Tài liệu Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh trong công ty tnhh thương mại tân á châu

Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành LỜI MỞ ĐẦU Trong những năm gần đây, trước sự phát triển của nền kinh tế thị trường, nhất là sau khi gia nhập WTO, Việt Nam đã không ngừng đổi mới, mở rộng quan hệ thương mại hợp tác kinh tế phát triển với nhiều nước trong khu vực và trên thế giới. Đi cùng sự mở rộng nền kinh tế là sự thay đổi của khung pháp chế. Hiện nay, pháp luật Việt Nam đang cố gắng tạo ra sân chơi bình đẳng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế. Nhà nước không còn bảo hộ cho các doanh nghiệp như trước đây nữa. Việc này tạo ra những cơ hội phát triển cho các doanh nghiệp trong nền kinh tế nhưng cũng lại đặt ra những thách thức mới đối với doanh nghiệp. Để tồn tại và phát triển ổn định trên thị trường, đòi hỏi doanh nghiệp phải nâng cao tính tự chủ, năng động sáng tạo, để tìm ra phương thức kinh doanh có hiệu quả cao nhất, nghĩa là phương án kinh doanh mà tiết kiệm chi phí, đem lại lợi nhuận cao, từ đó tạo cho doanh nghiệp sức cạnh tranh tốt trên thị trường. Doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh là những chỉ tiêu chất lượng phản ánh đích thực tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đây là ba nhân tố quan hệ biện chứng với nhau, phản ánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong một thời kỳ nhất định. Bất cứ một doanh nghiệp nào cũng đặt doanh thu thực hiện cao nhất với chi phí thấp nhất để thu được kết quả cao nhất. Vấn đề quan trọng là làm thế nào để đạt tối đa hiệu quả kinh doanh, lợi nhuận thu về là cao nhất trong khi thị trường đầy rẫy những cạm bẫy, rủi ro. Đây cũng là câu hỏi mà các nhà quản lý doanh nghiệp phải suy nghĩ. Để kinh doanh có hiệu quả đòi hỏi các nhà quản lý doanh nghiệp phải lựa chọn các phương án kinh doanh tối ưu để nắm bắt, tận dụng được các cơ hội kinh doanh. Muốn vậy thì phải tổ chức quản lý, kiểm soát chặt chẽ các khoản chi phí, doanh thu. Phạm Thanh Mai 1 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành Nhận thức được tầm quan trọng của công tác kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp, cùng việc vận dụng lý luận được học tập tại trường kết hợp với thực tế thu nhận được từ công tác kế toán tại Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu, đặc biệt là được sự giúp đỡ nhiệt tình của PGS.TS Nguyễn Năng Phúc, cùng các cán bộ công nhân viên trong công ty, em đã chọn đề tài “Hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh trong Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu'' để nghiên cứu và viết chuyên đề của mình. Nội dung chuyên đề gồm 3 chương: Chương I: Đặc điểm và tổ chức quản lý kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu. Chương II: Thực trạng kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu. Chương III: Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện kế toán chi phí, doanh thu và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu. Phạm Thanh Mai 2 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CHI PHÍ, DOANH THU VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN Á CHÂU 1.1 Đặc điểm doanh thu, chi phí của Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu 1.1.1 Khái quát các hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu: - Tên đầy đủ: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TÂN Á CHÂU - Trụ sở