Tài liệu Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần thiên kim.

i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa từng ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Tác giả luận văn TRƯƠNG NGỌC HÒA ii MỤC LỤC iii DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT BCTC Báo cáo tài chính CP Cổ phần DN Doanh nghiệp HĐQT Hội đồng quản trị HĐKT Hợp đồng kinh tế KSNB Kiểm soát nội bộ KCS Kiểm tra chất lượng sản phẩm GTGT Giá trị gia tăng SXKD Sản xuất kinh doanh TNHH Trách nhiệm hữu hạn TK Tài khoản TSCĐ Tài sản cố định iv DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Số hiệu Tên sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 2.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 2.3 Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán Trang 35 39 41 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của Đề tài Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt và gay gắt trên một thị trường với xu hướng toàn cầu hóa. Để thành công trong môi trường này, các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc có chiến lược kinh doanh khôn khéo, có một đội ngũ nhân viên lành nghề, đa dạng hóa sản phẩm…mà còn đòi hỏi công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung và công tác kiểm tra kiểm soát nói riêng cần phải được coi trọng nhằm kiểm soát tốt chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Việc có một hệ thống kiểm soát tốt thì doanh nghiệp sẽ giảm được rủi ro và giảm chi phí góp phần tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường nhờ đó sẽ tạo dựng được uy tín trên thị trường, bên cạnh đó việc có một hệ thống kiểm soát tốt nó còn thể hiện quan điểm, trình độ và năng lực quản lý của ban giám đốc. Điều đó có nghĩa mỗi doanh nghiệp cần phải xây dựng và hoàn thiện một hệ thống KSNB vững mạnh nhằm hạn chế những rũi ro, mất mát tài sản phát sinh trong quá trình kinh doanh giúp doanh nghiệp xây dựng được nền tảng quản lý phục vụ cho quá trình phát triển của doanh nghiệp và nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh. Với ba lĩnh vực kinh doanh không có tính tương đồng mà Công ty đang kinh doanh là sắt thép, bất động sản và cho thuê văn phòng thì việc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho hiệu quả là một việc khá khó khăn bởi lẽ với lĩnh vực và môi trường kinh doanh của ba mảng hoạt động trên đều có tính đặc thù riêng dẫn đến hệ thống kiểm soát phải đảm bảo hoạt động tốt nhưng phải tiết kiệm nhân lực và chi phí cho hệ thống trong đó Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp chịu nhiều ảnh 2 hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này. Việc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền vừa tuân thủ các quy định của nhà nước, vừa phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đáp ứng các yêu cầu quản lý tại đơn vị trong giai đoạn khó khăn hiện nay là một yêu cầu mang tính cấp thiết. Từ những vấn đề trên, em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim ” làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành kế toán. 2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu: Hiện nay đã có nhiều Đề tại nghiên cứu về KSNB trong các doanh nghiệp. Trong đó tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu trong cùng lĩnh vực KSNB chu trình bán hàng và thu tiền. Cụ thể đề tại thứ nhất là luận văn cao học “ Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và thu tiền bán hàng tại công ty thông tin di động ” của tác giả Vũ Ngọc Nam ( 2007). Luận văn này tác giả đã nghiên cứu KSNB đối với doanh thu và thu tiền trong doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông, với hoạt động kinh doanh có nét đặc thù riêng. Đề tài thứ hai là luận văn cao học “Tăng cường KSNB đối với doanh thu và thu tiền bán điện tại Công Ty TNHH một thành viên Điện Lực Đà Nẵng” cảu tác giả Thái Như Quỳnh (2008). Trong luận văn này tác giả đã nghiên cứu KSNB về doanh thu và thu tiền bán điện tại Công ty TNHH một thành viên điện lực Đà Nẵng. Do đặc điểm về lĩnh vực hoạt động kinh doanh nhiều mảng trong đó mỗi mảng hoạt động có tính đặc thù riêng biệt cộng với hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Thiên Kim ra thường xuyên liên tục nên dễ xảy ra gian lận và rủi ro nhưng chưa có công trình nào nghiên cứu và đưa ra các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền áp dụng cho các đơn vị kinh doanh có lĩnh vực hoạt động tương tự. Vì vậy, em đã tập 3 trung nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Thiên Kim để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng và thu tiền gắn liền với thực tiễn công ty. 3. Mục đích nghiên cứu Luận văn làm sáng tỏ những vấn đề lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ, kiếm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong các doanh nghiệp. Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ở công ty cổ phần Thiên Kim, cùng với việc vận dụng lý luận để đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền phù hợp với đặc thù của công ty. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Công ty CP Thiên Kim có trụ sở chính đặt tại 114-116 Nguyễn Văn Linh, TP Đà Nẵng, ngoài ra Công ty còn có Sàn giao dich bất động sản đóng tại cùng địa chỉ với trụ sở thực hiện kinh doanh bất động sản và định giá bất động sản; Xưởng sản xuất sắt thép đặt tại khu công nghiệp hoà khánh chuyên sản xuất và thương mại các sản phẩm sắt thép và một chi nhánh ở TP Hồ Chí Minh phụ trách việc kinh doanh sắt thép khu vực phía nam. Đối tượng nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty CP Thiên Kim tại văn phòng chính và xưởng sản xuất. Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong việc tìm hiểu thực tế công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở các lĩnh vực kinh doanh sắt thép, sàn giao dịch bất động sản và cho thuê văn phòng tại văn phòng chính, xưởng sản xuất sắt thép. 5. Phương pháp nghiên cứu Luận văn vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và sử dụng các phương pháp cụ thể như phương pháp tiếp cận thu thập thông tin, phương pháp tổng hợp, phương pháp phân tích, so sánh…để làm sáng tỏ vấn đề cần 4 nghiên cứu. Phương pháp tổng hợp và đối chiếu là phương pháp cơ bản để thực hiện mục tiêu của đề tài. Cụ thể: luận văn đã sử dụng các tài liệu về phân cấp quản lý, các qui định trong qui trình bán hàng và thanh toán cũng như quan sát thực tiễn tại công ty để đánh giá tổng quát về công tác kiểm soát bán hàng và thanh toán. 6. Đóng góp của luận văn Thông qua việc nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại công ty, luận văn đã phân tích, đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, chỉ ra những thành tựu đã đạt được, những rủi ro có thể xảy ra trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Thiên Kim, từ đó đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực kinh doanh thép và bất động sản tại công ty. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương: Chương 1 : Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp. Chương 2 : Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim. Chương 3 : Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim. 5 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP Kiểm soát luôn là một khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt được các mục tiêu của tổ chức. Bất cứ mọi hoạt động kinh doanh nào muốn đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả đều phải thực hiện công tác tự kiểm tra trên tất cả các khâu: xem xét các dự báo, các mục tiêu định mức, soát xét lại các thông tin thực hiện để điều chỉnh kịp thời nhằm đảm bảo hiệu quả kinh tế cuối cùng của hoạt động.Công việc trên được gọi là Kiểm Soát Nội Bộ (KSNB). 1.1 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ. Trong mọi hoạt động của doanh nghiệp, chức năng kiểm tra kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện bởi Hệ thống Kiểm Soát Nội Bộ của doanh nghiệp. * Theo COSO (committee of sponsoring oranization) vào năm 1992: Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: + Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. + Thông tin báo cáo tài chính đáng tin cậy. + Sự tuân thủ các luật lệ và qui định. ° Đối với mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả các hoạt động, KSNB cần thực hiện việc bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, thị phần và thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị. 6 ° Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ hiện hành. ° Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải đảm bảo hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định. Điều này xuất phát từ trách nhiệm của người quản lý đối với những hành vi không tuân thủ trong đơn vị. Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được những mục tiêu của đơn vị. * Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IAFC): Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm giúp công ty thỏa mãn các mục tiêu sau: + Bảo vệ tài sản của đơn vị. + Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. + Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý. + Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý. ° Bảo vệ tài sản của đơn vị: Tài sản của đơn vị gồm tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp. Đối với các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng cũng có thể xảy ra tương tự. ° Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin: Thông tin kinh tế tài chính do bộ máy kế toán xử lý, và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý. Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính. 7 ° Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý: Hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp phải được tuân thủ đúng mức. Cụ thể hệ thống KSNB cần: ‫ ٭‬Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp. ‫ ٭‬Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của doanh nghiệp. ‫ ٭‬Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan. ° Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý: Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thực hiện nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp. Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện bởi cơ chế giám sát của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành của bộ máy quản lý. KSNB được chia thành: * Kiểm soát kế toán: Là các chính sách và quá trình nhằm đạt được hai mục tiêu, đầu tiên là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác và tin cậy. * Kiểm soát quản lý: Là để thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của công nhân viên đối với chính sách quản lý. Theo quan điểm tổ chức, kiểm soát quản lý cũng như kiểm soát kế toán đều quan trọng như nhau. Tuy nhiên kiểm soát quản lý ít có quan hệ trực tiếp hơn đối với sự chính xác của thông tin kế toán. Mặc dù vậy kiểm soát quản lý cũng có một tác động đáng kể đến sự chính xác của thông tin kế toán. Ví dụ: 8 một hoạt động của kiểm soát quản lý là đào tạo nhân viên. Nhân viên kế toán được đào tạo tốt sẽ làm việc có hiệu quả hơn và tuân thủ các chính sách quản lý chặt chẽ hơn, do đó sẽ hạn chế rủi ro. 1.1.2. Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ. - Giúp cho việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả. - Bảo đảm rằng các chế độ và quyết định quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó. - Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra biện pháp giải quyết. - Ngăn chặn, phát hiện kịp thời các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận doanh nghiệp. - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. - Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. 1.1.3. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong doanh nghiệp. Tại Việt Nam, KSNB nói chung, hoạt động KSNB nói riêng không phải là một hoạt động hoàn toàn mới mẽ. Thuật ngữ KSNB chính thức được đưa ra vào 3/10/1996 với nghị định 59/CP ban hành quy chế quản lý tài chính hạch toán kinh doanh đối với doanh nghiệp Nhà nước. Tuy nhiên, hệ thống KSNB chưa có được một quy chế tổ chức và họat động sao cho hiệu quả và thường xuyên, chưa tách ra thành một hệ thống độc lập. Thực tiễn cho thấy, hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước cũng như các công ty cổ phần, kế toán trưởng thực hiện hai nhiệm vụ chính là tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán tại đơn vị và nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát về mặt tài chính kinh tế của cấp trên đối với đơn vị. Hai nhiệm vụ đó đối lập nhau song 9 lại cùng được đặt vào nhiệm vụ của một người. Vì vậy mà nó sẽ ảnh hưởng đến niềm tin của người quan tâm, tạo môi trường cho việc thao túng các thông tin tài chính và che đậy các hành vi gian lận. Hoạt động kiểm tra, kiểm soát tại các doanh nghiệp hầu hết được đặt ra mang tính chất hình thức song chưa có quy chế