Tài liệu Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước

  • Số trang: 120 |
  • Loại file: PDF |
  • Lượt xem: 449 |
  • Lượt tải: 0
dangvantuan

Tham gia: 02/08/2015

Mô tả:

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN THANH TÙNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC LƢU TRỮ HỌC VÀ TƢ LIỆU HỌC HÀ NỘI 12 - 2003 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN TRẦN THANH TÙNG HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC Luận văn thạc sỹ khoa học Chuyên ngành: Lƣu trữ và Tƣ liệu học Mã số: 5 10 02 Người hướng dẫn khoa học PGS. Vƣơng Đình Quyền HÀ NỘI 12 - 2003 MỤC LỤC Phần mở đầu 01 1. Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu đề tài 01 2. Mục tiêu đề tài 03 3. Phạm vi nghiên cứu 05 4. Nhiệm vụ của đề tài 05 5. Các phương pháp nghiên cứu 05 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 06 7. Các nguồn sử liệu 07 8. Đóng góp của luận văn 08 9. Bố cục luận văn 09 Phần nội dung Chƣơng 1: Tổng quan về hệ thống tổ chức lƣu trữ Nhà nƣớc trong 11 giai đoạn hiện nay 1.1. Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước 12 1.2. Các đơn vị sự nghiệp thuộc Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước 16 1.2.1. Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia 16 1.2.2. Trung tâm Tu bổ phục chế tài liệu 27 1.2.3. Trung tâm Nghiên cứu khoa học 28 1.2.4. Trung tâm Tin học 29 1.2.5. Tạp chí Văn thư và Lưu trữ Nhà nước 30 1.2.6. Các trường, cơ sở đào tạo cán bộ lưu trữ 31 1.3. Tổ chức lưu trữ hiện hành của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan 33 trực thuộc Chính phủ 1.4. Tổ chức lưu trữ chuyên ngành 34 1.4.1. Lưu trữ Bộ Quốc phòng 34 1.4.2. Lưu trữ Bộ Công an 36 1.4.3. Lưu trữ Bộ Ngoại giao 36 1.5. Hệ thống tổ chức lưu trữ địa phương 37 Tiểu kết chương 1 39 Chƣơng 2: Tính tất yếu phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lƣu trữ nhà 40 nƣớc và các nguyên tắc, yêu cầu đặt ra cho việc hoàn thiện 2.1. Lý do phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước 40 2.2. Các nguyên tắc và yêu cầu đặt ra cho việc hoàn thiện hệ thống tổ chức 65 lưu trữ Nhà nước 2.2.1. Các nguyên tắc 65 2.2.2. Các yêu cầu 68 Tiểu kết chương 2 71 Chƣơng 3: Hoàn thiện hệ thống tổ chức lƣu trữ nhà nƣớc 3.1. Mô hình tổ chức các cơ quan quản lý lưu trữ nhà nước ở TW và địa 72 72 phương 3.1.1. Đối với cơ quan quản lý ngành ở TW 72 3.1.2. Đối với cơ quan quản lý lưu trữ địa phương 74 3.2. Đối tượng và nội dung cần hoàn thiện trong hệ thống tổ chức lưu trữ 75 Nhà nước 3.2.1. Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước 75 3.2.2. Các đơn vị sự nghiệp 80 3.2.3. Tổ chức lưu trữ hiện hành của các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực 91 thuộc Chính phủ 3.2.4. Tổ chức lưu trữ chuyên ngành 93 3.2.5. Hệ thống các cơ quan, tổ chức lưu trữ ở địa phương 97 Phần kết luận 104 Tài liệu tham khảo 107 Phụ lục 110 BẢNG CHỮ VIẾT TẮT CHXHCN: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa CMT8: Cách mạng tháng 8 HĐBT: Hội đồng Bộ trưởng HĐCP Hội đồng Chính phủ HĐND: Hội đồng nhân dân KHKT: Khoa học kỹ thuật KHXN & NV: Khoa học xã hội và nhân văn TW: Trung ương UBND: Uỷ ban nhân dân PHẦN MỞ ĐẦU 1. Mục đích, ý nghĩa nghiên cứu đề tài Tài liệu lưu trữ là ký ức văn hoá có giá trị nhiều mặt của mỗi quốc gia, mỗi dân tộc. Đó là di sản phản ánh một cách trực tiếp, chân thực, chính xác những thành tựu trong quá trình đấu tranh, lao động sáng tạo cả về vật chất và tinh thần của nhân loại qua các thời kỳ lịch sử. Nhận thức được vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng của tài liệu lưu trữ, mỗi quốc gia đều có những chủ trương biện pháp khác nhau nhằm tổ chức quản lý tốt nhất đối với những di sản văn hoá đặc biệt này. Một trong những biện pháp mang tính quyết định đó là xây dựng một hệ thống tổ chức lưu trữ hoàn chỉnh, hoạt động có hiệu quả từ TW đến địa phương. Ở Việt Nam vấn đề tổ chức, thiết lập các cơ quan quản lý tài liệu lưu trữ đã sớm được quan tâm. Dưới triều Nguyễn, chính quyền Trung ương đã thiết lập cơ quan chuyên trách lưu trữ tài liệu của Nội các như Bản Chương sở, xây dựng