1.1.2. Đặc điểm Nguyên liệu, vật liệu Về mặt hiện vật: Trong quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm, Nguyên liệu, vật liệu chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất kinh doanh và khi tham gia vào quá trình sản xuất Nguyên liệu, vật liệu được tiêu dùng toàn bộ. Về mặt giá trị: Giá trị của Nguyên liệu, vật liệu chuyển dịch toàn bộ một lần vào giá trị sản phẩm mới được tạo ra. 1.2. Ý nghĩa, nhiệm vụ và yêu cầu quản lý nguyên vật liệu đối với doanh nghiệp sản xuất Quản lý vật liệu là yếu tố khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Xã hội càng phát triển thì các phương pháp quản lý cũng phát triển và hoàn thiện hơn. Trong điều kiện hiện nay không kể là xã hội chủ nghĩa hay tư bản chủ nghĩa nhu cầu vật chất, tinh thần ngày càng tăng. Để đáp ứng nhu cầu đó bắt buộc sản xuất ngày càng được mở rộng mà lợi nhuận là mục đích cuối cùng của nhà sản xuất kinh doanh. SV: Vũ Thị Lan 2 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi Xuất phát từ đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đã đặt ra những yêu cầu với quản lý nguyên vật liệu là phảu quản lý chặt chẽ ở mọi khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản, tới khâu dự trữ, sử dụng. -Khâu thu mua: Đòi hỏi phải quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. -Khâu bảo quản: Việc bảo quản vật liệu tại kho, bến bãi cần thực hiện đúng theo chế độ quy định của từng loại vật liệu, phù hợp với tính chất lý hóa của mỗi loại, tránh tình trạng thất thoát, loãng phí vật liệu, đảm bảo an toàn. -Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phảI xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn hoặc không quá ít làm gián đoạn cho quá trình sản xuất. -Khâu sử dụng: Yêu cầu tiết kiệm hợp lý, xác định mức tiêu hao NL,VL và dự đoán chi phí sử dụng đúng mức quy định, đúng quy trình sản xuất, tiết kiệm chi phí về NL,VL trong tổng giá thành. Tóm lại quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu mua tới khâu bảo quản, sử dụng và dự trữ là một trong những nội dung quan trọng trong công tác quản lý tài sản ở doanh nghiệp. 1.3.Nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu - Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cung cấp NL,VL trên các mặt số lượng, chất lượng, chủng loại, giá thành, giá trị và thời gian cung cấp. -Tính toán và phân bổ chính xác, kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng cho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêu hao, phát hiện kịp thời việc sử dụng NL,VL thừa hoặc sai mục đích. -Thực hiện kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập báo cáo về vật liệu, tham gia phân tích việc thực hiện kế hoạch mua, dự trữ sử dụng NL,VL. SV: Vũ Thị Lan 3 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi 1.4. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu 1.4.1 Phân loại nguyên vật liệu Trong các doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu bao gồm rất nhiều loại khác nhau, khác về công dụng trong quá trình sản xuất và khác nhau về tính năng lý hoá, phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp cần thiết tiến hành phân loại chúng theo những tiêu thức phù hợp. - Căn cứ vào nội dung kinh tế và yêu cầu kế toán quản trị trong doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: + Nguyên liệu chính: Đối với doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu chính là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành lên thực thể của sản phẩm như sắt, thép, xi măng trong doanh nghiệp xây dựng, cơ khí, bông, sợi trong các doanh nghiệp dệt vải, doanh nghiệp may... + Vật