Tài liệu Hoạt động kiểm soát nội bộ trong chu trình triền lương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM KHOA KẾ TOÁN BỘ MÔN KIỂM SOÁT NỘI BỘ ---------------------------------------- Đề tài Hoạt động kiểm soát nội bộ trong chu trình triền lương Nhóm: 3 LHP: 21C1ACC50707701 Giảng viên: Nguyễn Đình Hoàng Uyên Thông tin các thành viên Họ và tên MSSV % tham gia Lê Xuân Hiếu Trịnh Thị Xuân An Nguyễn Ngọc Hồng Vân Nguyễn Phạm Hương Thảo Đinh Thị Mai Hương Nguyễn Ngọc Lý Anh 31191025375 31191025131 31191024239 31191023962 31191025001 31191025807 100 100 100 100 100 100 Mục Lục PHẦN 1: KHUNG LÝ THUYẾT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CHU TRÌNH TIỀN LƯƠNG 1. Đặc điểm tiền lương Là biểu hiện bằng tiền của số lượng và chất lượng sức lao động mà người lao động đã bỏ ra trong quá trình sản xuất, kinh doanh… Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, là một yếu tố chi phí cấu thành nên giá trị của sản phẩm dịch vụ do đơn vi tự tạo ra. Nó còn được coi là công cụ quan trọng trong quá trình sử dụng và quản lý nhân sự trong công ty. Trong quy trình tiền lương, tiền lương sẽ được hiểu là các khoản thu nhập mang tính thường xuyên mà nhân viên được hưởng từ công ty. Các chức năng cơ bản của tiền lương: kích thích lao động, giám sát lao động, điều hòa lao động. Thông thường, tiền lương bao gồm lương cơ bản và các khoản khác như tiền thưởng theo doanh số, tiền làm thêm giờ, tiền tăng ca,… 2. Hình thức trả lương Có hai hình thức trả lương là lương theo thời gian và lương theo sản phẩm. Lương theo thời gian thường áp dụng cho bộ phận quản lý còn lương theo sản phẩm áp dụng cho công nhân sản xuất hay cho nhân viên bán hàng - lương theo doanh số cũng là một dạng của lương theo sản phẩm.  Tiền lương theo thời gian: Là khoản tiền trả cho người lao động theo thời gian làm việc của họ, được tính dựa trên thời gian làm việc cấp bậc và thang lương. Lương thời gian không phụ thuộc vào khối lượng công việc (sản phẩm) mà người lao động hoàn thành trong khoảng thời gian đó. Ưu điểm: đơn giản dễ tính toán Nhược điểm: không gắn với chất lượng lao động đồng thời chưa gắn với kết quả lao động cuối cùng, dù hoàn thành hết công việc được giao nhưng lại không đi làm đủ thời gian thì lương cũng không được trả đúng với năng suất bản thân.  Tiền lương theo sản phẩm Là khoản tiền lương được tính toán dựa trên số lượng, chất lượng sản phẩm, công việc lao vụ đã hoàn thành. Tùy theo yêu cầu và khả năng quản lý của đơn vị việc trả lương theo sản phẩm có thể tiến hành theo các hình thức sau đây: - - - Trả lương theo sản phẩm trực tiếp không hạn chế: tiền lương được tính theo số lượng sản phẩm hoàn thành đúng quy định, hình thức này thường được sử dụng phổ biến cho công nhân trực tiếp sản xuất. Tiền lương theo sản phẩm gián tiếp: thường được sử dụng để tính lương cho công nhân phục vụ sản xuất như: vận chuyển vật liệu, thành phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị. Tiền lương theo sản phẩm có thưởng: tiền lương được tính theo sản phẩm (trực tiếp hoặc gián tiếp) kết hợp với chế độ tiền thưởng trong sản xuất. Tính lương theo sản phẩm lũy tiến: Căn cứ vào mức độ vượt định mức để tính thêm tiền