Tài liệu Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo hải hà

Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................ 1 CHƢƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ ................................................ 3 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà. .................. 3 1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà. .. 6 1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty cô phần bánh kẹo Hải Hà. .......... 11 CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ ................................................................... 15 2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà ........ 15 2.1.1. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu. .............................................. 15 2.1.2. Kế toán chi tiết NVL. ............................................................................ 29 2.2. Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà ............ 37 2.2.1. Tài khoản sử dụng: ................................................................................ 38 2.2.2. Sổ sách sử dụng: .................................................................................... 38 2.2.3. Kế toán tăng nguyên vật liệu. ................................................................ 40 2.2.4. Kế toán giảm NVL. ............................................................................... 48 CHƢƠNG 3: HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ .......................................................................... 60 3.1. Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và phƣơng pháp hoàn thiện. ................................................................................................... 60 3.1.1. Ƣu điểm. ................................................................................................ 60 3.1.2. Nhƣợc điểm. .......................................................................................... 64 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phạm Thị Minh Hồng 3.1.3. Phƣơng hƣớng hoàn thiện. .................................................................... 66 3.2. Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà. .......................................................................................................... 66 SVTH: Nguyễn Thị Nhung _ Lớp: Kế toán 48C 2 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 3.2.1. Về công tác quản lý nguyên vật liệu .................................................... . 67 3.2.2. Về tài khoản sử dụng và phƣơng pháp tính giá, phƣơng pháp kế toán. ....... 69 3.2.3. Về chứng từ và luân chuyển chứng từ................................................... 70 3.2.4. Về sổ kế toán chi tiết. ............................................................................ 70 3.2.5. Về số kế toán tổng hợp. ......................................................................... 71 3.2.6. Về báo cáo kế toán liên quan đến nguyên vật liệu. ............................... 72 3.2.7. Điều kiện thực hiện giải pháp. ............................................................... 72 KẾT LUẬN ............................................................................................................. 74 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .............................................................. 75 NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 DANH MỤC SƠ ĐỒ, BIÊU SỐ SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Quy trình hạch toán chi tiết NVL ....................................................................... 15 Sơ đồ 2.2. Quy trình ghi sổ kế toán vật tƣ ........................................................................... 39 BIÊU SỐ Biểu số 2.1: HÓA ĐƠN ............................................................................................ 17 Biểu số 2.2: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƢ ................................................ 