hoạt động và chưa có trình độ nhân viên tương xứng, bộ máy kiểm toán chưa được xây dựng hoặc đã được xây dựng nhưng lại không có tính độc lập, chưa có quy trình và phương pháp kỹ thuật tiến hành riêng, chưa quan tâm đào tạo và bồi dưỡng cho đội ngũ thực hiện. Nền kinh tế nước ta đang mở cửa hội nhập với nền kinh tế thế giới và đặc biệt đã trở thành thành viên của WTO. Cơ hội và thách thức đối với các doanh nghiệp trong nước ngày càng lớn. Các doanh nghiệp muốn đứng vững trong nền kinh tế thị trường phải nâng cao sức cạnh tranh, phải sử dụng một cách tiết kiệm, có hiệu quả các nguồn lực kinh tế. Và đó là mục tiêu chung của bất kỳ một doanh nghiệp nào dù quy mô ra sao. Những đòi hỏi, hạn chế đó chỉ có thể được đáp ứng, được khắc phục nhờ hệ thống KSNB khoa học và hữu hiệu. Chính vì vậy, việc thiết lập hệ thống KSNB đang trở thành nhu cầu cấp thiết trong quản lý tại mỗi doanh nghiệp. 1.1.4. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 400, hệ thống KSNB được cấu thành bởi các yếu tố cơ bản sau: môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, và các thủ tục kiểm soát. 1.1.4.1. Môi trường kiểm soát Môi trường kểm soát phản ảnh sắc thái chung của đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm toán nội bộ. Các nhân tố chính thuộc môi trường kiểm soát là: - Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng của nhà quản lý 10 Các nhà quản lý là người ra quyết định cũng như điều hành mọi hoạt động trong đơn vị, là tấm gương để mọi người noi theo. Nếu các nhà quản lý không tỏ ra quyết tâm đúng mức đối với việc kiểm tra nội bộ thì những người cấp dưới sẽ không thể xem nó thật sự quan trọng nhất. Tuy nhiên, nếu một nhà quản lý cho rằng cần phải đạt mục tiêu bằng mọi giá, các thuộc cấp của ông ta có thể có các hành vi gian lận để hoàn thành kế hoạch của mỗi cá nhân. Do vậy, quan điểm, đường lối quản trị, tư cách đạo đức của họ luôn là một vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát. - Phân định quyền hạn và trách nhiệm Các nhà quản lý xác lập quyền hạn và trách nhiệm cho các cấp quản lý nhằm thực hiện các hoạt động, xác lập các mối quan hệ báo cáo và xây dựng các phương pháp ủy quyền. Việc xác lập quyền hạn và trách nhiệm cần được thực hiện bằng văn bản và triển khai cho toàn tổ chức. - Sự trung thực và các giá trị đạo đức Sự trung thực và các giá trị đạo đức được tôn trọng thì các sai phạm sẽ bị hạn chế. Các nhà quản lý phải xây dựng và phổ biến rộng rãi các quan điểm, các quy tắc, các giá trị đạo đức cho toàn tổ chức. Môi trường văn hóa của tổ chức chính là là nơi sản sinh và tồn tại của sự trung thực và các giá trị đạo đức. Điều này đòi hỏi các nhà quản lý phải gương mẫu đôi lúc phải hi sinh những sở thích, thói quen của mình. - Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định các vị trí then chốt với quyền hạn và nhiệm vụ phù hợp. 11 - Chính sách nhân sự Chính sách nhân sự bao gồm toàn bộ các phương pháp quản lý nhân sự và các chế độ của đơn vị đối với việc tuyển dụng, huấn luyện, đánh giá, đề bạt, khen thưởng và kỷ luật các nhân viên. Một chính sách nhân sự đúng đắn là chính sách nhằm vào việc tuyển dụng, huấn luyện và sử dụng các cán bộ, nhân viên có năng lực và đạo đức. - Kế hoạch và dự toán Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, sửa chữa TSCĐ…đặc biệt là kế hoạch tài chính bao gồm những ước tính và cân đối tình hình tài chính, kết quả hoạt động và luân chuyển tiền tệ trong tương lai. Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành nghiêm túc thì nó sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu. Chính vì thế, các nhà quản lý luôn quan tâm, xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, so sánh số liệu báo cáo với số liệu kế hoạch định kỳ để phát hiện những vấn đề khác thường và kịp thời xử lý. - Thành lập Ủy ban kiểm soát Ủy ban kiểm soát thông thường từ 3 đến 5 thành viên của hội đồng quản trị làm nhiệm vụ giám sát hoạt động và xem xét các BCTC của đơn vị. Các thành viên này không phải là viên chức hoặc nhân viên của công ty, họ đều có nhiệm vụ và quyền hạn như nhau: + Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty. + Kiểm tra, giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ. + Giám sát tiến trình lập BCTC. + Đại diện Công ty để mời kiểm toán