Tài liệu Hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại ngân hàng tmcp phát triển nhà thành phố hồ chí minh

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP PHÁT TRIỂN NHÀ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - PGD HỐ NAI Mã số: TR:2020-40/SKTC-SV Chủ nhiệm đề tài: Trần Anh Cường Đồng Nai, 05/2021 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI BÁO CÁO TỔNG KẾT ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI NGÂN HÀNG TMCP PHÁT TRIỂN NHÀ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH - PGD HỐ NAI Mã số: TR:2020-40/SKTC-SV Chủ nhiệm đề tài: ThS. Lâm Hải Đồng Nai, 05/2021 DANH SÁCH NHỮNG THÀNH VIÊN THAM GIA NGHIÊN CỨU Họ và tên STT 01 Trần Anh Cường 02 Lâm Hải Học vị, học hàm chuyên môn Sinh viên Cơ quan công tác Khoa Khoa học Sức khỏe và Kế toán Tài chính Thạc sĩ – Giảng viên Khoa Khoa học Sức khỏe và Kế toán Tài chính 03 Nguyễn Thế Hoàng Dũng Sinh viên Khoa Khoa học Sức khỏe và Kế toán Tài chính 04 Đào Đức Duy Sinh viên Khoa Khoa học Sức khỏe và Kế toán Tài chính MỤC LỤC PHẦN 1: MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 1 PHẦN 2: TỔNG QUAN VÀ MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – PGD HỐ NAI ...................................................................................................................................... 3 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Ngân hàng TMCP Phát triển TP. Hồ Chí Minh ( HDBank) .............................................................................................................................. 3 1.1.1 Giới thiệu Ngân hàng TMCP Phát triển TP. Hồ Chí Minh ( HDBank) ..................... 3 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển ngân hàng HDBank ............................................ 3 1.1.3. Giới thiệu Phòng giao dịch Hố Nai ........................................................................... 4 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và sơ đồ tổ chức tại Ngân hàng TMCP Phát triển TP. Hồ Chí Minh ( HDBank). .................................................................................................... 5 1.2.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh. ............................................................................... 5 1.2.1.1. Các dịch vụ chính của HDBank. ............................................................................ 5 1.2.1.2. Khách hàng của HDBank – Phòng giao dịch Hố Nai ............................................ 6 1.2.2. Sơ đồ tổ chức nhân sự HDBank – Phòng giao dịch Quang Vinh ............................. 6 1.2.3. Các quy định chung trong lao động của Ngân hàng HDBank – Phòng giao dịch Hố Nai ....................................................................................................................................... 9 1.2.3.1. Quy định về nội quy làm việc................................................................................. 9 1.2.3.2. Quy định về phòng cháy chữa cháy ..................................................................... 10 1.3. Sơ Đồ Tổ Chức Phòng Kế Toán ................................................................................. 11 1.3.1. Sơ đồ bộ máy kế toán .............................................................................................. 11 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán HDBank – Phòng giao dịch Quang Vinh ..................... 11 1.3.2. Chức năng của từng bộ phận ................................................................................... 11 1.3.3. Hình thức ghi sổ kế toán .......................................................................................... 