lương theo tỷ lệ vượt lũy tiến. Tiền lương khoán theo sản phẩm cuối cùng: tính theo đơn giá tổng hợp cho sản phẩm hoàn thành đến công đoạn cuối cùng. Khoản quỹ lương: áp dụng cho các phòng ban của đơn vị. Quỹ lương thực tế phụ thuộc vào mức độ hoàn thành nhiệm vụ được giao của từng phòng ban. Ưu điểm: gắn thu nhập của người lao động với kết quả công việc của họ đồng thời khuyến khích họ tăng năng suất lao động, tạo sự cạnh tranh lành mạnh giữa nhân viên, tiền lương chi trả rõ ràng, minh bạch. Nhược điểm: việc tính toán phức tạp và nếu không gắn với chất lượng, người lao động thường sẽ có xu hướng chạy theo số lượng (càng tạo ra nhiều sản phẩm càng hưởng lương cao) mà không quan tâm đến chất lượng sản phẩm công việc hay lợi ích chung của toàn đơn vị. 3. Chứng từ liên quan đến chu trình tiền lương. 3.1 Bảng theo dõi lao động (sổ quản lý lao động): Dùng để theo dõi nguồn nhân lực của công ty. 3.2 Bảng chấm công: Theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc,… Đánh giá sự chuyên cần, chăm chỉ, tích cực, hiệu quả công việc của từng nhân viên. Dựa vào dữ liệu chấm công đó làm cơ sở để trả lương. 3.3 Bảng lương (bảng tính lương):  Văn bản quy định các mức lương cụ thể cho các loại công việc, nghề nghiệp, chức vụ khác nhau, tỉ lệ tiền lương giữa các lao động trong cùng ngành nghề theo trình độ, kinh nghiệm làm việc hoặc theo công việc thực tế mà người lao động đảm nhiệm. Cấu tạo bảng lương gồm ngạch lương, bậc lương và hệ số lương. Được đối chiếu với bảng chấm công để xác định cơ sở tính lương. Căn cứ vào số giớ làm việc hoặc khối lượng công việc hoàn thành, tính các khoản trích theo lương: BHXH, BHYT, BHTN,… và trừ đi thuế TNCN và các khoản phải thu của người lao động như bồi thường thiệt hại, … để tính ra tiền lương phải trả cho người lao động. 3.4 Phiếu lương từng người (Payroll Slip): Phiếu này còn có những tên gọi khác như phiếu chi lương, phiếu thanh toán tiền lương… Bảng mẫu phiếu này sẽ được lưu lại để đánh giá mức lương trong năm của mỗi nhân viên. Phản ánh số tiền thực nhận, số tiền thuế thu nhập cá nhân (nếu có), các khoản liên quan đến bảo hiểm… Ngoài ra, trong phiếu sẽ có thêm những ngày nghỉ phép, các khoản trợ cấp – phụ cấp, thưởng… 3.5 Phiếu chi/Lệnh chi lương qua ngân hàng: Dùng để chi trả tiền lương cho NLĐ thông qua hệ thống ngân hàng. 4. Chu trình tiền lương Chu trình tiền lương có những đặc điểm sau: - - - - - - Là chu trình quan trọng trong từng đơn vị. Chi phí tiền lương vừa phản ánh chi phí đầu vào (chi phí tiền lương), vừa là một bộ phận chi phí cấu thành nên giá thành sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sản xuất ra Chu trình tiền lương trải qua nhiều khâu xử lý nên dễ bị tính toán sai lệch, ngoài ra còn liên quan đến những tài sạn nhạy cảm như tiền, séc nên dễ trở thành đối tượng của các hành vi vi phạm đạo đức như tham ô, chiếm dụng. Chi phí tiền lương có liên quan mật thiết với các nghĩa vụ phải thực hiện như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp, thuế thu nhập cá nhân, tiền thưởng, tiền ăn ca…Chi phí tiền lương là cơ sở để tính các khoản nêu trên vì vậy nếu có sai phạm ở khoản tiền lương sẽ dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng. Chi