18 Biểu số 2.3: PHIẾU NHẬP KHO ............................................................................. 20 Biểu số 2.4: SỔ XUẤT VẬT TƢ.............................................................................. 21 Biểu số 2.5: SỔ LĨNH VẬT TƢ ............................................................................... 22 Biểu số 2.6:Báo cáo vật tƣ ........................................................................................ 24 Biểu số 2.7: PHIẾU XUẤT KHO ............................................................................. 25 Biểu số 2.8: PHIẾU XUẤT KHO ............................................................................. 26 Biểu số 2.9: HÓA ĐƠN GTGT................................................................................. 28 Biểu số 2.10: THẺ KHO ........................................................................................... 29 Biểu số 2.11: BÁO CÁO CÂN ĐỐI KHO VẬT TƢ................................................ 31 Biểu số 2.12:SỔ CHI TIẾT VẬT TƢ ....................................................................... 34 Biểu số 2.13: BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT NHẬP – XUẤT – TỒN VẬT TƢ ... 35 Biểu số 2.14: CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU ......................................................... 37 Biểu số 2.15: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 1 .......................................................... 41 Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà ................................................................................. 41 Biểu số 2.16: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 2 .......................................................... 42 Biểu số 2.17: SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƢỜI BÁN ........................... 44 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phạm Thị Minh Hồng Biểu số 2.18: BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI CÁC NHÀ CUNG CẤP ............................................................................................................... 45 SVTH: Nguyễn Thị Nhung _ Lớp: Kế toán 48C 2 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Biểu số 2.19: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 5 ........................................................... 46 Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà ................................................................................. 46 Biểu số 2.20: BẢNG PHÂN BỔ NGUYÊN VẬT LIỆU, ............................................ 49 CÔNG CỤ DỤNG CỤ ............................................................................................... 49 Biểu số 2.21: BẢNG KÊ SỐ 4 ................................................................................. 50 Biểu số 2.22: BẢNG KÊ SỐ 5 .................................................................................. 51 Biểu số 2.23: BẢNG KÊ SỐ 6 .................................................................................. 52 Biểu số 2.24: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 7 ........................................................... 54 Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà ................................................................................. 54 Biểu số 2.25: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 10 ......................................................... 56 Biểu số 2.26: SỔ CÁI................................................................................................ 57 Biểu số 2.27: BẢNG TỔNG HỢP PHÁT SINH TÀI KHOẢN .............................. 58 Biểu số 3.1: DANH MỤC VẬT TƢ ......................................................................... 68 Biểu số 3.2: NHẬT KÝ CHỨNG TỪ SỐ 6 ............................................................. 