Tài liệu Kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần nhựa y tế mediplast

Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh TÓM LƯỢC Hàng tồn kho là một phần quan trọng trong tài sản lưu động và nằm ở nhiều khâu trong quá trình cung ứng sản xuất, dự trữ và lưu thông của nhiều doanh nghiệp. Trong bối cảnh nền kinh tế thế giới đang suy thoái và nhiều đối thủ cạnh tranh lớn mạnh tham gia vào nền kinh tế, việc quan tâm đến vấn đề về hàng tồn kho càng trở lên quan trọng với các doanh nghiệp trong nước. Trong công tác hàng tồn kho, công tác kế toán hàng tồn kho là một trong những hoạt động chính, quyết định tính hiệu quả của công tác hàng tồn kho nói chung, vì vậy kế toán hàng tồn kho rất quan trọng trong các doanh nghiệp. Nhận thức được vai trò và vị trí to lớn của kế toán hàng tồn kho em đã nghiên cứu, cập nhật những quy định pháp lý mới nhất về kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại, cũng như hoạt động kế toán hàng tồn kho và chọn lọc những nội dung quan trọng nhất trên thực tiễn thu thập ở công ty cổ phần nhựa y tế MEDIPLAST để đưa vào khóa luận tốt nghiệp của mình. Đề tài khóa luận: “ Kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần nhựa y tế MEDIPLAST”. Khóa luận gồm có phần mở đầu và được chia làm 3 chương cụ thể: - Chương I: Cơ sở lý luận của kế toán hàng tồn kho - Chương II: Thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần điện máy Hà Nội - Chương III: Các kết luận và giải pháp hoàn thiện kế toán hàng tồn kho trong công ty cổ phần điện máy Hà Nội SV: Đinh Lan Phương Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh LỜI CẢM ƠN Qua quá trình học tập, nghiên cứu tại trường Đại học Thương Mại, và đặc biệt qua thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Nhựa y tế MEDIPLAST, em đã tích lũy được rất nhiều kiến thức và kinh nghiệm quý báu cho tương lai của mình. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô hướng dẫn, ban lãnh đạo và các phòng ban Công ty Cổ phần Điện máy Hà Nội đã tận tình giúp đỡ và truyền đạt kiến thức để em có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp này. Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới Ths. Lê Thị Ngọc Quỳnh – Trường Đại học Thương Mại, người đã giúp đỡ em nhiệt tình trong quá trình thực hiện khóa luận tốt nghiệp. Em xin gửi lời cảm ơn tới tất cả quý thầy cô trong khoa Kế toán – Kiểm toán đã tạo điều kiện cho chúng em được học tập, nghiên cứu và hoàn thiện bài khóa luận của mình. Mặc dù rất cố gắng hoàn thành bài khóa luận, song do thời gian và khả năng hạn chế nên khóa luận chắc chắn sẽ không tránh khỏi thiếu sót. Vậy kính mong quý thầy cô và các bạn đọc đưa ra những lời nhận xét quý báu để luận văn được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! SV: Đinh Lan Phương Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh MỤC LỤC TÓM LƯỢC LỜI CÁM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu: 1 2. Mục tiêu của đề tài nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài 2 4. Phương pháp nhgiên cứu2 5. Kết cấu của khóa luận: Ngoài phần mở đầu và kết thúc, em chia đề tài thành 3 chương lớn: 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 4 1.1.Cơ sở lý luận chung về hàng tồn kho 4 1.1.1.Khái niệm, đặc điểm hàng tồn kho 4 1.1.1.1. Khái niệm 4 1.1.1.2. Đặc điểm hàng tồn kho 5 1.1.2. Phân loại hàng tồn kho 5 1.1.3. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán 1.1.3.1. Yêu cầu quản lý 7 7 1.1.3.2. Nhiệm vụ kế toán 8 1.2. Kế toán hàng tồn kho theo quy định của chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành 9 1.2.1.Kế toán hàng tồn kho theo quy định của chuẩn mực 02-Hàng tồn kho 9 1.2.1.1. Xác định giá gốc hàng tồn kho: 9 1.2.1.2. Phương pháp tính trị giá xuất hàng tồn kho 1.2.1.3. Ghi nhận chi phí 11 12 1.2.1.4. Trình bày báo cáo tài chính 12 1.2.2.Kế toán hàng tồn kho theo chế độ kế toán doanh nghiệp kế toán hiện hành QĐ15/2006 -BTC 13 1.2.2.1. Hạch toán ban đầu 13 1.2.2.2. Kế toán chi tiết hàng tồn kho: 14 SV: Đinh Lan Phương Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh 1.2.2.3. Kế toán tổng hợp hàng tồn kho 16 1.2.2.4. Phương pháp hạch toán kế toán một số hoạt động kinh tế chủ yếu trong doanh nghiệp sản xuất. 33 1.2.2.5. Sổ kế toán 35 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST 38 2.1. Tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần nhựa y tế Mediplast. 