phí tiền lương được coi là khoản mục chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí và giá thành của doanh nghiệp, vì thế nếu có sai phạm xảy ra, sẽ gây nên ảnh hưởng lớn đến các quyết định về sản xuất (giá thành), tiêu thụ (giá bán). Việc xác định kết quả lao động để trả lương và tăng lương đòi hỏi sự xét đoán của nhà quản lý các cấp. Phải đánh giá đúng những cống hiến của người lao động, để chi trả mức lương phù hợp nhằm giữ lại được nguồn nhân lực có chất lượng cao. Kiểm soát tốt chu trình tiền lương giúp các nhà quản lý trả lời được các câu hỏi như: giá bán sản phẩm có mang tính cạnh tranh không? Năng suất lao động tốt hay không? Đơn vị có tuyển dụng và giữ lại được các nhân sự chủ chốt hay không? Qua đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Chu trình tiền lương bao gồm các bước sau: 1. Lập và thu thập các chứng từ ban đầu để tính lương 2. Tính lương và các khoản khấu trừ (Bảng lương; Phiếu tính lương cho từng người; Phiếu chi/ lệnh chi lương qua ngân hàng) 3. Phát hành séc trả lương hoặc trả lương bằng tiền mặt (Bảng thanh toán lương) 4. Nộp thuế TNCN và các khoản khấu trừ cho Nhà nước 5. Ghi sổ kế toán Sơ đồ chu trình tiền lương 5. Mục tiêu kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương.   Kế toán phải xác định được mức lương phù hợp cho từng nhân viên. Tiền lương, thưởng của từng nhân viên được tính toán một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời. o Nhân sự của công ty luôn được cập nhật hợp lệ, đầy đủ. o Thời gian lao động bắt đầu công việc được đánh giá dựa theo quy định về chấm công của công ty. o Tiền lương công ty được tính chính xác, minh bạch trên cơ sở chấm công.  Tiền lương, thưởng phải đến được tận tay nhân viên.   Kiểm soát được chi phí tiền lương. Ghi nhận và báo cáo tiền lương chính xác, trung thực, hợp lý, logic, dễ hiểu. . 6. Rủi ro trong kiểm soát nội bộ chu trình tiền lương.      Rủi ro về tính lương: Rủi ro chấm công : Chấm công không đầy đủ, chính xác và kịp thời Rủi ro tính lương: Tính không đủ, không đúng, không kịp thời. Rủi ro cập nhật dữ liệu về nhân sự : Không đầy đủ số nhân viên hiện có trong kỳ tính lương Không chính xác về chức danh, chức vụ, cấp bậc, bộ phận,… Không kịp thời so với tình hình nhân sự trong kỳ tính lương (nhân viên đã nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên điều chuyển, nhân viên được tăng lương, bị giảm lương… Tiếp tục trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc/nhân viên không có thực. Tính sai thuế thu nhập cá nhân dẩn đến việc doanh nghiệp phải đóng bù thuế cho nhân viên. Không kiểm soát được chi phí tiền lương -Báo cáo tài chính không trung thực và hợp lý. Giai đoạn Sai phạm có thể xảy ra -Sai sót trong chấm công, trong tính toán khối lượng sản phẩm, dịch vụ hoàn thành như ghi chép không đầy đủ, không chính xác và kịp thời -Sai phạm trong ghi chép, tính toán giờ công, giờ phụ trội, sản phẩm, dịch vụ hoàn thành. Thu thập các chứng từ -Tính giờ công cho những nhân viên không có thật. ban đầu như bảng chấm -Sai phạm trong cập nhật dữ liệu vầ nhân sự như: công và các chứng từ khác *Không phản ánh kịp thời sự biến động nhân sự. liên quan để tính lương *Báo cáo sai về số ngày (giờ) nghỉ bệnh, nghỉ không lương hay nghỉ phép, số giờ làm phụ trội,... -Thiếu các chứng từ cần thiết ( hợp đồng lao động) khiến chi phí tiền lương không được khấu trừ khi tính thu nhập chịu thuế. Tính lương và các khoản khấu trừ (Bảng lương; Phiếu tính lương cho từng người; Phiếu chi/ lệnh chi lương qua ngân hàng) -Tính sai tiền lương phải trả -Tính lương cho các nhân viên đã nghỉ việc hoặc đang chờ nghỉ việc (nhân viên ảo). -Tính lương không chính xác do sai về chức danh, chức vụ, cấp bật, bộ phận,... -Khấu trừ sai hoặc không khấu trừ các khoản: BHXH, BHYT, BHTN, thuế TNCN -Không tuân thủ pháp luật về mức lương tối thiểu, mức tiền công làm ngoài giờ. Phát hành séc trả lương/ Thanh toán lương (Bảng thanh toán lương) -Chậm trễ hoặc sai sót trong việc giao séc trả lương hoặc chuyển tiền vào tài khoản của nhân viên. -Nhân viên lập séc chiếm đoạt tiền của những người lao động không có thật. Nộp thuế TNCN và các khoản khấu trừ cho Nhà nước -Chậm nộp hoặc không nộp các khoản đã khấu trừ từ tiền lương cho ngân sách nhà nước. 7. Hoạt động kiểm soát chu trình tiền lương 7.1. Những thủ tục kiểm soát chung 7.1.1. Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng khác nhau trong chu trình tiền lương.  Bộ phận nhân sự Tuyển dụng nhân viên Công việc này thường do bộ phận nhân sự phụ trách. Có công ty có thể thành lập bộ phận tuyển dụng riêng. Dựa trên việc tập hợp tuyển dụng từ các bộ phận liên quan, HR sẽ lên kế hoạch tuyển dụng. Phê duyệt mức lương – lưu trữ hồ sơ nhân viên ( lương thưởng thỏa thuận) Khi người lao động đã trở thành nhân viên công ty, HR sẽ làm một bộ hồ sơ của người đó. Thường sẽ bao gồm các tài liệu sau: xác định danh tính người lao động (CMT, hộ khẩu); tình trạng sức khỏe;cam kết bảo mật (nếu cần); hợp đồng lao động với mức lương thỏa thuận . Hồ sơ này được cập nhật trong suốt quá trình người lao động làm việc tại doanh nghiệp.  Bộ phận sử dụng lao động Chấm công – theo dõi thời gian quá trình làm việc Mức thu nhập đã thỏa thuận chỉ là mức thu nhập tiêu chuẩn, sẽ phải dựa vào tình hình làm việc thực tế trong kỳ của người lao động để xác định mức lương. VD: nếu nghỉ không lương thì sẽ trừ ngày đó khỏi số ngày tính lương; nếu làm thêm giờ thì có lương thêm giờ,… Công ty có thể sử dụng hệ thống vân tay hay giao cho cho từng bộ phận theo dõi.  Bộ phận tính lương Tính lương Dựa vào thông tin về thời gian, mức lương thưởng phụ cấp thỏa thuận trong hợp đồng và quy định của công ty... Bộ phận HR hoặc bộ phận tính lương (nếu có) sẽ lập bảng tính lương cho người lao động. Bao gồm các chỉ tiêu như: tổng thu nhập; các khoản khấu trừ như bảo hiểm, thuế,...; số thực được nhận... Sau đó HR/ bộ phận tính lương sẽ gửi bảng lương cho bộ phận kế toán để thực hiện thanh toán và hạch toán.  Bộ phận kế toán Ghi chép sổ sách Bộ phận kế toán dựa vào bảng lương, thưởng để thực hiện ghi nhận vào sổ sách kế toán tổng hợp và theo dõi từng cá nhân, lập các báo cáo định kỳ về tiền lương, thưởng  Bộ phận trả lương Thanh toán lương Dựa vào bảng lương, kế toán sẽ lập danh sách thanh toán và gửi cho ngân hàng để làm lệnh thanh toán, hoặc lập phiếu chi/ séc (Phiếu chi hay séc phải được ký duyệt bởi người có thẩm quyền). Sử dụng dịch vụ phát lương qua ngân hàng hoặc tài khoản chuyên chi về lương. Thu hồi các khoản lương, thưởng chưa có người nhận sau một số ngày nhất định. 7.1.2. Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:  Kiểm soát chung Kiểm soát đối tượng sử dụng: Đối tượng bên trong: phân quyền sử dụng cho từng nhân viên, mỗi nhân viên sử dụng phần mềm phải có mật khẩu riêng và chỉ đủ được phép truy cập vào phần hành của mình Đối tượng sử dụng bên ngoài: thiết lập mật khẩu để họ không thể tiếp cận hay truy cập được vào hệ thống thông tin và vào chu trình này. Kiểm soát dữ liệu: Nhập liệu càng sớm càng tốt, sao lưu dữ liệu để dự phòng các mất mát hư hỏng.  Kiểm soát ứng dụng Kiểm soát dữ liệu: Kiểm soát tính hợp lệ, hợp pháp của các chứng từ. Kiểm tra sự phê duyệt trên các chứng từ. Kiểm soát quá trình nhập liệu: Kiểm tra để đảm bảo các dữ liệu cần lập (số chứng từ, ngày, tháng, số tiền, tài khoản hạch toán...) đều có đầy đủ thông tin. Kiểm tra để đảm bảo tính chính xác trong việc nhập mã nhân viên, số liệu về tiền lương, các khoản trích theo lương bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn và thuế thu nhập cá nhân.  Đánh số thứ tự liên tục cho các ấn chỉ trước khi sử dụng Thực hiện cho tất cả các chứng chỉ sử dụng như séc, phiếu chi tiền mặt, ủy nhiệm chi,... để kiểm tra khi cần thiết.  Ủy quyền và xét duyệt Các chứng từ ban đầu làm cơ sở để tính lương như bảng chấm công, phiếu báo làm đêm, làm thêm giờ,... cũng như bảng tính lương cần có sự xét duyệt của các cấp có thẩm quyền. Ngoài ra, cần có chính sách về tuyển dụng, đề bạt, khen thưởng kỷ luật trong đó cần quy định người chịu trách nhiệm phê chuẩn. 7.1.3. Kiểm tra độc lập việc thực hiện Định kỳ, người đứng đầu đơn vị nên tiến hành kiểm tra các công việc mà các bộ phận đã thực hiện như: kiểm tra quy trình tuyển dụng, việc ký hợp đồng lao động, chấm công, tính lương và trả lương  Đối chiếu giữa số liệu của phòng nhân sự với phòng kế toán hay phòng kế toán với các bộ phận trực tiếp sử dụng lao động nhằm phát hiện kịp thời các sai phạm và tăng cường ý thức chấp hành kỷ luật của các bộ phận này. Ngoài ra, định kỳ đơn vị có thể tiến hành kiểm tra việc tính thuế thu nhập cá nhân hoặc nhờ sự giúp đỡ của chuyên gia tư vấn thuế về lĩnh vực này để đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật. 7.1.4. Phân tích rà soát hay đánh giá tính hợp lý của chi phí tiền lương Thủ tục kiểm soát này giúp cho nhà quản lý kịp thời phát hiện những biến động bất thường trong chi phí tiền lương mà không cần phải đi quá chi tiết vào trường từng trường hợp. Việc đánh giá sự hợp lý của chi phí tiền lương sẽ giúp nhà quản lý đưa ra biện pháp xử lý kịp thời và thỏa đáng được các hậu quả sau này ổn định tâm lý người lao động giúp họ tập trung vào công việc của mình. 7.2. Những thủ tục kiểm soát cụ thể 7.2.1. Xây dựng chính sách tiền lương Các nguyên tắc xây dựng chính sách tiền lương:  Căn cứ vào mức đóng góp của nhân viên: Được xác định dựa vào sự đánh giá về khả năng có thể đóng góp (đối với nhân viên b  Căn cứ vào thị trường lao động: Dựa trên các yếu tố trong thị trường lao động để xây dựng chính sách lương cạnh tranh so với các đơn vị khác.  