liệu phụ: Là các vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất, không cấu thành lên thực thể chính của sản phẩm nhưng có thể kết hợp với vật liệu chính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bên ngoài, tăng thêm chất lượng của sản phẩm. + Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh có thể diễn ra một cách bình thường. Nó có thể ở dạng rắn, lỏng, khí. + Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết và phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải,... + Phế liệu: Các loại phế liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài. + Vật liệu khác: là các loại vật liệu không được xếp vào các loại trên. Các loại vật liệu này do quá trình sản xuất loại ra như các loại phế liệu, vật liệu thu hồi do thanh lý TSCĐ như gạch, ngói vỡ... - Căn cứ vào mục đích công dụng của nguyên vật liệu cũng như nội dung qui định phản ánh chi tiết nguyên vật liệu trên các tài khoản kế toán thì vật liệu được chia thành: SV: Vũ Thị Lan 4 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi + Nguyên vật liệu dùng để trực tiếp dùng cho sản xuất + Nguyên vật liệu dùng cho các nhu cầu khác như phục vụ quản lý ở các phân xưởng, cho nhu cầu bán hàng và quản lý doanh nhgiệp... - Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu được chia thành: + Nguyên vật liệu do nhập mua ngoài: Thu mua từ thị trường trong nước, hoặc nhập khẩu. + Nguyên vật liệu do tự gia công chế biến: Là do doanh nghiệp tự sản xuất + Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Là các vật liệu do 2 công ty trở lên niên kết với nhau để sản xuất. 1.4.2. Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá vật liệu theo giá trị thực tế a. Giá thực tế nhập kho Trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập. Cụ thể: * Đối với nguyên liệu mua ngoài: Giá thực tế NL,VL Giá mua = ghi trên Thuế nhập + khẩu chi phí + Các khoản thu mua - nhập kho hoá đơn (nếu có) thực tế *Đối với Nguyên liệu, vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Trị giá thực tế của Giá thực tế = NL,VL NL,VL Chi phí thuê gia + công chế biến Giảm trừ (nếu có) Chi phí vận + chuyển (nếu có) chế biến nhập kho *Đối với Nguyên liệu, vật liệu nhận vốn góp liên doanh hoặc cổ phần: Trị giá thực tế của NL,VL nhập kho Trị giá NL,VL do hội = đồng liên doanh quyết định *Đối với Nguyên liệu, vật liệu do được cấp: Trị giá thực tế SV: Vũ Thị Lan Trị giá ghi trên 5 Các chi phí + phát sinh khi góp vốn liên doanh Các khoản chi MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp NL, VL nhập Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi = biên bản giao + phí phát sinh kho nhận *Đối với Nguyên liệu, vật liệu do được biếu tặng, được tài trợ: Trị giá vốn thực tế = Giá thực tế hợp lý + Các chi phí NL,VL nhập kho phát sinh * Nhập do tự sản xuất: Trị giá vốn thực tế nhập kho là do giá thành sản xuất của vật liệu tự gia công chế biến. b. Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho: Đối với nguyên vật liệu xuất dùng trong kỳ, tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, yêu cầu quản lý và trình độ của cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong các phương pháp sau theo quy định chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho”. - Phương pháp tính giá đích danh: Theo phương pháp này đòi hỏi doanh nghiệp phải quản lý và theo dõi nguyên vật liệu theo từng lô hàng. Khi xuất kho nguyên vật liệu thuộc lô hàng nào thì phải căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá nhập kho thực tế của lô hàng đó để tính ra giá thực tế xuất kho. Phương pháp này được sử dụng với các loại