chính Công ty: Số 50, Quan Nhân, Tổ 44 Trung Hòa, Cầu Giấy, Hà Nội. - Văn phòng giao dịch: Số 51, Khương Thượng, Đống Đa, Hà Nội. - Tel: (04).35638744 Fax: (04).35638744 - Số tài khoản: 17001485 1000 217 Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu là doanh nghiệp được thành lập và hoạt động theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0102007847 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 28 tháng 2 năm 2003. Hoạt động kinh doanh chủ yếu của Công ty là: - Kinh doanh mỹ phẩm, hoá chất, trang thiết bị y tế. - Kinh doanh, mua bán tư liệu sản xuất tiêu dùng. - Sản xuất và buôn bán dược phẩm. Cũng như hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh khác, Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu có một quá trình phát triển không ngừng để tồn tại và khẳng định vai chò của mình trong nền kinh tế. Trước kia từ khi mới thành lập, Công ty chuyên mua bán, kinh doanh mỹ phẩm, tư liệu sản xuất tiêu dùng, các loại thuốc tân dược do các xí nghiệp dược trong nước sản xuất. Đối tượng kinh doanh chủ yếu là các đại lý, công ty dược vừa và nhỏ. Hiện nay, Phạm Thanh Mai 3 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành các mặt hàng của Công ty ngày càng phong phú, đa dạng và đầy đủ các chủng loại về thuốc. Bên cạnh đú, cỏc nguồn hàng thuốc quý hiếm cũng được chú trọng khai thác, thị trường hoạt động của Công ty ngày càng mở rộng. Tuy nhiên, hiện nay ngành nghề kinh doanh chủ yếu đem lại doanh thu cho Công ty là kinh doanh dược phẩm, trang thiết bị y tế. 1.1.2 Đặc điểm doanh thu của Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu: Cũng như hầu hết các doanh nghiệp kinh doanh khác, Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu có một quá trình phát triển không ngừng để tồn tại và khẳng định vai trò của mình trong nền kinh tế. Trước kia từ khi mới thành lập, Công ty chuyên mua bán, kinh doanh các loại thuốc tân dược do các xí nghiệp dược trong nước sản xuất. Đối tượng kinh doanh chủ yếu là các đại lý, công ty dược vừa và nhỏ. Hiện nay, các mặt hàng của Công ty ngày càng phong phú, đa dạng và đầy đủ các chủng loại về thuốc. Bên cạnh đú, cỏc nguồn hàng thuốc quý hiếm cũng được chú trọng khai thác, thị trường hoạt động của Công ty ngày càng mở rộng. Từ năm 2005 công ty bắt đầu trực tiếp nhập khẩu nhiều loại dược phẩm và phõn phối cho các công ty dược phẩm khác, các bện viện tại nhiều tỉnh thành trong nước Doanh thu chớnh của Công ty là doanh thu bán dược phẩm, trang thiết bị y tế.Tuy nhiên, hiện nay ngành nghề kinh doanh chủ yếu đem lại doanh thu cho Công ty là kinh doanh dược phẩm, mặt hàng này luôn có doanh thu chiếm từ 92-95% doanh thu của công ty. Bên cạnh đó, công ty cũn phát sinh doanh thu hoạt động tài chớnh và doanh thu khác. Doanh thu hoạt động tài chớnh của công ty là lói tiền gửi tại các ngõn hàng công ty mở tài khoản giao dịch. Công ty không tham gia các hotạ động đầu tư tài chớnh khác. Doanh thu khác gồm doanh thu khi thanh lý tài sản cố định là các máy móc, thiết bị đặc thù sử dụng phục vụ việc kinh Phạm Thanh Mai 4 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành doanh mặt hàng dược phẩm, các khoản thu do được bồi thường về hợp đồng kinh tế ... Để có cái nhìn toàn diện và tổng thể về Công ty, chúng ta có thể xem những con số mà Công ty đã đạt được trong những năm gần đõy qua bảng kết quả hoạt động kinh doanh. Biểu 1.1: Kết quả hoạt động kinh doanh Đơn vị