Tài liệu Kế toán bán hàng linh kiện điện tử tại công ty cổ phần thương mại và công nghệ lê nguyễn

Giáo viên hướng dẫn: TS. Nguyễn Tuấn Duy Họ tên sinh viên: Giang Thị Kim Oanh Lớp: HK1A1-K4 Số điện thoại: 0943.526.226 Lời cảm ơn Mục lục Danh mục bảng biểu Danh mục sơ đồ, hình vẽ Danh mục từ viết tắt Chương 1: Tổng quan nghiên cứu về kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại 1.1. Tính cấp thiết của đề tài Bán hàng là điều kiện tiên quyết đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Thông qua bán hàng doanh nghiệp sẽ thu được doanh thu từ đó vốn được thu hồi nhanh đồng thời tạo ra lợi nhuận. Lúc này doanh nghiệp có điều kiện phân phối lợi ích vật chất giữa doanh nghiệp với nhà nước, giữa doanh nghiệp với người lao động và giữa doanh nghiệp với chủ doanh nghiệp. Hay nói cách khác là sự phối hợp hài hoà 3 lợi ích: - Lợi ích của nhà nước thông qua thuế phí và lệ phí - Lợi ích của doanh nghiệp thông qua lợi nhuận - Lợi ích của người lao động thông qua lương và ưu đãi Đối với nền kinh tế, bán hàng là điều kiện tiên quyết và cần thiết để kết hợp lưu thông hàng hoá và lưu thông tiền tệ, thông qua bán hàng mà chu chuyển tiền mặt được thực hiện. Từ đó củng cố và ổn định giá trị đồng tiền, góp phần ổn định, nâng cao đời sống của người lao động và của toàn xã hội Qua 3 tuần thực tế điều tra phỏng vấn ( phát ra 5 phiếu thu về 5 phiếu) cho thấy yêu cầu thực tế đối với kế toán bán hàng trong doanh nghiệp đòi hỏi sự ghi chép và xử lý số liệu chính xác, khoa học tình hình bán hàng, thanh toán công nợ, chi phí bán hàng rõ ràng 1.2. Xác lập và tuyên bố đề tài Tổ chức công tác kế toán bán hàng là mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp thương mại Công ty cổ phần Thương mại và Công nghệ Lê Nguyễn hoạt động trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh phần mềm tích hợp hệ thống và cung cấp các thiết bị tin học. Để công ty thu được lợi nhuận cao thì ngoài chất lượng sản phẩm ra thì khâu bán hàng và dịch vụ sau bán hàng là một phần không thể thiếu trong quá trình hoạt động kinh doanh. Nhận thấy được tầm quan trọng của kế toán bán hàng tại doanh nghiệp thương mại nói chung và công ty cổ phần Thương mại và Công nghệ Lê Nguyễn nói riêng, em đã chọn đề tài “ Kế toán bán hàng linh kiện điện tử tại công ty cổ phần thương mại và công nghệ Lê Nguyễn” làm chuyên đề tốt nghiệp cho mình. 1.3. Mục tiêu nghiên cứu Bán hàng là một chức năng chủ yếu trong doanh nghiệp thương mại. Chính vì vậy mà kế toán bán hàng có vai trò đặc biệt quan trọng trong công tác quản lý và tiêu thụ hàng hoá. Do đó mục tiêu của đề tài phải nghiên cứu là các nghiệp vụ trong kế toán bán hàng được thực hiện ra sao, có đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý hay không. Hơn thế nữa quy trình kế toán bán hàng cũng là đối tượng cần nghiên cứu. Tại công ty cổ phần thương mại và công nghệ Lê Nguyễn, mặt hàng linh kiện điện tử là dối tượng kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp. Do là mặt hàng có tính nhạy cảm, giá cả thay đổi từng ngày, phụ thuộc vào thị trường và sự thay đổi của công nghệ, nên công tác tổ chức và quy trình kế toán bán hàng là mối quan tâm tất yếu của doanh nghiệp. Cần phải quan tâm đến mức dự phòng giảm giá, và các ưu đãi cho khách hàng khi đến với công ty. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là kế toán bán hàng linh kiện điện tử tại công ty cổ phần thương mại và công nghệ Lê Nguyễn, quy trình thực hiện, quy trình vào sổ, các hình thức kế toán được sử dụng tại doanh nghiệp. Qua thời gian thực tập và nghiên cứu đề tài, bản thân hiểu rõ được về tầm quan trọng của kế toán bán hàng trong doanh nghiệp thương mại nói chung và công ty cổ phần thương mại và công nghệ Lê Nguyễn nói riêng. Nhờ đó em thấy trách nhiệm và nghĩa vụ của một kế toán viên sau này 1.4. Phạm vi nghiên cứu - Không gian: tại công ty cổ phần thương mại và công nghệ Lê Nguyễn. 