2.1.1. Tổng quan tình hình công ty 2.1.1.1. Khái quát về công ty 38 38 38 2.1.1.2.Đặc điểm tổ chức quản lý của công ty cổ phần nhựa y tế Mediplast. 38 2.1.1.3.Tổ chức bộ máy kế toán 41 2.1.1.4.Chính sách kế toán áp dụng 41 2.1.1.5.Tổ chức hệ thống sổ áp dụng tại công ty 42 2.1.2. Các nhân tố ảnh hưởng 43 2.1.2.1. Nhân tố bên trong 43 2.1.2.2. Nhân tố bên ngoài 43 2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty 44 2.2.1. Đặc điểm hàng tồn kho tại công ty44 2.2.1. Kế toán chi tiết hàng tồn kho 2.2.1.1. Kế toán chi tiết tại kho 45 45 2.2.1.2. Kế toán chi tiết tại phòng kế toán46 2.2.2. Kế toán tổng hợp 48 2.2.2.1. Hạch toán ban đầu 48 2.2.2.2. Tài khoản sử dụng 49 2.2.2.3. Vận dụng tài khoản 2.2.2.5. Sổ sách, báo cáo 50 55 CHƯƠNG 3: CÁC KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT VỀ VIỆC HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA Y TẾ MEDIPLAST 56 SV: Đinh Lan Phương Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh 3.1. Các kết luận và phát hiện qua nghiên cứu về công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần nhựa y tế Mediplast. 3.1.1. Ưu điểm 56 3.1.2. Hạn chế 57 56 3.2. Các kiến nghị, đề xuất về việc hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty cổ phần nhựa y tế MEDIPLAST. 60 3.3. Điều kiện thực hiện……………………………………………………………65 3.3.1. Đối với nhà nước ……………………………………………………………65 3.3.2. Đối với công ty cổ phần Nhựa y tế MEDIPLAST…………………………..66 SV: Đinh Lan Phương Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT NVL : Nguyên vật liệu GTGT : Giá trị gia tăng SXKD : Sản xuất kinh doanh PXSX : Phân xưởng sản xuất GVHB : Giá vốn hàng bán BTC : Bộ Tài chính QLDN : Quản lý doanh nghiệp SXC : Sản xuất chung BCTC : Báo cáo tài chính SV: Đinh Lan Phương Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh PHẦN MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu: Trong nền kinh tế thị trường, các công ty tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu thị trường với mục tiêu lợi nhuận. Hàng tồn kho là một bộ phận tài sản lưu động chiếm một giá trị lớn và có vị trí quan trọng trong toàn bộ quá tŕnh sản xuất, kinh doanh . Thông tin chính xác, kịp thời về hàng tồn kho không những giúp cho doanh nghiệp trong thực hiện và quản lý các nghiệp vụ kinh tế diễn ra hàng ngày, mà còn giúp cho doanh nghiệp có một lượng vật tư, hàng hóa đảm bảo cho hoạt động kinh doanh diễn ra bình thường, không gây ứ đọng vốn và cũng không làm cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp bị gián đoạn.Từ đó, có kế hoạch về tài chính cho việc mua sắm cung cấp hàng tồn kho cũng như điều chỉnh kế hoạch sản xuất, tiêu thụ hợp lý. Ngày 31/12/2004 bộ trưởng Bộ tài chính đã ký quyết định 149/2004/QĐBTC ban hành và công bố bốn chuẩn mực kế toán Việt Nam đợt 1, trong đó có chuẩn mực KTVN 02-Hàng tồn kho(VAS 02). Kể từ thời gian đó việc áp dụng chuẩn mực này đã cho thấy hiệu quả nhất định, tạo ra sự thống nhất trong công tác kế toán hàng tồn kho của các doanh nghiệp nói chung. Vai trò của hàng tồn kho là rất quan trọng như vậy. Tuy nhiên, công tác quản lý, tổ chức kế toán hàng tồn kho ở công ty Cổ phần Nhựa y tế Mediplast vẫn còn thiếu tính đồng bộ. Bên cạnh đó, hoạt động sản xuất kinh doanh chính của công ty là sản xuất thiết bị nhựa y tế với nhiều loại khác nhau, nguyên vật liệu đa dạng dẫn đến yêu cầu kế toán hàng tồn kho phải thực hiện tốt nhiệm vụ của mình thì hoạt động sản xuất kinh doanh mới phát triển và đáp ứng các yêu cầu cao của thị trường. Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề, em đã tiến hành nghiên cứu đề tài: “Kế toán hàng tồn kho tại công ty Cổ phần Nhựa y tế Mediplast” 2. Mục tiêu của đề tài nghiên cứu - Mục tiêu lý thuyết: Hệ thống hóa lý thuyết liên quan đến kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán hiện hành SV: Đinh Lan Phương 1 Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh - Mục tiêu thực tiễn: Từ quá trình thực tập tại công ty, bài khóa luận nhằm rút ra được những ưu điểm và nhược điểm của Công ty để đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán hàng tồn kho tại Công ty Cổ phần nhựa y tế Medipalast. Bên cạnh đó, đề tài nghiên cứu là cơ hội để em có thể vận dụng kiến thức đã học và tiếp thu thêm được kinh nghiệm trọng thực tế, từ đó hiểu được bản chất và các yêu cầu thực tế của nhân viên kế toán. Điều này sẽ giúp e đến gần hơn với các mục tiêu nghề nghiệp trong tương lai. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty CP Nhựa y tế Mediplast. Số liệu sử dụng trong bài khóa luận dựa trên chứng từ và sổ sách kế toán tại công ty của năm 2012, cụ thể là tháng 12 4. Phương pháp nghiên cứu Để thu thập được các thông tin về thực trạng kế toán hàng tồn kho tại công ty, em đã sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau trong luận văn nhằm thu thập và khai thác các thông tin liên quan đến thực trạng công tác kế toán hàng tồn kho tại công ty. Phương pháp thu nhận dữ liệu ở đây là phương pháp phỏng vấn. Nội dung phương pháp này là nhân viên điều tra đến gặp trực tiếp đối tượng điều tra hoặc gián tiếp phỏng vấn theo một bảng câu hỏi đã soạn sẵn. Mục đích là tìm hiểu những vấn đề liên quan về thực trạng công tác kế toán tại doanh nghiệp qua nhận xét của những người liên quan đến doanh nghiệp đó. Quy trình thực hiện: Phương pháp phỏng vấn có thể thực hiện trực tiếp hoặc gián tiếp. Phương pháp này được thực hiện qua 3 bước: Bước 1: Lập kế hoạch phỏng vấn: + Xác định đối tượng phỏng vấn: Giám đốc, Các nhân viên phòng kế toán + Dự kiến các câu hỏi phỏng vấn: Hệ thống các câu hỏi tập trung vào các vấn đề cần làm rõ: tổ chức công tác kế toán, hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ sách sử dụng trong kế toán hàng tồn kho... + Xác định thời gian phỏng vấn và thông báo trước cho người được phỏng vấn. Bước 2: Thực hiện phỏng vấn: Khi phỏng vấn cần nêu ra các câu hỏi một cách ngắn gọn, dễ hiểu. Quan sát, lắng nghe câu trả lời và ghi chép cẩn thận, chi tiết lại. Bước 3: Tổng hợp kết quả. SV: Đinh Lan Phương 2 Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh + + Phương pháp điều tra: Được tiến hành thông qua phiếu điều tra. Số người cần phát phiếu: Giám đốc, Kế toán trưởng, các kế toán viên. Bảng câu hỏi được thiết kế dưới hình thức trắc nghiệm để đối tượng phỏng vấn chỉ cần chọn đáp án và khoanh tròn vào. + Thu hồi bảng câu hỏi và tổng hợp kết quả trắc nghiệm. Mẫu phiếu điều tra và bảng tổng hợp kết quả ở phần phụ lục 5. Kết cấu của khóa luận: Ngoài phần mở đầu và kết thúc, em chia đề tài thành 3 chương lớn: Chương 1: Cơ sở lý luận của kế toán hàng tồn kho tại doanh nghiệp sản xuất Chương 2 : Thực trạng về kế toán hàng tồn kho tại công ty Cổ phần nhựa y tế Mediplast Chương 3:Các kết luận và đề xuất về kế toán hàng tồn kho tại công ty Cổ phần nhựa y tế Mediplast SV: Đinh Lan Phương 3 Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN HÀNG TỒN KHO TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.1.Cơ sở lý luận chung về hàng tồn kho 1.1.1.Khái niệm, đặc điểm hàng tồn kho 1.1.1.1. Khái niệm Theo chuẩn mực kế toán quốc tế số 02 (IAS 02): “ Hàng tồn kho là những tài sản được giữ để bán trong kì sản xuất kinh doanh bình thường; đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán hoặc dưới hình thức nguyên vật liệu, vật dụng sẽ được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ.” Theo đó, hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm: hàng hóa mua vào để bán ra, thành phẩm tồn kho trong kỳ, vật dụng chuẩn bị đưa vào quá trình sản xuất, giá trị của sản phẩm dở dang. Đồng thời theo ISA 02, hàng tồn kho của doanh nghiệp không bao gồm chi phí xây dựng dở dang phát sinh từ các hợp đồng xây dựng dở dang phát sinh từ các hợp đồng xây dựng; các công cụ tài chính; gia súc, gia cầm, nông sản và các quặng khoáng sản của các nhà sản xuất. Như vậy, chuẩn mực kế toán quốc tế số 02 đã đưa ra khái niệm hàng tồn kho, phạm vi hàng tồn kho và khái quát hóa được những đặc điểm của hàng tồn kho giúp cho việc xác định nội dung cụ thể của hàng tồn kho trong doanh nghiệp thuộc các loại hình kinh doanh khác nhau. Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02-Hàng tồn kho ban hành ngày 31/12/2001 quy định hàng tồn kho là những tài sản: - Được giữ để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường; - Đang trong quá trình sản xuất, kinh doanh dở dang; - Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ để sử dụng trong quá trình sản xuất, kinh doanh hoặc cung cấp dịch vụ. Như vậy, từ các khái niệm trên, có thể khái quát khái niệm hàng tồn kho như sau: Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm những tài sản được doanh nghiệp nắm giữ để bán; để đưa vào sử dụng cho quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ; hoặc đang trong quá trình sản xuất các sản phẩm để bán. SV: Đinh Lan Phương 4 Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh 1.1.1.2. Đặc điểm hàng tồn kho Hàng tồn kho trong doanh nghiệp thường gồm nhiều loại, có vai trò, công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nhìn chung, hàng tồn kho của doanh nghiệp có những đặc điểm sau: Thứ nhất, hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn trong doanh gnhiệp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng tài sản lưu động của doanh nghiệp. Việc quản lý sử dụng có hiệu quả hàng tồn kho ảnh hưởng lớn đến việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thứ hai, hàng tồn kho trong doanh nghiệp được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau, với chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho khác nhau. Xác định đúng, đủ các yếu tố chi phí cấu thành nên giá gốc hàng tồn kho sẽ góp phần tính toán và hạch toán đúng, đủ, hợp lý giá gốc hàng tồn kho và chi phí hàng tồn kho làm cơ sở xác định lợi nhuận thực hiện trong kỳ. Thứ ba, hàng tồn kho tham gia toàn bộ vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, trong đó các nghiệp vụ xảy ra thường xuyên với tần xuất lớn, qua đố hàng tồn kho luôn biến đổi về mặt hình thái hiện vật và chuyển hóa thành những tài sản ngắn hạn khác như tiền tệ, sản phẩm dở dang hay thành phẩm,… Thứ tư, hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại khác nhau với đặc điểm về tính chất thương phẩm và điều kiện bảo quản khác nhau. Do vậy, hàng tồn kho thường được bảo quản, cất trữ ở nhiều địa điểm với nhiều người quản lý. Vì lẽ đó, dễ xảy ra mất mát, công việc kiểm kê, quản lý bảo quản và sử dụng hàng tồn kho gặp nhiều khó khan, chi phí lớn. Thứ năm, Việc xác định chất lượng, tình trạng và giá trị hàng tồn kho luôn là công việc khó khăn, phức tạp. Có rất nhiều loại hàng tồn kho rất khó phân loại và xác địnhgiá trị như các tác phẩm nghệ thuật, các loại linh kiện điện tử, đồ cổ, kim khí quý,… 1.1.2. Phân loại hàng tồn kho Hàng tồn kho bao gồm: nguyên vật liệu, hàng mua đi đường, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng gửi bán, hàng hóa. Việc phân loại và xác định những hàng nào thuộc hàng tồn kho của doanh nghiệp ảnh hưởng tới tính chính xác của hàng tồn kho phản ánh trên bảng cân đối kế toán và ảnh hưởng tới SV: Đinh Lan Phương 5 Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh các chỉ tiêu trên báo cáo kết quả kinh doanh. Vì vậy việc phân loại hàng tồn kho là cần thiết và quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Theo “Giáo trình kế toán tài chính” do TS Nguyễn Tuấn Duy và TS Đặng Thị Hòa đồng chủ biên, Nhà xuất bản Thống kê, Hà Nội thì hàng tồn kho được phân loại như sau: + Phân loại theo công dụng và mục đích sử dụng hàng tồn kho chia thành: - Nguyên liệu, vật liệu: là một bộ phận hàng tồn kho được dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Công cụ, dụng cụ: là một bộ phận của hàng tồn kho được dự trữ để sử dụng như tư liệu lao động phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. - Hàng hóa, thành phầm: là một bộ phận hàng tồn kho được dự trữ cho mục đích bán ra... Việc phân loại này giúp cho việc sử dụng hàng tồn kho đúng mục đích, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho nhà quản trị trong quá trình xây dựng kế hoạch, dự toán thu mua, bảo quản hàng tồn kho cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí thu