tính: VND Chỉ tiêu Năm 2007 1. Doanh thu thuần 24.544.566.000 2. Giá vốn hàng bán 20.324.556.128 3. Lợi nhuận gộp 4.220.009.872 4. Doanh thu hoạt động TC 58.213.742 5. Chi phí hoạt động TC 128.753.648 6. Chi phí bán hàng 1.198.093.900 7. Chi phí QLDN 987.810.785 8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 1.963.565.280 9. Lợi nhuận khác - Năm 2008 36.622.875.000 30.697.319.915 5.925.555.085 Năm 2009 43.728.454.200 36.967.694.125 6.760.760.075 67.086.215 147.986.245 1.553.285.997 1.377.752.558 98.015.463 112.175.046 1.815.299.319 1.561.586.828 2.913.616.500 3.369.714.345 16.213.500 8.798.000 10. Lợi nhuận trước thuế 1.963.565.280 2.929.830.000 3.378.512.345 11. Thuế TNDN nộp NS 542.238.278 820.352.400 541.239.660 1.421.327.002 2.109.477.600 2.787.272.685 12. Lợi nhuận sau thuế Tuy mới thành lập và kinh nghiệm cũn ít nhưng Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu đã ngày càng khẳng định mình trên thị trường. Với sự tăng trưởng mạnh trong các chỉ tiêu kinh tế ở trên, ta thấy kết quả kinh doanh Công ty đã đạt được tương đối tốt. Tổng doanh thu năm 2008 so với năm 2007 tăng hơn 12 tỷ đồng đánh dấu bước phát triển mở rộng thị trường, năm 2009 được coi là thời điểm khó khăn của nền kinh tế, doanh thu của Công ty vẫn tăng hơn 7 tỷ đồng so với Phạm Thanh Mai 5 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành năm 2008. Đây được coi là một bước tiến vượt bậc của Công ty trong công cuộc xây dựng và phát triển về lâu dài. Điều đó chứng tỏ những chính sách kinh doanh của Công ty đưa ra và áp dụng mang chiều hướng đúng đắn, góp phần lớn vào thành công của Công ty. Song song với việc tăng doanh thu, lợi nhuận của công ty cũng tăng qua các năm. Cụ thể, lợi nhuận trước thuế của năm 2009 tăng hơn 1 tỷ đồng so với năm 2008, tăng gần 2 tỷ đồng so với năm 2007. 1.1.3 Đặc điểm chi phí của Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu: Công ty TNHH thương mại Tõn Á Chõu là công ty chuyên kinh doanh, phõn phối các sản phẩm dược phẩm thuần tuý. Chi phí của công ty bao gồm giá vốn hàng dược phẩm bán ra; Chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp; Chi phí hoạt động tài chớnh; Chi phí khác. Trong đó chi phí giá vốn hàng dược phẩm bán ra chiếm tỷ trọng lớn từ 88-92 % trong tổng chi phí. 1.2. Tổ chức quản lý doanh thu, chi phí của Công ty TNHH thương mại Tõn Á Chõu. 1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty: Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu là một công ty dược phẩm, hạch toán độc lập có đầy đủ tư cách pháp nhân. Công ty tiến hành hoạt động kinh doanh của mỡnh trờn phạm vi cả nước. Công ty tham gia vào việc cung ứng tất cả các chủng loại thuốc của mình vào khoa dược của các bệnh viện, phòng khám, nhà thuốc trong nước. Bộ máy quản lý của Công ty được tổ chức theo hình thức trực tuyến chức năng, liên hệ giữa các bộ phận với nhau là liên hệ chức năng còn liên hệ giữa các cấp là liên hệ trực tuyến. Ưu điểm của hình thức tổ chức bộ máy này là bên cạnh những nhà lãnh đạo chỉ huy trong Công ty cũn cú những bộ phận tham mưu về chuyên môn trợ giúp cho các quyết định đưa ra ít sai sót và nhầm lẫn. Phạm Thanh Mai 6 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành Sơ đồ 1.1: Bộ máy quản lý Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu Héi ®ång thµnh viªn Ban gi¸m ®èc Phßng kiÓm so¸t kiÓm tra chÊt lîng Phßng Kinh doanh Phßng Hµnh chÝnh - kÕ to¸n KÕ to¸n Hµnh chÝnh