72 Website: http://www.docs.vn Email : [email protected] Tel : 0918.775.368 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phạm Thị Minh Hồng LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trƣờng ngày một phát triển, đặc biệt trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế hiện nay, một doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững cần phải biết tự chủ về mọi mặt trong hoạt động sản xuất kinh doanh từ việc đầu tƣ, sử dụng vốn, tổ chức sản xuất cho đến tiêu thụ sản phẩm, phải biết tận dụng năng lực, cơ hội để lựa chọn cho mình một hƣớng đi đúng đắn. Thực tế những năm qua cho thấy, có không ít các doanh nghiệp làm ăn thua lỗ, đi đến phá sản nhƣng bên cạnh đó cũng có rất nhiều doanh nghiệp đã vƣơn lên để khẳng định mình và ngày càng phát triển… một trong số đó là Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà. Nói đến công ty sản xuất bánh kẹo ở Việt Nam, không ai là không biết đến Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà, một thƣơng hiệu nổi tiếng không chỉ ở trong nƣớc mà còn ở cả ngoài nƣớc. Với bề dày kinh nghiệm, bánh kẹo Hải Hà đã và đang ngày càng khẳng định chỗ đứng của mình trên thị trƣờng. Để có đƣợc vị thế đó, tất cả cán bộ, công nhân viên trong Công ty đã không ngừng nỗ lực, phấn đấu làm việc hết mình để phát triển Công ty cùng với sự đóng góp quan trọng của bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng. Kế toán NVL là một trong những phần hành phức tạp nhất cũng là phần hành quan trọng nhất đối với một doanh nghiệp sản xuất. Vì chi phí về NVL chiểm tỷ trọng cao trong giá thành sản phẩm. Do vậy, tổ chức tốt công tác kế toán NVL sẽ giúp cho ngƣời quản lý lập dự toán nguyên vật liệu đảm bảo đƣợc việc cung cấp đầy đủ, đúng chất lƣợng và kịp thời cho sản xuất, giúp cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, đúng kế hoạch, tránh làm ứ đọng vốn, gây phát sinh ra nhƣng chi phí không cần thiết, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận và sức cạnh tranh của sản phẩm trên thị trƣờng. SVTH: Nguyễn Thị Nhung _ Lớp: Kế toán 48C 1 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phạm Thị Minh Hồng Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của kế toán nguyên vật liệu, đồng thời sau một thời gian thực tập tại phòng tài vụ của Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà, trên cơ sở những kiến thức đã học và tích lũy trong nhà trƣờng cùng với sự hƣớng dẫn của của cô giáo THS Phạm Thị Minh Hồng và các cô, chú, anh, chị trong phòng tài vụ, em đã mạnh dạn chọn đề tài : “Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà”. Đề tài của em ngoài lời mở đầu và kết luận, gồm 3 chƣơng sau: Chƣơng 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà. Chƣơng 2: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà. Chƣơng 3: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà. Do thời gian nghiên cứu có hạn, khả năng nhận thức còn nhiều hạn chế nên chuyên đề của em không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong nhận đƣợc ý kiến góp ý của cô giáo và các cô, chú, anh, chị trong Phòng tài vụ của công ty để bài viết của em đƣợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn! SVTH: Nguyễn Thị Nhung _ Lớp: Kế toán 48C 2 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phạm Thị Minh Hồng CHƢƠNG 1 ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 1.1. Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà. Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà, tên giao dịch quốc tế là Haiha Confectionnery Joint – Stock Company (HAIHACO). Công ty đƣợc thành lập ngày 25/12/1960, trải qua gần 50 năm phấn đấu và trƣởng thành, Công ty đã không ngừng lớn mạnh, tích lũy đƣợc nhiều kinh nghiệm trong sản xuất kinh doanh. Với đội ngũ lãnh đạo giàu kinh nghiệm, chiến lƣợc kinh doanh tốt, đội ngũ kỹ sƣ đƣợc đào tạo chuyên ngành có năng lực và lực lƣợng công nhân giỏi tay nghề, Công ty CP BK Hải Hà đã tiến bƣớc vững chắc và phát triển liên tục để giữ vững uy tín và chất lƣợng, xứng đáng với niềm tin yêu của ngƣời tiêu dùng. Tiền thân là một xƣởng làm nƣớc chấm và magi với công suất 2000 tấn/năm. Ngày nay, Công ty đã phát triển trở thành một trong 5 doanh nghiệp sản xuất bánh kẹo lớn nhất cả nƣớc, với quy mô sản xuất lên tới 20.000 tấn/năm. Sản phẩm của công ty đa dạng về kiểu dáng, phong phú về chủng loại, đáp ứng đƣợc yêu cầu của khách hàng. Có những sản phẩm mang hƣơng vị hoa quả nhiệt đới nhƣ Nho đen, dâu, cam, chanh…, có những sản phẩm mang hƣơng vị sang trọng nhƣ Chew cà phê, Chew caramen, sôcôla…lại có những sản phẩm mang hƣơng vị đồng quê nhƣ Chew Taro, Chew đậu đỏ, cốm…Mặt khác, các sản phẩm Bánh kẹo Hải Hà luôn luôn có chất lƣợng đồng đều, ổn định, liên tục đƣợc ngƣời tiêu dùng bình chọn là “Hàng Việt Nam chất lƣợng cao” trong nhiều năm liền từ năm 1996 đến nay. Là một doanh nghiệp sản xuất nên NVL là một yếu tố không thể thiếu đƣợc trong quá trình hoạt động. Giá trị về NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm (khoảng 65% - 70%). Vì vậy, quản lý tốt khâu thu mua, dự SVTH: Nguyễn Thị Nhung _ Lớp: Kế toán 48C 3 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phạm Thị Minh Hồng trữ và sử dụng NVL là điều kiện cần thiết để bảo đảm chất lƣợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Nguyên vật liệu là những đối tƣợng lao động thể hiện dƣới dạng vật hóa, chúng chỉ tham gia vào một chu trình sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào sản xuất, dƣới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Sản phẩm của HAIHACO rất đa dạng và phong phú. Do vậy, NVL của Công ty cũng rất đa dạng gồm nhiều loại (khoảng 1.500 loại), mỗi loại lại có những tính chất và đặc thù riêng biệt. Các nguyên liệu chính đƣợc sử dụng nhƣ: các loại đƣờng, sữa, trứng, bột mỳ, bơ, tinh dầu, mạch nha, shortening, một số loại hƣơng vị hoa quả,… NVL phần nhiều là các loại NVL thuộc hàng thực phẩm, có thời gian sử dụng ngắn, có vai trò và công dụng khác nhau trong sản xuất kinh doanh. Nên để tránh nhầm lẫn trong công tác quàn lý và hạch toán NVL, Công ty cũng đã phân loại NVL rất rõ ràng và chính xác tƣơng ứng với quy cách và chủng loại của NVL.  Nếu căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng, NVL của Công ty đƣợc phân loại nhƣ sau:  Nguyên vật liệu chính: Đƣờng, sữa, mạch nha, bơ, bột mỳ, bột gạo, tinh dầu,… đây là những nguyên liệu mà sau khi gia công chế biến sẽ cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm.  Vật liệu phụ: Nhãn bánh kẹo, đóng hộp, hƣơng liệu, bao gói,… tuy không phải là những vật liệu cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm những chúng có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất sản phẩm. Vật liệu phụ sẽ đƣợc sử dụng kết hợp với NVL chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lƣợng của sản phẩm nhƣ thay đổi màu sắc, mùi vị của sản phẩm, tạo nhãn mác thƣơng hiệu cho sản phẩm, hoặc đƣợc sử dụng để bảo đảm cho SVTH: Nguyễn Thị Nhung _ Lớp: Kế toán 48C 4 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phạm Thị Minh Hồng công cụ lao động hoạt động bình thƣờng, hoặc dùng để phục vụ cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.  Nhiên liệu: Dầu diesel, than, gas, … nhiên liệu đƣợc sử dụng phục vụ cho bộ phận nồi hơi, bộ phận vận chuyển, cung cấp nhiệt lƣợng cho quá trình sản xuất kinh doanh.  Phụ tùng thay thế: Dây curoa, bánh răng, pin, bulông,… đây là loại vật tƣ đƣợc sử dụng cho hoạt động sửa chữa, bảo dƣỡng TSCĐ.  Thiết bị và vật liệu XDCB là các loại thiết bị, vật liệu phục vụ cho hoạt động xây lắp, XDCB.  Phế liệu thu hồi: Bao dứa, thùng cactong,..  Nếu căn cứ vào nguồn cung cấp NVL, NVL của Công ty đƣợc chia thành 2 loại:  Nguyên vật liệu mua ngoài: Gồm những NVL chủ yếu do phòng vật tƣ chịu trách nhiệm thu mua, cung ứng phục vụ cho sản xuất. Trong đó, một số nguyên liệu nhƣ: Sữa bột, hƣơng liệu, sôcôla và các phụ gia thực phẩm khác trong nƣớc chƣa sản xuất đƣợc, Công ty phải nhập khẩu trực tiếp từ các nhà sản xuất từ các nƣớc Mỹ, Pháp, Úc và một số nƣớc Đông Nam Á.  