mua, bảo quản thấp nhất nhằm nâng cao hiệu quả họat động sản xuất kinh doan của doanh nghiệp. + Phân loại theo nguồn hình thành hàng tồn kho chia thành: - Hàng tồn kho mua ngoài: là hàng tồn kho doanh nghiệp mua từ các nhà cung cấp trong và ngoài hệ thống tổ chức kinh doanh của doanh nghiệp. - Hàng tồn kho tự sản xuất, gia công: là số hàng tồn kho tự sản xuất, gia công. - Hàng tồn kho được nhập từ các nguồn khác: hàng tồn kho được nhập từ liên doanh, liên kết, được biếu tặng v.v.... Cách phân loại này giúp cho việc xác định các yếu tố cấu thành trong giá gốc hàng tồn kho, nhằm tính đúng, tính đủ giá gốc hàng tồn kho theo từng nguồn hình thành. Qua đó, giúp doanh nghiệp đánh giá được mức độ ổn định của nguồn hàng trong quá trình xây dựng kế hoặch, dự toán về hàng tồn kho. + Phân loại theo địa điểm bảo quản và sử dụng hàng tồn kho chia thành: SV: Đinh Lan Phương 6 Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh - Hàng tồn kho đang đi trên đường: là hàng tồn kho doanh nghiệp mua ngoài đã thuộc quyền sơ hữu của doanh nghiệp nhưng còn đang trên đường vận chuyển về doanh nghiệp hoặc đã về đến doanh nghiệp nhưng chưa được kiểm nhận nhập kho. - Hàng tồn kho: là những hàng tồn kho đang được bảo quản trong các kho, quầy của doanh nghiệp. - Hàng tồn kho đang trong quá trình sản xuất: là những hàng tồn kho đang trong quá trình sản xuất chế tạo chưa tạo thành sản phẩm. - Hàng gửi bán: là những hàng tồn kho được doanh nghiệp gửi đi cho khách hàng hoặc gửi các đại lý bán nhưng chưa xác định đươc tiêu thụ. Cách phân loại này giúp quản lý hàng tồn kho gắn với trách nhiệm vật chất của từng bộ phận, cá nhân trong quá trình bảo quản và sử dụng hàng tồn kho. + Phân loại căn cứ vào mối liên hệ với các quá trình kinh doanh hàng tồn kho chia thành: - Hàng tồn kho liên quan đến quá trình mua hàng: là những hàng tồn kho được hình thành từ quá trình mua hàng như nguyên vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa mua ngoài; - Hàng tồn kho liên quan đến quá trình sản xuất: là những hàng tồn kho vẫn nằm trong quá trình sản xuất như sản phẩm dở dang. - Hàng tồn kho liên quan đến quá trình bán hàng: là những hàng tồn kho đang ở vị trí sẵn sàng để bán như thành phẩm, hàng hóa. Cách phân loại này giúp quản lý hàng tồn kho kho với quản lý các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.3. Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán 1.1.3.1. Yêu cầu quản lý Xuất phát từ những đặc điểm của hàng tồn kho, tùy theo điều kiện quản lý hàng tồn kho ở mỗi doanh nghiệp mà yêu cầu quản lý hàng tồn kho có những điểm khác nhau. Song nhìn chung, việc quản lý hàng tồn kho ở các doanh nghiệp phải đảm bảo các yêu cẩu quản lý sau: Thứ nhất, hàng tồn kho phải được theo dõi ở từng khâu thu mua, từng kho bảo quản, từng nơi sử dụng, từng người phụ trách vật chất (thủ kho, cán bộ vật tư, nhân viên bán hàng,…) SV: Đinh Lan Phương 7 Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh Trong khâu thu mua, một mặt phải theo dõi nắm bắt thông tin về tình hình thị trường, khả năng cung ứng của nhà cung cấp, các chính sách cạnh tranh tiếp thị được các nhà cung cấp áp dụng, tính ổn định của nguồn hàng,…mặt khác, phải quản lý chặt chẽ về số lượn, chất lượng, quy cách phẩm chất, chủng loại giá mua, chi phí mua và tiến độ thu mua, cung ứng phù hợp với kế hoạch sản xuất kkinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu bảo quản dự trữ, phải tổ chức tốt kho, bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản; xác định được định mức dự trữ tối thiểu, tối đa cho từng loại hàng tồn kho đảm bảo an toàn, cung ứng kịp thời cho sản xuất, tiêu thụ với chi phí tồn trữ thấp nhất. Đồng thời, cần có những cảnh báo kịp thời khi hàng tồn kho vượt qua định mức tối đa, tối thiểu để có những điều chỉnh hợp lý, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khâu sử dụng, phải theo dõi, nắm bắt được quá trình hình thành sản xuất sản phẩm, tiến độ thực hiện. Đồng thời, phải tuân thủ việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm cơ sở định mức tiêu hao, dự đoán chi phí, tiến độ sản xuất nhằm giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Thứ hai, việc quản lý hàng tồn kho phải thường xuyên đảm bảo được quan hệ đối chiếu phù hợp giữa giá trị và hiện vật của từng thứ, từng loại hàng tồn kho, giữa các số liệu chi tiết với số liệu tổng hợp về hàng tồn kho, giữa số liệu ghi trong sổ kế toán với số liệu thực tế tồn kho. 1.1.3.2. Nhiệm vụ kế toán Để cung cấp đầy đủ, kịp thời và chính xác thong tin cho công tác quản lý hàng tồn kho trong các doanh nghiệp, kế toán hàng tồn kho phải thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phải tuân thủ nguyên tác về thủ tục chứng từ nhập xuất vật tue, hàng hóa, ghi chép, phản ánh trung thực, đầy đủ, kịp thời tình hình biến động của hàn tồn kho, trên cơ sở đó ngăn ngừa và phát hiện kịp thời những hành vi tham ô, thiếu trách nhiệm làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp. - Tổ chức hợp lý kế toán chi tiết hàng tồn kho, kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ ở nơi bảo quản vật tư, hàng hoá với kế toán chi tiết vật tư, hàng hoá ở phòng kế toán. SV: Đinh Lan Phương 8 Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh - Xác định đúng đắn giá gốc của hàng tồn kho để làm cơ sở xác định kết quả kinh doanh của doanh nghiệp. - Kế toán phải cùng với các bộ phận khác trong dơn vị thực hiện nghiêm túc chế đọ kiểm kê định kỳ với hàng tồn kho nhằm đảm bỏa sự phù hợp giữa số liệu trên sổ sách kế toán với sổ vật tư, hàng hóa thực tế trong kho. 1.2. Kế toán hàng tồn kho theo quy định của chuẩn mực kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành 1.2.1. Quy định kế toán hàng tồn kho theo chuẩn mực kế toán 02 “Hàng tồn kho” (Ban hành và công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ-BTC ngày 31 tháng 12 năm 2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) 1.2.1.1. Xác định giá gốc hàng tồn kho: a. Ghi nhận ban đầu Theo VAS 02, hàng tồn kho được ghi nhận ban đầu theo giá gốc. Trường hợp giá trị thuần có thể thực hiện được thấp hơn giá gốc thì phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại.  Chi phí mua Chi phí mua của hàng tồn kho bao gồm giá mua, các loại thuế không được hoàn lại không được khấu trừ, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản trong quá trình mua hàng và các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc mua hàng tồn kho. Các chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua do hàng mua không đúng quy cách, phẩm chất được trừ (-) khỏi chi phí mua. Trong đó: - Giá mua là giá chưa có thuế GTGT - Các khoản thuế không được hoàn lại, không được khấu trừ bao gồm thuế Nhập khẩu, thuế Tiêu thụ đặc biệt, thuế GTGT đối với đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc hàng tồn kho mua vào sử dụng cho hoạt động không thuộc đối tượng chịu thuế GTGT SV: Đinh Lan Phương 9 Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh  Chi phí chế biến hàng tồn kho Chi phí chế biến hàng tồn kho bao gồm những chi phí có liên quan trực tiếp đến sản xuất như chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sản xuất chung cố định và chi phí sản xuất chung biến đổi phát sinh trong quá trình chuyển hóa nguyên vật liệu thành thành phẩm.  Xác định giá gốc hàng tồn kho Giá gốc hàng tồn kho được xác định tùy thuộc vào nguồn hình thành, cụ thể: - Đối với hàng tồn kho được mua ngoài: Giá gốc hàng = tồn kho Giá mua Các khoản thuế không hoàn lại, không được khấu trừ + + Chi phí trực tiếp phát sinh trong khâu mua Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán - Đối với hàng tồn kho do doanh nghiệp tự gia công - chế biến Giá gốc hàng = tồn kho Trị giá thực tế của hàng tồn Chi phí kho xuất gia công chế biến chế + biến - Đối với hàng tồn kho thuê ngoài gia công chế biến Giá gốc hàng tồn kho = Trị giá thực tế của hàng tồn kho xuất gia công chế biến Chi phí + giao, + Tiền công gia công nhận - Đối với hàng tồn kho nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì giá thực tế là giá do các bên tham gia góp vốn đánh giá. b. Ghi nhận cuối kì Cuối kỳ kế toán, khi giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì hàng tồn kho được ghi nhận theo mức giá thấp hơn giữa giá gốc và giá trị thuần có thể thực hiện được. Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường trừ (-) chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng. SV: Đinh Lan Phương 10 Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh Giá gốc hàng tồn kho bao gồm: Chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan trực tiếp khác phát sinh để có được hàng tồn kho ở địa điểm và trạng thái hiện tại. . Chi phí không được tính vào giá gốc hàng tồn kho, gồm: (a) Chi phí nguyên liệu, vật liệu, chi phí nhân công và các chi phí sản xuất, kinh doanh khác phát sinh trên mức bình thường; (b) Chi phí bảo quản hàng tồn kho trừ các khoản chi phí bảo quản hàng tồn kho cần thiết cho quá trình sản xuất tiếp theo và chi phí bảo quản quy định ở đoạn 06; (c) Chi phí bán hàng; (d) Chi phí quản lý doanh nghiệp. 1.2.1.2. Phương pháp tính trị giá xuất hàng tồn kho Việc tính trị giá xuất hàng tồn kho được áp dụng theo một trong các phương pháp sau: (a) Phương pháp tính theo giá đích danh: Theo phương pháp này khi xuất kho vật tư, hàng hoá căn cứ vào số lượng xuất kho thuộc lô nào và đơn giá thực tế của lô đó để tính trị giá vốn thực tế của vật tư, hàng hoá xuất kho. Phương pháp tính theo giá đích danh được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. (b) Phương pháp bình quân gia quyền: Theo phương pháp bình quân gia quyền, giá trị của từng loại hàng tồn kho được tính theo giá trị trung bình của từng loại hàng tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị từng loại hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ. Giá trị trung bình có thể được tính theo thời kỳ hoặc vào mỗi khi nhập một lô hàng về, phụ thuộc vào tình hình của doanh nghiệp. (c) Phương pháp nhập trước, xuất trước; Phương pháp nhập trước, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua trước hoặc sản xuất trước thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập kho SV: Đinh Lan Phương 11 Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh ở thời điểm đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho ở thời điểm cuối kỳ hoặc gần cuối kỳ còn tồn kho. (d) Phương pháp nhập sau, xuất trước. Phương pháp nhập sau, xuất trước áp dụng dựa trên giả định là hàng tồn kho được mua sau hoặc sản xuất sau thì được xuất trước, và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trước đó. Theo phương pháp này thì giá trị hàng xuất kho được tính theo giá của lô hàng nhập sau hoặc gần sau cùng, giá trị của hàng tồn kho được tính theo giá của hàng nhập kho đầu kỳ hoặc gần đầu kỳ còn tồn kho. 1.2.1.3. Ghi nhận chi phí . Khi bán hàng tồn kho, giá gốc của hàng tồn kho đã bán được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ phù hợp với doanh thu liên quan đến chúng được ghi nhận. Tất cả các khoản chênh lệch giữa khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối niên độ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, các khoản hao hụt, mất mát của hàng tồn kho, sau khi trừ (-) phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra, và chi phí sản xuất chung không phân bổ, được ghi nhận là chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ. Trường hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập ở cuối niên độ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối niên độ kế toán năm trước, thì số chênh lệch lớn hơn phải được hoàn nhập ghi giảm chi phí sản xuất, kinh doanh. Ghi nhận giá trị hàng tồn kho đã bán vào chi phí trong kỳ phải đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa chi phí và doanh thu. Trường hợp một số loại hàng tồn kho được sử dụng để sản xuất ra tài sản cố định hoặc sử dụng như nhà xưởng, máy móc, thiết bị tự sản xuất thì giá gốc hàng tồn kho này được hạch toán vào giá trị tài sản cố định. 1.2.1.4. Trình bày báo cáo tài chính Trong báo cáo tài chính, doanh nghiệp phải trình bày: (a) Các chính sách kế toán áp dụng trong việc đánh giá hàng tồn kho, gồm cả phương pháp tính giá trị hàng tồn kho; SV: Đinh Lan Phương 12 Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh (b) Giá gốc của tổng số hàng tồn kho và giá gốc của từng loại hàng tồn kho được phân loại phù hợp với doanh nghiệp; (c) Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho; (d) Giá