Tài liệu Hoàn thiện kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại công ty tnhh thương mại và dịch vụ tân nam việt

  • Số trang: 43 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 122 |
  • Lượt tải: 0
nganguyen

Đã đăng 34345 tài liệu

Mô tả:

Chuyên đề thực tập toán 1 Khoa Kế toán – Kiểm Lời mở đầu * Tính cấp thiết của đề tài Nền kinh tế nước ta đang ngày càng mở cửa, nhất là từ khi Việt Nam ra nhập WTO, đã tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp nước ngoài vào đầu tư gia tăng, các doanh nghiệp trong nước cũng nhờ đó phát triển mạnh mẽ. Điều này đã tạo nên sự cạnh tranh gay gắt không chỉ giữa các doanh nghiệp trong nước với nhau mà còn với doanh nghiệp nước ngoài. Mặt khác, các chế độ, quyết định kế toán của Bộ Tài Chính lại luôn thay đổi để phù hợp với điều kiện mới. Chính những vấn đề trên đã khiến cho các doanh nghiệp phải có những thay đổi, những điều chỉnh hợp lý để thích ứng, phát triển và hội nhập, đặc biệt là các doanh nghiệp thương mại Việt Nam. Một trong những vấn đề cấp thiết đặt ra cần thay đổi cho các doanh nghiệp thương mại trong nước là công tác kế toán. Công tác kế toán rất quan trọng trong bất cứ doanh nghiệp nào, công tác kế toán hoàn thiện thì mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ suôn sẻ và phát triển. Vì doanh nghiệp thương mại là cầu nối giữa sản xuất và tiêu dùng nên công tác kế toán bán hàng chiếm vị trí quan trọng, điều đó đòi hỏi công tác kế toán bán hàng phải linh hoạt, chặt chẽ, hợp lý và phù hợp với sự thay đổi của doanh nghiệp trong tình hình mới. Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt là một công ty chuyên kinh doanh máy in, máy photo và linh kiện của máy in, máy photo. Do đó công tác kế toán bán hàng rất phức tạp và chưa thực sự đạt hiệu quả về tổ chức bộ máy cũng như thực hiện nghiệp vụ. Điều này đã tạo nên sự cồng kềnh, chồng chéo trong kế toán bán hàng, làm hạn chế khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Nhận thức được tầm quan trong của công tác kế toán bán hàng, trong thời gian thực tập tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt em đã tìm hiểu và học tập công tác này và em nhận thấy công tác kế toán bán hàng còn có những hạn chế nên em đã lựa chọn đề tài : “Hoàn thiện kế toán bán Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán 2 Khoa Kế toán – Kiểm hàng máy in và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt.” * Mục đích nghiên cứu của đề tài Nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng một cách toán diện hơn để nâng cao hiệu quả kinh doanh cho Công ty. * Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình giao dịch của các loại máy in và linh kiện máy in của Công ty mà Công ty đang kinh doanh. * Phƣơng pháp nghiên cứu của đề tài Vận dụng các phương pháp thu thâph thông tin, thoóng kê, so sánh, quan sát, đánh giá và phân tích tổng hợp nhằm giải quyết các vấn đề trong chuyên đề này. * Bố cục của chuyên đề Chuyên đề được chia làm hai chương: Chương 1 : Những vấn đề lý luận cơ bản và thực trạng kê toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Tân Nam Việt. Chương 2: Đánh giá thực trạng và các ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán 3 Khoa Kế toán – Kiểm CHƢƠNG 1 : NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VÀ THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG MÁY IN VÀ LINH KIỆN MÁY IN TẠI CÔNG TY THƢƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TÂN NAM VIỆT 1.1. Lý luận chung về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thƣơng mại. 1.1.1.Đặc điểm và nhiệm vụ kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. 