các kho lưu trữ mang tính chất cố định như Tàng Thư lâu, kho Lưu trữ Thư viện Nội các, Tụ khuê.v.vv...Dưới thời thuộc Pháp, với việc thành lập Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương, các kho lưu trữ có tính chất quốc gia và vùng lãnh thổ, đã đưa công tác lưu trữ Việt Nam bước sang một trang mới, chấm dứt tình trạng tự phát, bước sang thời kỳ quản lý tập trung. Nhờ bước đầu thiết lập được một số cơ quan lưu trữ như vậy, mà chính quyền trung ương triều Nguyễn đã để lại cho hậu thế một khối lượng tài liệu quí giá bao gồm hàng trăm tập châu bản, hàng nghìn tấm mộc bản .v.v...và cũng nhờ có sự quản lý của Nha Lưu trữ và Thư viện Đông Dương, cùng với các kho lưu trữ, mà chính quyền thuộc Pháp đã giữ lại được một khối lượng tài liệu lớn có giá trị về lịch sử, chính trị, kinh tế, văn hoá ở Đông Dưong nói chung và Việt Nam thời kỳ cận đại nói riêng. Nhưng do những hạn chế về lịch sử, do những nguyên nhân chủ quan và khách quan, tổ chức lưu trữ Việt Nam trong các thời kỳ lịch sử đó vẫn còn nhiều tồn tại và hạn chế. 1 Từ sau Cách mạng tháng 8 năm 1945, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước đã từng bước được xây dựng và kiện toàn. Ngày 8/9/1945, Chính phủ Lâm thời đã ban hành Sắc lệnh số 21/SL bổ nhiệm Ngô Đình Nhu làm Giám đốc Nha Lưu trữ Công văn và Thư viện toàn quốc; ngày 3/1/1946 Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký Thông đạt số 01/VP “ cấm không được tự tiện huỷ bỏ hay bán các công văn hồ sơ cũ” và khẳng định những công văn hồ sơ cũ đó là những tài liệu “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” [33;257]. Nhưng do trong nhiều thập kỷ, toàn Đảng, toàn dân phải dốc sức vào cuộc kháng chiến chống thực dân Pháp và đế quốc Mỹ để giành độc lập dân tộc, nên đến năm 1962 cơ quan quản lý về lưu trữ mới chính thức được thành lập (Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập bởi Nghị định số 102/CP ngày 04/9/1962 của Hội đồng Chính phủ) để quản lý tập trung thống nhất việc lưu trữ hồ sơ của Nhà nước. Tiếp đó ngày 28.9.1963 Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 142 – CP ban hành Điều lệ về Công tác Công văn giấy tờ và Công tác Lưu trữ. Theo đó, hệ thống tổ chức lưu trữ đã từng bước được xây dựng. Đến nay, sau hơn bốn mươi năm xây dựng và phát triển, bên cạnh những thành tựu nổi bật đã đạt được như: đã hình thành một hệ thống tổ chức lưu trữ từ TW đến cấp tỉnh, bao gồm cơ quan quản lý ngành, các kho, Trung tâm lưu trữ, các cơ quan đào tạo và nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước cũng đã bộc lộ một số hạn chế, đặc biệt khi nền kinh tế chuyển từ cơ chế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường. Cụ thể như, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước chưa hoàn chỉnh và chưa có sự ổn định cao, chức năng, nhiệm vụ của một số cơ quan chưa được quy định đầy đủ và hợp lý, có sự chồng chéo v.v.. Thực trạng của hệ thống tổ chức lưu trữ như vậy, đã làm cho tài liệu lưu trữ ở nhiều cơ quan không được tập trung quản lý, hoặc quản lý thiếu khoa học, tình trạng tài liệu bó gói, tích đống phổ biến ở mọi cấp, mọi ngành, hiệu quả phục vụ xã hội của công tác lưu trữ chưa cao. Chính vì vậy, hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu 2 trữ trong điều kiện mới luôn là nhiệm vụ quan trọng của ngành và là yêu cầu có tính tất yếu để đáp ứng nhu cầu quản lý nhà nước đối với tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ hiện nay. Mặt khác, đến nay Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước vẫn chưa xây dựng được quy hoạch hoàn chỉnh về phát triển ngành trong tương lai. Đứng trước thực tế đó, chúng tôi đã chọn đề tài: “HOÀN THIỆN HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ CỦA NHÀ NƢỚC” làm luận văn cao học của mình, mong góp tiếng nói nhỏ bé vào công tác xây dựng tổ chức của ngành, dẫu biết rằng đây là vấn đề không chút đơn giản . 