Tài liệu Hoàn thiện kế toán bán hàng tại doanh nghiệp tư nhân cường việt

1 Đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại doanh nghiệp tư nhân Cường Việt” MỞ ĐẦU Trong điều kiện nền kinh tế thị trường sôi động và cạnh tranh gay gắt ngày ngay, để có thể tận dụng cơ hội và tạo ra lợi thế cạnh tranh, các doanh nghiệp cần đặc biệt coi trọng công tác kế toán tại đơn vị. Kế toán là một công cụ hữu hiệu giúp cho không chỉ các nhà quản lý nắm được thực trạng hoạt động tài chính nhằm hoạch định kế hoạch phát triển cho tương lai của doanh nghiệp mà còn là mối quan tâm của các ngân hàng, nhà đầu tư… trong việc đưa ra quyết định cho vay hoặc góp vốn.Vì vậy,bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển bền vững thì đòi hỏi phải tổ chức công tác kế toán phù hợp, hoạt động có hiệu quả. Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tình hình cụ thể của mỗi doanh nghiệp, công tác kế toán được tổ chức theo hình thức riêng, hợp lý và mang tính đặc thù của doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp thương mại,hoạt động đặc trưng cơ bản là quá trình lưu chuyển hàng hoá gồm mua hàng, dự trữ và tiêu thụ hàng hoá. Trong đó hoạt động bán hàng là khâu quan trọng bậc nhất quyết định đến sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp. Trên thực tế, không phải doanh nghiệp nào cũng tổ chức tốt khâu bán hàng của mình, họ không nhận thức được đầy đủ rằng tổ chức tốt việc tiêu thụ hàng hoá cũng đồng nghĩa với việc đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp tư nhân Cường Việt là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại, do vậy kế toán bán hàng là một phần hành vô cùng coi trọng và hoàn thiện. Tổ chức kế toán bán hàng sẽ cung cấp những thông tin cần thiết giúp cho lãnh đạo doanh nghiệp phân tích, đánh giá, lựa chọn phương án kinh doanh, đầu tư có hiệu quả nhất.Do vậy, em đã lựa chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán bán hàng tại doanh nghiệp tư nhân Cường Việt” làm chuyên đề thực tập của mình Trong giai đoạn thực tập chuyên đề, với sự giúp đỡ của phòng kế toán và sự hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo Phạm Thị Thủy, em đã tìm hiểu và theo dõi 2 chi tiết công tác tổ chức kế toán bán hàng tại doanh nghiệp về chứng từ, quy trình luân chuyển, hạch toán cùng hệ thống sổ sách, báo cáo được áp dụng tại đơn vị.Dựa trên thực tế tại doanh nghiệp cùng kiến thức kế toán của mình, em đã hoàn thành chuyên đề thực tập với ba nội dung chính như sau: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại doanh nghiệp tư nhân Cường Việt Chương 2: Thực trạng kế toán bán hàng tại doanh nghiệp tư nhân Cường Việt Chương 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng tại doanh nghiệp tư nhân Cường Việt. Do kiến thức còn hạn chế cùng kinh nghiệm thực tế không nhiều chuyên đề thực tập của em không tránh khỏi nhiều sai sót. Em rất mong được sự góp ý và hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo, cô kế toán trưởng cùng các anh chị trong phòng ban kế toán để báo cáo được hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn cô giáo Phạm Thị Thủy, cô kế toán trưởng cùng các anh chị trong phòng ban kế toán tại doanh nghiệp tư nhân Cường Việt đã giúp em hoàn thiện chuyên đề thực tập này. Sinh viên Nguyễn Thị Hồng 3 CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA DNTN CƯỜNG VIỆT. 1.1.