hàng có giá trị cao và có tính tách biệt như: Vàng, bạc, kim loại quý... - Phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO): Theo phương pháp này, trước hết ta phải xác định được đơn giá thực tế nhập kho của từng lần nhập và giả thiết rằng hàng nào nhập trước thì xuất trước. Sau đó căn cứ vào khối lượng xuất kho để tính giá thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thuộc lần nhập trước, số còn lại (tổng số xuất kho - số đã xuất của lần trước) được tính theo đơn giá thực tế lần nhập tiếp theo. Như vậy, giá thực tế của nguyên vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của số vật liệu nhập kho các lần nhập đầu tiên. - Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO): SV: Vũ Thị Lan 6 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi Theo phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuất trước tiên ngược lại với phương pháp nhập trước xuất trước trên. - Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp này giá trị của từng loại HTK được tính theo giá trị trung bình của từng loại HTK tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại HTK được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. Trị giá vốn thực tế NL,VL Số lượng thực = tế NL,VL Giá thực tế x đơn vị bình quân xuất kho xuất kho Việc xác định giá đơn vị bình quân được tiến hành theo 2 cách: + Cách 1: Xác định đơn giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ. Trị giá thực tế của NVL + Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ tồn đầu kỳ Số lượng NVL = + Trị giá thực tế NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL nhập tồn kho đầu kỳ + Cách 2: Xác định giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập Trị giá thực tế NVL + Giá thực tế đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập  = trong kỳ Trị giá thực tế NVL tồn trước khi nhập nhập liền kề Số lượng NVL + Số lượng NVL nhập tồn trước khi nhập Đánh giá vật liệu theo giá hoạch toán liền kề Giá hoạch toán là giá mà doanh nghiệp tự xây dựng để hạch toán trong suốt một kỳ kế toán trên tài khoản tồn kho. -Hàng ngày sử dụng giá hạch toán để ghi sổ chi tiết giá vật liệu nhập xuất -Cuối kỳ, điều chỉnh giá hạch toán theo giá trị thực tế để có số liệu ghi vào tài khoản, sổ tài khoản tổng hợp và báo cáo hạch toán theo công thức sau: SV: Vũ Thị Lan 7 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi Trị giá thực tế VL + Hệ số điều chỉnh vật liệu Trị giá thực tế VL còn đầu kỳ nhập trong kỳ Trị giá hạch toán VL + còn đầu kỳ Trị giá hạch toán VL nhập trong kỳ = Khi đó: Giá trị thực tế vật liệu Trị giá hạch toán NL,VL Hệ số điều chỉnh xuất dùng trong kỳ = xuất trong kỳ x vật liệu Như vậy, mỗi phương pháp tính giá xuất kho vật liệu nêu trên đều có nội dung, nhược điểm và những điều kiện phù hợp nhất định. Do vậy doanh nghiệp cần căn cứ vào hoạt đọng sản xuất kinh doanh, khả năng và trình độ nghiệp vụ kế toán của các cán bộ kế toán để lựa chọn và đăng ký một trong những phương pháp kế toán phù hợp. 1.5. Kế toán chi tiết NVL 1.5.1. Phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu *Có 3 phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu - Phương pháp thẻ song song. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp sổ số dư. Mỗi doanh nghiệp lựa chọn một phương pháp khác nhau tùy thuộc vào loại hình, quy mô, lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh. 1.5.1.1. Phương pháp thẻ song song: (Sơ đồ số 01- Phần phụ lục) -Tại kho: Hàng ngày thủ kho căn cứ vào các chứng từ nhập xuất NL,VL ghi số lượng thực nhập, thực xuất vào thẻ kho có liên quan. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu sổ tồn trên thẻ kho với số tồn vật liệu thực tế còn ở kho. Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán. -Tại phòng kế toán: Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào phiếu nhập xuất kho Do thủ kho gửi đến, kế toán kiểm tra và ghi sổ chi tiết hàng hóa vật tư theo từng SV: Vũ Thị Lan 8 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi mặt hàng về số lượng, giá trị tiền. *Ưu điểm: Việc ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu số liệu. * Nhược điểm: Việc ghi chép giữa thủ kho và kế toán còn trùng lặp về chỉ tiêu số lượng. Hơn nữa, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng làm hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán. *Phạm vi sử dụng: Phương pháp này áp dụng thích hợp trường hợp trong doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu, số lượng các nghiệp vụ nhập- xuất ít, không thường xuyên và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. 1.5.1.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển:(Sơ đồ số 02- Phần phụ lục) Theo phương pháp này, việc ghi chép ở kho của thủ kho cũng được tiến hành giống như phương pháp thẻ song song. - Tại kho: Theo phương pháp này thì việc của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống như phương pháp thẻ song song. -Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho thứ vật liệu theo từng kho dùng cho cả năm. Sổ đối chiếu luân chuyển chỉ ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng. *Ưu điểm: Phương pháp này dễ làm, do chỉ ghi một lần vào cuối tháng nên giảm bớt được khối lượng ghi chép cho kế toán. *Nhược điểm: Việc ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu hiện vật, việc kiểm tra đối chiếu giữa kho và phòng kế toán cũng tiến hành vào cuối tháng hạn chế tác dụng kiểm tra. *Phạm vi sử dụng: Phương pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp có khối lượng nghiệp vụ nhập- xuất không nhiều, không bố trí riêng nhân viên kế toán chi tiết vật liệu nên không có điều kiện ghi chép theo dõi hàng ngày. 1.5.1.3. Phương pháp sổ số dư: (Sơ đồ số 03- Phần phụ lục) -Tại kho: Hàng ngày hoặc định kỳ sau khi ghi thẻ xong-thủ kho tập hợp toàn SV: Vũ Thị Lan 9 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi bộ các chứng từ nhập xuất kho phương pháp song song kỳ và phân loại theo từng nhóm nguyên liệu theo quy định. -Tại phòng kế toán: Hàng ngày căn cứ vào phiếu nhập, xuất kho do thủ kho chuyển đến, kế toán ghi vào bảng kê nhập- xuất- tồn của từng kho theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng căn cứ vào đơn giá để ghi vào cột số tiền trên sổ số dư. Đối chiếu số liệu ở cột số tiền trên sổ số dư với số liệu ở cột tồn cuối kỳ trên bảng kê tổng hợp xuât- nhập- tồn để có cơ sở đối chiếu với kế toán tổng hợp. *Ưu điểm: Hiệu suất công tác cao, tránh được sự ghi chép trùng lặp giữa thủ kho và phòng kế toán, giảm bớt khối lượng ghi chép kế toán, việc kiểm tra ghi chép của các thủ kho được tiến hành thường xuyên, đảm bảo số liệu kế toán được chính xác và kịp thời. *Nhược điểm: Do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên muốn biết số liệu hiện có và tình hình tăng giảm của từng loại vật liệu về mặt hiện vật, nhiều khi phải xem số liệu trên thẻ kho. Hơn nữa việc kiểm tra, phát hiện sai sót nhầm lẫn giữa kho và các phòng kế toán gặp khó khăn. *Phạm vi sử dụng: Phương pháp này thích hợp trong các doanh nghiệp sản xuất có khối lượng các nghiệp vụ nhập- xuất ( chứng từ nhập xuất) nhiều, thường xuyên, nhiều chủng loại vật liệu và với điều kiện doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để hạch toán nhập xuất, trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán là tương đối cao. 1.5.2. Sổ kế toán chi tiết NVL: Tùy thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết trong doanh nghiệp mà sử dụng các loại sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Sổ (thẻ) kho - Sổ kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư. SV: Vũ Thị Lan 10 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi 1.6. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu: 1.6.1. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên:(Sơ đồ số 04- Phần phụ lục) Phương pháp kê khai thường xuyên là việc nhập- xuất nguyên liệu, vật liệu được thực hiện một cách thường xuyên, liên tục, căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho để ghi vào tài khoản nguyên liệu, vật liệu tương ứng. a. Chứng từ kế toán sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ( QĐ số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC), các chứng từ kế toán về nguyên liệu, vật liệu gồm có: - Phiếu nhập kho ( mẫu số 01-VT) - Phiếu xuất kho (mẫu số 02-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa (mẫu số 03-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 04-VT) - Biên bản kiểm kê ,vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa (mẫu số 05-VT) - Bảng kê mua hàng ( mẫu số 06-VT) - Hóa đơn GTGT (mẫu số 01 GTGT-3LL) - Hóa đơn bán hàng thông thường (mẫu số 02-3LL)… b. Tài khoản kế toán sử dụng: * Tài khoản 152 –“ Nguyênliệu, vật liệu”. Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình tăng, giảm các loại nguyên, vật liệu theo giá thực tế. +TK 152 có kết cấu như sau: Bên Nợ TK152 Bên Có -Trị giá vốn thực tế nguyên liệu vật -Trị giá vốn thực tế nguyên liệu vật liệu nhập kho và các nghiệp vụ khác liệu xuất kho làm tăng giá trị -Chiết khấu hàng mua, giảm giá hàng -Kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên và hàng mua trả lại vật liệu tồn cuối kỳ -Các nghiệp vụ khác làm giảm giá trị nguyên liệu, vật liệu SV: Vũ Thị Lan 11 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi -Kết chuyển trị giá vốn thực tế nguyên liệu vật liệu tồn đầu kỳ Số Dư: -Trị giá vốn thực tế nguyên liệu, vật liệu tồn kho +TK152 được chi tiết ra các TK cấp 2 để kế toán chi tiết theo từng loại nhóm vật tư theo yêu cầu quản lý và hạch toán công ty như sau: + TK1521: nguyên vật liệu chính + TK 1522: nguyên vật liệu phụ + TK 1523: nhiên liệu + TK 1524 : phụ tùng thay thế sửa chữa + TK 1525: thiết bị vật tư cho xây dựng cơ bản + TK 1526 : vật liệu thuê ngoài chế biến + TK 1527 : vật liệu phế liệu khác 1.6.2.Phương pháp kế toán và một số nghiệp vụ kinh tế tài chính chủ yếu: * Trình tự kế toán NL,VL theo phương pháp kiểm kê thường xuyên : Kế toán tổng hợp vật liệu đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ:  Kế toán tăng nguyên vật liệu: -Trường hợp hàng và hóa đơn cùng về: Căn cứ hóa đơn GTGT và phiếu nhập kho, kế toán ghi: Nợ TK 152,153( chi tiết): Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133( 1331): thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111,112,331,311…: tổng giá thanh toán SV: Vũ Thị Lan 12 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi -Trường hợp hàng về chưa có hóa đơn: Nếu trong tháng hàng về nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa nhận được hóa đơn, kế toán sẽ ghi giá trị vật liệu theo giá tạm tính: Nợ TK 152,153: giá tạm tính Có TK 331: giá tạm tính Căn cứ hóa đơn, nếu nộp thuế theo phương pháp khấu trừ, ghi nhận thuế: Nợ TK 133: thuế GTGT được khấu trừ Có TK 331 Căn cứ hóa đơn sẽ tiến hành điều chỉnh giá tạm tính theo