Nguyên vật liệu tự sản xuất nhƣ: Hộp đựng các loại, nhãn sản phẩm,… đây là loại vật tƣ mà Công ty tự gia công, chế biến. Tất cả nguyên vật liệu tại Công ty đƣợc quản lý và bảo quản trong 5 kho: THAT, BICH, ANH, THU, KT: Kho ANH: Kho vật liệu chính. Kho BICH: Kho vật liệu chính. Kho THAT: Kho vật liệu chính. Kho THU: Kho vật liệu chính. Kho KT: Kho kỹ thuật. SVTH: Nguyễn Thị Nhung _ Lớp: Kế toán 48C 5 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phạm Thị Minh Hồng Mỗi loại NVL có mã riêng, mỗi mã đều bao gồm hai thành phần là tên kho và số đếm, tên kho chính là loại kho chứa NVL đó, ví dụ nhƣ: Đƣờng: BICH24 Sữa : 9 THAT Bột mỳ: THAT 267, 15 BICH Bột kacao ANH 200: THAT 302… Tuy nhiên cách mã hóa vật tƣ tại Công ty không thống nhất về hình thức, có một số loại vật tƣ đƣợc mã hóa theo cách tên kho trƣớc rồi đến số đếm nhƣng cũng có một số loại lại đƣợc mã hóa theo cách số đếm trƣớc rồi đến tên kho. Sự không thống nhất này đã gây không ít khó khăn cho công tác quản lý, sử dụng và kế toán vật tƣ. Về vấn đề này, tôi xin đƣợc trình bày rõ hơn trong phần 3.1.2. 1.2. Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà.  Tại khâu thu mua NVL: Phòng vật tƣ căn cứ vào kế hoạch sản xuất sản phẩm kỳ sau, định mức tiêu hao NVL và kế hoạch dự trữ NVL, để tính ra số NVL cần thu mua và tiến hành thăm dò thị trƣờng, tìm kiếm nhà cung cấp. Công ty đã xây dựng một hệ thống các tiêu chuẩn rất chặt chẽ để lựa chọn ra các đối tác cung cấp NVL. Hệ thống tiêu chuẩn đó là: Thứ nhất: Những doanh nghiệp là đối tƣợng để lựa chọn làm nhà cung cấp là những doanh nghiệp trực tiếp sản xuất, chủ động nguồn nguyên liệu đầu vào. Thứ hai: Những doanh nghiệp này cần có một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh trên thị trƣờng ổn định, tạo lập đƣợc uy tín với các bạn hàng. Thứ ba: Đảm bảo cung cấp đủ số lƣợng và chất lƣợng NVL nhƣ đã cam kết. Phòng vật tƣ dựa trên những tiêu chuẩn đã đƣợc xây dựng lên đó để lựa chọn ra những nhà cung cấp đạt yêu cầu. NVL của Công ty không tập trung SVTH: Nguyễn Thị Nhung _ Lớp: Kế toán 48C 6 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phạm Thị Minh Hồng vào một hay hai nhà cung cấp mà đƣợc cung cấp bởi một số nhà sản xuất có uy tín trong ngành. Điều này vừa tạo nên một sự cạnh tranh về giá, vừa giảm sự phụ thuộc vào mỗi nhà cung cấp. Hàng năm, Công ty thƣờng ký hợp đồng nguyên tắc với các nhà cung cấp lớn đã đƣợc phê duyệt theo hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2000, các nhà cung cấp đó nhƣ: Công ty CP bao bì nhựa Tân Tiến, công ty liên doanh sản xuất bao bì Tongyuan, công ty liên doanh mía đƣờng Nghệ An Tate and Lyle, công ty CP Sữa Việt Nam Vinamilk, công ty CP thực phẩm Minh Dƣơng, … Mặt khác, NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó biến động về giá NVL sẽ ảnh hƣởng trực tiếp tới giá thành sản phẩm. Tuy nhiên, do đặc thù của ngành bánh kẹo là tính cạnh tranh cao nên Công ty không thể cùng lúc nâng giá bán sản phẩm. Giá bán sản phẩm chỉ có thể điều chỉnh khi cả thị trƣờng bánh kẹo điều chỉnh giá bán, chịu áp lực tăng giá NVL trong một thời gian dài. Do vậy, khi giá NVL tăng lên có thể đƣa đến một số các rủi ro: - Nhƣ ta biết, 25% chi phí NVL là chi phí cho nguyện liệu đƣờng kính, vậy nên sự biến động giá đƣờng cũng ảnh hƣởng không nhỏ tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Hơn nữa, nếu giá bán đƣờng của Việt Nam mà cao hơn giá đƣờng của các nƣớc khác ví dụ nhƣ Thái Lan, điều này làm tăng chi phí nguyên liệu, giảm sự cạnh tranh của các sản phẩm bánh, kẹo trên trƣờng quốc tế. - Hay, với sự tác động của các dịch bệnh, ví dụ nhƣ dịch cúm gia cầm năm 2005 và 2006 vừa qua, điều này sẽ có tác động rất lớn tới tâm lý ngƣời tiêu dùng, tuy Công ty đã sử dụng bột trứng nguyên chất nhập khẩu nhƣng dịch cúm cũng gây ra những tác động nhất định, ảnh hƣởng tới sức tiêu thụ sản