13 1.3.4. Các phương pháp kế toán đang áp dụng.................................................................. 14 PHẦN 3: GIẢI PHÁP THỰC HIỆN ................................................................................. 15 2.1. Giới thiệu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại HDBank. ............................................... 15 2.2. Quy trình kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng................................................................. 15 2.3. Thực trạng quy trình hoạt động tín dụng của HDBank – Phòng giao dịch Hố Nai ... 21 2.3.1. Thực trạng quy trình hoạt động tín dụng tại ngân hàng. ......................................... 21 2.3.1.1. Quy trình xét duyệt cho vay vốn .......................................................................... 21 2.3.1.2. Quy trình giải ngân ............................................................................................... 22 2.3.2. Kiểm tra và giám sát vốn vay sau khi giải ngân tại Ngân hàng HDBank – Phòng giao dịch Hố Nai. ............................................................................................................... 22 2.3.3. Khảo sát việc thực hiện kiểm soát hoạt động tín dụng tại Ngân hàng HDBank – Phòng giao dịch Hố Nai .................................................................................................... 23 2.3.4. Đánh giá về kiểm soát nội bộ đối với hoạt động tín dụng tại Ngân hàng HDBank – PGD Hố Nai....................................................................................................................... 23 2.3.5.1. Những hạn chế ...................................................................................................... 24 2.3.5.2. Nguyên nhân ......................................................................................................... 25 2.4. Kiểm soát quy trình hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng HDBank ................... 27 2.4.1. Mục tiêu kiểm soát .................................................................................................. 27 2.4.2. Đánh giá rủi ro ......................................................................................................... 27 2.4.3. Các hoạt động kiểm soát quy trình kiểm soát nội bộ .............................................. 28 2.4.4. Thông tin truyền thông ............................................................................................ 28 3.1. Kết luận đánh giá công tác kế toán tại HDBank – PGD Hố Nai................................ 30 3.1.1. Nhận xét đánh giá tổ chức bộ máy quản lý tại HDBank – Phòng giao dịch Hố Nai. ........................................................................................................................................... 30 3.1.3. Một số ý kiến đề xuất với Phòng giao dịch ............................................................. 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................................. 33 THÔNG TIN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU KHOA HỌC CẤP TRƯỜNG (dùng cho Báo cáo tổng kết đề tài) 1. Thông tin chung: - Tên đề tài: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Phát triển Thành phố Hồ Chí Minh – PGD Hố Nai - Mã số: TR:2020-40/SKTC-SV - Chủ nhiệm đề tài: Trần Anh Cường - Điện thoại: 0911141207 Email: [email protected] - Đơn vị quản lý về chuyên môn (Khoa, Tổ bộ môn): Khoa Khoa học Sức khỏe và Kế toán Tài chính, Tổ Tài chính – Ngân hàng. - Thời gian thực hiện: Từ tháng 7/2020 đến tháng 03/2021. 