giá thực tế, theo số chênh lệch giữa hóa đơn và giá tạm tính. Nếu chênh lệch tăng thì ghi đen, nếu chênh lệch giảm thì ghi đỏ cho số chênh lệch. Nợ Tk 331 Có TK 152,153 -Trường hợp hàng đang đi trên đường: nếu trong tháng đã nhận được hóa đơn mà cuối tháng hàng vẫn chưa về nhập kho, kế toán phản ánh: Nợ TK 152 ( chi tiết hàng chưa về kho): Giá mua chưa có thuế GTGT Nợ TK 133(1331): Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111,112,331,311… : tổng giá thanh toán Kế toán phải mở sổ theo dõi số hàng đang đi đường khi hàng về. Sang tháng, khi hàng về nhập kho hoặc giao cho bộ phận sản xuất, bán hàng.. kế toán ghi: Nợ TK 152: nhập kho Nợ TK 154: chuyển cho bộ phận sản xuất Nợ TK 6421: chi phí bán hàng Nợ TK 6422: chi phí quản lý doanh nghiệp Nợ TK 632: Giao bán ngay Có TK 152( chi tiết hàng chưa về kho): hàng đang đi đường SV: Vũ Thị Lan 13 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi -Nếu vật liệu nhập về được dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh hay dịch vụ không chịu thuế GTGT thì thuế GTGT phải nộp của cửa hàng nhập khẩu được tính vào giá trị mua hàng. Kế toán ghi: Nợ TK 152: nguyên liệu, vật liệu Có TK 333(33312): Thuế GTGT hàng nhập khẩu Khi mua NL,VL dùng vào sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ không chịu thuế GTGT, kế toán phản ánh giá trị NL,VL mua ngoài bao gồm tổng số tiền phải thanh toán cho người bán( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào) Nợ TK 152: nguyên liệu, vật liệu tổng giá thanh toán Có TK 111,112,331.. Đối với NL,VL mua về dùng đồng thời cho sản xuất kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế và không chịu thuế GTGT nhưng không tách riêng được, kế toán ghi: Nợ TK 152: nguyên liệu, vật liệu Nợ TK 133: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ Có TK 111,112,331…  Kế toán giảm nguyên vật liệu: -Khi xuất kho cho hoạt động sản xuất kinh doanh, kế toán ghi: Tùy theo mục đích sử dụng, cuối tháng căn cứ vào các chứng từ ( phiếu xuất kho, bảng phân bổ vật liệu) giá thực tế xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 6421: Dùng cho nhu cầu bán hàng Nợ TK 6422: Dùng cho quản lý doanh nghiệp Có TK 152: nguyên liệu, vật liệu (chi tiết) Xuất kho vật liệu để tự chế hoặc thuê ngoài gia công chế biến, căn cứ vào giá trị thực tế xuất kho kế toán ghi: Nợ TK 154: Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang Có TK 152,153: Giá thực tế xuất kho -Xuất kho vật liệu góp vốn liên doanh với các đơn vị khác: Căn cứ vào vốn góp do hội đồng liên doanh đánh giá và thực tế ( giá trị ghi sổ) SV: Vũ Thị Lan 14 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi Kế toán xác định số chênh lệch và ghi sổ theo định khoản: Nợ TK 2212: Giá trị vốn góp Nợ TK 811: Nếu có chênh lệch giảm Có TK 711: Nếu chênh lệch tăng Có TK 152,153: Giá trị thực tế vật liệu xuất kho -Xuất kho vật liệu để bán cho vay Căn cứ vào giá trị thực tế xuất kho, kế toán ghi: Nợ TK 632: Nếu xuất bán Nợ TK 138 (1388): Nếu cho vay Có TK 152,153: Giá trị thực tế vật liệu 1.6.3. Kế toán tổng hợp Nguyên liệu, vật liệu theo phương pháp kiểm kê định kỳ (Sơ đồ số 05- phần phụ lục) a.Tài khoản kế toán sử dụng * TK 611 “ Mua hàng”: TK này dùng để theo dõi tình hình thu mua, tăng giảm NL,VL theo giá trị thực tế. - TK611 có kết cấu như sau: Bên Nợ TK 611 Bên Có -Kết chuyển trị giá vật tư, hàng hóa -Kết chuyển trị giá thực tế của vật tư, tồn đầu kỳ hàng hóa kiểm kê cuối kỳ -Trị giá thực tế của vật tư, hàng hóa -Trị giá thực tế của vật tư, hàng hóa mua vào trong kỳ mua vào trong kỳ -Trị giá thực tế vật tư, hàng hóa đã gửi bán chưa xác định