2. Mục tiêu của đề tài Với đề tài này, chúng tôi mong muốn giải quyết được hai mục tiêu cơ bản sau: Một là, đưa ra bức tranh khái quát về hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước. Qua đó, thấy được tính tất yếu và nhu cầu khách quan phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước trong giai đoạn hiện nay. Hai là, trên cơ sở thực trạng của hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước đề xuất những kiến nghị cụ thể nhằm hoàn thiện chúng để công tác lưu trữ của Nhà nước phục vụ có hiệu quả sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hóa đất nước. 3. Phạm vi nghiên cứu đề tài Hệ thống tổ chức lưu trữ, là một mạng lưới các cơ quan, tổ chức lưu trữ từ trung ương đến địa phương. Trong đó bao gồm, cơ quan quản lý ngành, các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, lưu trữ chuyên ngành, lưu trữ các tỉnh, huyện, xã phường, các tổ chức lưu trữ cơ quan từ TW đến địa phương. Ngoài ra, còn có cơ quan nghiên cứu khoa học, các trường đào tạo, bồi dưỡng cán bộ về lưu trữ. Những cơ quan, tổ chức này muốn hoạt động có hiệu quả, đáp ứng kịp thời những đòi hỏi của thực tiễn và sự phát triển của ngành ở hiện tại và trong tương lai thì phải được tổ chức một cách khoa học, có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, cụ thể, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ hợp lý, được xây dựng trên cơ sở những căn cứ khoa học, những nguyên tắc và yêu cầu quản lý chặt chẽ. 3 Hiện nay ở nước ta, có hai hệ thống tổ chức lưu trữ hoạt động độc lập. Đó là hệ thống tổ chức lưu trữ của Đảng Cộng sản Việt Nam và hệ thống tổ chức lưu trữ của Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam. Tuy nhiên, theo tinh thần của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL – UBTVQH ngày 04-4-2001 của Uỷ ban thường vụ Quốc hội được công bố theo Lệnh số 03/2001/L/CTN ngày 15/4/2001 của Chủ tịch nước (dưới đây được gọi tắt là Pháp lệnh Lưu trữ năm 2001), hệ thống tổ chức lưu trữ Việt Nam sẽ theo mô hình tổ chức lưu trữ thống nhất. Cụ thể, tại điều 26 của Pháp lệnh quy định: “cơ quan lưu trữ TW có chức năng tham mưu cho Đảng, chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ”[33;269]. Điều này có nghĩa là, lưu trữ Đảng và lưu trữ Nhà nước đặt dưới sự quản lý chung của một cơ quan. Đây là mô hình tổ chức có khả năng đáp ứng yêu cầu tập trung quản lý thống nhất công tác lưu trữ và đảm bảo việc tinh giản đầu mối tổ chức quản lý của các ngành theo yêu cầu của cải cách nền hành chính Quốc gia. Thế nhưng, vì những lý do chủ quản và khách quan, nên theo chúng tôi trong thời gian tới mô hình tổ chức này chưa thể thực thi. Tổ chức lưu trữ Việt Nam vẫn tồn tại hai hệ thống độc lập là lưu trữ Đảng và lưu trữ Nhà nước. Ở đề tài này, chúng tôi chỉ giới hạn phạm vi nghiên cứu trong vấn đề hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước CHXHCN Việt Nam chứ không đề cập đến hệ thống tổ chức lưu trữ Đảng. Sở dĩ như vậy là vì: Do đặc điểm về tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan Đảng, nên tổ chức lưu trữ Đảng nhìn chung đơn giản, tương đối ổn định, hoạt động có hiệu quả từ TW đến địa phương. Ngược lại, do hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước đa dạng và với quy mô lớn, tài liệu hình thành có thành phần nội dung đa dạng, phức tạp, chiếm khối lượng lớn trong Phông Lưu trữ quốc gia, nên nhiệm vụ quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của các cơ quan lưu trữ Nhà nước rất phức tạp và nặng nề, đòi hỏi lưu trữ Nhà nước phải xây dựng một hệ thống tổ chức tương ứng thì mới có thể bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ 4 quốc gia và phục vụ có hiệu quả cho sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Vì vậy, vấn đề xây dựng và hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước vẫn được coi là nhiệm vụ quan trọng và cấp thiết của ngành. Đó cũng là cơ sở để trong tương lai, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước sẽ là nòng cốt trong mạng lưới tổ chức lưu trữ thống nhất ở Việt Nam. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước được thể hiện trên các mặt về chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ của từng cơ quan, đơn vị, bao gồm: - Cơ quan quản lý ngành là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước - Các Trung tâm lưu trữ Quốc gia - Lưu trữ của các cơ quan Nhà nước từ TW đến địa phương: từ tổ chức lưu trữ của các Bộ ngành TW đến tổ chức lưu trữ của các tỉnh, thành phố trực thuộc TW, lưu trữ của quận, huyện, xã, phường thị trấn - Các cơ quan nghiên cứu khoa học, đào tạo bồi dưỡng cán bộ về lưu trữ Hiện nay, cơ quan quản lý ngành lưu trữ được giao thêm chức năng quản lý Nhà nước về công tác văn thư. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là, hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước đồng thời cũng là hệ thống tổ chức văn thư lưu trữ Nhà nước. Vì trên thực tế, công tác văn thư tại các cơ quan TW và địa phương vẫn là hai công tác độc lập, có tổ chức riêng. Ở các Bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ, công tác văn thư do Phòng Hành chính phụ trách, công tác lưu trữ do Phòng Lưu trữ phụ trách. Ở các tỉnh, thành phố trực thuộc TW, công tác văn thư do Văn phòng UBND phụ trách, công tác lưu trữ do Trung tâm Lưu trữ tỉnh phụ trách. Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này, chúng tôi chỉ nghiên cứu, hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước mà không đề cập đến hoàn thiện tổ chức quản lý công tác văn thư. Vì theo chúng tôi, việc quy định thẩm quyền quản lý nhà nước về công tác văn thư ở các cơ quan TW và địa phương như hiện nay là hợp lý. 4. Nhiệm vụ của đề tài 5 Một là, tìm hiểu toàn diện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước trên các mặt từ chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, đội ngũ cán bộ của từng cơ quan, đơn vị, tổ chức. Qua đó, chỉ rõ tính tất yếu và các nguyên tắc, yêu cầu để hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước ở Việt Nam, nhằm nâng cao chất lượng quản lý, đảm bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống các cơ quan lưu trữ từ TW đến địa phương. Hai là, đề ra được những kiến nghị hợp lý dựa trên những căn cứ khoa học, phù hợp với thực tiễn quản lý công tác lưu trữ ở Việt Nam nhằm hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước, giúp cơ quan quản lý xây dựng chiến lược phát triển ngành lưu trữ theo kế hoạch dài hơi hơn. 5. Các phương pháp nghiên cứu: Để nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã dựa trên cơ sở phương pháp luận của lưu trữ học, đó là nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp. Đồng thời trong quá trình nghiên cứu, chúng tôi có sử dụng các phương pháp nghiên cứu khác như phương pháp lịch sử, phương pháp hệ thống, phương pháp so sánh, phương pháp thống kê, phân tích mô tả, điều tra khảo sát để tổng hợp, xử lý các nguồn tư liệu đã thu thập được. Cụ thể như, đối với phương pháp lịch sử, phương pháp hệ thống, chúng tôi vận dụng khi nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của mạng lưới tổ chức lưu trữ Việt Nam. Phương pháp điều tra, khảo sát được chúng tôi vận dụng khi cần thu thập những thông tin từ thực tế. Với phương pháp này, các số liệu, nhận xét được đưa ra trong luận văn có tính thực tiễn cao hơn. Cũng bằng phương pháp trên, chúng tôi đã thu thập được nhiều thông tin cần thiết mà không thể thấy trong các nguồn tư liệu 6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Nghiên cứu vấn đề tổ chức lưu trữ không phải là hướng đề tài nghiên cứu mới. Tuy nhiên, đây cũng không phải là hướng đề tài được nhiều nhà khoa học và nhà quản lý ngành lưu trữ quan tâm. Cụ thể từ năm 1962 đến nay, vấn đề tổ chức lưu trữ Việt nam mới chỉ có một đề tài cấp ngành được 6 nghiên cứu đó là “Lý luận và thực tiễn tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam”. Đề tài được thực hiện bởi một nhóm các tác giả và do PGS. Vương Đình Quyền làm chủ nhiệm, được thực hiện vào năm 1990. Đề tài là một công trình nghiên cứu khoa học nghiêm túc có ý nghĩa lý luận và thực tiễn cao đối với việc xây dựng mạng lưới các kho lưu trữ ở Việt Nam. Đề tài đã tập trung lý giải những căn cứ, cơ sở khoa học để tổ chức thiết lập mạng lưới các kho từ TW đến địa phương. Tuy nhiên, đề tài mới chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu mạng lưới các kho lưu trữ chứ chưa nghiên cứu một cách toàn diện cơ sở lý luận nhằm tổ chức