Đặc điểm hoạt động bán hàng của DNTN Cường Việt. Doanh nghiệp tư nhân Cường Việt là doanh nghiệp thương mại, chuyên kinh doanh vật tư phân bón và thuốc bảo vệ thực vật, được thành lập theo Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 0401000751, do Sở kế hoạch và đầu tư Hải Dương cấp ngày 16 tháng 01 năm 2007. Doanh nghiệp có tiền thân là đại lý buôn bán vật tư nông nghiệp, đi vào hoạt động kinh doanh năm 2004. Trong thời gian đầu, đại lý chủ yếu mua bán thuốc bảo vệ thực vật và một số vật tư khác (bình bơm, hạt giống…) với quy mô khá nhỏ. Hàng hóa kinh doanh còn hạn chế về số lượng cũng như chủng loại. Tuy nhiên, tình hình hoạt động kinh doanh của đại lý khá tốt, đem lại mức lợi nhuận hàng năm ngày càng gia tăng cho chủ đại lý. Đến năm 2007,để phù hợp với sự phát triển của kinh tế nông nghiệp, nhằm mở rộng quy mô, phạm vi hoạt động đồng thời khẳng định tên tuổi trên thị trường, đại lý được nâng lên thành doanh nghiệp tư nhân Cường Việt. Đây cũng chính là thời điểm doanh nghiệp tư nhân Cường Việt chính thức được thành lập. Ngoài đại lý thuốc bảo vệ thực vật, doanh nghiệp quyết định mở rộng thêm đại lý mới với chức năng và nhiệm vụ là kinh doanh vật tư phân bón. Đến nay, sau gần 6 năm thành lập và phát triển, doanh nghiệp tư nhân Cường Việt với phương châm đảm bảo uy tín trong việc cung cấp vật tư nông nghiệp về chất lượng, đưa ra nhiều chính sách bán hàng mềm dẻo, doanh nghiệp giành được sự tín nhiệm của khách hàng trong và ngoài tỉnh. Với tình hình kinh doanh ngày càng mở rộng và phát triển, doanh nghiệp tư nhân Cường Việt đang dần chứng tỏ sự vững mạnh của mình trên con đường hội nhập và phát triển. Với chức năng chủ yếu là mua bán vật tư phân bón và thuốc bảo vệ thực vật, doanh nghiệp tư nhân Cường Việt kinh doanh các loại mặt hàng sau: Thuốc bảo vệ thực vật bao gồm 3 loại chính là thuốc trừ sâu (thuốc dùng để phòng trừ các loại sâu hại cây trồng trên đồng ruộng, nông sản trong kho), 4 thuốc trừ bệnh (thuốc trừ nấm cây được dùng để phòng trừ nhiều loại vi sinh vật gây bệnh cho cây trồng và nông sản), thuốc trừ cỏ (thuốc dùng để diệt trừ các loại thực vật hoang dại mọc lẫn với cây trồng). Vật tư phân bón gồm 2 loại chính là phân bón gốc, phân bón lá được nhập mua từ hai nhà cung cấp chính là công ty TNHH TM&DV Thái Sơn và công ty TNHH MTV Bảo Nông. Sau đây, em xin trích dẫn một số mặt hàng chủ yếu theo từng nhóm hàng hóa nêu trên mà doanh nghiệp đang kinh doanh: Biểu 1.1 Một số mặt hàng vật tư phân bón tại doanh nghiệp STT MÃ SP TÊN SẢN PHẨM ĐVT Phân bón Nhóm hàng: Phân bón gốc (PBG). Cái 01 PBG_13 Đầu Trâu 13.13.13TE Kg 02 PBG_14.14.14 NPK 14 - 14 - 14TE kg 03 PBG_18.6.15 NPK 18 - 6 -15 TE kg 04 PBG_84 Đầu Trâu 8-4-12TE kg 05 PBG_963 Đầu Trâu 9-6-3 Kg 06 PBG_AG Đầu trâu TE Agrotain Kg 07 PBG_D1 Đạm vàng ĐT 46A+ hạt to Kg 08 PBG_L1 Đầu Trâu L1 Kg 09 PBG_L2 Đầu trâu L2 Kg Nhóm hàng: Phân bón lá (PBL) Hộp 01 PBL_106010 Arrow NPK 10.60.10 Kg 02 PBL_21 Phân bón lá 21.21.21 + TE Gói 03 PBL_502 Đầu trâu 502 Gói 5 04 PBL_PN P 12g Penac P 12g túi 05 PBL_QN9 Lớn trái Chai PBL_SL chai Arrow siêu lân 06 (QN) 07 PBL_SP 10G Arrow Super 10g gói (Trích từ phòng kinh doanh tại doanh nghiệp tư nhân Cường Việt) Biểu số 1.2 Một số mặt hàng thuốc bảo vệ thực vật tại doanh nghiệp STT MÃ SP TÊN SẢN PHẨM ĐVT Thuốc bảo vệ thực vật Nhóm hàng: Thuốc trừ bệnh 01 TTB_ATV 500 Atulvil 5SC 500ml chai 02 TTB_ATV100 Atulvil 5SC 100ml chai 03 TTB_KCD 50g Kocide 50g gói 04 TTB_KCDkg Kocide 53.8 DF - 75g (kg) Kg 05 TTB_MNZ500 ManoZeb Blue 500g (kg) Kg Nhóm hàng: Thuốc trừ cỏ chai 01 TTC_DA Dual gold 50 cc Chai 03 TTC_HC100 