2. Mục tiêu: Phân tích, đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các thành phần trong nền kinh tế được diễn ra một cách thuận lợi và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Ngân Hàng HD Bank - PGD Hố Nai. 3. Nội dung chính: Nghiên cứu việc thực hiện, giám sát quy trình nghiệp vụ chuyên môn, phát triển dịch vụ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Phát triển Thành phố Hồ Chí Minh – PGD Hố Nai. 4. Kết quả chính đạt được (khoa học, đào tạo, kinh tế-xã hội, ứng dụng, ...) + Mục tiêu kiểm soát Là tạo ra môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên trong Ngân hàng nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Các nhân tố của hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm: Đặc thù về quản lý, cơ cấu tổ chức, chính sách nhân sự, công tác kế toán, kế hoạch, ủy ban kiểm soát, môi trương bên ngoài. Một môi trương kiểm soát tốt sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. + Đánh giá rủi ro Rủi ro của là các yếu tố làm cho không đạt mục tiêu của mình. Dựa vào nguồn gốc phát sinh, rủi ro của được chia làm 3 loại: Rủi ro kinh doanh ( từ môi trường bên ngoài). Rủi ro hoạt động ( từ môi trường nội bộ). Rủi ro tuân thủ ( từ việc tuân thủ pháp luật). Có thể từ chối rủi ro, chấp nhận rủi ro, chuyển giao rủi ro, giảm thiểu rủi ro bằng cách thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ. + Thông tin truyền thông: Ngân hàng thường xuyên cập nhật các thông tin quan trọng cho ban lãnh đạo và những người có thẩm quyền.. Ngân hàng có các kênh thông tin nóng cho phép nhân viên báo các các hành vi, sự kiện bất thương có khả năng gây thiệt hại cho Ngân hàng. + Giám sát đánh giá: Thành lập bộ phận chuyên trách thực hiện giám sát. Một số dạng bộ phận chuyên trách thương có trong Ngân hàng để thực hiện việc giám sát sự vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ. PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1. Đặt vấn đề: Cùng với sự phát triển chung của nền kinh tế hệ thống ngân hàng Việt Nam đã không ngừng phát triển và có những thay đổi sâu sắc trong nền kinh tế đất nước, hoạt động của hệ thống ngân hàng đã góp phần quan trọng tạo nên những thành tựu về kinh tế mà nước ta đã đạt được sau hai mươi năm đổi mới. Hiện nay, hệ thống ngân hàng Việt Nam vẫn đóng vai trò quan trọng trong việc huy động và phân bổ vốn cho nền kinh tế. Tuy nhiên, hệ thống ngân hàng Việt Nam vẫn còn tồn tại những mặc hạn chế như: dịch vụ ngân hàng chưa đa dạng, hiệu quả hoạt động kinh doanh chưa cao, sức cạnh tranh yếu… Một trong những nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên là khả năng kiểm soát nội bộ của ngân hàng chưa hiệu quả. Với bề dày hoạt động, Ngân hàng thương mại nói chung, Ngân hàng thương mại cổ phần phát triển Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng sau những năm hoạt động và phát triển đã đạt được những thành tựu quan trọng, thu hút được nhiều nhà đầu tư và các đối tác kinh doanh thuộc các thành phần kinh tế trên địa bàn. Bằng lượng vốn huy động được trong xã hội thông qua nghiệp vụ huy động vốn, ngân hàng đã cung cấp một lượng vốn lớn cho mọi hoạt động kinh tế, đáp ứng các nhu cầu vốn một cách nhanh chóng, kịp thời cho quá trình tái sản xuất. Nhờ đó mà hoạt động sản xuất kinh doanh của các thành phần trong nền kinh tế được diễn ra một cách thuận lợi. Thấy được tầm kiểm soát của việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ vững mạnh cho hệ thống ngân hàng, tôi thực hiện đề án nghiên cứu việc “Đề xuất hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Phát triển Thành phố Hồ Chí Minh – PGD Hố Nai”. 2. Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu tổng quát: Nghiên cứu việc phát triển nghiệp vụ sản xuất kinh doanh, tại Ngân hàng thương mại cổ phần Phát triển Thành phố Hồ Chí Minh – PGD Hố Nai. Mục tiêu cụ thể: Phân tích, đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của các thành phần trong nền kinh tế được diễn ra một cách thuận lợi và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Ngân Hàng HD Bank - PGD Hố Nai. 