thiết lập và hoàn thiện mạng lưới tổ chức lưu trữ từ trung ương đến địa phương bao gồm hệ thống các cơ quan quản lý, các đơn vị sự nghiệp. Bên cạnh đề tài nghiên cứu trên, vấn đề tổ chức lưu trữ cũng được đề cập từng phần trong các công trình nghiên cứu khác. Ví dụ trong đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ” do TS Dương Văn Khảm (chủ nhiệm), được thực hiện năm 2001. Trong đề tài này, tổ chức lưu trữ đã được tiếp cận theo hướng xây dựng các biện pháp nhằm tổ chức quản lý công tác lưu trữ chứ không nhằm mục đích hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ. Ngoài ra, vấn đề tổ chức lưu trữ cũng được một vài tác giả quan tâm nghiên cứu. Tuy nhiên, đó mới chỉ là những bài viết đơn lẻ được đăng trên tạp chí Lưu trữ Việt Nam. Ví dụ như bài viết của tác giả Hà Quảng “Bàn về tổ chức lưu trữ cấp tỉnh”, Hà Huề: “Nên tổ chức lưu trữ cấp tỉnh như thế nào cho hợp lý” (Tạp chí Lưu trữ Việt nam số 3 năm 1994 và số 4 năm 1995). Song song với những đề tài nghiên cứu cấp ngành, những bài viết được đăng trên các tạp chí chuyên ngành, một số sinh viên chuyên ngành Lưu trữ lịch sử Khoa Lịch sử Trường Đại học Tổng hợp Hà nội nay là Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học KHXH & NV cũng đã bước đầu quan tâm nghiên cứu về vấn đề này. Cụ thể như luận văn tốt nghiệp của Nguyễn Văn Nghiệp: “Một vài ý kiến về tổ chức hệ thống các Trung tâm lưu trữ TW nước CHXHCNVN”, luận văn của Nguyễn Thị Lan Anh “Một vài ý 7 kiến bước đầu về tổ chức lưu trữ chuyên ngành ở nước ta hiện nay”. Báo cáo tốt nghiệp của Nguyễn Thị Chinh “Mạng lưới các kho, trung tâm lưu trữ Nhà nước qua chặng đường 40 năm hình thành và phát triển (1962 – 2002). Các đề tài này, đã bước đầu nghiên cứu những cơ sở khoa học và tình hình thực tế về xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ qua các thời kỳ lịch sử. Qua đó, đánh giá những thành tựu và hạn chế trong tổ chức và hoạt động của ngành. Tuy nhiên, những đề tài này vẫn mang tính chất tản mạn chưa nghiên cứu thành hệ thống và cách tiếp cận chủ đề cũng có sự khác biệt. Nếu như luận văn của Nguyễn Văn Nghiệp và Nguyễn Thị Lan Anh mang tính lý luận, và những thông tin trong đề tài đã lạc hậu, thì luận văn của Nguyễn Thị Chinh có tính mới mẻ hơn, nhưng đây là đề tài được triển khai theo hướng tổng kết lịch sử chứ chưa đặt vấn đề nghiên cứu xây dựng hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước xuất phát từ những đòi hỏi thực tiễn quản lý. 7. Các nguồn tư liệu được sử dụng Để thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa vào các nguồn tài liệu chủ yếu sau: - Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ (do Bộ môn Lưu trữ Lịch sử – Trường Đại học Tổng hợp biên soạn năm 1990) - Các văn kiện của Đảng và Nhà nước về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ từ năm 1945 đến nay. Đây là nguồn tư liệu rất quan trọng. Bởi vì, nó cung cấp cho chúng tôi những thông tin về c hủ trương chính sách của Đảng và Nhà nước trong xây dựng, tổ chức công tác lưu trữ nói chung và mạng lưới các cơ quan quản lý, sự nghiệp của ngành nói riêng. Cụ thể như: + Nghị định số 142/CP ngày 28 – 9 – 1963 của Hội đồng Chính phủ ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ + Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia năm 1982 + Thông tư số 40/1998/TT – TCCP ngày 24.01.1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở các cơ quan nhà nước các cấp + Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 8 + Quyết định số 177/2003/ QĐ - TTg ngày 1.9.2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước + Các báo cáo công tác của các cơ quan, đơn vị trong ngành lưu trữ. Đây là nguồn tư liệu cung cấp cho chúng tôi những căn cứ thực tiễn, xác định khối lượng công việc ở từng cơ quan đơn vị làm cơ sở xây dựng định biên, thiết lập tổ chức. - Các công trình nghiên cứu khoa học, các bài viết liên quan được đăng tải trên các tạp chí chuyên ngành. - Cuối cùng là một số luận văn tốt nghiệp của sinh viên khoa Sử và Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng. 8. Đóng góp của luận văn Đề tài nếu được triển khai và thực