Heco 600EC Chai 04 TTC_NPS Niphosat 480SL - 100ml chai Nhóm hàng: Thuốc trừ sâu 01 TTS_EM Emaben 0.2EC - 16ml Chai 02 TTS_Factac Factac 100cc (chai) chai 03 TTS_FDN chai Fendona 10SC 50ml chai 6 TTS_PRL Prevathon Lít 5SC 04 15ml (lít) 07 TTS_WS Chai Wusso 550EC 100ml Chai (Trích từ phòng kinh doanh tại doanh nghiệp) Nhìn vào danh mục hàng hóa ta có thể thấy rằng: các mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp được chia theo từng nhóm hàng. Mỗi nhóm hàng có tính năng và công dụng riêng biệt. Trong từng nhóm hàng, mỗi loại sản phẩm được mã hóa với ký hiệu nhất định, không bị trùng lặp nhau,giúp cho doanh nghiệp quản lý hàng hóa có hiệu quả. Đồng thời, việc doanh nghiệp phân loại hợp lý các loại sản phẩm theo những tính năng và công dụng khác nhau tạo cho khách hàng dễ dàng phân biệt và lựa chọn các nhóm sản phẩm, tránh sự nhầm lẫn. 1.1.2.Thị trường của doanh nghiệp tư nhân Cường Việt. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp tư nhân Cường Việt là vật tư phân bón và thuốc bảo vệ thực vật, phục vụ cho sản xuất nông nghiệp, do đó khách hàng mà doanh nghiệp hướng tới là các hộ gia đình, các đơn vị, tổ chức trên địa bàn tỉnh Hải Dương và các vùng lân cận. Trong hai năm đầu đi vào hoạt động (năm 2007, 2008), thị trường tiêu thụ của doanh nghiệp vẫn còn hạn chế trong phạm vi thành phố Hải Dương và một số huyện giáp xung quanh (huyện Tứ Kỳ, huyện Gia Lộc, huyện Nam Sách, huyện Cẩm Giàng). Lượng khách hàng mua bán đông nhưng chủ yếu là khách mua lẻ, không thường xuyên. Đối với khách hàng mua bán thường xuyên thì giá trị từng hóa đơn ở mức chưa cao. Tuy nhiên, doanh nghiệp đã bước đầu tạo lập được những mối quan hệ gắn bó với khách hàng bằng những chính sách bán hàng phù hợp và hiệu quả (chiết khấu, khuyến mại, giảm giá…), bằng chất lượng sản phẩm và giá cả hợp lý. 7 Từ năm 2009 đến nay, doanh nghiệp đi vào hoạt động kinh doanh mạnh mẽ trên đà phát triển của những năm trước. Đội ngũ nhân viên kinh doanh của doanh nghiệp đã không ngừng tìm kiếm những khách hàng mới đồng thời quan tâm, chăm sóc những khách hàng cũ, có những chính sách ưu đãi nhất định nhằm giữ chân những khách hàng đến với doanh nghiệp. Hiện tại, thị trường tiêu thụ của doanh nghiệp đã bao trùm hầu hết tỉnh Hải Dương và một số huyện thuộc các tỉnh lân cận như Hưng Yên, Hải Phòng. Hệ thống đại lý phân phối trực tiếp ngày càng được mở rộng giúp cho doanh nghiệp nâng cao uy tín và từng bước khẳng định vị trí của mình trên thị trường. Điều này được thể hiện rất rõ trong danh mục các đại lý của doanh nghiệp năm 2012 dưới đây: Bảng 2: Các đại lý phân phối trực tiếp của DNTN Cường Việt STT Tên đại lý Tên đại lý 1 Hoàng Văn Quang Ái Quốc – Nam Sách- Hải Dương 2 Ngô Văn Đức Việt Hoà - TP Hải Dương 3 Nguyễn Văn Phụng Đại Thắng-An Lão-Hải Phòng 4 Nguyễn Văn Khanh Kim Xuyên - Kim Thành - Hải Dương 5 Triệu Thị Lan Gia Xuyên-Gia Lộc-Hải Dương 6 Hà Văn Toản Hưng Đạo-Tứ Kỳ-Hải Dương 7 Nguyễn Thị Nhuần TX Sao Đỏ -Chí Linh- Hải Dương 8 Phạm Văn Dũng Kinh Môn-Hải Dương 9 Hoàng Văn Quang Xã ái quốc - Nam Sách 10 Nguyễn Đức Đàn Thống Nhất – TP.Hải Dương 11 Trung tâm ứng dụng tiến Hải Tân-TP.Hải Dương bộ khoa học Hải Dương 12 Điện lực Cẩm Giàng Cẩm Điền-Cẩm Giàng-Hải Dương (Trích dẫn từ phòng kế toán DNTN Cường Việt) 1.1.3.Phương thức bán hàng của doanh nghiệp tư nhân Cường Việt. 8 Đối với doanh nghiệp thương mại, hoạt động bán hàng được coi là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh. Tùy theo đặc điểm