tiêu thụ trong kỳ -Chiết khấu mua hàng, giảm giá hàng mua, hàng trả lại cho người bán Tài khoản 611 không có số dư cuối kỳ b. Phương pháp hạch toán Kế toán tổng hợp một số nghiệp vụ chủ yếu SV: Vũ Thị Lan 15 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi *Đối với doanh nghiệp áp dụng tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ: -Đầu kỳ kết chuyển giá trị hàng đI đường và vật liệu cuối kỳ trước sang tài khoản 611, kế toán ghi: Nợ TK 611: Mua nguyên liệu, vật liệu Có TK 152( chi tiết đang đi đường) Có TK 152: nguyên liệu vật liệu -Trong kỳ khi mua nguyên liệu, vật liệu, căn cứ vào hóa đơn GTGT và các chứng từ khác, kế toán ghi: Nợ TK 611: Giá mua chưa thuế Nợ TK 133( 1331): Thuế GTGT Có TK 111,112,331,311…tổng giá thanh toán + Các khoản chiết khấu được hưởng khi mua hàng, kế toán ghi: Nợ TK 331: khoản giảm trừ Có TK 711: số giảm trừ giá mua Có TK 133(1331): giảm trừ thuế GTGT +Hàng mua trả lại không đúng hợp đồng: Nợ TK 111,112: thu lại bằng tiền Nợ TK 331: ghi giảm công nợ Có TK 611: trị giá hàng trả lại Có TK 133(1331): giảm thuế GTGT - Cuối kỳ căn cứ vào kết quả kiểm kê vật liệu, kế toán xác định giá thực tế của vật liệu xuất dùng trong kỳ như sau: Trị giá thực tế NL,VL Trị giá thực = tế NV,VL Trị giá thực tế + NL,VL nhập xuất dùng tồn đầu kỳ trong kỳ -Khi kết chuyển giá trị thực tế vật liệu tồn cuối kỳ, ghi: Trị giá thực tế - NL,VL tồn đầu kỳ Nợ TK 152( chi tiết đang đi đường): trị giá hàng Nợ TK 152: giá trị vật liệu nhập kho SV: Vũ Thị Lan 16 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi Có TK 611: giá trị xuất sử dụng * Đối với doanh nghiệp tính thuế theo phương pháp trực tiếp: Trong trường hợp này, hạch toán vật liệu thu mua là theo giá đã có thuế GTGT. Do vậy không sử dụng TK 133 để hạch toán, doanh nghiệp chỉ cần dùng hóa đơn mua bán thông thường có một dòng ghi tổng giá thanh toán. Các nghiệp vụ kết chuyển giá trị tồn cuối kỳ trước, giá trị thực tế vật liệu tồn cuối kỳ, xuất dùng trong kỳ được định khoản tương tự theo phương pháp khấu trừ thuế GTGT. Các nghiệp vụ còn lại được định khoản như sau: -Trong kỳ mua NL,VL căn cứ vào hóa đơn GTGT kế toán ghi: Nợ TK 611: Giá mua có thuế GTGT Có TK 111,112,141,331,311.. -Giá trị hàng mua trả lại, khoản được giảm giá do không đúng hợp đồng ghi: Nợ TK 111,112: thu lại bằng tiền Nợ TK 138(1381): chưa thu được ngay Nợ TK 311: trừ vào nợ Có TK 611 - Các trường hợp thiếu hụt mất mát, căn cứ vào nguyên nhân ghi: Nợ TK 138(1381): Bắt bồi thường Nợ TK 111,112: thu lại bằng tiền Nợ TK 334: trừ vào lương Nợ TK 331: do nhà cung cấp chuyển nhầm.. Có TK 128(1381) 1.7. Kế toán kiểm kê, đánh giá lại vật tư: *Kế toán kiểm kê nguyên liệu, vật liệu -Khái niệm: kiểm kê là một trong những biện pháp để quản lý vật tư, tài sản. Thông qua kiểm kê, doanh nghiệp nắm được hiện trạng của vật tư cả về số lượng và chất lượng, ngăn ngừa và phát hiện những hiện tượng tham ô, lãng SV: Vũ Thị Lan 17 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi phí và có biện pháp quản lý tốt hơn, đảm bảo an toàn vật tư, tài sản của doanh nghiệp. -Thời điểm kiểm kê: Doanh nghiệp cần kiểm kê NL,VL trong các thời điểm sau + Trước khi lập báo cáo tài chính hàng năm, ngoài trừ những nguyên vật liệu mà đã tiến hành kiểm kê không muộn hơn ngày 01/10 của kỳ báo cáo +Khi phát hiện ra thực trạng mất mát hoặc vi phạm quyền hạn , ngoài ra khi hư hỏng nguyên liệu, vật liệu +Trong trường hợp thiên tai, hỏa hỏa hoạn, tai nạn hoặc các trường hợp khác nảy sinh trong các điều kiện bất khả kháng +Trong trường hợp phát sinh ra chênh lệch giữa số liệu của kế toán doanh nghiệp và kế