Tài liệu Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG ------------------------ LÂM NGỌC NHẪN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG HỒNG HÀ LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN ĐỒNG NAI - NĂM 2015 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG  LÂM NGỌC NHẪN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG HỒNG HÀ Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS. HUỲNH ĐỨC LỘNG ĐỒNG NAI - NĂM 2015 LỜI CẢM ƠN  Tôi xin gửi lời tri ân đến Quý Thầy Cô Khoa Sau đại học – Trường Đại học Lạc Hồng đã nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt, giúp đỡ cho tôi nền tảng kiến thức trong suốt hai năm qua, tại đây tôi có dịp được lắng nghe, học hỏi những kiến thức vô cùng quý báu. Tôi xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến Thầy TS. Huỳnh Đức Lộng – Giáo viên hướng dẫn khoa học của luận văn tốt nghiệp. Thầy đã dành nhiều thời gian hướng dẫn, truyền đạt những kiến thức, kinh nghiệm và giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn nghiên cứu này. Cuối cùng xin chân thành cảm ơn Ban Lãnh đạo, toàn thể nhân viên các phòng ban, trung tâm thuộc Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà đã nhiệt tình cung cấp tài liệu và tham gia trả lời bảng khảo sát để tôi có thể hoàn thành luận văn của mình. Trân trọng. Đồng Nai, ngày 15 tháng 11 năm 2015 Tác giả Lâm Ngọc Nhẫn LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn Thạc sĩ là công trình nghiên cứu của tôi dưới sự hướng dẫn của Thầy TS. Huỳnh Đức Lộng. Các số liệu trong luận văn được sử dụng trung thực. Kết quả nghiên cứu được trình bày trong luận văn này chưa được công bố trong bất kỳ công trình khoa học nào. Tác giả luận văn Lâm Ngọc Nhẫn TÓM TẮT LUẬN VĂN Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà là một công ty lớn trên địa bìa tỉnh Bình Dương. Trong quá trình hoạt động công ty đã xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ, tuy nhiên môi trường kinh doanh luôn có nhiều biến động vì vậy việc cập nhật và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ luôn là yếu tố quan trọng cần đặt lên hàng đầu. Nhận thức được sự cần thiết đó, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà” để giúp công ty rà soát thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó đưa ra các giải pháp hoàn thiện giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động. MỤC LỤC Trang phụ bìa Lời cảm ơn Lời cam đoan Tóm tắt luận văn Mục lục Danh mục từ ngữ viết tắt Danh bảng biểu Danh mục sơ đồ Danh biểu đồ LỜI MỞ ĐẦU ................................................................................................................1 1. Lý do thực hiện đề tài ..................................................................................................1 2. Các nghiên cứu có liên quan .......................................................................................1 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ...................................................................................4 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ...............................................................................4 5. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................................4 6. Kết cấu luận văn ..........................................................................................................4 7. Những đóng góp mới của đề tài ..................................................................................5 CHƯƠNG 1: TỒNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ....................6 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ .........................................6 1.1.1 Giai đoạn sơ khai ............................................................................................6 1.1.2 Giai đoạn hình thành ......................................................................................7 1.1.3 Giai đoạn phát triển ........................................................................................7 1.1.4 Giai đoạn hiện đại ..........................................................................................8 1.2 Khái niệm, mục tiêu của kiểm soát nội bộ ............................................................8 1.2.1 Theo COSO 1992 ...........................................................................................8 1.2.2 Theo COSO 2004 .........................................................................................10 1.1.5 Theo COSO 2013 .........................................................................................10 1.1.6 Những điểm giống và khác nhau của COSO 1992, COSO 2013 ...............12 1.3 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ trên COSO 2013 ..................13 1.3.1 Môi trường kiểm soát ...................................................................................13 1.3.2 Đánh giá rủi ro .............................................................................................13 1.3.3 Hoạt động kiểm soát ....................................................................................14 1.3.4 Thông tin và truyền thông ............................................................................14 1.3.5 Giám sát .......................................................................................................15 1.3.5.1 Giám sát thường xuyên .............................................................................15 1.3.5.2 Giám sát định kỳ ..................................................................................16 1.4 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ ...................................16 KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ..............................................................................................18 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG HỒNG HÀ .......................................................................19 2.1 Tình hình tổ chức quản lý sản xuất kinh doanh tại công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà ....................................................................................................................19 2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ...................................................................19 2.1.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà .................19 2.1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển ...........................................................19 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty................................................................20 2.1.2.1 Chức năng: ............................................................................................20 2.1.2.2 Nhiệm vụ: .............................................................................................20 2.1.3 Quy mô công ty............................................................................................21 Tổng tài sản của công ty tính đến 31/12/2014 là 39.606.506.098 đồng. ..............21 2.1.4 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty.............................................................22 2.1.4.1 Sơ đồ bộ máy quản lý tại công ty .........................................................22 2.1.4.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận .....................................................22 2.1.5 Một số chỉ tiêu kết quả sản xuất kinh doanh tại Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà ................................................................................................................25 2.1.6 Thuận lợi, khó khăn và phương hướng phát triển .......................................26 2.1.6.1 Thuận lợi ...............................................................................................26 2.1.6.2 Khó khăn...............................................................................................26 2.1.6.3 Phương hướng phát triển ......................................................................26 2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Bê Tông Hồng Hà .26 2.2.1 Khái quát về quá trình khảo sát ...................................................................26 2.2.1.1 Mục tiêu khảo sát..................................................................................26 2.2.1.2 Đối tượng khảo sát................................................................................27 2.2.1.3 Phương pháp khảo sát ...........................................................................27 2.2.2 Kết quả khảo sát ...........................................................................................27 2.2.2.1 Môi trường kiểm soát ...........................................................................28 2.2.2.2 Đánh giá rủi ro ......................................................................................36 2.2.2.4 Thông tin truyền thông .........................................................................46 2.2.2.5 Thực trạng về giám sát .........................................................................47 2.2.3 Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Cồ phần Bê tông Hồng Hà ................................................................................................................48 2.2.4 Những nguyên nhân ảnh hưởng đến hạn chế trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà .............................................................52 KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 ..............................................................................................53 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÊ TÔNG HỒNG HÀ .............................................................................54 3.1 Quan điểm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà ....................................................................................................................54 3.2 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà ...54 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát ................................................................55 3.2.2 Hoàn thiện công tác đánh giá rủi ro .............................................................56 3.2.3 Hoàn thiện hoạt động kiểm soát ..................................................................57 3.2.4 Hoàn thiện thông tin và truyền thông ..........................................................58 3.2.5 Hoàn thiện công tác giám sát .......................................................................58 KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ..............................................................................................60 KẾT LUẬN ..................................................................................................................61 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Từ viết tắt AAA AICPA Diễn giải American Accounting Association (Hội kế toán Mỹ) American Indtitute Cerified Public Accountants (Hội kế toán viên công chứng của Mỹ) COBIT Control Objectives for Information and Relate Technology (Quản trị kiêm soát bằng công nghệ thông tin) COSO Committee of Sponsoring Organization (Ủy Ban thuộc Hội đồng Quốc gia Hoa Kỳ) IIA The Financial Excecutivies Institute (Hiệp hội quản trị viên tài chính) ISA International Standard on Autitors (Hiệp hội kiểm toán viên nội bộ) SAS Statements on Auditing Standards (Chuẩn mực kiểm toán) DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà từ năm 2011 – 2014 ................................................................................. 25 Bảng 2.2: Tính chính trực và giá trị đạo đức............................................................ 28 Bảng 2.3 Chính sách nhân sự và đảm bảo về năng lực ............................................ 30 Bảng 2.4: Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát ........................................................ 32 Bảng 2.5: Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý .................................. 33 Bảng 2.6: Cơ cấu tổ chức ......................................................................................... 35 Bảng 2.7: Xác định mục tiêu .................................................................................... 36 Bảng 2.8: Nhận dạng rủi ro ...................................................................................... 37 Bảng 2.9: Phân tích và đánh giá rủi ro ..................................................................... 38 Bảng 2.10: Hoạt động kiểm soát .............................................................................. 41 Bảng 2.11: Kiểm soát quy trình mua kiểm nhận hàng ............................................. 43 Bảng 2.12: Kiểm soát quy trình vận hành trạm trộn ................................................ 44 Bảng 2.13: Kiểm soát quy trình vận hành xe chuyển bê tông.................................. 45 Bảng 2.14: Kiểm soát quy trình tiền lương .............................................................. 46 Bảng 2.15: Thông tin và truyền thông...................................................................... 47 Bảng 2.16: Giám sát ................................................................................................. 48 DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1: Sơ đồ bộ máy tổ chức Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà .................... 22 Sơ đồ 2.2: Sơ đồ biểu thị kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2011 – 2014 ........ 25 Sơ đồ 2.3: Sơ đồ quy trình mua nhận hàng .............................................................. 42 Sơ đồ 2.4: Sơ đồ quy trình vận hành trạm trộn ........................................................ 43 Sơ đồ 2.5: Sơ đồ quy trình vận hành xe chuyển bê tông .......................................... 45 1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do thực hiện đề tài Các nhà quản lý đều muốn quản lý doanh nghiệp của mình có hiệu quả nhất cả về mặt kiểm soát quản lý và phát triển kinh doanh. Vì vậy, kiểm soát nội bộ trở nên cực kỳ quan trọng trong hệ thống quản lý của công ty. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả là mục tiêu hướng đến của nhiều công ty trong giai đoạn hiện nay. Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và cung ứng bê tông thương phẩm và sửa chữa cơ khí. Công ty chuyên nhận thầu và chịu trách nhiệm về chất lượng bê tông cung ứng cho các công trình xây dựng công nghiệp lớn và công trình nhà ở. Công ty ngày càng lớn mạnh với hơn 7 chi nhánh hoạt động, nằm ở các tỉnh địa bàn như TP. Hồ Chí Minh, Bình Dương, Tây Ninh…Mặc dù, lĩnh vực kinh doanh bất động sản các năm gần đây khá trầm lắng, nhưng công ty vẫn tìm được các nguồn tiêu thụ lớn từ các tỉnh khác nhau và nhà đầu tư nước ngoài, nhờ đội ngũ nhân viên năng động và chất lượng công nghệ và hệ thống vận tải hiện đại. Hiện nay, đa số các sự thua lỗ trong các doanh nghiệp Việt Nam đều có nguyên nhân từ sự yếu kém và hệ thống kiểm soát nội bộ lõng lẽo. Nếu không có kiểm soát nội bộ sẽ không giải quyết được các vấn đề trên. Nhận thấy được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác điều hành quản lý và nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm soát nội của Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà, tác giả quyết định chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà” để thực hiện luận văn tốt nghiệp nhằm nghiên cứu về hệ thống lý luận và thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty, nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ, từ đó đưa ra một số giải pháp hoàn thiện hơn về hệ thống kiểm soát nội bộ. 2. Các nghiên cứu có liên quan  Nghiên cứu trong nước: 2 - Đinh Thị Ngân Trang (2007), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam”, Luận văn thạc sĩ, Trường Đại Học Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh. Luận văn của tác giả đã khái quát được cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ, tiến hành điều tra nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam theo những quy trình và đặc điểm riêng của công ty ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ và các giải pháp hoàn thiện. - Dương Thị Lan Đài (2012), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ công ty Cổ Phần Đầu Tư và Kinh Doanh Vật Liệu Xây Dựng FICO”, Luận văn thạc sĩ, Trường Đại Học Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh. Đề tài của tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ, tiến hành tìm hiểu, phân tích và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ thông qua các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ và các hoạt động kiểm soát trong quy trình chính của công ty Cổ Phần Đầu Tư và Kinh Doanh Vật Liệu Xây Dựng FICO, từ đó đề xuất một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Cổ Phần Đầu Tư và Kinh Doanh Vật Liệu Xây Dựng FICO. - Nguyễn Thị Thanh Hương (2014), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Đồng Tâm”, Luận văn thạc sĩ, Trường Đại Học Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh. Đề tài của tác giả đã hệ thống, khái quát được vần đề lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ và làm sáng tỏ các đặc thù về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với lĩnh vực sản xuất và kinh doanh mua bán vật liệu xây dụng. Qua nghiên cứu thực trạng, tác giả đã đưa ra các hạn chế còn tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty, từ đó đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty. - Nguyễn Thị Ngọc Hương (2010), “Thiết lập các quy trình kiểm soát nội bộ trong hệ thống kiểm soát nội bộ cho các công ty dệt may địa bàn thành phố Hồ Chí Minh”, Luận văn thạc sĩ, Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh. Đề tài của tác giả đã hệ thống quát những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ và làm sáng tỏ đặc thù về hệ thống kiểm soát nội bộ với lĩnh vực dệt may.Qua nghiên cứu, tác giả đưa ra các giải pháp cho việc thiết lập các quy trình kiểm soát trong nội bộ bao gồm các quy trình: quy trình kiểm soát nội bộ liên quan đến các nghiệp vụ phát 3 sinh đầu vào, các quy trình kiểm soát nội bộ liên quan đến quá trình sản xuất, các nghiệp vụ phát sinh đầu ra, các nghiệp vụ phát sinh về nhân sự, quy trình kiểm soát nội bộ liên quan đến các chỉ tiêu khác. - Ngô Trần Minh Thúy (2013), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhìn từ góc độ một doanh nghiệp vừa và nhỏ”. Tác giả tiến hành khảo sát 10 doanh nghiệp nhỏ và vừa để đánh giá các mặt tồn tại yếu kém và nguyên nhân trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp, từ đó đi sâu phân tích các thủ tục kiểm soát đã được thiết lập tại các đơn vị này theo từng chu trình hoạt động và đưa ra các giải pháp cụ thể cho từng thủ tục kiểm soát.  Nghiên cứu nước ngoài: - Amudo, A.& Inanga, E.L (2009), Evaluation of Internal Control Systems: A Case Study from Uganda. Interational Research Journal of Fiance and Econmics – Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ: trường hợp nghiên cứu tại Uganda. Nghiên cứu Tạp chí quốc tế về Kinh tế Tài Chính. Nghiên cứu này tiến hành nghiên cứu các nước thành viên khu vực (RMCs) của Tổ chức Ngân Hàng Phát Triển Châu Phi (AfDB) tập trung vào Uganda ở Đông Phi. Nghiên cứu này được cải tiến hành đối với 11 dự án, nhóm tác giả đã sử dụng phương pháp thống kê mô tả, kết hợp phân tích để đánh giá các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Uganda và đưa ra các đề xuất khác nhằm khắc phục những hạn chế đang tồn tại trong hệ thống. Trong mô hình nghiên cứu của tác giả có 6 thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ: Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát và công nghệ thông tin. Kết quả cho thấy các dự án hầu như ít quan tâm đến thành phần giám sát và nhóm