1.5. Số 25 Huỳnh Thúc Kháng - Q. Hà Đông - Hà Nội - Nội dung: nghiên cứu kế toán bán hàng linh kiện điên tử tại công ty - Thời gian: Từ 3/5/2010 đến 11/6/2010 Các khái niệm và phân định nội dung 1.5.1. Các khái niệm 1.5.1.1.Khái niệm và đặc điểm của quá trình bán hàng. a. Khái niệm. - Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Nó chính là quá trình chuyển giao quyền sở hữu về hàng hoá từ tay người bán sang người mua để nhận quyền sở hữu về tiền tệ hoặc quyền được đòi tiền người mua. - Doanh thu bán hàng: Là tổng giá trị được thực hiện do việc bán hàng hoá, sản phẩm, lao vụ, dịch vụ cho khách hàng. Tổng số doanh thu bán hàng là số tiền ghi trên hoá đơn bán hàng, trên hợp đồng cung cấp lao vụ, dịch vụ - Trong đó các khoản điều chỉnh giảm trừ doanh thu bao gồm:  Giảm giá hàng bán: Là số tiền giảm trừ cho khách hàng ngoài hoá đơn hay hợp đồng cung cấp dịch vụ do các nguyên nhân đặc biệt như : hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng thời gian địa điểm trong hợp đồng…Ngoài ra tính vào khoản giảm giá hàng bán còn bao gồm khoản thưởng khách hàng do trong một khoảng thời gian nhất định đã mua một khối lượng lớn hàng hoá.  Hàng bán bị trả lại: Là số hàng đã được coi là tiêu thụ ( đã chuyển quyền sở hữu, đã thu tiền hay được người mua chấp nhận nợ) nhưng bị người mua trả lại do người bán không tôn trọng hợp đồng kinh tế đã kí kết như: hàng không đúng phẩm chất, yêu cầu kỹ thuật, không đúng chủng loại.  Chiết khấu thương mại: Là khoản tiền mà doanh nghiệp đã giảm trừ, hoặc đã thanh toán cho khách hàng do việc người mua đã mua hàng với khối lương lớn hàng hoá theo thoả thuận, chiết khấu thương mại được ghi trên hợp đồng kinh tế hoặc các cam kết mua hàng. - Chiết khấu thanh toán: Là số tiền người bán giảm trừ cho người mua tính trên tổng số tiền phải trả do người mua thanh toán tiền hàng trước thời hạn thanh toán đã thoả thuận trên hợp đồng kinh tế. Khoản tiền này được hạch toán vào chi phí hoạt động tài chính của doanh nghiệp. b. Đặc điểm quá trình bán hàng. 1.5.1.2. Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. a. Phương thức bán buôn. Là phương thức bán hàng cho các doanh nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất để thực hiện bán ra hoặc để gia công, chế biến ra. * Đặc điểm: - Hàng hóa vẫn nằm trong lĩnh vực lưu thông, chưa đi vào lĩnh vực tiêu dùng. - Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện. - Hàng được bán theo lô hàng hoặc bán với số lượng lớn. - Giá bán biến động tuỳ thuộc vào khối lượng hàng bán và phương thức thanh toán.  Phương thức bán buôn qua kho: là phương thức bán buôn hàng hoá mà trong đó hàng bán phải được xuất từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Bán buôn qua kho được thực hiện theo hai hình thức: - Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: bên mua cử đại diện đến kho của bên bán để nhận hàng. Doanh nghiệp xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. - Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doanh nghiệp xuất kho hàng hoá dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến kho bên mua hoặc một địa điểm nào đó bên mua quy định trong hợp đồng. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, chỉ khi nào được bên mua kiểm nhận, thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán.  Phương thức bán buôn vận chuyển thẳng: doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua, không đưa về nhập kho. Có hai phương thức bán buôn: - Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp (hình thức giao tay ba): doanh nghiệp sau khi mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho người bán. Sau khi giao nhận, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận thanh toán, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. - Bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng: doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài vận chuyển hàng đến giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi nhận được tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá chuyển đi mới được xác định là tiêu thụ b. Phương thức bán lẻ. Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc các tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ. * Đặc điểm: - Hàng hoá đã ra khỏi lĩnh vực lưu thông và đi vào lĩnh vực tiêu dùng - Giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện - Bán đơn chiếc hoặc số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định * Bán lẻ có thể được thực hiện dưới các hình thức sau:  Bán lẻ thu tiền tập trung: nghiệp vụ thu tiền của người mua và nghiệp vụ giao hàng cho người mua tách rời nhau. Mỗi quầy hàng có một nhân viên thu tiền làm nhiệm vụ thu tiền của khách, viết hoá đơn cho khách để khách đến nhận hàng ở quầy hàng do nhân viên giao bán. Hết ngày (hết ca) bán hàng nhân viên bán hàng căn cứ vào hóa đơn để xác định số lượng hàng hoá đã bán trong ngày, trong ca và lập báo cáo bán hàng.  Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền hàng của khách và giao hàng cho khách. Hết ngày (hết ca) bán hàng nhân viên bán hàng làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ đồng thời kiểm kê hàng hoá tồn quầy để xác định số lượng hàng đã bán trong ngày trong ca và lập báo cáo bán hàng.  Bán lẻ tự phục vụ (tự chọn): khách hàng tự chọn lấy hàng mang đến bàn tính tiền và thanh toán tiền hàng. Nhân viên thu tiền kiểm hàng, tính tiền lập hoá đơn bán hàng và thu tiền của khách hàng.  Bán hàng tự động: các doanh nghiệp thương mại sử dụng các máy bán hàng tự động chuyên dùng cho một hoặc một vài loại hàng hoá nào đó đặt ở các nơi công cộng. Khách hàng sau khi bỏ tiền vào máy, máy sẽ tự động đẩy hàng ra cho người mua c. Phương thức bán hàng đại lý. Doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở đại lý, ký gửi để các cơ sở này trực tiếp bán hàng. Bên nhận đại lý, ký gửi sẽ trực tiếp bán hàng, thanh toán tiền hàng và được hưởng hoa hồng đại lý bán. Số hàng chuyển giao cho các cơ sở đại lý, ký gửi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại cho đến khi doanh nghiệp thương mại được cơ sở đại lý, ký gửi thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán hoặc thông báo về số hàng đã bán, doanh nghiệp mới mất quyền sở hữu về số hàng này. d. Phương thức bán hàng trả góp. Bán trả góp: người mua trả tiền mua hàng thành nhiều lần. Ngoài số tiền thu theo giá bán thông thường, doanh nghiệp còn thu thêm của người mua một khoản lãi do trả chậm. 1.5.1.3. Các phương thức thanh toán tiền hàng. a. Phương thức thanh toán trực tiếp. - Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ được chuyển từ người mua sang người bán sau khi quyền chuyển sở hữu về hàng hóa bị chuyển giao. - Thanh toán trực tiếp có thể bằng tiền mặt, séc hoặc có thể bằng hàng hoá( nếu bán theo phương thức hàng đổi hàng). - Theo phương thức thanh toán này thì sự vận động của hàng hoá gắn liền với sự vận động của tiền tệ. b. Phương thức thanh toán trả chậm. - Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển giao sau một khoảng thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu về hàng hoá. - Từ phương thức thanh toán này hình thành nên khoản nợ phải thu của khách hàng. - Theo phương thức thanh toán này thì sự vận động của hàng hoá, sự vận động của tiền tệ có khoảng cách về không gian và thời gian. 1.5.2. Phân định nội dung nghiên cứu Các nhà quản trị, người sở hữu và người trong nội bộ doanh nghiệp, những người ngoài doanh nghiệp là những người có thể dùng thông tin kế toán. Hệ thống kế toán phải cung cấp thông tin cho các nhà quản trị doanh nghiệp cũng như cho những người ngoài doanh nghiệp quan tâm đến các hoạt động tài chính của doanh nghiệp Các thông tin của hạch toán kế toán bán hàng mang tính chất thường xuyên và có hệ thống. Do đó các nhà quản trị có thể quản lý tốt được khâu bán hàng, có kế hoạch nhập xuất hàng hợp lý để lượng hàng trong kho không ứ đọng nhưng cũng không