Gi¸m s¸t b¸n hµng Giao nhËn hµng Kho Trong đó: Quan hệ chỉ đạo Quan hệ cung cấp số liệu 1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận trong công tác quản lý doan thu, chi phí tại công ty TNHH thương mại Tõn Á Chõu: Hội đồng thành viên: Là những thành viên sáng lập ra Công ty, có đầy đủ mọi quyền hành quyết định mọi vấn đề có liên quan đến quá trình hoạt động và phát triển của Công ty. Định kỳ tổ chức họp nhằm tổng kết kết quả các hoạt động của công Phạm Thanh Mai 7 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành ty, đưa ra phương hướng phát triển công ty. Hội đồng thành viên có thể tổ chức họp bất thường khi cần giải quyết các vấn đề quan trọng phát sinh liên quan đến hoạt động của công ty Ban Giám đốc: Gồm một Giám đốc và hai Phó Giám đốc Giám đốc: Là người có kiến thức và kinh nghiệm trong lĩnh vực dược và có khả năng lãnh đạo. - Giám đốc là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty, chịu trách nhiệm trước hội đồng thành viên về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình. - Thực hiện các quyền được giao một cách trung thực, cẩn trọng tốt nhất nhằm đảm bảo lợi ích hợp pháp tối đa của Công ty, thông báo kịp thời mọi hoạt động của Công ty lên hội đồng thành viên. Trung thành với lợi ích của Công ty, không sử dụng thông tin bí quyết, cơ hội kinh doanh của Công ty vào mục đích khác. - Giám đốc là người ra quyết định và chịu trách nhiệm trong các vấn đề: Nhập hàng hoá, giá cả, chất lượng sản phẩm, thoả thuận ký kết các hợp đồng mua bán đồng thời quyết định về vấn đề tổ chức nhõn sự, thiết lập hệ thống phõn phối sản phẩm, quy định chức năng, nhiệm vụ cho các phòng ban phù hợp với tổ chức của công ty và hợp pháp. Phó giám đốc: Là dược sỹ đại học, do Giám đốc Công ty bổ nhiệm có sự than gia của hội đồng thành viên. Phó giám đốc chịu trách nhiệm báo cáo công tác trước Giám đốc Công ty. Phó giám đốc điều hành: thay mặt giám đốc giải quyết các khõu trong phõn phối sản phẩm, trực tiếp điều hành hoạt động của công ty theo hướng đã định. giải quyết các vấn đề khác do giám đốc uỷ quyền. Phạm Thanh Mai 8 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành Phó giám đốc tài chớnh: Chịu trách nhiệm trong công tác tổ chức quản lý tài chớnh, cõn đối tài chớnh phù hợp với nhu cầu hoạt động của công ty. Phòng kiểm soát kiểm tra chất lượng: - Nhân viên kiểm tra, kiểm soát chất lượng thuốc phải có trình độ dược sỹ trung học trở lên. Có kiến thức, kinh nghiệm trong lĩnh vực kiểm tra, kiểm soát chất lượng thuốc. - Chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc Công ty về lĩnh vực kiểm tra, kiểm soát chất lượng thuốc. - Xây dựng và lập kế hoạch kiểm tra kiểm soát chất lượng thuốc. - Báo cho Ban Giám đốc Công ty về chất lượng thuốc tại kho và trên thị trường. - Xem xét các phản hồi từ phía khách hàng về chất lượng thuốc của Công ty. - Tham mưu cho Ban Giám đốc Công ty về uy tín của nhà sản xuất, tiêu chuẩn chất lượng thuốc dự định nhập. - Giám sát điều kiện bảo quản thuốc tại kho và trong quá trình vận chuyển. - Đôn đốc và theo dõi các quá trình nhập, xuất, phân phối vận chuyển thuốc. - Giám sát thủ kho thuốc, nhân viên giao nhận thực hiện đúng nguyên tắc bảo quản, vận chuyển thuốc. Phòng kinh doanh: - Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về lĩnh vực phụ trách. - Xây dựng kế hoạch bán hàng phân phối. - Xây dựng kế hoạch đào tạo cho nhân viên trong hệ thống phân phối. - Xây