phẩm. SVTH: Nguyễn Thị Nhung _ Lớp: Kế toán 48C 7 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phạm Thị Minh Hồng - Và cả những biến động về giá nguyên vật liệu nhập khẩu: Có một số nguyên phụ liệu mà Công ty không sản xuất đƣợc cũng nhƣ trong nƣớc chƣa đáp ứng đƣợc, phải nhập khẩu, do vậy, khi giá thay đổi hay nhà nƣớc thay đổi các chích sách về tỉ giá ngoại tệ, thuế nhập khẩu,…cũng sẽ ảnh hƣởng rất lớn đến giá bán của các sản phẩm sử dụng những nguyên liệu này. Do vậy, nếu không nắm bắt đƣợc những thông tin của thị trƣờng nói chung và của thị trƣờng NVL nói riêng, Công ty sẽ không chủ động và rất có thể bị ảnh hƣởng khi mà nền kinh tế có chút biến động, công việc kinh doanh sẽ không đƣợc ổn định. Những NVL thu mua trƣớc khi nhập kho phải qua khâu kiểm tra toàn diện về số lƣợng, chất lƣợng, quy cách và chủng loại bởi phòng KCS. Chỉ những vật tƣ nào đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn, đạt yêu cầu thì mới đƣợc nhập kho, những vật tƣ không đạt yêu cầu, công ty sẽ gửi trả lại nhà cung cấp hoặc có biện pháp xử lý khác. Những NVL thực tế nhập kho đƣợc xác định theo giá thực tế bao gồm: Giá trên hóa đơn bao gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có) nhƣng không bao gồm thuế GTGT vì Công ty tính thuế GTGT theo phƣơng pháp khấu trừ và chi phí thu mua bao gồm chi phí vận chuyển, bốc dỡ, hao hụt trong định mức,…(các loại chi phí này cũng không bao gồm thuế GTGT), theo công thức sau: Giá vật liệu Giá gốc ghi = nhập kho Chi phí + trên hóa đơn Chiết khấu, giảm giá, - thu mua bớt giá (nếu có) Ví dụ, ta xét một đơn hàng: SVTH: Nguyễn Thị Nhung _ Lớp: Kế toán 48C 8 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phạm Thị Minh Hồng Theo hóa đơn GTGT số 00019328 ngày 10 tháng 02 năm 2009, Công ty CP BK Hải Hà mua 5.750 kg đƣờng gluco của công ty CP thực phẩm Minh Dƣơng với giá 19.800 đ/kg (giá đã bao gồm thuế GTGT 10%), theo hợp đồng mua bán, bên bán có trách nhiệm vận chuyển lô NVL này đến kho của bên mua, chi phí vận chuyển theo thỏa thuận là 1.575.000đ (trong đó thuế GTGT là 5%) toàn bộ lô hàng. Đối với đơn hàng này, giá trị thực tế của đƣờng gluco nhập kho là: 19.800 5.750 x 1.575.000 + 1,1 1,05  Tại khâu bảo quản, dự trữ: = 105.000.000 đ NVL của Công ty đƣợc quản lý và bảo quản trong 5 kho: THAT, BICH, ANH, THU, KT. Trong đó có 4 kho vật liệu chính và 1 kho kỹ thuật. Ngoài ra, tại các xí nghiệp, nhà máy cũng có những kho chứa NVL, đó là những NVL đã đƣợc xuất cho sản xuất nhƣng chƣa sử dụng kịp hoặc còn tồn đọng để sản xuất cho kỳ sau. Công ty rất quan tâm đến chất lƣợng NVL không chỉ trong khâu thu mua mà còn cả trong khâu dự trữ. Vì NVL của Công ty rất đa dạng, phong phú về chủng loại, mẫu mã. Mặt khác, đa số NVL thuộc hàng thực phẩm, thời gian sử dụng ngắn, mang tính thời vụ, dễ bị ảnh hƣởng bởi môi trƣờng và thời tiết. Điều kiện bảo quản cũng có ảnh hƣởng lớn tới chất lƣợng NVL. Phần lớn NVL là những chất hữu cơ, dễ chịu sự tác động của vi sinh vật trong không khí nên luôn cần đƣợc bảo quản tại nơi thoáng mát, khô ráo, sạch sẽ, đúng tiêu chuẩn, một cách khoa học tránh ẩm ƣớt, lên men, mối mọt,.. Hơn nữa, NVL đa số có nguồn gốc nông nghiệp mang tính thời vụ và chịu sự tác động nhiều của thời tiết nhƣ: Nắng hạn, ngập úng, lũ lụt,..Một số loại còn chỉ có vào những mùa nhất định trong năm, nếu năm đó thời tiết không thuận lợi, mất mùa, không chỉ số lƣợng NVL giảm mà giá thành tăng, SVTH: Nguyễn Thị Nhung _ Lớp: Kế toán 48C 9 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phạm Thị Minh Hồng chất lƣợng NVL giảm sút. Do vậy, nguồn NVL luôn có sự biến động bất thƣờng, phức tạp và giá cả không ổn đinh. Chính vì vậy, để bảo quản tốt NVL dự trữ, giảm thiểu hƣ hao, mất mát, Công ty đã xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, phân nhóm NVL để bảo quản, những NVL đòi hỏi về thùng chứa, nhiệt độ và độ ẩm thích hợp Công ty cũng bố trí rất khoa học và hợp lý, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý NVL tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho, và đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm nhƣ không bố trí kiêm nhiệm chức năng thủ kho với tiếp liệu và kế toán vật tƣ.  