bị thiếu hụt Hơn thế nữa kế toán bán hàng còn giúp các nhà quản trị nắm bắt rõ tình hình kinh doanh của công ty. Nhờ đó mà có thể đề ra các quyết định, những chiến lược thích hợp để nhằm thu được những lợi ích cao nhất cho doanh nghiệp. Ngoài ra kế toán bán hàng còn giúp các nhà quản trị nắm bắt được nhu cầu của thị trường để vạch ra những chiến lược kinh doanh tối ưu nhất để có thể cạnh tranh được với các đối thủ cạnh tranh cùng ngành. Ngày nay, trong thời đại CNTT phát triển, thay vì làm kế toán tay, đã có rất nhiều phần mềm kế toán (Misa, Fast, Bravo...) tự động hóa các công tác kế toán của doanh nghiệp, hệ thống tự động hóa thông tin liên tục sẽ giúp ban lãnh đạo nắm bắt được thông tin kinh doanh để có thể đưa ra những quyết định chính xác và kịp thời. Chương 2: Phương pháp nghiên cứu và các kết quả phân tích thực trạng kế toán bán hàng tại công ty cổ phần thương mại và công nghệ Lê Nguyễn 2.1. Phương pháp nghiên cứu 2.1.1. Điều tra trắc nghiệm Phương pháp điều tra trắc nghiệm là lập phiếu điều tra dưới dạng các câu hỏi có sẵn các đáp án nhằm thu thập những thông tin có liên quan đến quá tình kế toán bán hàng tại công ty. Quá trình kế toán bán hàng được thực hiện theo quy định của nhà nước như thế nào. Phương pháp điều tra trắc nghiệm nhằm vào các chế độ kế toán và các hình thức kế toán mà doanh nghiệp áp dụng như phương thức tính thuế, chế độ kế toán, kỳ kế toán, … Theo như phương pháp điều tra trắc nghiệm nội dung của phương pháp là tìm hiểu những thông tin tại doanh nghiệp về phương pháp tính thuế, chế độ kế toán áp dụng. Đồng thời cần phải điều tra về mô hình tổ chức bộ máy kế toán, các kỳ kế toán. Đối với nội dung đề tài là kế toán bán hàng thì cần tìm hiểu về các phương thức bán hàng, hình thức sổ kế toán đang sử dụng tại doanh nghiệp, các chứng từ sử dụng trong khâu bán và tài khoản sử dụng để hạch toán. Hơn nữa cần phải tìm hiểu kỹ về các sổ được sử dụng trong khâu bán, và những phương châm phục vụ khách hàng. Phương pháp được thực hiện theo quy trình sau: thiết lập phiếu điều tra phỏng vấn với các câu hỏi bám sát đề tài. Sau đó điều tra tại phòng kế toán, chủ yếu là kế toán ở khâu bán, và cả nhân viên kinh doanh. Sau đó về thống kê kết quả. Kết quả điều tra phỏng vấn phát ra 5 phiếu điều tra thu về 5 phiếu nhưng trong đó chỉ có 3 phiếu sử dụng được để làm chuyên đề. 2.1.2. Điều tra phỏng vấn Phương pháp điều tra phỏng vấn cũng tương tự như phương pháp ddieuf tra trắc nghiệm, nhưng với nội dung các câu hỏi để mở và không có sẵn các đáp án. Qua đó nhằm thu thập những thông tin về kế toán riêng tại doanh nghiệp làm như thế nào, quan trọng là phần kế toán bán hàng của doanh nghiệp. Với mục đích trên phương pháp trên phải điều tra được doanh nghiệp sử dụng những chứng từ nào trong khâu bán hàng và quá trình tổ chức luân chuyển chứng từ được làm như thế nào. Quan trọng hơn là doanh nghiệp hạch toán kế toán bán hàng ra sao, các tài khoản sử dụng, quy trình vào từng sổ như thế nào. Kết quả điều tra phỏng vấn phát ra 5 phiếu điều tra thu về 5 phiếu nhưng trong đó chỉ có 3 phiếu sử dụng được để làm chuyên đề. 2.1.3. Quan sát Phương pháp quan sát là những gì nhìn thấy được trong công tác kế toán bán hàng tại doanh nghiệp qua quá trình thực tập. Qua quá trình thực tập, thực tế làm một nhân viên kế toán bản thân nhận thấy được những gì. Tại doanh nghiệp, những nhân viên kế toán làm như thế nào, ví dụ như hạch toán vào sổ ra sao, hay cần có những thủ tục nào để xuất hàng đi bán,… 2.1.4. Nghiên cứu tài liệu Phương pháp nghiên cứu tài liệu là những tham khảo về kế toán bán hàng tại doanh nghiệp thương mại qua các giáo trình kinh tế, sách thâm khảo, thông tin từ các wedside kế toán, trên mạng internet. Phương pháp này giúp thu thập những thông tin từ nhiều chiều, và nhiều ý kiến khác nhau về kế toán bán hàng. Từ đó bản thân phải tìm hiểu và nhận định xem ý kiến nào thỏa đáng, và phù hợp có thể sử dụng để làm chuyên đề