trị hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; (e) Những trường hợp hay sự kiện dẫn đến việc trích lập thêm hoặc hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho; (f) Giá trị ghi sổ của hàng tồn kho (Giá gốc trừ (-) dự phòng giảm giá hàng tồn kho) đã dùng để thế chấp, cầm cố đảm bảo cho các khoản nợ phải trả. Trình bày chi phí về hàng tồn kho trên báo cáo kết quả sản xuất, kinh doanh được phân loại chi phí theo chức năng. Phân loại chi phí theo chức năng là hàng tồn kho được trình bày trong khoản mục “Giá vốn hàng bán” trong báo cáo kết quả kinh doanh, gồm giá gốc của hàng tồn kho đã bán, khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, các khoản hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ (-) phần bồi thường do trách nhiệm cá nhân gây ra, chi phí sản xuất chung không được phân bổ. 1.2.2. Kế toán hàng tồn kho trong doanh nghiệp thương mại theo quy định của chế độ kế toán Việt Nam (ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) 1.2.2.1. Hạch toán ban đầu Tổ chức chứng từ kế toán hàng tồn kho là quá trình tổ chức việc lập, ghi chép chứng từ, kiểm tra, luân chuyển chứng từ, bảo quản sử dụng lại chứng từ và lưu trữ tất cả chứng từ kế toán liên quan tới hàng tồn kho trong doanh nghiệp nhằm phản ánh và giám đốc các thông tin về hàng tồn kho trong doanh nghiệp nhằm phản ảnh và giám đốc các thông tin về hàng tồn kho phục vụ cho việc lãnh đạo nghiệp vụ, ghi sổ kế toán và tổng hợp số liệu kế toán. Trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức chứng từ kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi doanh nghiệp cần tổ chức chứng từ kế toán cho phù hợp, cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý. Theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC chứng từ về kế toán hàng tồn kho bao gồm: - Phiếu nhập kho (mẫu số 01-VT) SV: Đinh Lan Phương 13 Lớp: K45D2 Khóa luận tốt nghiệp GVHD: Th.S Lê Thị Ngọc Quỳnh - Phiếu xuất kho (mấu số 02-VT) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa (mẫu số 03-VT) - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 04-VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa (mẫu số 05-VT) - Bảng kê mua hàng (mẫu số 06-VT) - Bảng phân bổ nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ (mẫu số 07-VT) *Nôị dung chứng từ bắt buộc phải có: Trên thực tế, mặc dù chứng từ gốc trong một đơn vị rất đa dạng với kết cấu và cong dụng khác nhau, nhưng để đảm bảo là một bằng chứng pháp lý về sự hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế và là căn cứ ghi sổ kế toán thì chứng từ cần phải chứa đựng 7 nội dung chủ yếu bắt buộc sau đây (theo điều 17 Luật kế toán) -Tên gọi chứng từ: Tất cả các chứng từ kế toán đều phải có tên gọi như phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,.. nó là cơ sở để phục vụ việc phân loại chứng từ, tổng hợp số liệu một cách thuận lợi. Tên gọi chứng từ được xác định trên cơ sở nội dung kinh tế của nghiệp vụ phản ánh trên chứng từ đó. -Số chứng từ và ngày, tháng, năm lập chứng từ. Yếu tố này được đảm bảo phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian nhằm giúp việc cho kiểm tra được thuận lợi khi cần thiết. -Tên địa chỉ của cá nhân, của đơn vị lập và nhận chứng từ. Các yếu tố này giúp cho việc kiểm tra về mặt địa điểm các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và là cơ sở để xác định trách nhiệm đối với nghiệp vụ kinh tế. -Các chứng từ phải ghi tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nó thể hiện tính hợp lệ, hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế. Nội dung nghiệp vụ kinh tế trên chứng từ không được ghi tắt, tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Khi viết hóa đơn phải đặt giấy than viết một lần in sang các liên có nội dung như nhau. Các hóa đơn được lập thành 3 liên: Liên 1 giữ và lưu trên sổ gốc, liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 dùng để thanh toán hoặc luân chuyển nội bộ. 1.2.2.2. Kế toán chi tiết hàng tồn kho: Để hạch toán chi tiết hàng tồn kho doanh nghiệp có thểáp dụng một trong ba phương pháp sau: SV: Đinh Lan Phương 14 Lớp: K45D2