viên độc lập vào trực tiếp làm việc với họ. + Hòa giải những mâu thuẩn giữa kiểm toán viên độc lập với Ban giám đốc. 12 - Các yếu tố bên ngoài Môi trường kiểm soát chung của đơn vị còn bao gồm các nhân tố bên ngoài. Các nhân tố này nằm ngoài sự kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ, cung cách của nhà quản lý và các quy chế, các thủ tục kiểm soát cụ thể. Thuộc các nhân tố này bao gồm: ảnh hưởng của các cơ quan chức năng Nhà nước, các chủ nợ và các trách nhiệm pháp lý. 1.1.4.2. Hệ thống kế toán Theo chuẩn mực kiểm toán số 400 của Việt Nam, hệ thống kế toán là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để ghi nhận, tính toán, phân loại, kết chuyển vào sổ cái, tổng hợp và lập báo cáo các nghiệp vụ phát sinh. Là một bộ phận quan trọng trong KSNB, hệ thống kế toán hữu hiệu ở một đơn vị phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết sau: + Tính có thật: Cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép những nghiệp vụ không có thực vào sổ sách của đơn vị. + Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ xảy ra phải được phê chuẩn hợp lý. + Tính đầy đủ: Bảo đảm việc phản ánh trọn vẹn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. + Sự đánh giá: Bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí. + Sự phân loại: Bảo đảm các nghiệp vụ ghi chép đúng theo sơ đồ tài khoản và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán. + Tính đúng kỳ: Bảo đảm các nghiệp vụ phát sinh được thực hiện kịp thời theo quy định. + Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: Số liệu kế toán được ghi vào sổ phải tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của doanh nghiệp. 13 Hệ thống kế toán ở một đơn vị bao gồm các giai đoạn sau: - Lập chứng từ: Đây là giai đoạn đầu tiên rất quan trọng vì số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh. Việc lập chứng từ giúp thực hiện chức năng tiền kiểm - là sự kiểm tra trước khi nghiệp vụ xảy ra, nhằm ngăn ngừa sai phạm trên nhiều điểm quan trọng nhằm bảo vệ hữu hiệu và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn lực của đơn vị. - Sổ sách kế toán: Là giai đoạn chính trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại tính toán, tổng hợp để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp, lên báo cáo. Trong KSNB, hệ thống sổ sách có vai trò quan trọng, nó giúp tổng hợp, lưu trữ thông tin một cách có hệ thống khoa học và đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và BCTC nên là cở sở cho việc kiểm tra, truy cập chứng từ. - Báo cáo Tài Chính: Là giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên BCTC. Các thông tin trên BCTC phản ảnh trung thực tình hình tài chính cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị và phải được trình bày theo đúng các chuẩn mực kế toán hiện hành. Thông qua việc quan sát, đối chiếu, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hệ thống kế toán không những cung cấp thông tin cho việc quản lý mà còn có tác dụng kiểm soát nhiều mặt hoạt động của đơn vị. Hệ thống kế toán là một mắc xích, một yếu tố quan trọng của hệ thống KSNB. 1.1.4.3. Các thủ tục kiểm soát. - Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc phân công phân nhiệm: Nguyên tắc này thực chất là sự phân chia công việc và trách nhiệm cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong một tổ chức. Với mục đích không để cho cá nhân hoặc bộ phận nào có thể kiểm soát mọi mặt trong một 14 nghiệp vụ. Qua đó công việc của nhân viên này sẽ được tự động kiểm tra công việc của nhân viên khác, làm giảm các rủi ro xảy ra các sai phạm, tạo điều kiện để nâng cao tính chuyên môn trong quá trình làm việc của nhân viên. Với yêu cầu là phù hợp năng lực, trình độ và kinh nghiệm của người được phân công. - Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này đòi hỏi sự tách biệt về trách nhiệm đối với một số công việc như: +Trách nhiệm thực hiện nghiệp vụ và trách nhiệm ghi chép kế toán. +Trách nhiệm bảo quản tài sản và trách nhiệm ghi chép sổ kế toán. +Trách nhiệm xét duyệt và trách nhiệm ghi chép sổ sách. +Chức năng kế toán và chức năng tài chính. +Chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát… Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt giữa các trách nhiệm nêu trên và sự kiêm nhiệm dễ dẫn