báo cáo của mình. 2.2. Đánh giá tổng quan 2.2.1. Nhân tố bên trong 2.2.1.1. Giới thiệu chung về công ty cổ phần thương mại và công nghệ Lê Nguyễn. Công ty cổ phần thương mại và công nghệ Lê Nguyễn là một công ty trẻ, mới thành lập ngày 15/06/2009 hoạt động rong lĩnh vực công nghệ thông tin. Người đại diện công ty theo luật pháp là ông Nguyễn Anh Tuấn. Trụ sở : Số 25 Huỳnh Thúc Kháng - Q. Hà Đông - Hà Nội Điện thoại : 0433.547718 / Fax : 0433.547718 Giấy phép đăng ký kinh doanh số : 0103038360 / Sở kế hoạch đầu tư Hà Nội. Với số vốn ban đầu đăng ký kinh doanh là 1 tỷ đồng Lĩnh vực chủ yếu của công ty là sản xuất, mua bán, lắp ráp linh kiện điện tử; điện lạnh, tin học, công nghệ thông tin, thiết bị ngành viễn thông (trừ thiết bị phát, thu – phát sóng vô tuyến điện) . Sản xuất, gia công mua bán phần mềm công nghệ thông tin, cung cấp các dịch vụ và giải pháp về phần mềm. Dịch vụ gia tăng trên mạng internet, dịch vụ trò chơi trực tuyến (Doanh nghiệp chỉ được kinh doanh khi cơ quan Nhà nước có thẩm quyển cho phép); Dịch vụ thương mại điện tử, cung cấp các giải pháp thơng mại điện tử; Dịch vụ tư vấn, chuyển giao các sản phẩm công nghệ cao trong lĩnh vực điện, điện tử, tin học, viễn thông; Dịch vụ lắp đặt, bảo dưỡng, bảo hành, bảo trì sửa chữa thay thế các sản phẩm công ty kinh doanh. Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá. Xuất nhập khẩu các mặt hàng công ty kinh doanh (Doanh nghiệp chỉ được kinh doanh khi cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép). Công ty CP thương mại và công nghệ Lê Nguyễn từ khi mới thành lập đã xác định rõ vai trò và tầm quan trọng của ngành công nghệ thông tin nên đã sớm đầu tư, tập trung nguồn lực để phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh. Mặc dù ngay từ khi mới thành lập Công ty còn gặp nhiều khó khăn về nguồn nhân lực cả về số lượng và chất lượng, về công tác tổ chức quản lý và về cơ sở vật chất kỹ thuật. Song do có sự cố gắng phấn đấu của công nhân viên trong công ty cùng với sự phát triển không ngừng của đất nước. Công ty CP thương mại và công nghệ Lê Nguyễn đã không ngừng mở rộng quy mô kinh doanh, lĩnh vực kinh doanh, nguồn nhân lực cũng không ngừng được tăng lên cả về số lượng và trình độ chuyên môn nghiệp vụ. Đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của khách hàng vì thế mối quan hệ của Công ty không chỉ với bạn hàng trong nước mà còn mở rộng sang các nước trong khu vực. Công ty đã đóng góp một phần lớn vào nền kinh tế quốc dân và một phần công sức trí tuệ thúc đẩy cho quá trình tin học hoá của các Bộ, ngành, địa phương trên mọi lĩnh vực kinh tế xã hội. 2.2.1.2. Bộ máy quản lý của công ty Sơ đồ 1.7- Tổ chức bộ máy quản lý. GIÁM ĐỐC P.GĐ kỹ thuật P.GĐ Kinh doanh Phòng Phòng Phòng Phòng kế xuất kinh phân toán- nhập doanh phối tài khẩu bán lẻ bán chính Phòng kinh doanh dự án Phòng dịch vụ bảo trì thiết bị Phòng công nghệ phần mềm buôn Hiện nay Công ty có số lượng công nhân viên là gần 30 người, độ tuổi trung bình là 22 tuổi, có trình độ chuyên môn về các lĩnh vực công nghệ thông tin, điện tử, kế toán tài chính, maketting, tốt nghiệp từ các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp trong cả nước. Để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, yêu cầu của thị trường và phù hợp với nhu cầu đổi mới, xu thế phát triển của thời đại, Công ty đã có nhiều sự thay đổi, sắp xếp, cải tiến bộ máy tổ chức và quản lý theo hướng chia thành các phòng ban. Mỗi phòng ban được giao nhiệm vụ cụ thể và chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được Phòng nghiên cứu và phát triển thị trường giao phó dưới sự chỉ đạo của ban lãnh đạo và gắn kết với các phòng ban khác để cùng thực hiện mục tiêu chung của toàn doanh nghiệp. Trong đó các phòng ban có liên quan chủ yếu đến quá trình bán hàng Phòng kế toán tài chính: Có chức năng nhiệm vụ quan trọng trong Công ty. Tiến hành theo dõi ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động