dựng tổ chức nhân sự các bộ phận thuộc bộ phận kinh doanh. - Tham mưu cho Giám đốc xây dựng chi phí và các chính sách bán hàng. Phạm Thanh Mai 9 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành - Trực tiếp phụ trách quản lý bộ phận kinh doanh. - Chỉ đạo phân công công việc cho các nhân viên bộ phận kinh doanh. Phòng hành chính - kế toán: - Giúp Giám đốc xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính, cân đối huy động nguồn vốn phục vụ kinh doanh, tham mưu xây dựng các quy chế kiểm soát nội bộ về tài chính - kế toán thống kê trong Công ty phù hợp với chính sách quy định của Nhà nước. - Tổ chức công tác kế toán thống kê theo quy định của kế toán và lập báo cáo quyết toán, thống kê hàng tháng, quý, năm. - Kiểm kê, kiểm soát việc thực hiện các chế độ hạch toán, chế độ quản lý kinh tế, vật tư, tiền vốn, đảm bảo sử dụng chúng một cách hợp lý, tiết kiệm, đúng mục đích để đạt hiệu quả kinh tế cao. - Tổ chức kiểm tra giám sát việc hạch toán các khoản chi phí và mọi hoạt động kinh tế của Công ty. Phòng hành chính: Có nhiệm vụ tham mưu cho Ban Giám đốc thuộc lĩnh vực: Hành chính, văn thư, lễ tân và tổng hợp báo cáo chung trong Công ty. Phòng giám sát bán hàng: Kiểm tra chất lượng hàng trước khi giao cho khách hàng. Thăm dò thị trường trong và ngoài nước, hàng ngày nắm bắt được tỷ giá hối đoái để điều hành việc bán hàng, nhanh chóng triển khai các hợp đồng bán hàng đã ký. Kho: Chịu trách nhiệm xuất nhập, bảo quản thuốc theo quy định, điều tiết nhân viên bán hàng và điều vận theo đơn đặt hàng từ phòng kinh doanh. Theo dõi, báo cáo xuất, tồn hàng húa hàng tuần, tháng, quý, năm theo yêu cầu của Ban Giám đốc, bộ phận kinh doanh. Giao nhận hàng: Phạm Thanh Mai 10 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành Lập lịch trình đường đi, phân loại hàng, nhận phiếu xuất hàng từ kế toán, đóng gói thuốc theo đúng quy định, giao thuốc đến các địa điểm đặt hàng, ký đơn giao nhận hàng. Phạm Thanh Mai 11 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Phạm Thanh Mai Chuyên đề thực tập chuyên ngành 12 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân STT A Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tên hàng hóa, ĐVT Số lượng quy cách B Jeil Bra-citicoline C ống 1 100 Đơn giá Thành tiền (đồng) 2 119.047,62 (đồng) 3=1x2 11.904.762 1000mg/4ml- hộp 10 ống Cộng tiền hàng: 11.904.762 Thuế suất thuế GTGT: 5% Tiền thuế GTGT 595.238 Tổng cộng tiền thanh toán: 12.500.000 Số tiền viết bằng chữ: Mười hai triệu năm trăm nghìn đồng Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) Ngoài ra đối với các hình thức thanh toán khác nhau kế toán còn sử dụng các chứng từ khác như: + Đối với hình thức bán hàng thu tiền mặt: khi khách hàng thanh toán tiền kế toán lập phiếu thu. Phiếu thu này được lập thành 3 liên: Liên 1: Lưu tại quyển. Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Do phòng kế toán lưu giữ. Biểu số 2.2 Đơn vị: Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu Địa chỉ: 51 Khương Thượng PHIẾU THU Số: 95 Ngày 09 tháng 12 năm 2009 Liên 1 Nợ TK 111 Có TK 511, 3331 Họ tên người nộp tiền: Đơn vị: Lý do nộp: Phạm Thanh Mai : Nhà thuốc Bệnh viện Lão khoa Trung ương : Thanh toán tiền 100 ống Jeil Bra 13 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành Số tiền: : 12.500.000 đồng Viết bằng chữ : Mười hai triệu năm trăm ngàn đồng chẵn. Kèm theo 01 chứng từ gốc. H Đơn số 0029001 Giám đốc Kế toán trưởng