Tại khâu sử dụng: NVL của Công ty chủ yếu đƣợc dùng để xuất cho các xƣởng sản xuất. Việc xuất kho này là theo định mức do phòng vật tƣ và phòng kỹ thuật phối hợp xây dựng dựa trên những thông số kỹ thuật và kinh nghiệm sản xuất lâu năm. Ngoài ra, NVL còn đƣợc xuất cho các kho khác nhau trong cùng Công ty nhƣ: Xuất kho NVL từ Công ty đến nhà máy Hải Hà I, nhà máy Hải Hà II,…Công ty còn xuất NVL đi bán cho các bạn hàng khác trong cùng ngành sản xuất bánh kẹo, một là để tăng cƣờng mối quan hệ giữa các nhà sản xuất, hai là để tăng thêm doanh thu cho Công ty. Tuy nhiên, dù NVL đƣợc sử dụng cho mục đích nào, thì trƣớc khi xuất ra khỏi kho hay đƣa vào sản xuất, NVL cũng đƣợc phòng KCS kiểm tra chất lƣợng lại một lần nữa để đảm bảo NVL xuất ra vẫn đảm bảo đủ các tiêu chuẩn về quy cách, chất lƣợng, mẫu mã,… Công thức tính giá xuất kho NVL theo phƣơng pháp bình quân gia quyền nhƣ sau: Giá bình quân của 1 đơn vị nguyên vật liệu Giá bình quân của 1 đơn vị nguyên vật liệu Giá thực tế từng loại tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ = Lƣợng thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Giá thực tế từng loại tồn kho đầu kỳ và nhập trong kỳ = Lƣợng thực tế từng loại tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ SVTH: Nguyễn Thị Nhung _ Lớp: Kế toán 48C 10 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phạm Thị Minh Hồng Ví dụ: Vào ngày 31/10/2009, ta có số liệu về nguyên vật liệu cà phê hộp nhƣ sau: Tồn đầu tháng : 1.200 hộp Đơn giá: 27.549,02 đ Nhập trong tháng : 9.650 hộp Đơn giá: 27.850 đ Xuất trong tháng : 8.100 hộp Giá đơn vị bình quân là: 1.200 x 27.549,02 + 9.650 x 27.850 = 27.816,71 đ/hộp 1.200 + 9.650 Giá trị thực tế cà phê hộp xuất kho là: 8.100 x 27.816,71 = 225.315.351 đ Bằng phần mềm kế toán máy VC2001, công việc tính giá NVL xuất kho đã trở nên dễ dàng hơn, đơn giản hơn. Kế toán vật tƣ chỉ cần nhập các chứng từ gốc nhƣ: Hóa đơn GTGT khi mua hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…vào máy, chƣơng trình sẽ tự động tính ra giá bình quân tháng theo công thức trên nhƣng đƣợc lập trình sẵn trong máy, tính ra giá trị thực tế từng loại NVL xuất dùng 1.3. Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của công ty cô phần bánh kẹo Hải Hà. Đối với một doanh nghiệp sản xuất, nguồn nguyên vật liệu có ý nghĩa sống còn, tác động trực tiếp đến chất lƣợng sản phẩm sản xuất ra. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng đó, Công ty đã phân định rõ chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân, bộ phận liên quan đến công tác thu mua, xây dựng định mức, sử dụng, kiểm kê…NVL nhằm quản lý tốt hơn vật tƣ tránh hao hụt, mất mát gây gia tăng những khoản chi phí không cần thiết.  Trong công tác thu mua NVL: Công ty luôn đòi hỏi một lƣợng NVL, không chỉ với số lƣợng lớn mà còn phải đa dạng, phong phú về chủng loại, đúng quy cách, chất lƣợng tốt. Chính vì vậy, để công tác thu mua NVL đạt kết quả tốt nhất, phòng vật tƣ dựa vào định mức tiêu hao, kế hoạch sản xuất, kế hoạch dự trữ NVL cho các loại SVTH: Nguyễn Thị Nhung _ Lớp: Kế toán 48C 11 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phạm Thị Minh Hồng sản phẩm xây dựng nên kế hoạch thu mua và thực hiện công tác thu mua, cung ứng vật tƣ cho sản xuất. Những NVL đƣợc thu mua về, trƣớc khi nhập kho còn phải đƣợc tiến hành kiểm tra chặt chẽ bới phòng kiểm tra chất lƣợng sản phẩm (KCS) về tất cả các mặt: số lƣợng, chất lƣợng, quy cách và chủng loại, đảm bảo NVL đã đạt yêu cầu kĩ thuật không gây tình trạng ngộ độc cấp tính hay mãn tính, không chứa vi sinh vật mang mầm bệnh, gây hại tới sức khỏe của ngƣời tiêu dùng.  