của Công ty một cách chính xác, kịp thời, theo đúng chế độ kế toán và chuẩn mực kế toán hiện hành vào sổ kế toán. Qua đó theo dõi lãi, lỗ thông qua các số liệu, chứng từ kế toán từ các phòng ban đưa lên, theo dõi tình hình thanh toán với Nhà nước, nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên. Từ đó đề xuất các ý kiến báo cáo lên ban lãnh đạo để giúp cho Ban giám đốc đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác, kịp thời nhằm đạt được mục đích tối ưu. Phòng kinh doanh bán lẻ: Thực hiện cung cấp tận tay người tiêu dùng các sản phẩm công nghệ thông tin của Công ty, đáp ứng tốt nhất mọi yêu cầu của khách hàng. Khách hàng chủ yếu của phòng này là các hộ gia đình, học sinh, sinh viên, các đơn vị tập thể có nhu cầu mua hàng hoá để phục vụ mục đích sử dụng của mình. Phòng phân phối- kinh doanh bán buôn: Thực hiện phân phối hàng hoá cho các đại lý, cửa hàng trong địa bàn Hà Nội nói riêng và các đại lý trong các tỉnh nói chung. Có nhiệm vụ cung cấp thông tin về hàng hoá, thị trường kinh doanh, các chương trình khuyến mại, dịch vụ sau bán mới nhất cho khách hàng. Phòng dịch vụ bảo hành, bảo trì thiết bị: Thiết lập một mạng lưới bảo hành trên khắp cả nước với nhiệm vụ chủ yếu là thực hiện các chương trình sau bán các sản phẩm của Công ty cung cấp đúng thời hạn bảo hành sản phẩm. Phòng nghiên cứu phát triển thị trường: Nhiệm vụ chủ yếu của phòng này là nghiên cứu giá cả thị trường mua, bán sản phẩm để giúp phó giám đốc kinh doanh đưa ra các quyết định đúng đắn về giá cả cũng như về mở rộng quy mô kinh doanh sao cho có thể cạnh tranh được với các đối thủ cạnh tranh khác, thoả mãn nhu cầu của khách hàng. 2.2.1.3. Đặc điểm bộ máy kế toán tập chung. Việc tổ chức thực hiện các chức năng, nhiệm vụ hạch toán kế toán trong một đơn vị hạch toán cơ sở do bộ máy kế toán đảm nhiệm. Do vậy, bộ máy kế toán tại Công ty được tổ chức trên cơ sở khối lượng công tác kế toán cũng như chất lượng về hệ thống thông tin kế toán. Bộ máy kế toán bao gồm tập hợp các cán bộ nhân viên kế toán đảm bảo thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị. Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy. Mỗi nhân viên đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau. Bộ máy kế toán bao gồm có 8 nhân viên trong đó: Sơ đồ 1.8- Tổ chức bộ máy kế toán Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán vốn bằng tiền Thủ quỹ Kế toán xuất nhập khẩu Kế toán thanh toán Kế toán thuế kiêm TSCĐ Kế toán kho 2.2.1.4. Đặc điểm hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa tại doanh nghiệp Một trong các yếu tố đầu vào quan trọng đảm bảo cho quá trình lưu chuyển hàng hoá được diẽn ra một cách liên tục và có hiệu quả cao đó là hàng hoá. Vì vậy, việc thu mua hàng hoá để kinh doanh được công ty hết sức quan tâm, từ việc lựa chọn nguồn cung cấp hàng hoá, vận chuyển hàng hoá về nhập kho, giá cả cho đến việc bảo quản hàng hoá tại kho. Các mặt hàng kinh doanh chủ yếu tại Công ty bao gồm: Máy tính, thiết bị tin hoc: Máy chủ, máy tính cá nhân, các linh kiện máy như: Loa, Chíp, Ran, usb, HDD, Mouse, Key board, …các thiết bị mạng Lan, Wan, máy in, màn hình…… Hàng hoá này được cung cấp bởi nhà cung cấp trong nước, nhưng chủ yếu là được nhập khẩu từ các nước, các hãng phân phối nổi tiếng và có uy tín lâu năm như: Hãng IBM, HP (Mỹ), hãng Sam Sung, LG (Hàn Quốc), Công ty IBM Châu á ( Tai wan, Singapore)…… Do chính sách bán hàng của Công ty nên hàng hoá mua về bao giờ cũng được nhập kho trước khi tham gia vào quá trình lưu chuyển tiếp theo. Vì vậy, công tác bảo quản, lưu trữ hàng hoá tại kho cũng được công ty hết sức quan tâm. Hiện tại hàng hoá của Công ty được lưu trong 2 kho khác nhau, mỗi kho đều có đủ sản phẩm của Công ty để thuận lợi cho việc vận chuyển, bốc dỡ, tiêu thụ. Việc quản lý hàng hoá tại kho của công ty được thực hiện trên máy thông qua phần mềm AT- Soft. Khi tiến hành khai báo, kế toán phải mã hoá cho từng