hiện tốt, sẽ có những đóng góp nhất định: Thứ nhất, về thực tiễn quản lý, đề tài cho chúng ta thấy toàn cảnh thực trạng cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, tổ chức lưu trữ Nhà nước. Qua đó, thấy được tính tất yếu khách quan phải tiến hành cải cách, hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ. Thứ hai, kết quả nghiên cứu của đề tài cả về mặt lý luận và thực tiễn có thể giúp các cơ quan có thẩm quyền tham khảo để tiến hành hoàn thiện mạng lưới tổ chức lưu trữ Nhà nước. Đó là những đóng góp, lợi ích trước mắt. Về lâu dài với đề tài này, sẽ là cơ sở, tạo tiền đề và điều kiện thuận lợi cho việc hợp nhất hai hệ thống tổ chức. Vì khi chúng ta có hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước khoa học, hợp lý thì khi hợp nhất hai hệ thống tổ chức sẽ không gây xáo trộn gì lớn. 9. Bố cục của luận văn: Ngoài phần mở đầu nêu rõ mục đích, ý nghĩa nghiên cứu của đề tài. Phần nội dung chính của đề tài được chia thành 3 chương Chƣơng 1: Tổng quan về hệ thống tổ chức lƣu trữ Nhà nƣớc trong giai đoạn hiện nay 9 Đây là chương mang tính dẫn luận cho phần nội dung chính ở các chương sau. Qua chương này, bức tranh tổng quan về hệ thống tổ chức lưu trữ Việt Nam được phác hoạ một cách chi tiết, cụ thể và đầy đủ. Qua đó, chúng ta có căn cứ để đánh giá thực trạng, nhận thấy tính cấp thiết cần phải hoàn thiện mạng lưới tổ chức nếu muốn ngành phát triển và hoạt động có hiệu quả, đáp ứng nhu cầu của thực tiễn quản lý Chƣơng 2: Tính tất yếu của việc hoàn thiện hệ thống tổ chức lƣu trữ Nhà nƣớc và các nguyên tắc, yêu cầu đặt ra cho việc hoàn thiện đó. Đây là một trong hai chương chính của luận văn, tại chương này, chúng tôi trình bày tính cấp thiết phải hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ, trên cơ sở đánh giá, phân tích những nguyên nhân khách quan và chủ quan xuất phát từ thực tiễn tổ chức của hệ thống lưu trữ Nhà nước. Qua đó, chúng tôi mạnh dạn đưa ra những nguyên tắc, yêu cầu trong hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ. Đây được coi là những cơ sở lý luận đảm bảo yêu cầu quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong hoàn cảnh mới. Chƣơng 3: Hoàn thiện hệ thống tổ chức lƣu trữ Nhà nƣớc Tổng kết thực tiễn từ chương 1 và chương 2, trong chương này chúng tôi đề xuất các phương án hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước từ việc xây dựng mô hình tổ chức cơ quan quản lý lưu trữ ở TW và địa phương đến những quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ câú tổ chức, đội ngũ cán bộ, của từng cơ quan, đơn vị tổ chức. Phần cuối cùng của luận văn là phần kết luận. Trên cơ sở kết quả nghiên cứu, chúng tôi đưa ra những nhận xét và kiến nghị nhằm hoàn thiện hơn về tổ chức lưu trữ nhà nước ở Việt nam. Trong quá trình thực hiện luận văn, chúng tôi gặp rất nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm khai thác tư liệu. Đặc biệt là các tài liệu, tư liệu liên quan đến tổ chức lưu trữ chuyên ngành của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Bộ Ngoại giao. Bởi lẽ, đây là những tài liệu thuộc danh mục tài liệu mật của các cơ quan. Ngoài ra do phạm vi nghiên cứu rộng đã không cho phép chúng tôi có điều kiện thời gian và vật chất để khảo sát trực tiếp toàn bộ cơ cấu tổ chức, 10 chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và đội ngũ cán bộ của tất cả các cơ quan. Bên cạnh những khó khăn khách quan, về mặt chủ quan do trình độ bản thân tác giả còn nhiều hạn chế, vì vậy, mặc dù đã rất cố gắng, nhưng do đây là một đề tài khó và phức tạp nên không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót. Chúng tôi rất mong nhận được những góp ý của các nhà nghiên cứu, bạn bè và những người quan tâm để luận văn đạt chất lượng tốt hơn. Nhân đây tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến nhà giáo ưu tú, PGS Vương Đình Quyền, các cán bộ, công chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các Trung tâm lưu trữ Quốc gia, lưu trữ một số bộ, ngành TW.v.v.....