toán kho - Phương pháp hạch toán: +Trường hợp kiểm kê phát hiện vật tư hư hỏng, mất mát, kế toán ghi: Nợ TK 138(1): tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 152,611: giá trị thực tế của nguyên vật liệu thiếu +Trường hợp có biên bản xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 111,112,334,338(8): cá nhân bồi thường Nợ TK 632: thiệt hại doanh nghiệp chịu Có TK 338(1): giá trị tài sản thiếu chờ xử lý + Trường hợp kiểm kê phát hiện NL,VL thừa, nếu xác định là của doanh nghiệp, kế toán ghi: Nợ TK 152,611 Có TK 711 Nếu xác định phải là vật liệu thừa, trả người khác kế toán ghi đơn vào bên Nợ TK 002. Nếu quyết định mua số vật liệu đó, doanh nghiệp thông báo cho bên bán ghi: Nợ TK 152 Có TK 338 SV: Vũ Thị Lan 18 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi CHƯƠNG II : THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ XÂY DỰNG TỐT ĐẸP 2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng Tốt Đẹp 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty -Tên công ty : Công ty trách nhiệm hữu hạn Thương mại và Xây dụng Tốt Đẹp -Tên giao dịch: Tot Dep Construction and Trading Company Limited -Tên viết tắt : Tot Dep C&T Co.,LTD -Vốn điều lệ : 4.500.000.000vnđ -Trụ sở chính : Số 10-Tổ 11-Thị trấn Sóc Sơn-Huyện Sóc Sơn- Hà Nội - Số điện thoại: 043.6782459 -Fax : 043.6784593 -Giấy CNĐKKD số: 010675445 do Sở kế hoạch và đầu tư Hà Nội cấp ngày 11/01/2008 -MST : 2500133026 -Email : [email protected] -Số TK : 711A23886700 tại ngân hàng Công thương Việt Nam, chi nhánh Hoàn Kiếm -Người đại diện: Ông Trần Quyết Thắng( chức vụ: Giám đốc) *Lĩnh vực kinh doanh: -Kinh doanh linh kiện điện tử -Các dịch vụ về công nghệ thông tin -Kinh doanh vật liệu xậy dựng -Nhận thầu công trình *Chức năng và nhiệm vụ: SV: Vũ Thị Lan 19 MSV: 12402939 LuËn v¨n tèt nghiÖp Trêng §¹i häc Kinh Doanh vµ C«ng NghÖ Hµ Néi Công ty là một pháp nhân kinh tế có quyền sở hữu tài sản và vốn của mình bình đẳng trước pháp luật trong các hoạt động buôn bán kinh doanh, có tư cách pháp nhân và có con dấu riêng, có tài khoản tại ngân hàng, phạm vi hoạt động thương mại- hàng hóa điện tử cho thành phố và các tỉnh lân cận. -Tổ chức hoạt động kinh doanh theo đúng pháp luật và đúng ngành nghề đăng ký kinh doanh do nhà nước cấp -Chăm lo đời sống nhân viên, nâng cao chất lượng sản phẩm, các ngành nghề kinh doanh. -Quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản, tiền vốn đội ngũ lao động và bảo toàn năng trưởng vốn kinh doanh. 2.1.2.Đặc điểm quy trình kinh doanh của công ty(Sơ đồ số 06-phần phụ lục) -Bước 1: Hồ sơ thầu: khi nhận được thông tin mời thầu thì ban lãnh đạo công ty cùng với các phòng ban phối hợp với nhau làm hồ sơ dự thầu bao gồm biện pháp thi công và dự toán thi công. -Bước 2: Thuyết minh biện pháp thi công: mô tả công trình, quy mô và đặc điểm của công trình, đưa ra biện pháp thi công tổng hợp rồi sau đó đưa ra pháp thi công chi tiết. -Bước 3: Dự toán đấu thầu: lập bảng dự toán chi tiết gồm có khối lượng, đơn giá vật liệu, nhân công máy móc thi công, lập bảng vật tư và bù chênh lệch giá, lập bảng tính cước vận chuyển, từ bảng chi tết trên lập bảng tổng hợp chi phí. -Bước 4: Tham gia đấu thầu: cử người đi tham gia đấu thầu. -Bước 5: Ký kết hợp đồng kinh tế: sau khi đã trúng thầu thì ký kết hợp đồng kinh tế, bao gồm những điều khoản mà hai bên đã thỏa thuận. - Bước 6: Tiến hành thi công: sau khi đã ký kết hợp đồng kinh tế thì lập ban chỉ huy công trường và tiến hành thi công. -Bước 7: Nghiệm thu từng giai đoạn: thi công xong giai đoạn nào thì tiến hành nghiệm thu giai đoạn đó. SV: Vũ Thị Lan 20 MSV: 12402939