tác giả đã đề nghị nên tăng cường hoạt động này. - Evaluating and Improving Internal Control in Organizations, 2012. Published by IFAC (International Federation of Accounts) - Đánh giá và cải thiện kiểm soát nội bộ trong các tổ chức. Bài báo nêu lên vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ; trình bày những tiêu chí để đánh giá và phát triển hệ thống KSNB như giúp tổ chức đạt được mục tiêu; xác định vai trò, trách nhiệm của cá nhân, tổ chức; thúc đẩy phát triển văn hóa tổ chức; đám bảo năng lực; cách đối phó với 4 những rủi ro thường xuyên; giám sát và đánh giá; tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình. Đồng thời, đưa ra những hướng dẫn để ứng dụng những nguyên tắc trên vào tổ chức. 3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài - Hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ theo COSO 2013 - Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ ở công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà. - Đề xuất một số giải pháp cụ thể nhằm thực hiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ - Phạm vi nghiên cứu: + Không gian: Công ty Cổ Phần Bê Tông Hồng Hà + Thời gian: Từ năm 2014 - 2015 5. Phương pháp nghiên cứu - Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính, cụ thể là thu thập, phân tích, tổng hợp tài liệu nhằm hệ thống hóa lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ. - Tác giả sử dụng phương pháp khảo sát bằng cách gửi bảng câu hỏi cho cán bộ công nhân viên, đồng thời sử dụng phương pháp nghiên cứu tại bàn để đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty. - Dựa trên phương pháp tổng hợp, phân tích và suy luận đề ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ. 6. Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, kết cấu luận văn gồm 3 chương: - Chương 1: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ - Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà 5 - Chương 3: Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Bê tông Hồng Hà 7. Những đóng góp mới của đề tài - Về lý thuyết: Hệ thống hóa lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty. - Về mặt sản phẩm: Những phân tích, nhận xét, đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ hiện nay tại Công ty. Những giải pháp góp phần giúp Công ty tồn tại và phát triển với việc đạt được các mục tiêu đặt ra là xây dựng và vận hành một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả, đồng thời phòng ngừa, ngăn chặn, phát hiện các sai phạm có thể xảy ra. 6 CHƯƠNG 1: TỒNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của kiểm soát nội bộ Hoạt động của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường đều phải được kiểm tra, giám sát, điều hành của các nhà quản trị. Các công việc kiểm tra, kiểm soát trong doanh nghiệp giúp ngăn ngừa và phát hiện các yếu kém của hệ thống quản lý mà còn đánh giá các rủi ro ảnh hưởng cả trong và ngoài công ty. Vì vậy việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp đóng một vai trò rất quan trọng. Những giai đoạn phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ được trình bày như sau: 1.1.1 Giai đoạn sơ khai Từ những năm cuối thế kỷ 19, khi nền kinh tế bắt đầu phát triển mạnh mẽ, các kênh công cấp vốn cũng phát triển kịp thời để đáp ứng nhu cầu mở rộng quy mô của doanh nghiệp. Từ đó đưa đến nhu cầu tăng cường quản lý vốn và kiểm tra thông tin về sử dụng vốn. Thuật ngữ “kiểm soát nội bộ” bắt đầu xuất hiện từ giai đoạn này. Hình thức ban đầu của kiểm soát nội bộ là kiểm soát tiền. Đến năm 1905, Robert Montgomery là sáng lập viên công ty kiểm toán Lybrand, Ross Bros & Montgomery, đưa ra ý kiến về kiểm soát nội bộ trong “Lý thuyết thực hành kiểm toán” Đến năm 1929, Cục dự trữ Liên bang Hoa Kỳ (Federal Reserve Bulletin) đã đề cập chính thức khái niệm về kiểm soát nội bộ và chính thức công nhận vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Qua đó, kiểm soát nội bộ được định nghĩa là một công cụ bảo vệ tiền và các tài sản khác, thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động, và đây là một cơ sở để phục vụ cho việc lấy mẫu thử nghiệm của kiểm toán viên. Năm 1936, Hiệp hội kế toán viên công chức Hoa Kỳ (AICPA) đã đưa ra định nghĩa về kiểm kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách. Kiểm soát nội bộ ngày càng được quan tâm nhiều hơn đặt biệt là sau sự thất bại trong các cuộc kiểm toán (mà điển hình là Mc Kesson & Robbins) 7 1.1.2 Giai đoạn hình thành Năm 1949, AICPA công bố công trình nghiên cứu đầu tiên về kiểm soát nội h bộ là: “Kiểm soát nội bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập”. Sau đó, AICPA cũng soạn thảo và ban hành nhiều chuẩn mực đề cập đến các khía cạnh khác nhau của kiểm soát nội bộ như SAP 29, SAP 33, SAP 54 (sau này được thay thế bằng các chuẩn mực SAS). Trong suốt giai đoạn hình thành, khái niệm kiểm soát nội bộ đã không ngừng được mở rộng ra khỏi những thủ tục bảo vệ tài sản và ghi chép sổ sách kế toán. Tuy nhiên, trước khi báo cáo COSO (1992) ra đời, kiểm soát nội bộ vẫn mới dừng lại như là một phương tiện phục vụ cho kiểm toán viên trong kiểm toán báo cáo tài chính. 