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Nghiên cứu những vấn đề lý luận cơ bản và thực tiễn về các nghiệp vụ chuyên môn trong quá trình giải quyết vấn đề kinh doanh và quản trị rủi ro của ngân hàng. Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Tập trung vào thực trạng quản lý rủi ro các nghiệp vụ chuyên môn tại ngân hàng HDBank – PGD Hố Nai. 4. Phương pháp nghiên cứu Dùng phương pháp tại bàn: thống kê, mô tả, so sánh, phân tích, để đánh giá trạng rủi ro và mức độ ảnh hưởng của nó tại ngân hàng. Việc tuân thủ và theo đuổi tính khoa học, thực tế và khách quan, bài viết đi từ cơ sở lý thuyết rồi đề cập những gì đang diễn ra tại thực tế và rút ra những biện pháp thích hợp: phương pháp so sánh và đối chiếu, phương pháp phân tích hoạt động kinh tế. 5. Nội dung nghiên cứu Đề tài nghiên cứu “Đề xuất hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng thương mại cổ phần Phát triển Thành phố Hồ Chí Minh – PGD Hố Nai”. Ngoài lời nói mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung chính của báo cáo bao gồm ba phần: Phần 1: Mở đầu – Đặt vấn đề Phần 2: Tổng quan và một số quy định chung của ngân hàng TMCP phát triển TP Hồ Chí Minh – PGD Hố Nai Phần 3: Giải pháp thực hiện Phần 4: Kết luận và kiến nghị. 2 PHẦN 2: TỔNG QUAN VÀ MỘT SỐ QUY ĐỊNH CHUNG CỦA NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – PGD HỐ NAI 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Ngân hàng TMCP Phát triển TP. Hồ Chí Minh ( HDBank) 1.1.1 Giới thiệu Ngân hàng TMCP Phát triển TP. Hồ Chí Minh ( HDBank) Tên gọi: Ngân hàng Thương mại cổ phần Phát triển Thành phố Hồ Chí Minh Tên giao dịch quốc tế: Ho Chi Minh City Development Joint Stock Commercial Bank Tên viết tắt: HDBank Hội sở: 25 Bis Nguyễn Thị Minh Khai, P. Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh Điện thoại: (08) 62 915 916 - Fax: (08) 62 915 900 Logo: Email: [email protected] Website: www.hdbank.com.vn 1.1.2. Quá trình hình thành và phát triển ngân hàng HDBank Ngân hàng TMCP Phát triển thành phố Hồ Chí Minh (HDBank) là một trong những Ngân hàng TMCP đầu tiên của cả nước, được thành lập từ ngày 04/01/1990 với tên gọi Ngân hàng TMCP Phát triển Nhà thành phố Hồ Chí Minh. Tại thời điểm thành lập, HDBank chỉ có khoảng 50 nhân viên với vốn điều lệ là 3 tỷ đồng. 3 Với đà tăng trưởng mạnh mẽ trong những năm gần đây, HDBank đã đạt được những thành quả vượt bậc, hoàn thiện công tác tái cấu trúc tổ chức và tích lũy các nguồn lực về tài chính, sản phẩm dịch vụ, con người, công nghệ… để bước vào một giai đoạn phát triển sôi động hơn đưa ngân hàng vươn lên một tầm cao mới. Qua 20 năm hoạt động, HD Bank đã trải qua những sự kiện quan trọng sau: Đến thời điểm cuối năm 2010, Ngân Hàng đã hoàn thành tăng vốn điều lệ lên 3.000 tỷ đồng. Ngày 19/09/2011, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành Quyết định số 2096/QĐNHNN chấp thuận đổi tên thành Ngân hàng TMCP Phát triển thành phố Hồ Chí Minh và HDBank đã chính thức được đổi tên vào ngày 16/03/2012. Ngày 18/11/2013, Ngân hàng Nhà nước đã có Quyết định số 2687/QĐ-NHNN về việc sáp nhập Ngân hàng TMCP Đại Á và Ngân hàng TMCP Phát triển thành phố Hồ Chí Minh (HDBank). Nâng vốn điều lệ hiện tại của Ngân hàng lên 8.100 tỷ đồng, tổng tài sản trên 90.000 tỷ đồng, mở rộng hệ thống mạng lưới hoạt động từ 120 lên hơn 210 điểm giao dịch gồm sở giao dịch, chi nhánh, phòng giao dịch trên khắp cả nước và nâng tổng số nhân viên lên hơn 4000 người. Đến cuối năm 2013, HDBank có gần 200 