1.1.1.1. Đặc điểm bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Để hiểu được kế toán bán hàng là gì, trước hết ta phải hiểu bán hàng là gì? Bán hàng là khâu cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp thương mại. Thực hiện nghiệp vụ này, vốn của doanh nghiệp thương mại được chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái tiền tệ. Bán hàng có vai trò rất quan trọng trong bất cứ doanh nghiệp kinh doanh nào vì có bán được hàng hoá thì doanh nghiệp mới có thu nhập để bù đắp những chi phí đã bỏ ra và hình thành kết quả kinh doanh thương mại. Trong cơ chế thi trường hiện nay, các doanh nghiệp thương mại có thể thu mua hàng hoá một cách đễ dàng nhưng việc bán nó lại không dễ dàng chút nào. Bán hàng là điều kiện quan trọng để tạo ra thu nhập bù đắp chi phí bỏ ra, bảo toàn và phát triển vốn kinh doanh. Để đạt được mục tiêu này thì hàng hoá của Doanh nghiệp thương mại không những phải đảm bảo chất lượng mà còn phải đáp ứng được thị hiếu luôn biến động của người tiêu dùng, cạnh tranh Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán 4 Khoa Kế toán – Kiểm được với những hàng hoá khác cả về chất lượng giá cả, mẫu mã cũng như phương thức bán hàng, dịch vụ bán hàng… Nếu hoạt động bán hàng của doanh nghiệp không thông suốt sẽ làm ngừng trệ các hoạt động khác như mua vào, dự trữ. Còn nếu hoạt động bán hàng của doanh nghiệp trôi chảy sẽ thúc đẩy các hoạt động khác. Nếu mở rộng thị trường tiêu thụ của doanh nghiệp, mở rộng kinh doanh, củng cố và khẳng định vị trí của doanh nghiệp trên thị trường, giúp doanh nghiệp đứng vững trong kinh doanh. Bán hàng có các đặc điểm sau: a. Đối tượng phục vụ: Đối tượng phục vụ của các doanh nghiệp thương mại rất đa dạng đó là người tiêu dùng các nhân, các đơn vị sản xuất, kinh doanh khác, các cơ quan , tổ chức xã hội có nhu cầu sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp. b. Phạm vi xác định hàng bán: Hàng hoá trong doanh nghiệp thương mại được xác định là hàng bán khi thoả mãn các điều kiện sau: - Phải thông qua mua, bán và thanh toán theo một phương thức thanh toán nhất định. - Doanh nghiệp mất quyền sở hữư về hàng hoá, đã thu được tiền hoặc người mua chấp nhận nợ. - Hàng bán ra thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp mua vào hoặc sản xuất, chế biến. Một số trường hợp khác mà hàng hoá được coi như bán là: - Hàng hoá xuất để đổi lấy hàng hoá khác, còn được gọi là đối lưu. - Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho công nhân viên, thanh toán thu nhập chia cho các bên tham gia liên doanh. - Hàng hoá xuất làm quà biếu, tặng. - Hàng hoá xuất dùng trong nội bộ, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán 5 Khoa Kế toán – Kiểm - Hàng hoá hao hụt, tổn thất trong khâu bán, theo hợp đồng bên mua chịu. c. Các phương thức bán hàng trong doanh nghiệp thương mại. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường hiện nay, việc lựa chọn áp dụng các phương thức bán hàng và các chính sách khuyến khích tiêu thụ góp phần quan trọng vào việc thực hiện kế hoạch tiêu thụ hàng hoá, đồng thời giúp cho doanh nghiệp có cơ sở mở rộng, chiếm lĩnh thị trường, Phương thức bán hàng có ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng các tài khoản kế toán phản ánh tình hình xuất kho hàng hoá. Đồng thời nó có tính quyết định đối với việc xác định thời điểm bán hàng, hình thành doanh thu bán hàng và tiết kiệm chi phí bán hàng để tăng lợi nhuận. Hiện nay, các doanh nghiệp sản xuất thường sử dụng các phương thức bán hàng sau: - Bán buôn qua kho: Là bán buôn hành hoá mà hàng bán được từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Trong phương thức này có 2 hình thức: + Bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp: Theo hình thiức này, bên mua đề cử đại diện đến kho của doanh nghiệp thương mại để nhận hàng. Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá, giao hàng trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua nhận đủ hàng, đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. + Bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, căn cứ vào hợp đồng đã ký kết hoặc theo đơn đặt hàng, doang nghiệp thương mại xuất kho hàng hoá bằng phương tiện vận tải của mình hoặc đi thuê ngoài, chuyển giao hàng cho bên mua ở một địa điểm thoả thuận. Hàng hoá chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại. Hàng hoá này được xác định là tiêu thụ khi nhận được tiền do bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp thương mại chịu hay bên mua chịu là do sự thoả thuận từ trước giữa hai bên. Nếu doanh nghiệp thưong mại chịu chi phí vận chuyển, sẽ được ghi vào chi Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán 6 Khoa Kế toán – Kiểm phí bán hàng. Nếu bên mua chịu chi phí vận chuyển, sẽ phải thu tiền của bên mua. - Bán buôn vận chuyển thẳng: Theo hình thức này, doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua. Không đưa về nhập kho mà chuyển thẳng cho bên mua. Phương thức này có thể thực hiện theo hai hình thức: + Bán hàng vận chuyển thẳng theo hình thức giao trực tiếp( giao hàng tay ba): Doanh nghiệp thương mại sau khi mua hàng, nhận hàng mua và giao trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho người bán. Sau khi giao, nhận, đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền hàng hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ. + Bán buôn vận chuyển theo hình thức chuyển hàng: Theo hình thức này, doanh nghiệp thươnbg mại sau khi mua hàng đến giao cho bên mua, bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyển hàng đến giao cho bên mua ở một địa điểm đã được thoả thuận. Hàng hoá chuyển bán trong trường hợp này vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại. Khi nhận tiền của bên mua thanh toán hoặc giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì hàng hoá được xác định là tiêu thụ. - Phương thức bán lẻ: Là hình thúc ván hàng trực tiếp cho người tiêu dùng. Trong phương thức này có bốn hình thức: + Hình thức bán hàng thu tiền tập trung + Hình thức bán hàng thu tiền trực tiếp + Hình thức bán hàng tự phục vụ + Hình thức bán hàng trả góp - Phương thức gửi bán đại lý: Theo hình thức này doanh nghiệp thương mại giao hàng cho cơ sở bên đại lý. Bên đại lý sẽ trực tiếp bán hàng và thanh toán tiền cho doanh nghiệp thương mại và được hưởng hoa hồng đại lý bán.. Số hàng gửi đại lý bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp thương mại. Số hàng Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán 7 Khoa Kế toán – Kiểm được xác đinh là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền do bên đại lý thanh toán hoặc chấp nhận nợ. 1.1.1.2. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Đối với bất kỳ nghiệp vụ kế toán nào đều có các nhiệm vụ cụ thể, và nghiệp vụ kế toán bán hàng có các nhiệm vụ cơ bản sau: - Ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ và chính xác tình hình bán hàng của doanh nghiệp trong kỳ. Ngoài kế toán tổng hợp trên các tài khoản kế toán, kế toán bán hàng cần phải theo dõi ghi chép về số lượng, kết cấu, chủng loại hàng bán, ghi chép doanh thu bán hàng, thuế giá trị gia tăng đầu vào của mtừng nhóm mặt hàng, theo dõi từng đơn vụ trực thuộc ( theo các cửa hàng, quầy hàng). - Kiểm tra tình hình thu tiền bán hàng và quản lý tiền bán hàng. Đối với các hàng hoá bán chịu, cần phải mở sổ sách ghi chéptheo từng khách hàng, lô hàng, số tiền khách nợ, thời hạn và tình hình trả nợ… - Tính toán giá mua thực tế của hàng đã tiêu thụ nhằm xác định kết quả bán hàng. - Cung cấp đầy đủ kịp thời, chính xác các thông tin cần thiết về tình hình bán hàng, phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp. 1.1.2. Hướng dẫn của các chuẩn mực kế toán và quy định của chế độ kế toán Việt Nam về kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. 