đã hướng dẫn, giúp đỡ tôi hoàn thành bản luận văn này. Hà nội, ngày 24 tháng 12 năm 2003 Tác giả Trần Thanh Tùng 11 CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC LƢU TRỮ NHÀ NƢỚC TRONG GIAI ĐOẠN HIỆN NAY Ngay sau khi Cách mạng tháng 8 năm 1945 thành công, Đảng và Nhà nước đã quan tâm đến công tác lưu trữ. Ngày 8/9/1945, thay mặt Chính phủ lâm thời, Bộ trưởng Bộ Nội vụ, ông Võ Nguyên Giáp đã ký Sắc lệnh số 21/SL bổ nhiệm ông Ngô Đình Nhu làm Giám đốc Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc trực thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục. Ngô Đình Nhu là người đã tốt nghiệp Trường Lưu trữ và Cổ tự học ở Pháp và trước CMT8 là giám đốc Lưu trữ và Thư viện Trung kỳ ở Thuận Hoá. Việc lựa chọn Ngô Đình Nhu làm giám đốc Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc đã thể hiện nhận thức của Chính phủ trước yêu cầu phải có cán bộ có trình độ chuyên môn trong quản lý đối với công tác lưu trữ. Tuy nhiên, hoạt động của Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc rất mờ nhạt, không phát huy được hiệu quả trong hoạt động quản lý. Vì ông Ngô Đình Nhu đã không ra Hà Nội để nhận nhiệm sở và Chính phủ cũng không có quyết định bổ nhiệm người khác thay thế. Do đó, Nha Lưu trữ công văn và Thư viện toàn quốc không có người lãnh đạo cao nhất. Mặt khác, trong hoàn cảnh chiến tranh, hệ thống tổ chức lưu trữ chưa được thiết lập, các cơ quan, tổ chức không có cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ. Thậm chí có những nơi chưa đặt công tác lưu trữ thành một vấn đề trong công tác lãnh đạo hàng ngày, nên tài liệu bị huỷ hoại, mất mát phân tán là hậu quả khó tránh khỏi. Hệ thống tổ chức lưu trữ nhà nước chỉ thực sự được hình thành khi Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập theo Nghị định số 102/CP của Hội Đồng Chính phủ ngày 4/9/1962 và khi Điều lệ về Công tác công văn giấy tờ và Công tác Lưu trữ được ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội Đồng Bộ trưởng. Từ đó đến nay, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước ngày càng được xây dựng và củng cố. Hiện nay, hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước bao gồm: 12 1.1. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước tiền thân là Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ Thủ tướng được thành lập bởi Nghị định 102/CP ngày 4/9/1962 của Hội đồng Chính phủ. Đến năm 1984, Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng được nâng cấp thành Cục Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Hội Đồng Bộ trưởng với nhiệm vụ: “giúp HĐBT quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ Quốc gia, xây dưng và phát triển ngành lưu trữ trong cả nước” [7;16]. Năm 1991, với chủ trương cải cách nền hành chính, tinh giản đầu mối các cơ quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ, ngày 27.10.1991 Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định số 06/HĐCP chuyển Cục Lưu trữ Nhà nước thành cơ quan trực thuộc Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nôị vụ). Đến năm 2003, một lần nữa tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước lại có sự thay đổi. Trong Nghị định số 45/2003/NĐ - CP của Chính phủ ngày 9/5/2003 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ đã có quy định, đổi tên cơ quan quản lý ngành lưu trữ từ Cục Lưu trữ Nhà nước thành Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và ngày 01.9.2003 Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 177/2003/QĐ/TTg về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Theo Quyết định này, chức năng, nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước như sau: Về vị trí, chức năng: “Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước là cơ quan của Bộ Nội vụ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt nam. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có con dấu có hình quốc huy” [28;1] Nhiệm vụ và quyền hạn: + “Xây dựng, trình Bộ trưởng Bộ Nội vụ các văn bản quy phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ; chiến lược, quy hoạch phát triển, kế hoạch hàng tháng và hàng năm về văn thư, lưu trữ + Ban hành các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư lưu trữ theo quy định của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và tổ chức thực hiện, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của nhà nước về văn thư, lưu trữ; 13 +Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phát luật về văn thư, lưu trữ; + Quản lý tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; thực hiện thống kê nhà nước về lưu trữ; + Tổ chức, thực hiện kế hoạch, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ trong công tác văn thư, lưu trữ và thực hiện hợp tác quốc tế về văn thư, lưu trữ theo phân công của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; + Quyết định và chỉ đạo thực hiện Chương trình cải cách hành chính các tổ chức, đơn vị trực thuộc Cục theo phân công của Bộ trưởng Bộ Nội vụ; + Quản lý biên chế; thực hiện chế độ tiền lương và chế độ, chính sách đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đối với cán bộ công chức thuộc quyền quản lý; quản lý tài chính, tài sản được giao theo chế độ chung của nhà nước.” [28;2] + Cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước được quy định tại điều 3 của Quyết định 177/2003/ QĐ - TTg ngày 01/9/2003 như sau: 1, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có Cục trưởng và các Phó Cục trưởng. Cục trưởng và các Phó Cục trưởng do Bộ trưởng Bộ Nội vụ bổ nhiệm 2, Các tổ chức giúp Cục trưởng quản lý nhà nước: - Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ TW: có nhiệm vụ hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan TW thực hiện các quy định của Nhà nước về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ; phối hợp với Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ địa phương xây dựng và trình Bộ Nội vụ ban hành văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư - lưu trữ; chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ ở các Trung tâm lưu trữ Quốc gia; tham mưu giúp Cục trưởng trong việc giải quyết các yêu cầu nghiên cứu sử dụng tài liệu lưu trữ của người nước ngoài; phối hợp với các đơn vị có liên quan để thực hiện kế hoạch hợp tác quốc tế, đào tạo, bồi dưỡng và quản lý cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở các cơ quan TW 14 - Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ địa phương: cũng với những nhiệm vụ như Phòng Nghiệp vụ Văn thư và Lưu trữ TW. Nhưng giới hạn phạm vi đối tượng là công tác văn thư lưu trữ của các tỉnh, thành phố trực thuộc TW - Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước: có nhiệm vụ thanh tra, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật nói chung đối với các cơ quan, đơn vị, thuộc thẩm quyền quản lý của Cục Văn thư và Lưu trữ - Phòng Tổ chức cán bộ: có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng cải tiến hệ thống tổ chức của ngành lưu trữ, xây dựng tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ tài liệu ở các ngành, các cấp; nghiên cứu xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước và các đơn vị trực thuộc phù hợp với xu thế phát triển chung của đất nước và của ngành lưu trữ; tổ chức thực hiện quản lý và quy hoạch cán bộ lưu trữ theo phân cấp quản lý; quản lý công tác đào tạo và bồi dưỡng cán bộ theo tiêu chuẩn ngạch công chức văn thư, lưu trữ, trực tiếp quản lý công tác đào tạo cán bộ có trình độ trung học và đào tạo học nghề ở hai trường trung học lưu trữ.v.v.. - Phòng Kế hoạch – Tài chính: “Nghiên cứu xây dựng quy hoạch tổng thế phát triển ngành lưu trữ; hướng dẫn tổng hợp kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch hàng năm của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước; tổ chức công tác thống kê và tổng hợp số liệu thống kê về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ Quốc gia trong toàn quốc; quản lý công tác tài chính, hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện các chế độ tài chính đối với các đơn vị thuộc Cục; tham mưu giúp Cục trưởng quản lý công tác đầu tư xây dựng cơ bản và quản lý vật tư, trang thiết bị tài sản của Cục ...” - Văn phòng: có nhiệm vụ “theo dõi, tổng hợp điều hoà, phối hợp xử lý thông tin các mặt hoạt động của Cục, quản lý công tác thi đua khen thưởng của nhà nước” 15
- Xem thêm -