điểm giao dịch trên toàn quốc, có mặt tại hầu hết các trung tâm kinh tế lớn của cả nước như TP. HCM, Hà nội, Đà Nẵng, Nha Trang, Bình Dương, Cần Thơ, Cà Mau, Long An, Vũng Tàu, Đồng Nai, Nghệ An, Hà Tĩnh, An Giang, Hải Phòng, Daklak, Bắc Ninh… 1.1.3. Giới thiệu Phòng giao dịch Hố Nai Cùng với sự phát triển của các ngân hàng thương mại và các Ngân hàng quốc doanh trên cùng điạ bàn, HDBank – Phòng giao dịch Hố Naiđược thành lập và chính thức đi vào hoạt động năm 2001 đặt tại số 19/1 Bùi Hữu Nghĩa, Ấp Đồng Nai, Xã Hóa An, thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai với một đơn vị trực thuộc của chi nhánh Đồng Nai. Chi nhánh được thành lập nhằm mở rộng thị phần của HDBank và phát triển kênh phân phối để đáp ứng một cách nhanh nhất nhu cầu các khách hàng trên địa bàn. Ngân hàng thương mại cổ phần Phát triển TP. HCM - Phòng giao dịch Hố Naiban đầu là thuộc chi nhánh của ngân hàng TMCP ĐẠI Á một ngân hàng được thành lập và đi vào hoạt động từ ngày 30/07/1993 Ngày 18/12/2013 ngân hàng TMCP ĐẠI Á chính thức được sát nhập vào ngân hàng TMCP phát triển TPHCM Với Sứ mệnh: 4 - Mang lại lợi ích cao nhất cho HDBank, cổ đông và xã hội. - Tham gia đóng góp vào sự lớn mạnh, an toàn của hệ thống Ngân hàng thương mại Việt Nam. - Là người bạn đồng hành của khách hàng, đáp ứng đầy đủ nhu cầu vốn hợp lý. Vì sự phát triển, vì niềm tin của khách hàng và Ngân hàng. Tạo điều kiện thuận lợi nhất cho cán bộ nhân viên, cộng tác viên và toàn thể khách hàng, đối tác của HDBank. Với sự nổ lực không ngừng ngân hàng TMCP phát triển TPHCM – Phòng giao dịch Hố Naicũng đã đạt được một số thành tựu đáng kể được thể hiện rõ rệt qua tình hình huy động vốn của ngân hàng. 1.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh và sơ đồ tổ chức tại Ngân hàng TMCP Phát triển TP. Hồ Chí Minh ( HDBank). 1.2.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh. 1.2.1.1. Các dịch vụ chính của HDBank. Sau hơn 10 năm hoạt động, HDBank – Phòng giao dịch Hố Nai cung cấp những sản phẩm như: - Sản phẩm huy động vốn, bao gồm: Tiền gửi có kỳ hạn; Tiền gửi không kỳ hạn; Tiền tiết kiệm có kỳ hạn; Tiền tiết kiệm không kỳ hạn.  Lưu ý: Tiền Việt Nam và ngoại tệ theo quy định Ngân hàng Nhà nước và HDBank. - Sản phẩm Tín dụng, bao gồm: Vay mua sắm hàng hóa tiêu dùng, vật dụng gia đình; Vay cầm cố giấy tờ có giá; Vay theo dự án, cấp hạn mức tín dụng… - Sản phẩm Thanh toán trong nước, bao gồm: Cung ứng séc trong nước; Thu hộ séc trong nước; Dịch vụ chuyển tiền, nhận tiền; Dịch vụ thanh toán hóa đơn điện lực… - Thực hiện quản lý mua bán ngoại tệ, chi trả kiều hối. 5 - Dịch vụ thanh toán, chuyển tiền nhanh Western Union. - Dịch vụ vấn tin số dư; in sao kê. - Các dịch vụ thẻ… 1.2.1.2. Khách hàng của HDBank – Phòng giao dịch Hố Nai Khách hàng doanh nghiệp, bao gồm các hình thức cho vay: Sản phẩm sản xuất – kinh doanh ; Bổ sung vốn… Khách hàng cá nhân, bao gồm: Vay tiêu dùng; Góp chợ, gia đình. 1.2.2. Sơ đồ tổ chức nhân sự HDBank – Phòng giao dịch Quang Vinh Cơ cấu tổ chức bộ máy của HDBank - Phòng giao dịch Hố Naiđược thể hiện qua sơ đồ 1.1 như sau: Ban Giám Đốc Phòng Hành chánh nhân sự Phòng Quan hệ khách hàng Phòng Quản lý và hỗ trợ tín dụng Phòng Kế toán Ngân quỹ Sơ đồ 1.1: Sơ đồ tổ chức của HDBank – PGD Hố Nai  Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận: 1. Giám đốc phòng giao dịch: Chỉ đạo, hoạch định và triển khai các chính sách, mục tiêu kinh doanh phù hợp với chiến lược và mục tiêu kinh doanh của HDBank – PGD Hố Nai. Chỉ đạo xây dựng các quy trình, xác định nhiệm vụ và điều phối hoạt động các phòng / bộ phận thuộc đơn vị. Phân tích hoạt động để đánh giá thành tích hoạt động của đơn vị và của nhân viên, xác định các khu cần tiết kiệm chi phí và các chương trình cải tiến. 6 Xem lại các báo cáo tài chính, các báo cáo về hoạt động nhằm đảm bảo các mục tiêu kinh doanh của đơn vị thực hiện. Chỉ đạo và điều phối mọi hoạt động có liên quan đến kinh doanh tài sản nợ và tài sản có trên cơ sở tối đa hóa lợi nhuận, gia tăng hiệu quả hoạt động. Thiết lập các quy trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại đơn vị. Tham dự các cuộc họp do Hội Sở chủ trì, cuộc họp của các Hội đồng chuyên môn khi được chỉ định. Xúc tiến thương hiệu HDBank trước các đối tác, cơ quan nhà nước, công chúng… Phân công hoặc ủy quyền một số nhiệm vụ cho thuộc cấp. Tham gia tuyển dụng, đào tạo, đánh giá thành tích, điều chuyển và cho thôi việc nhân viên theo quy định về phân cấp quản lý về nhân sự và lương thưởng của HDBank. 2. Phó giám đốc phòng giao dịch: Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát hoạt động và đôn đốc thực hiện kế hoạch chỉ tiêu tháng, quý, năm. Tổ chức thực hiện việc tiếp thị và cung cấp các sản phẩm, dịch vụ của HDBank cho khách hàng. Hướng dẫn, phổ biến, cập nhật các thông tin sản phẩm – dịch vụ mới phát sinh và triển khai thực hiện tại phòng / bộ phận mình phụ trách. Ký các văn bản, hợp đồng, tờ trình tín dụng cá nhân theo sự phân quyền trách nhiệm của Giám đốc và ủy quyền của Tổng giám đốc. Thực hiện các công việc của nhân viên kinh doanh. Quản lý và phát triển nhân viên của phòng / bộ phận được phân công phụ trách. Giải quyết thắc mắc và khiếu nại của khách hàng. Báo cáo kết quả thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh được giao theo từng thời kỳ. Thực hiện các công việc phát sinh theo sự phân công của Giám đốc . 3. Phòng hành chính nhân sự Tham mưu cho Ban điều hành trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch tuyển dụng đào tạo, bồi dưỡng và quản lý nguồn nhân lực của phòng giao dịch. 4. Phòng Quan hệ khách hàng  Khách hàng doanh nghiệp: 7 Duy trì phát triển khách hàng, phát triển mạng lưới khách hàng theo chiến lược kinh doanh của ngân hàng. Tìm kiếm và tư vấn, tiếp thị các sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng, bao gồm: Giới thiệu, tư vấn, bán sản phẩm (tập trung sản phẩm cho vay, bảo lãnh, huy động vốn). Đề xuất các giải pháp trọn gói phục vụ nhu cầu về dịch vụ tài chính ngân hàng của khách hàng doanh nghiệp. Đổi mới trong việc soạn thảo, ký kết các hợp đồng tín dụng, hợp đồng tiền gửi, các thủ tục về bảo lãnh tiền vay, thẩm định tài sản bảo đảm, định giá tài sản bảo đảm. Tiếp nhận thông tin, giải quyết các khiếu nại, thắc mắc, yêu cầu của khách hàng trong phạm vi quyền hạn. Chăm sóc và duy trì mối quan hệ với khách hàng.  Khách hàng cá nhân: Có trách nhiệm trực tiếp giao dịch với khách hàng, đánh giá khả năng khách hàng theo 4 nguyên tắc: + Tư cách người đi vay; + Mục đích sử dụng vốn; + Năng lực trả nợ; + Tài sản thế chấp. - Nếu hợp lệ thì cán bộ tín dụng sẽ hướng dẫn khách hàng lập hồ sơ vay vốn, kiểm soát hồ sơ, trình Giám đốc ký hợp dồng tín dụng. Trực tiếp kiểm tra, giám sát quá trình sử dụng vốn vay của khách hàng, kiểm tra tài sản đảm bảo tiền vay, đôn đốc khách hàng trả nợ đúng hạn. Theo dõi tình hình nguồn vốn và sử dụng vốn, nhu cầu sử dụng vốn cần thiết để phục vụ tín dụng đầu tư. Từ đó trình lên giám đốc để có quyết định cụ thể. 5. Phòng Quản lý và hỗ trợ tín dụng Hỗ trợ cho phòng Quan hệ khách hàng hoàn tất các thủ tục pháp lý theo quy chế, qui trình cho vay, bảo lãnh của HDBank và Ngân hàng nhà nước để cấp tín dụng cho khách hàng. Thực hiện theo chỉ tiêu được giao của HDBank Hội sở theo ba khối: Khách hàng doanh nghiệp, khách hàng cá nhân, nguồn vốn và kinh doanh ngoại tệ. Đây là điểm khác biệt của sơ đồ tổ chức mới: 8  Định giá tài sản bảo đảm.  