1.1.2.1. Hướng dẫn của các chuẩn mực kế toán Việt Nam về việc kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. Trong chuẩn mực kế toán số 14 đã quy định doanh thu về kế toán bán hàng như sau: * Quy định xác định doanh thu. - Đối với bán hàng thu tiền ngay Doanh thu = Tiền hoặc tương đương tiền đã thu được. Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán 8 Khoa Kế toán – Kiểm Tương đương tiền là các loại chứng khoán, trái phiếu có thời hạn thanh toán trong phạm vi 3 tháng. - Đối với bán hàng trả chậm: Doanh thu = Tiền hoặc tương đương tiền sẽ thu được trong tương lai. - Bán hàng trả góp: Doanh thu = Giá bán trả ngay hoặc giá bán thu tiền một lần - Bán hàng đổi hàng: + Trao đổi hàng và hàng tương đương : Về bản chất và giá trị không tạo ra doanh thu. +Trao đổi hàng và hàng tương đương: Doanh thu = giá trị hợp lý của hàng hóa nhận về hoặc giá trị hàng giá đem đổi +/_ số chênh lệch. * Thời điểm ghi nhận doanh thu. Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi thoả mãn đồng thời 5 điều kiện sau: - Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hoá cho người mua. - Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc quyền kiểm soát hàng hoá. - Doanh thu xác định tương đối chắc chắn. - Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng. * Thời điểm ghi nhận doanh thu, quy định theo từng phương thức, hình thức bán hàng như sau: - Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức giao hàng trực tiếp, thời điểm ghi chép hàng bán là khi đại diện bên mua ký nhận đủ hàng, đã thanh toán tiền hoặc cháp nhận nợ. Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán 9 Khoa Kế toán – Kiểm - Bán buôn qua kho, bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng, thời điểm ghi chép hàng bán là khi thu được tiền hoặc bên mua xác nhận dẫ nhận đựoc hàng, chấp nhận thanh toán. - Phương thức bán lẻ, thời điểm ghi chép hàng bán là khi nhận được giấy báo cáo của nhân viên bán hàng. - Phương thức gửi đại lý bán, thời điểm ghi chép hàng bán là khi nhận được tiền hoặc bên nhận đại lý chấp nhận thanh toán. 1.1.2.2. Phương pháp kế toán bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại theo chế độ hiện hành. Hiện nay, theo chế độ hiện hành thì kế toán bán hàng có 2 p hương pháp, tuỳ vào điều kiện, khả năng và mặt hàng kinh doanh mà các doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai phương pháp để phù hợp và đạt hiệu quả cao nhất. a. Kế toán bán hàng theo phương pháp kê khai thường xuyên. Bao gồm: - Chứng từ sử dụng: Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho, báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ hành hoá, dịch vụ, giấy nộp tiền của nhân viên bán hàng, bảng kê nhân hàng và thanh toán hàng ngày, Bảng thanh toán hàng đại lý, các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, bảng kê nộp séc, bâo có của ngân hàng,… - Tài khoản kế toán sử dụng: Kế toán bán hàng sử dụng các tài khoản sau: + Tài khoản 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ + Tài khoản 512 : Doanh thu bán hàng nội bộ + Tài khoản 521 : Hàng bán bị trả lại + Tài khoản 532 : Giảm giá hàng bán + Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng + Tài khoản 157: Hàng gửi bán + Tài khoản 632: Giá vốn hàng bán. - Trình tự kế toán: Gồm các hình thức sau: + Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức chuyển thẳng Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán 10 Khoa Kế toán – Kiểm + Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp + Kế toán bán buôn vận chuyển theo hình thức giao hàng trực tiếp + Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng + Kế toán bán lẻ hàng hoá + Kế toán bán hàng trả góp, trả chậm + Kế toán bán hàng đại lý + Kế toán bán hàng nội bộ + Kế toán các trường hợp khác: Hàng đổi hàng; xuất hàng hoá thanh toán tiền lương, tiền thưởng cho nhân viên; xuất hàng hoá sử dụng phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị; xuất hàng hoá biếu, tặng, thưởng được trang trải