Căn cứ vào tình hình kinh doanh và khả năng tài chính của đơn vị: Tùy thuộc vào tình hình kinh doanh và tài chính của đơn vị mà nhân viên sẽ được trả lương cao hơn hoặc thấp hơn so với thị trường lao động.  Căn cứ vào sự công bằng giữa các nhân viên cùng phòng ban và giữa các bộ phận trong cùng đơn vị, cần  Xây dựng ngân sách lương (tổng quỹ lương) trong ngân sách của đơn vị *Xây dựng quy lương cho từng bộ phận/chức năng của đơn vị  Xây dựng thang lương cho từng cấp bậc và từng tính chất công việc trong toàn đơn vị  Xây dựng khung lương cho từng vị trí/ chức danh trong đơn vị  Ngoài ra, đơn vị cần chú ý tới vấn đề bảo mật mức lương của nhân viên và sự công bằng trong phân công phân nhiệm.  Căn cứ vào giá trị vật chất và mà đơn vị trao cho nhân viên và giá trị tinh thần mà nhân viên nhận được từ đơn vị, cần:  Môi trường làm việc tốt như mối quan hệ đồng nghiệp tốt, tiện nghi,  Điều kiện học hỏi, nâng cao kiến thức nghề nghiệp.  Cơ hội thăng tiến, sự ổn định công việc lâu dài.  Danh tiếng của đơn vị những chế độ phúc lợi về nhà ở, du lịch, y tế, trợ vốn, quyền mua cổ phần...  Căn cứ vào pháp luật hiện hành về lương tiền công tiền thưởng bảo hiểm xã hội bảo hiểm y tế bảo hiểm thất nghiệp kinh phí công đoàn và các quy định của đơn vị. 7.2.2. Kiểm soát quá trình lập bảng chấm công và các tài liệu liên quan để tính lương. Các hoạt động kiểm soát cần thực hiện:  Lập các chứng từ ban đầu làm cơ sở tính lương: Các chứng từ bao gồm thẻ bấm giờ, bảng chấm công, bảng kê khai khối lượng sản phẩm hoàn thành, bảng kê thời gian vượt giờ... Các chứng từ này cần thiết kế sẵn, đánh số thứ tự liên tục trước khi sử dụng. Các chứng từ này do từng bộ phận lập ra, phải được Trưởng bộ phận đó phê duyệt và chịu trách nhiệm.  Kiểm tra sự đầy đủ của các chứng từ ban đầu về tiền lương: do nhân viên tính lương phụ trách, phải đối chiếu với danh sách lao động hiện tại của đơn vị.  Kiểm tra các nội dung trên chứng từ ban đầu về tiền lương: nhân viên tính lương kiểm tra chữ ký của trưởng bộ phận trên các chứng từ ban đầu, cần kiểm tra tính hợp lý và đối chiếu với các chứng từ như đơn xin nghỉ phép, giấy bác sĩ khi có số giờ nghỉ phép, nghỉ bệnh sau đó cộng giờ trên các bảng chấm công. 7.2.3. Kiểm soát quá trình tính lương và các khoản khấu trừ Quá trình tính lương và các khoản khấu trừ có vai trò quan trọng đến việc xác định thu nhập của người lao động, cũng như làm số liệu để kế toán ghi nhận và lập báo cáo. Nếu có những sai phạm sẽ gây ảnh hưởng không tốt đến mục tiêu của kiểm soán nội bộ trong chu trình tiền lương. Vì vậy, cần phải có những hoạt động kiểm soát: - Ban hành chính sách tiền lương rõ ràng. Bộ phận nhân sự phải thông báo kịp thời mọi biến động về nhân sự và tiền lương, bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật các biến động này. Phân công người có thẩm quyền phê duyệt các thay đổi trong giai đoạn tính lương. Phân công người có thẩm quyền như kế toán trưởng, trưởng phòng nhân sự hay giám đốc phê duyệt bản lương (bảng tính lương). Bảng lương và các chứng từ chi lương phải chuyển đầy đủ và kịp thời để kế toán ghi chép. Nhà quản lý cần đối chiếu định kì chi phí lương thực tế với quỹ lương kế hoạch. 