Đôn đốc thu hồi nợ gốc và lãi.  Tổng hợp các báo cáo liên quan đến công tác tín dụng, bảo lãnh. 6. Phòng kế toán - Ngân quỹ Tổ chức, hướng dẫn thực hiện công tác kế toán, hạch toán tại Phòng giao dịch Hố Naihàng: Kế toán quản trị; phục vụ cho yêu cầu quản trị, điều hành, quyết định về kinh tế. Kế toán tài chính; phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính (tháng, quý, năm) tài chính. Kiểm tra giám sát các khoản chi tiêu tài chính, tham mưu cho giám đốc các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị, điều hành, các quyết định về kinh tế, tài chính. Thực hiện hạch toán kế toán tổng hợp. Lưu trữ, báo cáo cung cấp thông tin số liệu kế toán theo quy định. Triển khai thực hiện có hiệu quả các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi thanh toán, tiền kí quỹ, tiền giữ hộ, tiền vay, thu đổi ngoại tệ, kinh doanh vàng SJC và nghiệp vụ ngân quỹ phù hợp với các quy định của Ngân hàng. Nghiên cứu, đề xuất, triển khai thực hiện các nghiệp vụ ở điểm 1, dịch vụ Ngân hàng, biếu phí dịch vụ, các dịch vụ phi tín dụng liên quan đến hoạt động thanh toán bằng ngân quỹ. Kết hợp với các phòng, ban tại chi nhánh thực hiện tốt nhiệm vụ của Ngân hàng. Thực hiện các nghiệp vụ tiền tệ, kho quỹ; quản lí quỹ nghiệp vụ của phòng giao dịch, thu chi tiền mặt, quản lí vàng bạc, kim loại quý, đá quý; quản lí chứng chỉ có giá, hồ sơ tài sản thế chấp cầm cố,… 1.2.3. Các quy định chung trong lao động của Ngân hàng HDBank – Phòng giao dịch Hố Nai 1.2.3.1. Quy định về nội quy làm việc 1. Thời giờ làm việc và thời giờ nghỉ ngơi: Làm việc 8h/ngày từ 8h -17h, 48h/tuần Thời gian nghỉ giữa ca làm việc từ 12h đến 13h30 Về thời gian nghỉ hàng năm và nghỉ việc riêng: Áp dụng theo điều 74 và 75 của Bộ luật lao động là nghỉ 12 ngày làm việc 2. Tác phong và trang phục: 9  Đối với Nam: Áo sơ mi đồng phục HDBank, đóng thùng Quần tây, không mặc quần Jean Đi giầy tây.  Đối với Nữ: Mặc đồng phục của Ngân hàng, kín đáo, nghiêm túc Không đi dép lê Đi lại nhẹ nhành, nói nhỏ nhẹ nơi công cộng  Không dùng lời lẽ thiếu văn hóa với khách hàng, đồng nghiệp và cấp trên. 3. Trật tự và an toàn lao động: Không mang vật dụng dễ cháy nổ vào ngân hàng, tuân thủ các quy định về phòng cháy, chữa cháy. Không được làm việc riêng trong giờ làm việc, nếu rời vị trí làm việc trên 30 phút thì phải báo với cấp trên trực tiếp. Tuyệt đối tuân thủ sự phân công của cấp trên. Chỉ được tiếp khách nơi quy định. Không được uống bia, rượu trong giờ làm việc; khi có mùi men, hạn chế tiếp xúc với khách hàng để tránh sự hiểu lầm. Nghiêm cấm bài bạc dưới mọi hình thức. Không được hút thuốc lá trong khuôn viên Ngân hàng. Nếu đến làm việc vào ngày nghỉ phải thông báo cho cấp trên trực tiếp. 1.2.3.2. Quy định về phòng cháy chữa cháy Không được sử dụng lửa, hút thuốc trong văn phòng, kho chứa và nơi cấm lửa. Không đựơc câu mắc, sử dụng điện tùy tiện, hết giờ làm việc phải kiểm tra và tắt đèn, quạt, bếp điện… trước khi ra về. Không để các chất dễ cháy gần cầu chì, bằng điện và đường dây dẫn điện Sắp xếp vật tư hàng hóa trong kho phải gọn gàng, sạch sẽ, xếp riêng từng loại có khoảng cách ngăn cháy, xa mái, xa tường để tiện việc kiểm tra hàng và cứu chữa khi cần thiết. Không để các chướng ngại vật trên các lối đi lại. Phương tiện dụng cụ chữa cháy phải để nơi dễ thấy, dễ lấy, không ai được lấy sử dụng vào việc khác. 10 1.3. Sơ Đồ Tổ Chức Phòng Kế Toán 1.3.1. Sơ đồ bộ máy kế toán Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán HDBank – Phòng giao dịch Quang Vinh 1.3.2. Chức năng của từng bộ phận  Nhiệm vụ của Phó giám đốc vận hành: Ký các văn bản, hợp đồng, tờ trình tín dụng cá nhân theo sự phân quyền trách nhiệm của Giám đốc và ủy