Người lập phiếu Thủ quỹ Người nhận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Phạm Thanh Mai 14 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành + Đối với hoạt động bán hàng thu bằng tiền gửi ngân hàng: khi khách hàng thanh toán qua ngân hàng, công ty sẽ nhận được giấy Báo Có do ngân hàng gửi đến. Căn cứ vào giấy báo có, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy để theo dừi công nợ. Biểu số 2.3: VCB GIẤY BÁO Cể Số: 0029002 Ngày 15/12/2009 Kính gửi: Công ty TNHH thương mại Ngân hàng chúng tôi xin trân trọng thông Tân Á Châu báo: TK của quý khách đã được ghi có với nội dung sau: Ngày hiệu lực Số tiền Loại tiền 09/12/2009 62.500.000 vnd Diễn giải Khoa dược Bệnh viện Bạch Mai thanh toán tiền 500 ống Jeil Bra Giao dịch viên Kiểm soát (ký, họ tên) (ký, họ tên) * Tổ chức tài khoản kế toán: Để phản ánh doanh thu bán hàng tại Công ty, kế toán sử dụng tài khoản 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. Để quản lý chi tiết hơn, phục vụ yêu cầu quản trị, Công ty tiến hành mã hóa chi tiết thành các tài khoản cấp 2, cấp 3. Trong đó: Tài khoản cấp 2 Công ty sử dụng theo quyết định số 15/QĐ - BTC ban hành ngày 20/03/2006: TK511 - Doanh thu bán hàng. Phạm Thanh Mai 15 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành Tài khoản cấp 3: Công ty mở chi tiết đến tài khoản cấp 3 theo từng loại hình hoạt động kinh doanh, cụ thể: TK 511.1 - Doanh thu bán các loại Dược phẩm TK 511.2 - Doanh thu bán hoá chất, thiết bị y tế. TK 511.3 - Doanh thu bán tư liệu sản xuất tiêu dùng. Ngoài ra kế toán còn sử dụng các TK liên quan khác như TK 131, TK 3331, ... Để khai báo, mã hóa tài khoản, tại giao diện của chương trình, kế toán chọn “Danh mục từ điển” → “danh mục tài khoản” và tiến hành khai báo. * Quy trình nhập liệu: + Đối với trường hợp cung cấp hàng hoá chưa thu tiền: tức là trong trường hợp dịch vụ mới hoàn thành một phần hoặc đã hoàn thành nhưng chưa đến thời hạn thanh toán theo thỏa thuận trong hợp đồng, kế toán căn cứ vào “Biờn bản giao nhận” tiến hành lập hóa đơn GTGT thành 3 liên. Lúc này đã đủ điều kiện ghi nhận doanh thu cung cấp hàng hoá, vì vậy căn cứ vào liên 3 hóa đơn GTGT, kế toán công nợ phải thu tiến hành nhập số liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 131 - Tổng số tiền phải thanh toán Có TK 5113 - Doanh thu chưa có thuế Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp. Để có thể hình dung một cách cụ thể, ta đi vào xem ví du sau: Ngày28/12/2009 có hoá đơn xác định được số tiền 100 ống Jeil Bra mà Công ty TNHH thương mại Tân Á Châu cung cấp cho Nhà thuốc bệnh viên Lão Khoa Trung ương là 12.500.000 đồng (đã bao gồm 5% VAT), kế toán tiến hành lập hóa đơn số 0029001 (biểu số 01), trên cơ sở đó nhập liệu vào máy với những nội dung sau: Phạm Thanh Mai 16 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành Mó khách: PTHU95 Lý do nộp: Thanh toán tiền sản phẩm Jeil Bra. Ngày hạch toán, ngày lập PT: 28/12/2009. TK Nợ: 111112.500.000 12.500.000 TK Có: 511111.904.762 11.904.762 TK Có: 33311 595.238 + Đối với trường hợp cung cấp hàng hoá thu bằng tiền mặt: Trường hợp này chủ yếu là đối với những nhà thuốc tư nhân Phòng kế toán căn cứ vào yêu cầu của khách hàng để lập hóa đơn GTGT, khách hàng thanh toán ngay cho Công ty bằng tiền mặt. Kế toán công nợ sẽ chuyển hóa đơn cho kế toán thanh toán viết phiếu thu. Căn cứ vào phiếu thu kế toán tiến hành nhập liệu vào máy theo định khoản: Nợ TK 1111 - Tổng số tiền phải thanh túan Có TK 5111 - Doanh thu chưa có thuế Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp Để hình dung một cách cụ thể ta xét ví dụ sau: Ngày 09/12/2009, Khoa dược Bệnh viện Bạch Mai đã mua sản phẩm Jeil Bra của Công ty với chi phí là 62.500.000 đồng (chưa bao gồm thuế GTGT, thuế suất 5%). Kế toán viết hóa đơn số 0029002 và Báo Có của Ngõn hàng (biểu số 2.3). Căn cứ vào phiếu thu số 95 kế toán tiến hành nhập vào máy với những nội dung sau: Mó khách: PTHU56 Diễn giải chung: 500 ống Jeil Bra. Số HĐ: 0029001. Ngày hạch toán: 09/12/2009. TK Nợ: 13111 Phạm Thanh Mai 62.500.000 17 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành TK Có: 5111 59.523.810 TK Có: 3331 2.976.190 2.976.190 Thuế suất: 5%. + Đối với trường hợp cung cấp sản phẩm thu bằng tiền gửi ngân hàng: Trường hợp này chủ yếu xảy ra đối với những hoá đơn có giá trị lớn, với những bệnh viện ở tỉnh xa. Trong những trường hợp này đã đủ điều kiện ghi nhận ngay doanh thu, vì vậy phòng kế toán căn cứ vào yêu cầu của khách hàng lập hóa đơn GTGT. Khách hàng thanh toán bằng hình thức chuyển khoản. Sau khi khách hàng thanh toán sẽ nhận được GBC của ngân hàng, căn cứ vào đó kế toán tổng hợp thanh toán tiến hành nhập liệu theo định khoản: Nợ TK 112 Có 62.500.000 TK 131 (chọn chi tiết PTHU56)62.500.000 62.500.000 Ta xét ví dụ sau: Ngày 23/12/2009, khoa dược Bệnh viện Nhiệt Đới Trung ương thanh toán tiền hàng theo hình thức chuyển khoản, với số tiền là 697.150.000 đồng (đã bao gồm thuế GTGT 5%). Phũng kế toán đã nhận được GBC số 958 của ngân hàng VCB . Căn cứ vào giấy báo có kế toán tổng hợp, thanh toán tiến hành nhập liệu vào máy để ghi nhận doanh thu cung cấp hàng hoá với những nội dung sau: Mó khách: Lý do nộp: thanh toán tiền hàng. TK Nợ: 1121 VCB. TK Có: 511, 3331. Ngày hạch toán: 23/12/2009. PS có VNĐ: 697.150.000 Phạm Thanh Mai 18 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành * Kết xuất thông tin về doanh thu cung cấp dịch vụ: Sau khi nhập xong số liệu vào mỏy, mỏy sẽ tự động cập nhật số liệu vào sổ nhật ký chung, sổ cái TK 511 (biểu số 2.5), sổ Nhật ký bán hàng (biểu số 2.4) và các sổ liên quan như sổ chi tiết TK 131, sổ cái TK 131, ... Khi cần in sổ sách tổng hợp hay các báo cáo kế toán hàng kỳ, tại cửa sổ làm việc của chương trình chọn phân hệ nghiệp vụ “kế toán tổng hợp” → sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung → sổ cái của một tài khoản. Chọn TK 511, thời gian → máy sẽ đưa ra sổ cái TK 511 Tại công ty TNHH thương mại Tõn Á Chõu sử dụng phần mềm kế toán để thực hiện ghi sổ sách theo hình thức Nhật ký chung. Khi phát sinh các nghiệp vụ về mua hàng, bán hàng ... kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán bằng các định khoản và chọn các đối tượng liên quan đến nghiệp vụ phát sinh. Sau khi nhập số liệu sẽ được thể hiệẩptờn sổ Nhật ký chung và tự động chuyển sang các sổ Cái, sổ chi tiết các tài khoản liên quan đến nghiệp vụ phát sinh. Tại Công ty TNHH thương mại Tõn Á Chõu có sử dụng hai sổ Nhật ký đặc biệt là sổ Nhật ký mua hàng và sổ Nhật ký bán hàng. Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nghiệp vụ mua hàng, bán hàng được Phạm Thanh Mai 19 KT 4 - K38 Đại học kinh tế Quốc dân Chuyên đề thực tập chuyên ngành Sơ đồ 2.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung Chứng từ kế toán Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Phạm Thanh Mai 20 KT 4 - K38