7.2.4. Kiểm soát quá trình trả lương Căn cứ vào bảng thanh toán lương đã lập, một nhân viên tính lương sẽ lập Phiếu đề nghị thanh toán lương gửi cho người có thẩm quyền xét duyệt  các séc trả lương sẽ được gửi đến tính người lao động. Một nhân viên khác sẽ sắp xếp các séc theo từng phòng ban, bộ phận và trực tiếp giao séc cho người lao động. Khi nhận séc, người lao động bắt buộc ký nhận lên Bảng thanh toán lương. Séc khi chưa được gửi phải bảo quản chặt chẽ và thông báo cho nhân viên biết để nhận. Nếu trả lương qua tài khoản ngân hàng, danh sách lao động, số tài khoản của từng lao động và thông tin số tiền lương sẽ được chuyển cho ngân hàng để ngân hàng giao dịch. Đơn vị cần mở một tài khoản chuyên chi (lương) tại ngân hàng để kiểm soát và đối chiếu chặt chẽ tránh rủi ro, gian lận. 7.2.5. Kiểm soát quá trình nộp thuế thu nhập cá nhân và các khoản khấu trừ cho Nhà nước Hàng tháng đơn vị phải có nghĩa vụ nộp cho các cơ quan quản lý nhà nước các khoản như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ và phần thuế TNCN của người lao động mà đơn vị đã khấu trừ  bố trí một nhân viên chuyên thực hiện công việc này. Định kì, gười đứng đầu đơn vị cần kiểm tra lại kỹ lưỡng các khoản tính toán trên. Tóm lại, các thủ tục kiểm soát chủ yếu cần thực hiện là: - Phải phê duyệt trước khi chi lương Định kỳ phân tích tổng quát tính hợp lý của quỹ lương Người lao động phải ký nhận lương trực tiếp hoặc chi trực tiếp qua tài khoản ngân hàng. PHẦN 2: GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY VÀ THỰC TẾ QUY TRÌNH TẠI CÔNG TY A. Giới thiệu về công ty: - Logo của công ty: - Địa chỉ: Phòng 701, Empire Tower, 26 - 28 Hàm Nghi, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Quy mô: Công ty vừa và nhỏ, cả công ty làm việc tại 1 văn phòng. Mã số thuế: 0314741464. Giám đốc công ty: Selcuk Arapoglu - người Indonesia. Ngày hoạt động: 16/11/2017 Giấy phép kinh doanh: 0314741464 Ngành nghề chính: Là công ty thương mại chuyên nhập khẩu các nguyên liệu: bắp hạt, khô dầu đậu nành để bán cho các công ty sản xuất thức ăn chăn nuôi như CP, Cargil,... Một số sản phẩm công ty nhập khẩu: - Bã nành - khô dầu đậu nành. B) Thực tế kiểm soát nội bộ tại công ty: 1. Mô tả sơ về chu trình tiền lương tại công ty: Chu trình tiền lương của công ty gồm 5 giai đoạn cơ bản: - Chấm công - Tính lương và các khoản khấu trừ - Trả lương bằng tài khoản ngân hàng - Nộp thuế TNCN và các khoản khấu trừ cho Nhà nước - Ghi sổ kế toán 1.1. Quy trình chấm công Kế toán kiêm nhân sự sẽ dựa vào email xin nghỉ phép của các bộ phận để chấm công. Các email này sẽ gửi theo trình tự duyệt nghỉ phép như sau: nhân viên sẽ gửi cho trưởng phòng email xin nghỉ phép để được duyệt nghỉ phép. Các trưởng phòng muốn nghỉ phép thì phải email để giám đốc duyệt nghỉ phép. Công ty không thực hiện hình thức bảng chấm công theo từng nhân viên như những công ty quy mô lớn khác. Dưới đây là lưu đồ minh hoạ cho quy trình này: Lưu đồ 1: Quy trình chấm công 1.2. Quy trình tính lương và các khoản khấu trừ 1.2.1. Quy trình tính lương Việc tính lương cho nhân viên được thực hiện vào cuối tháng, kế toán căn cứ vào quy trình chấm công của công ty để làm cơ sở các chứng từ hạch toán về thời gian làm và kết quả làm việc. Để phản ánh tiền lương phải trả cho nhân viên, kế toán sử dụng bảng lương thanh toán. Hàng tháng sau khi tính lương, kế toán sẽ lập và cấp cho mỗi nhân viên một phiếu tính tiền lương chi tiết. Các nhân viên sẽ kiểm tra phiếu tiền lương chi tiết của mình về các khoản tiền lương, nếu có sai sót hay nhầm lẫn phải thông báo lại cho kế toán để được giải quyết kịp thời. Hiện tại, công ty đang áp dụng hình thức tính lương theo thời gian. Để trả lương hàng tháng cho các nhân viên, kế toán sử dụng công thức tính như sau: Tiền lương tháng thực lãnh = Tổng thu nhập – Bảo hiểm – Thuế TNCN + Các khoản khác 1.2.2. Các khoản trích theo lương Hàng tháng công ty tiến hành trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ quy định hiện hành. Toàn bộ số trích BHXH được nộp lên cơ quan quản lý BHXH để chi trả các trường hợp được hưởng theo quy định. Tại công ty hàng tháng kế toán sử dụng lương cơ bản để trích các khoản trích theo lương. Bảng 1: Tỷ lệ các khoản trích theo lương công ty đang thực hiện cho người lao động Loại bảo hiểm BHXH BHYT BHTN Tổng cộng Tính khấu trừ vào lương người lao động 8% 1,5% 1% 10,5% Bảng 2. Các khoản trích bảo hiểm xã hội do người lao động đóng Bảng 3. Bảng lương tháng 7 năm 2021 của công ty Giải thích: Lương gross là tổng thu nhập mỗi tháng người lao động nhận được gồm cả lương cơ bản và các khoản trợ cấp, phụ cấp, hoa hồng… trong đó có cả các khoản đóng bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân (TNCN). Lương net là tiền lương thực nhận mà người lao động được công ty trả hàng tháng sau khi đã trừ hết các loại khoản chi phí bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân Việc tính toán có thể theo công thức như sau: Lương net = Lương gross - (BHXH + BHYT + BHTN) - Thuế TNCN (nếu có) 1.3. Quy trình trả lương cho nhân viên Công ty chọn hình thức thanh toán lương cho nhân viên qua tài khoản thẻ. Việc chi trả lương hàng tháng sẽ do ngân hàng Techcombank đảm nhận. Tất cả mọi thủ tục đều thực hiện trực tiếp thông qua hệ thống ngân hàng điện tử thay vì quy trình làm lệnh giấy thủ công. Kế toán lập ủy nhiệm chi (2 liên) theo mẫu có sẵn của ngân hàng để đề nghị thanh toán kèm với bảng lương. Bộ chứng từ được đưa cho Giám đốc ký duyệt. Sau đó kế toán gửi bộ chứng từ qua ngân hàng để tiến hành thanh toán Sau đó ngân hàng sẽ trích số tiền cần phải chi trả cho từng người thụ hưởng - nhân viên. Nhân viên sẽ được hưởng lương vào ngày 25 hàng tháng. Sau khi thanh toán, Ngân hàng gửi Giấy báo nợ tới kế toán. Lưu đồ 2: Quy trình thanh toán lương nhân viên qua tài khoản thẻ Bảng 4. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng Techcombank: Bảng 5. Phiếu lương tháng của một nhân viên trong công ty 1.4. Nộp thuế TNCN và các khoản khấu trừ cho Nhà nước Thuế TNCN sẽ được nộp cho cơ quan thuế hàng tháng cụ thể vào ngày 20 của tháng tiếp theo. BHXH do doanh nghiệp chịu chiếm tổng cộng 21%. Công ty sẽ đóng các khoản về BHXH cho cơ quan quản lý BHXH vào ngày 23 hàng tháng cùng với ngày thanh toán lương. Bảng 6: Tỷ lệ các khoản BHXH do doanh nghiệp chịu Loại bảo hiểm BHXH BHYT BHTN Tổng cộng Phần trăm doanh nghiệp chịu 17% 3% 1% 21%