quyền của Tổng giám đốc. Lập kế hoạch, tổ chức thực hiện, giám sát hoạt động và đôn đốc thực hiện kế hoạch chỉ tiêu tháng, quý, năm. Tổ chức thực hiện việc tiếp thị và cung cấp các sản phẩm, dịch vụ của HDBank cho khách hàng. Hướng dẫn, phổ biến, cập nhật các thông tin sản phẩm – dịch vụ mới phát sinh và triển khai thực hiện tại phòng / bộ phận mình phụ trách. Thực hiện các công việc của nhân viên kinh doanh. Quản lý và phát triển nhân viên của phòng / bộ phận được phân công phụ trách. Giải quyết thắc mắc và khiếu nại của khách hàng. Báo cáo kết quả thực hiện các chỉ tiêu kinh doanh được giao theo từng thời kỳ. Thực hiện các công việc phát sinh theo sự phân công của Giám đốc Chi nhánh.  Nhiệm vụ của Kế toán trưởng: Quản lý và tổ chức thực hiện quy trình nghiệp vụ kế toán giao dịch khách hàng thuộc chức năng của phòng theo quy định. Chịu trách nhiệm về việc kiểm soát các chứng từ một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ. 11 Kiểm tra, kiểm soát, quản lý séc trắng, sổ tiết kiệm trắng xuất cho Giao dịch viên. Kiểm tra, ký kiểm soát chứng từ, hoạch toán, báo cáo liệt kê giao dịch hàng ngày. Kiểm soát việc thực hiện các giao dịch chỉ tiêu nội bộ, chi trả lương và các khoản thu nhập khác cho cán bộ, nhân viên. Lập kế hoach tài chính, báo cáo tài chính theo quy định. Lập kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị làm việc, kế hach chi tiêu nội bộ. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Ban giám đốc Phòng giao dịch Quang Vinh.  Nhiệm vụ của Kiểm soát viên: Thực hiện quy trình nghiệp vụ kế toán giao dịch khách hàng thuộc chức năng của phòng theo quy định. Chịu trách nhiệm về việc kiểm soát các chứng từ một cách chính xác, kịp thời và đầy đủ. Kiểm tra, kiểm soát, quản lý séc trắng, sổ tiết kiệm trắng xuất cho Giao dịch viên. Kiểm tra, ký kiểm soát chứng từ, hoạch toán, báo cáo liệt kê giao dịch hàng ngày. Kiểm soát việc thực hiện các giao dịch chỉ tiêu nội bộ, chi trả lương và các khoản thu nhập khác cho cán bộ, nhân viên. Lập kế hoach tài chính, báo cáo tài chính theo quy định. Lập kế hoạch mua sắm tài sản, trang thiết bị làm việc, kế hach chi tiêu nội bộ. Thực hiện các công việc khác có liên quan theo yêu cầu của Ban giám đốc.  Nhiệm vụ của các Giao dịch viên: Nhận các khoản tiền gửi, cho vay, rút tiền và các thủ tục giấy tờ; nhìn chung là hầu hết các giao dịch trực tiếp với khách hàng. Thực hiện các giao dịch nhằm cung cấp các sản phẩm, dịch vụ của Ngân hàng cho khách hàng một cách có tổ chức ( các giao dịch rút/gửi, mở sổ tiết kiệm, giao dịch chuyển khoản, nghiệp vụ kế toán liên quan đến thu nợ vay, xác nhận số dư, thu đổi ngoại tệ, …). Lập chứng từ, in sao kê, quản lý các loại tài khoản, thực hiện các báo cáo liên quan. Khai thác các nhu cầu của khách hàng trong quá trình giao dịch nhằm tiếp thị, quản bá các sản phẩm dịch vụ thêm, chăm sóc và phát triển khách hàng.  Nhiệm vụ của Thủ quỹ - Kiểm ngân 12 Chịu trách nhiệm thu chi tiền mặt cho khách hàng, kiểm tra lượng tiền mặt hàng ngày tại ngân hàng, chi trả lương và trợ cấp cho cán bộ. Bảo quản các tài sản có giá trị trong kho cũng như các giấy tờ thế chấp tài sản của khách hàng. Khách hàng sẽ đến nộp và lãnh tiền ở phòng Ngân quỹ và ngược lại phòng Ngân quỹ cũng có trách nhiệm kiểm tra số tiền. 1.3.3. Hình thức ghi sổ kế toán Ngân hàng sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ. Trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung. Giao dịch viên hoạch toán theo quy trình nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo yêu cầu của khách hàng. Cuối ngày ( đầu ngày hôm sau), tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ. Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. 13