bằng quỹ phúc lợi. b. Kế toán bán hàng theo phương pháp kiểm kê định kỳ. Khi bán hàng, kế toán chỉ phản ánh doanh thu bán hàng trên tài khoản 511, bút toán phản ánh giá vốn không được thực hiện đồng thời như phương pháp kê khai thường xuyên mà chỉ phản ánh 1 lần vào thời điểm cuối kỳ. Cuối kỳ, căn cứ vào kết quả kiểm kê, xác định tổng giá trị hàng tồn cuối kỳ, dựa vào công thức cân đối: Tồn đầu + Nhập = Xuất + Tồn cuối Các trình tự kế toán tương tự như kế toán bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. * Sổ sách kế toán. - Sổ kế toán tổng hợp: + Nhật ký chung : Phản ánh trên sổ nhật ký chung , sổ kế toán bán hàng, sổ nhật ký chi tiền, sổ cái các tài khoản 511,632,157,… + Nhật ký chứng từ: Phản ánh trên nhật ký chứng từ số 8, bảng kê số 1, số 2, số 11, sổ cái các tài khoản. - Sổ kế toán chi tiết : Sổ chi tiết doanh thu, sổ chi tiết hàng hoá, sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ chi tiết liên quan. Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán 11 Khoa Kế toán – Kiểm 1.2. Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác kế toán của Công ty TNHH Thƣơng mại và Dịch vụ Tân Nam Việt. 1.2.1. Đặc điểm tổ chức kinh doanh của Công ty. * Khái quát lịch sử thành lập của Công ty Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ ( TM - DV) Tân Nam Việt được thành lập từ năm 2002 do ông Trần Quốc Tuấn làm Giám đốc. Có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, mở tài khoản tại Ngân hàng Công Thương Đống Đa với số vốn điều lệ là 1.500.000.000 đồng và chịu trách nhiệm hữu hạn với số vốn tự có và các nợ bằng vốn tự có. Công ty có chế độ hạch toán độc lập và tự chủ về mặt tài chính, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động kinh doanh của mình. Tên giao dịch : Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt. Địa chỉ : 130 Chùa Bộc - Đống Đa - Hà Nội. * Chức năng, nhiệm vụ của Công ty. - Chức năng: + Kinh doanh các máy in, máy photo + Cung cấp các thiết bị văn phòng. - Nhiệm vụ: + Nghiên cứu các sản phẩm mới trong và ngoài nước có chất lượng, giá cả phù hợp với thị trường + Trong quá trình chuyển giao máy móc cho khách hàng phải tổ chức giám sát chặt chẽ và phải chịu trách nhiệm về chất lượng. + Chấp hành các quy chế và pháp luật của Nhà nước cũng như chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về thực hiện hợp đồng. + Thực hiện tốt các nghĩa vụ đối với Nhà nước. * Lĩnh vực đăng ký kinh doanh và loại hình doanh nghiệp Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Tân Nam Việt là công ty kỹ thuật và thương mại chuyên kinh doanh các máy in, máy photo, các linh kiện của máy in Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán Khoa Kế toán – Kiểm 12 và máy photo, ngoài ra còn trực tiếp in, photo và đóng tài liệu, sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị văn phòng, dịch vụ dịch thuật, đại lý mua bán, ký gửi hàng hoá. * Đối tượng và địa bàn kinh doanh của Công ty. Đối tượng kinh doanh của Công ty là những doanh nghiệp, cá nhân trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh Miền Bắc có nhu cầu về máy in, máy photo và các thiết bị có liên quan. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty. Sơ đồ bộ máy quản lý của Công ty Ban Giám Đốc Công ty Phòng Kế Toán Bộ phận Marketing Phòng Kinh Doanh Bộ phận bán hàng Phòng Kỹ Thuật Bộ phận kỹ thuật Bộ phận bảo hành * Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận. - Ban Giám đốc : Ban Giám đốc gồm có Giám đốc và Phó Giám đốc. + Giám đốc là người trực tiếp quản lý, điều hành và chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra hàng ngày một cách có hiệu quả, qua báo cáo nhanh của từng phòng, bộ phận để xử lý thông tin một cách kịp thời. Đồng thời Giám đốc là người chịu chách nhiệm chung về toàn bộ hoạt động kinh doanh và đề ra kế hoạch kinh doanh của công ty, phối hợp các bộ phận trong Công ty một cách nhịp nhàng, ăn khớp. Để điều hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giám đốc thường xuyên phải đối đầu và giải quyết các công việc có liên quan tới nhiều lĩnh vực khác nhau như tài chính, ngân hàng, nhân sự, marketing, cung ứng hàng Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán 13 Khoa Kế toán – Kiểm hoá, y tế, an ninh. Thậm trí Giám đốc doanh nghiệp có thể tham gia trực tiếp vào việc giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó như vấn đề tuyển dụng nhân sự. + Phó giám đốc: Là người do Giám đốc doanh nghiệp uỷ quyền Phụ trách kinh doanh của doanh nghiệp, tham gia xây dựng phương hướng, phụ trách chiến lược phát triển kinh doanh, đề xuất và tham mưu các phương án kinh doanh để đạt hiệu quả cao.Phó giám đốc là người hỗ trợ cho giám đốc giải quyết các vấn đề có liên quan trong từng lĩnh vực khi được uỷ quyền. - Phòng kế toán: Có nhiệm vụ quản lý vốn, giám sát mọi họat động kinh doanh của Công ty. Tổ chức công tác thống kê và hạch toán theo chế độ hạch toán nhà nước. Thanh toán các khoản với khách hàng, nộp thuế cho nhà nước và trả lãi cho ngân hàng đầy đủ, kịp thời. - Phòng kinh doanh: Chuyên nghiên cứu thị trường, thu hút khách ngày càng nhiều cho Công ty. Nghiên cứu sản phẩm của đối thủ cạnh tranh và đề ra các chiến lược kinh doanh thích hợp với sự biến động của thị trường, đồng thời còn chịu trách nhiệm giữ mối quan hệ thường xuyên với các đối tác truyền thống và công tác tổ chức quảng cáo trên các hệ thống thông tin và tạp chí. - Phòng kỹ thuật : Có nhiệm vụ lắp đăt, sửa chữa, bảo hành các máy móc, thiết bị cho khách hàng của Công ty.Tham mưu về lĩnh vực kỹ thuật cho Ban giám đốc, thường xuyên nắm bắt những thông tin mới nhằm góp phần vào việc kinh doanh đúng hướng, có hiệu quả. 1.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của Công ty 1.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán Phòng kế toán trực tiếp làm công tác kế toán tài chính theo đúng chế độ mà Nhà nước quy định, tham mưu cho Ban giám đốc, hoạch định quá trình sản xuất kinh doanh của Công ty. Ghi chép tính toán và phản ánh chính xác, trung thực, kịp thời, đầy đủ về tình hình tài sản, lao động, tiền vốn và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Quản lý tài chính, tính toán, trích nộp đầy đủ đúng thời hạn các khoản phải nộp ngân sách Nhà nước và trích lập các quỹ Công ty. Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán 14 Khoa Kế toán – Kiểm Mọi công tác kế toán của Công ty được triển khai thực hiện đều do kế toán trưởng phân công và giám sát. Phòng kế toán có 4 người, mỗi thành viên kế toán có chức năng, nhiệm vụ khác nhau nhưng thống nhất trong bộ máy kế toán. Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty Kế toán trưởng Kế toán bán hàng Kế toán tiền mặt và thanh toán Kế toán kho và Thủ quỹ Chức năng, nhiệm vụ của từng thành viên kế toán được phân cụ thể: + Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm chỉ đạo trực tiếp các công việc của phòng kế toán, lập báo cáo tài chính theo đúng thời hạn quy định. Kế toán trưởng là người có trách nhiệm bao quát toán bộ tình hình tài chính của Công ty, thông báo cụ thể cho Ban giám đốc về mọi hoạt động tài chính. + Kế toán kho và Thủ quỹ : Là người chịu trách nhiệm về tiền mặt tại quỹ, hàng ngày căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi của thanh toán viên ghi vào sổ quỹ và đối chiếu kiểm tra với kế toán tiển mặt. Theo dõi chi tiết về hàng hoá, về tình hình biến động, tình hình nhập xuất tồn hàng hoá trong kho + Kế toán bán hàng : Có nhiệm vụ ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế về doanh thu bán hàng, các khoản giảm trừ doanh thu, tập hợp và phản ánh đầy đủ các khoản chi phí bán hàng, chi phí quản lý phát sinh trong quá trình bán hàng. Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán 15 Khoa Kế toán – Kiểm + Kế toán tiền mặt và thanh toán : Là người chịu trách nhiệm thanh toán chi tiết về tiền mặt lên sổ chi tiết tiền mặt các nghiệp vụ liên quan, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ gốc, từ đó lập phiếu thu, phiếu chi cho các nghiệp vụ tiền mặt, theo dõi công nợ nội bộ, huy động vốn. Ngoài ra còn theo dõi các khoản phải thu, phải trả của khách hàng và các khoản tạm ứng cho nhân viên. 1.2.2.2. Tổ chức hệ thống thông tin. - Tổ chức hạch toán ban đầu: Công ty TNHH TM - DV Tân Nam Việt là doanh nghiệp thương mại, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ BTC và một số văn bản pháp luật khác. Công ty sử dụng hệ thống các chứng từ về hàng tồn kho, chứng từ về tiền, chứng từ về lao động tiền lương, chứng từ về bán hàng, chứng từ về tài sản cố định. Ngoài ra, Công ty còn sử dụng các chứng từ do Công ty lập phù hợp với đặc điểm kinh doanh của mình và được Bộ tài chính chấp nhận. Việc vận dụng chứng từ kế toán phù hợp với nghiệp vụ, tổ chức chứng từ luân chuyển theo đúng phần hành, đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ, hợp pháp của chứng từ sử dụng. - Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản: Công ty sử dụng hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006. Công ty sử dụng các tài khoản cấp 1 và cấp 2 theo đúng chế độ kế toán tài chính hiện hành. Các tài khoản của Công ty được chi tiết hoá theo từng đối tượng cụ thể để phù hợp với yêu cầu quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Do hoạch toán tổng hợp theo phương pháp kê khai thường xuyên nên hệ thống tài khoản mà Công ty sử dụng bao gồm các tài khoản sau: Tài khoản 111 : Tiền mặt Tài khoản 112 : Tiền gửi Ngân hàng Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán 16 Khoa Kế toán – Kiểm Tài khoản 133 : Thuế GTGT được khấu trừ Tài khoản 141 : Tạm ứng Tài khoản 156 : Hàng hoá Tài khoản 211 : Tài sản cố định hữu hình Tài khoản 214 : Hao mòn tài sản cố định Tài khoản 311 : Vay ngắn hạn Tài khoản 331 : Phải trả cho người bán Tài khoản 333 : Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước. Tài khoản 3331 : Thuế giá trị gia tăng phải nộp Tài khoản 334 : Phải trả công nhân. Tài khoản 338 : Phải trả, phải nộp Tài khoản 3382 : Kinh phí công đoàn. Tài khoản 3383 : Bảo hiểm xã hội. Tài khoản 3384 : Bảo hiểm y tế. Tài khoản 411 : Vốn kinh doanh. Tài khoản 414 : Quỹ đẩu tư phát triển. Tài khoản 421: Lợi nhuận chưa phân phối. Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng. Tài khoản 521 : Chiết khấu bán hàng. Tài khoản 531 : Hàng bán bị trả lại. Tài khoản 532 : Giảm giá hàng bán. Tài khoản 611: Mua hàng. Tài khoản 632 : Giá vốn hàng bán. Tài khoản 635 : Chi phí hoạt động tài chính. Tài khoản 641 : Chi phí bán hàng. Tài khoản 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Tài khoản 711 : Thu nhập khác. Tài khoản 811: Chi phí khác. Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán 17 Khoa Kế toán – Kiểm Tài khoản 911 : Xác định kết quả kinh doanh. - Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán. Hiện nay, Công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ, nên các sổ sách chứng từ có liên quan là : Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ cái, các sổ và thẻ kê toán chi tiết. Công ty áp dụng cả hình thức thao tác trên các sổ sách và trên máy vi tính Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc Sổ quỹ Sổ đăng ký ghi sổ Nguyễn Thị Minh Thu 11C Bảng tổng hợp chứng từ gốc Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Lớp Chuyên đề thực tập toán 18 Khoa Kế toán – Kiểm Sổ cái Bảng cân đôi số phát sinh Báo cáo tài chính Ghi chú : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra : Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào các chứng từ ghi sỏ để ghi vào sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, thẻ kê toán chi tiết. Cuối tháng phải khoá sổ, tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ra tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập Báo cáo tài chính. - Tổ chức lập báo cáo kế toán : Báo cáo tài chính của Công ty được lập và gửi vào cuối năm tài chính, thời hạn gửi và chậm nhất là 90 ngày kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Hệ thống báo cáo tài chính gồm có: + Bảng cân đối kế toán. + Kết quả hoạt động kinh doanh. Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán 19 Khoa Kế toán – Kiểm + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. + Thuyết minh báo cáo tài chính. Công ty phải nộp báo cáo tài chính cho Chi cục thuế quận Đống Đa - Hà nội. 1.2.2.3. Tổ chức kiểm tra công tác kế toán : Kế toán trưởng phải giám sát các việc của các kế toán viên, phải nắm bắt kịp thời các tình huống xảy ra để cùng Ban giám đốc xử lý. Hàng ngày, các kế toán viên khi vào sổ sách phải chính xác, đầy đủ. Việc kiểm tra kiểm soát được thực hiện theo từng tháng, quý và theo quy định của Ban giám đốc. 1.3. Thực trạng kế toán bán hàng máy in và linh kiện máy in tại Công ty TNHH Thƣơng mại và Dịch vụ Tân Nam Việt. 1.3.1. Chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán trong các Công ty rất quan trọng, là sự cần thiết để phản ánh, thực hiện các công việc giao dịch, phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh. Khi có đầy đủ, chính xác các chứng từ, hoá đơn thì việc thực hiện các công việc sẽ trôi chảy, suôn sẻ. Hiện tại Công ty đang sử dụng các chứng từ kế toán sau: - Hoá đơn giá trị gia tăng : Hàng ngày khi khách hàng mua hàng, bộ phận kế toán sẽ viết hoá đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên, đặt giấy than ghi một lần: Liên 1: Lưu tại gốc Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Giao cho kế toán theo dõi Hàng tháng kế toán căn cứ vào liên 1 của hoá đơn GTGT, kế toán phản ánh vào bảng kê chi tiết doanh thu bán hàng và báo cáo bán hàng chi tiết. - Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho: Là hoá đơn bán hàng đối với các mặt hàng không chịu thuế giá trị gia tăng. Khi khách hàng mua hàng và yêu cầu thì kế toán sẽ lập hoá đơn kiêm phiếu xuất kho. Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho làm 4 liên (đặt giấy than lên viết một lần): Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp Chuyên đề thực tập toán 20 Khoa Kế toán – Kiểm Liên 1 : Lưu tại gốc. Liên 2 : Giao cho kế toán theo dõi Liên 3 : Giao cho thủ kho Liên 4 : Giao cho khách hàng. - Phiếu xuất kho : Là phiếu dùng trong trường hợp xuất kho nội bộ hay xuất theo các hoá đơn GTGT. Sau khi thủ kho xem xét và kiểm tra hoá đơn GTGT do người mua hoặc người vận chuyển đem đến, thủ kho viết Phiếu xuất kho theo hoá đơn để giao hàng cho khách hàng . Phiếu xuất kho gồm 3 liên : Liên 1 : Lưu tại gốc Liên 2 : Giao cho kế toán theo dõi Liên 3 : Giao cho người nhận hàng. - Phiếu thu : Là phiếu dùng để chứng từ thanh toán khi khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, khi khách hàng thanh toán, kế toán thanh toán viết phiếu thu làm 3 liên chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt,rồi chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Liên 1 : Lưu tại gốc Liên 2 : Giao cho thủ quỹ Liên 3 : Giao cho người nộp tiền. - Phiếu chi : Là phiếu dùng để làm chứng từ ghi sổ khi giao tiền cho những người có trách nhiệm mua hàng, thanh toán nợ, trả các chi phí cho công ty, khi phát sinh ghi phiếu thì kế toán thanh toán viết phiếu chi làm 3 liên chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt Liên 1 : Lưu tại gốc. Liên 2 : Giao cho người nộp tiền. Liên 3 : Thủ quỹ giữ dùng làm chứng từ ghi sổ. - Báo cáo bán hàng ngày : Là báo cáo dùng để báo doanh thu bán hàng ngày ở cửa hàng. Cuối ngày nhân viên bán hàng kiểm kê hàng hoá trong cửa hàng để Nguyễn Thị Minh Thu 11C Lớp
- Xem thêm -