danh mục hàng hoá. Việc mã hoá các đối tượng quản lý cho phép người sử dụng có thể nhận diện, tìm kiếm nhanh chóng, không gây nhầm lẫn, dễ nhớ, tiện sử dụng và tiết kiệm bộ nhớ. Hàng hoá tại công ty rất phong phú và đa dạng và vì vậy việc mã hoá các hàng hoá được áp dụng theo phương pháp kiểu ký tự. Ví dụ như một số mặt hàng cụ thể sau: Monitor 17” : MO17. CDRom: CDR. HDD 40GB: HD40. HDD 80GB: HD80. USB 256Mb: USB2. Với khách hàng mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã ký hiệu đó là mã khách hàng. Mã khách hàng được xây dựng dựa trên tên gọi của khách hàng đó sao cho ngắn gọn và dễ nhớ nhất. Bên cạnh mã khách hàng còn có các thông tin đi kèm như mã số thuế, địa chỉ, điện thoại. 2.2.2. Nhân tố bên ngoài Là một công ty hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin, công ty cổ phần thương mại và công nghệ Lê Nguyễn cũng phải đứng trươc những kho khăn cũng giống như các công ty cùng ngành nghề. Đó là do đối tượng mặt hàng kinh doanh của công ty là cáclinh kiện điện tử; điện lạnh, tin học, công nghệ thông tin, thiết bị ngành viễn thông. Những mặt hàng trên gắn liền với sự tiến bộ và phát triển của khoa học kỹ thuật nên những mặt hàng trên nếu khong có chính sách bán hàng hợp lý thì rất dễ bị ứ đọng lại, mất giá gây tổn hại nhiều cho công ty. Hơn thế nữa trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của nền kinh tế thị trường như hiện nay, lợi nhuận là điều kiện hàng đầu quyết định sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Để đạt được lợi nhuận tối đa, doanh nghiệp phải bố trí hợp lý các nguồn lực sẵn có, tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh một cách hiệu quả nhất. Hiện nay, Công ty có rất nhiều bạn hàng, những khách đến mua hàng và thanh toán ngay, trả chậm. Tuy nhiên cũng còn hàng loạt các khách hàng thường xuyên, bạn hàng quen thuộc thường đến nhận hàng trước và thanh toán sau. Chính điều này đặt cho kế toán Công ty trách nhiệm rất nặng nề: Thường xuyên phải kiểm tra, theo dõi một lượng tài sản khá lớn của mình nhưng vẫn còn đang trong quy trình thanh toán. 2.3. Kết quả phân tích thu thập Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần thương mại và công nghệ Lê Nguyễn + Ngôn ngữ chính được sử dụng trong kế toán là tiếng Việt + Niên độ kế toán 1 năm: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 + Kỳ lập báo cáo: Hàng tháng, hàng quý, hàng năm + Thời gian lập: Đầu tháng, quý , năm + Nơi nộp báo cáo là: Giám đốc + Đơn vị tiền tệ sử dụng chính thức trong kế toán: Đồng tiền Việt Nam, tất cả các đồng tiền khác phát sinh được ghi theo nguyên tệ và phải được quy đổi ra VNĐ theo tỷ giá giao dịch của nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ lên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế. + Về khấu hao tài sản cố định: Phải thực hiện đúng các QĐ trong chế độ quản lý sử dụng và triết khấu hao TSCĐ (ban hành theo QĐ số 206/2003/ QĐ - BTC). Mọi loại tài sản được xác định thời gian sử dụng và đăng ký khấu hao ngay từ khi thành lập công ty. - Hóa đơn bán hàng phải được sử dụng mẫu in sẵn do Bộ tài chính phát hành, mẫu hợp đồng bán hàng, phụ tùng tự in phải đăng ký với Tổng cục thuế và phải được Tổng cục thuế chấp thuận trước khi sử dụng. - Hình thức kế toán: Sổ Nhật ký chung trên máy vi tính theo chương trình kế toán máy. - Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ. - Trị giá vốn của hàng xuất bán được xác định theo phương pháp nhập trước xuất trước. 