của thị trường cũng như đặc điểm các mặt hàng kinh doanh, hoạt động bán hàng của doanh nghiệp được thực hiện bằng nhiều phương thức khác nhau, nhằm đảm bảo khối lượng hàng hóa tiêu thụ đều đặn, không ngừng tăng lên. Thông qua bán hàng, doanh nghiệp thu hồi được vốn bỏ ra, bù đắp chi phí và tăng nguồn tích lỹ để mở rộng hoạt động kinh doanh. Vì vậy, với chức năng chính là kinh doanh vật tư nông nghiệp, doanh nghiệp đặc biệt coi trọng việc hoàn thiện phương thức bán hàng với thủ tục hiệu quả và chi phí hợp lý nhất. Hiện tại, hoạt động bán hàng của doanh nghiệp được thực hiện theo cả hai hình thức là bán lẻ thu tiền tập trung và bán buôn, trong đó bán buôn là phương thức bán hàng chủ yếu. Do mặt hàng kinh doanh của doanh nghiệp gồm hai loại chính nên doanh nghiệp tổ chức hoạt động bán hàng tại hai đại lý phân phối : đại lý thuốc bảo vệ thực vật và đại lý phân bón. Tại hai đại lý phân phối này, doanh nghiệp đều thực hiện cả hai hình thức bán hàng nói trên. Đối với hình thức bán lẻ thu tiền tập trung, nhân viên bán hàng chỉ phụ trách việc giao hàng, còn việc thu tiền, do kế toán viên tại từng đại lý thực hiện. Khách hàng sau khi xem xong hàng hóa và đồng ý mua, nhân viên bán hàng lập hóa đơn bán lẻ, giao cho khách hàng, đưa họ tới chỗ kế toán viên tiến hành thanh toán. Sau khi đã thanh toán, kế toán viên ghi nhận “ đã thanh toán”, khách hàng mang hóa đơn đó để nhận hàng. Cuối ngày, kế toán viên tại đại lý làm giấy nộp tiền và nộp tiền cho thủ quỹ, còn nhân viên bán hàng xác định lượng hàng bán ra trong ngày để lập báo cáo bán hàng. Định kỳ,tiến hành kiểm kê hàng hóa, xác định lượng hàng bán ra để xác định tình hình bán hàng thừa thiếu tại đại lý. Đối với bán buôn, doanh nghiệp áp dụng hình thức bán buôn qua kho. Theo hình thức này, hàng hóa mua về được nhập vào kho của doanh nghiệp, rồi từ kho xuất bán ra. Căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, nhân viên phòng bán hàng viết phiếu đề nghị xuất kho (gồm đầy đủ chi tiết mã khách hàng, kiểu hoá đơn, số hoá đơn, số lượng, giá bán…). Phiếu yêu cầu xuất kho 9 phải được sự ký duyệt của giám đốc doanh nghiệp, rồi sau đó nhân viên bán hàng lập hóa đơn GTGT kiêm phiết xuất kho, chuyển xuống cho thủ kho. Thủ kho dựa trên phiếu đề nghị và phiếu xuất kho thực hiện xuất hàng hóa. Hàng hóa được vận chuyển tới địa điểm theo yêu cầu của khách hàng.Chi phí vận chuyển hàng đã được thỏa thuận rõ ràng trong hợp đồng ký kết hoặc đơn đặt hàng. 1.2.Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng của doanh nghiệp tư nhân Cường Việt. Công tác tổ chức quản lý hoạt động bán hàng đóng vai trò rất quan trọng trong toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Nếu công tác quản lý tốt, doanh nghiệp có thể giảm thiểu chi phí phát sinh ở mức thấp nhất mà vẫn đạt được kế hoạch tiêu thụ hàng hóa đặt ra, đem lại lợi nhuận ngày càng gia tăng cho doanh nghiệp. Do đó, lãnh đạo doanh nghiệp tư nhân Cường Việt luôn luôn chú trọng đến việc cải thiện tổ chức quản lý hoạt động bán hàng, phủ hợp với đặc điểm kinh doanh của đơn vị. Sau đây em xin đi sâu vào thực trạng công tác tổ chức quản lý hoạt động bán hàng tại doanh nghiệp Cường Việt 1.2.1. Cơ cấu tổ chức quản lý chung Giám đốc Sơ đồ 1.1.Sơ đồ bộ máy quản lý của doanh nghiệp Phó giám đốc Đại lý vật tư phân bón BP.Tài chính kế toán BP.Tổ chức hành chính BP. Kinh doanh Đại lý thuốc bảo vệ thực vật P.Bán hàng P.Kho 10 Đứng đầu doanh nghiệp là giám đốc. Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của đơn vị, có vị trí và thẩm quyền cao nhất trong doanh nghiệp. Giám đốc phụ trách chung mọi hoạt động của công ty, trực tiếp chỉ đạo kế hoạch kinh doanh, phòng kế toán, tổ chức hoạt động của doanh nghiệp… Phó giám đốc: hỗ trợ cho giám đốc trong việc tổ chức tác nghiệp của phòng kế toán, tổ chức hoạt động kinh doanh vật tư phân bón và thuốc bảo vệ thực vật, làm nhiệm vụ thường trực doanh nghiệp khi giám đốc vắng mặt và thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự phân công hoặc ủy quyền của giám đốc. Các phòng ban tại doanh nghiệp: Bộ phận kinh doanh - Quản lý hợp đồng kinh tế, hàng hóa, theo dõi tình hình mua bán tại hai đại lý phân phối của doanh nghiệp. -Lập kế hoạch kinh doanh, kế hoạch vật tư, thu hồi công nợ . -Giúp giám đốc kiểm tra và tổng hợp tình hình trong quá trình thực hiện kế hoạch mua bán hàng hóa, phát hiện các vấn đề phát sinh và đề xuất biện pháp giải quyết. -Nắm bắt kịp thời các thông tin thị trường, thông tin từ khách hàng và nhà cung cấp để tham mưu cho giám đốc trong việc đưa ra quyết định như quyết định về giá bán, % chiết khấu. Bộ phận tổ chức hành chính 11 -Có nhiệmvụ tham mưu cho lãnh đạo, định ra đường lối sắp xếp, phân phối lao động mộtcáh hợp lý, xây dựng chế độ tiền lương, tiền thưởng và BHXH phù hợp cho cán bộ công nhân viên trong công ty. Bộ phận kế toán -Tổ chức công tác kế toán nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ dữ liệu về tình hình kinh doanh, tình hình biến động về tài sản và nguồn vốn tại doanh nghệp. -Theo dõi sổ sách và hạch toán tình hình kinh doanh theo đại lý phân phối của doanh nghiệp. -Tiến hành phân tích tình hình tài chính của doanh nghiệp để cung cấp thông tin chính xác, nhanh chóng kịp thời cho giám đốc và các đối tượng khách sử dụng thông tin. Như vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp thể hiện sự tương quan, hỗ trợ lẫn nhau giữa giám đốc, phó giám đốc và các phòng ban tại đơn vị. Để bộ máy quản lý hoạt động ngày càng hiệu quả, ban lãnh đạo doanh nghiệp không ngừng nâng cao năng lực lãnh đạo của mình, tạo điều kiện gắn kết tình cảm giữa các nhân viên trong cùng phòng ban, giữa các phòng ban với nhau, cùng chung sức thực hiện các mục tiêu doanh nghiệp đề ra. Đây cũng là yếu tố quyết định sự tồn tại vững chắc và thành công của doanh nghiệp trên thị trường kinh tế cạnh tranh gay gắt. 1.3.3. Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng. Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh, là hoạt động cơ bản của doanh nghiệp thương mại.Thông qua hoạt động bán hàng,doanh nghiệp sẽ thu hồi được vốn bỏ ra bù đắp chi phí và có nguồn tích luỹ để mở rộng hoạt động kinh doanh, Để đảm bảo công tác quản lý hoạt động tiêu thụ hàng hóa tại doanh nghiệp được diễn ra thông suốt, ban lãnh đạo công ty đã đề ra một số yêu cầu tổ chức quản lý đối với hoạt động tiêu thụ hàng hóa tại doanh nghiệp như sau: - Thường xuyên báo cáo với giám đốc doanh nghiệp về tình hình biến động của từng loại hàng hóa trong quá trình luân chuyển hàng hóa, cụ thể về 12 tình hình nhập-xuất-tồn kho tại doanh nghiệp,phát hiện kịp thời hàng hoá ứ đọng để có biện pháp giải quyết nhanh chóng số hàng. - Do hàng hóa kinh doanh tại doanh nghiệp dễ bị hư hỏng khi gặp thời tiết ẩm ướt nên công tác kiểm tra, phân loại và bảo quản hàng hóa được doanh nghiệp quan tâm và kiểm soát chặt chẽ. Đây là điều kiện nâng cao uy tín của doanh nghiệp trên thị trường, kéo dài chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp. - Nắm bắt, theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng loại hàng hoá và từng khách hàng. Kiểm soát chặt chẽ công nợ đối với từng khách hàng để có kế hoạch thu hồi nợ kịp thời, nhanh chóng, giảm thiểu lượng vốn của doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng. - Xác định chính xác kết quả kinh doanh đối với tình hình hoạt động của doanh nghiệp theo quý, theo năm. Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước theo quy định. Dựa trên yêu cầu trên, doanh nghiệp đã tổ chức quản lý hoạt động bán hàng theo đặc thù của đơn vị. Cụ thể:  Công tác tiếp thị và giao hàng: Với mục tiêu mở rộng quy mô hoạt động kinh doanh cùng mạng lưới tiêu thụ, doanh nghiệp đặc biệt coi trong tới công tác tiếp thị. Tiếp thị là hoạt động Tiếp thị là cầu nối giữa khách hàng với doanh nghiệp. Muốn khách hàng biết đến các sản phẩm cũng như những tính năng công dụng của nó thì khâu tiếp thị đóng vai trò hết sưc quan trọng trong việc tăng doanh số bán hàng của doanh nghiệp. Đảm nhiệm công việc này do phòng kinh doanh của doanh nghiệp thực hiện. Công ty TNHH Quang Phương có một đội ngũ rất hùng hậu khoảng 20 nhân viên phụ trách công tác tiếp thị và giao hàng đến tận tay khách hàng. Các nhân viên này thường chọn các địa điểm lớn là các cửa hàng bán lẻ, các cửa hàng tạp hóa để giới thiệu thuyết phục khách hàng tin tưởng vào các sản phẩm của công ty. Các nhân viên tiếp thị được hưởng hoa hồng theo sản phẩm, đây là một hình thức rất hữu hiệu nhằm khuyến khích nhân viên hoạt động năng nổ hơn trong công việc tạo ra lợi nhuận cao cho công ty.  Công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động bán hàng và thanh toán: 13 Cuối ngày, kế toán bán hàng sẽ thống kê con số bán hàng trong ngày và gửi trình lên giám đốc. Giám đốc sẽ kiểm tra đối chiếu giữa số tiền hàng thu về ở phòng kế toán và số lượng hàng xuất kho do thủ kho báo cáo lên để xem xét công tác bán hàng đã chính xác hay không. Hình thức thanh toán chủ yếu của công ty là thanh toán tiền mặt, bởi vì doanh nghiệp không phải là một doanh nghiệp lớn, bên cạnh đó khách hàng mà doanh nghiệp hướng đến đều là các khách hàng nhỏ lẻ, bán hàng tạp hóa.  Công tác khuyến mãi và chiết khấu bán hàng: Khuyến mãi và chiết khấu bán hàng được công ty thực hiện theo đúng chính sách khuyến mãi của tổng công ty sữa Vinamilk. Công việc này do một kế toán chuyên phụ trách mảng công việc này thực hiện. Người kế toán này sẽ chịu trách nhiệm thông báo đến cho các khách hàng các chương trình khuyến mãi của công ty, thời gian khuyến mãi và hình thức khuyến mãi. Bên cạnh đó nhân viên kế toán này còn phụ trách bên mảng chiết khấu bán hàng cho khách hàng. Các khách hàng được áp dụng chính sách chiết khấu bán hàng phải là những khách hàng mua hàng với số lượng lớn sẽ được hưởng % chiết khấu thanh thanh toán. 14 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG TẠI DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN CƯỜNG VIỆT 2.1.Kế toán doanh thu. 2.1.1.Chứng từ và thủ tục kế toán. *Chứng từ sử dụng Trong quá trình hạch toán doanh thu bán hàng, kế toán sử dụng các chứng từ sau: -Chứng từ ghi nhận doanh thu bán hàng. +Đơn đặt hàng của khách hàng. +Hợp đồng kinh tế giữa doanh nghiệp với khách hàng (nếu có) +Phiếu đề nghị xuất kho. +Phiếu xuất kho. +Hóa đơn GTGT (đối với hình thức bán buôn) +Hóa đơn bán lẻ (đối với hình thức bán lẻ) +Bộ chứng từ hàng trả lại -Chứng từ ghi nhận khách hàng thanh toán: +Phiếu thu hoặc giấy báo có của ngân hàng. *Tài khoản sử dụng. Để hạch toán kế toán doanh thu tại doanh nghiệp, kế toán sử dụng các tài khoản sau: -TK 156 : “Hàng hóa” - TK 3331: “Thuế GTGT phải nộp” - TK 5111: Doanh thu bán hàng - TK 5151: Doanh thu hoạt động tài chính - TK 911 : Xác định kết quả kinh doanh Doanh nghiệp có áp dụng hình thức chiết khấu thương mại trong hoạt động bán hàng. Tuy nhiên, mức chiết khấu đó được trừ trực tiếp vào giá bán cho khách hàng, nên doanh nghiệp không sử dụng tài khoản TK521 “Chiết khấu thương mại” để hạch toán. 15 *Trình tự luân chuyển chứng từ Doanh nghiệp tư nhân Cường Việt là một doanh nghiệp thương mại, chuyên kinh doanh loại hàng hóa vật tư nông nghiệp. Do đó, hoạt động bán hàng là một khâu công tác có khối lượng chứng từ ban đầu tương đối nhiều, vì vậy việc tổ chức luân chuyển chứng từ một cách hợp lý, khoa học có ý nghĩa hết sức quan trọng. Để tiện cho việc theo dõi và đảm bảo thông tin mang tính cập nhật, em sẽ lấy số liệu của nghiệp vụ bán hàng phát sinh trong tháng 12 năm 2011 của doanh nghiệp tư nhân Cường Việt để minh họa cho chuyên đề của mình. Khi có nhu cầu mua hàng, căn cứ vào bảng báo giá hàng hóa của doanh nghiệp (trích trong phụ lục 01), khách hàng cần lập đơn đặt hàng và đến bộ phận bán hàng thuộc phòng kinh doanh để làm thủ tục ban đầu cho việc mua bán. Trong một số trường hợp,khách hàng có thể đặt hàng qua điện thoại khi đã có thỏa thuận với giám đốc doanh nghiệp. Phòng bán hàng tiến hành nhập yêu cầu của khách hàng về số lượng hàng mua vào đơn đặt hàng đã được thiết kế sẵn trên máy tính. Đơn đặt hàng là cơ sở pháp lý đầu tiên để công ty tiến hành thu mua hàng hóa và chuyển giao cho khách hàng. Ví dụ: Ngày 23/12/2011, ông Nguyễn Đức Đàn có đặt hàng qua điện thoại với nhu cầu mua hàng như sau: STT Tên hàng hóa 01 Đạm vàng ĐT46A+hạt to Số lượng 5,000 Đơn giá 12,100 Thành tiền 60,500,00 02 Đầu trâu 13.13.13TE Cộng tiền hàng 3,000 0 11,600 34,800,000 95,300,000 VAT 4,765,000 Cộng tiền thanh toán 100,065,000 (Mẫu đơn đặt hàng ghi chú theo phụ lục 02) Căn cứ vào đơn đặt hàng của khách hàng và sổ chi tiết nhập-xuất-tồn hàng hóa được theo dõi trên máy tính (ví dụ hàng hóa mã PBG_13) (biểu 2.1) , nhân viên bộ phận bán hàng tiến hàng lập phiếu đề nghị xuất kho (biểu 2.2) ( gồm đầy đủ chi tiết mã khách hàng, kiểu hóa đơn, số hóa đơn, số lượng, giá 16 bán…). Sổ chi tiết nhập-xuất-tồn do bộ phận bán hàng theo dõi được lập trên phần mềm excel, gồm nhiều sheet, mỗi sheet tương ứng với một mặt hàng .Phiếu đề nghị xuất kho được gửi cho giám đốc doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền kiểm tra, xem xét và ký duyệt. Biểu 2.1.Sổ chi tiết tình hình nhập-xuất-tồn Đơn vị: Doanh nghiệp tư nhân Cường Việt Địa chỉ: Số 16 Yết Kiêu, P. Hải Tân, TP. Hải Dương Sổ chi tiết nhập-xuất-tồn Từ ngày 01/12/2011 đến ngày 31/12/2011 Mã hàng : PBG_13 Tên hàng hóa: Đầu trâu 13.13.13TE Chứng từ Số Diễn giải NT ghi sổ Số lượng Nhập Xuất Tồn đầu kỳ 2168 02/12 Nhập mua CT TNHH TM và DV Thái Sơn 186 02/12 Xuất bán CT TNHH Hoàng Hương Tồn 7,550 5,000 12,550 700 11,850 200 7,680 18,870 7,680 … 266 22/12 Xuất bánTrung tâm giới thiệu việc làm - Liên đoàn lao động tỉnh Hải Dương Cộng 19,000 17 Biểu 2.2. Phiếu đề nghị xuất kho Doanh nghiệp tư nhân Cường Việt Số 48/12-2011 Số 16 Yết Kiêu, P.Hải Tân,TP.Hải Dương PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT KHO Ngày 23 tháng 12 năm 2011 - Tên khách hàng: Ông Nguyễn Đức Đàn - Mã KH:……… NDD …………………….. - Đề nghị thủ kho xuất kho tại kho doanh