đến gian lận khó phát hiện. Nguyên tắc này giúp ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn. - Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: + Ủy quyền: là việc cấp trên giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vi nhất định cho cấp dưới. Có 2 mức ủy quyền là ủy quyền chung và ủy quyền cụ thể. + Phê chuẩn: Là biểu hiện cụ thể của việc giải quyết và quyết định một số công việc trong phạm vi quyền hạn được giao. - Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ: Các chứng từ nếu được lập nghiêp túc, đầy đủ, phản ảnh trung thực mọi nghiệp vụ phát sinh sẽ giúp cho việc thực hiện chức năng kiểm soát trên nhiều phương diện nhất là bảo vệ tài sản không bị thất thoát, ngăn ngừa các hành vi gian lận, sử dụng tài sản không hiệu quả hoặc vượt thẩm quyền. 15 - Kiểm soát vật chất: Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số trước khi sử dụng. Chẳng hạn như tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khóa, tường rào, lực lượng bảo vệ… và chỉ những người được ủy quyền mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị - Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi các cá nhân khác với cá nhân đang thực hiện nghiệp vụ. Nhu cầu cần phải có sự kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống KSNB thường có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra soát xét lại. Yêu cầu quan trọng đối với những thành viên thực hiện kiểm tra là họ phải độc lập với đối tượng được kiểm tra. Sự hữu hiệu của hoạt động này sẽ mất đi nếu người thực hiện thẩm tra lại là nhân viên cấp dưới của người đã thực hiện nghiệp vụ hoặc không độc lập vì bất kỳ lý do nào. 1.2 Những vấn đề cơ bản về chu trình bán hàng và thu tiền 1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền. Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng. Trong thực tế chu trình bán hàng thu tiền thường bao gồm các bước công việc sau: xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, xét duyệt bán chịu, giao hàng, lập hoá đơn, cuối cùng là theo dõi nợ phải thu và thu tiền. Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, nó đánh giá hiệu quả của giai đoạn trước đó và hiệu quả của toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Đồng thời phản ánh khả năng bù đắp các khoản chi phí và tiếp tục đầu tư mở rộng quy mô sản xuất của doanh nghiệp. Nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phức tạp do nó liên quan đến nhiều chỉ tiêu như số lượng, giá bán, chính sách tín dụng, các khoản giảm 16 trừ,…. Cho nên cần có sự phối hợp của nhiều bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp. Bán hàng là quá trình có mục đích, phương thức thực hiện mục đích ấy rất đa dạng. Theo phương thức trao đổi và thanh toán có thể bán hàng thu tiền mặt trực tiếp hoặc thu qua ngân hàng, bán hàng theo phương thức gửi hàng, phương thức bán chịu hoặc bán theo phương thức ký gởi hàng hoá…Với mỗi phương thức khác nhau các thủ tục giao nhận cũng khác nhau nên tổ chức kiểm soát cũng khác nhau. Tuy có nhiều phương thức bán hàng nhưng chủ yếu là phương thức bán buôn (bán qua đại lý) và bán lẻ. Với mỗi phương thức này có trình tự và quá trình bán hàng khác nhau, tổ chức công tác kế toán và kiểm soát cũng khác nhau. 1.2.2. Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và Thu tiền. Với những đặc điểm như trên, ta có thể cụ thể hóa chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp với các chức năng sau:  Nhận và xủ lý đơn đặt hàng của người mua: Đặt hàng của người mua có thể là đơn đặt hàng, là phiếu yêu cầu mua hàng, là yêu cầu qua thư, fax, điện thoại và sau đó là hợp đồng mua, các bộ phận có liên quan trong đơn vị có thể xem xét các điều kiện về số lượng, chủng loại, chất lượng…để xác định khả năng cung ứng đúng hạn của đơn vị với các yêu cầu đó.  Xét duyệt bán chịu: Trước khi bán hàng, căn cứ vào đơn đặt hàng và các nguồn thông tin khác từ trong và ngoài đơn vị, những người có thẩm quyền (bộ phận phụ trách bán chịu) cần đánh giá về khả năng thanh toán của khách hàng để xét duyệt bán chịu. Quyết định này có thể đồng thời thể hiện trên hợp đồng kinh tế như một điều kiện đã thoả thuận trong quan hệ mua bán cùng với những điều kiện khác như: phương thức thanh toán, giá cả, chiết khấu, phương thức và thời gian giao nhận…