1.1.3 Giai đoạn phát triển Từ năm 1970 - 1980, nền kinh tế Hoa Kỳ và nhiều quốc gia khác phát triển mạnh mẽ. Bên cạnh đó, sự gian lận tại các công ty ngày càng nhiều thúc đẩy xã hội quan tâm nhiều hơn đến hệ thống kiểm soát nội bộ. Sau vụ bê bối chính trị trên chính trường Mỹ - Watergate (1973), vào năm 1977, luật về chống hối lộ nước ngoài ra đời. Năm 1979, SEC bắt buộc các công ty phải báo cáo về kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán ở đơn vị mình, vì vậy cần phải có các tiêu chuẩn đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ. Từ đó dẫn đến Ủy ban COSO đã được thành lập (1975). Đây là một Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận khi lập báo cáo tài chính (thường gọi tắt là Ủy ban Treedway) được thành lập dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức: Hiệp Hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA), Hiệp hội kế toán Hoa Kỳ (AAA – American Accounting Association), Hiệp hội quản trị viên tài chính (FEI – Financial Executive Institute), Hiệp hội kế toán viên quản trị ( IMA – Institute of Management Accountants), Hiệp hội kế toán viên nội bộ (IIA – Institute of Interal Auditors). Đến năm 1992, Ủy ban COSO đã chính thức ban hành Báo cáo 1992. Đặc điểm nổi bật của báo cáo COSO 1992 là một tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, 8 trong đó, kiểm soát nội bộ không chỉ còn là một vấn đề liên quan đến báo cáo tài chính mà được mở rộng ra cho các lĩnh vực hoạt động và tuân thủ. Sau Watergate (1973), vào năm 1977, Luật về chống hối lộ nước ngoài (Foreign Corrupt practices act) ra đời. Năm 1979, SEC bắt buộc các công ty phải báo cáo về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán . Năm 1985, Thành lập Ủy ban COSO, COSO đã sử dụng chính thức từ kiểm soát nội bộ thay vì kiểm soát nội bộ về kế toán. AICPA không sử dụng từ kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý. SAS 55, 4.1988 "Xem xét kiểm soát nội bộ trong kiểm toán báo cáo tài chính" đưa ra ba yếu tố của kiểm soát nội bộ là môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát. 1.1.4 Giai đoạn hiện đại Sau Báo cáo COSO 1992, hàng loạt các nghiên cứu phát triển về kiểm soát nội bộ trong nhiều lĩnh vực khác nhau ra đời. - Năm 1996 COBIT do ISACA ban hành. COBIT nhấn mạnh đến kiểm soát trong môi trường tin học bao gồm lĩnh vực hoạch định, tổ chức, mua, triển khai, phân phối, hỗ trợ và giám sát. - Năm 1998 báo cáo Basel của Ủy ban Basel về giám sát ngân hàng - Năm 2001, Ủy ban Các tổ chức bảo trợ (COSO) của Ủy ban Treadway đã ủy thác cho PricewaterhouseCoopers phát triển phương pháp nhận biết, đánh giá và quản trị rủi ro một cách hiệu quả. Dự án kết thúc vào năm 2004 với sự ra đời của mô hình hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp – ERM. - Năm 2006, COSO nghiên cứu và ban hành hướng dẫn “Kiểm soát nội bộ đối với báo cáo tài chính – Hướng dẫn cho các công ty nhỏ”. - Năm 2009 COSO hướng dẫn giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ 1.2 Khái niệm, mục tiêu của kiểm soát nội bộ 1.2.1 Theo COSO 1992 9 Theo COSO 1992 thì kiểm soát nội bộ là một quá trình do con người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: - Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động - Sự tin cậy của báo cáo tài chính - Sự tuân thủ các luật lệ và quy định Trong định nghĩa trên, có bốn khái niệm quan trọng cần lưu ý, đó là: quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu. Kiểm soát nội bộ là một quá trình: điều đó có nghĩa là kiêm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện rộng khắp trong doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ phải là một bộ phận giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu của mình. Kiểm soát nội bộ bị chi phối bởi con người trong đơn vị: Con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm soát vào vận hành hướng tới các mục tiêu đã định. Ngược lại, kiểm soát nội bộ cũng tác động đến hành vi của con người. Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và ưu tiên khác nhau khi làm việc và họ không phải luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán. Kiểm soát nội bộ sẽ tạo ra ý thức kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức. Đảm bảo hợp lý: kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho ban giám đốc và nhà quản lý việc đạt được các mục tiêu của đơn vị. Điều này là do những hạn chế tiềm tàng trong hệ thống kiểm soát nội bộ như: sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên hệ thống kiểm soát nội bộ. Các mục tiêu: mỗi đơn vị phải đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới, có thể chia các mục tiêu thành 3 nhóm sau đây: - Nhóm mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực. - Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: đơn vị phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính mà mình cung cấp.