2.3.1. Chứng từ sử dụng Theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006, các chứng từ sử dụng trong kế toán bán hàng bao gồm: - Phiếu nhập kho - Phiếu xuất kho - Biên bản kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa - Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ - Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý - Biên bản kiểm kê vật tư, công cụ, sản phẩm hàng hóa - Bảng kê mua hàng - Hóa đơn (GTGT) - Hóa đơn bán hàng thông thường - Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi - Thẻ quầy hàng 2.3.2. Tài khoản sử dụng a, Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán, của hoạt động sản xuất kinh doanh từ các giao dịch và nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ. b, Tài khoản 512: Doanh thu nội bộ Tài khoản này dùng để phản ánh số dư doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp và giữa các đơn vị thành viên trực thuộc trong cùng một công ty, tổng công ty hạch toán toàn ngành. c, Tài khoản 521: Chiết khấu thương mại Tài khoản này dùng để phản ánh khoản chiết khấu thương mại mà doanh nghiệp đã giảm trừ hoặc đã thanh toán cho người mua vì ls do mua với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trên hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua bán hàng. d, Tài khoản 531: Hàng bán bị trả lại Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá số hàng hóa, sản phẩm và dịch vụ đã tiêu thụ, bị khách hàng trả lại do các nguyên nhân vi phạm cam kết, vi phạm hợp đồng kinh tế, hàng bị mất phẩm chất, kém chất lượng, không dúng chủng loại quy cách. e, Tài khoản 532: Giảm giá hàng bán Tài khoản này dùng để phản ánh khoản giảm giá hàng bán thực tế phát sinh trong kỳ kế toán. Giảm giá hàng bán là khoản giảm trừ được người bán chấp thuận trên giá đã thỏa thuận cho số hành hóa đã bán vì lý do hàng bán kém phẩm chất hay không đúng quy cách quy định trông hợp đồng kinh tế. f, Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán Tài khoản này dùng để phản ánh tri giá gốc của hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ, giá thành sản xuất của sản phẩm bán trong kỳ. g, Tài khoản 157 – Hàng gửi di bán Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hàng hóa, sản phẩm đã gửi hoặc chuyển đến cho khác hàng. Hàng hóa, sản phẩm gửi bán đại lí, kí gửi; trị giá dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa được chấp nhận thanh toán. Tài khoản này sử dụng cho tất cả các đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc mọi lĩnh vực h, Tài khoản 003: Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi Tài khoản này dùng để pản ánh trị giá hàn nhận bán hộ, nhận ký gửi ở các tổ chức thương mại hoặc các đại lý tiêu thụ. Ngoài ra con có các tài khoản có liên quan như: 111, 112, 131, 156… 2.3.3. Hình thức sổ sử dụng Công ty sử dụng hình thức sổ nhật ký chung. Hình thức Nhật ký chung là hình thức phản ánh các nghiệp kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian vào một quyển sổ gọi là nhật ký chung. Sau đó căn cứ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ có thể mở các nhật ký chung phụ. Cuối tháng hoặc định kỳ cộng các nhật ký phụ lấy số liệu ghi vào nhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái. Cuối tháng, quý, năm cộng số liệu trên sổ cái lập cân đối phát sinh. Sau khi kiểm tra số liệu khớp đúng với số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết để lập báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung được thể hiện qua sơ đồ sau Sơ đồ 1.3- Hình thức nhật ký chung Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ, thẻ hạch toán chi tiết Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu - Hình thức kế toán NKC gồm các loại sổ chủ yếu sau: Sổ NKC, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái, các sổ- thẻ kế toán chi tiết. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ ban đầu(phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT, phiếu thu..) đã được kiểm tra để làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ NKC, sau đó căn cứ trên số liệu đã ghi trên sổ NKC để ghi vào sổ cái theo các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ bán hàng như TK511, TK632, TK131, TK157,… Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc nghi sổ NKC, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.(sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết thanh toán, sổ chi tiết hàng hoá, thẻ kho…)