Trong công tác xây dựng định mức: Việc xây dựng định mức vật tƣ do phòng kỹ thuật và phòng vật tƣ kết hợp xây dựng dựa trên những thông số kỹ thuật và kinh nghiệm sản xuất. Tại khâu sản xuất, tình hình thực hiện định mức do phòng kỹ thuật theo dõi. Từ đó tính ra tiết kiệm hay lãng phí. Nếu sử dụng NVL là tiết kiệm mà vẫn đảm bảo chất lƣợng thì Công ty sẽ tiến hành khen thƣởng. Ngƣợc lại, nếu NVL bị sử dụng một cách lãng phí, có mất mát, thất thoát, tùy theo nguyên nhân mà Công ty tiền hành kỷ luật, truy cứu trách nhiệm bồi thƣờng. Đây là phƣơng pháp quản lý một cách hợp lý, giúp doanh nghiệp sản xuất vẫn đảm bảo chất lƣợng mà không bị cố tình giảm thiểu vật tƣ sử dụng để thu lợi. Tại khâu dự trữ, phòng vật tƣ xây dựng định mức cho tất cả các loại NVL dựa trên đặc điểm của NVL: NVL chính hay phụ, số lƣợng nhiều hay ít,… nhu cầu sản xuất sản phẩm của kỳ sau, sự biến động giá cả NVL trên thị trƣờng và căn cứ vào tình hình tài chính của Công ty. Đặc biệt là đối với những loại NVL mang tính thời vụ, cần phải đƣợc dự trữ đế tiến hành kế hoạch sản xuất năm. Đối với những NVL phải nhập khẩu cũng cần phải dự trữ tránh chịu sự tác động quá lớn của thị trƣờng thế giới và tỷ giá ngoại tệ.  Trong công tác sử dụng NVL: SVTH: Nguyễn Thị Nhung _ Lớp: Kế toán 48C 12 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phạm Thị Minh Hồng Xuất NVL cho sản xuất sản phầm. Việc xuất kho này là theo định mức do phòng kỹ thuật và phòng vật tƣ kết hợp xây dựng và lập thành Bảng định mức. Bảng định mức vật tƣ sẽ ghi rõ khối lƣợng sản phẩm cần sản xuất, số lƣợng vật tƣ cần cho sản xuất ra 1 tấn sản phẩm và số lƣợng vật tƣ cần để sản xuất theo định mức. Các xí nghiệp sẽ căn cứ theo đó để sản xuất sản phẩm và xác định lƣợng NVL cần dùng. Ngoài ra, NVL còn đƣợc dùng để xuất cho các nhà máy khác của công ty để quá trình sản xuất đƣợc diễn ra liên tục hoặc xuất đi bán cho các đơn vị khác. Nhƣng dù NVL đƣợc sử dụng cho mực đích nào, thì trƣớc khi xuất ra khỏi kho hay đƣa vào sản xuất, NVL cũng đƣợc phòng KCS kiểm tra chất lƣợng lại một lần nữa. Vì NVL của Công ty rất đa dạng và phong phú, có nhiều loại thuộc hàng thực phẩm, có thời gian sử dụng ngắn, rất khó bảo quản, hơn nữa lại còn phụ thuộc nhiều vào sản xuất,… do vậy, có thể lúc Công ty nhập kho là NVL đảm bảo tiêu chuẩn, nhƣng qua thời gian chƣa đƣợc sử dụng, có thể NVL bị hỏng, mà với những NVL bị hỏng, hay quá hạn sử dụng không những làm giảm chất lƣợng sản phẩm, mất hƣơng vị mà còn ảnh hƣởng đến sức khỏe của ngƣời tiêu dùng. NVL quá hạn sẽ bị biến đổi tính chất lý, hóa tạo ra những sản phẩm chất lƣợng kém, ảnh hƣởng tới uy tín của Công ty. Riêng trong khâu sử dụng NVL để sản xuất sản phẩm, bên cạnh việc phòng KCS kiểm tra chất lƣợng trƣớc khi đƣa vào sử dụng, tại các xƣởng, xí nghiệp sản xuất còn có những cá nhân giám sát sản xuất, đảm bảo sử dụng hợp lý NVL, tránh thất thoát gây lãng phí, mất mát, ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm, gia tăng chi phí sản xuất.  Trong công tác kiểm kê NVL: Định kỳ hoặc đột xuất, Công ty có thể tiến hành, kiểm kê kho NVL để xác định số lƣợng, chất lƣợng và giá trị vật tƣ có ở kho tại thời điểm kiểm kê SVTH: Nguyễn Thị Nhung _ Lớp: Kế toán 48C 13 Chuyên đề thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Phạm Thị Minh Hồng làm căn cứ xác định trách nhiệm trong việc bảo quản, xử lý vật tƣ thừa, thiếu và ghi sổ kế toán. Khi có quyết định kiểm kê vật tƣ từ ban quản lý, Công ty phải thành lập ra ban kiểm kê, trong đó chỉ định ngƣời làm trƣởng ban kiểm kê, để giảm sát tất cả mọi hoạt động của quá trình kiểm kê. Ban kiểm kê có thể bao gồm: thủ kho, kế toán trƣởng, nhân viên của phòng KCS, và một vài nhân viên của kho,… Khi kiểm kê vật tƣ, nếu số lƣợng thực tế kiểm kê thừa, thiếu so với sổ kế toán, hoặc phát hiện có vật tƣ bị hƣ hỏng, mất mát, phải tìm hiểu nguyên nhân và đƣa ra biện pháp sử lý thích hợp. Số chênh lệch giữ thực tế kiểm kê với sổ kế toán nếu xét thấy là nghiêm trọng thì trình ban giám đốc, để giám đốc xử lý. SVTH: Nguyễn Thị Nhung _ Lớp: Kế toán 48C 14