nghiệp các mặt hàng sau: ĐVT TT TÊN VÀ QUY CÁCH CHẤT SL xuất VẬT TƯ SL Nhập LƯ ỢN G 01 02 Đạm vàng ĐT46A+hạt to Đầu trâu 13.13.13TE Người lập biểu (Ký,họ tên) Kg Kg 5000 3000 Giám đốc doanh nghiệp Thủ kho (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Sau khi phiếu đề nghị xuất kho được chấp nhận và ký duyệt, nhân viên bộ phận bán hàng tiến hành viết hóa đơn GTGT (biểu 2.3) theo mẫu số 01GTKT2/001. Tại doanh nghiệp, hóa đơn GTGT được coi là phiếu xuất kho và chuyển xuống cho thủ kho. Đồng thời, nhân viên bán hàng tập hợp toàn bộ chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng (đơn đặt hàng, phiếu đề nghị xuất kho) chuyển cho kế toán viên đại lý để tập hợp tại phòng kế toán. Hóa đơn GTGT chính là căn cứ để thủ kho xuất hàng hóa theo yêu cầu. Hóa đơn GTGT được đánh số liên tục từ đầu đến cuối quyển và được lập thành 3 liên. 18 Liên 1 (màu xanh) : lưu tại quyển hóa đơn gốc (do bộ phận bán hàng lưu giữ để nắm giữ số lượng hàng hóa tiêu thụ trong kỳ) Liên 2 (màu đỏ) : giao cho khách hàng (để làm chứng từ đi đường và là căn cứ cho đơn vị mua hàng hạch toán) Liên 3 (màu tím) : liên nội bộ (giao cho thủ kho làm căn cứ xuất hàng, lưu thẻ kho. Sau đó chuyển lên phòng kế toán để ghi sổ và làm thủ tục thanh toán .) 19 Biểu 2.3 Hóa đơn GTGT Tại kho hàng, căn cứ vào hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, thủ kho tiến hành xuất hàng hóa, đồng thời sử dụng thẻ kho để ghi chép, phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn hàng hóa trong kho. Hàng hóa được giao cho khách hàng đúng theo yêu cầu, khách hàng kiểm tra và ký xác nhận trên hóa đơn GTGT. 20 Sau đó thủ kho chuyển hóa đơn GTGT của số hàng vừa xuất lên phòng kế toán. Xét về thủ tục thanh toán, theo yêu cầu đặt hàng, ông Nguyễn Đức Đàn cam kết thanh toán toàn bộ giá trị lô hàng theo hóa đơn GTGT số 0000267 bằng hình thức chuyển khoản ba ngày sau khi nhận hàng. Do đó, tại thời điểm hạch toán, kế toán tiến hành ghi nhận doanh thu và khoản phải thu khách hàng cùng thuế giá trị gia tăng đầu ra. Trong trường hợp thanh toán ngay bằng tiền mặt, sau khi giao nhận hàng đầy đủ, khách hàng chuyển qua phòng kế toán, gặp thủ quỹ để làm thủ tục thanh toán. Thủ quỹ nhận tiền hàng, lập phiếu thu và yêu cầu khách hàng ký nhận. Phiếu thu được lập thành 2 liên: Liên 1: Giao cho khách hàng. Liên 2: Chuyển cho kế toán tiền tại phòng kế toán Biểu 2.4.Phiếu thu Đơn vị: Doanh nghiệp tư nhân Cường Việt Địa chỉ: Số 16 Yết Kiêu, P. Hải Tân, TP. Hải Dương Số: 12/52 PHIẾU THU Ngày 22 tháng 12 năm 2011 Họ, tên người nộp tiền:.....Hà Văn Toản........................................................... Địa chỉ:...... Hưng Đạo-Tứ Kỳ-Hải Dương…………………………………… Lý do nộp:Trả tiền hàng.................................................................................................. Số tiền:....7,518,000....(Viết bằng chữ) ....Bảy triệu năm trăm mười tám nghìn đồng chẵn............................................................................................................................. Kèm theo:........................03..............................Chứng từ kế toán. Đã nhận đủ số tiền (Viết bằng chữ).Bảy triệu năm trăm mười tám nghìn đồng chẵn. Người nộp tiền (Ký, họ tên) Người lập phiếu (Ký, họ tên) Kế toán trưởng (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Hàng ngày, căn cứ vào nghiệp vụ bán hàng phát sinh cùng bộ chứng từ gốc có liên quan (đơn đặt hàng, hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, Phiếu thu